Definicin de control

El control es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una empresa cuente con magnficos planes,
una estructura organizacional adecuada y una direccin eficiente, el ejecutivo no podr verificar cul es la
situacin real de la organizacin i no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo
con los objetivos.
El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el
desempeo general frente a un plan estratgico.

El proceso para determinar lo que se est llevando a cabo, valorizacin y, si es necesario, aplicando medidas
correctivas,
de
manera
que
la
ejecucin
se
desarrolle
de
acuerdo
con
lo
planeado.
Requisitos de un buen control

Correccin de fallas y errores: El control debe detectar e indicar errores de planeacin, organizacin o
direccin.

Previsin de fallas o errores futuros: el control, al detectar e indicar errores actuales, debe prevenir errores
futuros, ya sean de planeacin, organizacin o direccin.

Importancia del control

Una de las razones ms evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de los planes se puede
desviar. El control se emplea para:
Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores.

Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier organizacin. Los mercados
cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atencin del pblico.
Surgen materiales y tecnologas nuevas.

Producir ciclos ms rpidos: Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para un diseo,
calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la
entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de la actualidad no solo esperan
velocidad, sino tambin productos y servicios a su medida.

Agregar valor: Tratar de igualar todos los movimientos de la competencia puede resultar muy costoso y
contraproducente. Ohmae, advierte, en cambio, que el principal objetivo de una organizacin debera ser "agregar
valor" a su producto o servicio, de tal manera que los clientes lo comprarn, prefirindolo sobre la oferta del
consumidor. Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una calidad por encima de la medida lograda
aplicando procedimientos de control.

Facilitar la delegacin y el trabajo en equipo: La tendencia contempornea hacia la administracin

participativa tambin aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos
en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad ltima de la gerencia.
Pasos del proceso de control
Establecer normas y mtodos para medir el rendimiento: Representa un plano ideal, las metas y los objetivos que
se han establecido en el proceso de planificacin estn definidos en trminos claros y mensurables, que incluyen
fechas
lmites
especficas.
Medir los resultados: En muchos sentidos ste es el paso ms fcil del proceso de control; las dificultades,
presuntamente se han superado con los dos primeros pasos. Ahora, es cuestin de comparar los resultados
medidos con las metas o criterios previamente establecidos. Si los resultados corresponden a las normas, los
gerentes
pueden
suponer
"que
todo
est
bajo
control"
Tomar medidas correctivas: Este paso es necesario si los resultados no cumplen con los niveles establecidos
(estndares) y si el anlisis indica que se deben tomar medidas. Las medidas correctivas pueden involucrar un
cambio en una o varias actividades de las operaciones de la organizacin. Por ejemplo; el dueo director de una
franquicia podra ver que necesita ms empleados en el mostrador para alcanzar la norma de espera de cinco
minutos por clientes establecidos por McDonald's. Por su parte, los controles pueden revelar normas inadecuadas.
Dependiendo de las circunstancias, las medidas correctivas podran involucrar un cambio en las normas originales,
en lugar de un cambio en la actividad.
Retroalimentacin: Es bsica en el proceso de control, ya que a travs de la retroalimentacin, la informacin
obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.
CONTROL FINANCIERO

Definicin de control financiero

El control financiero puede entenderse como el estudio y anlisis de los resultados reales de una empresa,
enfocados desde distintas perspectivas y momentos, comparados con los objetivos, planes y programas
empresariales, tanto a corto como en el mediano y largo plazo.
Dichos anlisis requieren de unos procesos de control y ajustes para comprobar y garantizar que se estn
siguiendo los planes de negocio. De esta forma, ser posible modificarlos de la forma correcta en caso de
desviaciones, irregularidades o cambios imprevistos.
Objetivos y utilidades
COMPROBAR QUE TODO VA EN LA LNEA CORRECTA
En ocasiones, el control financiero nicamente sirve para comprobar que todo funciona bien y se estn
cumpliendo, sin alteraciones considerables, las lneas marcadas y los objetivos propuestos a nivel financiero, de
ventas, ganancias, supervit, etc. De esta forma, la empresa gana en seguridad y confianza, afianzndose su
patrn de funcionamiento y las decisiones que se estn tomando.
DETECTAR ERRORES O REAS DE MEJORA
Un desajuste en las finanzas de la empresa puede poner en peligro los propsitos generales de la organizacin,
perder ventaja frente a la competencia y, en ciertos casos, incluso verse comprometida su propia supervivencia.
Por eso es importante detectarlos a tiempo.
Tambin se pueden identificar diversas reas y circuitos, que sin estar incurriendo en fallos o desviaciones graves,
son susceptibles de mejorarse por el bien general de la empresa.
OTRAS UTILIDADES
Asimismo, el control financiero sirve tambin para:
Poner en marcha medidas de prevencin. En ocasiones, el diagnstico precoz de determinados problemas
detectados por el control financiero hace innecesaria las acciones correctoras, sustituyndose por medidas
nicamente de prevencin.
Comunicar y motivar a los empleados. El conocimiento exacto de la situacin de la empresa, con sus problemas,
errores y aspectos que se estn ejecutando correctamente, propicia una mejor comunicacin de los empleados, as
como la motivacin de los mismos para que sigan en la lnea correcta o mejoren los aspectos necesarios.
Actuar sobre las reas que lo precisan. Un diagnstico de la situacin de poco servira si no se realizan actuaciones
concretas que permitan reconducir una situacin negativa, gracias a la informacin concreta y detallada
proporcionada por el control financiero.
Estrategias de implementacin
El control financiero debe disearse en funcin de unas estrategias muy bien definidas para que los
administradores de las empresas sean capaces de:
Detectar desviaciones en los presupuestos, balances y otros aspectos financieros.
Establecer diferentes escenarios operativos que pongan a prueba la rentabilidad, el volumen de ventas y otros
parmetros.
Aunque existen muchos tipos y metodologas distintas, se pueden distinguir una serie de pasos muy comunes en la
gran mayora de estrategias de implementacin de control financiero.
PASO 1. ANLISIS DE LA SITUACIN INICIAL
El primer paso consiste en realizar un exhaustivo, fiable y detallado anlisis de la situacin de la empresa en varias
reas: tesorera, rentabilidad, ventas, etc.
PASO 2. ELABORACIN DE PRONSTICOS Y SIMULACIONES
En base a la situacin inicial previamente analizada y el establecimiento de una serie de parmetros o indicadores,
se pueden elaborar una serie de pronsticos y simulaciones de diferentes contextos y escenarios.
Estas acciones de simulacin resultan de inestimable ayuda a la hora de tomar las decisiones adecuadas en
aspectos cruciales como: inversiones, rentabilidad, cambios de sistemas de produccin, etc.

EL ESTABLECIMIENTO DE PARMETROS O INDICADORES ES FUNDAMENTAL PARA DELIMITAR EXACTAMENTE QU SE

QUIERE CONTROLAR. ABARCAN FUNCIONES BSICAS Y REAS CLAVES DEL MERCADO Y ALGUNOS DE LOS MS
HABITUALES SON: RENDIMIENTO DE BENEFICIOS, SITUACIN FISCAL, ESTADO DE LAS INVERSIONES, ACTIVO,
PASIVO, PATRIMONIO NETO, PRDIDAS Y GANANCIAS
PASO 3. DETECCIN DE LAS DESVIACIONES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS BSICOS
Los estados financieros bsicos son los documentos que debe crear la empresa al preparar el ejercicio contable.
Aunque existen ms, estos son los tres de mayor importancia: balance general, estado de resultados (o de
ganancias y prdidas) y flujo de efectivo.
Estos anlisis y pruebas en distintos entornos es una parte fundamental del control financiero, pues permiten
detectar a tiempo problemas, errores y desviaciones sobre la situacin idnea o los objetivos iniciales.
PASO 4. CORRECCIN DE LAS DESVIACIONES
Muy poca utilidad prctica tendra el control financiero si posteriormente no se tomasen las decisiones adecuadas
en relacin a la acciones correctivas a ejercer para conducir las cuentas de la empresa por la senda adecuada y
prefijada
en
los
objetivos
generales
de
la
organizacin.

Qu es el Control Empresarial?
El Control Empresarial es un Proceso Administrativo muy ligado con la Planeacin, el control es la fase a travs del
cual se evalan los resultados obtenidos en relacin con lo planeado, a fin de corregir desviaciones y errores para
mejorar
continuamente.
Podemos definirlo como: La funcin que permite la supervisin y comparacin de los resultados obtenidos contra
los resultados esperados originalmente, asegurando adems que la accin dirigida se est llevando a cabo de
acuerdo con los planes de la organizacin y dentro de los lmites de la estructura organizacional.

Requisitos para un buen Control:

Para

poder

ser

efectivos,

el

control

demanda

una

serie

de

requisitos

caractersticas.

Simplicidad: Indica que el proceso es sencillo, todos deben entender perfectamente que es lo que se
pretende con el.

Adaptabilidad: El sistema de control debe incorporar mecanismos capaces de adaptarse a las condiciones
cambiantes del entorno.

Eficacia y Eficiencia: Las seales debern generarse en el momento oportuno, lo ms rpidamente posible
y las medidas correctoras aplicarse en el momento idneo para que generen los efectos esperados.

Continuidad: El control debe efectuarse son regularidad.

Aceptacin: Los control debe ser aceptado por todos.

Enfoques sobre puntos estratgicos: Deben controlarse reas donde las desviaciones sean ms relevantes.
Los controles son ms efectivos cuando se aplican selectivamente en puntos crticos.
Si se poseen estos requisitos, es fcil que el control sea entendido por todos los miembros como una forma de
prevenir
y
corregir
problemas.

Tipos de Control (Terry 1999: Libro Principio de la Administracin):

Control Preliminar: Son los realizados antes que el proceso operacional comience. Esta incluye la
creacin de polticas, procedimiento y reglas diseadas para asegurar que las actividades planeadas sern
ejecutadas con propiedad. Por Ejemplo: Si se va producir telas tenemos que verificar antes que calidad de hilo
esta ingresando.

Control Concurrente: Se aplican durante la fase operacional. Esta incluye direccin, vigilancia,
sincronizacin de las actividades que acurran para que el plan sea llevado a cabo bajo las condiciones requeridas.
Por Ejemplo: Si se produce un producto qumico se tendrn que verificar las temperaturas y las presiones del
sistema para verificar si esta en la condiciones adecuadas.

Control de Retroalimentacin: Se enfoca sobre el uso de la informacin de los resultados anteriores

para corregir posibles desviaciones. Por ejemplo: Si sabemos que tras la elaboracin de un producto el % de
humedad en comparacin con lo anterior (lo estndar) ha variado, es decir se detecta un error, inmediatamente se
hace aviso para que se tome la accin correctora oportuna.
Proceso de Control:

1.
Establecimiento de estndares de actuacin: Estos estndares se derivan de los objetivos
establecidos durante la planificacin.
2.
Medicin de Resultados reales: Es necesario de un mtodo econmico y fiable que mida la actuacin o
los resultados realmente conseguidos.
3.

Comparacin de Resultados: Es la comparacin de mtodos reales con los estndares.

4.
Adopcin de acciones correctoras: Si la desviaciones se encuentran dentro de los mrgenes de
tolerancia no se introduce cambio alguno, pero si se estima una desviacin excesiva, es responsabilidad del
directivo hacer los pertinentes cambios para conseguir resultados.
Cules son las reas de Control en la Empresas?
1. reas de Produccin: Si estamos frente a una empresa Industrial, el rea ser donde se producen los
productos; y si es una Empresa Prestadora de Servicios, el rea es donde se prestan los servicios.
Control de Produccin
Control de Calidad
Control de Costos
Control de tiempos de Produccin
Control de Inventarios
Control de Operaciones Productivas
Control de mantenimiento y conservacin
Control de desperdicios
2. rea Comercial: Es el rea de la empresa que se encarga de vender los productos y/o servicios.
Control de Ventas
Control de Publicidad
Control de Costos
3. rea Financiera: Es el rea de empresa que se encarga de los recursos financieros, como el capital, la
facturacin, los pagos, el flujo de caja, etc.
Control de Presupuesto
Control de Costos
4. rea de Recursos Humanos: Es el rea que administra al personal.
Control de Puntualidad (Asistencias, tardanzas, faltas.
Control de Salarios
Control de Vacaciones
Qu mtodos utilizo para un adecuado Control?
Comnmente todas las tcnicas de Planeacin son Tcnicas o Mtodos de control a partir del momento en que se
determina un objetivo, por cual un adecuado control depender de una adecuada planeacin y viceversa. Sin
embargo, los mtodos mas utilizados son:
Mtodo de Excelencia Empresarial
Mtodo de Auditoria Administrativa
Mtodo de Anlisis Factorial