UNIVERSIDAD METROPOLITANA DE CIENCIAS

DE LA EDUCACIN
VICERRECTORA ACADMICA
DIRECCIN DE EDUCACIN CONTINUA
OTEC - UMCE

Manual de Calidad
OTEC - UMCE
Versin 03
Direccin de Educacin Continua
OTEC UMCE
12 de noviembre de 2014

El propsito de este documento es describir el Sistema de Gestin de la Calidad

implementado por la OTEC UMCE, en conformidad con los requisitos establecidos en
la Norma NCh 2728 of.2003 e ISO 9001:2008. Cualquier copia impresa de este
documento, se considera no controlada.

TABLA DE CONTENIDO
1.

Nuestra Organizacin...............................................................................................4

2.

Nuestra Misin......................................................................................................... 5

3.

Nuestra Visin.......................................................................................................... 5

4.

Objeto y alcance del Manual de la Calidad...............................................................5

4.1.

Exclusiones del Sistema de Gestin de la Calidad................................................6

5.

Referencias.............................................................................................................. 6

6.

Sistema de Gestin de la Calidad.............................................................................7

6.1.

Interaccin de los Procesos...................................................................................7

6.2. Estructura Global del Sistema de Gestin de la Calidad...........................................9

7.
7.1.

Compromiso de la Direccin...................................................................................10
Responsabilidad, Autoridad y Comunicacin.......................................................13

8.

Gestin de los Recursos......................................................................................... 14

9.

Gestin del Servicio............................................................................................... 17

9.1.

Gestin de Proveedores......................................................................................17

10.

Medicin, Anlisis y Mejora.................................................................................18

10.1. Anlisis de Datos................................................................................................ 18

11.

Requisitos Reglamentarios..................................................................................19

Revisiones
Rev.

Fecha

00

30.07.1
3

01

22.08.1
3

Revis
Coordinador de
Programas de
Formacin
y
Perfeccionamie
nto
Coordinador de
Programas de
Formacin
y
Perfeccionamie
nto
Auditora
Interna

Aprob

Descripcin

Director
OTEC
UMCE

de
-

Director
OTEC
UMCE

de

Auditor
Externo SGS

Emisin

Aprobacin
1.- Se alinearon los objetivos de calidad con
la poltica de calidad, segn indicacin de
auditor SGS
2.- Se excluye la validacin de produccin y
prestacin
Revisin y actualizacin

02

03

21.04.1
4

12.11.1
4

Coordinador de
Programas de Director
Formacin
y OTEC
Perfeccionamie UMCE
nto

Coordinador de
Programas de
Formacin
y
Director
Perfeccionamie
OTEC
nto
UMCE
Auditora
Interna

1.-Se asigna el registro de eliminacin, retiro

y postergacin de estudiantes a la
Coordinacin de Programas de Formacin y
Perfeccionamiento
2.- Se actualiza la poltica de calidad,
incluyendo la evaluacin presupuestaria de
los programas
3.- Se da conocer la forma en que se
socializar la poltica de calidad.
4.- Se complementa el compromiso de la
Direccin, incorporando todos los puntos
asociados al anlisis de datos
5.- Se redacta con mayor claridad el punto
N3 de la Gestin de Proveedores
6.- Se explicita que los manuales de la
FUMCE son parte integrante del SGC.
7.- Se levantan perfiles para todas las
funciones declaradas en el presente Manual.

1.- Se detalla y complementan los

mecanismos para dar a conocer la Poltica
de Calidad.
2.- Se explicitan los mtodos utilizados para
el anlisis de datos.

NUESTRA ORGANIZACIN
La Universidad Metropolitana de Ciencias de la Educacin es la Universidad Pedaggica
de Chile. Su principal foco de investigacin, formacin y especializacin es el mbito
educativo, contando con programas para todos los niveles, reas y sectores de
aprendizaje. Contamos con cobertura total para las necesidades del sistema, con
acadmicos competentes para enfrentar los desafos de la educacin chilena.
Nuestra universidad, consciente de que las necesidades educativas del pas no se
restringen a la investigacin y formacin inicial de docentes, crea en el ao 1998 la
Coordinacin de Educacin Continua, unidad encargada de la especializacin y
actualizacin del magisterio. Esto ha permitido la expansin de los servicios ofrecidos
por la Institucin y ha constituido un factor relevante en la vinculacin entre la
Universidad y el medio. Cabe sealar que a partir del ao 2011, esta coordinacin se
constituye como Direccin, a travs de Resolucin Exenta N 2137 del 30.08.2011, lo
que otorga mayores facultades y ampla su mbito de accin, en consecuencia con la
definicin de fortalecer el rea de especializacin de la docencia.
Paralelamente, el sistema educacional chileno asume nuevos desafos y levanta nuevas
polticas pblicas tendientes a mejorar la calidad del servicio; se promulgan la Ley de
Subvencin Especial Preferencial y la Ley General de Educacin. Para atender este
nuevo y complejo escenario, la Direccin de Educacin Continua (en adelante DEC) se
constituye como organismo de Asistencia Tcnica Educativa, ampliando sus servicios y
destinatarios; complementando la actualizacin y especializacin de docentes con el
acompaamiento a comunas y unidades educativas y levantando un diseo de trabajo
abierto y flexible a las distintas demandas de nuestro sistema educacional.
Para dar respuesta al amplio abanico de servicios descritos, la DEC coordina y articula
las ofertas educativas y capacidades instaladas en las distintas facultades y/o
departamentos, velando por la calidad en su ejecucin y dotando de un soporte tcnico
/ administrativo que permita cumplir con los altos estndares propuestos para
nuestros servicios.
En este contexto, la OTEC UMCE se propone como una unidad que se levanta sobre
los slidos cimientos construidos por la Direccin de Educacin Continua, siendo una
proyeccin de la labor desarrollada a lo largo de todo Chile durante ms de quince
aos. En este sentido, la certificacin bajo las normas NCh 2728 of.2003 e ISO
9001:2008 se convierte en una oportunidad para consolidar un sistema de gestin
sujeto a una revisin permanente y tendiente a una mejora continua.
La OTEC UMCE est orientada a satisfacer las necesidades de desarrollo de los
destinatarios, a travs de actividades de capacitacin en las reas de:

Administracin
Ciencias y Tcnicas Aplicadas

1.

Computacin e Informtica
Educacin
Servicio a las Personas
Salud

NUESTRA MISIN

Contribuir a un proceso de mejora continua y permanente del sistema educacional

chileno, a travs de Programas
de Formacin y Perfeccionamiento dirigidos a
sostenedores, directivos, docentes, padres, madres y apoderados, orientadores y
asistentes de la educacin;
orientados al crecimiento personal y social de los
educadores y de sus instituciones, teniendo como sello la excelencia acadmica, la
permanente revisin y actualizacin de sus programas, y la pertinencia a los desafos y
necesidades que nuestra sociedad y su sistema educacional enfrentan.

2.

NUESTRA VISIN

Ser un Organismo Tcnico de Capacitacin de excelencia, lder en la atencin de

necesidades de formacin y perfeccionamiento profesional, tcnico y comunitario,
sobre la base de un sistema institucional de Educacin Continua innovador, flexible,
con un alto sentido tico, pertinente y de calidad.

3.

OBJETO Y ALCANCE DEL MANUAL DE LA CALIDAD

El presente Manual de la Calidad tiene por objeto:

Transmitir la Poltica de Calidad al conjunto de la organizacin de la OTEC-UMCE

Describir las directrices del Sistema de Gestin de Calidad (SGC) implantado en
la OTEC - UMCE.
Difundir a los Clientes y otras partes interesadas el Sistema adoptado por la
OTEC - UMCE, para de esta forma fortalecer relaciones de mutua confianza.

El Manual de Calidad se complementa con procedimientos e instructivos formalizados e

implantados para cada actividad, levantados para asegurar la satisfaccin de los
clientes.
Este Manual es de obligado cumplimiento, salvo las excepciones que en cada punto se
consideren, para todo el personal y todas las actividades de la OTEC UMCE que
tengan relacin con la calidad del producto y/o servicio en las distintas fases.
El alcance del Sistema de Gestin de Calidad es:

Preparacin, ejecucin y evaluacin de actividades de capacitacin

Las actividades de la empresa se desarrollan en Jos Pedro Alessandri 636, comuna de

uoa. La ejecucin de las actividades de capacitacin se desarrollarn en las distintas
localizaciones que dispongan los clientes o la OTEC UMCE.

3.1. EXCLUSIONES

DEL

SISTEMA

DE

GESTIN

DE LA

CALIDAD

Se excluye del Sistema de Gestin de Calidad implementado por la OTEC - UMCE, los
siguientes requisitos normativos:
CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIN.
Las acciones de formacin de la OTEC UMCE
medicin para el desarrollo de sus actividades.

no requieren el uso de equipos de

VALIDACIN DE LOS PROCESOS DE PRODUCCIN Y DE LA PRESTACIN DEL

SERVICIO
El SGC no presenta deficiencias que se hagan aparentes despus de que el producto
est siendo utilizado o se haya prestado el servicio. Los procesos de capacitacin
culminan con la certificacin, tras la cual no se contemplan seguimientos, evaluaciones
ni ninguna clase de accin de anlisis posterior.

4.

REFERENCIAS

Norma NCh 2728 of. 2003. Organismos tcnicos de capacitacin

Ley 19.518. Fija nuevo estatuto de capacitacin y empleo
Decreto 98. Aprueba Reglamento General Ley 19.518
ISO 9001:2008
Resolucin Exenta N 2137 del 30 de agosto del 2011

5.

SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

La OTEC - UMCE ha documentado e implementado un Sistema de Gestin de Calidad

(SGC) de acuerdo con los requisitos de la Norma Chilena NCh 2728, la Norma ISO 9001
y los requisitos legales y reglamentarios, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

La determinacin de los procesos necesarios para la correcta operacin del SGC,

as como los mtodos y criterios para asegurar el efectivo control de los
mismos.
El aseguramiento de la disponibilidad de Informacin y los recursos necesarios
para apoyar el correcto funcionamiento y seguimiento de los procesos
desarrollados.
Definicin de metodologas de medicin, seguimiento y anlisis de los procesos.
Implementacin de acciones necesarias para lograr los resultados planificados y
la mejora continua del SGC. Esto ltimo tambin es aplicable para los procesos
externalizados de la OTEC - UMCE.

5.1. INTERACCIN

DE LOS

PROCESOS

La OTEC - UMCE ha identificado y definido los siguientes procesos incluidos en el

alcance del SGC:

5.2.
ESTRUCTURA GLOBAL
CALIDAD

DEL

SISTEMA

DE

GESTIN

DE LA

Para dar cumplimento a los requisitos normativos, legales y reglamentarios, la OTEC UMCE ha definido generar una estructura de documentacin que de soporte a la
ejecucin de las actividades.

Para asegurar de manera eficaz la correcta operacin del SGC, se han definido una
serie de procedimientos que dan soporte al accionar general de la OTEC - UMCE. Estos
documentos buscan cubrir tanto los requisitos normativos como los riesgos asociados a
la ejecucin de procesos. Adems, buscan uniformar metodologas de trabajo y
estandarizar la informacin generada por la OTEC UMCE, as como dotar de datos
empricos a la organizacin para una revisin continua de la efectividad de las distintas
fases involucradas en la ejecucin de los programas, determinando el nivel de
cumplimiento de los objetivos y satisfaccin de los usuarios.
La documentacin de la empresa est compuesta por los siguientes procedimientos.
Procedimiento
Manual de la Calidad
9

Ttulos de la Norma NCH2728 / ISO 9001

por Manual
Todos

Manual de Procedimientos Normativos

Manual de Operaciones

10

4.2-8.2-8.3-8.5
5.5-6-7-8

6.

COMPROMISO DE LA DIRECCIN

La Direccin de la OTEC - UMCE ha establecido su compromiso para el desarrollo y

mejora del SGC a travs de:

El establecimiento de una Poltica de la Calidad y sus Objetivos de la Calidad

Realizando revisiones anuales al SGC para identificar oportunidades de mejora.
Asegurando la disponibilidad de recursos, tanto humanos como materiales, para
el correcto funcionamiento del SGC
Asegurando la motivacin y formacin permanente del personal
Enfatizando y haciendo seguimiento respecto de la satisfaccin de
los
requisitos de los clientes.

Las directrices y objetivos generales que guan a la OTEC - UMCE, se plasman en su

Poltica de Calidad, definida por el Director de Educacin Continua.
POLTICA DE LA CALIDAD
El Organismo Tcnico de Capacitacin de la Universidad Metropolitana de Ciencias de
la Educacin (OTEC UMCE) es una entidad enfocada en el mbito educativo, gestin
de recursos humanos y salud, que tiene como objetivo fundamental la formacin
integral, actualizacin, especializacin y perfeccionamiento del conjunto de los actores
de la comunidad educativa y de la educacin en salud, para todo nivel, disciplina y
rea de aprendizaje, contando con una cobertura total para las necesidades del
sistema educacional. En consecuencia con las directrices de nuestra universidad,
imprimimos a nuestros programas de estudio un sello de calidad y excelencia, sujetos
a una constante revisin, actualizacin y mejora. Para ello, nos comprometemos a:
La generacin de propuestas de capacitacin que den respuesta a los requerimientos
de nuestros clientes
La mantencin de un staff de profesionales competentes, con actualizacin y
capacitacin permanente.
Disponer y gestionar los recursos necesarios para asegurar la calidad de los
productos y del servicio en general.
La implementacin de una prctica sistemtica que apunte hacia la mejora de
nuestro sistema de gestin de calidad
La evaluacin del grado de satisfaccin de cliente en cada uno de nuestros
programas, levantando estrategias de mejora y acciones correctivas, para cada una
de ellas, si correspondiese.
Que en la ejecucin de las capacitaciones cumplamos con los requerimientos
definidos por nuestros clientes, as como el respeto a las normativas legales y
reglamentarias aplicables a nuestro servicio.
La evaluacin presupuestaria de nuestros programas, asegurando la generacin de
recursos que posibiliten una mejora continua de las actividades de capacitacin.
Director de Educacin Continua
La Poltica de Calidad se socializar y revisar anualmente producto de la Revisin de
la Direccin y las definiciones estratgicas de la OTEC UMCE. Adicionalmente, su
11

contenido deber permanecer en un lugar visible y de fcil acceso para todo el

personal, junto con estar publicado en la pgina web de la OTEC UMCE. Finalmente,
y con el objeto de que todos los ejecutores participantes de los distintos programas
conozcan y orienten su quehacer a partir de estas definiciones, la Poltica de Calidad
ir incluida en todos y cada uno de los contratos de prestacin de servicios.
OBJETIVOS DE CALIDAD
1.- Mejorar el diseo y ejecucin de las capacitaciones en funcin de las necesidades
de los clientes.
2.- Velar por el cumplimiento de los procedimientos y normativas definidos en los
manuales, tanto por el equipo de gestin de la OTEC, como por los relatores de las
capacitaciones.
3.- Asegurar que la gestin de recursos financieros permita la entrega de un producto
de calidad.
4.- Resguardar la participacin activa de la alta gerencia en la creacin, ejecucin,
seguimiento y anlisis de los distintos programas implementados por la OTEC UMCE.
El logro de estos objetivos ser medido a travs de los siguientes procedimientos, los
cuales se registrarn en Anexo 25:
1.- Reuniones sistemticas con los clientes durante el proceso de diseo de los cursos,
para solicitar retroalimentacin. Aplicacin, sistematizacin y anlisis de pautas de
satisfaccin del el producto, aplicadas a usuarios directos y a clientes.
2.- Revisiones sistemticas a cada uno de los procesos desarrollados, siguiendo lo
definido en los manuales de la OTEC. Auditoras externas e internas anuales.
3.- Revisin del cumplimiento de estndares definidos para cada uno de los productos
elaborados e implementados. Cierre presupuestario.
4.- Se contar con la validacin y autorizacin, por parte de la Direccin, de todas las
acciones de capacitacin y los procesos de mejora de la OTEC-UMCE.

Caractersticas de los programas de Educacin Continua

La DEC se propone ofrecer programas de Educacin Continua con las siguientes
caractersticas:
1.- Que constituyan una opcin educativa adicional al sistema formal de entrega de
ttulos y grados acadmicos de la Universidad.
2. Que sean conducentes a certificaciones de cursos, seminarios y diplomados.

12

3. Que correspondan a servicios planificados, en base a la deteccin de necesidades

de asistencia tcnica y formacin de los sectores a atender, y en coordinacin con las
distintas unidades de la Universidad.
4. Que correspondan a temas de vanguardia, centrados en el desarrollo educativo de
las instituciones del sistema educacional y que ostenten una alta calidad acadmica,
tanto en sus programas de estudio, como en la preparacin de sus expositores.
5. Que se impartan en tiempos intensivos y de acuerdo con los requerimientos de los
usuarios, siempre con el debido resguardo de la excelencia acadmica.
6. Que promuevan la adquisicin de competencias requeridas para la formacin
permanente y el desarrollo y desempeo profesional.
7. Que el diseo de sus programas se caracterice por un enfoque terico-prctico y de
aplicabilidad inmediata en la orientacin de sus contenidos.
8. Que se impartan en las modalidades presencial, semipresencial y/o a distancia.
9. Que su ejecucin sea evaluada por sus participantes, los gestores educacionales y
por las unidades de la OTEC UMCE.
COMPROMISO DE LA DIRECCIN
La Direccin de la OTEC UMCE se compromete a verificar permanentemente que el
sistema de calidad sea conveniente, adecuado y eficaz. La examinacin incluye
adems la evaluacin de las oportunidades de mejoramiento y la necesidad de
efectuar cambios en el sistema de gestin de la calidad, incluyendo la poltica y los
objetivos. La evaluacin de las acciones de formacin no se realizar exclusivamente
al final de cada programa o ao, sino que se compromete un sistema de revisin
permanente, que asegure la posibilidad de aplicar remediales oportunos que permitan
la consecucin de los objetivos planteados.
El Director de la OTEC UMCE nombra un representante para preparar la informacin
necesaria para la revisin de los siguientes requisitos:

13

La retroalimentacin de los clientes, reclamos y sugerencias (participantes y

demandantes)
Evaluacin de los docentes relatores
Porcentajes de asistencia e ndices de retiro y aprobacin
Calificacin de los participantes
El comportamiento de los procesos estratgicos, operativos, de soporte, de
anlisis y de mejora
Anlisis y seguimiento de las revisiones anteriores.
Cambios que pudieran afectar al sistema de gestin de la calidad
Flujos financieros y ejecucin presupuestaria
Anlisis del comportamiento de servicios externalizados
Disponibilidad de recursos humanos y materiales

Alcance de las acciones correctivas y preventivas y recomendaciones para el

mejoramiento
Gestin de No Conformidades e Indicadores
Demostracin de Conformidad
Anlisis cualitativo del Coordinador Acadmico

Tras el Anlisis de los datos de entrada para la revisin, se adoptan las acciones
encaminadas a:

La mejora de la eficacia del SGC y de sus procesos;

La mejora de los servicios en relacin con el cliente;
La identificacin de necesidades de recursos.

De la revisin por la direccin se deja un acta que constituye un registro del anlisis del
sistema de calidad, el cual se realizar cada ao, durante el primer trimestre.

6.1. RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD

COMUNICACIN

Las funciones y responsabilidades del personal que realiza tareas que puedan afectar
la conformidad de los productos, se encuentran definidas en cada procedimiento del
Sistema de Calidad. Por otro lado, la OTEC UMCE cuenta con la siguiente estructura
de funciones:

14

7.

GESTIN DE LOS RECURSOS

La Gestin de los recursos humanos, tecnolgicos y de infraestructura son un pilar

fundamental en la correcta operacin del SGC. Es por este motivo que la Direccin de
la OTEC UMCE busca constantemente mejorar las competencias de sus trabajadores,
facilitando y/o promoviendo el perfeccionamiento de sus funcionarios. Por otro lado,
15

lleva a cabo una continua revisin de las capacidades tecnolgicas del organismo,
dotando a todo el personal de las herramientas necesarias para que puedan realizar
sus actividades. Tambin existe una preocupacin continua respecto de la correcta
mantencin de los espacios fsicos, incluyendo el garantizar un adecuado ambiente de
trabajo. Todos estos aspectos son evaluados con una periodicidad anual y se reflejan
en acta de reunin tcnica.
Los perfiles de cargo asociado a cada funcin son los siguientes:
7.1. Direccin: Es responsable de la direccin e implementacin de la oferta
acadmica de la OTEC UMCE, articulando los programas acadmicos con los
Departamentos y/o los Decanatos de la Universidad. Asegura las condiciones para
instalar una capacidad institucional que permita el diseo y operacin de servicios
educativos de calidad, pertinentes y que impacten de manera significativa en el
sistema educacional.
Funciones:
a. Definir polticas, estrategias, normas, lineamientos y procedimientos para el
diseo, elaboracin, aplicacin, seguimiento y evaluacin de proyectos y
programas de la OTEC UMCE.
b. Establecer estrategias que fortalezcan la ampliacin de cobertura y oferta
de la OTEC - UMCE, mediante la incorporacin permanente de metodologas
educativas innovadoras.
c. Establecer estrategias que permitan el aprovechamiento y comercializacin
de los programas acadmicos, potenciales tecnolgicos, de infraestructura y
docentes de la OTEC - UMCE,
d. Promover el desarrollo de un proceso integral y permanente de gestin,
ejecucin, control y evaluacin, que garantice la mejora en la calidad de la
oferta de los servicios educativos de Educacin Continua.
e. Establecer un programa permanente para la formacin y actualizacin de
recursos humanos en la OTEC UMCE, para asegurar el xito en el
desarrollo de programas educativos.
f. Establecer los mecanismos que permitan la vinculacin con instituciones,
organismos, entidades pblicas y privadas, nacionales e internacionales,
para el fortalecimiento de las redes colaborativas en el campo de la
formacin acadmica.
g. Establecer estrategias de marketing que permitan una amplia difusin de los
servicios de Educacin Continua.

Perfil:
a)
b)
c)
d)
16

Ttulo Profesional Universitario, con experiencia en Educacin

Desempeo profesional no inferior a 5 aos
Capacidad de liderazgo y direccin de equipos de trabajo
Haber ejercido Docencia en Educacin Superior

e)
f)
g)
h)
i)

Manejo en normativa SENCE

Trabajo en equipos multidisciplinarios
Alto nivel de desarrollo en competencias de comunicacin efectiva
Experiencia en gestin institucional
Capacidad de articular, convocar y establecer redes colaborativas

7.2. Secretara Tcnica de Diseo y Estudios: Es responsable de identificar

potenciales nuevas lneas de proyectos y elaborar propuestas en conjunto con las
unidades de la OTEC UMCE y las Unidades Acadmicas de la UMCE involucradas.
Su propsito es identificar programas y proyectos a ser realizados por la OTEC UMCE, determinando su viabilidad econmica y colaborando en
su diseo,
ejecucin, evaluacin y mejora.

Funciones:
a. Analizar y validar propuestas de programas y proyectos, determinando su
viabilidad econmica y los presupuestos asociados.
b. Ofrecer apoyo y asesora a las distintas Unidades Acadmicas de la UMCE
para la generacin y desarrollo de proyectos y programas de Educacin
Continua.
c. Evaluar junto con las unidades de la OTEC UMCE los diferentes proyectos y
programas que la Universidad se adjudique desde la OTEC-UMCE.
d. Representar al titular de la OTEC UMCE en los actos y diligencias que le
sean encomendados, desarrollando las actividades y funciones inherentes a
su competencia.
e. Desarrollar las dems funciones que sealen los reglamentos y manuales
respectivos, y las que le sean encomendadas por la Direccin de la OTEC UMCE.
Perfil:
a) Ttulo Profesional en el rea de las Ciencias Sociales o de la Educacin
b) Desempeo profesional no inferior a 5 aos
c) Capacidad para elaborar presupuestos y seguimiento presupuestario
d) Demostrar experiencia en haber ejercido docencia en Instituciones de
Educacin Superior por: Manejo de legislacin vigente en materia escolar
e) Manejo de franquicia SENCE
f) Trabajo en equipos multidisciplinarios
g) Manejo Office avanzado, especialmente en excell
h) Manejo de nivel intermedio en software SPSS

7.3. Coordinacin de Programas de Formacin y Perfeccionamiento: Es

responsable de la ejecucin de Programas de Formacin y Perfeccionamiento, en
conjunto con las unidades de la OTEC - UMCE y las Unidades Acadmicas de la UMCE
17

involucradas. Su propsito es Identificar, ejecutar, monitorear y evaluar los Programas

de Formacin y Perfeccionamiento dirigidos a los distintos actores del sistema
educativo y de la educacin en salud y otros agentes del sector pblico y privado.
Funciones:
a. Levantar y sistematizar
la oferta de Programas de Formacin y
Perfeccionamiento, en articulacin con las distintas Unidades Acadmicas
de la UMCE.
b. Coordinar y supervisar la ejecucin de los Programas de Formacin y
Perfeccionamiento con las unidades de la OTEC UMCE y las Unidades
Acadmicas involucradas.
c. Establecer, en conjunto con las Unidades Acadmicas de la UMCE, los
mecanismos de seleccin y evaluacin del personal que participar en los
distintos programas de formacin y perfeccionamiento.
d. Mantener un vnculo permanente con demandantes y contratantes de
Programas de Formacin y Perfeccionamiento, garantizando su adecuada
ejecucin.
e. Representar al titular de la OTEC UMCE en los actos y diligencias que le
sean encomendados, desarrollando las actividades y funciones inherentes a
su competencia.
f. Generar y remitir a la Direccin de la OTEC - UMCE los informes relativos a
la ejecucin de los Programas
de Formacin y Perfeccionamiento,
determinando su situacin, estado de avance y dificultades.
g. Elaborar los informes correspondientes a las actividades realizadas en el
marco de la OTEC UMCE.
h. Establecer las coordinaciones necesarias con las Unidades Acadmicas
involucradas en el desarrollo de los distintos cursos.
i. Preparar toda la documentacin de entrada necesaria para el proceso de
auditora interna.
j. Registrar la eliminacin, retiro y postergacin de los estudiantes que asisten
a las distintas capacitaciones.
Perfil:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)

Ttulo Profesional Universitario, con experiencia en Educacin

Desempeo profesional no inferior a 5 aos
Capacidad de liderazgo y direccin de equipos de trabajo
Haber ejercido Docencia en Educacin Superior
Manejo en normativa SENCE
Trabajo en equipos multidisciplinarios
Alto nivel de desarrollo en competencias de comunicacin efectiva

7.4. Secretara Acadmico Administrativa: Es responsable de la

gestin acadmico-administrativa de los proyectos y programas de la OTEC - UMCE,
as como de gestionar los aspectos administrativos de su ejecucin. Su propsito es
gestionar y dar seguimiento a las distintas fases de la gestin de los cursos de la
OTEC UMCE.

18

Funciones:
a. Planificar y administrar el registro, control, ejecucin y seguimiento de los
cursos y actividades de la OTEC - UMCE
b. Coordinar, con la Fundacin UMCE, la contratacin y gestin de pagos del
personal que participa en actividades de Educacin Continua.
c. Gestionar con la Fundacin UMCE los recursos materiales y tecnolgicos
para la ejecucin de los programas.
d. Vigilar el cumplimiento de la reglamentacin universitaria para el control y
seguimiento de los procesos de admisin, matrcula, promocin y egreso de
alumnos y participantes de los programas de la OTEC UMCE
e. Coordinar la inscripcin, creacin y registro de los cursos en los sistemas
formales de la Universidad
f. Generar y remitir a la Direccin de la OTEC - UMCE los informes relativos a
los avances y situacin de sus programas y actividades, en los mbitos
acadmicos y administrativos.
g. Desarrollar las dems funciones que sealen los reglamentos respectivos y
las que le sean encomendadas por la Direccin de la OTEC - UMCE.
h. Representar al titular de la OTEC UMCE en los actos y diligencias que le
sean encomendados, desarrollando las actividades y funciones inherentes a
su competencia.
Perfil:
a)
b)
c)
d)
e)
f)

8.

Sentido de responsabilidad, entrega y compromiso

Manejo intermedio de Office
Formacin relacionado con mbito administrativo
Capacidad para monitorear y realizar seguimiento y evaluacin de procesos.
Conocimiento de la normativa del rea educacional
Habilidades de redaccin y comunicacin oral

GESTIN DEL SERVICIO

La OTEC - UMCE ha establecido un sistema de control y planificacin de los procesos,

basado en:

La definicin de objetivos de calidad y requisitos para el servicio

El establecimiento de procesos, documentos y la entrega de los recursos
especficos para el servicio.
La ejecucin de actividades de verificacin, validacin, medicin y seguimiento,
as como los criterios para la aceptacin.
La generacin y conservacin de registros necesarios para demostrar evidencia
de que los procesos de realizacin y el servicio resultante cumplen con los
requisitos.

Lo anterior nos permite estandarizar, monitorear y tomar acciones oportunas para

mejorar la calidad del servicio. Tambin nos permite analizar los procesos para
aumentar la satisfaccin de nuestros clientes.
19

8.1. GESTIN

DE

PROVEEDORES

Las compras que realiza la OTEC - UMCE estn referidas al pago de relatores, al
alquiler de salas (cuando corresponde), material didctico y fungible, impresin de
material y documentos,
soporte informtico y otros servicios de apoyo.
Los
procedimientos declarados por los Manuales de la FUMCE forman parte del SGC de la
OTEC UMCE.
Para hacer efectiva la compra de los servicios descritos, se deben cumplir con las
siguientes acciones:
1.- La Unidad Acadmica presenta los recursos humanos y materiales requeridos para
cada uno de los cursos a desarrollar.
2.La Secretara de Diseo y Estudio levanta el presupuesto de cada curso y lo
remite a la Direccin de Planificacin y Presupuesto para su aprobacin.
3.- La OTEC UMCE enva solicitud de compra a Fundacin UMCE.
4.- La Fundacin UMCE ejecuta el presupuesto.
5.La Fundacin UMCE remite a la OTEC UMCE la ejecucin y balance
presupuestario de cada curso.
6.La OTEC UMCE realiza el cierre presupuestario de cada curso y levanta un
informe anual respecto de la totalidad de estos, y lo remite a la Vicerrectora
Acadmica.

9.

MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA

La OTEC - UMCE ha planificado, definido e implantado herramientas de anlisis y

medicin encaminadas a la mejora continua de las actividades desarrolladas: gestin
de no conformidades, gestin de indicadores, gestin de acciones correctivas y
preventivas, encuestas de satisfaccin de clientes, auditoras, reclamos y sugerencias y
demostracin de la conformidad con el servicio.

9.1. ANLISIS

DE

DATOS

La OTEC - UMCE ha establecido documentalmente el tratamiento y las instancias de

anlisis de los datos y la informacin generada por la operacin del SGC establecido.
Dichas instancias, se encuentran principalmente recogidas en los siguientes elementos
del sistema:

Indicadores de proceso y productos

Encuesta de alumnado
Anlisis cualitativo del coordinador y su equipo acadmico
Anlisis de los ndices de retiro, aprobacin y asistencia
Calificaciones de los estudiantes
Reclamos de clientes
No conformidades detectadas
Acciones correctivas y preventivas

Estos puntos tienen como objeto determinar la adecuacin, eficacia y la tendencia del
SGC e identificar reas de mejora del mismo. Todos estos datos son analizados en las
20

revisiones por la Direccin para asegurar la mejora del sistema de calidad y la

satisfaccin del cliente. El mtodo para analizar los datos ser a travs de reunin
tcnica del equipo en el marco de la Revisin de la Direccin. Se evaluar cmo se
comportan los indicadores a travs del tiempo a travs de un anlisis comparativo,
determinando acciones preventivas y correctivas para asegurar la mejora continua del
SGC.

10. REQUISITOS REGLAMENTARIOS

La OTEC - UMCE tiene una razn social en idioma espaol, que lo identifica
adecuadamente, dispone de infraestructura acorde con los servicios que presta y
mantendr al da la documentacin de su situacin legal ante SENCE. La OTEC UMCE
dispone de todas las Instalaciones de la Universidad Metropolitana de Ciencias de la
Educacin, en sus Campus Macul, Joaqun Cabezas y Graneros.
Adems, la OTEC - UMCE dispone de los recursos financieros y administrativos
necesarios para facilitar todas las actividades que desarrolla. Cuenta con recursos
fsicos apropiados, que estn disponibles para apoyar a las personas que se capacitan.
Las actividades de capacitacin se encuentran definidas y disponibles para los clientes,
incluyendo objetivos generales y especficos; contenidos tericos y prcticos y su
distribucin estimada en horas; tcnicas metodolgicas y material didctico a emplear;
requisitos, destrezas y conocimientos que los participantes deben reunir previamente
para acceder a la actividad de capacitacin correspondiente; requisitos tcnicos y
administrativos que deben cumplir los alumnos para aprobar del curso; y el precio de
las actividades.
La relacin con los participantes o los representantes de las empresas u organizaciones
es llevada en forma justa y correcta, y se entrega informacin acerca de las reglas del
organismo y de cada curso, el apoyo a los participantes, el precio de las actividades de
capacitacin y el procedimiento de reclamos.
El sistema de ingreso de participantes a las actividades de capacitacin no incluye
barreras discriminatorias arbitrarias. Existe un procedimiento que asegura que el tipo
de evaluacin que se efecte para la aprobacin de las actividades de capacitacin sea
conocido por los participantes, por el demandante y por los integrantes y relatores de
la OTEC - UMCE, y que sea consistente, vlido y apropiado en su ejecucin. Los
requisitos de la evaluacin y los objetivos propuestos estn establecidos en el diseo
de la actividad de capacitacin.
Las actividades prcticas desarrolladas durante las capacitaciones estn plenamente
relacionadas con los objetivos definidos en el diseo de las actividades de capacitacin
propuestas a los clientes.
Existe un procedimiento para informar en forma regular, cuando corresponda, tanto a
los participantes, como a sus empresas, sobre su progreso y calificacin final. Este
procedimiento permite conocer el resultado de las evaluaciones de los participantes a
travs de informes finales. Los organismos demandantes y sus participantes podrn
21

acceder fcilmente a sus calificaciones y porcentajes de asistencia, solicitando esta

informacin directamente a la OTEC UMCE.
La OTEC - UMCE vela por el buen desempeo de los participantes y adopta las medidas
necesarias, mediante cambios en la metodologa, el relator o los materiales de apoyo,
entre otros, para cumplir con los objetivos planteados, informando a la autoridad
competente si as le fuera exigido.
El material publicitario producido y distribuido por la OTEC - UMCE es apropiado y fiel a
la realidad del organismo.

22