Departamentul Contabilitate, Informatic Economic i Statistic

Specializarea Contabilitate i Informatic de gestiune, anul III zi

An universitar 2016/2017, sem. I

SISTEMELE INFORMAIONALE
FINANCIAR-CONTABILE 1
(Analiza sistemelor)
SUPORT LUCRRI PRACTICE
Autori:
Prof. univ. dr. Gabriela MENI
Conf. univ. dr. Daniela POPESCUL
Cercet. dr. Diana RADU (GENETE)

Cuprins
1 Prezentarea organizaiei i a sistemelor informaionale economice ......................................................... 2
1.1 Analiza organizaiei i a contextului n care activeaz ................................................................................ 2
1.2 Prezentarea aplicaiilor informatice existente n organizaie i identificarea principalelor sisteme
informaionale .................................................................................................................................................... 3
1.3 Construirea matricei sisteme informaionale - componente organizatorice i parteneri ............................. 6
1.4 Descrierea proiectelor propuse pentru mbuntirea sistemelor informaionale sau a proiectelor
informatice n curs de implementare .................................................................................................................. 6
2 Delimitarea ariei de ntindere a sistemului analizat ................................................................................... 6
2.1 Descrierea tranzaciilor economice nregistrate n sistemul existent ........................................................... 6
2.2 Stabilirea relaiilor sistemului analizat cu diferitele componente organizatorice i cu partenerii
organizaiei (dac este cazul) ............................................................................................................................. 7
2.3 Selectarea intrrilor i ieirilor de la/ctre entitile externe sistemului analizat ........................................ 7
2.4 Realizarea primei versiuni a diagramei de context pentru sistemul analizat ............................................... 8
3. Analiza sistemului informaional existent .................................................................................................. 8
3.2 Analiza ieirilor din procesele sistemului ctre entiti externe sau locuri de stocare (se ordoneaz dup
procesul din care rezult) ................................................................................................................................. 10
3.3 Analiza intrrilor n procesele sistemului de la entiti externe sau locuri de stocare (se ordoneaz dup
procesul n care intr) ...................................................................................................................................... 11
3.4 Analiza proceselor de prelucrare (verificarea ncruciat ntre tabelul ieirilor i intrrilor) ................... 12
4. Modelarea sistemului analizat cu ajutorul diagramelor fluxurilor de date.......................................... 13
5. Descrierea cerinelor funcionale i nonfuncionale ale noului sistem .................................................. 14
ANEXA 1 DIAGRAMA DE CONTEXT A SGS ....................................................................................... 16
ANEXA 2 DFD de NIVEL 0 pentru SGS .................................................................................................. 17
ANEXA 3 DFD de NIVEL 1 pentru PROCESUL Aprovizionare materiale ..................................... 18
ANEXA 4 DFD de NIVEL 1 pentru SUBPROCESUL Inregistrare tranzacii economice .............. 19
ANEXA 5 DFD de NIVEL 2 pentru SUBPROCESUL Inregistrare tranzacii cu materiale ........... 20

2016
Copyright 2016 Gabriela MENI
1

Proiectul are drept scop dobndirea experienei practice ntr-o organizaie, pentru a cunoate n
detaliu sistemele informaionale economice, dar mai ales pentru a identifica, pe baz de analiz,
problemele n funcionarea lor, posibilitile de rezolvare a acestora, dar i de mbuntire a
funcionalitilor existente.
Pentru realizarea proiectului este necesar prezena studenilor ntr-o organizaie, indiferent de
statutul juridic, forma proprietii, obiectul de activitate (firme, instituii publice,
coli/licee/universiti, ONG-uri etc.). Important este s poat fi obinute informaii relevante pentru
analiza sistemelor.
Pentru a intra n posesia datelor din organizaii, studenii sunt obligai s se documenteze din
diferite surse bibliografice asupra problematicii care urmeaz a fi discutat cu reprezentanii
organizaiei. Ne referim aici la valorificarea unor cunotine deja dobndite la alte discipline ca ISA,
TIA, Contabilitate financiar, Management, Marketing, Finane, dar i la altele, n funcie de sistemul
informaional ce va fi supus analizei. De asemenea, trebuie parcurs din timp suportul de curs al
disciplinei.

1 Prezentarea organizaiei i a sistemelor informaionale economice

Prin acest capitol se urmrete prezentarea cadrului general n care i desfoar activitatea
organizaia studiat. Se urmresc att aspecte ce in de organizarea intern, ct i cele ce fac parte din
mediul extern organizaional (parteneri, clieni, furnizori etc.).

1.1 Analiza organizaiei i a contextului n care activeaz

Componentele organizatorice se vor prezenta sub form de tabel, plecnd de la obiectul de
activitate, maniera de organizare i natura proprietii, pn la partenerii de afaceri i structura
organizatoric. Toate aceste elemente sunt necesare pentru a cunoate activitatea economic, modul de
alocare i utilizare a resurselor, ntinderea geografic i gradul de centralizare/descentralizare a
activitilor economico-financiare, autonomia n luarea deciziilor etc. Se vor avea n vedere, n special,
organizarea firmei, departamentele/birourile i activitile pe care le desfoar.
Nr.
crt.
1.

Caracteristici

Detalii privind caracteristicile

Obiect de activitate,
forma de organizare
juridic, tipul
proprietii

2.

Modul de organizare i
principalele activiti
economice

3.

Mediul n care activeaz

Se va specifica principalul obiect de activitate sau cel care ar putea

determina schimbarea sistemului informaional. Se puncteaz forma
juridic de organizare (SRL, SA, RA, SNC, AF, ONG, instituie public
etc.), dar i natura proprietii (privat, de stat, mixt). n cazul
societilor comerciale se va specifica dac se ncadreaz n categoria
IMM sau societi mari.
Pe baza organigramei anexate, se va preciza tipul de structur
organizatoric: funcional, departamental, matriceal etc. Se vor
descrie principalele activiti economice desfurate la nivelul
organizaiei i departamentele/birourile responsabile cu activitile
respective.
Furnizori: interni, externi pentru principalele materiale, piese de
schimb, utiliti, n funcie de valoarea obligaiilor ctre furnizori
Clieni: interni, externi, pe baz de contracte, pe baz de comenzi,
livrri la domiciliu, desfacere cu amnuntul etc. Politica comercial
fa de clieni (discount-uri n funcie de anumite criterii, aciuni
promoionale etc.)
Concurena: analiza pieei i existena sau nu a posibilitii de
extindere sau nu
Relaia cu statul, bncile i alte organisme economice

Pentru completarea tabelului se va apela la Statutul organizaiei, Regulamentul de organizare i

funcionare (ROF), studii de fezabilitate (dac exist), organigram, standarde ISO i proceduri .a.. Nu

se vor prelua toate informaiile gsite n astfel de documente, ci doar lucrurile eseniale, care s
rspund cerinelor din tabelul anterior.
Pentru identificarea mediului extern este necesar dialogul cu un reprezentant al organizaiei, astfel
nct s se identifice modul n care se stabilesc relaiile cu partenerii, cu instituiile statului i alte
organisme implicate n funcionare, n special din perspectiva fluxului informaional. Cei din firm
trebuie asigurai de faptul c nu intereseaz numele partenerilor comerciali, valorile contractuale etc.,
ci doar circuitul informaional, tipurile/categoriile de informaii, fr valori precise.

1.2 Prezentarea aplicaiilor informatice existente n organizaie i identificarea

principalelor sisteme informaionale
n vederea identificrii componentelor sistemului informaional (numite, n continuare, subsisteme
sau sisteme informaionale1) se vor analiza, mai nti, aplicaiile informatice existente n organizaie,
pentru a se stabili gradul de informatizare, astfel nct s se determine pentru care dintre componente
prelucrarea se face automat, respectiv manual sau mixt.
Pe baza principalelor activiti i procese economice din organizaie, se vor identifica sistemele
informaionale economice, din perspectiva scopului acestora, precum i aplicaiile informatice care
sprijin prelucrarea datelor, principalele prelucrri ce se pot stabili, de regul, prin analiza interfeei
aplicaiilor (meniuri, formulare/ecrane etc.), a tipului prelucrrilor (manuale, automate, mixte),
respectiv locurile din organizaie unde se utilizeaz aceste aplicaii. n cazul aplicaiilor integrate, se
vor identifica modulele care sprijin prelucrarea datelor dintr-un sistem. Se vor preciza birourile sau
persoanele din firm care folosesc aplicaiile/modulele care deservesc fiecare sistem.
Se vor identifica, pentru fiecare sistem:
principalele prelucrri aferente tranzaciilor economice ele se pot stabili, de regul, prin
analiza interfeei aplicaiilor (meniuri, formulare/ecrane etc.);
tipul prelucrrilor (manuale, automate sau mixte).
n stabilirea sistemelor informaionale se pleac de la analiza principalelor funciuni economice ale
organizaiei, a modului de organizare i a activitilor economice desfurate la nivelul fiecrei
componente organizatorice. Este necesar s se citeasc capitolul 1 i capitolul 2 din suportul de curs.
Pentru a face legtura ntre sistemele informaionale i aplicaiile informatice din organizaie
trebuie s se analizeze produsele informatice utilizate (fie prin urmrirea interfeei, dac exist acces,
fie prin studierea manualului de utilizare a aplicailor sau prin descrcarea versiunilor demo de pe
Internet dac sunt implementate produse proprietare sau open source).
Informaiile despre sisteme i aplicaii vor fi folosite pentru a completa tabelul din formular, de la
paragraful 1.2.
n funcie de rezultatul analizei se vor putea desprinde concluzii privind gradul de informatizare a
fiecrui sistem informaional, se vor extrage principalele prelucrri pe care le asigur aplicaiile, astfel
nct s se completeze tabelul din formular i s se construiasc imaginea de ansamblu asupra
prelucrrilor din sistemele informaionale ale organizaiei.

A se vedea suportul de curs privind sistemul, subsistemele, parte i ntreg.

3

Nr.
crt.
1.

Descrierea aplicaiei (aplicaiilor) sau

modulelor din aplicaii care asigur
prelucrrile din sistemul informaional
Ex.:
Aplicaia GESTOC sprijin gestiunea tuturor
tipurilor de stocuri de materiale prin preluarea
i prelucrarea tranzaciilor privind stocurile,
actualizarea datelor privind elementele de
stoc, ntocmirea balanelor analitice i
furnizarea altor elemente relative la stocuri.
ntruct sistemul de gestiune a stocurilor se
bazeaz pe prelucrri pe loturi, el nu poate
oferi informaii oportune privind stocurile
solicitate de sistemul de vnzri,
aprovizionare, producie i nici conducerii

Prelucrrile i tipul prelucrrilor identificate

prin analiza interfeei aplicaiei (aplicaiilor)
modulelor (meniuri, opiuni, ecrane) sau a
circuitului documentelor
Ex.:
Intrarea de materiale n stoc se face prin achiziii,
retur din seciile de producie, rebuturi i deeuri
i este reflectat de urmtoarele operaiuni de
prelucrare:
- documentele de intrare se grupeaz manual n
funcie de tipul lor (facturile de la furnizori, NIR,
note de predare, transfer, restituire) i
cronologic;
- cantitile de materiale intrate se culeg manual
de pe documentele de intrare i se introduc n
sistem prin intermediul ecranelor aplicaiei, la
un interval de 2-3 zile. Introducerea cantitilor
presupune identificarea materialului n aplicaie
dup cod i/sau denumire, urmat de precizarea
tipului de intrare (cumprare, retur, rebut, deeu)
i completarea cantitii intrate n cmpul
destinat acestui scop. Dac materia prim sau
materialul nu exist n aplicaie, datele sale de
identificare se vor completa manual ntr-un
ecran special, iar materiei prime/materialului i
se va atribui n mod automat un cod de ctre
aplicaie;
- verificarea cantitilor introduse cade n
sarcina operatorului, nu exist proceduri
automate de validare a datelor;
- dup introducerea fiecrei cantiti intrate
dintr-o materie prim sau dintr-un material n
ecranul aplicaiei, aceasta va fi adugat
automat la stocul existent.
Ieirile de materii prime i materiale din stoc au
diferite destinaii (dare n consum, vnzare etc.).
Operaiunile de prelucrare a datelor presupun:
- culegerea manual a cantitilor ieite de pe
documentele aferente ntocmite de gestionar

Locurile (birourile, persoanele)

din firm unde se folosesc
aplicaiile sau modulele

Sistemul informaional sprijinit

de aplicaiile informatice
i funcionalitatea lui

Ex.:
Aplicaia este utilizat de
gestionar, n cadrul depozitelor i
seciilor, de responsabilul cu
aprovizionarea de materiale, de
contabilul care ine gestiunea
stocurilor. Uneori, aplicaia este
accesat i de directorul economic
i directorul comercial, dar numai
pentru vizualizarea unor
informaii, fr a face prelucrri

Ex.:
Sistemul informaional de gestiune
stocuri are drept scop evidena
cantitativ i valoric a stocurilor
de materii prime, materiale n
vederea obinerii de informaii
pertinente privind micarea
stocurilor, existena n stoc la un
moment dat, luarea deciziei de
aprovizionare, asigurarea
informaiilor necesare pentru
acceptarea unei comenzi de
produciei etc.

Descrierea aplicaiei (aplicaiilor) sau

modulelor din aplicaii care asigur
prelucrrile din sistemul informaional

Nr.
crt.

2.
3.

...

Prelucrrile i tipul prelucrrilor identificate

prin analiza interfeei aplicaiei (aplicaiilor)
modulelor (meniuri, opiuni, ecrane) sau a
circuitului documentelor
(bonuri de consum) sau contabil (facturi), dup ce
ce acestea au fost grupate manual timp de 2/3
zile la locul la care se ntocmesc;
- introducerea n sistem a cantitilor ieite prin
identificarea materialului n aplicaie dup cod
i/sau denumire, urmat de precizarea tipului de
ieire (consum, vnzare) i completarea cantitii
ieite n cmpul destinat acestui scop;
- datele introduse sunt verificate automat
cantitatea ieit nu poate depi stocul existent;
- dup introducerea fiecrei cantiti ieite dintro materie prim sau dintr-un material n ecranul
aplicaiei, aceasta va fi sczut automat din
stocul existent.
Lunar i/sau la cerere, datele sunt comasate
automat n rapoarte ca Situaia stocurilor la data
de, Stocuri critice .a.m.d.
....

Locurile (birourile, persoanele)

din firm unde se folosesc
aplicaiile sau modulele

Sistemul informaional sprijinit

de aplicaiile informatice
i funcionalitatea lui

.....
Se vor aduga linii n funcie de
nevoi

1.3 Construirea matricei sisteme informaionale - componente organizatorice i parteneri

Scopul acestui demers este de a identifica relaiile sistemelor informaionale (aplicaiilor informatice) cu
componentele organizatorice, partenerii organizaiei i alte sisteme.
Pentru fiecare sistem (aplicaie/modul al aplicaiei) se identific intrrile de date (de obicei, sub forma
documentelor justificative sau a datelor recepionate online) i toate (de obicei, informaii sub forma
rapoartelor sau a informaiilor transmise online). Este necesar s se urmreasc att sursa de provenien a
intrrilor (departamente/birouri, persoane sau parteneri ai organizaiei), ct i destinaia ieirilor.
A se vedea i punctul 4.1.2 Planificarea sistemului informaional din suportul de curs.

1.4 Descrierea proiectelor propuse pentru mbuntirea sistemelor informaionale sau a

proiectelor informatice n curs de implementare
Aici se face legtura cu strategia organizaional privind sistemul informaional. Chiar dac n
organizaie nu este scris n nici un document despre proiectele aflate n curs de derulare sau care ar urma s
fie demarate, pe baza concluziilor de la 1.2.1 i 1.2.2 se pot desprinde o serie de probleme existente la
nivelul sistemului informaional, pentru care soluiile de rezolvare se pot constitui n proiecte informatice.
Pentru detalii a se vedea punctul 5.1 Tipuri de proiecte de dezvoltare a sistemelor informaionale din
suportul de curs. Se va completa tabelul din formular, astfel nct s fie posibil comparaia ntre proiecte i
o eventual analiz pentru selecia lor.
Ex.:
n planul de dezvoltare a sistemului informatic sunt cuprinse urmtoarele proiecte:
dezvoltarea unei aplicaii pentru activitatea de proiectare, lansare i urmrire a produciei;
dezvoltarea unui sistem informatic on-line privind evidena vnzrilor att la sediul central, ct i pentru
magazinele din teritoriu.

2 Delimitarea ariei de ntindere a sistemului analizat

Este capitolul n care se trece de la ntreg la parte, adic de la analiza ntregului sistem informaional al
organizaiei la una dintre componentele lui, selectat de fiecare echip n parte.
Pentru definirea ariei de ntindere se vor avea n vedere, n special, fluxurile informaionale (intrri i
ieiri) identificate la punctul 1.3, dar i analiza responsabilitilor, fielor posturilor i a altor documente
existente n firm, care reglementeaz activitile, rolurile i funciile din organizaie (regulament de ordine
interioar, statut de funcionare, standarde etc.).

2.1 Descrierea tranzaciilor economice nregistrate n sistemul existent

Tranzaciile economice se stabilesc plecnd de la obiectul de activitate al firmei, funciunile economice
i descrierea responsabilitilor i obligaiilor departamentelor/birourilor din organizaie. De interes este i
abordarea plecnd de la operaiunile nregistrate n contabilitate (fr egalitile contabile dintre conturi),
inclusiv documentele care stau la baza nregistrrii sau explicaiile lor.
Pentru o orientare general asupra tranzaciilor economice ce se regsesc la nivelul sistemului studiat a
se vedea Tabelul 2.1 Aplicaiile de baz ale subsistemelor de prelucrare a tranzaciilor, din capitolul
din suportul de curs (p. 21).
Ex.:
Principalele tranzacii economice n cazul sistemului de stocuri sunt:
aprovizionarea cu materii prime i materiale se stabilete necesarul de materii prime i materiale, se
trimit comenzile ctre furnizori;
primirea materiilor prime i materialelor - presupune efectuarea recepiilor de ctre gestionar,
determinarea plusurilor sau minusurilor la recepie, ocazie cu care se stabilete i dac factura va fi dat
la plat n totalitate (recepia coincide cu factura) sau parial (n cazul n care apar diferene n minus la
recepie),
returul materiilor prime i materialelor constatate plus la recepie (dac este cazul);
6

 consumul de materii prime i materiale, pe baza solicitrilor primite de la seciile de producie sau
celelalte componente organizatorice, pe baz de bon de consum sau fi limit de consum;
inventarierea materiilor prime i materialelor la nivel de gestiuni;
restituirea de materiale din secie la magazie, n situaia neutilizrii integrale a cantitilor date n
consum;
transferul materialelor de la o gestiune la alta, cnd articolele transferate trebuie s fie nregistrate, pe
baza notelor de transfer, n evidena gestiunilor participante la operaiune (scdere la gestiune
predtoare i cretere de stoc la gestiunea primitoare).

2.2 Stabilirea relaiilor sistemului analizat cu diferitele componente organizatorice i cu

partenerii organizaiei (dac este cazul)
Componentele sunt cele identificate la punctul 1.3, prin matrice, i trebuie analizate din punctul de
vedere al responsabilitilor lor, pentru a stabili clar sursa i destinaia fluxurilor de informaii, care este
componenta de la care trebuie obinut un document sau preluate date pentru a fi introduse n sistem,
respectiv componenta ctre care se vor transmite rapoarte, liste etc
Principala surs de informare o reprezint fiele posturilor i regulamentul de ordine interioar. De
asemenea, multe detalii privind aceste responsabiliti se pot obine din discuiile cu persoanele care
desfoar activitile economice incluse n sistemul analizat. Indiferent de forma de documentare, important
este s se surprind ct mai bine cine ce face, cine ntocmete documente, cine le aprob, cine le prelucreaz,
unde se duc rapoartele i de ce.
Informaiile colectate se vor sintetiza i vor sta la baza completrii tabelului din formular.
Nr.
crt.
1.

Departament/birou/persoan/partener
Ex.:
Director economic

2.

Ex.:
Biroul aprovizionare i depozitele

3.
4.

.....
Se vor aduga linii n funcie de nevoi

Descrierea relaiilor cu sistemul analizat

Ex.:
- preia raportrile statistice i a evidenelor sintetice
necesare elaborrii prognozelor pentru producie, reparaii,
consumuri i a lurii deciziilor;
- semneaz contractele economice cu furnizorii, dup oficiul
juridic i nainte de a fi semnat de directorul general.
Ex.:
- asigurarea pregtirii i desfurrii negocierilor
contractelor comerciale;
- aprovizionarea cu materii prime i materiale, obiecte de
inventar, piese de schimb;
- valorificarea stocurilor fr micare sau cu micare lent, a
deeurilor i ambalajelor;
- urmrirea respectrii prevederilor cuprinse n contractele
de aprovizionare;
- constituirea comisiilor de recepie i efectuarea recepiilor;
- asigurarea condiiilor de pstrare si depozitare a bunurilor
materiale;
- asigurarea nregistrrii n fiele de magazie a intrrilorieirilor de bunuri.
....

2.3 Selectarea intrrilor i ieirilor de la/ctre entitile externe sistemului analizat

Plecnd de la descrierea responsabilitilor componentelor organizatorice i de la descrierea sistemelor
de la punctul 1.2, a fluxurilor de intrare i ieire regsite n matricea sisteme informaionale - componente
organizatorice pentru sistemul analizat, se vor identifica entitile externe (principalele birouri, alte sisteme,
persoane sau alte organizaii cu care intr n legtur sistemul), i se va completa tabelul din formular.
7

Nr.
Entitatea extern
crt.
1. Ex.:
Sistem producie

2. Furnizor

3. ...
4. Se vor aduga linii n funcie
de nevoi

Intrri de la entitate n sistem

Ieiri din sistem ctre entitate

Ex.:
Plan de producie
Fis tehnic produs
etc.
Factur
Ofert produse
etc.
....

Ex.
Bon de consum
Raport stoc existent
etc.
Contract aprovizionare
Comand
Cerere de ofert etc.
....

2.4 Realizarea primei versiuni a diagramei de context pentru sistemul analizat

Pe baza tabelului creat la punctul anterior, se realizeaz o prim modelare a sistemului cu ajutorul
diagramei de context.
A se vedea punctul 4.3 Iniierea i planificarea proiectelor de dezvoltare a sistemelor
informaionale din suportul de curs.

3. Analiza sistemului informaional existent2

Este unul dintre cele mai importante capitole ale studiului de caz, aici fiind oferite toate detaliile privind
intrrile i ieirile sistemului, prelucrrile i problemele identificate n funcionarea corespunztoare a lui, n
satisfacerea cerinelor de informaii ale celor interesai de sistem. Realizarea acestui capitol se bazeaz
primordial pe capitolul 5 Studierea sistemului existent i determinarea cerinelor noului sistem din
suportul de curs.
3.1 Identificarea proceselor i subproceselor de prelucrare (descompunerea sistemului)
Punctul de plecare n identificarea detaliat a proceselor, subproceselor i procedurilor de prelucrare va
rmne tot analiza interfeei aplicaiilor, cu meniurile, opiunile i principalele proceduri de prelucrare.
Procesele de prelucrare vor sta la baza descrierii celorlalte componente ale sistemului, respectiv intrri,
ieiri, locuri de stocare a datelor.
Important este s se neleag mecanismele de prelucrare, modul n care se culeg datele de pe documente
sau sunt preluate automat din alte module de aplicaii sau aplicaii, cum sunt pstrate datele n baze de date
sau alte forme de stocare (fiiere, dosare, cartoteci, dac prelucrrile sunt manuale), cum se genereaz
ieirile, ce formule de calcul se folosesc etc.
Ex.:
Procesele de prelucrare care au loc n cadrul SGS au fost grupate, n funcie de principalele tranzacii
economice, astfel:
1. Reflectarea aprovizionrii cu materii prime i materiale, care urmrete prelucrarea datelor privind
comenzile de aprovizionare pn la achiziia efectiv:
1.1. stabilirea necesarului de materii prime, materiale, obiecte de inventar, pe baza nevoilor
sistemului de producie i a celorlalte departamente i a stocului existent;
1.2. generarea situaiei comenzilor sau contractelor pentru aprobare;
1.3. lansarea comenzilor pentru materii prime i materiale;
2. Evidena3 operativ a tranzaciilor cu materiale, prin care se culeg, verific i prelucreaz date legate
de:
2.1. nregistrarea tranzaciilor cu materiale:

2
3

Se face analiza doar a sistemului care a fost ales pentru descriere ncepnd cu capitolul 2.
Cu semnificaia de a nregistra, fiind verb i nu substantiv, conform regulilor de denumire a proceselor.
8

2.1.1. evidena intrrilor de materiale. Prelucrrile se realizeaz pe baza recepiei, care conine
cantitatea intrat i preul pentru unul sau mai multe materiale. Recepia este ntocmit pe baza
documentului de nsoire a mrfii emis de furnizor (factur sau aviz de nsoire a mrfii). Dac
materialele de pe o factur sau de pe un aviz vor intra n mai multe gestiuni (magazii), atunci
se ntocmete cte o recepie pentru ncrcarea fiecrei gestiuni n parte. Dac se nregistreaz
situaia ntrzierii facturii, se va nregistra mai nti intrarea de materiale pe baza avizului de
nsoire, dup care se va face actualizarea cu factura.
2.1.2. evidena consumului de materii prime i materiale se face pe baza documentului de consum
(bonul de consum i fia limit de consum, care au structur asemntoare), n care sunt
specificate cantitatea pentru unul sau mai multe materiale. Documentul de consum este emis
pentru materialele eliberate dintr-o singur gestiune.
2.1.3. determinarea plusurilor/minusurilor de materii prime i materiale n urma cuantificrii i
comparrii stocurilor prin inventariere.
Punctele 3.2-3.4 din formularul de proiect se vor realiza exclusiv prin completarea tabelelor existente.
Dar, pentru a realiza acest lucru este necesar documentarea detaliat n cadrul firmei pentru a stabili concret
i corect modul de utilizare a documentelor, circuitul lor etc.
Atenie!!! nainte de a discuta cu persoanele din organizaie sau de a studia documentaia existent
(prin eventuale proceduri existente n certificrile ISO), trebuie s se studieze suplimentar si materiale
bibliografice din cursurile de finanele afacerilor, contabilitate financiar, marketing, logistic i
aprovizionare, resurse umane etc., n funcie de sistemul supus analizei. Toate au scopul de a nelege
tranzaciile economice ce sunt transpuse, cu ajutorul sistemului, n date i informaii.
Analiza informaiilor de ieire i a datelor de intrare ar trebui s plece de la fluxurile de date deja
identificate n capitolul 2 din proiect, prin construirea diagramei de context. Sunt aa-numitele fluxuri
externe de date, care asigur legtura sistemului cu birourile, persoanele, alte sisteme i parteneri ai firmei.
Detalierea lor se va face conform cerinelor din formular i pe baza descrierilor din suportul de curs. Fa de
ceea ce s-a identificat pn acum, apar fluxurile interne ale sistemului, cele care fac legtura dintre
procesele de prelucrare i bazele de date/fiierele/dosarele n care se pstreaz datele culese i pe baza crora
se genereaz ieirile. Fluxurile interne sunt cele prin care se asigur realizarea operaiunilor clasice asupra
bazelor de date i/sau fiierelor, respectiv adugare, modificare, actualizare, tergere nregistrri.

3.2 Analiza ieirilor din procesele sistemului ctre entiti externe sau locuri de stocare (se ordoneaz dup procesul din care rezult)
Proces/subproces de
prelucrare care
genereaz ieirea1

Reflectarea
aprovizionrii cu
materii prime i
materiale

Denumire
ieire

Situaia
stocurilor de
valori
materiale pe
gestiuni

Destinaie

Sistemul
producie

Proces 2

Lista a

Birou

Proces 3

Informaii
transmise
electronic

Sistem

Tip ieire2, mod de

obinere3, momentul
generrii

Programat,
semiautomat, la
sfritul fiecrei luni

Programat,
semiautomat (se
extrage din aplicaie o
list iniial i se
continu prelucrrile
n Excel), zilnic
n funcie de
momentul tranzaciei
ce a generat
documentul

Structur ieire4

Numr (N, 4)
Data (D, 8)
Denumire gestiune
(C, 40)
Cod material (C, 4)
Denumire material
(C, 20)
.

Documentul/
documentele pe
baza cruia se
obine ieirea5

Factur

Locurile de stocare pentru

citirea datelor (tabele ale
bd, fiiere, dosare)6

Facturi (Cantitate, Pret de

intrare, Data)
Materiale (Cod material,
Denumire material, Stoc)
Gestiuni (Denumire gestiune,
Nume gestionar)

Atribut 1
...
Atribut n

Document 1
Document 2
Date preluate n
form electronic

L3

Atribut 1
...
Atribut n

Document 1

L1, L2

Observaii7

Ex.: Se poate renuna la un

exemplar

Se obine cu ntrziere din

cauza perioadei mari de
culegere a datelor de pe
documente

...

Note:
1.

2.
3.
4.
5.
6.
7.

Se preiau denumirile proceselor/subproceselor de prelucrare identificate la punctul 3.1, pe baza operaiilor economice surprinse n sistemul analizat. Trebuie s fie aceleai cu cele din
tabelul 3.2. Pentru procesele/subprocesele care nu genereaz ieiri pentru entitile externe, se va specifica faptul c sunt procese care asigur doar adugarea de nregistrri sau
actualizarea locurilor de stocare.
Din suportul de curs, se va folosi clasificarea rapoartelor i se vor ncadra ieirile sistemului analizat n acea clasificare.
Se va specifica dac ieirile sunt obinute numai cu ajutorul aplicaiilor, dac se obin prin prelucrare manual sau mixt.
Se descriu toate atributele incluse n structura raportului, definind tipul (numeric, caracter, dat calendaristic etc.), lungimea atributului, iar unde este cazul se vor specifica formulele
de calcul (de exemplu, totalurile), precum i atributele utilizate n cadrul formulelor de calcul.
Se prezint denumirea documentului sau documentelor, informaiilor existente n sistem ce stau la baza obinerii raportului, specificndu-se atributele din acel(e) document(e) folosite
n cadrul raportului.
Sunt specificate numele locurilor de stocare (tabele ale bd, fiiere, dosare) n care au fost stocate (nregistrate) anterior date necesare obinerii rapoartelor, precum i atributele din acele
locuri de stocare folosite pentru generarea raportului. n situaia n care nu avei acces la baza de date, propunei aici o serie de locuri de stocare.
Se comenteaz eventualele particulariti ale raportului, din punct de vedere al obinerii lui sau al aspectelor ce ar trebui eliminate sau adugate, ca i cerine pentru noul sistem. Tot
aici scriei: timpul necesar obinerii raportului cu sistemul informaional actual i orice alte elemente pe care le considerai importante despre raport, nespecificate anterior.
10

3.3 Analiza intrrilor n procesele sistemului de la entiti externe sau locuri de stocare (se ordoneaz dup procesul n care intr)
Proces/
subproces/ n
care intr
datele1

Reflectarea
aprovizionrii cu
materii prime i
materiale

Proces 2

Denumire intrare

Factur

Lista b

Tip intrare

Suport hrtie

Suport hrtie

Proces 3

Raport c

Suport hrtie

...

...

...

Emitent i/sau Sursa

de intrare n sistem2

Furnizor

Structura intrrii3

Nr. Factur (C,10)

Data factur (D, 8)
Nume furnizor (C,
40)
Denumire material
(C, 20)
....

Sistem/ Birou/
Persoan/ Partener

Atribut 1 (C,5)

Atribut n

Sistem

Atribut 1 (N,3)

Atribut n

...

...

Date pstrate n
sistem4

Nr. Factur (C,10)

Data factur (Date, 8)
Nume furnizor (C, 40)
Denumire material (C,
20)
.

Atribut 1
Atribut 3

Atribut n
Atribut 1
Atribut 3

Atribut n
...

Observaii6

Locurile de stocare
unde vor fi
nregistrate datele
(tabele ale bd, fiiere,
dosare) 5

Facturi
Furnizori
Materiale

L1

Ex.: Nu sunt utilizate n

prelucrri toate datele

Ex.: Poate fi preluat

numai dup ce a fost
introdus Doc. 1

L2, Ln

...

...

Note:
1.
2.

3.
4.
5.

6.

Se preiau denumirile proceselor/subproceselor de prelucrare identificate la punctul 3.1, pe baza operaiilor economice surprinse n sistemul analizat. Pentru procesele/subprocesele care
nu au intrri de la entiti externe, se va specifica faptul c sunt procese care se bazeaz exclusiv pe prelucrarea datelor din locurile de stocare.
Emitentul reprezint entitatea/actorul care ntocmete acel document i declaneaz procesul de prelucrare. Sursa de intrare poate fi identic cu emitentul documentului, poate fi alt loc
din unitate din care trebuie s fie preluat documentul sau un proces al sistemului. Emitentul difer de surs atunci cnd un document trece pe la mai multe birouri/persoane pn ajunge
s fie preluat n sistem. n acest mod se pot identifica situaii n care este necesar s se modifice circuitul documentului respectiv.
Se descriu toate atributele incluse n structura documentului, definind tipul (numeric, caracter, dat calendaristic etc.), lungimea atributului, iar unde este cazul se vor specifica
formulele de calcul (de exemplu, totalurile) i atributele care intr n formule.
Din structura prezentat se vor specifica atributele preluate din document pentru a fi nregistrate n diferite locuri de stocare sau care urmeaz a fi supuse unor prelucrri.
Se va specifica locul de stocare n care sunt nregistrate datele preluate de pe documente, indiferent dac este vorba de tabele ale bazei de date sau dosare, centralizatoare. Obligatoriu
vor fi aceleai locuri de stocare identificate i pentru obinerea ieirilor, pentru c prin introducerea datelor de pe documente se asigur informaiile necesare pentru generarea
rapoartelor. Datele care intr n locurile de stocare vor reprezenta pentru proces fluxuri interne de ieire.
Se vor comenta diferitele aspecte ce particularizeaz documentul respectiv, probleme legate de circuitul lui, condiionarea prelucrrii documentului de alt document etc.

11

3.4 Analiza proceselor de prelucrare (verificarea ncruciat ntre tabelul ieirilor i intrrilor)
Proces/
Subproces1

Descrierea operaiunilor de prelucrare2

Reflectarea
aprovizionrii
cu materii
prime i
materiale

Adugare referate aprovizionare

ntocmire situaie comenzi pentru conducere
Adugare comanda noua n tabela materiale
Adugare comenzi in tabela comenzi
nregistrare necesar materiale
ntocmire situaie comenzi raport

Situaie comenzi
Date materiale noi
Necesar materiale
Situaia stocurilor
de valori materiale
pe gestiuni

Proces 1

Ex.: Verificare cod produs (se introduce codul

produsului solicitat i dac nu exist fie se
introduce n tabel, fie se renun la
operaiune)
Adugare produs nou n tabela produse
Adugare nregistrare n tabela comenzi etc.
Generare raport 1

Raport a
Raport n

Referat
aprovizionare
Producie
planificat
Fia tehnologic
produs
Comenzi existente
Date materiale
existente
Document a
Lista b

Lista a
Informaii n format
electronic

Lista b
Raport c
Document n

Proces 2
Proces 3

Ieiri din
proces/subproces3

Intrri n
proces/subproces4

Formulele sau
relaiile de calcul5
Total comanda
produs
Total stoc produs
Valoare

Valoare = Cantitate
x Pre

Locul de stocare a
datelor (tabele ale
bd, fiiere sau
dosare)6
Comenzi
Furnizori
Materiale

L1, L2

Observaii7

Ex. Pentru introducerea

unui nou produs n tabela
Produse este necesar s se
ias din aplicaie.

L1, L3
L1, L2, L3, Ln

Note:
1. Se preiau denumirile proceselor/subproceselor de prelucrare identificate la punctul 3.1, pe baza operaiilor economice surprinse n sistemul analizat. Trebuie s fie aceleai cu cele din
2.
3.
4.
5.
6.
7.

tabelul 3.2 i tabelul 3.3.

Se vor specifica operaiunile de prelucrare specifice fiecrui proces, respectiv subprocesele, procedurile etc. care se execut (n cazul existenei aplicaiilor, opiunile din meniul
principal, cu subopiunile specifice etc.)
Se enumer ieirile generate din proces, respectiv rapoartele/situaiile transmise ctre diferite entiti externe. Trebuie s fie aceleai cu cele identificate n 3.2.
Se prezint documentele care intr n sistem de la diferite entiti externe (aa cum au fost prezentate la descrierea intrrilor). Trebuie s fie aceleai cu cele identificate n 3.3.
Dac operaiunile de prelucrare conin formule de calcul se vor specifica atributele care intr n formulele de calcul, precum i proveniena lor (locurile de stocare de unde vor fi citite
si folosite valorile).
Se prezint locurile de stocare care intr n legtur cu procesul de prelucrare prin diferitele operaiuni de adugare, modificare, tergere sau citire/interogare nregistrri. Vor fi
aceleai cu cele identificate n 3.2 i 3.3.
Eventualele probleme care apar la prelucrarea datelor sau n relaia cu alte procese sau sisteme.

12

4. Modelarea sistemului analizat cu ajutorul diagramelor fluxurilor de date

Dup prezentarea descriptiv a sistemului, se va trece la modelarea acestuia, cu ajutorul diagramelor
fluxurilor de date i a matricei CRUD. Pentru aceast etap se va parcurge cu atenie capitolul 6 din suportul
de curs, pentru a nelege logica construirii diagramelor i pentru a respecta regulile specifice. Modelarea se
va realiza cu ajutorul instrumentului Data Modeler, pentru care exist un tutorial de utilizare, pe portal.
Diagramele fluxurilor de date (DFD) redau sub form grafic modul n care fluxurile de date intr n
procesele de prelucrare din diferite surse (entiti externe sau locuri de stocare a datelor) i ieirea fluxurilor
de date ctre diferite destinaii (entiti externe sau locuri de stocare).
Prima diagram care se obine este diagrama de context (Anexa 1), conine un singur simbol pentru
procesul de prelucrare, respectiv sistemul care se modeleaz, precum i sursele/destinaiile principalelor
fluxuri de date, fr a se reprezenta locurile de stocare a datelor. Urmeaz diagrama de nivel 0 (Anexa 2),
care prezint principalele procese de prelucrare ale sistemului. ncepnd cu aceast diagram apar i locurile
de stocare a datelor (tabele ale unei baze de date, baze de date, fiiere, dosare .a. n care se pstreaz datele).
Modelarea proceselor continu cu descompunerea proceselor de prelucrare n subprocese, redat prin
intermediul DFD-urilor de nivel 1 (Anexa 3 i 4), a subproceselor n module, prin intermediul DFD-urilor de
nivel 2 (Anexa 5) .a.
Note:
1. ncepnd cu diagrama de nivel 0 pot s apar ca necesare descompunerile de fluxuri n subfluxuri,
astfel nct s se scoat n eviden, pe de o parte, eventualele fluxuri pe care se suprapun dou sau mai
multe structuri de date, iar pe de alt parte, acelai flux de date care trebuie s ajung la mai multe
destinaii.
2. Locurile de stocare a datelor se identific plecnd de la tabelele unei baze de date sau o baz de date,
dac exist aplicaie pentru prelucrarea datelor n sistemul existent, sau de la dosarele sau registrele n
care se pstreaz informaiile care se consider c vor fi folosite n alte procese de prelucrare (de ex.,
dosar comenzi de aprovizionare pentru urmrirea comenzilor lansate i onorate de furnizori).
3. Pentru studiul de caz al fiecrei echipe trebuie s existe cel puin 2 diagrame de nivel 1 i cel puin o
diagram de nivel 2.
Chiar dac la prima vedere completarea depozitului de date pare a fi redundant descrierilor din capitolul
3 al formularului, demersul vine n sprijinul proiectanilor. Varianta complet a dicionarului de date, pentru
toate componentele diagramelor, entiti externe, locuri de stocare, fluxuri de date i procese de prelucrare,
este prezentat n capitolul 7 din cadrul suportului de curs.
Not:
n continuare, este prezentat doar cte un exemplu pentru fiecare din componentele enumerate anterior.
Este necesar, pentru studiul de caz al fiecrei echipe s fie descrise cel puin 4 fluxuri de date (un flux
extern de intrare, un flux intern de scriere, un flux intern de citire, un flux extern de ieire), un loc de
stocare, o entitate extern i un proces de prelucrare.
Exemple de descriere a componentelor sistemului n depozitul datelor:
Entitate extern: Sistem contabilitate
Descriere:
Prelucreaz notele contabile, la sfritul fiecrei luni, n vederea obinerii documentelor de sintez
ale contabilitii.
Observaii
Aceasta entitate preia la fiecare 3 ale lunii notele contabile si centralizatoarele generate de sistem
pentru tranzaciile cu materiale din luna anterioar.
Proces: Adugare cumprare nou
Daca TipOperatie="Adugare",
ATUNCI se adaug o cumprare nou, indiferent daca este cu sau fr factur, aspect ce este selectat
n formular,
13

ALTFEL DAC TipOperaie="Modificare" se re-adaug o cumprare (dup ce a fost stornat), n

care valorile modificate sunt preluate din formular.
Loc de stocare: Materiale
MatCod : Char
MatDen : Char
MatUM : Char
MatStoc : Char
Flux de date: Date material nou
Structura datelor este conform cu structura locului de stocare Materiale
Flux de date: Date material existent
MatCod: Char
MatDen: Char
Tot n acest punct al studiului de caz, se va realiza matricea CRUD, cu ajutorul creia se face primul pas
ctre proiectarea bazei de date.

5. Descrierea cerinelor funcionale i nonfuncionale

ale noului sistem
Identificarea problemelor din sistemul analizat i gsirea soluiilor pentru rezolvarea lor reprezint
punctul de plecare n conturarea modificrilor ce trebuie realizate n sistemul analizat. Cnd se vorbete
despre probleme nu trebuie s se urmreasc doar a celor complexe, ci i a unora care pot fi banale, dar
rezolvate pot uor mult munca utilizatorilor, cum ar fi, de exemplu, preluarea automat a cursului valutar de
pe site-ul BNR-ului sau integrarea tranzaciilor online cu banca n sistemul de trezorerie al organizaiei etc.
Printre probleme se pot gsi cele care afecteaz prelucrarea propriu-zis a datelor, funcionalitatea
sistemului, aa cum au fost exemplele anterioare, sau unele care pot afecta doar viteza de prelucrare,
securitatea datelor, timpii de ateptare pentru obinerea unui rspuns sau pentru listarea unui document, care
se ncadreaz n categoria cerinelor tehnice, care nu afecteaz direct funcionalitatea sistemului.
Pentru a rspunde la acest punct din formular se va studia cu atenie subcapitolul 5.4 din suportul de
curs i se va completa tabelul din formular, plecnd de la exemplele oferite.

14

Nr.
Problema de
crt.
rezolvat
1. Ex.:
Problema
mperecherii NRCDurilor cu facturile

2. Ex.:
Problema refacerii
inverse a
articolelor contabile
3. Ex.:
Efort suplimentar de
culegere a datelor
4. ....
5. Se adaug linii n
funcie de nevoi

Prezentarea problemei
Ex.:
Aceast mperechere se face pe baza anexei la nota
de debitare primit (centralizatorul facturilor), a
centralizatoarelor NRCD-urilor i a fiei analitice
pentru contul Facturi nesosite. Aceast
mperechere (de altfel esenial pentru nregistrarea
n contabilitate) se realizeaz greoi datorit lipsei
de informaii din centralizatorul facturilor, respectiv
listarea unui singur NRCD din cele corespondente
unei facturi ( i majoritatea facturilor au cel puin
2 3 NRCD-uri). n unele filiale se face o copie a
facturilor nainte de a fi transmise la biroul
contabilitate de la sediul central pentru a facilita
operaia de mperechere, ghidndu-se uneori i
dup numele furnizorului! Exist cazuri, n prezent,
cnd se ntocmesc documentele de recepie de dou
ori, deoarece nu s-a reuit mperecherea iniial a
NRCD-ul cu factura!
Ex.:
Compatibilizarea Centralizatorului NRCD-urilor
cu Recapitulaia intrrilor care s faciliteze
urmrirea detaliilor tuturor tranzaciilor care au
generat un articol contabil.
Ex.:
Unele date sunt necesare n dou sau mai multe
aplicaii, ceea ce determin culegerea lor de mai
multe ori
...

15

Natura cerinei
(soluiei)
Ex.:
Funcional i
nonfuncional

Descrierea cerinei (soluiei)

Ex.:
Reproiectarea aplicaiei astfel nct s se realizeze
mperecherea automat a documentelor, pstrndu-se
acelai flux informaional (funcional). Proiectarea
acestei variante este relativ complex, iar din punct de
vedere tehnic implementarea ei presupune existena
facilitilor de comunicaii electronice (nonfuncional).

Ex.:
Funcional

Ex.:
Gruparea datelor i includerea de totaluri n
Centralizatorul NRCD-urilor care s corespund
sumelor din Recapitulaia intrrilor

Ex.:
Nonfuncional

Ex.:
Realizarea integrriii cu celelalte aplicaii, n varianta
cea mai simpl prin import/export de date.

...

....

ANEXA 1 DIAGRAMA DE CONTEXT A SGS

16

ANEXA 2 DFD de NIVEL 0 pentru SGS

17

ANEXA 3 DFD de NIVEL 1 pentru PROCESUL Aprovizionare materiale

18

ANEXA 4 DFD de NIVEL 1 pentru SUBPROCESUL Inregistrare tranzacii

economice

19

ANEXA 5 DFD de NIVEL 2 pentru SUBPROCESUL Inregistrare tranzacii cu materiale

20