Normes Bureautiques

Prsentation
de documents commerciaux
et administratifs
selon la norme NBN Z01-002
.........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
Formation et publication dans le cadre du dcret sur la formation en cours de carrire du personnel de l'enseignement secondaire ordinaire, subsidies par la Communaut franaise et le Fonds Social Europen Objectif 1 Jonction 1
TABLE DES MATIRES
INTRODUCTION ......................................................................................................................................4
PREMIERE PARTIE: NORMES GNRALES .......................................................................................5
1 CHIFFRES ET NOMBRES ..........................................................................................................5

1.1 Prsentation des nombres ................................................................................5
1.2 Signe dcimal ...................................................................................................5
1.3 Oprations arithmtiques (additions et soustractions) ......................................5
1.4 Indication du temps...........................................................................................6
1.5 Codes postaux..................................................................................................6
1.5.1 Code national et numro de bote postale...................................................................................................................6
1.5.2 Code international .......................................................................................................................................................6
1.6 Numro de maison ...........................................................................................7
1.7 Numro de tlphone, de fax et de Gsm ..........................................................7
1.7.1 Numros nationaux .....................................................................................................................................................7
1.7.2 Numros internationaux ..............................................................................................................................................8
1.8 Numro de compte en banque .........................................................................8
1.9 Numro d'entreprise .........................................................................................9
2 CODES ET UNITS MONTAIRES............................................................................................9
3 ABRVIATIONS........................................................................................................................10
4 COURRIEL (e-mail)...................................................................................................................11
5 DATE .........................................................................................................................................11
6 RGLES D'ESPACEMENT .......................................................................................................12
6.1 Signes de lecture ............................................................................................12
6.2 Signes lexicaux...............................................................................................13
6.3 Signes mathmatiques et scientifiques...........................................................13
6.4 Oprateurs arithmtiques ...............................................................................14
DEUXIEME PARTIE: DISPOSITION DE LETTRES ET PRESENTATION DE DOCUMENTS .............15
INTRODUCTION ....................................................................................................................................15
1 NORMES RELATIVES LA PRSENTATION D'UNE LETTRE .............................................15
1.1 Marges............................................................................................................15
1.2 Interligne .........................................................................................................15
1.3 Suscription ......................................................................................................16
1.3.1 Adresse du destinataire.............................................................................................................................................16
1.3.2 Mentions spcifiques .................................................................................................................................................16
1.3.3 Destinataire ...............................................................................................................................................................16
1.3.4 Fonction et/ou Dpartement ......................................................................................................................................16
1.3.5 Socit ou organisation .............................................................................................................................................17
1.3.6 Rue, numro et bote.................................................................................................................................................17
.........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
1.3.7 Code postal et localit ...............................................................................................................................................17
1.3.8 Pays...........................................................................................................................................................................18
1.4 Rfrences .....................................................................................................18
1.5 Objet ...............................................................................................................18
1.6 Vedette ou appellation ....................................................................................19
1.7 Corps de texte ................................................................................................19
1.8 Formule de politesse ......................................................................................19
1.9 Souscription (Signature) .................................................................................19
1.10 Divers..............................................................................................................20
1.10.1 Annexes.....................................................................................................................................................................20
1.10.2 Copie(s) ..................................................................................................................................................................20
1.10.3 Lettre-suite.................................................................................................................................................................20
2 DISPOSITION DE LETTRES.....................................................................................................20
2.1 Lettres sans en-tte primprime ...................................................................21
2.2 Lettres avec en-tte primprime ...................................................................25
3 ENVELOPPES...........................................................................................................................27
3.1 Avec ou sans fentre ......................................................................................28
3.2 Standard .........................................................................................................28
4 TEXTES .....................................................................................................................................28
4.1 Mise en vidence............................................................................................28
4.1.1 Gras...........................................................................................................................................................................28
4.1.2 Italique .......................................................................................................................................................................28
4.1.3 Soulignement.............................................................................................................................................................29
4.1.4 Retrait ou centrage ....................................................................................................................................................29
4.2 Interligne .........................................................................................................29
4.3 Titres...............................................................................................................29
4.4 Numro de page .............................................................................................29
4.5 En-tte et pied de page...................................................................................29
4.6 Notes de bas de page ou de fin de document ................................................29
4.7 Tableaux, graphiques et illustrations ..............................................................30
4.8 Sauts de page et de section ...........................................................................30
4.9 Table des matires .........................................................................................30
4.10 Sources bibliographiques................................................................................30
.........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
4
INTRODUCTION
Cet outil est une initiative de la Fesec.
Il a pour objectif d'uniformiser nos pratiques dans les coles du rseau libre quant la prsentation des
documents caractre commercial et administratif.
Lapparition du traitement de texte combine linterprtation des normes NBN (2003) et les nouvelles
pratiques du terrain ont quelque peu dstabilis les certitudes:
lInstitut Belge de Normalisation a publi en 2003 la norme NBN Z01-00 dans le but duniformiser le
traitement de donnes tant commerciales quadministratives;
linformatique depuis plusieurs dcennies a permis le dveloppement doutils dautomatisation du
traitement de texte;
les pratiques courantes dans un contexte de mondialisation ont fortement volu.
Dans ce cadre, nos enseignants souhaitaient une rfrence.
Nous esprons que ce document a atteint cet objectif.
Certaines normes doivent tre adaptes par lutilisateur de faon souple dans le but de:
respecter une prsentation cohrente, claire et esthtique.

respecter les paramtres propres lentreprise,
Nous tenons remercier toutes les personnes qui de prs ou de loin ont apport leur contribution la
ralisation de cet ouvrage et tout particulirement Patrick Flament et Francine Chaidron qui en ont
t les concepteurs.
.........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
5
PREMIERE PARTIE:
NORMES GNRALES
1 CHIFFRES ET NOMBRES
Il est dconseill:
de commencer une phrase par un nombre crit en chiffres,

de scinder un nombre en fin de ligne.
1.1 PRSENTATION DES NOMBRES

Dans les nombres, le point (considr comme signe dcimal anglo-saxon) sera vit autant que possi-
ble. Afin d'amliorer la lisibilit, on regroupera par trois les chiffres tant avant qu'aprs la dcimale.
Exemples: 250 896 532 174,56 3 246
Cette prsentation des nombres ne permet pas les oprations math-

matiques sauf si le symbole de groupement des chiffres est l'espace
blanc (Panneau de configuration/Personnaliser les options rgionales).
1.2 SIGNE DCIMAL

La virgule est utilise comme signe dcimal; pas d'espacement aprs la virgule.
Exemple: 78,29
1.3 OPRATIONS ARITHMTIQUES (ADDITIONS ET SOUSTRACTIONS)

On utilisera le signe de soulignement qui sera plac en dessous de la colonne des nombres.
Dans le cas d'une soustraction, il est conseill d'ajouter le signe "moins":
soit devant le nombre (de prfrence une position de plus gauche par rapport l'emplacement du
premier chiffre du plus grand nombre;
soit derrire le nombre.
Exemples
2 456,89 2 456,89
- 142,23 142,23 -
9,15 9,15
2 323,81 2 323,81
.........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
6
1.4 INDICATION DU TEMPS

Le temps s'indique de plusieurs manires.
Exemples
15 heures ou 15 h
15 h 30 ou 15:30
15 h 45 min 50 s ou 15:45:50
1.5 CODES POSTAUX

(Voir 2e partie: point 1.3.7)
1.5.1 Code national et numro de bote postale

Exemple: 7000 MONS BP 2589
Pour les envois nationaux: nindiquez pas de code de pays (BE).
1.5.2 Code international

Exemple: FR-75008 PARIS
Voir tableau page suivante
.........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
7
Code ISO Code ISO

Pays Pays
(pays) (pays)
Allemagne DE Chypre CY
Autriche AT Danemark DK
Belgique BE Estonie EE
Espagne ES Hongrie HU
Finlande FI Lettonie LV
France FR Lituanie LT
Grce GR Malte MT
Irlande IE Pologne PL
Italie IT Rpublique Tchque CZ
Luxembourg LU Grande-Bretagne GB
Pays-Bas NL Slovaquie SK
Portugal PT Slovnie SI
Etats-Unis US Sude SE
1.6 NUMRO DE MAISON

L'indication "bote" sera mentionne dans l'adresse postale juste aprs le numro de maison.
Exemples
route de Philippeville 3 bote 45
ou route de Philippeville 3 bte 45
1.7 NUMRO DE TLPHONE, DE FAX ET DE GSM

On met un point aprs l'abrviation de tlphone (tl.) mais pas derrire "Gsm" et "fax".
1.7.1 Numros nationaux

Les numros de tlphone ou de fax commencent par le numro de zone ou le prfixe appropri, suivi
du numro de l'abonn. Celui-ci est indiqu par groupe de deux ou trois chiffres spars par un espace.
Exemples
Tl. 065 39 95 11
Fax 02 649 95 12
Gsm 0478 63 22 11
.........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
8
Pour des raisons mnmotechniques, on peut grouper les chiffres du numro d'abonn d'une autre
faon.
Exemples
Tl. 078 111 222

Tl. 0800 20 600
1.7.2 Numros internationaux

Les numros internationaux sont prcds d'un signe +, suivi d'un espace, du numro du pays, du nu-
mro de zone (sans le zro) et finalement du numro de l'abonn.
Ces numros sont spars par un espace.
Exemples: Tl. + 32 10 65 56 27 Fax + 32 2 587 101

appels vers la Belgique
1.8 NUMRO DE COMPTE EN BANQUE

Les numros de compte bancaire se scindent en 3 groupes spars par un tiret:
3 chiffres pour l'identification de la banque,

7 chiffres pour le numro de compte du client,
2 chiffres pour le numro de contrle.
Pas d'espace avant ni aprs le tiret.
Exemple: 310-0366619-45
Dans le cadre des paiements internationaux, l'IBAN est la nouvelle structure de numro de compte
bancaire. Cette structure comprend:
le code ISO du pays o le compte est dtenu (2 lettres),

un numro de contrle (Check digit de 2 chiffres),
l'actuel numro de compte national.
Ce numro doit toujours tre communiqu avec le BIC. Le BIC (Bank Identifier Code) est le code inter-
national d'identification de votre banque (appel aussi code SWIFT).
Exemple: IBAN: BE44 3100 3666 1945

BIC: BBRUBEBB
.........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
9
1.9 NUMRO D'ENTREPRISE

Le numro d'entreprise est la cl unique d'identification des entreprises.
Exemples
Personne physique TVA BE 0610 850 273

Personne morale TVA BE 0450 268 060 RPM Charleroi
2 CODES ET UNITS MONTAIRES
Les codes pour les units montaires sont placs aprs le montant.
Entre le montant et le code montaire, un espace sera insr.
Si le symbole de l'unit montaire est utilis, celui-ci est plac avant le montant et est suivi d'un espace.
Exemples: 560,25 EUR 560,25

560,25 euros
UNIT MONTAIRE UNIT MONTAIRE

PAYS PAYS
CODE CODE
SYMBOLE SYMBOLE
ISO ISO
Allemagne EUR Chypre CYP CY
Autriche EUR Danemark DKK DKK
Belgique EUR Estonie EEK EEK
Espagne EUR Hongrie HUF HUF
Finlande EUR Lettonie LVL LVL
France EUR Lituanie LTL LTL
Grce EUR Malte MTL MTL
Irlande EUR Pologne PLN PLN
Italie EUR Rpublique Tchque CZK CZK
Luxembourg EUR Grande-Bretagne GBP
Pays-Bas EUR Slovaquie SKK SKK
Portugal EUR Slovnie SIT SIT
Sude SE SEK
.........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
10
3 ABRVIATIONS
APPELLATIONS RAISONS SOCIALES
Expditeur Exp. Association sans but lucratif asbl

Madame Mme Compagnie Cie
Mademoiselle Mlle Etablissements Ets
Mesdames Mmes Moniteur belge M.B.
Mesdemoiselles Mlles Socit St
Messieurs MM. Socit de personnes responsabilit limite sprl
Monsieur M. Socit anonyme sa
Matre Me Taxe sur la valeur ajoute TVA/tva
Veuve Vve
Docteur Dr
COURRIER EDITION
Avenue Av. Annexe an.

Bote postale BP Cest--dire c--d ou cd
Boulevard Bd Confer cf.
Courant ct Document doc.
Nos rfrences N/rf. Et caetera etc.1
Nota bene N.B. Exemple ex.
numro/Numro n/N Idem id.
Procs-verbal PV Lignes l.
Recto r Page p.
Tlphone tl. Pages pp.
Verso v Paragraphe par. ou
Vos rfrences V/rf. Par exemple p. ex.
1 L'abrviation "etc." nest jamais suivie de trois points.

Si l'abrviation se termine par la dernire lettre du mot, on ne met pas de point.
.........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
11
4 COURRIEL (e-mail)
Un courriel se compose gnralement de:
prenom.nom@nom du domaine
Aucun espace, accent, ni signe diacritique (-, &, #, ) ne figurera dans l'adresse. Le point spare gn-
ralement le nom du prnom.
5 DATE
L'anne sera toujours reprsente par 4 chiffres.
Dans un texte continu et dans la majorit des dispositions, le mois sera crit en toutes lettres.
Exemples
Nous sommes, aujourd'hui, le 28 octobre 2005.

Bruxelles, le 28 octobre 2005
En abrg, la date s'crira (cf. mode anglo-saxon) en:
format de base: AAAAMMJJ (norme ISO) Exemple: 20051028

format tendu: AAAA-MM-JJ Exemple: 2005-10-28
Il est galement possible (pour courrier interne) de s'carter de cette notation ISO et d'crire la date
comme suit:
JJ.MM.AAAA Exemple: 28.10.2005
.........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
12
6 RGLES D'ESPACEMENT
6.1 SIGNES DE LECTURE

ESPACEMENTS
DNOMINATIONS SIGNES EXEMPLES
AVANT APRS
Commander des biens ou des servi-
Virgule , 0 1 ces, rserver, prendre
rendez-vous.
Le plaisir de la table est particulier
lespce humaine; il suppose des
Point-virgule ; 0 1
soins antcdents pour le choix du
lieu.
Deux-points : 0 1 Avantages: lgret et fiabilit
Point d'exclamation ! 0 1 Bon cong!
Ouverture des:
guillemets " 1 0
accolades { 1 0
parenthses ( 1 0
"Technicien de bureau"
crochets [ 1 0
Sports d'quipe (football, basket-
Fermeture des: ball) et autres
guillemets " 0 1
accolades } 0 1
parenthses ) 0 1
crochets ] 0 1
Internet est utilis domicile par la
Point ( la fin d'une phrase) . 0 1
majorit des personnes.
Points de suspension rem-
0 1 Je m'en f de cette histoire!
plaant la fin d'un mot
Points de suspension dans
1 1 Il en rsulte des clients satisfaits.
une phrase
Points de suspension la Il ne savait pas s'il y parviendrait
1 1
fin d'une phrase Il se laissa influencer.
Le franais, l'espagnol,
Point de suspension dans
1 1 l'italien, sont des langues
une numration romanes.
.........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
13
ESPACEMENTS
AVANT APRS
Peut-on esprer une nouvelle vie
Point d'interrogation ? 0 1 pour le manuel scolaire? Les di-
teurs l'esprent.
Le trait ou tiret de A renvoyer d'urgence au
1 1
sparation secrtariat.
Esperluette & 1 1 Dupond & Cie
Signe paragraphe 1 1 Chapitre 5, 12
6.2 SIGNES LEXICAUX

ESPACEMENTS
AVANT APRS
L'application des rgles de
Apostrophe ' 0 0
typographie
Parenthses dans un mot ( ) 0 0 Les ami(e)s
Le trait d'union 0 0 Procs-verbal
Point d'abrviation . 0 1 M. P. Durand
La barre oblique / 0 0 Oui/Non
Lorsque deux signes se suivent, la rgle du deuxime signe est prioritaire sauf aprs l'ouverture des
parenthses ou des guillemets.
Exemple
("deux avis valent mieux qu'un!").
6.3 SIGNES MATHMATIQUES ET SCIENTIFIQUES

ESPACEMENTS
AVANT APRS
Virgule dcimale , 0 0 La ristourne est de 3,5 %.
Signe degr (latitude) 0 0 1056'36"
Signe degr (angle) 0 1 90 est un angle droit.
Signe degr suivi du
1 0 Il fait plus de 30 C.
symbole de temprature
.........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
14
ESPACEMENTS
AVANT APRS
Signe degr non suivi du
0 1 Il fait plus de 30 aujourd'hui.
symbole
L'athlte a parcouru cette distance
Signe minute ' 0 1
en 8' ce matin.
Un cart de 60" maximum est
Signe seconde " 0 1
autoris.
Signe moins L'hiver dernier, la temprature est
1 0
(valeur ngative) descendue 15 C.
Signe plus (valeur posi-
+ 1 0 Aujourd'hui, il fait +13 C.
tive)
Tiret (numro ou nom-
- 0 0 Anne scolaire 2004-2005
bre)
Barre oblique / 0 0 FC/PF/1309
50 % des tudiants doivent
Signe pour cent % 1 1
russir.
Le taux de natalit est infrieur
Signe pour mille 1 1
2 pour l'anne passe.
Point (indication de La runion commence 12.30 h
. 0 0
temps) prcises.
6.4 OPRATEURS ARITHMTIQUES

ESPACEMENTS
AVANT APRS
Signe moins - 5-2
Signe plus + 6+4
Signe gal = 1 1 10 = 5 + 5
Signe multiplication * 3*3
Signe division : 6:3=3
Barre oblique fraction / 0 0 3/5
.........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
15
DEUXIEME PARTIE:
DISPOSITION DE LETTRES ET
PRESENTATION DE DOCUMENTS
INTRODUCTION
En traitement de texte, la notion de "modle" est trs importante. Dans un premier temps, les lves
peuvent utiliser des modles prvus par le logiciel et/ou crs par l'enseignant.
La cration et/ou l'adaptation d'un modle est rserve au troisime degr.
Vous trouverez ci-joint des exemples de disposition de lettres simples ainsi que des variantes adaptes
diffrents papiers en-tte et permettant une souplesse d'adaptation des rgles gnralement en
vigueur.
1 NORMES RELATIVES LA PRSENTATION

D'UNE LETTRE
Pour la prsentation des lettres, on utilise exclusivement le format A4. L'utilisation d'autres formats n-
cessitera une adaptation judicieuse des rgles ci-aprs numres.
1.1 MARGES
Marge Minimum De prfrence

Gauche 20 mm 33 mm
Droite 10 mm 20 mm
Suprieure 13 mm 20 mm
Infrieure 5 mm 20 mm
Le texte sera toujours align sur la marge de gauche.
1.2 INTERLIGNE
L'interligne simple est de rigueur.
Pour les textes comportant des caractres positionns en dessous (indice) ou au-dessus (exposant) de
la ligne d'criture, un interligne plus grand sera choisi.
.........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

Normes Bureautiques

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Prsentation

PREMIERE PARTIE: NORMES GNRALES .......................................................................................5

1 CHIFFRES ET NOMBRES ..........................................................................................................5

DEUXIEME PARTIE: DISPOSITION DE LETTRES ET PRESENTATION DE DOCUMENTS .............15

Dans ce cadre, nos enseignants souhaitaient une rfrence.

Nous esprons que ce document a atteint cet objectif.

respecter une prsentation cohrente, claire et esthtique.

de commencer une phrase par un nombre crit en chiffres,

1.1 PRSENTATION DES NOMBRES

Exemples: 250 896 532 174,56 3 246

Cette prsentation des nombres ne permet pas les oprations math-

1.2 SIGNE DCIMAL

1.3 OPRATIONS ARITHMTIQUES (ADDITIONS ET SOUSTRACTIONS)

Dans le cas d'une soustraction, il est conseill d'ajouter le signe "moins":

1.4 INDICATION DU TEMPS

1.5 CODES POSTAUX

1.5.1 Code national et numro de bote postale

Pour les envois nationaux: nindiquez pas de code de pays (BE).

1.5.2 Code international

Voir tableau page suivante

Code ISO Code ISO

1.6 NUMRO DE MAISON

1.7 NUMRO DE TLPHONE, DE FAX ET DE GSM

1.7.1 Numros nationaux

Tl. 078 111 222

1.7.2 Numros internationaux

Ces numros sont spars par un espace.

Exemples: Tl. + 32 10 65 56 27 Fax + 32 2 587 101

1.8 NUMRO DE COMPTE EN BANQUE

3 chiffres pour l'identification de la banque,

Pas d'espace avant ni aprs le tiret.

le code ISO du pays o le compte est dtenu (2 lettres),

Exemple: IBAN: BE44 3100 3666 1945

1.9 NUMRO D'ENTREPRISE

Personne physique TVA BE 0610 850 273

2 CODES ET UNITS MONTAIRES

Entre le montant et le code montaire, un espace sera insr.

Exemples: 560,25 EUR 560,25

UNIT MONTAIRE UNIT MONTAIRE

APPELLATIONS RAISONS SOCIALES

Expditeur Exp. Association sans but lucratif asbl

Avenue Av. Annexe an.

1 L'abrviation "etc." nest jamais suivie de trois points.

Nous sommes, aujourd'hui, le 28 octobre 2005.

En abrg, la date s'crira (cf. mode anglo-saxon) en:

format de base: AAAAMMJJ (norme ISO) Exemple: 20051028

JJ.MM.AAAA Exemple: 28.10.2005

6.1 SIGNES DE LECTURE

Esperluette & 1 1 Dupond & Cie

Signe paragraphe 1 1 Chapitre 5, 12

6.2 SIGNES LEXICAUX

("deux avis valent mieux qu'un!").

6.3 SIGNES MATHMATIQUES ET SCIENTIFIQUES

6.4 OPRATEURS ARITHMTIQUES

1 NORMES RELATIVES LA PRSENTATION

Marge Minimum De prfrence

Le texte sera toujours align sur la marge de gauche.

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