COMUNICACION EXTERNA Y SUS FUNCIONES

La comunicacin exterior de una empresa es el conjunto de actividades generadoras de

mensajes dirigidos a crear, mantener o mejorar la relacin con los diferentes pblicos
objetivo del negocio, as como a proyectar una imagen favorable de la compaa o
promover actividades, productos y servicios. www.mitecnologico.com
La comunicacin externa es la trasmisin y recepcin de datos, pautas, imgenes,
referidas a la organizacin y a su contexto. Para la organizacin que tiene su atencin
centrada en sus clientes, es fundamental mantener un doble flujo de comunicacin:
Recibir informacin sobre las variaciones en la dinmica del contexto socio-poltico y
econmico en que desarrolla su labor, para poder definir su estrategia y sus polticas; y
proyectar sobre el mbito social una imgen de empresa fundada en informacin sobre
su dinmica interna y su accin objetiva sobre el medio social. Los interlocutores
privilegiados de esa comunicacin son los clientes, los proveedores, la opinin pblica y
el gobierno. www.eumed.net/libros/2007c/333/comunicacion externa.htm

FUNCIONES DE LA COMUNICACIN EXTERNA La comunicacin exterior con

clientes, intermediarios, proveedores, competencia, medios de comunicacin y pblico
en general es tan vital para la organizacin como la comunicacin interna. Entre ellas
adems debe existir una alta integracin. Aunque la comunicacin externa quede
vinculada a departamentos tales como relaciones pblicas y prensa, marketing,
investigacin de mercados, comunicacin corporativa, etc. todos los miembros de la
organizacin pueden realizar funciones de comunicacin externa y de difusin de la
propia imagen de la organizacin. Cuando aumenta el sentimiento de pertenencia,
cuando las personas se sienten identificadas con la organizacin y mejoran las
relaciones laborales, transmiten una imagen positiva hacia fuera. A la vez, la imagen que
transmite la organizacin a la sociedad condicionar la satisfaccin de ciertas
necesidades de status y prestigio de sus empleados. Cuando la persona trabaja en una
empresa slida, importante, preocupada por los problemas sociales y que transmite una
buena imagen social; en cierta medida se siente tambin realizada en su consideracin
social, incrementndose asimismo su sentimiento de pertenencia. Por consiguiente,
estamos ante dos sistemas de comunicacin (interna y externa) interdependientes y que
es necesario gestionar de una manera coordinada. Sin embargo, las estrategias de
innovacin en las empresas suelen recaer preferentemente en la comunicacin externa,
antes que en la interna.
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La comunicacion externa es parte fundamental en una
organizacion, como se dice en las explicaciones anteriores es
una transmicion y recepcion de datos que son escenciales
para el buen funcionamiento de la empresa, principalmente
con los clientes, intermediarios, proveedores, competencia,
etc. Gracias a esta comunicacion externa nos damos a
conocer en el campo gracias a nuestras cualidades, de esta
comunicacion depende la imagen que tendran nuestro

clientes principalmente y de que tanto esten dispuestos a

adquirir nuestro servicio.
La comunicacion externa es igualmente importante que la
comunicacion interna.
Generar una imagen positiva de la organizacion es uno de los
objetivos de este tipo de comunicacion, la cual se puede
lograr fomentando en los empleados ese orgullo de
permanecer a la organizacion, es decir crear un sentimiento
de permanencia, que cuando existe en el empleado genera
que este mismo de una buena recomendacion y una imagen
que lo ve sentirse orgulloso a la organizacion que pertenece,
esto nos genera una invaluable comunicacion externa.
Un ejemplo de una empresa que lleva una buena
comunicacion externa podria se Coca-Cola, la cual tiene un
nombre reconocido a nivel mundial, gracias a la imagen que
presenta, a sus colaboradores y empleados se les nota un
gran sentimiento de permanencia, y a los que no lo son
desearian tener una oportunidad para ingresar a esta
organizacion. Coca-Cola a demostrado ser una empresa que
se preocupa por sus trabajadores, y esto habla muy bien de la
empresa.
Cuando una empresa quiere posicionarse en el mercado y tener una imagen concreta en
l, debe plantearse el hecho de tener una buena comunicacin externa.
Por comunicacin externa entendemos todos aquellos mensajes o informacin que la
empresa enva hacia el exterior para llegar a clientes, intermediarios, competencia,
proveedores, medios de comunicacin u otros tipos de pblico que no pertenezcan a la
organizacin interna de la compaa.
La comunicacin externa puede tener mltiples objetivos: influencia, visibilidad,
imagen, reputacin, posicionamiento, ventas, compromiso social, notoriedad Y
dependiendo de cada uno de ellos, del pblico externo al que nos dirigimos y del tipo de
mensaje a transmitir, la comunicacin externa adoptar una forma u otra.
As pues, a continuacin te dejo con los 8 pasos fundamentales para establecer una
comunicacin externa eficaz:
1. La empresa debe cumplir con unos requisitos previos para que pueda tener una
comunicacin externa de xito. La comunicacin externa debe estar alineada con
los objetivos y estrategias de la empresa, as que, antes de comunicar nada hacia
el exterior, es conveniente que tengas bien definidos tus objetivos empresariales
y las estrategias principales de tu negocio. Adems, es recomendable que hayas
precisado la personalidad de tu empresa, cmo es, qu valores tiene, su forma de
actuar y, por supuesto, de comunicar.

2. Saber a qu pblico te diriges: debes tener claro al tipo de pblico externo al

que quieres llegar. Tanto la comunicacin en s, como el canal que utilizars,
como el objetivo de dicha comunicacin, puede variar segn el tipo de pblico al
que te dirijas (cliente final ya existente, cliente potencial o proveedores, entre
otros).
3. Conocer los mximos detalles del pblico al que te diriges: es importante
saber, antes de lanzar un mensaje, qu caractersticas tiene el pblico al que
quieres llegar. Por ejemplo, sus motivaciones, sus gustos, dnde se encuentran,
qu canales utilizan para informarse Es un paso fundamentar para que aquello
que queremos comunicar lo reciba quien debe, asegurndonos as un mayor
xito en nuestra comunicacin externa.
4. El objetivo que quieres conseguir con la comunicacin externa: una vez ya
sabes a quin te quieres dirigir, debes establecer el objetivo de la comunicacin.
Es decir, qu quieres conseguir, o qu quieres que los otros hagan cuando
reciban tu mensaje. Puede ser que te interese establecer un buen posicionamiento
de marca, mejorar tu imagen o lanzar una promocin para aumentar tus ventas.
5. Marcar qu indicadores sern los que te muestren si ests consiguiendo el
objetivo: no te quedes en la fase de establecer qu quieres conseguir, sino
mrcate una serie de indicadores que te digan si el objetivo que tenas se ha
cumplido o no. Por ejemplo, si quieres lanzar una promocin para aumentar tus
ventas, uno de los indicadores que puedes utilizar es el % de incremento de las
mismas.
6. Buscar el canal ms adecuado para transmitir el mensaje: si el pblico
externo al que quieres dirigir la comunicacin no ve la televisin, no utilices la
publicidad en la misma para llegar a ellos. Es decir, busca el canal ms adecuado
para el tipo de mensaje que quieres transmitir sabiendo qu canales utiliza el
pblico al que te diriges. Si dicho pblico lee diarios generalistas, utilzalos para
llegar a ellos; si utiliza las redes sociales, transmite tu mensaje a travs de las
mismas
7. Define el tipo de mensaje que quieres enviar: ahora viene la parte ms
creativa. Estipula y redacta el mensaje que quieres transmitir teniendo en cuenta
los 5 puntos anteriores. Dale la forma que creas ms conveniente segn tus
objetivos, el pblico al que te diriges y el canal que vas a utilizar.
8. Realizar el correspondiente seguimiento: analiza y estudia los resultados de tu
comunicacin y si ha conseguido el objetivo o la meta que persigues. Si no es
as, y como siempre digo, cmbialo!
Para finalizar, me gustara remarcar que aunque la comunicacin externa suele
vincularse con el departamento de marketing o comunicacin, toda la organizacin debe
estar implicada en esta tarea. Comunicacin externa tambin es cmo o qu transmite
nuestro equipo de ventas, o nuestro servicio de atencin al cliente Nuestro pblico
interno debe seguir las mismas lneas de comunicacin externa que tenga la empresa,
por eso es importante establecer una buena comunicacin interna con tus empleados, ya
que son, muchas veces, los que les ponen voz a tu compaa.