Sesin 06:

Respuesta del Proyecto a los cambios

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2011 Dharrma Consulting SA

AC Todos los derechos reservados. Prohiibida su reproduccinn total o parcial, o su uso comercial sin peermiso del autor.

CURSO TALLER DE
MS PROJECT 2010

Monitorear y ajustar la programacin y los

costos del proyecto.
p y

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2009 Dharma Consulting SAC Toddos los derechos resservados. Prohibida ssu reproduccin total o parcial, o su uso coomercial sin permiso del autor.

Objetivo de la sesin

6.1 Respuesta del Proyecto a los cambios.

6.1.1 Monitoreo y ajuste de la programacin.
6.1.2 Monitoreo y ajuste de costos.

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Contenido de la Sesin 06

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6.1 RESPUESTA DEL

PROYECTO A LOS
CAMBIOS

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6.1.1 MONITOREO Y
AJUSTE DE LA
PROGRAMACIN

Si estamos gestionando un proyecto dependiente del tiempo,

tenemos que tener presente lo siguiente:

La fecha lmite del proyecto.

Ruta crtica.
Las fechas de comienzo y de fin de las tareas crticas.
El progreso actual de las tareas crticas.

Si los valores reales han cambiado la programacin de las

tareas hasta el punto en que la fecha lmite del proyecto no
sera satisfecha, tendr que ajustar la programacin para
alinearla con la fecha objetivo.
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Monitoreo y ajuste de la programacin

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Monitoreo del progreso de la

programacin

Para facilitar
P
f ilit ell monitoreo
it
d l progreso y hacer
del
h
t d
todos
l
los
ajustes para alcanzar la fecha lmite utilizar una u otra
tcnica de entre las siguientes:
Revisar las fechas lmite y la ruta crtica.
Comprobar y ajustar las delimitaciones de las tareas,
dependencias y duraciones.
Agregar
A
recursos a las
l tareas.
t

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Monitoreo y ajuste de la programacin

S revisa
Se
i las
l estadsticas
t d ti
d l proyecto.
del
t

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1. Revisin
del progreso de la programacin
general

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2. Revisin
de la Ruta Crtica

Revisar el progreso de las tareas crticas es la forma ms

efectiva de descubrir rpidamente si un proyecto va bien en
cunto a alcanzar su fecha lmite. Los filtros siguientes lo
pueden ayudar a centrarse en los problemas potenciales del
progreso de las tareas:
Tareas con retraso o presupuesto sobrepasado asignadas a.
Deberan comenzar el.
Deberan
Deberan comenzar y finalizar el.
Progreso retrasado o pospuesto.
Tareas pospuestas.
Tareas con datos adjuntos.
Tareas
Tareas con fechas fijas.
fijas
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3. Revisin
del progreso de las tareas

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3. Revisin
del progreso de las tareas

Tambin se puede usar los siguientes informes.

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3. Revisin
del progreso de las tareas

Las Lneas de Progreso proporcionan una forma grfica de ver si las

tareas se han completado, estn
en progreso o retrasadas. No se
muestran para las tareas futuras.
Los tipos de Lneas de Progreso se muestra a continuacin:

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4. Visualizacin
de las lneas

de progreso

En la pestaa Tarea visualice el Diagrama de Gantt, el Gantt de Seguimiento o

cualquier
l i otra
t vista
i t de
d tareas.
t
E la
En
l pestaa
t Formato
F
t d clic
li en cuadrcula
d l
luego Lneas de Progreso, de forma que aparece el cuadro de dilogo
correspondiente.
En la pestaa Fechas e
intervalos, seleccione la
opcin

Mostrar.
Despus, seleccione si
quiere que la lnea de
progreso se muestre en
la fecha del estado del
proyecto o como fecha
actual.

En Mostrar
Mostrar lneas
de progreso en
relacin con el,
seleccionaremos
si
queremos que las
lneas
reflejen
el
plan
real
o
el
previsto.

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4. Visualizacin
de lneas

de progreso

Si tenemos que tomar Acciones Correctivas con respecto a la

programacin en el plan del proyecto, puede hacer lo siguiente:

Comprobar
C
b los
l campos que han
h
d d por supuestos
dado
t en la
l
programacin como la duracin, las delimitaciones o las
dependencias de las tareas para ver qu ajustes se pueden
hacer.
g g recursos p
para recuperar
p
el tiempo
p p
perdido ((esto
Agregar
redundar en el costo).
Recortar el alcance del proyecto para recuperar la
programacin
i (esto
( t necesitar
it de
d la
l aprobacin
b i de
d los
l
miembros del equipo).

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5. Correccin
de la programacin

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6.1.2 MONITOREO Y
AJUSTE DE COSTOS

Si el proyecto est delimitado principalmente por el

costo,
t se debe
d b tener
t
mucho
h cuidado
id d con ell costo
t de
d los
l
recursos, de las tareas y con los costos estimados del
proyecto completo.
completo

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Monitoreo y ajuste de costos

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Seguimiento de los
costos del proyecto

Existen varias tcnicas para hacer el seguimiento y ajustar

los costos de forma que se pueda mantener el
presupuesto inicial,
inicial algunas de estas tcnicas se muestran
a continuacin:
Visualizar las vistas concretas y las tablas para revisar
los costos.
Ajustar la programacin para reducir los costos.
Ajustar las asignaciones para reducir los costos.

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Monitoreo y ajuste de costos

Hay dos formas de revisar los costos generales del

proyecto, son las siguientes:
Revisar las estadsticas del Proyecto.
Agregar la tarea resumen del Proyecto.

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1. Revisin
de los costos totales generales

Utilizar la tabla
Costo para revisar
l diferencias
las
dif
i entre
los costos previstos
y los costos reales.
Esta tabla incluye
campos para los
costos previstos,
previstos los
costos programados
totales, los reales,
los restantes y las
variaciones
de
costos.

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2. Revisin
de la variacin
de costos

Se puede aplicar un filtro a una tarea o a un recurso para ver slo las tareas o
recursos asociados
i d con costos
t fuera
f
d l presupuesto.
del
t
Para revisar los costos fuera del presupuesto, se deber seguir los siguientes
pasos:
Haga
g clic en la p
pestaa Vista g
grupo
p Datos dirjase
j
a Filtro
y aparecer una lista haga clic en Ms filtros.
En el cuadro de dilogo Ms filtros, haga clic en Costo
Costo mayor que el
presupuestado y despus clic en Aplicar.

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3. Revisin
de los costos fuera del presupuesto

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Revisin
de los costos fuera del presupuesto

Project contiene 4 tablas de Valor Ganado que puede usar para

comparar sus costos esperados con sus costos reales y son:
Valor Acumulado para las tareas.
Valor Acumulado para los recursos.
Indicadores de costo de Valor Acumulado.
Acumulado
Indicadores de programacin del Valor Acumulado.

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4. Revisin
del rendimiento del costo utilizando el anlisis

de
Valor Ganado

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4. Revisin
de rendimiento del costo utilizando el anlisis

de Valor
Ganado

Para generar informacin

P
i f
i de
d Valor
V l Ganado,
G
d tendr
t d que tener
t
l
los
siguientes elementos:
Una Lnea Base guardada.
g
a las tareas.
Recursos asignados
Los costos asociados con los recursos asignados.
La informacin de progreso real.

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4. Revisin
de rendimiento del costo utilizando el anlisis

de valor
ganado

1. Visualice el diagrama de
q
otra vista
Gantt o cualquier
de tareas, luego haga clic en
la pestaa Vista grupo
Datos Tablas Ms
tablas .
tablas
2. Haga clic en Valor
Acumulado,, Indicadores
de
costo
de
Valor
Acumulado
o
en
Indicadores
de
programacin del Valor
Acumulado
dependiendo
de la informacin del Valor
Ganado q
que desee revisar.

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Las tablas de los Indicadores de costo del Valor Acumulado e

Indicadores de Cronograma del Valor Acumulado son similares
a la
l tabla
t bl de
d Valor
V l Acumulado
A
l d para tareas.
t
L tabla
La
t bl Indicadores
I di d
de Costo del Valor Acumulado le permite comparar varios
factores de costo relacionados a tareas en su proyecto. La tabla
Indicadores de Programacin del Valor Acumulado le permite

enfocar los efectos de las variaciones de efectos de la

programacin en el costo de su proyecto.

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5. Revisin
del Estado del Presupuesto

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Alineacin del
Presupuesto del proyecto

Si necesita tomar Acciones Correctivas en el plan de proyecto para

reducir los costos, puede hacer lo siguiente:
Volver a comprobar los supuestos de costos.
Ajustar la programacin.
Modificar la asignacin.
asignacin
Recortar el alcance.

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Alineacin
del proyecto con el presupuesto

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Caso Prctico N
N 06