A) 1 CUAL ES LA IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIN DOCUMENTAL?
Su importancia radica, en que cualquier archivo independiente del medio en que se presente y bien sea que se produzca en la empresa o que llegue de parte de un tercero, forman parte importante en las tomas de decisiones de la entidad, basadas en los antecedentes que estos archivos o documentos registren, por ende una adecuada administracin que permita un acceso rpido, eficiente y eficaz es muy necesario en cualquier empresa, adems por que contendr las memorias histricas de la empresa. B) 2 CMO SE REFLEJA SU FINALIDAD EN LAS EMPRESAS, ACTUALMENTE? Debido a que cada da es ms la informacin que deben manejar y manipular las empresas de cualquier ndole, se han visto en la necesidad de llevar una gestin de todos los documentos tanto que reciben como que elaboran, utilizado desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los sofisticados sistemas informticos que manejan no slo la documentacin independiente del formato en que vengan, sino que adems controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitacin de los expedientes, capturan informacin desde bases de datos de produccin, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas, centros de documentacin y permiten realizar bsquedas sofisticadas y recuperar informacin de cualquier lugar. Por ende con la globalizacin y el volumen de informacin las empresas actualmente han entendido en su mayora la importancia de una adecuada administracin documental.
C) MENCIONE AL MENOS 5 ASPECTOS DE LA LEY 594 DE 2000 Y 5
ASPECTOS DEL ACUERDO 027 DE 2006, QUE HAYA IDENTIFICADO EN LA EMPRESA QUE LABORA O QUE CONOCE. LEY 594 DE 2000 ARCHIVO DE GESTIN: Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados. ARCHIVO TOTAL: concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. GESTIN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.
SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la informacin,
segn los materiales empleados. Adems de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotogrficos, flmicos, informticos, orales y sonoros. TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a los cuales se asigna, el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. LEY 027 DE 2006 CONSULTA DE DOCUMENTOS: Acceso a un documento, o aun grupo e documentos con el fin de conocer la informacin que contienen. ARCHIVO ELECTRNICO: Conjunto de documentos electrnicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivsticos. CARPETA: Unidad de conservacin a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservacin. DEPSITO DE ARCHIVO: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservacin de los documentos de archivo. DOCUMENTO ORIGINAL: Fuente primaria de informacin con todos los rasgos y caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad. EMPASTE: Tcnica mediante la cual se agrupan folios sueltos para darles forma de libro. La unidad producto del empaste se llama legajo. FONDO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurdica en desarrollo de sus funciones o actividades.