10 maneiras de economizar tempo no trabalho

Posted on Fri, May 16, 2014 @ 06:18 AM

Algumas de nossas atividades rotineiras podem ser automatizadas com o objetivo de economizar
minutos preciosos. Veja neste post algumas dicas para fazer isso.

Muitas vezes percebemos atitudes repetitivas em nossa rotina, mas dificilmente paramos para analisar
e buscar uma maneira de minimizar o impacto delas em nosso tempo dirio. Pois acredite, elas
impactam. Mais que isso, podem at tornar nossa rotina enfadonha.
Pense na possibilidade de reservar um tempo semanalmente para olhar esta questo com mais ateno
e buscar solues possveis. Inspire-se nestas:
1.

Modelos de documentos

Faa um levantamento dos ltimos 3 meses para descobrir quais e-mails ou documentos voc usa com
frequncia. Quem sabe so propostas, contratos, confirmaes, relatrios? Eles podem ser
transformados modelos semi preenchidos e formatados para facilitar sua vida.

2.

Ativar filtros

A triagem dos e-mails recebidos pode acontecer automaticamente. Para isso, voc dever criar pastas
especficas e depois ativar os filtros de mensagens por pessoas (clientes, supervisores, colegas de
trabalho e fornecedores) ou outros critrios. S de chegar l e j ter a triagem pronta em seu programa
de e-mails, j vai economizar vrios minutos todos os dias.

3.

Roteiros de reunio

Preparar um roteiro simplificado padro para suas reunies no s facilita a organizao delas como
serve como registro das decises e prximas aes. Funciona como um guia e trar mais
produtividades a elas.

4.

Etiquetas

Os rtulos existem para facilitar a identificao de determinados contedos sem a necessidade de abrilos ou usar seu tempo analisando o que tem dentro. So marcas indicativas e no precisam ser
etiquetas - voc pode usar cores para isso. Sejam pastas, gavetas ou caixas, elas podem denunciar seu
contedo apenas por serem vermelhas, azuis ou amarelas.

5.

Atalhos

Ao eliminar alguns passos ou cliques, voc acelera a caminhada. Seu telefone possui a discagem
rpida? Pare uns minutos para configurar isso. Seus programas ou sites habituais esto a um clique ou
voc percorre um longo caminho para chegar at eles todos os dias? Os atalhos do teclado tambm vo
otimizar seu tempo para aes repetitivas. Temos artigos aqui com as telhas de atalho no Outlook 2007
e RememberMilk.

6.

Chek lists

A praticidade de uma lista de checagem est na eficcia dos resultados quando a usamos. Elas so
especialmente teis para tarefas no rotineiras onde esquecemos de alguns itens por pouco uso.
Providncias para viagens, backups ou relatrios regulares so melhor gerenciados atravs de uma lista
onde voc vai ticando a sequncia enquanto executa.

7.

Ferramentas a mo

Muitas so indispensveis porque voc usa diariamente, mas outras como lenos umedecidos, por
exemplo, tambm otimizam seu tempo se as mantiver a mo. Reserve uma gaveta prxima a voc para
estes itens de pouco uso. Voc estaria perdendo mais tempo caso fosse necessrio parar tudo para ir
atrs deles.

8.

Agende o delivery

Algumas empresas esto adotando o servio de delivery agendado. Isso significa que voc pode
programar hoje mesmo a entrega dos comes e bebes para o evento da semana que vem e at mesmo
seu almoo dirio no escritrio.

9.

Tic-tac

Dedique algum tempo prestando ateno em suas reaes para definir seu perfil. Se for do tipo que
reage bem a presso pode ser interessante adotar um temporizador que vai avis-lo: o tempo est
acabando. Assim voc vai forar seu foco para conseguir terminar a tarefa a tempo ou apenas ser
avisado que chegou a hora de parar.

10.

Que tal uma loja de convenincia ao alcance das mos?

Pode parecer absurdo, mas no difcil reservar um pequeno espao com um kit de emergncia. Ele
pode conter de lanterna at barras de granola, passando por termmetro, analgsico, pilhas, garrafinha
de gua, guarda-chuva...
Um verdadeiro canivete suo, alis, outro timo item para se guardar l.

Poupar tempo possvel e pode ser mais fcil de colocar em prtica do que voc imagina.

O mtodo GTD uma tima ferramenta para isso.

Abraos,
Marcia.Sisi@CallDaniel.com.br
Especialista em Gesto do Tempo e Produtividade.

Imagem : freakingnews.com
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