PROCEDIMIENTO

REVISION POR LA DIRECCION DEL SGC

Proceso: DE Direccionamiento Estratgico

Cdigo: PDE-02

Versin: 01

1. OBJETIVO
Establecer los parmetros y criterios para realizar a intervalos planificados la revisin formal del
S.G.C., para garantizar la conveniencia, adecuacin, eficacia, eficiencia y efectividad continuas de
ste, considerando el punto 5.6 de las Normas NTC ISO 9001:2008 y NTC GP 1000:2009.
2. ALCANCE:
Este procedimiento aplica para el proceso de Direccionamiento Estratgico del SGC de la
CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL TOLIMA. incluyendo desde el anlisis de los informes de
gestin de todos los procesos que lo conforman y hasta la generacin de decisiones y acciones
para mejorar la eficacia, eficiencia y efectividad del SGC y la evaluacin de los recursos necesarios
para ello.
Comprende e involucra a todos los procesos del SGC que le suministran informacin para ello.
3. DESARROLLO
3.1.
Definiciones:
Para este procedimiento aplican:
Alta direccin: persona o grupo de personas que dirigen y controlan al ms alto nivel una
organizacin (3.2.7 - NTC ISO 9000:2005 y 3.5 NTC GP 1000:2009)
Adecuacin. Suficiencia de las acciones para cumplir los requisitos (3.3 - NTC ISO 9000:2005 y 3.5 NTC
GP 1000:2009)
Aseguramiento de la calidad: parte de la gestin de la calidad (3.2.8) orientada a proporcionar
confianza en que se cumplirn los requisitos de la calidad, (3.2.11 - NTC ISO 9000:2005).
Calidad: grado en el que un conjunto de caractersticas (3.5.1) inherentes cumple con los
requisitos, (3.1.1 - NTC ISO 9000:2005 y 3.9 NTC GP 1000:2009)
La norma NTC GP 1000:2009 presenta la siguiente nota:
El trmino "calidad" puede utilizarse acompaado de adjetivos tales como pobre, buena o
excelente.

"Inherente", en contraposicin a "asignado", significa que existe en algo especialmente, como

una caracterstica permanente.

Conveniencia. Grado de alineacin o coherencia del objeto de revisin con las metas y polticas
organizacionales. (3.18 NTC GP 1000:2009).
Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados
planificados, (3.2.14 - NTC ISO 9000:2005 y 3.23 NTC GP 1000:2009).
La norma NTC GP 1000:2009 presenta la siguiente nota:

La medicin de la eficacia se denomina en la Ley 872 de 2003 como una medicin de

resultado.

Eficiencia: relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados, (3.2.15 - NTC ISO
9000:2005 y 3.24 NTC GP 1000:2009).
Efectividad: Medida del impacto de la gestin tanto en el logro de los resultados planificados, como
en el manejo de los recursos utilizados y disponibles (3.22 NTC GP 1000:2009)..
La norma tiene la siguiente nota:

La medicin de la efectividad se denomina en la Ley 872 de 2003 como una medicin del
impacto.
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PROCEDIMIENTO
REVISION POR LA DIRECCION DEL SGC
Proceso: DE Direccionamiento Estratgico

Cdigo: PDE-02

Versin: 01

Gestin: actividades coordinadas para planificar, controlar, asegurar y mejorar una entidad (3.2.6 NTC ISO 9000:2005 y 3.31 NTC GP 1000:2009)
Gestin De La Calidad: actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacin (3.3.1) en
lo relativo a la calidad, (3.2.8 - NTC ISO 9000:2005).
Indicador: Es un instrumento que sirve para mostrar algo. frmula matemtica-lgica que permite
medir un parmetro especifico. Se define como la relacin entre una variable cuantitativa o
cualitativa, que permite observar (comparar) la situacin y las tendencias de cambio generados en
la situacin o caracterstica observada, entre distintos periodos, respecto de objetivos, metas
previstas e influencias esperadas.
Indicadores de Gestin: instrumento de medicin de las variables asociadas a las metas.
Medicin: actividades realizadas para evaluar la eficacia del SGC y de los procesos, a travs de
instrumentos que permitan establecer el grado de utilizacin de los recursos, los resultados
obtenidos y su impacto
Mejora continua: actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos ,
(3.2.13 - NTC ISO 9000:2005) y Accin permanente realizada, con el fin de aumentar la capacidad
para cumplir los requisitos y optimizar el desempeo ( 3.36 NTC GP 1000:2009)
Objetivo de calidad: Algo ambicionado, o pretendido relacionado con la calidad.
Poltica de calidad: Intensiones globales y de orientacin de una organizacin relativas a la calidad
tal como son expresadas formalmente por la alta direccin.
Revisin: actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuacin y eficacia (3.2.14) del
tema objeto de la revisin, para alcanzar unos objetivos establecidos (3.8.7 - NTC ISO 9000:2005 y
3.49 NTC GP 1000:2009).
Riesgo: Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situacin que pueda afectar el desarrollo normal
de las funciones de la entidad y el logro de sus objetivos (3.50 NTC GP 1000:2009).
3.2.

Metodologa

3.2.1.

Frecuencia

La revisin por la direccin, en la Contralora Departamental del Tolima, se realiza como mnimo
una vez al ao, y/o cuando se estime conveniente de acuerdo a las necesidades de seguimiento y
control del SGC que se prevean.
3.2.2.

Informacin de Entrada para la revisin

En cumplimiento de las normas NTC GP 1000:2009 y NTC ISO 9001:2008, segn el numeral 5.6.2,
se debe considerar la siguiente informacin para la realizacin de la revisin por la direccin:
a. Resultado de las auditorias
b. Retroalimentacin del cliente (resultados encuestas de satisfaccin, anlisis de quejas y
reclamos).
c.

Desempeo de los procesos y conformidad del producto

d. Estado de Acciones Correctivas, preventivas y de mejora

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Proceso: DE Direccionamiento Estratgico

Cdigo: PDE-02

Versin: 01

e. Acciones de seguimiento de revisiones por la direccin previas

f.

Cambios identificados que puedan afectar el Sistema de Gestin de la Calidad.

g. Recomendaciones para la mejora.

h. los resultados de la gestin realizada sobre los riesgos identificados para la entidad, los
cuales deben estar actualizados
3.3.

Responsabilidad

Todos los integrantes del SGC y principalmente los lderes de los procesos

La administracin del SGC, debe preparar con anterioridad la recopilacin de la informacin

suministrada por los lderes de los procesos con relacin a la gestin de los procesos por los
cuales son responsables, para lo cual prepara el documento RDE-04 INFORME PARA LA
REVISION POR LA DIRECCION:

La Alta Direccin, que analiza los resultados de gestin y operacin de los procesos verificando
la conveniencia, adecuacin, eficacia, eficiencia y efectividad continuas., toma decisiones y
determina acciones para mantener y mejorar el sistema

Los lderes de procesos que suministran la informacin veraz y de manera oportuna, con
relacin a sus procesos a cargo

4. DESCRIPCION DEL INSTRUCTIVO.

La revisin del Sistema de Gestin de Calidad por parte de la direccin, se realiza, as:

Actividades

1.

Responsable

Documento o
registro

Lder Gestin de
Calidad
Recopilacin de los informes de Gestin de cada uno de
los procesos
Lderes de todos
los procesos
TODOS LOS
INFORMES,
DOCUMENTOS Y
REGISTROS DE
GP 1000:2009)
LOS
PROCESOS
a. Resultado de las auditorias
QUE APORTEN
b. Retroalimentacin del cliente (resultados encuestas
Administracin del INFORMACION
de satisfaccin, anlisis de quejas y reclamos).
PARA CUMPLIR
SGC
c. Desempeo de los procesos y conformidad del
CON LOS DATOS
producto
REQUERIDOS EN
d. Estado de Acciones Correctivas, preventivas y de
EL NUELRAL 5.6.2
mejora
DE LAS NORMAS
e. Acciones de seguimiento de revisiones por la
direccin previas
RDE-04
La administracin del SGC, prepara el Informe para
infla revisin por la direccin compilando de acuerdo el
punto 5..6.2 de las normas: NTC ISO 9000:2005 y NTC

2.

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REVISION POR LA DIRECCION DEL SGC
Proceso: DE Direccionamiento Estratgico

Actividades
f. Cambios identificados que puedan afectar el
Sistema de Gestin de la Calidad.
g. Recomendaciones para la mejora.
h. los resultados de la gestin realizada sobre los
riesgos identificados para la entidad, los cuales
deben estar actualizados

Cdigo: PDE-02

Responsable

Versin: 01

Documento o
registro
INFORME PARA LA
REVISIN DE LA
DIRECCIN
MC-01 MANUAL
DE CALIDAD
MC-02 MANUAL
DE PROCESOS

3.

Revisin De la Poltica de Calidad y Objetivos de

Calidad. Se debe revisar la poltica de calidad y al
mismo tiempo los objetivos uno por uno, haciendo
despliegue de la matriz de calidad.

4.

Revisin de las Auditoras Internas. Revisar el informe

final de las auditoras internas, teniendo en cuenta las
no conformidades y las opciones de mejora de las
mismas y as poder determinar si se estn llevando
acabo las acciones correctivas generadas.

5.

Retroalimentacin del cliente. Se debe revisar la

tabulacin de encuestas de satisfaccin del cliente y la
tabulacin de las Quejas y Reclamos.

6.

Desempeo de los Procesos y Conformidad del

Producto. Se revisan los informes de Gestin de cada
proceso.

7.

8.

9.

MC-01 MANUAL
DE CALIDAD

Lder
Estado Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora. Direccionamiento
Estratgico
Se revisan el estado de las acciones correctivas de cada
RDE-04
proceso
Administracin del
INFORME PARA LA
SGC
. Acciones de Seguimiento de Revisiones Previas de la
REVISIN DE LA
Direccin. Se debe analizar el informe o acta anterior
DIRECCIN
de revisin de la direccin y as determinar las tareas
pendientes y la realizacin de las mismas
Cambios que podran afectar el Sistema de Gestin. Se
debe revisar los cambios que afectan el sistema de
gestin de la calidad, siguiendo el procedimiento (PDE01).

Recomendaciones para la mejora. Se debe revisar el

informe de estado del sistema de gestin de calidad y
10.
as poder tomar las decisiones pertinentes para la
mejora de los procesos.
Los resultados de las acciones realizadas sobre los
11. riesgos identificados para cada uno de los proceso, que
permanentemente debe estar actualizados
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Proceso: DE Direccionamiento Estratgico

Actividades

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Responsable

Versin: 01

Documento o
registro

Informe Final de la Revisin por la direccin, que

incluye las decisiones y acciones para mantener el
12. sistema y que corresponden a la mejoras para la
eficacia, eficiencia y efectividad del SGC, el producto
y/o servicio y la apropiacin de recursos para ello
13.

Alta Direccin
Se confirma su socializan y los anlisis y resultados de
Representante
de
dicha revisin en el comit de comit de calidad.
la Direccin

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RGC-08 ACTA
COMITE SGC

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