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Palabras clave
Data warehouse, business Intelligence, Sistema de Informacin, Anlisis multidimensional,
OLAP, Informacin para la toma de decisiones, Integracin, conocimiento, prediccin, data
mining, reporte, cuadro de mando, hoja de clculo, CPM, eficiencia, mejora del servicio al
ciudadano.
Resumen de la comunicacin
Las tecnologas de Inteligencia de Negocio constituyen una valiosa herramienta para realizar
una gestin del cambio orientada a la mejora del servicio que las Administraciones Pblicas
ofrecen al ciudadano. La experiencia adquirida en las unidades tcnicas del Ministerio de la
Presidencia en aplicaciones y servicios basados en esta tecnologa permite ver en conjunto su
potencial al combinarlas con otros elementos tecnolgicos necesarios para cubrir los requisitos
de la normativa existente en materia Administracin Electrnica. Algunos ejemplos de ello lo
constituyen la mejora de la seguridad ciudadana a partir de informacin estadstica de
expedientes sancionadores, la mejora de los servicios relacionados con trmites de extranjera,
la capacidad para estimar la evolucin de la carga de trabajo en la actividad administrativa y la
obtencin de indicadores de calidad en la atencin al ciudadano.
Hojas de clculo
Data warehouse
Reporting
Cuadros de
mando
Minera de datos
REPOSITORIO DE
DATOS
OLAP
ETL
DICCIONARIO
Minera de
procesos
Los procesos ETL recopilan, agregan y consolidan los datos procedentes de diferentes fuentes.
La estrategia tcnica utilizada para ello puede variar desde procedimientos PL/SQL, servicios
Web o intercambio de ficheros de datos, dependiendo de la ubicacin, conectividad o criterios
de seguridad establecidos en las fuentes de origen de los datos y en el data warehouse.
Las herramientas BI estn diseadas para analizar y presentar los datos de forma que el
usuario pueda recibir informacin til para la toma de decisiones. Las ms habituales son:
Hojas de clculo
Las hojas de clculo presentan una rejilla de celdas organizadas en filas y columnas que
pueden presentar texto o valores alfanumricos. Pueden incluir frmulas para realizar clculos
a partir de los datos contenidos en la hoja, y presentar grficos sobre estos mismos datos.
El contenido de una hoja de clculo puede introducirse manualmente, u obtenerse a partir de
una fuente de datos. Por ejemplo, una base de datos relacional o una base de datos
multidimensional basada en tecnologa OLAP (ver OLAP ms adelante en este documento).
Las hojas de clculo pueden funcionar de forma conectada o desconectada a la base de datos.
Herramientas para la elaboracin de reportes
Estas herramientas ofrecen utilidades para disear reportes fcilmente legibles e interpretables
a partir de diferentes fuentes de datos. Por lo general, el diseo del reporte se realiza desde
una aplicacin que facilita la creacin de un diseo predefinido por el usuario (cabeceras,
logos, disposicin de los datos, fuentes, etc), y la conexin con las fuentes de datos que se van
a utilizar. Como resultado se generan uno o varios ficheros que son interpretados en tiempo de
ejecucin por un servidor para cargar los datos cuando el usuario solicita la visualizacin o
descarga del reporte.
Al igual que en el caso de las hojas de clculo, los reportes generados por estas herramientas
pueden utilizar tanto fuentes relacionales como multidimensionales.
OLAP (Online Analytical Processing)
Las herramientas OLAP se basan en el diseo de un modelo de datos multidimensional que
permite una rpida ejecucin de sentencias orientadas a la obtencin de datos con diferentes
niveles de agregacin y con diversos criterios de clasificacin.
El concepto central de un diseo multidimensional es el cubo OLAP. Un cubo OLAP es un
conjunto de medidas que constituyen datos numricos sobre alguna actividad de negocio; y un
conjunto de dimensiones, cada una de las cuales constituye una perspectiva o criterio de
clasificacin de las medidas del cubo.
Por ejemplo, en la actividad administrativa de tramitacin de quejas, las medidas pueden ser
el n de quejas tramitadas, el tiempo medio de respuesta por parte de la administracin, o el
tiempo medio de tramitacin. Y los criterios de clasificacin pueden ser la causa que ha
motivado la queja, la fecha en la que se produjo la incidencia, las unidades que gestionan la
tramitacin, la provincia natal del ciudadano que la presenta, etc.
Al igual que en un cubo geomtrico la interseccin de valores concretos para cada uno de los
ejes de cubo da como resultado un punto interno del cubo, en un cubo OLAP puede obtenerse
una medida por cada posible combinacin de valores en cada una de las dimensiones. Si
tenemos ms de tres dimensiones, el concepto es extrapolable a un cubo n-dimensional.
La explotacin de una base de datos multidimensional puede llevarse a cabo desde diferentes
herramientas, siendo una de las ms habituales las tablas dinmicas incrustadas en una
pgina web o en una hoja de clculo. En una base de datos multidimensional el conjunto de
posibles medidas que se pueden obtener es enorme, ya que cada dimensin puede tener
multitud de valores, y es posible obtener una medida utilizando los valores de una dimensin,
o cruzando los valores de dos o ms dimensiones. Por ello, una aproximacin basada en el
establecimiento de consultas predefinidas sera muy limitada. Las tablas dinmicas, por el
contrario, permiten al usuario realizar dinmicamente los cruces que considere necesarios y
descubrir sobre la marcha la informacin que va necesitando.
Cuadros de mando
Un cuadro de mando es un interfaz de usuario pensado para ofrecer informacin ejecutiva
fcilmente interpretable. Al igual que el panel de indicadores de un coche ofrece al conductor
la informacin necesaria para circular, realizar el mantenimiento adecuado y detectar averas,
una aplicacin basada en cuadros de mando ofrece a usuarios habitualmente con perfil
directivo la informacin necesaria para tomar decisiones de negocio. Los recursos grficos
utilizados por un cuadro de mando pueden ser muy variados, abarcando diagramas de barras
o de sectores, grficas de niveles, sparklines (imgenes pequeas con alta densidad de datos),
mapas, semforos, etc.
varias etapas antes de alcanzar la madurez necesaria para entrar en una fase de productividad
y consolidacin.
La siguiente imagen muestra el hype cycle para las tecnologas BI, elaborado en 2009:
Como puede verse en la grfica, existen numerosos elementos de tecnologa BI que estn en
situacin de plena madurez (etapas Slope of Enlightenment y Plateau of Productivity):
plataformas BI, hojas de clculo Excel como front end, analticas por acceso Web, entornos de
trabajo para minera de datos, cuadros de mando, y suites CPM (Corporate Performance
Management). CPM es un conjunto de procesos analticos y de gestin que utilizan las
tecnologas BI para obtener informacin medible y especfica que indique el progreso de una
organizacin en la consecucin de unos objetivos especficos.
Entre los elementos que estn relativamente cercanos (entre 2 y 5 aos) a alcanzar su
madurez cabe destacar las herramientas BI open source, las herramientas de descubrimiento
de datos, la integracin de las tecnologas BI en la Web 2.0, o la implantacin de la estrategia
SaaS (Software as a Service) como modelo de distribucin de software BI.
Vivos y Productos de Origen Animal (CEXGAN). La carga de estos datos en el data warehouse
de CRETA se realiza mediante procesos extraccin, transformacin y carga (ETL).
El resultado de todo ello ha sido un sistema integral de recogida, agregacin y almacenamiento
de datos sobre actividad administrativa desarrollada en los Servicios Perifricos para la
obtencin de informacin estadstica flexible. Actualmente CRETA dispone de modelos
estadsticos sobre 50 grupos diferentes de actividad administrativa: autorizaciones
administrativas, expedientes sancionadores, recursos, inspeccin fronteriza, registro,
representacin y protocolo, expropiacin forzosa, etc. Se exponen algunos ejemplos de las
prestaciones que ofrece para la toma de decisiones relacionadas con la evaluacin de la calidad
de los servicios de atencin al ciudadano y la gestin de los recursos administrativos.
Evolucin de la carga de la carga de trabajo y del trabajo acumulado
CRETA permite obtener una evolucin en el tiempo de la carga de trabajo para cualquier tipo
de actividad administrativa. La dimensin temporal puede establecerse en das, meses,
trimestres, semestres o aos. La siguiente figura muestra un informe con tablas dinmicas que
representa el nmero de expedientes de trabajo y asuntos sociales iniciados y resueltos, para
el total de las Delegaciones del Gobierno y con una distribucin por meses.
A partir de este informe el usuario podra solicitar de forma dinmica multitud de variantes.
Por ejemplo, obtener un desglose de los datos para cada una de las Delegaciones del
Gobierno, y ver los datos de forma agregada para los 3 ltimos aos; o ver el reparto de las
cantidades segn los diferentes tipos de expedientes (emigracin, salarios de tramitacin,
contratos en origen para contratacin temporal); etc, etc.
Asimismo la aplicacin permite obtener informes estadsticos de trabajo acumulado que
permiten al gestor comprobar si el ritmo al que se estn resolviendo expedientes est en
consonancia con los expedientes que se van iniciando en un determinado perodo de tiempo.
Es decir, ofrece una visin clara de si existe una situacin estable a largo plazo en cuanto a la
carga de trabajo:
Medida Pendientes: Incremento o decremento del
n de expedientes pendientes de resolucin en
cada mes
Medida
Pendientes
histrico:
N
expedientes pendientes de resolucin
neto
de
Facilidad de uso.
Capacidades de exportacin.
Posibilidad de personalizacin.
dicha oficina, las resoluciones que tramitan en ese periodo de tiempo, y el volumen de trabajo
que quedara al final de dicho periodo.
Estos tipos de estadsticas pueden ser tiles para identificar un posible dficit de personal en
algunas Oficinas con demasiado volumen de tramitaciones.
Conclusiones
La toma de decisiones estratgicas en la Administracin Pblica orientadas a gestionar la
mejora constante de los principios administrativos de eficacia, eficiencia y servicio al ciudadano
necesita el apoyo de herramientas que permitan a los gestores y personal directivo obtener
datos fiables sobre el volumen de la actividad administrativa realizada y de indicadores de
calidad en el servicio.
Las tecnologas BI tienen un grado de madurez alto, a la vez que se mantienen en constante
evolucin. Con la crisis econmica actual se hace ms necesario que nunca realizar un
seguimiento de las partidas presupuestarias y asegurar la rentabilidad de las inversiones
realizadas en trminos de mejora en la atencin al ciudadano.
Existen ya numerosos precedentes en el sector pblico del provecho que puede obtenerse de
las tecnologas BI, siendo algunos casos relevantes las aplicaciones de CRETA, Cuadro de
Mando de Extranjera y Sanciones Administrativas. No obstante, es necesario seguir
trabajando para conseguir los objetivos impuestos por la actual normativa de Administracin
Electrnica, para lo cual las tecnologas BI deben desempear a medio plazo un papel esencial.
La integracin de estas herramientas con los sistemas de backoffice sobre los que se asentarn
las sedes electrnicas permitir hacer un seguimiento de la calidad de los servicios telemticos
ofrecidos a la vez que se cuantifica de forma objetiva el volumen de actividad desempeado.