JIRO SY RANO MALAGASY

D.G.A.A
DIRECTION DES APPROVISIONNEMENTS

PROCEDURES
ACHATS IMPORT

- Juillet 2007 -

Procdures Achats Import

JIRAMA

SOMMAIRE

ARTICLE 1 : OBJECTIFS

ARTICLE 2 : DEFINITIONS

ARTICLE 3 : PASSATION DE COMMANDE

ARTICLE 4 : TRAITEMENT DES FORMALITES IMPORT

ARTICLE 5 : DEDOUANEMENT ET LIVRAISON

ARTICLE 6 : TRAITEMENT DES FACTURES DE PRESTATIONS

ARTICLE 7 : CALCUL DU PRIX DE REVIENT ET CLOTURE DU DOSSIER IMPORT

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ARTICLE 1 : OBJECTIFS

Attribution des parts de responsabilit toutes les entits impliques dans lopration ACHAT en vue de
scurisation et transparence dune part, respect des diffrents dlais dautre part.
ARTICLE 2 : DEFINITIONS
Lettre de crdit documentaire : Systme de paiement bancaire consistant lachat des devises par la
JIRAMA auprs de sa Banque pour confirmation commande auprs du Fournisseur via sa Banque.
Le montant de ces devises doit concorder au montant de la facture proforma
La validit dune Lettre de crdit est de 120 jours.
La banque procde au paiement du Fournisseur ds rception des documents dexpdition provenant de la
Banque du Fournisseur
Remise documentaire : Systme de paiement pour les fournisseurs nexigeant pas une garantie bancaire
la commande, le paiement se fera seulement la rception des documents
ARTICLE 3 : PASSATION DE COMMANDE
3.1.- Financement SILI (FONDS PROPRES JIRAMA)

- Ds approbation Crdit, la Direction dAppui Technique envoie la DAPPRO la Demande

dApprovisionnement accompagne des SPECIFICATIONS TECHNIQUES EN FRANAIS ET EN
ANGLAIS.
- La DAPPRO envoie par mail Commission Evaluation les Demandes de Prix aux Fournisseurs
rpertoris dans la Base de donnes
- Evaluation des offres avec les Directions dAppui
- Demande Accord Financier de la DFIN qui dtermine la Banque retenir
- Notification Fournisseur retenu et ceux non retenus signer par la Direction Gnrale.
3.2.- Financement par Bailleurs de Fonds (BEI-BADEA-IDA) - Grands Projets (ex ENII)

- La DEEL transmet la DAPPRO :

- Contrat
- Lettre de notification ou Ordre de service
- Accord Ministre de lEnergie
- Accord Bailleurs de Fonds
Niveau DAPPRO :
- Vrification et contrle des documents
- Demande Accord Financier DFIN
- Engagement formalits import
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ARTICLE 4 : TRAITEMENT DES FORMALITES IMPORT

Toutes les marchandises exportes vers Madagascar sont soumises louverture dun Bordereau de Suivi
des Cargaisons (BSC) par lexportateur ou le transitaire ds expdition.
4.1.- Achat par lettre de crdit (LC):
a.- Demande dOuverture du Crdit Documentaire (OCD) :
- Etablissement demande Ouverture de Crdit Documentaire (OCD) auprs de la Banque stipule
dans laccord financier (Art. 3.1), demande signer conjointement par le DGAA et le DG
Modle Formulaire utiliser : fourni par la Banque
- Pices joindre :
. Demande achat de devise pour le montant stipul dans la proforma, demande signe
conjointement par le DGAA et le DG
. Facture proforma mentionnant
La dsignation des matriels / Quantit / Prix Unitaire FOB / Montant FOB / Frt /
Assurance / Montant Cot Assurance Frt (CAF) / Dlai de livraison / Pays dorigine
/ Port dembarquement et de dbarquement / Coordonnes de la banque du
Fournisseur
- La banque tablit le draft des termes de rfrence de la LC communiquer au Fournisseur pour
approbation
b.- Demande de domiciliation bancaire : permettant la Banque de rfrencier les dossiers de
commande lui domicilier.
Pices joindre : factures proforma en 4 (quatre) exemplaires
c.- Paiement

Ds expdition des matriels par le Fournisseur, la Banque du Fournisseur envoie la Banque de la

JIRAMA les documents lists ci-aprs :
Factures en deux exemplaires originaux et trois copies
Connaissement si expdition maritime
Lettre de Transport Arien (LTA) si expdition arienne
Certificat dassurance
Certificat dorigine des matriels
Note de poids et colisage
Bordereau de Suivi des Cargaisons (BSC)
Au vu de ces documents :
- si les documents sont conformes aux termes de la Lettre de Crdit, la Banque effectue le
paiement et avise la JIRAMA

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- si les documents prsentent des anomalies, la Banque demande lavis de la JIRAMA pour
la leve ou non des rserves avant deffectuer le paiement
4.2.- Achat par remise Documentaire (RMD) rception documents
a.- Demande de domiciliation bancaire : permettant la Banque de rfrencier les dossiers de
commande lui domicilier.
Pices joindre : factures proforma en 4 (quatre) exemplaires
b.- Communiquer au Fournisseur la rfrence de la domiciliation et les coordonnes de la Banque
c.- Expdition matriels
Ds expdition des matriels par le Fournisseur, la Banque du Fournisseur envoie la Banque de la
JIRAMA les documents lists ci-aprs :
Factures en deux exemplaires originaux et trois copies
Connaissement si expdition maritime
Lettre de Transport Arien (LTA) si expdition arienne
Certificat dassurance
Certificat dorigine des matriels
Note de poids et colisage
Bordereau de Suivi des Cargaisons (BSC)
d.- Paiement
La Banque avise la JIRAMA de la rception des documents dexpdition
La DAPPRO tablit une Demande dAchat de devises et une Autorisation de dbit signer
conjointement par le DG et le DGAA (modle formulaire bancaire).
Au vu de cette demande et cette autorisation de dbit, la Banque procde au paiement
ARTICLE 5 : DEDOUANEMENT ET LIVRAISON

- Vrification et contrle des documents requis pour le ddouanement :

Factures en deux exemplaires originaux et trois copies
Connaissement si expdition maritime
Lettre de Transport Arien (LTA) si expdition arienne
Certificat dassurance
Certificat dorigine des matriels
Note de poids et colisage
Bordereau de Suivi des Cargaisons (BSC)

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- Etablissement Ordre de transit pour le Transitaire

- Etablissement des Accuss de Rception (AR) pour transmission au Magasin Central
- Paiement Droits et taxes douaniers :
. Le Transitaire transmet la DAPPRO lAvis de Paiement des Droits et Taxes manant de la
Douane
. La DAPPRO tablit une Demande de Paiement sur limprim DA transmettre DFIN pour
paiement Droits et Taxes par Virement Bancaire au compte de la Douane
- Livraison des matriels par le Transitaire
- Expertise analytique contradictoire au Magasin rceptionnaire (Magasinier + Technicien de la Direction
dAppui + Technicien de la DAPPRO + Transitaire + Expert)
ARTICLE 6 : TRAITEMENT DES FACTURES DE PRESTATIONS

- Rception, contrle et vrification des factures :

- de Prestations des Transitaires
- portuaires
- Envoi la DFIN aprs Visa Bon Payer de la DAPPRO
ARTICLE 7 : CALCUL DU PRIX DE REVIENT ET CLOTURE DU DOSSIER IMPORT

- Rapprochement Accuss de Rception (AR) et Facture Commerciale du fournisseur

- Calcul du Prix de Revient
- Rclamation auprs du Fournisseur ou de lAssureur pour le remplacement des ventuelles avaries (
signer par la Direction Gnrale)
- Rajustement des prix de revient
- Clture du dossier

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