ESTIMACIONES DE TIEMPOS

Gestin de Tiempos:
La gestin de tiempos rene todos aquellos procesos necesarios para asegurar el correcto
desarrollo de las distintas tareas, dentro de los plazos especificados, as como de las herramientas
para el control y seguimiento de la planificacin temporal y la programacin del proyecto.
Para establecer los tiempos es necesario:
Definicin de tareas: Identificando las tareas especficas necesarias para el desarrollo del
proyecto, y obtencin de los resultados. La definicin de las tareas consiste en identificar y
documentar todas las tareas especficas que deben de realizarse para obtener los
resultados esperados, tal y como se especifica en la planificacin del proyecto.
Secuencia de actividades: Definiendo las interrelaciones existentes entre las diferentes
tareas. Este proceso consiste en la identificacin y documentacin de las interacciones
lgicas entre las distintas tareas, sus interrelaciones y dependencias mutuas. Estas
relaciones deben de ser planificadas con suficiente precisin, de forma que se pueda
obtener posteriormente un calendario realista y una programacin razonable del proyecto.
Estimacin de la duracin de las tareas: Estimando el nmero de unidades necesarias para
su completa finalizacin. Es el proceso de toma de informacin a partir de los objetivos y
alcance del proyecto, y de los recursos necesarios y disponibles, para establecer una
duracin lo ms aproximada posible a la realidad de cada tarea. Cada duracin, suele
definirse por la persona, grupo de personas a cargo de cada tarea, ya que ellos conocen
ms detalladamente los requisitos individuales y especficos de las tareas a su cargo. Este
proceso es un proceso progresivo, que depende en gran manera del grado de detalle, y de
la calidad de la informacin de la que se disponga.
Establecimiento del calendario: A partir del anlisis de las secuencias de tareas,
duraciones, y los recursos requeridos para cada una de ellas. Este proceso consiste en
definir claramente las fechas de inicio y fin de cada una de las tareas a desarrollar en el
proyecto. Lgicamente, si estas fechas no son realistas, es poco probable que el proyecto
se desarrolle y finalice dentro de los plazos establecidos. Este proceso depende en gran
medida de los procesos de estimacin de la duracin de las tareas, as como de la
estimacin de costes.
Control del calendario: Realizando un seguimiento y ajustando en caso necesario los
posibles cambios en la programacin. Estos procesos interactan entre ellos mismo, y con
procesos de otras reas, y requieren el trabajo de una sola, o de un equipo de personas en
funcin del tamao y de las necesidades del proyecto.

Existen distintos tipos de mtodos que permiten estimar tiempos en la administracin de un

proyecto. Es imprescindible considerar: la duracin total del proyecto, fecha de inicio y fin de cada
una de las actividades as como el conocimiento que tendr el atraso o desfase en la realizacin de
las tareas individuales que forman parte del proyecto. Los atrasos en las actividades individuales
del proyecto tienen incidencias directas en los costos presupuestados.
El mtodo CPM o mtodo del camino crtico:
El CPM (Critical Path Method) secuencia actividades dependientes entre ellas (cualquier retraso en
una provocar la dilacin de la tarea siguiente). Este mtodo puede aplicarse cada vez que se
produzca un cambio en el proyecto. Se expresa a travs de un diagrama de red que representa
cada acontecimiento con un nodo (representado por un crculo o cuadrado) y representa un
instante en el proyecto (el inicio o el fin de una tarea) que no consume tiempo. Entre dos
acontecimientos slo puede establecerse una tarea. Cada tarea se representa con una flecha que
determina el trabajo necesario para conseguir el acontecimiento y que no puede iniciarse antes de
que la tarea haya finalizado
El PERT, planificar y controlar:
El diagrama de PERT (Program Evaluation and Review Technique) es una tcnica probabilstica
para planear y controlar el proyecto. Prev tres tipos de duracin para cada actividad: la optimista,
la ms probable y la pesimista. Necesitars emplearlo para identificar las actividades en las que es
muy importante que no haya ningn retraso. Existen diferentes herramientas informticas que te
facilitarn mucho el trabajo de planificacin de la duracin de las actividades utilizando el o los
mtodos que ms se adapte al proyecto que haya que realizar.
1. Plazo optimista (to). Tiempo que se necesita para efectuar la actividad si no se presentan
dificultades o algn imprevisto. Es el menor tiempo posible en que se puede realizar la actividad.
2. Plazo ms probable (tn). Tiempo ms probable que se necesite para la realizacin de la
actividad.
3. Plazo pesimista (tp). Es el mayor tiempo que se necesita para efectuar la actividad si se
presentan dificultades imprevistas.

Distribucin de Frecuencias de tiempo de las actividades del proyecto.

Se utiliza el siguiente planteamiento

Donde:

t e=

a+ 4 m+b
6

te = tiempo valorado de actividad promedio.

a = tiempo optimista de la actividad (probabilidad de 1 en 100 de terminar antes la actividad en
condiciones normales).
b = tiempo pesimista de la actividad (probabilidad de 1 en 100 de terminar despus la actividad en
condiciones).
m = tiempo ms probable de la actividad.

Es necesario calcular la variabilidad de tiempos para las actividades y para el proyecto en su

conjunto; para este efecto, se tiene:

te =

ba
6

TE = t e2

Diagrama de GANTT

Es un esquema que incorpora, fundamentalmente, dos variables: actividades y tiempos. El

diagrama de GANTT puede ser utilizado para representar grficamente las actividades de un
proyecto, planeacin de las actividades, determinacin de la ruta crtica, asignacin de recursos,
supervisin del progreso de las actividades.
El procedimiento para generar un diagrama de GANTT:
a) Enlistar el total de actividades que integran al proyecto y ordenarlas en funcin del
momento en que habrn de ser desarrolladas.
b) Estimar el tiempo necesario para el desarrollo de cada una de las actividades as como los
recursos vayan a ser requeridos para tal efecto, (financieros, humanos, tecnolgicos,
materiales, entre otros).
c) Por ltimo, es necesario construir el esquema considerando la inclusin de barras
horizontales (una por cada actividad incluyen el tiempo necesario para realizarla).

Herramientas informticas para la planificacin de la duracin del Proyecto:

o
o
o

MS Project
Primavera Project Planner
SAP RPM (Resource and Portfolio Management)
Microsoft Project Server