PLAN DE RESPONSABILIDAD SOCIAL Y COMUNICACIN

PLAN DE RESPONSABILIDAD SOCIAL

EMPRESARIAL Y COMUNICACIN

TRAMARSA SIEMPRE PRIMERO, COMPROMETIDO

CON UNA GESTIN RESPONSABLE

2012

PLAN DE RESPONSABILIDAD SOCIAL Y COMUNICACIN

1. PRESENTACIN
Nuestro pas, por la ubicacin privilegiada que tiene en Amrica del Sur, est
conectado va martima con todo el mundo lo que permite realizar diversas
operaciones de exportacin e importacin. En este caso, el sistema portuario,
cumple un papel importante dinamizando la economa peruana y participando as
en la generacin de empleo.
Los puertos en el Per, hasta antes de la creacin de la Empresa Nacional de
Puertos (ENAPU), se encontraban bajo distintas administraciones. Fue en 1970
cuando se crea este organismo pblico descentralizado del Sector Transportes y
Comunicaciones, que se inici una nueva gestin en el servicio portuario basada en
la participacin de los usuarios, en la organizacin y la consideracin de sus
planteamientos y sugerencias.
La globalizacin y la apertura econmica del Per ha generado que los servicios de
transporte martimo que se brindan, constituyan un factor cada vez ms
importante para el desarrollo del comercio internacional y la mayor competitividad
del pas. A pesar de que la modernizacin de los puertos avanza y slo uno de ellos
est concesionado al sector privado, an queda mucho por hacer en materia
portuaria.
Trabajos Martimos S.A. (TRAMARSA) forma parte del Holding Central Puertos, y
opera desde 1990 en el negocio de operaciones portuarias en el Per ofreciendo el
conjunto ms completo de servicios a nivel nacional. Despus de 20 aos se ha
consolidado como una empresa lder del sector teniendo a las empresas portuarias
ms importantes entre sus principales clientes.
En este marco Tramarsa, ha decidido elaborar un plan de Responsabilidad Social
Empresarial y Comunicacin, a nivel nacional con la finalidad de poner en marcha
acciones concretas que permitan tener un lazo estrecho con sus pblicos objetivos
(stakeholders) y al mismo tiempo encontrar un equilibrio con el medio ambiente
de manera sostenible.
Para lograr el xito de este plan se considera necesario un proyecto de RSE interno
y externo, cuyo eje sea la comunicacin. Adems, es necesario que la Gerencia
General, de Desarrollo Organizacional, todas las gerencias, subgerencias y jefaturas
estn alineadas y de acuerdo con el presente documento, ya que sern stas la
que impulsen el plan y logren los resultados esperados.

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2. DIGNOSTICO SOBRE RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL
En el Per, la Responsabilidad Social en las empresas, se ha convertido en un
proceso tico y obligatorio que se implementa con el objetivo de instituir una
gestin socialmente responsable en los siguientes mbitos:

Calidad de vida en la empresa.

tica empresarial.
Vinculacin de la empresa con la comunidad.
Respeto por el medio ambiente.
Marketing social

En momentos que la economa atravesaba un proceso de apertura, a mediados de

1990, la empresa privada se posicion como un nuevo actor en los procesos de
cambio social. En muchos casos esto ocurri por la inaccin del Estado y los
gobiernos locales, pero resultaba que las empresas deban amoldarse a las
transformaciones sociales (tanto internas, como externas) con niveles ptimos de
sostenibilidad y competitividad.
Hoy la RSE forma parte de la agenda diaria, no slo de las empresas privadas, sino
tambin de las instituciones pblicas, educativas, ONGs y de la sociedad civil en
general. Sin embargo, en su aplicacin predomina un enfoque filantrpico que
slo busca que las acciones desplegadas estn asociadas a un fuerte componente
asistencialista (que sea la foto del momento), lo cual escapa a su objetivo final que
es generar mejora en la calidad de vida del entorno y una mejor relacin con el
medio ambiente.
Las empresas que prestan servicios martimos, con pocas excepciones, no exigen la
certificacin de sus polticas de RSE con indicadores de reconocida aceptacin para
medir el impacto de sus prcticas sociales. En algunas de stas se observan
avances sustanciales en esta materia, no obstante, existen casos como la falta de
cumplimiento de algunos indicadores de RSE tales como la jornada laboral de ocho
horas, el pago de horas extras, la salud ocupacional y la seguridad industrial. Se
aprecia un mayor cuidado ambiental aunque an hay un largo camino por recorrer
en este campo.
Si bien varias empresas que prestan servicios martimos ya iniciaron campaas de
RSE para difundir las acciones con sus pblicos objetivos (stakeholders), el xito
acompaa a algunas de estas. Tisur que opera en el Puerto de Matarani (Arequipa)
es destacada por el respeto a las leyes laborales, apoyo a la comunidad con obras

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de infraestructura educativa y deportiva y empleo de empresas de estiba y
desestiba que cumplan con estndares de RSE.
Sabiendo que ejecutar practicas de RSE es de vital importancia, Trabajos Martimos
S.A. (TRAMARSA) decidi poner en marcha un Plan de Responsabilidad Social
Empresarial a nivel nacional (cada sede tendr un plan adicional en caso lo
amerite), que busca el desarrollo sostenible de la empresa y la comunidad.
Este desarrollo va de la mano de los trabajadores de Tramarsa (planilla), los
estibadores y sus familias, la comunidad chalaca (y de los mbitos de influencia
donde opera), las instituciones como Gobierno Regional y Municipalidad (Callao y
otras sedes), ENAPU, ONG`s, sus clientes, entre otros, que sern parte los cuatro
ejes del desarrollo: econmico, social, institucional y ambiental.
Es as que Tramarsa adquiere este compromiso que se ejecutar en el tiempo,
involucrando a todos sus stakeholders y sumando esfuerzos para la convivencia
armnica entre la sociedad y el medio ambiente.

3. OBJETIVO GENERAL

Implementar acciones de RSE que resalten el compromiso de Tramarsa con

sus trabajadores y la comunidad local para lograr una convivencia armnica
y lograr as un equilibrio sostenible con el medio ambiente.

4. OBJETIVOS ESPECFICOS

Posicionar a la empresa entre sus stakeholders como confiable, ya que las

operaciones que realizan los involucran.
Mejorar la imagen corporativa de la empresa, tanto de manera interna
como externa.
Sus clientes vern en Tramarsa una empresa que respeta el medio
ambiente y busca la convivencia armoniosa.
Generar alianzas y convenios con sus pblicos objetivos con la finalidad de
impulsar programas sostenibles.

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5. VISIN DE RSE DE TRAMARSA

Tramarsa es una empresa comprometida con sus trabajadores y la

comunidad local, buscando que las personas puedan satisfacer sus
necesidades por lo que implementa planes a corto, mediano y largo plazo
que mejoren su calidad de vida, encontrando as un equilibrio con la
sociedad y el medio ambiente.

6. COMPROMISO EN RSE
La Responsabilidad Social que se implemente en este plan (documento)
debe ser SOSTENIBLE, es decir debe perdurar en el tiempo y tiene que ser
comprobada a travs de indicadores.
Los planes que se implementen en la empresa no pueden ser aislados.
Todos deben apuntar hacia un objetivo que tiene que ser medible.
Poner nfasis en lo Social y Ambiental. Social porque es necesario
trabajar con las personas del entorno (Stakeholders) y ambiental porque
hay que respetar los estndares para proteger el medio ambiente.
Afianzar en los trabajadores los valores ticos de la empresa para que se
sientan identificados con la misma y repliquen el trabajo que se realizar.

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Inversin de tiempo y dinero para las acciones que se quieran emprender

con la finalidad de cumplir los objetivos.
Informar a todos los stakeholders sobre el trabajo en RSE que realizar
Tramarsa en todas sus sedes.
Capacitar e involucrar a lderes de opinin y periodistas de diferentes
medios de comunicacin en la promocin y difusin de mensajes sobre RSE
de Tramarsa.
Promover la corresponsabilidad y participacin efectiva de actores clave
como ONGs, instituciones pblicas, para el apoyo de las acciones que se
lleven a cabo.

7. PBLICOS OBJETIVOS - STAKEHOLDERS

PBLICO OBJETIVO PRIMARIO
Accionistas
Trabajadores administrativos y operativos
Estibadores
Familia de los trabajadores

PBLICO OBJETIVO SECUNDARIO

Entidades administrativas portuarias
Polica Nacional y Antidrogas
Ministros de Estado
Autoridades portuarias
Autoridades de Gobierno Regional, municipal y local
Proveedores
Clientes
Poblacin del mbito de influencia
Educadores
Periodistas y comunicadores de instituciones pblicas y privadas
Lderes sociales

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8. ANLISIS ANTE DE SOSTENIBILIDAD DE PROYECTOS DE RSE

a. Aspectos econmicos financieros = 27

VARIABLES

Flujo de fondos
adecuados
Fuentes de
financiamiento
aseguradas
Valor actual neto
(VAN) y tasa
interna de retorno
(RIN) adecuados
Capacidad de
maniobra y fuentes
en uso
Activos suficientes

Muy en Desacuer
desa-do
cuerdo moderad
o

Leve
desacuerdo

Acuerdo
moderad
o

Muy de
acuerdo

5
5

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en el tiempo para
cubrir las
necesidades
Flujo de inventarios
y compras
planificado y
adecuado a las
necesidades

b. Aspectos sociales = 40
VARIABLES

El pblico objetivo
est en capacidad
de responder en
forma adecuada la
propuesta
Participacin del
pblico desde inicio
de la propuesta
El pblico objetivo
es clave para
resolver el
problema
Pblico acepta
propuesta
El pblico
considera la
propuesta
importante para su
desarrollo
Pblico objetivo
tiene claro como
contribuir con el
xito de la
propuesta

Muy en Desacuer
desado
cuerdo moderad
o

Leve
desacuerdo

Acuerdo
moderado

Muy de
acuerdo

3
3

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Existen
mecanismos claros
para canalizar la
participacin del
pblico objetivo
La propuesta
ayudar a mejorar
la calidad de vida
de la poblacin
Existe compromiso
claro de los actores
Existen liderazgos
claros y
comprometidos
Se ha identificado a
los disidentes de
propuesta y se
conoce
motivaciones y
como incorporarlos

3
4

c. Aspectos ambientales = 35
VARIABLES

No usa recursos
escasos, que pueda
generar disputa
entre los mismos
No usa recursos
contaminados o
con baja calidad
ambiental o en
proceso de
degradacin
No afecta reas
verdes

Muy en Desacuer
desado
cuerdo moderad
o

Leve
desacuerdo

Acuerdo
moderad
o
4

Muy de
acuerdo

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Los recursos crecen
proporcionalmente
con las actividades
que se desarrollan
en el mismo
espacio
La calidad de aire
no es afectada
La calidad del agua
no es afectada
No genera
actividades que
generen tensiones
entre la poblacin
No genera
polarizacin de
opiniones entre la
poblacin
Cuenta con
mecanismos para
evitar posibles
conflictos
No afecta reas
naturales
No genera
condiciones de
vulnerabilidad ante
desastres
Respeta la
potencialidad y
limitacin del uso
del espacio

3
2
3

3
3

d. Aspectos institucionales = 49
VARIABLES

Muy en
desacuerdo

Desacuer
do
moderad
o

Leve
desacuerdo

Acuerdo
moderad
o

Muy de
acuerdo

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La institucin tiene
una organizacin
adecuada para
desarrollar el
proyecto
Se cuenta con
personal suficiente
en calidad y calidad
para cubrir las
tareas que
demande el
proyecto
La propuesta de
trabajo es clara
para los
involucrados
La institucin tiene
mensajes
coherentes entre
todos sus
miembros
Se cuenta con los
aliados necesarios y
suficientes en el
mbito externo
La alta direccin
conoce y est
comprometida con
la propuesta
Se tiene
maquinaria y
equipos necesarios
suficientes
Existen
procedimientos
claros, tcnicos y
administrativos
Se cuenta con
mtodos internos
para asumir y

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corregir
desviaciones y
situaciones
imprevistas, en
caso existan
El personal est
motivado e
identificado con la
propuesta por
crecimiento
personal
reas diferentes a
la responsable
conocen y estn
identificadas con la
propuesta
Existe liderazgo
interno claro y
respetado
a.
b.
c.
d.

Aspectos econmicos financieros = 4.5

Aspectos sociales = 3.63
Aspectos ambientales = 2.91
Aspectos institucionales = 4.08

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RESULTADOS

Econmicos
y financieros

Social

5
Ambiental

5
Institucional

CONCLUSIONES
Se puede concluir:

Tramarsa tiene que poner ms ahnco en el tema ambiental, ya que a pesar de que
trabaja internamente (ISO y OSHAS), an existe una percepcin negativa de los
stakeholders del trabajo que se viene realizando.
La empresa debera implementar un plan de comunicaciones para poder tener
varios frentes: uno establecer una comunicacin fluida con los grupos de
oposicin. Tambin con las autoridades que pueden ser un buen aliado. La
comunicacin interna tambin es de vital importancia, ya que sern los
trabajadores lo que llevaran el mensaje a toda la poblacin.
Todos los proyectos que presente cada rea de Tramarsa deben estar alineados
con los objetivos de la empresa y todas las reas debern participar en su
implementacin.
Se deberan tener ms aliados que puedan identificar y vociferar que cada
proyecto forma parte del desarrollo para la zona y que beneficiar a todos.

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Implementar una estrategia de liderazgo entre los gerentes y jefes para que
pueden ser ellos los que primero se identifiquen con el proyecto y afianzarlo como
uno de los principales bastiones de su gestin.
Implementacin de estrategias que permitan llegar a todos los stakeholders
(pblico). Pero al mismo tiempo falta afinar los factores ambientales que se aplican
a largo plazo.
Retomar las auditoras de sensibilizacin y el dictado de charlas en funcin a los
resultados.

9. COMIT DE RSE
CONFORMACIN
PRESIDENTE
Gerente General
MIEMBROS
Gerente de Desarrollo Organizacional
Supervisora de RSE
Gerente de Comercial
Gerente de Tareas Martimas
Jefe del SIG
Gerente de TCT
Jefe de Seguridad Industrial
Jefe de Seguridad Fsica
Abogada

Mario Hart

Marianella Allende
Lorena Trelles
Gabriel Monge
Ramn Duharte
Natalia Rivera
Jos Vargas
Enrique Beltrn
Fernando Muoz
Sandra Alvarez

FUNCIONES
-

El Comit es el responsable de la integracin de las polticas y buenas prcticas

emanadas del plan de RSE, que est alineado con los objetivos estratgicos de
Tramarsa.
Aprobar y poner en marcha el plan de RSE de Tramarsa que ubicar a la empresa
como socialmente responsable y mejorar su reputacin.
Proponer nuevas acciones al plan de RSE que puedan ser medidas por indicadores.
Reunirse una vez al mes para evaluar, argumentar y mejorar las acciones de su
rea contenidas en el plan de RSE.

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-

Elaborar un Manual de Prcticas ticas, basado en los valores de la empresa, el

cual se denominar Cdigo de Conducta.
Apoyar a los gerentes de cada rea a elaborar / actualizar los manuales de gestin
y procedimientos. stos debern ser aprobados por todo el comit.
Participar, junto con el personal de su rea, en entregar informacin importante y
destacable para los boletines, peridicos murales y voluntariado empresarial.
Programar e impartir seminarios, charlas y capacitaciones de sensibilizacin a
todos los empleados de los diferentes niveles, referentes a la importancia y
beneficios de la nueva poltica, as como las consecuencias para la empresa de no
adoptarla.
Participar activamente en los registros, controles, evaluaciones e impactos de las
acciones contenidos en el plan de RSE.
La Supervisora de RSE y Clima Laboral ser la responsable ante el presidente de la
implementacin del plan de RSE.
Implementar las acciones en todas las sedes. Cada gerente impulsar las acciones
de su rea en cada una de las sedes.
Los miembros del Comit que no asistan a las reuniones o cumplan con las tareas
encomendadas en las reuniones mensuales sern sancionados con una
amonestacin de la Gerencia General.
Cada gerente y/o jefe deber nombrar a un alterno en caso no puedan asistir a la
reunin mensual, con la finalidad de suplirlo y poder exponer las acciones
avanzadas.

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10. INDICADORES PARA MEDIR RENDIMIENTO EN CADA REA

Se identifican las variables importantes de cada rea, teniendo en cuenta que su
presencia y actividad son necesarias para que Tramarsa funcione. Para tal objeto
se utilizar el siguiente modelo de tabla, donde se precisan las variables e
indicadores de cada rea.
Tabla para generar la base de datos por rea
Variables

A
B
C

Dimensiones a
evaluar

Indicadores de
evaluacin

Valor de
medicin del
Indicador

Valor ptimo
referencial

Fuente

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11. CUMPLIMIENTO Y COMPROMISO DE CADA REA
Evaluacin de procesos:
Eficiencia: si se han empleado los recursos de manera que apoyen al logro
de objetivos.
Eficacia: si se han cumplido las acciones programadas.
Sostenibilidad: si las acciones que se realizan tienen un impacto duradero.

12. RSE INTERNA

Mantener una comunicacin fluida, dedicada y con mensajes correctos con todos
sus trabajadores.
Publicacin de cifras mensuales sobre aspectos ambientales en la web y en el
boletn mensual.
Publicacin de noticias que resaltan la tarea de RSE a travs de murales y correos
electrnicos.
El factor que debe primar es la TRANSPARENCIA, ya que a travs de sta se lograr
la confianza y aceptacin del plan de RSE en todos los trabajadores.
Fomentar la participacin de los trabajadores de todos los niveles (Gerentes, jefes
y trabajadores de lnea). Se incluirn las mejores ideas en este.
Implementar un programa de participacin mensual de los trabajadores y hacer el
seguimiento del mismo.
Mejorar los canales de comunicacin internos (web, mensajes por correo
electrnico y otros).
Verificar el cumplimiento del plan y las acciones dependiendo del rea.

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13. ACCIONES EN RSE Y CLIMA LABORAL
ACCIN A IMPLEMENTAR
Elaboracin de boletn mensual (sale
el 15 de cada mes).

Implementacin
de
murales
informativos en todas las sedes.

Implementacin de manual de
normas e identidad corporativa que
tendrn que ser respetadas por todos
los trabajadores de la empresa.

Nueva
forma
de
diferentes eventos.

comunicar

REGISTRO

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Eleccin de trabajador del mes.

Implementacin del pasaporte de

cumplimiento.

Implementacin de campaas de
salud internas.

Coordinacin
de
cursos
de
capacitacin para los trabajadores.

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Seguimiento en el cumplimiento de
las acciones del Comit de delegados.

Celebracin de los cumpleaos una

vez al mes.

Apoyo a campaas externas.

Firma
de
convenio
con
la
Municipalidad Provincial del Callao y
acciones de RSE conjuntas. Tambin
con la ONP.

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Promocin de valores en los
trabajadores a travs de campaas
internas.

Implementacin del buzn

sugerencias en todas las sedes.

de

Trabajo en publicaciones externas

como la memoria institucional,
memoria de RSE y otras en medios de
comunicacin.
Elaboracin del video institucional y
otras herramientas de comunicacin
como facebook, twitter. Arreglo de la
web de Tramarsa (en ejecucin).
Medicin de clima laboral en las
sedes y toma de acciones concretas
conjuntamente con los gerentes y
administradores.
Nuevo sistema de mensajes de texto
para la comunicacin interna.
Planeamiento de actividades internas
como la Olimpiada Tramarsina,
cursos
de
capacitacin
en
computacin para los empleados y
otras acciones que mejoren el clima
laboral.
Mapeo de stakeholders en la sede
Talara y Callao.

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14. ALIADOS ESTRATGICOS

Se desarrollarn alianzas estratgicas con instituciones pblicas, propietarios de
medios de comunicacin, organizaciones de mujeres, jvenes, entre para generar
apoyo tcnico o espacios para la divulgacin de las acciones que se emprendan.

Firma de convenios con las autoridades Regionales y municipales para el

apoyo en cursos de capacitacin y otras acciones que puedan realizarse en
la zona.
Acercamiento con el Ministerio de Salud, EsSalud y Disa para el apoyo en
campaas de salud que se emprendan tanto con los trabajadores o con el
pblico externo.
ASSPOR y APMT se convierten en los principales aliados para trabajar
conjuntamente por los estibadores y presentar mejoras en su calidad de
vida de acuerdo a las nuevas leyes laborales.

15. RSE EXTERNA

Sern todas aquellas acciones que se realizarn con la comunidad (entorno donde
opera Tramarsa) y con aquellos stakeholders en los que se quiere ahondar.
i.

ii.

iii.

iv.

v.

Apoyo a la comunidad: Pobladores se ven favorecidos con la

implementacin de las bibliotecas escolares y se entrega material didctico
(libros).
Atencin mdica gratuita en diferentes especialidades, as como con
servicio de peluquera, concursos, show infantil y un gran almuerzo para
todos los pobladores de la esta zona.
Construccin y mejoramiento de infraestructura en dos colegios. Como
parte del plan Obras por Impuesto incentivado por el Gobierno, se
intercambiar infraestructura con impuestos.
Incentivo del deporte: Participacin de colegios del nivel secundario de la
zona donde se encuentre la sede, llevar a cabo la I Maratn Escolar. El
evento deportivo incentiva los valores y la tica.
Campaa playas limpias. Implementacin de materiales y mensajes que
generen conciencia en la poblacin para el cuidado de las playas de la zona.
Se trabaja en coordinacin estrecha con la autoridad local.

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vi.

vii.

Concurso de dibujo y pintura entre los alumnos de primaria. Coordinar

con los UGEL, MINEDU, Gobierno Regional para realizar este concurso en la
fecha de aniversario del lugar.
Voluntariado corporativo: Trabajadores de Tramarsa realizan cursos de
capacitacin a los hijos de los estibadores. Se realizar una vez a la semana
en algn lugar asignado.

16. POLTICA DE DONACIONES

La filantropa se realiza a travs de donaciones, ya sea en dinero o en especies y
sera una actividad ms de la Responsabilidad Social Empresarial emprendida por
Tramarsa. Este es un acto de carcter gratuito, donde no hay recuperacin de la
inversin ni se controla lo que el donatario hace con el aporte donado. Por su
naturaleza, la donacin no implica el establecimiento de indicadores de impacto, ni
evaluacin de resultados por parte de la empresa.
Considerando entonces que las donaciones son una importante fuente de
acercamiento a nuestros stakeholders externos (comunidad), Tramarsa promover
la entrega de materiales que contribuirn al cumplimiento de los objetivos
institucionales.
Polticas
Para que una donacin, independiente cual sea, se entregue a determinada
institucin, se debe cumplir con determinadas condiciones y caractersticas:
Seleccin y aceptacin

La institucin (colegio, Polica, ONG`s, etc.) envan una carta solicitando la

donacin a nombre de la persona de determinada rea que ser el
contacto.

La carta ser remitida, a travs de un formato, a la Supervisora de RSE,

quien recepcionar el pedido de donacin para el anlisis y seleccin de la
misma. Esto se gestiona a travs de la Gerencia General quien es la
autorizada a tomar la decisin.

El material que sea donado por Tramarsa debe ser analizado y

seleccionado por el rea que recibi la carta. Este no deber estar en mal
estado y debe cumplir con el pedido ntegro de la institucin solicitante.
Criterios de Seleccin
1.
Slo se entregar material o donaciones que no comprometan
econmicamente a la empresa o el presupuesto de determinada rea.

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2.

El rea de RSE tiene en su presupuesto un monto destinado para

donaciones. Los gastos se deben ajustar a este presupuesto y si hay ms
requerimiento, previo al gasto se requiere aprobacin del Gerente General.
Las donaciones se realizan a nombre de Tramarsa y las entregar el Gerente
General o la persona que l designe.
Se priorizar la entrega de donaciones a nuestros trabajadores, poblacin
cercana al mbito o rea de trabajo y autoridades con las que se trabaje
estrechamente.
Cuando se traten de donaciones materiales en gran cantidad habra que
coordinar con la Supervisora de RSE para la toma de fotos, video y emisin
de una nota de prensa.
En ningn caso realizamos donaciones a empresas privadas o a personas.
No se aceptan devoluciones ni cambios del material donado.
El donatario debe comprometerse a no vender o volver a donar el material
entregado por Tramarsa. Debe establecerse un acta de recepcin de la
donacin con los compromisos del donatario.
Con el objetivo de ser transparentes y simples, todas nuestras donaciones
son ofrecidas sern publicadas a fin de ao en la web.
En todos los casos se solicitar un certificado de donacin a la empresa que
recibe los materiales.

3.
4.

5.

6.
7.
8.

9.
10.

FORMATO
AREA QUE
RECEPCIONA
LA SOLICITUD
DE
DONACIN

INSTITUCIN
QUE SOLICITA
LA DONACIN

TIEMPO DE
ENTREGA

CARACTERSTICAS
DEL PEDIDO

OBJETIVO
DEL PEDIDO

OBSERVACIONES
DEL REA

17. LNEAS ESTRATGICAS CON STAKEHOLDERS

Advocacy: Se pretende utilizar el Advocacy como estrategia para incidir con los
propietarios de los medios de comunicacin, especialmente en el nivel
regional, para generar compromisos con el fin de incentivar el tema de RSE de
las empresas. Se promover la RSE que viene implementando Tramarsa en los
bancos (BCP) y universidades para emitir nuestro video institucional en sus

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circuitos cerrados. Tambin las calles en letreros que demuestren el trabajo
que se viene realizando.
Movilizacin Social: Se pretende promover festivales o caravanas, que incluyan
animaciones socioculturales, danzas y msica preparadas y presentadas por las
diferentes organizaciones de la sociedad civil, organizaciones juveniles,
agrupaciones escolares.
Tambin se pueden desarrollar concursos para periodistas, concurso de
historietas o afiches para escolares y universitarios y dems centros de
educacin, como medida efectiva para involucrar a la poblacin objetivo.
Sensibilizacin: Se trabajarn estrategias informativas-educativas
contengan mensajes que incidan en los stakeholders.

que

Desarrollar competencias: Se pretende incidir en el desarrollo y capacitacin

humana para garantizar el involucramiento con el tema y la sostenibilidad de la
intervencin en todos nuestros stakeholders.

18. ETAPAS DE INTERVENCIN

Se considerar las siguientes etapas y momentos para la ejecucin del Plan de RSE:
Primera etapa (segn la fecha designada): Se realizar el da de la presentacin
del Plan de RSE ante los miembros del Comit.
Segunda etapa: En Diciembre se har una memoria de todo el trabajo realizado y
las medidas que se tomarn para el 2012.
Posicionamiento y Seguimiento: Se realizar en el 2012 con el apoyo de cada rea.

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19. ASESORA TCNICA

Solicitar la asesora tcnica externa para el diseo, monitoreo y evaluacin

del Plan de RSE.
Facilitar permanentemente estrategias y herramientas educativo
comunicacionales para el impacto del Plan.

20. MONITOREO Y EVALUACIN

El monitoreo est dirigido a:
Supervisar las actividades programadas descritas en el plan de RSE.
Identificar niveles de relacin entre Tramarsa y sus stakeholders. Esto
servir para hacer ajustes para el ao siguiente.

21. PLAN DE COMUNICACIN Y DIFUSIN EXTERNA

Es necesario articular y ordenar las actividades que emprenda Tramarsa a travs de
un plan de comunicacin y difusin externa que debe partir del anlisis de la
realidad de los medios existentes en cada regin.
Se debe contar con el listado de medios de comunicacin que operan en su zona,
los jefes de informaciones y periodistas que cubren noticias, as como los
corresponsales de medios de la capital.
La difusin a realizar buscar mantener el tema que Tramarsa desee que est
vigente en la agenda informativa. Antes de salir a los medios, el responsable
comunicaciones de cada sede, debe entablar reuniones con la Supervisora de RSE
para conocer el tema y apoyarlo en el tema.

22. ETAPAS DE DIFUSIN EN MEDIOS

Se realizar cuando Tramarsa quiera hacer un anuncio importante ante la Opinin
Pblica.

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a) Antes:
Comenzar con la emisin de notas de prensa sobre el tema o la presencia de
voceros en los medios para entrevistas. Asimismo, luego de introducido el tema, se
realizar la capacitacin a los hombres de prensa, esto a travs de reuniones que
podrn ser manejadas en talleres, desayunos o almuerzos de trabajo entre otras
actividades, que hagan que los periodistas conozcan ms del tema.
b) Anuncio del acontecimiento
Se realizar la presentacin del acontecimiento ante los medios de comunicacin,
donde se convocar a conferencia de prensa a todos los medios.
c) Lanzamiento
Se explotar la actividad planeada para la fecha de lanzamiento y se buscar hacer
contactos con medios televisivos y radiales que informen en vivo. La actividad
visual ser vital por lo que sugiere realizar eventos que llamen la atencin e
involucren.
Para la fecha designada se tiene pensado hacer una feria masiva informativa donde
asistan personalidades polticas. El tema se mantendr en los medios durante una
semana, donde se contactar entrevistas con los voceros, adems de la difusin de
notas de prensa y la cobertura periodstica de las actividades.

23. FORMATOS PARA ELABORACIN DE NOTAS DE PRENSA

A diferencia del comunicado las notas de prensa deben contener ms hechos que
explicaciones y deben informar el estado real de la situacin. Tambin puede ser la
va para el anuncio de las futuras informaciones.
El lenguaje usado debe ser claro, en caso de utilizarse palabras tcnicas siempre se
debe explicar su significado para evitar que el periodista pueda confundir los
trminos y, en consecuencia, desinformar al lector.
Diez reglas bsicas para elaborar una nota de prensa

Abordar un tema especfico con claridad, buenos argumentos y detalles.

PLAN DE RESPONSABILIDAD SOCIAL Y COMUNICACIN

Dar la pepa de la noticia informando las acciones ms resaltantes. Seguir el

formato de la pirmide invertida, vale decir al inicio de la nota la informacin
principal y luego la informacin complementaria.
Los prrafos deben mantener una secuencia lgica.
Las cifras deben estar totalmente verificadas y escritas correctamente para
evitar malos entendidos.
La nota debe ser escrita en un solo tiempo (pasado, presente, futuro) y en
tercera persona.
No iniciar una nota prensa por el ngulo negativo.
Slo en casos muy extraordinarios se har un recuento histrico y/o
cronolgico de los hechos, pero luego de dar la noticia principal en el primer
prrafo.
La extensin debe ser preferentemente de una sola carilla o pantalla.
Traducir y hacer entendible para el comn de la gente los trminos tcnicos, si
es muy necesario buscar una explicacin sencilla y corta.
Poner un referente de consulta posterior.

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Modelo de Nota de prensa

NOTA DE PRENSA
Trabajadores de Tramarsa guardarn un minuto de silencio por Da de la Solidaridad y
prevencin de desastres naturales

Con un minuto de silencio conmemoraremos hoy el Da de la Solidaridad y de Reflexin en la

Prevencin de Desastres, instaurado en 1992 en homenaje a los hombres y mujeres y pueblos de
Ancash afectados por el terremoto del 31 de mayo de 1970.
Con ese motivo, el Instituto Nacional de Defensa Civil ha solicitado a todos los peruanos hacer un alto
en sus labores y reflexionar sobre el tema. Tramarsa se une a esta importante causa y pide a todos sus
trabajadores que al medioda guarden un minuto de silencio y reflexionen sobre la importancia de estar
prevenidos.
Nuestro pas se encuentra expuesto a diversos peligros de origen natural como sismos, maremotos,
aluviones, erupciones volcnicas, inundaciones, heladas, sequas, epidemias, plagas, derrumbes, entre
otros, por lo cual es importante el fortalecimiento de la cultura de prevencin de desastres. ste debe
ser un tema prioritario en todos los niveles de la comunidad, toda vez que permite evitar hechos
lamentables como consecuencia de eventos de origen natural y/o inducido.
En esta importante fecha, se utilizar un lazo naranja, con lo que se expresar el compromiso de
reflexionar sobre la importancia de la prevencin de desastres. Colaboremos todos con esta iniciativa y
demostremos que todos estamos de la mano con el fortalecimiento de la prevencin.

Para ms informacin o entrevistas contactar a.

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24. TIPOS DE COMUNICACIN EN MEDIOS

Entrevista televisiva-microondas
En la televisin el mensaje es directo cuando se acude a un noticiero, un programa
de entrevistas o se interviene en un microondas. Por eso es importante estar
preparado para hablar en tiempo real para pblicos diversos.
Entrevista radial
En la radio la calidez y, al mismo tiempo, la fuerza que tenga la voz del vocero es
primordial porque una de las caractersticas de la comunicacin radiofnica es que
el oyente slo capta y entiende a travs del sentido del odo.
Las entrevistas radiales pueden ser de dos tipos: presenciales o telefnicas. En
ambas se debe tener cuidado tanto de lo que se dice como de la manera en cmo
se dice.
Pautas para la entrevista

Prepare tres mensajes claves, ideas fuerza, para transmitir en la

entrevista.
Si se va encarar una crisis meditica, por ejemplo denuncias de malos
manejos, antes de responder a las preguntas realice un breve resumen del
estado de las cosas.
El vocero est en su derecho de no responder alguna pregunta incmoda,
pero nunca debe disculparse por no responder parte de las inquietudes de
la prensa.
Se puede esquivar algunas preguntas del periodista, pero manteniendo
siempre presente los mensajes claves del tema en cuestin, puesto que ello
transmite seguridad y confianza de la informacin brindada.
Si las preguntas son cuestionadoras o negativas, el vocero no debe
mostrar incomodidad o fastidio.
No debe responder con un si o no a las preguntas que contienen
afirmaciones o hiptesis. En otras palabras no debe permitir que los
periodistas le prepararen las respuestas.
No debe repetir las preguntas.
Siempre responda en positivo.
Ante una pregunta insidiosa, nunca pida rectificacin.

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Un vocero exaltado es noticia. No caiga en esta trampa.

Finalice siempre mostrndose dispuesto a responde cualquier otra
inquietud posteriormente.
Si el periodista quiere mayor informacin indquele a travs de qu canales
puede hacerle llegar ms informacin.
No existen medios de comunicacin o periodistas amigos y, por tanto, a
todos se les debe brindar la misma informacin, lo cual adems se sujeta a
la poltica de transparencia informativa y acceso a la informacin pblica.

La conferencia de prensa
Ubicar al vocero frente a una decena o veintena de periodistas interesados en
la mayor cantidad de informacin y datos, es una decisin que debe tomarse
sin precipitacin pero con rapidez. Una conferencia de prensa requiere:

Contar con un vocero que inspire credibilidad y que sepa comunicar.

Tener un vocero capaz de hacerle frente a las acusaciones o interrogantes,
que sepa mantener la calma y no caer en provocaciones.
Reconocer las formas de interpretacin que pueden tener las palabras del
vocero por el lado periodstico y sus implicancias.
Tener un vocero entrenado con las posibles preguntas, ensayo en
escenarios posibles.
La conferencia de prensa termina con la ltima pregunta, no deben dejarse
dudas al aire.
Si en caso de necesidad se tenga ms de un vocero, uno de ellos debe ser el
portavoz principal.

Cmo y cundo hacerla

Cuando se tiene la informacin completa o casi completa, cuando el panorama
est demasiado confuso o complejo, las versiones informativas son diversas y
se necesita aclarar las cosas, lo ms contundente es una conferencia de prensa.
Cmo preparar conferencia de prensa
Invitar previamente y confirmar asistencia, elaborar material previo sobre el
tema (comunicado, nota de prensa, ayuda memoria, etc.), comprobar
caractersticas fsicas de la sala (tamao, puertas de ingreso y salida, acstica,
micrfono y audiovisuales), exposicin centrada en uno o dos mensajes (una
sola idea)

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Cmo debe ser la conferencia

a) Abordar el tema especfico con amplitud.
b) Tener pruebas que sustenten el argumento expuesto.
c) En lo posible mostrar material de apoyo (audio, videos, etc.).
d) Debe observarse la puntualidad.
e) Tratar slo el tema de convocatoria.
En la conferencia de prensa
a) Elaborar el registro de medios.
b) Ubicacin de cmaras, micrfonos y periodistas.
Inicio:
Presentacin y exposicin.
Rol de preguntas.
Trmino:
Entrevistas breves a medios que soliciten.
Entrega de material informativo.