Gua de Plan de Operaciones

GUIA PARA IMPLEMENTAR UN PLAN DE OPERACIONES

Introduccin
Podemos definir la Administracin de Operaciones como el rea de la Administracin
de Empresas dedicada tanto a la investigacin como a la ejecucin de todas aquellas
acciones tendientes a generar el mayor valor agregado mediante la planificacin,
organizacin, direccin y control en la produccin tanto de bienes como de servicios,
destinado todo ello a aumentar la calidad, productividad, mejorar la satisfaccin de los
clientes, y disminuir los costes. A nivel estratgico el objetivo de la Administracin de
Operaciones es participar en la bsqueda de una ventaja competitiva sustentable para
la empresa.
Una definicin alternativa es la que define a los administradores de operaciones como
los responsables de la produccin de los bienes o servicios de las organizaciones. Los
administradores de operaciones toman decisiones que se relacionan con la funcin de
operaciones y los sistemas de transformacin que se utilizan. As pues, la
administracin de operaciones es el estudio de la toma de decisiones en la funcin de
operaciones.
De stas definiciones surge claramente que el proceso de direccin de operaciones
consiste en planificar, organizar, gestionar personal, dirigir y controlar, a los efectos de
lograr optimizar la funcin de produccin.

Diseo de bienes y servicios

Gestin de la calidad
Estrategia de procesos
Estrategias de localizacin
Estrategias de organizacin
Recursos humanos
Gestin del abastecimiento
Gestin del inventario
Programacin
Mantenimiento

La estrategia de operaciones es una visin de la funcin de operaciones que depende

de la direccin o impulso generales para la toma de decisiones. Esta visin se debe
integrar con la estrategia empresarial y con frecuencia, aunque no siempre, se refleja
en un plan formal. La estrategia de operaciones debe dar como resultado un patrn
consistente de toma de decisiones en las operaciones y una ventaja competitiva para la
compaa.

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El responsable de la administracin de operaciones debe hacer frente a diez decisiones

estratgicas, las cules son:

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La mayora de los autores estn de acuerdo en que la estrategia de operaciones es

una estrategia funcional, que debe guiarse por la estrategia empresarial y dar como
resultado un patrn consistente en la toma de decisiones.
AREAS DE DECISION
Diseo del producto y
del servicio

Gestin de calidad

Diseo de proceso y
planificacin
de capacidad
Localizacin

Diseo de la
organizacin

Recursos humanos y
diseo del
trabajo
Gestin del
abastecimiento

ALGUNAS PREGUNTAS A RESPONDER

Qu producto o servicio debemos ofrecer?

Cmo debemos disear estos productos o servicios?
Quin es responsable de la calidad?
Cmo definimos la calidad que queremos en nuestro
servicio o producto?

Qu proceso necesitarn estos productos y en qu orden?

Qu equipo y tecnologa son necesarios para estos
procesos?
Dnde situaremos las instalaciones?
En qu criterio nos basaremos para elegir la localizacin?

Cmo organizaremos la instalacin?

Qu tamao deber tener para cumplir el plan?
Cmo proporcionar un entorno de trabajo razonablemente
bueno?
Cunto se puede esperar que produzcan nuestros
empleados?
Deberamos fabricar determinado componente o
comprarlo? Quines
son nuestros proveedores y quin puede quedar integrado
en nuestro
programa electrnico?

Programacin
intermedia, planifica_
cin a corto plazo y
planificacin del
proyecto

Es una buena idea subcontratar la produccin?

Es mejor despedir a gente o mantenerlos en nmina en
los perodos de
ralentizacin?

Mantenimiento

Quin se hace responsable del mantenimiento?

Para uno de los principales consultores de Administracin de Operaciones a nivel

mundial, el norteamericano Roger Schroeder (Profesor de la Universidad de Minnesota)

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Inventario, planificacin
de necesi_
Cuntos inventarios de artculos debemos llevar?
dades de material y JIT Cundo volvemos a pedir?

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la administracin de operaciones tienen la responsabilidad de cinco importantes reas

de decisiones: proceso, capacidad, inventario, fuerza de trabajo y calidad.
1. Proceso. Las decisiones de esta categora determinan el proceso fsico o
instalacin que se utiliza para producir el producto o servicio. Las decisiones
incluyen el tipo de equipo y tecnologa, el flujo de proceso, la distribucin de
planta as como todos los dems aspectos de las instalaciones fsicas o de
servicios. Muchas de estas decisiones sobre el proceso son a largo plazo y no
se pueden revertir de manera sencilla, en particular cuando se necesita una
fuerte inversin de capital. Por lo tanto, resulta importante que el proceso fsico
se disee con relacin a la postura estratgica de largo plazo de la empresa.
2. Capacidad. Las decisiones sobre la capacidad se dirigen al suministro de la
cantidad correcta de capacidad, en el lugar correcto y en el momento exacto. La
capacidad a largo plazo la determina el tamao de las instalaciones fsicas que
se construyen. A corto plazo, en ocasiones se puede aumentar la capacidad por
medio de subcontratos, turnos adicionales o arrendamiento de espacio. Sin
embargo, la planeacin de la capacidad determina no slo el tamao de las
instalaciones sino tambin el nmero apropiado de gente en la funcin de
operaciones. Se ajustan los niveles de personal para satisfacer las necesidades
de la demanda del mercado y el deseo de mantener una fuerza de trabajo
estable. A corto plazo, la capacidad disponible debe asignarse a tareas
especficas y puestos de operaciones mediante la programacin de la gente, del
equipo y de las instalaciones.

4. Fuerza de trabajo. La administracin de gente es el rea de decisin ms

importante en operaciones, debido a que nada se hace sin la gente que elabora
el producto o presta el servicio. Las decisiones sobre la fuerza de trabajo
incluyen la seleccin, contratacin, despido, capacitacin, supervisin y
compensacin. Estas decisiones las toman los gerentes de lnea de
operaciones, con frecuencia con la asistencia o en forma mancomunada con la
gerencia de recursos humanos. Administrar la fuerza de trabajo de manera
productiva y humana, es una tarea clave para la funcin de operaciones hoy en
da.
5. Calidad. La funcin de operaciones es casi siempre responsable de la calidad de
los bienes y servicios producidos. La calidad es una importante responsabilidad
de operaciones que requiere del apoyo total de la organizacin. Las decisiones
sobre calidad deben asegurar que la calidad se mantenga en el producto en
todas las etapas de las operaciones: se deben establecer estndares, disear
equipo, capacitar gente e inspeccionar el producto o servicio para obtener un
resultado de calidad.

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3. Inventarios. Las decisiones sobre inventarios en operaciones determinan lo que

debe ordenar, qu tanto pedir y cundo solicitarlo. Los sistemas de control de
inventarios se utilizan para administrar los materiales desde su compra, a travs
de los inventarios de materia prima, de producto en proceso y de producto
terminado. Los gerentes de inventarios deciden cunto gastar en inventarios,
dnde colocar los materiales y numerosas decisiones ms relacionadas con lo
anterior. Administran el flujo de los materiales dentro de la empresa.

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La atencin cuidadosa a estas cinco reas de toma de decisiones es clave para la

administracin de operaciones exitosas.
La moderna administracin de operaciones trabaja sobre tres aspectos fundamentales
que son:

La calidad total, entendida sta como el cumplimiento de las especificaciones

generadas en respuesta a los requerimientos de los clientes y consumidores.

La administracin cientfica que implica adoptar decisiones basadas en hechos, lo

cual comprende el conocimiento de las variaciones, un enfoque centrado en los
procesos y un anlisis sistmico.

El trabajo en equipo que integra en sus procesos tanto a los proveedores como a
los clientes.
Los administradores de operaciones no trabajan solamente en empresas productoras
de bienes, tambin lo hacen en industrias de servicio. En el caso de las industrias de
servicio privadas, se emplean gerentes de operaciones en hoteles, restaurantes,
aerolneas, bancos y tiendas al menudeo. En todas estas empresas, los
administradores de operaciones, en forma muy parecida a sus contrapartes de las
empresas que producen bienes, son responsables del suministro de servicios.

PRODUCTORES DE BIENES Y SERVICIOS

Empresas que producen primordialmente bienes
Agricultura, empresas forestales y de pesca
Cultivos, ganado, servicios agrcolas y forestales, caza
y pesca.

Construccin
Contratistas generales de construccin, contratistas
para trabajo pesado y para
proyectos especiales.
Manufactura
Alimentos, tabaco, empresas textiles, prendas de
vestir, madera, muebles, papel,
impresiones, productos qumicos, petrleo, productos
de carbn, caucho, plsticos,
pieles, piedras, arcilla, vidrio, metales primarios,
productos manufacturados de metal,
maquinaria, equipo elctrico y electrnico, equipo de

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Minera
Minera de metales, de carbn, extraccin petrolera y
de gas, as como de minerales
no metlicos.

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transporte, instrumentos e indus_

trias manufactureras diversas.
Empresas que producen primordialmente servicios
Transporte y servicios pblicos
Ferrocarriles, transporte local de pasajeros, camiones,
bodegas, servicios postales,
transporte martimo, lneas areas, ductos,
comunicaciones, electricidad, gas y servi_
cios sanitarios.
Comercio al mayoreo
Productos perecederos y no perecederos
Comercio al menudeo
Materiales de construccin, tiendas de mercanca en
general, tiendas de abarrotes,
distribuidores de automviles, gasolineras, tiendas de
ropa y accesorios, muebleras
y artculos para el hogar, as como expendios de
alimentos y bebidas.
Finanzas, seguros y bienes races
Bancos, instituciones de crdito, casas de bolsa,
aseguradoras y agentes de bienes
races.
Servicios
Hoteles, servicios personales, servicios empresariales,
reparaciones de automviles,
pelculas, entretenimiento, servicios de salud, legales,
educativos y sociales, museos,
zoolgicos y clubes.

Muchas organizaciones producen una mezcla de bienes y servicios. Es por esto que
resulta apropiado hacer una clasificacin de las industrias en una escala continua entre
las que producen nicamente bienes y aquellas otras que slo generan servicios.
Plan de Operaciones
El contenido de todo Plan de Operaciones gira en torno del cmo? y con qu?, ya
que de muy poco nos servira haber identificado y definido un producto o servicio tan
interesante y atractivo que nuestros clientes potenciales estuviesen todos ellos

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Administracin pblica

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ansiosos de poseerlo, utilizarlo y disfrutarlo si despus no fusemos capaces de

fabricarlo, comercializarlo y prestarlo.
Adems, no hay que olvidar que muchos de los datos necesarios para realizar el Plan
Financiero deben ser proporcionados por el Plan de Operaciones. Cuando esto no es
as, el Plan Financiero se convierte en una mera cocina de nmeros que, con
independencia de que su presentacin aparente sea muy completa y exacta, puede
resultar en datos peligrosamente engaosos.
Es por ello que los objetivos bsicos de cualquier Plan de Operaciones son:
1. Establecer los procesos de produccin / logsticos / de servicios ms adecuados
para fabricar / comercializar / prestar los productos / servicios definidos por el
Plan de la empresa.
2. Definir y valorar los recursos materiales y humanos necesarios para poder llevar
a cabo adecuadamente los procesos anteriores.
3. Valorar los parmetros bsicos (capacidades, plazos, existencias, inversiones,
etc.) asociados a los procesos y recursos citados en los dos punto anteriores y
comprobar que son coherentes con los condicionantes y limitaciones esenciales
impuestos por el entorno, la definicin de negocio, las estrategias generales del
mismo y los otros componentes del Plan de empresa (Planes de Marketing y
Ventas, Econmico-Financiero, de Recursos Humanos). Si no se da dicha
coherencia, es imprescindible revisar a fondo el Plan de Operaciones, para lo
cual es preciso tener presente en todo momento los condicionantes y
limitaciones.
4. Programar y valorar el perodo de puesta en marcha.

1.
Identificar los principales Condicionantes Externos, impuestos por el entorno.
2.
Identificar los principales Condicionantes Internos, impuestos por el propio Plan
de la empresa.
3.
Establecer los Procesos y Operaciones ms adecuados.
4.
Definir los Recursos Materiales necesarios.
5.
Definir los Recursos Humanos necesarios.
6.
Establecer la Distribucin en Planta ms adecuada.
7.
Establecer la Infraestructura Fsica ms adecuada.
8.
Establecer la Localizacin ms adecuada.
9.
Determinar los Plazos.
10. Determinar las Capacidades.
11. Determinar las Existencias.
12. Determinar los Costes Unitarios.
13. Determinar los Gastos Operativos.
14. Determinar las Inversiones.
15. Programar y valorar la Puesta en Marcha del Plan de Operaciones.
Estudiar ms y mejor para la Administracin de Operaciones

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Las etapas para la realizacin del Plan de Operaciones son:

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Administrar la produccin sea de bienes fsicos o servicios, comporta un compromiso

tanto para con la empresa como para con sus trabajadores, clientes y consumidores, y
la sociedad toda en su conjunto. Una empresa debe lograr el ptimo en su
funcionamiento para permitir los objetivos de rentabilidad de sus propietarios e
inversores, sino tambin para lograr conservar los puestos de trabajo e inclusive
incrementarlos, hacer que los trabajadores tengan un elevado grado de motivacin y
calidad de vida laboral, generar productos con un alto valor agregado para sus
consumidores gracias a un precio justo y un elevado nivel de calidad, y relaciones
fructferas y de largo plazo con sus proveedores. Todo ello no se logra sino es con un
trabajo y perfeccionamiento asentado en la tica y la disciplina.
El perfeccionamiento comienza y se sigue todos los das mediante el estudio y la
investigacin. Para ello el rea de operaciones requiere conocimientos en materia de:
Administracin de Empresas
Ingeniera Industrial
Productividad
Calidad
Mejora Continua
Comportamiento Organizacional
Matemticas y Estadsticas Aplicadas
Investigacin de Operaciones
Gestin de Costos
Sistemas de Resolucin de Problemas y Toma de Decisiones
Sistema de Informacin Gerencial y para la Toma de Decisiones
Metodologa de la Investigacin
Marketing
Finanzas Corporativas
Pensamiento Estratgico
Economa y especialmente Economa de la Empresa
Capacitacin y Entrenamiento
Supervisin
Liderazgo y Motivacin
Trabajo en Equipo
Dinmica de Grupos
Creatividad e Innovacin
Pensamiento Sistmico
Gestin del Conocimiento
Inteligencia Emocional Pensamiento Lateral PNL Mapas Mentales Etc.

Los nmeros y frmulas cuentan y mucho, pero no menos importante lo son los
aspectos humanos y psicolgicos. Dejar de lado la creatividad, la innovacin, la
inteligencia emocional, la dinmica de grupos o el trabajo en equipos entre otros, es
condenar a la empresa a la incompetitividad en el mediano y largo plazo. No slo se
trabaja con elementos fsicos, como insumos, maquinarias y equipos, sino tambin con
personas, las cuales son las que marcan la diferencia entre una empresa de excelencia
y las otras. Es su creatividad, su capacidad de innovacin, su capacidad de cambio y
adaptacin, su espritu de perfeccionamiento, lo que distingue a las empresas
poseedoras de claras ventajas competitivas.

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Estos conocimientos se hacen mucho ms necesarios cuando se trata de la

consultora, a la cual se le requerir la capacidad de guiar, asesorar y ayudar a resolver
problemas y tomar decisiones complejas.
Por qu estudiar Administracin de Operaciones?
La Administracin de Operaciones es una de las tres funciones principales de cualquier
organizacin y est ntegramente relacionada con las otras funciones de negocios.
Todas las organizaciones comercializan, financian y producen , para lo cual resulta
clave saber cmo funciona el rea de operaciones / produccin de las organizaciones.
Es por ello que estudiamos cmo se organiza la gente para producir, y la forma en que
los bienes y servicios son generados. Por otro lugar estudiamos Administracin de
Operaciones porque es una porcin costosa de una organizacin.
Misin y Estrategia en pos de la productividad
Para lograr una funcin de produccin eficaz, la organizacin debe tener una misin y
una estrategia. La misin de la organizacin se define como su propsito, lo que
contribuir a la sociedad. Este propsito es la razn de ser de la organizacin, esa es,
su misin. Una misin se debe establecer a la luz de las oportunidades y amenazas en
el medio ambiente, y en las fuerzas y debilidades propias de la organizacin. El
desarrollo de una excelente estrategia no es fcil, pero resulta menos complejo en la
medida que la misin este bien definida.
Por otro lado, la estrategia constituye el plan de accin al cual recurre la empresa para
lograr sus objetivos (misin).
Una estrategia de Administracin de Operaciones exitosa debe responder a preguntas
tales cmo:

Bajo qu condiciones econmicas y tecnolgicas intenta la empresa ejecutar su

estrategia?

Qu intenta hacer la empresa?

En qu etapa del ciclo de vida estn los productos y servicios de la empresa?

Los Siete Ceros y la eliminacin de Desperdicios

La Administracin de Operaciones tiene un papel fundamental en la bsqueda
continua, e incesante en la bsqueda de los Siete Ceros:

Cero stock / inventarios

Cero papeles
Cero esperas / demoras
Cero averas
Cero fallas
Cero accidentes

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Cules son las ventajas y desventajas de los competidores? qu estn

intentando hacer?

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Cero contaminacin

Esta bsqueda continua de perfeccionamiento encuadra con la necesidad imperiosa de

detectar, prevenir y eliminar los desperdicios, algo que toma cada da ms auge tanto
por la escasez de los recursos, como por los problemas ambientales y ecolgicos,
sumado a los altsimos grados de competitividad. Ya no hay margen para aquellas
empresas que quieren sobrevivir y triunfar en un determinado campo de actividad
sujeto a las presiones externas. Eliminar desperdicios mediante la mayor eficiencia de
las actividades, eliminando por otro lado aquellas no generadoras de valor, implica un
mayor nivel de productividad para la empresa, y con ello una mayor ventaja competitiva
en los mercados.
Le cabe al Administrador de Operaciones hacerse cargo de estas responsabilidades,
adoptando a tales efectos todas aquellas decisiones necesarias para la generacin de
productos y servicios de la mejor calidad, al menor coste y, con la mejor entrega y
servicios (QCD).
En el nuevo contexto de la economa mundial el Administrador de Operaciones debe
ser un paladn de la mejora continua.
Nuevo planteamiento de la poltica de produccin
Para conseguir la rentabilidad de las empresas en las actuales condiciones del
mercado las polticas de produccin se orientan segn los siguientes criterios:

Flexibilidad del producto y de los procesos productivos.

Calidad y fiabilidad del producto.
Predicibilidad y con confiabilidad del proceso.
Integracin del producto, proceso y organizacin.
Reduccin de tiempos de respuesta para el lanzamiento de nuevos productos.
Eliminacin del gasto no estrictamente necesario.
Reduccin de los tiempos de preparacin y de espera.
Automatizacin de los procesos.
Aumento de la productividad global.

Para dar respuesta a estos criterios, las caractersticas operativas de las nuevas
factoras pasan a ser las siguientes:
La cantidad de lote econmico se aproxima a la unidad.

La dispersin y variedad de la gama del producto no est penalizada por costes

extra en la etapa de produccin.

Disminuyen hasta casi desaparecer los costes de mano de otra directa con lo que
los costes totales son muy sensible al volumen global de produccin, dentro de una
economa de costes conjunto.

Operacin sin personal directo y sin stocks reguladores.

Actividades amplias y costosas de pre-produccin.

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Respuestas rpida a los cambios de diseo y a la demanda del mercado.

Elevados niveles de precisin, fiabilidad y calidad.

Todas estas caractersticas se engloban dentro del trmino de fabricacin flexible.

La fbrica flexible
Una fbrica flexible comprende procesos bajo control automtico capaces de generar
una amplia variedad de productos dentro de una gama determinada, haciendo uso de
una tecnologa que ayuda a optimizar la fabricacin con mejores tiempos de respuesta,
menor coste unitario y calidad ms alta, mediante unos mejores sistemas de control y
gestin. La fabricacin flexible es la herramienta de produccin ms potente hoy da a
disposicin de una empresa para mejorar su posicin competitiva en el entorno
industrial actual.
Dentro de una planta de fabricacin flexible se encuentran:
a)
Unos equipos de produccin automticos con cambio automtico de piezas y
herramientas que les permite trabajar autnomamente, sin necesidad de operarios a
pie de mquina, durante largos perodos de tiempo que al menos cubre un turno de
trabajo, generalmente nocturno.
b)
Un sistema de manutencin y transporte automticos, tanto para piezas como
para herramientas, tanto entre mquinas como entre stas y los almacenes.
c)
Una entrada al azar de distintas piezas dentro de una gama ms o menos amplia
predeterminada, con sistemas de identificacin de las mismas y, en correspondencia,
una seleccin de los procesos de fabricacin adecuados.
d)
Un sistema de monitorizacin y control informatizado para la coordinacin de todo
el proceso.

Este nuevo sistema de produccin es el nuevo desafo al cual deben dar respuesta y
actuar en consecuencia los administradores del rea de produccin. La fabricacin
flexible engloba una gran variedad de conceptos y recoge todas las funciones propias
de un taller. Es realmente un sistema de fabricacin pensado especialmente para
mejorar la productividad de un taller conservando su universalidad.
Bibliografa
Principios de Administracin de Operaciones Render y Heizer Prentice Hall 1996
La Nueva Economa W. E. Deming - Daz de Santos 1997
La gestin de la productividad Prokopenko - Limusa - 1997
Calitividad York - Marcombo - 1994

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e)
Un sistema de gestin de materiales, mquinas, herramientas, dentro de la
filosofa actual del just in time, mantenimiento productivo total y kaizen.

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La fbrica flexible Rafael Ferr Masip Marcombo 1988

La produccin industrial. Su administracin Lockyer Alfaomega 1998
Administracin de la Produccin y de las Operaciones Bufa y Sarin Limusa 2000
Administracin de Produccin y Operaciones Gaither y Frazier Thomson 2000
Administracin de Operaciones y Produccin Noori McGraw Hill 1997
_________
Dr. Mauricio Lefcovich.

AM Business - CIC

Consultor en Administracin de Operaciones y Estrategia de Negocios. Especialista en

Calidad, Productividad, Mejora Continua, Reduccin de Costos y Satisfaccin del
Consumidor.