DETERMINACIN Y REVISIN DE

REQUISITOS RELACIONADOS CON EL

PRODUCTO

1.

Cdigo: E-VE-PR-01
Versin: 04
Vigencia: 17/11/2015
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OBJETIVO
Asegurar y revisar los requisitos relacionados al producto antes de comprometernos a brindarlos a los
clientes.

2.

DOCUMENTO
CONTROLADO

ALCANCE

Aplica a todas las ofertas, pedidos y otros requerimientos de los productos y servicios que estn
dentro del alcance de nuestro SGC.

3.

DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria.
Cliente: Organizacin o persona externa que recibe un producto y/o servicio (eje. Consumidor,
usuario final, minorista, beneficiario y comprador).
Capacidad: Recursos y aptitudes de la organizacin para realizar los productos con eficacia y
cumplir con los requisitos definidos.
Confirmar: Cuando el cliente expresa sus requerimientos de manera no documentada, la
confirmacin es el acto por el cual se le solicita al cliente la confirmacin verbal o escrita sobre sus
necesidades y requisitos en el Cuaderno Atencin de Requerimientos Va Telefnica E-VE-RE-05,
Cuaderno Toma de Pedidos de Clientes E-VE-RE-06, dejando evidencia escrita mediante un visto
bueno del responsable y de ser aplicable, del cliente.
Revisar: Cuando el cliente expresa sus requerimientos de manera documentada, la revisin es el
acto para asegurar la certeza que los requisitos relacionados al producto en el requerimiento del
cliente, estn definidos de manera correcta y completa y de que se tiene la capacidad de
cumplirlos, antes de comprometernos a brindar el producto o servicio; dejando evidencia escrita de
haberla efectuado mediante un visto bueno.

4.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA
ISO 9000:2005 Sistemas de Gestin de la Calidad Fundamentos y vocabulario
ISO 9001:2008 Sistemas de Gestin de la Calidad Requisitos
Matriz de Determinacin de Requisitos Relacionados con el Producto, E-VE-MT-01

5.

RESPONSABILIDADES
5.1

El Asesor de Ventas identifica la necesidad del cliente y determina los requisitos del cliente y
sus modificaciones. As mismo asegura que todos sus requisitos relacionados con el producto
hayan sido considerados y confirmados.

5.2

El Supervisor de Ventas Ferretera y el Supervisor de Ventas Institucional, asegura la

comunicacin a los responsables involucrados cuando existan cambios en los requerimientos
del cliente.

Elaborado por: Jerson Castro

Jefe de Ventas

Revisado por: Yadhira Cmac

Administrador General

Aprobado por: Miguel Rodriguez

Representante de la Direccin

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PRODUCTO

5.3

6.

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El Jefe de Ventas verifica la capacidad de la organizacin para cumplir con los requisitos del
cliente. As mismo revisa, actualiza, aprueba y coordina la elaboracin e impresin de los
folletos tcnicos, catlogos y material publicitario de los productos.

DESARROLLO
6.1 Determinacin de los requisitos relacionados con el producto
6.1.1 Eurotubo determina los requisitos relacionados con el producto de la siguiente manera:
a) El Asesor Ventas, el Supervisor de Ventas Ferretera y el Supervisor de Ventas
Institucional determinan los requisitos especificados por el cliente, incluyendo los
requisitos para las actividades de entrega en el cuaderno de Atencin de requerimientos
va telefnica E-VE-RE-05, Nota de pedido E-VE-RE-11, cotizacin y/u orden de compra.
Entre estos requisitos se considera el producto con sus especificaciones, fecha de
entrega, lugar de entrega, forma de despacho, asesora tcnica, entre otros.
b) Los requisitos no establecidos por el cliente pero necesarios para el uso previsto, cuando
sea conocido, se determinan en la Matriz de Determinacin de Requisitos
Relacionados con el Producto, E-VE-MT-01(ver anexo N 01)
c) Los requisitos legales y reglamentarios al producto, se determinan en la Matriz de
Determinacin de Requisitos Relacionados con el Producto, E-VE-MT-01(ver anexo
N 01)
d) Los requisitos adicionales que la organizacin considera necesario se determinan en la
Matriz de Determinacin de Requisitos Relacionados con el Producto, E-VE-MT01(ver anexo N 01).

6.2 Revisin de los requisitos relacionados con el producto

6.2.1 Eurotubo revisa los requisitos relacionados con el producto antes de que se compromete a
proporcionar el producto al cliente teniendo en cuenta que:
a) El Responsable de Aseguramiento de la Calidad, emite las especificaciones tcnicas de
los productos de la empresa.
b) El Jefe de ventas revisa el diseo y contenido de lo ofertado, antes de promocionarlo a los
clientes por cualquier medio (folletos tcnicos, catlogos, banner, pgina web, otros). La
revisin consiste en:
-

Revisar la veracidad y claridad de lo ofertado.

Mantener documentos que evidencien las caractersticas de los productos ofertados
Revisar la capacidad de cumplir con lo ofertado.
Mantener registros de la revisin realizada a los diseos o primera impresin de lo
ofrecido.
Actualizar las propuestas y publicidad al producirse cambios y revisarlos nuevamente

c) El Supervisor de Ventas Ferretera y Supervisor de Ventas Institucional, revisa los

requisitos documentados por el cliente antes de comprometerse a brindar los productos al
cliente. Para esta revisin se tiene en cuenta:
-

Revisar que los requisitos del cliente estn definidos con claridad en la nota de pedido,
orden de compra o contrato, indicndolo mediante un visto bueno o check en el
documento.

Toda impresin o fotocopia no autorizada se considera COPIA NO CONTROLADA.

Verificar vigencia del documento en el servidor de datos SGC_EURTOUBO (Z)

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Estn resueltas las diferencias existentes entre los requerimientos solicitados por el
cliente y el alcance del producto a proveer de acuerdo a las especificaciones que se
precisan en los folletos tcnicos, catlogos, stocks de productos.
Las coordinaciones e informacin con los responsables de procesos de Ventas,
Produccin, Almacn y Transporte sobre la capacidad para la programacin de
produccin y programacin de despachos.

d) El Asesor Ventas, Supervisor de Ventas Ferretera y Supervisor de Ventas Institucional,

confirma los requisitos no documentados por el cliente. La confirmacin consiste en:
-

El Asesor de Ventas y el Supervisor de Ventas Ferretera anotar los requerimientos

verbales expresados por el cliente en el cuaderno Toma de Pedidos de Clientes E-VERE-06.
El Supervisor de Ventas Institucionales anotar los requerimientos verbales expresados
por el cliente en el cuaderno Atencin de Requerimientos Va Telefnica E-VE-RE-05
Confirmarn con el cliente que los datos anotados expresan en forma fidedigna sus
requerimientos, indicndolo mediante un visto bueno en las anotaciones realizadas.
En caso de que un cliente institucional solicite un pedido va telefnica, el Supervisor de
Ventas Institucionales solicitar la confirmacin de la atencin de la cotizacin
mediante correo electrnico o el visto bueno del cliente en la cotizacin si solicit el
pedido de manera presencial en las oficinas de Eurotubo.

e) Cuando se cambien los requisitos del producto, el Supervisor de Ventas Ferretera y el

Supervisor de Ventas Institucional es el responsable de:
-

7.

El envo de correos electrnicos o adendas confirmando la aceptacin de cambios en

los pedidos o contratos
Asegurar que la documentacin pertinente sea modificada
Comunicar a los responsables de los procesos de Produccin y Almacn, Transporte
los requisitos modificados
Mantener los registros de la revisin de los requisitos y de las acciones originadas por
la misma.

FORMATO/REGISTRO
-

Cuaderno Atencin de Requerimientos Va Telefnica E-VE-RE-05

Nota de Pedido

Cotizacin

Orden de Compra

Bases de Concursos Pblicos

Contrato con entidades Pblicas y Privadas

Correo Electrnico

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CONTROL DE CAMBIOS
NumeralPrrafo

Versin

Adicin (A) /
Eliminacin (E)
Reemplazo (R)

02

6.1.1 (a) /
6.2 (d) / 7

02

6.2.1 (c)

02

6.2.1 (b)

03

6.1.1 ( a )

04

Detalle de la Modificacin
Se precisan las definiciones de
Confirmar y revisar.
Se implementan los cuadernos
Atencin de requerimientos
va telefnica E-VE-RE-05,
Toma de pedidos de clientes
E-VE-RE-06.
Se retira al Asesor de Ventas de
la etapa de revisin de
requisitos. Slo confirma.
Se adiciona como parte de la
revisin del diseo y contenido
de lo ofertado
Mantener documentos que
evidencien las
caractersticas de los
productos ofertados
Se elimina el registro en el
Cuaderno Toma de Pedidos de
Clientes E-VE-RE-06 (fecha de
vigencia
del
formato
18/09/2015)

Fecha de
actualizacin
23/01/2014

23/01/2014

23/01/2014

14/10/2014

17/11/2015

Toda impresin o fotocopia no autorizada se considera COPIA NO CONTROLADA.

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