Nociones Bsicas de

Planificacin Empresarial
(Misin, Visin, Objetivos, Estrategias, Planes de
Accin)
Lectura N III

1. Qu es una organizacin?
Las organizaciones sean productoras de bienes materiales como alimentos,
vestidos, calzados o prestadoras de servicios como luz, telfono o educacin, son
sistemas o interrelaciones de trabajo, cuya razn de ser es la de satisfacer las
necesidades de una sociedad.
El concepto de organizacin en sentido amplio, refiere a
armona, equilibrio, bienestar.

estructura, orden,

Si nos centramos en el mundo de las instituciones o de las empresas, una

organizacin se basa en relaciones de trabajo (que implican orden, armona,
equilibrio), para producir bienes o servicios.
Una organizacin est constituida por recursos humanos - personas -; por
recursos materiales - equipos, mobiliario - y por recursos financieros - dinero -, lo
cual le permite funcionar como un sistema y lograr sus objetivos dentro de la
comunidad donde se encuentra ubicada.
I ns u m o s :
R e cu r s o s m a te ri
ale s : M a te r ia s P r im
as,
S e r v ic i o s P b li c
os .
E q u ip o s , m o b i lia ri
o s , M a te r ia l d e o f
ic in a s .
In fo rm a c i n .
R e c u r s os hu m a no s .
R e c u r s o s e c o n m ic
os.

Pr ov e ed o re s

L a O r g a n iz a ci n co m o u n S is t e m a
( I n s u m o s , p r o c e s o s, p r o du ct o s )
P r oc es o s:
A d m in is tr a t iv os , T e c n o lg icos y H u m a n o -S oc
ia le s .
L o s p r o c es o s s o n la s se c u e n c ia
s de
a c tiv i d a de s qu e p e r m ite n e n un a e m p r
e s a tr a n s f o r m a r lo s in s u m o s e n p ro
d u c to s o
se r v i c io
s.
I m p lic a n , p o r e j e m p l o, a c tivid ad e s d e
tip o
a d m in is t r a tiv a s ( p r e s u p u e s t o ),te c n o l g ic a s ( d e c o n
o c im ie n t o d e lo q u e s e h a c e ) y h u m a n o -s o c ia le
s como el
lid e r a z g o , e l t r a b a jo e n e q u i p o , lo s v a lo r e s d e la e
m pr e s a .

P r oduc t o s
1 ) : B ie n e s
o
S e r v ic io s .
C lie n te s
.

M e c a n is m o s d e r e a lie m ta c io n o m e jo r a m ie n to
d e lo s p r o d u c to s o s e r v ic io s

ENT O R N O

-E l P a s ( L a c o m u n id a d , l o s o r g a n is m o s o fi c ia le s , fi n a n c ie r o s ( b a n c o s ) , e d u c a tiv o s , c u lt u r a le s , la c o
m p e te n c ia ,e tc )

( 1 ) D e p e n d ie n d o d e l tip o d e e m p r e s a , s ta d e b e d a r b e ne fic io s e c on m ic o s a s u s p r op ie ta r io s e in c id ir e n e l m e
jo ra m ie n to d e la c a li d a d d e v id a ( a m b ie n ta l y hu m a n a ) d e la c o m u n i d a d d o n d e s e en c u en tr a .

En la figura anterior (Figura N1) se presenta una organizacin descompuesta en

sus diferentes elementos, esta caracterizaron de la empresa desde el punto de
vista de su productividad, nos lleva por otro lado a sealar, que existen diferentes
clasificaciones o tipos de organizaciones, las cuales pueden reunirse en grandes
grupos, dependiendo de su propietario, de lo que producen o de su tamao.
En otro orden, las empresas pueden tambin clasificarse por su tamao, as
tendremos la gran empresa (con cientos o miles de empleados), la mediana (hasta
con doscientos empleados), la pequea (hasta veinte empleados) y la microempresa
(hasta cinco empleados).
2. Componentes de una Organizacin:
Independientemente del tamao y de quien sea el dueo de la organizacin, bien
sea el Estado, el Sector Privado, una Cooperativa o una Microempresa, para que
sta pueda funcionar debe ser rentable y/o cumplir con sus objetivos y metas.
Por ello visualizaremos una organizacin desde sus diferentes aspectos e
interrelaciones, nexos que la hacen funcionar como un sistema.
En la Figura No.1. se observaron aspectos generales, ahora ahondaremos en
alguno de ellos, los cuales se enumeran a continuacin:
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
2.7.
2.8.
2.9.
2.10

Estrategia/ Planificacin
Procesos
Estructura
Sistemas
Infraestructura
Desempeo
Finanzas.
Personal y conocimiento.
Cultura y Valores
Liderazgo

2.1. Estrategia/Planificacin:
Con esta denominacin se trata de englobar los aspectos relativos a planificacin
organizacional, es decir, cuando se habla de estrategia se hace referencia al
conjunto de acciones orientadas al logro de los objetivos, tomando en cuenta el
entorno y las caractersticas internas de la misma empresa.

As pues, la estrategia comprende la misin, la visin, los objetivos, las estrategias

propiamente dicha y los planes de accin.
Las organizaciones son creadas para producir algo, conociendo su estrategia y
todo lo que ella abarca, podemos conocer la naturaleza y orientacin de una
empresa u organizacin.

Estrategia
Organizacional

Visi
n

Objetivo
Meta

Estrategi
ay
Plan de
Accin

Misi
n

En la figura anterior (Figura No.2) se pueden observar, los elementos que

constituyen la estrategia, el enfoque estratgico, que debe acompaar a la
empresa u organizacin:
La Misin:
La Misin es definicin de la empresa en el momento presente. Es la
razn de ser como organizacin. Contiene la identificacin de sus competencias
(producto, mercado y alcance geogrfico)
Ejemplo de Misin:
Empresa de productos de consumo masivo:
Empresa mediana venezolana productora y distribuidora de detergentes de
so industrial
Visin:
La Visin es la ubicacin de la empresa en escenarios futuros. Es ms
que un sueo, puesto que debe ser viable, realista y medible en el tiempo. Es

la imagen clara
del estado deseado, que logra motivar a
de la organizacin a convertirlo en realidad.

los miembros

Ejemplo de Visin:
La misma empresa de productos de consumo masivo, defini su visin: Empresa
venezolana productora de detergente
de uso industrial y exportadora al
mercado del Caribe, con oficinas en Caracas, Puerto Rico, Santo
Domingo y Curazao.
Objetivos:
Son las guas que le dan direccionalidad a la empresa, describen el futuro
deseado, de all que tengan una relacin estrecha con la visin de la
organizacin.
La empresa de consumo masivo, defini uno de sus objetivos: Constituirse en
una empresa productora a nivel subregional de detergente industrial, exportadora
y competitiva.
Estrategias
Las estrategias propiamente son un conjunto amplio de orientaciones y
programas con un horizonte de mediano plazo, representa como ya se indic, la
razn de ser de la empresa (misin), los objetivos (visin) y sus planes de
accin.
Continuando con el mismo caso de la empresa de detergente, las estrategias
pudieran ser:

Conocer la oferta y la dedada del producto en la subregin.

Mercadear agresivamente en tres islas (Puerto Rico, Santo Domingo y
Curazao).
Consolidar la marca.
Disear nuevos productos o innovar en los ya existentes.

Plan de Accin:
El Plan de Accin es la programacin de actividades para cumplir las
metas, responde a preguntas operativas de cunto (inversin), cundo
(tiempo), quin (recurso humano), ello a fin de lograr lo establecido en las
estrategias.
Tomaremos para ejemplificar el Plan de Accin, el primer punto de la estrategia:

Conocer la oferta y demanda del producto en la subregin.

Plan de Accin Marzo / Julio 2002:

Reuniones internas en la empresa para definir qu datos se necesitan saber de

la competencia para entrar en el mercado del Caribe.

Ubicar las empresas especializadas en hacer estudios de oferta y demanda de

productos en cada uno de los pases.

Solicitar ofertas de servicios a cada una de ellas, haciendo saber nuestros

requisitos de informacin y llevar a licitacin.

Colocar un horizonte de tiempo (seis meses) para la entrega de resultados.

Designar un responsable del proceso por la empresa y un responsable por la

empresa que har el trabajo en los pases.

Informar a las instancias gerenciales respectivas los resultados del estudio.

Metas:
Es el resultado especfico, esperado en el corto, mediano o largo plazo y
que responde al progreso deseado hacia un objetivo. Se expresa en el cunto y
cundo.
Continuando con el ejemplo de la empresa de detergente, una meta seria:
La colocacin del 5% de la produccin de detergentes
industriales, en
septiembre del 96, en el mercado de Puerto Rico.
2.2. Procesos
Otro elemento de la organizacin adems de la Planificacin y todos sus
componentes, son los procesos.
Se entender por procesos la secuencia de actividades diseadas y ejecutadas
de forma coordinada para lograr producir segn lo previsto.
Los procesos son la manera, el cmo, la organizacin concibe sus relaciones de
trabajo productivo. Es el trayecto que ocurre entre el ingreso de los insumos y la
salida de productos o servicios.
Estos procesos tienen que ser congruentes o responder a la misin, visin,
objetivos y planes de la empresa u organizacin.
Convertir tela, botones e hilos en camisas o franelas es un proceso productivo, as
como madera, cola, tempera, tornillos y ruedas en un juguete, es otro proceso.

2.3. Estructura
La estructura organizativa de la empresa es el conjunto de relaciones formales
de trabajo, que remiten a una funcin, rol o responsabilidad de las personas
dentro de la empresa, habla del grado de divisin del trabajo que hay en la
organizacin.
Existen diferentes tipos de estructura dependiendo igualmente del tipo de
organizacin y del producto o servicio que prestan; del tamao y de quien sea el
dueo, es decir, si es pblica, privada, etc.
Una manera de visualizar la estructura es a travs de los organigramas.
Ejemplo (Figura N 3) de un organigrama de una pequea empresa
Comercializadora
de
cosmticos
GERENTE
GENERAL
ASESOR
JURIDICO
GERENTE
DE
ADMINISTRACION

GERENTE
DE
MERCADEO

ASISTENTE

GERENTE
DE
VENTAS

ASISTENTE
ASISTENTE

SECRETARIA

2.4. Sistemas
Los sistemas gerenciales en sentido amplio son el conjunto de
procedimientos que ponen a funcionar la organizacin.
Los sistemas son la manera como la organizacin disea y pone en marcha
relaciones interconectadas, normalizadas, que le permiten conducir
ordenadamente la organizacin.
En una empresa se pueden ubicar, los siguientes sistemas:

Sistema de planificacin, el cual ya abordamos en el punto 2.1., permite darle

direccionalidad y rumbo a la organizacin.

Sistema de presupuesto: para la estimacin de los recursos necesarios

(Inversiones, gastos, equipos).

Sistema administrativo: Para la ejecucin y el manejo de las compras, los

Pagos, los inventarios, los cobros, mercadeo de los productos.

Sistema de recursos humanos: Para la seleccin, empleo,

entrenamiento, promocin, evaluacin y desarrollo del personal
empresa.

Sistema de control: Para el monitoreo, seguimiento, evaluacin, control

de inventarios, de gestin, de produccin.

Sistema de informacin: Medios de comunicacin (informatizada, manual,

verbal, etc) que hacen que las relaciones entre los diferentes sistemas de la
organizacin sean fluidas, oportunas, tiles.

de la

2.5. Infraestructura:
Las organizaciones adems de relaciones de trabajo, son un espacio fsico,
entindase fabrica, oficina, equipos, en fin, elementos materiales donde se
realizan los procesos.
La planta fsica, infraestructura o edificacin para el trabajo, debe ser cnsona con
los objetivos de la organizacin y respetuosa del bienestar de su recurso humano.
La calidad de vida laboral no es solamente motivacin y moral para
desempearse en un puesto y contribuir al logro de la meta de la empresa, incluye
tambin las condiciones de las edificaciones, los servicios de luz, agua,
ventilacin, instalaciones sanitarias, la proteccin y la seguridad del personal, el
mantenimiento de los equipos, los alarmas y seguros contra incendios y
accidentes, reglas y normas de seguridad industrial, que contribuyen al cuido,
proteccin y mejor desempeo de los empleados.
2.6. Desempeo:
De forma general desempearse (liberarse de lo empeado), es cumplir con lo
acordado, de all que en las organizaciones, el desempeo es la traduccin
tangible (real) de los compromisos laborales, a los fines de cumplir con las
metas.
Es decir, el desempeo es la expresin real de la productividad de la
organizacin, dice del comportamiento coordinado de sus diferentes sistemas,

Mide el cumplimiento en la entrega de los productos o servicios, ofertados a los

clientes o usuarios.
El superar sus niveles de desempeo, hace de los grupos de trabajo verdaderos
equipos de mejoras, ya que el superar el nivel de produccin esperado, habla de
procesos de calidad, correctivos y ajustes -ahorros y beneficios- para la
organizacin, el usuario, el trabajador.
2.7. Finanzas
Este es un elemento clave en las organizaciones, ya que la salud financiera, o el
manejar acertadamente las finanzas, nos habla de
empresas que se
Mantendrn en el mercado.
El recurso financiero: el dinero, las cuentas, son realidades de la organizacin. El
control de este aspecto permite inversiones, adquisicin de insumos y equipos,
mejoramiento de los sueldos y salarios, mayores ganancia.
Una organizacin financieramente bien manejada, abre posibilidades de crditos
externos para el desarrollo de nuevos productos, ampliacin de la planta fsica,
consolidacin de la empresa en el mercado.
La planificacin financiera, el cumplimiento de sus estrategias y planes, en
concordancia con la planificacin general de la empresa, es una de las principales
fortalezas que poseen las organizaciones.
El saber realizar un presupuesto y ejecutarlo, as como invertir, o como se dice
comnmente colocar el dinero en los bancos por lapsos para que se capitalice,
son algunas acciones financieras elementales que unidas a un buen sistema de
informacin de soporte, beneficiar grandemente a la organizacin
2.8. Personal y Conocimiento:
El recurso humano y el conocimiento que este personal aporta a la organizacin es
uno de los principales capitales de la empresa. El capital humano es fuente de
Innovacin, creatividad, movilizacin y liderazgo, hacia el logro de los
objetivos.
En los hombres y mujeres de las organizaciones, se personifica el saber y el
conocimiento que hace progresar a las empresas, unido claro est, a otros
elementos de naturaleza tcnica.
El conocimiento del negocio y el planificar y desarrollar la capacitacin del personal
a mediano y largo plazo en los asuntos, conocimientos y el hacer relacionado con la
organizacin, constituye uno de sus principales capitales: el poder de la experticia
(experiencia, habilidad, experimentacin).

En los ltimos aos, dada la velocidad de los cambios en las sociedades y las
organizaciones, el conocimiento como proceso que agrega valor a la empresa, ha
tenido que contratarse en algunas
reas fuera de la organizacin, es decir,
asesores, bancos de informacin sobre la competencia, empresas contratistas que
apoyan temporalmente a las organizaciones en el cumplimiento de sus objetivos.
2.9. Cultura y Valores Organizacionales:
La Cultura Organizacional es el repertorio de conductas, la manera de
proceder y actuar una organizacin en concordancia con los objetivos y metas.
La cultura en cuanto conducta habla de las caractersticas, propiedades, tipologa
y forma de conducirse de los diferentes miembros de la empresa, la cultura
refleja la imagen de la organizacin.
Los Valores en la organizacin:
Los valores son los principios-guas que orientan y comparten los miembros
de una organizacin, son creencias que energizan o motivan al cumplimiento de
acciones.
Los valores son factores, convicciones que agrupan, cohesionan y pueden lograr
que una empresa sea ms o menos competitiva.
2.10 Liderazgo
La palabra Liderazgo, proviene del ingls leader, que significa gua, ms que un
componente de la organizacin es un proceso gerencial que orienta, dinamiza,
conduce el componente humano de la empresa.

PLANIFICACIN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIN DE ACTIVIDADES EN LA

EMPRESA:
La traduccin de lo planificado en actividades concretas -su ejecucin- por estar
tan relacionado con el tema del tiempo productivo en la empresa, se retomar
para suministrar herramientas que permitan chequear el previsto y normal
desarrollo.
Actividades:
Las actividades y/o tareas son las acciones concretas, las cuales segn el tiempo
y los recursos asignados y pautados permitirn el logro de las metas en la
empresa.

El Plan de Accin es la programacin anual de estas actividades, previstas en las

estrategias e incluye a las personas responsables en su realizacin, el tiempo a
requerir para ello y la inversin.
Es importante destacar que la esencia de la ejecucin de tareas y de la
administracin eficaz del tiempo, radica en la capacidad del recurso humano de
organizar y llevar a cabo las prioridades de forma equilibrada.
El saber establecer prioridades en la marcha y hacer balances y diferenciar lo
administrativo de lo estratgico, es de gran utilidad, no es solamente ser
disciplinado sino estar conectado con los objetivos y las metas.
El autor Stephen Covey seala la necesaria estructuracin del tiempo y
recomienda un cuadro o matriz de doble entrada donde se cruzan lo urgente y lo
no urgente con lo importante y no importante. Su chequeo peridico permite
retomar el equilibrio en la jerarqua, ya que si aceptamos tareas que no aportan
nada significativo, se queda en segundo plano lo prioritario, y entonces es una
entrega que no es oportuna o un servicio prestado fuera de tiempo.

MATRIZ DE LA ADMINISTRACIN DEL

TIEMPO ( Stephen R. Covey )

NO IMPORTANTE

URGENTE

NO URGENTE

I
ACTIVIDADES
: Crisis
Problemas apremiantes
Proyectos cuyas fechas vencen

II
ACTIVIDADE
S:
Prevencin, actividades de capacidad de producir
Construir relaciones
Reconocer nuevas
oportunidades. Planificacin,
recreacin

III
ACTIVIDADES
:
Interrupciones, algunas
llamadas Correo, algunos
informes Algunas reuniones
Cuestiones inmediatas, acuciantes
Actividades populares

IV ACTIVIDADES:
Trivialidades, ajetreo
intil Algunas cartas
Algunas llamadas
telefnicas Perdidas de
tiempo Actividades
agradables

IMPORTA
NTE

El Cronograma:
Con esta denominacin se unifican dos conceptos que son tiempo (crono)
programa (secuencia ordenada de actividades). El cronograma es una
herramienta que permite visualizar y seguir en el tiempo el progreso de los
proyectos o tareas.

Una versin sencilla de un cronograma hace cruzar las actividades con las metas
de tiempo, como se indica a continuacin:
DISEO Y PRESENTACIN DEL PROTOTIPO
JUGUETE DIDCTICO CANTEMOS

Cronograma
FECHA

1997
ABRIL

MAYO

JUNIO

JULIO

AGOSTO

ACTIVIDAD
FASE 1 (Permanente )
Recoleccin de informacin:
Visitas a bibliotecas,
empresas, jugueteras y
preescolares.
FASE 2
Lectura y bases para el diseo.
FASE 3
Diseo y construccin del prototipo
FASE 4
Validacin y pruebas pilotos
FASE 5
Entrega para produccin en serie.

Herramientas para el seguimiento de tareas o actividades:

As como el cronograma existen otras herramientas de seguimiento. Dentro del
enfoque de Calidad Total, se habla de mejoramiento continuo de los procesos,
este es considerado el hilo conductor que permite medir el desempeo actual y las
mejoras de los productos o servicios, tanto en calidad y diseo como en cantidad.
As pues se conocen herramientas como el histograma de frecuencia o el
diagrama de barras que muestran el comportamiento de los procesos en las
empresas.
Igualmente existen otros recursos sencillos para desagregar las actividades, y
tomando la semana como unidad de tiempo, este nivel de seguimiento va de
lo sencillo a lo complejo dependiendo de la empresa.
El tener la nocin de medir y seguir los procesos es importante tenerlo en cuenta,
as como visualizar la necesaria y el til empleo de los indicadores

Otro aspecto de gran importancia es la evaluacin de los procesos y actividades,

lo cual permite establecer correctivos, aprender de la experiencia, analizar el
rendimiento obtenido.
En el caso de evaluacin de productos, el enfoque y/o rea de control de calidad
tiene mucha injerencia, al desarrollar chequeos y ceirse a normas internacionales
para nivelar la calidad esperada de los productos.
Para las organizaciones de servicio los instrumentos de verificacin o
mejoramiento ms utilizados son las entrevistas, los cuestionarios, las encuestas y
sugerencias de los clientes, donde de forma directa se verifica el nivel de
satisfaccin.
En sentido general, son muy conocidas algunas herramientas para la medicin y
el mejoramiento de los procesos y resultados en la empresa, herramientas tales
como:

Histograma de frecuencia
Grfico de control
Diagrama de Pareto