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PROCEDIMIENTO Y FLUJO DE

INFORMACION
Materia: Control de almacenes e inventarios

Por: Jos de Jess Noriega de Alba

El procedimiento de compras esta ligado


estrechamente a casi todas las otras funciones
incluidas en una organizacin y tambin con el
medio externo, creando una necesidad de
sistemas completos de informacin.

Flujo de informacin
Toda actividad funcional dentro de la empresa
genera informacin y requiere de informacin
del sistema de compras, el cual a su vez
requiere informacin externa a la empresa

FLUJOS DE INFORMACION EXTERNA HACIA COMPRAS


Condiciones
de trabajo

Impuestos y
derechos por
ventas y uso

Nivel de
produccin
de los
proveedores

Costos de
transportacin

Capacidad
de los
proveedores

Disponibilidad
de
transportacin

Informacin
sobre nuevos
productos

Fuentes de
abastecimiento

Condiciones
generales del
mercado

Precio y
descuentos

compras

Informacin
sobre
productos

Compras

Flujos internos de
informacin de
compras hacia
la organizacin

Ordenes asignadas

Almacenes

contratos

Dpto. Jurdico

Disponibilidad de
producto, tiempo de
produccin, y calidad

Produccin

Fuente de productos,
informacin de precios

Ingeniera

Condiciones
econmicas

Administracin general

Informacin sobre
productos y precios

Desarrollo de productos

Condiciones
competitivas

Mercadotecnia

Compromisos
presupuestales

Finanzas

Costos, precios, ajustes

Contabilidad

Etapas en el sistema de compras


1. Reconocimiento de una necesidad

2. Descripcin de la necesidad exacta del producto que se requiere


3. Determinacin y anlisis de las posibles fuentes de abastecimiento
4. Determinacin del precio y de los trminos
5. Preparacin y asignacin de la orden de compra
6. Seguimiento y, o expedicin de la orden
7. Recepcin e inspeccin de los artculos
8. Liquidacin de la factura y pago al proveedor
9. Mantenimiento de registros
Estas solo son las etapas indispensables

1.-Reconocimiento de una necesidad


Cualquier compra se origina en el reconocimiento de
una necesidad definida de algo en la organizacin.
El departamento de compras es el responsable de
ayudar a anticiparse a las necesidades de los dems
departamentos, para evitar un numero excesivo de
ordenes de urgencia

Ordenes Pequeas
Debido a que la falta de un articulo pequeo puede
crear un gran molestia, a pesar de tener un bajo valor
monetario
Algunas posibles soluciones serian:
Acumular las requisiciones pequeas hasta alcanzar una
cantidad justificable de dinero

Establecer un calendario para recibir las requisiciones pequeas


Orden de compra con Cheque en Blanco

2.-Descripcin exacta de la mercanca


requerida
En las requisiciones se deben incluir la siguiente informacin:
1.Fecha.
2.Nmero (identificacin).
3.Departamento que le dio origen.
4.Cuenta a la cual se deber de cargar.
5.Una descripcin completa del material que se necesita, as como
su cantidad.
6.Fecha en que se necesita el material

7.Instrucciones de embarque especial.


8.Firma de la persona autorizada para hacer la requisicin.

Cuando menos se deben hacer dos copias de la


requisicin: el original ser conservado por el
departamento de compras y el duplicado ser retenido
por quien hace la requisicin

Ejemplo de
una
requisicin

Tipos de requisiciones
Requisicin Viajera
Requisicin pre-establecida de productos estndar o materiales
peridicos, donde los datos variables son la fecha en lo que lo
necesitan as como su cantidad

Nota de Requisicin de Materiales


Documento que se utiliza en empresas que fabrican un articulo
estndar por un periodo prolongado, el documento contiene el
numero total de artculos a producir en un tiempo limitado, as
como la cantidad de materiales necesarios para realizar un
articulo

Compras sin almacenar o


contratacin de sistemas
Se utiliza principalmente cuando se compran diversos
tipos de artculos y que se necesitan de inmediato, y se
logra gracias a contratos con los proveedores

3.-Seleccin de las posibles fuentes de


abastecimiento
Constituye un papel importante en las funciones de
compras, en la se incluye la localizacin de fuentes
calificadas y una evaluacin del acuerdo de compra
sobre el tiempo y forma del producto solicitado

Entre los registros bsicos de una oficina de compras


bien organizada deben existir:
Los contratos contra los cuales se asignan las ordenes a medida
que se requiere.
Una clasificacin de productos y articulo comprados.
Un registro de los vendedores

4.-Analisis de las Cotizaciones


Despus de recibir las Cotizaciones, se pueden reunir en un solo
cuadro comparativo, para comparar calidad, tiempo de entrega y
precio. El cual ayudara al encargado a seleccionar al vendedor

5.-Preparacin de la orden de compra


Las formas para ordenes de compras varan ampliamente, tanto en
el formato como en el proceso a seguir dentro de la organizacin.
Los requerimientos indispensables en cualquier orden de compra
son:
1.

El numero de serie

2.

La fecha de emisin

3.

El nombre y direccin de la empresa que recibe la orden

4.

La cantidad y descripcin de los artculos que se ordenan

5.

La fecha de envi requerida

6.

Las direcciones para su embarque

7.

El precio

8.

Trminos de pago y condiciones que regulan la orden

6.-Seguimiento y, o expedicin de la
orden
Despus que se ha enviado una orden de compra al
vendedor, el comprador puede desear seguir y/o
expedir la orden. Cuando la orden es emitida se indica
una fecha apropiada de seguimiento.

Adems le puede dar Seguimiento a la compra, es


decir, verificarla rutinariamente la orden de compra,
para asegurar que el vendedor ser capaz de satisfacer
las promesas de envi.

7.-Recepcin e inspeccin de los


artculos
Esta etapa es de vital importancia y en la mayora de
las empresas tienen la recepcin total bajo un
departamento nico.
La recepcin esta ligada a la compra y probablemente
mas del 70 % de los casos de recepcin esta directa o
indirectamente bajo la responsabilidad del dpto. de
compras
Por lo que en algunas ocasiones, se le entrega una
copia de la orden de compra, al encargado de recibir
los materiales

8.-Liquidacin de la factura y pago al


proveedor
El procedimiento relativo a la liquidacin de una factura
no es uniforme.

Existe diferencia de opiniones sobre la comprobacin y


aprobacin de las facturas es funcin del
departamento de compras o el departamento de
contabilidad, Normalmente el departamento de
contabilidad es el encargado de manejar todo lo
relacionado a las facturas.
Lo que esta claro es que una factura debe ser revisada
y comprobada.

9.-Mantenimiento de registros
Esta etapa comprende de reunir y archivar las copias
del Dpto. de compras de todos los documentos
relacionados a las ordenes de compras (OC) y trasferir
los datos que el Dpto. desea conservar , a un registro.

El registro bsico debe contener:


1. Registro de las OC, el cual identifica todas la OC por
un numero e indica el estado de cada una de ellas.
2. Expediente de OC, que contiene una copia de todas
las OC, archivadas numricamente
3. Archivo de artculos(fecha,
precio, numero de OC)

vendedor,

4. Archivo con el historial de vendedores.

cantidad,

Uso de sistemas computarizados

Ventajas
Reduce el esfuerzo manual
El envi de informacin es casi instantneo

Mejora el control de las operaciones

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