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Capitulo Guadalajara PMI
Carlos Donn
Mayo 2012
Objetivo de la sesin
Contenido
Interfaz de MS Project
Programacin en Project Professional
Fechas compromisos y restricciones
El equipo del proyecto
Asignaciones
Costos
Novedades MS Project 2010
Lnea base
Seguimiento del proyecto y registro de avances
Men Archivo
Columna de conos
indicadores
Barra de estado
Cinta de Opciones
(Ribbon)
Ayuda
Botones de
cambio de vista
Zoom de
vista
Tarea
Recurso
Proyecto
Vista
Formato
Estimar tiempos
Parmetros
rea a pintar en m2
Nmero de capas
Tipo de superficie
96 hrs/h
Das hbiles
Recursos
asignados
Recursos
de la organizacin
Das calendario
Horas Labor
Pedro 6d
Juan 6d
5 das
hbiles
8 das
calendario
Dependencias
Las Dependencias son relaciones entre las tareas.
La programacin dinmica.
Idealmente, un cronograma es dinmico si cuando cambia una cosa en la vida real de
proyecto, solo es necesario cambiar un campo en el modelo de MS Project para tener un
proyecto vlido nuevamente.
Encontrar y capturar todas las relaciones entre las tareas que pueden impactar el
plan. Estas relaciones se denominan dependencias.
Minimizar el nmero de fechas fijas en el cronograma. Las fechas fijas tambin se
conocen como delimitaciones en MS Project
Dependencias
Tipos de dependencias.
FC
CF
Dependencias
Tiempos de adelanto y posposicin.
De adelanto
De Posposicin
FC -50%
FC +3d
Carlos Donn
Mayo 2012
Fecha lmite
Tarea
Tarea no restringida
Tarea
Tarea
restringida
Restriccin
Restricciones
Las restricciones afectan la red de dependencias.
Mientras ms restricciones, menos flexibilidad tendr la red.
Mientras ms restricciones, ms esfuerzo se requiere para mantener vlido el
cronograma.
Por otro lado, las fechas lmite no restringen el tiempo de las tareas.
Se recomienda, por lo tanto, ingresar las fechas comprometidas como fechas lmite y
no como restricciones.
Restricciones
Tipos de programacin
Tarea 1
Tarea n-2
Tarea 2
Tarea n-1
Tarea 3
Tarea n
Tipos de restricciones
Existen ocho tipos de restricciones, que se pueden agrupar en:
Tendencias
Restricciones de un lado o parciales
Restricciones rgidas
Tan pronto como sea posible (TPSP): es la restriccin en la que el Project coloca
por defecto a todas las tareas cuando se utiliza el rgimen de programacin Hacia
Adelante.
Tan Tarde como sea posible (TTSP): es la restriccin en la que el Project coloca por
defecto a todas las tareas cuando se utiliza el rgimen de programacin Hacia
Atrs.
Tipos de restricciones
Restricciones Parciales: limitan el movimiento de las tareas en una sola direccin. Ya
sea a la izquierda (no antes del), o a la derecha (no despus de):
No comenzar antes del (NCAD). Permite programar la tarea para que comience en
una fecha concreta o despus de ella.
No finalizar antes del (NFAD). Permite programar la finalizacin de una tarea en
una fecha concreta o despus de ella.
No Comenzar despus de (NCDD). Permite programar la tarea para que comience
en una fecha concreta o antes de ella.
No finalizar despus de (NFDD). Permite programar la finalizacin de una tarea en
una fecha concreta o antes de ella.
Tipos de restricciones
Restricciones rgidas: establecen la tarea en la fecha indicada y niegan la posibilidad
de cualquier movimiento.
Debe comenzar el (DCE). Esta restriccin rgida permite programar la tarea para
que comience en una fecha concreta.
Carlos Donn
Mayo 2012
Recursos
Con las tareas, estimados de tiempos, dependencias y delimitaciones, se tiene ya un
modelo dinmico del proyecto.
Si en un proyecto los recursos, sus cargas de trabajo y sus costos son de poca
relevancia, no es necesario alimentarlos.
Pero s son importantes, hay que agregarlos al modelo y asignarles tareas.
El resultado ser un cronograma con recursos.
Descripcin de Recursos
Los recursos son:
Personas,
Instalaciones,
Equipos o
Materiales
Necesarios para crear el producto del proyecto.
Cada actividad tpicamente necesita uno o ms recursos.
Tipos de recursos
Recursos Humanos:
Son personas cuyo esfuerzo se refleja en
el campo Trabajo.
El total de trabajo por perodo de tiempo
(da, semana) debe ser razonable.
Si hay sobre asignaciones, las cargas de
trabajo deben ser niveladas.
Los esfuerzos humanos cuestan dinero por
lo que se debe definir una tarifa estndar
y, en su caso, una tarifa por tiempo extra.
En algunos casos hay un costo por uso.
Los recursos humanos deben registrarse
como Trabajo en MS Project.
Tipos de recursos
Instalaciones y Equipos:
Tipos de recursos
Recursos materiales:
Tipos de recursos
Recursos Financieros:
Asignaciones
Carlos Donn
Mayo 2012
Campos de asignaciones
Las asignaciones se ven en las vistas de
Uso de tareas y
Uso de recursos
Campos de asignaciones
Cada una de las tres entidades de datos: tareas, recursos y asignaciones tienen sus
propios campos. Aunque a veces se llaman igual, en realidad los campos de cada
entidad son diferentes.
Tareas
Recursos
Asignaciones
Tipos de asignaciones
Las asignaciones pueden ser
Uniformes.
Variables
Tabla de entrada
Para mejorar la tabla de entrada al asignar recursos:
Escoja la Vista, Grfica de Gantt
Escoja la Tabla Entrada.
Inserte la columna tipo, antes de la columna duracin.
Inserte tambin las columnas condicionada por el esfuerzo y trabajo
Unidades fijas
Trabajo fijo
La frmula de 3 variables
Project 2010 usa la siguiente frmula:
Cualquier cambio en una de estas variables ocasiona que MS Project recalcule las
dems.
Si no se conoce bien esta frmula, Project har clculos que no sern entendidos.
Ejemplos
CasoEjemplos:
Variable
conocida
Tipo de tarea
2a variable
Clculo
Duracin: 2
horas
Duracin Fija
Unidades: 8
Trabajo: 16 h
Unidades fijas
Duracin: 2
das
Trabajo: 2
das/hombre
Unidades: 4
Duracin: 3 das
Unidades: 1
persona
Trabajo: 12
das/hombre
Trabajo fijo
Costos
Carlos Donn
Mayo 2012
Conceptos de Costos
Ejemplos de costos y su aplicacin en MS Project
Tipo de Costo
Ejemplo
Tipo de
recurso
Campo de
Tasa
Acumulacin
Relacionado con el
tiempo
Trabajo
Tasa estndar
Prorrateo
Material
Tasa estndar
Prorrateo
Relacionado con
unidades
3 puertas a $150/puerta
Material
Tasa estndar
Comienzo
Relacionado con el
uso
Material
Costo / Uso
Tasa variable
Trabajo
Tablas de tasas de
costos
Prorrateo
Fijo
Costo
En el dilogo de
asignacin de recursos
Fijo
---
En Diagrama de Gantt,
Costo fijo
Campo de tarea,
acumulacin de costos
fijos
Carlos Donn
Mayo 2012
Carlos Donn
Mayo 2012
Lnea de base
La Lnea de base es una copia esttica del plan del proyecto aprobado.
Es el objetivo a alcanzar.
Es el punto de comparacin para medir el grado de avance del proyecto
Representa el compromiso establecido.
Debe permanecer vigente lo ms posible.
Antes de establecerla, asegurarse que el proyecto est completamente definido,
revisado y aprobado.
Cronograma de
Seguimiento
Cronograma de
Lnea de base
Lnea de base
Ver la lnea de base.
Lnea de base
Mantenimiento a la lnea de base
Lnea de base
En cualquier caso se requiere una aprobacin formal para cambiar la lnea de base.
1.
2.
3.
Carlos Donn
Mayo 2012
Descripcin General
Ejecutar un proyecto es normalmente mucho
ms catico que lo previsto en el plan:
El periodo de reporte
Se recomienda establecer diez periodos de reporte al cliente durante la vida del
proyecto.
Frecuencia mnima de
reporte al cliente
Frecuencia mxima de
reporte al cliente
1 mes
Cada tercer da
Diario
3 meses
Semanalmente
1 ao
Mensualmente
2 aos
Mensualmente
5 aos
Mostrando el progreso
Grficamente
Estrategias de actualizacin
Actualizacin de tareas:
Implica capturar informacin de avance a nivel tarea, con los siguientes datos:
o
o
o
o
Comienzo real
Duracin real
Duracin restante
Fin real
Actualizacin de asignaciones
Se actualiza cada asignacin a travs de una hoja de tiempo, con los siguientes
datos por cada asignacin de cada recurso:
o
o
Qu informacin recabar?
Cuando se actualizan las tareas se desencadenan algunos
clculos:
Nota:
Recabando la informacin
Preguntas para recabar la informacin:
Recabando la informacin
Usar trabajo en lugar de duracin
Comienzo real
Trabajo real
Duracin real
Trabajo restante
Duracin restante
Fin real
Preparar la actualizacin
Determinar el tipo de tareas para actualizar
El tipo de tarea debe definirse de tal manera que el clculo que realiza Project
corresponda a nuestras necesidades.
Recordar la frmula:
o
Se puede usar trabajo fijo, si se quiere que el nmero de unidades sea recalculado
cuando cambia la duracin.
La realidad es compleja
Hay situaciones ms difciles de actualizar:
Combinacin de situaciones.
Qu hacer con una tarea que comienza tarde, avanza retrasada y durar ms de
lo planeado?
Actualizar los campos de izquierda a derecha de acuerdo a la barra de tiempo
(comienzo real, duracin real, duracin restante, fin real).
Que tal si una tarea est en un 50% de avance pero su sucesora ya comenz?
Capturar los datos reales de la tarea sucesora, el programa se modificar en
correspondencia.
Cuidar que el avance real quede en el pasado.
Nuevas actividades
Durante la ejecucin se puede descubrir que una tarea en realidad son dos o tres
diferentes.
Generalmente es mejor agregar nuevas tareas que modificar las existentes, sobre
todo si ya se tienen avances registrados.
Esta prctica deja huella de los cambios al plan. Es bueno para claridad del
programa y tambin para aclaraciones.
Actualizar costos
Si se quieren capturar los costos, se deben apagar las opciones que actualizan
automticamente:
Actualizar costos
Carlos Donn
Mayo 2012