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Los datos filtrados solamente muestran las filas que cumplen los criterios (criterios: condiciones que se
especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.)
que haya especificado y ocultan las filas que no desea ver. Tras filtrar los datos, puede copiar, buscar, modificar,
aplicar formato, representar mediante grficos e imprimir el subconjunto de datos filtrados sin tener que volver
a organizarlo ni moverlo.
Tambin puede filtrar por ms de una columna. Los filtros son aditivos, lo que significa que cada filtro adicional
se basa en el filtro actual y adems reduce el subconjunto de datos.
Con Autofiltro, puede crear tres tipos de filtros: por una lista de valores, por un formato o por criterios. Estos
tipos de filtro se excluyen mutuamente para cada rango de celdas o tabla de columna. Por ejemplo, puede filtrar
por color de celda o por una lista de nmeros, pero no por ambos; puede filtrar por icono o por un filtro
personalizado, pero no por ambos.
Filtrar texto
1.
2.
En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuacin, en Filtrar.
Tabla
Asegrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene datos
alfanumricos.
1.
2.
En la lista de valores de texto, active o desactive uno o ms valores de texto por los que filtrar.
La lista de valores de texto puede llegar a tener hasta un mximo de 10.000 entradas. Si la lista
es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte superior y, a continuacin, seleccione los
valores de texto concretos por los que desea filtrar.
Crear criterios
1.
Elija Filtros de texto y, a continuacin, haga clic en uno de los comandos del operador de
comparacin o en Filtro personalizado.
Por ejemplo, para filtrar por un texto que comience por un carcter especfico, seleccione
Empieza por, o para filtrar por un texto que tenga caracteres especficos en cualquier lugar del
texto, seleccione Contiene.
2.
Si necesita buscar texto que comparta algunos caracteres pero no otros, utilice un carcter
comodn.
UTILICE
PARA BUSCAR
? (signo de interrogacin)
Un nico carcter
Por ejemplo, Gr?cia buscar "Gracia" y "Grecia"
* (asterisco)
~ (tilde) seguida de ?, *, o ~
3.
Filtrar nmeros
Crear criterios
1.
Elija Filtros de nmero y, a continuacin, haga clic en uno de los comandos del operador de
comparacin o en Filtro personalizado.
Por ejemplo, para filtrar por un lmite numrico inferior y superior, seleccione Entre.
2.
3.
1.
Haga clic en uno de los comandos del operador de comparacin (Igual a, Antes, Despus o
Entre) o haga clic en Filtro personalizado.
2.
En el cuadro de dilogo Autofiltro personalizado del cuadro de la derecha, escriba una fecha o
una hora, seleccione una fecha o una hora de la lista, o haga clic en el botn Calendario para
buscar y escribir una fecha.
Por ejemplo, para filtrar por una fecha u hora mxima y una mnima, seleccione Entre.
3.
NOTA
Un filtro dinmico es aquel cuyo criterio puede cambiar cuando se vuelve a aplicar el
filtro.
1.
2.
Los comandos del men Todas las fechas en el perodo, como Enero o Trimestre 2,
aplican un filtro por el perodo independientemente del ao que sea. Esto puede resultar til,
por ejemplo, para comparar las ventas por perodo de varios aos.
Este ao y Hasta la fecha son diferentes en lo que se refiere al modo de tratar fechas
futuras. Este ao puede devolver fechas futuras del ao en curso, mientras que Hasta la
fecha nicamente devuelve fechas hasta la fecha actual, sta incluida.
1
Tipo
Vendedor
Ventas
Tipo
Vendedor
Ventas
Bebidas
Suyama
5122 $
Carnes
Davolio
450 $
Alimentos
Buchanan
6328 $
Alimentos
Davolio
6544 $
2
3
4
5
10
EN LA CELDA SE ESCRIBE
="=Davolio"
=Davolio
="=3000"
=3000
No utilice rtulos de columnas para los rtulos de los criterios; deje los rtulos de criterios en blanco o
utilice uno que no sea un rtulo de columna incluido en el rango (en los ejemplos siguientes, Promedio calculado
y Coincidencia exacta).
Si en la frmula utiliza un rtulo de columna en lugar de una referencia relativa a celda o un nombre de rango,
Excel presenta un valor de error, como por ejemplo #NOMBRE? o #VALOR! en la celda que contiene el criterio.
Puede pasar por alto este error, ya que no afecta a la manera en que se filtra el rango.
La frmula que se utiliza para los criterios debe usar una referencia relativa (referencia relativa: en
una frmula, direccin de una celda basada en la posicin relativa de la celda que contiene la frmula y la celda
a la que se hace referencia. Si se copia la frmula, la referencia se ajusta automticamente. Una referencia
relativa toma la forma A1.) para hacer referencia a la celda correspondiente de la primera fila. En el ejemplo,
Filtrar utilizando una frmula para valores mayores que el promedio de todos los valores en el rango de datos,
se utilizara C7, y en el ejemplo, Filtrar utilizando una frmula para texto en una bsqueda en la que se distinga
entre maysculas y minsculas, se utilizara A7).
Todas las dems referencias usadas en la frmula deben ser referencias absolutas (referencia de celda
absoluta: en una frmula, direccin exacta de una celda, independientemente de la posicin de la celda que
contiene la frmula. Una referencia de celda absoluta tiene la forma $A$1.).
VOLVER AL PRINCIPIO
Inserte al menos tres filas vacas sobre el rango que puede utilizarse como rango de criterios. El rango
de criterios debe tener rtulos de columna. Compruebe que existe al menos una fila vaca entre los valores de
criterios y el rango.
Posiblemente sea ms sencillo comprender el ejemplo si lo copia en una hoja de clculo en blanco.
1
Tipo
Vendedor
Ventas
Tipo
Vendedor
Ventas
Bebidas
Suyama
5122 $
Carnes
Davolio
450 $
Alimentos
Buchanan
6328 $
Alimentos
Davolio
6544 $
2
3
4
5
10
2.
Para buscar filas que cumplan varios criterios para una columna, escriba los criterios directamente
debajo de cada uno en filas independientes del rango de criterios. En el ejemplo, escribira:
A
1
Tipo
B
Vendedor
="=Davolio"
="=Buchanan"
C
Ventas
3.
Haga clic en una celda del rango. En el ejemplo, hara clic en cualquier celda del rango, A6:C10.
4.
5.
Para filtrar el rango ocultando las filas que no cumplen los criterios, haga clic en Filtrar la lista sin
moverla a otro lugar.
Para filtrarlo copiando las filas que cumplen los criterios a otra rea de la hoja de clculo, haga clic en
Copiar a otro lugar, despus en la casilla Copiar a y, por ltimo, en la esquina superior izquierda del
rea donde desea pegar las filas.
SUGERENCIA Al copiar filas filtradas a otra ubicacin, se pueden especificar las columnas que deben incluirse
en la operacin de copia. Antes de filtrar, copie los rtulos de columna de las columnas deseadas a la primera
fila del rea donde va a pegar las filas filtradas. Cuando filtre, escriba una referencia a los rtulos de columna
copiados en el cuadro Copiar a. De este modo, las filas copiadas incluirn slo las columnas cuyos rtulos se
hayan copiado.
1.
2.
Tipo
Vendedor
Ventas
Carnes
Davolio
450 $
Alimentos
Buchanan
6328 $
10
Alimentos
Davolio
6544 $
Inserte al menos tres filas vacas sobre el rango que puede utilizarse como rango de criterios. El rango
de criterios debe tener rtulos de columna. Compruebe que existe al menos una fila vaca entre los valores de
criterios y el rango.
Posiblemente sea ms sencillo comprender el ejemplo si lo copia en una hoja de clculo en blanco.
1
Tipo
Vendedor
Ventas
Tipo
Vendedor
Ventas
Bebidas
Suyama
5122 $
Carnes
Davolio
450 $
Alimentos
Buchanan
6328 $
Alimentos
Davolio
6544 $
2
3
4
5
10
2.
Para buscar las filas que cumplen varios criterios en varias columnas, escriba todos los criterios en la
misma fila del rango de criterios. En el ejemplo, escribira:
A
1
Tipo
="=Alimentos"
B
Vendedor
C
Ventas
>1000
3.
Haga clic en una celda del rango. En el ejemplo, hara clic en cualquier celda del rango, A6:C10.
4.
5.
Para filtrar el rango ocultando las filas que no cumplen los criterios, haga clic en Filtrar la lista sin
moverla a otro lugar.
Para filtrarlo copiando las filas que cumplen los criterios a otra rea de la hoja de clculo, haga clic en
Copiar a otro lugar, despus en la casilla Copiar a y, por ltimo, en la esquina superior izquierda del
rea donde desea pegar las filas.
SUGERENCIA Al copiar filas filtradas a otra ubicacin, se pueden especificar las columnas que deben incluirse
en la operacin de copia. Antes de filtrar, copie los rtulos de columna de las columnas deseadas a la primera
fila del rea donde va a pegar las filas filtradas. Cuando filtre, escriba una referencia a los rtulos de columna
copiados en el cuadro Copiar a. De este modo, las filas copiadas incluirn slo las columnas cuyos rtulos se
hayan copiado.
1.
2.
Tipo
Vendedor
Ventas
Alimentos
Buchanan
6328 $
10
Alimentos
Davolio
6544 $
VOLVER AL PRINCIPIO
Inserte al menos tres filas vacas sobre el rango que puede utilizarse como rango de criterios. El rango
de criterios debe tener rtulos de columna. Compruebe que existe al menos una fila vaca entre los valores de
criterios y el rango.
Posiblemente sea ms sencillo comprender el ejemplo si lo copia en una hoja de clculo en blanco.
Cmo copiar un ejemplo
A
1
Tipo
Vendedor
Ventas
Tipo
Vendedor
Ventas
Bebidas
Suyama
5122 $
Carnes
Davolio
450 $
2
3
4
5
6
7
8
Alimentos
Buchanan
6328 $
Alimentos
Davolio
6544 $
9
10
2.
Para buscar filas que cumplan varios criterios en varias columnas, en las que se deben cumplir algunos
criterios, escriba los criterios en las distintas columnas y filas del rango de criterios. En el ejemplo, escribira:
Tipo
="=Alimentos"
Vendedor
Ventas
="=Buchanan"
3.
Haga clic en una celda del rango. En el ejemplo, hara clic en cualquier celda del rango, A6:C10.
4.
5.
Para filtrar el rango ocultando las filas que no cumplen los criterios, haga clic en Filtrar la lista sin
moverla a otro lugar.
Para filtrarlo copiando las filas que cumplen los criterios a otra rea de la hoja de clculo, haga clic en
Copiar a otro lugar, despus en la casilla Copiar a y, por ltimo, en la esquina superior izquierda del
rea donde desea pegar las filas.
SUGERENCIA Al copiar filas filtradas a otra ubicacin, se pueden especificar las columnas que deben incluirse
en la operacin de copia. Antes de filtrar, copie los rtulos de columna de las columnas deseadas a la primera
fila del rea donde va a pegar las filas filtradas. Cuando filtre, escriba una referencia a los rtulos de columna
copiados en el cuadro Copiar a. De este modo, las filas copiadas incluirn slo las columnas cuyos rtulos se
hayan copiado.
1.
2.
Tipo
Vendedor
Ventas
Alimentos
Buchanan
6328 $
10
Las mejoras en el formato condicional son una caracterstica popular en Microsoft Office Excel 2007. El anlisis
de datos nunca ha sido ms interesante y divertido. Ahora, puede realizar un seguimiento de las tendencias,
revisar el estado, localizar datos y buscar valores mximos.
TIPO DE REGLA
Valor de celda
DESCRIPCIN
Identificar nmeros, fechas y texto especficos en una lista de productos
Valor de celda (con frmula) Identificar un nmero o texto modificado de forma dinmica en una lista de productos
Valores superiores e
Identificar los valores superiores, inferiores y por encima del promedio en un informe sobre un
inferiores
reciente viaje de promocin de libros
Por encima o por debajo del
promedio
Valores superiores e
inferiores
nico o duplicado
Conjunto de iconos
Conjunto de iconos
Conjunto de iconos
Conjunto de iconos
Barras de datos
Escala de 3 colores
Basado en frmulas
Basado en frmulas
Comparar los datos en una celda fuera del rango de celdas con formato condicional
Basado en frmulas
Basado en frmulas
2.
3.
4.