GERENCIA DE GESTION DE OPERACIONES

UNIDAD DE APOYO DE PROCURA

Procedimiento para la Recepcin,
Despacho y Control de Materiales en
Almacenes de Cosapi

Cdigo: PG-ALM-02

Revisin: 3

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Procedimiento para la Recepcin, Despacho

y Control de Materiales en Almacenes de
Cosapi

CONTROL DE EMISION Y CAMBIOS

Rev.N

Fecha

Descripcin

30-04-04

Cambio de formato

27-01-10

Adecuacin a la norma ISO 9001: 2008

01-02-11

Revisin General

Firmas de la revisin vigente

Elaborado por:
Javier Bernal
Jefe de
Materiales
Julio Chu
Jefe de
Materiales
Julio Chu
Jefe de
Materiales

Revisado por:
Alberto Mendiola
Gerente de Procura
Alberto Mendiola
Gerente de Procura
Alberto Mendiola
Gerente de Procura

Aprobado por:
Csar Coloma
Gerente de
Operaciones
Csar Coloma
Gerente de Gestin
de Operaciones
Csar Coloma
Gerente de Gestin
de Operaciones

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Procedimiento para la Recepcin,
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I. Tabla de contenido
ITEM

PAG

I. TABLA DE CONTENIDO
1. PROPSITO
2. ALCANCE
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
4. DEFINICIONES
5. DESARROLLO

2
3
3
3
3
4

5.1.

Recepcin .................................................................................................... 4

5.2.

Despacho ..................................................................................................... 5

5.3.

Control de los materiales crticos................................................................. 5

6. MODO DE ACEPTACIN
7. RESPONSABILIDADES
8. ANEXOS

5
5
6

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1. Propsito
Definir y estandarizar el proceso de recepcin, despacho y control de materiales en los almacenes de
Cosapi.
2. Alcance

Este procedimiento se aplica para todos los proyectos de Cosapi en los que se almacenan materiales.

En los proyectos, cualquier conflicto con otro documento debe resolverse atendiendo los documentos
contractuales del mismo.

3. Documentos de referencia

MA-CAL-01

Manual de Gestin de la Calidad.

PG-ALM-01

Procedimiento para la manipulacin, almacenamiento, y preservacin de materiales en

almacenes de Cosapi.

4. Definiciones

Materiales y servicios crticos

Es todo material y servicio que sern incorporados al proyecto y que son considerados crticos para el
proyecto.
Nota 1) Se denomina material o servicio crtico cuando ste tiene un impacto importante en el producto
final del proyecto. La "Relacin de materiales y/o servicios crticos" (FG-COM-01-C) de un proyecto
representa una condicin general, que debe ser confirmada en cada requerimiento de material y
servicios.
Nota 2) El Jefe de Almacn solicitar por escrito o va correo electrnico al Jefe de Obra / Jefe de
Oficina Tcnica, la Relacin de Materiales y/o Servicios Crticos (FG-COM-01-C) del proyecto,
quienes debern remitir esta relacin actualizada.
Nota3) La denominacin de "critico" o "no crtico" para un material o servicio ser determinada por el
Jefe de Obra en conjunto con su Oficina Tcnica.
Nota 4) Un material o servicio no considerado en la "Relacin de materiales y/o servicios crticos" (FGCOM-01-C) puede ser en algn momento clasificado como crtico, dependiendo de su utilizacin
especifica.

Tarjeta Bind Card

Tarjeta para el control manual de stock donde se registran los ingresos, salidas y saldos de los
materiales crticos. Su uso est aceptado en obras que no cuentan con el sistema People Soft.

Kardex
Registro electrnico del aplicativo KARDEX donde se registran los ingresos, salidas y saldos de los
materiales crticos.

Requisicin de Compra
Listado de materiales y/o servicios, solicitados por un peticionario autorizado de Cosapi indicando las
cantidades, caractersticas y especificaciones de los mismos, as como la fecha de entrega. Se realiza
de manera electrnica en el sistema de informacin computarizado People Soft (P.S.). Si dicha
Requisicin de Compra es hecha de manera manual, al formato pre-impreso se le denomina Orden de
Suministro o "Solicitud de Artculo". Ambos documentos son equivalentes.

Orden de Compra

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Documento mediante el cual se realizan las adquisiciones de mercancas de Cosapi adjudicndoselas

a un proveedor. Tiene un carcter contractual y en l se incluyen las especificaciones, cantidades,
unidades de medida, precios, plazos de entrega y forma de pago de las mercancas adquiridas. Es
generado por los compradores de Cosapi y aprobado debidamente.

Pedido al Almacn
Documento requerido para el retiro de materiales de los almacenes de Cosapi. Es generado por un
peticionario autorizado.

Recepcin
Proceso que consiste en recibir los materiales solicitados por el proyecto. Dicha recepcin se realiza
contra una Orden de Compra y/o Gua de Remisin.

Despacho
Proceso que consiste en entregar los materiales al proceso productivo. Dicho despacho se hace contra
un Pedido al Almacn.

5. Desarrollo
5.1. Recepcin
5.1.1

El Jefe de Almacn, dispondr en un lugar visible de su almacn, la Relacin de Materiales

y/o Servicios Crticos (FG-COM-01-C) actualizada; debiendo verificar la condicin de crtico
en cada recepcin de material.

5.1.2

El almacenero del proyecto recibe materiales del cliente, de los proveedores y/o de otros
almacenes de Cosapi.

5.1.3

Cuando el almacenero recibe materiales, debe comparar su Orden de Compra y/o Requisicin
de Compra con la Gua de Remisin de los materiales, verifica la unidad de medida y ejecuta
una inspeccin visual de la cantidad y el estado del material. Adicionalmente, el almacn
puede solicitar al Jefe de Oficina Tcnica una inspeccin tcnica del material.

5.1.4

El almacenero sella la Gua de Remisin del proveedor en seal de aceptacin, la asocia a la

Orden de Compra e ingresa la Nota de Recepcin al sistema, la cual actualiza el Kardex del
material. En caso de llevar un sistema manual se debe de actualizar la tarjeta Bind Card. Al
ingresar la Nota de Recepcin se debe conservar el cdigo del catlogo de materiales crticos
generado en la requisicin de origen de acuerdo a la estructura del catlogo de materiales
crticos y la fase en la cual sern empleados.

5.1.5

Los materiales importados luego de ser desaduanados son enviados al almacn del proyecto
donde se verifica la unidad de medida y se ejecuta una inspeccin visual de la cantidad y el
estado del material contando para el efecto con la factura del proveedor, packing list y/o
conocimiento de embarque. Esta informacin junto con las observaciones adicionales son
registradas en el formato FG-ALM-02-A "Reporte de inspeccin". Adicionalmente el almacn
puede solicitar al Jefe de Oficina Tcnica una inspeccin tcnica del material.

5.1.6

Los materiales crticos, son recepcionados con Nota de Recepcin y Reporte de Inspeccin,
adjuntando certificados de calidad. (ver Relacin de Materiales y/o Servicios Crticos FGCOM-01-C).

5.1.7

En el almacn tambin se recepcionan los materiales transferidos de otros almacenes de

Cosapi, siempre y cuando hayan sido solicitados mediante una de las siguientes formas:
Requisicin de Compra, va telefnica, va fax, mail.

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5.1.8

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El almacenero entrega los materiales al proceso de almacenamiento propiamente dicho para

su manipulacin, almacenamiento y preservacin segn el "Procedimiento para la
manipulacin, almacenamiento, y preservacin de materiales en almacenes de Cosapi" (PGALM-01).

5.2. Despacho
5.2.1.

El almacenero entrega los materiales contra un Pedido al Almacn indicando la fase de

destino para su distribucin en el campo. Los responsables de firmar un Pedido de Almacn
son definidos por el Gerente de Proyecto y/o Jefe de Obra en el formato Firmas Autorizadas
de Solicitud de Materiales de Almacn (FG-ALM-02-C).

5.2.2.

Al final del da debe de actualizarse el Bind Card o Kardex de cada material con los Pedidos al
Almacn Guas de Remisin.

5.2.3.

Si la entrega es para un subcontratista, sta se efecta con Gua de Remisin.

5.3. Control de los materiales crticos.

5.3.1.

En el proyecto, el Jefe de Almacn coordina con el Jefe de Oficina Tcnica para, que de
acuerdo a la Relacin de materiales y/o servicios crticos, se controle la llegada de los
mismos en las fechas previstas, asimismo se coordina la necesidad de adelantar y/o retrasar
los envos.

5.3.2.

En el Bind Card o Kardex se registrar en forma secuencial y cronolgica los ingresos y

salidas del almacn, operacin que permitir conocer los saldos de los materiales crticos.

6. Modo de aceptacin
El proceso de recepcin, despacho y control de materiales en almacenes del proyecto ser aceptado
siempre y cuando se cumplan las disposiciones vertidas en el presente procedimiento, as como contar con
todos los registros de calidad de los anexos.
7. Responsabilidades
El Jefe de Almacn del proyecto, ser el encargado de archivar todos los procedimientos, instrucciones y
registros que se generen con motivo del cumplimiento de este procedimiento. Es responsable de la
recepcin, despacho y control.

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8. Anexos
8.1. Anexo: Nota de Recepcin

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8.2. Reporte de Inspeccin FG-ALM-02-A.

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8.3. Pedido al Almacn FG-ALM-02-B

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8.4. Firmas Autorizadas de Solicitud de Materiales de Almacn FG-ALM-02-C

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