Cdigo:

PRO-MC-06
Versin:
01
Fecha:
PROCEDIMIENTO: REVISIN POR
11/12/2015
LA DIRECCIN
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PROCESO: MEJORAMIENTO
CONTINUO

1. OBJETIVO:
Establecer los lineamientos y directrices para realizar la Revisin por la Direccin, de
tal forma que permita evaluar la conveniencia, adecuacin, eficiencia, eficacia y
Efectividad continuas del Sistema de Gestin Integral..

2. ALCANCE:
Aplica a todos los procesos que conforman el Sistema Integrado de Gestin y
comprende desde el anlisis y verificacin de los criterios e informacin para la
revisin por parte de la direccin hasta la elaboracin y comunicacin del informe
3. BASE LEGAL:

NTCGP 1000:2009

4. TERMINOLOGIA Y DEFINICIONES:
ACCIN CORRECTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s)
de una no conformidad detectada u otra situacin indeseable.
ACCIN PREVENTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s)
de una no conformidad potencial u otra situacin potencialmente indeseable.
ALTA DIRECCIN: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al ms
alto nivel una entidad.
EFECTIVIDAD: Medida de impacto de la gestin tanto en el logro de los resultados
Planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.
EFICACIA: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan
los resultados planificados.
EFICIENCIA: Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
MEJORA CONTINUA: Accin permanente realizada con el fin de aumentar la
capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeo.
OBJETIVO DE LA CALIDAD: Algo ambicionado o pretendido, relacionado con la
calidad.
REVISIN: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuacin,
eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisin, para alcanzar unos
objetivos establecidos.
VERIFICACIN: Confirmacin, mediante la aportacin de evidencia objetiva, de que
se han cumplido los requisitos especficos.
La versin vigente y controlada de este documento, solo podr ser consultada a travs de la plataforma PISAMI y/o
de Intranet de la Administracin Municipal. La copia o impresin diferente a la publicada, ser considerada como
documento no controlado y su uso indebido no es responsabilidad de la Alcalda de Ibagu

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5. CONDICIONES GENERALES
A Continuacin detallamos los insumos que se tendrn en cuenta para realizar la
revisin por la Direccin:
1. Desempeo de los procesos, reflejado en la medicin de los indicadores y
cualquier otra forma de seguimiento.
2. Resultados de auditoras internas o externas, cuando estas se hayan
realizado. Se consignan en trminos de los hallazgos de las auditorias.
3. Resultado de ejercicios de autoevaluacin institucional o por procesos. La
revisin de actas de autoevaluacin por procesos son la fuente de informacin
para este tem.
4. La voz del cliente reflejada en la gestin de las peticiones, quejas y reclamos,
as como toda la informacin derivada de la relacin con el usuario. La gestin
de las Peticiones, Quejas, Reclamos, sugerencias y denuncias (PQRS) y la
aplicacin de las encuestas de satisfaccin originan los datos para este punto.
5. La voz del cliente interno. La informacin se origina de los mecanismos
dispuestos por la Direccin de Gestin del Talento Humano, para medir el
clima organizacional, recibir peticiones del cliente interno y gestionarlas.
6. Los cambios significativos de la estructura de la organizacin. Cuando se haya
presentado cambios en la estructura deben tenerse en cuenta durante la
Revisin por la Direccin.
7. Los cambios relevantes del entorno que afecten el cumplimiento de las
funciones de la alcalda.
8. La gestin de las acciones preventivas y correctivas. Cada dueo de proceso
debe gestionar sus propias acciones preventivas y correctivas, cuyo resumen
se presenta por la revisin por la direccin en trminos de Acciones
Preventivas y Correctivas Cerradas en relacin con las Acciones Preventivas y
Correctivas abiertas en el mismo periodo.
9. La gestin de las recomendaciones para la mejora. Las recomendaciones para
la mejora pueden ser resultado de auditoras internas o externas o de la
revisin por la direccin. Cada dueo de proceso es responsable de su
gestin
10. La gestin de los productos y servicios no conformes. Cada dueo de proceso
es responsable de gestionar y controlar el producto y servicio no conforme. El
resumen de dicha gestin es la fuente de informacin para este tem.
11. Los resultados de revisiones anteriores. Aplica despus de la primera revisin
por la direccin.
Toda esta informacin se origina fundamentalmente en los procesos y el Secretario
(a) de Planeacin con su equipo de trabajo debe apoyar la recoleccin adecuada de
la misma para alimentar el proceso de revisin por la direccin.
.

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6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD
Inicia
con
el
establecimiento de
la fecha para la
revisin por la
direccin
y
la
respectiva
solicitud
de
informacin a los
dueos
de
procesos, a travs
de
memorando
para
presentacin
de
informes de
gestin
Cada dueo de
proceso, as como
los responsables
de la informacin
solicitada, hacen
Llegar
sus
informes en los
formatos
establecidos.

La
informacin
entregada
es
analizada por el
representante de
la Alta Direccin y
su
equipo
de
apoyo
y
de
acuerdo con los
resultados
se
plantean las
propuestas
de
mejora
en
el
formato plan de
mejoramiento
Analizar si el plan
de mejoramiento y
las
pruebas
ameritan

RESPONSABLE

PUNTO DE
CONTROL

REGISTRO

FLUJOGRAMA
Inicio

Secretario de
PlaneacinGrupo
Facilitador de
Calidad

Memorando

Secretario de
PlaneacinGrupo
Facilitador de
Calidad

Secretario de
PlaneacinGrupo
Facilitador de
Calidad

Solicitud de
Informacion

Informes en
Formatos
Establecidos

Informe
Gerencial

Formato plan
de
mejoramiento

Propuestas de
Mejora Plan de
Mejoramiento

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aprobacin
por
parte del Consejo
de Gobierno o por
el
Alcalde
directamente y/o
el representante
de
la
Alta
Direccion
El nivel directivo
define estrategias
para el plan de
mejoramiento

El Alcalde y/o el
representante de
la alta direccin
definen
estrategias para el
plan
de
mejoramiento
Se elabora el plan
de mejoramiento

Se
divulga
y
ejecuta el plan de
mejoramiento

Se evala el plan
de mejoramiento

Secretario de
PlaneacinGrupo
Facilitador de
Calidad

A
Formato Plan
de
Mejoramiento

Acta
Alta Direccin

Se definen
Estrategias del Plan
Mejoramiento

Alcalde y/o
Representante
de la Alta
Direccin

Acta

Se definen
Estrategias del
Plan
Mejoramiento

Lder de proceso

Plan de
mejoramiento

Se Elabora Plan de
Mejoramiento

Plan de
mejoramiento

Divulgacion y
Ejecucion
oramiento

Secretario de
Planeacin,
Lideres de los
procesos

Secretario de
Planeacin
Oficina de
Control Interno

Se Archivan el
Acta
y
el
Secretario de
seguimiento
del
Planeacin
plan
de
mejoramiento

Informe
Seguimiento

Formato
seguimiento
plan de
mejoramiento

TRD

Archivo

Evaluacion,
Seguimiento al
Plan de
Mejoramiento

fin

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CONTINUO

7.CONTROL DE CAMBIOS
VERSION
01

VIGENTE DESDE
11/12/2015

Revis
NOMBRE: EDWIN COSSIO
CARGO: TECNICO OPERATIVO

OBSERVACION
PRIMERA VERSION SIGAMI

Aprob
NOMBRE: CAMILO CLAVIJO
CARGO: Secretario de Planeacin

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