Objetivo General:

Analizar la importancia de la organizacin y mtodos en los

procesos de creacin y mejoramiento administrativo de
organizaciones que funcionan en contextos cambiantes.

Sinopsis de Contenido
Esta asignatura fue incorporada en la carrera
con el fin de brindarles a los estudiantes las
herramientas necesarias para conocer el
funcionamiento
administrativo
de
las
organizaciones,
conocimiento
que
es
necesario para el buen desempeo de un
gestor municipal.

La misma est estructurada en cinco (5) unidades a saber:

UNIDAD 1: Fundamentos de la organizacin y mtodos

UNIDAD 2: La organizacin
UNIDAD 3: Lnea y staff
UNIDAD 4: Autoridad y responsabilidad
UNIDAD 5: Estructuras organizativas, procesos y procedimientos de trabajo

UNIDAD 1
FUNDAMENTOS DE LA ORGANIZACIN Y MTODOS

Objetivo de la Unidad:

Explicar los fundamentos de la organizacin y mtodos.

1. FUNDAMENTOS DE LA ORGANIZACIN Y MTODOS.

1.1

Introduccin.

La materia, la carrera, la profesin.

La materia Organizacin y Mtodos Administrativos plantea el estudio de la estructura organizativa
y de los sistemas administrativos de las organizaciones, con nfasis en los aspectos metodolgicos
de los procesos de reorganizacin y en las tcnicas de anlisis y diseo organizacional, de modo
de posibilitar el logro de los objetivos de las organizaciones en condiciones de eficiencia
La carrera y la profesin de Organizacin y Mtodos permitirn al profesional Definir en sus propias
palabras organizacin y empresa. Describir la estructura orgnica de una empresa/organizacin.
Aplicar la Dinmica de Grupos a la solucin de problemas y trabajo de equipo. Disear
herramientas que permitan un efectivo levantamiento de informacin con vistas a definir los
requerimientos de una empresa. Analizar la dinmica interna de una Organizacin. Analizar los
procesos de cambio organizacionales. Tratar procesos de cambio organizacionales. Proponer
soluciones a problemas de comunicacin. Valorar la importancia y eficacia de una comunicacin
abierta y clara. Valorar el trabajo en equipo. Valorar su aporte y la importancia de sus actividades
dentro del conjunto: familia, organizacin, Universidad, pas. Valorar la importancia del aprendizaje
continuo. Aplicar tcnicas de relevamiento de requerimientos adecuadas al problema u
organizacin. Establecer los requerimientos de la Organizacin.
La Funcin de Organizacin y Sistemas.
1.

2.

3.

4.

5.

6.
7.

8.
9.

Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la

dependencia. Esta primera funcin implica que efecten varias actividades como la
realizacin de un diagnstico general de la estructura y procedimientos de la organizacin, la
proposicin de modificaciones para la adaptacin de sistemas y procedimientos, su diseo y
la formulacin de manuales administrativos.
Adecuar la organizacin y las funciones en la dependencia a las que se trabaja. Segn
esto, deben desarrollarse actividades de investigacin y clasificacin de acuerdo a las bases
jurdicas que le otorgan legitimidad a la administracin de la dependencia.
Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo solicitan en la
interpretacin y aplicacin de tcnicas administrativas; coordinndose con cada una de ellas
e implantando nuevos y mejores sistemas de trabajo y capacitacin del personal.
Hacer actividades de promocin, investigacin y divulgacin. Para promover la
coordinacin de los recursos e investigar las nuevas tcnicas de administracin que se
puedan aplicar, de este modo comunicar o divulgar dichas tcnicas para que sean aplicadas.
Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organizacin, donde se verifiquen todas
las actividades realizadas como un anlisis integral de finalidad, de organizacin, sistemas y
procedimientos, a fin de considerar posibles mejoramientos en los mtodos.
Dictamen, asesoramiento e informacin de los trabajos que deba realizar la organizacin
en cada una de sus divisiones.
Conocimiento de las tcnicas concernientes al mejoramiento de mtodos y a los principios
generales para resolucin de problemas que se plantean en la organizacin de la cual
dependen.
Estudio, bibliografa y documentacin sobre temas de organizacin y mtodos.
Estudiar, proponer e implantar sistemas y procedimientos que permitan desarrollar con
mayor eficiencia y productividad las actividades de los funcionarios y empleados.

"Respecto con las funciones que deben desempear los sistemas de Organizacin y Mtodos, se
pueden distinguir tres fases de desarrollo administrativo"
1 Fase de desarrollo

2 Fase de desarrollo

3 Fase de desarrollo

(inicial)

(intermedia)

(consolidacin)

Anlisis de estructuras y
funciones

Teora de sistemas

Teora cuantitativa

Cuadros de distribucin del

trabajo

Desarrollo Organizacional

Ingeniera de sistemas

Elaboracin de organogramas

Administracin por proyectos

Informtica

Elaboracin de diagramas de
flujo

Administracin estratgica

Modelos de simulacin

Anlisis y descripcin de
puestos
Se dividen en estas fases ya que va desarrollndose mediante la dependencia, el mejoramiento, el
comportamiento del personal y los sistemas de la organizacin
a.

b.

Pueden utilizarse criterios y tcnicas administrativas aportadas por la teora de la

organizacin clsica, para el estudio de la estructura y los procesos de trabajo de la
empresa; elaborando organogramas como cuadros de distribucin del trabajo,
departamentalizacin y delegacin de tareas.
Fase de Desarrollo (Inicio):
En este nivel de actividad recurren las tcnicas ms avanzadas y complicadas para el
desarrollo del comportamiento y la teora moderna de la organizacin, as como los sistemas
y los proyectos.

c.
d.

Fase de Desarrollo (Intermedia):

Fase de Desarrollo (Consolidacin): Es la fase donde se hace ms avanzado el
desarrollo, recurriendo a teoras cuantitativas con la utilizacin de recursos matemticos,
operaciones, simulacros y procedimientos electrnicos de datos.

Concepto.

Organizacin
Jerarqua

Establecimiento

Niveles

Marco Fundamental que

establece la disposicin y
correlacin

Estructura

Actividades

Necesaria para
Coordinacin racional de
actividades y recursos para
facilitar el trabajo

Sistematizacin de Recursos
Mediante
Correlacin y Agrupacin
de actividades

Especializacin.

Con el fin

Simplificar las funciones

Establecimiento de mtodos ms
sencillos

Medio utilizado para llegar a un fin.

Elaborado por Moros, Mara 2011.

Explicacin:
Definicin: Organizacin es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematizacin
racional de los recursos, mediante la determinacin de jerarquas, disposicin, correlacin y
agrupacin de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.
Elementos del Concepto.
Estructura. La organizacin implica el establecimiento del marco fundamental en el que habr el
grupo social, ya que establece la disposicin y la correlacin de las funciones, jerarquas y
actividades necesarias para lograr los objetivos.
Sistematizacin. Las actividades y recursos de la empresa, deben de coordinarse racionalmente
para facilitar el trabajo y la eficiencia.

Agrupacin y asignacin de actividades y responsabilidades. En la organizacin surge la necesidad

de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especializacin. Jerrquica. La
organizacin, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y
responsabilidad dentro de la empresa.
Simplificacin de funciones. Uno de los objetivos bsicos de la organizacin es establecer los
mtodos ms sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.
Importancia de la Organizacin.
Los fundamentos bsicos que demuestran la importancia de la organizacin son:
1. Es de carcter continuo; jams se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus
recursos estn sujetos a cambios constantes (expansin, contraccin, nuevos productos, etc), lo
que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organizacin.
2. Es un medio a travs del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo
social.
3. Suministra los mtodos para que se puedan desempear las actividades eficientemente, con un
mnimo de esfuerzo.
4. Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e incrementando la
productividad.
5. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.
Antecedentes y evolucin de la funcin de Organizacin y Mtodos.
La creacin de las unidades de Organizacin y Mtodos se vincula, por una parte, a los esfuerzos
de reorganizacin administrativa tendientes a racionalizar y hacer ms eficiente cuyos
antecedentes que remontan a 1821, por otra parte, al establecimiento del proceso de
modernizacin administrativa que se inicia en 1965.
La evolucin que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes: una referente a su origen
y formacin y otra referente a su consolidacin.
Esta primera fase abarca el perodo de 1917 a 1964, que se inicia con la creacin de los
departamentos administrativos y termina con la instalacin de las unidades de Organizacin y
Mtodos en toda la administracin. Este perodo se caracteriza por la confusin y el parcialismo,
porque se lig la funcin de Organizacin y Mtodos a las funciones de contabilidad y auditora con

funciones de mejoramiento administrativo, ya que stas se encargan de racionalizar el

aprovechamiento de los recursos.
La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la administracin e
introducen las tcnicas administrativas experimentadas en el sector privado y consolidan su accin
de revisin permanente tanto de la estructura como del funcionamiento.
La O y M nace mucho antes que el estudio de los sistemas de informacin Computarizados, desde
el inicio de la administracin cientfica. O y M se encargaba del estudio de los sistemas de
informacin de las organizaciones. El desarrollo de los sistemas de informacin computarizados no
excluye ni elimina el estudio de la parte manual de los sistemas de informacin, muy por el
contrario, un sistema de informacin computarizado que no sea desarrollado en forma armnica
con la parte manual que lo alimenta y a la cual proporciona informacin, no puede funcionar
eficientemente.
El objetivo bsico de la O y M es aumentar la eficiencia del trabajo administrativo, a travs de la
simplificacin de las operaciones y eliminacin de aquellas actividades que se consideran
innecesarias, reduciendo el esfuerzo requerido para realizar el conjunto de las mismas.
Su responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y puede tomarse el tiempo para
pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar otras responsabilidades.
Los procesos de reingeniera y calidad total en las organizaciones.

SOBRE LA REINGENIERIA
Comienzo desde Cero guarda relacin con las teoras del Presupuesto de Base Cero muy
difundidas en las organizaciones hace algunas dcadas, de all tambin las mismas crticas.Una de
estas crticas es que todo comienzo desde cero estara implicando algo as como desdear los
aprendizajes positivos del pasado, lo cual no est muy lejano de plantear que la historia toda de la
organizacin no ha generado estructuras tiles para la situacin actual.
Difcil este tipo de postura si slo se analiza desde el punto de vista tcnico.
Sin embargo, desde una perspectiva ms amplia, es dable revisar a la Reingeniera como una idea
fuerza, cuyo surgimiento en la ltima dcada del siglo XX marca una necesaria inclinacin al
impacto sobre el modo de ver a las organizaciones.
Algo as como los fundamentalistas de la Reingeniera; preconizan, poco ms o menos, que la
organizacin resurge de sus cenizas, como el ave fnix; habra que desechar todo lo anterior para
empezar de cero, creando nuevos procesos, lo que puede hacerse solamente partiendo de una
pgina en blanco; ya no se trata de analizar si algo debe modificarse, sino determinando si existe
una razn para que exista, en busca de algo realmente nuevo, desmontando recetas y eligiendo el
proceso adecuado desde el mismo momento en que nos movilizamos hasta concluir su entera
implementacin.La Reingeniera, entonces, tiene el mrito (as planteada, como ruptura total) de actuar a modo
de bisagra entre diferentes modos de ver a las estructuras de las organizaciones.

Dentro de la Administracin Pblica significa pensar en un rediseo radical para obtener

una mejora drstica en el rendimiento: (costo, calidad y servicio), con enfoque hacia el ciudadano,
centrado en los procesos, rompiendo con las reglas, usando creativamente la tecnologa, algo
realmente nuevo en busca de oportunidades.

Calidad Total
Cero Defecto guarda relacin con el desempeo aceptable que cumple con los requerimientos;
es la herramienta que sirve para orientar en la organizacin, conociendo en detalle los procesos y
los costos de la calidad.
Posee una visin ms completa e integradora, creando permanentemente valores de tipo cultural
dentro de la organizacin, que permanecen y se enriquecen a travs de los cambios y permiten,
precisamente, manejarlos.
Esta idea de Cero Defecto aparece como algo difcil de lograr, sin embargo debe verse como una
actitud hacia nuestro desempeo y el compromiso de no aceptar los errores como algo inevitable
de la actividad sino como una fuente de mejora continua.
Al adoptar una definicin de norma de desempeo como sta: no da lugar a malos entendidos o
interpretaciones.Cada uno de los miembros de una organizacin sabe lo que se espera de l y del resto de sus
compaeros: no cometer ni dejar que se cometan errores durante cada una de las etapas de los
procesos y entender claramente que los errores son evitables.
En la Administracin Pblica en muchos casos es posible que se realicen actos innecesarios que
slo consumen recursos de la organizacin y nos distraen del objetivo bsico de la gestin; por lo
que estas tareas deben ser analizadas, reformuladas y en caso de ser sobreabundantes,
interrumpirse.
La Gestin de la Calidad Total no es ms que un sistema planeado y probado que permite a
travs de normas implementar y llevar adelante medidas para un mejoramiento continuo de la
calidad en todas las reas de una administracin organizacional.Este tipo de normas plantean requerimientos formales que significan:
Decir lo que se hace, hacer lo que se dijo y documentar lo que se hizo.-

Los aspectos tcnicos y comportamentales del cambio organizacional.

EL CAMBIO ORGANIZACIONAL COMO PROCESO: Ms y ms organizaciones hoy en da

enfrentan un ambiente dinmico y cambiante. Esto, a su vez, requiere que dichas organizaciones
se adapten: Cambiar o morir! Es el grito entre los gerentes de todo el mundo hoy en da.
FUERZAS PARA EL CAMBIO
Naturaleza de la fuerza del trabajo
Mayor diversidad cultural
Incremento en los profesionales
Muchos nuevos contratados con habilidades inadecuadas.
Tecnologa
Ms computadoras y automatizacin.

Algunas organizaciones tratan los cambios como una circunstancia accidental (cambio). Sin
embargo, las actividades de cambio que son productivas y tienen un propsito son las que
interesan. Metas esenciales del cambio planeado:

Busca mejorar la capacidad de la organizacin para adaptarse a los cambios en su ambiente.

Busca cambiar el comportamiento del empleado. (para lograr mayor eficiencia y mejor calidad de
los servicios)
El factor humano no es un simple sujeto pasivo del proceso de cambio. Al contrario, es un actor
que obedece a su lgica, a su racionalidad y que desarrolla sus propias estrategias que pueden o
no estar de manifiesto y coincidir con los objetivos de la organizacin.
Los cambios no son ni buenos ni malos por s mismos, depende de cmo los perciba cada ser
humano.

Quines son los responsables de administrar las actividades de cambio?

Los agentes de cambio, personas que actan como catalizadores y asumen la responsabilidad de
administrar las actividades de cambio. Pueden ser gerentes o no gerentes, empleados de la
organizacin o consultores externos.

Qu pueden cambiar los agentes de cambio?

Cambio en la estructura
Cambio en la tecnologa
Cambio en la ubicacin fsica.
Cambio en la gente.

Actividades de Organizacin y Sistemas.

ORGANIZACIN Y SISTEMAS es un conjunto integrado de tcnicas e instrumentos que permite
analizar y disear la estructura y operativa de una organizacin para asegurar su mejoramiento
continuo y su adaptacin permanente a la realidad cambiante del contexto, apuntando al
cumplimiento de los objetivos de la empresa.

"Referidas a Aspectos Administrativos:

Anlisis, diseo y rediseo:
- de estructuras organizativas, buscando su adaptacin permanente en funcin de las variables de
contingencia que puedan presentarse
- de procedimientos y mtodos de trabajo, buscando mejorar la gestin organizacional en trminos
de un uso ptimo de los recursos materiales y humanos y garantizar la satisfaccin de clientes y
usuarios
- de portadores de informacin, buscando su normalizacin y su adaptacin a los procedimientos
de trabajo en los que intervienen
- de sistemas de informacin, con especial atencin en los sistemas de procesamiento de datos y
los sistemas de comunicaciones, para optimizar la toma de decisiones directivas y gerenciales.

"Referidas a Aspectos Fsicos de la Organizacin:

Participacin en el anlisis, definicin y redefinicin:

- del tamao ptimo de la organizacin, con especial referencia a su infraestructura fsica
- de la disposicin fsica de las oficinas, teniendo en cuenta los flujos de trabajo.
Participacin en la seleccin de tecnologas y en la automatizacin de procesos administrativos y
no administrativos.

"Referidas a Aspectos Humanos:

Anlisis:
- de la dotacin de recursos humanos y en particular de su eficiencia y en particular de su
suficiencia y capacitacin
-de
la
cultura
organizacional
y de
los
estilos
gerenciales
y su
impacto
sobre los fenmenos de cambio organizacional, sobre el desempeo individual y sobre la
productividad.
De esta descripcin surge claramente que el analista de O y S debe mantener continuas relaciones
con profesionales de otras disciplinas, como por ejemplo: Recursos Humanos, Comportamiento
Organizacional, Informtica y Arquitectura.