Explorați Cărți electronice
Categorii
Explorați Cărți audio
Categorii
Explorați Reviste
Categorii
Explorați Documente
Categorii
,..
Indreptar arhivistic
Pentru personalul care creeaz,
pstreaz i folosete documente
Refereni tiinifici:
Prof. dr. Ioan Drgan, directorul Arhivelor Naionale Cluj
Prof. Mircea Timbus, expert n arhivistic
Lurentiu Mera
'
Indreptar arhivistic
Pentru personalul care creeaz,
pstreaz i folosete documente
Aronda,
Cluj-Napoca, 2007
Motto:
Arhivele sunt tezaure prin
care se legitimez poporul
nostru n faa ntregii lumi"
Nicolae Iorga
CUPRINS
Cuvnt nainte
Argument
. .
. . . ..... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
.... . . . .... . . . . . . . .. . . .
11
13
. . . . . . . . .
15
...... . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
15
15
22
. . . . ........ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . ...... . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
22
23
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . .
33
33
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. .. . . . . . . . . . . . . . . .
. . . .. . . . . . . . . . .. . .
. . . . . . . . .
..
43
44
.................... .....................
45
... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
46
. . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ........ ....... . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
35
43
50
50
51
53
59
59
59
61
63
. . . . . .
.
. .
'
64
...... . .
. .
. . . . . . . . .
66
. . . ... . . . . .. . . . . . . . . . . . . ........................
. . . .
. . . . . . .
.. . . . . . . . . . . . . . . .
. . ..
. . . . . . .
.... . . . .
..... . . . . .
68
68
69
70
76
76
77
78
80
83
97
97
98
1 00
. . . . . . . . . . .. . .. .. . . .
. . . . . .... ............. ..
..
..... ...
. .. ..
....... . . . . ....
JOI
I 02
I 05
1 18
1 18
2.
3.
4.
119
121
Documentele necesare dosarului selecionrii ..................... 125
Criterii de apreciere a valorii documentelor
. . .. .. .. .. . .... . ........
.. ..
1.
2.
. ...... ... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
VIL Pstrarea i
................................ 139
1.
2.
3.
4.
Depozitele de arhiv
conservarea documentelor
. . .. . . . . . . . . . .. ..
. .. . . . . . . . . . .. ... ...
Capitolul
132
conservarea documentelor la
creatori si deintori
5.
6.
7.
8.
9.
10.
.. .. .. ...
Capitolul
132
. . . . . . . . . . . . . .. . . . . . .
. . ... . .
. . . . . . . .
rtul documentelor
Transpo
VIII.
. ..
. 144
146
146
148
148
150
151
...
. ..
'.
... ... .
.. ... .
. ... .
1.
2.
154
. . .
154
155
. .. . ...
165
1.
Legea
2.
. .. .
....
165
171
Capitolul X.
1.
i.
Probleme generale . .
.. ...
.. ....
Capitolul XI.
. .....
186
1.
2.
3.
. .. ...
ANEXE
.. 192
Rspunderi i consecine . .. . . .
194
194
Contravenii la Legea 16/1996. Rspunderea civil
......... 198
Constatarea contraveniilor
..
.
... . . . . .
201
Aplicarea sanciunilor contravenionale . . . .. ................. 203
Cile de atac mpotriva sanciunii contravenionale
205
Executarea sanciunilor contravenionale . . . .. .
. . .. .. 205
Capitolul XII.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
...
. . ..
............
...
......
.. ......... .......
. . . .. . .........
. . . ...
..
............
.. .. .
..
. . . .... .
..
. ....
...
. .
. ..... ... .
. . . ....
.
.... . . ...... .
. .
...
. . . 207
208
............ .. ..
.. .... ...
224
............ . . .
252
264
272
Anexa nr. 7. Codul Penal al Romniei- extras .
. . . . .. . .
286
Anexa nr. 8. Ordonana de urgen nr.39 din 31 mai 2006 ............... 291
. .
. ..... .. . . .
10
. .......
....... ..............
...
.......
CUV NT NAINTE
Arh ivele au devenit. o dat cu trecerea timpului . i nstituii tot mai mult
apreciate i solicitate de Societate. Ele conserv i nformaie de o varietate i
uti l i tate extraord inare. constituind o memorie scris. un vast depozit de
cunotine la care societatea se poate raporta permanent. n tendi na ci
general de progres. La acest depozit se apeleaz curent pentru documentare
n vederea lurii deciz i i l or optime tocmai n scopul asi gurarii progresu lui
spre care tind constant oame n i i , societatea pe care o alctuiesc.
Contemporaneitatea are oricum nevoie. pentru runcionarca normal.
curent, de aceast uria min de informaie .
Arhivel e i ntereseaz apoi n c e l mai nalt grad p e cercettorii d i n
dome niul tii nelor istorice. care Cr acest tezaur d e informaie pstrat n
depozitele l or. n fonduri l e de documente adunate cu tot mai mare grij n
i nsti tuia Arh ivelor Naionale nu ar putea opera reconst ituirile istorice. nu
s-ar putea apropia de realitile trecute.
Drept c onsecin, arhiviti i i arhivari i i-au ctigat un loc bine ddi nit n
ierarh ia documentariti lor n sensul mare al acesLUi cuvnt. Prin efortul lor
miglos i de o seriozitate afirmat cotidian, prin grija pe care o arat
actelor scrise i fonduril or pe care acestea le compun s-a cldit mareic
depozit naional de i n formaie scris, cru i a tot ei i as igur huna conservare
i funcional i tatea socio-admi nistrativ i tiinific.
Dei statutul arhivistului nu e nc pus n l iter de lege. ci i ndepli nete
rostul prin munc tcut ntr-o lume care va trebui s-l aprecieze i s- l
rsplteasc dup cuviin.
ndrepra rul arhivisric de fa, chiar i numai prin nserierea operaiuni l or
complexe i multiple nomi nal i zate c se fac n jurul unui act scris i al unui
fond documentar-arhivistic, de l a creare i pn l a aezare n depozitul de la
11
Arhivele
Naionale.
drhivistului
1n
C:Ull1Cntal" lilC
CC SC
cdiric
oc1etatca
asupra
marn
contemporan.
rcsponsahilit\i
Glrnlul
Jc,1nc
rostuiu1
uul.
pnn
ii1dr!!pWr
Autorul acestui
cunosctori ai
arhivelor transilvnene.
membru
fondator
al
Asociaiei
ccrccttoni 1
studenii.
cu
lo\ii interesai de
se
hunul
mi.:rs
L'U
ARGUMENT
aplicare
cu
arhiva la unitit!i
/1dn'f!IUJ'll!
l<ll
ur/1111s1i, in
cu
Legii
capitule
au
rost
rescrise
ntrcgirnc.
m.
nr.
pc
358/2002 pcmru
I (i/J lJ9h.
ha;a
noilor
legi
promulgate de curnd.
Unul privete /11/omwiile clasifici/fei 11ccesul li/Jcr iu i11forntit/1ilc de
1111eres pu/Jlic. iar cellalt. rderindu-'e la Rsp underi .yi co11sen111t. tratca1
13
Ordonanei Guvernului nr. 2/200 1 pri vind regimul juridic al contravenii lor
i Legii nr. 1 80/2002 pentru aplicarea acestei ordonane.
Esenial. deoarece plecnd de l a prevederile legislaiei arh i vistice
actuale (Legea nr. 1 6/ 1 996 i Instruciunile ei ele apl icareJ. l"iecare capitol i
tem aduc detal ii importante. a spune chiar ahsolut necesare. pentru ca top
cei care lucreaz cu documente de arhiv s neleag cum trehuie s aplice
n acti vitatea practic prevederile acestei legislai i .
Lucrarea este destinat, n principal, celor c are trudesc n mod direct
pentru a ocroti, prelucra i pune la ndemna cecettorilor documentele cu
valoare istoric. Ea se adreseaz, n aceeai msur. tineri lor arhi viti.
studenilor de l a Facultatea de Arhivistic i a celor de la fac u l tile de
istorie, adm i nistraie publ ic, drept, bibl ioteconomie, tuturor celor obl igai
prin opiune profesional s devin responsabi l i ai memoriei naionale.
Prin tematica aleas i modul cum este tratat riecare capitol i tem.
lucrarea v i ne n ntmpinarea pregtirii proresionale a personal u l ui de
arniv, i nclusiv a celor de la comparti mente, obligat s cunoasc i s apl ice
prevederi le legislaiei.
Anexele de l a rinalul lucrrii se refer l a legislaia arh i vistic n vigoare,
terminologia arhi vistic de baz, l ista orientativ a categoriilor de
documente permanente. normati vul pri v i nd spai i le de depozi tare ale
arh i velor ca i prevederil e Codului Penal cu re l"erire la acest domen i u .
Auwrul
14
CAPITOLUL
15
I. Vili. nr 71.
lJ aprilie
con..:ptH1dcn\ci.
d1mc1b1u111!c
16
nr e g i s trare
document u l u i
la
care
s-a
fcut
co nexarea
a an u l u i
se
nscrie
denumirea
luna. 1.iua):
n rubrica
I con\ i n u t u l
j"
,;c
mcn( ionca1.
modul
1-c1.o lv r i i
docume n t u l u i
r[1spunsu l u 1. p c scurt):
- n rubrica .,k"
se
i11dicwiv11i
dosorul11i
d11p
11ome11c/01or
(cil" r a
romana.
litera
maj uscul i ci l"ra arab (IAl2J. sau d ac u n i t atea arc numai cornpartin1cntc
-.t:
17
cc
.:ompan1mcn1 i
18
19
OZ:
I
I
!
i
I
I
1-
IIr.
I
I
c..
Luna
r.
Anul
!
i
i :;i
z
-l
;:c
>
;o
;o
,....,
'../";
-l
;o
c
c
L;
;o
>
;o
Luna
I-
I
Ziua
m
.(/;
;o
m
Data expedierii
Anul
!
!
i.
1- I
i
Modul rewlvrii
.}J.
'
;
i,,...
I
-
;o
Destinatarul
I
!
::l
"
de emitent
i
I
c
:J
-
...:
::
c;;,
=
2
--' -
Cuprinsul documentului
i
. I
:
r.
8
::J
documentului dat
Emitentul
I
('=.
Nr. 1 data
Nr. anexelor
rt
:J
----
r..
:J
Data nregistrrii
Ziua
r.
'-' c
Nr. de nn:gistrare
I
I
II
'
I::
:
I
>
z
><
>
---------
I)
CONDIC
(sau
BORDEROU!
pentru rezolvare
!
Nr.
erl.
Dala primirii
:\nul ---------
'
i
documernului
Luna
'
!\Jr. de
nregistrare <Li
!
'
prnnire
d(leumenLu)ui
Ziua
'iL'lllllllura dl'
d
Joeu111en1ulu1
ide intrare)
!
:
'
I
I
I
I
i
I
''
i
11
2l
i
i
I
Denumirea unil\ii
Denumirea compartimentului
B. NOMENCLATORUL ARHIVISTIC
1. Ce este nomenclatorul arhivistic?
Necesitatea ntocmirii i aplicrii lui.
22
23
11r
-.i/19-Lp.-+I
24
n ..RL'\ 1tl
:\rhl\ L'hH
25
26
1 Lista a fost publicat n Revista Arhivelor". seria a I II-a. voi. II, 1 996. nr. 1-2. p. 29-56; n
Arhivele Prahovei-Legislaie arhivistic". Ploieti. 1999. p. 65-84 i n ..n d re p t ar arhivistic".
Ed. Canimpex. Cluj-Napoca, 2001, p. 77-90.
27
ANEXA nr. I
(Art. nr. 8 )
(Denumirea unitii)
(Adresa)
Se confirm,
Directorul general al Arhivelor Naionale
(Directorul Direciei Judeene
a Arhivelor Naionale)
Aprob,
Preedintele Consiliului
de Administraie
(Director)
_
_
_
_
NOMENCLATOR ARHIVISTIC
din
aprobat din Ordinul (Decizia) nr.
___
Direcia
Serviciile
I . Direcia
Secretariat i
Administrativ
A. Serviciul
Secretariat
Denumirea dosarului
(Coninutul pe scurt al
problemelor la care se
refer)
I......
2
3
Termenu l
de pstrare
Permanent
Permanent
1 0 ani
5 ani
3 ani
4
5
B. Serviciul
Administrativ
_
_
_
_
_
_
I
2. . . . . . . .
3........
4. . . . . . .
5. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
28
Permanent
Permanent
1 0 ani
5 ani
3 ani
Observaii
ANEXA nr. 2
(Denumirea unitii)
(Compartimentul care rspunde de arhiv)
Nr.
din
_
_
_
_
_
_
_
NOT INTERN
(n atenia efilor de compartimente)
Pentru constituirea corect a arhivei curente, conform prevederilor Legii
Arhivelor Naionale nr. 1 6/1 996 (art. 7-9) i Instruciunilor privind
activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente (art. 8-2 8 )
unitatea are obligaia s nregistreze i s in evidena tuturor documi;:ntelor
intrate, a celor ieite precum i a celor ntocmite pentru uz intern. Dup
redarea n registrul de intrare-ieire, scurt, clar i concis a cuprinsului
fiecrui act, att n registru (ultima coloan) ct i pe fiecare document
nregistrat se va nscrie indicativul dosarului dup nomenclator (IA8 - cifra
roman reprezentnd direcia sau departamentul, litera majuscul
reprezentnd compartimentul, cifra arab reprezentnd dosarul cu
problematica sa).
Gruparea documentelor n uniti arhivistice (dosare, registre, condici,
cartoteci) se face la compartimente potrivit problematicii i termenelor de
pstrare stabilite n Nomenclatorul arhivistic, care se ntocmete de ctre
fiecare creator pentru documentele proprii, pe baza propunerilor efilor de
compartimente. Pentru ntocmirea acestui instrument de lucru indispensabil,
v rugm ca pn la data de . . . . . . . . . . s propunei categoriile de documente
ce se creaz sau urmeaz s se creeze la compartimentul dumneavoastr completnd tabelul anexat prezentei note - i pronunndu-v inclusiv
asupra termenului de pstrare pentru fiecare categorie de documente (vezi
anexa nr. 3 ) .
Nomenclatorul arhivistic n u se modific anual, c i numai atunci cnd se
produc schimbri eseniale n structura i profilul unitii.
Documentele create la compartimente pe baza Nomenclatorului arhivistic
se depun la arhiva unitii n al doilea an de la constituire, pe baz de
inventare i proces-verbal de predare-primire, ntocmite potrivit anexelor nr.
2 i 3 din Legea Arhivelor Naionale nr. 1 6/1 996.
n vederea predrii documentelor create de compartimente la arhiva
unitii, n gestiunea arhivarului sau responsabilului cu arhiva, creatorii de
documente au obligaia s le pregteasc n mod corespunztor, efectund
29
DIRECTOR,
(L.S. ss indescifrabil)
eful compartimentului,
(care rspunde de arhiv)
30
ANEXA nr. 3
(Denumirea uniti i )
(Denumirea compartimentului)
Nomenclatorului arhivistic
Nr.
crt.
eful compartimentului,
Not :
Termenul
de pstrare
Obs.
31
ANEXA
nr.
(Denumirea unitii)
(Compartimentul)
(Adresa)
Nr
din
____
__
Ctre
Arhivele Naionale
(Direcia Judeean
______
a Arhivelor Naionale)
eful compartimentului,
'
ss indescifrabil
Director,
L.S. ss indescifrabil
32
'
Ion Mrcu. Se11sul arhi1.-isric al u11itii de psrrare i necesiwrea defi111m ace.Huw ee111ru
activirarea de prelucrare a marerialelor documenwre. n Revisla Arhivelor". nr. 2/1968.
p.289.
34
2.
rulouri . n cutii speciale. sau simplu ndoite. n dosar, n locul lor, se aeaz
o not de tri mitere n care se indic locul unde se pstreaz aceste
documente.
Dac n dosare se all obiecte mici ( mostre ) : fotografii i desene tehnice
de format mic. ele se pun n plic i se cos n dosar mpreun cu celelalte
documente. Documentele deosebit de valoroase. nu se cos n dosare". ci se
pun n coperte speciale d i n hrtie, apoi se aeaz n mape.
- Numerotarea fi lelor este operaiunea care are drept scop s determine
locul documentu l u i n dosar i s asigure astfel i n tegritatea l u i . Ea se face
fie mecanic, fie cu creionul negru, n colul din dreapta sus al fi lei. n cazul
dosarelor compuse din mai multe volume, se numeroteaz fiecare volum
separat, ncepnd cu nr. 1 .
- Dosarele nu trebuie s aib mai m u l t de 250-300 de fi le; n cazul
depirii acestui numr, se formeaz mai multe volume ale aceluiai dosar.
Nu se recomand s se lege n acelai dosar documente din mai muli ani,
i nd i ferent de numrul filelor din dosar.
La sfri tu l fiecrui an dosarele create n anul respectiv, se ncheie i
ncepnd cu noul an se formeaz noi dosare.
Pe coperta dosarul u i se nscri u : denumirea unitii i a
compartimentului
creator:
indicativul
uniti i
arhivistice
din
nomenclator/anul crerii documentelor: cuprinsul unitii arhi vistice; data
nceperii ( ziua i l una); data ncheierii ( zi ua i luna) : numrul fi lelor:
numrul volumului ( cnd din aceeai problem avem mai multe volume):
termenu l de pstrare i numrul din i nventar - care se va completa odat cu
inventarierea documentelor.
- Certificarea unitilor arhivistice (dosare, registre, cond ici. cartoteci) se
face pe o foaie nescris, pus la sfritul dosarul u i nainte de a fi cusut, sau
pe interiorul copertei d i n spate - n cazul dosarelor -, sau pe prima pagin
nescris n cazul registrelor i condi c i l or, de ctre personalul de l a
compartimentul ce l e-a creat, pri n formula: Prezentul dosar (registru,
condic, cartotec) conine . . . . . . . fil e'', n cifre i, ntre paranteze, n l i tere.
La sfritul notei de certificare se trece data, semntura i funcia persoanei
care face aceast operaiune.
Constituirea i evidena unitilor arhivistice ce cuprind informaii
secrete de stat i secrete de serviciu se face n conformitate cu Legea privind
protecia in formai i lor c lasificate nr. 1 82/2002, Hotrrea pri v i nd protecia
i nformaiilor secrete de serviciu nr.7 8 1 din 25 i u l i e 2002 i Legea privind
l i berul acces l a informaiile de interes public nr. 544 din 1 2 octombrie 200I
(vezi cap. IV al acestei lucrri ) .
37
38
Pentru documentele pri mite prin fax. toi creatorii i dei ntori i vor trehui
s respecte prevederile Instruci unii tehnice nr. 504097 din I O iulie 1 998
privind regi mul de pstrare i conservare a acestor categorii de documente.
emis de Arhivele Naionale i anexat prezentei teme ( vezi anexa nr. 2).
Dei formarea dosarelor pare o operaiune simpl, tehnic, care se
preteaz prea puin la teoretizare, ea are un rol foarte important, n cadrul
activitii arhi v istice. O defectuoas formare a dosarului creeaz reale
d i ficulti n procesul de inventariere, asigurarea integritii, a selecionrii
i folosirii documentelor. Cnd ntr-un dosar documentele nu sunt ordonate
corect, cusute. numerotate i certificate corespunztor. ele pot fi uor
rtci te, dac se dau n cercetare. Un dosar neperfectat corespunztor nu d
posibilitatea citrii elementelor de cot a documentelor care au stat la baza
unor l ucrri.
Cele mai serioase greuti se ntmpin ns atunci cnd trebuie s se
aprecieze valoarea dosarelor cc cuprind documente cu diferite termene de
pstrare, inclusiv cu caracter permanent, formate n acest fel ca urmare a
neapl icrii sau neaplicrii corecte a nomenclatorului. Tocmai de aceea
formarea corect a arhivei curente, prin gruparea documentelor n dosare, pc
probleme i termene de pstrare, pri n aplicarea nomenclatorului arhi vistic i
perfectarea ei la compartimente n vederea depunerii la arhiva uniti i.
constituie o obligaie permanent a compartimentelor. prevzut n art. 8 -9
din Lege 1 6/ 1 996 i art. 1 6- 1 7 din Instruciunile ci de aplicare.
39
ANEXA
____
____
DOSAR nr.
___
referitor l a
Volumul
3)
______
3)
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
Data nceperii
Data ncheierii
Nr. filelor
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_________
_
______
I)
2)
nr .
l)
2)
Termenul de pstrare
___
ani
ANEXA nr. 2
APROB
DIRECTOR GENERAL
AL ARHIVELOR NAIONALE
L.S. Constantin Fenean
ss indescifrabil
INSTRUCIUNE TEHNIC
Nr. 504097 din 1 0.07 . 1 99 8
privind regimul de pstrare i conservare a documentelor primite
prin fax de ctre creatorii i deintori i de documente
n temeiul Legii Arhivelor Naionale. nr. 1 6/ 1 996. art. 5. lit. a. pornind de
la constatarea c suportul grafic ( hrtia) i materialele de imprimare grafic
(cerneala ) utilizate n tehnologia de primire a materialelor prin fax nu
ndeplinesc condiiile minime de pstrare, respectiv scrisul este afectat n
termen scurt de un proces i ntrinsec de transformare ce se ncheie cu trecerea
n stare ilizibil. se stabilesc urmtoarele:
1 . Documentele primite prin fax au statut de mesaj operativ iar materialul
suport (hrtia. cerneal a) va fi considerat c are o durabil itate l i mitat.
speci fic pentru pstrarea pe termen scurt.
2. Pentru pstrarea pc termen med iu i ndelungat precum i pentru
pstrarea permanent. mesajele primite prin fax se copiaz la copiator
( xero x ) alb-negru n termen de cel mult trei zile de la data primiri i . Pe copia
xerox realizat n condiii calitative corespunztoare se aplic viza sau
nsemnul de autenti fi care pentru conformi tate cu originalul. potrivit
reglementrilor interne speci fice riecrui creator i deintor de documente,
dup care xerocopia se nregistreaz i se ia n eviden n condii ile
reglementate de Legea Arhivelor Naionale la art. 7 i 8 , al. 1 .
3. Mesajul fax n i mprimarea original se poate anexa la copia xerox
nregistrat sau se poate pstra n dosar separat. n funcie de starea de
pstrare a acstora, mesajele fax ri imprimare original pot fi eliminate.
dup regimul dubletelor. cu prilejul gruprii documentelor n uniti
41
EF S ERVICIU
RESTA URARE-CONSERV ARE
De acord
EF SERVICIU
METODOLOGIE, SINTEZ I
CONTROL
Florea Oprea
ss indesci frabil
Dan Li vezeanu
ss indescifrabil
p.2.
43
44
1 996. p . 7 .
i mai corect dac nu cei care particip nemij locit la constituirea acestor
documente .
Modalitatea de inventarierea a documentelor l a compartimente p e a n i
termene de pstrare. stab i l i t de actuala legislaie. este perfect apl icabil de
ctre toi creatorii de documente i asigur fol osirea lor operati v n scopuri
tii ni fice i practice.
Modelul d a i nventar este unic pentru toi creator i i de documente din ar
att ca formular ( vezi anexa nr. 2 d i n lege sau anexa nr. I a acestei teme ) ,
ct i c a mod de completare.
Unitil e arhi v i stice create n anul precedent vor fi perfectate (n cheiate,
definitivate) i i n ventariate n anul n curs. urmnd s fie predate n al doi lea
an de la constituire l a arhiva creatorului de documente.
Constituirea arhivei curente pe baza nomenclatoru l ui arh iv istic.
in 1entarierea documentelor l a compartimente, pe an i termene de pstrare,
prezint avantajul c perm i te selecionarea cu operativi tate a uni tilor
arhi vistice l ipsite de i mportan istoric i documentar. elibernd spai ul
pentru arhiva nou creat.
45
4.
46
documentelor din unitatea arh ivistic (data primului act i cea a ultimului
act din dosar) .
- Numrul filelor constituie, de asemenea. u n element p c care l
evideni az inventarul, ca mij loc de control asupra integritii documentelor
cuprinse n uni tatea arhivistic, de identificare a unui anumit document,
eviden gestionar etc.
- n rubrica Observaii " a formularului de inventar se trec eventualele
noi cote. precizri privind microfil marea, interdicia de-a fi cercetate unele
uniti arhivi stice etc.
Completarea rubricilor invcntaru1u1 se face fr presc urtri sau formulri
evazive.
Filele inventarelor se numeroteaz, odat cu ntocmirea lor. la maina de
scris sau calculator.
Pe ultima pagin a inventarului (dup ultima unitate arhivistic) se trec
urmtoarele date: numrul filelor i nventarul u i ; numrul unitilor arhivistice
pe care le cuprinde inventarul; se nir nr. crt. al uni ti lor arhivistice lsate
la compartimente (dac este cazul); nr. crt. al unitilor arhivistice care au
lipsit la preluare (dac este cazul ) ; data predrii-prel uri i : numrul unitilor
arhivistice efectiv preluate; semntura persoanei care pred documentele i
semntura persoanei care preia documentele.
Unitile arhivistice pentru care n nomenclator termenul de pstrare este
de X ani CS se cuprind n inventarul celor care se pstrca1. X ani. n cazul
n care comisia de selecionare hotrte pstrarea lor permanent, atunci
acestea vor fi scoase din inventarul documentelor temporare i vor fi trecute
n inventarul celor permanente. n acelai fel se va proceda cnd unitile
arhivistice prevzute iniial cu termen de pstrare permanent vor fi trecute
ntre cele temporare.
Fr ndoial, v i i torul arhivisticii l constituie transpunerea legislaiei
arhivistice actuale. inclusiv operaiunea de inventariere a documentelor pe
calculator. activitate care a nceput n unele un iti . cu urmri extrem de
benefice. n pri mul rnd pentru unitile n cauz. dar i pentru arhive n
general . n contextul actualei revoluii tehnologice, al crei principal vector
este informatizarea.
48
(ANEXA
ANEXA nr. I
din lege J
nr. 2
(Denumirea creatorului)
(Denumirea compartimentului)
INVENTAR PE ANUL
pentru documentele care se pstreaz
Cuprinsul pe scurt al
dosarului, registrului ele.
ID25
_
_
_
__
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
c:;
Nr. lilelor
Obscrva\ii
3 1 .1-3 1 .XII
1 05
Cl
fi le. conine
Prezentul inventar formal d i n
condici. cartoteci etc.
Numerele
au fost lsate la
La preluare au lipsit dosarele de la nr.
, s-au preluat
Astzi,
______
dosare. registre.
. nefiind ncheiate.
_
_
_
_
_
_
______
Am predat,
u.a.
Am
49
preluat.
50
Ibidem
Legea nr. 1 6- 1 996.
r.2.
51
12
11
Acte normative. p. 1 4.
Ibidem, p. 1 8
52
53
evidena arhivei pc baza unuia din urmtoarele acte. dup caz: proces-verbal
de selecionare (conform anexei nr. 5 ) ; proces-verbal de predare-preluare
( conform anexei nr. 6 ) : proces-verbal de constatare a deteriorrii complete a
documentelor sau a l ipsei acestora. Documentele deteriorate vor fi scoase
din eviden n urma propunerii comisiei de selecionare. aprobat de
conducerea unitii creatoare sau deintoare i confirmat de Arh ivele
Nai onale" 1 5 .
Procesul-verbal de selecionare ( anexa nr. 5 din lege) se ntocmete de
ctre comisia de selecionare dup expirarea termenelor de pstrare a
documentelor. El este nsoit de un exemplar din inventarele documentelor
propuse pentru seleci onare i un exemplar din inventarele sau inventarul
documentelor permanente din anii pentru care s-a fcut selecionarea
documentelor (detalii n capitolul Selecionarea documentelor" ) .
Procesul-verbal de predare-preluare ( anexa nr. 6 d i n Instruci unile de
ap licare a Legii nr. 1 61 1 996) se ntocmete cu prilej ul transferului
documentelor ctre alt unitate.
Ca urmare a distrugerii unor documente provocat de evenimente
neprevzute. comisia de selecionare. dup cercetarea cazul ui la faa loculu1,
ntocmete un proces-verbal de constatare a deteriorrii documentelor aflate
n situaia de a nu mai putea fi restaurate. La fel se procedeaz i cnd se
constat lipsa documentelor ( vezi anexa nr. 3 a acestei teme).
n toate cele trei cazuri, procesul-verbal se ntocmete n trei exemplare
i se aprob de ctre conducerea uniti i. Un exemplar se trimite. cu adres
nsoi toare ( vezi anexa nr. 4 ), Ia Arhivele Naionale sau la direcia judeean
respecti v, pentru confirmare. un exemplar rmne la compartimentul care
rspunde de arhiv i un exemplar la arhiva uni ti i .
Abia dup obinerea confirmrii scrise a Arhivelor Naionale sau a
direciei judeene respective, documentele se scot d i n evidena arhivei, prin
operarea n registrul de eviden curent, de ctre arhivarul sau
responsabilul cu arhiva unitii .
p. 1 9
54
ANEXA nr. I
(Anexa nr. 3 , art. 9 din lege )
( Denumirea uniti i
(Compartimentul )
PROCES-VERBAL
de predare-primire a documentelor
subsemnaii
delegai ai compartimentului
i arhivarul unitii ( responsabilul cu arhiva)
am
procedat primul l a predarea i al doilea la preluarea documentelor create n
de ctre compartimentul menionat,
perioada
n cantitate de
dosare , registre, condici etc.
Predarea-primirea s-a fcut pe baza inventarelor anexate. cuprinznd
pagini dacti lografiate, conform dispoziiilor legale.
Astzi,
______
_
_
_
_
_
_
_
_
__
_
_
_
_
_____
_
_
_____
Am predat,
Am preluat,
ANEXA n r. 2
(ANEXA nr. 4 din lege-completat)
REGISTRUL DE EVIDENT CURENT A INTRRILOR-IEIRILOR UNITTILOR ARHIVISTICE
Preluri (Intrri)
.:
u
Ul
'
;:;
'E
;:
"'
"
o
2
NOT :
I.
::::
'-
3c
:::
- u
E E
c ;:::
" "'
c:
o o..
o
C':J ::
_
'-
::::
"::: lc
c
"
"
>
c
-;; '"
""
o..
:::
-0
:::
'
"'
>
u
o
.!l
"' -o
.....: .5
z
E -;:;
c
- "
>< E
"
" :::
Ieiri
"'
!:!
>
;::
o.. =
u
.
'-!
:::
.E
"
c-l
::::i
...:
z
o. :l
E fr
8 -o
::::i
--;
8
"
Q.)
.....
C
o
.
><
"
2
g C)
....
""
'o.. 8
:l
c:
-O V
c: >
C':J c:
"
o..
;;
'
,,.
.
"'
"
o
10
-o
'o..
u
_
"
c
.::! ,,.
= i-;
z
::l "
9 E
"' ::l
" u
-o o
c -o
:::>
1 1
('::I
"
'-
c.i Ki:::I
'"'
"' "O
- -o
E "
'::l
c o..
" "
o -o
12
.!l
,,.
-
<:!
::l
""
>
::l :e"'
::l
,_
:;
-a
Eo "'
13
14
r-
2.
4.
6.
ANEXA nr .
Se aprob.
Director.
L.S.
ss indesc ifrabil
( Denumirea un itii l
( Denumirea compartimentului)
____
_
___
__
__
Preedinte,
Membri
N u mele i
prenumele
Nu mele i
prenumele
Numele i
prenumele
Funcia n
uni tate
Funcia n
unitate
Funcia n
uni tate
Semntura
Semntura
Semntura
Secretar.
57
nr .
ANEXA
(Denumirea uniti i )
(Denumirea compartimentului)
(Sediul )
Nr.
din
Dosar nr. ( Indicativul din nomenclator)
Ctre
Arhi vele Naionale
sau Direcia Judeean
a Arhi velor Naionale
__
___
___
_
_
_
_
_
_
_
_
______
__
--
eful Compartimentului
(care rspunde de arh iv)
ss i ndesc i frabi 1
Manager General.
L.S.
ss indesci frabil
58
CAPITOLUL II
ORDONAREA I INVENTARIEREA DOCUMENTELOR CREATE
NAINTE DE APLICAREA NOMENCLATORULUI
A. ORDONAREA DOCUMENTELOR CREA TE NAINTE DE
APLICAREA NOMENCLATORULUI A RHIVISTIC
1.
59
60
2.
11
61
Sunt situaii cnd n activi tatea unei uniti au avut loc ntreruperi . fie
datorate lichidri i temporare, fie absorbiei pentru un timp a aceste ia de
ctre o alt uni tate. n ambele cazuri. dup o vreme. unitatea a fost
reactivat ducnd o via independent. n aceste situaii se pot adopta dou
atitudini, total opuse: se pot socoti dou fonduri, sau se poate considera un
singur fond. Aceasta depinde de forma juridic n care s-a produs
reactivarea uniti i. de perioada ntreruperii acti vitii. ct i de materialele
documentare pstrate. Dac la reactivarea unitii i se respect vechea
runcie. organizarea, poate i denumirea. iar rondul documentar respect un
sistem unitar, atunci se poate forma un si ngur fond.
Denumirea fondului trebuie s reprezi nte ultima titulatur oficial a
creatorului su. sau n cazuri j ustificate (de exemplu. denumirea sub care a
i ntrat n circuitul tiinific), ca este dat de titulatura cea mai bine cunoscut.
fol osit de creator pentru o lung perioada. Aceasta n cazul c ultima
titulatur a fost de scurt durat, n timp ce unitatea este mai bine cunoscut
dup o titulatur anterioar." 1 9
Pentru stabil irea apartenenei documentelor la fond este necesar s se
studieze, cu marc atenie. coninutul i forma documentelor. elementele de
co nstituire. de nregistrare, de arhi vare etc . i s se in scama de
urmtoarele:
- documentele intrate aparin unitii care le-a primit. Ele reprezint
primul exemplar, sau origi nalul - cum se numesc n mod obinuit.
Apartenena la fond se determin pe baza indicaiei destinatarului i a
adresei acestuia. pe baza parafei de nregistrare, a rezol uii lor puse. a notelor
de ndrumare a lor pentru executare. pc baza coninutului documentelor.
care rellect funciile i activitatea uniti i . numele demnitari lor. ale
runcionari lor. dup genul actelor i semnele de arh ivare.
- exemplarele documentelor trimise (emise sau ieite ) - denumite n
mod curent copii - aparin fondului unitii care le-a emis.
Determinare apartenenei documentelor la fond n cazul copii lor i
conceptelor se face dup emitent, semne de arhivare ( numere, litere. note
tergale etc . ) . Unitatea emitent se determin dup antei, semnturi, dup
copii . cuprinsul documentelor etc .
- documentele cu caracter intern (ordinele, rapoartele. studi i le, situai ile
de orice fel etc.) aparin unitii care le-a creat i se identific dup antet.
semnturi, denumirea unitii indicat n documente ele . Dac lipsesc aceste
1 996. p . 2 3 .
66
67
' Ibidem.
s
p.2 1 .
Voica Coman, op . cit., p.3 1 2.
68
71
72
ANEXA nr. I
(Inventar provizori u )
( Denumirea fondulu i )
INVENTAR
pentru documentele create n a n i i
(Se vor trece anii extremi )
_
_
_
_
_
Nr
crt
Nr.
vechi
al u.a.
Cuprinsul pe scurt al
u . a . t dosarc. registre
etc.)
Nr.
filelor
Observaii
Pentru
documentele
supuse
selecionrii se va
trece poziia d i n
nomenclator i
termenul de
pstrare (ex.
IAS/3)
Data,
ntocmit,
_
_
_
_
74
_
_
_
_
_
_
ANEXA nr. 2
(Inventar definitiv. pentru
documentele permanente )
INVENTAR
pentru documentele permanente
create n anii
(Se vor trece ani i extremi)
_
_
_
_
_
Nr.
vechi
Nr.
cn
al u.a.
Anul sau
anii
extremi
Nr.
filelor
Observa\i1
______
_
_
_
_
_
_
_
_
s-au preluat
______
Am predat. 1
I)
2)
u.a.
Am preluat, 2
Reprezentantul unitii
Reprezentantul Arhivelor Naionale sau al d ireciei j udeene
75
CAPITOLUL III
DOCUMENTELE TEHNICE I DE N REGISTRARE TEHNIC
1.
76
2''
77
Ibidem. p.24.
78
79
82
83
''
84
ANEXA nr. 1
( Denumirea creatorului
sau deintorului)
INVENTAR
al fond ului (coleciei ) de documente tehnice
t:
"'
" :;
>! -:;
"V 2
OJ OJ
>
E
:::l
.::! '-'
o
o
::..., ""'
2
3
:::l
<!'.
O)
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
I
I
:::l
"
c:
,,.,.
:;
'5
:::l
:::l
;:;
OJ
c..
"
N
"
LL
.E
OJ
..!:!
';(
<.::
z
6
..!:! 2
"'
<.::
c:
"'
"'
"
""'
85
ANEXA
nr .
( Denumirea creatorului
sau deintorului)
INVENTAR
al coleciei de planuri
')
10
l i
I)
nr .
ANEXA
( Denumirea creatorului
sau deintorului)
INVENTAR
al coleciei de hri
2o
=
"
"
:;
<t:
"' "'
c:
::l ::l
[:1 "5
3 := l-::1
c:
'-' "t:
" -=
"'
cc ..c:
"'
a
u
"'
"5
u
o
.....l
;:::
:a
"i" -
o
(e .g5
1)
"'
'-'
c:
::::
"' ;:::
-
"
""
o "i
'-' .g3
.:
:::;
E
5
"'
;:
'ii"
c..
:::;
t:
87
ANEXA
nr.
( Denumirea creatorului
sau deintorului)
INVENTAR
al coleciei de documente audio-video
"'
o
....
u
....
u ;:;
"'
"O ;:;
" o.
o:: o
"'
u
"
E
"'
"'
2
"
c.
::
-;::; :;
t:
.E
"'
= u "
c "'
o
.S
u
"'
"'
;:;
::i
....
oe
;;;
"
"
(5
a
"' ....
"'
u
o oo
....l
2
,!:
Ci
o.
"'
"'
'"
>
5
7
I)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
88
ANEXA nr. 5
(Denumirea creatorului
sau deintorului)
INVENTAR
al fondului (coleciei) de documente
"
audio-video ------
,...
:::;
Jj_
o
Ci
u
"'
:; ..,,
<l'. "
oe:
:;
u
'"'
ii
V:
t:
o
tJ
o..
<:::
"
=
:/l
'"'
..,,
-
i--
:?.
..:3
'"'
2
"
2
:;; :;;
:::;
-:>
c:
;.
3
6
4)
5)
6)
ANEXA
nr.
(Denumirea creatorului
sau deintorului)
( Compartimentul )
INVENTAR
al coleciei de documente fotografice
1)
2)
3)
4)
7)
ANEXA nr. 7
( Denumirea creatorul ui
sau deintorului)
INVENTAR
Colecia microfilme
Rola nr.
Proveniena
Fondul
( Denumirea prii structurale inventariate ) :
_____
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
___
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
Nr.
cn.
Cota la
de!intor
Cuprinsul
documentelor
Datele
extreme
4
Cadrele
Obs.
2)
3)
91
4)
5)
6)
92
ANEXA nr. 7A
( Denumirea coleciei)
FIA ROLEI
Cota rolei
Cadre
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
Provenien:
Fondul:
Partea structural:
Cotele:
Ani i :
Coninutul : -----Limba:
Inventar nr.
(Cota veche):
Semntura:
-------
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
__
_
_
_
__
___
_____
__
_
_
_
__
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
------
__
___
_
_
_
_
_____
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
94
ANEXA nr. 8
( Denumirea creatorului
sau deintorului)
INVENTAR
al coleciei de documente ci nematografice
"' -
t;
:>
:; -:::J
:::
2
<( o..
-o
t
u
:i.
o
"'
c
"
o
0)
I)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
"
"'
"'
"
u
-:::J
-
u
:>
-o
2
o..
,,.,.
"'
o..
:; :;
t:
:>
:; ;:;
"'
f= . :E
t.=
....
o
o..
:>
Cil
u..
;:;
:::
c
o
Cota fi lmului;
Se specific anul de producie menionat la s fritul ultimului act:
Genericul se completeaz potrivit primei pri a primului act
speci ficndu-se autorii scenariului. regiei. 1 mginii, sunetului,
muzicii, produciei i principalilor interprei, cnd este cazul ;
Se specific titulatura exact a casei de producie;
Se transcrie titlul fi lmului i se relateaz n rezumat subiectul
actului;
S e completeaz prin menionarea tipului d e suport: suport d e nitrat.
suport de triacetat de celuloz sau triacetat de poliester:
Se specific formatul fi lmului: 1 6 mm sau 35 mm etc . :
Se precizeaz durata actului:
La aceast categorie, se specific numrul de exemplare t
recopieri le.
95
ANEXA
nr.
( Denumirea creatorului
sau deintorului)
INVENTAR
al coleciei de documente i nformatice
"'
o
u
"
i:! c:
E "
" u
c:
"
Ci
t
u
0)
1)
2)
3)
4)
5)
6)
"
-
:;
..2
=
:g
C"
;:;
"
"O
-
-a
E
"<O.
=
o =
u
"'
4
"
e
c;
?-
- "
"
..o
Cota documentului;
Se menioneaz denumirea fiierului bazei de date din care face
parte fiierul, banca de date de care aparine baza de date:
Se specific echipamentul electronic p e care s - a creat i softul
folosit, eventual codurile de intrare;
S e descrie baza d e i nformaii cuprinse n u.a.;
Se specific: band sau disc magnetic, d isc optic etc . ;
Se d n octei ( bytes) ;
Eventual se menioneaz dac este i ntrodus ntr-o reea i
descrierea caracteristicilor reelei.
96
CAPITOLUL IV
INFORMAIILE CLASIFICATE I ACCESUL LA INFORMAIILE
.
DE INTERES PUBLIC
I.
97
,,n categoria informai ilor secrete de stat sunt cuprinse informai ile care
reprezint sau care se refer Ia:
a) sistemul de aprare al rii i clementele de baz ale acestuia,
operai ile militare, tehnologiile de fabricaie, caracteristicile armamentului
i tehnicile de lupt utilizate exclusiv n cadrul elementelor sistemului
naional de aprare;
b) planurile. precum i dispoziti vele mil itare, efectivele i misiunile
foqelor angajate :
c) cifrul de stat i alLe elemente criptologice stabi lite de autoritile
publice competente. precum i activitile n legtur cu reali zarea i
fol osirea acestora;
i; Legea p1frind prorecfia inf(m11afiilor clasificare. nr. 1 82 din 1 2 aprilie 2002. n Monitorul
Oficial". partea I. anul X IV . nr. 248 din 12 aprilie 2002. p.2-3. (n continuare: Legea 1 82/2002)
'" LeJiea p1frind li/Jernl acces la 111f(m11aiile de inrere.1 public. nr. 544 din 12 ocro111/Jrie 2001.
98
99
'"
Legea 1 8212002. p . 5 .
1 00
.'i iu lie
11
2002, p. 1 2 . ( n
78112002 . ln Monitorul
nr. 575 din 5 august 2002, p. I O. (n continu are Hotrrea 57/2002)
Oficial". panea
" Ibidem
I.
an
XIV.
!Ol
5.
p.7-8.
1 02
Tocmai de aceea, dup ce ies din termenul de clasi ficare, nu trebuie distruse
ci trebuie predate, cu forme legale. arhi vei unitii . ca de aici. cele
permanente (i acestea sunt n majoritate) s aj ung la Arhivele Naionale
sau la d ireciile j udeene ale Arhivelor Naionale.
6. Accesul la informaiile de interes public
1 05
"
Oficial, partea
"
Ibidem, p.7.
I.
illleres public.
n Monitorul
4 " Non11e metodologice d e aplicare a Legii n r. 544/2001 privi11d liberul acces l a i11f!1rmaiile de
1 06
ANEXA Nr.
FIA DE CONSULTARE
a documentului Strict secret de importan deosebit" nr.
privind
____ .
din
_______
_
_
_
_
_
_
_
_
_
__
Cine a
Nr.
crt.
Numele, prenumele
i funcia celor care
au luat cunotin
ele con\inutul
documentului
Numrul i
seria
certificatului
de securitate
Data i ora
primirii
documemului
Semntura
celui care a
primit
documentul
aprobai
consultareu
documentului
(numele.
prenumele.
funcia)
Numele,
Data i ora
restituirii
documentului
prenumele i
semntura celui
care a primii
documentul (n
urmu restituirii)
Obs.
ANEXA Nr. 2
ROM NIA
UNITATEA
Compartimentul
din
Nr.
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
o
00
COMPARTIMENTUL:
Nr.
cn.
Tema pregtirii
Forma de pregtire
Locul
Perioada
Semntura
titularului de fi
Observat ii
ANEXA Nr. 3
ANGAJAMENT DE CONFIDENIALITATE.
nscut n localitatea
la data
, fiul ( fi ica) lui
1 a
angajat al
n funcia de
cu domiciliul n local itatea
, nr.
bi.
se.
et.
ap.
strada
judeul/sectorul
, posesor al certificatului/autorizaiei seria
nr.
declar c am l uat cunotin de dispoziiile legale cu privire la
protecia informaiilor clasificate i m angajez s pstrez cu strictee
secretul de stat i de serviciu, s respect ntocmai normele legale cu privire
la evidena, manipularea i pstrarea i nformaii lor, datelor i documentelor
secrete de stat i de serviciu ce mi-au fost ncredinate, inclusiv dup
ncetarea activitilor care presupun accesul la aceste in formaii .
Sunt contient c n cazul n care voi nclca prevederile normative
privind protecia informaii lor clasificate voi rspunde potrivit legii .
administrativ, discipl inar, material, civil ori penal, n raport c u gravitatea
faptei .
de
Subsemnatul
_______
_____
______ ,
__ ,
_____
__ ,
___ ,
__ ,
__ ,
__ ,
___,
Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Semntura
DAT N PREZENA
( numele i prenumele funcionarului de securitate)
Semntura
'
1 09
ANEXA Nr. 4
ROMNIA
( UNITATEA)
Compartimentul
_
_
_
_
_
_
_
REGISTRUL DE EVIDEN
al informaii lor strict secrete de importan deosebit
INTRARE
Data nrel'!:istrrii
Nr. de
anul
nregi strare
luna
ziua
Nr. i data
De la cine
Coninutul pe
doct11nen1ului la
provine
scurt al
expeditor
documentul
documentului
Nr. ex
Nr
lile/ex
Nr. anexe
Nr. file
anexe
Cui i s-a
reparti zat
documentul
IEIRE
Dala expedierii
anul I
luna
ziun
Destinatar
Nr. ex
Nr. file
Nr
Nr. lile
anexe
anexe
Nr.
borderoului de
expediere
Nr
fos1
clasat
documentul sau
nr procesului-verbal de
d1s1ru.ecre
Observaii
ANEXA Nr. 5
ROMNIA
( UNITATEA)
Compartimentul
_
_
_
_
_
_
_
REGISTRUL DE EVIDEN
al informaiilor strict secrete i secrete
INTRARE
Data nrcl!istrrii
Nr. <le
nrcg istn.u c
anul
hma
ziua
dllCumcntului
De la cine
pro vine
la cxpc<litor
documentul
Nr. i dma
Nr
ex.
Nr
lilr/c:i:: .
Nivelul <.k
scac11zarc
Continutul pc
scurt al
<lucumcnlului
Nr.
anexe
Nr. lile
anexe
Cui i s -a
rcparti:rat
IEIRE
0;11;1 cxrcUicrii
a11ul
luna
/IUOI
Nivdul t.k
.\C..:1ct i1.arc
Dc!<>tina iar
Nr
Nr. lile/ex
Nr
Lll C XC
Nr lik
aOCXl'
N1
l1urJcroului <le
' x pcdicrc
Oh.\l'rva111
ANEXA Nr. 6
ROMNIA
( UNITATEA)
Compartimentul
_
_
_
_
_
_
_
REGISTRUL DE EVIDEN
al i nformaii lor secrete de serv iciu
INTRARE
Nr. de
N
nregislrare
IEIRE
Dala nregistrrii
anul
luna
Zllla
N r . i dala
De la cine
Coninutul pe
documenlului la
provine
scun al
expeditor
documemul
documentului
Nr ex
N1
lile/e x .
Nr anexe
Nr. file
anexe
Cui i s-a
repartizai
documemul
ANEXA Nr. 7
REGISTRUL UNIC
De eviden a registrelor, condicilor, borderourilor i a
caietelor pentru nsemnri clasificate
Nr
cn./sena
l>J
Denumirea
Nr ri le
malerialelor
distribuite
Numele.
prenumele celui
care a primit
materialul
Seria i numrul
certificatului de
securitate
Data dis1ribuirii
I.Ilia
luna
anul
Semnlura celui
care a primit
malerialul
Nr dosarului unde a
fos1 clasai sau nr.
procesului-verbal de
distrugere
Obs.
ROMNIA
U NITATEA
Compartimentul
_
_
_
_
_
_
CONDIC DE PREDARE-PRIMIRE
a documentelor clasificate
.j::>.
Compunerea documentului
Nr. cn.
Nr ele
Denumire
Clasa (nivelul dr
Ex
nregistrare
document
secrelizare)
nr
i numrul certilka1ului
Nr. de dosare,
mape sau lile
Data
Semntura de
Semntura
primire
de rcs1iruire
Obs.
ANEXA Nr.
ROM NIA
(UNITATEA)
Compartimentul
_
_
_
_
_
_
_
REGISTRUL
de eviden a informaiilor clasificate multiplicate
INTRARE
Ul
Nr. de
Compar1imentul care
nregistrare
a solici1at copierea
Numele i prenumele
Numrul de nregistrare al
docu1nenrului original i al
documemul
cererii de copiere
Data i semntura
Nivelul de
de primire a
secretizare al
Nr
Nr.
documentului
documentului
lile
anexe
oentru copiat
canini
IEIRE
Documcn1ul copiat
Nr. exemplare
Forma dL copiere
< >bser\'a11
ANEXA Nr. 1 0
Antetul uniti i
____
numrul
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
eful uniti i.
( Semntura i tampila)
eful structurii de securitate/
Funcionarul de securitate,
1 16
ANEXA Nr. 1 1
Secret de serviciu
(dup completare)
Exemplar unic
ROMNIA
(Unitatea)
Compartimentul
din
Nr.
_______
_
REGISTRUL
pentru evidena autorizaii lor de acces la informai i le secrete de serviciu
Data deschiderii evidenei
Data nchiderii evidenei
-.l
-------
_
_
_
_
_
_
_
_
Nr.
crt.
Numele,
prenumele i
datele de
identificare ale
posesorului
Funcia i
compartimentul
n care i
desfoar
activitatea
Data
eliberrii
autorizaiei
Seria i
numrul
autorizaiei
Perioada de
valabili tate
Data
retragerii
Motivul
retrageri i
Observaii
CAPITOLUL V
SELECIONAREA LA CREATORII I DEIN TORII DE
DOCUMENTE
1.
1 18
1 20
121
Voica Coman.
p . 373 .
1 23
1 25
1 26
ANEXA
nr .
( Denumirea unitii)
(Compartimentul)
( Sediul )
Nr.
din
Dosar nr.
____
_
_
_
_
_
_
__
Ctre
Arhivele Naionale ( Direcia Judeean
Arhivelor Naionale)
___
___
M ANAGER GENERAL.
L.S. ss indesci frabil
EFUL COMPARTIMENTULUI
(care rspunde de arhi v)
ss indescifrabil
NOT :
1)
Numrul adresei . din registru de intrare-ieire i data nregistrri i :
2)
S e trece indicativul dosarului d i n nomenclator (ex. IB26);
Se trece numrul procesului-verbal (proceselor-verbale) care urmeaz. n funcfie de
3)
numrul selecionrilor din fond i anul ntocmiri i ;
Denumirea complet i fr prescunri a creatorul u i de fond:
4)
Anii extremi ai documentelor selecionate (ex. 1 965- 1 990);
5)
Denumirea judc\ului respectiv.
6)
1 28
ANEXA nr. 2
( Denumirea creatorului)
( Compartimentu l )
(Sediul)
PROCES-VERBAL Nr.
__
_
din
Comisia de selecionare. numit prin Ordinul (Decizia) nr.
, selecionnd n edinele din
documentele din anii
l avizeaz ca documentele menionate mai j os. s fie nlturate ca
nefolositoare, expirndu-le termenele de pstrare prevzute n
nomenclatorul unitii .
____
____
Nr.
cn.
Anii extremi
Canti tatea n kg
sau ml
1 95 1 - 1 994
1 98 5 - 1 994
2 1 0kg
60 kg
Poziia din
nomenclator
i termenul de
pstrare
08/5
C l 6/5
Preedinte,
Membri,*
Secretar.
Numele i
prenumele
Numele i
prenumele
Numele i
prenumele
Funcia n
unitate
Funcia n
unitate
Funcia n
unitate
Semntura
Semntura
Semntura
Anii extremi
'' Se repeta aceleai date pentru to\i membrii comisiei de selecionare.
1 29
ANEXA nr. 3
( Anexa nr. 5 din lege. art. nr. 1 1 )
(Denumirea creatorului)
(Compartimentul)
(Sediul)
PROCES-VERBAL Nr.
___
Preedinte.
Membri,*
Secretar.
Numele i
prenumele
Numele i
prenumele
Numele 1
prenumele
Funcia n
uni tate
Funcia n
unitate
Funcia n
unitate
Semntura
Semntura
Semntura
NOT:
])
2)
3)
4)
1 30
ANEXA nr. 4
( Denumirea creatorului)
( Compartimentul)
( Sediul )
PROCES-VERBAL Nr.
___
____
____
Preedinte,
Membri, *
Secretar,
Numele i
prenumele
Numele i
prenumele
Numele i
prenumele
Funcia n
unitate
Funcia n
unitate
Funqia n
uni tate
Semntura
Semntura
Semntura
NOT:
1)
Procesele-verbale se nu meroteaz. peste ani. n continuare. n funcie de numrul
selecionrilor din fond. ncepnd cu numrul 1 :
2)
Data cnd s - a emis ordinul (decizia):
Perioada n care a fost fcut selecionarea (data nceperii i data ncheierii lucrrii):
3)
Anii extremi (primul i ultimul an al perioadei selec\ionate);
4)
Se vor trece nr. dosarelor sau documentelor propuse pentru selecionare (n ordinea
5)
din inventar sau registre).
*Se repet aceleai date pentru toi membrii comisiei de selecionare.
131
CAPITOLUL VI
SISTEMATIZAREA DOCUMENTELOR N DEPOZITELE DE
A RHIV . GHIDUL TOPOGRAFIC
1 . Aezarea documentelor n depozite. Scheme de
sistematizare a documentelor n depozitele de arhiv
1 33
p. 1 27 .
1 34
1 35
ANEXA
nr.
(Cldirea)
(Nr. depozit)
GHID TOPOGRAFIC
\.>.)
'
Nr.
crt.
Denumirea fondului,
coleciei, compartimentului
Anii extremi
Cantitatea
ml
4
u.a.
5
Raftul nr.
Polia nr.
Numrul
fondului
Numrul
invt:ntarului
ANEXA nr. 2
din Instr. )
I nr. l)
FI DE CONTROL
COLECIA
COMPARTIMENTUL
NR. INVENTAR
ANUL
NUMELE SI PRENUMELE
SOLICITANTULUI
DATA
ANEXA nr .1
( nr. 8 l nslr. )
.
REGISTRUL
Nr.
Denumirea fondului,
Cl1.
companimentulu1 .
Cota
u . a.
colec\iei
Scopul
scoate1ii d111
depozit
DE DEPOZIT
N u mele i prenumele
solicitantului
Dala scoalcrii
Data restituirii
u.a.; semntura
u.a.: semntura
arhivarului sau
solicitantului
responsabil u l u i
Observat ii
cu arhiva
<.;J
00
--
CAPITOLUL VII
PSTRAREA I CONSERVAREA DOCUMENTELOR LA
CREATORI I DEIN TORI
1. Legislaia arhivistic actual privind pstrarea i
conservarea documentelor
n condii i l e n care maj oritatea documente l o r referitoare la i storia
contemporan. care rac parte d i n Fondul Arhivistic Nai onal se pstreaz la
creatori i deintori. astzi cnd se man i fest o nou eval uare a msurilor
privind pstrarea patri moniului spiritual al poporului nostru. abordarea
spai i lor de depozitare a arhi ve l or se defi nete ca o problem de i nteres
naional, d i n mai multe motive. Astfe l . comparat i v cu alte surse
documentare i izvoare i stori ce, arhivele sunt un material frag i l . n general
sunt unice, nefi i nd tiprite, cu autenticitate indisc utabil. acoper. prin
complexitatea i exacti tatea i n formai i lor. epoci l e i storice la care se refer
i . nu n ultimul rnd. sunt de un marc i n teres social i t i i n i fic atiit pentru
prezent ct i pentru v i i tor.
nelegerea valorii arh1vclor ca parte component m ajor a patrimon i u l u i
naional conduce. n m o d firesc. la nelegerea necesit i i asigurri i unor
spaii de depozitare adecvate. Ne stau mrturie pentru o asemenea nelegere
modu l n care ri l e dc1.voltatc ale l u m i i i pstreaz arhivele naionale."52
Tocmai de aceea att n Legea Arhivelor Naionale nr. 1 6/ 1 996 ( art. 1 2 ).
ct i n Instruci unile pri v i nd activitatea de arhi v la creatori i i dei ntori i
de documente (art. 8 I - I 08 ) sunt prevzute. n detal i u . ohl i gai i pentru toi
creatori i i deintori i de arh i ve. legate de cruciala pro blem a pstrrii i
conservrii documentel or.
Pentru a veni n sprij i n u l creatori l or i deintor i l o r de documente.
Arhi vele Naionale au el aborat Normativul privind carncteristicile
teh11 ico-ji111 cio11ule
ale
spaiilor i
echipamente/or
de
depozitare
1 39
.. Rc:v1s1a
2.
Depozitele de arhiv
" Nonllt'.
:..-1
f/JidPIJ1
Te/1111ce. I 9 9 6 . p . 7 3 .
1 40
ncl nre.
Ferestrel e vor trebui asigurate mpotriva lumi n i i sol are prin perdele de
doc sau al le s i steme parasolare ( geamuri absorbante. sticl an li solar.
termoabsorbant. ornament. ri g lat sau mat. obloane metal ice ele . ) .
Lumina solar direct este c e a m a i duntoare pentru documentele de
arhi v. Ea decoloreaz s c risul. nglbenete hrtia i o l"acc. ades e a
i mpos i b i l de fol osit. Razele solare fi i nd calorice. vara aciunea duntoare
este mai pute rnic. De aceea. n depozite lumina trebuie s ptrund d i fuz.
fi ltrat prin geamuri opace. Lipsa complet a lumi n i i nu este reconrnndal.
deoarece creeaz cond iii l"avorabilc d ezvoltri i agenti l or b i ologi c i .
Ferestre le d e l a parter 1 uile trebuie s fie p re vz ute c u gn l a 1 e m1.: t a l icc
i s i steme de al a rmare . care s previn efracia n depm.ite .
n depozitele de arhiv se folosesc m ij l oace de pstrare s pec i fi ce pentru
dcpoZitarea d i feritelor genuri de documente. ca: rafturi. dulapuri. rastele.
fiiere etc .. e xecutate pc haz de standarde sau norme i nterne. d e prclcn n
d i n m e t al acopcntc cu vopsele stabile. anticorozi ve 1 fr emanai i .
D i mensi onarea c l e mentelor d e pstrare ( ra fturi. d u l apuri etc. J . ale
ma t eri a l elor de protecie ( mape. cuti i . casete. tubur i . p l i curi . cmi etc. J.
ale spai ului de construcie a fe re n t . asigurndu-se a ccesu l la documente i
p os i b i l i ta t e a u n e i e v ac uri rapi d e . la nevoie.
Rafturile din lemn trebuie tratate c u leie de tutun pentru prcnttun p i n area
atac u l u i b iologic 1 impregnate cu sol ui i igni fuge impotnva i ncend iului
( vopsele s a u l a c uri pc haz mi nera l anorgan ic 1 d e c i i n co mbust ibi l e .
i nfuzabi l e . impermeab i l e i per fe ct l avabile).
La amplasarea i montarea
vedere
urmtoarele:
- rafturile se amplaseaz perpendicu l ar pc sursa de l u m i n natura l : 'i n
depozitele c u rafturi n perei i alturai. rafturil e se monteaz perpend icular
pc ferest re l e cele mai nsorite. Il ummatul art i fi c i al va 1rchu1 s urmreasc
axul cu loaru l u i dmtre rartun i nu va d e p i 50 lux1/m2:
- ral'lur i l c se amplaseaz la o dist a n de cel pu\in 80 c m ra de lcrcstrc
i 1 0 0 cm fa de u i :
141
1 42
1 43
interzice:
1 45
atunci
c l d irea
trebuie
aib
coeficieni
de
rezisten
Pri n c i palele etape ale l ucrr i l or de recuperare ale arh i velor i n undate sunt:
aJ
S coaterea
arh i ve i
din
med i u l
i n undai e i .
fie
este vorba de
1 46
"
Florea Oprea.
41 1 97 5 . p.453-454.
1 47
Reorganizarea
depozitelor
vechi
sau
organizarea
altora
noi
1 48
repetat.
se asoci az cu
do<.:umcntclor.
Rad i ai i l e gamma, n special cele produse d e cohal tul rad i o ac l l v . au lost
58
fo l os i te cu su<.:ccs . "
de
me t i l .
a<.: i d u l
<.: i a n h i d r i c .
dc<.:ah i d ratul
de
cl i d orolactat
de
de
amon i u .
para-d ormctal-crczo l u L
pcntaclo rl"cnolat u l
de
sod i u . d er i vaii cl orurai ai fen o l u l u i e le . Ele atac ntr-un grad m a i marc sau
mai mtc materi a l u l tratat.
Soluti i l c de mcrt i o l at de sod i u n concentra i e de
5"
c z i n l"cq1a do<.:umcnte l o r . "
pen tru
I : 2000
sunt active
nchide
n . . Rc\ isia
Arhivelor". nr . l / 1 97 5 . p 6J
ArhiYclor
nr I !l 9'J I . p. I ) .
"
' Flore Oprea. Urili:-area 111ert111/a111/11i 11 de:-i11/fft111 111a1erit1/e/or de c1rl11 l'.
1 49
in
ll
urhi1 t .
. Revista
Transportul documentelor
1 50
i punere
ct mai repede
l a adpost a arh i v e i .
Tra ns p o rt ur i l e d e documente orga ni z ate superfi c i a l . se p o t . ele asemenea.
solda cu e fecte neateptate pentru starea d e p strare a arh i ve l or .
Personalul angaj at n aceast operaiune va trebui i n s tru i t. re spe c t nd n
timpul transportului consemnele s t a b i l i te .
Vehiculele vor trebui dotate cu mij loace de comunicare pentru a asigura
uni tatea n aciune.
Pc ct pos i b i l . transportul d e documente tre b u i e fcut pc t i m p favorab i l .
10.
B u c u re t i .
I '!96. p . 7 .
151
1 52
1 53
2000. p .
88-89.
CAPITOLUL VIII
FOLOSIREA DOCUMENTELOR DE ARHIV
LA CREATORI I DEIN TORI
1.
1 55
p.22.
1 57
1 58
69 Acre 11or111arive,
p.22-23.
Aurelian Sacerdoteanu. Arhivisrica, Editura Didactic i Pedagogic, Bucureti. 1 97 1 . p.202.
7 1 leJ!ea co111e11cio.\'U/ui adminisrrativ nr. 2 911990. A rt. I . alin. 2 . n Monitorul Oficial". partea
I, n r. 1 22 din 8 noiembrie 1 990.
'0
1 59
ctre
personalul
unitilor
pentru
rezolvarea
unor
lucrri
c) Cercetare tiinific
M u l te u n i ti au creat i creeaz sau dein arh i ve a cror i n formaii sunt
de mare val oare documentar-istoric i nc nu au fost preluate de ctre
unor
l ucrri
tii nifice:
monografii
ale
Ea
trebuie
arhivistice n vigoare.
se
fac
cu
respectarea
preveder i l or
legislaiei
etc. i mportant este ca ele s fie dep istate. i ar cei i n teresai s primeasc
i n formai i l e respec tive.
e) Expoziii documentare
cu
uniti lor.
pri lej ul
an i versrii
unor
evenimente
deosebite
din
vi aa
Pentru organi zarea unor asemenea expozii i , dup stab i l irea temei , se va
color,
fotocop i i
etc.
Sugerm
1 60
ca
asemenea expot.i ii
fie
organi zate consul tnd Arh i vele Naionale sau d i reci i le j udeene ale
Arhivelor Naionale deoarece este bine s fie avute n vedere i preri le
amorizate ale spccialttilor acestor i nstituii.
Scoaterea documentelor din depozitul de arhi v, pentru cercetare (n
scopul folosirii sub multiple forme - n . n . ) se consemneaz ntr-un registru
de depozit ntocmit. conform anexei nr. 2 a acestui capitol. n locul
dosarului scos pentru cercetare se va introduce n raft o ri de contro l .
''
ntocm i t conform anexei nr . 3 : fia s e va a n u l a l a rearhi varea dosaru l u i .
Formele d e folosire a documentelor d e la creatori i dei ntori sunt i n finit
mai multe. Important este ca fo los i rea lor s se fac cu respectarea
legislaiei n vigoare.
71
/\ne
11orma1i\e.
p.2J.
161
ANEXA
nr .
LISTA
termenelor dup care pot fi date n cercetare documentele privind i n teresele
naionale, drepturile i l i bert i l e cete n i l o r
Documente ale societi lor comerc i ale cu capital pri vat. dup 50 de
ani de la crearea lor:
Documentele fiscale, dup 50 de ani de la crearea lor:
Documentel e notariale i j u d i c iare. d up 90 ele ani de la crearea l or .
1 62
REGISTR U L DE DEPOZIT
----
Nr.
lknumirea fondu l u i ,
Crl.
companimentului. colectici
-----
Scopul
Cota u . a.
scoaterii din
depozit
N u mele i
pre nu me le
solicitantului;
fun q ia
flata scoaterii
Data restituirii
u .a.; semntura
u .a.; semntura
arhivarului sau
solicitantului
rl'sp. cu arhiva
Observat ii
a-.
,_,_,
--
- --
ANEXA nr . :'\
( Art. 4 8 - a n c x a 9 d i n J n s t r J
.
FI DE CONTROL
COLECflA
COMPARTIMENTUL
NR. INYENTAR
ANUL
NUMELE I PRENUMELE
SOLICITANTULUI
DATA
1 64
CA PITOLUL IX
DEPUNEREA DOCUMENTELOR PERMANENTE LA
ARHIVELE NAIONALE
1. Legea nr. 16/1996 i Instruciunile ei de aplicare
privind depunerea documentelor la Arhivele Naionale
"' -1
Acte
11on1wltre. p . 5 .
1 65
1 66
1 67
'"
77
Acte ""mwt11e. p.
l/Jidem.
l 4.
p.32.
1 68
Arhi velor Naionale, rmn. n conti nuare documentele care s-au creat i se
creeaz la i nstitui i l e de stat centrale i locale, la uni ti l e el:onom1ce de stat.
sol:ietile
comerc iale,
regiile
autonome,
fundai i ,
asociai i ,
sol: ieti
'''
Marin Radu Mocanu. Adrian Adamache. Din istoria ar/111e/or romneti. Bucureti. 1 995.
p. 1 7 i 20: Vezi 1 Ar!iil'eie Na/io11ale i .rnc1ewrea ro11111ea.1c. p . 5 9 .
1 70
"" M i hai Static. Ctlin M usta. f'roh/e111e llct1uile i de penpectil' pril'i11d sit11a/i11 arhil'elor
i11stitufii/or desfii111me sau reoro111zate. n . . Revista Arhivelor". nr. 1 / 1 99 3 . p. 6 3 .
171
societi
comerciale,
instituii
publice.
uniti
( regii
cooperat iste,
11.1 1 .
).
privind
organi zarea
l'uncionarea
M i n i steru l u i
de
I n terne
prevede. pri ntre atri bui i l e sale legate de Arh i vele S tatul u i . n cal i tate de
m i n i s ter tutelar. i urmtoare l e :
a ) organizeaz. ndrum i controleaz. n c o nd i i i l e prevzute d e lege.
activitatea
pri vind
constituirea.
evidena.
selecionarea.
pstrarea.
care
se
pstreaz
permanent;
asigur
conservarea
I 6/ 1 996.
l a articolul 4 . precizeaz c:
parte
conti nuare
din
Fondul
creatori
i n ventarierea.
Arhivistic
deintori
selecionarea.
Naional
de
al
Romn i e i .
documcme.
pstrarea
denumite
fo losirea
documentel or.
lege.
cap i tolul
Naionale n ad m i n i s trarea i
atribui i l e
Arh i velor
II.
cu
referire
la
Arh ivistic
'
' Legea rn11wbili1tii nr.
eh n 27 dec e m b ri e 1 99 1
82 din
2./
I f1111cwnaret1
Ane nortll(///1-'C.
p.
1 72
x<
f,eKell nr.
J.5812002 J>el/l/"11
l/Jidelll
1 73
. .'1
i u l ie 2002.
p . I . t n comi nuarc:
Ministerului de Interne trebuie s fie sprij init permanent att la nivel central.
ct i pe plan local.
Nu-i mai puin adevrat i faptul c organele chemate. prin Legea
64/ 1 995 privmd procedura reorganizrii j udic iare i a falimentului.
republicat n 1 999. s apl ice procedura l ichidrii judiciare : instanp
j udectoreasc, j udectorul sindic, administratorul , l ichidatoru l . adunarea
creditorilor i comitetul creditor, care ar trebui s vegheze, din ti1np, ca
arhiva s fie ordonat. in ventariat, selecionat, iar documentele
permanente s fie pregtite pentru depunere la Arhi vele Naionale sau. dup
caz. la direci ile j udeene ale Arhivelor Naionale. iar cele cu valoare
practic l a Ministerul Muncii sau d ireci ile j udeene ale acestuia. nu au avut
i nu au n preocuprile lor i arhi va.
Conform legii. lichidatorul . ca ultim responsabil. trebuie s efectueze
actele, opi unile i proceduri le dispuse de j udectorul sindic i n mod
normal s vegheze la respectarea legilor n vigoare i n ceea ce pri vete
arhiva.
Din pcate. n realitate. lucrurile nu se petrec n acest fel.
Aa se explic faptul c noul proprietar gsete arh iva prsit prin
pivni, pod sau alte ncperi i avnd nevoie de spaiul respectiv. dorete s
scape de ea ct mai repede. De obicei aceste documente sunt vndute ca
maculatur.
Asemenea situai i. care sridcaz legea. nu sunt cazuri singulare.
A rhivele Naimwie i direci ile lor J udeene trebuie s intervin. namte
de a se produce aceast frdelege. prelund integral documente le. chiar
dac. ulterior. vor trebui prelucrate cu personalul lor cal i ficat, sau impunnd
aplicarea noilor proceduri ale legi i .
Cnd Arhivele Naionale sau direciile j udeene a l e Arhivelor Naionale
nu dispun deloc de spaiu de depozitare, se poate recurge la preluri
selective de fonduri sau colecii care conin informaii de si ntez, cu riscul
de a depozita. temporar. aceste documente n bibliotec. birouri. printre
rafturi etc.
Pentru prevenirea distrugerilor de documente. Arhivele Naionale i
direci ile j udeene ale Arhivelor Naionale trchu 1 c s-i intcnsirice
activitatea de control i ndrumare, pe care le-o confer legea. cu precdere
acolo unde urmeaz s se produc lichidri sau reorgan izri. insistnd. n
special pc lng j udectorul sindic, care, conform legii ( 64/ 1 995 ) are,
printre ndatoririle principale i pc cele privind: .,in ventarierea bunuri lor
debitorului i l uarea msurilor corespunztoare pentru conservarea lor:
1 75
"' Lege p1fri11d proced11ra reorganizrii i lic/1idcini .11ulinare. 11r. 6./ din 22 w11ie 1 995. n
Moni10rul Oficiat'. panea I. nr. 1 30 din 29 iu lie 1 99 5 .
1 76
( Arl.
1 1 2.
ANEXA nr. I
anexa 6 Instruciuni )
PROCES-VERBAL
privind depunerea-prel uarea din
_______
Subsemani i
dm partea
din partea
4 am procedat. primul < a l la depunerea i al
doile ala preluarea
' din ;.m 1 1
6 nsumnd
uni ti arhiv istice 1
8
ml .
Totodat. s-a depus i preluat inventarul (inventarele) acestor documente.
in
9
n timpul verificrii nu au fost gsite urmtoarele uniti arhivistice:
______ ____
______
_______
_______
IO
Proccsul-verhal cuprinde
exemplare . din care unul rmne la
unul la
____ _____
------
Am depus,
1 1 i
s-a
I '
ncheiat n ou
iar
Am preluat.
I
I
NOT:
11
Nu111ele i prenumele depuntorilor ! e ful compartimcn 1 u l u 1 care rspunde 1.k
21
31
4)
5>
6J
7)
8l
177
9)
I 0)
II
12i
13)
14 l
151
I 6J
1 78
ANEXA
l Denumirea
nr.
fondul ui )
INVENTAR
pentru documentele create n anii 1 93 0- 1 960
Nr.
C-1.
Cuprinsul pc scurt al
Nr.
u.a.
extremi
filelor
Observa\ i i
Se menioneaz n dreptul
celor cc rmn la uni tate:
rei nut" sau : li ps"
pentru cele care lipsesc la
preluare.
I
arfo vistice.
Astzi
___
file, cuprinde
___
uni ti
u.a.
Am preluat.
Am depus,
1 79
CAPITOLUL X
INFORMATICA I ARHIVELE CREATORILOR
I DEIN TORILOR DE DOCUMENTE
l . Probleme generale
A m p l o area
c a l i tatea
progre s u l u i
t i i n i fic
sunt
c o n d i ionate
de
rezo l vrii
m u l t i p l e l or pro b leme
din
umane.
dat
cu
apari i a
i n troducerea
v i aa
societ i i
moderne
c a l c u l atoru l u i electro n i c , s-a produs o revol uie. att n activi tile soc i a l
economice. c t i n c e l e c u l tura l - t i i ni fi c e . ce se i n tegreaz i n ampl a
re vol uie t e h n i co-t i i n i fic m o n d i a l . Dezv o l tare a i continua perfecion are
a e c h i pamentelor c l cctromcc de c a l c u l a cptat o i mportan deosebit d i n
91
momentul n care a u deve n i t s i steme automate de regsire a datelor." 1 Ca
uPnare. a l uat natere aceast ramur a ti i nei d e n u m i t i n l ormatic.
Evol uia teh n o l ogic arc o rat
compati b i l i tii
datel or.
pentru
Ic
face
d i spon i b i l e
pt.:lllru
1 80
181
., , lb1de111. p. 1 -2 .
1 83
I
.,_,
l/Jtdl'lll. p.4 .
l/Jtde111. p. I .
1 84
c x r loatare.
1 85
CAPITOLUL XI
PERSONALUL DE ARHIV A DE LA CREATORII
I DEIN ..\ TORU DE DOCUMENTE
1.
l.eget1 11r.
/6//996. p. 4 .
1 86
30
martie
2000.
n Nomencl atorul
de
ru ncii
A r h i v e l or
Naionale
sau.
clup cai..
al
Arhivelor Naionale.
ale
Ren ri i n area i
1 6/ 1 996 -. c h i ar n cond i i i l e
arhi ve l e i n trnd tot mai m u l t n actu a l i tate -. ca i rel u area unei bune
trad i i i .
d i reci i le _Judeene ale acestora. sal ari zarea coresp unztoare a arh i v ari l or sau
arh i v iti lor ( pentru mar i l e u n i ti sau cele de 11 1 v e l c e n t ra l ) . pentru a asigura
sta.1 i l itatea pc post. perrccionarea i atestarea perso n a l u l u i . s u n t ms uri s i ne
desfoar acti v i tatea ci trebuie s aib stud i i superi oare sau cel puin med i i .
Crearea
l ucrtoru l u i
um11
din
statut
corespun1.tor
ro l u l u i
i rn ponan\e1
ru nc1ei
teoretice
,. .
I . nr. 1 3 8 din 3
martie
1 87
2000.
p.6.
ar11 1 v1st. trebuie s m i l i teze. nentrerupt. n primul rnd arh iviti i din
sistemul Arhivelor Naionale.
Factorii de decizie. la nivelul creatori lor i dei ntorilor de documente.
trebuie -; tie c subordonarea personal ului de arhiv compartimen tului
administrativ este chiar duntoare. n asemenea si tuai i . personalui de
arhiv este apreciat la fel ca cel de ntrei nere (ngrij i toare. tmplari. l l:tui
etc. ). ceea ce nu corespunde n i c i din punct de vedere al pregti ri i . n i c i al
ac l ivitil or prestate. De aceea. acol o unde situaia i mpune crearea unor
compartimente de arhiv. acestea trebuie s fie subordonate direct
conduceri i uniti i . i ar n situaia numirii unor responsabi l i cu arhi va. acetia
s fie subordonai compart i mentu l u i Resurse Umane sau Contab i l itatc
Frnanc iar.
Pcmru aplicarea n mod un itar a legislaiei arh i v i stice de ctre creatorii i
dcrntorii de documente. n baza art. 5 . l i tera a" din Legea nr. 1 6/ I 996.
Arhivele Naionale vor trebui s ntocmeasc un RegulamcnH.:adru de
organi zare i funcionare a arhivelor. ca apoi. pc baza l u i . uni ti le s-i
poat alctui regulamentele proprii . adaptate spec i ficului riecruia. pe care
s Ic supun aprobri i Arhi ve l or Naionale respect i ve. nainte de a le pune
n apl icare
Nevo i l e de ord in practic au fcut ca multe uniti s-i ren l"i inczc iar
cele noi. pri vate. s-i n fi i neze compartimente de arhiv. solicitnd. pentru
aceasta. avizul Arhivelor Naionale sau. dup caz. al di reci i lor j udeene ale
Arh i velor Naionale. si ngurele i nstituii abi l i tate prin lege s acorde acest
avlf..
2.
188
de
arh i v
u n i tii a person a l u l u i
( d i rectori
ad m i n i s trat i v i .
c l'i i
comparti men te l o r.
legate
de:
cadru l j u r i d i c
care
se d e s foar
acti vnatea de arh i v. e v i dena documente l or . consti t u i rea arh i v e i curente nomencl atorul arh 1 v i s t 1 c . i n ventari erea. selecionarea. fo l o s i rea. depunerea
documente l or permanente l a Arh i v e l e N aionale sau la d i reci i l e 1 ucleenc.
ps trarea i eonservarea documentelor etc .
lnstruirea poate avea n vedere i n umai o tem sau a l ta. cum ar l'i :
constituirea arh ivei curente sau selecio narea d o cumentelor etc.
- Incl uderea unor teme teoretice i practice. v i t.nd acti v i tatea de arh i v.
n cadru l programelor de pregtire profesi onal a personal u l ui de l a uniti .
Transmi terea
unor
cunot i n e
de
spec i a l i tate
Ic
sau
J"ac la
col i l e
de
pcrfcc1onarc
de care d i s p u n
arh i v istic
pc
hat.a
unor programe
a v i zate d e
Arhivele Naionale.
- Organ i t.arca de ctre coala N aional de Per l"ccionarc Arh i vistic.
i n s t i tuie n curs de restructurare. la sed i u l aceste i a d i n B ucurcu . sau l a
d i reci i l e j udeene
ale
Arh i ve l o r
Naion a l e .
cu
sau
fr scoaterea
din
! 6/ 1 996
i Legea nvmn t u l u i .
compart i mente
rcsponsah 1 1 i ti .
1 89
stab i l i te
llrgamgramc le
creatorilor i deti ntor i l or de documente care fac parte cl in onclul Arh i vistic
Na11 onal .
Sunt considerai atestai:
1 90
191
3.
de
arhiv
1 93
CAPITOLUL
XII
R SPUNDERI I CONSECINE
1.
16/1996
i rspunderea penal
1 94
Legea
nr.
1 611996, p.4.
1 95
Naional am identificat cteva din normele j uridice ale Codului Penal care.
prin cuprinsul lor. rspund acestui deziderat.
Aa. spre exemplu. art. 208, al in. 2. incrimineaz ca fii nd furt luarea
unui nscris din posesi a sau deinerea altuia, fr consimmntul acestuia,
n scopul de a i-l nsui pe nedrept, pedeapsa fi ind nchisoare de la 1 la 1 2
ani . "
n art. 2 1 7. al in 1 -2, este incriminat fapta ce const n distrugerea,
degradarea ori aducerea n stare de nentrebuinare al unui bun aparinnd
altuia sau mpiedicarea lurii msurilor de conservare sau de sal vare a unui
astfel de bun. precum 1 n lturarea masurilor luate. se pedepsesc cu
nchisoare de la o lun la 3 ani sau cu amend.
n cazul n care bunul are deosebit valoare artistic. tii nific, istoric.
arhivistic sau o alt asemenea valoare, pedeapsa este nchisoare de la 1 la
1 0 ani."
Sub denumirea marginal de Sustragere sau d istrugere de nscrisuri",
articolul 242 din Codul Penal, incrimineaz sustragerea ori distrugerea
unui dosar, registru. document sau orice alt nscris care se afl n pstrarea
ori deinerea unui organ sau unei institui i de stat ori a unei alte instituii din
cele l a care se refer art. 1 45 se pedepsete cu nchisoare de la 3 luni l a 5
am .
Distrugerea din culp a vreunuia dintre nscrisurile prevzute n alineatul
precedent. care prezint o valoare artistic, tiinific. istoric. arhivistic
sau o alt asemenea valoare, se pedepsete cu nchisoare de l a 3 luni la 2 ani
sau cu amend.
Dac faptele prevzute l a alin. I i 2 sunt svrite de un funcionar
public n exerciiul atribui ilor de serviciu. max imul pedepselor prevzute n
aceste alineate se majoreaz cu un an.
Tentativa infraciunii prevzute n alin. I se pedcpsetc . " 101
ntre faptele de furt ( art. 208 ) i distrugere ( art. 2 1 7 ), pc de o parte, i
cele de sustragere de nscrisuri ( art. 242 ) , pe de alt parte. exist o evident
asemnare sub aspectul materialitii lor. Penalitii delimiteaz, totui.
aceste infraciuni dup obiectul ocrotirii j uridice. Astfel, dac la primele
dou infraciuni fapta are ca obiect un nscris cu valoare patrimonial, deci
evaluabi l n bani. la cea de a treia, obiectul l constituie un nscris care
eman de la o autoritate i nu poate fi apreciat n bani.
1112
Codul Penal al Ro111[i11iei. n Monitorul Oficial. panea I. nr. 65 din 1 6 aprilie 1 997 ( n
1 96
"11
Codul Penal.
'"J Ibidem.
Ibidem.
111;
1 97
Contravenii la Legea
16/1996.
Rspunderea civil
'"" Ibidem.
"" Ibidem.
'"' LeKea nr. I R0/2002. pe Iliru aprobarea Ordonanei Gu1ernului nr. 212001 privind reKt111ul
.11mdic al contraventiilor. n Monitorul Oficial. partea l. nr. 268 din 22 aprilie 2002. p.2.
198
Contravenia
este
svrit
din
vinovie
atunci
cnd
nfptuitorul
relai ile
sociale.
bunurile
sau
i nteresele
legitime ) :
subiectul
2 . 5 00.000 l e i l a
fapte, dac nu sunt svrite n astfel de condiii nct, potri vit legii penale.
s fie considerate infraci uni :
a)
Neinventarierea documentelor
efii
e fectuarea
creatoare;
compartimentelor sau
i nventarieri i ,
dac
persoanele desemnate n
documentele
se
afl
scris
pentru
l a compartimentele
io<i
1 99
200
iw
Lef!.eo
351!12002. p.2.
20 1
111
Le)iell
202
204
5.
1 12
O rdonan a G11vemului 11r. 2 din I 2 iulie 2001 p1"il-i11d regimul juridic al c011fravencii/or. n
206
ANEXE
ANEXA Nr. I
LEGEA ARHIVELOR NAIONALE"
CAPITOLUL I
Dispoziii generale
Art. 1
Constituie izvoare istorice i alctuiesc Fondul Arhivislic Naional al
Romniei documentele create de-a lungul timpului de ctre organele de stal.
organizai ile publice sau private economice. sociale. culturale. militare i religmasc.
precum i de ctre persoanele fizice. Aceslor documente staLUI Ic asigur proteqic
special. n condiiile prezentei legi.
Art. 2
Prin documente care fac pane din Fondul A rhiPistic Narional al
Romniei, n sensul prezentei legi . se nelege: acte oficiale I particulare.
diplomatice i consulare, memori i . manuscrise, proclamai i . chemri. afie. planur1.
schie, hri, pel icule cinematografice i alte asemenea mrturi i . matrice sigilare,
precum i nregistrri foto. video. audio i informatice. cu valoare istoric, realizate
n ar sau de ctre creatori romni n strintate.
Art. 3 Administrarea. supravegherea i protecia special a Fondului Arhivistic
Naional al Romniei se realizeaz de ctre Arhivele Naionale. unitate bugelar n
cadrul Ministerului de Interne.
Arhivele Naionale i exercit atribuiile prin compartimenLclc sale specializate
i prin direc\iile j udeene ale Arhivelor Na\ionale.
ProteC!ia special a Fondului Arhivistic Naional al Romniei se realizeaz n
condiii de pace, potrivit prevederilor prezentei legi . iar n caz de rzboi sau de
calamiti naturale, de ctre creatori i deintori, cu sprijinul organelor desemnate
cu atribuii speciale n asemenea situaii i cu asistena de specialitate a Arhivelor
Naionale.
Art. 4
Persoanele fizice i persoanele juridice. creatoare i deintoare de
documente care fac parte din Fondul Arhivistic Na!ional al Romniei. denumite n
continuare creatori i deintori de documente, rspund de evidenta. inventarierea.
selecionarea, pstrarea i folosirea documentelor. n condiiile prevederi lor
prezentei legi .
-
CAPITOLUL II
Atribuiile Arhivelor Naionale n administrarea i protecia
special a Fondului Arhivistic Naional al Romniei
-
Art. 5
Arhivele Naionale acord asisten de spcc1ali late i asigur
desfurarea unitar a operaiunilor arhivistice l a nivel u l Luturor creatori lor i
de!intorilor de documente. ndeplinind urmtoarele atribu !i i :
208
209
Evidena documelltelor
210
<\rt. 1 2
Creatorii i deintorii de documente sunl obl igai s pstreze
documentele create sau deinute n condiii corespunztoare. asigurndu-Ic mpotriva
distrugerii . degradrii . sustragerii sau comercializrii n alte condiii dect cele
prevzute de lege.
Persoanele jundice creatoare i de(intoare de documente sunt obligate s le
pstreze n spaii special amenajate pentru arhiv. Noile construc\ii ale creatonlor I
deintori lor de arhiva vor fi avizate de ctre Arhivele Naionale sau direciile
judetene ale Arhivelor Naionale. dup caz, numai dac au spaii prevzute pentru
pstrarea documentelor.
Arhi vele Nationale i direc[iile judeene ale Arhi velor Naionale pol prelungi
termenul de pstrare a documentelor l a deintori pn la asigurarea spaiilor
necesare prelurii lor.
Depozitele de arhiv vor fi dotate, n funcie de formatul i de suportul
documentelor. cu mijloace adecvate de pstrare i de protejare a acestora, precum i
cu mijloace, i nstalaii i sisteme de prevenire i stingere a incendiilor.
-
21 1
CAPITOLUL IV
Folosirea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic
Naional al Romniei
-
Art. 20 Documentele care fac parte din Fondul Arh i vistic Naional al Romniei
pot fi folosite pentru: cercetare tiinific. rezol varea unor lucrri administrative.
212
CAPITOLUL V
Personalul arhivelor
Art. 23
Creatorii i deintorii de documente. prevzui la an. 2, persoane
j uridice. au obligaia de a nfiina compartimente de arhiv sau de a desemna
persoane responsabile cu probleme de arhiv, n funcie de valoarea i cantitatea
acestora.
Desemnarea personalului nsrcinat cu activitatea de arhiv, structura i
competena acestor compartimente de arhiv vor fi stabilite de ctre conducerea
unitii creatoare i deintoare de documente. cu avizul Arhivelor Naionale sau .
dup caz. al direciilor j udeene ale Arhivelor Naionale.
Art. 24 Formarea. atestarea i perfecionarea personalului de speciali tate din
Arhivele Naionale. ct i din celelalte uni ti creatoare i deintoare de documente
de arhiv se realizeaz prin Facul tatea de Arhivistic i prin coala Naionala de
Perfecponare Arhivistic.
-
213
Art. 25
Personalul de specialitate din cadrul Arhivelor Nationale va fi
dimensionat n funcie de cali tatea i specificul materialului documentar n
administrare i face parte din categoria functionarilor publici.
-
CAPITOLUL VI
Rspunderi i sanciuni
-
Art. 26 Nerespectarea dispoziii lor prezentei legi arrage. dup caz. rspunderea
contraven\ionala. civil sau penal.
Art. 27
Sustragerea. distrugerea. degradarea ori aducerea in stare de
nentrebuinare a documentelor care rac parte din Fondul Arhivistic Naional al
Romniei constituie infraciune i se pedepsete conform prevederi lor Codului
penal.
Art. 28
Scoaterea peste grani a documentelor care fac parte din Fondul
Arh ivistic Naional al Romniei sau nstrinarea acestora ctre persoane fizice sau
persoane juridice strine. fr autorizarea Arh i velor Naionale, constituie infraciune
i se pedepsete cu nchisoare de la 3 la 7 ani. daca fapta nu constituie o infraciune
mai grav.
Tentativa se pedepsere.
Art. 29 Constituie conlravenii la prevederile prezentei legi urmtoarele fapte.
dac nu sunt svrite n astfel de condiii nct. potri vit legii penale. s fie
considerate infraciuni:
a) neinventarierea documentelor sau nentocmirea de ctre creatorii acestora.
persoane juridice, a nomenclatoarelor arh ivistice pentru documentele propri i,
potrivit art. 8 alin 2 :
b ) nepredarea de cire compartimentele unitii creatoare. la arhiva proprie. a
documentelor cu termen de pstrare permanent. pe baz de inventar i proces-verbal
de predare-primire. conform prevederi lor art. 9 :
e l neselecionarea documentelor create i deinute de ctre persoane juridice. l a
termenele prevzute i n nomenclatorul propri u . de ctre comisia d e scleqionare a
documentelor, n condi i i l e prevzute la art. 1 1 :
dl neasigurarea conditiilor corespunztoare de pstrare i protejare a
documentelor create i deinute de ctre creatorii i deintorii de arhiva. persoane
juridice sau persoane fizice, potrivit art. I 2 :
el nepredarea. la Arhivele Naionale i , dup caz. la direciile judeene ale
Arhivelor Naionale, a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al
Romniei de ctre creatorii i deintorii de arhiv. la expirarea termenelor prevzute
la art. 1 3 :
O o ferta de vnzare sau vnzarea documentelor care fac parte din Fondul
Arhi vistic Naional al Romniei ctre persoane fi zice sau persoane juridice. fr
res;-iectarea prioritii Arhivelor Naionale de a le cumpra. potrivit prevederilor art.
1 5 alin. 2 :
g) nedepunerea la Arhivele Naionale sau la direci ile j udeene ale Arhivelor
Naionale. dup caz. de ctre creatorii i deintorii de documente de arhiva. a
-
214
CAPITOLUL VII
Dispoziii finale i tranzitorii
-
Naionale.
-
Art. 36
Dispoziiile din prezenta lege referitoare la direcii l e j ude\ene ale
Arhivelor Naionale se aplic. n mod corespunztor. i Direciei Municip1ulu1
Bucureti a Arhivelor Naionale.
Art. 37 -Anexele nr. 1 -6 fac parte integrant din prezenta lege.
Art. 38 Decretul nr. 472/ 1 97 1 privind Fondul Arhivistic Naional al Republ icii
Sociali ste Romnia. cu modificrile ultenoarc. precum i orice alte dispoziii
contrare prevederi lor prezentei legi se abrog.
-
ANEXA nr. I
(Art nr. 8 )
( Denumirea unitii )
( Adresa)
Aprob,
Preedintele Consi liului
de Administraie
Se confirm,
Directorul general a l Arhivelor Naionale
(Directorul Direciei Judeene
-------------
(Director)
a Arhivelor Naionale
NOMENCLATORUL ARHIVISTIC
t-J
din
'
_
_
_
_
_
_
Termenul de
pstrare
Direqia
Serviciile
A Serviciul
Permanenl
I Direcia Secretariat i
2.
------ -- -------
Permanenl
Administraliv
Secretariat
3.
--- ------- - -
4.
5.
--------- -
I.
------ - - ----- -
B. Serviciul
Adminislraliv
2.
3.
4.
5.
---
-- - - ----
--- --- - - - -
-- -------- ---
----
--
-------
-----------
- --
- ---------
-- -----
---- - -- - -
-- - - ----
-- - --- - - ---
10 ani
5 ani
3 ani
Permanenl
Permarn:nt
1 0 ani
5 ani
3 ani
Observatii
Anexa nr. 2
(Art. nr. 9 J
(Denumirea creatoruiui )
1.
INVENTAR P E A N UL.
_
_
_
_
_
_
_
_
_
lndicati vui
Nr.
crt.
dosarului
dup
Cuprinsul pe scurt al
dosarului.registrului etc.
extreme
Nr
lilelor
Observaii
Datele
nomenclator
c ar t ote ci et c .
li le. conine
__
. n e l i r n d 'l nc he i ate .
Numerele
au fost lsate l a
La preluare au l i psit dosarele de la nr.
, s-au preluat ______ d o sa re .
Astzi.
_______
'
_
_
_
_
_
_
_
Am primit.
Am predat.
217
ANEXA nr. 3
(Art. nr. 9)
_______
_
( ln,tituia)
( regie autonom. societate comercial)
PROCES-VER B AL
de predare-primire a documentelor
Astzi,
subsemnaii
delegai ai compartimentului
----
______
__
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
Predarea-primirea
s-a
fcut
______
______
pe
baza
de ctre
dosare.
inventarelor
anexate.
cuprinznd
Am predat.
Am pri mit.
218
ANEX A nr . 4
(Ari. nr. 9)
REGISTRU DE EVIDENT
a i ntrrilor-ieirilor unitilor arhivistice
Nr.
Preluri
Den umirea
crt.
Data
compan.
Datele
extreme
Numrul de dosare
Ieiri
din
ale doc.
Dup
Primite
inventar
efectiv
arhiv
219
Obs
ANEXA nr. 5
!A rt.
nr.
11i
PROCES-VERBAL N r .
_
_
_
____
__
__
__
din
_
_
_
avizeaz ca
Preedinte.
Membri , *
( N u mele i
prenumele)
( Numele i
prenumele)
( N u mele i
prenumele)
Semntura
Semntura
Semntura
Secretar.
Anii extremi
Se repet aceleai date pentru toi membrii comisiei de selee(ionare
220
ANEXA nr. 6
(Art. n r. 2 2 J
LISTA
termenelor d u p care pot
fi
date n cercetare
moartea acesteia:
ani de la crearea lor;
90
90
ANEXA Nr. 2
LEGEA Nr. 358/2002 PENTRU M ODIFICAREA I COMPLETAREA'
LEGII ARHIVELOR NAIONALE Nr. 16/1996
Art. I. Legea Arhivelor Naionale nr. 1 6/ 1 996. publicat n Moni lorul Ofi cial al
Romniei. partea !, nr. 7 1 din 9 apri lie 1 996, se modi fic 1 se completeaz dup
cum urmeaz:
1. Articolul 18 va avea urmtorul cuprins:
Art. 1 8 . - n cazul desfiintri i , n condiiile legi i , a unui creator de documente,
persoan j uridic. fr ca activitatea acesluia s fie continuat de altu l , documentele
cu valoare istoric. n sensul art. 2 . vor li preluate de ctre Arhivele Naionale sau de
direciile j udeene ale Arhivelor Naionale, iar cele cu valoare practic. n baza
crora se elibereaz copii . certificate i extrase privind drepturile referitoare la
stagiile de cotizare la asigurri sociale ale cetenilor. vor li preluate de casele
Judeene de pensii sau ale sectoarelor municipiului Bucureti, dup caz.'"
2. Dup articolul 1 8 se introduce articolul 1 8 1 cu urmtorul cuprins:
Art. 1 8 1 creatorii i/sau deintorii de documente. persoane juridice. care i
schimb regimul de proprietate sau i modific obiectul de activitate. precum 1 noii
deintori care preiau patrimoniu l , au obligaia s dispun msuri pentru pstrarea.
conservarea i evidena arhivei. n condiiile prevzute de lege.
Unilile prevzute la alin. I sunt obligate s ia msuri mpotriva distrugerii .
degradrii , sustragerii ori comercializrii fr drept a documentelor din arhiv.
Documentele menionate la alin. 2 se depoziteaz n condiii i locuri stabilite
prin acte bilaterale ncheiate cu reprezcnlanii Arhivelor Naionale sau ai direciilor
judeene ale Arhivelor Naionale. cu excepia celor cu valoare practic, r:i baza
crora se elibereaz copii , certificate i extrase pri vind drepturile referitoare la
stagiile de cotizare la asigurri sociale ale cetenilor, care se depoziteaz la casele
JUdeene de pensii sau ale sectoarelor municipiului Bucureti.
Carnetele de munc se predau titularilor de drept ori succesorilor legali ai
acestora, dup caz."
3. La articolul 29, dup litera g) se introduce litera h) cu urmtorul cuprins:
1
h) nerespectarea prevederilor art. 1 8 i 1 8 ."
4. Alineatul 1 al articolului 30 va avea urmtorul cuprins:
Contraveniile prevzute la art. 29 se sancioneaz i;u amend de la 2 .500.000 lei
la I O. OOO.OOO lei."
5. Articolul 33 va avea urmtorul cuprins:
Art. 3 3 .
Contravenii lor prevzute n prezenla lege le sunt aplicabile
dispoziiile Ordonanei Guvernului nr. 2/200 1 privind regimul juridic al
contravenii lor. cu modificrile i completrile ulterioare."
-
ANEXA Nr. 3
INSTRUCIUNI
privind activitatea de arhiv la creatorii i de\intorii
de documente. aprobate de conducerea Arhivelor Naionale
prin Ordinul de zi nr. 2 1 7 din 23 mai 1 996
Prezentele instruciuni reglementeaz organizarea i desfurarea ntregii
activiti arhivistice. n mod unitar, la nivelul tuturor creatori lor i dei ntori lor Je
documente, n conformitate cu an. 5 . pcl. a. din Legea Arhi velor Naionale.
CAPITOLUL I
Dispoziii generale
-
Art. 1
Constituie izvoare i storice i alctuiesc Fondul A rhivistic Na\10nal al
Romniei documentele. indiferent de suportul lor. create de-a lungul timpului de
organele de srnt. organismele publice sau private, economice. sociale. culturale.
militare i religioase. precum i de persoanele fizice. Acestor documente statul Ic
acord protecie special, n condiiile Legii Arhivelor N aionale.
Art. 2 Administrarea. supravegherea. dup caz. i protcc\ia special a Fondului
Arhi vistic National al Romniei se real izeaz de Arhivele Naionale
unitate
bugetar n cadrul M inisterului de Interne. Atribui ile acestora se exercita pnn
compartimentele specializate i direcii l e judeene ale Arhivelor Naionale.
Art. 3
Persoanele juridice creatoare i deintoare de documente rspund de
evidena. inventarierea, selecionarea, pstrarea i folosirea lor. n condii i le
prevederilor Legii Arhivelor Naionale.
Art. 4 Persoanele juridice. creatoare i demtoarc de documente. au obligapa
de a n fi ina compartimente de arhiv. organizate n funqie de complexi tatea i
cantitatea arhivelor pe care l e creeaz sau Ic dei n.
Desemnarea personalu lui nsrcinat cu activitatea de arhiv. precum i structura
i competena compartimentelor de arhiv vor fi stabi l i te de conducerea unit[lii
creatoare i deintoare de documente. cu avizul de spec i a l i tate al Arhivelor
Naionale sau, dup caz. al direci i lor judeene ale A rhivelor Naionale.
Fac excep\ic de la aceste prevederi M i nisterul Aprrii Naionale. Mini sterul
Afacerilor Externe. Serviciul Romn de Informaii . Serviciul de Informaii Externe.
Serviciul de Protecie i Paz, alte organe cu atribuii n domeniul siguranei
naionale.
Formarea, perfecionarea i atestarea personalu l u i compartimentului de arhiv se
realizeaz prin coala Naional de Perfecionare Arhivistic, contra cost.
Art. 5 Atribui ile personalului compartimentului de arhiva sum:
a) iniiaz i organizeaz activitatea de ntocmire a nomenclatorului dosarelor. n
cadrul unitii respecti ve: asigur legtura cu Arhivele Naionale. n vederea
verificrii i confirmrii nomenclatorului: urmrete modul de aplicare a
-
224
CAPITOLUL I I
Obligaiile creatorilor i deintorilor de documente
A. Evidena documentelor
-
225
Art. IO
Anual . documentele se grupeaz n dosare. potri vit problemelor i
termenelor de pstrare stabilite prin nomenclatorul dosarelor.
-
226
b) Constituirea dosarelor
Art. 16
Dup rezolvarea lor, documentele se grupeaz n dosare, polnvit
nomencl atorului i se predau l a compartimentul de arhiv, n al doilea an de l a
constituire.
Art. 17 n vederea predrii dosarelor la compartimentul de arhi v se efectueaz
-
227
urmtoarele operaiuni:
documentele cuprinse n dosar se ordoneaz cronologic sau. n cazuri speciale.
dup alte criterii (alfabetic, geografic etc. ): cnd n constituirea dosarului se
folosete ordinea cronologic. actele mai vechi trebuie s se afle deasupra i cele
mai noi dedesubr;
se ndeprteaz acele, clemele, agrafele metalice, filele nescrise. dubletele:
documentele din fiecare dosar se leag n coperte de carton. n aa fel nct s se
asigure citirea complet a textului, datelor i rezoluii lor:
dosarele nu trebuie s aib mai mult de 250-300 fi le: n cazul depirii acestui
numr. se constituie mai multe volume ale aceluiai dosar:
filele dosarelor se numeroteaz n colul din dreapta sus, cu creion negru: n
cazul dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numeroteaz ncepnd cu
numrul 1 pentru fiecare volum:
pe coperta dosarului se nscri u : denumirea unitii i a compartimentului
creator, numrul de dosar din inventar. anu l . i ndicativul din nomenclator. datele de
nceput i de sfrit. numrul de fi le, volumul i termenu l de pstrare:
pe o foaie nescris. adugat la sfritul dosarului, sau pe pnma pagin nescns
a registrelor i condicilor, lucrtorul de la compartimentul creator al dosarului face
urmtoarea certificare: Prezentul dosar (registru, condic) conine . . . . . . . . file", n
cifre i ntre paranteze, n litere, dup care semneaz i pune data certificrii .
C. Inventarierea dosarelor. Predarea la compartime11t11l de arhiv
Art. 18
ntocmite dup modelul prezentat n anexa nr. 2. Inventarul cuprinde toate dosarele
cu acelai termen de pstrare, create n cursul unui an, de ctre un compartiment de
munc. Astfel, fiecare compartiment va ntocmi attea inventare cte termene de
pstrare sunt prevzute n nomenclator, la compartimentul respectiv. n cazul
dosarelor formate din mai multe vol u me, n inventar fiecare volum va primi un
numr curent distinct.
Art. 19
229
D.
Selecionarea docume11telor
230
Art. 40
Documentele care se gsesc n arh i v neconst1tu1te conform
nomenclatorul u i se ordoneaz, inventariaz i selecioneaz la compartimentul de
arhiv. n acest sens se au n vedere:
determinarea apartenenei la fond (fondarea). inndu-se seama de: denumirea
destinatarului, tampila de nregistrare, rezoluie sau note tergale. coninutul
actulu i :
ordonarea documentelor n cadrul fondului. dup un criteriu stabil i t ( pe ani i
compartimente de munc, iar n cadrul compartimentu l u i , pe probleme; pe
23 1
G.
Folosirea documentelor
Art. 43
Documentele din Fondul Arhivistic Na\10nal pot li folosite pentru
cercetare tiinific, rezolvarea unor lucrri administrative, informri. documentri.
cliherarea unor cop i i , extrase, certi ficate.
Documentele din Fondul Arhivistic Naional pot ti consultate. la cerere, de ctre
ceteni romni i strini, dup 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la
care nu s-a mplinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu aprobarea
conducerii unitii creatoare sau deintoare.
Art. 44 Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s elibereze. potrivit
legii . la cererea persoanelor fizice sau j u ridice. certi ficate. copii i extrase dup
documentele pe care le creeaz i Ic dein, chiar dac nu au ndeplinit Lermcnul de 30
de ani . dac acestea se refer la drepturi care l pri vesc pe solicitant. cum sunt:
vechimea n munc. stud i i . drepturi patrimoniale.
Art. 45
Certificatul trebuie s cuprind o expunere cxacl i clar a datelor
rezultate din documente. care sunt n direct legtur cu obieclul cererii . Se vor
indica numai datele existente, fr s se ntregeasc perioadele pentru care nu exist
documente. Perioadele pentru care l i psesc documente sau nu se gsete nscris
numele solicitantului se vor meniona n adresa de expediere a certificatului. n
certificat se vor indica denumi rile documentelor din care s-au extras elementele
-
232
"
i de nregistrare tehnic
l\rt. 49
Pnn documente tehnice 1 de nregistrare tehnir. n spiritul Legi!
Arhivelor Naionale. se nelege: totalitatea actelor p urttoare de i n form:itie !hn i cf:
sau produse a l e aciunii de nregistrare tehnic p c suport1 ma.>?:ncti,i . lotnse shili ' :m
dm hrtie tratat specrnl etc.
-
233
Prelucrarea arhivistic
ntreaga activitate desfurat asupra documentelor tehnice i de
Art. 56
nregistrare se realizeaz cu respectarea princip i i lor generale - unitatea fondurilor".
respectul fa de creatorul de fond i sistemul su de organizare" i drepturile
comunitilor locale asupra documentelor proprii" - precum i a celor specifice
arhivelor tehnice i de nregistrare: compatibilitatea sistemelor" i prioritatea
conservrii asupra tuturor celorlalte princip i i . criteri i , modaliti.
n acest sens. toate documentele create de o societate, i nstituie. familie sau
per.;oana fizic ( fonduri arhivistice). ori selecionate de o instituie. familie sau
persoana fizic ( colecie) trebuie s se pstreze ntr-un singur loc, sub o si ngur
gestiune i prelucrare (principiul unitii fondurilor).
n acelai timp, este necesar s se respecte succesiunea unitilor arhivistice n
fond ( sau colecie), potrivit sistemului de organizare dat de creator (principiul
respectului fa de creator).
Totodat. fondurile i coleciile arhivistice se i mpun a fi pstrate n zona
geografic n care au fost create ( principiul dreptului comunitilor locale).
Pe de alt parte. avnd n vedere c arhivele tehnice i de nregistrare se prezint
n cele mai dese cazuri pe supori de d i ferite naturi i care din aceast cauz impun
condi ii de pstrare speci fice ( pri ncipiul prioritii conservrii ) . este necesar gsi rea
unor forme de administrare care s asigure compatibilitatea sistemului cu fradiia
arhivistic (principiul compatibil itii sistemelor).
Art. 57
Documentele tehnice i de nregistrare pot aprea incidental n
interiorul unui fond clasic sau pot constitui fonduri i colecii integrale.
-
234
Art. 60
Ordonarea documentelor tehnice 1 de nregistrare se face con form
sLructurii organizatorice a creatorului de fond. dup natura suportului i n cadrul
acesteia. pe baza criteri ilor:
cronologic;
zona geografic sau grad geografic;
categorie de document;
alfabetic;
tematic ;
form;
format;
scar:
faz de prmect;
alte cnterii .
Art. 61 - Criteriile d e ordonare s e pot combina n cursul aciunii. n funcie de
natura informatici, solicitarea vitezei de acces. conservarea documentelor.
Astfel. documentele de cercetare teoretic se ordoneaz cronologic dup data
lansrii temei de cercetare - i n cadrul cronologici. alfabetic sau tematic. uri
tematic i n interiorul tematicii . cronologic i/sau alfabetic: documentele de
proiectare-dezvoltare se ordoneaz cronologic, dup forma - n parte scris i parte
desenat, eventual nrcgistrril c experimentale - i ar partea desenat. mai ales dup
format, scara; documentele climatologice se ordoneaz dup categoria de act ( T . M . )
235
236
Art. 73
Realizarea copiilor de nlocuire ( microfi lmarea sau reproducerea
informalic a unor documente create n canti ti mari i far valoare documcntar1storic. dar cu valoare praclic sau juridic) se poate race numai cu aprobri le de
pri11cipiu aie Arhivelor Naionale i M i nisterului Justiiei.
Art. 74 Copiile de microli l m sau magnetice pentru schimb i comercializare se
realizeaz potrivit reglementarilor proprii ale i nstitui i lor creatoare sau deintoare.
Art. 75 - Copiile de asigurare se ordoneaz pe fonduri i n ordinea numrului de
rol.
Art. 76 - Evidena microfi l mrii sau a celorlalte mijloace de asigurare 1
protecie se ine n inventarele fondurilor i colecii lor create i dc(inute prin
nregistrarea la rubrica Observai i'' a numrului rolei i cadrelor unde sunt
reproduse unitile arhi visticc respecli ve.
Art. 77 - Numai copiile de nlocuire se pot seleqiona. cu ndeplinirea
prevederilor legale.
n cazul n care se constat deprecierea n timp a copii lor de asigurare, se va aciona
pentru recopierea documentelor dup originale, iar copiile depreciate se vor scdea
din eviden pe baza unui proces-verbal de scoatere din gestiune.
Art. 78 - Copii l e pe microfil m sau alte forme de reproducere, ntocmite pentru
asigurare, vor fi pstrate n depozite adecvate conservrii . acestora. situate. pe cl
posibi l , ntr-o localitate diferit de cea n care i desfoar activitatea creatorul sau
deintorul .
-
Art. 81
Creatorii i de(intorii de documente sunt obligai s pstreze
documentele n condi!ii corespunztoare. asigurndu-le mpotriva distrugeri i .
degradrii . sustrageri i ori comercializrii n alte condiii dect cele prevzute de
lege.
Art. 82 Documentele de arhiv se pstreaz n depozite construite special sau
n ncperi amenajate n acest scop. cu asigurarea condii ilor necesare pentru
pstrarea corespunztoare a documentelor i pentru protecia lor fa de ac(iunca
agenilor de deteriorare: praf. lumina solar. solicitri l a uzura mecanic. variaii de
temperatur i umiditate. temperaturi excesive. surse de infecie sau ntreinere a
agenilor biologici . pericol de foc. inundaii sau i nfiltraii de ap.
Art. 83 - Noile construci i ale creatorilor i de!intorilor de arhiv vor fi avizate
-
238
239
centrale de ventilaie. se vor aerisi natural . Aceast aerisire se va deccua atunci cnd
urmditatea atmosferica se ncadreaz n l i mitele specilicatc la arl. 93, fr a se
depi 1 -3 schimburi de aer/ora, i ar viteza curentului de aer se va nscrie n l i mitele
de 0 . 1 -0.3 m/secunda.
Art. 98 n timpul operaiunilor de legtorie aplicace dosarelor se ndeprteaz
corpunle metalice ( ace, agrafe, ine de ndosariere ecc . ) : custura de legtura se
aplic la distan de cel puin 1 2- 1 5 mm de la partea scris spre margine. n cazul n
care marginea de ndosariere este mai mic de 1 5 mm se l i pete o alonj de
ndosariere.
Art. 99 n depozitele de arhiv se vor asigura cur[enia i ordinea interioar.
pentru a se evita insalubrizarea acestora sau i nstalarea de focare biologice
( roztoare, i nsecce. mucegai): n cazul semnalrii pericolului de degradare a
documentelor se iau msuri de nlturare a acestui a, cerndu-se, n cazuri le
deosebite, sprijinul Arhivelor Naionale.
n l turarea agenilor duntori se face prin desprfuire, curire mecanic,
dezinsecie i deratizare. Desprfuirea documentelor se face cu perii moi sau
tampoane, iar absorbia prafului rezultat, cu aspiratoare electrice. Dezinfecia.
dezinsecia i deratizarea depozitelor de arhiv se fac ori de cte ori este nevoie i
cel puin o dat la 5 ani.
Este interzis pstrarea oricror altor materiale ce nu aparin depozitelor de
arhiv.
Reparaiile interioare, zugrvelil e i lucrrile de ntre[inerc a depozitului de
arh i v se fac ori de cte ori este nevoie, asigurndu-se n permanent igiena
ncperilor i funcionarea normal a i nstalai i lor electrice i sanitare.
Art. 1 00 Pentru prevenirea incendiilor se interzice folosirea focului deschis, a
radi atoarelor, reourilor, fumatul u i n i ncinta depozitului, precum i utilizarea
comutatoarelor, ntreruptoarelor sau altor instalaii electrice defecte.
Art. 1 0 1
Camerele de lucru, depozitele de arhiv, ca i terenul nvecinat
construciei de arh i v vor fi meninute n ordine i curenie, cu pstrarea liber a
cilor de acces, a Jocurilor din apropierea gurilor de ap i a instalaiilor de sci ngcre
a incendiilor.
Art. 102
Depozitele i celelalte ncperi din vecintatea acestora vor fi
prevzute cu stingtoare portabile. cu ncrctura de bioxid de carbon i prnf sau
gaze inerte, asigurndu-se toate celelalte condiii necesare stingerii incendiilor.
prevzute n normele de stat n vigoare.
Depozitele vor fi prevzute cu mijloace de alarmare i semnalizare antiincendiu.
iar dup caz i cu instalaii de stingere automat a i ncendiilor.
Art. 103 Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s pstreze n stare
perfect de funcionare utilajul i materialele de prevenire i stingere a incendiilor.
pc care le au n dotare i s controleze periodic existena i starea de funcionare a
acestora.
Art. 104
Ferestrele i alte locuri de acces vor fi prevzute cu gratii care s
previn efracia n depozite.
Art. 105
La manipularea i transportul documentelor se iau msurile de
protecie necesare asigurrii arhivei pe toat durata transportul u i .
-
240
Art. 106
Creatorii i deintorii de documente au obligatia s comunice
Arhivelor Nationale sau directii l or j udeene i ntentia de a construi sau amenaja
depozite de arhiv, pentru a primi confirmarea locurilor unde urmeaz s amplaseze
depozitele de arhiv.
Art. 107 n cazuri deosebite, creatorii i detintorii de documente pot solicita
consultan de specialitate Arhivelor Naionale i direcii lor jude\ene. dup caz,
pentru organizarea unor msuri de conservare, asigurare i protecie a documentelor
pe care le dein.
Orice situaie de calamitate n depozitele de documente se comunic imediat
Arhivelor Naionale sau direciilor judeene, dup caz.
Art. 108 Dosarele preluate ele la compartimentele ele munc se organizeaz n
depozitul ele arhiv pe ani i. n cadrul anului, pe compartimente i termene ele
pstrare, sau pe compartimente i, n cadrul compartimentu l u i , pe ani i pe termene
ele pstrare.
Pe rafturi, dosarele se aeaz de sus n jos i de la stnga la dreapta.
Rafturile i poliele se numeroteaz.
-
Art. 109 Persoanele juridice creatoare i deintoare ele documente ce fac parte
drn Fondul Arhivistic Naional le depun spre pstrare permanent la Arhivele
Naionale sau la direciile judeene ale Arhivelor Naionale, clup cum urmeaz:
documentele scrise, clup 30 de ani ele la crearea lor;
documentele tehnice, dup 50 de ani de la crearea lor;
actele de stare civila. clup I 00 de ani ele l a ntocmirea lor:
documentele fotografice, precum i peliculele cinematografice, dup 20 de ani
de la crearea lor;
matricele sigilare, dup scoaterea lor din uz.
Creatorii i deintorii ele documente le pot detine. dup expirarea termenului de
depunere. dac le sunt necesare desfurrii activiti i , pe baza aprobrii Arhivelor
Na'ionale sau ale di reci ilor judeene, dup caz. ln aceast situaie, creatorii i
deintorii de docu mente sunt obligai s depun la Arhivele Naionale sau la
direcii le judeene cte un exemplar al inventarelor documentelor permanente pe
care le dein.
Art. 1 1 0 Documentele cu valoare practic, n baza crora se elibereaz copii.
certificate sau extrase privind drepturile i ndividuale ale ceteni lor. vor fi pstrate de
creatori i deintori.
n cazul desfi inrii unei uniti creatoare de documente. fr ca
Art. 1 1 1
activitatea acesteia s lic continuat de o alta. eful comparti mentului de arhiv
ntocmete un proces-verbal n prezenta reprezentantu lui Arhivelor Naionale. n
care se consemneaz: denumirea fondului arhi vistic. cantitatea. anii extremi. stadiul
ele prelucrare ( i n ventariere. selecionare). starea de conservare. Procesul-verbal va fi
semnat de eful compartimentului de arhiv din unitatea desfiinat 1 ele membrii
comisiei ele l ichidare; un exemplar al procesul u i-verbal se pred reprezentantului
Arhivelor Naionale. n situaia mai sus prevzut, documentele cu valoare tiinific
-
24 1
vor fi preiuate de Arhivele Naionale sau de direciile judeene. iar cele cu valoare
practic. n baza crora se elibereaz copii . extrase i certificate privind drepturile
individuale ale ceteni lor vor fi depuse la Ministerul M uncii i Proteciei Sociale
sau la direciile judeene ale acestuia.
Documentele aparinnd Fondului Arhivistic Naional . o dat intrate. potrivit legi i .
n depozitele Arhive I o r Naionale. nu mai p o l fi retrase d i n administrarea acestora.
Art. 1 12 Preluarea documentelor de la creatori i deintori de ctre Arhi vele
Naionale se e fectueaz prin confruntarea invenlarelor cu uniltile arhivistice.
Totodat. se face i veri ficarea modului de constituire a unitilor arhivistice predate.
mpreun cu documentele se preiau i inventarele acestora. n lrei exemplare.
Predarea-preluarea se consemneaz ntr-un proces verbal. ntocmit n dou
exemplare, conform modelu l u i din anexa nr. 6.
Procesul-verbal se ntocmete i se nregistreaz la unitatea creatoare sau
deintoare, numrul procesului-verbal fi ind trecut n registrul de evident curent,
'in dreptul inventarelor dosarelor predate. Procesul-verbal se nregistreaz i la
Arhivele Naionale.
Un exemplar rmne la unitatea creatoare sau deintoare. cellalt merge la
Arhive 1 e Naionale.
-
K. Rspunderi i sanciuni
-
Art. 1 13
Documentele care fac parte din Fondul Arhi vistic Naional sunt
bunuri de i nteres naional . crora statul l e acord protecie special, pedepsind pe cei
ce aduc prej udicii integritii Fondului Arhivistic Naional sau nu iau msuri privind
evidena, selecionarea i pstrarea acestor documente conform Legii Arhivelor
Naionale.
Art. 1 1 4
Sustragerea, distrugerea. degradarea ori aducerea n stare de
nentrebuinare a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Na1ional
constituie infrac(iuni i se pedepsesc conform prevederi lor Codu lui Penal.
Art. 1 1 5
Constatarea contravenii lor i apl icarea sanciunilor se fac de ctre
mputerniciii Arhivelor Naionale sau ai direqii lor j udeene ale
Arhivelor Naionale.
mpotriva procesului-verbal de constatare a contraveniei se pot face plngeri , n
termen de 1 5 zile de la pri mirea comunicrii . la judectoria n a crei raz teritoriala
a fost svrit contravenia.
-
242
ANEXA nr. 1
(Denumirea unitii )
(Adresa)
Se confirm,
Direclorul general al Arhivelor Naionale
(Directorul Direciei Judeene
a Arhivelor Naionale
Aprob,
Preedintele Consil iului
de Administraie
(Director)
_
_
_
_
NOMENCLATOR ARHIVISTIC
N
-1'>
w
I . Direcia Secretariat i
Administrativ
Serviciile
A. Serviciul Secretariat
_
_
_
_
Termen ul de
pstrare
I.
------
Permanent
2.
- - ------
Permanent
3.
I.
B. Serviciul Administrativ
din
?
-
3.
----- - - - - -
------- -- -
- - ----------- - - - ---- - -
-- - -- - ----- --- -
---
IO ani
Permanent
Permanent
5 ani
Observaii
ANEXA nr. 2
(Denumirea creatorul u i )
I
Dnumirea compartimentului)
I N V ENTAR PE ANUL
___
Nr.
crt.
Indicativul
u .a. dup
nomenclator
__
ani
Cuprinsul pe scurt al
Datele
Nr.
extreme
filelor
Observafii
_______ .
_
_
_
_
_
Am primit.
Am predat,
244
ANEXA nr. 3
( Instituia)
(regie autonom, societate comercial)
PROCES-VERBAL
de predare-primire a documentelor
Astzi,
_____
subsemnaii
delegai ai compartimentului
arhivarul instituiei
______
_________
_
_____
de ctre compartimentul
__
_
Am predat,
Am primi l.
245
ANEXA nr. 4
Intrri
t
u
N
...
'
;:::
.S
3
"' :;
c:
E
-
"'
c: t
"'
"
o
" "'
o E
c.
o
u
"
Ieiri
..,
c.
E -;:;
"
c:
"
rJ E
.g. c:
" "O
o
"'
"'
" u
" o
"
"' c:
>
6c:
>
o. .;:::
:
. u
"
"'
"'
- u
'-' "' c:
"' "
E E
"" t
. "'
"' ;:.
-
.....; 8
"
:[
.!:!
"'
"
o
8
"O '"'
u "
c. c:
"' "
9 E
"' "'
-g
:::>
"O
;
- "'-"
= .....;
g z
. E .g" .g
"'
c: c.
" "
o "O
.!:!
o!
"'
:;
Oi
o
f-
10
li
11.i
NOT :
Numrul de ordine al inventarului
Data prelurii unittilor arhivistice (u.a.) d i n inventarul respectiv
) ) Numrul total al u.a. din inventarul respectiv
9 ) Denumirea unitii ctre care s - a fcut predarea (Remal. Arhivele Naionale etc.)
1 0) Denumirea, numrul de nregistrare i data actului pc baza cruia au fost scoase documentele din eviden
( Confirmarea Arhivelor Naionale pentru selecionare, procesul-verbal de predare-preluare ele . )
1)
2)
ANEXA nr. 5
( Denumirea creatorul u i )
l Compartimentul )
( Sediu l )
PROCES-VERBAL N r .
_
_
_
__
din
*
_
_
_
_
avizeaz ca
Preedinte,
Membri,**
Secretar.
Numele i
prenumele
Numele i
prenumele
Numele i
prenumele
Semntura
Semntura
Semntura
* Anii extremi
** Se repet aceleai date pentru toi membrii comisiei de selecionare
247
ANEXA nr. 6
! Denumirea unitii care depune documentele)
(Compartimentul)
din
Nr.
_____
_
PROCES-VERBAL
predare-preluare din
_______
Subsemnaii
------
_______
______
______
anii extremi
_
_
_
_
_
_
__
uniti arhivistice i
ml.
din partea
preluarea
nsumnd
din partea
_
_
_
__
Am preluat.
Am predat.
248
n
a
o "
Nr. de inventar
::s
c
"
::s
c
r.
...,
"
"'
"'
::I
3
3
-a
3
::;
"
"'
- c
pre!uat matricea
c
:r.
N
...
'
Materialul
_.,..
Forma
Ul
Dimensiunile
'
Descrierea cmpului
_,
Legenda
oe
Anul confcqionrii
'
Observaii
"'
c
o.
!.
'"'
-
s
"'
.:::;
"''
1ii: z
o. <
"'
tT1
3 z
Dl -l
::; )>
;:; ;;o
"'
!!l.
a.9.
;
,.,,
E.
=
REGISTRUL DE DEPOZIT
N
IJ\
o
Nr.
Denumirea fondului,
c n.
compartimentului, coleciei
Scopul
Cota u . a.
scoaterii din
depozit
Numele i
prenumele
solicitantu l u i ;
funcia
Data scoaterii
Data restituirii
u .a.; semntura
u .a. ; semntura
solicitantului
arhivaru lui
Observaii
--
A N EXA nr. 9
FI DE CONTROL
FON DUL
COLECTIA
COMPARTIMENTUL
NR. I N VENTAR
ANUL
N U MELE SI PRENU M ELE
SOLICITANTULUI
DATA
ANEXA Nr. 4
LISTA ORIENTATIV A CATEGORIILOR DE DOCUMENTE
PERMANENTE CREATE DE UNIT I
Nr.
crt.
Observaii
I
2
_1
4
5
i
6
7
8
9
de
organizare
(organigrama)
ncadrarea
unit!ii.
cu
ale
adunrii
generale
ale
acionarilor.
consiliului
de
10
li
12
13
14
15
16
17
18
19
de
vnzare- c u mpflrare
actiunilor
Contracte de vnzare-cumprare i corespondent cu F. P . P . - u l . F . P . S .
u l . c u Autoritatea pentru privatizare i Administrarea Pa rtic ipa i i l or
Statului i a ge ni i l e acesteia
20
21
22
23
24
Documente privind
(ani versri) etc.
25
evenimente
deosebite
252
din
viaa
unitilor
26
27
28
29
JO
JI
32
Registrul acionarilor
Registrul agricol
Registrul cadastrai
33
34
Ek \"Ul
Lllpl llllk ld<lh'.
dllL. rcJ l;i
pi.:r.,{1a1.1
I HH.:luS1\' li.a
hcludarc l
5
6
7
Cri le de munc
State nominale de funciuni
Procese-verbale de predare-preluare a lucrrii cu ocazia schimbrii de
personal
IO
1 1
12
13
14
consiliului
de administraie.
15
16
17
18
1 :umplar
angajarea.
aprecierea.
19
20
21
22
munc i sporurile
253
La d11...a1 u 1
rl'I .1lllill
de
254
La do.1iarul
personai
60
Cartea unitii
61
.:.'
:l
Bugetul anual
9
IO
l i
12
' -'
14
15
Licitaii publice
16
17
18
Matricole de impunere
19
20
21
22
23
24
25
26
27
Fia postului
28
29
30
31
32
Protocoalele operatorii
255
S1.: ..;tah1k..;r..: Jc
medu: r..:l 1 1 1 d
;..1 . S nr
175/ I YHO
10
li
12
13
urmrire,
corespondena privind
14
15
lnstructiuni
incendiilor
16
Regulament
antiaeriene
17
18
19
Planul de alarmare
20
Planul de evacuare
organi zarea
funcionarea
prevenirea
aprrii
locale
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
Registrul
35
Registrul autopsiilor
vaccinri i revaccinri
256
protecia
mediului.
Se p1mcaz 2
ani dup
pensionar.:: s:1u
hchiJarc
36
37
2
3
4
5
6
7
8
9
10
II
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
averilor
magistrailor,
demnitarilor i
35
36
37
Registrul informativ
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
Registrul de succesiuni
Opisul alfabetic pentru registrele succesorale
Registrul de renunri la succesiuni i de acceptare sub beneficiul de
inventar
Registrul pentru cviden\a hotrrilor, ordinelor, deciziilor i disoozitiilor
F. URBANISM - LUCRARI PUBLICE
funcionarea
socicl\ilor
a ccritori ului
Planuri urbanistice generale, zonale, de detal i u ; avize, aprobri
258
c:gis
t1
u_ld_
t i_r
v_i
1 r_b_a_
e_r_
_t
_
1 c_a_te
_l_
s n_1+-
38
Registrul procese-verbale. avi zare. recepii etc.
6
G . PLANIFICARE - TEHNIC
PRODUCfIE
6
7
10
l i
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
260
2 exemplare
I exemplar
I exemplar
10
l l
12
13
14
15
16
Referate,
procese-verbale i
coresponden privind
informri,
experimentarea, popularizarea, aplicarea inventiilor i inova!iilor
l7
18
19
20
21
Omolol!:ri de prototipuri
22
23
24
25
26
27
28
Proiecte definitive de
clocumentafia respectiv
29
30
31
execu tare
lucrrilor
investitii
cle
cu
32
33
34
35
Rapoarte. stud i i ,
internaionale
corespondent
pri vinci
relaiile
cu
36
37
38
39
40
41
Manualul calitii
42
43
asocia\iilc
44
45
26 1
46
Indicatoare de calificare
47
48
49
50
51
52
IO
II
12
IJ
B uletine informative
14
15
16
17
18
B u letine d e analiz
19
Cataloage i liste de p re u ri
J. SECRETARIAT
Deciziile organelor de conducere
5
6
7
262
K. INFORMA TIC;\
D1dtc1,;ll' .111
Jllc Jucumcn11
nrcg1m11c ."c
vor rcco r ia
rwnud1c pc
. uporp mai
Jur;ihili n ump
li.focuri npti..:i:
CilSCIC ClC. I
L. PARTIDE POLITICE
Statutul partidului
Carnetu l de partid
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
23
24
Fototeca partidului
25
lnregistrri audio-video
263
ANEXA Nr. 5
NORMATIV
privind caracteristicile tehnico-funcionale ale spa\ii lor i
echipamentelor de depozitare i conservare a arhivelor
afl ate n administrarea creatori lor publici i privai de
arhiv, aprobat prin Ordinul de z1 al Di rectorului general
al Arhivelor Naionale nr. 235 din 5 iulie 1 996
CAPITOLUL I
Dispoziii generale
I . I . n conformitate cu prevederile art. 1 2. alineatul 2 din Legea nr. 1 6/ 1 996,
noil e cldiri vor fi avizate de ctre Arhivele Naionale sau direciile judeene ale
Arhivelor Naionale, numai dac au spaii prevzute pentru pstrarea documentelor.
1 . 2. Direciile judeene i Direcia M u nicipal Bucureti ale Arhivelor Naionale
aviLeaz astfel de construcii pentru toi creatorii de arhiv din raza lor de aciune.
cu excepia instituiilor centrale ale statului i a celor de illleres naional.
Condiiile ce trebuie ntrunite de spaiile destinate pstrrii i conservrii arhivei
pentru unitile controlate i avizate de ctre di recii l e teritoriale ale Arhivelor
Naionale, precum i formele ce sunt necesare sunt enunate l a capitolul 2, ncperi
destinate pstrrii arhivei " din prezentul normativ .
1 . 3 . Caracteristicile tehnico-funcionale a l e spaiilor i echipamentelor de
depozitare i conservare a arhivei n i mobile distincte nou construite sau n seciuni
din astfel de cldiri. realizate de marii creatori de arhiv sulll cnu11atc l a capitolul 3.
Cldiri i compartimente de arhiv ". din prezentu l normati v.
Aceste constructii sunt avizate de ctre Comisia Tehnic de Avizare a Cldirilor.
comisie ce funcioneaz n cadrul Arhivelor Naionale. Modul de desfurare a
acestei comi s i i , corespondena i atribuiile sale sunt enun(ale la capitolul 4.
Comisia Tehnic de A vizare " , din prezentul normati v .
CAPITOLUL II
ncperi destinate pstrrii arhivei
2. 1 . ncperile destinate pstrrii arhivei la creatorii de arhiv specificai la an.
1 . 2 din prezelllul normativ trebuie s ndeplineasc urmtoarele condii i :
2. 1 . 1 . Nu trebuie amplasate. deasupra. dedesubtul sau n veci nfltatea magazii lor
de substane explozibi le. infl amabile. corosive. de colorani , a ncperilor n care se
lucreaz cu foc deschis. a ghenelor de reziduuri menajere.
2. 1 . 2 . Nu se amplaseaz n poduri, mansarde, subsoluri tehnice sau n ncperi
inundabile.
2. 1 . 3 . Nu se amplaseaz n construcii provizorii .
2 64
onore etc. ). nu este obligatoriu ca aceste depozite s fie comasate ntr-o si ngur
zon a imobilului. ci pot fi dispersate. fiecare depozit avnd asigurat. ns.
funcionarea i securitatea materialului depozitat.
Principalele circuite funcionale ale arhivei din depozit sunt:
a) primire, pregtire ( tehnic sau arhi vistic), depozit:
b J depozit, sal de studiu, depozit :
e l depozit, camer de lucru , laborator restaurare. depozit:
d ) depozit. camer de lucru, copiere. depozit;
e) depozit, camer de lucru, camer evacuare.
Este i nterzis ca materi alul primit i netratat n camerele de pregtire s se
i ntersecteze cu fluxuril e b, c i d .
Prin recondiionare i restaurare s e n\eleg opera\iunile c c s e desfoar ntr-un
compartiment special ncadrat i dotat prin care se asigur materialelor o durat
mare de pstrare. precum i celor ce urmeaz a fi predate la Arhivele Naionale
rezistena n limp.
Fondul de asigurare - n conformi tate cu prevederi le an. 5 paragraful e" din
lege, creatorii de arhiv ce se regsesc n articolele 1 3 i 1 4 asigur documentele pe
baz de microfilme i alte forme de reproducere adecvate: acelai lucru este valabil
i pentru creatorii a cror arhiv nu a putut fi preluat din l ipsa spaiului i termenul
de pstrare la creator a fost prelungit, conform prevederilor art. 1 2. ali neatul 3 .
Prin mijloace de protecie s e neleg: dosare. mape. cuti i . casele, role etc.: adic
mijloacele i n i iale de pstrare i identificare, prin mijloacele arhivistice. a
materialului depozitat.
Prin mijloace de pstrare se neleg sistemele de depozitare n timp a arhivei de
orice fel : rafturi, rastele, dulapuri etc.
Prin mobilier i dotri specifice se neleg: mese depozit, mese lucru arhi v.. mese
sal studiu. scri. crucioare arhi v. mese citit microfilme. aparatura laboratoarelor
de restaurare i rccondi\JOnare. copiatoarele de orice fel . inclusiv aparatura necesar
microfi l mri i , camerele de clim. aparatele de lil mat. derulatoare etc.
Depozitele mai sunl dotate cu aparatur de msur i control microcl i mat
( lermomelrc, higrometre, tcrmohigrometrc etc . ) , materiale pentru evacuare ( saci .
containere etc . ). mijloace i n i iale de stingere ( stingtoare c u gaze inerte, C02 i praf
inert, zpad carbonic ele . ) . i nstalai i l e de alarmare i antiincendiu i. dupf1 caz.
instalaii automate de stingere.
Camerele de tezaur sunt sec\iuni n construcii l e cu dcstinatic funcional depozit
de arhiv, destinate a adposti n situaii de calamitate cele mai i mportante
documente. Aceste compartimente se real izeaz de regul la nivelul cel mai de jos al
construciei, cu o rezisten la oc sporit fa de restul ansamblului, lundu-se
msurile necesare pentru a nu fi inundate n cazul prbuirii i mobilului. Se doteaz
cu instalaii de sti ngere automatft a i ncendiului cu gaze inerte.
3 .2. Amplasament. Nu este recomandabil amplasarea acestor depozite ntr-o
zon n care factorii de risc. att cei permaneni, constnd n veci nti periculoase:
surse de explozi i sau incend i i . degajri nocive. chimice i biologice, terenuri
instabile. zone inundabile sau cu un nivel ridicat al apelor freatice etc .. ct i a celor
ocazional i : obiective strategice. in apropiere sau n amonte. s !ic evitate. pc ct
266
posib i l .
Imobilul s fie uor accesibil celor interesa\i.
S se asigure ci de evacuare n caz de necesitate.
S se asigure nchiderea ntr-un perimetru propriu cu un sistem de paz de sine
stttor.
Compartimentele de arhiv nu se vor integra n i mobile n care se desfoar
procese tehnologice care implic factorii de risc enumerai.
n situa\ia n care acest lucru nu c posi b i l . vor li ampl asate n tronsoane separate
prin ziduri antifoc i ventilare care s mpiedice aerarea cu suhstan[e toxice.
Nu se accept ampl asarea acestor compart i mente acolo unde exist pericolul unor
explozi i. emana\ii radioacuvc. sau alte pericole similare.
267
268
Avizare
- titlul proiectul u i :
- numr. cod :
- lltular de i n vesti[ie:
- sursa de finanare:
I :500:
CAPITOLUL V
Dispoziii finale
5 . 1 . Prezentul normativ pri vind caracteristi c i l e tchnico - ru nc[ionalc ale spaliilor i
echipamentelor de depozitare i conservare a arhivelor alla1e n admi nistrarea
creatorilor publici 1 priva!i de arhiv i n tr n vigoare. conform Legii nr. I 6/ 1 996. l a
dou l u n i de l a apariia acesteia n Monit orul O fi c i a l . adic la lJ i u l ie 1 9% .
27 1
ANEXA Nr. 6
DIN TERMINOLOGIA ARHIVISTIC DE BAZ
Documentele de arhiv reprezint mrturii autentice care stau la temel ia
reconstituirii istoriei . adic a vieli i i activitii oameni lor. fiind adevrate comon ale
vremi i. Tocmai de aceea Arhivelor i sluj itori lor lor le revine rolul de maxima
importan n adunarea. pstrarea. conservarea. prelucrarea i valori ficarea. n
mu ltiple scopuri. a nepretuitului tezaur documentar. fr de care nu se poate seric
islllria.
Asemenea tuturor disc1plinelor. i arhi vistica i arc terminoloia sa specifica att
pentru problemele teoretice ct i pentru acti vitatca practic.
Pentru a evita greelile sau ambiguitile n expri marea de specialitate. liecare
termen trebuie s fie cunoscut n nelesul su exact.
Mul titudinea i varietatea documentelor create de-a lungul timpului. di versitatea
sistemelor de registratur. a metodelor de arhivare, pstrare. folosire etc. de la \ar la
\ar sau chiar de la o provincie istoric la alta. n cadrul aceleai ri. face din
terminologia arhivistic o problem vast i complex.
Aa cum nu poli scrie fr s cunoti alfabetul. tot aa nu poti nelege i nu-ti
poli nsui no\iunile de teorie i practic arh i vistic fr s cunoti terminologia
arhivistic de haz. De aceea am considerat necesar explicarea. ntr-o anexfa aparte.
a unor noiuni de baz cu care opereaz arhi vistica romneasc.
Accesibilitatea 11 arhive
ansamblu de regu li referitoare la posihilitlile i
cor diiilc stabi lite. ntr-o perioad dat. pentru cercetarea documentelor de arhi vf1.
Accesu l poate fi condiionat pentru anumite categorii de documente, care pri n
consultarea sau publicarea lor ar prejudicia interesele statului sau persoanei .
Achiziionarea de documente form de preluare, prin donaie sau cumprare. a
documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic N aional de l a persoane fizice sau
juridice. de ctre instituiile i nvestite cu acest drept.
Acordarea asistenei de specialitate activitate prin care Arhivele Naionale i
dircc\i ile jude1ene asigur aplicarea prevederi lor legislaiei . normelor i principii lor
arhivistice de ctre creatorii i deintorii de arhi v. Obiectivele acestei acti viti
sunt: modul de nregistrare a documentelor: predarea documentelor de ctre
compartimente la arhiv pe haz de inventare i proce-verbal: evidena
documentelor: ordonarea. in ventarierea. selec(ionarca documentelor: folosirea
documentelor; pregtirea documentelor permanente pentru depunerea la Arhivele
Na(ionale: pstrarea documentelor i msurile ce se i mpun pentru remedierea
neregul i lor constatate.
Act termen general pentru orice nscris ntocmit de persoane fi zice sau juridice.
consemnnd situatii de drept sau de fapt. n Transil vania. termenul de act. spre
deosebire de cel de document. se refer. ncepnd cu secolul al XVII-iea. la
nscrisuri de important mai mic. n funcie de cuprins. actele sunt de diferite felun.
A erisirea depozite/or tehnic de ntreinere a igienei depozitelor. orgarnzat in
scopul ventilrii aerului pentru a evita poluarea sa prin acumul area de suhstan\c
rezjltate din mbtrni rea hrtiei i formarea de zone de aer stagnant. ravorahil
-
272
273
274
275
276
consi der fond nchis. la data d i vi zri i . iar u n i ti l e rezultate d i n divizare ncep
fiecare cte un fond nou.
-
totali tatea
i n formai i l o r
d i ntr-o
uni tate
arh i v istic.
potrivit
drhivisllc.
Cotare
aciiunea
de
nscri ere
cotei
pe
u n i tatea
Cot
fon d u l u i sau colcqiei arhi vistice din care face parte: cota const n denumirea
fon d u l u i sau colec\1e1, a compartimentu l u i sau a seri e i , nu mrul u n i tti i arhivistice
din i nstrumentul de eviden i anul documentelor: n cazul unor categorii de
documente n cot intr i alte clemente ( ex . la fotografii - formatul : la plci
fotografice sau li l me fotografice alte si mboluri d i na i n te stab i l i t e ) : cota se nscrie pc
u n i tatea arhi v1sti cr1.
Creator de arliiwi
l"i z1cc.
care
decursul
acti vit\i i
au
creat
documente
cu
valoare
1s10nco
docu menrar.
red in mod concis pri n c i palele i n forma\ii d i n tr-o u n i tate arh i v i stic.
Cutie de arliivti
Date extreme
colecie sau u n i tate arh i vistic i care sunt necesare n opera[i u n i l c de ordonare.
i n ventariere a documentelor i evident a fo nduri lor.
Degradarea documentelor
aci u n i i
SC
poate
mani festa prin pi erderea unora d i n pr i l e structurale ale documentelor. pri n scderea
rezistentei suport u l ui grafic. pierderea l i z i b i l it\ i i , apari i a de pete di vers colorate
etc. Documentele degradate se recupereaz prin lucrri de restaurare. iar ansamblul
msurilor de conservare a documentelor urmrete preveni rea degradrii acestora.
Depozit de arhiv
micro c l i matul
documentelor.
i nterior.
Este dotat cu
fl uxurile
tehnologice.
paza
( rafturi ) ,
protec i a
utilaje
Dep1111erea doc11111e11telor
aqiunea
de
predare
documentelor
de
la
277
fac
parte d i n
Fon d u l
Arhivistic
National
la
Destinatar
Dei1uitor de documente
u n i tate sau
persoan
fizic cc arc n
pstrare
dreptui
Fondul
Arh1 v 1 stic Na\i o n a l . de anu mite organe de stat i u n i ti este reglementat pri n lege.
Dezinfecia documentelor
arhiv
scopul
di strugerii
microorganismelor
care
degradeaz
documentele
oxid de eti len. aldehid formic etc. l ori a unor solu n i apoase sau alcoolice de
pentaclorfcnolal
de
sodiu.
paraclormctacrczol
etc.
Pentru
v o l u me
mari
de
Document
date istorice ( i nscri pi i . urme de c i v i l i zaie material. acte etc . ) . n sens arhi vistic.
definete toate sursele pe supori friabi l i , real i zate cu aj utorul grafi c i . fotografi e i .
nregi strrilor sonore. c i nematografice s a u a l t o r i magi n i . care prezint i n teres pentru
cunoaterea istoric.
Dosar
300
de J"i le
del.
N ationalc
sau
altor
uni ti
creatoare
li
dei ntoare
de
documcnie
bu letine de cerere. foi de folosire. registre de dep ozit . fie de controi . a .. p n v 1 m.I
documentele i temele cercetate p r i n s a l a d e studiu s a u scoase din d c po zu c pentru
alte scopuri (expozi i i , cercetare. restaurare etc . ) .
Extras
reproducere
exact.
pr\ i l e
esen i a l e
d i nt r- u n u l
sau
mai
mul1c
documente.
Fiare
Fi de inventar
i n forma\ii din
coleci i l or.
Folosirea documentelor
vederea i n ventarierii
pri ncipalelor
fondurilor i
documentelor unei arhive. Folosirea se real i zeaz prin urmtoarele fo rme : cercetarea
documentelor n sl i l e de studi u : i n formarea u n iti l or cu pri v i re la documentele ce
prezint i nteres pentru act i vi tatea lor practic sau ti i n i fic: acti v l l \i i nstru c L 1 ve.
c u l tural-educative:
el iberare
de
certificate.
copi i
e x t rase :
reproducere
Fond arhivistic
Fondarea
so cia le.
c u l t u rale.
m i l i tare.
religioase.
politice.
precum 1 de cfnrc
Gen11l doc11111ent11l11i
Igiena depozitelor
a documentelor.
de
igien
a depozitelor s u n t :
/gn(fugarea spaiilor
279
Indicativ al dosarului
i ndividualizeaz uni tatea arhi vistic i indic locul pc care l ocup n nomel'.lclator
l cx : I I ! B a 1 2 reprezi nt: c i fra roman - d i reqi a. l i tera maj u scu l a - servic i u l . l i tera
mic - biroul i c i fra arab - numrul u n i tii arh i vi stice n cadrul biroului care
creat-o).
care
Respectarea
au
valoare
i n tegrit\ii
documentar-istoric
ridi cat
la
rang
de
practic
principi u .
create
de
nlesnete
uni tate.
prelucrarea.
Invelltar arhivistic
anal itic a fiecrei uni tli arhi vistice d i n tr-un fond sau colecie. i nd i cndu-se pentru
fiecare u n i tate arhivistic n parte n u mrul curent < cota). coni nutul. datele extreme.
numrul de li le. l i mba in care este scris. Lucrarea este prevzut cu o i m roducere n
care
se
dau
documentelor
i n formaii
i
privitoare
i mportania
lor
Ia
i storicul
fo ndului
istonco-documemar.
sau
coleci e i .
canti tatea
genul
documentelor
expnmat n unitli arhi vistice i metri l i n iari etc. De asemenea. mai cuprinde. pc
lngft prezentarea propri u-zis a fo ndului sau co l ectici. o seric de liste anexe.
importallle pentru cercettori: l i sta actelor pierdute. li sta actelor vidimate. l i sta
inseqiilor, tabele de coresponden\ a cotelor. l i st a sigilii l o r. m d i ce gcneml etc.
I n ventarul constilllie u n i nstrument de i n formare i nd i s pensabil pentru cercettor.
Invelltariere
di mr-un fond. fragment de fond sau colec\ie. dup ordonarea lor. conform unor
criterii stab i l ite prin nomenclatorul arhi vistic sau planul metodic Je lucru .
nregistrarea documentelor -
pri mite. expediate sau mocmite pentru uz i mern. de ctre u n i ti . Potri v i t legislaiei
n vigoare nregistrarea se face ntr-un registru tip de i n trare- ieire.
2.
Fixarea pe un
purttor de i n forma\ie a unei adrese sau a unui model ( Caracteri stici ) de regsire.
Legislaie ar/1ivistic -
Manuscris
din mai multe fasc icule fi xate mpreun la cotor 1 l'O!i1111e11 cnd foaia cu textul scris
era
280
devin mai rigide. cele p l i ate sau rulate nu se mai po l aeza pe suprafee plane. avnd
tendin\a de a rmne n starea n care au fost pstrate. iar pergamentele. n spec i a l ,
s u fer deformri de suprafa\ greu d e corectat.
Rearhivare
Recondiionarea dncume11telor
sunt:
netezi rea filelor. reparaii ale zonelor sfiate. ataarea de al onje ele.
Reconstituirea dosarelor
reordonarea documentelor n
rorma i n i ial de
veche
fi lelor.
nu merele
de
nregistrare
.a. :
reconstituirea
se
opcra\iunca de ordonare a
u n i tilor arh i vistice dinlr-un fond potri vi t modu l u i de organi zare dat de creator.
Regest
Registratur
are n competena sa organizarea circu n u l u i tuturor docu mentelor care i nlr, ies sau
sunt c reate pentru c i rculaia 111tern. 2. Local u l . camera. biroul u nde se desffloar
Registru
nregistreaz sau se copiaz opcral i i sau acte o fici ale cu caracter ad min istrati\'.
comercial sau de alt natur. privind activi tatea unei persoane j u ri d i ce sau fizice. n
arhive se pstreaz registre n care se cop i au actele nai nte de a fi expediate la
destinatari. dup original. n ntregime sau n extrase: registm rndostral. n care sum
consemnate toate parcelele unui anumit teritoriu. cu nscrierea datelor de 1dentilicare
ale fiecrei propriet\i 1 1nob i l i are: registrn de depoz.it. i nstrument de eviden penlru
uni tile arhi vistice scoase (i i ntroduse) din (i n ) depozi t : este fol os i t n Arhivele
Naionale i l a uni ti, fii nd completat pentru fiecare depozit n vederea cunoaterii
l a zi a exi stentu l u i 1 micrii documentelor: registru de evide11f a lucrrilor de
selecionare. form de eviden a lucrri l o r de sclcction arc i a avizelor dale de
comisiile
de
selcclionare
ale
Arh i velor
Nai onale:
registm
de
e1,idenf
de
eviden
fo losit
de
registratur
pentru
nregi strarea
tu1uror
u n i wte. n
registml inl'entarelor.
1 11strument de cviden\fl folosit n u n i t\i l e Arh i velor N aionale, n care sc nsc riu. sub
283
numr de ordine. pe msura ntocmirii sau primirii l or. toate i n ventarele fondurilor 1
coleci i l or arh i v i stice. 2. O parte di ntr-o stem. o portiune d i n supra fata unui sigi l i u .
operaiunea d e ordonare
uni tilor
arh i vi s t i ce din cadrul unui fond sau coleci i . potrivit ord i n i i i n iiale dale de creator
sau ntr-o a l l ordine. sta h i l it prin planul metodic de l u cru .
Restaurarea doc11111e11telor -
care
se
aplic
documclllclor n
scopul
e l i mi n ri i
sau
i n acti vri i
cauzelor de
degradare. al opririi evol u fici degradrii i al crerii unui grad ele rezistent sporit
fa de aciunea viitoare a unor asemenea factori, n condi i i l e asigurrii depline a
i ntegritii
fu ncie de naLUra
care
1 n t rf1 upcra [ i i de
Revista Arhivelor"
1 924 pn n anul
1 946 n fruntea revistei s-a aflat Aurel ian Sacerdoeanu. Dup o ntrerupere de I O
ani ,
tri mestru pn n 1 994. cnd abandonat de Arh i vele Naionale. este editat n
continu are de Asociaia Arhivitilor David Prodan" cu sed i u l n Cluj-Napoca
( 1 995- 1 996). Din anul 1 997 Arh i ve l e Naionale pre i a u . din nou. edi tarea acestei
puhlicai 1 . Revista prezint n coloanele sale, pc l ng studii cu caracter teoretic sau
de anal iz concret d i n domen i u l istorici. articole d i n domen i u l t i i n tclor >pecialc.
mai ales de arh i vistic, prezentri de fonduri i colcc(ii arhi vistice. i n fonna1ii p n v 1 n d
man i festri t i i n i fice naionale i i n ternaionale.
Rezumat
ordonare a u n il\ilor arh i v i stice ale u n u i fond sau coleci i . Ordonarea u n i t ilor
arhivistice di ntr-un fond se e fecllleaz potrivit schemei de organi zare a creatoru lui
de fond. n cazul n care schema de orga111zare a creatoru l u i de fond nu poate i"i
reconstituit. ordonarea u . a . se face c o n form criteri u l u i de
planul meto d i c de l u c ru .
ordo n are
'lahi l i t prin
documentele pstrate ntr-o arh i v sunt terse d i n i n stru mcmclc de eviden t n care
figureaz. Potrivit Legii Arhivelor Naionale nr. 1 6/ 1 996. scoaterea documentelor
din evidena arhivei se
fac e:
284
aviwl
Arhivelor
Naionale
sau
Selecionarea unitilor arhivistice una din operai unile de baz ale activit\ii
arhivistice care const n stabi lirea valorii documentar-istorice sau practice a
uniti lor arhivistice di ntr-un fond sau colecie. n vederea pstrrii permanente a
celor ce fac parte din Fondul Arhi vistic Na\ional i elimi narea celor l i psite de
i mportan.
Temperatur factor microclimatic i mportant pentru pstrarea documentelor de
arhiv. Temperaturile prea ridicate din depozitele de arhiv duc la degradarea
documentelor prin dezhidratare excesiv, i ar temperaturi le prea sczute sau
alternante antreneaz modificri ale umiditii relative a spatii lor, favonznd
degradri le biologice. Temperatura optim pentru depozitele de arhiv este de 1 6l SC.
Termen de pstrare limita de timp stab i lit pentru pstrarea diferitelor categorii
de documente, dintr-un fond, precizat prin nomenclatorul arhil'istic.
Termohigrometru
aparat prevzut cu un termometru i un higrometru. Se
folosete n depozitele de arhi v pentru msurarea factorilor de microcli mat.
Unitate
sub aceast noiune am definit n lucrare, ntr-un cuvnt. creatorii i
deintorii de documente: societi comerciale. regii autonome. institu\ii
administrative, de cult. nvmnt, sanitare, militare, asocialii . fundaii. societli 1
l igi culturale, partide politice etc.
Unitate arhivistic (u.a.) element component al unui fond arhivistic sau al unei
colecii arhivistice. care se i ndividualizeaz prin coninutul i forma sa. referindu-se
la o aciune, problem sau lucru i ocup (sau poate ocupa) o poziie distinct ntr-un
instrument de eviden.
Uniti arhivistice cu termen de pstrare permanent categorii de documente
care prezint i mportan documentar-i storic sau practic. fac parte din Fondul
Arhivistic Naional i se pstreaz permanent.
Uniti arhivistice cu termen de piistrare temporar categorii de documente
care nu prezint valoare documentar-istoric, iar valoarea lor practic este li mitat n
timp. Durata pstrrii uni tilor arhi vistice este stab i l it prin nomenclatorul
arhi vistic.
Valoarea documentului putere informaional a documentului care, la rndul
ei. determin importana ti i n i fic. politic, economic, social, cultural i
obteasc a acestuia: valoarea documentar-istoric, i mportana informaii lor
documentar-istorice pe care le conin unitile arhivistice dintr-un fond sau colecie.
Toate documentele care prezint valoare documentar-istoric fac parte din Fondul
Arhi vistic Naional i se pstreaz permanent: valoarea juridic, proprietate
transmis documentului prin norme legale, exprimat prin particularitile interne i
externe ale acestuia: valoarea practic. suma i n formaiilor coninute de o unitate
arhivistic dintr-un fond sau colecie i care servesc la rezolvarea unor probleme
curente economice i sociale: valoare a sigiliilor. determinarea importan\e1 pe care o
au izvoarele sigilate din punct de vedere: a) istoric (informatiile de natur istoric pe
care le transmit): b) juridic (puterea juridic probatorie a sigi l i ilor): c) estetic
( i mportana lor pentru istoria artei).
Verificarea existentului
operaiune de confruntare a unitilor arhivistice cu
inventaru l , n vederea stab i l i rii existenei i strii documentelor n scopul asigurrii
integritii i a bunei lor pstrri. Se efectueaz numai asupra fondurilor i coleciilor
ordonate, i nventariate i selecionate. Constatri le se consemneaz ntr-un proces
verbal care se ncheie separat pentru fiecare fond sau colec\ie i se pstreaz la
dosarul fondului, sau. n cazul unitilor, mpreun cu inventarele.
-
285
ANEXA Nr. 7
CODUL PENAL AL ROMNIEI
EXTRAS
NELESUL UNOR TERMENI SAU EXPRESII DIN LEGEA PENAL
Public
-
Art. 1 45
institu i i l e
p u b l i ce.
institui i l e
sau
alte
persoane
j u ri d i ce
de
interes
pu blic .
15
la
25
Aceleai fapte. dac pri vesc alte documente sau date care prin caracterul i
importana lor fac ca !"apta svrit s peri c l i teze sigurana statu l u i . se pedepsete cu
care sunt stab i l ite drepturi ale statu l u i romn n raport cu o putere strin. dac fapta
este de natur a compromite interesele de stat. se pedepsete cu nchi soare de la 5 la
15
Art. 168 1
Comun icarea sau rspndirea. prin orice m ij l o ace. de tiri. date sau
informaii false ori ele documente fal s i fi cate. dac fapta este ele natur s aduc
ati ngere si guranei statu l u i sau relai i lor internat ionale ale Romn i e i . se pedepsete
cu nc h i soare de la unu la 5 ani .
sigurana statului
secrete de stal ori a altor documente sau date. de ctre cel care I c cunoate datorit
atribuii lor de serv iciu. dac fapta .:stc de natur s pun n pericol s igurana statu l u i.
286
Art. 217
Art. 222
Art. 242
287
se pedepsete.
Ruperea de sigilii
Art. 243
3 luni l a 2
Art. 246
Fapta funcionaru l u i publ ic, care, n exerc i i u l atri buii lor sale de
serv i c i u, cu tii n, nu ndep l i nete un act ori I ndepl inete n mod defectuos i prin
aceasta cauzeaz o vtmare intereselor legale ale unei persoane. se pedepsete cu
nchisoare d e la 6 luni la 3 ani.
Art. 247
drepturilor vreunui cettean, ori crearea pentru acesta a unor situaii de inferioritate
pe temei de naional itate. ras. sex sau religie. se pedepsete cu nch isoare de la
luni la 5 an i .
Abuz n serviciu contra intereselor publice
Art. 248
serviciu, cu tiin. nu ndepl inete un act ori l ndepl inete n mod defectuos i prin
aceasta cauzeaz o tu l burare nsemnat bunului mers a l unui organ sau unei instituii
de stat ori al unei alte uniti din cele la care se refer art. 1 4 5 sau o pagub
patrimoniului acesteia se pedepsete cu nchisoare de l a
6 luni la 5 ani.
Art. 248 1 -Dac faptele prevzute n art. 246. 247 i 248 au avui consecine
deosebit de grave. se pedepsesc cu nchi soare de la 5 l a 15 ani i interzicerea unor
drepturi .
Neglijena n serviciu
Art. 249
serviciu. prin nendep lin irea acesteia sau prin ndeplinirea ei d e fectuoas. dac s-a
cauzat o tulburare nsemnat b u n u l u i mers al unui organ sau al unei instituii de stat
ori al unei alte uniti din cele la care se refer art. 1 4 5 sau o pagub patrimoniului
acesteia ori o vf1tmare i mportant intereselor legale ale unei persoane. se pedepsete
cu nch isoare de la o lun l a 2 ani sau cu amend.
Fapta prevzut la alin. 1 , dac a avut consecine deosebit de grave. se pedepsete
288
cu nchisoare de la 2 la I O ani.
Purtare abuziv
nchisoare de la
Art. 252
6 l uni la 5 ani.
Neglij ena care are drept urmare d istrugerea, alterarea, pierderea sau
sustragerea unui document ce constituie secret de stat, precum i neg l ij ena care a
dat prilej altei persoane s afle un asemenea secret. dac fapta este de natur s
Art. 254 -Fapta funcionaru l u i care. d i rect sau indirect pretinde ori primete bani
sau alte foloase care nu i se cuvin ori accept promisiunea unor astfel de foloase sau
nu o respinge, n scopul de a ndep l i n i , a nu ndeplini ori a ntrzia ndepli n i rea unui
act privitor l a ndatoririle sale d e serviciu sau n scopul d e a face un act contrar
acestor ndatoriri, se pedepsete cu nchisoare de la
3 la 1 2 an i i interzicerea unor
drepturi.
Fapta prevzut la alin. I , dac a fost svrit de un funcionar cu atri buii de
control, se pedepsete cu nchi soare de la
B an i i , valori le sau orice alte bunuri care au fcut obiectul lurii de mit se
confisc.
iar dac
acestea nu
se gsesc.
condamnatul
este o b l igat
la
plata
Art. 255
6 l un i la 5 ani.
3.
Primirea de foloase 11ecuve11ite
Art. 256 - Primirea de ctre un funcionar. d irect sau ind irect, de bani ori alte
foloase. dup ce a ndep l i n i t un act n virtutea funciei sale i la care era obl igat n
teme i u l acesteia, se pedepsete cu nchisoare de l a
6 lun i l a 5 ani.
Banii. valori le sau orice alte bunuri se confisc, iar dac acestea nu se gsesc.
289
Traficul de i11.flue11
Art. 257
- Pri m i rea sau pretinderca de bani sau alte foloase ori acceptarea de
prnm i s i u n i , de daruri. d i rect sau i n d i rect. pentru sine ori pentru altul. svrit de
ctre o persoan care are influen! asupra unui funcionar pentru a - l determ ina s
fac ori s n u fac un act ce intr n atribu i i l e sale d e serv i c i u . se pedepsete cu
nchisoare de la 2 la 1 O am.
Dispozi i i l e art. 256 a l in . 2 se aplic n mod corespunztor.
Art. 258
pi erderea pentru patri mo n i u l cultural na[ional sau pentru Fond ul /\rh i v istic Naional
a u n u i bun care. potrivit legii face parte d i n acel patri moniu sau fond. se pedepsete
cu nchisoare de la 2 l a 7 ani .
ani.
nltur
rezu ltatul
i n fraci u n i i
fcnd
ca
bunul
rei ntre
acel
Art. 360
sau construci i care au o valoare artistic. istoric ori arheologic. de muzee, mari
b i b l ioteci. arhive de val oare istoric sau ti i n i fi c. opere de arrfi. manuscrise. cri
va loroase. colcc1 i i t i 1 n t i ficc sau colecii i m portante de cr i . de arh i ve. ori de
reproduceri ale bunuri lor d-: mai sus i n general a oricror \ aiori culturak ale
popoarelor. se pedepsete cu nch isoare de l a 5 la 20 de ani i interzicerea unor
dreptu ii.
290
ANEXA Nr. 8
ORDONAN DE URGEN nr.39 din 3 1 mai 2006
pentru modificarea i completarea Legii Arhivelor Naionale nr. 1 6/1996
de preluare a arhivelor, litigii care s-ar putea solda cu obligarea caselor teritoriale
de pensii la plata unor daune, lund n considerare faptul c preluarea acestei
juridice
internaionale,
la
imposibilitatea
respectrii
guvernare
2005-2008
n documentele de
poziie
ntocmite
urma
I,
nr.
29 1
parte din documentele aflate n arhiva societilor comerciale la care deine cel
puin 50% plus o aciune din capitalul social . "
2, cu urmtorul cuprins:
activitii curente."
3. Articolul 18
va avea
urmtorul cuprins:
Naionale.
2 s e realizeaz cu
292
nr.476 din 3 iulie 2002, Hotrrea Guvernului nr. 5 1 /2003 privind procedura de
predare-primire a documentelor creatorilor i/sau deintorilor de documente,
persoane juridice care s-au desfiinat, publicat n Monitorul Oficial al Romniei,
Partea I, nr.98 din 1 7 februarie 2003, precum i alte dispoziii contrare se abrog.
PRIM-MINISTRU
CLIN POPESCU-TRICEANU
Contrasemneaz:
Ministrul muncii, solidaritii sociale i familiei,
Gheorghe Barbu
293
294