Archives Des COMMUNES

Archives des communes
Tableau de gestion
Service Archivistes Itinrants

Jour mois anne
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1. INTRODUCTION
1.1. TEXTES DE RFRENCE
Plusieurs circulaires manant du Service interministriel des Archives de France rgissent les archives des collectivits et tablissements publics. Le tableau
de gestion est un condens de ces dernires, dont la liste figure ci-dessous.
Instruction DPACI/RES/2004/01 du 5 janvier 2004 : traitement et conservation des archives relatives aux lections politiques postrieures 1945.
Instruction DPACI/RES/2005/003 du 22 fvrier 2005 : tri et conservation pour les archives reues et produites par les services et tablissements
concourant l'ducation nationale (coles).
Instruction DAF/DPACI/RES/2008/008 du 5 mai 2008 : dure d'utilit administrative des documents comptables dtenus par les ordonnateurs.
Instruction DPACI/RES/2009/018 du 28 aot 2009 : tri et conservation des archives produites par les services communs lensemble des
collectivits territoriales (communes, dpartements et rgions) et structures intercommunales. (annule et remplace les parties concernes de la
circulaire de 1993).
Note d'information DGP/SIAR/2014/001 du 10 janvier 2014 concernant les mesures de simplification relatives au tri et la conservation des
dossiers individuels des agents publics (annule et remplace la partie concerne de la circulaire de 2009).
Prconisations DGP/SIAF/2014/006 du 22 septembre 2014 : tri et conservation des archives produites par les communes et structures
intercommunales dans leurs domaines d'activits spcifiques (annule et remplace la circulaire de 1993).
1.2. DANS QUELS CAS SE SERVIR DU TABLEAU DE GESTION DES ARCHIVES ?

Le tableau de gestion doit tre utilis chaque opration d'archivage, que ce soit pour le classement des documents dans les dossiers, pour des liminations
ponctuelles ou l'archivage annuel.
Il est fortement recommand de se servir du tableau de gestion lors de la cration des dossiers afin d'anticiper l'archivage futur, au moment o le dossier ne
sera plus utile rgulirement. La sparation, au sein des dossiers et au fur et mesure, des documents conserver dfinitivement des documents liminer
la fin de leur utilit administrative, est un gain de temps pour l'archivage annuel.
Version du 09/06/2015
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Dans tous les cas, le tableau de gestion doit tre consult avant la cration des botes d'archives pour ne pas mlanger les archives conserver
dfinitivement avec celles liminables terme. Il doit galement tre imprativement examin avant toute limination de documents.
1.3. COMMENT SE SERVIR DU TABLEAU DE GESTION ?

1.3.1. PLAN DE CLASSEMENT
Les documents sont classs par domaine d'activit (ou rubrique, ou thme), lignes apparaissant en bordeaux, puis par sous-domaine (lignes en bleu clair), et
enfin par sous-sous-domaine (ligne en vert clair), le cas chant.
1.3.2. SIGNIFICATION DES COLONNES DU TABLEAU

1.3.2.1. La colonne "catgorie de documents"
Cette colonne recense les documents par typologie (arrt, compte rendu de runion, etc.) au sein des dossiers correspondants.
1.3.2.2. La colonne "DUA"

Cette colonne donne la dure d'utilit administrative (DUA) pour chaque dossier et documents, le cas chant. La DUA est la dure minimale pendant
laquelle le document/le dossier doit tre imprativement conserv, partir de la date du document ou de la fermeture du dossier. Cette dure est inscrite en
nombre d'annes, auquel il faut ajouter une anne rvolue (ex. : les recueils des actes administratifs de la Prfecture peuvent tre limins aprs 10 ans
rvolus ; dans les faits, ils pourront tre limins aprs 11 ans).
Lorsque des documents n'ont ni DUA, ni sort final, c'est qu'ils suivent le sort du dossier auquel ils appartiennent.
Lorsque la DUA indique "validit", les documents sont conserver tant qu'ils sont en vigueur.
1.3.2.3. La colonne "sort final"

Lorsqu'un document n'est plus utilis, son sort final peut tre :
C : la conservation ad vitam aeternam des documents, dans un but scientifique et patrimonial ;
E : l'limination au terme de la DUA en respectant la procdure rglementaire (bordereau d'limination envoy aux Archives dpartementales
pour visa) ;
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T : le tri de documents sriels ou rptitifs pour en conserver seulement une partie. Les critres de tri sont donns dans la colonne "observations".
1.3.2.4. La colonne "observations"

Cette colonne donne des indications sur la rglementation, l'explication du choix de la DUA et du sort final des documents et les critres de tri.
1.3.2.5. Abrviations
DUA : dure d'utilit administrative
ap. : aprs
pv : procs-verbal
/c. : compter de
1.3.3. TRI SYSTMATIQUE

Lorsque le sort final est "tri systmatique", il convient de ne conserver qu'un chantillon pris au hasard suivant les recommandations du tableau ci-dessous :
Nombre de dossiers chantillonner
Taux de prlvement
1 30
Garder tous les dossiers
31 59
Garder les 30 premiers, liminer les suivants
60 90
Garder 1 dossier sur 2
91 120
121 200
201 300
301 400
401 500
Plus de 500 dossiers
Consulter les Archives dpartementales
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Le nombre total de dossiers conserver est calcul sur l'anne. Rappel : la destruction des dossiers non retenus dans lchantillon doit tre soumise pour
validation aux Archives dpartementales par lintermdiaire dun bordereau dlimination.
Pour toute question relative lapplication de ce tableau, consulter les Archives dpartementales.
1.4. SOMMAIRE
ADMINISTRATION GNRALE ....................................................................................................................................................................................................13
Textes officiels ..............................................................................................................................................................................................................................13
Conseil municipal ..........................................................................................................................................................................................................................13
Le maire ........................................................................................................................................................................................................................................14
Correspondance............................................................................................................................................................................................................................14
Assurances et contentieux ............................................................................................................................................................................................................15
Intercommunalit...........................................................................................................................................................................................................................15
Communication .............................................................................................................................................................................................................................15
Manifestations officielles ...............................................................................................................................................................................................................16
TAT CIVIL .....................................................................................................................................................................................................................................16
Documents gnraux ....................................................................................................................................................................................................................16
Naissances....................................................................................................................................................................................................................................17
Mariages .......................................................................................................................................................................................................................................17
Dcs ............................................................................................................................................................................................................................................18
Divorces ........................................................................................................................................................................................................................................18
Cimetire et pompes funbres ......................................................................................................................................................................................................18
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POPULATION .................................................................................................................................................................................................................................19
Recensement ................................................................................................................................................................................................................................19
Pices d'identit ............................................................................................................................................................................................................................19
Etrangers.......................................................................................................................................................................................................................................20
Vhicule ........................................................................................................................................................................................................................................20
Service national.............................................................................................................................................................................................................................20
Justice ...........................................................................................................................................................................................................................................20
COMMERCE, INDUSTRIE ET ARTISANAT ..................................................................................................................................................................................21
Ressources industrielles et commerciales ....................................................................................................................................................................................21
Relations avec les organismes et institutions (Tribunal de commerce, Chambre de commerce, Chambre des mtiers) .......................................................21
Relations avec les commerants et artisans ................................................................................................................................................................................21
Organisation des marchs, foires et brocantes ............................................................................................................................................................................22
Syndicats professionnels ..............................................................................................................................................................................................................23
AGRICULTURE...............................................................................................................................................................................................................................23
Relations avec les organismes et institutions vocation agricole ................................................................................................................................................23
Remembrement (amnagement agricole, foncier et forestier) .....................................................................................................................................................23
Gestion des terres agricoles .........................................................................................................................................................................................................24
Travaux d'amlioration agricole (irrigation, amlioration pastorale) .............................................................................................................................................24
Zones agricoles protges ............................................................................................................................................................................................................25
Cultures et plantations ..................................................................................................................................................................................................................25
Elevage .........................................................................................................................................................................................................................................26
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Calamits agricoles .......................................................................................................................................................................................................................26

Statistiques agricoles ....................................................................................................................................................................................................................26
Police des campagnes ..................................................................................................................................................................................................................27
EMPLOI ...........................................................................................................................................................................................................................................27
Chmage .......................................................................................................................................................................................................................................27
CADASTRE .....................................................................................................................................................................................................................................27
Dlimitation de la commune..........................................................................................................................................................................................................27
Documentation cadastrale ............................................................................................................................................................................................................27
POLICE ...........................................................................................................................................................................................................................................28
Mesures rglementaires ...............................................................................................................................................................................................................28
Maintien de l'ordre, sret, scurit publique, accessibilit..........................................................................................................................................................28
Objets trouvs ...............................................................................................................................................................................................................................29
Police conomique ........................................................................................................................................................................................................................29
Animaux errants / animaux dangereux .........................................................................................................................................................................................30
Circulation et stationnement .........................................................................................................................................................................................................30
Intervention sur le domaine priv ..................................................................................................................................................................................................31
Chasse et pche ...........................................................................................................................................................................................................................31
LECTIONS POLITIQUES .............................................................................................................................................................................................................32
Dispositions gnrales ..................................................................................................................................................................................................................32
Listes lectorales et rvisions des listes .......................................................................................................................................................................................32
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Propagande...................................................................................................................................................................................................................................33
Bureau de vote ..............................................................................................................................................................................................................................33
Oprations de vote ........................................................................................................................................................................................................................33
Rsultats .......................................................................................................................................................................................................................................34
Droulement du mandat ...............................................................................................................................................................................................................34
Elections snatoriales ...................................................................................................................................................................................................................34
LECTIONS SOCIO-PROFESSIONNELLES (CPAM, CAF, chambre de commerce, tribunal de commerce, chambre des mtiers, prud'hommes, chambre
d'agriculture, MSA, tribunal des baux ruraux, centre rgional de la proprit forestire) ...............................................................................................................34
Oprations de vote ........................................................................................................................................................................................................................34
PERSONNEL COMMUNAL ............................................................................................................................................................................................................35
Organisation ..................................................................................................................................................................................................................................35
Recrutement et formation .............................................................................................................................................................................................................35
Gestion des carrires ....................................................................................................................................................................................................................35
Salaire / paie .................................................................................................................................................................................................................................37
Indemnits.....................................................................................................................................................................................................................................37
Cotisations sociales et retraite ......................................................................................................................................................................................................38
Assurances ...................................................................................................................................................................................................................................38
Action sociale ................................................................................................................................................................................................................................38
Prvention des risques au travail ..................................................................................................................................................................................................39
Dossier individuel type ..................................................................................................................................................................................................................39
FINANCES ET COMPTABILIT.....................................................................................................................................................................................................46
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Budgets et comptes ......................................................................................................................................................................................................................46

Impts locaux ................................................................................................................................................................................................................................47
Recettes ........................................................................................................................................................................................................................................47
Dpenses ......................................................................................................................................................................................................................................49
MARCHS PUBLICS DE TRAVAUX (biens communaux ou voirie et rseaux publics) ...............................................................................................................50
Matrise d'ouvrage .........................................................................................................................................................................................................................50
Matrise d'oeuvre ...........................................................................................................................................................................................................................51
Etudes pralables .........................................................................................................................................................................................................................52
Acquisition et autorisation .............................................................................................................................................................................................................52
Financement .................................................................................................................................................................................................................................52
Appel d'offres ................................................................................................................................................................................................................................53
Excution des travaux ...................................................................................................................................................................................................................54
Amnagement des btiments .......................................................................................................................................................................................................55
Comptabilit des travaux ..............................................................................................................................................................................................................55
Inauguration des ouvrages ...........................................................................................................................................................................................................56
BIENS COMMUNAUX ....................................................................................................................................................................................................................56
Matriel et fournitures ...................................................................................................................................................................................................................56
Relations avec vienne services.....................................................................................................................................................................................................56
Parc automobile ............................................................................................................................................................................................................................57
Terrains communaux ....................................................................................................................................................................................................................58
Btiments communaux .................................................................................................................................................................................................................58
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Location de logements ..................................................................................................................................................................................................................60

VOIRIE ET RSEAUX PUBLICS....................................................................................................................................................................................................60
Voirie .............................................................................................................................................................................................................................................60
Gestion des eaux ..........................................................................................................................................................................................................................64
Chemin de fer................................................................................................................................................................................................................................68
Electricit .......................................................................................................................................................................................................................................69
Eclairage public .............................................................................................................................................................................................................................70
Gaz................................................................................................................................................................................................................................................71
Tlcommunications .....................................................................................................................................................................................................................72
Transports .....................................................................................................................................................................................................................................72
URBANISME ...................................................................................................................................................................................................................................73
Planification urbaine (carte communale, plan d'occupation des sols, plan local d'urbanisme) ....................................................................................................73
Zone d'amnagement concerte (ZAC)........................................................................................................................................................................................74
Autorisation d'occupation du sol ...................................................................................................................................................................................................75
Droit de premption urbain (DPU) ................................................................................................................................................................................................76
Enqute d'utilit publique ..............................................................................................................................................................................................................77
Habitat ...........................................................................................................................................................................................................................................79
SANT ET ENVIRONNEMENT ......................................................................................................................................................................................................81
Actions de sensibilisation sanitaire ...............................................................................................................................................................................................81
Sant .............................................................................................................................................................................................................................................81
Police sanitaire ..............................................................................................................................................................................................................................82
10 / 102
Installations classes ....................................................................................................................................................................................................................82

Mines et carrires..........................................................................................................................................................................................................................82
Ordures mnagres ......................................................................................................................................................................................................................83
Protection du cadre de vie ............................................................................................................................................................................................................84
Prvention des risques naturels et technologiques ......................................................................................................................................................................85
Contrle des commerces alimentaires..........................................................................................................................................................................................86
Habitat insalubre ...........................................................................................................................................................................................................................86
ACTION SOCIALE ..........................................................................................................................................................................................................................87
Documents gnraux ....................................................................................................................................................................................................................87
Centre communal d'action sociale (CCAS)...................................................................................................................................................................................87
Action sociale obligatoire ..............................................................................................................................................................................................................87
Action sociale facultative ...............................................................................................................................................................................................................88
Services aux personnes ges .....................................................................................................................................................................................................89
ENFANCE ET JEUNESSE .............................................................................................................................................................................................................90
Affaires scolaires ...........................................................................................................................................................................................................................90
Caisse des coles .........................................................................................................................................................................................................................92
Sant et hygine ...........................................................................................................................................................................................................................92
Restaurant scolaire .......................................................................................................................................................................................................................93
Transport scolaire .........................................................................................................................................................................................................................94
Activits priscolaires, extra scolaires et temps libre (garderie, centre de loisirs,...) ...................................................................................................................94
CULTURE, SPORT ET VIE ASSOCIATIVE ...................................................................................................................................................................................96
11 / 102
Culture ...........................................................................................................................................................................................................................................96
Sport ..............................................................................................................................................................................................................................................98
Vie associative ..............................................................................................................................................................................................................................99
TOURISME ......................................................................................................................................................................................................................................99
Mise en valeur touristique .............................................................................................................................................................................................................99
ASSOCIATIONS ET SYNDICATS ................................................................................................................................................................................................100
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TABLEAU DE GESTION DES ARCHIVES

CATGORIES DE DOCUMENT
D. U. A.
OBSERVATIONS
SORT FINAL
ADMINISTRATION GNRALE
enqute INSEE sur la commune
TEXTES OFFICIELS
journal officiel
validit
recueil des actes administratifs de la Prfecture (RAA)
10 ans
circulaires prfectorales
validit
CONSEIL MUNICIPAL
Le dcret n2010-783 du 8 juillet 2010 (et la circulaire
d'application IOCB 1032174C du 14 juillet 2010) interdit
formellement le collage des feuillets et impose en remplacement
registre des dlibrations
de cette pratique l'impression sur papier permanent et le recours
une
encre
stable
et
neutre.
Au mme titre que les registres d'tat civil, la reliure des registres
de dlibrations et d'arrts doit tre cousue et en toile neutre.
dossier de prparation du Conseil :

1 an
projets et notes
dossier de sance du conseil :

convocation-type, ordre du jour, liste des prsents, transcription des dbats,
C
compte rendu, questions orales, rapport de synthse et pices annexes

remis aux lus
1 an
procurations ou pouvoirs, bulletins de vote, convocations
13 / 102
D. U. A.
SORT FINAL
10 ans
contrle de lgalit (dlibrations et arrts contrls par la Prfecture)

commissions du Conseil (convocations, ordre du jour, dossiers dtude,
OBSERVATIONS
L'limination n'est valable que si cet exemplaire se trouve
en dehors du registre.
comptes rendus et rapports)

bureaux du Conseil (convocations, ordre du jour, notes de synthse, comptes
rendus et rapports)
recueils des actes administratifs de la commune
affichage
1 an
LE MAIRE
registre des arrts
agendas du maire
validit
courrier personnel et courrier rserv
Conserver si le maire exerce d'autres mandats et si le

contenu de l'agenda est exploitable.
CORRESPONDANCE
enregistrement l'arrive et au dpart
5 ans
copie du courrier "dpart"
5 ans
courrier "arrive"
5 ans
Courrier arriv par voie postale, fax ou messagerie lectronique.

Conserver les courriers intressants (courriers d'administrs,
anonymes,) pour l'histoire de la commune.
rcpiss, accus de rception
2 ans
plainte et ptition
10 ans
Conserver selon l'importance.

Conserver, par exemple, la 1re anne du mandat et la dernire,
cartes de vux reues par le Maire
1 an
ainsi que les cartes envoyes par des personnes alimentant le

rseau social ou politique du Maire.
actes dposs en mairie par les huissiers :
14 / 102
D. U. A.
SORT FINAL
OBSERVATIONS
L'article 656 du code de procdure civile dcharge les
mairies de toute responsabilit pass 3 mois. Le dlai de
1 an
plis dhuissiers
conservation de 1 an a t fix par accord entre la

direction des Archives de France et le ministre de la
Justice (circulaire AD 73-1 du 2 avril 1973).
2 ans
registre dmargement
ASSURANCES ET CONTENTIEUX
contrats dassurance
5 ans
dossier de sinistre, daccident
10 ans
Conserver les dossiers importants.
dossier de sinistre, daccident ayant entran des dommages corporels
30 ans
litiges, contentieux
30 ans
INTERCOMMUNALIT
dossiers envoys la mairie pour une prise de dcision
comptes rendus des conseils communautaires, des assembles gnrales,

des conseils d'administration
documents reus pour information (brochures, programmes et actions mis en
place, bulletins,)
5 ans
5 ans
COMMUNICATION
revue de presse
communiqu de presse
bulletin municipal, brochures, guides et autres publications :

1 an
dossier prparatoire (notes, preuves, articles ou brouillon)
exemplaire final
publicit sur la commune dans la presse ou des magazines (contrats, articles)
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Conserver deux exemplaires.
D. U. A.
OBSERVATIONS
SORT FINAL
MANIFESTATIONS OFFICIELLES
discours et entretiens
1 an
cartes de vux reues par le Maire
1 an
Conserver selon lintrt

Conserver par exemple, la 1re anne du mandat et la
dernire et les cartes envoyes par des personnes
alimentant le rseau social ou politique du maire.
distinctions honorifiques :
Validit
copie du dossier de demande de remise de mdaille
E
C
dossier dorganisation de la crmonie, discours, photographie...

organisation des vux du maire du nouvel an
5 ans
voyages officiels (prparation, liste des invits, discours, photographies...)
Conserver
l'anne
de
mise
en
place,
les
dates
anniversaires et les dates significatives.
crmonies, commmoration, inauguration :

10 ans
dossier de prparation et dorganisation
E
Conserver la premire et la dernire anne o a eu lieu la
manifestation.
10 ans
discours, liste des invits, photographies, coupures de presse, livre dor...
T
Si la manifestation na lieu quune fois, la conserver
dfinitivement.
TAT CIVIL
DOCUMENTS GNRAUX
Registres tenus en double exemplaire, le double doit tre
registres naissances-mariages-dcs
dpos au greffe du tribunal dans le mois qui suit la

clture (IGREC, 67).
tables annuelles et dcennales
avis de mention, avis de mise jour (registre, rcpiss, pices justificatives)
10 ans
16 / 102
D. U. A.
SORT FINAL
10 ans
immdiate
inscription au rpertoire civil

livret de famille prim
tenue des registres dtat civil (correspondance avec le procureur)
OBSERVATIONS
Rendu en mairie lors de son renouvellement.
correspondance avec le public et ladministration (demande de renseignement

et extrait dacte, demande de double de livret de famille)
tlservice de demandes d'actes d'tat civil (formulaire lectronique)
1 an
1 mois
E
Envoys l'INSEE, ces bulletins sont tablis en vue de
bulletins INSEE
6 mois
permettre l'tablissement de statistiques du mouvement

de la population.
NAISSANCES
Ces pices annexes requises pour l'tablissement des
dclaration, avis, constatation, certificat mdical (copies)
1 an
actes doivent tre remises au greffe du tribunal avec le

second exemplaire du registre d'tat civil.
avis de naissance hors commune (copies)
1 an

10 ans compter
reconnaissance paternelle (copie du courrier adress la mre)
de la majorit de
lenfant
baptmes civils ou rpublicains :
documents prparatoires : identit des parrains et marraines, extrait dacte
1 an
de naissance de lenfant,...
C
Non obligatoires.
1 an
Pices non obligatoires.
1 an
registre ou cahier
MARIAGES
dossier de prparation de crmonie de mariage, publication (affichage),
qute
publication de mariage extrieur la commune
17 / 102
D. U. A.
SORT FINAL
OBSERVATIONS
dclaration de choix de nom de famille (copies)
1 an

DCS
dclaration, avis, constatation, certificat mdical (copies)
1 an

transcription
10 ans
E
Relevs certifis par le maire et envoys en janvier, avril,
relev trimestriel des actes de dcs pour les impts
1 an
juillet, octobre (art. L 102A du livre des procdures fiscales

et 804 du Code gnral des impts).
DIVORCES
copie de notification dun jugement de divorce
1 an

CIMETIRE ET POMPES FUNBRES

rglement du cimetire
registre des inhumations et rpertoire alphabtique
dclaration pralable aux transports de corps, soins de conservation et

moulage de corps
autorisation dlivre par le maire (inhumation, exhumation, dispersion des
cendres, dpt et retrait des urnes funraires, embaumement, crmation, etc)
5 ans
10 ans
concessions et espaces spcifiques ("carrs") :

C
registre, fichier, plan

dossier de demande de titres de concessions : demande et pices
10 ans
justificatives
18 / 102
D. U. A.
SORT FINAL
titre de concession, acte notari
reprise des spultures l'tat d'abandon : constat, visites, procs-verbal,
OBSERVATIONS
arrt de reprise, affichage

5 ans
entretien des spultures : autorisations accordes aux particuliers
POPULATION
RECENSEMENT
liste nominative, tableau rcapitulatif
rsultats INSEE
contentieux
dossier de mise en uvre (dossier remis aux agents recenseurs)
5 ans
dossier dorganisation (zonage, publicit, etc.)
5 ans
PICES D'IDENTIT
carte nationale didentit, passeport (registres dinscription des demandes et
remises)
carte nationale d'identit, passeport (copies des dossiers de demandes et
5 ans
dclaration de perte ou vol de carte didentit et passeports
1 an
dclaration, attestation de changement de rsidence
1 an
autorisation de sortie de territoire pour les mineurs
5 ans
remises)
Le dossier matre est en Prfecture.
personnes sans domicile ni rsidence fixes :

demande de rattachement une commune, courrier du prfet, avis du maire,
copie de larrt prfectoral

lgalisation de signatures (registre, copie du document avec la signature
lgalise)
19 / 102
10 ans
D. U. A.
OBSERVATIONS
SORT FINAL
Certificats
certificats de vie commune (concubinage), certificats de vie, certificats
1 an
dhrdit, certificats de bonnes vie et murs, certificats de rsidence
non
obligatoirement
dlivrs.
Simple
retranscription d'une dclaration sur l'honneur, sans valeur

juridique.
TRANGERS
fichier de dlivrance des attestations daccueil
copie de lattestation daccueil dlivre lhbergeant, pices justificatives en
5 ans
appui de la demande dattestation daccueil

statistiques trimestrielles des trangers
L'attestation d'accueil remplace le certificat d'hbergement

depuis le dcret n98-502 du 23 juin 1998.
E
C
enqute pralable au regroupement familial (copie)
1 an
compte rendu annuel non nominatif adress au Prfet
Les originaux sont transmis l'OFII (office franais de

l'immigration et de l'intgration).
demandes de titre ou de carte de sjour
5 ans
VHICULE
demande de permis de conduire
5 ans
cartes grises (registre des transmissions en Prfecture)
E
C
demandes dimmatriculation (carnet souches)
2 ans
SERVICE NATIONAL
recensement citoyen en vue de la journe d'appel de prparation la dfense :
pices justificatives des dclarations des jeunes recenss, avis dinscription,
5 ans
copie de listes tablies priodiquement
10 ans
avis de recensement effectu par une autre commune
10 ans
notice individuelle
Les listes tablies priodiquement sont envoyes la

Prfecture.
JUSTICE
20 / 102
D. U. A.
SORT FINAL
pices prparatoires
1 an
liste communale, procs-verbal
1 an
agrment
10 ans
ordonnances
10 ans
OBSERVATIONS
jury d'assise :
La liste dfinitive est conserve par le Tribunal de grande

instance.
travaux dintrt gnral :
COMMERCE, INDUSTRIE ET ARTISANAT

RESSOURCES INDUSTRIELLES ET COMMERCIALES
recensement et statistique
RELATIONS AVEC LES ORGANISMES ET INSTITUTIONS

(Tribunal de commerce, Chambre de commerce, Chambre des mtiers)
dossier de cration ou dimplantation
correspondance
10 ans
Conserver les courriers importants.
RELATIONS AVEC LES COMMERANTS ET ARTISANS

charte durbanisme commercial, laboration et mise jour :
C
tude, compte rendu de runion, charte

relations avec les acteurs conomiques (commerants, artisans, associations,
etc.) :
correspondance, dolances
relations avec les unions commerciales ou associations dartisans
5 ans
5 ans
participation de la commune ou de l'EPCI la commission dpartementale

21 / 102
D. U. A.
OBSERVATIONS
SORT FINAL
damnagement commercial (CDAC) :

Les procs-verbaux sont verss par la Prfecture au
5 ans
procs-verbal, dossier soumis la commission
service
dpartemental
darchives
territorialement
comptent.
fonds de compensation pour perte de chiffre d'affaire suite travaux :
cration du fonds : dlibration, rapport, plan
liste rcapitulative
C
10 ans
dossier d'indemnisation
commission de la consommation et de l'environnement :

C
convention, bilan, dlibration du conseil municipal

mesure daide une entreprise en difficult
ORGANISATION DES MARCHS, FOIRES ET BROCANTES

rglement (arrt)
plan dimplantation
affiche, programme
bilan
demande demplacement sans suite
1 an
liste des places vacantes
1 an
consultation des organisations professionnelles (compte rendu de runion)
liste des commerants frquentant le march ou liste danciennet
Conserver deux exemplaires.
La liste doit tre affiche au moins une fois par an.
dossiers des commerants :

demande demplacement, correspondance
5 ans
copie de la carte de commerant non sdentaire
5 ans
certificat dimmatriculation au registre du commerce (extrait Kbis)
5 ans
22 / 102
La DUA se calcule compter de la fin de lactivit du

commerant sur les marchs dapprovisionnement, foires
et brocantes du territoire de la collectivit.
D. U. A.
SORT FINAL
5 ans
copie de laccus de rception de la demande demplacement
OBSERVATIONS
SYNDICATS PROFESSIONNELS
syndicat professionnel, dclaration :
C
statuts, composition du bureau, procs-verbal dassemble gnrale
AGRICULTURE
RELATIONS AVEC LES ORGANISMES ET INSTITUTIONS VOCATION AGRICOLE
compte rendu de runion
tude agricole
syndicat,
cooprative
(statuts,
liste
des
membres
des
conseils
d'administration, procs-verbal d'lection, compte rendu de runion, liste des
adhrents, dossier de ralisation)

tablissements d'enseignement agricole
2 ans
fonctionnement : rapport, compte rendu des conseils d'administration
E
C
partenariat avec la commune : convention, compte rendu de runion
REMEMBREMENT (AMNAGEMENT AGRICOLE, FONCIER ET FORESTIER)

procdure :
demande damnagement agricole, foncier et forestier
tude dimpact, tude pralable lamnagement foncier
enqutes publiques, autorisation de remembrement
commission
communale
ou
intercommunale
damnagement
foncier
(constitution, composition, fonctionnement) :

C
dlibration du conseil gnral, compte rendu de runion, dcisions

association foncire damnagement foncier agricole et forestier (AFAFAF) :
23 / 102
D. U. A.
constitution : arrt prfectoral, statuts, rglement intrieur, composition du
SORT FINAL
OBSERVATIONS
bureau, liste des membres

dissolution, transfert du passif et de lactif : dlibrations de lAFAFAF et du
conseil municipal, arrt prfectoral, actes notaris

documents issus de lamnagement foncier agricole et forestier :
plan damnagement, plan de bornage, tat de sections
procs-verbal des oprations damnagement foncier, agricole et forestier
(remembrement) et actes rectificatifs

propritaires et exploitants :
5 ans
notification des dcisions de la commission dpartementale
contentieux et rclamations
Rf. : selon l'article L. 123-16 du code rural et de la pche

maritime, sous rserve des droits des tiers, tout
propritaire ou titulaire de droits rels, vinc du fait qu'il
n'a pas t tenu compte de ses droits sur des parcelles
peut, pendant une priode de cinq annes compter de
l'affichage en mairie prvu l'article L. 121-12 [du mme
code],
saisir
la
commission
dpartementale
d'amnagement foncier aux fins de rectification des
documents de l'amnagement foncier agricole et forestier
.
GESTION DES TERRES AGRICOLES

SAFER (socit damnagement foncier et dtablissement rural) :
change, cession et attribution des terrains agricoles : information,
5 ans
5 ans
notification, avis dappel candidature

contrle des structures agricoles, autorisation dexploitation (avis du maire,
arrt prfectoral)
TRAVAUX D'AMLIORATION AGRICOLE (IRRIGATION, AMLIORATION PASTORALE)

association syndicale autorise (ASA) :
cration : arrt prfectoral
travaux raliss par lASA : plans, conventions de passage sur les terrains
communaux, enqutes publiques, arrts prfectoraux dautorisation,

24 / 102
D. U. A.
SORT FINAL
OBSERVATIONS
rapports
ZONES AGRICOLES PROTGES

dossier de proposition (rapport de prsentation, plans), avis du conseil
municipal,
avis
dpartementale
de
de
la
chambre
lagriculture,
dagriculture
dossier
et
de
denqute
la
commission
publique,
arrt
prfectoral de classement
document de gestion de lespace agricole et forestier
CULTURES ET PLANTATIONS
encpagement, ensemencement, etc. (registres de dclarations, certificat de
non-ensemencement, fiches dencpagement, dclaration de changement de
5 ans
culture, etc.)
Les viticulteurs doivent remettre chaque anne leur
dclaration la mairie, qui est charge de les transmettre
au service des douanes. En cas de calamits agricoles, le
sinistr doit produire la copie des dclarations de rcoltes
rcoltes et stocks de vin (dclaration)
relatives la production considre (art. R 361-25 du

Code rural et de la pche maritime).
Ces documents peuvent tre limins aprs 5 ans s'il
existe un document rcapitulatif des dclarations.
registre des exploitants agricoles
arrachage des vignes :

5 ans
bordereau des dossiers de demandes de primes envoys
E
C
liste annuelle des oprations d'arrachage et de plantation de vignes

labellisation (enqute publique, arrt, atlas des zones concernes, liste des
bnficiaires de l'appellation)
Il s'agit par exemple des labels AOC ou VDQS.
culture d'organisme gntiquement modifi (OGM) :

notification dessai de culture plein champ, notice dinformation destine au
25 / 102
C
D. U. A.
SORT FINAL
5 ans
OBSERVATIONS
public, fiche confidentielle dimplantation de lessai (plan), dossier de presse

primes (aide aux petits producteurs de crales, aide aux producteurs
dolagineux, etc.) :
copies des demandes
bordereaux rcapitulatifs communaux

lutte contre la maladie et attaque d'insectes des vgtaux (flavescence dore,
etc.) :
arrts de contamination, instructions, engagement des propritaires
2 ans
5 ans
traiter
carburants agricoles (demande de dtaxe)
LEVAGE
primes diverses (indemnit compensatoire de handicap naturel, prime au
maintien des troupeaux de vaches allaitantes, prime compensatrice ovine et
caprine, prime spciale aux bovins mles, etc.) :
5 ans
copie des demandes
E
C
bordereaux rcapitulatifs communaux
CALAMITS AGRICOLES
commission communale, constitution et fonctionnement (procs-verbal)
sinistre (inondation, grle, gele, maladie, etc.) :

arrt prfectoral dclarant la commune sinistre, arrt interministriel
attribuant le caractre de calamit agricole

indemnisation :
dclarations de pertes prouves, demandes dindemnisation ou de
5 ans
dgrvement
C
listes rcapitulatives
STATISTIQUES AGRICOLES
26 / 102
D. U. A.
SORT FINAL
recensement agricole et inventaire communal
OBSERVATIONS
POLICE DES CAMPAGNES

arrts de fixation de la date des vendanges
arrts de dsignation des emplacements des meules de foin, fourrage, etc.
apiculture, mise en place de ruches sur le territoire de la commune :

C
demandes d'autorisation, tats des ruchers installs
EMPLOI
CHMAGE
tat de pointage et liste des chmeurs
relations avec la Direction dpartementale du travail, lANPE, le Ple Emploi,
lASSEDIC
10 ans
10 ans
CADASTRE
DELIMITATION DE LA COMMUNE
dlimitation de la commune (procs-verbaux, plans)
dossier
de
modification
(correspondance,
des
dlibration,
limites
extrait
territoriales
des
plans
C
de
la
commune
cadastraux,
arrt
prfectoral)
DOCUMENTATION CADASTRALE
Ce document, souvent command un prestataire et
couverture photographique arienne de la commune
utilis comme outil danalyse du territoire, na aucun

caractre rglementaire.
plan napolonien, plan du cadastre rnov en application de la loi du 16 avril

1930
27 / 102
C
D. U. A.
atlas du remembrement
OBSERVATIONS
SORT FINAL
C
plan cadastral produit par l'administration fiscale postrieur au plan du

cadastre rnov
L'limination de ces documents pourra tre refuse si

jusqu mise jour
l'administration fiscale n'a pas vers les originaux aux

Archives dpartementales.
tat des sections et matrices du cadastre napolonien (proprits non bties,
proprits bties)
L'limination de ces documents pourra tre refuse si
tat de sections, matrice des proprits bties et non bties et table des
2 ans
propritaires postrieurs au cadastre napolonien
l'administration fiscale n'a pas vers les originaux aux

registre des dclarations et constructions nouvelles
matrice gnrale et spciale des contributions directes :

5 ans
copie du rle et de la matrice

livre de mutations
E
C
ds mise jour de la
feuilles de mutations
matrice
ds mise jour de la
compte annul, relev individuel de proprit
matrice
POLICE
MESURES RGLEMENTAIRES
arrt de police et certificat daffichage :
5 ans
temporaire
E
C
dfinitif
MAINTIEN DE L'ORDRE, SRET, SCURIT PUBLIQUE, ACCESSIBILIT

manifestations, vnements, runions publiques (dossier, correspondance,
notes)
28 / 102
5 ans
Conserver les documents intressants pour l'histoire de la

commune.
D. U. A.
OBSERVATIONS
SORT FINAL
Si la manifestation na lieu quune fois, la conserver

dfinitivement.
autorisation et contrle des tablissements recevant du public (ERP) :
arrts douverture et de fermeture de ltablissement, plans, notice de
scurit, notice daccessibilit pour les handicaps, diagnostic demand par
la commission communale ou intercommunale de scurit et daccessibilit
(CCSA), procs-verbal de visite de rception des travaux par la CCSA,

procs-verbal de visite priodique de la CCSA, avis de la CCSA sur les
dossiers de travaux
autres documents constitutifs du dossier de permis de construire reus pour
information (formulaire CERFA de demande de permis de construire,
promesse de vente, etc.), copie de rapport et de compte rendu de visite des
5 ans
1 an
organismes de contrle technique sur les quipements et installations

(ascenseurs, machines-outils, systme de scurit incendie,
avis rendu par la CCSA sur les manifestations temporaires : formulaire de
demande, notice envoye par les organisateurs, lments techniques, plans,
justificatifs
OBJETS TROUVS
dclaration de perte, convocation pour retrait
3 ans
registres des objets perdus et des objets trouvs
3 ans
don ou vente dobjets trouvs (dcision de donation, liste des objets,
documents de remise aux Domaines en cas de vente)
POLICE CONOMIQUE
autorisation du maire pour la vente en liquidation ou au dballage, halles et
1 an
1 an
jusqu' fermeture de
marchs
dbit de boissons :
temporaire : dossier de demande, arrt portant autorisation
permanent : dclaration pralable, rcpiss
29 / 102
D. U. A.
OBSERVATIONS
SORT FINAL
l'tablissement
Ce registre, parfois appel registre de brocante, est une
copie.
Conformment lart. R 321-10 du Code pnal, le registre
registre d'identification, attestation sur lhonneur des brocanteurs
1 an
didentification des vendeurs doit tre dpos la

Prfecture ou la sous-prfecture du lieu de la
manifestation au terme de celle-ci et au plus tard dans un
dlai de huit jours.
arrt prfectoral d'ouverture et de fermeture des lieux publics
1 an
rapport de police
E
C
ANIMAUX ERRANTS / ANIMAUX DANGEREUX

animaux errants :
remise au dpt / fourrire
1 an
avis et remise au propritaire
1 an
E
C
fiche de placement, registre

1 an
intervention du vtrinaire : autorisation dadoption ou euthanasie
animaux dangereux, dclaration des chiens dangereux de premire et

deuxime catgories :
Justification de la DUA : cette dure correspond la
dossier didentification du chien : certificat de vaccination, assurance en
responsabilit civile, attestation daptitude, valuation comportementale,
15 ans
permis
dure de vie moyenne dun chien dangereux. La loi ne

prvoit pas lobligation de dclarer le dcs ou le
changement de domicile du chien.
registre
dclaration de morsure
10 ans
procs-verbal de capture
5 ans
CIRCULATION ET STATIONNEMENT
30 / 102
D. U. A.
SORT FINAL
5 ans
fiche de dplacement
1 an
registre
3 ans
1 an
abandon volontaire et remise aux Domaines
10 ans
expertise
10 ans
procs-verbal de destruction de vhicules
10 ans
dossier de vhicule ventouse , de vhicule abandonn
OBSERVATIONS
mise en fourrire :
rcupration par le propritaire
INTERVENTION SUR LE DOMAINE PRIV

difice menaant ruine (correspondance, avertissement, mise en demeure,
rapport dexpertise, notification de jugement)

difice en tat dabandon manifeste (procs-verbal de constat provisoire,
dlibration du conseil municipal, notification, procs-verbal de constat
dfinitif, procdure dexpropriation)
CHASSE ET PCHE
registre de dlivrance des permis de chasse
examen du permis de chasser (circulaire)
5 ans
ouverture-clture, suspension (arrts prfectoraux)
E
C
demande de permis, attestations d'assurance
5 ans
dlivrance du permis (circulaires)
5 ans
dlit, contentieux
pigeage (dclaration, autorisation, circulaire,)
animaux nuisibles (circulaires, arrts, destruction, comptage, battues,)
Relations avec l'ACCA (association communale de chasse agre)
31 / 102
D. U. A.
nomination des lieutenants de louveterie
OBSERVATIONS
SORT FINAL
C
LECTIONS POLITIQUES
DISPOSITIONS GNRALES
instructions gnrales manant du ministre de l'Intrieur, instructions
1 an aprs le scrutin
particulires et circulaires des prfectures
suivant
correspondance
5 ans
tudes politiques
Conserver les courriers sur l'interprtation du code

lectoral ou des questions lectorales locales.
affichage
1 an
LISTES LECTORALES ET RVISIONS DES LISTES

listes lectorales gnrales
liste complmentaire des lecteurs europens
fichier lectoral
listes lectorales par bureau de vote
3 ans
bulletins INSEE
3 ans
3 ans
dossiers nominatifs de radiation et pices annexes
3 ans
dossiers nominatifs d'inscription judiciaire et pices annexes
3 ans
listes d'incapacit lectorale
3 ans
fichier ou cahier d'inscription des radis
3 ans
commission administrative charge de l'tablissement et de la rvision des
3 ans
demandes
nominatives
d'inscription
ou
de
modification
et
annexes
justificatives
art. R-16 du Code lectoral.
Justification
du
sort
final :
prconisations
DGP/SIAF/2014/006 du 22 septembre 2014, p. 38
listes lectorales (dsignation des membres, procs-verbal, tableaux

32 / 102
D. U. A.
OBSERVATIONS
SORT FINAL
rectificatifs nominatifs)
PROPAGANDE
affiche, tract, liste, profession des foi
suivant
commission locale de propagande
Pour les lections municipales, conserver 1 exemplaire

pour chaque candidat. liminer pour les autres scrutins.
BUREAU DE VOTE
dossier de prparation de l'arrt prfectoral
arrts prfectoraux relatifs l'organisation du bureau de vote
dossier d'organisation, liste des prsidents, assesseurs et secrtaires
Ils sont conservs galement par la Prfecture.
OPRATIONS DE VOTE
dsignation des dlgus politiques
suivant
cartes non distribues
3 ans
registre et volets des procurations
4 ans
procs-verbal centralisateur
C
Ces
listes
sont
conserves
par
la
Prfecture.
Toutefois, si elles ont t renvoyes en commune,

listes d'margement
15 jours sauf
contentieux
appliquer les critres suivants : conserver les listes pour

les lections prsidentielles et les rfrendums ; pour les
autres scrutins, C uniquement les annes se terminant
par 2, 5 et 8.
feuilles de dpouillement
15 jours sauf
contentieux
procs-verbal des oprations lectorales

bulletins de vote non utiliss
E
C
15 jours sauf
33 / 102
Possibilit de conserver 1 exemplaire, notamment pour

D. U. A.
SORT FINAL
contentieux
OBSERVATIONS
les lections municipales.
RSULTATS
3 ans compter de
contentieux
la date du jugement
final
DROULEMENT DU MANDAT
procs-verbal de la "runion de droit", procs-verbal d'lection de l'excutif
ou d'adjoint en cours de mandat

tableau dinstallation du conseil municipal
rvocation et suspension des maires et adjoints
dissolution du conseil et dsignation de dlgation spciale
LECTIONS SNATORIALES
procs-verbal de dsignation des dlgus des communes
LECTIONS SOCIO-PROFESSIONNELLES (CPAM, CAF, chambre de

commerce, tribunal de commerce, chambre des mtiers, prud'hommes,
chambre d'agriculture, MSA, tribunal des baux ruraux, centre rgional de la
proprit forestire)
OPRATIONS DE VOTE
dclaration nominative des salaris par les employeurs et des employeurs
liste lectorale
5 ans
liste dmargement
5 ans
procs-verbaux
C
34 / 102
D. U. A.
SORT FINAL
OBSERVATIONS
PERSONNEL COMMUNAL
ORGANISATION
organigramme
rapport d'activit
notes de service
2 ans
horaires de travail, planning
1 an
congs annuels (tableaux, demandes autorisations)
2 ans
tat rcapitulatif des congs pour maladie
2 ans
absence pour grve (liste, tat rcapitulatif)
Conserver les notes de service ayant une porte gnrale

et rglementaire (ex. organisation des 35h).
RECRUTEMENT ET FORMATION
dclaration de cration ou de vacances de poste auprs du CNFPT ou du
10 ans
Centre de gestion
EMPLOI ET STAGE
demande sans suite, lettres
2 ans
rcapitulatifs annuels
stage rmunr (dossier individuel)
stage non rmunr (convention)
5 ans
FORMATION
plan de formation
demande de formation
5 ans
GESTION DES CARRIRES

35 / 102
D. U. A.
OBSERVATIONS
SORT FINAL
registre matricule du personnel
arrts
C
Tri systmatique (v. explications en introduction).
80 ans compter de
dossier individuel des fonctionnaires titulaires
la naissance
V. le dossier individuel type pour le dtail des pices,

notamment celles pouvant tre dtruites avant la fin de la
dure d'utilit administrative.
dossier individuel des agents mis disposition par le CDG

C
convention de mise disposition

10 ans compter du
contrats et avenants
dpart de l'agent
tri systmatique (v. explications en introduction).

T
Ces dossiers sont conservs par le Centre de gestion.
tats des heures effectues
10 ans
dcompte des sommes rembourser (facture)
10 ans
80 ans compter de
dossier individuel d'agents contractuels
la naissance
Visite mdicale :
2 ans
convocation la visite
E
Conserver les certificats contenant une observation ou
5 ans
certificat mdical d'aptitude (de la mdecine du travail)
une restriction du mdecin. liminer si l'aptitude est

complte.
RELATIONS AVEC LE CENTRE DE GESTION

affiliation
autres documents (correspondance courante, paiement des cotisations,

procs-verbaux des runions, circulaires "diffusion")
10 ans
commission administrative paritaire (CAP), comit technique paritaire (CTP),

comit d'hygine et scurit :
36 / 102
D. U. A.
SORT FINAL
1 an
feuille de notation par groupe et par grade envoye par le Centre de gestion
OBSERVATIONS
notifications des dcisions, tableaux d'avancement
SALAIRE / PAIE
livre ou registre de paie
Code du travail, articles L 143-5 et R 1431-2.

Dtruire aprs 10 si le livre de paie existe. Conserver de
tat mensuel dtaill ou journal de paie ou tat liquidatif ou bordereau
10 ans
liquidatif
prfrence le document le plus dtaill (cumuls des

salaris).
L'original
est
conserv
par
l'intress.
Si les dossiers de carrire des agents font l'objet d'un tri

bulletin de paie (copie)
5 ans
(voir ci-dessus), il est possible de conserver les bulletins

de paie des agents dont les dossiers sont conservs et de
dtruire les autres au mme moment.
tat annuel nominatif rcapitulatif (ou fiche rcapitulative de traitement,
5 ans
historique de paie)
dclarations annuelles des montants imposables
Conserver le dernier historique de paie de l'agent dans

son dossier.
opposition sur salaire
10 ans
dcompte de rappel de traitement
5 ans
bordereau de liaison ou fiche navette
5 ans
feuilles d'heures
10 ans
Il sagit dun justificatif de paie.
avis de paiement CNASEA
10 ans
Concerne les contrats demploi solidarit (CES).
disquettes de la paie
ne pas mettre aux
Ces disquettes ne sont que des sauvegardes.
archives
INDEMNITS
indemnits au personnel d'tat (bordereau et tat nominatif)
10 ans
dcompte, tat d'heures supplmentaires
10 ans
37 / 102
D. U. A.
SORT FINAL
frais de dplacement et de mission, allocation logement, ordre de mission
10 ans
prime de technicit
10 ans
OBSERVATIONS
COTISATIONS SOCIALES ET RETRAITE

dclaration l'URSSAF
10 ans
dclaration automatise des donnes sociales unifie (DADS-U)
5 ans
notification du taux d'accident du travail
1 an
chmage (Ple Emploi)
10 ans
mutuelle des personnels communaux
10 ans
fonds de compensation du supplment familial de traitement
10 ans
Code de la Scurit sociale, article L 153.
Code de la Scurit sociale, article L 153.
10 ans compter de
supplment familial de traitement (dossier d'allocataire)
la liquidation de la
pension
dossier de capital dcs au bnfice des agents (contrat d'assurance,
90 ans
cotisation retraite (IRCANTEC et CNRACL)
10 ans
bulletins de situation IRCANTEC
10 ans
cotisation retraite (PREFON)
10 ans
contribution de solidarit (UNEDIC), cotisation CNAS
10 ans
rsiliation)
ASSURANCES
contrat d'assurance statutaire ou assurance groupe (CNP)
contrat d'assurance pour le personnel (directeur, rgisseur,)
10 ans aprs
premption
10 ans aprs
premption
ACTION SOCIALE
38 / 102
D. U. A.
OBSERVATIONS
SORT FINAL
relation avec le CNAS :

C
affiliation
autres documents (correspondance courante, paiement des cotisations,
10 ans
listes rcapitulatives, pv des runions)
PRVENTION DES RISQUES AU TRAVAIL

INFORMATION SUR L'HYGINE ET LA SCURIT AU TRAVAIL
rgles et rglements internes
documentation reue du Centre de gestion ou d'autres organismes et
validit
runions d'information
CONTRLE DU RESPECT DES RGLES ET NORMES DE SCURIT ET D'HYGINE

document unique sur l'valuation des risques professionnels
registre d'hygine et de scurit
constats
C
MISE EN UVRE DES MESURES D'HYGINE ET DE SCURIT
assistant ou conseiller de prvention (nomination, liste)
DOSSIER INDIVIDUEL TYPE

TAT CIVIL
Les documents n'ayant ni DUA, ni sorts finaux suivent
photographie, justificatif d'immatriculation la Scurit sociale (attestation
ceux du dossier complet, savoir tri systmatique (v.
scurit sociale, copie de la carte vitale ou attestation de mutuelle ou
explications en introduction) aprs 80 ans compter de la
immatriculation INSEE)
date de naissance.
extrait d'acte de naissance, photocopie carte d'identit ou titre de sjour avec
1 an aprs cessation
mention de l'autorisation de travail
fonction
certificat de nationalit
39 / 102
D. U. A.
SORT FINAL
OBSERVATIONS
jugement portant changement de nom patronymique, dclaration de choix de

nom d'usage
dclaration de domicile
SITUATION DE FAMILLE
copie du livret de famille, extraite d'acte de naissance ou d'adoption des
enfants, extrait d'acte de mariage, certificat de concubinage, jugement de
divorce, PACS, attestation de rupture de PACS
relev d'identit bancaire (RIB)
10 ans
attestation de scolarit des enfants
10 ans
SITUATION MILITAIRE
certificat de position militaire, tat signaltique et des services
RECRUTEMENT ET TITULARISATION
recrutement titulaire et non titulaire
extrait de casier judiciaire bulletin n2
3 mois
10 ans
certificat mdical d'aptitude, tat des services accomplis, rapport sur la

manire de servir pendant le stage, dclaration de cumul de pensions, acte
de titularisation ou classement, acte de nomination ou reclassement, contrat
de travail et avenants, curriculum vitae, diplmes
recrutement d'agents dtachs du ministre de la dfense
dossier de candidature, notice de renseignements, demande et notification
d'intgration
lettre de recrutement, arrt de dtachement, arrt d'intgration
recrutement de contractuel handicap
lettre de candidature, attestation de reconnaissance par la commission des
droits et de l'autonomie des personnes handicapes, contrat
non titularisation
40 / 102
D. U. A.
SORT FINAL
OBSERVATIONS
acte, notification et accus de rception de la notification de rintgration

dans le corps d'origine, acte, notification et accus de rception de la
notification de licenciement
CHANGEMENT DE POSITION STATUTAIRE OU MOBILIT
dtachement et intgration
1 an aprs fin
demande de l'organisme d'accueil, notice de renseignements
dtachement
candidature de l'agent et avis de la hirarchie, acte de dtachement, acte de

nomination, lettre d'information de l'administration d'origine, certificat de
cessation de paiement, acte d'intgration dans le corps d'accueil
mise disposition
candidature de l'agent, acte de mise disposition et avis de la hirarchie,
convention
disponibilit
demande et pices justificatives, demande de renouvellement, acte de mise
en disponibilit ou de maintien en disponibilit
cong parental
demande (initiale et renouvellement), acte de mise en cong parental
hors cadre
candidature de l'agent, acte de position hors cadre
rintgration
demande, rponse de l'administration, acte de rintgration, certificat
d'aptitude physique
COMMISSION DE DONTOLOGIE
saisine et avis de la commission, pices pour la saisine
CUMULS D'EMPLOI
cumul d'emploi public
41 / 102
D. U. A.
SORT FINAL
OBSERVATIONS
dclaration et dcision de l'administration

cumul pour cration ou reprise d'entreprise
dclaration d'exercice d'une activit prive, dcision de l'administration
dure du cumul + 3
demande d'autorisation d'exercice d'une activit prive
ans
cumul d'activit accessoire

dure du cumul + 1
demande d'autorisation
an
dcision de l'administration
CHANGEMENT DE MODALIT DE TEMPS DE TRAVAIL
demande de travail temps partiel y compris demande de surcotisation
10 ans
dcision et notification de temps partiels avenants de changement de quotit,

dcision d'autorisation de surcotisation
GESTION DES CONGS ET ABSENCES INDIVIDUELLES
cong maternit, paternit ou d'adoption
2 ans
demande
dcision
cong de formation professionnelle (demande, dcision ou avenant,
attestation d'assiduit)
cong ordinaire de maladie (demande)
cong de longue ou grave maladie, cong de longue dure
4 ans aprs fin
demande
cong
dcision
reprise temps partiel thrapeutique, congs bonifis ou administratifs,
42 / 102
D. U. A.
SORT FINAL
OBSERVATIONS
cong de solidarit familiale, cong sans traitement pour mobilit, sans

traitement pour convenance personnelle
2 ans aprs fin du
demande
cong
dcision ou arrt
cong de formation syndicale (demande, dcision)
dure dcharge
dcharges syndicales (demande, autorisation)
dure dcharge
cong de reprsentation (association, mutuelle), autorisation d'absence pour
2 ans aprs fin du
motif mdical ou autre (demande, dcision)
cong
cong de prsence parentale

4 ans aprs fin
demande et certificat mdical
cong
acte portant cong

cong pour exercice de la rserve
2 ans aprs fin du
demande
cong
dcision
VALUATION, NOTATION ET AVANCEMENT D'CHELON
notification individuelle d'avancement d'chelon
10 ans
rduction et majoration d'anciennet, fiche de notation, compte rendu

d'valuation, dossier d'appel de notation et recours
AVANCEMENT ET PROMOTION
demande de l'agent ou fiche de candidature, notification individuelle de
changement de grade, de corps ou de cadre d'emploi
10 ans
rapport d'aptitude, arrt ou dcision
43 / 102
D. U. A.
OBSERVATIONS
SORT FINAL
MUTATION ET AFFECTATION
demande de mutation, fiche de vux d'affectation lors du recrutement,
pices justificatives en cas de demande prioritaire de mutation, notification
10 ans
de mutation ou de reclassement
dcision de mutation ou arrt d'affectation, dcision de reclassement
FORMATION
attestation de formation, compte rendu des entretiens de formation
15 ans
fiche individuelle de formation rcapitulative ou passeport de formation,

attestation de bilan de comptence, suivi d'utilisation du droit individuel la
formation (DIF)
DISCIPLINE
"Les avertissements ne doivent pas figurer dans le
dossier individuel.
Les blmes et mises pieds de 3 jours maximum sont
effacs automatiquement aprs 3 ans si aucune autre
sanction n'a t prononce, le dossier disciplinaire
correspondant doit tre retir du dossier individuel de
l'agent.
En cas d'amnistie, les dossiers de sanctions disciplinaires
doivent tous tre retirs des dossiers individuels."
dossier d'enqute et pices annexes
rapport au conseil de discipline
arrt portant sanction
notification et recours
CESSATION DE FONCTION
demande de radiation, notification de l'arrt de radiation des cadres,
1 an aprs cessation
demande et notification d'admission la retraite, demande de cessation
fonction
44 / 102
D. U. A.
SORT FINAL
OBSERVATIONS
progressive d'activit, demande de dmission

arrt de radiation des cadres, dcision d'admission la retraite, dcompte
provisoire des droits pensions, acte portant cessation progressive
d'activit, arrt et notificatio de dmission, dcision et notification de
rvocation, dcision et notification de licenciement pour insuffisance
professionnelle, dcision et notification d'abandon de poste
SERVICES PUBLICS ET ACTIVITS PRIVES
dclaration de services publics
tats des services accomplis dans d'autres administrations
dossier de validation de services
tat des trimestres valids dans une activit prive
DISTINCTIONS HONORIFIQUES
distinctions honorifiques
lettre de flicitations
ACCIDENT DE SERVICE ET MALADIE PROFESSIONNELLE
dclaration d'accident de service ou maladie professionnelle
rapport d'enqute suite accident de service
allocation temporaire d'invalidit
notification du taux d'incapacit permanente partielle (IPP)
VNEMENTS DIVERS
demande de consultation du dossier
3 ans
correspondance de l'agent et rponse de l'administration
10 ans
recours hirarchique et recours gracieux
45 / 102
D. U. A.
SORT FINAL
OBSERVATIONS
FINANCES ET COMPTABILIT
BUDGETS ET COMPTES
documents
justificatives,
prparatoires
rcapitulatif
(notes,
des
prsentation
demandes
de
du
budget,
subvention,
Conserver uniquement les documents faisant tat des
pices
simulation
2 ans
budgtaire)
relatifs aux orientations budgtaires et les documents

originaux concernant les impts locaux.
documentation, circulaires, instructions ministrielles pour la confection des

budgets
5 ans
dbat d'orientation budgtaire
budget primitif, supplmentaire, dcision modificative
compte administratif et annexes
compte de gestion (copie)
tat des restes raliser, tats des dpenses engages non mandates
10 ans
registre de comptabilit (ou historique des recettes et dpenses, historique
documents de suivi budgtaire et comptable (tat de trsorerie, tat des
E
C
des comptes, journal des critures, fiches budgtaires)

1 an
situation de trsorerie
2 ans
ligne de trsorerie (contrat, relevs d'opration, relevs de banque)
10 ans
dpenses par enveloppes,)
tudes financires (rapports et tudes sur la situation financire de la
commune)
tat de rpartition des produits recouvrs envoy par la Trsorerie
demande de virement de crdits
2 ans
tat de lactif
dbats ventuels au sein de lassemble dlibrante
E
C
46 / 102
D. U. A.
SORT FINAL
2 ans
fiche annuelle d'inventaire du patrimoine

contrle de la Chambre rgionale des comptes
OBSERVATIONS
A conserver si ltat de lactif nexiste pas.
IMPTS LOCAUX
commission communale ou intercommunale des impts directs (CCID ou
CIID) :
composition : liste des personnes proposes, dcision de dsignation des
membres
liste adresse pour avis par l'administration des impts, des changements,
C
constructions / destructions et reclassifications intervenus dans le foncier de

la commune (appele liste 41)
procs-verbal de la commission
Ce document est gnralement intitul bordereau de

transmission des listes 41 bties .
listes des contribuables assujettis l'impt sur les bnfices agricoles, sur
le revenu, sur les bnfices industriels et commerciaux, la taxe
proportionnelle, la surtaxe progressive

nomination
des
rpartiteurs
et
rpartiteurs,
contrleurs,
procs-verbal
rclamation,
des
confrences
dgrvement
et
entre
restitution,
10 ans
6 ans
mandement de rpartition des contributions directes

rle des taxes
prparation de l'assiette des taxes
notification des 4 taxes
5 ans
tableau de renseignement extrait des rles des impts directs locaux
E
C
perception des taxes (avis mensuels de virement)
5 ans
liste des bnficiaires de dgrvement
5 ans
Ex. : formulaires Imprimerie nationale 1259 Mi Ter, 1259

TH-TF, 1288M, 1253.
RECETTES
subventions verses la commune (avant-projet, dossier de demande,
47 / 102
10 ans
Conserver les subventions d'quipement, liminer les

D. U. A.
OBSERVATIONS
SORT FINAL
attribution)
autres.
demande de subvention refuse

titres de recettes et de liquidation (bordereau de recouvrement, relev,
bordereau-journal de recette, avis des sommes payer, P503)
poursuites, cotes irrcouvrables (rapport du receveur, dlibrations)
crances, titres et valeurs, emprunts et prts solds (contrats, dlibrations,
tat de la dette, tableau d'amortissement, notes de suivi)
2 ans
10 ans
10 ans
10 ans
2 ans
Allonger le dlai si l'amortissement a lieu sur plus de 10

ans ou si la dette n'est pas teinte.
dotations : spciale instituteur (notification), globale de fonctionnement

(notification), globale de dcentralisation (notification), globale d'quipement
(tat rcapitulatif des dpenses, notification, pices justificatives), de
solidarit rurale, de solidarit urbaine
RGIE DE RECETTE
institution, modification, suppression (dlibrations, avis, rapports)
arrt de nomination et de rvocation du rgisseur
dure d'exercice du
Ces arrts se trouvent dans le registre des arrts.
titulaire
cautionnement
mutuel
(justificatifs,
certificat
de
cautionnement
en
5 ans
jusqu'au quitus de
numraire)
procs-verbal de remise des documents de la rgie au changement de
rgisseur
gestion suivant
quitus de gestion
livre comptable ou quivalent
1 an ap. quitus du
trsorier ou 5 ans
relevs de comptes
1 an ap. quitus du
trsorier ou 5 ans
pices justificatives (bordereaux des chques remis l'encaissement,
1 an ap. quitus du
bordereaux du numraire, facturettes de carte bancaire, bordereaux de
trsorier ou 5 ans
remise de chques vacances, de titres resto, etc.)

48 / 102
tat des formules remises au rgisseur par le trsorier (P 534)
D. U. A.
SORT FINAL
1 an ap. quitus du
OBSERVATIONS
trsorier ou 5 ans
procs-verbal de rcolement (P 510)
1 an ap. quitus du
trsorier ou 5 ans
TAXES
TVA :
tat des dpenses d'investissement ligibles au FCTVA
10 ans
arrt prfectoral signifiant le montant du versement
5 ans
10 ans
5 ans
taxes diverses (droits de voirie, taxe sur les spectacles, droits de place,
dbits de boissons, publicit, affichage, droits de mutation titre onreux,
taxe intrieure sur les produits ptroliers, fonds dpartemental de
prquation de la taxe profession,...) :
rle
taxe locale dquipement (avis dimposition)
DPENSES
bordereaux de mandats (bordereau-journal de dpenses)
10 ans
1 an
bon de commande avec engagement
10 ans
devis
10 ans
10 ans
factures
10 ans
fiches d'engagement de dpenses
10 ans
relev de comptes et rpertoire des fournisseurs
10 ans
bon de commande sans engagement, bon de livraison
subvention verse par la commune (tat des bnficiaires, tat de ventilation

par secteur d'activit, dossier de demande, lettre de notification au
bnficiaire, certificat de paiement)
49 / 102
D. U. A.
SORT FINAL
10 ans
liste des crdits budgtaires consomms
OBSERVATIONS
MARCHS PUBLICS DE TRAVAUX

(BIENS COMMUNAUX OU VOIRIE ET RSEAUX PUBLICS)
La procdure de march public est, le plus souvent, mise en uvre pour des travaux de construction, d'extension ou d'amnagement de btiments, mais elle peut concerner
galement des travaux de voirie ou d'assainissement. Le dossier de march public n'est pas un domaine d'activit en soi et doit tre intgr dans le domaine correspondant
(biens communaux ou voirie et rseaux publics). Le plan de classement qui suit correspondant la construction d'un btiment, les autres marchs de travaux ayant
gnralement moins de rubriques et de documents.
Pour les marchs de fournitures, se reporter au domaine "biens communaux" et au sous-domaine "matriel et fournitures" ; pour les marchs publics de services, se reporter
au domaine "biens communaux" et au sous-domaine "btiments communaux".
MATRISE D'OUVRAGE
Le matre d'ouvrage est celui qui passe la commande (la mairie ou l'tablissement public). S'il n'a pas les comptences pour dfinir son projet, ses besoins et le financement, il
peut faire appel un assistant ou conducteur d'opration (l'Agence technique dpartementale pour les travaux de construction ou le SIVEER pour les travaux d'assainissement
par exemple)
CONTLE DE LGALIT
Circulaire AD 97-2 du 27 fvrier 1997. Traitement et
dossier de march envoy en Prfecture
5 ans
conservation des documents relatifs aux relations de l'tat

avec les collectivits territoriales, produits ou reus par
les services des prfectures et sous-prfectures.
ASSISTANCE MAITRISE DOUVRAGE

dossier de consultation :
cahier des clauses particulires et acte d'engagement
ou convention (avec l'ATD ou le SIVEER par exemple)
comptes rendus de runion
correspondance
50 / 102
D. U. A.
SORT FINAL
esquisses et estimatifs des travaux
OBSERVATIONS
C
ASSURANCES
dossier d'assurance dommages-ouvrages
MAITRISE DOEUVRE
Le matre d'uvre est celui qui conoit et dirige les travaux selon l'expression des besoins du matre d'ouvrage. Il s'agit gnralement d'un architecte qui peut tre recrut par le
biais d'un concours d'architecte ou d'un march public classique.
Le matre d'uvre est assist d'une quipe compose de bureaux d'tude (fluides, structure, conomiste ou acousticien selon la nature des travaux). Chaque bureau d'tude
retenu par le matre d'uvre envoie un dossier de march au matre d'ouvrage.
CONCOURS D'ARCHITECTE
publicit :
dossier de consultation des entreprises non sign et vierge
5 ans
annonces lgales
10 ans
consultation :
rglement
programme de construction
dossiers des candidats (rapports, plans, maquettes)
jury de concours et commission d'appel d'offres :

rapport d'analyse des projets
dsignation du laurat du concours
rapport de prsentation
C
MARCH PUBLIC DE MATRISE D'OEUVRE
publicit :
5 ans
dossier de consultation des entreprises non sign et vierge

51 / 102
D. U. A.
SORT FINAL
10 ans
annonces lgales
dossier de consultation de l'architecte et des bureaux d'tude, contrats et
OBSERVATIONS
v. le contenu dans le sous-domaine "appel d'offres"
avenants
commission d'appel d'offres
attribution et notification
procdure infructueuse suivie ou non d'une nouvelle consultation et
procdure sans suite
TUDES PRALABLES
tude d'impact, de faisabilit, technique (tude des sols)
programme, avant-projet sommaire, avant-projet dtaill
dlibration
ACQUISITION ET AUTORISATION
ACQUISITION DE TERRAIN
ngociation avec les propritaires (correspondance, avis des domaines,
offres de prix)
acte de vente notari
C
C
AUTORISATION DE CONSTRUCTION
v. le domaine "Urbanisme".
dossier de permis de construire
Ce dossier n'est pas toujours prsent dans le dossier de

march public et ne doit pas obligatoirement tre class
dans ce dossier.
FINANCEMENT
plan de financement
dossier de subvention, arrt
52 / 102
D. U. A.
SORT FINAL
demande et contrat de prt
OBSERVATIONS
APPEL D'OFFRES
PUBLICIT
dossier de consultation des entreprises non sign et vierge :
En cas de procdure fructueuse, ces pices se

retrouveront dans le dossier de l'entreprise retenue
rglement de consultation, acte d'engagement, CCAP, CCTP, dtail
5 ans
estimatif, bordereau des prix unitaires, plans
(Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018).
Dans le cas o la publicit est ralise sur support papier,
annonces lgales
10 ans
on peut se limiter conserver, le temps de la DUA, les

rfrences des publications.
CANDIDATURES
offres non retenues
5 ans
offres retenues (dossiers des entreprises classs par lots) :

acte d'engagement, rglement de consultation, CCAP, CCTP, dtail
quantitatif estimatif, bordereau des prix unitaires, plans)

accus de rception de la notification
dossier de sous-traitance (dossier de l'entreprise et acte de sous-traitance)
COMMISSION D'APPEL D'OFFRES

retrait et dpt des dossiers :
rcpisss ou accuss de rception, liste des entreprises ayant retir un
10 ans
10 ans
dossier, liste des candidatures

commission d'ouverture des plis ou commission d'appel d'offre :
convocations
procs-verbal
rapport d'analyse des offres
rapport de prsentation
53 / 102
D. U. A.
OBSERVATIONS
SORT FINAL
C
procs-verbal d'attribution de la CAO

procdure infructueuse suivie ou non d'une nouvelle consultation et
procdure sans suite :
5 ans
dossier de l'entreprise
E
C
procs-verbal de la commission d'attribution

notification du caractre infructueux de la consultation (accus de rception)
5 ans
EXCUTION DES TRAVAUX

MISSION DE COORDINATION SCURIT ET PROTECTION DE LA SANT (SPS)
dossier d'appel d'offres
rapports, diagnostics
contrle du chantier et comptes rendus de coordination
C
MISSION DE CONTRLE TECHNIQUE
rapport initial
comptes rendus de contrle technique
rapports de vrifications techniques
rapport final
C
INSTALLATION DU CHANTIER
plan gnral de coordination
planning des travaux
10 ans
ordres de services
10 ans
1 an
dclaration d'intention de commencement de travaux

dclaration pralable d'ouverture du chantier
C
54 / 102
D. U. A.
OBSERVATIONS
SORT FINAL
SUIVI TECHNIQUE (PAR LE MATRE D'UVRE)

comptes rendus de chantier
photographies de l'avancement des travaux
procs-verbal de rception provisoire et liste des rserves
dcision de prolongation de dlai
injonction achever les travaux
procs-verbal de mise disposition de parties d'ouvrage (tat des lieux
contradictoire)
visite de parfait achvement
procs-verbal de rception dfinitive et leve des rserves
visite des commissions (de scurit, d'accessibilit, etc.)

C
avis des commissions

arrt d'ouverture
dossiers d'ouvrages excuts (DOE) et plans de rcolement des rseaux
raccordement
aux
rseaux
(tlphone,
lectricit,
eau
potable,
En conserver deux exemplaires (1 qui ne sort pas des

archives et 1 pour la consultation).
assainissement, etc.)
AMNAGEMENT DES BTIMENTS

MARCH PUBLIC OU CONSULTATION (MOBILIER, MATRIEL, INFORMATIQUE)
devis
10 ans
COMPTABILIT DES TRAVAUX

note d'honoraires de la matrise d'uvre
tats d'acomptes
10 ans
55 / 102
E
D. U. A.
SORT FINAL
situations et mmoires de travaux
10 ans
certificats de paiement ou mandats
10 ans
ds l'tablissement du
dcompte gnral provisoire
dcompte dfinitif
OBSERVATIONS
tat liquidatif des actualisations des prix
tat liquidatif des pnalits
dcompte gnral dfinitif
paiement pour solde et main-leve de caution
10 ans
factures
10 ans
INAUGURATION DES OUVRAGES

dossier de prparation
10 ans
discours, photographies, liste des invits
E
C
BIENS COMMUNAUX
MATRIEL ET FOURNITURES
inventaire et rcolement
notice et documentation relatives aux matriels et fournitures
dure de vie de
l'quipement
march public ou consultation pour fournitures :

offres ou devis retenus
10 ans
offres ou devis non retenus
5 ans
RELATIONS AVEC VIENNE SERVICES

convention
56 / 102
D. U. A.
SORT FINAL
10 ans
5 ans
contrat de maintenance
correspondance, liste de diffusion, modes d'emploi et autres documents
explicatifs
OBSERVATIONS
PARC AUTOMOBILE
DOCUMENTS GNRAUX
inventaire
tats
programme dacquisition annuel
tudes, enqutes, statistiques
C
ACQUISITION, LOCATION, CESSION, MISE A LA RFORME
contrats
10 ans compter de
dclaration de vente ou de destruction
la cession du
demande dimmatriculation
Ces dossiers sont souvent tenus par vhicule.
vhicule
vignettes et paiement de cartes grises

ENTRETIEN, RPARATION, SCURIT
jusqu rforme du
rapport de contrle technique, suivi dentretien
vhicule
UTILISATION DES VHICULES

charte dutilisation et de mutualisation
attribution de vhicules, de cartes de carburant et de page (notes,
validit
planning dutilisation des vhicules
2 ans
carnet de bord, consommation de carburant, relevs kilomtriques
2 ans
correspondance, listes)
57 / 102
D. U. A.
OBSERVATIONS
SORT FINAL
TERRAINS COMMUNAUX
dossier d'acquisition ou de vente
titre de proprit ou de vente
BTIMENTS COMMUNAUX
dossier d'acquisition
titre de proprit
fichier ou tat des proprits communales bties et non bties
bail emphytotique
Imposition (avis de paiement des taxes)
5 ans
travaux d'entretien
10 ans
dossier d'assurance :
Justification de la DUA : le dlai maximum pendant lequel
la garantie de lassureur peut tre mise en jeu par une
collectivit aprs la date de rsiliation ou dexpiration du
5 ans
contrat
contrat est de 5 ans (code des assurances, article L. 1245). Les dossiers de sinistres en cours ncessitent de
conserver les polices dassurance en vigueur la date du
sinistre.
sinistre et contentieux
expertise lie au renouvellement du contrat
Conserver les gros sinistres.
march public de services (entretien des btiments, maintenance par

exemple) :
offres ou devis retenus
10 ans
offres ou devis non retenus
5 ans
SCURIT DES BTIMENTS ET QUIPEMENTS
58 / 102
D. U. A.
OBSERVATIONS
SORT FINAL
rapport de la commission de scurit
registre de scurit
diagnostics (amiante, par exemple)
contrle technique :
C
En
dure de vie de
installation lectrique et gaz, systme de scurit incendie : rapports et bilan
linstallation ou
cas
daccident
et
de procdure
judiciaire,
quipement
dgager la responsabilit du propritaire de lquipement

: les derniers comptes rendus ne sont donc pas suffisants
pour tablir la rgularit de lentretien.
dure de vie de
quipements (ascenseurs, machine-outils...) : agrment des organismes de
contrle, compte-rendu de visite
linstallation ou
quipement
actions entreprises la suite dune inspection ou dun contrle : procs-
verbal de dcision, bilan

LOCATION DE SALLES
planning d'occupation et / ou de rservation
1 an
demandes de location (contrats, attestations d'assurance)
10 ans
fiche d'tat des lieux
10 ans
BIENS DU DOMAINE PRIV

bail ou contrat de location et dlibration
5 ans aprs fin
contentieux
30 ans
paiement des loyers
10 ans
Conserver selon l'importance.
MONUMENTS CLASSS
arrt de classement ou d'inscription l'inventaire, dossier de travaux de
restauration, sondage et fouilles archologiques
59 / 102
la
jurisprudence retient la notion dentretien rgulier pour
D. U. A.
OBSERVATIONS
SORT FINAL
LOCATION DE LOGEMENTS
enregistrement des demandes de logement
1 an
1 an
validit
1 an
validit
1 an
dure du bail
2 ans
dossier de demande de logement :

imprim rglementaire (numro unique), pices justificatives, courrier de
Les dossiers de demande sont centraliss en Prfecture.
lassistante sociale
commission dattribution des logements :
rglement
dossier de sance : convocation, compte rendu, notification et fiche de
renseignement
Le dossier matre est conserv par les bailleurs de

logements sociaux.
contingent des logements mis disposition de la collectivit :

dossier et fiche descriptive par logement
fiche de gestion, dintervention et de travaux sur les logements
dossier des bnficiaires
dossier dimpays, dassignation et dexpulsion :
assignation au tribunal, avis du maire sur lexpulsion transmis au prfet
VOIRIE ET RSEAUX PUBLICS

VOIRIE
DFINITION ET DLIMITATION DU DOMAINE ROUTIER
plan des voies
tableau de classement unique des voies
Si les donnes n'existent que sous forme numrique, en

prvoir une extraction annuelle et en cas de changement
notable.
alignement et nivellement des voies :
60 / 102
D. U. A.
OBSERVATIONS
SORT FINAL
plan dalignement ou de nivellement, arrt du maire ou du prsident, acte
de transfert, registre
C
arrt du maire ou du prsident

5 ans
notification aux propritaires concerns

plan de mise en accessibilit de la voirie (PAVE) : avis des autorits
Ces arrts sont aussi appels "permission de voirie pour

alignement".
E
C
gestionnaires, compte rendu du comit de pilotage

classement, dclassement et transfert de voirie :
dossier de classement ou de transfert : titres de proprit, actes de
transfert, dlibration, extrait cadastral, enqute publique

dossier de dclassement : dcret en conseil dtat (pour une autoroute),
arrt ministriel (route nationale) ou dlibration du conseil gnral (voirie
dpartementale)
reclassement de la voirie nationale dans la voirie communale, consultation
de la commune ou de lEPCI par le Prfet : arrt du Prfet (si lavis est
favorable) ou dcret en conseil dtat (si lavis est dfavorable)

DSIGNATION DU DOMAINE PUBLIC
dnomination des rues :
Cette liste est dresse pour notification au centre des
impts fonciers ou au bureau du cadastre.
C
liste alphabtique des voies publiques et prives, avec les modifications
Si les donnes nexistent que sous forme numrique, en

prvoir une extraction annuelle et en cas de changement
notable.
commission charge de la dnomination des rues : dossier de sance

numrotage des immeubles, avec les modifications (plan, liste, arrt du
maire ou certificat administratif)
plan
liste
61 / 102
D. U. A.
SORT FINAL
OBSERVATIONS
arrt du maire ou certificat administratif

OCCUPATION DU DOMAINE PUBLIC
autorisation de voirie :
permis
de
stationnement
(chafaudage,
bennes,
camion
de
5 ans
5 ans
validit
dmnagement, etc.)
permission de voirie temporaire
Justification de la DUA : lorsque la dure de lautorisation

permission de voirie, accord de voirie (mobilier urbain, accs riverains,
station-service, etc.)
nest pas indique dans larrt, la DUA correspond la

dure de vie de louvrage.
convention d'occupation temporaire, projet des installations, cahier des
validit
validit
charges
autorisation de saillie : demande et arrt
mobilier urbain (fontaines, bancs, plaques de rue, plaques commmoratives,
etc.) :
C
charte
dure des travaux
dossier de mobilier urbain : demande dimplantation, tude, rponse
ou d'tude
GESTION TECHNIQUE DU RSEAU ROUTIER

programmation :
Le maire assure la coordination des travaux affectant le
C
programme rcapitulatif tabli par le maire et calendrier des travaux
sol et le sous-sol des voies publiques et de leurs

dpendances, sous rserve des pouvoirs dvolus au
reprsentant de ltat sur les routes grande circulation.
concertation avec les riverains : compte rendu de runion

convention d'occupation temporaire du domaine priv
5 ans
validit
excution :
62 / 102
D. U. A.
SORT FINAL
entretien : plans (balayage, viabilit hivernale, etc.)
validit
procdure d'excution d'office : constat contradictoire des quantits de
10 ans
1 an
OBSERVATIONS
travaux raliser
dclaration dintention de commencement des travaux (DICT)
plan de rcolement
convention doccupation temporaire du domaine priv
validit
RGULATION DE LA CIRCULATION
plan de circulation
plan ou schma directeur de jalonnement (vhicules et pitons) : tudes,
schmas, fiches dimplantation

rgulation centralise ou feux routiers :
procdures
statistiques sur le trafic
1 an
Conserver les documents rcapitulatifs.
rapport d'incidents
1 an
Conserver selon lintrt.
enqutes et tudes sur les modes de dplacement, statistiques, rapports
comptage routier
1 an
E
C
tudes, rapports sur l'accidentologie

5 ans
correspondance avec les usagers et les associations
ESPACES VERTS
suivi des cultures et des traitements phytosanitaires :
inventaire des plantations
tableaux de suivi des cultures, des interventions, des produits utiliss, etc.
amnagement et entretien :
5 ans
tudes et plans
63 / 102

D. U. A.
SORT FINAL
5 ans
5 ans
1 an
1 an
dossier technique par espace amnag : note gnrale, projet, dessin, plan,
OBSERVATIONS
photographies
fleurissement : note dorientation, cartographie, dossier de participation aux
campagnes villes et villages fleuris
taille, tonte, dsherbage, arrosage, lagage, etc. : calendrier, liste, tableau
de suivi
relevs pluviomtriques
GESTION DES EAUX

SCHMA, TRAVAUX ET ENTRETIEN
schma directeur de distribution deau potable ou dassainissement
plans et cartes des rseaux
enqutes sur les rseaux
rapport annuel du maire ou du prsident de l'EPCI sur le prix et la qualit du
service public
Le maire assure la coordination des travaux affectant le

programme rcapitulatif tabli par le maire et calendrier des travaux
sol et le sous-sol des voies publiques et de leurs

dpendances, sous rserve des pouvoirs dvolus au
reprsentant de ltat sur les routes grande circulation.
plan de zonage des ouvrages

validit
1 an
plan de rcolement
chaque exploitant.
rapport dinspection des rseaux (inspection tlvise, test dtanchit, test

de compactage, etc.)
10 ans
convention ou dossier de passage ou de servitude
E
C
Le plan est transmis la commune priodiquement par
validit
64 / 102
D. U. A.
OBSERVATIONS
SORT FINAL
DLGATION DE SERVICE PUBLIQUE

convention de dlgation de service public une socit et cahier des
charges
convention intercommunale pour la distribution
fichier des abonns
10 ans
plan des rseaux
E
C
informations relatives aux compteurs
10 ans
facturation aux abonns : historique
10 ans
10 ans
recueil des tarifs appliqus par le service et note prcisant les dispositions
prises pour la remise du rglement du service aux abonns
EAU POTABLE
raccordement au rseau :
C
demande de branchement, avis sur le projet, autorisation

rglement du service des eaux
C
10 ans compter de
contrat d'abonnement
la fin du contrat
dossier d'entreprises pour le passage de leurs canalisations sur le domaine
communal
distribution :
5 ans
demande douverture, de remplacement ou de fermeture de compteur
E
Il
C
bilan et diagnostic annuels de la production et de la consommation
sagit
des
rapports
dassistance
technique
lexploitation, rapports de diagnostic de la qualit des

eaux brutes et de leau traite, etc.
recouvrement de la redevance pour la consommation
5 ans
Conserver les dossiers des gros consommateurs. Les

tarifs et leurs modifications entrent dans le champ de la
65 / 102
D. U. A.
SORT FINAL
OBSERVATIONS
rglementation du maire.
relev priodique de consommation
10 ans
listes et rles annuels des abonns, factures
10 ans
rclamation
5 ans
10 ans
impays (courrier dinformation au maire, demande de renseignement,

facture,)
Il sagit dune pice justificative comptable.
Tri systmatique (v. explications en introduction)
Justification de la DUA : il s'agit d'une pice justificative
augmentation anormale du volume d'eau, attestation d'une entreprise de
10 ans
plomberie fournie par labonn
comptable, dans la mesure o elle peut servir

l'crtement des factures.
contrle de la qualit de l'eau :

C
rapport d'inspection, audit, compte rendu de visite

5 ans
relevs d'analyses conformes
E
C
relevs d'analyses non conformes

source individuelle (dclaration, autorisation de pompage)
C
ASSAINISSEMENT
10 ans
rclamation
5 ans
10 ans

facture,)
zonage d'assainissement
assainissement collectif :
raccordement au rseau (demande de branchement, avis sur le projet,
autorisation)
dversement des eaux uses autres que domestiques : convention de rejet,
rsultats dauto-surveillance, courriers de mise en demeure, statistiques,
tudes, synthses, etc.

66 / 102
D. U. A.
OBSERVATIONS
SORT FINAL
rejets domestiques : courrier de non-conformit
bilan annuel des contrles de fonctionnement du systme dassainissement
raccordement des immeubles :

registre dinformation et prescriptions techniques
exonration, prolongation d'accord, mise en demeure de raccordement :
arrt municipal ou prfectoral, avis des services de ltat

validit
dossier de suivi
raccordement l'gout
E
C
assainissement non collectif:

Selon l'article L. 152-1 du code de l'environnement,
obligations
contrle des installations (examen pralable de la conception et vrification

de lexcution, contrle priodique) : rapport dexamen de conception et de
dure de vie de
vrification de lexcution, rapport de visite, attestation de travaux, fiche de
louvrage + 30 ans
financires
lies
la
rparation
des
dommages causs l'environnement par les installations,

travaux, ouvrages et activits rgis par le prsent code se
prescrivent par 30 ans compter du fait gnrateur de
renseignement des branchements
dommages.
entretien et rhabilitation des installations, traitement des matires de
dure de vie de
louvrage
vidange : convention avec le propritaire, attestation de travaux
E
C
rapport sur les installations privatives dassainissement

eaux pluviales et de ruissellement :
raccordement au rseau (demande de branchement, avis sur le projet,
autorisation)
dossier sur les techniques compensatrices de raccordement des eaux
10 ans
10 ans
1 an
pluviales
taxe facultative pour la gestion des eaux pluviales urbaines (formulaire de
dclaration renvoy par le propritaire la commune ou l'EPCI)
Le formulaire sert de base pour le recouvrement de la

taxe.
fonctionnement des stations de traitement des eaux :

relev technique journalier et mensuel
67 / 102
D. U. A.
SORT FINAL
OBSERVATIONS
relev technique annuel, statistique
Ce contrle de tous les dispositifs dassainissement,

contrle chimique et bactriologique :
stations dpuration comprises, est une comptence

obligatoire de la commune.
C
rapport, statistiques
5 ans
relev d'analyses conforme
E
C
relev d'analyses non conforme
CHEMIN DE FER
tablissement de voies, gares, ouvrages dart, cration / suppression de
lignes
enqutes et expropriations
dclassement des voies
tudes techniques et financires
plans
rglement
tarifs, horaires
accidents
relations avec les compagnies de chemin de fer
autorisation doccupation du domaine public ferroviaire accorde par les
organismes propritaires
LIGNE GRANDE VITESSE (LGV)
correspondance avec Rseau ferr de France (RFF)
avant-projet sommaire, tudes prliminaires (dossier de consultation)
5 ans
plaquettes d'information
5 ans
68 / 102
Dossiers fournis par Rseau ferr de France (RFF)
D. U. A.
SORT FINAL
5 ans
runions d'information organises par Rseau ferr de France

dossier d'enqute publique
document de prsentation des engagements de l'tat
runions d'information organises par la mairie
dossier du comit ou de l'association de dfense de l'environnement
revue de presse
OBSERVATIONS
Sur format papier, sur DVD et rapport sur Cdrom.
LECTRICIT
CONCESSIONNAIRES
bilan d'exploitation
C
Ces rapports d'activit ne sont pas spcifiques une
informations donnes par les concessionnaires (compte rendu d'activit)
5 ans
collectivit et sont envoys toutes les collectivits

adhrentes. Ces documents sont conservs par Sorgies.
avis de coupure d'lectricit, avis d'ouverture de march, avis de relev de
2 ans
compteurs
bilan de la consommation et des dpenses
E
C
RSEAUX
enqute sur les rseaux
demande de renseignements sur lexistence et limplantation douvrages

souterrains, ariens et subaquatiques (DR)
1 an
1 an
dossier dlectrification (plan, convention, march)
transformateur
plans
69 / 102
D. U. A.
SORT FINAL
tude gologique
dossiers de travaux
plan de rcolement
validit
branchement individuel
OBSERVATIONS
E
C
adoption du projet de trac de ligne :

dossier tabli en vue de la dclaration dutilit publique (DUP), arrt
10 ans
ministriel
Le dossier matre est vers par les services dconcentrs

de ltat aux archives dpartementales.
Il peut sagir dun projet sans approbation pralable
projet dexcution de canalisations lectriques, demande davis (dossier de

consultation ou dossier de construction)
1 an compter de la
fin des travaux
(procdure dite art.49 ) ou avec approbation pralable

(procdure dite art. 50 ). Dans ce dernier cas, le
dossier est un dossier de construction.
validit
carnet de consignation et d'autorisation de travail sous tension (ATST)
validit

chaque exploitant.
DISTRIBUTION (ABONNS ET COMPTEURS)

C

information sur les travaux projets, plans
rclamation
facture,)
2 ans
5 ans
10 ans
10 ans
CLAIRAGE PUBLIC
plan de rcolement, tude technique prliminaire
C
70 / 102
D. U. A.
SORT FINAL
10 ans
1 an
validit
travaux d'entretien
OBSERVATIONS

chaque exploitant.
plan Lumires :
schma directeur damnagement (note dintention), plan, charte (principes
dclairage)
validit
1 an
validit
Conserver les modifications majeures.
gestion de la maintenance des clairages publics :

enregistrement et gestion des pannes, planification des interventions et des
tournes de nuit
cartographie de lclairage et des points lumineux
dossier des mises en lumire :
dure de vie du
notices techniques, description des installations neuves, plans
dispositif
dossier technique des illuminations ponctuelles (Nol, etc.)
1 an
GAZ
tude pralable (convention signe avec l'oprateur, compte rendu de
runion, plan)
construction du rseau (compte rendu de runion de coordination de
travaux, plan de rcolement)


71 / 102
validit
1 an
validit

D. U. A.
SORT FINAL
OBSERVATIONS
chaque exploitant.
plan de rcolement
C
TLCOMMUNICATIONS
validit
validit
plan de rcolement

chaque exploitant.
enfouissement des rseaux de tlcommunication :

10 ans compter de
la fin de la
conventions financires signes avec les oprateurs, devis, factures, plans
Conserver les plans si la carte des rseaux n'existe pas.
convention
rmetteur et antenne relais :
convention relative linstallation et lexploitation, dcrets fixant les
servitudes radiolectriques de lmetteur

C
TRANSPORTS
PLANIFICATION DES DPLACEMENTS
plan local de dplacement, plan cyclable, plan de dplacements dentreprises
72 / 102
D. U. A.
OBSERVATIONS
SORT FINAL
ou inter-entreprises, plan pdestre
URBANISME
PLANIFICATION URBAINE
(carte communale, plan d'occupation des sols, plan local d'urbanisme)
tude pralable
cration :
C
propositions des communes, arrt prfectoral dlimitant le primtre, avis

concertation, commission locale :
Les supports de communication peuvent faire lobjet dun

compte rendu de runion publique, communiqu de presse, panneau
dexposition, maquette, bilan
tri selon leur intrt et tre conservs sous forme de

reproduction.
laboration :
documents prparatoires : avant-projet, avis des personnes publiques
associes et consultes, observations des associations locales agres,
compte rendu de runion de groupe de travail
rglement, documents graphiques, annexes

compte rendu du dbat dorientation, dlibration arrtant le projet,
document durbanisme, arrt
approbation :
Une fois approuv, le document est transmis au prfet et
publi.
C
bilan de lenqute publique, document durbanisme approuv
Pour les documents durbanisme intercommunaux, il faut

privilgier la conservation de lexemplaire dans lEPCI. Il
peut alors tre limin dans les communes membres.
volution :
rvision (mme procdure que l'laboration), modification (dlibration,
enqute publique), modification simplifie (dlibration, dossier mis

73 / 102
D. U. A.
OBSERVATIONS
SORT FINAL
disposition du public), suppression (jugement annulant ou dclarant illgal le

document durbanisme)
dclaration de projet :
tude pralable, dlibration, enqute publique, dossier damnagement,
avis de lautorit environnementale

plan local d'urbanisme, plan d'occupation des sols ou carte communale des
validit
autres communes
ZONE D'AMNAGEMENT CONCERTE (ZAC)

tude pralable, notamment tude pralable de scurit publique
C
Les supports de communication peuvent faire lobjet dun
concertation (panneau de communication, maquette, bilan)
tri selon leur intrt et tre conservs sous forme de

reproduction.
cration :
rapport de prsentation, plan de situation et de dlimitation du primtre de
la zone, document sur le rgime de la taxe locale dquipement et de la taxe
damnagement, tude dimpact

laboration :
documents
prparatoires
avant-projet,
avis,
avis
de
lautorit
environnementale, compte rendu de runion

dossier de ralisation : programme des quipements publics, programme
global des constructions, modalits de financement, plan damnagement
de zone (PAZ, registre de contributions, rapports, notes, compte rendu,

plans
compte rendu de runion publique, dlibration arrtant le projet, dossier de
ralisation, arrt
approbation :
C
bilan de lenqute publique, dossier de ralisation approuv

dossier de concession avec l'amnageur :
procdure de publicit, trait de concession, dossiers dexpropriation et de
premption, cahier des charges, note de conjoncture, comptes rendus,

74 / 102
D. U. A.
OBSERVATIONS
SORT FINAL
actes de cession des terrains

dossier de construction :
C
dossier de consultation des promoteurs et des architectes, conventions

volution :
modification (mme procdure que la cration), suppression (proposition ou
La ZAC est acheve lorsque les travaux damnagement
avis de linitiateur, rapport de prsentation, dlibration), achvement
(dclaration attestant lachvement et la conformit des travaux, actes de
et dquipement sont termins et que toutes les parcelles

sont vendues.
cession des terrains)

bilan
AUTORISATION D'OCCUPATION DU SOL

carnets de rcpisss des demandes d'autorisation doccupations du sol,
certificats de situation
Les certificats sont des copies demandes par les

1 an
notaires dans le cadre de la prparation dun acte de

vente.
renseignements durbanisme
1 an
registre
E
C
CERTIFICATS D'URBANISME
dossier de certificat (formulaire, plans, photographies, etc.)
validit
Conserver les certificats d'urbanisme antrieurs 2001

relevant de l'article L 111-5 du Code de l'urbanisme.
PERMIS DE CONSTRUIRE, D'AMNAGER ET DE DMOLIR

dossier de permis (formulaire, plans, photographies, dclaration douverture
de chantier, dclaration attestant lachvement et la conformit des travaux,
procs-verbal dinfraction, arrt accordant lautorisation, etc.) :
C
permis accord
3 ans
permis refus, permis sans suite
DCLARATION PRALABLE
dossier de dclaration :
75 / 102
D. U. A.
OBSERVATIONS
SORT FINAL
formulaire, plans, photographies, dclaration douverture de chantier,

C
dclaration attestant lachvement et la conformit des travaux, procsverbal dinfraction, arrt accordant lautorisation, etc.
LOTISSEMENT
dossier de permis damnager ou dossier de dclaration pralable (projet de
rglement,
programme
et
plans
des
travaux
dquipement,
projet
architectural, paysager et environnemental, tude dimpact, etc. :

C
permis accord
1 an aprs dcision
permis refus et sans suite
dossier damnagement :
dclaration dutilit publique, enqute parcellaire, liste des bnficiaires de
C
lots vendus, tracs de voirie, projets de travaux, plans, dclaration attestant

lachvement et la conformit des travaux, actes de vente des lots
rglement du lotissement, cahier des charges

incorporation des voies, rseaux et espaces verts au domaine public :
enqute publique, arrt, acte notari ou administratif
Ce dossier nexiste que dans le cas des lotissements

privs.
constitution de lassociation syndicale (libre ou autorise) :

statuts, compte rendu dassemble gnrale, de conseil dadministration et
de bureau
DROIT DE PREMPTION URBAIN (DPU)

cration du primtre (dlibration, plans)
dclaration dintention daliner :

C
registre
Le titulaire du droit de premption a deux mois pour

5 ans
formulaire des dclarations d'intention d'aliner sans suite
ragir. Toutefois, la DUA a t tendue 5 ans pour

garder trace des prix pratiqus.
76 / 102
D. U. A.
OBSERVATIONS
SORT FINAL
premption :
registre d'acquisition
dossier : dclaration d'intention d'aliner, notification de premption,
jugement du juge de lexpropriation, acte de rtrocession

rserve foncire, relation avec les tablissements publics fonciers locaux :
C
statuts, compte rendu dassemble gnrale, de conseil dadministration et

de bureau
droits de premption exercs par des personnes publiques autres que la
commune
Il s'agit par exemple, du droit de premption sur les

5 ans
avis de la commune
espaces naturels et agricoles priurbains exerc par le

dpartement (code de lurbanisme, art. L 143-3).
ENQUTE D'UTILIT PUBLIQUE

La phase administrative suit une procdure en huit
tapes.
TAPE 1 - INITIATIVE
support de communication de l'initiateur, compte rendu de dbat public
Linitiative
peut
venir
de
ltat,
dune
territoriale, dun tablissement public, etc.
TAPE 2 - TUDE D'IMPACT

analyse de ltat initial du site et de son environnement, analyse sur les effets
directs et indirects sur lenvironnement, etc.
TAPE 3 - ENQUTE PRALABLE LA DCLARATION D'UTILIT PUBLIQUE

dossier de lenqute :
notice explicative (objet, site et insertion dans lenvironnement du projet)
plan de situation
primtre dlimitant les immeubles exproprier, estimation sommaire des
acquisitions raliser
77 / 102
collectivit
D. U. A.
SORT FINAL
OBSERVATIONS
pices complmentaires :
plan gnral des travaux
caractristiques principales des ouvrages les plus importants
tude d'impact
arrt prfectoral prescrivant l'enqute publique
publicit (coupures de presse, certificat de publication, avis daffichage)
10 ans
Cet arrt dsigne le commissaire-enquteur, prcise

lobjet de lenqute et en fixe la dure et les modalits.
observations du public et de linitiateur de lenqute :

registre d'enqute cot et paraph par le commissaire-enquteur
ptition
compte rendu de visite du commissaire-enquteur et de runion publique
consultations par le commissaire-enquteur (avis d'instances extrieures,

avis de lautorit environnementale)
Avis du service des Domaines, des ministres concerns,

du conservatoire du littoral, etc.
Les pices originales sont adresses au Prfet. Toutefois,
conclusions sur lutilit publique :
une copie est dpose la mairie.
rapport d'enqute
conclusions du commissaire-enquteur
C
TAPE 4 - CONSULTATIONS
avis du service des Domaines ou de ministres
tape ventuelle prvue dans certains cas (Code de

lexpropriation pour cause dutilit publique, art. R 11-15).
TAPE 5 - VALIDATION DE L'INTRT GNRAL DU PROJET

Si lexpropriation a ncessit une enqute renforce, la
dclaration de projet
collectivit doit se prononcer sur lintrt gnral du projet

par une dclaration de projet (Code de lenvironnement,
art L 126-1, Code de lexpropriation pour cause dutilit
78 / 102
D. U. A.
SORT FINAL
OBSERVATIONS
publique, art L 11-5).
TAPE 6 - DCLARATION D'UTILIT PUBLIQUE

Elle doit intervenir au plus tard un an aprs la clture de
arrt prfectoral, arrt inter-prfectoral, arrt ministriel, dcret en
Conseil dtat, document justifiant le caractre d'utilit publique
lenqute pralable (Code de lexpropriation pour cause

dutilit publique, art. L 11-5).
TAPE 7 - ENQUTE PARCELLAIRE

dossier de l'enqute (plan parcellaire, liste exhaustive des propritaires
concerns), arrt prfectoral douverture, registre des observations des
propritaires,
rapport
du
commissaire-enquteur sur
le
primtre
exproprier
TAPE 8 - DCLARATION DE CESSIBILIT DU TERRAIN
arrt de cessibilit du Prfet
saisine du juge sur dossier transmis par le prfet (dclaration dutilit

publique, plan des parcelles exproprier, arrts de cessibilit et leur
notification,
publicit),
ordonnance
dexpropriation,
jugement
fixant
lindemnit, notification des offres de la collectivit aux parties expropries,
Il peut arriver que la procdure naille pas son terme ;

on conservera tout de mme le dossier.
acte de rtrocession le cas chant
HABITAT
observatoire du logement (bilan qualitatif et quantitatif)
C
PLANIFICATION
plans dpartementaux :
C
dossier de contribution de la commune ou de lEPCI

validit
plan
programme local de lhabitat
politique de logements destins des populations spcifiques (tude,
79 / 102
D. U. A.
OBSERVATIONS
SORT FINAL
analyse, projet, suivi)

POLITIQUE DU LOGEMENT
construction et rnovation de logements :
programme, convention avec les bailleurs et les promoteurs ou protocole de
partenariat
subvention et aide la pierre (convention, identification, suivi)
10 ans
logement conventionn (offre de location par des particuliers)
1 an
5 ans
promoteurs et bailleurs :
publicit du programme, compte rendu de runion, tudes des groupes de
travail
acteurs sociaux (associations, foyers des jeunes travailleurs, etc.) :
C
rapport, compte rendu de runion, convention

partenaires institutionnels (ADIL), confdration nationale du logement :
1 an
assemble gnrale et conseil d'administration
TUDE ET VALUATION
dispositif
de
veille
sur
lhabitat
social,
confrence
communale
ou
intercommunale du logement (rapport annuel, statistiques annuelles)

fiches annuelles de renseignements remplies par le bailleur pour les
mnages rentrant
1 an
OPRATION PROGRAMME D'AMLIORATION DE L'HABITAT (OPAH)

phase prliminaire (tude, diagnostic, statistiques, compte rendu de runion)
programme d'action, convention entre la commune ou le groupement de
communes, l'ANAH et l'tat (primtre de l'opration, plans, bilan)

montage financier et subvention verse la commune, subvention de ltat
aux propritaires (liste rcapitulative, dossiers individuels)
80 / 102
10 ans
D. U. A.
SORT FINAL
OBSERVATIONS
OPRATION DE RSORPTION DE L'HABITAT INSALUBRE

dossier d'expropriation, dossier de rhabilitation ou dmolition, dossier de
relogement des personnes expropries
SANT ET ENVIRONNEMENT
ACTIONS DE SENSIBILISATION SANITAIRE
bilan :
programmes nationaux ou locaux (plan national nutrition sant), EPODE
(Ensemble prvenons l'obsit des enfants), etc. : convention, programme
SANT
CONSULTATION, SOINS ET VACCINATION
enregistrement des bnficiaires :
C
registre
30 ans
dossiers ou fiches individuels
20 ans compter du
dernier acte mdical
dossiers mdico-scolaires
et au moins
jusqu'aux 28 ans de
l'enfant
HOSPITALISATION DOFFICE
5 ans compter de
diagnostic de la pathologie (certificat dun mdecin de ville)
la leve de
lhospitalisation
5 ans compter de
dcision dhospitalisation (arrt provisoire du maire, arrt prfectoral)
la leve de
lhospitalisation
81 / 102
D. U. A.
SORT FINAL
5 ans
transport de lintress (arrt du maire)

fichier des interns doffice
OBSERVATIONS
C
LUTTE CONTRE LES MALADIES TRANSMISSIBLES LHOMME
tude, enqute, rapport
5 ans
POLICE SANITAIRE
dsinfection, dratisation, dsinsectisation :
C
bilan, statistiques
demande d'intervention
2 ans
rapport d'intervention
5 ans
validit
lutte contre la surpopulation animale :

convention avec des associations
rapport, statistiques
5 ans
rapport d'intervention
INSTALLATIONS CLASSES
implantation et extension (avis des communes, dlibration, dossier
denqute publique)
rapport d'inspection des services de l'tat
10 ans
Conserver selon l'intrt.
10 ans
MINES ET CARRIRES
prospection :
dossier de demande (tude d'impact, mmoire technique, programme de
travaux, documents cartographiques), avis du maire, permis exclusif ou
10 ans
Le dossier matre est conserv par les services de ltat.

autorisation de recherches
exploitation (arrt, concession, permis exclusif de carrire)
rclamations
5 ans
82 / 102

D. U. A.
SORT FINAL
tudes d'impact ralises par la commune
OBSERVATIONS
ORDURES MENAGERES
rapport annuel sur le prix et la qualit du service public pour l'limination des
dchets
rapport d'inspection des services de l'tat
C
COLLECTE
rglement
tournes, organisation et contrle :

disques chronotachygraphes, cahier de prise de poste sign des chauffeurs
5 ans
planning journalier, fiche de contrle quotidien des vhicules, cahier de
1 an
1 an
1 an
10 ans
lavage des vhicules

gestion des bacs ordures :
ordres de services (mise en place, rparation, modification), planning
hebdomadaire des livreurs, fiches de travail, bon de livraison
rclamation des particuliers
liste et rle des abonns, factures
DCHETTERIES
autorisation d'ouverture
rapport priodique d'activit
registre d'entre en dchetterie des vhicules et des usagers
1 an ou 10 ans
cahier de tourne effectue, disques chronotachygraphes
5 ans
registre du nombre de bennes transporter, planning, fiche de suivi de
1 an
Si le registre est une pice justificative comptable, le

conserver 10 ans.
organisation du travail :
vidage des bennes

83 / 102
D. U. A.
SORT FINAL
1 an
10 ans
OBSERVATIONS
gestion des flux :

relev mensuel des tonnages
bon de pese
Pice justificative comptable.
TRAITEMENT
exploitation des usines d'incinration ou de recyclage et des centres
d'enfouissement :
C
cahier des charges, contrat, statistiques

bons de pese
matires dangereuses (attestation de prise en charge, bordereaux de suivi,
registres)
10 ans
5 ans
Conserver les registres.
PROTECTION DU CADRE DE VIE

rglement sanitaire dpartemental
validit
PUBLICIT
rglement local de publicit
laboration : compte rendu de groupe de travail, avis, enqute
arrt
recensement gnral des panneaux
implantation de panneaux :
dclaration pralable (plan d'implantation, photographies)
5 ans
10 ans
5 ans
taxe locale sur la publicit (emplacements publicitaires, affiches, rclames et

enseignes lumineuses, vhicules publicitaires) :
dclaration
relations avec les socits d'affichage (compte rendu de runion)
84 / 102
La dclaration permet de calculer la taxe : elle est

transmise chaque anne par l'exploitant.
D. U. A.
OBSERVATIONS
SORT FINAL
ENSEIGNES ET PR-ENSEIGNES
tarifs (dlibration annuelle)
5 ans
5 ans
5 ans
dossier d'instruction des demandes de pose (relevs, plans, photographies,

avis des Btiments de France et demande de modification ventuelle, arrt
individuel d'autorisation)
infraction (procs-verbal de contravention, arrt de mise en demeure,
photographie)
NUISANCES SONORES LIES AU VOISINAGE ET AUX INFRASTRUCTURES

carte de bruit
plan de prvention du bruit dans l'environnement
rclamation des particuliers, procs-verbal de constat d'infraction
5 ans
rapport de contrle, audit
C
POLLUTION ATMOSPHRIQUE
rapport d'inspection des services de l'tat, audit
PRVENTION DES RISQUES NATURELS ET TECHNOLOGIQUES

TAT
laboration (dossier d'enqute publique, avis des conseils municipaux et
d'exploitants d'installations, tudes, comptes rendus de groupe de travail),
validit
document final (rapport de prsentation, documents graphiques, rglement)

COMMUNE
plan de prvention :
C
plan communal de sauvegarde (PCS)

10 ans
dispositif de surveillance : rapport priodique
dispositif d'astreinte en situation exceptionnelle

85 / 102
D. U. A.
SORT FINAL
10 ans
exercice d'alerte : organisation, compte rendu
OBSERVATIONS
rapport annuel d'activit

information la population :
validit
dossier dpartemental sur les risques majeurs (DDRM)
document dinformation communal sur les risques majeurs (DICRIM)
instance de concertation et dinformation (ex. : comit local d'information et
Le dossier matre est vers par les services de ltat aux

de concertation ou CLIC, cr par le Prfet) : compte rendu de runion
CONTRLE DES COMMERCES ALIMENTAIRES

enqute prventive (demande d'avis des commerants)
5 ans
dossier de rclamation contre les commerces alimentaires :

signalement et plainte, procs-verbal d'infraction, rapport d'inspection ou
C
d'enqute, prlvements, demande de mise en conformit, mise en

demeure, arrt du maire de fermeture provisoire ou dfinitive
prlvements effectus par le laboratoire d'hygine :
5 ans
relev d'analyses conforme
E
C
relev d'analyses non conforme
HABITAT INSALUBRE
fichier des immeubles frapps dinsalubrit
dossier de constat dinsalubrit :

signalement et plainte, rapport dinspection ou denqute, demande de mise
en conformit, mise en demeure, rapport communal prsent au conseil
dpartemental
de
lenvironnement
technologiques (CODERST),
et
des
risques
sanitaires
et
avis du CODERST, arrt prfectoral
dinsalubrit
dossier CREP (constat de risque dexposition au plomb) rvlant un rsultat
86 / 102
D. U. A.
OBSERVATIONS
SORT FINAL
positif :
C
rapport dexpertise, enqute environnementale, notice dinformation

demande dinformation sur la salubrit des immeubles
2 ans
Il s'agit de demandes de notaires, de gomtres ou de

particuliers.
ACTION SOCIALE
DOCUMENTS GNRAUX
enqute, statistiques et bilan
analyse des besoins sociaux
fiche rcapitulative, par bnficiaire, des aides reues
CENTRE COMMUNAL D'ACTION SOCIALE

(anciennement bureau de bienfaisance puis bureau d'aide sociale)
conseil
d'administration
ou
commission
administrative
(composition,
dlibrations, compte-rendu)
gestion du personnel
V. personnel communal
financement et comptabilit
V. finances et comptabilit
relation avec les organismes sociaux ou judiciaires (correspondance,

registre d'enregistrement "arrive-dpart")
10 ans
rglementation (circulaire interne, organigramme)
convention avec le dpartement
ACTION SOCIALE OBLIGATOIRE

DOSSIERS DES BNFICIAIRES
commission permanente dadmission :
87 / 102
D. U. A.
OBSERVATIONS
SORT FINAL
C
procs-verbal de runion, dcisions dadmission

5 ans
notifications des dcisions et rcpisss, carnets souches

liste nominative annuelle des bnficiaires par type daide
E
C
La commune est lorganisme instructeur par dlgation et
dossier individuel de demande dadmission au bnfice de laide transmis

lorganisme instructeur (formulaire de demande, pices justificatives, compte
rendu denqute, notification dadmission, bordereau denvoi, bordereau
dcisionnaire, mais le paiement est effectu par le

2 ans
dpartement (ex. : revenu de solidarit active ou RSA).

Appliquer une DUA de 30 ans pour les dossiers
dallocation)
antrieurs au 19 juin 2008.

dossier de demande refus ou rest sans suite
2 ans
OBLIGATIONS ALIMENTAIRES
copie des convocations
2 ans
dossier daide alimentaire
2 ans
Le CCAS sert de relais de transmission des dcisions du

tribunal.
ACTION SOCIALE FACULTATIVE

ACTION SOCIALE FACULTATIVE RCURRENTE
enregistrement annuel des bnficiaires
dossier d'aide sociale facultative individuel ou familial :

documents dtat civil, enqutes et notes du travailleur social, dclaration
des ressources et attestations diverses (certificats mdicaux), relev
didentit bancaire, montant ou nature de laide alloue (pices comptables),
10 ans
2 ans
pices justificatives (quittances et factures) permettant le rglement de la

dpense, notification
dossier de demande daide sociale refuse ou sans suite
AIDE SOCIALE FACULTATIVE EXCEPTIONNELLE

mise en place de laide (plan daction, procs-verbal de runion, notes)
88 / 102
D. U. A.
OBSERVATIONS
SORT FINAL
suivi de laide :
liste des bnficiaires, synthse, revue de presse
dossier de bnficiaire
aide d'urgence ponctuelle aux administrs :

La liste des aides ainsi attribues figure en annexe du
dossier de bnficiaire(s), notes, copie du bon de rgie, facture, liste de
bnficiaires, etc.
procs-verbal du conseil dadministration du centre

daction sociale.
SERVICES AUX PERSONNES GES

AIDE-MNAGRE, TLASSISTANCE, REPAS DOMICILE
procdure, cration et mise en place
note rcapitulative, statistique et bilan
liste rcapitulative des aides mnagres, des repas distribus, etc.
5 ans
E
dossier de bnficiaire
10 ans
Conserver 2 exemplaires par type d'aide sur une priode

d'un an.
planning de travail des agents sociaux
1 an
5 ans
5 ans
5 ans
1 an
feuille dmargement signe par le bnficiaire et lagent social, rcapitulatif

des prestations effectues par agent (ex. : aide-mnagre), tat de la
facturation et remboursement par les assurances sociales (caisse rgionale
Ces documents peuvent servir ltablissement des

bulletins de paie.
dassurance maladie, mutuelle, etc.)

rcapitulatif des prestations effectues par agent (aide-mnagre par
exemple)
tat de la facturation et remboursement par les assurances sociales (caisse
rgionale dassurance maladie, mutuelle, etc.)
portage de repas (menus hebdomadaires)
89 / 102

bulletins de paie.
bulletins de paie.
Conserver 5 exemplaires par an.
D. U. A.
SORT FINAL
OBSERVATIONS
REPAS ET ANIMATIONS DIVERSES

programme, inscriptions, notes, compte rendu, bilan, photographies, etc.
2 ans
ENFANCE ET JEUNESSE
AFFAIRES SCOLAIRES
CARTE SCOLAIRE
tablissement scolaire public :
dossier de cration ou de fermeture (dossier prparatoire, arrt prfectoral
pris sur avis de la collectivit), dnomination

organisation de la carte scolaire :
demande douverture et de fermeture de classe : rapport des inspecteurs
C
dacadmie, dlibration, arrt et dcision douverture et de fermeture de

classe
dtermination du ressort territorial de chaque cole : dlibration

drogation la carte scolaire :
demande de drogation au primtre scolaire pour inscription dans une
cole dune commune autre que celle de rsidence de lenfant ou pour
5 ans
inscription dans une cole de la commune situe dans un autre quartier

C
commission des drogations : procs-verbal, compte rendu

accueil des enfants des communes voisines dans les quipements scolaires
10 ans
et priscolaires : conventions
GESTION DES EFFECTIFS
dossier de pr-inscription (fiche de renseignement, pices justificatives)
1 an
liste des enfants effectivement inscrits
1 an
statistiques
enqute (questionnaire, rsultats)
90 / 102
D. U. A.
SORT FINAL
10 ans
bourse dtudes communale (dossier individuel)
OBSERVATIONS
instruction domicile :
jusqu'aux 16 ans de
l'enfant ou au dpart
dclaration des parents au maire, enqute sur les conditions dinstruction
de la commune
liste des enfants soumis l'obligation scolaire
1 an
Liste dresse tous les ans.
RELATIONS AVEC L'DUCATION NATIONALE

runion avec les enseignants et le directeur acadmique des services de
lducation nationale (compte rendu)

recensement annuel des enseignants (fiche de renseignements)
1 an
avis de nomination des enseignants
1 an
10 ans
Ces avis sont envoys par les services acadmiques pour

information du maire.
indemnit reprsentative de logement (IRL) :

liste nominative des enseignants non-logs dans la ville et tat des sommes
payer
COLES PRIVES
convention financire
bilan financier
avis de nomination des enseignants
10 ans
1 an
CONSEILS
conseil dpartemental de lducation nationale, conseil territorial de
l'ducation nationale ( rapport dvaluation, procs-verbal)
5 ans
5 ans
5 ans
Le conseil territorial de l'ducation nationale a t

supprim en 2013.
conseil dcole :
ordre du jour, convocation, compte rendu ou dlibration, tableau
rcapitulatif des demandes
liste des reprsentants lus des associations de parents dlves
91 / 102
D. U. A.
SORT FINAL
OBSERVATIONS
PROJETS DES TABLISSEMENTS

projet dcole :
documents prparatoires : programme, planning, compte rendu de runion,
1 an
5 ans
10 ans
affiche, support de communication

document dfinitif
projet ducatif avec participation de la commune (descriptif, bilan)
SORTIES ET SJOURS DUCATIFS SUR LE TEMPS SCOLAIRE

dossier dinscription :
fiche de renseignements, pices justificatives (dont le quotient familial)
liste des lves participants
10 ans
10 ans
projet pdagogique du sjour ducatif, bilan du sjour
C
DISPOSITIF RUSSITE DUCATIVE
charte de fonctionnement, charte de confidentialit
comit de pilotage (compte rendu, programmation, bilan)
suivi des enfants (fiche d'engagement parental, bilan de situation de l'enfant,
5 ans
fiche de suivi individuel)
CAISSE DES COLES

statuts, dlibration, registre de dlibrations
liste des bnficiaires et de fournitures
rapport
comptabilit
Mme traitement que la comptabilit communale.
SANT ET HYGINE
VACCINATION
92 / 102
D. U. A.
OBSERVATIONS
SORT FINAL
liste ou registre des enfants vaccins, fiches de vaccination
statistique et rglementation
C
SURVEILLANCE MDICALE
28 ans compter de
dclaration daccident
la date de naissance
projet daccueil individualis (PAI) : protocole quadripartite entre le directeur

de lcole, le mdecin scolaire, les parents de lenfant et le maire, tat
5 ans
rcapitulatif nominatif des enfants accueillis
Les projets daccueil individualis (PAI) sont tablis

annuellement.
RESTAURANT SCOLAIRE
rglement
commission des menus (compte rendu)
menus
planning d'organisation des tournes de distribution des repas et denres
(portage)
1 an
1 an
contrle sanitaire (charte qualit, rapport dinspection, audit, compte rendu
de visite)
analyse sanitaire de laboratoire
relevs de temprature
Conserver 5 exemplaires par an.
5 ans
1 an sauf
contentieux
T
E
Conserver les analyses non conformes.

En cas de contentieux, les relevs de temprature seront
intgrs dans le dossier.
6 mois compter de
traabilit
la date de
premption
enqutes de satisfaction repas
C
modle de questionnaire
1 an
rponses aux questionnaires

93 / 102
Conserver les questionnaires sil ny a pas de documents

rcapitulatifs.
D. U. A.
SORT FINAL
OBSERVATIONS
synthse et analyse des rponses

rles de facturation et tats pour la facturation
10 ans
tats de frquentation
10 ans
tarifs
C
1 aprs quitus du
tickets de cantine, tats rcapitulatifs des repas pays
comptable ou 5 ans
rgimes alimentaires particuliers (allergies)
v. Projet daccueil individualis (PAI).
TRANSPORT SCOLAIRE
inscription des lves :
listes et dossiers de demande (formulaire, copie du livret de famille,
2 ans
10 ans
justificatif de domicile), attestation de prise en charge

liste des lves effectivement pris en charge
contrat sign avec une socit prive
fonctionnement (rglement, tarifs, horaires, plans de desserte,...)
C
28 ans compter de
accidents
la date de naissance
ACTIVITS PRISCOLAIRES, EXTRA SCOLAIRES ET TEMPS LIBRE

(GARDERIE, CENTRE DE LOISIRS,...)
PARTENARIATS
contrat ducatif local (CEL) :
contrat, liste dactions et cots associs, fiche action, mise en uvre (suivi
des crdits, bilan)

financement de dispositifs ducatifs par la CAF :
diagnostic pralable, contrat entre la CAF et la collectivit, appel projet,
bilan, prsentation du projet, convention avec des associations
94 / 102
Il sagit par exemple du Contrat enfance (CE), Contrat

temps libre (CTL), Contrat enfance et jeunesse (CEJ).
D. U. A.
OBSERVATIONS
SORT FINAL
INSCRIPTIONS ET FRQUENTATION
dossier d'inscription :
Si le calcul du cot de la prestation se base sur le
quotient familial, il convient dappliquer une DUA de 10
fiche de renseignement avec les coordonnes des parents, autorisations

parentales diverses (de retrait par dautres personnes que les parents, etc.),
5 ou 10 ans
attestation dassurance, pice justificative de ressources le cas chant
ans (pice justificative comptable).

Il sagit dun dossier annuel rempli chaque rentre
scolaire.
tat de prsence des enfants
10 ans
planning des activits
2 ans
rapport d'indiscipline
5 ans
ACCUEIL COLLECTIF DE MINEURS

rglement
habilitation par la direction dpartementale de la cohsion sociale (DDCS) :

demande, projet pdagogique, liste du personnel, copie de diplmes,
C
effectifs des enfants accueillis, procs-verbal de la commission de scurit,

rcpiss dhabilitation
rapport des moniteurs, compte rendu d'activit des enfants, planning
d'activits et brochures
productions d'enfants
Possibilit de conserver quelques exemples.
ACTIONS EN FAVEUR DE LA JEUNESSE

(TREMPLINS JEUNES TALENTS, POINT JEUNES, BOUTIQUE INFO JEUNES,..)
Le sort final des travaux raliss par les candidats dans le
aide aux initiatives des jeunes (appel projet annuel, projets dposs, jurys,
10 ans
synthse)
cadre de ces vnements doit tre prvu dans le

rglement, en conformit avec les rgles applicables au
droit de la proprit intellectuelle.
95 / 102
D. U. A.
OBSERVATIONS
SORT FINAL
CULTURE, SPORT ET VIE ASSOCIATIVE

CULTURE
MANIFESTATION CULTURELLE
calendrier ou agenda des manifestations
crmonies annuelles
dossier
d'organisation
des
manifestations
ponctuelles
(sminaires,
colloques, festival, ftes et bals, etc.)
1 an
1 an
Conserver
l'anne
de
mise
en
place,

exposition :
conception : note dintention, liste et dossier duvre, documentation runie,
correspondance avec les collectionneurs et artistes, fiche de prts, constat
dtat et valeur dassurance, documents relatifs la scnographie, textes,

panneaux, cartels et catalogue
action pdagogique et culturelle : programme des vnements, support
pdagogique
C
valuation : bilan de frquentation, livre dor

QUIPEMENTS CULTURELS
action pdagogique (programme des vnements, support pdagogique,
rapport des enseignants, bilan)

dossier de recherche caractre scientifique
1 an
BIBLIOTHQUE, MDIATHQUE, MUSE

rapport d'activit, rapport d'inspection du service
rglement intrieur
guide du public
96 / 102
les
dates
D. U. A.
SORT FINAL
fichier des lecteurs
1 an
fiches d'inscription des lecteurs
1 an
statistiques de frquentation
OBSERVATIONS
rcolement, inventaire des collections ou catalogue, registre des entres,

plan dacquisition ou charte des collections, liste dacquisition, plan de
sauvegarde, plan dintervention durgence

gestion des collections patrimoniales :
dossier duvre ou dobjet patrimonial : documents dacquisition, de
restauration, de prt
C
conservation prventive : fiche de procdure, audit, dossier technique

restauration : liste des documents restaurs, dossier de restauration du
document ou de luvre (constat dtat, fiche dintervention, rapport,

procs-verbal de prise en charge et de retour, valeur dassurance)
reproduction (microfilmage, numrisation, etc.) : liste des documents, plan
de nommage, compte rendu

C
fichier des communications

gestion des collections de lecture publique :
destruction des collections dsherbes : liste des documents dtruits
1 an
don ou vente des collections dsherbes (braderies, etc.) : liste des
1 an
demande de communication, de prt inter bibliothques
1 an
fichier des emprunts
1 an
documents
PATRIMOINE MOBILIER ET MONUMENTAL (MONUMENTS, OBJETS ET SITES CLASSS, ETC.)

btiment ou objet class au titre des monuments historiques ou inscrit
linventaire supplmentaire :
dossier de classement ou dinscription
dossier de suivi (restauration, valorisation)
97 / 102
D. U. A.
inventaire des objets patrimoniaux
OBSERVATIONS
SORT FINAL
C
classement et labellisation (ex. : label Ville dart et dhistoire , classement

au patrimoine mondial de lUNESCO, etc.) : candidature, suivi et contrle du
classement ou de la labellisation, instances et commissions danimation et
de coordination, partenariats et changes avec dautres sites classs ou

labelliss
fouilles archologiques (diagnostic, dossier de fouille, rapport de fouille,
dossier de travaux de restauration)

ARCHIVES COMMUNALES
document de procdure
tableau de gestion
bordereau d'limination et tableau de versement
correspondance avec les Archives dpartementales
correspondance avec le service archivistes itinrants du CDG
10 ans
diagnostic et rapport d'intervention
Ne conserver que les courriers conseils.
devis
10 ans
registre de consultation
procs-verbal de rcolement rglementaire
SPORT
MANIFESTATIONS
rglement, fiche d'inscription, composition du jury, palmars
1 an
accueil de manifestations nationales ou internationales (cahier des charges,

cahier des charges de la fdration organisatrice, dossier de candidature)
Conserver
l'anne
de
mise
en
place,
ACTIVITS SPORTIVES
98 / 102
les
dates
D. U. A.
SORT FINAL
1 an
fiche d'inscription, planning des animateurs, formateurs, etc.
OBSERVATIONS
INSTALLATIONS SPORTIVES
homologation par le prfet, classement par les fdrations
rglement
calendrier d'occupation
1 an
VIE ASSOCIATIVE
dossier de suivi par association (publication au Journal officiel, statuts,
composition du bureau et du conseil dadministration, rglement intrieur)
dure de vie de
lassociation
annuaire des associations
rservation de salles, planning d'occupation, etc.
1 an
TOURISME
MISE EN VALEUR TOURISTIQUE
ORGANISATION
partenariat pour la mise en valeur de communes, de sites ou dvnements
aides aux publications, au fonctionnement dorganismes, coopration sur
10 ans
2 ans
des bases de donnes ou documents (convention, rapport, tude)

consultation du public :
questionnaires
synthse des enqutes

RALISATIONS
vnements, visites guides, animations, concours :
10 ans
rglement, programme, bilan
99 / 102
D. U. A.
SORT FINAL
2 ans
rservations et planning
OBSERVATIONS
BILANS ET STATISTIQUES
statistiques de frquentation et rponse aux demandes
2 ans
LABELLISATION ET DISTINCTION
demande
validit
audit, rapport, tude, diplme, analyses, rsultats
ASSOCIATIONS ET SYNDICATS
Fonds propres de l'association ou du syndicat dposs en mairie aprs cessation de l'activit ou dissolution
CRATION ET FONCTIONNEMENT
statuts et modifications
comptes rendus d'assemble, procs-verbaux du conseil d'administration
bilan
rapport annuel
personnel
listes des adhrents
Mme traitement que pour le personnel communal.
COMPTABILIT
grand livre
livres comptables
compte administratif, compte de gestion
factures de fonctionnement
10 ans
factures d'investissement
10 ans
dcision de subvention et motivation

C
100 / 102
D. U. A.
SORT FINAL
OBSERVATIONS
ACTIVITS
dossiers de projets
dossiers de presse
documents de promotion
101 / 102
Catherine PROVOST
Nolwen DOITTEAU
05 49 49 12 09
05 49 49 12 11
archiviste@cdg86.fr
102 / 102

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Service Archivistes Itinrants

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1.2. DANS QUELS CAS SE SERVIR DU TABLEAU DE GESTION DES ARCHIVES ?

Service Archivistes Itinrants

1.3. COMMENT SE SERVIR DU TABLEAU DE GESTION ?

1.3.2. SIGNIFICATION DES COLONNES DU TABLEAU

1.3.2.2. La colonne "DUA"

1.3.2.3. La colonne "sort final"

Service Archivistes Itinrants

1.3.2.4. La colonne "observations"

1.3.3. TRI SYSTMATIQUE

Nombre de dossiers chantillonner

Garder tous les dossiers

Garder les 30 premiers, liminer les suivants

Garder 1 dossier sur 2

Garder 1 dossier sur 3

Garder 1 dossier sur 4

Garder 1 dossier sur 5

Garder 1 dossier sur 6

Garder 1 dossier sur 7

Plus de 500 dossiers

Consulter les Archives dpartementales

Service Archivistes Itinrants

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Calamits agricoles .......................................................................................................................................................................................................................26

Service Archivistes Itinrants

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Budgets et comptes ......................................................................................................................................................................................................................46

Service Archivistes Itinrants

Location de logements ..................................................................................................................................................................................................................60

Service Archivistes Itinrants

Installations classes ....................................................................................................................................................................................................................82

Service Archivistes Itinrants

Service Archivistes Itinrants

TABLEAU DE GESTION DES ARCHIVES

recueil des actes administratifs de la Prfecture (RAA)

registre des dlibrations

de cette pratique l'impression sur papier permanent et le recours

dossier de prparation du Conseil :

dossier de sance du conseil :

compte rendu, questions orales, rapport de synthse et pices annexes

procurations ou pouvoirs, bulletins de vote, convocations

Service Archivistes Itinrants

contrle de lgalit (dlibrations et arrts contrls par la Prfecture)

comptes rendus et rapports)

courrier personnel et courrier rserv

Conserver si le maire exerce d'autres mandats et si le

copie du courrier "dpart"

Courrier arriv par voie postale, fax ou messagerie lectronique.

rcpiss, accus de rception

Conserver selon l'importance.

cartes de vux reues par le Maire

ainsi que les cartes envoyes par des personnes alimentant le

actes dposs en mairie par les huissiers :

Service Archivistes Itinrants

conservation de 1 an a t fix par accord entre la

dossier de sinistre, daccident

Conserver les dossiers importants.

dossier de sinistre, daccident ayant entran des dommages corporels

Conserver les dossiers importants.

Conserver les dossiers importants.

comptes rendus des conseils communautaires, des assembles gnrales,