Sunteți pe pagina 1din 298

Laureniu Mera

,..

Indreptar arhivistic
Pentru personalul care creeaz,
pstreaz i folosete documente

Din publicaiile Arhivelor Naionale Cluj


Nr.15
Serie ngrijit de dr. Ioan Drgan

Refereni tiinifici:
Prof. dr. Ioan Drgan, directorul Arhivelor Naionale Cluj
Prof. Mircea Timbus, expert n arhivistic

Descrierea CIP a Bibliotecii Naionale


MERA, LAURENill
ndreptar arhivistic I Laureniu Mera - Ediia a 3-a - Cluj-Napoca:
ARONDA, 2007
ISBN 978-973-85020-1-7
930.25
TIPRIT N ROMNIA
Editura Aronda, 2007
Str. Fabricii de zahr 13/8, 3400 Cluj-Napoca
Tel/Fax: 0264-445039

Culegere computerizat: Daniela Ptrnjan


Tehnoredactare computerizat: Maria Macarie
Corectura efectuat de autor
Imaginea de pe copert reproduce un interior dintr-un depozit al
Arhivelor Naionale.

Lurentiu Mera
'

Indreptar arhivistic
Pentru personalul care creeaz,
pstreaz i folosete documente

Ediia a !II-a revzut i esenial

Aronda,

Cluj-Napoca, 2007

Tipar: Transilvania Star


Cluj-Napoca, Nirajului 18
Tel.: 0744-657800, Tel./Fax: 0264-414088

Motto:
Arhivele sunt tezaure prin
care se legitimez poporul
nostru n faa ntregii lumi"

Nicolae Iorga

CUPRINS

Cuvnt nainte
Argument

. .

. . . ..... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

.... . . . .... . . . . . . . .. . . .

....... . . . . . . . . . . . . . . ............... . . . . . . . ....... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Capitolul I. Obligaiile creatorilor i deintorilor de


documente. Constituirea arhivei curente
A. nregistrarea i repartizarea documentelor la
compartimente pentru rezolvare
1 . S istemul actual de registratur
.
B . Nomenclatorul arhivistic
1 . Ce este nomenclatorul arhivistic?
Necesitatea ntocmirii i aplicrii lui
2. ntocmirea nomenclatorului arhivistic . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
C. Gruparea documentelor n dosare pe probleme i
termene de pstrare
I . Etape premergtoare formrii dosarului
2 . Perfectarea unitilor arhivistice Ia compartimente n
vederea predrii lor la arhiva unitii (Formarea
dosarelor) . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
D. Inventarierea arhivei curente la compartimente .
1 . Prevederile Legii Arhivelor Naionale i ale
i nstruciunilor ei de aplicare privind i nventarierea
arhivei curente la comparti mente
.
2. Inventarierea - operaiunea de baz a activitii arhi vistice
3 . Etapele procesului de inventariere
4. Prile componente ale inventarului
E. Predarea la arhiva unitii a documentelor create la
compartimente. Registrul de eviden curent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1 . Prevederile Legii nr. 1 6/ 1 996 i ale Instruciunilor
ei de aplicare pri vi nd predarea la arhiva uniti i a
documentelor create la comparti mente
2 . Registrul d e eviden curent
3 . Scoaterea documentelor din evidena arhi vei

11
13

. . . . . . . . .

15

...... . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

15
15
22

. . . . ........ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . ...... . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

22
23

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . .

33
33

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. .. . . . . . . . . . . . . . . .

. . . .. . . . . . . . . . .. . .

. . . . . . . . .
..

43

44

.................... .....................

45

... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

46

. . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ........ ....... . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

35
43

50

50
51
53

Capitolul II. Ordonarea i inventarierea documentelor create


nainte de aplicarea nomenclatorului
A. Ordonarea documentelor create nainte de aplicarea
nomenclatorului arhivistic
1 . Planul metodic de lucru
2. Ordonarea documentelor pe fonduri
3 . Ordonarea documentelor n cadrul fondului
4. Constituirea dosarelor - ordonarea documentelor n
interiorul acestora
5 . Ordonarea documentelor din fondurile personale i
familiale .
:
B. Inventarierea documentelor create nainte de aplicarea
nomenclatorului arhivistic
1 . Inventarierea - procesul cheie al activitii arhivistice
2 . Metode d e inventariere
3 . Elementele inventarului

59

59
59
61
63

. . . . . .

.
. .

'

64

...... . .

. .

. . . . . . . . .

66

. . . ... . . . . .. . . . . . . . . . . . . ........................

. . . .

. . . . . . .

Capitolul III. Documentele tehnice i de nregistrare tehnic


1 . Definirea acestor noiuni
2. Ordonarea i inventarierea documentelor tehnice i
de nregistrare aflate incidental n fondurile i
coleciile administrative
3 . Ordonarea i inventarierea fondurilor i coleciilor
de arhiv tehnic
4. Ordonarea i inventarierea documentelor de
nregistrare tehnic
5. Selecionarea documentelor tehnice i de nregistrare

.. . . . . . . . . . . . . . . .

. . ..

. . . . . . .

Capitolul IV. Informaiile clasificate i accesul la informaiile


de interes public .. .
.
.
1 . Definirea termenilor principali
2 . Categorii d e informaii secrete d e stat. Protecia lor
3. Informaiile secrete de serviciu. Protecia acestora
4. Accesul la informaiile clasificate
5 . Activitatea compartimentelor speciale
6. Accesul la informaiile de interes public
. .

.... . . . .

..... . . . . .

68
68
69
70
76
76
77
78
80
83

97
97
98
1 00

. . . . . . . . . . .. . .. .. . . .

. . . . . .... ............. ..

..

..... ...

. .. ..

Capitolul V. Selecionarea la creatorii i deintorii de


documente
I. Conceptul de selecionare. Cadrul juridic al selecionrii

....... . . . . ....

JOI

I 02

I 05

1 18
1 18

2.
3.
4.

119
121
Documentele necesare dosarului selecionrii ..................... 125
Criterii de apreciere a valorii documentelor

. . .. .. .. .. . .... . ........

Comisia de selecionare. Atribuiile i modul ei de lucru

.. ..

Capitolul VI. Sistematizarea documentelor n depozitele de


arhiv. Ghidul topografic

1.

.. .. ... . . . . ..... . . . . . . . . . . . . ... . . . .... . . . . . .

sistematizare a documentelor n depozitele de arhiv

2.

. ...... ... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

VIL Pstrarea i

....... ....... ..... .. .. ...... ... 134

.... . .... . . .... ..

................................ 139

1.

Legislaia arhivistic actual privind pstrarea i

2.
3.
4.

Depozitele de arhiv

conservarea documentelor

. . .. . . . . . . . . . .. ..

..................... ... .. . ... . . 139


140
143

.... . . .... . . . . . . . . . . . . . . . ........ ......... . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Igiena depozitelor de arhiv

. .. . . . . . . . . . .. ... ...

Protecia mpotriva incendiilor, inundaiilor i


antiseismic

Capitolul

132

conservarea documentelor la

creatori si deintori

5.
6.
7.
8.
9.
10.

.. .. .. ...

Ghidul topografic. Scoaterea unitilor arhivistice


din depozite

Capitolul

132

Aezarea documentelor n depozite. Scheme de

. . . . . . . . . . . . . .. . . . . . .

Recuperarea documentelor incendiate


Recuperarea documentelor inundate

. . ... . .

. . . . . . . .

Dezinfectia, dezinsectia i deratizarea n arhive

rtul documentelor

Transpo

VIII.

. ..

Recuperarea documentelor acoperite de drmturi

Protecia muncii n arhive

. 144
146
146
148
148
150
151

...

. ..

'.

... ... .

.. ... .

Folosirea documentelor de arhiv la creatori


i deintori

. ... .

1.

Prevederile Legii nr.

2.

Forme de folosire a documentelor la creatori i deintori

154

1611996 i ale Instruciunilor ei

de aplicare privind folosirea documentelor

. . .

154
155

Capitolul IX. Depunerea documentelor permanente la


Arhivele Naionale
nr.

. .. . ...

165

16/1996 i Instruciunile de aplicare privind

1.

Legea

2.

Legislaia n vigoare i arhivele societilor

depunerea documentelor la Arhivele Naionale


comerciale lichidate sau reorganizate

. .. .

....

165
171

Capitolul X.

Informatica i arhivele creatorilor i


deintorilor de documente . .. . ................................ 180
. ..

1.
i.

Probleme generale . .

.. ...

.... . .. .................... ....... ......... 180


Introducerea informaticii n arhivele creatorilor i
deintorilor de documente ................................................. 181
. . .........

.. ....

Capitolul XI.

Personalul de arhiv de la creatorii i


deintorii de documente . ........................................... 186
. ...

. .....

186

1.

Legislaia arhivistic actual i personalul de arhiv .

2.
3.

Instruirea personalului de arhiv . . ................................... 188


Atribuiile personalului compartimentului de arhiv . . .

. .. ...

ANEXE

.. 192

Rspunderi i consecine . .. . . .

194
194
Contravenii la Legea 16/1996. Rspunderea civil
......... 198
Constatarea contraveniilor
..
.
... . . . . .
201
Aplicarea sanciunilor contravenionale . . . .. ................. 203
Cile de atac mpotriva sanciunii contravenionale
205
Executarea sanciunilor contravenionale . . . .. .
. . .. .. 205

Capitolul XII.

1.
2.
3.
4.
5.
6.

...

. . ..

... . . .. ......... .... .. ........... .....

Infraciuni la Legea 16/1996 i rspunderea penal

............

...

......

.. ......... .......

. . . .. . .........

. . . ...

..

............

.. .. .

..

. . . .... .

. ...... ......... .... .. .

..

. ....

...

. .

. ..... ... .

. . . ....
.

.... . . ...... .

. .

Anexa nr. 1. Legea Arhivelor Naionale nr. 16/1996

...

. . . 207
208

............ .. ..

.. .... ...

Anexa nr. 2. Legea nr. 358/2002 pentru modificarea i


completarea Legii Arhivelor Naionale nr. 16/1996 ... 222
Anexa nr. 3. Instruciuni privind activitatea de arhiv la
. ............

224

............ . . .

252

creatorii si deintorii de documente


Anexa nr. 4 . Lista orientativ a categoriilor de
documente permanente

Anexa nr. 5. Normativ privind caracteristicile tehnico


funcionale ale spaiilor i echipamentelor de
depozitare i conservare a arhivelor aflate n
administrarea creatorilor publici si privai de
arhiv . . .......

264
272
Anexa nr. 7. Codul Penal al Romniei- extras .
. . . . .. . .
286
Anexa nr. 8. Ordonana de urgen nr.39 din 31 mai 2006 ............... 291
. .

............................. .. . ........ ........

Anexa nr. 6. Din terminologia arhivistic de baz ...


.

. ..... .. . . .

10

. .......

....... ..............
...

.......

CUV NT NAINTE

Arh ivele au devenit. o dat cu trecerea timpului . i nstituii tot mai mult
apreciate i solicitate de Societate. Ele conserv i nformaie de o varietate i
uti l i tate extraord inare. constituind o memorie scris. un vast depozit de
cunotine la care societatea se poate raporta permanent. n tendi na ci
general de progres. La acest depozit se apeleaz curent pentru documentare
n vederea lurii deciz i i l or optime tocmai n scopul asi gurarii progresu lui
spre care tind constant oame n i i , societatea pe care o alctuiesc.
Contemporaneitatea are oricum nevoie. pentru runcionarca normal.
curent, de aceast uria min de informaie .
Arhivel e i ntereseaz apoi n c e l mai nalt grad p e cercettorii d i n
dome niul tii nelor istorice. care Cr acest tezaur d e informaie pstrat n
depozitele l or. n fonduri l e de documente adunate cu tot mai mare grij n
i nsti tuia Arh ivelor Naionale nu ar putea opera reconst ituirile istorice. nu
s-ar putea apropia de realitile trecute.
Drept c onsecin, arhiviti i i arhivari i i-au ctigat un loc bine ddi nit n
ierarh ia documentariti lor n sensul mare al acesLUi cuvnt. Prin efortul lor
miglos i de o seriozitate afirmat cotidian, prin grija pe care o arat
actelor scrise i fonduril or pe care acestea le compun s-a cldit mareic
depozit naional de i n formaie scris, cru i a tot ei i as igur huna conservare
i funcional i tatea socio-admi nistrativ i tiinific.
Dei statutul arhivistului nu e nc pus n l iter de lege. ci i ndepli nete
rostul prin munc tcut ntr-o lume care va trebui s-l aprecieze i s- l
rsplteasc dup cuviin.
ndrepra rul arhivisric de fa, chiar i numai prin nserierea operaiuni l or

complexe i multiple nomi nal i zate c se fac n jurul unui act scris i al unui
fond documentar-arhivistic, de l a creare i pn l a aezare n depozitul de la

11

Arhivele

Naionale.

drhivistului

1n

C:Ull1Cntal" lilC

CC SC

cdiric

oc1etatca

asupra

marn

contemporan.

rcsponsahilit\i
Glrnlul

Jc,1nc

rostuiu1

uul.

pnn

!"ac i mal ales prlll nscrierea prC\'Cdcrilor iq!ISl<iti\'c in

m.ttcric. 1u1urnr arhi,1tilor. dar i studcn\ilor n arhi,ist1c. tuturor celor


care \'Ol" 'i cunoasc 1 s se rntroduc 1 11tr-un domeniu fascinant ca acesta.

ii1dr!!pWr

este un arhivist cu ndelungat experien n

prohlcmatica arhivistic. dl.

Laureniu Mera, unul dintre cei mai huni

Autorul acestui
cunosctori ai

arhivelor transilvnene.

membru

fondator

al

Asociaiei

Arh1v1tilor . .David Prodan" cu sediul n Cluj-Napoca.


Este urdonat aici cxpcrien\a unei munci ele

,iat n Arhi,c. de pc urm;1

...:reia vor hcncl"ic1a. nu ne ndoim. arhivitii. arhivarii i CL'i n contact


arhivele.

ccrccttoni 1

studenii.

cu

lo\ii interesai de

lunc\ionalitati.:a instituiei Arhivelor Na\1t111alc cari.:

se

hunul

mi.:rs

L'U

cu' inc sa ;1ih:1 un rol

mai important ntre instituiile rii.

Prof. Dr. Nicolae EDROIL1


mcmhru corespondent ;li
Academiei Ro m;inc

ARGUMENT

Ideea elahorftri1 unei astfel de lucrri. necesar celor chemai s pun n


pn.:,cdcrilc lcgisla\ici arhivisticc. uneori laconice 1 chiar

aplicare

incomplete. m preocup de diva ani.

Ea s-a contural ca rcwltal al

ndelungatei melc activiti de control i acordarea asistentei dc spcualitatc


creatorilor i deintorilor de documente.
Lcglllra direct cu conductorii unit[1ilor. c!'ii de companirncme 1
personalul de arhiv. cu prilejul controalelor 'au instruirilor orgarnzate la
faa locului c;1 i ;1 cursurilor de lung durat. de pn:gtirc a arhivarilor 1
responsabililllr cu arhi,a. nccpute de mine la Clu1-Napoca cu mai hinc de
dou decenii n urm. mi-au transformat aceast idee n convingere.
Animat de dorina ele-a umple un gol resimit de ctre toi ce.i care
desl'oar activiti n domeniul arhivelor. in<lil'crcnt c sunt arhiviti. cu
mai puin experien practic. arhivari sau responsabili

cu

arhiva la unitit!i

de stal sau private. am publicat anul trecut ndrepruml urhi1is1ic.

Interesul cu care a fost primit aceast lucrare de ctre muli creatori i


deintori de documente s-a concretizat prin epuizarea. ntr-un timp rclativ
scurt,

primei sale ediii.

Pentru a veni n sprijinul multor solicitani care dorc>c detalii concrete


pentru ;1-1 organit.a arhivele proprii i documentele allatc n pr1strarca
conform legislaiei arhivistice n vigoare. puhlicm

/1dn'f!IUJ'll!

l<ll

ur/1111s1i, in

a doua ediie revzut i escn\1al.


Rcv1.ut. n 'cnsul de a l'i adus n actualitate problematica ac11,i11lm
de arhiv. n acord

cu

nuilc prc,edcri ale

Legii

mod il'icarca i completarea Legii J\rhi 'clor Naionale


Dou

capitule

au

rost

rescrise

ntrcgirnc.

m.
nr.

pc

358/2002 pcmru
I (i/J lJ9h.
ha;a

noilor

legi

promulgate de curnd.
Unul privete /11/omwiile clasifici/fei 11ccesul li/Jcr iu i11forntit/1ilc de
1111eres pu/Jlic. iar cellalt. rderindu-'e la Rsp underi .yi co11sen111t. tratca1

problema contraveniilor la Legea nr. 1 6/ 1 996 pc bai.a noilor prcvecl.:ri ale

13

Ordonanei Guvernului nr. 2/200 1 pri vind regimul juridic al contravenii lor
i Legii nr. 1 80/2002 pentru aplicarea acestei ordonane.
Esenial. deoarece plecnd de l a prevederile legislaiei arh i vistice
actuale (Legea nr. 1 6/ 1 996 i Instruciunile ei ele apl icareJ. l"iecare capitol i
tem aduc detal ii importante. a spune chiar ahsolut necesare. pentru ca top
cei care lucreaz cu documente de arhiv s neleag cum trehuie s aplice
n acti vitatea practic prevederile acestei legislai i .
Lucrarea este destinat, n principal, celor c are trudesc n mod direct
pentru a ocroti, prelucra i pune la ndemna cecettorilor documentele cu
valoare istoric. Ea se adreseaz, n aceeai msur. tineri lor arhi viti.
studenilor de l a Facultatea de Arhivistic i a celor de la fac u l tile de
istorie, adm i nistraie publ ic, drept, bibl ioteconomie, tuturor celor obl igai
prin opiune profesional s devin responsabi l i ai memoriei naionale.
Prin tematica aleas i modul cum este tratat riecare capitol i tem.
lucrarea v i ne n ntmpinarea pregtirii proresionale a personal u l ui de
arniv, i nclusiv a celor de la comparti mente, obligat s cunoasc i s apl ice
prevederi le legislaiei.
Anexele de l a rinalul lucrrii se refer l a legislaia arh i vistic n vigoare,
terminologia arhi vistic de baz, l ista orientativ a categoriilor de
documente permanente. normati vul pri v i nd spai i le de depozi tare ale
arh i velor ca i prevederil e Codului Penal cu re l"erire la acest domen i u .

Auwrul

14

CAPITOLUL

OBLIGAIILE CREATORILOR I DEIN TORILOR DE


DOCUMENTE. CONSTITUIREA ARHIVEI CURENTE
A. NREGISTRAREA I REPARTIZAREA DOCUMENTELOR LA
COMPARTIMENTE PENTRU REZOLVARE
l.

Sistemul actual de registratur

Numrul mare al documentelor care i ntr i ies zilnic d i ntr-o unitate


determin organizarea riguroas a c i rculaiei l or. Ori. aceast organi zare
ncepe tocmai cu nregistrarea actelor.
Registrul de i ntrare-ieire este primul i nstrument care atest existena i
ofic ial izarea documentelor. El ine evidena c i rculaiei acestora i
semnalizeaz n permanen locul unde se gsesc actele. stad iul n care se
afl rezolvarea lor i modul cum au rost ele rezolvate.
Fr ordi ne desvrit n acest domeniu nu se poate concepe conducerea
operativ a activitii uniti l or. Din aceste considerente. Legea Arhi velor
Naionale nr. 1 6/ 1 996 n capitol ul privind Obl igai i le creatorilor i
deintorilor de documente". l a art. 7 precizeaz: Creatorii i deintori i de
documente sunt obligai s nregistreze i s in evidena tuturor
documentelor i n trate, a celor ntocmite pentru uz i ntern. precum i a celor
d
ieite, potri vit lcgii' Legea 16/ 1 996 nu mai prevede model de registru de
intrare- ieire sau alte deta l i i legate de nregistrare. Detal i i le n legtur cu
nregistrarea documentelor sunt cuprinse n art . 8 -9 din . .I nstruci unile
privind activi tatea de arhiv l a creatorii i deintorii de documente".
aprobate de conducerea Arhivelor Naionale prin ordinul n r. 2 1 7 din 23 mai
1 996. Articolul 9 prcci1.eaz rubricile registru lui . dar nici aceste instruciuni
nu prezint un model de registru de intrare-ieire. De aceea. pentru
desfurarea uni tar i corect a acti vitii de nregistrare a documentelor v
sugerm s v confecionai i s fol osii modelul de registru de intrare-

1 Legea Arhivelor Naionale nr. 1 61 1 996. n . .Monitorul Oficial. partea

1996. (n contin uare: Legea nr. 1 6/ 1 996).

15

I. Vili. nr 71.

lJ aprilie

JXC\'t.ul n anexa nr. I a acestei Leme. c.:u


de 24135 cm.
nregistrarea documentelor se face fie la registratura general. fie la
cornpart1mente.
ul La registmtum genernl. documentele se pol nregistra lntr-un singur
registru de intrare-ieire. sau concomitent n dou sau mai multe registre. n
runc1c de volumul zilnic al nregistrrilor. silUaie n care documentelor li
se dau numere clin doi n doi sau din patru n patru. pentru a nu se repeta.
hi Lo Lo111parti111ell/e. atunci cftnd creatorul de documcn!L" primcIc.
em1Le i ntocmete pentru uz intern un numr marc dl' docunll.:ntc. 111
aceast situaie. sarc111a registraturii generale const numai n primirea
documentelor. repartizarea lor la compartimente pentru inrcg1strarc i
soluionare. expedierea ctre destinatar a documentelor precum i \merca
unei evidene numerice asupra circulaiei documentelor.
nregistrarea documentelor se cl'cctucaz cronologic. n ordinea primirii
-.;au expedierii lor. Ea inccpc la 3 ianuarie a fiecrui an cu numrul curent I
1 se inchcic la .-i. I decembrie. cu ullimul numr nregistrat in anul rcspccti\'.
n registrul de intrare-ieire se inrcgistrca1. prin completarea rnbricilur.
dup ca1.. documc111elc de /}(/::.li primite de uniti: anexele se mcntwneani
doar numeric.
Documentele expediate din ofici u (emise de unitate) ca i cele intt>cn1itc
pentru u1. intern se i"nregistrcaz n acelai registru cu documentele 111Lratl.:.
completndu-se ns numai rubricile adecvate. n mod cu tutui greit. uncie
uniti nregistreaz separat documentele intrate de cele ieite. lolus111du-.-,c
ele dou registre paralele. n aceste cazuri se pierde corcla\ia dintre actele de
haz i rspunsuri. care ies sub alt numr dect cel la care s-a l"cut
nregistrarea actului ele ha1.. De asemenea. este total greit si1 se atribuie
numere noi documentelor expediate ca rspuns la cele nrcgis 1 ra 1 c n
rcistrul de in1rarc-1circ. i n aceste cal.llri pc l[t11g:i1 faptul c se pierde
corelaia dintre acte. inclusiv evidena acestora. se crcca1.[1 1111ag:1nea lals a
circulaiei um11 numr mai marc (dublul de documente dect sunl n
realitate. Prin urmare. rspunsul la un document nregistrat n registrul de
intrare-ieire la un numr. se d cu acelai numr cu care s-a l"cut
nregistrarea documentului. indiferent de data la care se d rspunsul.
Documentele care se refer la aceeai problem se concxca1. la prnnul
document nregistrat. Legtura ntre primul documcrn inrcgisLrat 1
documentele conexate la acesta se race prin 111cnitinarca n rubrica
.. Numrul de nregistrare a documentului la care se ct1ne.\cazii"' I k) n
dreptul l"iecrui document conexat. ca i pc fiecare 'in parte. a 11um rn l u1 de
1c11-c

con..:ptH1dcn\ci.

d1mc1b1u111!c

16

nr e g i s trare

document u l u i

la

care

s-a

fcut

co nexarea

a an u l u i

nr c g istn'mi acestu i a. n cazul n care documentul nr e g i stra! este d in a l t an.


Pentru a opera corect n registrul de intrare-ieire . procedm astld:
L(j .. !wuiri" (pe partea stfmg a reg i s t ru l u i):
- n ruhrica a se trece numrul de nregi strare:
- "i n rubrica h se consemneaz data nr e g i strrii Jm:umcnwlui pl'lmit
(an u l . l una. 1.1ua):
- n ruhnca l' se nsene numrul de nregistrare dai de u n i t atea ..:arc 1-a
expediat precum 1 data cnd s-a fcut accasl opcrapunc:
- n rubrica d se md ic numrul fi l e l or documentului - l ucru foarte
i mportam sub aspect gestionar:
- n ru brica c" se i nd i ca numru l anexel or. n caz.ul n care documen t u l
nregistrat arc i anexe. P e fiecare d i n anexele existente se nscl'lc n umrul
de nr e g i s t rare al docume n t u l u i de haza:
- n ruhrica ..r se indic d e n um i rea u n iti i sau pcrsm1nci de la care
pro v i ne documentul respectiv (emitentul):
- n ruhrica g se consemneaz cupr i n s u l docurncnlclor intrmc 1 a ce l or
emise d i n ol" i c i u . Cuprinsul trebuie s fie formulat scurt. clar i concis. fr[1
pr:scurtri . Pentru aceasta. n si tuaia folosi r i i registre lor ni stcnlc pc p1a[.
recomandm folosi rea a cel puin d o u spa i i :
n
rubrica
h (ultima l a lnlrri")

se

nscrie

denumirea

comparlimenlu l u i cruia i s-au repartizat documentele pentru rezol vare.


Lo lesiri" (pc partea dreapt a registru l u i):

- n ruhnca i se trece data exped i e r i i docume ntelor Ia desti natar (anu l .

luna. 1.iua):
n rubrica

I con\ i n u t u l

j"

,;c

mcn( ionca1.

modul

1-c1.o lv r i i

docume n t u l u i

r[1spunsu l u 1. p c scurt):

- n rubrica .,k"

se

indic denumirea uni ti i sau pcrsrn1nc1 crei a 1 -a

exped i at documentul (dest i natarul):


- n rubrica I" se consemnca1.. n dreptul J"iccrui document conexat.
numru l de nr e g i strare al documelllu l u i la care s-a fcut conexarea 1
eventual anui nregistr r i i . dac documentele sunt d i n am <li l"c ri\i:
- n rubrica m" a registr u l u i. ca i pe l" i ecare <locumcnt nr e g i stra t . se
nscrie

i11dicwiv11i

dosorul11i

d11p

11ome11c/01or

(cil" r a

romana.

litera

maj uscul i ci l"ra arab (IAl2J. sau d ac u n i t atea arc numai cornpartin1cntc
-.t:

1N.:ric l i tera 1m1Jusc u l - scmnil" i cnd comparumcntu i i cilra araba

rcprc1.cmiind dosarul cu problematica sa). pentru a ti la


dosar

fost reparti1.al document u l .

17

cc

.:ompan1mcn1 i

Numai procednd astfel. vom face de la nceput ordine n documente.


vom avea certitudinea c ele nu se pierd sau rtcesc, iar dup rezolvare vor
ajunge la locul lor.
n activitatea practic, cotidian. ntlnim urmtoarele categorii de
documente. care se nregistreaz dup cum urmeat:
a) Documente care intr de la diferite uniti sau persoane i au nevoie de
rspuns. Pentru acestea se completeaz rubricile registrului. att la ..illlrri
ct i la ieiri" cu precizarea c e" i . .I" se completeaz numai dac este
cawl.
b) Documentele care intr de la diferite uniti sau persoane dar nu mai
au nevoie de rspuns. Pentru acestea se completeaz rubricile de pe pagina
.,intrri" (a"-h") i rubrica m".
c) Pentru documentele emise din oficiu pc pagina .. imrri"' se
completeaz numai rubricile a". ,,r' (unde se scrie: din oriciu), g" i h",
iar pe pagina .,ieiri" se completeaz rubricile ..i"'-..k. (k clac este cazull i
..m".
d) Documentele ntocmite pentru uz intern se nrcgis1rca1. pc pagina
intrri". completndu-se i rubrica m", cu indicativul dosarului dup
nomenclator.
Cnd unitatea nregistreaz zilnic la registratura general. un numr mare
de documente, att n registru ct i pe fiecare act nregistrat se poate trece
doar cifra roman i litera majuscul (reprezentnd direcia" i
compartimentul") sau. cnd unitatea nu arc direcii. numai litera majuscul
(reprezentnd compartimentul") nsoite de semnul . ./". urmnd ca dup cc
documentele aJung la compartimente pentru rezolvare. s se adauge aici. pe
fiecare. cifra arab (care reprezint dosarul cu problematica sa. completnd
n acest Id indicativul dosarului dup nomenclator). Dac actul nu arc
nevoie de rspuns. compartimentul va comunica registraturii indicativul
complet al actului pentru a fi trecut n rubrica m" a registrului de intrarc
ieire.
Filele registrului de intrare-ieire se numerotca1., iar pc copert se trec
urmtoarele clemente: denumirea unitii sau. n cazul nregistrrii la
compartimente se adaug i denumirea compartimentului: anul sau anii la
care se refer documentele: numerele de nceput i sfrit cuprinse n
registru. La sfritul anului sau la ncheierea riccru1 volum al registrului se
..:crtific. sub semntur. numrul de nregistrri i numrul Jc file folosite .
..:u urmtoarea formulare: Prezentul registru se ncheie pc anul tsau
la fila ... cu nr. de nregistrare . . . Se trece ap01
perioada respectiv)
data i semntura celui care face certificarea.
.

18

N umai procednd astfel avem certitud i nea c documentele ajung n


dosare potrivit pro blematicii 1 termenelor de pstrare stab i l i te n
nomencl ator.
La registratur va trebui s opereze numai personal numit n acest scor
de ctre conducerea unitii i dup o prealabil i nstruire. Fl uctuaia Je
personal mpieteaz i aici asupra cal i ti i lucrri lor de aceea este nevoie Je
cal i ficare i stabi l i tate pe post.
n contextul actual al i n formatizr i i . muli creatori i deintori de
documente util i zeaz calculatoare l e i pentru activitatea arh iv istic. i nclusiv
pentru operaiunea de nregistrare a documentelor. I mponant este ca aceasta
s se fac cu respectarea prevederi lor l egislaiei arhivistice i sub d i recta
ndrumare a personal u l u i de specialitate de la Arhi vele Naionale i
direciile j udeene.
Dup nregistrarea n registrul de i ntrare-ieire . documentele i ntrate
(primite) se predau la compartimente pentru rezol vare. pc ba1. de condic
saJ borderou, sub semntur (vezi anexa nr. 2). Comparumcntclc. la rndul
lor. sunt obligate s predea l a regi stratura general rspunsurile 1
documentele emise din ofic iu pentru nregistrarea i respectiv expedierea n
exterior. tot cu condic s a u borderou, s u b semntur.

19

OZ:
I
I
!
i

I
I

1-

IIr.

I
I

c..

Luna

r.

Anul

!
i

i :;i

z
-l
;:c
>
;o

;o

,....,
'../";

-l
;o
c
c

L;
;o
>
;o

Compartimentul cruia i s-a


repartizat documentul

Luna

I-
I

Ziua

m
.(/;
;o
m

Data expedierii
Anul

!
!

i.

1- I
i

Modul rewlvrii

.}J.

'
;

i,,...
I
-

;o

Destinatarul

Nr. de nregistrare al documentului


la care se conexeaz

I
!

::l
"

de emitent

i
I

c
:J
-

...:
::
c;;,

=
2
--' -

Cuprinsul documentului

i
. I
:

r.
8
::J

documentului dat

Emitentul

I
('=.

Nr. 1 data

Nr. anexelor

rt
:J

----

Numrul l"ilelor documentului

r..
:J

Data nregistrrii

Ziua

r.

'-' c

Nr. de nn:gistrare

I
I

II

'

I::
:
I

Indicativul dosarului dup


nomenclator

>
z

><
>

---------

I)

CONDIC

(sau

BORDEROU!

de repani1.are a uocumemelor la compartimente

pentru rezolvare

!
Nr.
erl.

Dala primirii

:\nul ---------

'
i

documernului

Luna

'

!\Jr. de

nregistrare <Li

!
'

prnnire

d(leumenLu)ui

Ziua

'iL'lllllllura dl'
d

Joeu111en1ulu1

ide intrare)

!
:

'
I
I

I
I
i

I
''

i
11

2l

i
i
I

Denumirea unil\ii

Denumirea compartimentului

B. NOMENCLATORUL ARHIVISTIC
1. Ce este nomenclatorul arhivistic?
Necesitatea ntocmirii i aplicrii lui.

Nomencl atorul arhivistic sau nomencl atorul documentelor de arhiv este


un i nstrument principal de lucru al fiecrui creator de arhiv. constnd di ntr
un tabel sau l ist sistematic a tuturor categori i l or de documente. create n
decursul unui an. grupate pe compartimente. potrivit schemei de organi zare
a unitii respective. iar n cadrul acestora pc probleme i termene de
pstrare.
Muli mea i d iversitatea documentelor care i ntr i ies dintr-o unitate
necesit respectarea cu rigurozi tate a c ircuitului lor, c l asarea acestora pc
baze tiinifice ce s asigure regsirea lor rapid.
Arh iva curent presupune rigoare i ordine. ceea cc poate asigura numai
apl icarea unui nomenc l ator arhivistic corect ntocmit. att sub aspectul
coni nutului ct i al formei.
Gruparea documentelor pc baza nomenc l atoru lui arc marc nsemntate
nu numai n activitatea curent ci i pentru acti vi tile u lterioare:
constituirea uniti lor arhiv istice, i nventarierea i selecionarea acestora.
valorificarea informai ilor d i n documente etc .
O arhi v constituit fr apl icarea nomencl atorul u i este. practic, un
conglomerat eterogen de documente, a crui reorganizare ul terioar necesit
o reclasare a actelor. operaiune anevoioas i pretenioas. care poate fi
fcut ct de ct corect doar de ctre personalul care a creat. la
compartimente. documentele. Dar. din pcate. n multe cazuri. aceste
documente ajung n mna unor legtori-compactori care nu pot constitui n
mod corespunztor dosarele.
Formarea dosarelor pe baza nomenclatorului arhi vistic este sistemul cel
mai economic i operativ, c l asarea documentelor putnd fi efectuat chiar
de spec i al itii care l-au creat.
Practica a dovedit c persoanele care c reaz documentele, la
compartimente. cunosc cel mai bine unde este locul documentelor. conform
nomenclatorul u i . care este valoarea acestora i implicit termenul de
pstrare.
Un nomenclator b i ne ntocmit i apl icat corect. de la nceputul fiecrui
an, nseamn un sprijin esenial fr de care nu se poate concepe
constituirea corect a arhivei curente. Tocmai de aceea ntocmi . r ea i
aplicarea sa este una din principalele obligaii ale c reatorilor i dei ntori lor
de documente ( vezi art. 8 d i n Legea Arhivelor Naionale nr. 1 6/ 1 996 i art.

22

1 0- 1 5 din Instruci unile pri vind activitatea de arh iv la creatorii i


deintorii de documente ) .
Ncntocmirea i neaplicarea de ctre creatorii de documente. persoane
juridice. a nomenclatoarelor arhiv istice pen tru documentele propni.
constituie contravenie i se sancioneaz con form art. 30 din Legea
Arhivelor Naionale nr. 1 6/ 1 996. modificat i comp letal prin Legea m'.358/6
iunie 2002.
2.

ntocmirea nomenclatorului arhivistic

Nomenclatorul arhi vistic sau nomenclatorul documentelor de arhiv se


ntocmete de ctre fiecare creator de arhi v. pentru documentele proprii.
aa cum prevede an. 8 . anexa nr. I din lege (cu precizarea c l vom denumi
Nome11clatornl arhivistic sau No111e11clatorul documentelor de arhiv (vezi
anexa nr. I a acestei leme ) .
Fiind u n instrument de lucru de mare interes. de care depinde ntreaga
organizare a documentelor, pentru ntocmirea nomenc latorului trebuie s se
impl ice. n pri mul rnd. conducerea unitii . care. prm eful
comparti mentului care rspunde de arhiv. s tri mit fiecrui compartiment
o not intern (vezi anexa nr. 2 a acestei Leme) prin care s solicite
propuneri n vederea ntocmirii nomenc latorului. Aceste propuneri trchu 1 c
s cuprind. sub form de tabel ( vezi anexa nr. 3 a acestei teme). absolut
toate categori ile de documente cc urmeaz s se crcc1.e la fiecare
compartiment. efii compartimentelor vor avea grij ca gruparea
documentelor n dosare s se fac n funcie de problemele comune pe care
Ic trateaz. de i mportana lor tiini fic i practic i implicit de termenele
de pstrare. La stabi lirea termenelor de pstrare trebuie avute n vedere i
prevederi le Codului civil. Codului penal , Legii contenciosului administrativ.
Legii contabiliti i nr. 8 2/ 1 99 1 cu mod i ficrile i completri le ulterioare etc.
ca i nevoia practic de documentare. Astfel. spre exemplu, vor fi cuprinse
ntre documentele permanente planuri le anuale. rapoartele. drile de seama
sau informrile, situai i le statistice anuale etc . , pentru cele decadale. lunare
sau trimestriale stabili ndu-se termene de pstrare temporare de I . 2. 3. 5 am.
Propunerile compartimentelor pentru ntocmirea nomenclatorului
arhivistic trebuie s fie temeinic analizate. astfel nct nici o categorie de
documente s nu rmn pe dinafar, ntruct aceste omisiuni vor duce .
ulterior. n timpul clasrii documentelor. la ncercri de asimilare prin

23

analm!ie care. n final, duc la pierderea 1mlividualitti i documentelor. la


impo;ihilitate<1 nominalizrii i regsirii lor2
n nomenclator trebui e s se regseasc toate genurile de documente cc
sc creca1. la compartimente. indi ferent c sc constituie n dosare sau sunt
preconstituitt: (registre. condici. canotet:i etc.). inclusi\" cele care. prin
informaiile lor. au regim secret i se pstrca1. separat. s;1u cele t:rcatc pc
calt:ulatur.
n cadrul compartimentulu i. mai nti cuprindem dosarele. ap01
documentele prcconstituite. O rdinea dosarelor. n cadrul comparti mentului.
se stahilcte n funcie de i111portant;1 actelor cc Ic compun. Astkl. la
nct:putul tabelului sau li\tCi \Or figura dosar t:le L'e cuprind actele
normative. instruqiuni. dispo1iti1. c1rndarc. ndrumri din partC<t
ministerelor sau unitil or tutelare. dacC1 t:ste -:;vui. ;1po1 dt1sarek n1
documentaia pri ncip al a a unitii.
n nom enclat or. grupele de d oc umente se repet de attea ori de cfttc ori
se creca1. n activita tea unitii de ctre diferitele sale compartimente.
Rezumatul unitilor arhivistice trebuie s reflecte exact currinsul
acestora. s !"ic formulat clar i rrecis. inndu-se scama i ele termenul de
pstrare. De exemplu. pentru aceleai categori i de documente create pentru
perioade dikritt: 1 termenele de pstrare vor fi diferite: pentru planurile de
act1v1taic. drile de scam sau rapoartele ele act i vitate. situaiile statistice
etc. trebuie ntocm ite dos<UT \Cparatc pentru cele anuale . .:arc se pstr1.:azr1
permanent. 1<1 Ici pentru cele trimestriale ( 5 am l ca i pt:ntru cele lunare (I
an)
Pn1puncrilc
compartimentelor se eentrali1.ca1. de ctre eful
compan1111entulu1 care rspunde ele arhiv (sccrctanal. resurse umant:.
contahilitatc etc I. mpreun cu arhivarul sau responsabilul cu arhiva. Se
analizeaz. apui. cu spri_jinul consilierului _juridic i al comisiei de
selc qionare att sub aspectul definiri i cuprinsului unitilor arhivistice.
evitfmd formulri generale 1 echivoce ca: . . Dl\ crsL"". .. ALtc .
.. Cnrespondent diferit''. . . Lucrri di\Trse . .. Dri dt: 'Lam. lr[l ;1 ,L
spt:cii"ica perioada pt:nLru care au lost inlocm11c etc . . .:11 1 al ,tah11irn
termenelor de pstrai\:.
Nomenclatorui arhivistic se ntocmete suh rorma unui Labei. n carL se
nscriu. pe compartimente. categoriile de documente grupate pc prohlcme i
termene de pstrare. n tabel compartimentele trebuie ac1.atc conform
organigramei unitii. fiecare a\ncl ca simbol o liter maju,cul.

Voica (\1111an. i\ktodulog i a de elaborare a no1111:nclatorulu1 do;-.an;lnr.

11r

-.i/19-Lp.-+I

24

n ..RL'\ 1tl

:\rhl\ L'hH

n cazul ministerelor care au n subordinea lor departamente,


nomenclatoarele vor fi ntocmite pe departamente sau pe direcii generale
independente, iar n cazul unitilor centrale i ale celorlalte uniti se
ntocmete cte un nomenclator unic, pe structura proprie a unittii.
.
- n prima rubric a nomenclatorului se trec denumirile exacte ale
departamentelor sau direciilor, n ordinea n care figureaz n schema de
organizare i se numeroteaz cu cifre romane (I, II, III . . . ).
- n rubrica a doua se trec compartimentele care compun departamentul
sau direcia respectiv (serviciile i/sau birourile) i se noteaz cu litere
majuscule (A, B, C. . . ).
- n rubrica a treia se consemneaz, n rezumat, scurt, clar i concis, dar
fr prescurtri, cuprinsul documentelor ce constituie unitatea arhivistic
(dosar, registru, condic, cartotec). Numerotarea unitilor arhivistice se
face cu cifre arabe, ncepnd cu nr. 1 la fiecare compartiment, tocmai pentru
ca eventualele completri sau omisiuni, fcute ulterior la un compartiment
sau altul s se poat face uor, fr s afecteze ntregul nomenclator.
- n rubrica a patra se consemneaz termenul de pstrare pentru fiecare
categorie de documente. Stabilirea lui se face avnd n vedere legile n
vigoare, importana tiinific a informaiilor din documente ca i
importana practic pentru activitatea creatorului de documente. n dreptul
grupelor de documente care se pstreaz permanent se scrie litera majuscul
P" (permanent), iar pentru cele care se pstreaz temporar se scrie cifra
arab care reprezint numrul anilor ct se pstreaz ( 1 , 3, 5 , 1 0, 5 0 etc).
Dac termenul de pstrare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu
certitudine n momentul ntocmirii nomenclatorului, sau dac exist motive
s se presupun c, n anumite conjuncturi, informaiile documentelor pot
avea importan tiinific, lng termenul de pstrare temporar se
menioneaz CS" (Comisia de selecionare - ex. 1 0 CS). La expirarea
termenului de pstrare, aceste documente vor fi analizate de Comisia de
selecionare cu mai mare atenie i, dup caz, pot fi reinute permanent,
pcate fi prelungit termenul de pstrare sau pot fi propuse pentru eliminare.
- Rubrica a cincea este rezervat pentru observaii (ex. n dreptul
categoriei note telefonice la Observaii" se va consemna: cele cu coninut
important se vor transcrie i se vor pstra permanent).
Cifra roman, litera majuscul i cifra arab formeaz indicativul unitii
arhivistice dup nomenclator (IA 1 2).
Cnd unitatea nu arc n componena sa departamente sau direcii, ci doar
servicii i birouri, se va renuna la prima rubric din modelul de
nomenclator, cuprins n anexa I din Legea 1 6/1 996. Dac unitatea nu are
nici compartimente, se va renuna i la rubrica a doua, trecndu-se n

25

rubricatur doar numrul curent, cuprinsul categoriilor de documente.


termenul de pstrare i observaii. n aceste cazuri indicativul unitii
arhivistice va fi format din litera majuscul i cifra arab (B9) sau numai
din cifra arab (I, 20, 80). n concluzie, indicativul unitii arhivistice dup
nomenclator este un element care variaz n funcie de structura unitii.
La nregistrarea documentelor, indicativul unitii arhivistice (u.a.) va
figura n registrul de intrare-ieire al corespondenei (n rubrica rezervat
acestuia) ca i pe fiecare document n parte, fcndu-se n acest feL corelaia
dintre registru i acte. De asemenea, indicativul dup nomenclator se va
regsi pe fiecare unitate arhivistic sau biblioraft n care urmeaz a se
repartiza documentele, pe coperta fiecrei uniti arhivistice constituite
definitiv ca i n inventar (coloana a doua).
Alctuit, cum s-a amintit, pe baza propunerilor tuturor compartimentelor,
avnd ca scop gruparea corect a documentelor n uniti arhivistice,
nomenclatorul arhivistic rmne n vigoare atta timp ct n viaa unitii nu
se produc modificri structurale importante. Cnd apar activiti noi,
documentele respective vor fi introduse n nomenclator la compartimentele
corespunztoare, unitile arhivistice respective primind numere noi, n
continuarea celor existente. Noile compartimente (dac este cazul) vor fi
cuprinse n nomenclator, cu ntreaga lor problematic. Cnd au loc
reorganizri, restructurri de compartimente, schimbri de atribuii etc.
atunci se ntocmete un nou nomenclator.
Cnd competena i atribuiile unei uniti sunt aceleai pentru ntregul
sistem i ca urmare creeaz aceleai categorii de documente pe ntreaga
ramur, se poate aplica acelai nomenclator pentru toate unitile ce creeaz
aceleai categorii de documente Uudectorii, parchete, consilii locale, bnci.
coli etc.).
Dup ntocmirea proiectului de nomenclator, el va fi verificat de ctre
arhivistul de la Arhivele Naionale sau direciile judeene, care rspunde de
unitate, completat sau modificat cu sugestiile acestuia i apoi definitivat la
calculator sau prin dactilografiere la un rnd i jumtate.
Nomenclatorul trebuie aprobat, prin decizie intern, de ctre
conductorul unitii i apoi trimis cu adres (vezi anexa nr. 4 a acestei
teme), n dou exemplare, pentru confirmare. Nomenclatoarele ntocmite de
creatori la nivel central se confirm de ctre Arhivele Naionale, iar cele ale
celorlali creatori. de ctre direciile judeene ale Arhivelor Naionale.
Dup confirmare, nomenclatorul arhivistic devine instrument oficial de
lucru, cu aplicare obligatorie. Un exemplar se d la registratura general
pentru a servi la repartizarea documentelor la compartimente pentru
rezolvare, precum i pentru menionarea n registrul de intrare-ieire a

26

indicativului dosarului unde s-a clasat actul. Fiecare compartiment va . primi.


pentru aplicare, un exemplar din nomenclator sau panea ce-i revine din
acest instrument de lucru.
Nomenclatorul arhivistic se aplic de la nceputul anului n curs.
Pentru a veni n sprijinul creatorilor de documente, n sensul orientrii
acestora n vederea ntocmirii corespunztoare a propriilor nomenclatoare,
publicm n anexa nr. 4 a acestei lucrri o list orientativ a categoriilor de
documente permanente create de uniti. Precizm c am inclus n list
acele categorii de documente care pot oferi informaii valoroase despre viaa
i activitatea unitilor i a oamenilor acestora, fr a avea pretenia c am
reuit s cuprindem (nici nu se putea) toate domeniile de activitate i toate
categoriile de documente permanente create de acestea3.

1 Lista a fost publicat n Revista Arhivelor". seria a I II-a. voi. II, 1 996. nr. 1-2. p. 29-56; n
Arhivele Prahovei-Legislaie arhivistic". Ploieti. 1999. p. 65-84 i n ..n d re p t ar arhivistic".
Ed. Canimpex. Cluj-Napoca, 2001, p. 77-90.

27

ANEXA nr. I
(Art. nr. 8 )
(Denumirea unitii)
(Adresa)

Se confirm,
Directorul general al Arhivelor Naionale
(Directorul Direciei Judeene
a Arhivelor Naionale)

Aprob,
Preedintele Consiliului
de Administraie
(Director)

_
_
_
_

NOMENCLATOR ARHIVISTIC
din
aprobat din Ordinul (Decizia) nr.
___

Direcia

Serviciile

I . Direcia
Secretariat i
Administrativ

A. Serviciul
Secretariat

Denumirea dosarului
(Coninutul pe scurt al
problemelor la care se
refer)

I......
2
3

Termenu l
de pstrare
Permanent
Permanent
1 0 ani
5 ani
3 ani

4
5
B. Serviciul
Administrativ

_
_
_
_
_
_

I
2. . . . . . . .

3........

4. . . . . . .

. ... ... . .. ... ...

5. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

28

Permanent
Permanent
1 0 ani

5 ani

3 ani

Observaii

ANEXA nr. 2
(Denumirea unitii)
(Compartimentul care rspunde de arhiv)
Nr.
din
_
_
_
_
_
_
_

NOT INTERN
(n atenia efilor de compartimente)
Pentru constituirea corect a arhivei curente, conform prevederilor Legii
Arhivelor Naionale nr. 1 6/1 996 (art. 7-9) i Instruciunilor privind
activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente (art. 8-2 8 )
unitatea are obligaia s nregistreze i s in evidena tuturor documi;:ntelor
intrate, a celor ieite precum i a celor ntocmite pentru uz intern. Dup
redarea n registrul de intrare-ieire, scurt, clar i concis a cuprinsului
fiecrui act, att n registru (ultima coloan) ct i pe fiecare document
nregistrat se va nscrie indicativul dosarului dup nomenclator (IA8 - cifra
roman reprezentnd direcia sau departamentul, litera majuscul
reprezentnd compartimentul, cifra arab reprezentnd dosarul cu
problematica sa).
Gruparea documentelor n uniti arhivistice (dosare, registre, condici,
cartoteci) se face la compartimente potrivit problematicii i termenelor de
pstrare stabilite n Nomenclatorul arhivistic, care se ntocmete de ctre
fiecare creator pentru documentele proprii, pe baza propunerilor efilor de
compartimente. Pentru ntocmirea acestui instrument de lucru indispensabil,
v rugm ca pn la data de . . . . . . . . . . s propunei categoriile de documente
ce se creaz sau urmeaz s se creeze la compartimentul dumneavoastr completnd tabelul anexat prezentei note - i pronunndu-v inclusiv
asupra termenului de pstrare pentru fiecare categorie de documente (vezi
anexa nr. 3 ) .
Nomenclatorul arhivistic n u se modific anual, c i numai atunci cnd se
produc schimbri eseniale n structura i profilul unitii.
Documentele create la compartimente pe baza Nomenclatorului arhivistic
se depun la arhiva unitii n al doilea an de la constituire, pe baz de
inventare i proces-verbal de predare-primire, ntocmite potrivit anexelor nr.
2 i 3 din Legea Arhivelor Naionale nr. 1 6/1 996.
n vederea predrii documentelor create de compartimente la arhiva
unitii, n gestiunea arhivarului sau responsabilului cu arhiva, creatorii de
documente au obligaia s le pregteasc n mod corespunztor, efectund

29

operaiunile prevzute de art. 1 6-23 din Instruciunile privind activitatea de


arhiv la creatorii i deintorii de documente.
Predarea-preluarea de documente la arhiva unitii se face pe baz de
inventare ntocmite pe compartimente, an i termene de pstrare (art. 9 din
lege i art. 1 8-22 din instruciuni), n 4 exemplare pentru documentele
permanente i n 3 exemplare pentru cele temporare. Din fiecare inventar
cte un exemplar rmne la compartiment, iar celelalte se predau la arhiv
odat cu documentele, conform unei programri prealabile.
Dosarele sau registrele nencheiate n anul respectiv sau cele care din
mutive justificate se opresc la compartimente, se cuprind n inventarul
anului n care au fost create cu meniunea nepredrii lor.
Registrele, condicile i alte documente preconstituite se trec n inventare
dup dosare.
n depozitul de arhiv are acces numai arhivarul sau responsabilul cu
arhiva, care va deservi personalul cu documentele solicitate.
Reamintim i cu acest prilej c nentocmirea nomenclatorului arhivistic.
neinventarierea documentelor, riepredarea acestora de ctre compartimente
la arhiva unitii pe baz de inventare i proces-verbal, potrivit legii.
neselecionarea documentelor n condiiile prevzute de art. 1 1 din Legea
Arhivelor Naionale nr. 1 6/ 1 996, neasigurarea condiiilor corespunztoare de
pstrare, nepredarea la Arhivele Naionale a documentelor permanente la
expirarea termenelor prevzute de art. 1 3 din lege, constituie contravenii la
Legea Arhivelor Naionale nr. 1 6/ 1 996 i se sancioneaz conform art. 30
din lege, cu modificrile i completrile Legii 3 5 8/2002.
Prezenta not intern va fi difuzat tuturor efilor de compartimente spre
luare la cunotin i conformare.
eful compartimentului care rspunde de arhiv mpreun cu arhivarul
sau responsabilul cu arhiva coordoneaz aceast activitate.

DIRECTOR,
(L.S. ss indescifrabil)

eful compartimentului,
(care rspunde de arhiv)

30

ANEXA nr. 3
(Denumirea uniti i )
(Denumirea compartimentului)

Propuneri n vederea ntocmirii

Nomenclatorului arhivistic

Nr.
crt.

Cuprinsul pe scurt al unitilor


arhivistice(dosare, registre, condici,
cartoteci)

eful compartimentului,

Not :

Termenul
de pstrare

Obs.

Resp. cu arhiva la compartiment,

n tabel vor fi trecute mai nti dosarele, apoi documentele


preconstituite (registre, cond i c i , cartoteci). Cupri nsul fiecrei
uniti arhivistice va fi redat scurt, c l ar i concis, fr prescurtri i
e vitnd formulrile generale i echi voce. Propunerile vor trebui s
cuprind i i nformaii l e secrete, ca i l ista cu bazele de date
computerizate.

31

ANEXA

nr.

(Denumirea unitii)
(Compartimentul)
(Adresa)
Nr

din

____
__

Ctre
Arhivele Naionale
(Direcia Judeean

______

a Arhivelor Naionale)

n conformitate cu prevederile art. 8 din Legea Arhivelor Naionale nr.


1 6/1 996, v trimitem alturat, n dou exemplare, pentru confirmare,
Nomenclatorul arhivistic al unitii noastre.
V rugm, ca dup confirmarea acestui instrument de lucru, un exemplar
s ne fie restituit pentru a-l aplica la registratur i la compartimente, pentru
constituirea arhivei curente, ca i la selecionarea documentelor.

eful compartimentului,
'
ss indescifrabil

Director,
L.S. ss indescifrabil

"eful compartimentului care rspunde de arhiv

32

C. GRUPAREA DOCUMENTELOR N DOSARE


PE PROBLEME I TERMENE DE P STRARE
1.

Etape premergtoare formrii


dosarului

Principalul instrument de lucru folosit de compartimente la formarea


dosarelor este Nomenclatorul arhivistic. Un exemplar din nomenclator se
aO la registratura unitii , pe unde trec toate documentele primite ( intrate),
expediate ( ieite l sau ntocmite pentru uz intern. La nregistrarea
documentelor, att n registrul de i ntrare-ieire ( ul tima rubric). ct i pe
fiecare act nregistrat trebuie nscris i ind icativul dosarului dup
nomenclator, fcndu-se, astfel, corelaia ntre registru i documente.
Cnd numrul zilnic de documente nregistrate este foarte mare, la
registratura general se poate nscrie pe acte numai cifra roman i litera
maj uscul (IA
reprezentnd direcia sau departamentul i
compartimentul), urmnd ca cifra arab (nr. de dosar) s fie completat la
compartimente.
Dup nregistrare, corespondena zilnic se repartizeaz Ia
compartimente pentru rezolvare, pe baz de condic sau borderou. sub
scmnatur de primire. Dac nregistrarea documentelor se face la
compartimente, aici se va nscrie att n registru ct i pe documente
inriicativul dosarului.
Caracterul unitar al modului de constituire a arhi vei curente. n dosare pe
probleme i termene de pstrare, este asigurat numai de apl icarea
nomenclatorului arhivistic, la registratur si compartimente.
Dup ce fiecare document are nscris pe el i acest simbol convenional
numit indicativul dosarului dup nomenclator, prima operaiune n procesul
de formare a dosarului const n repartizarea n bibl ioraf'luri, mape. dosare
cu in sau plic a documentelor primite la compartimente de la diferii
corespondeni . persoane j uridice sau fizice. mpreun cu documentele de
rspuns, cnd este cazu l. ct i cu anexele lor sau a documente l or ntocmite
pentru uz intern, n funcie de ind icativul din nomenclator. nscris pc fiecare
document.
nc de la nceputul anului, pc coperta fiecrui bibl ioraft. map, dosar cu
in sau plic se va nscrie indicativul dosarului din nomenclator. n cazul n
care ntr-un biblioraft sunt mai multe dosare, pe fiecare dosar se va
consemna i ndicativul dosarului din nomenclator. Aezarea documentelor n
bibl iorafturi, mape etc n aceast prim faz, se face n ordinea nregistrrii
33

lor. aa nct ultimul document nregistrat, de la sfritul anul ui, trimestrului


sau lunii este deasupra.
Acest prim faz sau etap a formrii dosarului evol ueaz concomitent
cu cea de rezolvare a lucrrilor, respectiv de constituire a documentelor.
Cum nu fiecare act reprezint o activitate ncheiat, ci mai degrab o
aciune de nceput sau un stadiu n desfurarea ei, s-a impus. pentru a crea
putina unei informri rapide, concentrarea la un singur loc a tuturor actelor
care se refer la aceeai problem, adugnd la cele anteri oare pe cele nou
ivite. Rezult aadar, c ceea ce se are n vedere la sistematizarea actelor
crate n activitatea zilnic este problema la care se ref"er. Ne gsim n faza
unui dosar n formare, dar nu n faza unui dosar complet. a unui dosar
ncheiat. Acest atribut vine de la sine, n timp, ntr-o desfurare fireasc a
munci i i anume la sfritul perioadei de un an n activitatea instituiei sau
ntreprinderii . Pn la acea dat actele se pstreaz n dosare, uniti n curs
de formare"4 .
Unele uniti sau compartimente din cadrul uniti lor nu aplic
nomencl atorul arhivistic de la nceputul anului. aa nct gruparea
documentelor pe probleme i termene de pstrare. n bibli orafturi . mape etc .
nu se face concomitent cu intrarea documentelor. ci la sfritul anului sau n
anul urmtor. Aceast practic este total greit. n dezacord cu legislaia
arhivistic actual, deoarece lsnd documentele negrupate conform
nomenclatorului pn la sfritul anului, cu greu vor mai putea fi aezate la
l ocul lor, pe problemele stabilite n nomenclator.
Constituirea actelor n dosare, pe probleme, nc nu d caracter de unitate
arhivistic dosarelor respective. Ele vor mai trebui s fie ncheiate.
excl uznd posibilitatea unui adaos de acte noi sau sustragerii unora.
Atribuirea denumirii de unitate arhivistic unui dosar este condiionat de
ncheierea (defi niti varea). sau perfectarea dosarelor la compartimentele care
le- au creat, ntr-o a doua faz sau etap.

'
Ion Mrcu. Se11sul arhi1.-isric al u11itii de psrrare i necesiwrea defi111m ace.Huw ee111ru
activirarea de prelucrare a marerialelor documenwre. n Revisla Arhivelor". nr. 2/1968.
p.289.

34

2.

Perfectarea unitilor arhivistice la compartimente


n vederea predrii lor la arhiva unitii (Formarea
dosarelor)

Perfectarea (ncheierea. definitivarea) u n i ti l or arh ivistice. n vederea


predri i lor la arh iva unitii , n gestiunea arhivarul u i sau responsabi lului cu
arhiva uniti i , presupune efectuarea, l a compartimcmc. de ctre cei care au
creat documentele, a urmtoarelor operaiun i :
- Documentele cuprinse n dosare s e o rdoneaz cronologic sau n cazuri
speciale, dup alte criterii (pc probleme, a l fabetic. geografic , pe
corespondeni, nominal etc . ). Cnd la formarea dosarul ui se folosete
ordinea cronol ogic, documentele se i n verseaz, astfel nct primul
document, cu data cea mai veche de nregistrare, s fie deasupra, ad ic l a
nceputul dosaru l u i , urmat d e celel a l te, n ordinea cresctoare a numerelor
de nregistrare. O atenie deosebit se acord rspunsurilor l a actele de baz
i anexelor, pentru a se asigura gruparea l or la documentele de care aparin
i prin aceasta unitatea cuprinsului dosarului. Practica a demonstrat c
ord inea numerelor de nregistrare este cea mai indicat, deoarece
corespunde nsui mersului aciunii.
Criteriul pe probleme sau tematic presupune formarea dosarelor dup
teme. adic gruparea documentelor dintr-u n an, care se refer la aceeai
tem sau problem. Acest cri teri u este cel mai rspndit deoarece
maj oritatea creatorilor de documente i au d i vers i ficat activitatea pc
probleme n cadrul compartimentelor. n practica formrii dosarelor sunt
fo losi te. n mod excepional , de ctre unii creatori de arhiv, concomitent cu
criteriul tematic i alte criterii , aa cum s-a menionat mai sus.

Criteriul u lfabetic c onst n gruparea dosarelor dup a l fabet i se


folosete n special cnd este vorba despre dosarele de personal.
Criteriul geografic const n gruparea unor documente pe anumite arii
geografice, provenite de la uniti sau persoane fizice, care prin natura
activitii l or creeaz astfel de documente, cum sunt institutele de
topometrie, geol ogic, cartografic ele.
Formarea dosa relor pe corespondeni, presupune gruparea ntr-un dosar
a documentelor care se refer la unul i acelai corespondent. Acest sistem
este fol osit mai a l es la uniti le bancare. a cror acti vitate este strns legat
de o seric de corespondeni , prin operaiunile de credi tare-debitare etc.
Aceste dosare sum ordonate. apoi, a l fabetic .
Alctuirea dosarelor dup criteriul nominal c o nst n gruparea actelor
dup denumirea sau genul l or, ceea ce nseamn c ntr-un dosar se
35

concentreaz documente numai de un singur gen: procese-verbale, ordine,


circulare, rapoarte de activitate, situaii statistice. extrase de cont, balane de
verificare etc. i n acest caz gruparea documentelor n interiorul dosarului
trebuie s respecte ordinea nregistrrii lor. inndu-se seama i de
documentele conexate sau anexe.
Sistemele de clasare a actelor pot fi i altele. n funcie de natura lor. de
cerinele utilitii lor. n practic ns, dosarele se formeaz mai frecvent
prin combinarea acestor sisteme. Aa de pild, la compartimentul Resurse
umane", alturi de dosarele de personal se creeaz dosare pe probleme, ale
cror acte sunt clasate n ordine cronologic sau dosare care claseaz actele
pe criteriul nominal (ordine, instruciuni, circulare, procese-verbale etc.).
Datorit acestui fapt, se d posibilitatea cunoaterii mai bine a coninutului
documentelor grupate n dosare, identificrii lor atunci cnd necesitile o
cer.
- O dat cu ordonarea documentelor n cadrul dosarului. se nltur
acele, clamele, agrafele metalice, filele nescrise, dubletele . ciornele, notele
i nsemnrile personale care au servit la redactarea referatelor, acteie care
nu au legtur cu problemele din dosar, fie c au fost repartizate greit n
cursul anului, fie c au fost consultate i nu au mai fost puse la locul lor. n
acest caz, dubletele i ciornele vor fi propuse pentru selecionare, iar
documentele care nu fac obiectul dosarului respectiv se trec la dosarele de
care aparin, supunndu-se operaiunilor de clasare aferente acestuia.
- Documentele din fiecare dosar se cos sau se leag n coperte de carton
n aa fel nct s se asigure citirea complet a textului, datelor i
rezoluiilor. Foile ndoite i mototolite vor fi ndreptate. ntr-un dosar, de
regul, intr o grup de documente. Dar sunt i cazuri cnd ntr-o grup de
documente, prevzute n nomenclator, nu se formeaz ntr-un an, dect dou
sau cel mult trei documente. n aceast situaie pentru a nu se irosi
materialele de protecie i a se economisi spaiul de depozitare, se pot
concentra mai multe grupe de documente ntr-un dosar, desprite printr-o
foaie nescris, avnd n vedere ca ele s fie similare i s aib aceleai
termene de pstrare. n nici un caz nu se vor ndosaria n acelai dosar
documente care au termene de pstrare de I O ani la un loc cu cele care se
pstreaz 5 ani sau permanent etc.
Pentru uurarea i uniformizarea activitii de formare a dos;:irelor,
recomandm creatorilor de documente s-i tipreasc coperte, de diferite
dimensiuni (A4, A3 etc), n funcie de nevoi, a cror fa s cuprind toate
elementele prevzute n anexa nr. I a acestei teme.
Documentele cu format mare, cum sunt: desenele tehnice, schiele,
materialele ilustrative etc nu se cos n dosare ci se pstreaz separat n
36

rulouri . n cutii speciale. sau simplu ndoite. n dosar, n locul lor, se aeaz
o not de tri mitere n care se indic locul unde se pstreaz aceste
documente.
Dac n dosare se all obiecte mici ( mostre ) : fotografii i desene tehnice
de format mic. ele se pun n plic i se cos n dosar mpreun cu celelalte
documente. Documentele deosebit de valoroase. nu se cos n dosare". ci se
pun n coperte speciale d i n hrtie, apoi se aeaz n mape.
- Numerotarea fi lelor este operaiunea care are drept scop s determine
locul documentu l u i n dosar i s asigure astfel i n tegritatea l u i . Ea se face
fie mecanic, fie cu creionul negru, n colul din dreapta sus al fi lei. n cazul
dosarelor compuse din mai multe volume, se numeroteaz fiecare volum
separat, ncepnd cu nr. 1 .
- Dosarele nu trebuie s aib mai m u l t de 250-300 de fi le; n cazul
depirii acestui numr, se formeaz mai multe volume ale aceluiai dosar.
Nu se recomand s se lege n acelai dosar documente din mai muli ani,
i nd i ferent de numrul filelor din dosar.
La sfri tu l fiecrui an dosarele create n anul respectiv, se ncheie i
ncepnd cu noul an se formeaz noi dosare.
Pe coperta dosarul u i se nscri u : denumirea unitii i a
compartimentului
creator:
indicativul
uniti i
arhivistice
din
nomenclator/anul crerii documentelor: cuprinsul unitii arhi vistice; data
nceperii ( ziua i l una); data ncheierii ( zi ua i luna) : numrul fi lelor:
numrul volumului ( cnd din aceeai problem avem mai multe volume):
termenu l de pstrare i numrul din i nventar - care se va completa odat cu
inventarierea documentelor.
- Certificarea unitilor arhivistice (dosare, registre, cond ici. cartoteci) se
face pe o foaie nescris, pus la sfritul dosarul u i nainte de a fi cusut, sau
pe interiorul copertei d i n spate - n cazul dosarelor -, sau pe prima pagin
nescris n cazul registrelor i condi c i l or, de ctre personalul de l a
compartimentul ce l e-a creat, pri n formula: Prezentul dosar (registru,
condic, cartotec) conine . . . . . . . fil e'', n cifre i, ntre paranteze, n l i tere.
La sfritul notei de certificare se trece data, semntura i funcia persoanei
care face aceast operaiune.
Constituirea i evidena unitilor arhivistice ce cuprind informaii
secrete de stat i secrete de serviciu se face n conformitate cu Legea privind
protecia in formai i lor c lasificate nr. 1 82/2002, Hotrrea pri v i nd protecia
i nformaiilor secrete de serviciu nr.7 8 1 din 25 i u l i e 2002 i Legea privind
l i berul acces l a informaiile de interes public nr. 544 din 1 2 octombrie 200I
(vezi cap. IV al acestei lucrri ) .

37

nscrierea acestor elemente pc coperta fiecrei uni t i arhi visticc se


impune cu necesitate deoarece numai cu aj utorul lor se pot identifica
unitile arhivistice din cadrul fondului . se poate asigura integrarea lor
operativ la fond. comparti ment sau scria unui compartiment. Aceste
elemente stau la baza evidenei administrative i constituie factori de
asigurare a integritii fondului.
Coni nutul dosarului i termenul de pstrare sunt elemente corelate care
indic valoarea istoric i tii nific sau cea practic a documentelor. Pentru
o cunoatere comp let a coni nutului documentelor ce compune dosarul este
necesar ca elementele definitorii ale problemelor trecute pe copert s fie
clar i cuprinztor formul ate. s nu omit principalele date care s
evidenieze informai i le necesare. Este total neindicat s se copieze pe
coperta uniti l or arhivi stice 1 apoi n in ventare. denumiri le din
nomenclator deoarece nu n toate cazuri le grupele de documente din
nomenclator reflect n ntregime cuprinsul actelor din uniti le arhivistice.
Nomenclatorul nu poate prevedea n detaliu toate problemele ce se vor crea
la compartimente n cursul anului. De aceea este necesar ca atunci cnd se
formuleaz rezumatul pe coperta unitii arhivistice s se revad neaprat
documentele. n scopul redrii problemelor principale neprevzute n
nomenclator.
Cnd coninutul grupelor de documente formulate n nomenclator este
complet i corect formulat i acoper n ntregime cuprinsul unitilor
arhivistice, poate fi trecut pe coperta acestora.
Cu ct coninutul unitilor arhivistice. scris pc copert. este mai complet
i corect formulat. fr prescurtri i formulri echivoce sau generale. cu
att inventarierea este mai uor de realizat i ar inventarul mai bun.
Ct pri vete datele de ncepere i de ncheiere a unitilor arhivistice. ele
se nscriu pe copert n raport de data primului act nregistrat (socotind c
ianuarie este deasupra iar decembrie dedesubt) i de data ultimei nregistrri
din unitatea arhivistic, fr a se lua n considerare datele documentelor
anexate. care. n unele cazuri . sunt mai vechi dect data de nceput a
dosarului. n momentul inventarierii documentelor se completeaz i
coperta unitilor arh ivistice (j os n stnga) cu numrul din inventar ( scris
cu marker - inclusiv pe cotorul unitii arhivistice ) .
Termenul de pstrare al fiecrei uniti arhivistice este cel preluat din
nomenclatorul arhivistic i trecut pc copert l a data completrii ci.
Toate datele care se trec pe coperta unitii arhi vistice vor trebui scrise cu
cerneal sau pix i foarte cite. Copertele registrelor i condici lor vor trebui
completate cu aceleai date ca i ale dosarelor.

38

Pentru documentele pri mite prin fax. toi creatorii i dei ntori i vor trehui
s respecte prevederile Instruci unii tehnice nr. 504097 din I O iulie 1 998
privind regi mul de pstrare i conservare a acestor categorii de documente.
emis de Arhivele Naionale i anexat prezentei teme ( vezi anexa nr. 2).
Dei formarea dosarelor pare o operaiune simpl, tehnic, care se
preteaz prea puin la teoretizare, ea are un rol foarte important, n cadrul
activitii arhi v istice. O defectuoas formare a dosarului creeaz reale
d i ficulti n procesul de inventariere, asigurarea integritii, a selecionrii
i folosirii documentelor. Cnd ntr-un dosar documentele nu sunt ordonate
corect, cusute. numerotate i certificate corespunztor. ele pot fi uor
rtci te, dac se dau n cercetare. Un dosar neperfectat corespunztor nu d
posibilitatea citrii elementelor de cot a documentelor care au stat la baza
unor l ucrri.
Cele mai serioase greuti se ntmpin ns atunci cnd trebuie s se
aprecieze valoarea dosarelor cc cuprind documente cu diferite termene de
pstrare, inclusiv cu caracter permanent, formate n acest fel ca urmare a
neapl icrii sau neaplicrii corecte a nomenclatorului. Tocmai de aceea
formarea corect a arhivei curente, prin gruparea documentelor n dosare, pc
probleme i termene de pstrare, pri n aplicarea nomenclatorului arhi vistic i
perfectarea ei la compartimente n vederea depunerii la arhiva uniti i.
constituie o obligaie permanent a compartimentelor. prevzut n art. 8 -9
din Lege 1 6/ 1 996 i art. 1 6- 1 7 din Instruciunile ci de aplicare.

39

ANEXA
____
____

DOSAR nr.

___

referitor l a

Volumul

3)

______

3)

_
_
_
_
_
_
_
_
_
_

Data nceperii
Data ncheierii
Nr. filelor

_
_
_
_
_
_
_
_

_
_
_
_
_
_
_
_

_________

_
______

Inventariat sub nr.

I)
2)

nr .

l)
2)

Termenul de pstrare

___

ani

Denumirea creatorul u i de documente


Denumirea compart i mentului
Se va meniona indicativul dosarului d i n nomenclator 1 anul
crerii documentelor
40

ANEXA nr. 2
APROB
DIRECTOR GENERAL
AL ARHIVELOR NAIONALE
L.S. Constantin Fenean
ss indescifrabil
INSTRUCIUNE TEHNIC
Nr. 504097 din 1 0.07 . 1 99 8
privind regimul de pstrare i conservare a documentelor primite
prin fax de ctre creatorii i deintori i de documente
n temeiul Legii Arhivelor Naionale. nr. 1 6/ 1 996. art. 5. lit. a. pornind de
la constatarea c suportul grafic ( hrtia) i materialele de imprimare grafic
(cerneala ) utilizate n tehnologia de primire a materialelor prin fax nu
ndeplinesc condiiile minime de pstrare, respectiv scrisul este afectat n
termen scurt de un proces i ntrinsec de transformare ce se ncheie cu trecerea
n stare ilizibil. se stabilesc urmtoarele:
1 . Documentele primite prin fax au statut de mesaj operativ iar materialul
suport (hrtia. cerneal a) va fi considerat c are o durabil itate l i mitat.
speci fic pentru pstrarea pe termen scurt.
2. Pentru pstrarea pc termen med iu i ndelungat precum i pentru
pstrarea permanent. mesajele primite prin fax se copiaz la copiator
( xero x ) alb-negru n termen de cel mult trei zile de la data primiri i . Pe copia
xerox realizat n condiii calitative corespunztoare se aplic viza sau
nsemnul de autenti fi care pentru conformi tate cu originalul. potrivit
reglementrilor interne speci fice riecrui creator i deintor de documente,
dup care xerocopia se nregistreaz i se ia n eviden n condii ile
reglementate de Legea Arhivelor Naionale la art. 7 i 8 , al. 1 .
3. Mesajul fax n i mprimarea original se poate anexa la copia xerox
nregistrat sau se poate pstra n dosar separat. n funcie de starea de
pstrare a acstora, mesajele fax ri imprimare original pot fi eliminate.
dup regimul dubletelor. cu prilejul gruprii documentelor n uniti
41

arhivistice i depunerii acestora de la compartimente la arh iva general a


creatorului i deintorului de documente.
4. Mesajele fax primite anterior vor fi supuse copierii i luri i n eviden
n condiiile stabilite de art. 2 din prezenta Instruciune tehn ic.
5. Prezenta Instruciune tehnic este parte integrant a reglementrilor
cuprinse n Cap. II lit. A, art. 8-9 din Instruciuni privind activitatea de
arhiv la creatorii i deintori i de documente, aprobate de conducerea
Arhivelor Naionale cu nr. 2 1 7/2 3 .05 . 1 996.

EF S ERVICIU
RESTA URARE-CONSERV ARE

De acord
EF SERVICIU
METODOLOGIE, SINTEZ I
CONTROL

Florea Oprea
ss indesci frabil

Dan Li vezeanu
ss indescifrabil

D. INVENTARIEREA A RHIVEI CURENTE


LA COMPARTIMENTE
1.

Prevederile Legii Arhivelor Naionale i ale Instruciunilor ei


de aplicare privind inventarierea arhivei curente
la compartimente

Printre obligaiile crealorilor i deintori lor de documente. arl. 9 din lege


prevede c: Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de
documente n al doilea an de la constituire, pe baz de invenlar i proces
verbal de predare-primire, ntocmite potrivit anexelor 2 i 3". 5
Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de
documente, ntr-un capitol aparte ( art. 1 8-23 ) . aduc clelal i i n legtur cu
inventarierea documentelor l a compartimente i apoi preluarea acestora la
arhiva uniti i .
Unitile arhivistice (dosare. registre, cond ici. carlotcci etc . )se predau la
compartimentul de arhiv sau n lipsa acestuia l a arhiva uniti i, n gestiunea
arhivarului sau responsabilului cu arhi va, pe baz de inventare, ntocmite pc
compartimente, an i n cadrul anului pe termene de pstrare, dup modelul
prevzut n anexa nr. 2 din lege. Astfel, inventarul va cuprinde toate
unitile arhivistice cu acelai termen de pstrare. create n decursul unui an.
de ctre un compartiment de munc. Fiecare compartiment va ntocmi anual
attea inventare cte termene de pstrare sunt prevzute n nomenclator. la
compartimentul respectiv (ex . : J O ani, 1 5 ani, 20 ele ani, 50 de ani ,
permanent pentru cele cu valoare istoric etc . ) . Fiecare uni tate arhivistic se
trece n inventar sub un numr curent distinct. n cazul dosarelor formate
din mai multe vol ume. n inventar fiecare volum va primi un numr curent
distinct.
Registrele, condicile i alte document preconstituitc ( i mprimate-tipizate)
se cuprind n inventar dup dosare.
Inventarele trebuie s fie scrise la main sau calculator, la un rnd i
jumtate, pe o hrtie de bun calitate, n trei exemplare pentru documentele
nepermanente i n patru exemplare pentru documentele permanente. Cte
un exemplar din inventare rmne la compartimentul care face predarea, iar
celelalte se predau odat cu documentele. la arhiva uni tii . n gestiunea
ari1ivarului sau responsabi lului cu arhi va.
Unitile arhi vistice nencheiate n anul respecti v, ca i cele care, din
motive j ustificate, se opresc la compartimente, se trec n inventar la
' Legea nr. 1 6/ 1 996.

p.2.

43

compartimentul i anul cnd au fost create cu menionarea ( l a sfritul


i nventarului) c au fost lsate l a compartimentul X sau Y nefi ind ncheiate
sau avnd nevoie de ele. n momentul predrii lor ullerioare. n inventar se
va meniona acest lucru.
Unitile arhivistice care cuprind documente din mai muli ani vor l'i
i nventariate la anul de nceput, menionndu-se n inventar datele extreme
(anul nceperii i anul ncheierii ) .
Ct privete completarea rubricii Coninutul pe scurt a l dosarului,
registrului etc. ", se vor preciza genurile de documente ( rapoarte, memorii,
ordine, sinteze, coresponden cu . . . . sau pri vind . . ), emitentul. destinataru l .
problema sau problemele coninute, scurt, clar i concis. fr prescurtri i.
dup caz, perioada l a care se refer.
2.

Inventarierea - operaiunea de baz a activitii


arhivistice

Inventarierea este operaiunea arhivistic de luare n eviden a


unitilor arhivistice dup ordonarea lor, conform unor criterii stabilite prin
nomenclatorul arhivistic sau planul metodic de lucru"6 .
Inventarul este i nstrumentul de eviden cu dubl funcional itate. n
primul rnd el cuprinde, sub form de rezumat, n mod concis i concludent.
informaiile unitilor arhivistice, folosind ca instrument de baz cercetrii,
sub multiplele ei aspecte. n acelai timp, i nventarul este un instrument de
eviden n sens administrativ-gestionar, cu aj utorul cruia se face prcdarca
primirea documentelor n ad ministrarea arhivarului sau responsabilului cu
arhiva, desemnat s asigure pstrarea, conservarea i folosirea
documentelor.
Inventarierea documentelor la compartimente nu trebuie neleas ca o
soluie de conjunctur, n condiiile l ipsei sau chiar existenei unui
compartiment de arhiv n cadrul uni ti i , ci ca o msur menit s asigure
efectuarea acestor lucrri , n cele mai bune condii i , cJe ctre cei care
particip nemij l ocit la rezol varea lucrri lor. care cunosc modul de
consti tuire al documentelor, coni nutul acestora i implicit valoarea lor.
Aceast practic de inventariere la compartimente se impune cu att mai
mult cu ct uniti le i compartimentele opereaz, de multe ori, cu termeni
specifici care trebuie folosii corect n inventare pentru a nu se denatura
nelegerea sensului lor real. Ori, c i ne poate face aceste operaiuni mai bine
0 Norme Tehnice privind desfurarea activitilor n Arhivele Naionale. B uc u reti.

( n continuare: Norme tehnice, 1 996) .

44

1 996. p . 7 .

i mai corect dac nu cei care particip nemij locit la constituirea acestor
documente .
Modalitatea de inventarierea a documentelor l a compartimente p e a n i
termene de pstrare. stab i l i t de actuala legislaie. este perfect apl icabil de
ctre toi creatorii de documente i asigur fol osirea lor operati v n scopuri
tii ni fice i practice.
Modelul d a i nventar este unic pentru toi creator i i de documente din ar
att ca formular ( vezi anexa nr. 2 d i n lege sau anexa nr. I a acestei teme ) ,
ct i c a mod de completare.
Unitil e arhi v i stice create n anul precedent vor fi perfectate (n cheiate,
definitivate) i i n ventariate n anul n curs. urmnd s fie predate n al doi lea
an de la constituire l a arhiva creatorului de documente.
Constituirea arhivei curente pe baza nomenclatoru l ui arh iv istic.
in 1entarierea documentelor l a compartimente, pe an i termene de pstrare,
prezint avantajul c perm i te selecionarea cu operativi tate a uni tilor
arhi vistice l ipsite de i mportan istoric i documentar. elibernd spai ul
pentru arhiva nou creat.

3. Etapele procesului de inventariere


Pentru evitarea erori lor n ceea ce pri vete ntocmirea inventarelor. ca i
pelllru nlesn irea i desfurarea uni tar a acestei importante activ i ti .
ntr-o prim ewp. compartimentul de arhiv, sau n l ipsa acestuia, eful
compartimentului care rspunde de arhiv, mpreun r n arhivaru l sau
responsabilul cu arhi va. trebuie s multiplice i s difuzeze tuturor
compartimentelor formularul de inventar ( model anexa 2 din lege sau anexa
I a acestei teme), obligndu-le, astfel, s rspund rubrici lor impuse.
n etapa a doua, u ni ti l e arh ivistice odat constituite. ncheiate,
certificate, cu toate datele copertei corect completate, se grupeaz pe
termene de pstrare, i ar n cadrul fiecrei grupe de termene se aeaz. mai
nti dosarele i la urm registrele. condicile 1 alte documente
preconstituitc.
n etapa urmtoare, se va lua n eviden fiecare uni tate arh i vistic n
parte, prin completarea rubric i l or formularu l u i de i nventar primit anterior,
ncepnd c u numrul curent. Fiecare grup de termene de pstrare ncepe cu
nr. I , n umr ce se scrie concomitent i pe coperta fiecrei uniti arhivistice,
fcndu-se corelaia dintre i n ventar i documente. Dac toate celelalte
elemente trecute pc coperta uniti lor arhi vistice sunt corect completate.
atunci ntocmirea inventaru l u i reprezint. de fapt. o transcriere a acestor
elemente n formul arul de inventar.

45

4.

Prile componente ale inventarului

Completarea corect a fiecrei rubrici a inventarului faciliteaz


identificarea operativ a unitilor arhivistice.
n antet. n stnga sus a primei pagi ni, se scrie denumirea uniti i i a
compartimentului care a creat documentele, iar n titlul inventarului se va
meniona anul crerii documentelor i termenul de pstrare (la mij locul
primei pagini).
- Inventarul ncepe cu numrul cure/ll deoarece fiecare un itate
arhivistic va trebui s aib un numr curent. ncepnd cu numrul 1 . n
cadrul compartimentului, anul i termenul de pstrare respectiv. Prin
urmare, toate i nventarele documentelor c u termene de pstrare de 1. an, 2
ani, 5 ani. I O ani, 50 de ani etc . ca i cele pentru documentele permanente
vor ncepe tot cu nr. c rt. 1 . Este clementul principal, cc reprezint, de fapt,
cota unitilor arhi vistice.
- n rubrica a doua se va meniona indicativul unitii arhivistice dup
nomenclator (cifra roman, litera majuscul i c i fra arab: IB I O; sau numai
l itera maj uscul i cifra arab: A 8 ; sau numai c i fra arab: 26 - n funcie de
organigrama unitii ) . Dac la acelai i ndicativ s-au creat mai multe uniti
arhi vistice (volume), n aceast rubric se repet indicativul u n i ti i
arhi vistice de cte ori este cazul.
- n rubrica a treia, desti nat menionr i i informai i l or cuprinse n
documente. formulat sugestiv
Coninutul pe scurt al dosarului.
registrului etc. " se vor da toate informai ile eseniale desprinse din
documentele respective, ntr-un mod concis, clar, fr prescurtri i fr a se
i nsera i aprecieri personale ale celui care e fectueaz i n ventarierea. n
cuprins se menioneaz categori ile de documente i obiectul aciunii (ex.:
Regulamente de organizare i funcionare a . : Acte normative privind
reglementarea problemelor de personal ; B ilanul de venituri i cheltuieli pc
anul . . . etc . ) . precum i denumiri le oficiale complete ale beneficiarilor sau
cl i eni lor , ca i orice alte elemente pri n care se pol exprima ct m a i clar
i n forma i i l e eseniale d i n documentele supuse i n ventarieri i . De asemenea, se
va meni ona dac documentele sunt sub form de proiect sau copie, iar n
cazul unei lucrri anatc n dosar n mai multe variante care au constituit
etape de lucru, ca urmare a unor avizri succesive ale organelor de stat etc ..
n cuprins. se vor meniona i acestea.
Inventarul nu este doar o simpl transcriere a denumirilor din
nomenclator deoarece acest i nstrument de lucru este un tabel sistematic de

46

probleme formulate genenc. pe cnd invemarul nominalizeaz 1


concreti zeaz aci unile, delimiteaz perioada la care se refer documentele.
La acelai indicati v din nomenclator se pol crea mai multe volume care
vor forma, fiecare, cte o uni tate arhivistic i va ocupa n inventar o poziie
distinct, iar n rezumatul fiecreia se va meniona ceea ce i este
caracteristic. Astfel, la compartimentul contabi l itate, a unei uniti , vom
avea n nomenclator o singur poziie, cu note contabi le i acte justificative
anexate la acestea", dar n cadrul acelui compartiment se vor crea ntr-un an
cteva zeci sau sute de dosare cu asemenea documente. Acestea vor fi
constituite n dosare, n ordinea numerelor notelor contabile, numere care la
rndul lor reflect ord i nea cronologic de elaborare a acestor documente. Ca
urmare, n i nventar se va meniona: note contabile de la nr. 1 -30 i actele
justificative anexate la acestea", iar la rubrica Datele extreme" se va nota
luna ianuarie"; dosarul urmtor va fi rezumat astfel : note contabile de la
nr. 3 1 -65 . . . ", luna februarie"; n continuare putndu-se nlocui, n
asemenea cazuri , cuvintele care se repet de la o poziie de inventar la alta,
prin cuvntul Idem" (ex. Idem de la nr. 3 1 -65" etc . ) sau cu ghilimele. n
concluzie, uniti le arhivistice constituite din documente de acelai fel se
inventariaz n mod succesiv, n ordine cro nol ogic, lund ca element
cronologic ziua, decada, luna, trimestrul, semestru l , etc. dup modul de
constituire a documentelor.
n cazul unor uniti, unde volumul documentelor create la anumite
compartimente ntr-o zi este foarte mare, acestea se consti tuie n dosare pe
zile, ca de exemplu, n activitatea bncilor, a Caselor de Economii i
Consemnaiuni, a altor u niti care efectueaz operaiuni zil nice i se
i nventariaz n aceeai ordine asigurndu-se astfel o arhivare corect, o
regsire operativ a acestora, precum i selecionarea lor fr dificultate, la
expirarea termenelor de pstrare.
Alte categorii de documente ca planurile de activitate, drile de seam
sau rapoartele de activitate, cele contabile sau statistice, bilanurile de
venituri i cheltuieli .a., dac se ntocmesc trimestrial , se vor inventaria n
ordi nea trimestrelor. la termenele de pstrare corespunztoare prevzute n
nomencl ator. iar cele anuale, din aceleai categorii, vor fi cuprinse n
inventarul documentelor permanente la comparti mentul i anul respectiv.
Personalul care face i nventarierea documentelor trebuie s cerceteze cu
atenie fiecare unitate arhi vistic n ntregime pentru a se edifica pe depl i n
asupra coninutului documentelor din componena s a , rednd succint i cu
exactitate problemele principale la care se refer documentele.
- Alt clement de identi ficare a unitilor arhivi stice, pe care inventarul l
evideniaz n mod exact, l constituie dara sau cimele extreme ale
47

documentelor din unitatea arh ivistic (data primului act i cea a ultimului
act din dosar) .
- Numrul filelor constituie, de asemenea. u n element p c care l
evideni az inventarul, ca mij loc de control asupra integritii documentelor
cuprinse n uni tatea arhivistic, de identificare a unui anumit document,
eviden gestionar etc.
- n rubrica Observaii " a formularului de inventar se trec eventualele
noi cote. precizri privind microfil marea, interdicia de-a fi cercetate unele
uniti arhivi stice etc.
Completarea rubricilor invcntaru1u1 se face fr presc urtri sau formulri
evazive.
Filele inventarelor se numeroteaz, odat cu ntocmirea lor. la maina de
scris sau calculator.
Pe ultima pagin a inventarului (dup ultima unitate arhivistic) se trec
urmtoarele date: numrul filelor i nventarul u i ; numrul unitilor arhivistice
pe care le cuprinde inventarul; se nir nr. crt. al uni ti lor arhivistice lsate
la compartimente (dac este cazul); nr. crt. al unitilor arhivistice care au
lipsit la preluare (dac este cazul ) ; data predrii-prel uri i : numrul unitilor
arhivistice efectiv preluate; semntura persoanei care pred documentele i
semntura persoanei care preia documentele.
Unitile arhivistice pentru care n nomenclator termenul de pstrare este
de X ani CS se cuprind n inventarul celor care se pstrca1. X ani. n cazul
n care comisia de selecionare hotrte pstrarea lor permanent, atunci
acestea vor fi scoase din inventarul documentelor temporare i vor fi trecute
n inventarul celor permanente. n acelai fel se va proceda cnd unitile
arhivistice prevzute iniial cu termen de pstrare permanent vor fi trecute
ntre cele temporare.
Fr ndoial, v i i torul arhivisticii l constituie transpunerea legislaiei
arhivistice actuale. inclusiv operaiunea de inventariere a documentelor pe
calculator. activitate care a nceput n unele un iti . cu urmri extrem de
benefice. n pri mul rnd pentru unitile n cauz. dar i pentru arhive n
general . n contextul actualei revoluii tehnologice, al crei principal vector
este informatizarea.

48

(ANEXA

ANEXA nr. I
din lege J

nr. 2

(Denumirea creatorului)
(Denumirea compartimentului)

INVENTAR PE ANUL
pentru documentele care se pstreaz

Cuprinsul pe scurt al
dosarului, registrului ele.

ID25

Planul anual de venituri i


cheltuieli

_
_
_

__
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_

(permanent sau temporar)


c:;

Nr. lilelor

Obscrva\ii

3 1 .1-3 1 .XII

1 05

Cl

fi le. conine
Prezentul inventar formal d i n
condici. cartoteci etc.
Numerele
au fost lsate la
La preluare au lipsit dosarele de la nr.
, s-au preluat
Astzi,

______

dosare. registre.
. nefiind ncheiate.

_
_
_
_
_
_

______

Am predat,

u.a.

Am

49

preluat.

E. PREDAREA LA ARHIVA UNIT II A DOCUMENTELOR


CREATE LA COMPARTIMENTE. REGISTRUL DE EVIDEN
CURENT
1.

Prevederile Legii nr. 16/1996 i ale Instruciunilor ei de aplicare


privind predarea la arhiva unitii a documentelor
create la compartimente

Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente n


al doilea an de la constituire, pe baz de inventar i proces-verbal de
predare-primire, ntocmite potrivit anexelor 2 i 3" 7- se precizeaz n arL. 9
din Legea Arhivelor Nationale nr. 1 6/ 1 996.
Problematica inventarierii documentelor la compartimente. pe an i
termene de pstrare a fost tratat, n detalii. n lema anterioara.
Procesul-verbal de predare-primire a documentelor ( vezi modelul anexa
nr. 3 din lege sau anexa nr. I a acestei teme ) se ntocmete n dou
exemplare, ntre reprezentantul compartimentului (care n mod normal ar
trebui s fie persoana desemnat de ctre eful compartimentului.
responsabil cu arhiva l a compartiment), cel care pred i arhivarul sau
responsabilul cu arhiva unitii , n cali tate de primitor.
Procesul-verbal de predare-preluare trebuie s aib nscris, sus n stnga
filei, denumirea u niti i i a compartimentului care a creat documentele. n
cuprinsul procesului-verbal se va trece perioada n care au fost create
dGcumentele compartimentu lui i numrul unitilor arhivi stice efec tiv
predate, iar n ncheiere se vor consemna numrul fi lelor inventarului
precum i semntura de predare i cca de preluare a documentelor.
Arhivarul sau responsabilul cu arhiva verific i preia de la
compartimente, pe baz de inventar, dosarele constituite"8- aceasta fiind
una din principalele obligaii ale sale. aa cum se precizeaz n art. nr. 5 ,
lit.b d i n Instruciunile privind activitatea d e arh iv l a creatorii i deintorii
de documente .
Predarea la arh iva general se face conform unei programri prealabile,
stabilit de comun acord ntre cele dou compartimente (predtor i
primitor}"9, aa cum prevede art. 23 din Instruciunile de aplicare a iegii menionate mai sus.

Legea nr. 16. p.2.


" Acte normative privind arhivele. editat de Asocia!ia Arhivitilor . .David Prodan" Cluj
Napoca. Filiala Slaj, Zalu. 1996. p. 1 4. ( n continuare: Acte normative).
9 Ibidem. p. 1 8

50

La preluare. personalul compartimentului de arhiv verific fiecare


dosar, urmrind respectarea modului de constituire a dosarelor i
concordana ntre coninutul acestora i datele nscrise n inventar. n cazul
constatrii unor neconcordane, ele se aduc la cunotin compartimentului
creator, care efectueaz corecturile ce se impun" 1 0- se precizeaz n art. 24
din aceleai i nstruciuni.
n cazul cnd la predarea documentelor de la compartimente la arhiva
uniti i . unele dosare. registre etc . au fost reinute la compartimente. nefiind
ncheiate, fi i ndu-le necesare sau nu au fost gsite la predare. la sfritul
inventarului se vor meniona numerele l or, dup i nventar, consemnndu-se,
totodat, numrul unitilor arhivistice efectiv preluate.
n continuare, se consemneaz att n inventar ct i n procesul-verbal
data predri i-prelurii, apoi acestea vor fi semnate de ctre cel care face
predarea din partea compartimentului i de ctre cel care preia. ca
reprezentant al uniti i .
Dup semnare, odat cu preluarea documentelor. un exemplar din
procesul-verbal. mpreun cu un exemplar din inventare. rmn la
compartimentul care pred documentele (ntr-un dosar aparte). iar cellalt
exemplar din procesul-verbal. mpreun cu cele trei exemplare din
i nventarele documentelor permanente, respecti v dou exempl are din
i n ventarele documentelor temporare, vor fi preluate la arhi va unitii, n
gestiunea arhivarului sau responsabilului cu arhi va.
I nventarele documentelor permanente de la toate compartimentele, vor fi
ordonate dup schema de organizare a unitii i constituite n volume. pe
an sau n vol ume pc mai muli ani. n raporl de numrul filelor. I n ventarele
dccumcntelor temporare vor fi, de asemenea. consti tuite n volume. pc ani.
pe termene de pstrare sau n ord i nea termenelor de pstrare, cnd
inventarele pentru toate termenele de pstrare dintr-un an vor fi incluse ntr
un singur vol um.
Toate inventarele vor trebui pstrate ntr-un fiet metalic, sub cheie.
2.

Registrul de eviden curent

Evidena tuturor intrrilor i ieirilor de un iti arh iv istice din depozit se


ine pe baza unui registru, potri vit anexei 4 " 1 1 - se precizeaz n art. 9 din
Legea Arhivelor Naionale nr . 1 6/ 1 996, iar art. 5 , lit. b din I nstruci unile
privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente
10
li

Ibidem
Legea nr. 1 6- 1 996.

r.2.

51

stabilete pentru personalul compartimentelor de arhiv ( arhivar sau


responsabi l ) printre principalele atribuii i pc aceea de a asigura evidena
tuturor documentelor intrate i ieite din depozi tul de arhiv. pe baza
registrului de eviden curent (anexa nr. 4)" 1 2 . Menionm c n lege anexa
nr. 4 este i ncomplet. aa nct v recomandm formularul anex nr. 2 de la
sfritul acestei teme.
Aceleai prevederi se regsesc i n art. 25 din I nstruci unile de aplicare a
Legii nr. 1 6/ 1 996. cu urmtoarea completare: ,, n cazul n care
compartimentul de arhi v pstreaz i alte fonduri arhivistice. n registrul de
eviden curent se deschide cte o partid pentru fiecare fond" u .
Prin urmare, registrul de eviden curent este u n instrument de baz al
arhivei unei uniti, n care sunt nregistrate i nventarele fondului sau
fondurilor create i deinute i implicit numrul unitilor arhi vistice di nlr
un fond precum i micarea acestora n decursul ani lor ( predate Arhivelor
Naionale - cele permanente, eliminare prin selecionare. predate altor
uniti etc . ) . n ci se i ne o eviden numeric a unitilor arhi vistice
cuprinse n inventare, aa nct putem spune c este un inventar al
inventarelor.
Acest registru are dou pri sau capitole: Preluri" i Ieiri''.
La Preluri " se trec, n ord i nea prelurii de la compartimente. toate
inventarele unitilor arhi vistice preluate. Fiecare inventar se trece n
registru separat, sub un alt numr de ord ine. Astfel. dac un compartiment
va preda cinci categorii de inventare n care sunt cuprinse documente cu
termene de: 5 ani. 1 O ani. 20 de ani. 50 de ani i permanente. fiecare
categorie de inventar va fi trecut n registru sub un n umr curent distinct.
n prima parte, la Preluri " se trec urmtoarele date:
- numrul curent sau numrul de ordi ne al i n ventarului ( se d n ordinea
prelurii de la compartimente);
- data prelurii documentelor din inventarul respectiv;
- denumirea compartimentului de l a care provin i nventarele;
denumirea inventarului, rubric destinat nscrieri i. n form
prescurtat, a felului i nventarului . adic: inventar permanent, inventar pc 50
de ani. inventar pc 1 O ani etc . ;
- datele extreme a l e documentelor cuprinse n inventar ( data primu lui i
uli imului document din i nventar);
- totalul unitilor arhi vistice d i n i n ventarul respectiv;

12
11

Acte normative. p. 1 4.
Ibidem, p. 1 8
52

- totalul unitilor arhivistice din i nventarul respectiv, primite efectiv n


arhiva unitii (se consemneaz cu creionul);
- numrul unitilor arhivistice lsate l a compartiment i predate ulterior
( se consemneaz cu crei onul, cnd este cazul, pn la depunerea la arhiv a
tuturor u.a. din inventar, moment n care nregistrarea se va face cu
cerneal, pix etc.);
- totalul uniti lor arhi vistice existente efecti v n toate inventarele ( se
consemneaz cu creionul cnd este cazu l ) .
n partea a doua, la Ieiri " , pentru fiecare i nventar s e completeaz
urmtoarele date :
- data ieirii documentelor din eviden;
- denumirea unitii ctre care s-a fcut predarea (Arh ivele Naionale.
uniti de colectare a hrtiei etc . ) :
- denumirea actului de predare ( confirmarea Arhivelor Naionale sau
direciei j udeene respective pentru selecionare, proccsul-vcrhal de predarc
prel uarc etc . ) : numrul de nregistrare i data actului pe haza cruia au fost
scoase documentele din eviden:
- totalul uniti lor arhivistice ieite ;
- totalul general al unitilor arhi vistice rmase n arhi v.
innd la zi acest i nstrument de eviden vom ti, n orice cl ip, de unde
i ce s-a preluat n arhiv, ce a ieit din arhiv, cnd, unde i n baza crui
act, precum i totalul general al unitilor arhivistice existente n arhiv Ia o
anumit dat.

3. Scoaterea documentelor din evidena arhivei


Scoaterea documentelor din evidena arhivei se face numai cu aprobarea
conducerii creatorilor sau deintoril or de documente i cu avizul Arhi velor
Naionale sau al direcii lor j udeene ale Arh i velor Naionale, dup caz. n
funcie de creatori i la nivel central sau l ocal , n urma selecionrii.
transferu lui n alt depozit de arhiv sau ca urmare a di strugerii provocate de
calamiti naturale ori de un eveni ment exterior imprevi1.ihil i de
nenlturat' " 1 '1- se precizeaz n ultimul alineat al an. 9 din Legea 1 6/ 1 996.
Aceleai prevederi se regsesc i n art. 2 7 din I nstruciunile pn vmd
activitatea de arhiv Ia creatorii i deintorii de documente. Articolul 28 din
aceste instruci uni stabilete actele pe baza crora unitile arh iv istice aflate
ntr-una d i n cele trei situaii consemnate n art. 9 din lege, pot fi scoase
definitiv din arhiva uniti i , preciznd c: Dosarele sunt scoase din
" Legea n r . 1 6- 1 996. p . 2 .

53

evidena arhivei pc baza unuia din urmtoarele acte. dup caz: proces-verbal
de selecionare (conform anexei nr. 5 ) ; proces-verbal de predare-preluare
( conform anexei nr. 6 ) : proces-verbal de constatare a deteriorrii complete a
documentelor sau a l ipsei acestora. Documentele deteriorate vor fi scoase
din eviden n urma propunerii comisiei de selecionare. aprobat de
conducerea unitii creatoare sau deintoare i confirmat de Arh ivele
Nai onale" 1 5 .
Procesul-verbal de selecionare ( anexa nr. 5 din lege) se ntocmete de
ctre comisia de selecionare dup expirarea termenelor de pstrare a
documentelor. El este nsoit de un exemplar din inventarele documentelor
propuse pentru seleci onare i un exemplar din inventarele sau inventarul
documentelor permanente din anii pentru care s-a fcut selecionarea
documentelor (detalii n capitolul Selecionarea documentelor" ) .
Procesul-verbal de predare-preluare ( anexa nr. 6 d i n Instruci unile de
ap licare a Legii nr. 1 61 1 996) se ntocmete cu prilej ul transferului
documentelor ctre alt unitate.
Ca urmare a distrugerii unor documente provocat de evenimente
neprevzute. comisia de selecionare. dup cercetarea cazul ui la faa loculu1,
ntocmete un proces-verbal de constatare a deteriorrii documentelor aflate
n situaia de a nu mai putea fi restaurate. La fel se procedeaz i cnd se
constat lipsa documentelor ( vezi anexa nr. 3 a acestei teme).
n toate cele trei cazuri, procesul-verbal se ntocmete n trei exemplare
i se aprob de ctre conducerea uniti i. Un exemplar se trimite. cu adres
nsoi toare ( vezi anexa nr. 4 ), Ia Arhivele Naionale sau la direcia judeean
respecti v, pentru confirmare. un exemplar rmne la compartimentul care
rspunde de arhiv i un exemplar la arhiva uni ti i .
Abia dup obinerea confirmrii scrise a Arhivelor Naionale sau a
direciei judeene respective, documentele se scot d i n evidena arhivei, prin
operarea n registrul de eviden curent, de ctre arhivarul sau
responsabilul cu arhiva unitii .

" Acte normative.

p. 1 9

54

ANEXA nr. I
(Anexa nr. 3 , art. 9 din lege )
( Denumirea uniti i
(Compartimentul )

PROCES-VERBAL
de predare-primire a documentelor

subsemnaii
delegai ai compartimentului
i arhivarul unitii ( responsabilul cu arhiva)
am
procedat primul l a predarea i al doilea la preluarea documentelor create n
de ctre compartimentul menionat,
perioada
n cantitate de
dosare , registre, condici etc.
Predarea-primirea s-a fcut pe baza inventarelor anexate. cuprinznd
pagini dacti lografiate, conform dispoziiilor legale.
Astzi,

______

_
_
_
_
_
_
_
_
__
_
_
_
_

_____
_
_

_____

Am predat,

Am preluat,

ANEXA n r. 2
(ANEXA nr. 4 din lege-completat)
REGISTRUL DE EVIDENT CURENT A INTRRILOR-IEIRILOR UNITTILOR ARHIVISTICE
Preluri (Intrri)
.:
u

Ul
'

;:;

'E
;:
"'

"
o
2

NOT :

I.

::::

'-

3c

:::

- u
E E
c ;:::
" "'
c:

o o..
o

C':J ::
_
'-

::::

"::: lc
c
"

"
>
c

-;; '"

""
o..

:::
-0

:::

'
"'

>

u
o
.!l
"' -o

.....: .5
z

E -;:;
c
- "
>< E
"
" :::

Ieiri
"'

!:!
>

;::

o.. =
u
.
'-!

:::

,,. '" " o


c
C:
"
E E
.!l
""
a... - :l

.E

"

c-l

::::i
...:
z


o. :l
E fr
8 -o

::::i
--;
8

"
Q.)
.....
C

o
.
><
"

2
g C)
....
""
'o.. 8
:l
c:
-O V

c: >
C':J c:
"
o..

;;

'

,,.
.
"'
"
o

10

-o

'o..

u
_
"
c

.::! ,,.
= i-;
z

::l "

9 E

"' ::l
" u
-o o
c -o
:::>

1 1

('::I
"
'-

c.i Ki:::I

'"'
"' "O
- -o
E "
'::l

c o..
" "
o -o

12

.!l
,,.
-
<:!
::l

""
>

::l :e"'
::l

,_

:;
-a

Eo "'

13

14

r-

Numrul de ordine al inventarului ( se d n ordinea prelurii de l a compartimente)


Dala prelurii unil\ilor arhi vistice ( u . a . ) d i n inventarul respectiv
Se va scrie felul inventarului ( I nventar P., inventar 50 de ani, inventar 1 0 ani .a.m. d . )
Numrul total a l u . a . d i n inventarul respectiv
I O. Data scoaterii u.a. din eviden
1 1 . Denumirea unitii ctre care s-a tacu l predarea (Arhivele Naionale, uniti de colectare a hrtiei etc . )
l 2. Denumirea, numrul de nregistrare i data acllll u i pc baza cruia au fost scoase documentele din eviden
( Confirmarea Arhivelor Naionale pentru selecionare. procesul-verbal de predare-preluare etc.)

2.
4.
6.

ANEXA nr .
Se aprob.
Director.
L.S.
ss indesc ifrabil

( Denumirea un itii l
( Denumirea compartimentului)

PROCES-VERBAL nr.__ din

____
_

Comisia de selecionare numit prin Ord inul ( Decizia) nr . _ d in


n urma
( i ncendiului
, inundaiei
. cutremurului
etc . ) , care a avut loc la data de
, la sesi 1.area arhivarului
(responsabilului cu arhiva) de la unitatea noastr. ne-am deplasat la faa
locului l a data de
constatnd c au fost distruse. fr posibiliate ele
restaurare o parte din fondul
sau documentele create de
compartimentul
sau compartimentele
aflate n
( se vor concretiza situaiile. dup
ncperea sau ncperile
caz) sau c lipsesc documentele cuprinse ntre anu
(se vor trece
anii e xtremi ai documentelor), n cantitate de
uni ti arhivistice i
- -- ml .
...,..-ntre documentele d istruse se afl ( nu se afl ) i documente cu valoare
istoric-documentar ( sau se afl numai documente cu valoare practic.
financiar-contabil etc . J .
Avnd n vedere faptul c aceste documente n u m a i pot fi recuperate, n
baza Legii Arhivelor Naionale nr. 1 6/ I 996, art. 9 i a Instruciunilor privind
activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, art. 27-28, v
rugm s verificai i s confirmai scoaterea d i n evidena arhivei a
documentelor menionate mai sus.
_
_
_

___

__

__

Preedinte,

Membri

N u mele i
prenumele

Nu mele i
prenumele

Numele i
prenumele

Funcia n
uni tate

Funcia n
unitate

Funcia n
uni tate

Semntura

Semntura

Semntura

Secretar.

NOTA: Identificarea anilor extremi i a cantitii n u .a. se va putea face pc baza


i nventarelor (dac documentele nu mai permit acest lucru l iar ml se vor aproxima !dac nu pot
li stabilii cu exactitate). Numerotarea proceselor-verbale se racc n rn n t i nuarc peste an i. n
funcie de numrul selecionrilor din uni tate.
se repet aceleai date pentru to\i membrii comisiei de selec\1onarc.

57

nr .

ANEXA

(Denumirea uniti i )
(Denumirea compartimentului)
(Sediul )
Nr.
din
Dosar nr. ( Indicativul din nomenclator)

Ctre
Arhi vele Naionale
sau Direcia Judeean
a Arhi velor Naionale

__
___
___
_

_
_
_
_
_
_
_

V trimitem alturat procesul-verbal nr.


de constatare a
distrugerii complete. fr posibilitate de restaurare. a unor documente din
fondul
( denumirea creatorului de fond) sau lipsei documentelor
cuprinse ntre anii
din fondul
(se vor
trece primul i ultimul an al documentelor n cauz ). n cantitate de
uniti arhivistice i
ml. cu rugmintea ca s verificai i con rirmai
scoaterea din evidena arhivei a acestor documente.
___

______

__

--

eful Compartimentului
(care rspunde de arh iv)
ss i ndesc i frabi 1

Manager General.
L.S.
ss indesci frabil

58

CAPITOLUL II
ORDONAREA I INVENTARIEREA DOCUMENTELOR CREATE
NAINTE DE APLICAREA NOMENCLATORULUI
A. ORDONAREA DOCUMENTELOR CREA TE NAINTE DE
APLICAREA NOMENCLATORULUI A RHIVISTIC
1.

Planul metodic de lucru

O mare parte din documentele care se gsesc astzi n depozitele de


arniv ale uni tilor, au fost create nai nte de aplicarea nomenclatorului
arhivistic, prevzut de Instruciunile Generale nr. 6720/ 1 95 7 ca instrument
de lucru obligatoriu pentru formarea arh ivei curente. Alt parte a
documentelor a fost constituit, de-a l ungul timpului. fr respectarea
legislaiei arhi visticc.
Mutrile repetate, condiiile necorespunztoare de pstrare. l ipsa de
interes fa de arhive, explic faptul c multe documente sunt neordonate i
fr evidene. ceea cc ngreuneaz folosirea lor.
n art. 40 al lnslruciunilor pri vind acti vitatea de arhiv la creatorii i
deintorii de documente se precizeaz c: Documentele care se gsesc n
arhiv neconstituite conform nomenclatorului se ordoneaz. inventariat i
selecioneaz la compartimentul de arhiv. n acest sens se au n vedere:
- determinarea apartenenei la fond ( fondarea}, inndu-se seama de:
denumirea destinatarului, tampila de nregistrare, rezoluie sau note tergalc,
coninutul actului;
- ordonarea documentelor n cadrul fondului, dup un criteriu stabi lit n
funcie de modul cum au fost create documentele ( pe ani i compartimente.
iar n cadrul comparti mentului, pe probleme; pc compartimente i ani. iar n
cadrul anului pc probleme. alfabetic .a. ).
n cazul n care un dosar cuprinde documente din mai muli ani se
ordoneaz la anul cel mai vechi al dosarului, fr a se lua n consideraie
datele documentelor anexate.
Numerotarea dosarelor se face ncepnd cu I , pc fiecare an . . . 1 6
-

"' Acte normative. p . 2 1

59

Pentru asigurarea efecturii n condiii corespunztoare a ordonri i .


in-1entarierii i selecionrii acestor arhive. nainte d e nceperea acti vitii.
personalul de la compartimentul de arhi v trebuie s ntocmeasc un plan
metodic de lucru. Acest plan este de un real folos n spec ial pentru fondurile
mari, cu organigrame complicate, cu documente rvite sau pentru arhive
n care fondurile sunt amestecate. Documentarea n vederea ntocmirii
acestui plan lmurete anii extremi ai documentelor, sfera de activitate,
schema de organizare, transformrile survenite n timp etc clarificnd felul
n care se va face ordonarea documentelor.
Planul metodic va cuprinde un scurt istoric al unitii care a creat fondul.
cu: anii extremi, sfera de activitate, modul de organi zare cu modificri le n
timp. inclusiv schi mbri de denumire, sediu. locul uniti i n sistemul
aparatului de stat sau al unitilor cu acelai profi l , modul reorganizrii,
desfi inrii , l ichidrii , comasrii , absorbiei, uniti succesoare etc.
Un sumar istoric al fondului se va referi la ani i extremi ai documentelor,
cantitatea acestora, sistemul de constituire, l ipsuri, starea de conservare,
valoarea documentar-istoric i practic etc.
n acest plan se regsesc operaiunile necesare. ordinea executrii lor.
schema de ordonare, sistemul de inventariere, modul de selecionare, forele
de munc necesare, termenul de erectuare al lucrri lor etc. Planul metodic
de lucru va fi definitivat dup consultarea cu arhivistul de la Arhivele
Naionale sau direcia j udeean, care rspunde de unitate.
Pentru delimitarea corect a unui fond trebuie studiat legislaia i actele
legale pe baza crora a luat fiin i i-a ncheiat activitatea, statute, ordine,
procese-verbale, dri de seam, monografi i , d icionare, tot ce poate furniza
informaii despre unitate i documentele ei.
Principiul de baz al ordonrii acestor documente l constituie aducerea
lor la forma iniial de constituire la creator. Aceasta se !'ace prin una din
principalele operaiuni arhivistice - ordonarea documentelor.
Ordonarea este operaiunea de grupare a unitilor arhivistice (dosare,
registre, condici, cartoteci, foi volante etc.) pe fonduri sau colecii , iar n
cadrul acestora conform unui criteriu dinainte stabi lit, n runcie de modul
cum au fost constituite documentele, cantitatea, valoarea, starea i natura
documentelor etc. Astfel, dac au fost formate in iial pe ani i
compartimente sau pe compartimente i ani, alfabetic, pe corespondeni etc
vor fi readuse n aceast form de organizare.

60

2.

Ordonarea documentelor pe fonduri

Fondarea sau determinarea apartenenei documentelor la fond este


operaiunea arhivistic de delimitare a documentelor aparinnd unui
creator." 1 7
Pentru ordonarea documentelor constituite dup sistemul dosarelor, dar
nainte de aplicarea nomenclatorului, provenind de la mai multe uniti , deci
cu fonduri amestecate, aflate n locuri de pstrare diferite. trebuie parcurse
mai multe etape.
- Prima etap const n stabil irea apartenenei la fond ( delimitarea,
seoararea fondurilor. sau fondarea) sau ordonarea documentelor pe fonduri .
Prin fond arh ivistic se nelege totalitatea documentelor create n
decursul activitii unei institui i, asociaii, societi. reuniuni, organizaii
etc. i ndependente din punct de vedere organizatoric i operativ. care nu i-a
schimbat profilul activitii i teritoriul de competen i are registratura
proprie, precum i de ctre o familie sau o persoan l"izic. " 1 8 Fonduri
arhivistice creeaz i regiile autonome, fundaiile, ligile culturale, partidele
politice etc.
Firete, operaiunea de determinare a apartenenei la fond are loc numai
la unitile care dein i alte fonduri n afar de cel propriu, care este fond
deschis, ntruct unitatea i continu activitatea.
Dac unitatea s-a desfiinat, fr ca activitatea ei s fie continuat de alt
unitate, documentele acesteia vor forma un fond nchis. Alte situaii
constau din desfiinarea prin comasare (fuziunea), divizare sau absorbie a
unor uniti . Prin comasare se nelege unirea mai multor uniti, rezultnd
una nou, i ar divizarea este fenomenul opus, cnd din una se creeaz dou
sau mai multe uniti. n aceste cazuri, fondurile unitilor comasate i al
celei divizate vor fi fonduri nchise, n timp ce fondurile uniti lor rezultate
din comasare i divizare vor fi fonduri noi, deschise. n cazul fenomenu lui
de absorbie, cnd o unitate trece n sistemul de activi tate al alteia mai
dezvoltate, fondul unitii absorbite va constitui un fond nchis, iar al celei
care i continu activitatea va fi, mai departe, un fond deschis.
Fondul unei uni ti care de-a lungul activitii sale a suferit mod ificri,
fie din punct de vedere al denumirii , al lrgirii sau restrngerii atribuiilor.
dar i-a pstrat funcia de baz, va fi considerat unitar i i va menine
continuitatea.

11

Norme Tehnice. 1 996. p . 7 .


" Ibidem. p.6.

61

Sunt situaii cnd n activi tatea unei uniti au avut loc ntreruperi . fie
datorate lichidri i temporare, fie absorbiei pentru un timp a aceste ia de
ctre o alt uni tate. n ambele cazuri. dup o vreme. unitatea a fost
reactivat ducnd o via independent. n aceste situaii se pot adopta dou
atitudini, total opuse: se pot socoti dou fonduri, sau se poate considera un
singur fond. Aceasta depinde de forma juridic n care s-a produs
reactivarea uniti i. de perioada ntreruperii acti vitii. ct i de materialele
documentare pstrate. Dac la reactivarea unitii i se respect vechea
runcie. organizarea, poate i denumirea. iar rondul documentar respect un
sistem unitar, atunci se poate forma un si ngur fond.
Denumirea fondului trebuie s reprezi nte ultima titulatur oficial a
creatorului su. sau n cazuri j ustificate (de exemplu. denumirea sub care a
i ntrat n circuitul tiinific), ca este dat de titulatura cea mai bine cunoscut.
fol osit de creator pentru o lung perioada. Aceasta n cazul c ultima
titulatur a fost de scurt durat, n timp ce unitatea este mai bine cunoscut
dup o titulatur anterioar." 1 9
Pentru stabil irea apartenenei documentelor la fond este necesar s se
studieze, cu marc atenie. coninutul i forma documentelor. elementele de
co nstituire. de nregistrare, de arhi vare etc . i s se in scama de
urmtoarele:
- documentele intrate aparin unitii care le-a primit. Ele reprezint
primul exemplar, sau origi nalul - cum se numesc n mod obinuit.
Apartenena la fond se determin pe baza indicaiei destinatarului i a
adresei acestuia. pe baza parafei de nregistrare, a rezol uii lor puse. a notelor
de ndrumare a lor pentru executare. pc baza coninutului documentelor.
care rellect funciile i activitatea uniti i . numele demnitari lor. ale
runcionari lor. dup genul actelor i semnele de arh ivare.
- exemplarele documentelor trimise (emise sau ieite ) - denumite n
mod curent copii - aparin fondului unitii care le-a emis.
Determinare apartenenei documentelor la fond n cazul copii lor i
conceptelor se face dup emitent, semne de arhivare ( numere, litere. note
tergale etc . ) . Unitatea emitent se determin dup antei, semnturi, dup
copii . cuprinsul documentelor etc .
- documentele cu caracter intern (ordinele, rapoartele. studi i le, situai ile
de orice fel etc.) aparin unitii care le-a creat i se identific dup antet.
semnturi, denumirea unitii indicat n documente ele . Dac lipsesc aceste

'" M arcel Dumitru Ciuc. Ordonarea i inventarierea documentelor aflate n depozitele


Arhivelor Statu lui. n .. Revista Arhivelor". nr. 3/ 1 979, p . 2 8 7 .
62

date, se mai studiaz persoanele oficiale care sunt menionate, scrisul


autograf al unor emiteni etc.
Fiecare fond are individual itatea sa, problemele sale specifice, aa nct
precizrile de mai sus nu pot fi apl icate n mod rigid la toate fondurile.
Pentru determinarea i delimitarea corect a fondurilor trebuie respectate
i cteva principii sau criterii care stau la baza activitii de organizare
intern a unui fond sau coleci i .
Astfel, conform prillcipiului provenienei. documentele create d e o
unitate, o persoan fizic sau o fami lie, formeaz un si ngur fond .
Principiul apartenenei indic faptul c documentele fondului fac parte
dintr-un ansamblu de documente create sau acumulate ntr-o anumit
perioad de o unitate, o persoan fizic sau o fami lie.
Principiul integritii fondului arat c ntre documentele unui fond
exist o unitate organ ic. constituit dup anumite regul i . Conform acestui
pri ncipiu documentele trebuie s se pstreze la aceeai arhiv. dar nu
neaprat n acelai loc ( ex. microfi lmele. fotografi ile se vor pstra n locuri
special amenaj ate ) . Integritatea fondului este asigurat prin denumirea
comun dat tuturor prilor din fond.
Principiul valorii are n vedere faptul c documentele unui fond
arhi vistic trebuie s aib valoare documentar-istoric.
3. Ordonarea documentelor n cadrul fondului
Dup stabilirea apartenenei la fond. se trece la ordonarea documentelor
n cadrul fondului. pentru a reda ordinea iniial a documentelor. De modul
cum se face ordonarea depinde, n viitor, cercetarea i folosirea
documentelor. Arhivarul sau responsabilul cu arhiva trebuie s aib n
vedere logica dup care sunt create documentele, fr de care acestea devin
neinteligibile. Studiind bine fondul ne vom da seama care a fost schema de
orgamzare a unitii creatoare i n funcie de aceasta vom adopta schema de
ordonare. Aadar. schema urmeaz fidel organizarea un iti i .
- Schema d e ordonare cronologic-structural s e folosete pentru
fondurile create de uniti care au avut comparti mente (d irecii. secii.
servicii, birouri ) i care au suferit numeroase transformri n decursul
activiti i . n acest caz. documentele se ordoneaz pe ani i n cadrul
fiecrui an pe compartimente (pri structurale). Documentele neconstituite
n dosare ( foi volante ) se ordoneaz pe probleme. din care se vor forma
dosare. Unitile arh iv istice care cuprind documente din mai muli ani se
ordoneaz la anul cel mai mic ( anul de nceput ) . fr a fi luate n
considerare datele actelor anexate acestora. Numrul de ordine al unitilor
63

arhivistice se d n continuare, n cadrul anului, fr a se ine seama de


compartiment.
- Schema de ordonare structural-cronologic, se aplic pentru fondurile
ale cror uniti au avut aceeai form de organizare sau au suferit puine
modi ficri de-a lungul activitii lor. n acest caz, ordonarea documentelor
se face pe compartimente, n cadrul acestora pe ani, iar n cadrul anilor pe
probleme. Numrul de ordine al unitilor arhivistice se d n cadrul fiecrui
compartiment. fr a se ine seama de ani.
- Schema de ordonare cronologic pe probleme. se util izeaz pentru
fondurile create de uniti care nu au avut compartimente sau cnd nu se
poate stabili cror compartimente au aparinut documentele, precum i
pentru fondurile din care s-au pstrat puine documente. Dup aceast
schem se ordoneaz i documentele aflate n cantitate mic i care i niial
au fost ordonate cronologic, dar starea lor nu mai permite reconstituirea
ordinii inii ale.
Documentele rvite vor fi constituite n dosare. pe ani i n cadrul
acestora pe probleme i se ordoneaz ca atare.
- Schema de ordonare cronologic. se folosete pentru fondurile
unitilor ale cror documente au fost constituite n acest fel . iar
reconstituirea poate fi fcut cu aj utorul instrumentelor contemporane de
eviden (registrele de i ntrare-ieire). Aceast situaie se ntlnete la unele
fonduri instituionale din Transilvania. Potrivit acestei scheme, documentele
se grupeaz dup data creri i lor. Dac data emiterii l ipsete se ia n
considerare data nregistrrii documentului.
I
- Schema de ordonare a lfabetic, se utilizeaz n cadrul uni ti i doar la
unele compartimente (Resurse umane etc . J pentru anumite categorii de
documente: dosare de personal, caziere. dosare ale studenil or. dosare cl ieni
(bnci ) etc . Gruparea documentelor n uniti arhivistice sau a acestora se
face n ordine alfabetic.

4. Constituirea dosarelor - ordonarea documentelor n


interiorul acestora
Cnd documentele unui fond sunt rvite, cu dosare dezlegate. trebuie
s se reconstituie i chiar s se constituie dosarele. Aceasta se face pe
probleme, cronologic.
n momentul ordonrii, documentele care au aparinut anterior unor
dosare, se vor i ntegra acestora.
Conform criteri ului cronologic de ordonare a documentelor n dosare, se
urmrete ca documentele din ianuarie s fie la nceputul dosarului, i ar cele
64

din decembrie la s rritul acestuia. Dar. se tie ca m dosarele care se


formeaz la uniti, actele se aeaz unul peste altul, n ordinea intrrii lor.
nu unul sub altul. Astfel , pentru a nelege coninutul unui asemenea dosar,
ar trebui c itit de la ultima fil spre prima fil . De aceea, pentru ca lecturarea
dosarului i alte operaiuni - ca microfilmarea etc. - s se desfoare n mod
normal. ca n cazul citirii unei cri, este necesar ca documentele s fie
ordonate conform celor artate. La ordonarea documentelor n dosare. se
vor avea n vedere Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii 1
deintorii d e documente. emise d e Arhi vele Naionale n anul 1 996 ( art. 1 61 7 i 40-42 ) .
Rspunsurile i revenirile n aceeai problem ca i anexele. trebuie
conexate la actele de baz. indiferent de datarea lor. B ilanurile. rapoartele.
drile de seam, planuril e de activitate etc . se ordoneaz la dosarul anului la
care se refer i nu la dosarul anul ui cnd au fost ntocmite.
n ceea ce privete grosimea unui dosar, este tiut c exist o foarte mare
variaie, de la una sau dou file pn la cteva sute sau chiar peste o mie.
Dosarele pe care le constituim noi. este bine s nu depeasc 300 de fi le i
nu este recomandabil s se formeze dosare doar de cteva J"ilc. Dosarele
care au fost constituite la creator pot s fie i ele supuse acelorai operaiuni .
ad ic la legarea mpreun a mai multor dosare foarte subi ri. omogene ca
problematic. ntr-o singur uni tate arhi vistic, sau la constituirea de
volume mai mici din dosarele prea groase, pentru ca s se poat lega mai
bine i s se poat mnui mai uor, fr s se rup legtura. Fiecare volum
urmeaz s aib numerotare i ndependent.
Dup constituirea dosarelor, acestea vor fi cusute sau se vor lega, vor fi
numerotate fiecare fil cu creion negru sau mecanic. n colul din dreapta
sus. ncepnd cu numrul I pentru fiecare u.a. Documentele de valoare
deosebit vor fi numerotate numai cu creionul. Certi ficarea dosarelor se
face pe fila alb de la sfrit iar la u.a. preconstituite ( registre. condici ) pe
versoul ultimei fi le. prin formula: Prezentul dosar (registru, condic)
cuprinde . . . . . . . . file" (n cifre i ntre paranteze, n litere), urmeaz data
certificrii , numele clar i semntura celui care face certificarea.
Cnd avem dosare cusute sau legate dar care cuprind mai multe
probleme, de valoare diferit i implicit cu termen de pstrare diferit. dup
ce am parcurs cu atenie cuprinsul acestor dosare. att pe coperta lor ct i.
apoi . n inventar. vom reda doar problemele cele mai importante (dou-tre i ) .
care a u termen de pstrare permanent sau mai nde lungat.
Pc prima copert ( cea superioar) vor trebui nscrise, cu cerneal sau tu,
urmtoarele date : denumirea uniti i creatoare a fond ului, denumirea
compartimentului, cuprinsul uniti i arhivistice - scurt, clar, concis. fr
65

prescurtri -. anul sau anii extremi, numrul filelor. termenul de pstrare i


numrul u.a. conform inventarului, care se va scrie pe copert dup
inventarierea definiti v.
Pe parcursul ordonrii documentelor fr evidene, allatc n depozitul de
arhiv. se separ documentele de acelai fel. cu termene de pstrare 1 -5 ani
( boniere, chitaniere. fie de pontaj . condici de prezen ). n vederea
elimi nri i lor globale. cu ocazia selecionrii la expirarea termenului de
pstrare" 20 - se precizeaz n Instruciunile de apl icare a Legii nr. 1 6/ 1 996,
art. 42. Firete. unitile mai creeaz i alte categorii de documente vdi t
nefolositoare, d e acelai fel , printre care: facturiere, foi d e transport, FAZ
uri, formulare necompletate etc care pot fi selecionate global. la kg sau ml
(vezi capitolul Selecionarea documentelor")
5.

Ordonarea documentelor din fondurile personale i familiale

Prin fond personal se nelege totalitatea documentelor create n cursul


vieii i activitii unei persoane care s-a afirmat pe plan politic, social,
cultural-tiini fie. " 21
U n astfel de fond cuprinde actele personale, concepte de scrisori.
manuscrise personale sau strine de arhiva persoanei respective, lucrri
proprii tiprite cu nsemnri i note personale. acte privind activitatea
tiinific. poli tic. cultural sau obteasc, acte referitoare la bunuri
personale etc .
Schema de ordonare pentru fonduri le personale va cuprinde. n linii
generale. urmtoarele grupe de documente:
a) documente personale ale creatorului de fond ;
b ) documente rezultate din ndeplinirea de ctre creatorul de fond a unor
funcii de rspundere sau misiuni n stat, din activitatea desfurat n viaa
politic, militar. social, economic, tiinific. cultural, de cult etc . ;
c) documente originale i copii rezultate din administrarea i exploatarea
posesiunilor i referitoare la evoluia lor. Dac documentele din aceast
grup sunt reduse ca numr, ele pol fi comasate cu documentele personale:
d) manuscrise i copii ale lucrrilor tiinifice. l i terare i artistice ale
creatorului de fond sau ale altor persoane: n cadrul acestei grupe se
or::loneaz i j urnale. memorii, carnete de nsemnri etc . ;
e) corespondena personal;

"' Acte normative. p.2 1 .

" Norme Tehnice.

1 996. p . 2 3 .

66

f) documente despre creatorul de fond: articole. note. memori i .


monografii, studii privind viaa i activi tatea, recenzii ale lucrrilor acestu ia:
g) instrumentele contemporane de eviden : registre de intrare- ieire.
elencusuri. inventare etc . ;
h ) documente a l e unor persoane i familii, altele dect creatorul d e fond.
sau ale unor i nstitui i ;
i ) lucrri artistice i reproduceri de art;
j) documente fotografice:
k) evidenele documentelor se ordoneaz la colecii.
Pri n fond familial se nelege totali tatea documentelor create de membrii
unei familii sau de membrii mai mul tor fami l i i . care provin d intr-un strmo
comun sau nrudite prin alian. Numele de familie la care. n unele cazuri.
se adaug i denumirea locali tii de reed in constituie denumirea
fondului." 22
Schema de ordonare a fonduril or familiale va cuprine, n general ,
urmtoarele grupe de documente:
a) documente care se refer la ntreaga familie;
b ) documentele membrilor familiei, pe persoane;
c) corespondena (pe destinatari i n cadrul lor alfabetic pe emiteni i
apoi cronologic);
d) actele publice - rezultate din activitatea public i obteasc se vor
ordona cro nologic sau pe probleme:
e) diverse - grup ce cuprinde documentele ce nu se ncadreaz la nici o
partid. Aceste acte vor fi ordonate dup coninutul lor sau cronologic.
Numele fondului personal sau familial va fi dat de numele persoanei sau
familiei care l-a creat. Se adaug i iniialele tatlui. Dac sunt mai muli
creatori cu acelai nume se va indica i localitatea de reedin.

" Norme Tehnice. 1 996. p.25.

67

B. INVENTARIEREA DOCUMENTELOR CREATE NAINTE DE


APLICAREA NOMENCLATORULUI ARHIVISTIC
1.

Inventarierea - procesul cheie al activitii arhivistice

Referindu-ne la legislaia arhi vistic actual, Instruciunile de aplicare a


Legii Arhi velor Naionale nr. 1 6/ 1 996 (art. 5, lit. b) stabilesc printre
atribuiile personalului compartimentului de arhiv i pe aceea de a ntocmi
in ventare pentru documentele fr eviden aflate n depozit.'' 2 3 Aceleai
instruci uni. n capitolul Operaiuni arhivistice la documentele
ne:onstituite pe probleme i termene de pstrare. la art. 40, precizeaz c
Documentele care se gsesc n arhi v neconstituite conform
nomenclatorului se ordoneaz, inventariaz i selecioneaz l a
compartimentul d e arhiv". iar l a art. 4 1 s e prevede. printre altele, c
inventarierea dosarelor, registrelor etc. se ntocmete pe ani, indiferent de
termenul de pstrare." 2
Legi uitorul a prevzut ca obligaie a personalului care rspunde de arhiv
i pe aceea de a ntocmi evidena documentelor aflate n arhiva uni ti i.
deoarece o arhiv neinventariat este, de fapt, un depozit de documente
moarte, nefolositoare.
Din pcate, multe uniti dein nc n depozitele lor documente create
nainte de punerea n aplicare a nomenclatorului arhivistic, care nu au fost
organizate potrivit normelor arhi v istice. Este de la sine neles c se
exclude posibil i tatea inventariem acestor arhive prin asimilarea
nomenclatoarelor, care sunt i nstrumente aplicabile numai la arhiva curent.
Inventarierea fondurilor aflate n aceast situaie impune o munc migloas
de reconstituire a schemei de organizare a uni tii creatoare i de readucere
a uniti lor arhivistice n ord inea i niial, fireasc n care au fost create." 25
Arhivistica romneasc actual concepe inventarul unui fond. al unei
pri de fond, al unei coleci i arhi vistice etc .. ca instrumentul prin care se
realizeaz evidena documentelor constituite n uniti arhivistice i care
ofer, n acelai timp. informaii detaliate asupra coninutului acestora.
Inventarierea este procesul cheie al activitii arhi vistice.
n funcie de mod ul n care a fost ordonat fondul , l a inventarierea sa
trebuie avute n vedere i urmtoarele aspecte: dac fondul a fost ordonat pe
ani i n cadrul acestora pe compartimente. atunci numrul curent din
inventar se va da n continuare n cadrul anul ui. fr a se ine seama de
" .. Acte normative'". p. 1 4 .

' Ibidem.
s

p.2 1 .
Voica Coman, op . cit., p.3 1 2.

68

compartimente. Cnd fondul cuprinde un numr mic de uniti arhi vistice.


numrul curent se d n continuare, pe ntreg fondul , fr a se ine seama de
ani . Dac fondul a fost ordonat pe compartimente iar n cadrul acestora pc
ani. numrul de ordine se d n cadrul fiecrui compartiment. fr a se ine
seama de ani .
Fiecare uni tate arhivistic trebuie inventariat ararte. rurtnd cte un
numr distinct, chiar dac nevoia practic impune rsLrarea mai multora la
un loc. Aadar. cnd vorbim de o unitate arh ivistic. trebuie s o pri vim sub
aspectul evidenei prin inventariere, cu toate consecinele care decurg din
acest fapt i anume, i ndiv idual i zarea prin cot ( nr. curent ) . rspunderea
gestionar, consultarea pentru cercetare etc .
Registrele, condicile i alte documente preconstituite urmeaz n inventar
dup dosare.
Inventarul trebuie s aib i o succint prefa care s cuprind date
asupra fondului, conform planului metodic de lucru. Un scurt istoric al
creatorului de fond care s lmureasc anii de nceput i de sfrit (cnd este
cazul) ai activiti i, transformrile ulterioare, cu denumirile sub care a
funcional unitatea, eventualele ntreruperi de activitate (care se vor reflecta
i n documente), profi lul activiti i etc. - i un scurt istoric al fondulu i . El
privete totalitatea documentelor pstrate, documentele l iis i din ce cauz,
date sumare din documente care s evidenieze importana fondului.
sistemul de ordonare i i nventariere etc.
2. M etode de inventariere
Inventarierea documentelor create nainte de apl icarea nomenclatorului
se poate face prin dou metode: inventarierea directei i inventarierea
indirect sau fiarea unitilor arhivistice.
- Inventarierea direct se recomand pentru fondurile cu volum mic de
documente, sau Ia pril e din fondurile arhi vistice formate din grupe mari de
uniti arh ivistice de acelai fel (ex. dosare de personal , dosarele clienilor
din fondurile bancare. dosare de judecat etc . ) a cror ordonare definitiv
este posibil nainte de inventariere. Inventarierea direct const n
nscrierea elementelor cerute de formular, privind riecarc unitate
arhi vistic, direct n inventar. Aplicnd metoda direct scurtm timpul de
l ucru. Aceast metod are i unele inconveniente: necesit mult spaiu i
mutarea de mai multe ori a documentelor dintr-un loc n altul.
- n cazul fondurilor de mai mare complex itate. a cror ordonare nu
poate fi iniial executat definitiv, se procedeaz Ia fiarec1 fiecrei uniri
arhivistice, operaiune care const n nscrierea pe fie a tuturor elementelor
69

cerute n inventar, urmnd ca ordonarea definitiv a fielor i apoi a


unitilor arhivistice s se efectueze dup fiarea ntregului fond, a unei serii
de documente, sau a unor pri de fond. Numerele de inventar ale unitilor
arhivistice se nscriu pe copertele acestora i n fiele corespunztoare, n
mod provizoriu (cu creionul), fiind posibile mod i ficri ulterioare. n faza de
definitivare a lucrrii .
Prin clasarea fielor n ordine definitiv. urmat de ordonarea
corespunztoare a unitilor arhi vistice. realizm o invenrariere indirect.
practicat de uniti, n cele mai multe cazuri.
Cu toate c aceast metod este mai anevoioas, necesitnd trecerea
documentelor prin mi ni de cel puin dou ori, considerm c aceast
metod este cea mai indicat pentru cantiti mari de documente. Ea permite
nlturarea unor eventuale greeli n redactarea coninutului. corectarea i
completarea acestuia, evit mutarea repetat a documentelor. Ordonarea
definitiv a fielor, cotarea acestora i apoi corelaia dinLrc fi e i unitile
arhivistice, prin trecerea numrului curent nou de pc fie pe riccarc unitate
arhivistic fcndu-se mai uor.
3. Elementele inventarului
Pentru documentele create nainte de aplicarea nomenclatorului.
inventarul va avea aproximativ aceleai elemente din anexa nr . 2 a Legii
Arhi velor Naionale nr. 1 6/ I 996 (vezi anexa nr. 1 a acestei teme ) .
- Denumirea fondului - sus n stnga primei pagini - reprezint, d e fapt.
denumirea unitii care a creat fondul, ce se stabilete la delimi tarea
fo.1 duri lor.
- Titlul inventarului va fi formulat astfel: Inventar ( cu majuscule la
mij locul pagi nii) pentru documentele create n an 1 1 . . . . . . . . . . ( se vor trece
ani i extremi ai fondului - pe rndul urmtor).
Inventarul va avea urmtoarea rubricatur:
- numrul curenr, unde se trec numerele uniti lor arh ivistice, ncepnd
cu numrul I pentru fiecare parte structural sau an. respectnd numerele
definitive date pc fie.
- numrul vechi al unitilor arhivistice va forma rubrica a doua a
inventarului. n loc de ,,Indicativul dosarului dup nomenclator". Ea se va
completa n cazul fondurilor reinventariate, pentru a se putea face
concordana vechii cote cu cea nou, (a fonduri lor de la i nstanele de
judecat, care au trecut pe dosare numrul din registrul general al
dosarelor). Dac pe coperta unitii arhivistice nu este trecut nici un numr
vechi, aceast rubric nu se completeaz.
70

- cuprinsul pe scurt al unitilor arhivistice (dosare. registre, condici.


cartoteci etc . ) reprezint elementul cel mai i mportant al inventarului .
Firete. el va fi cel de pe fie i const n redarea principalelor probleme i
date desprinse din documentele uni tilor arhivistice, fie c ne referim la
genul actelor ( proiecte. memorii, instruci uni. circulare, rapoarte, ordine.
stud i i . bil anuri etc . ) , fie c ne referim la problema sau problemele tratate n
unitatea arhi vistic. Cnd destinatarii formeaz grupuri omogene de
coresponden, sau atunci cnd corespondenii sunt diferii dar problema
este una singur, acetia se enun n rezumat sub o form generic. De
exemplu, Coresponden cu notariatele privind legal izarea copii lor de pe
acte; sau Coresponden cu d iferite instituii privind recensmntul
populaiei din anul 1 948 etc.
Cnd dosarul cuprinde coresponden cu civa destinatari, n rezumat se
vor trece numai corespondenii cei mai importani , ceilali fiind enunai sub
form generic. De exemplu, Coresponden cu M i nisterul Educaiei i
Cercetrii i instituiile de nvmnt superior cu privire la organizarea
practicii studenilor.
n rezumat, coninutul actelor ce formeaz unitatea arhivistic trebuie s
fie formulat scurt, clar i concis, fr prescurtri.
Cnd avem de inventariat dosare personale, rezumatul acestora ncepe cu
cuvntul dosar. De exemplu, Dosarul personal al lui I. Popescu, lctu
mecanic la S. C. Unirea" Cluj-Napoca, iar cnd dosarele sunt compuse
din anumite genuri de documente care indic i coninutul problemei.
rczumaLul ncepe cu genul documentul ui. Exemplu. Regulament pentru
aplicarea Legii fondului funciar sau Planul de activi tate pe anul 1 999 la
S . C . Carbochim S . A..
Denumirea local itilor din Romni a de care se leag probleme ce
constituie obiectul dosarului, se trec cu denumirea actual iar ntre
paranteze se d forma din documente.
Pentru denumirea localitilor strine se trec corespondenele lor n l imba
romn (Belgrad, Londra, Moscova), iar atunci cnd denumirile nu au
corespondent se reproduc ntocmai ca n act (j ud. Saac, jud . Sl am-Rmnic
etc ) .
n rezumat trebuie s s e indice. de asemenea i data evenimentelor despre
cae se vorbete, atunci cnd acest lucru este necesar pentru precizarea
coninutului. De exemplu, Corespondena Ministerului Aprrii Naionale
cu Pol iia Capitalei cu privire la ncercarea forel or ostile de reprimare a
Rscoalei din 1 907 etc .
- anul sau anii extremi ai documentelor constituie alt element al
inventarului. La stabi lirea anului sau anilor extremi ai documentelor se ia ca

71

baz anul primului document i al ultimului document din unitatea


arhivistic respectiv. Spre exemplu, dac avem un dosar cu documente din
an ii 1 93 1 - 1 93 5 , el va fi inventariat la anul 1 93 1 , iar la rubrica Anul sau
anii extremi" se trec anii 1 93 1 - 1 93 5 .
n cazul n care documentele din aceeai grup sunt constituite n mai
mttlte volume de dosare, n inventar se trece fiecare volum n parce sub un
numr curent distinct. iar n rubrica .,Anul sau an ii extremi se trec limitele
extreme ale fiecrui volum (ex. voi.I ianuarie- iunie; voi.II iul ie-decembrie ).
La stabilirea anilor extremi. nu se iau n considerare datele anexelor la
documentele din dosar. Acestea vor fi ns semnalate n rezumat. Spre
exemplu. la autentificarea unei vnzri imobi l iare efectuat n anul 1 934 se
all depuse acte probatorii din an ii 1 868- 1 872. Data de nceput a uni tii
arhi vistice este ns 1 934.
Pentru registre, cond ici, roluri. bugete, bilanuri . dri de seam etc . nu se
ia drept baz data ntocmiri i . a legal izrii sau sigilrii lor - chiar dac
aceasta este cert - ci data care rezult din cuprinsul lor. Astfel, la registre
sau cond ici se iau n considerare anii extremi ai actelor nscrise n ele, iar la
celelalte, anii la care se refer i nu anul ncheieri i lucrrilor. De exemplu,
bilanul pe anul 1 930 al unei uniti . ncheiat l a 1 O februarie 1 93 1 . se trece
n inventar la sfritul anului 1 930 i nu la anul 1 93 1 .
- numrul filelor - alt element al inventarului - se completeaz pentru
fiecare unitate arhivistic n parte. Att pe gestionarul documentelor ct i
pc cercettor l intereseaz cte file are fiecare unitate arh ivistic n parte i
nicidecum cte file au toate u.a. la un loc, de pe o pagin. fi l. compartiment
sau fond .
- rubrica Observaii " a formu larului din inventar se completeaz cu
date privind ieirea unitilor arhi vistice. Astfe l , n inventar, n dreptul
uniti lor arhivistice propuse pentru selecionare se trece poziia din
nomenclator 1 termenul de pstrare (ex. IB9/ l 0). Tot la Observai i" se trec
i eventualele noi cote, precizri privind microfilmarea. dac unele u.a. au
fost scoase din fond i se pstreaz sub alt form etc .
La srritul fiecrui inventar se face not de certificare care cuprinde
numrul fi lelor in ventarului. numrul uniti lor arhiv istice trecute n
inventar. n cifre i litere. data ntocmirii inventarului. numele celui care l-a
ntocmit i semntura acestuia.
La fiecare scoatere sau introducere de documente se face o nou
certificare, potri vit noii situaii .
Inventarul se ntocmete (dactilografiat sau scris l a calculator l a un rnd
i jumtate) n dou exemplare i are caracter provizoriu pn la
selecionarea uniti lor arhivistice ( vezi anexa nr. 1 ) dup care se

72

ntocmete un mvcntar definitiv numai pentru uniti le arhi vistice care se


pstreaz permanent ( vezi anexa nr. 2 ) . Acesta se ntocmete n patru
exemplare. din care trei exemplare se depun la Arh ivele Naionale
respective. odat cu documentele. Nota de ceni ricarc a inventarului va avea
urmtoarele elemente : numrul fi lelor inventarului. numrul unitilor
arhiv istice din in ventar, numerele u.a. ce l ipsesc la preluare. data i numrul
u.a. preluate, numele i semntura celui care pred, precum i numele i
semntura persoanei care preia documentele.
Cnd n inventar sunt cuprinse mii de uniti arhivistice, fiind foarte
voluminos, el trebuie s aib i un sumar n care se cuprind
compartimentele i ani i , cu indicarea paginii din inventar unde figureaz
documentele.
Dac dup ntocmirea inventarului se mai gsesc documente din acelai
fond care nu au fost cuprinse n inventar, se va proceda la in ventarierea lor.
innd scama de volumul i cupri nsul acestora. Astfel. dac documentele
gsite sunt n cantitate mic, ele vor fi riatc 1 intercalate la
companimentele respective sau vor fi trecute la s fritul inventarului. Dac
documentele sunt n cantiti mai mari, fr s Ic depeasc numeric pe
cele inventariate, se ntocmesc inventare anexe. iar dac cantitatea de
documente gsite este mult mai mare dect cea in ventariat. atunci va trebui
ordonat i inventariat. din nou, ntregul fond.
Inventarul este un instrument de eviden obl igatori u i. n acelai timp.
primul instrument de informare indispensabil. El arc. n pri ncipal. n cazul
creatorilor i deintori lor de arhive, caracter admin istrati v. enumernd
documentele fondului, fiind singurul instrument pc baza cruia poate ri
veri ficat existena documentelor, punnd, totodat. n lumin i eventualele
l ipsuri.
Inventarul ofer cheia identificrii unitilor arhivistice avnd, n acest
sens, i funcie de informare, funcie ce poate fi i nclus n sisteme
informaionale generale, pc baz de computere. Firete, aceasta nu nseamn
c acum vom renuna la inventar - acest instrument de eviden tradiional .
Pentru ca aceste operaiuni principale de ordonare i inventariere a
fondurilor care nu au fost constituite pe baza nomencl atorului arhivistic,
aflate n pstrarea uniti lor. s rspund exigenelor activitii arhivistice i
de cercetare se i mpune, de la nceput, colaborarea permanent a acestor
uniti cu Arhivele Naionale sau direcii le judeene de care aparin.

ANEXA nr. I
(Inventar provizori u )
( Denumirea fondulu i )
INVENTAR
pentru documentele create n a n i i
(Se vor trece anii extremi )

_
_
_
_
_

Nr
crt

Nr.
vechi
al u.a.

Cuprinsul pe scurt al
u . a . t dosarc. registre
etc.)

Anul sau anii


extremi

Nr.
filelor

Observaii

Pentru
documentele
supuse
selecionrii se va
trece poziia d i n
nomenclator i
termenul de
pstrare (ex.

IAS/3)

Prezentul inventar format din


fi le ( nr. fi lelor inventarului ) ,
cuprinde
uniti arhivistice.
______

Data,

ntocmit,

_
_
_
_

74

_
_
_
_
_
_

ANEXA nr. 2
(Inventar definitiv. pentru
documentele permanente )

( Denumirea fond ului )

INVENTAR
pentru documentele permanente
create n anii
(Se vor trece ani i extremi)
_
_
_
_
_

Nr.
vechi

Nr.
cn

al u.a.

Cuprinsul pe scun al u.a.


(dosare, registre etc . )

Anul sau
anii
extremi

Nr.
filelor

Observa\i1

Prezentul inventar format din


file ( nr. filelor inventarului),
cuprinde
uniti arhivistice.
______

La preluare au l ipsit u.a. de la nr.


Astzi ,

______

_
_
_
_
_
_
_
_

s-au preluat

______

Am predat. 1

I)
2)

u.a.
Am preluat, 2

Reprezentantul unitii
Reprezentantul Arhivelor Naionale sau al d ireciei j udeene
75

CAPITOLUL III
DOCUMENTELE TEHNICE I DE N REGISTRARE TEHNIC
1.

Definirea acestor noiuni. Categorii principale

Prin documente tehnice i de nregistrare tehnic, n spiritul Legii


Arhivelor Naionale, se nelege: totalitatea actelor purttoare de informaie
tehnic sau produse ale aciunii de nregistrare tehnic pe supori magnetici,
fotosensibili sau din hrtie tratat special etc." 26
Detalii n legtur cu ordonarea. inventarierea, selecionarea i
valorificarea documentelor tehnice i de nregistrare tehnic sunt prevzute
n Instruciunile privind activitatea de arhi v la creatori i i deintorii de
documente ( art. 49-80).
,, n cadrul arhivelor tehnice se disting, mai frecvent. dou categorii:
arhivele tiinifice i cele inginereti (de ex. cercetare-dezvol tare) ind i ferent
de domeniul de cercetare i de aplicaie." 27
Documentele tehnice sunt constituite d i n : proiecte, plane, schie.
planuri, hri, msurtori de laborator etc . Gama de documente tehnice
variaz de la o unitate la alta, dup coninut i form.
Maj oritatea documentelor tehnice sunt create de institute de cercetare i
proiectare cu profil de ramur, n cele specializate pe genuri de lucrri energetice, ci ferate. telecomunicai i , miniere, industrie chimic, cu
caracter agricol etc. i n uniti de proiectare, centre, sectoare. ateliere.
servicii sau birouri de cercetare i proiectare din cadrul ministerelor,
uniti lor industriale. administrative etc.
O categoric de documente tehnice mai des ntlnit o constituie
proiectele
lucrri tehnice ntocmite pe baza unei teme date i care
cuprinde un ntreg complex de documente.
Arhivele de nregistrare sunt formate din: arhi ve geodezice i geofizice
(de ex. documentele cartografice, geologice, seismologice etc.), audio-video
(de ex. cinematografice. orale, fotografice ) , informatice ( i ndiferent de
domeniul de aplicaie) i de laborator (n general rizico-chi mice i
-

''' Ac1e norma1ivc. p . 2 3 .


" Norme tehnice. 1 996. p.82.

76

biologice )". 28 Ele sunt produse ca urmare a aciunii de nregistrare tehnic


pe supori magnetici ( benzi. dischete) , fotosensibili ( casete strimcr. discuri
optice etc) , din hrtie tratat special pentru mecanografie etc .
Arhivele din domeniul geologic i cartografic se grupeaz n complexe
dup teritorii, formele lucrrilor pe teren i dup scri.
n arhi vele unor instituii mai ntlnim i alte categorii de complexe de
documente cu caracter tehnic, ca cele asupra observai i lor meteorologice.
hidrologice .a. Documentele tehnice i de nregistrare tehnic pol s apar
fie izolat, fie mpreun cu altele (adic ca o pies din grupaj ). sau mai multe
Ia un loc, pc aceeai tem (parte scris i parte desenat ). ca o uni tate
arhivistic.
Centrele i oficiile de calcul creeaz, de asemenea, di verse categorii de
documente tehnice, specifice.
Cantitatea marc de documente clasice acumul ate pune probleme
deosebite de pstrare, prelucrare, personal etc . , aa nct microfilmarea i
introducerea informaticii n arhi ve sunt solui ile de viitor.
Ct privete luarea n eviden a acestor catcgori i de documente
(nregistrarea) . ca este reglementat de Instruci unile de aplicare a Legii
1 6/ 1 996. care la art. 5 1 -52 prec izeaz c: .. Documentele tehnice i de
nregistrare, indiferent de natura informaiil or, a suportului sau a scrisului.
se nregistreaz la intrarea, crearea sau ieirea lor, dup caz.
nregistrarea se poate face fie pc baz de registru de intrare-ieire, fie pe
calculator, ntr-un fiier special, fie prin alte mijl oace moderne de
nregistrare, ntr-o registratur general, ori pe compartimente. cu condiia
asigurrii regsirii rapide a documentelor n circulaia l or de l a intrare/creare
la ieire/arhi vare.
O dat nregistrat, documentul poate deveni o pies di ntr-un grupaj . sau
temei pentru crearea unei uniti arhivistice. noiune definibil pri n
total itatea documentelor care se refer la o problem dat i se constituie ca
unitate de pstrarc." 29
2.

Ordonarea i inventarierea documentelor tehnice i de


nregistrare aflate incidental n fondurile i
coleciile administrative

Documentele tehnice i de nregistrare pot aprea incidental n interiorul


unui fond clasic sau pot constitui fonduri i colecii integrale.
" Ibidem
Acte normative. p . D .

2''

77

Documentele tehnice i de nregistrare i ncidentale pot aprea fie ca


ilustraii cuprinse n text. fie ca anexe. fie ca uniti arhivistice de sine
stttoare.
Cnd documentele sunt n text. ca il ustraii sau ca anex. ele se vor
ordona. inventaria. eventual seleciona. mpreun cu unitatea arhivistic n
care sunt ncorporate.
n cazul n care documentele tehnice i de nregistrare formeaz o unitale
sau mai multe uniti arhivistice i ncidentale, ele se vor constitui n parte
structural separat, ordonate pe baza criteriului cronologic sau a criteriului
tematic (i n cadrul lui, cronologic)."30
Cnd documentele tehnice i de nregistrare formeaz uniti arhivistice
separate i au supori fotosensib i l i sau magnetici, este preferabil s fie
ordonate, inventariate la sfri tul fondului i pstrate. n funcie de
necesiti .
n cazul prilor structurale coninnd n majori late documente tehnice i
de nregistrare, ordonarea i inventarierea se va face, (dac aceste operai uni
nu s-au realizat pn acum ). potrivit normelor referitoare la fondurile i
coleciile formate integral din documente tehnice i de nregistrare.
3. Ordonarea i inventarierea fondurilor i coleciilor
de arhiv tehnic
,.Dei n mod teorelic documentele tehnice i de nregistrare nu formeaz
singure fondul arhivistic al i nstituiei creatoare, ci numai o structur a
acestuia, n mod practic ele se organizeaz separat. Motivele acestei
separaii sunt determinate de natura suportului i deci a conservrii, ct i de
regimul de consultare i de valorificare.
Ordonarea documentelor tehnice i de nregistrare se face conform
structurii organizatorice a creatorului de fond, dup natura suportului i n
cadrul acesteia. pe baza criteri ilor: cronologic, zona geografic sau grad
geografic. categorie de document, alfabetic, tematic , form, format, scar.
faz de proiect, alte criteri i .
Criteri ile de ordonare s e pot combina n funcie d e natura informaiei.
solicitarea vitezei de acces, conservarea documentelor. Astfel , documentele
de cercetare teoretic se ordoneaz cronologic - dup data lansrii temei de
cercetare - i n cadrul cronologiei, alfabetic sau tematic. ori tematic i n
interiorul tematicii, cronologic i/sau alfabetic. Documentele de proiectare
dezvol tare se ordoneaz cronologic, dup form - n parte scris i parte
"'

Ibidem. p.24.

78

desenat, eventual nregistrrile experimentale - iar partea desenat, mai


ales dup format. scar. Spre exemplificare: un proiect se ordoneaz mai
nti la anul la care s-a dat teme de cercetare-proiectare: n cadrul temei
( titlului ) pe faze de proiectare; n cadrul fazei . pc parte scris i parte
desenat. Documentele din partea desenat pot fi, la rnd ul lor. ordonate n
cadrul structurii pe formatele suportul ui. fie n ord inea logic - plan de
ansamblu (general ), planuri de profile, detalii etc. (de la general la
particular).
Fondurile i coleci ile cartografice, geografice, geGlogicc, geodezice,
mbuntiri funciare i alte asemenea fonduri i colecii formate din
nregistrri d iverse pe supori cartografici, se ordoneaz pc grad geografic
(sau zon geografic), n cadrul acestuia (acesteia) pe planuri ( hri ) de
ansamblu i detalii, i dup caz. cronologic.
Succesiunea criteri ilor de ordonare se stabilete de ctre creatori ntr-un
sistem logic. meninut consecvent n ntreaga prelucrare a fondului. Ea se
menioneaz fie ntr-un p lan metodi c de lucru - n cadrul fonduri lor nchise.
aflate la d i veri deintori, fie n regulamentul de funcionare a arhivei. n
cadrul fondurilor deschise aflate la creatori.
Aciunea de ordonare propriu-zis const n aezarea unitilor
arhi vistice pe rafturi sau n alt mobilier specific, n ord inea prestabilit n
planurile metodice de lucru sau regulamentul menionat.
O dat terminat ordonarea sau concomitent cu ordonarea unitilor
arhivistice, se trece la inventarierea i cotarea documente lor. Fiecare uniwte
( total itatea documentelor constituite ntr-un dosar. o rol ori nregistrate pc
o band sau un disc magnetic/optic. pstrate ntr-o map/sul, f'i ind legate
prin coninut/tem unele de celelalte) primete o cot, reprezentat prin
numrul curent de inventar.
Se excepteaz de la prevederea din alineatul anterior instituiile de
proiectare-dezvoltare, care dau aceeai cot att la partea scris, ct i la
partea desenat (sau de nregistrri de laborator), la care se adaug un
simbol alfabetic (litera 0) sau numeral."3 1

Inventarierea documentelor din fondurile i coleci ile de arhiv tehnic se


real izeaz prin fiarea fiecrei uniti arhivistice. Inventarul va avea
urtoarele elemente: numrul curent (cota u.a. ) ; cota veche a
documentului; autorul ( autori i, eventual coordonatorul i autori i ) ; tema de
cercetare-proiectare (titlul proiectului ) ; faza; anii extremi; nr . fi lelor scrise;
nr. filelor desenate; cota de coresponden a prii desenate (se completeaz

" Ibidem. p.24-26.

79

numai n cazul n care desenele au fost ordonate pe formate ) i observaii


( vezi anexa nr. 1 a acestui capitol ).
Cota de arhiv la partea desenat se scrie. totodat. pe versoul fi lei
docun;ient.
Pentru planurile din rondurile i coleciile cartografice. geologice.
geodezice. mbuntiri funciare .a. inventarul va cupri nde: numrul de
inventar: denumirea planului de ansamblu: numrul total al planuri lor de
detaliu i pariale: data ntocmiri i : anul; luna: ziua: autoru l : scara:
dimensiunea; materialul; tehnica de execuie; beneficiaru l : observaii ( vezi
anexa nr. 2 a acestui capitol).
Hrile i atlasele vor fi inventariate n ordinea prelurii lor. Inventarul
coleciei de hri i atlase va avea urmtoarea rubricatur: nr. de inventar;
autoru l ; denumirea hrii sau a atlasul u i ; scara; locul ntocmirii ( tipriri i ) :
data ntocmirii sau tipririi; dimensiunile; proveniena; observaii ( vezi
anexa nr. 3 a acestui capitol ) .
4.

Ordonarea i inventarierea documentelor


de nregistrare tehnic

Avnd n vedere suporii i mij l oacele tehnice de nregistrare a


informaiei, documentele de nregistrare tehnic sunt de patru feluri :
documente mecanografice. documente audio- video. documente foto
cinematografice i documente informatice.
Documentele mecanografice sunt produsul nregistrrii mecanice a
variaiil or cantitative a unor fenomene fizice, chimice. sau biografice. n
general, ele se realizeaz pe supori de hrtie special preconstituit ( ex.
hrtie m i l i metric). Ordonarea lor se face cronol ogic, alfabetic pe subieci
(staii. posturi, subieci n urmrire) i n cadrul acestora iari cronologic.
De exemplu, nregistrrile seismografice reali zate pe seismografe se
ordoneaz anual pe posturi sau staii , fiecare u.a. coni nnd cele 365 de
nregistrri la 24 de ore ale postului sau staiei respective. Inventarierea lor
se face pe formularul anex nr. I .
Documentele audio-video sunt nregistrri magnetice sonore i vizuale
ale unor fenomene tii nifice sau sociale. Dup scopul realizrii lor. se
disting trei tipuri de documente audio-video: documente audio-video de
nlocuire a unor categorii de documente tradiionale ( procese-verbale.
rapoarte. note de convorbiri ) ; documente aud io-video provocate pentru
documentare istoric ( aa numitele arhi ve orale. fonotec de aur,
fi lmotec de aur etc . ) ; n sfrit. documentele aud io-v ideo de producie
curent mass-med ia.
80

Fiecare tip are sistemul su de constituire i de ordonare-inventariere.


Astfel, documentele aud io-video de nlocuire. ncadrndu-se n categoria
incidentalelor. se ordoneaz cronologic, pe structuri le creatorului i se
inventariaz pc formularul anex nr. I .
Documentele audio-video provocate sunt produse memoriale. reali zate
conform unui program stabil it n baza unui plan tematic de interviu. n
consecin ele se constituie n coleci i tematice i se ordoneaz alfabetic. pc
intervievai. Unitatea arhivistic este rola sau caseta. Inventarierea acestor
documente se face potrivit modelului de inventar d i n anexa nr. 4 a acestui
capitol.
O meniune specific: planul tematic de interviu se pstreaz n forma
original n dosarul coleciei. dar coninutul su trebuie s fie expus n
i ntroducerea la inventar pentru clarificarea cercettorului.
Documentele aud io-video de producie mass-med ia se ordoneaz mai
nti pc cele trei pri structurale tradiionale: documente muzicale.
documente vorbite i documente muzicale i scenice de fond . n .cadrul
acestora se organizeaz structuri separate pe categorii ele supori : filmotec.
bandotec, videotec. discotec etc . Totodat. n fiecare structur. se
apeleaz la ordonarea alfabetic (pe creatori ) sau cronologic (n cazul
emisiunilor de tiri).
Inventarierea se face unitate cu unitate arhivistic (care echivaleaz n
acest domeniu cu unitatea de pstrare) prin evidenierea. n ord i nea
nregistrrii. a autorului ( sau redactorului). coni nutului informaiei
( subiectul emisiuni i). genericul minim ( regie. imagine. maestru ele sunet.
cnd e cazul. principal ii interprei ) . suport. timp de derulare la viteza x .
observaii ( vezi anexa n r . 5 a acestui capitol).
Documentele foto-cinematografice sunt nregistrri vi zuale pc supori
fotosensibili ale unor fenomene fizice, chimice, biologice sau sociale
diverse. Ele pot aprea sub form de: fotografii . microfilme. microfie,
filme etc.
Documentele fotografice se ordoneaz fie la fondul sau colecia
respectiv. consti tuite n uniti arhivistice, fie n colecia de documente
fotografice, urmnd ca la inventarele fonduri lor i coleci i l or de uncie provin
s se anexeze l ista cotelor uniti lor arhi vistice inventariate n cadrul
coleciei. Documentele fotografice se iau n eviden n ord inea prelurii lor
conform inventarului model anexa nr. 6 a acestui capi tol .
Documentele pe microfilm se constituie n role care la rndul lor se
organizeaz n colecii, pe ri, teme etc. pentru care se ntocmesc
i nstrumente de eviden. Rolele se numeroteaz cu cifre arabe, ncepnd cu
numrul 1 , n cadrul fiecrei coleci i, n ordi nea intrrii n depozit. n
81

cuprinsul fiecrei role se numeroteaz cadrele, tot cu ci fre arabe. ncepnd


cu numrul 1 . Toate rolele se nregistreaz n registrul microfilmelor, n
ordinea intrrii l or. Acest registru are urmtoarea rubricatur: nr. cn.:
numrul i data nregistrrii actului nsoitor: deintorul documentelor
microfilmate (instituia, localitatea, ara) : denumirea fondului microfi lmat;
numrul de ordine al coleciei de microfilme: elemente de identi ficare
( principalele elemente de cot ale documentelor din arh iva deintoare J :
caracteri stici tehnice (pelicul pozitiv. pel icul negati v. xerocopi i etc . ) : nr.
cadrelor: nr. de ordi ne al rolei n cadrul coleciei: observaii. Cota se nscrie
pe pelicul att la nceputul ct i la sfritul acesteia.
Inventarierea microfilmelor se face conform modelului din anexa nr. 7 a
acestui capitol. iar fia rolei conform anexei nr. 7 A.
Pentru a nu degrada originalele, n scopul cercetri i, acestea se nlocuiesc
cu copii pozitive sau o a doua copie magnetic.
Documentele nregistrate prin tehnica microfilmrii se realizeaz n scop
de asigurare n caz de situaii deosebite. ct i pentru transmitere la distan.
Ele ocup spaiu pui n. dar cu mare densitate de informaie . De obicei se
realizeaz dup fonduri de arhiv tradiional. sau dup surse
bif-ilioteconomicc.
Ordonarea i inventarierea lor se face potrivit prevederilor de mai sus. n
inventarele fondurilor i colecii lor microfil mate. n dreptul riecrei pozii i
de inventar. la rubrica Observai i se completeaz numrul rolei de
microfilm.
Documentele ci nematografice se ordoneaz n coleci i . potrivit tematicii
i provenienei lor. n acest sens avem colecii de rilmc artistice.
documentare. animaie. actual i ti, respectiv rilmc strine cu aceleai
tematici. n ultimul caz. cnd numrul de piese este marc. se poate adopta
ori structura coleciei de ri lme strine pe ri. fie s formeze coleci i pc ri.
n cadrul coleciilor. fi lmele se ordoneaz cronologic. dup anul de
producie.
Inventarierea se face unitate cu unitate (actul ci nematografic) prin
speci ficarea urmtoarelor date: nr. crt. (numrul u.a.); anul produciei ;
generic (scenariu. regie. montaj , muzic, productor i cnd e cazul.
principali i interprei sau comentariul, lector etc . ) ; casa de producie; titlul
fi lmului i subiectul pe scurt: suport; format; durata ( vezi anexa nr. 8 a
acestui capitol).
Documentele informatice pot fi constituite din date numerice. texte.
grafice. imagini statice sau animate, nregistrri sonore. n genere, orice
alctuire sau reproducere prin m ij loace automate a unor date, fapte. lucruri .

82

expresii. situaii etc., materializare sub form electronic. pentru a permite


citirea i prel ucrarea automat de ctre cei interesai.
Indiferent de nivelul de dezvoltare a echipamentelor electronice. a
tehnologiei informaionale i a suporturi lor de nregistrare. ordonarea
documentelor in formatice se face cronologic, pe uniti arhivistice (band,
disc), dup intrarea n cadrul structurii informatice constituite ( fiier de date,
baz de dale. banc de date) i se inventariaz unitate cu unitate n complete
de sisteme informatice"3 2 ( vezi anexa nr. 9 a acestui capitol J .
Uni tile arhivistice constituite la compartimentele de lucru (servici i ,
birnuri, laboratoare etc ) s e predau la arhiv n a l doi lea a n dup crearea lor
sau n al doilea an dup ce procesul tehnic. pentru care au fost ntocmite, a
fost ncheiat.
Predarea se face pe baz de proces-verbal ( anexa nr. 3 din Legea nr.
1 6/ 1 996) i inventare ( anexa nr. 2 din Legea nr. 1 6/ 1 996).
Intrri le, ca i ieirile din gestiunea arhivei, se consemneaz n registrul
de eviden curent, ntocmit conform modelului prevzut n anexa nr. 4 din
Instruci unile de aplicare a Legii 1 6/ 1 996.
Lucrtori i de arhiv au rspundere civil i penal pentru documentele
pe care le au n gestiune" .33
5.

Selecionarea documentelor tehnice i de nregistrare

Cantitatea marc de asemenea documente creeaz probleme mai ales


legate de spai i le de depozitare. Multe din documentele tehnice i de
nregistrare au doar valoare practic, care se pierde dup un numr de ani ,
d e aceea s e impune verificarea cu marc atenie a fiecrei uniti arhivistice
pentru stabilirea celor de interes permanent, ca i a celor lipsite de valoare.
cu termenul de pstrare expirat, pentru selecionarea lor. Ele pot fi
se1ccionatc numai cu respectarea prevederi lor art. 1 1 din Legea 1 6/ 1 996. i
a an. 29-35 din Instruciunile pri vind activitatea de arhiv l a creatorii i
deintorii de documente, la mplinirea termenelor de pstrare prevzute n
nomenclatorul uniti i .
Pentru aceste categorii de documente, termenele d e pstrare trebuie s fie
n concordan cu prevederile legale privind garantarea produsului pe toat
durata existenei i funcionrii sale.
n componena comisiei de selecionare vor fi cooptai cei mai buni
spec ialiti n domeniu, care creeaz i lucreaz cu aceste categorii de
12
11

Norme Tehnice. 1 996, p.86-89.


Acte normative. p.23 -24.

83

documente. le cunosc specificul. valoarea i implicit, pol stabili termenele


lor de pstrare.
Pentru descongestionarea spai i lor de arhiv se poale recurge i la
selecionarea din interiorul proiectelor a anumitor categorii de documente
cu caracter economico-tehnic. Astfel, spre exemplu, dintre documentele
care alctuiesc proiectul, trebuie neaprat ca memoriul general, devizul
general. planul de ansamblu al respectivei investii i. planurile de situaie.
rezisten, instal ai i etc . s fie pstrate permanent sau s aib un termen de
pstrare mult mai lung dect alte categori i de documente cum sunt:
memori ile pe specialiti, devi zele pariale pe obi ccti vc. antemsurtorile,
anal izele de preuri. notele de calcul tehnico-economice. listele de utilaje,
extrasele de materiale. avizele, subansambl uri le ele. care ar putea fi
eliminate mai repede. Descongestionarea depozitelor s-ar putea realiza i
prin microfilmarea documentelor sau reproducerea lor pe ali supori , prin
mij loace moderne.
Dup aprobarea lucrrii de selecionare de ctre Arhivele Naionale
respective, n inventare, la rubrica Observai i se va meniona:
Selecionat conform aprobrii Arhi velor Naionale cu nr.
: totodat.
n registrul de eviden curent se va nscrie ieirea uniti l or arhivistice i
cantitatea de arhiv selecionat.
Scoaterea din eviden a unor documente propuse spre selecionare. dar
neaprobate de ctre comisia de selecionare a Arhi velor Naionale
respective, se consider fapt penal i se sancioneaz n consecin. n
aceeai categorie se nscrie orice distrugere de documente tehnice i de
nregistrare, indiferent de forma de proprietate." 3

''

Acte normative. p.27.

84

ANEXA nr. 1

( Denumirea creatorului
sau deintorului)

INVENTAR
al fond ului (coleciei ) de documente tehnice

t:
"'

" :;
>! -:;
"V 2
OJ OJ
>
E
:::l
.::! '-'

o
o
::..., ""'

2
3
:::l

<!'.

O)
1)

2)

3)

4)
5)
6)
7)

8)

9)

I
I

:::l

"
c:

,,.,.
:;

'5

:::l

:::l

;:;
OJ

c..

"
N
"
LL

.E

OJ

..!:!

';(

<.::

z
6

..!:! 2
"'

<.::

c:
"'
"'
"
""'

Numrul curent reprezint cota de arhiv:


Cota la creaLOr:
Se completeaz n funcie de autor ( autori) menionndu-se
coordonatorul ( autorul principal) de proiect precum i autorii. Dac
numrul acestuia este peste trei, se menioneaz i colectivul":
Se speci fic tema (sau titlul) proiectului n ntregul su indiferent
de lungimea textului;
Se completeaz faza de proiect:
Anii extremi se stabilesc d e l a data l ansrii temei (a comenzi i) de
cercetare-proiectare pn la ncheierea fazei corespunznd u.a.:
Se completeaz obinuit potrivit prevederi lor normelor;
Se menioneaz totalul filelor desenate. eventual. atunci cnd sunt
pstrate separat pe formate. nr. de piese pe formate:
Se completeaz numai cnd piesele desenate sunt pstrate separat,
pe formate. Cota desenelor reprezint numrul formatului, plus
numrul n cadrul formatului a pieselor din proiectul respectiv;
La Observaii" se trec eventualele selecionri. cota rolei de
microfilm etc .

85

ANEXA

nr .

( Denumirea creatorului
sau deintorului)

INVENTAR
al coleciei de planuri

')

10

l i

I)

Numrul de inventar se va da unitilor arhiv istice, ncepnd cu


numrul I n continuare, n ordi nea intrrii lor. Numrul de
inventar se nscrie n planuri le de ansamblu pstrate sub form de
sul pe verso, n colul din dreapta sus, iar pe cele pstrate
desfurat, pe verso, n colul din dreapta jos;
3) n rubrica a treia se va nscrie, cu c ifre romane, numrul total al
planurilor de detaliu i pariale, urmnd ca pe acestea s se nscrie
numrul de inventar al planului de ansamblu i cifra roman
corespunztoare, n ordine crescnd (ex. 1 /1, I /li, I /III etc . ) :
6) n cazul cnd scara este ntocmit n alt s istem de msur dect cel
metric, se va indica s istemul dat, urmat n paranteze, dac este
posibil, de transpunerea n s istemul metric :
9) n rubrica a noua se va trece tehnica de execuie - negru sau color;
1 1 ) La rubrica Observaii" se va meniona, cnd este cazul , numrul
exemplarelor.
Dac clementele scrise ale planului sunt ntr-o li mb strin, n rubrici le
a doua, a cincia i a zecea se vor indica: denumirea planul ui. a autorului i
respectiv a beneficiarului, urmate n paranteze, de denumirea n form
original.
86

nr .

ANEXA

( Denumirea creatorului
sau deintorului)

INVENTAR
al coleciei de hri

2o

=
"
"

:;

<t:

"' "'

c:

::l ::l

[:1 "5

3 := l-::1
c:
'-' "t:
" -=
"'

cc ..c:

"'
a
u
"'

"5
u
o
.....l

;:::

:a

"i" -
o
(e .g5

1)

"'
'-'
c:
::::

"' ;:::
-
"
""
o "i
'-' .g3
.:

:::;
E
5

"'

;:

'ii"

c..

:::;

t:

Numrul de inventar se va da ncepnd rn numrul I n


continuare, n ord i nea i ntrrii hrilor i atlaselor;
2-6) Rubricile 2, 3 , 4, 5 i 6 se completeaz dup clementele scrise
ale hrii sau atlasului. Cnd unul sau mai multe din aceste
elemente lipsesc, ele se identific i se indic ntre paranteze
unghiulare. Pentru atlas n rubrica nr . 3 se menioneaz numrul
hrilor pe care le cuprinde.
Dac elementele scrise sunt ntr-o l imb strin. acestea vor fi date n
l i mba romn i ntre paranteze n forma original.
n caz c harta a aparinut unei personaliti de seam a vieii pol i tice sau
tiinifice. a fost utilizat cu ocazia unor evenimente i mportante sau poart
nsemnri, acest lucru se va meniona n rubrica Observai i".

87

ANEXA

nr.

( Denumirea creatorului
sau deintorului)

INVENTAR
al coleciei de documente audio-video

"'
o

....
u

....

u ;:;
"'
"O ;:;
" o.
o:: o

"'
u
"
E
"'
"'
2

"

c.

::
-;::; :;
t:
.E
"'
= u "
c "'
o
.S
u

"'

"'
;:;
::i

....
oe
;;;
"
"

(5

a
"' ....
"'
u
o oo
....l
2
,!:

Ci
o.
"'
"'

'"
>

5
7

Pentru documentele audio-video provocate ( i nterv 1 un )


0)

I)

2)
3)

4)
5)
6)
7)

Fiind o colecie deschis i alfabetic inventarul se poate face pe


ani/l iter. n acest caz cota va fi format din numrul de ordine n
cadrul literei ;
Se completeaz cu numele redactorului ( autorului planului de
nregistrare) i a operatorului, n cazul cnd nregistrarea este video:
Se speci fic subiectul ( cel ce d interviul) i cteva date despre c i :
vrst, studii. ocupaie;
La acest punct se menioneaz att informai ile principale ct i cele
secundare:
Data la care s-a fcut nregistrarea;
Se specific locul unde s-a fcut nregistrarea: n instituia n care
lucreaz redactorul . la domiciliul subiectului etc . ;
S e menioneaz natura suportului: band de magnetofon, caset audio,
caset video, disc, d ischet etc . ;
L a Observaii", n cazul pstrrii ndelungate s e completeaz datele
recopierilor.

88

ANEXA nr. 5

(Denumirea creatorului
sau deintorului)

INVENTAR
al fondului (coleciei) de documente
"
audio-video ------

,...
:::;

Jj_
o

Ci
u

"'
:; ..,,
<l'. "
oe:

:;
u
'"'
ii

V:

t:
o

tJ

o..

<:::
"

=
:/l

'"'
..,,
-

i--

:?.

..:3
'"'
2
"

2
:;; :;;
:::;
-:>

c:
;.

3
6

P.!ntru documentele aud io-video de producie mass-media


0)
1)
2)
3)

4)
5)

6)

Se completeaz, pe pri le structurale, ncepnd cu numrul 1 1 n


continuare pe ani:
Se menioneaz autorul (redactorul , sau n cazul fi l melor. regizorul ) cu
numele i prenumele:
Se spec i fic titlul nregistrrii precum i o scurt prezentare a
subiectului:
Se completeaz menionnd autorii scenari ului. imaginii, regiei.
subiectului i. cnd este cazul, principalii interprei :
Se menioneaz suportul: band, disc, cilindru cerat. caset. fi lm etc . :
Se speci fic timpul de derulare al unitii arhivistice la viteza corect
curent, vizionare-audiie a nregistrrii;
La Observaii" n cazul acestei categori i, se spec ific recopierile i
data acestora.
89

ANEXA

nr.

(Denumirea creatorului
sau deintorului)
( Compartimentul )
INVENTAR
al coleciei de documente fotografice

1)

2)
3)

4)

7)

n prima rubric se va nscrie numrul de inventar. n cifre arabe.


ncepnd cu numrul 1 , n continuare, n ordinea rrelurii unitilor
arhi vistice. n cazul cnd se preia un document n mai multe exemplare.
acestea vor primi acelai numr de inventar, menionndu-se la rubrica
Observaii" numrul lor, iar pe versoul fotografiei se va indica
numrul exemplarului ;
Rubrica a doua se va completa cnd uniti le arhivistice au un numr
vechi de inventar;
n rubrica a treia se va meniona felul unitii arhivistice ( film negativ
sau pozitiv, plac negativ sau pozitiv, fotografic negativ sau pozitiv .
diapozitiv sau album d e fotografi i ) . n cazul filmelor s e va meniona
numrul cadrelor sau, respectiv, al fotografi ilor cuprinse n u.a. ;
n rubrica a patra s e v a descrie imaginea reprezentat de document i,
dup caz, autorul fotografierii sau atel ieru l , cnd acesta prezint
importan din punct de vedere istoric sau artistic. n cazul fotografiilor
i albumelor de fotografii care cuprind semnturi autografe sau alle
texte importante. acestea vor fi menionate n cupri ns; dac textul este
scris ntr-o limb strin se va meniona i aceasta;
n rubrica Observai i" se v a indica denumirea fondului sau coleciei de
unde provine documentul i se va nscrie cota.
90

ANEXA nr. 7

( Denumirea creatorul ui
sau deintorului)

INVENTAR
Colecia microfilme
Rola nr.
Proveniena
Fondul
( Denumirea prii structurale inventariate ) :

_____
_
_
_
_
_

_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_

_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_

_
___
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_

Nr.
cn.

Cota la
de!intor

Cuprinsul
documentelor

Datele
extreme
4

Cadrele

Obs.

n primele dou rubrici se nscri u : denumirea coleciei de microfilme (ex.


Colecia Microfi lme Frana) i numrul de ordine al rolei n cadrul coleciei
( ex . Rola nr . 243 ).
.
Rubricile ,.Proveniena", Fondul". Partea structural' se completeaz
conform indicaii lor formulate pentru Fia rolei (anexa nr. 8 ). Denumirea
prii structurale inventariate se nscrie centrat, similar unui titlu.

Pentru fiecare parte structural se completeaz rubricile 1 -6 astfel:


I)

2)
3)

n prima rubric se dau numere n continuarea rezumatelor


rezultate din inventarierea rolei, fiecare numr indicnd o poziie
de inventar;
n rubrica a doua se trec elementele de cot ale documentelor
cuprinse n rezumat, date de deintor - altele <lect denumirile
prilor structurale ale fondului, nscrise anterior;
Rubrica a treia cuprinde rezumatul, care se ntocmete, de regul.
pentru documentele cuprinse ntr-o unitate arhivistic creat de
insti tuia deintoare. pentru fiecare document ori pentru un grup
de documente d intr-o unitate arhivistic. pentru mai multe uniti
arhivistice. ori pentru toate documentele <linu-o rol - dac se

91

4)
5)

6)

refer la aceeai problem; ind i ferent de numrul documentelor


cuprinse ntr-un rezumat, informaiile de valoare deosebit se vor
meniona de fiecare dat, precizndu-se i cadrele la care se gsesc
pc rol. Cuprinsul documentelor redactate n l i mbi de circulaie
restrns ori n l imbi care nu se mai folosesc n vorbirea curent se
va reda amnunit, eventual folosindu-se forma de regest - dac
ofer informaii de valoare deosebit. Limbile n care sunt snise
documentele se menioneaz. n ordi nea frecvenei. Ia sfri tul
l'iccrui rezumat, pe un rnd separat; dac ns toate ( sau aproape
toate J documentele din rol sunl scrise n aceeai li mb. acest fapt
se precizeaz Ia nceputul inventarului, excepiile menionndu-se
de cte ori va fi cazul;
n rubrica a patra se nscriu datele extreme ale documentelor
cuprinse ntr-o poziie de i nventar; anii succesivi se menioneaz
prin cei extremi ;
n rubrica a ci ncea se nscriu numerele de ordine ale cadrelor ntre
care se afl documentele cuprinse n poziia respectiv a
i nventarului;
n rubrica a asea se nscriu, cnd este cazu l . cotele date la
Arhivele Naionale xerocopiilor, fotocopiilor etc. dup care s-au
executat cadrele de microfilm respective.

Fiecare pagin de inventar (cu excepia pagin i i nr. I ) va avea nscrise n


colul din stnga sus numele coleciei de microfilme i numrul de ordine al
rolei.
Fiecare inventar va fi semnat pe ultima pagin, jos. de cel care I-a
ntocmit.

92

ANEXA nr. 7A

( Denumirea coleciei)
FIA ROLEI
Cota rolei
Cadre

_
_
_
_
_

_
_
_
_
_
_

Provenien:
Fondul:
Partea structural:
Cotele:
Ani i :
Coninutul : -----Limba:
Inventar nr.
(Cota veche):
Semntura:
-------

_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_

_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
__
_
_
_

__
___
_____
__
_
_
_
__
_
_
_
_
_

_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_

_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_

------

__
___
_
_
_
_
_____
_
_
_
_
_
_

_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_

n colul din stnga sus se nscrie denumirea coleciei de microfilme


creia i aparine rola.
n colul din dreapta sus se nscriu: cota rolei (ex. 0 1 2-92-243) i numrul
cadrelor (cu precizarea c sunt d ub le, cnd este cazul).
PROVENIENA: se nscrie denumirea instituiei deintoare a
documentelor (arhi v, biblioteca, muzeu etc . ) i a
locali tii .
FONDUL: s e nscrie denumirea fondului.
PARTEA STRUCTURAL : se nscrie denumirea diviziunii fondului,
eventual i cea a subd iviziunii, din care au fost microfilmate
documentele, pentru care se completeaz urmtoarele patru
rubrici astfel.
Cotele : se nscriu elementele de cot date de deintor - altele dect prile
structurale ale fondului nscrise anterior (de regul, numerele de
ordine ale uniti lor de pstrare. Exemple: Karton 47a; Faszikel 1 6c:
vol ume 1 28/I; Dossier 93 etc . ) . n conti nuare, ntre paranteze
rotunde. se nscriu cadrele extreme ale cotelor respective. Dac
elementele de cot nu sunt reproduse pe microfilm. ele se stabilesc pc
baza listelor de comand ori a altor surse de informare : n acest caz.
cotele se nscriu ntre paranteze drepte.
93

A 1.ii: se nscriu anii din care ex ist documentele; anii succesivi se


menioneaz prin cei extremi.
Coninutul: se menioneaz principalele probleme ori eveni mente la care se
refer documentele.
Limba: se menioneaz l i mba, respectiv limbile (n ordinea frecvene i ) n
care sunt nscrise documentele. Dac pe rol sunt reproduse
documente aparinnd mai multor pri structurale ale aceluiai fond.
pentru fiecare subdi viziune ( respectiv pentru fiecare divi ziune
neurmat de vreo subdiviziune} se precizea1. ntre paranteze. cadrele
respective i se completeaz rubricile cotele', ani i. coninutul" i
limba". Dac documentele aparin unor fonduri d i ferite, rubric i le se
reiau ncepnd cu fondul"; dac documentele provin din instituii
deintoare diferite, rubricile se reiau ncepnd cu proveniena".
Denumirile nscrise la rubricile proveniena", fondul" i prile
structurale" se redau n l imba respectiv, urmate fiecare de traducerea n
limba romn, ntre paranteze. Elementele de cot se redau ca n arhiva de
provenien.
Raporturile dintre diferitele pri structurale ale fondului se marcheaz
prin folosirea de grafii diferite n redarea denumirilor lor ( maj uscule ori
mmuscule ) , aezarea n pagin, numerotarea.
INVENTAR nr. : se completeaz dup ntocmirea in ventarului i l uarea n
eviden a acestuia n Registrul inven tarelor.
Cota veche se completeaz n cazul rolelor primite de la alte insti tui i .
nscriindu-se denumirea instituiei i cota dat d e aceasta.

Fiecare fi va purta semntura celui care a ntocmit-o.

94

ANEXA nr. 8

( Denumirea creatorului
sau deintorului)

INVENTAR
al coleciei de documente ci nematografice
"' -
t;
:>
:; -:::J
:::
2
<( o..

-o

t
u

:i.
o

"'
c
"
o

0)
I)
2)

3)

4)
5)
6)
7)
8)

"
"'
"'
"
u

-:::J

-
u
:>
-o

2
o..

,,.,.

"'

o..

:; :;

t:

:>
:; ;:;
"'
f= . :E
t.=

....
o
o..
:>
Cil

u..

;:;
:::
c
o

Cota fi lmului;
Se specific anul de producie menionat la s fritul ultimului act:
Genericul se completeaz potrivit primei pri a primului act
speci ficndu-se autorii scenariului. regiei. 1 mginii, sunetului,
muzicii, produciei i principalilor interprei, cnd este cazul ;
Se specific titulatura exact a casei de producie;
Se transcrie titlul fi lmului i se relateaz n rezumat subiectul
actului;
S e completeaz prin menionarea tipului d e suport: suport d e nitrat.
suport de triacetat de celuloz sau triacetat de poliester:
Se specific formatul fi lmului: 1 6 mm sau 35 mm etc . :
Se precizeaz durata actului:
La aceast categorie, se specific numrul de exemplare t
recopieri le.

95

ANEXA

nr.

( Denumirea creatorului
sau deintorului)

INVENTAR
al coleciei de documente i nformatice
"'
o
u

"
i:! c:
E "
" u
c:
"
Ci

t
u

0)
1)

2)
3)
4)
5)
6)

"
-
:;

..2
=

:g
C"
;:;

"

"O

-
-a
E

"<O.
=

o =
u

"'
4

"
e

c;
?-

- "
"

..o

Cota documentului;
Se menioneaz denumirea fiierului bazei de date din care face
parte fiierul, banca de date de care aparine baza de date:
Se specific echipamentul electronic p e care s - a creat i softul
folosit, eventual codurile de intrare;
S e descrie baza d e i nformaii cuprinse n u.a.;
Se specific: band sau disc magnetic, d isc optic etc . ;
Se d n octei ( bytes) ;
Eventual se menioneaz dac este i ntrodus ntr-o reea i
descrierea caracteristicilor reelei.

96

CAPITOLUL IV
INFORMAIILE CLASIFICATE I ACCESUL LA INFORMAIILE
.
DE INTERES PUBLIC
I.

Definirea termenilor principali

Conform Legii privind protecia informaiilor clasificate nr. 1 82/2002.


prin informaii nelegem orice documente. date, obiecte sau activiti,
i ndiferent de suport. form, mod de exprimare sau de punere n circulaie.
Informaiile clasificate sunt informaiile. datele. documentele de interes
pentru securitatea naional, care datorit nivelului de importan i
consecinelor care s-ar produce ca urmare a dezvl uirii sau diseminrii
neautorizate, trebuie s fie protejate.
Clasele de secretizare sunt: secrete de stat i secrete de serviciu.
Informaiile secrete de stat sunt informaiile care privesc securitatea
naional, prin a cror divulgare se pot prejudicia sigurana naional i
aprarea rii .
Informaiile secrete de serviciu sunt i nformaiile a cror di vulgare este de
natur s determine prejudicii unei persoane j uridice de drept public sau
privat.
Nivelurile de secretizare se atribuie informaii lor clasificate din. clasa
secrete de stat i sunt:
- strict secrete de importan deosebit - informaiile a cror divulgare
neautorizat este de natur s produc daune de o gravitate excepional
securitii naionale;
- strict secrete - informai ile a cror divulgare neautorizat este de
natur s produc daune grave securitii naionale;
- secrete informaiile a cror divulgare neautorizat este de natur s
produc daune securitii naionale;
Protecia juridic este ansamblul normelor constituionale i al celorlalte
dispoziii legale n vigoare. care reglementeaz protejarea informaii lor
clasificate.
Protecia prin msuri procedurale reprezint ansamblul reglementrilor
pri n care emitenii i deintorii de informai i clasificate stabilesc msurile
-

97

interne de lucru i de ordine interioar desti nate realizrii proteciei


informai ilor.
Protecia fizic constituie ansamblul activiti lor de paz. securitate i
aprare, pri n msuri i dispozitive de control fizic i prin mij loace tehnice. a
informai ilor clasificate.
Protecia personalului este ansamblul verificrilor i msurilor destinate
persoanelor cu atribuii de serviciu n legtur cu informaiile clasificate.
spre a preveni i nltura riscurile de securitate pentru protecia informaiilor
clasificate.
Certificate de securitate sunt documentele care atest verificarea i
acreditarea persoanei de a dei ne, de a avea acces i de a lucra cu informaii
clasificate . "35
.,Prin autoritate sau instituie public se nelege orice autorita_te sau
instituie public. precum i orice regie autonom care utilizeaz resurse
financiare publice i care i desfoar acti vitatea pe teri toriul Romniei,
potrivit Constituiei.
Prin informaie de interes public se nelege orice informaie care
privete activitile sau rezult d i n activiti le unei autori ti publice,
indiferent de suportul ori de forma sau de modul de exprimare a informaiei.
Prin informaie cu privire la datele personale se nelege orice informaie
privind o persoan fizic identificat sau identificabil." 36
2.

Categorii de informaii secrete de stat. Protecia lor

,,n categoria informai ilor secrete de stat sunt cuprinse informai ile care
reprezint sau care se refer Ia:
a) sistemul de aprare al rii i clementele de baz ale acestuia,
operai ile militare, tehnologiile de fabricaie, caracteristicile armamentului
i tehnicile de lupt utilizate exclusiv n cadrul elementelor sistemului
naional de aprare;
b) planurile. precum i dispoziti vele mil itare, efectivele i misiunile
foqelor angajate :
c) cifrul de stat i alLe elemente criptologice stabi lite de autoritile
publice competente. precum i activitile n legtur cu reali zarea i
fol osirea acestora;

i; Legea p1frind prorecfia inf(m11afiilor clasificare. nr. 1 82 din 1 2 aprilie 2002. n Monitorul
Oficial". partea I. anul X IV . nr. 248 din 12 aprilie 2002. p.2-3. (n continuare: Legea 1 82/2002)

'" LeJiea p1frind li/Jernl acces la 111f(m11aiile de inrere.1 public. nr. 544 din 12 ocro111/Jrie 2001.

n Monitorul Olcial". p a rte a I. nr. 663 din 23 octombrie 200 1 . p. 5 .

98

d ) organizarea sistemelor de protecie i aprare a ohiecti velor.


sectoarelor i la reelele de calculatoare spec iale i mil itare, inc lusiv la
mecanismele de securitate a acestora;
e) datele, schemele i programele referitoare la sistemele de comunicaii
i la reelele de calculatoare speciale i mil itare, inclusiv la mecanismele de
securitate a acestora:
f) activitatea de informaii desfurat de autoritile publ ice stabilite prin
lege pentru aprarea rii i sigurana naional;
g) mij loacele, metodele. tehnica i echipamentul de lucru, precum i
sursele de informaii specifice, folosite de autoritile publice care
desfoar activitate de informaii;
h ) hrile, planurile topografice, termogramele i nregistrrile aeriene de
or.ce tip, pe care sunt reprezentate elemente de coninut sau obiective
clasificate secrete de stat;
i) studiile, prospeciun ile geologice i determinrile gravi metrice cu
densitate mai marc de un punct pe kilometru ptrat, prin care se evalueaz
rezervele naionale de metale i m inereuri rare, preioase, di sperse i
radioactive, precum i datele i informaiile referitoare la rezervele
materiale, care sunt n competena Administraiei Naionale a Rezervelor de
Stat:
j) sistemele i planurile de alimentare cu energie electric. energic
termic. ap i ali ageni necesari funcionrii obiectivelor clas.i ficate
secrete de stat;
k) acti vitile tiinifice, tehnologice sau economice i investiiile care au
legtur cu s igurana naional ori cu aprarea naional sau prezint
i mportan deosebit pentru interesele economice i tehnico-tii nifice ale
Romniei;
I) cercetril e tiinifice n domeniul tehnologi ilor nucleare. n afara celor
fundamentale, precum i programele pentru protecia i securitatea
materialelor i instalai ilor nucleare:
m) emi terea, imprimarea bancnotelor i baterea monedelor metalice.
machetele emisiuni lor monetare ale B ncii Naionale a Romniei i
elementele de siguran ale nsemnelor monetare pentru depistarea
falsurilor, nedestinate publ icitii , precum i i mprimarea i tiprirea hrtiilor
de valoare de natura titlurilor de stat, a bonurilor de tezaur i a obligaiunilor
de stat:
n) relai ile i activitile externe ale statului romn, care. potrivit legii, nu
sunt destinate publ iciti i . precum i i n formai ile altor state sau organizaii

99

mternaionale, fa de care, prin tratate ori nelegeri internaionale, statul


1
romn i-a asumat obligaia de protecie." 7
Protecia informaii lor secrete de stat reprezi nt o obligaie ce revme
tuturor persoanel or autorizate care le emit, le gestioneaz sau care intr n
posesia lor.
Conductorii unitilor deintoare de informaii secrete de stat sunt
rspunztori de aplicarea msurilor de protecie a informaii lor secrete de
stat.
Persoanele juridice de drept privat deintoare de informaii secrete de
stat au obligaia s respecte i s aplice reglementrile n vigoare stabil ite
pentru autoritile i institui ile publice, n domeniul lor de activitate. " 38
Obligaiile i rspunderile ce revin autoritil or i institui ilor publice,
agenilor economici i altor persoane j uridice pentru protecia informai i lor
secrete de stat sunt prevzute n capitolul IV al Hotrrii pentru aprobarea
Standardelor naionale de protecie a informaiilor clasificate n Romnia,
nr. 5 85/2002, p. 1 2-23 .
3. Informaiile secrete de serviciu. Protecia acestora
Informai ile secrete de serviciu se stabilesc de conductorul persoanei
juridice, pe baza normelor prevzute prin hotrre a Guvernului. Aceste
informaii vor purta pe fiecare pagin i meniunea personal cnd sunt
destinate strict unor persoane anume determinate.
Conductorii autoritilor i institui ilor publice, ai agenilor economici
cu capital integral sau parial de stat i ai altor persoane juridice de drept
public ori privat sunt obligai s stabileasc informaiile care constituie
secrete de serviciu i regulile de protecie a acestora. s coordoneze
activitatea i s controleze msurile privitoare la pstrarea secretului de
serviciu, potriv i t competenelor, n conformi tate cu normele stabilite prin
hotrre a Guvernului.
Este interzis clasificarea ca secrete de serviciu a informaii lor care, prin
natura sau coninutul l or, sunt destinate s asigure informarea ceteni lor
asupra unor probleme de interes public sau personal, pentru favorizarea sau
acoperirea eludrii legii sau obstrucionarea justiiei." 39
".

17 Le!!,ea nr. 1 8212002. p.3.

'"

Hotrre pentru aprobarea Standardelor naionale de protecie a i11fomw/iilor clasifirnte

Romnia, nr. 58512002. n Monitorul Oficial". partea I. nr. 485 din

continuare: Hotrrea nr. 585/2002)


'"

Legea 1 8212002. p . 5 .

1 00

.'i iu lie

11

2002, p. 1 2 . ( n

Pentru identificarea documentelor cu caracter secret de serviciu, numrul


de nregistrare al acestora va fi precedat de l i tera S. iar pc l'iccare pagin se
va nscrie secret de serviciu".
Informaiile secrete de serviciu constituite n dosare. precum i cele
legate n vol ume distincte se marcheaz pe copert 1 pe pagina de titlu.
Evidena documentelor secrete de serviciu se ine separat de cea a
documentelor secrete de stat i nesecrete, n registrul special destinat acestui
scop, conform modelului prezentat n anexa nr. 6 a acestui capitol.
Este interzis scoaterea din incinta unittii deti ntoare a informatiilor
.
.io
secrete de serviciu fr aprobarea conductorIui ac steia.
4.

Accesul la informaiile clasificate

Accesul Ia informaiile clasificate este permis cu respectarea principiului


necesitii de a cunoate numai persoanelor care dein certificat de securitate
sau autorizaie de acces, valabile pentru nivelul de secretizare al
informaiilor necesare ndeplinirii atribui ilor de serviciu eli berat de
conductorul persoanei j uridice care deine astfel de informai i , dup
noti ficarea prealabil la Oficiul Registrului Naional al I n l'ormai i lor Secrete
de Stat ( ORNISS ) ( vezi anexa nr. I O a acestui capito l ) .
Evidena autorizaii lor de acces la informaii le secrele ele serviciu s e ine
centralizat de structura/funcionarul de securitate n Registrul pentru
evidena autorizai i lor de acces la informaiile secrete de serv1c1u" 1
( conform modelului prezentat n anexa nr. 1 1 a acestui capitol ).
Persoanele care au acces la informaii strict secrete de i mportan
deosebit, n condiiile prevzute de Standardele nai onale de protecie a
informai ilor clasificate, vor fi nregistrate n fia de consultare, prevzut la
anexa nr. I a acestui capitol. care va fi pstrat la deintorul de drept al
documentului.
Persoanele crora le-au fost eliberate certificate de securi late sau
autorizaii de acces vor fi instruite. att la acordarea acestora. ct i periodic,
cu privire la coninutul reglementrilor privind protecia informai i lor
clasificate.
Activitile de instruire vor fi consemnate de structura/funcionarul de
securitate, sub semntur, n fia de pregtire individual, prevzut n
anexa nr. 2 a acestui capitol .

78112002 . ln Monitorul
nr. 575 din 5 august 2002, p. I O. (n continu are Hotrrea 57/2002)

'" Ho1rre p1fri11d prolectia in/iimwii/or secrete de seniciu. nr.

Oficial". panea

" Ibidem

I.

an

XIV.

!Ol

Persoanele care au certificate de securitate sau autorizaii de acces vor


se:nna angajamentul de confidenialitate, prevzut n anexa nr. 3 a acestui
capitol.
n cazuri excepionale, determinate de s ituaii de criz, calamiti sau
eveni mente imprevizibile, conductorul unitii poate acorda acces temporar
Ia informaii clasificate anumitor persoane care dein certificat de securitate
sau autorizaie de acces. cu condiia asigurrii unui sistem corespunztor de
eviden.
Persoanele care primesc dreptul de acces temporar la informaii secrete
de stal vor semna angaj amentul de confideniali tate i vor fi comunicate la
ORNISS. n cel mai scurt timp posibil, pentru e fectuarea verificrilor de
securitate, potrivit proceduri lor.
n cazul i nformaii lor strict secrete de importan deosebit. accesul
temporar va fi acordat, pe ct posib i l , persoanelor care dein deja certificate
de securitate pentru acces la informaii strict secrete sau secrete.
Transmiterea informaiilor clasificate ntre uniti se va efectua cu
aprobarea emitentul ui i cu respectarea principiului necesitii de a cunoate
cuprinsul informaii lor respective.
Predarea-primirea informaiilor clasificate ntre unitatea deintoare i
uni tatea primitoare se face cu respectarea msuri lor de protecie prevzute
n Standardele amintite.
Structura/funcionarul de securitate al unitii dei ntoare se va asigura c
reprezentantul unitii primitoare deine certificatul de securitate sau
autorizaia de acces corespunztoare nivelului de secretizare a informaii lor
clasificate cc fac obiectul predrii-primirii.

5.

Activitatea compartimentelor speciale

,, n unitile deintoare de informaii clasificate se organizeaz


compartimente speciale pentru evidena, ntocmirea, pstrarea, procesarea,
multipl icarea, manipularea, transportul, transmiterea i distrugerea acestora
n condiii de siguran.
Activitatea compartimentelor speciale este coordonat de structu
ra/funcionarul de securitate."42
La redactarea documentelor cc conin i n formaii clasi ficate vor trebui
respectate regulile prevzute n art. 4 1 -82 din Hotrrea nr. 5 85/2002 pentru
aprobarea Standardelor naionale de protecie a informai ilor clasificate n
Romnia, n care se precizeaz, printre altele:
"' Hmrrea 1 1 r. 58512002.

p.7-8.

1 02

Evidena materialelor documentare care conin informaii clasificate se


ine n registre speciale. ntocmite potrivit modelelor rrcvzulc n anexele
nr. 4. 5 i 6 a acestui capitol.
Numerele de nregistrare sunt precedate de numrul de zerouri
corespunztor nivelului de secretizare atribuit. sau de litera S" pentru
secretele de serviciu.
Toate registrele, condicile i borderourile se nregistreaz n registrul
unic de eviden a registrelor, condicilor, borderouri lor i a caietelor pentru
nsemnri clas i ficate, conform modelului din anexa nr. 7 .
Fac excepia actele d e gestiune, imprimatele nseriate i alte documente
sa.1 materiale cuprinse n forme de eviden speci fice.
Emitenii i deintorii de i nformaii clasificate sunt obligai s
nregistreze i s in evidena tuturor documentelor i materialelor primite.
expediate sau a celor ntocmite de unitatea proprie, potrivit legi i .
n registrele pentru evidena informaiilor clasi ficate vor fi menionate
numele i prenumele persoanei care a primit documentul, iar acesta va
semna de primire n condica prevzut de anexa nr. 8 .
Atribuirea numerelor d e nregistrare n registrele pentru eviden se face
consecutiv. pe parcursul unui an calendaristic.
Numerele de nregistrare se nscriu obligatoriu pe toate exemplarele
documentelor sau materialelor care conin informaii clasi ricatc. prec um i
pe documentele anexate.
Anual. documentele se claseaz n dosare. potri vit problematicii i
termenelor de pstrare stabilite n nomenclatoare arh ivistice, potrivit legii.
Cl asarea documentelor sau materialelor care conin informaii clasificate
se face separat. n funcie de suportul i forma acestora, cu folosirea
mij loacelor de pstrare i protej are adecvate.
Informaiile strict secrete de importan deosebit vor fi compartimentate
rizic i nregistrate separat de celelalte informaii .
Evidena documentelor strict secrete i secrete poate f i operat n acelai
registru.
Multiplicarea prin dactilografiere i procesare la calculator a
documentelor clasificate poate fi realizat numai de ctre persoane
autorizate s aib acces la astfel de informaii i n ncperi special
destinate.
Documentelor care conin informaii clasi ficate rezultate n procesul de
multipl icare li se atribuie numere din registrul de eviden a info rmaiilor
clasificate mu ltiplicate. ntocmi t conform modelului din anexa nr. 9 .
Evidena operaiuni i de multiplicare se face prin marcare att p e ori ginal,
ct i pe toate copiile rezultate.
1 03

Parchetele. instanele i comisiile de cercetare pot multipl ica documente


care coni n informaii clas i ficate numai n condiiile prezentelor standarde.
Documentele clasificate pot fi microfilmate sau stocate pe discuri optice
ori pe supori magnetici n urmtoarele condii i :
a) procesul d e microfilmare sau stocare s fie realizat c u aprobarea
emitentului, de personal autorizat pentru clasa sau nivelul de secretizare a
informaiilor respective;
b ) microfilmelor, discuri lor optice sau suporilor magnetici de stocare s
li se asigure aceeai protecie ca a documentului original :
c ) toate microfi lmele. discurile optice sau suporii magnetici de stocare s
fie nregistrate ntr-o eviden specific i supuse, ca i documentele
originale, verificrii anuale.
n cazul n care un document secret de stat este studiat de o persoan
abil itat, pentru care s-a stabilit necesitatea de a accesa astfel de documente
n vederea ndepl i nirii sarci ni lor de serviciu, aceast activitate trebuie
consemnat n fia de consul tare, ntocmit conform modelului din anexa
nr. I a acestui capitol.
Informaiile clasificate ieite din termenul de clasificare se arhiveaz sau
se distrug.
Arhivarea sau distrugerea unui document clas i ficat se menioneaz n
registrul de eviden principal, prin consemnarea cotei arhivistice de
regsire sau, dup caz, a numrului de nregistrare a procesului-verbal de
distrugere.
Procesele-verbale de distrugere i documentele de eviden ale acestora
vor fi arhivate i pstrate cel puin 1 O ani .
Documentele i materialele c e conin informaii clasi ficate s e transport,
pe teritoriul Romniei. prin intermediul uniti i special izate a Serviciului
Romn de Informai i , iar n strintate prin valiza diplomatic. de ctre
curierii diplomatici selecionai i pregtii de Serviciul de Informaii
Externe. "4 3
Dei Legea Arhivelor Naionale nr. 1 6/ 1 996 nu cuprinde prevederi
exprese n legtur cu in formaiile clas i ficate, Instruciunile privind
activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente rezerv
subcapitolul E" (art. 37-39) problemelor privind ordonarea. inventarierea i
selecionarea acestor documente.
Documentele pstrate la fostele birouri de documente secrete (B .D.S. )
sau cele care se creeaz la actualele compartimente speciale sunt cele mai
valoroase din punct de vedere documentar-istoric. tiinific sau practic.
" Ibidem. p. 9-1 I .
1 04

Tocmai de aceea, dup ce ies din termenul de clasi ficare, nu trebuie distruse
ci trebuie predate, cu forme legale. arhi vei unitii . ca de aici. cele
permanente (i acestea sunt n majoritate) s aj ung la Arhivele Naionale
sau la d ireciile j udeene ale Arhivelor Naionale.
6. Accesul la informaiile de interes public

Pentru asigurarea accesului oricrei persoane la informaiile de interes


public, autoritile i institui ile publice au obli gaia de a organiza
compartimente specializate de informare i relaii publice sau de a desemna
persoane cu atribuii n acest domeniu.
Atribui ile, organizarea i funcionarea compartimentelor de relaii
publice se stabilesc, pe baza dispoziiilor prezentei legi. prin regulamentul
de organizare i funcionare a autoritii sau i nstituiei publ i ce respective.
Fiecare autoritate sau instituie public are obl i gaia s comunice din
oficiu urmtoarele informaii de i nteres public:
a) actele normative care reglementeaz organizarea 1 funcionarea
autoritii sau instituiei publice;
b) structura organizatoric. atribui i le departamentelor. programul de
funcionare, programul de audiene al autoritii sau instituiei publice;
c) numele i prenumele persoanelor din conducerea autoritii sau a
instituiei publice i ale funcionarului responsabil cu difuzarea informaii lor
publice;
d ) coordonatele de contact ale autoritii sau i nstituiei publice, respectiv:
denumirea. sediul, numerele de telefon, fax. adresa de e-mail i adresa
paginii de Internet;
e) sursele financiare. bugetul i bilanul contabi l ;
f) programele i strategiile proprii :
g ) l ista cuprinznd documentele d e interes public;
h) l ista cuprinznd documentele produse i/sau gestionate, potrivit legi i ;
i ) modalitile de contestare a deciziei autoritii sau instituiei publice n
s ituaia n care persoana se consider vtmat n privina dreptului de acces
la informai ile de interes public solicitate.
Autoritile i instituiile publice au obligaia s publice i s actualizeze
anual un buletin informativ care va cuprinde informaiile prevzute mai sus.

1 05

Autoritile publice sunt obligate s dea din oficiu publicitii un raport


periodic de activitate, cel puin anual, care va fi publicat n Monitorul
Oficial al Romniei, partea a II-a."44
Accesul la informaii se realizeaz prin: afiare, publ icare. consultare.
Autoritile i instituii le publice sunt obligate s asigure persoanelor. la
cererea acestora. informai ile de interes public solicitate n scris sau verbal.
. .Autoritile publice au obligaia s organizeze. de regul o dat pe l un.
conferine de pres pentru aducerea la cunotin a informaiilor de interes
public.
n cadrul conferinelor de pres autoritil e publice sunt obl igate s
rspund cu privire la orice informaii de interes public.
Autoritile publ ice au obligaia s acorde fr d iscrimi nare acreditare
ziaritilor i reprezentanilor mijloacelor de informare n mas."45
Pentru a facil ita redactarea solicitri i i a reclamaiei administrative
autoriti le i i nstituiile publice vor pune gratuit la dispoziia persoanelor
interesate formulare-tip.
Modelele formularelor tip ale cererii de i nformaii de interes public i ale
reclamaiei administrative sunt prezentate n anexele nr. I. 2a i 2b."46 (ale
Normelor metodologice)
Modelul scrisorii de rspuns la cerere i cel al scrisorii de rspuns la
reclamaia administrativ, mpreun cu modelele registrului pentru
nregistrarea documentelor prevzute mai sus, sunt prezentate n anexele nr.
3. 4 i 5 din Normele metodologice de aplicare a Legi i nr. 544/200 l privind
l iberul acces la informaiile de interes public.

"

',ege privind liberul acces l a inf!nwaiile d e interes public nr.S.141200 1 ,

Oficial, partea
"
Ibidem, p.7.

I.

illleres public.

n Monitorul Oficial partea I. nr. 1 67 din

n Monitorul

nr. 663 din 23 octombrie 200 I , p.5.

4 " Non11e metodologice d e aplicare a Legii n r. 544/2001 privi11d liberul acces l a i11f!1rmaiile de

1 06

martie 2002. p.7.

ANEXA Nr.

FIA DE CONSULTARE
a documentului Strict secret de importan deosebit" nr.
privind

____ .

din

_______

_
_
_
_
_
_
_
_
_
__

Cine a
Nr.
crt.

Numele, prenumele
i funcia celor care
au luat cunotin
ele con\inutul
documentului

Numrul i
seria
certificatului
de securitate

Data i ora
primirii
documemului

Semntura
celui care a
primit
documentul

aprobai
consultareu
documentului
(numele.
prenumele.
funcia)

Numele,
Data i ora
restituirii
documentului

prenumele i
semntura celui
care a primii
documentul (n
urmu restituirii)

Obs.

ANEXA Nr. 2
ROM NIA
UNITATEA
Compartimentul
din
Nr.

_
_
_
_
_
_
_
_
_

_
_
_
_
_
_
_
_

_
_
_
_
_
_

FI DE PREG TIRE INDIVIDUAL


NUME:
PRENUME:
FUNCIA:

o
00

COMPARTIMENTUL:
Nr.
cn.

Tema pregtirii

Forma de pregtire

Locul

Perioada

Semntura
titularului de fi

Observat ii

ANEXA Nr. 3

ANGAJAMENT DE CONFIDENIALITATE.
nscut n localitatea
la data
, fiul ( fi ica) lui
1 a
angajat al
n funcia de
cu domiciliul n local itatea
, nr.
bi.
se.
et.
ap.
strada
judeul/sectorul
, posesor al certificatului/autorizaiei seria
nr.
declar c am l uat cunotin de dispoziiile legale cu privire la
protecia informaiilor clasificate i m angajez s pstrez cu strictee
secretul de stat i de serviciu, s respect ntocmai normele legale cu privire
la evidena, manipularea i pstrarea i nformaii lor, datelor i documentelor
secrete de stat i de serviciu ce mi-au fost ncredinate, inclusiv dup
ncetarea activitilor care presupun accesul la aceste in formaii .
Sunt contient c n cazul n care voi nclca prevederile normative
privind protecia informaii lor clasificate voi rspunde potrivit legii .
administrativ, discipl inar, material, civil ori penal, n raport c u gravitatea
faptei .
de

Subsemnatul

_______

_____

______ ,
__ ,

_____

__ ,

___ ,

__ ,

__ ,

__ ,

___,

Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Semntura

DAT N PREZENA
( numele i prenumele funcionarului de securitate)
Semntura

'

Pentru persoanele care au acces la i nformaii secrete de stat i de serviciu.

1 09

ANEXA Nr. 4

ROMNIA
( UNITATEA)
Compartimentul

_
_
_
_
_
_
_

REGISTRUL DE EVIDEN
al informaii lor strict secrete de importan deosebit

INTRARE

Data nrel'!:istrrii

Nr. de

anul

nregi strare

luna

ziua

Nr. i data

De la cine

Coninutul pe

doct11nen1ului la

provine

scurt al

expeditor

documentul

documentului

Nr. ex

Nr

lile/ex

Nr. anexe

Nr. file
anexe

Cui i s-a

reparti zat
documentul

IEIRE
Dala expedierii
anul I

luna

ziun

Destinatar

Nr. ex

Nr. file

Nr

Nr. lile

anexe

anexe

Nr.
borderoului de
expediere

Nr
fos1

dosarului i fila unde a

clasat

documentul sau

nr procesului-verbal de
d1s1ru.ecre

Observaii

ANEXA Nr. 5

ROMNIA
( UNITATEA)
Compartimentul

_
_
_
_
_
_
_

REGISTRUL DE EVIDEN
al informaiilor strict secrete i secrete

INTRARE
Data nrcl!istrrii

Nr. <le

nrcg istn.u c

anul

hma

ziua

dllCumcntului

De la cine
pro vine

la cxpc<litor

documentul

Nr. i dma

Nr
ex.

Nr

lilr/c:i:: .

Nivelul <.k
scac11zarc

Continutul pc
scurt al
<lucumcnlului

Nr.

anexe

Nr. lile
anexe

Cui i s -a

rcparti:rat

Joc mnc ntul

IEIRE
0;11;1 cxrcUicrii
a11ul

luna

/IUOI

Nivdul t.k
.\C..:1ct i1.arc

Dc!<>tina iar

Nr

Nr. lile/ex

Nr

Lll C XC

Nr lik
aOCXl'

N1

l1urJcroului <le
' x pcdicrc

Nr. J1isarulm i lila unJc a fost


da. al documentul (nr.

prncc:-. ulu1 \Crhal de distrugc1c)

Oh.\l'rva111

ANEXA Nr. 6

ROMNIA
( UNITATEA)
Compartimentul

_
_
_
_
_
_
_

REGISTRUL DE EVIDEN
al i nformaii lor secrete de serv iciu

INTRARE
Nr. de
N

nregislrare

IEIRE

Dala nregistrrii
anul

luna

Zllla

N r . i dala

De la cine

Coninutul pe

documenlului la

provine

scun al

expeditor

documemul

documentului

Nr ex

N1
lile/e x .

Nr anexe

Nr. file
anexe

Cui i s-a
repartizai
documemul

ANEXA Nr. 7

REGISTRUL UNIC
De eviden a registrelor, condicilor, borderourilor i a
caietelor pentru nsemnri clasificate

Nr
cn./sena
l>J

Denumirea
Nr ri le

malerialelor
distribuite

Numele.
prenumele celui
care a primit
materialul

Seria i numrul
certificatului de
securitate

Data dis1ribuirii

I.Ilia

luna

anul

Semnlura celui
care a primit
malerialul

Nr dosarului unde a
fos1 clasai sau nr.
procesului-verbal de
distrugere

Obs.

ROMNIA
U NITATEA
Compartimentul

_
_
_
_
_
_

CONDIC DE PREDARE-PRIMIRE
a documentelor clasificate
.j::>.

Compunerea documentului
Nr. cn.

Numele, prenumele. seria

Nr ele

Denumire

Clasa (nivelul dr

Ex

nregistrare

document

secrelizare)

nr

i numrul certilka1ului
Nr. de dosare,
mape sau lile

de securitale ale persoanei


creia i-a fosr predai
documentul

Data

Semntura de

Semntura

primire

de rcs1iruire

Obs.

ANEXA Nr.

ROM NIA
(UNITATEA)
Compartimentul

_
_
_
_
_
_
_

REGISTRUL
de eviden a informaiilor clasificate multiplicate
INTRARE

Ul

Nr. de

Compar1imentul care

nregistrare

a solici1at copierea

Numele i prenumele

Numrul de nregistrare al

celui care a predat

docu1nenrului original i al

documemul

cererii de copiere

Data i semntura

Nivelul de

de primire a

secretizare al

Nr

Nr.

documentului

documentului

lile

anexe

oentru copiat

canini

IEIRE
Documcn1ul copiat
Nr. exemplare

Total file copiate

Forma dL copiere

Dala , numele i prt>nurnclc persoanei care a


prnnil originalul i copiile

< >bser\'a11

ANEXA Nr. 1 0

Antetul uniti i

AUTORIZA IE DE ACCES LA INFORMA II SECRETE


DE S ERVICIU
Seria

____

numrul

_
_
_
_
_
_
_
_
_
_

Prin prezenta se autorizeaz accesul la informaii secrele de serviciu al


domnului/doamnei
( numele, prenumele, codul numeric personal)
angajaUangaj at al/a unitii noastre n funcia de
Prezenta autorizaie este valabil pn la data de
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_

_
_
_
_
_
_
_
_
_
_

_
_
_
_
_
_
_
_
_

eful uniti i.
( Semntura i tampila)
eful structurii de securitate/
Funcionarul de securitate,

1 16

ANEXA Nr. 1 1
Secret de serviciu
(dup completare)
Exemplar unic

ROMNIA
(Unitatea)
Compartimentul
din
Nr.

_______
_

REGISTRUL
pentru evidena autorizaii lor de acces la informai i le secrete de serviciu
Data deschiderii evidenei
Data nchiderii evidenei

-.l

-------

_
_
_
_
_
_
_
_

Nr.
crt.

Numele,
prenumele i
datele de
identificare ale
posesorului

Funcia i
compartimentul
n care i
desfoar
activitatea

Data
eliberrii
autorizaiei

Seria i
numrul
autorizaiei

Perioada de
valabili tate

Data
retragerii

Motivul
retrageri i

Observaii

CAPITOLUL V
SELECIONAREA LA CREATORII I DEIN TORII DE
DOCUMENTE
1.

Conceptul de selecionare. Cadrul juridic al


selecionrii

Selecionarea este operaiunea arhivistic de stahi lire a valori i


documentar-istorice sau practice a unitilor arh ivistice dintr-un fond sau
colecie. n vederea pstrrii permanente a celor cc fac parte din Fondul
Arhivistic Naional i eliminarea celor l ipsite de i mportan."'4 7
Aa cum rezult i din definirea conceptului. prin selecionare se
urmrete. n primul rnd. stabi lirea documentelor cu val oare documcntar
istoric i pstrarea lor n vederea depunerii la Arhivele Naionale sau la
direciile judeene. la termenele stabi l i te n legislaia arhivistic. n al doi lea
rnd, prin selecionare se urmrete eliminarea din arhiv i introducerea n
circuitul economic a acelor documente care, prin trecerea unui numr de
ani. nu mai prezint importan, pentru unitatea respectiv. din nici un punct
de vedere, elibernd astfel spaii de depozi tare pentru pstrarea
documentelor nou create.
Selecionarea este, aadar, una din operaiunile de baz ale activitii
arhi vistice, pi atra de ncercare a competenei personalului care o efectueaz.
Problema selecionrii arhivelor este n strns legtur cu buna lor
organizare, cu pregtirea personalului i cu respectul pc care acesta l
datoreaz cuvntului scris. menit a deveni document istoric.
Pri n operaiunea de selecionare se hotrte soarta documentelor:
pstrarea sau eliminarea lor definiti v, angaj nd astfel. n cel mai nalt grad.
responsabi l itatea uni tilor creatoare i dei ntoare de documente ca i a
Arhivelor Naionale sau a direciilor j udeene, ca institui i investite prin lege
s coordoneze aceast activitate i s acorde ulti mul aviz.
Legea Arhivelor Naionale nr. 1 6/ 1 996 ( arl. 1 0- 1 1 ) i Instruciunile
privind activitatea de arhi v la creatori i i deintorii de documente (arl. 2936). creeaz cadrul j uridic legal de efectuare a delicatei operaiuni de
,7

Norme Tehnice. 1 996. p . 8 .

1 18

selecionare a documentelor. Delicat deoarece. dac asupra lucrrilor de


ordonare i inventariere se mai poate interveni . eventual. chiar reface, la
nevoie, selecionarea - cel puin n ceea ce privete documentele eliminate arc caracter ireversibil. A vnd n vedere tocmai acest fapt, legislaia
arhivistic actual a adus mod i f"icri conceptuale n legtur cu
selecionarea documentelor. Astfel. obl igaia uniti lor de a prezenta n
dosarul selecionrii inventarul sau inventarele documentelor permanente
din perioada pentru care se solicit confirmarea lucrrii de la
compartimentele n cauz, ofer arhivistului care verific lucrarea
posibilitatea s cunoasc criteriile care au stat la baza aprecierii valorii
documentelor. Dac arhivistul consider c nu s-a acordat atenia cuvenit
anumitor informaii , poate interveni, iar n urma verificrii lucrrii la faa
locului, poate face propuneri de reinere permanent sau scoaterea din
eviden a acestor documente. indiferent ce termen de pstrare au n
nomenclator. n cond ii ile n care termenele de pstrare pentru fiecare
categorie de documente se regsesc doar n nomencl atoarele arhivistice.
crete mult responsabilitatea att a celor care aprob aceste instrumente de
lucru, ct i a arhivitilor i arhivarilor, care trebuie s contientizeze att
conducerile unitilor, ct i comisiile de selecionare ca n nomenclatoarele
pe care le ntocmesc s stabileasc termenele permanente nu numai n
funcie de necesiti i specific. dar i innd seama de valoarea documentar
ti inific a documentelor.
2. Criterii de apreciere a valorii documentelor
- Dintre criteriile de apreciere a valorii documentelor. pc primul plan se
situeaz coninutul informaional-documentar, valoarea de mrturie a
informaiilor cuprinse n document, privind istoria soci al, economic.
politic, cul tural-religioas, i ndiferent dac aceste i n formaii sunt de interes
local, naional sau internaional . n mod normal. ar trebui ca, toate
documentele care sunt permanente conform nomenc latorului s fie cele cu
valoare documentar-istoric.
- Evenimentele sau mprejurrile istorice remarcabile. cu ocazia crora
au fost create documente, se nscriu, de asemenea. ntre criteriile de baz ale
selecionri i , ridicnd la cote valorice deosebite acte care n alte condiii ar
fi fost poate distruse.
- Creatoru/ fondului sau emitentul documentului. instituie sau persoan
fizic, i mprim o autoritate mai mare sau mai redus documentului,
situndu-l la scara valoric pe o treapt n concordan cu importana rolului
pc care creatorul l-a avut n cadrul societii.
1 19

- Vechimea documentului se nscrie ntre principalele criterii valorice.


fapt care a determinat limitarea n timp a selecionrii n general. n funcie
de eveni mente sau momente istorice importante.
Dei legislaia arhivistic actual nu stabilete li mita cronologic a
selecionrii documentelor create de uniti , considerm c cea stabil it de
Normele Tehnice pentru documentele din depozitele Arhi velor Naionale,
adic anul 1 920. trebuie aplicat i n cazul acestora. Prin urmare, nu vom
seleciona documente mai vechi de anul 1 920, acestea pstrndu-se integral.
- Valoarea practic i valoarea juridic contribuie n mod substanial la
conturarea valorii istorice a documentelor.
- Regsirea informaiilor n documente nsumative (si nteze ) pune sub
se;1mul ntrebrii valoarea i deci necesitatea pstrrii documentelor
nsumate. n aprec ierea valorii acestor documente trebuie. ns. s se aib n
vedere nivelul redrii aspectelor concrete, a realitii n documentele
centralizatoare. pentru a nu se ajunge la situaia pierderii informaiei directe
i pstrarea doar a celei generalizate.
S-ar prea c repetarea informaiei n alte documente este rel uarea ntr-o
formulare diferit a criteriului anterior. n realitate. este vorba de regsirea
aceleiai informai i. redat mai sumar sau mai amplu, mai explicit sau mai
greoi. n documente provenite de la emiteni diferii sau acelai emitent. n
aprecierea valori i dndu-se prioritate celor care rein informaia mai ampl.
mai exact i mai precis.
- Distrugerea parial a unor fragmente de fonduri i mpune pstrarea i a
unor documente cu un coninut i nformaional mai redus. n acest caz
devenind operant criteriul volumului de documente care s-a pstrat dintr-un
fond sau dintr-o perioad a existenei i activitii creatorului sau al
cantitii documentelor. Firete. nu vom elimina documente n si tuaia cnd
acestea sunt foarte puine pentru anumii ani, chiar dac valoarea lor este
mai redus.
- Frecvena documentelor n cadrul Fondului Arhi vistic Naional i
universal impune cunoaterea ct mai exact a documentelor create n mai
multe exemplare i aria lor de rspndire, pentru evitarea el imi nri i acestora
de la toate nivelele. n mod deosebit trebuie apreciate valoric aa-numitele
dublete. avndu-se n vedere locul lor de pstrare. n cadrul unitii
creatoare sau la alte uniti, n special din alte localiti .
- n stabil irea valorii istorice a documentelor mai opereaz, uneori cu o
pondere deosebit. i alte criterii printre care: valoarea artistic (ornamente
din metale i pietre preioase. miniaturi, gravuri. caracteristici de form):
suportul deosebit ( pergament. mtase, papirus. coaj de rnpac etc J : semne
de validare deosebite ca i starea de conservare a documentelor.

1 20

3. Comisia de selecionare. Atribuiile i modul ei de lucru


Selecionarea documentelor se face tot pe fonduri arh ivistice ca i
celelalte operaiuni principale.
n activitatea lor, uni tile creeaz o gam larg de documente
corespunztoare tuturor activiti lor pe care le desfoar. conform profilu
lui ce-l au: probleme de conducere, planificare, producie. organizare.
mvesti1 1 . aprov 1 z 1 0nare. proiectare, cercetare, contabi litate. j uridice.
administrative. culturale. nvmnt. sntate etc . pentru fiecare din aceste
sectoare se pstreaz cte un grupaj de documente. de obicei cele sintetice.
centralizatoare statistice, care concentreaz informaiile.
n temeiul articolului 1 1 din Legea Arhivelor Naionale nr. 1 6/ 1 996 i a
articolului 29 din Instruciunile pri vind activitatea de arhiv la creatorii i
deintori i de documente. acti vitatea de selecionare. se efectueaz de ctre
comisia de selecionare, numit de conductorul unitii prin ordin sau
decizie i ntern. Comisia este format din specialiti de la compartimente, cu
experien, care lucreaz cu documente, cunosc speci ficul lor. le pot aprecia
valoarea i implicit termenul de pstrare (efii compartimentelor). Prin
pregtirea, discernmntul i pri virea de ansamblu asupra activitii din
domeniul respectiv. membrii comisiei sunt n msur s hotrasc asupra
informaii lor cuprinse n documente, deci i mplicit soarta acestora.
Comisia trebuie s aib n componen un preedime. care poate fi
directorul adjunct. contabilul ef sau eful compartimentului care rspunde
de arhiv, un secretar, n persoana arhivarului sau responsabi lului cu arhiva
i membri numii dintre specialitii de la compartimente. oameni cu
pregtire i experien, aa cum s-a menionat mai sus. ntre care nu poate
l ipsi jurisconsultul uniti i . Numrul total al componeni lor comisiei trebuie
s fie impar.
n uniti le unde nu se pot nfi ina comisii de selecionare, din lips de
personal, selecionarea documentelor va fi efectuat de ctre responsabilul
cu arhiva i aprobat de conducerea unitii respective.
n cazul administratorului unic, acesta poart rspunderea i pentru
selecionarea documentelor.
Comisia se ntrunete anual sau ori de cte ori este necesar. La sesizarea
secretarului, preed intele convoac comisia de selecionare. Aceasta verific
dac inventarele au fost corect ntocmite, n sensul concordanei ntre
coninutul uniti lor arhivistice 1 inventarele corespunztoare. dac
stabilirea termenelor de pstrare s-a fcut conform nomenclatorului

121

arhivistic al unitii respective i unde este cazul face rectificrile sau


completrile necesare.
Folosindu-se de inventare, comisia va confrunta fiecare poziie din
inventare cu documentele din depozit, analiznd practic fiecare dosar.
registru. condic. cartotec n parte pentru a-i stabi l i valoarea documentar
istoric sau practic sau lipsa oricrei valori. caz n care aceste documente
vor fi propuse pentru a i ntra n circuitul economic .
La stabilirea termenelor de pstrare se ia n calcul anul urmtor
constituirii documentelor, excluzndu-se i anul ntocmirii lucrri i . Spre
exemplu, dac documentele au fost create n anul 1 99 1 i au termenul de
pstrare de 1 O ani, vor putea fi selecionate n anul 2002.
Comisia analizeaz, deci, i ntegral documentele n paralel cu inventarele
acestora. din perioada supus selecionr i i . indiferent de termenul de
pstrare. pentru ca membrii comisiei s poat avea o pri vire de ansamblu
asupra documentelor existente i a informaii lor ce le cuprind . Altfel, exist
riscul de a distruge documente unicate. cc nu mai pot fi recuperate. sau de a
pstra documente ale cror informaii sunt nsumate n altele mai
cuprinztoare.
Dup ce membrii comisiei s-au convins c documentele veri ficate au
valoare documentar-istoric sau practic. pe acestea le pun separat de cele
cu termenul de pstrare expirat i fr valoare.
n aprecierea valorii documentelor. comisia de selecionare va avea n
vedere termenele de pstrare prevzute n nomenclator. dar abia dup ce a
privit documentele prin prisma celor menionate mai sus. Astfel. se pot ivi
situaii cnd pe coperta unitii arhivistice scrie 1 O ani. dar ca cuprinde. de
fapt. i documente cu valoare istoric. nseamn c unitatea arhivistic a
fost greit constituit. i n acest caz trebuie s o pstreze la termenul cel
mai mare, adic permanent.
n multe cazuri, statele de plat care. de la permanent au fost trecute la 90
de ani apoi la 70 de ani, iar conform Legii contabi litii nr . 82/ 1 99 1 se
pstreaz 50 de ani, au fost cusute mpreun cu actele de cas. care au
termen de pstrare I O ani. n aceast si tuaie, comisia de selecionare va
dispune ca arhivarul sau responsabilul cu arhiva s detaeze statele de plat.
constituindu-Ic n dosare separate, pc luni, trimestre sau an. n funcie de
volumul documentelor i s le inventarieze l a 5 0 de ani, iar actele de cas.
notele contabile etc., dac au termenul de pstrare expi rat. vor fi
selecionate i propuse pentru a intra n circuitul economic. ca maculatur.
O atenie aparte vor trebui s acorde membrii comisiei documentelor care
n nomenclator, pe lng cifra reprezentnd termenul de pstrare. au i
meniunea CS" (comisia de selecionare - ex. 1 0 CS). n aceste cazuri ,
1 22

com1s 1 a poate propune prelungirea termenelor de pstrare, pstrarea


permanent a acestor documente i deci cuprinderea lor n inventarul celor
permanente, Ia compartimentele i anul sau anii respectivi. sau propunerea
pentru scoaterea lor din evidena arhivei i predarea n circuitul economic .
Comisia va reine ca documente permanente cele care cuprind informaii
despre viaa i activitatea unitii respective i a oamenil or si. inclusiv sau
mai ales cele create de fostele birouri de documente secrete ( B O S ) ca i de
actualele compartimente speciale i documentele de sintez: situai i
centralizatoare, dri de scam, rapoarte, studii, memori i , situaii statistice toate anuale etc.
Practica arat ca aprecierea arbitrar a documentelor de ctre
nespecialiti duce, fie la propunerea de a se pstra toate documentele,
indiferent de problemele la care se refer i n cte exempl are s-ar afla, fie
la tendina de a se distruge toate documentele sub motivul c nu mai sunt
utile. Formalismul, superficialitatea. incompetena pot duce Ia pierderi
irecuperabile de documente. de aceea, pentru selecionarea documentelor.
este necesar s fie consultat un cerc ct mai larg de spec ial iti care s
argumenteze propunerile de pstrare sau el iminare a documentelor." "8
Documentele create nainte de punerea n aplicare a nomenclatoarelor i
indicatoarelor termenelor de pstrare se selecioneaz dup ce n prealabil
au fost ordonate i inventariate, aa cum s-a precizat la temele respective.
Termenele de pstrare pentru aceste documente vor fi cele din noul
nomenclator arhi vistic, iar pentru cele care nu se regsesc n nomenclator.
ncadrarea se va face prin asi milare.
Dup ce se va confrunta inventarul cu coninutul uniti i arhivistice
pentru a stabili dac inventarierea a fost fcut corect. membrii comisiei
noteaz l a rubrica Observaii" a inventarului cu M" ( macul atur ). unittile
arhivistice propuse pentru eliminare. Numerele de inventar ale acestor
uniti arhivistice se trec ntr-un proces-verbal, n ord inea lor cronologic
( vezi anexa nr . 4. valabil i pentru selecionarea Ia instituiile Ministerului
Justiiei, Ministerului Publ ic i instituiile administraiei de stat din
Transilvania i Banat. dup 1 920) .
Documentele permanente rmase dup selecionare vor trebui
inventariate din nou n vederea predrii la Arhi vele Nai onale respective. la
termenele prevzute de lege.

Voica Coman.

p . 373 .

Selectionarea docu111e111e/or la orMw1izotii.

1 23

n .. Revista Arhivelor". nr. 4/ 1 982.

Selecionarea documentelor din fondurile j udectoreti i ale parchetelor


se face pe baza registrelor generale de dosare, care n acest caz in loc de
inventare.
Comisia de selecionare va trebui s confrunte fiecare poziie din registru
cu dosarele, hotrnd soarta acestora. firete innd cont i de termenele de
ptrare din nomenclator_
Pentru dosarele propuse s se pstreze permanent, n dreptul acestora, n
ultima rubric a registrului general de dosare, sau n fa, n dreptul acestora
se va face meniunea P" (permanent), M" ( maculatur) pentru cele
propuse s fie eliminate. ca maculatur i L" (l ips) pentru dosarele care
l ipsesc.
Numerele de dosare propuse pentru elimi nare se trec, pc an i . n ordine
crescnd. n procesul-verbal de selecionare, model anexa nr . 4 a acestui
capito l .
Precizm c din dosarele propuse pentru eliminare vor trebui scoase
sentinele sau hotrrile judectoreti defi nitive. Acestea vor fi grupate
cronologic, pe ani i constituite n dosare aparte, pentru a fi pstrate
permanent.
Documentele permanente rmase n urma selecionrii vor trebui
inventariate, aa cum prevede Legea nr. 1 6 i Instruciunile de aplicare a ei.
Documentele create n Transilvania i Banat de instituiile de stat dup
sistemul numerelor de baz. dup anul 1 920, se selecioneaz folosind
registrele de i ntrare-ieire a corespondenei n loc de inventare, n care va
trebui operat aa cum s-a menionat n cazul fondurilor judectoreti i ale
parchetelor. n urma selecionri i. documentele permanente vor trebui
inventariate n vederea depunerii la Arhi vele Naionale respective.
Sigiliile i tampil ele din metal care au imprimate stema rii i
denumirea complet a unitii prezint valoare documentar-istoric. La
scoaterea lor din uz, un exemplar. va trebui predat Arhivelor Naionale
respective, i ar celelalte exemplare sau altele care nu prezint valoare se
depun l a Monetria Statului pentru j ustificare i distrugere.
Sigiliile, tampi lele sau parafele confecionate din cauci uc, scoase din uz,
vor trebui inventariate. conform modelului prevzut de anexa nr. 7 a
Instruciunilor de aplicare a Legi i nr. 1 6/ 1 996.
.
Selecionarea lor se face de ctre com isia de selecionare a uni ti i . pe
baza inventarului i a procesului-verbal de selecionare. ca i pentru
celelalte documente. Procesul - verbal de seleci onare, mpreun cu un
exemplar din inventarul acestor documente se trimit, pentru confirmare
Arhivelor Naionale respecti ve. Dup obinerea confirmri i scrise. ele se
distrug de ctre unitatea care le deine.
1 24

Comisia de selecionare are obligaia de a seleciona att documentele


proprii ct i pc cele create de alte uniti. dar pstrate n depozitele unitii
respective.
Pentru a veni n sprij i nul creatorilor i dei ntorilor de documente. n
cazuri bine j ustificate i sub controlul arhivitilor. Arhi vele Naionile au
stabi lit ca documentele vdi t nefolositoare. de acelai fel. cu termene de
pstrare ntre 1 -5 ani, gsi te n depozite n timpul ordonrii fondurilor ca:
boniere, chitaniere, buletine de d istribuie. foi de pontaj , condici de
prezen, foi de parcurs, FAZ-uri, condici sau borderouri de expediere a
corespondenei, bilete de intrare n uniti , coresponden financiar
contabil care nu se anexeaz la notele contabile, liste zilnice de alimente,
copii facturi, condici de termene, formulare necompletate. dublete ele . , la
expirarea termenelor de pstrare, s fie separate de restul documenlelor
fondului, n vederea eliminrii l or globale. cu ocazia selecionrii ( art. 42
din Instruciunile de aplicare a legii nr. 1 6/ 1 996 ) .
Procesul-verbal d e selecionare global v a trebui s cuprind: numrul
curent; denumirea categoriei de documente; anii extremi ; cantitatea (n kg.
sau ml): poziia din nomenclator i termenul de pstrare. (vezi procesul
vcrbal model anexa nr. 2 a acestui capitol)
4.

Documentele necesare dosarului selecionrii

La ncheierea activi tii de selecionare, comisia ntocmcle lucrarea de


selecionare, n dou exemplare, din care unul se trimite, pentru confirmare,
la Arhivele Naionale respective. Lucrarea se constituie. practic. din dou
dosare identice, care trebuie s cuprind:
1 . Adresa cu care se trimite pentru verificare i confirmare, cu numr de
nregistrare i datat la zi. ( vezi anexa nr. 1 a acestui capitol );
2. Procesul-verbal (procesele-verbale) de selecionare, model anexa nr. 5
din Legea nr. 1 6/ 1 996 sau anexa nr. 3 a acestui capitol - n cazul
selecionrii clasice sau model anexa nr.2 (n cazul selecionrii globale).
Pentru documentele create nainte de aplicarea nomenclatorului, de ctre
instituiile aparinnd Min isterului Justiiei. Ministerului Public 1
i nstituiilor administraiei de stal din Transilvania i B anat, dup 1 920, vezi
modelul din anexa nr. 4 a acestui capitol. Numerotarea proceselor-verbale
se face separat pentru fiecare fond, peste ani, n funcie de numrul
selecionrilor din fondul respectiv, ncepnd cu numrul 1 pentru prima
selecionare;
3. Inventam! sau inventarele documentelor propuse pentru retopir:

1 25

4. Inventarul sau inventarele documentelor permanente ale


rnmpartimentelor de la care se selecioneaz documente i din perioada
pentru care se face selecionarea.
n cazul n care comisia face doar selecionare global. pentru documente
vdi t nefolositoare. de acelai fel , lucrarea nu va cuprinde i inventarul sau
inventarele documentelor propuse pentru retopit.
Procesul-verbal. sau. dup caz, procesele-verbale de selecionare.
aprobate i de conducerea unitii, nsoite de inventarul sau inventarele
unitilor arhi vistice avnd termenele de pstrare expirate. propuse de ctre
comisia de selecionare pentru a fi eliminate i de inventarul sau inventarele
documentelor permanente create n perioada pentru care se efectueaz
selecionarea. de la compartimentele n cauz. se trimit. ntr-un exemplar.
cum s-a menionat. cu adres, Arhi velor Naionale, n cazul uniti lor
centrale, sau d ireciilor j udeene ale Arhivelor Naionale, n cazul uniti lor
locale.
Comisia de selecionare a Arhivelor Naionale resrective. n urma
verificrii lucrrii la faa locului, poate hotr pstrarea permanent a unor
documente. chiar dac. potrivit nomenclatorului arhi vistic. acestea au
termene de pstrare temporar.
Documentele prorusc pentru selecionare se pstreaz pe rafturi. n
ordinea iniial, pentru a putea fi verificate de ctre reprezentantul Arhivelor
Naionale respective, n vederea confirmrii lucrrii.
Abia dup obinerea confirmrii scrise de la Arhivele Naionale
respective, documentele vor trebui scoase din evidena arhivei. operndu-se
acest fapt n Registrul de eviden curent, aa cum prevede articolul 9 din
Legea nr . 1 6/ 1 996 i articolele 27-28 din I nstruciunile privind activitatea de
arhiv la creatorii i deintorii de documente, i vndute. ca maculatur,
uniti lor de colectare a hrtiei.
O dat cu predarea acestor documente eliminate din arhi v. unitatea n
cauz. va preda uni tii colectoare i o copie dup confirmarea Arhi velor
Naionale respective, fr de care preluarea documentelor eliminate nu este
legal.
Precizm c selecionarea documentelor ( vinderea ca hrtie obinuit,
distrugerea lor etc . ) de orice fel fr confirmarea Arhivelor Naionale sau
direciilor judeene ale Arhivelor Naionale atrage dup sine rspunderi
penale.
Centrele de colectare a deeuri lor de hrtie trebuie s tie c nu pot
prelua documente de arhi v. de nici un fel , fr copia dur confi rmarea
Arhi velor Naionale sau direci ilor judeene ale Arhi velor Naionale.

1 26

n concluzie. selecionarea unui fond - piatra de ncercare a lucrtorului


n arhive -. indiferent de metodologia apl icat. potri vit legislaiei
arhi vistice. este o problem de maxim rspundere care reprezint o etap
important n procesul de pregtire a documentelor n vederea depunerii
celor cu valoare documentar-istoric la Arhivele Naionale sau la direci ile
j udeene ale Arhivelor Naionale, ca baz documentar.
Instruirea periodic a membrilor comisiilor de selecionare i legtura
permanent a arhivarilor sau responsabililor cu arh i va de la creatorii i
deintorii de documente cu Arhi vele Naionale sau direci ile judeene ale
Arhivelor Naionale, poate contribui la efectuarea n bune condiii a acestei
del icate operaiuni arhivistice.

ANEXA

nr .

( Denumirea unitii)
(Compartimentul)
( Sediul )
Nr.
din
Dosar nr.

____

_
_
_
_
_
_
__

Ctre
Arhivele Naionale ( Direcia Judeean
Arhivelor Naionale)

___

V trimitem alturat, pentru verificare i confirmare, ntr-un exemplar.


3 privind
procesul-verbal (procesele-verbale) de selecionare nr.
/
documentele create de
4, n anii
5, mpreun cu
inventarele (inventarul) documentelor propuse pentru retopit i inventarele
(inventarul) documentelor permanente din perioada selecionat, de la
compartimentele pentru care s-a propus selecionarea documentelor.
Precizm c stabil irea termenelor de pstrare a documentelor s-a fcut pe
baza Nomenclatorului arhivistic al unitii noastre, confirmat de Arhi vele
6 a Arhivelor Naionale), cu adresa nr .
Naionale ( Direcia Judeean
din data de
_ __

___

M ANAGER GENERAL.
L.S. ss indesci frabil

EFUL COMPARTIMENTULUI
(care rspunde de arhi v)
ss indescifrabil

NOT :
1)
Numrul adresei . din registru de intrare-ieire i data nregistrri i :
2)
S e trece indicativul dosarului d i n nomenclator (ex. IB26);
Se trece numrul procesului-verbal (proceselor-verbale) care urmeaz. n funcfie de
3)
numrul selecionrilor din fond i anul ntocmiri i ;
Denumirea complet i fr prescunri a creatorul u i de fond:
4)
Anii extremi ai documentelor selecionate (ex. 1 965- 1 990);
5)
Denumirea judc\ului respectiv.
6)

1 28

ANEXA nr. 2
( Denumirea creatorului)
( Compartimentu l )
(Sediul)
PROCES-VERBAL Nr.

__
_

din
Comisia de selecionare. numit prin Ordinul (Decizia) nr.
, selecionnd n edinele din
documentele din anii
l avizeaz ca documentele menionate mai j os. s fie nlturate ca
nefolositoare, expirndu-le termenele de pstrare prevzute n
nomenclatorul unitii .

____
____

Nr.
cn.

Denu mirea categoriei de


documente

Anii extremi

Canti tatea n kg
sau ml

Fie zilnice de pontaj


Foi zilnice de parcurs

1 95 1 - 1 994
1 98 5 - 1 994

2 1 0kg
60 kg

Poziia din
nomenclator
i termenul de
pstrare
08/5
C l 6/5

Preedinte,

Membri,*

Secretar.

Numele i
prenumele

Numele i
prenumele

Numele i
prenumele

Funcia n
unitate

Funcia n
unitate

Funcia n
unitate

Semntura

Semntura

Semntura

Anii extremi
'' Se repeta aceleai date pentru to\i membrii comisiei de selecionare.

1 29

ANEXA nr. 3
( Anexa nr. 5 din lege. art. nr. 1 1 )
(Denumirea creatorului)
(Compartimentul)
(Sediul)

PROCES-VERBAL Nr.

___

Comisia de selecionare, numit prin Ordinul ( Decizia) nr. ---.- din


____ 2 , selecionnd n edinele din
.i documentele din anii
4 avizeaz ca documentele din inventarele anexate s fie nlturate
ca nefolositoare, expirndu-le termenele de pstrare prevzute n
nomenclatorul unitii .
____

Preedinte.

Membri,*

Secretar.

Numele i
prenumele

Numele i
prenumele

Numele 1
prenumele

Funcia n
uni tate

Funcia n
unitate

Funcia n
unitate

Semntura

Semntura

Semntura

NOT:
])
2)
3)
4)

Procesele-verbale se numeroteaz. peste ani. n continuare. n func\ie de nu mrul


selecionrilor din fond. ncepnd cu numrul I :
Data cnd s-a emis ordinul (decizia) :
Perioada n care a fost fcut selecionarea (data nceperii i data ncheierii lucrrii):
Anii extremi (primul i ultimul an al perioadei selecionate);

Se repet aceleai date pentru toi membrii comisiei de selecionare.

1 30

ANEXA nr. 4
( Denumirea creatorului)
( Compartimentul)
( Sediul )
PROCES-VERBAL Nr.

___

Comisia de selecionare. numit prin Ordinul ( Decizia l nr.


din
. selecionnd n edi nele din
1 documentele din anii
4 avizeaz ca documentele (dosarele) menionate mai jos pentru
care n inventare ( registre generale de dosare sau registre de i ntrare-.i eire)
5
s-a fcut meniunea M" ( maculatur) , s fie nlturate ca nefolositoare,
expirndu-le termenele de pstrare prevzute n nomenclatorul uniti i .
___

____

____

Preedinte,

Membri, *

Secretar,

Numele i
prenumele

Numele i
prenumele

Numele i
prenumele

Funcia n
unitate

Funcia n
unitate

Funqia n
uni tate

Semntura

Semntura

Semntura

NOT:
1)
Procesele-verbale se nu meroteaz. peste ani. n continuare. n funcie de numrul
selecionrilor din fond. ncepnd cu numrul 1 :
2)
Data cnd s - a emis ordinul (decizia):
Perioada n care a fost fcut selecionarea (data nceperii i data ncheierii lucrrii):
3)
Anii extremi (primul i ultimul an al perioadei selec\ionate);
4)
Se vor trece nr. dosarelor sau documentelor propuse pentru selecionare (n ordinea
5)
din inventar sau registre).
*Se repet aceleai date pentru toi membrii comisiei de selecionare.

131

CAPITOLUL VI
SISTEMATIZAREA DOCUMENTELOR N DEPOZITELE DE
A RHIV . GHIDUL TOPOGRAFIC
1 . Aezarea documentelor n depozite. Scheme de
sistematizare a documentelor n depozitele de arhiv

n aciunea de sistematizare a documentelor n depozitele de arhiv. cnd


avem mai multe fonduri arhivistice (nchise) i coleci i , fondurile i
coleciile se aeaz n depozite pe ramuri sau domen ii de activitate, iar n
cadrul fiecrei ramuri sau domeniu n funcie de subordonare sau pe grupe
de uniti de acelai lip.
Pentru fondul propriu, care i continu activitatea ( fond deschis ) . v a
trebui lsat spaiu de cretere, n funcie de cantitatea de documente cc se
creeaz anual, ca i de posibiliti.
Prin fond arhi vistic se nelege totalitatea documentelor create n
decursul activitii unei institui i , asociaii , societi, reuniuni, organizaii
etc. i ndependente din puncl de vedere organizatoric i operativ, care nu i-a
schimbat profilul activitii i teritoriul de competen i are registratura
proprie precum i de ctre o familie sau o persoan fizic. "49
Dac unitatea conine i colecii arhivistice, acestea se pstreaz separat.
Prin colecie arhivistic se nelege totalitatea documentelor grupale pc un
creator sau deintor. conform unui anumit criteriu (tematic. cronologic.
particulariti externe ele . ) lr a se ine scama de proveniena lor sau de
5
existena unei legturi organice." 0
Precizarea pe care am fcut-o, definind noi unile de fond arhivistic i
colecie arhivistic, este cu att mai necesar cu ct operaiuni le ce trebuie
efectuate ntr-o arhiv au ca punct de plecare fondul arhivistic i colecia
arhivistic.
n situaia n care uni tatea dispune de mai mul te ncperi cu destinaia de
depozite de arhiv. fiecare depozit trebuie numerotat. cu cifre arabe.
ncepnd cu numrul 1 . n cadrul fiecrui depozit. rafturile se numeroteaz.

'" Norme Tehnice 1 996. p . 6.


l< Ibidem.
1 32

cu cifre romane, ncepnd de la intrare, de la stnga la dreapta. iar poliele


fiecrui raft vor trebui numerotate, cu ci fre arabe. ncepnd de sus n jos i
de la stnga la dreapta (stnd cu faa la captul raftului).
n cadrul fondului, documentele se aeaz pc compartimente sau pc
grupe de acelai fel i, n cadrul lor, cronologic (pc ani , luni ).
Unitile arhi vistice ( dosare. registre. condici, cartoteci etc . ) se aeaz n
rafturi pe polie de la stnga la dreapta i de sus n jos. ncepnd cu cole mai
vechi. Prelurile ulterioare, care ntregesc fondul deschis sau colecia. vor
trebui aezate n continuarea fondului sau coleciei respective.
Documentele permanente vor trebui aezate separat, la compartimentele
i anii respectivi sau la anii i compartimentele respective, fie total separat
de restul documentelor, ntr-o alt ncpere sau pe rafturi aparte.
Documentele permanente - parte a Fondului Arhi vistic Naional -, trebuie
pstrate separat, n condiii de maxim siguran.
Pentru ca documentele componente ale unui fond arhivistic s fie
rcsitc. la nevoie, cu operati vitate. la aezarea lor n depozit ( sau depozite)
trebuie s se adopte un plan de grupare a documentelor n cadrul fondului
sau o schem de sistematizare a lor.
n funcie de modul cum au fost constituite documentele l a creator. se
adopt i schema de sistematizare, care urmrete ca documentele s fie
grupate. n cadrul fondului, aa cum au fost create iniial. Astfel. n funcie
de modul cum au fost constituite. la aezarea documentelor n depozite vom
apl ica urmtoarele scheme de sistematizare:
a ). Schema de sistematizare structural-cronologic. se apl ic pentru
fondurile create de uniti care au pstrat aceeai form de organizare sau au
suferit puine modificri de-a lungul acti vitii lor. n acest caz. aezarea
documentelor n rafturi se face pe compartimente, n cadrul
compartimentelor pe ani, iar n cadrul anilor pe termene de pstrare.
h ). Schema de sistematizare cronologic-structural, se apl ic pentru
fondurile create de uniti care au avut sau au compartimente
( departamente. d ireci i, secii, servicii. birouri etc . ) i care au suferit dese
reorganizri n decursul activitii . n acest caz, documentele fondului se
aeaz n rafturi pe ani iar n cadrul fiecrui an pe compartimente (pri
structurale).
c ) . Schema de sistematizare cronologic pe probleme, se adopt pentru
fondurile create de uniti care nu au avut compartimente, sau atunci cnd
nu se poate stabili compartimentul cruia i aparin documentele, ca i
pentru fondurile din care s-au pstrat puine documente. Tot aceast schem
se apl ic i pentru documentele aflate n canti tate mic, care iniial au fost

1 33

ordonate cronologic, dar starea lor actual nu mai permite reconstituirea


ord i n i i iniiale.
d). Schema de sistematizare cronologic, se aplic pentru fondurile
i nstitui ilor ale cror documente au fost constituite n acest fel , iar
reconstituirea poate fi fcut cu aj utorul instrumentelor contemporane de
eviden. Aceast s ituaie se ntlnete la unele i nstituii din Transi l vania 1
Se.nat (prefecturi. primri i ) . Potrivit acestei scheme. documentele se aeaz
dup data crerii lor. iar dac l ipsete data emiterii , se ia n considerare data
nregistrrii documentelor.
e). Schema de sistematizare alfabetic, se aplic n cadrul unitilor doar
la unele compartimente (Personal, Secretariat. Administrativ etc.) pentru
dosare de personal, caziere. dosare ale studenilor: la bnci - coresponden
cu clienii etc.
Ct privete sistematizarea depozitelor de arhi v. detal i i le sunt cuprinse
n Instruciunile privind activitatea de arh iv la creatorii i deintorii de
documente. art. 8 1 - 1 08 ca i Normati vul pri vind spaiile de depozi tare ( vezi
anexa nr. 5 a acestei l ucrri).
2.

Ghidul topografic. Scoaterea unitilor arhivistice din


depozite

Pentru regas1rea operativ a documentelor din depozite se ntocmete


pentru fiecare depozit n parte ghidul topografic, model anexa nr. I a acestui
capitol.
La completarea rubricilor ghidului topografic vor trebui avute n vedere
urmtoarele:
- n colul din stnga sus al ghidului se va nscrie numrul depozitului n
cadrul cldirii ;
- n rubrica nr. curent s e vor nscrie. ncepnd c u numrul 1 , fondurile
i coleci ile din cadrul aceluiai depozit;
- Denumirea fondurilor, colecii lor. compartimentelor. se va nscrie n
ordine alfabetic:
- n rubricile ani i extremi" i cantitatea n m . 1 . i u.a." se vor nsene
numai datele documentelor aflate n depozitul respectiv. aparinnd
fondului, coleciei. comparti mentul ui, prevzute n rubrica a doua:
- Rubricile 6 i 7 se compl eteaz cu numrul sau numerele rafturilor i
polielor pe care sunt aezate documentele nscrise n rubrica a doua5 1 ;
- n rubrica a opta se va nscrie numrul fondului (dac este cazul);
;i

Norme Tehnice. 1 996.

p. 1 27 .

1 34

- n rubrica a noua se va nscrie numrul inventarului conform


Registrului de eviden curent.
Scoaterea uniti lor arhivistice din depozite pentru cercetare n di verse
scopuri . se va face pe baza fiei de control, model anexa nr. 9 din
Instruciunile privind activitatea de arhi v la creatorii i deintorii de
documente sau anexei nr. 2 a acestui capitol. Fia de control se introduce n
locul unitii arhi vistice scoase. n momentul n care aceasta se ia . de pe
poli.
Toate unitile arhivistice scoase din depozit vor fi trecute n registrul de
depozit, model anexa nr. 8 din Instruciunile de aplicare a Legii nr. 1 6/ 1 996
sau anexa nr. 3 a acestui capitol. Registrul se completeaz de ctre arhivarul
sau responsabilul cu arhiva unitii , n prezena persoanei care solicit, spre
consultare, documentele respective.
La completarea rubricilor registrului vor trebui avute n vedere
urmtoarele:
- Numrul curent" ncepe cu 1 i se completeaz n continuare odat cu
solicitrile de scoatere a documentelor din depozit;
- Cnd unitatea are n depozitele sale un singur fond arhivistic. l a rubrica
Denumirea fondului, compartimentul". se va completa doar comparti
mentul sau compartimentele de la care provin documentele:
- n rubrica cota u.a." se va trece n umrul curent de inventar (inventare)
al unitii arhivistice (uniti l or arhi vistice) scoase din depozit;
- n rubrica a patra se scrie Scopul scoaterii din depozit" : cercetare
tiinific. documentare pentru informri, l ucrri administrative. drepturi ale
diferii lor solicitani etc . ;
- Rubrica a cincia s e v a completa c u numele, prenumele solicitantu lui i
functia
. n unitate;
- n rubrica a asea se va nscrie data scoaterii unitii arhivistice i
semntura solicitantului;
- n rubrica a aptea se consemneaz data restituirii unitii arhivistice i
semntura arhi varului sau responsabi lului cu arhi va, ca semn al restituirii
uniti i arhi vistice.
La restituirea unitilor arhivistice arhivarul sau responsabilul cu arhiva
verific exactitatea datelor nscrise n fia de control cu documentele.
integritatea acestora.
Cnd se constat l ipsuri de uniti arhivistice. de fi le. eventuale
de1eriorri. intervenii pe documente etc., ntii neaz imediat eful
comparti mentului care rspunde de arh i v. Acesta este obl igat s ia
msurile ce se impun, n funcie de situaia concret.
Aceste si tuaii se consemneaz i n rubrica Observai i'" a registrului de
depozit.

1 35

ANEXA

nr.

(Cldirea)
(Nr. depozit)

GHID TOPOGRAFIC

\.>.)
'

Nr.
crt.

Denumirea fondului,
coleciei, compartimentului

Anii extremi

Cantitatea
ml
4

u.a.
5

Raftul nr.

Polia nr.

Numrul
fondului

Numrul
invt:ntarului

ANEXA nr. 2
din Instr. )

I nr. l)

FI DE CONTROL
COLECIA
COMPARTIMENTUL
NR. INVENTAR
ANUL
NUMELE SI PRENUMELE
SOLICITANTULUI
DATA

ANEXA nr .1
( nr. 8 l nslr. )
.

( Denumirea creatorului sau deintorului )

REGISTRUL

Nr.

Denumirea fondului,

Cl1.

companimentulu1 .

Cota
u . a.

colec\iei

Scopul

scoate1ii d111
depozit

DE DEPOZIT

N u mele i prenumele
solicitantului

Dala scoalcrii

Data restituirii
u.a.; semntura

u.a.: semntura

arhivarului sau

solicitantului

responsabil u l u i

Observat ii

cu arhiva
<.;J
00

--

CAPITOLUL VII
PSTRAREA I CONSERVAREA DOCUMENTELOR LA
CREATORI I DEIN TORI
1. Legislaia arhivistic actual privind pstrarea i
conservarea documentelor
n condii i l e n care maj oritatea documente l o r referitoare la i storia
contemporan. care rac parte d i n Fondul Arhivistic Nai onal se pstreaz la
creatori i deintori. astzi cnd se man i fest o nou eval uare a msurilor
privind pstrarea patri moniului spiritual al poporului nostru. abordarea
spai i lor de depozitare a arhi ve l or se defi nete ca o problem de i nteres
naional, d i n mai multe motive. Astfe l . comparat i v cu alte surse
documentare i izvoare i stori ce, arhivele sunt un material frag i l . n general
sunt unice, nefi i nd tiprite, cu autenticitate indisc utabil. acoper. prin
complexitatea i exacti tatea i n formai i lor. epoci l e i storice la care se refer
i . nu n ultimul rnd. sunt de un marc i n teres social i t i i n i fic atiit pentru
prezent ct i pentru v i i tor.
nelegerea valorii arh1vclor ca parte component m ajor a patrimon i u l u i
naional conduce. n m o d firesc. la nelegerea necesit i i asigurri i unor
spaii de depozitare adecvate. Ne stau mrturie pentru o asemenea nelegere
modu l n care ri l e dc1.voltatc ale l u m i i i pstreaz arhivele naionale."52
Tocmai de aceea att n Legea Arhivelor Naionale nr. 1 6/ 1 996 ( art. 1 2 ).
ct i n Instruci unile pri v i nd activitatea de arhi v la creatori i i dei ntori i
de documente (art. 8 I - I 08 ) sunt prevzute. n detal i u . ohl i gai i pentru toi
creatori i i deintori i de arh i ve. legate de cruciala pro blem a pstrrii i
conservrii documentel or.
Pentru a veni n sprij i n u l creatori l or i deintor i l o r de documente.
Arhi vele Naionale au el aborat Normativul privind carncteristicile
teh11 ico-ji111 cio11ule

ale

spaiilor i

echipamente/or

de

depozitare

comervare a arhivelor lfla re n administrarea creatorilor publici i privai


de a rh iv" ( Anexa nr. 5 a acestei l ucrri ) .

' : Florea Oprea. O prohlem d e interes 1111/imwl:


Arh1vcior'". nr. 21 1 99 . p. I 04.

spotiile de de1wziwre l i orilil'elor. l n

1 39

.. Rc:v1s1a

2.

Depozitele de arhiv

Depozitele de arhi v trebuie s asigure cond i i i l e necesare pstrri i .


conservrii i siguranei documentelor. E l e s e amenaj eaz n c ldiri
construi te special sau adaptate pentru aceasta. comparti mentate n ncperi
d isti ncte. care s asigure i zolarea spai i l or destinate pstrri i documentelor
de cele c u al te dcst111a i i .
L a alegerea ampl asamentu l u i cld i ri l or s a u depozitelor s e v a avea n
vedere e v i tarea zonelor pol uate sau a celor care prezi nt surse poteniale d e
e x ;i l oz1 i . i nundaii . i ncern.l i i . i n d i ferent de msuri le de siguran ce se
'
preconizeaz a se lua. S
Praful este unul d i n principal i i ageni care degradeaz documentele c a i
o x i z i i de azot. bioxidul de s u l f, ozonul n concentraii mari i chiar aeroso l i i
sal i n i .
.. C l d irile i depozitele de arhi v trebuie s fie de gradul I de rezisten la
foc i s reziste l a cutremur. Pentru calcului planeului de depozit se va
;J
prevedea o rezisten la ncrcare de m i n i mum 800 kg/m 2 .
n funcie de tipul de documente, un m l . de arhi v cntrete 40-60 kg.
La o nlime de 6- 7 polie raft se realizeaz o sarc i n de 300-400 kg. care.
prin adugarea greuti i raft u l u i , poale aj unge la cca. 600 kg/111 : . Avnd n
vedere c ntr-un metru cuh de arhi v i ntr. n funcie de formatul
documentelor. cca. 1 2- 1 5 m l . documente, un asemenea voi um de
documente depozitate n vrac ctrcte ntre 600-700 kg. D i n aceste mot i ve
sarc i na uti l calc u l at la construirea depozitelor de arhiv. cu nlimi de
2.3-2.8 m . este de 800 kg/m2 , ceea ce i mpune structuri de rezisten m u l t
m a i solide dect l a cldirile obinuite .
Amplasarea depozitelor de arhiv n s u b s o l u l cld i ri lor este
nerecomandat. datorit u m i d i tii excesive sau l a fel pstrarea
documentelor n podurile cldiri lor. datori t acru lui rrca uscat i cald cl in
timpul verii ca i a pericolului de i ncen d i i . N u se recomand amplasarea
depozitelor n apropierea sau deasupra halelor sau ate l i e relor industriale.
Recomandm ca uniti l e s asigure spai i d e depozi tare n pav i l ioanele
adm i n i strative. care de obicei. sunt separate d e l ocurile de producie.
Cldirile ele arh i v. precum i orice fel d e construcie care adpostete
asemenea depozite trebuie s fie protejate mpotriva descrcrilor electrice
atmosferice .

" Nonllt'.
:..-1

f/JidPIJ1

Te/1111ce. I 9 9 6 . p . 7 3 .
1 40

Instalai i l e e lec t ri ce i sanitare vor lrchui montate n conformitate cu


normele n v igoare. Depoz i tele lrebuie s fie dotale c u prize pentru fo l o s i rea
aspiratoarel or 1 a altor a p a rate ce servesc l a ntreinerea documentelor. La
nevoie se i ndic fol osirea lmp i l o r c lcclricc portabile de 25 V. a l i mentate de
la transformator.
Se admi te rea l izarea de depozite fr l u m i n exterioar. dar n a cest caz
este obligatorie ventilaia mec a nic.

n depozite l e de arhiv se permite numai uti l i zarea

s i s temelor cen tra le de

ncl nre.

Ferestrel e vor trebui asigurate mpotriva lumi n i i sol are prin perdele de
doc sau al le s i steme parasolare ( geamuri absorbante. sticl an li solar.
termoabsorbant. ornament. ri g lat sau mat. obloane metal ice ele . ) .
Lumina solar direct este c e a m a i duntoare pentru documentele de
arhi v. Ea decoloreaz s c risul. nglbenete hrtia i o l"acc. ades e a
i mpos i b i l de fol osit. Razele solare fi i nd calorice. vara aciunea duntoare
este mai pute rnic. De aceea. n depozite lumina trebuie s ptrund d i fuz.
fi ltrat prin geamuri opace. Lipsa complet a lumi n i i nu este reconrnndal.
deoarece creeaz cond iii l"avorabilc d ezvoltri i agenti l or b i ologi c i .
Ferestre le d e l a parter 1 uile trebuie s fie p re vz ute c u gn l a 1 e m1.: t a l icc
i s i steme de al a rmare . care s previn efracia n depm.ite .
n depozitele de arhiv se folosesc m ij l oace de pstrare s pec i fi ce pentru
dcpoZitarea d i feritelor genuri de documente. ca: rafturi. dulapuri. rastele.
fiiere etc .. e xecutate pc haz de standarde sau norme i nterne. d e prclcn n
d i n m e t al acopcntc cu vopsele stabile. anticorozi ve 1 fr emanai i .
D i mensi onarea c l e mentelor d e pstrare ( ra fturi. d u l apuri etc. J . ale
ma t eri a l elor de protecie ( mape. cuti i . casete. tubur i . p l i curi . cmi etc. J.
ale spai ului de construcie a fe re n t . asigurndu-se a ccesu l la documente i
p os i b i l i ta t e a u n e i e v ac uri rapi d e . la nevoie.
Rafturile din lemn trebuie tratate c u leie de tutun pentru prcnttun p i n area
atac u l u i b iologic 1 impregnate cu sol ui i igni fuge impotnva i ncend iului
( vopsele s a u l a c uri pc haz mi nera l anorgan ic 1 d e c i i n co mbust ibi l e .
i nfuzabi l e . impermeab i l e i per fe ct l avabile).
La amplasarea i montarea

r fturi lo r vor trebui av11te n


a

vedere

urmtoarele:
- rafturile se amplaseaz perpendicu l ar pc sursa de l u m i n natura l : 'i n
depozitele c u rafturi n perei i alturai. rafturil e se monteaz perpend icular
pc ferest re l e cele mai nsorite. Il ummatul art i fi c i al va 1rchu1 s urmreasc
axul cu loaru l u i dmtre rartun i nu va d e p i 50 lux1/m2:
- ral'lur i l c se amplaseaz la o dist a n de cel pu\in 80 c m ra de lcrcstrc
i 1 0 0 cm fa de u i :

141

- n cazul raftur i l or montate lng perete. va trebui pstrat o distan de


cel puin 20 cm ntre perete i documente;
- ntre prima i ultima poli a rafturilor trebuie s rmn o d istan de
cel puin I 0- 1 5 cm fa de tavan. dup aezarea documentelor i respectiv
de pardoseal:
- distana ntre rafturi trebuie s fie de 70-80 cm:
- n fiecare depozit va trebui s se asigure o trecere princi pal. n lungul
depozitului. de I 00- 1 20 cm. pentru manevrarea documentelor:
- rafturile se ancoreaz ntre ele i de perei i laterali. n scopul asigurrii
m bihtii lor.
La amplasarea rastelelor pentru hri i planuri vor trebui respectate
msurile stabilite pentru rafturi .
Dulapurile sau alte tipuri de mij l oace pentru pstrarea sigilii lor.
fotografi ilor. plcilor fotografice. microfilmelor. benzi l or i discuri l or
magnetice (dac sunt mai puine) se aeaz uncie lng altele. spate n spate,
iar distana di ntre ele trebuie s permit deschiderea uil or sau manevrarea
sertarelor.
Scrile mobile. mesele de depozite. eventualele crucioare de transportat
documente etc. vor trebui amplasate n aa lei nct s asigure o servire
funcional i s nu al"c cteze posibi litile de evacuare.
Depozitele de arhiv mai nalte de 2.4 m vor trebui dotate cu scri de
arhi v. n funcie de necesiti. depozitele pot fi dotate i cu crucioare de
transport interior.
Depozitele. rafturile i poliele vor trebui numerotate.
Pentru depozitele mai mari de 50 m2 se impune amenajarea unei camere
de l ucru lng depozit.
n apropierea depozitului va trebui amenajat un birou pentru personalul
de arhiv care s foloseasc i pentru cercetarea documentelor.
Depozitele trebuie s l"ic uscate. venti late i echipate corespunztor
pentru asigurarea microcl imatului optim de conservare pentru fiecare
categone de documcnte ." 55
Aezarea documentelor n rafturi se face pe maneta de ndosariere sau
pe maneta i n ferioar .
.. n cazul n care creatorul deine documente de mai multe tipuri ( hrtie.
fi lme. fotografi i . benzi magnetice etc . ) acestea se depoziteaz pc categori i.
dependente de natura material a acestora. astfel nct pstrarea i
conservarea lor s poal fi organizat n mod corespunztor. , (,
' ' Nor111e Tehnice. t 996. p. 73 .
.:;r, ACle non1wtive. p.29.

1 42

Pentru documentele scrise pe suport de hrtie. material texti l . piele sau


pergament. trchuie s se asigure un micro c l i mat caracterizat prin
temperaturi c uprinse ntre l 5 -24C i umiditate relativ de 50-60% .
Documentele fotografice. microfi l mele i toate celelalte categorii d e
documente de nregistrare tehnic v o r trebui pstrate n depozite separate,
intr-un m icroc l i mat cu temperaturi cuprinse ntre l 4- l 8C iar umiditatea
relativ de 40-50o/t: .
Depozitele de hcnzi magnetice nu trebuie s aih n apropiere cmpuri
magnetice.
Pentru msurarea i urmrirea parametri lor de microc l i mat. depozitele
vor fi dotate c u termometre sau termografe precum i cu higrometre sau
higrografe.
3.

Igiena depozitelor de arhiv

B irourile de arhiv. depozitele. camera de lucru ca i terenul nvecinat


construciei de arhi v. vor trebui meni nute permanent n ordine i
curenie. pentru a se evita msalubrizarca acestora sau i nstalarea de focare
binl ogiee ( roztoare. i nsecte. mucega i . bacteri i . ci uperci ). Cile de acces.
locurile din apropierea guri lor de ap i a i nstalai i lor de stmgere a
i ncend i i lor, vor trebui s fie l ibere permanent.
n timpul cnd sc face curenie. ncperile se aerisesc. prin deschiderea
l'ercstreior sau a prizelor de aer. Pe lng aceasta. pc timp favorahi l .
depozitele vor trebui aerisite zilnic timp d e 2 - 3 orc . dac n u dispun de
i nstalaii de c l i mati zare sau centrale de ventil aie.
nlturarea agenilor duntori se face pnn dcsprfuire. curire
mecamc. dezi nsecie. dezinfecie i deratizare.
Desprfuirea documentelor se face rn perii moi sau tampoane. i ar
absorbia prafu l u i rezu l tat. cu aspiratoare e l ectrice. Dezinfecia. dezinsecia
i deratizarea depozitelor de arhiv se fac ori de cte ori este nevoie i cel
puin o dat l a cinci ani. pentru prevenirea aciun i i ageni lor biol ogi c i .
Periodic se fac sondaj e asupra str i i de conservare a documentelor, mai
ales n zonele ntunecoase i reci . n cazul identificrii unor focare de
degradare, se iau msuri de nlturare a acestora, apel ndu-se la sprij i nul
Arhivelor Naionale sau laboratoarelor j udeene ale acestora.
Vor trebui verificate zilnic instalai i l e e l ectrice, de ap sau de alt natur.
pentru a preveni eventuale l e defeciuni ce ar putea produce degradarea sau
d itrugerea documente l o r.

1 43

Reparaiile interioare. zugrvelile i l ucrr i l e de ntreinere a depozitelor


de arhiv se fac on de cte ori este nevoie. asigurndu-se n permanen
igiena ncperilor 1 funcionarea n ormal a i nstalaiilor de orice fel .
Creatorii i dei ntorii d e documente a u ohl i gaia s comunice Arhivelor
Naionale sau d i rec i i l or judeene ale Arhivelor Naionale i menia de a
constru i . schimha destinaia sau amenaja noi depozite de arh i v. pentru a
primi confirmarea locuri lor unde urmeaz s ampl asc1.c dcpo1.itclc de
arhiv.
Orice situaie ele calamitate n elcpm.itclc ele arh i v se comunic i med i at
Arhi velor N aionale sau d i reciilor judeene ale Arhi velor Naionale.
Se

interzice:

- I ntroducerea 1 pstrarea n depozitele de arhiv a obiectelor strine de


arhiv (haine. alimente. materiale de ntrei nere. suhstane inflamabile.
mohilier c c nu este n dotare etc . ) .
- Aezarea documentelor. c h i ar i pentru scurt durat. p c pardoseal.
ntre rafturi . pc coridoare. scri etc precum i aezarea lor n stive sau
nghesuite pc rafturi . dulapuri. lzi sau hoxe.
La terminarea lucrului. documentele se rearh i veaz. i ar uile clepo1.itc l or
se nchid i se sigileaz.
4.

Protecia mpotriva incendiilor, inundaiilor i antiseismic

a) Protecia mpotriva incendiilor


Pentru noile construcii. nc n faza de proiectare se are n vedere
alegerea unor materiale necombustibile att pentru construcia propriu-zis
ct i pentru clementele de tmplrie. care se fac . n general. din metal.
Depozitele sunt prevzute cu sti ngtoare cu C02 i praf; ga;_ carbonic i
cu spum. Controlul i ncrcarea lor trchuie f'cutc periodic i n raport cu
anotimpul.
S e indic msuri moderne, electronice. de alarmare a nceputurilor d e
incendiu i mij l oace de stingere automat a acestora.
Activitatea de prevenire i aprare mpotriva i ncendiilor se organizeaz
pc haza l egislaiei n vigoare: Ordonana nr. 60/ 1 997 privind aprarea
mpotri va i ncendii lor: Legea nr . 2 1 2/ 1 997 cu Normele generale de prever nre
i sti ngere a i ncendii l or : Hotrrea Guvernului nr. 678/ 1 998 p r i v i n d
stab i l i rea i sancionarea contraveniilor l a normele de prevenire i sti ngere
a i ncend i i l or. ntreaga legislaie poate fi s i nteti zat n urmtoarele msun
pri ncipale:
- Interzicerea folosirii focului deschis;
- Amena1 arca l ocuri lor speciale pentru fumat:
1 44

- Interzicerea exploatri i nccorcspu111.toare a instala\i ilor c lcc Lrice i de


nclzire i mprovizate ! instalaii de for i i l uminare ) :
- Interzicerea depmitri i i folosirii de suhstanc m llamabilc:
- Interzicerea deinerii lichidelor i n llamahilc n cantitti mai mari dect
cele necesare pentru o zi de munc n ate l iere. laboratoare foto etc . :
- S e i nrerzicc folosirea courilor i sohc lor de fecte. a1m 11dcrca focului cu
bent.m. petrol sau alte
l ic h ide combustibile:
lsarea focului
nesupravegheat: curirea parchetu l u i . duumelelor. bame l or cu lichide
i n flamabi le n camere cu surse de foc.
n cazul apariiei focarelor de incend iu. pn la sosirea echipelor de
i n terveni i , zonele ati nse de foc se izoleaz cu aj utorul s t i n gto arel or cu
bioxid de carbon i praf.
Este i nterzis folosirea apei 1 a sti ngtoarelor cu spum chimic.
Personalul compart i mentu l u i de arh iv trebuie s part icipe la i nstru i r i l e
periodice P S ! i s aplice zilnic instruciunile. s cun oasc mnu irea
mij l oacelor necesare stingeri i ca i planui de evac uare . pc urgene .
h )Prorec/ll imporriva 1111111da/iilor

Pe lng msuri le de alegere a amplasamcme lor 1 ele a c 1 are a


construcie i . depozitele trebuie asigurate mpotr i v a in undm eu ape le
p l uv iale colectate de arpante sau terase. S i stemele de rnlectare a acestor
ape s nu treac prin depozite. iar n cawl teraselor s se mgan i1.c1.c d m
construcie msuri d e evacuare a lor. dac. cvc n LUa l . se hlochcaz s i l'o an cl c
de c 11lectare.
Instalai i l e de ap. canali zare. nclzire. vor oco l i . n msura
pos i b i l i tilor. depozitele de arhi v.
Pentru anumite dq1ozite d e importan dcuc h l l c s tt: ncci:sar
construirea unui sistem propriu de e vacuare a ape i l a i n u n d a i e . avnd n
vedere c orice accident este pos i b i l 1 c n cazun e x treme. i a sungcrca
mccnd i i l or d i n arhi ve se folosete apa. Aceste sisteme Je evacuare constau
n si l'oanc de colectarea ape i . pl antate n pardoseal i care comunic cu
conductele de evacuare a acesteia n a fara cldiri i .
n cazul spaii lor subterane este necesar prezena preventiv a unui
sistem de drenare a apei pnn si foane i canale colec toare. care conduc apa
de i n ri ltraic la nite puuri . de unde este prel uat i evacuat cu aj utorul
pompelor. a cror funcionare este urmrit p<ln la nc hiderea l ucrrilor dl'
i zolaie h idrofug. Funci onarea acestor pompe este d e cl a n a t automat de
ridicarea nivelului apei n puul de acumulare. care moh i l i 1.ca1. un
dispozitiv plutitor cc nchide c ircuitul electric la care este montat pompa.
c)Protec/ia a11riseis111ic

1 45

Protecia antisei smic este

problem i mportant, l u at n calcul l a

construirea depozitelor d e arh i v.


Se recomand evi tarea regi u n i l o r c u s e i s m i c i tate ridicat. i ar cnd n u este
posibi l .

atunci

c l d irea

trebuie

aib

coeficieni

de

rezisten

rnrespunztori pentru a n u fi afectat de m i cri le tecton ice.


5.

Recuperarea documentelor incendiate

Pentru sti ngerea foc u l u i . n funcie de caracteristicile materi a l u l u i care a


l uat foc i locul unde se fol osesc. se pol uti l iza urmtoarele tipuri de
extinctoare: h i d rau l ice. cu spum. pe ba1. de anhidrid carbo n i c. pc ba1.
de pul bere . ulti mele fi ind mai indi cate pentru locurile cu arhiv.
Recuperarea documentelor ncepe n cooperare cu pompieri i . care decid
cnd i pe unde se poate ptrunde n c l d i re pentru a salva ce se mai poate.
Dup 'iti ngcrca i ncen d i i lor i stabil irea ct l or de acces se va ncerca
sal varea documentelor mai i mportan te.
Documentele umede vor fi uscate ct mai repede. l undu-se msuri
pentru e v i tarea aracurilor de mucega i . prin venti l area spai i l or dup ce a fost
evacuat apa cu care s-a stins foc u l .
Cele m a i afectate s u n t documentele scrise pc hrtie cerat c a i cele
legate n piele.
Dosarele aezate strm pe rafturi . cele pstrate n casete metal i ce sau
c h iar n cuti i de carton vor fi cele mai pui n al"cctatc.
Dator i t fragi l i ti i l o r , aceste docume n te vor trebui mn u i te tot t i mpul cu
marc grij.
Documentele care pre1.int val oare istoric sau practic ndel ungat ( stale
de p l at. cri l e de munc etc . ) vor trebui restaurate i recondii onate. n
laboratoare de speci a l i tate. apelndu-se i la sprij i n u l Arhivelor Naionale.
6.

Recuperarea documentelor inundate

Pri n c i palele etape ale l ucrr i l or de recuperare ale arh i velor i n undate sunt:
aJ

S coaterea

arh i ve i

din

med i u l

i n undai e i .

fie

este vorba de

documentele de pc rafturi, p l asate la n i ve l e l e superioare cotei de 111 u ndaic.


fi e c este vorba despre arh iva afectat de ap.
b) Curirea docume n telor de i mpuriti i d i verse rezi d uuri c u aj utorul
unei spatu l e , dup care se face splarea pachetelor. mapelor i c e l or l a l te
un i ti arhivistice. sub jet lejer de ap c u rat. ntr-o cuv de splare c u
scurgere. Se recomand evi tarea desfaceri i documentelor d i n legturi s a u a
desc h i deri i dosarelor. Vor fi i nutc orizontal pentru a nu se desc h ide.

1 46

Documentele inundate cu ape impurificate cu reziduuri petroliere sau cu


alte materiale nclavahilc vor urma acelai tratament de curire. urmnd ca
suhstanelc nelavabile s fie nlturate de personal cal i f'icat. n lucrri de
restaurare.
c) Uscarea arhivei presupune scurgerea apei n exces 1 uscare e fec tiv a
acestora, prin mai multe metode:
- uscarea arhi vei n aer liber - prin expunerea documentelor pc suprafee
ntinse. ntre file se aeaz distaniere care mresc suprafaa de uscare:
- uscarea n spai i ventilate - cu aj utorul unor venti l atoare:
- uscarea prin interfoliaj - const prin aezarea de hrtii de sugativ
printre filele umede ale documentelor (pentru cantiti mic i ) :
- folosirea radiaiilor infraroii - fie p c pl atforme d e expunere, fie pe
raftun. Metoda se aplic la un volum mare de documente:
- uscarea n camere cu temperatur i umidi tate contro l abil. Pentru
aceasta se folosesc instalaii care elimin continuu alluxul de umiditate
emanat de documente. pentru a menine la parametri programai cotele
hidro tennice ale spaiului controlat:
- uscarea n vid n spai i nclzite la 40-60C:
- uscarea cu aj utorul curenilor electromagnetici de nalt frecven ( 1 830 MHz l cu o putere de 8 KW. acionnd I 0- 1 5 min. dezvolt o
temperatur de 90- 1 00C. provocnd evaporarea 1 uscarea materialelor
tratate.
d i Recondiionarea mohi licrul ui spec i fic i a d e poz i te l o r 1
rc 1 11troducerea documentelor n depozite. Depozitele a f'ec latc de inundaii
vor fi salubrizatc. Aceasta presupune organizarea e vacurii ap ei . inlturarea
mlului i a a l tor depuneri . curenia general. uscarea depozitelor.
repararea i reaezarea mobil ierului spac 1 fic. dup care vor fi reimrodusc
documentele n depo1,ite.
e) Dezinfecia arhivei. a mobilierului i a depozitelor. prin gazare
( fumigarc) cu aldehid formic comercial ( formol ) n doza de un l i tru
pentru fiecare 5 m0 depozit.
f) Veri ficarea evidenei i organizarea recond iionri i i restaurrii
fondurilor i coleci ilor se face la reaezarea documentelor n depozit.
Reordonarea documentelor i n locuirea mij loacelor de protecie t mape.
c o perte cutii e tc. ) n cazul n care apa le-a degradat. :; ;
.

"

Florea Oprea.

Msuri de rernperare 11 arhi1e/11r inundare. n . Rcvis1a Arhivelor". n r.


.

41 1 97 5 . p.453-454.

1 47

7. Recuperarea documentelor acoperite de drmturi


Prbuirea 1mobiielor i prinderea documentel o r sub drmturi '> U ll l
f apte m a i rare. cauzate d e cutremure. alunecri de teren. atacuri armate etc.
Uneori prbui rea se poate asoc i a c u incend i i . explozii etc .
Experiena ne-a artat c n

1 940 c a i n 1 977 mari canti ti de

documente au suferi degradri considerab i l e n numai cteva 1.ec i de


ecundc. Rafturi le s-au prbuit acoperind m i i de tone de arhi v. sau uneor i ,
'i n prbuire, rafturil e au dislocat perei i , cau1.nd grave avar i i .
n asemenea s i tuaii se i m p u n urmtoarele msuri :
- Scoaterea. ct mai repede. a documentelor de sub drmturi 1
depunerea l or n spaii de siguran.
- Oc;:infecia documentelor recuperate pentru a e vi ta epide m i i l e .
- Curarea docurnemclor de n i s i p . m o l o z etc. i clcsprluirea acestora.
- Restaurarea i recondiionarea documentelor care au sukrit degradri
mari sau uscarea celor i nundate.
- Reordonarea documentelor.
-

Reorganizarea

depozitelor

vechi

sau

organizarea

altora

noi

depozi tarea corespunztoare a documentelor n spa i i salubre.


- mreaga acti v itate va fi coordonat, supravegheat i asistat de
spec i a l i ti ai Arh i velor Naionale sau a1 d i re c i i l or j udeene ale Arh i velor
N a\ionale. pentru asigurarea recuperrii documentel o r.
8.

Dezinfecia. dezinsecia i deratizarea n arhive

Pcmru preveni rea i combaterea agen i l or b i o l ogi c i . care dcgradca1.


documemclc de arh iv. se folosesc o scrie de tratamente fi zice sau c h i mice.
Dup scopul tratamentu l u i cl i stmgem tralamcmc preven t i ve i tratamente
cural l v c .
I mediat cc s-a constatat JJre1.cna microorganismelor. trebuie procedat l a
curirea l or cu pana mbibat n esene. D a c e s t e un c a ;: m a i grm . s e spal
uor documentele cu soluie de c l or ur de calciu. sau cu soluie de acid
oxalic cl i rn l vat n ap.
Distrugerea micro organisme l or se face prin patru procedee : mcca11 1 c .
biologic. fi zic i c h i m i c .
a ) Procedeul mecanic ccmst n scuturatul documentelor.
b) Procedeul biologic aj ut la distrugerea unor spec i i prin folosirea
altora. a111 male sau vegetale. fi ind foarte rar folosit.
c ) Traw111e111ele fi:ice

ntre care se folosesc cureni i e lectrici de nalt

frec ven, razele u ltraviolete, radiai i l e gamma i tratamentele de nghe\arc

1 48

repetat.

M e toda f o l o s i r i i cure n i l or e lectri c i se poate ap l i ca d i rect n

depoz i t . Nu se ap l i c pergame ntelor i documentelor cu s i g i l i i d i n cauza


tempera t u r i i de LJ0- 1 00C pc care Ic dc1volc. Ea i m p l ic i n stalai i spec i a l e .
Razele u l tra v i o lete pot f i fo l o s i te pen tru dc1 .i n fccia de supral"at a unor
documente. dar tratame ntul

se asoci az cu

o acce l erare a mhtr< r n r i i

do<.:umcntclor.
Rad i ai i l e gamma, n special cele produse d e cohal tul rad i o ac l l v . au lost
58

fo l os i te cu su<.:ccs . "

metod <.:arc poale d a rczullalc hune o rnns t i t u i e ngheul i dezgheul

repetat d e 4-5 ori al documentelor tratate.


d J Trawmenrele chimice
M e todele de tratament c h i m i c se hazcaz pc folosire a unor substane
tox ice <.: u spectru l arg de aciune. n vederea d i strugeri i c v asicomplctc a
i nsc<.:te lor i mu<.:cgai uri lor care degradeaz do<.:umcntc l c .
Cele mai fo l o s i te substane c h i m i<.:e s u n t :
Srr/Jswn e nelwlogenare. ntre <.:arc : aldehida form i<.:. o x i d u l de e t i l e n .
l"orm i at u l

de

me t i l .

a<.: i d u l

<.: i a n h i d r i c .

dc<.:ah i d ratul

de

cl i d orolactat

de

trictanol am o n i u . a<.:ctatul fen i l mcr<.:uric etc. Ele nu au c fc<.:te cl i stru<.: llvc


asupra clo<.:umente l o r.
Su bstan e pc /Jaz.li de halogeni: hrom ura de mcli L l i n cl a n u l ( i zomer gama
a l hcxac l or -<.: i c l ohcxa n u l u i ) . paracl i d o rhc111.cn u L bromura de l aury l d i m e t i l
<.:arbotoxycli l

de

amon i u .

para-d ormctal-crczo l u L

pcntaclo rl"cnolat u l

de

sod i u . d er i vaii cl orurai ai fen o l u l u i e le . Ele atac ntr-un grad m a i marc sau
mai mtc materi a l u l tratat.
Soluti i l c de mcrt i o l at de sod i u n concentra i e de
5"
c z i n l"cq1a do<.:umcnte l o r . "

pen tru

I : 2000

sunt active

Tehnicile de rrmamenr chimic


- Pensu l area - se a p l i c fi lelor v o l a n te
- I n tcrfo l i aj u l . Se apl ic documentelor legate n volume. dar t fo i l or
vo lante.
- Ceruirea <.: u ceruri i mpregnate.

- Gaz.rile la etuv. M etoda necesit o etuv care se nd1iclc erme t i c cu


termoreglare n gama 20-70C i se prctca1. la opera i i n vid i
'
sunraprc s i u n c . Capa<.: i latca e t u v e i p o a t e f i ntre 0 .5 - 1 O m . Documentele s e
se

d e p u n pc un <.:ru<.: i o r mobil care se mtrodu<.:c n e t u v . Ea

nchide

erme t i c , apoi se real i zeaz o pres i u n e negati v . Se i ntroclu<.:c gazul a <.: t i v .


'
' Florea Oprea. Teh111n i s11/J.1w11te 11e11rm rrarw11e111e/e d e de:i11(ec/ir i ile:insectie

n . . Rc\ isia

Arhivelor". nr . l / 1 97 5 . p 6J

ArhiYclor

nr I !l 9'J I . p. I ) .

"
' Flore Oprea. Urili:-area 111ert111/a111/11i 11 de:-i11/fft111 111a1erit1/e/or de c1rl11 l'.

1 49

in

ll

urhi1 t .

. Revista

dup care se regleaz presiunea etuvei la mvclul dorit. prin i ntroducerea de


aer sau alt gaz. n funcie de tipul de substan i de tehnica de l ucru
folosit. fixndu-se n i velul termic i ntern la val oarea de 25-30C. Dup
trecerea t i mpul u i de tratament. care este n general de 6-24 ore. se execut
dcu vidri succesive n vederea spl ri i ' ' cu aer a materiale lor i spai ului
e t u ve i . d u p care documentele sunt scoase i d e sp rfuit e . i ar n c a z d e
necesi tate se restaureaz.
- Gazarea. .fiuniRarea i aerosoliza rea depozitelor. Metoda se aplic
pentru dezinfecia depozitelor goale sau pline c u documente i const n
degajarea n spaiul de tratat al substanei active sub form de gaz, fum igaie
1 vol ati l izarea la cald l sau aspersic prin presiune sub form de aerosoli foarte
ml C I .
S p aI U l cc urmea1. a fi tratat se etaneaz pri n l i p i rea de pangl ici de
hrtie la ui i ferestre ca 1 la oriL:arc alte L:i de n> mu n i care c u exteri orul.
dup care se faL:c tratamentul propriu-zis i se nd1idc loL:alul. punndu-se
m arrnj c rnrc s evidenieze pcri rn l u l L:e-1 pre z i n t tratame ntul pentru om.
Se inc localul n aL:cast stare sub supraveghere striL:l 24-48 de ore. apoi se
faL:c aerisirea un numr de zile care variaz d up lipul de substane folosite.
Operaiunea este d i fi c i l i se execut de L:lrc echipe specializate n lucrri
de gazare.
9.

Transportul documentelor

Transportul docurnemelor n i nterioru l depozi t u l u i . nt re depozitele din


aL:ccai consrrucic. camerele de l uc ru . laboratoare. compartimente etc . se
laL:c in mij loaL:ele de protecie individual n care se pstreaz.
Mai rnrnplex este ns organizarea transportu l u i unor canti ti mari de
documente de la o uni tate la alta sau dintr-o l ocali tate n alta. n aceste
cazuri se arc n vedere fel u l cum se face ncrcarea vehiculului de transport.
ca i asigurarea documentelor mpotriva p l o i i i i nL:cndi i lor. Varianta L:ca
mai bun o umstituie transportu l arhi vei n L:ontai ncre metal ice etane. n
l i psa aL:cstora se asigur prelate mpotri va ploii i sti ngtoare L:U C02 i prai'.
Se va evita staionarea ncj ustifi L:at a vehiculului ncrcat ca i
ntfll'zieri lc n dcscrrnrea documente l o r i dep u nere a lor in spai i as i g ura tc
sau n de p o z i te de arh i v.
n v e h i c u l u l care transport documenrc vor L:l torI numai nsoitori i de
transport i se va i nterzice fumatul sau orice activitate care ar purea provoL:a
de g rad ri documentel or.
n cazul transport u l u i unei cantiti mari de d ocumente n coloan de
vehicule sau la transportul unor dornmentc d e i mportan deosebit. trebuie
.

1 50

l uate msuri deosebite de s i guran a tra ns p ort u l u i

i punere

ct mai repede

l a adpost a arh i v e i .
Tra ns p o rt ur i l e d e documente orga ni z ate superfi c i a l . se p o t . ele asemenea.
solda cu e fecte neateptate pentru starea d e p strare a arh i ve l or .
Personalul angaj at n aceast operaiune va trebui i n s tru i t. re spe c t nd n
timpul transportului consemnele s t a b i l i te .
Vehiculele vor trebui dotate cu mij loace de comunicare pentru a asigura
uni tatea n aciune.
Pc ct pos i b i l . transportul d e documente tre b u i e fcut pc t i m p favorab i l .

10.

Protecia muncii n arhive

Ac t i v i tatea de p ro t e c ie a munc i i se desfoar mr-un cadru l c g i s l a t i \


bine definit, n cep nd cu pre v ede r i l e C o ns t i tu i e i Romniei ( art. 38. a l i n . 1 5 ) ; C od ul Munci i - cu modificri le l a z i (cap. III. art. 1 9-36 i cap. I V . art.
1 3 8- I 45 ) ; Legea proteciei muncii nr . 90/ 1 996 i Normele mct od o l og 1 cc de
aplicare a c i ; No rme l e Generale de P rotec ie a M unc i i . emise de M inis teru l
Muncii i S oli d a ri t i i S oc i ale i M i n i s t e ru l S n t i i i Fam i l i e i . \'n anul
1 996 prec um i u l ti mel e acte normative pri vind sal ari zarea bugetari l o r.
.. Normele Generale ele Protecie a Muncii s unt apl i c ab ile pe rsoa n e l o r
fi zice sau j u r i d i c e . romne sau strine. cc d e s f oar acti v i ti l egale pc
teritor i ul
Romn i e i .
sal ari ai l or .
membrilor coopera t o ri .
pe rs oan e lor
a n gaja te cu orice forme legale. precum i ucen ici lor. c l c \" i l or i studen i l o r
n per i oad a efecturii practicii pro fc s i o n a l e . 60
a ) Principalele obligaii i rspunderi ale conducerii unitilor

- S stabileasc msur i le tehnice. sanitare i org ani zatori ce de p ro teci e a


munci i . corespunztor condiiilor de munc i factoril or de med iu specifici
un i t i i .
- S asigure i nstrui rea salariailor i s co n trol e ze mod u l de nsuire i
apl i care de ctre salariai i persoanele care p a r t i c i p l a procesul el e munc.
a prevede r i l o r l egale n domen iul p ro t e c ie i mun c i i i a msur i l or te h n i c e .
sa:ii tare 1 organizatorice s t a b i l i te .
- S asig u re informarea fiecrei persoane. anterior a n gaj r i i n munc.
asupra ri sc ur i l o r l a care aceasta este expus la locul de munc. precum i
asupra msuri lor de prevenire necesare.
- S a si gure obligatoriu i gratuit. dotarea cu e c h i p amen t de pro tec ie a
salariailor 1 al tor categ or i i de pe rs oa n e care d es f oar activi ti la
''1)

Non11<' Cenerale de l'rolectie n J\l/11nt:ii. Ed. M i n i s1eru l u i M u n c i i i S u l 1 dan lfl ! i 1 S o c i a l e .

B u c u re t i .

I '!96. p . 7 .

151

persoane _1 uridicc sau fizice. potrivit crite r i i l or stab i l i te n Normutil'ul- rndm


de acordare i uti l i zare a ech i pamentului indi vidual de protecie. elaborat d e
Ministerul Munci i i Sol idariti i Sociale.
- S 1a orice alte msuri n vederea asigurrii celor mai hune cond iii de
munc. preveniri i accidentelor i mbol nv irilor profesionale.
hi Salariaii i cei/oii participani Io procesul de m uncci a u 11r111 toare/e
o/J/iga1ii i drepruri:

- S - 1 nsueasc i s respecte normele de protecie a munc i i 1


de aplicare a acestora. Pregtirea i in strui re a n domen i u l
p ro t e ciei munc i i este parte component a pr e g t ir i i pro fcs1onalc 1 s e
rcah 1ea1 prin instructajul i n trod uc t i v genera l . i nstruc t a j u l i a locul Jc
munc 1 i nstructa_1 ul peri od ic.
N i c i o persoan nu va putea ri admis l a l ucru rr c rcctuarea
1nstructa.1 u l ui i n troductiv general i a i nstructaj ul ui l a locul de munc.
Instructaj u l periodic se va efectua ori de cte ori este necesar. la i ntervale
cc nu vor depi 6 l u n i .
Toate fazele i nstructajului de protecie a munc i i . reinstruirile. rezultatele
testrilor. accidentele de munc suferite sau mbolnvirile prof'cs1onale.
sanci unile apl icate pentru nerespectarea reglementri lor de p roteci a
mun c i i . controlul medical periodic ca i testarea psihologic. se re g s e sc n
Fia individualii de insrructaj pri v i nd protecia munc i i . care se pstreaz l a
unitate.
Verificarea cunoti nelor asimil ate de salari ai se vor rea l i i.a prin teste
speci fi cc cal i licrii .
- S des foare activitatea n aa fel nct s nu expun la rericol de
accidente sau mbo l nvire rrorcsional att persoana proprie. ct i cele lalte
persoane part icipante la p roc e sul de mum:.
- S aduc l a cunotina conductoru l u i locu l u i de munc orice
dcfcc1une tehnic sau alt si tuaie care constituie un pe ricol de acc identare
sau mbol nvire proresional.
- S ad uc l a cunoti na conductorul u i locului ele munc acc idcnlele de
munc suferite de persoana propne i de alte persoane part ic ipante la
procesul de munc.
- S opreasc l ucrul l a apari ia unui pericol i m i nent de producere a unui
acc ident i s informeze de ndat conductorul locului de munc.
- S dea rel ai i l e solicitate de organele d e control i de cercetare n
domeniul proteciei munc i i .
- S uti l i zeze materi alele i g i e n i co-sani tare i echi pame n t u l i ndividual de
r rot ectie d i n dotare. corespun ztor scopului rcntru care a fost acordat.
msuri le

1 52

Materialele igienico-sanitare se distribuie gratui t salariailor n scopul


asigurrii igienei i proteciei persoanelor, n completarea msurilor
generale luate pentru preveni rea unor mbolnviri profesionale.
Materiale igienico-sani tare care se acord gratuit salariailor, cantitile
respective i periodicitatea acestora se stab ilesc prin contractul colectiv de
munc. la recomandarea medicului unitii , pe baza caracteristicilor
locurilor de munc. Astfel, pentru locurile de munc unde activitatea se
desfoar n condiii de contact cu praf. se acord spun i peri i de unghii
(Tabela nr. I din Normele Generale de Protecie a Muncii ) "6 1
Alimentaia suplimentar, potrivit legii, se acord obligatoriu i gratuit
de ctre persoanele juridice i fizice, persoanelor care lucreaz n locuri de
munc cu condiii grele i vtmtoare, constnd n : lapte dulce sau
cantiti echivalente de lactate acide (iaurt, lapte btut. sana, chefir) sau
brnz; fructe bogate n vitamina C (citrice) sau pectine ( mere); legume
boi:i: ate n vitamina C (ardei gras, salat verde. tomate etc. ). " 62
In arl. 24 ( alin. 1 ) din Codul Munc i i - cu modi ficrile la zi - se
precizeaz c: Pentru prestarea acti viti i Ia locuri le de munc prevzute n
arl. 23. alin. 2, (grele. periculoase. vtmtoare, nocive - n.n. l salariaii au
dreptul , dup caz, la sporuri la salariul de baz, durata redus a timpului de
lucru, alimentaie de ntrire a rezistenei organismului. echipament de
protecie gratuit, materiale 1g1enico-sanitare. conced ii supli mentare,
prevzute de contractele colective de munc la n i vel de ramur, grupuri de
uniti. uniti i instituii ."63
Procedura de stabilire a necesarului de echipament individual de
protecie, pe categori i de personal i condiii concrete de l ucru. criteri ile de
acordare, obligaiile persoanelor j uridice sau fizice i obl igaiile lucrtori lor
sunt stabilite pnn Normativul-cadru de acordare i utilizare u
echipamentului de protecie , elaborat de Ministerul Muncii i Solidaritii
Sociale.
Analiza locurilor de munc i eliberarea l istei interne se efectueaz de
comisii mi xte formate din persoane de special itate, reprezentnd persoanele
j uridice i fizice i un reprezentant al organizaii lor sindicale i n funcie de
caz, cu participarea unor institui i specializate ( inspectoratele de protecie
sanitar i med icin preventiv, l aboratoarele toxicologice. insti tute de
cercetare i proiectare) pentru efectuarea de msurtori. expenize." 6
, , n cursul programului de lucru se poate acorda o pauz de i:nas. de cel
mult Yi de or. care nu se include n durata timpului de munc." 6'
''' Ibidem. p.36.
Ibidem, p. 39-4 t .
,., Codul Muncii cu modificrile la zi. Ed. Lumina Lex. B u cureti.
'" Norme Generale de Protecie a Muncii, p . 3 2 .
'" Codul Muncii, p. 5 0 .
62

1 53

2000. p .

88-89.

CAPITOLUL VIII
FOLOSIREA DOCUMENTELOR DE ARHIV
LA CREATORI I DEIN TORI
1.

Prevederile Legii nr. 16/1996 i ale Instruciunilor ei de aplicare


privind folosirea documentelor

Toi creatorii i deintorii de arhive pot folosi. n di verse scopuri,


documentele pe care le au n gestiune, cu respectarea prevederilor legislaiei
arhivistice n vigoare, indi ferent dac acestea fac parte din Fondul
Arhivistic Naional (i se pstreaz permanent) sau nu fac parte din Fondul
Arhivistic Naional (i se pstreaz temporar - ex. stalele de plat etc.).
Legea Arhivelor Naionale nr. 1 6/ J 996 trateaz problematica folosirii
( valorificrii) documentelor ntr-un capitol aparte (cap. IV. art. 20-22)
intitulat Folosirea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic
N<..ional al Romniei". preciznd c:
- ..Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al
Romniei pot ri folosite pentru: cercetare tiini fic, rezolvarea unor l ucrri
administrative, informri. aciuni educative, elaborarea de publicaii i
eliberarea de copii, extrase i certificate.
Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei
pot fi consultate. la cerere. de ctre cetenii romni i strini. dup 30 de
ani de la crearea ior. Pentru documentele la care nu s-a mpl init acest
termen . cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unitii
creatoare sau deintoare.
.
Documentele de valoare deosebit nu se expun public. n original. ci sub
form de reproduceri.
- Creatorii i deintorii de documente sunl obligai s el ibereze, la
cererea persoanelor fizice i a persoanelor juridice, certificate, copii i
extrase de pe documentele pe care le creeaz i le dein. incl usiv de pe cele
pentru care nu s-a mplinit termenul prevzut de arl. 1 3 (30 de ani - n.n. ).
dac acestea se refer la drepturi care l privesc pe solicitant.
Serviciile prestate de ctre Arhivele Naionale pentru rezolvarea
solici trilor persoanelor fizice i ale persoanelor j uridice se efectueaz,
contra cost, n condiii le prevzute de lege.
1 54

- Documentele a cror cercetare poale afecta interesele naionale.


drepturile i liberti le ceteni lor, pri vind datele i informai ile pc care Ic
coni n, sau cele a cror integritate fizic este n pericol nu se dau n
cercetare.
Fac parte din aceast categorie documentele care:
a) privesc sigurana, integritatea teritorial i independena statului
romn, potrivit prevederilor constituionale i ale l egislaiei n vigoare;
b) pot leza drepturile i l i bertile individuale ale ceteanului:
c) sunt ntr-o stare necorespunztoare de conservare, situaie stabilit de
comisia de specialitate i consemnat ntr-un proces-verbal :
d) nu sunt prelucrate arhivistic."60
Pentru aceste categorii de documente procedura este similar oriunde n
lume.
S tabi lirea documentelor respective se face de ctre deintorul legal al
acestora, potrivit anexei nr. 6 din lege ( vezi anexa nr. I a acestui capitol ).
Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de
documente. din 1 996, aduc uncie detalii n legtur cu folosirea
documentelor.
Cuprinsul articolului 43 din instruciuni este identic cu cel al articolului
20 din Legea 1 6/ 1 996.
Articolul 44 din instruciuni este mai concret i mai complet dect art. 2 1
din lege. avnd urmtorul cuprins:
Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s elibereze, potrivit
legi i . la cererea persoanelor fizice sau j uridice, certificate. copii i extrase
dup documentele pe care le creeaz i le dei n, chiar dac nu au ndepl init
termenul de 30 de ani, dac acestea se refer la drepturile care l privesc pe
solicitant, cum sunt: vechimea n munc, studii. drepturi patrimoniale."67
Prevederile articolelor 45-48 din aceste instruciuni se regsesc mai jos,
n contextul tratrii formelor de folosire a documentelor.
2.

Forme de folosire a documentelor la creatori i deintori

a) Eliberri de certificate. copii, extrase


Pe baza documentelor aflate n depozitele lor, creatori i i deintorii de
documente el ibereaz, l a cerere, persoanelor j uridice i fizice. certificate,
copii i extrase d up documente ce se refer la drepturile peteni lor privind

''" Aue normative, p.6-7.


'" Ibidem. p.22.

1 55

vechimea n munc, patrimoniu. colaritate. atestarea unor date personale i


de stare civil, susinerea unor cauze n faa instanelor de judecat ele .
Pentru ca actele eliberate de pc documentele din depozitele de arhiv s
poat fi folosite scopuril or solicitate este necesar ca ele s rspund i s
clari fice datele cerute. s reflecte temeiul documentar i s poarte
clementele de ntrire prevzute de legislaia n vigoare.
ntocmirea certificatelor i extraselor, prin natura i importana lor pentru
d i ferite domenii de activitate, impl ic o mare rspundere din partea celui
care le ntocmete. ntruct cca mai mic greeal n coninutul lor atrage
prej udicii materiale i de alt natur. att pentru instituia care le-a eli berat
ct i pentru beneficiar. De aceea. la rezolvarea cererilor. se pretinde o
cunoatere temein ic a legislaiei aferente, a surselor documentare, un nalt
spiril de responsabi l i tate pentru a evita interpretri le greite i. mai cu
seam, pentru a se nltura neconcordana ntre datele actelor eliberate i
baza lor documentar.
Cert(flcawl este un document oficial ce include ntr-o form determinat
un ansamblu de elemente, prin care se atest solicitantului o si tuaie sau se
confer anumite drepturi.
Certificatul trebuie s cupri nd o expunere exact i clar a datelor
rc:ultate din documente care sunt n direct legtur cu ohicctul cercetrii.
Se vor i ndica numai datele existente, fr s se ntregeasc perioadele
pentru care nu exist documente.
Perioadele pentru care lipsesc documentele sau nu se gsete nscris
numele solicitantului se vor meniona n adresa de expediere a certificatului.
n certi ficat se vor i ndica denumirile documentelor din care s-au extras
clementele necesare ntocmirii cert i ficaLUlui i, apoi datele cuprinse n
aceste documente.
n certificate nu vor fi expuse concluzii personale sau gencrali1.ri n
legtur cu coni nutul documentelor cercetate.
n certificat datele se expun n ordi nea cronologic. Datele privind
activitatea unei persoane fizice, n d i ferite locuri de munc, din aceeai
unitate. se includ ntr-un singur certi ficat.
Redactarea certificatului se face pc baza unui referat scris pe dosul
cererii, cu cerneal. Referatul va trebui ntocmit. datat i semnat de ctre
persoana care a fcut cercetarea. El trebuie s cuprind denumirea fondului
cercetat i cotele unitilor arhivistice cercetate ( anul i numrul din
inventar).
- n cazul n care, la cererea petiionaru l ui sau din dispoziia conducerii
unitii creatoare sau dei ntoare, recercetndu-se documentele. se gsesc
noi date. se poate elibera fie un nou certificat. menionndu-se toate datele,
1 56

inclusiv cele din certificatul anterior. care se va anula i retrage ; noul


certificat va primi alt numr de nregistrare.
- n cazul n care n arhiv nu se gsesc date cu priv ire Ia obiectul cereri i,
aceast situaie se comunic n scris solicitantului: dac se c unoate unitatea
deintoare a documentelor ce fac obiectul cererii. cererea n original se
trimite spre rezol vare respectivei uniti , comunicndu-i-se i solici tantului
acest lucru.
Persoana care a ntocmit referatul i eful su ierarhic poart rspunderea
asupra exactitii datelor comunicate."68
La ntocmirea certificatului trebuie s se acorde o atenie deosebit
numelui, care n unele situaii nu corespunde cu cel din documente. datoril
schi mbrii lui ulterioare. prin cstorie sau alte mprej urri. Cerlificatul
trebuie s redea numele aa cum rezult din documente . pentru fiecare
perioad atestat. n unele cazuri nepotrivirile de nume se datoreaz
completri i greite de ctre persoanele care au ntocmit documentele I a
timpul respecti v. i n aceste cazuri numele va trebui redat ntocmai c a n
documente, urmnd ca solicitantul s-i clarifice situaia prin act notarial .
n cazul n care petentul a lucrat sub mai multe nume. se vor meniona
toate aceste nume. cu perioadele de timp corespunztoare.
Frecvent se ntlnesc cazuri cnd n documentele dup care se elibereaz
certificate (de regul statele de salari i) figureaz mai multe persoane cu
acelai nume. n situaia n care cereri le sunt i ncomplete sau nu se speci fic
toate datele personale i nu se i ndic cu exactitate perioadele de lucru.
pentru a nu atribui solicitantului perioade care nu-i aparin. deci de Ia alte
persoane cu acelai nume, se cer relaii supli mentare. asupra datei de
natere. prenumelui tatlui , funciei i compartimentului unde a lucrat.
numeie unor colegi de munc. n raport cu aceste precizri se stabilete care
dintre persoanele nscrise n documentul respectiv corespunde cu numele
solicitantului.
Copia este o reproducere autentic de pe un document aflat n arhiv. De
regul unitile elibereaz copii dup documentele de mproprietrire.
sentine j udectoreti, foile matricole colare sau ale mil itarilor n termen
etc. La eliberarea acestora se ine scama de anumi te reguli. datorit faptul ui
c scrisul unor documente poate fi dintr-o perioad mai veche. deci cu
ortografia vremii respective sau c lipsesc cuvinte, sau nu apare cu claritate
scrisul. Copiile de pe documente se transcriu cu ortografia actual. Cnd
dintr-un document li psesc cuvi nte sau sunt indesc i frab ile. i ar din text nu
rezult nelesul lor. n copie cuvintele respective sunt nlocuite cu puncte de
"" Acre 11ornwtiie.

p.22.

1 57

supens1c. n situaia cnd documentele supuse cop ierii nu poart anul


ntocmirii lor. data este dedus din contextul celorlalte documente. dac ci
face parte dintr-un grup de alte documente legate organic 1 a cror dat este
cunoscut cu certitudine. Dac nu se poate stabili data documentelor.
aceasta se nlocuiete cu puncte de suspensie. i ar dup ele, n parantez,
meniunea fr dat.
La copii de pc tabele. cum sunt cele de mproprietrire. militare etc. n
care figureaz mai multe persoane, pentru a nu reda dect numele persoanei
n cauz, cnd accsla nu se aO n prima sau ultima poziie a tabelului, se
reproduce cadrul documentului. urmat de unul sau dou rnduri de puncte
de suspensie, apoi poziia i numele-prenumele solicitantul ui, urm1lc de
puncte de suspensie i elemente de ncheiere. inclusiv semnturi le. Pentru a
se exclude eventualele adugiri, la copiile care cuprind numai o parte dintr
o pagin. se bareaz partea nescris cu o diagonal, de la ultimul cuvnt sau
cifr la colul opus al pagini i , iar la copiile care se extind pc mai multe
pagini, l a fiecare sfrit de pagin se aplic semnul continuri i .
Extrasul este reproducerea autentificat a u n e i pri dintr-un document.
respectiv partea care intereseaz sau privete pc solicitant. n mod frecvent
asemenea acte se elibereaz de pc sentinele j udectoreti. monitoarele
oLciale, documente patrimoniale etc .
Pentru ca extrasul s fie corect ntocmit, cu valoare probatorie. trebuie s
cuprind anumite clemente i anume: unitatea care l-a eliberat. denumirea
documentului dup care s-a fcut extrasul. respectiv sentina j udectoreasc,
monitorul oficial, tabelul de mproprietrire etc., unitatea care a creat
documentul . textul care intereseaz sau privete pe solicitant i care de fapt
reprezint esenialul pentru petiionar. baza legal potrivit creia a avut
urmare aciunea i s-a ncheiat documentul respectiv.
Dup cum rezult din nsi denumirea acestui act, n el. spre deosebire
de copie. se red numai partea din document care se re fer la fapta sau
situaia persoanei n cauz, de pild. schi mbarea numelui. decorarea,
avansarea n serviciu. acordarea de grade. graiere etc. Prile din document
care nu se redau se nlocuiesc nainte i dup extras cu puncte de suspensie.
pe unul sau cel mult dou rnduri .
Copiile i extrasele se certific, sau d up caz. se legali zeaz de unitatea
care le elibereaz, cuprinznd: denumirea unitii care le-a eliberat,
documentul dup care s-a ntocmit, numrul i data nregistrrii cererii.
semntura conductorului uniti i. nsoite de tampil .
., n textul certi ficatului, copiei sau extrasului nu sunt admise tersturi
sau completri printre rnduri .

1 58

Certificatele, cop i i le i extrasele se elibereaz personal solicitantului ori


mputernici tului su legal sau se expediaz prin pot, nsoite de o adres n
care se vor trece perioadele pentru care l ipsesc documentele sau n care nu
se gsete nscris numele solicitantului . Rspunsul se d n maximum 30 de
zile.
Toate documentele care privesc drepturile de vechime n munc ca i
cele patrimoniale rmn n pstrarea creatorului i dup expi rarea
termenului de 30 de ani, tocmai pentru a se veni n ntmpinarea
solicitani lor.
Diplomele, certificatele de studiu, crile de munc, actele de stare civil
sau alte acte originale personale aflate n dosar se restituie titularului . sub
semntur, reinndu-se la dosar o copie certificat de responsabilul arhivei.
Cererile petenilor din strintate pentru obinerea de certificate, copii
sau extrase. trimise direct sau prin intermed iul instituii lor din ara noastr.
se rezolv de ctre deintorii documentelor.
Evidena cererilor se ine pe baz de fie ntocmite pentru fiecare
solicitant n parte. Fia va cupri nde: numele i prenumele solicitantului .
numrul i data de nregistrare a cererii . Fiele se ordoneaz al fabetic. n
cazul n care dotarea permite, s se creeze un subsistem arhivistic
computerizat de eviden i regsire a cererilor i actelor eliberate.'' 69
Cererile solicitanilor, n original sau n copie, dup caz. mpreun cu
exemplarul al doilea al certificatului eliberat i al adresei de rspuns se vor
pstra la compartimentul care elibereaz aceste documente. n dosare.
conform nomenclatorului arhi vistic la uniti i.
Taxarea certificatelor, copiilor i extraselor se face conform legislaiei .
..Modul cum sunt satisfcute aceste cereri mrete consideraia de care se
bucur arhi vele n ochi i tuturor cetenilor"70, mai ales atunci cnd exist
solicitudine, competen i contiin profesional din partea personal ului
nsrcinat s rezolve cererile.
Se consider refuz nejustificat de rezolvare a cererii referitoare la un
drept recunoscut de lege i faptul de a nu se rspunde n termen de 30 de
zile de la nregistrarea cererii respective, dac prin lege nu se prevede alt
termen."7 1

69 Acre 11or111arive,

p.22-23.
Aurelian Sacerdoteanu. Arhivisrica, Editura Didactic i Pedagogic, Bucureti. 1 97 1 . p.202.
7 1 leJ!ea co111e11cio.\'U/ui adminisrrativ nr. 2 911990. A rt. I . alin. 2 . n Monitorul Oficial". partea
I, n r. 1 22 din 8 noiembrie 1 990.

'0

1 59

b) Rezolvarea unor lucrri administrative, informri. documentri


Documentele a tl ate n depozitele creatorilor i deintorilor pot fi fo losite
de

ctre

personalul

unitilor

pentru

rezolvarea

unor

lucrri

admimstrative, pentru documentare n vederea ntocmirii unor i n formri etc.

chiar dac nu au trecut 30 de ani de la crearea lor.

Trebuie inut scama de faptul c, cu ct arhi vele sunt mai recente. cu


att prezint mai mult interes practic. dar pe msur cc ele vin din trecut
7
domin i n teresul cultural .'' 2

c) Cercetare tiinific
M u l te u n i ti au creat i creeaz sau dein arh i ve a cror i n formaii sunt
de mare val oare documentar-istoric i nc nu au fost preluate de ctre

Arh i vele Naionale sau de d ireci i l e j udeene ale Arhivelor Naionale. d i n


l i ps d e spaiu. Cercetarea l o r este, ns, absol ut indispensabil pentru
el aborarea

unor

l ucrri

tii nifice:

monografii

ale

loca l i tilor sau ale

d i feritelor uniti , pentru alte genuri de lucrri de spec i a l i tate, comunicri


tiinifice etc de fapt pentru documentare n vederea scrierii veridice a
istoriei.

Ea

trebuie

arhivistice n vigoare.

se

fac

cu

respectarea

preveder i l or

legislaiei

d) Sprijinirea economiei naionale


n multe fonduri i coleci i documentare se pstreaz i n formai i de
i nteres practic pentru economia naional. Pe baza l or se fac expl orri

geologice pentru identi ficarea i valorificarea unor resurse i zcminte


mi neralogice, pentru cunoaterea i valori fi c area resurselor hidroenergetice

etc. i mportant este ca ele s fie dep istate. i ar cei i n teresai s primeasc
i n formai i l e respec tive.

e) Expoziii documentare

Alt form de fo losire, la care se apeleaz mai rar de ctre creatorii i

deintorii de arhive, o constituie organi zarea de expozi ii documentare, n


spec ial.

cu

uniti lor.

pri lej ul

an i versrii

unor

evenimente

deosebite

din

vi aa

Pentru organi zarea unor asemenea expozii i , dup stab i l irea temei , se va

efectua documentarea, depi starea i selecionarea documentelor. dup care

se va ntocmi i nventarul expoziiei. Pe haza i nventarului vor trebui fcute


reproducerile dup documentele originale. sub form de fac s i m i l e . mulaje.
xerocop i i

color,

fotocop i i

etc.

Sugerm

'' Aurelian Sacerdoieanu. op.ni p.203 .

1 60

ca

asemenea expot.i ii

fie

organi zate consul tnd Arh i vele Naionale sau d i reci i le j udeene ale
Arhivelor Naionale deoarece este bine s fie avute n vedere i preri le
amorizate ale spccialttilor acestor i nstituii.
Scoaterea documentelor din depozitul de arhi v, pentru cercetare (n
scopul folosirii sub multiple forme - n . n . ) se consemneaz ntr-un registru
de depozit ntocmit. conform anexei nr. 2 a acestui capitol. n locul
dosarului scos pentru cercetare se va introduce n raft o ri de contro l .
''
ntocm i t conform anexei nr . 3 : fia s e va a n u l a l a rearhi varea dosaru l u i .
Formele d e folosire a documentelor d e la creatori i dei ntori sunt i n finit
mai multe. Important este ca fo los i rea lor s se fac cu respectarea
legislaiei n vigoare.

71

/\ne

11orma1i\e.

p.2J.

161

ANEXA

nr .

( A rt nr. 22-anexa 6 d i n lege )


.

LISTA
termenelor dup care pot fi date n cercetare documentele privind i n teresele
naionale, drepturile i l i bert i l e cete n i l o r

Documentele medicale, dup 1 00 de ani de la crearea l or:


Registrele de stare c i v i l , dup 1 00 de ani de la crearea lor:
Dosarele personale. dup 75 de ani de la crearea lor:
Documentele privind v i aa privat a unei persoane. dup 40 de a11 1
de la moartea acesteia:
Documentele
1 00 de am de
Documentele
crearea lor:
Documentele
lor:

referitoare la sigurana i integritatea naional. dup


la crearea l or:
privind afaceri le criminale. dup 90 de ani de la
privind politica extern. d up 50 de ani de la crearea

Documente ale societi lor comerc i ale cu capital pri vat. dup 50 de
ani de la crearea lor:
Documentele fiscale, dup 50 de ani de la crearea lor:
Documentel e notariale i j u d i c iare. d up 90 ele ani de la crearea l or .

1 62

( Oenumin.:a creatorului sau deintorului)

REGISTR U L DE DEPOZIT
----

Nr.

lknumirea fondu l u i ,

Crl.

companimentului. colectici

-----

Scopul
Cota u . a.

scoaterii din
depozit

N u mele i

pre nu me le
solicitantului;

fun q ia

flata scoaterii

Data restituirii
u .a.; semntura

u .a.; semntura

arhivarului sau

solicitantului

rl'sp. cu arhiva

Observat ii

a-.
,_,_,

--

- --

ANEXA nr . :'\
( Art. 4 8 - a n c x a 9 d i n J n s t r J
.

FI DE CONTROL

COLECflA
COMPARTIMENTUL
NR. INYENTAR
ANUL
NUMELE I PRENUMELE
SOLICITANTULUI
DATA

1 64

CA PITOLUL IX
DEPUNEREA DOCUMENTELOR PERMANENTE LA
ARHIVELE NAIONALE
1. Legea nr. 16/1996 i Instruciunile ei de aplicare
privind depunerea documentelor la Arhivele Naionale

Legea Arhivelor Naionale nr. I 61 1 996 acord un spaiu amplu acestei


i mportante probleme a depunerii la Arhi vele Naionale sau la direci i l e
J udeene a l e Arhivelor Naionale a documentelor permanente. cu val oare
i storic. ti i n i fic. care fac parte d i n Fond ul Arh i v istic N aional . intr-un
sul-icapi tol intitulat . .Depunerea documentelor la Arh i vele Naionale ( an.
1 3- 1 9 ) . i'n care se precizeaz:
An. I 3 - Persoanele j uridice creatoare i dei ntoare de documente
depun spre pstrare permanent la Arhivele N aionale i la d i reci i le
j udeene ale Arhivelor Naionale. dup cum urmeaz:
al documentele fotografice, precum i pel iculele ci nematografice. dup
20 de ani de la crearea l or:
b I documente l e scrise. cu excepia acte l or de stare CI vil 1 a
documentelor tehnice. clup 30 de ani de la crearea lor:
c l documente le tehnice. clup 50 de ani de la crearea lor:
dJ acte le de stare c i v i l . clup 1 00 de ani ele la crearea lor:
71
c) matricele sigilare confecionate clin metal. clup scoaterea lor d i n uz." '
Prin urmare. Legea I 6/ 1 996 prevede obligaia tuturor creatorilor i
deintorilor de documente care fac parte cl i n Fondul Arhivistic Naional.
persoane j uridice. de a Ic depune pentru pstrare permanent la Arhivele
N aionale sau. dup caz. l a d i reci i le j udeene ale Arhivelor Naionale. la
termenele precizate de articol ul 1 3 al legi i .
D i ferenierea aceasta d e termene pentru depunerea documentelor
permanente l a Arhivele Naionale sau d i reci i le lor j udeene s-a fc ut avnd
n vedere n atura documentelor i gradul lor de util itate la creator.
Art. 1 4 - Creatorii i deintori i de documente pot deine documente
care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei i clup expirarea

"' -1

Acte

11on1wltre. p . 5 .

1 65

termenului de depunere, dac sunt necesare n desfurarea activitii lor. pc


baza aprobrii d i rectorului general al Arhivelor Nai onale. n cazul
creatorilor i dcmtorilor l a nivel central . i al d i rectorilor direci i lor
j udeene ale Arh i velor Naionale. pentru ceilali creatori i deintori. n
cond ii ile respectri i prevederi lor prezentei legi.
M m i steru l Aprri i Naionale, M i n i sterul Afacerilor Externe. Servic iul
Romn de Informai i , Serviciul de Informaii Externe. Serviciul de Protecie
i Paz, alte organe c u atribuii n domeni u l s iguranei naional e, precum i
Academia Romn i pstreaz documentel e proprii n condiiile prezentei
legi i dup expirarea termenelor prevzute l a an. 1 3 ." 75
Legi uitoru l a prevzut ca pentru documentele care nc mai sunt necesare
uniti i care le-a creat, pc baza aprobrii conducerii Arh ivelor Naionale
sau. dup caz. d i reci i l or j udeene ale Arhivelor N aionale. termenul de
depunere s poal ri prelungit. Aceast prelungire SC face i n si tuaia n
care Arhivele Naionale sau direcii le lor j udeene nu d ispun de s paiul
necesar preluri i . n ambele cazuri. unitile n cauz sunt obl i gate s
depun l a Arhi vele Naionale sau la d ireci i l e j udeene ale Arhi velor
Naionale. dup caz. cte un exemplar al i n ventarelor documentelor
permanente pe care le dein. l a expirarea termenelor de depunere a acestora.
Legea I 61 1 996 consemneaz la art. 1 4 . a l ineatul 2 i o excepie. potrivit
creia i nstituii l e centrale ale puterii de stat ca: M i n isterul Aprrii
Naionale. M i nisterul Afaceri l or Externe. Serviciul Romn de I n formaii.
Serviciul de I n formaii Externe. Serviciul de Protecie i Paz. alte organe
cu atribuii n domeniul s i guranei naionale. precum i Academia Ro1mln
pot s-i pstreze documentele. fr nici o aprobare. i dup termenul de 3 0
de ani. cu obl igaia de a depune l a Arhi vele Naionale sau Ia direci ile lor
j udeene. d up caz. in ventarele documentelor permanente. ntr-un exemplar.
l a expirarea termenului de depunere.
Regimul respectiv conferit acestor creatori nu presupune ns sustragerea
n vreun fel de la spiritul Legii Arhi velor Naionale. Eventuale le i nstruciuni
ori norme departamentale. prin care se dorete impri marea unui anumit
spec i fic prel ucrrii arhivistice. trebuie s respecte prmc i p i i le i normele
generale prevzute de legislaia arhi vistic n vigoare.
Cnd Arhivele Naionale ori d i recii l e lor judeene n u d ispun de spaiu
necesar prelurii efective a documente l or permanente. i ar creatorul sau
dei ntorul acestora asigur condii i de pstrare corespunztoare.
documentele sunt lsate n continuare n pstrarea uniti i , n custod ie.
Arh i vele Nai onale sau direci i l e j udeene ale Arhivelor Naionale preiau
" lb1de111.

1 66

inventarele acestor documente. n trei exemplare. mpreun cu procesul


verbal de predare-preluare ( model anexa 6 Instruciuni). n procesul-verbal
se menioneaz. pe lng faptul c s-a ajuns la aceast form de depunere
din l ipsa spaiului Ia Arhive i obligai i l e unitii la care rmn documentele
n custodie.
Legea confer persoanelor fizice un statut aparte. n sensul c Arh ivele
Naionale sau direci i le j udeene ale Arhivelor Naionale pot prelua de la
acestea documente prin cumprare, donaie sau depunere spre pstrare.
Pentru a stabi l i dac documentele fac sau nu parte din Fondul Arhi vistic
Naional, deintorul acestora trebuie s le prezinte Comisiei de atestare a
apartenenei documentelor la Fondul A rhivistic Naional. care funcioneaz
att Ia Arhivele Naionale ct i la fiecare direcie j udeean a Arhivelor
Naionale.
Dup ce comisia a stabilit apartenena documentelor respective Ia Fondul
Arhivistic Naional. persoanele fizice pot s se adreseze Arhi velor Naionale
cu o ofert, care va cuprinde: proveniena documentelor ( motenire.
cumprare etc . ) ; opiunea pentru vnzare. donaie sau depunere spre
pstrare; inventarul documentelor; cantitatea documentelor (n u.a. i m l ) i
ani i extremi .
n cazul vnzri i s e vor preciza preteni ile bneti. o rerta. ntocmit n
trei exemplare. va fi nsoit de documentele respective i se va nregistra n
registrul de i ntrare-ieire a corespondenei la Arhivele Naionale sau
direciile judeene ale Arhivelor Naionale. Un exemplar se restituie
ofertantul ui. iar din cele dou exemplare rmase la Arhive. unul va f'i
analizat de Comisia de evaluare i achiziii. care funcioneaz n fiecare
insti tuie a Arhivelor Naionale.
Un exemplar al ofertei i al procesului-verbal al Comisiei de evaluare i
achiziii. al inventarului cu precizarea sumelor acordate. al contractului de
vnzare-cumprare se vor transmite Serviciului fi nanciar. care urmeaz s
fac ofertantului plata.
Dac documentele oferite spre vnzare nu sunt inventariate. aceast
operaiune o va face Comisia de eval uare i achiziionare.
Pentru documentele oferite prin donaie se va trimite donatorului o
scrisoare de mulumire. fcndu-se i popularizarea acestuia.
Documentele preluate de la persoane fizice se constituie de regul. cnd
este vorba de cantiti mai mari. n fonduri personale sau fami l iale. Aici se
cu;:irind i documentele colecionate de persoana respectiv. Cnd este
vorba exclusiv de astfel de documente. ele se constituie n colecii aparte.
purtnd numele colecionarului.

1 67

Instruci unile privind activitatea de arhiv la creator i i i deintorii de


documente d i n 1 996, prevd ca una d i n principalele atrihuii ale
personalului compartimentului de arhiv i pe aceea ,,de a pregti
documentele (cu valoare istoric) i inventarele acestora. n vederea predrii
la Arhi vele Naionale. conform prevederi l or Legi i Arhive l or Naionale.'' 7''
n suhcapitolul i ntitulat Depunerea documente l or l a Arhi vele Naionale"
( art. 1 09- 1 1 2 ) . aceleai i nstruciuni reiau prevederile legi i . Jar aduc i uncie
completri absolut necesare. ca cele prevzute n articolul 1 1 2 . n care se
precizeaz:
Preluarea documentelor de la creatori 1 dei ntori de ctre Arhivele
Naionale se efectueaz prin con fruntarea in vcmarc lor cu uniti le
arhi vistice. Totodat. se face i veri ficarea modului ele constitui re a
uni ti l or arh i vistice predate. mpreun cu documenlclc se preiau i
inventarele acestora. n Lrei exemp lare. Predarea-preluarea se consemneaz
ntr-un proces-verbal . ntocmit n dou e xempl are. conform modelului
prevzut n anexa nr. 6 d i n Instruciun i le de ap l icare a legii 1 sau anexa nr . I
la prezentul cap i tol ) .
Proccsul- verhal s e ntocmete i s e nregistreaz l a unitatea creatoare sau
deintoare. numrul procesului-verbal fi ind trecui n reg i strul de eviden
curent. n dreptul i nventarelor dosarelor predate. Procesul-verbal se
nregistreaz i la Arh i vele Naionale.
Un exemplar rmne l a unitatea creatoare sau deintoare. cellalt merge
7
la Arhi vele Naionale." 7
Pentru depunerea l a Arhivele Naionale sau la d i reci i le j udeene ale
Arhivelor Naionale. uniti le arhi v istice trchuic s fie constituite corect. iar
dup introducerea nomencl atorului. conform acestuia. Ele trchuic s aib
fi lele numerotate i s fie cert i ficate.
Seleci onarea documentelor s se fac cu toat atenia i rspunderea
pentru a se depune la Arhive numai documentele permanente.
Pentru fiecare fond. fragment de fond sau colecie se ntocmete i nventar
aparte I dup modelul d i n anexa nr. 2) ce trebuie s cuprind toate unitile
arh iv istice care se depun ca permanente.
Documentele care urmeaz s fie depuse pentru pstrare permanent la
Arh i vele Naionale sau la direci i l e j udeene ale Arhivelor Naionale se
stabi lesc pe haza constatrilor din teren, prin p lanuri de perspectiv, n
funcie de importana acestora pentru activitatea de cercetare tiinific.

'"
77

Acte ""mwt11e. p.

l/Jidem.

l 4.

p.32.

1 68

Pentru a asigura preluarea n bune condiii a acestor documente. arhi vitii


de la Arhi vele Naionale sau direci i l e j udeene ale Arh i velor Naionale
urmresc ca ordonarea. in ventarierea i selecionarea acestora s se fac d i n
llmp. d e ctre personal cal i ficat. i a r inventaru l s reflecte n mod ridcl
cupri nsul fiecrei uni ti arhi vistice . Un rol important n aprecierea i
pregtirea acestor documente revine comisi i l or de selecionare de la uniti .
De fel u l n care sunt mstru i te . de mod u l cum se orienteaz membrii acestora
n aprecierea valor i i documentelor. depinde. n ul tim instan. cu cc l'a f"i
completat baza documentar a Arh i ve l or Naionale.
Odat cu documentele SC preiau i trei cxcmrlare clin inventar. mpreun
cu un exemplar din procesul-verbal de rredare-prcl uare. d i n cele dou
ntocmite. Acesta se nregistreaz att la unitatea care dcrunc. ct 1 la cca
care preia documentele, urmnd ca pc baza lui s se opereze date le n
registrul de eviden curent ca i n registrul general de arhiv .
.. n cazuri excepionale. Arhivele Naionale i direci i le j ude\enc ale
Arhi velor Naionale. cu aprobarea conduceri i acestora. pol pre l ua fonduri i
colecii nei nventariate sau sub termenul legal . dar numai n urmtoarele
situa i i :
- cnd documentele s u n t scrise n limbi i paleografi i strine. i a r creator i i
i dei ntori i n u a u specialitii necesari rcntru ordonarea. inventarierea i
selecionarea acestor documente:
- cnd documentele prezi nt val oare tiinif"ic deosebit i creatorii sau
dei ntori i nu d ispun de condii i corespunztoare de pstrare i nici nu
exist posibil i ti pentru crearea unor asemenea sra i i de depozite:
- cnd documentele au rost afectate de calam i ti naturale. iar creatori i i
deintorii de arh i v nu au condiii de asi gurare a conservrii i pstrrii lor:
- cnd documentele au fost create de organ izai i poli t ice sau obtcll.
insll tuii i uniti cc 1-au ncetat activitatea. fr a avea un continuator care
s asigure securi tatea i conservarea arhi vei uniti i dcsfi inate.''7'
n afar de documentele propri u-zise, l a Arh i ve l e Naionale sau direci ile
j udeene ale Arh i ve lor Naionale. d up caz, se mai depun. aa cum prevede
legea i sigi l i i le i tampilele d i n metal. avnd nsemnele l egale i
denumirea complet a uniti i . dup scoaterea lor d i n uz. Ele se depun
ntr- un cxcmpiar. pc baz de inve ntar ntocmit c o n form anexei nr . 7 d i n
Instruciuni r 3 exempl are I i proces-verbal de predare-prel uare. ca i
documentele obinui Le .
Pnnciralcle surse de complciare a Fond ului Arhivistic Naional 1 deci a
bai.ci documentare a Arhivelor Naionale 1 d i reci i l or j udeene ale
" Norme l"e/1111n: I 996. p. 70-7 t .
1 69

Arhi velor Naionale, rmn. n conti nuare documentele care s-au creat i se
creeaz la i nstitui i l e de stat centrale i locale, la uni ti l e el:onom1ce de stat.
sol:ietile

comerc iale,

regiile

autonome,

fundai i ,

asociai i ,

sol: ieti

culturale. documentele create i deinute de i nstitui i l e de mit; documentele


aflate n pstrarea unor persoane particulare; documentele provenite d i n
arh i vele de peste hotare care privesc istoria rii noastre ( rcprodul:eri - mai
ales sub form de microfi lme ) .

Lipsa spai u l m de depozi tare a determi nat i determi n n rnntin uare.

preluarea selectiv a documentelor, fi ind vizate. n primul rnd. i nstituii


mai importante. cc ofer documente de marc valoare ti ini l'il:.
innd seama i de epoca n l:are au fost sl:rise dol:umentele. Arhivele
opteaz pentru depunerea, n primul rnd. a celor mai vechi i valoroase
fonduri i coleci i .

L a depuneri l e succesive, trebuie respectat. n pri mul rn d . principiul


integritii fond u l u i .
..n anul 1 995 Arhivele Naionale d ispuneau de 60 de lornluri. d i n rnrc
25 de cldiri noi ( al te patru n curs de rnnstruci e ) . spel: ial amenaj ate. n
care erau depozitate aproximativ 260.000 metri l i n iari de arhiv.
reprezentnd peste 39.200 de fonduri i coleci i de dommente neatc de
institu i i l e ri i n l: i r{;a opt sute de an i . La aceasta se adaug peste dou
m i l i oane de documente pri v i n d i s toria Romniei atlate n arhive strine i
7
aduse n ar sub form de reprod uceri ( m i crofilme, xerocopi i , fotocop i i ) . 9
Depunerea la Arhivele Naionale sau la d i reci ile j udeene ale Arhivelor
Nai onale, dup l:az. a documentelor permanente. l:C fac parte din Fondul
Arh i v istic Nai onal, create i deinute de u n i ti. instituii de mit sau
persoane particulare. rmne i n contin uare una din sarl: i n i l e importante
ale acestor institui i . Ea are drept consecine d i recte mbogirea tezau ru lui
documentar l a ri i i punerea la adpost. n dep l i n siguran, a mrturiilor
de pre ale trecutu l u i .
A a c u m prevd art. 1 9 d i n Legea 1 61 1 996 i art. 1 1 1 d i n I nstruci unile e i

de apl icare, documentele permanente preluate de l a creatori i deintori n


depozitele Arhivelor Naionale s a u direci ilor j udeene. n u mai p o t f i retrase
din ad m i n i strarea acestora.

'''

Marin Radu Mocanu. Adrian Adamache. Din istoria ar/111e/or romneti. Bucureti. 1 995.
p. 1 7 i 20: Vezi 1 Ar!iil'eie Na/io11ale i .rnc1ewrea ro11111ea.1c. p . 5 9 .

1 70

2. Legislaia n vigoare i arhivele societilor comerciale


lichidate sau reorganizate
Evenimentele din Decembrie 1 989 au determinat mul tiple prefaceri dc
ord in politic. social. economic 1 cul tura l . cu implica\ii i n domeniul
arhi vistic.
Vech ile structuri insti tuionale au fost nlocui te cu altele noi menite s
asigure cursul rii spre democratizare.
O situaie compl icat, cu urmri nefaste pentru Fondul Arhi vistic
Naional au generat-o i continu s o mai ntrein unitile care. din
diverse motive. au fost l ichidate. sunt n curs de lichidare sau reorganizare.
Arhivele acestora au rmas. n marca lor maj oritate, i continu s rmn
practic fr stpn. Asistm. din pcate, neputi ncioi. la distrugerea unei
pri a bazei documentare necesare scrierii istorici contemporane.
n aceast situaie. Arh ivele Naionale i direci ile j udeene ale Arhivelor
Nionale au fost obligate s fac masive preluri de salvare a
documentelor. fr ca acestea s fie ordonate. i nventariate i selecionate.
S-a recurs la aceast msur extrem deoarece creatorii documentelor
au j ucat un rol important n plan poli tic, economic, social sau cultural.
Valoarea lor este d i ficil de apreci at n momentul de fa. astfel c se impune
o atenie sporit n pstrarea i conservarea acestora."80
Este de remarcat faptul c majoritatea legilor emise n perioada 1 9902000. ncepnd cu Legea nr. 1 5/ 1 990 pri vind reorganizarea uniti lor
economice de stat ca regi i autonome i societi comerciale. Legea
privatizri i societilor comerciale nr. 5 8/ 1 99 1 ( Legea FPS-ului 1. Legea nr.
64/ 1 995 pri vind procedura reorganizrii i l ichidri i Judiciare. republicat n
Monitorul Oficial". partea I XI. nr. 608 din 1 3 decembrie 1 999 sub
denumirea de Legea nr. 64/ 1 995 privind procedura reorgan izri i j udiciare i
a falimentului etc . . ca i i nstruciunile, normele i regulamentele de aplicare
a lor nu dau nici o soluie pentru salvarea acestor documente. De rapt.
aceste legi nu cupri nd nici o referire l a arhive.
Excepie fac. totui . Regulamentul de aplicare a Legi i fondului f'unciar
nr. 1 8/ 1 99 1 . care. la articolul 48, prevede ca arhivele fostelor CAP-uri s fie
depuse la primrii i Legea contabi liti i nr . 82/ 1 99 1 . care la articolul 30.
ali neatul 3 preci zeaz c:

"" M i hai Static. Ctlin M usta. f'roh/e111e llct1uile i de penpectil' pril'i11d sit11a/i11 arhil'elor
i11stitufii/or desfii111me sau reoro111zate. n . . Revista Arhivelor". nr. 1 / 1 99 3 . p. 6 3 .

171

,.n caz de ncetare a act i v itii persoanelor prevzute la art.


autonome.

societi

comerciale,

instituii

publice.

uniti

( regii

cooperat iste,

asoc i ai i l e i celel alte persoane j u r i d ice, precum i persoanele fizice care au


cal i tatea de comerc iant

11.1 1 .

).

b i l anul contab i l precum i registrele i

celel alte documente l a care s e refer art 25 ( d ocumente j us t i l'icative. state d e


plat ) , se predau la Arh i vele S tatului n conform i tate cu prevederile Legii
Fc ndului Arh i vistic al Romn i e i . dac legea nu d i spune a l t fe l . " 8 1 Aceste
precizn sunt deja depite. ntruct Legea 1 61 1 996 ( art. 1 8 ) i Legea
1
n r . 3 5 8/2002 ( art. I 8 ) reg lementeaz. sub aspect teoreti c . soarta arhivelor
uniti lor dcs l'i i nate.

Pentru a pren tmpina i opri d istrugeri le de documente. Legea nr.


40/ 1 990

privind

organi zarea

l'uncionarea

M i n i steru l u i

de

I n terne

prevede. pri ntre atri bui i l e sale legate de Arh i vele S tatul u i . n cal i tate de
m i n i s ter tutelar. i urmtoare l e :
a ) organizeaz. ndrum i controleaz. n c o nd i i i l e prevzute d e lege.
activitatea

pri vind

constituirea.

evidena.

selecionarea.

pstrarea.

co nservarea i folos irea documentelor d i n Fondul Arh i v i stic Naional :


a

c ) organizeaz preluarea, de la persoane l e j urid ice i fi zice, potri v i t le g i i .


documentelor

care

se

pstreaz

permanent;

asigur

conservarea

protecia acestora :"82


Legea Arh i velor Naionale nr.

I 6/ 1 996.

l a articolul 4 . precizeaz c:

Persoanele l'i zice i j uridice. creatoare i deintoare de documente care


rac

parte

conti nuare

din

Fondul

creatori

i n ventarierea.

Arhivistic
deintori

selecionarea.

Naional
de

al

Romn i e i .

documcme.

pstrarea

denumite

rspund de evide na.

fo losirea

documentel or.

condii i l e prevederi l or prezentei l e g i . "83


Aceeai

lege.

cap i tolul

Naionale n ad m i n i s trarea i

atribui i l e

Arh i velor

protecia spec i a l a Fondu l u i

II.

cu

referire

la

Arh ivistic

Naional al Romn i e i " . art i c o l u l 5 . l i terele b-c ' ' . stipuleaz:

b l controlea1. apli carea prevederi l or legisl aie i n vigoare pe l i n i a

munc i i d e arhiv i stabilete msu rile ce s e i mpun potri v i t leg i i :

c ) pre i a d e l a creator i i i dei ntori i d e arh i v documentele care fac parte

d i n Fondul Arhivistic Naional. n cond i i i l e i la termenele prevzute n


. . x.i
preze ma lege .

'
' Legea rn11wbili1tii nr.
eh n 27 dec e m b ri e 1 99 1

82 din

<: Lege /JJ"l l'ind organiarea

2./

decembrie 1 99 1 . n Moni loru l Oficial". partea I. nr. 26

I f1111cwnaret1

Mini.Herului de /l//eme n r. ./011 990. n .. Monitorul

Oficial". partea I. nr. 1 46 din 1 8 decembrie 1 990.

Ane nortll(///1-'C.

" Ibidem. p.2.

p.

1 72

O prevedere foarte important a Legii 1 6/ 1 996. modificat i completat


prin Legea nr. 3 5 8 din 6 iunie 2002. care. dac s-ar pune n aplicare. ar
preveni multe situaii neplcute legate de soarta arhivelor unitilor
desfi inate. se regsete la articolul 34. unde se precizeaz:
..Creatorii i/sau deintorii de documente sunt obligai s comunice in
seri. n termen de 30 de zile. Arh ivelor Naionale sau. dup caz. direci il or
Judeene ale Arh ivelor Naionale. documentele care le atest n fiinarea.
reorganizarea sau desfi i narea. n cond iiile legii. precum i msurile
dispuse n vederea arhivrii documentelor create sau deinute de acctia.'"x'
Aceasta nseamn c ntre creatorii i deintorii de documente i Arhivele
Naionale sau. dup caz. direci ile j udeene ale Arhivelor Naionale. n
calitatea lor de unic administrator al Fondului Arh i vistic Naional. trebuie s
existe o legtur permanent, prin personalul de la compartimentul de
arh iv.
n ceea ce privete si tuaia arhivelor uniti lor desfii nate. prevederi le
Legii 3 5 8 din 6 i unie 2002 pentru mod i ficarea i completarea Legii
Arhivelor Naionale nr . 1 6/ 1 996. suni foarte cl are i doar neaplicarea lor.
din motive diferite, de ctre prile vizate de lege s o facil. duce la pierderi
de documente.
Astfel. articolul 1 8 cl i n Legea 1 6/ 1 996, mocii ficat i completat arc
urmwrul cuprins:
..n cazul desfii nrii . n condii ile legi i . a unui creator de documente.
persoan _1 uridic. fr ca acti vitatea acestuia s fie conti nuat de altul.
documentele cu valoare istoric. n sensul art. 2 . vor fi rrcluale de ctre
Arhivele Naionale sau de direci ile j udeene ale Arhi velor N aionale. iar
cele cu valoare practic. n baza crora se elihcrcaz cnpi i. ceru ficale i
extrase pri vind drepturile referitoare la stagiile de coti zare la as 1 gurn
sociale ale ceteni lor. vor fi preluate de casele j udeene ele pensii sau ale
sectoarelor municipiului Bucureti. dup caz."'8" Dup acest art icol s-a
i ntrodus articolul 1 8 1 care stlpuleaz ohl igai ilc pe care Ic au att cei care
preiau patrimoniul unitilor desfiinate. ct i reprezentanii Arhivelor
Naionale sau direci i lor judeene ca i cei ai caselor de pensii preciznd :
,.Creatori i i/sau deintorii de documente. persoane juridice. care i
schimh regimul de proprietate sau i mod i fic obiectul ele activ itate.
precum i noii deintori care preiau patrimoniul. au obligatiu s di spun

x<

f,eKell nr.

J.5812002 J>el/l/"11

modificarea i co111plewreo Legii !\r/11.-eior Naio110/e 11r.

/ 6// 996, n . Monitorul Oficial'". partea I. an XIV. nr. 476

l.c!!<:a nr. .'1.'1 8/2002 ).


Xf1

l/Jidelll

1 73

. .'1

i u l ie 2002.

p . I . t n comi nuarc:

msun pentru pstrarea. conservarea i evidena arhivei. n condiiile


prevzute de lege.
Unitile prevzute la alin. I sunt obligate s ia msuri mpotriva
distrugerii. degradrii. sustragerii on comercial i zrii l"r drept a
documentelor de arhiv.
Documentele menionate la alin. 2 se depoziteaz n condiii i n locuri
stabi l ite prin acte bilaterale ncheiate cu reprezentani i Arhi velor Naionale
sau ai direciilor j udeene ale Arhivelor Naionale. cu excepia celor cu
valoare practic, n baza crora se elibereaz copii , cert i ficate i extrase
privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurri sociale ale
ceteni lor, care se depoziteaz la casele judeene de pensii sau ale
sectoarelor municipiului Bucureti.
Carnetele de munc se predau titularilor de drept ori succesori lor legali ai
acestora. dup caz.
An. II - Documentele ce urmeaz s fie depozitate la casele j udeene de
pensi i sau ale sectoarelor municipiului Bucureti. precum i procedura de
predare-primire a acestora se vor stab i l i prin Hotrre a Guvernul ui.
elaborat de Ministerul Muncii i Solidaritii Sociale, la propunerea Casei
Naionale de Pensii i alte Drepturi de Asigurri Sociale. care va fi adoptat
7
n termen de 60 de zile de la data intrrii n vigoare a prezentei legi ."8
Articolul 1 1 1 din Instruci unile privind activitatea de arhi v la creatorii i
deintorii de documente prevede c n cazul desfii nrii unei uniti . fr ca
activitatea ei s fie continuat de alt unitate. eful compartimentului de
arhiv va ntocmi un proces-verbal. n prezena reprezentantului Arhivei or
Naionale sau, dup caz. al direciei j udeene a Arhivelor Naionale. n care
va consemna principalele date despre fond. Procesul-verbal va fi semnat i
de membrii comisiei de lichidare. un exemplar fi ind preluat de
reprezentantul Arhivelor Naionale.
Din punct de vedere j uridic legiuitorul a procedat corect, numai ca m
mod practic atta vreme ct nici Arhivele Naionale i direciile judeene ale
Arhivelor Naionale i nici Ministerul Muncii i Solidaritii Sociale i
direciile j udeene ale acestuia nu dispun de spaiu pentru preluarea acestor
documente fr stpn. legea nu arc aplicabili tate practic.
Pentru ca aceast prevedere legal s-i gseasc aplicabilitate este
imperios necesar ca att Ministerul de Interne. n virtutea atribui i lor sale cu
pri vire la Arhi vele Naionale. ct i Ministerul Muncii s se implice cu toat
responsabil itatea n soluionarea problemelor legate de spaiu, aa nct
arhivele unitilor lichidate s-i urmeze cursul legal. Acest demers al
'' Ibidem.
1 74

Ministerului de Interne trebuie s fie sprij init permanent att la nivel central.
ct i pe plan local.
Nu-i mai puin adevrat i faptul c organele chemate. prin Legea
64/ 1 995 privmd procedura reorganizrii j udic iare i a falimentului.
republicat n 1 999. s apl ice procedura l ichidrii judiciare : instanp
j udectoreasc, j udectorul sindic, administratorul , l ichidatoru l . adunarea
creditorilor i comitetul creditor, care ar trebui s vegheze, din ti1np, ca
arhiva s fie ordonat. in ventariat, selecionat, iar documentele
permanente s fie pregtite pentru depunere la Arhi vele Naionale sau. dup
caz. la direci ile j udeene ale Arhivelor Naionale. iar cele cu valoare
practic l a Ministerul Muncii sau d ireci ile j udeene ale acestuia. nu au avut
i nu au n preocuprile lor i arhi va.
Conform legii. lichidatorul . ca ultim responsabil. trebuie s efectueze
actele, opi unile i proceduri le dispuse de j udectorul sindic i n mod
normal s vegheze la respectarea legilor n vigoare i n ceea ce pri vete
arhiva.
Din pcate. n realitate. lucrurile nu se petrec n acest fel.
Aa se explic faptul c noul proprietar gsete arh iva prsit prin
pivni, pod sau alte ncperi i avnd nevoie de spaiul respectiv. dorete s
scape de ea ct mai repede. De obicei aceste documente sunt vndute ca
maculatur.
Asemenea situai i. care sridcaz legea. nu sunt cazuri singulare.
A rhivele Naimwie i direci ile lor J udeene trebuie s intervin. namte
de a se produce aceast frdelege. prelund integral documente le. chiar
dac. ulterior. vor trebui prelucrate cu personalul lor cal i ficat, sau impunnd
aplicarea noilor proceduri ale legi i .
Cnd Arhivele Naionale sau direciile j udeene a l e Arhivelor Naionale
nu dispun deloc de spaiu de depozitare, se poate recurge la preluri
selective de fonduri sau colecii care conin informaii de si ntez, cu riscul
de a depozita. temporar. aceste documente n bibliotec. birouri. printre
rafturi etc.
Pentru prevenirea distrugerilor de documente. Arhivele Naionale i
direci ile j udeene ale Arhivelor Naionale trchu 1 c s-i intcnsirice
activitatea de control i ndrumare, pe care le-o confer legea. cu precdere
acolo unde urmeaz s se produc lichidri sau reorgan izri. insistnd. n
special pc lng j udectorul sindic, care, conform legii ( 64/ 1 995 ) are,
printre ndatoririle principale i pc cele privind: .,in ventarierea bunuri lor
debitorului i l uarea msurilor corespunztoare pentru conservarea lor:

1 75

efectuarea oricror activiti cerute de lege"88, aa nct documentele s fie


pregtite din timp pentru predare-preluare.
nfiinarea unor societi comerciale care cumpr de la lichidatori
documentele unitilor desfii nate, cu scopul de a le salva de la distrugere,
poate fi o soluie de moment. cu condiia ca ntreaga lor activitate de
preluare. pstrare. prelucrare i folosire a acestor documente s se fac cu
avizul Arhivelor Naionale. singura instituie abili tat de lege s gestioneze
Fondul Arhivistic Naional .

"' Lege p1fri11d proced11ra reorganizrii i lic/1idcini .11ulinare. 11r. 6./ din 22 w11ie 1 995. n
Moni10rul Oficiat'. panea I. nr. 1 30 din 29 iu lie 1 99 5 .

1 76

( Arl.

1 1 2.

ANEXA nr. I
anexa 6 Instruciuni )

( Denumirea uni tii care depune documentele )


( Compartimentu l )
Nr.
dm
_
_
_
_

PROCES-VERBAL
privind depunerea-prel uarea din

_______

Subsemani i

( anul . luna, ziua)

dm partea
din partea
4 am procedat. primul < a l la depunerea i al
doile ala preluarea
' din ;.m 1 1

6 nsumnd
uni ti arhiv istice 1
8
ml .
Totodat. s-a depus i preluat inventarul (inventarele) acestor documente.
in
9
n timpul verificrii nu au fost gsite urmtoarele uniti arhivistice:
______ ____

______

_______

_______

IO

Proccsul-verhal cuprinde
exemplare . din care unul rmne la
unul la

____ _____

------

Am depus,

1 1 i

s-a

I '

ncheiat n ou
iar

Am preluat.

I
I

NOT:
11
Nu111ele i prenumele depuntorilor ! e ful compartimcn 1 u l u 1 care rspunde 1.k
21
31
4)

arhiv 1 arhivarul unit i i > 1 funclia aceslora.


Denumirea unlltii care depune documentele.
N u111ele i prenumele arh i v i s 1 u l u i care face prelu area.
Denumirea inslitu\1ei care

face preluarea 1 Arhivelc Na!ionalc sau den u mm:a

directici judelenc respectivei

de fond. coleciei preluate

5>

Denurrn rea fondului. fragmen1u l u i

6J

Anii extremi a i documentelor preluate.

7)
8l

N u mrul u n i l!ilor arhivistice preluate.


Canti tatea i'n metri l i niari.

177

9)

I 0)
II

12i
13)

14 l
151

I 6J

Numrul exemplarelor inventarului cu care au fost depuse documentele < 1 pentru


tiecare fonc.1 sau colecie)
Nu mrul curent c.le inventar al u.a. care nu au fost gsite la preluare.
N umrul filelor procesului -verbal.
Denumirea unitii care a c.lepus documentele.
Denumirea institutiei care preia documentele.
Semntura celor care depun documentele.
tampila uni t i i .
Semntura arhivistului care preia documentele.

1 78

ANEXA
l Denumirea

nr.

fondul ui )

INVENTAR
pentru documentele create n anii 1 93 0- 1 960

Nr.

C-1.

Cuprinsul pc scurt al

Anul sau anii

Nr.

u.a.

extremi

filelor

Observa\ i i

Se menioneaz n dreptul
celor cc rmn la uni tate:
rei nut" sau : li ps"
pentru cele care lipsesc la
preluare.
I

Prezentul inventar format din

arfo vistice.

Astzi

___

file, cuprinde

s-au depus-prel uat

___

uni ti

u.a.

Am preluat.

Am depus,

1 79

CAPITOLUL X
INFORMATICA I ARHIVELE CREATORILOR
I DEIN TORILOR DE DOCUMENTE
l . Probleme generale
A m p l o area

c a l i tatea

progre s u l u i

t i i n i fic

sunt

c o n d i ionate

de

comunicarea t i i ne l or umane, de tra n s ferul i n formai i lo r i a l datelor n


t i mp i spaiu .
.. Necesi tatea s o c i a l de rezolvare efic ient a probleme l or de tra n s m i tere a
i n formai i l or de l a autori la bene fi c i ari a determ i n at crearea unei t i i ne a
'"
m format i c i i . cu apl icaii n toate domen i i l e de ac t i v i tate."
C a l c u l atoarele e l ectro n i ce au aprut ca urmare a pro g re s u l u i n dome n i u l
e l ectro n i c i i i automatic i i . d i n n e v o i de ord i n rrac tic. v e n i n d n sprij i n u l
omul u i . sufocat de numrul marc de c a l c u l e anevoi oase i costisitoare.
necesare

rezo l vrii

m u l t i p l e l or pro b leme

din

toate dome n i i l e acti v i tii

umane.

dat

cu

apari i a

i n troducerea

v i aa

societ i i

moderne

c a l c u l atoru l u i electro n i c , s-a produs o revol uie. att n activi tile soc i a l
economice. c t i n c e l e c u l tura l - t i i ni fi c e . ce se i n tegreaz i n ampl a
re vol uie t e h n i co-t i i n i fic m o n d i a l . Dezv o l tare a i continua perfecion are
a e c h i pamentelor c l cctromcc de c a l c u l a cptat o i mportan deosebit d i n
91
momentul n care a u deve n i t s i steme automate de regsire a datelor." 1 Ca
uPnare. a l uat natere aceast ramur a ti i nei d e n u m i t i n l ormatic.
Evol uia teh n o l ogic arc o rat

schi mbri i ameitoare. Astfe l . ceea cc

astzi reprezint vrfu r i l e tehnol ogici hardware sau software reste un an se


demodeaz iar peste c i nc i ani devine pur i s i mp l u anacromc.
Pentru documentele permanente sau cu termene nde l u n gate (50 de ani state le de p l at etc. J. arh i v a e l ectro n i c va rezo l va ntreaga pro b lematic a
acestor documente. n mod real . doar clac cons ider m c o s l ll r i l c i pi erderi l e
e l e d a t e pos i b i le n procesul de c o n versie sau emu lare. Conversia perm i te
pstrarea

compati b i l i tii

datel or.

pentru

Ic

face

d i spon i b i l e

pt.:lllru

'" Gabriela H urmuzache. Arlli1e/e i i11/(J1warirn. n Revista Arhivelor'". nr I/ 1 97 9 . p. 1 2.

"' ' lhidem.

1 80

u l timele tehnologii. Emularea angaj eaz costuri le i problemele spec i fice


crerii de noi tehnologi i care s perm it rularea programelor vechi. n
scopul adaptri i unui software original c u un hardware de ul lima generaie.
Toi creatori i i dei ntor i i de documente apeleaz. destul de des. la
i n forma i i l e de arhiv. De aceea, fr abi l i tatea de a stoca. a ad mini stra i a
util iza rapid i c ficienl aceste date. exist riscul dereglrii ac L i v i Li i
unitilor sau. uneor i . chiar a b locaj elor n activitatea cotidian.
Pentru ca o uni tate care creeaz anual un volum mare de documente. s
i poat proteja i util i za. la nevoie. e ficient i rapid i n forma i i l e de valoare.
ea trebuie s apeleze l a conversia d igital a acestor documente.
Arhivarea elec tronic scade mult costul stocr i i datelor prin reducerea
spaiului de depozi tare i n acelai timp, crete s igurana pstrrii
corespunztoare a datelor - p lasate pe med i i optice i supli mentare prolejatc
prin copii de siguran pe medii non volatile sau pc band. dup nevoi Ic
reale ale uti l i zatoru l u i .
-

2. Introducerea informaticii n arhivele creatorilor i


deintorilor de documente
Dup ritmul i d i reci ile n care evolueaz societatea uman.
echi pamentele e lectronice de calcul sunl produsele care s-au impus i la noi.
mai ales n ultimul deccm u. i cu siguran se vor i mpune n aproape toate
domeni i l e de acti vitate - inclusiv n arh i ve.
n ultimii ani. c u precdere n sectorul prival. dar nu numai . .; c
contureaz preocupri ale conducerilor ele un iti ele a implementa sistemele
i n formatice inclusiv n acti vi tatea de arh i v .
Reuita unei astrei de acti v i ti presupune, negreit. colaborarea unili lor
c u spec i a l i tii de la Arh i vele Naionale sau d ireci i le j udeene ale Arhi velor
Nai onale. Ei trebuie s spun n ce condii i un s istem crcalor de arh i v
poate fi paralel ( adic s d ubleze i n formaia stocat pc suportul tra d i ional ) .
s a u alternativ ( s pstreze i n formaia. n m o d u n i c . doar p c suportul
i n formatic ) . Trebuie s poat spune n ce msur o anume arhiv
91
i n formatic rspunde exi genelor pstrri i unor i n formaii de val oare .''
Scopul princ ipal al oricrei arh i ve este acel a de a crea corect uniti le
arh i v istice. de a Ic pstra n condiii corespunztoare i de a le valori fica sub
d i f"erite forme.
Arhivele. i n c l usiv cele de la creatori i dei ntor i . gest i o n e a z o imens
cantitate de i n forma i i . de date. Pentru ca aceste documente s nu fie n ite

Bogdan Florin Popovici. 1trhi1ele i rnlculotorul. studiu ms . . p. i .

181

grmezi de arhiv moart'', ele trebuie s aib o eviden ( inventar), iar


aceast eviden transpus ntr-un anumit limbaj pc calculator. d
posibilitatea regsirii rapide a informaii lor din documente. Acesta este doar
un aspect legat de folosirea calculatorului n activitatea de arhiv.
Firete, tehnologia actual poate permilc concentrarea informaii lor pc un
volum mic de suport, n felul acesta rezolvnd i venica problem a
spaiului de depozitare.
A.pelnd atl la sprij inul specialitilor propri i n domeniul i n formaticii,
ct i l a specialitii Arhivelor Naionale sau ai direci ilor judeene ale
Arhivelor Naionale, o scrie de uniti uti l i zeaz tehnica de calcul i n
activitatea de arhi v.
Plecnd de la prevederile legislaiei arhi vistice actuale i ncercarea de
transpunere a acestora n limbaj informatic. aceste uniti i-au ntocmit
programe sau proceduri de lucru privind constituirea arhivei curente.
evidena documentelor. pstrarea, folosirea acestora etc.
Astfel. ct pri vete constituirea arhivei curente. programul prevede
utilizarea calculatorului la registratura general. unde se nregistreaz toate
documentele intrate. ieite sau ntocmite pentru uz intern. folosind
rubricatura sugerat de specialitii de l a arhi ve. incl uznd i rubnca
indicativul unitii arhivistice dup nomenclator". Un asemenea registru de
i ntrare-ieire informatic capt aceleai proprieti ca i cel pe hrtie. Nu
pentru a complica lucrurile. ci dimpotriv, credem util i rubrica cuvinlc
cheie".
ntocmirea nomenclatorului arhivistic, constituirea un itilor arhivistice,
inventarierea documentelor l a compartimente, pstrarea i folosirea
documentelor. riecare n parte, constituie subiectul unor programe sau
prcceduri de lucru detaliate.
Aceste programe de lucru care privesc arhiva se regsesc. toate. n
programul general de informatizare a ntregii acti vi ti a un itii respective.
Arhiva poale conine fie doar suport informatic ( documentele pe suport
d i ferit sunt convertite n cod informatic). fie o combi naie de suporturi.
Toat corespondena se poate face printr-o reea, inclusiv transferul
documentelor la arhiv. Arhiva nsi i schimb aspectul. din rafturi
prfuite pline de dosare. se transform ntr-un serviciu modern. cu servcre i
sisteme de gestionare computerizat a datelor. Se ctig timp. se nltur
birocraticele procese-verbale i. mai ales. sistemul de eviden i regsire
poate fi realizat mai eficient i mai rapid. Astfel, inventarele pol fi rc<ili zatc
prin sortarea. n cadrul bazei de date. ce nlocuiete registru l de intrare1 e 1 rc. a tuturor documentelor cc au acelai indicativ ( conform
nomenclatorul u i ) sau acelai cuvnt-cheie. Practic, clasicul rezumat al
1 82

coninutului uni tii arhivistice se constituie firesc. prm alturarea


rezumatelor f'iccrui document n parte - rezultnd. deci. un rezumat foarte
generos. care pcrmlle identificarea cu prec izie a conin utul u i . n egal
msur, prezena cuvintelor-cheie permite constituirea unor indici. care
ofer posibilitatea regsirii rapide a informaiei cerute. Acest lucru se poate
realiza att n cazul n care doar evidena documentelor este computerizat.
existnd arhiv pe di veri supori, ct i n cazul informatizri i totale."92
Extinderea pe scar l arg a informaticii n arhi ve va determina. cu
siguran i adaptarea legislaiei arhi vistice la realiti le concrete. n acest
sens trebuie vzut dac nu s-ar putea renuna la uncie instrumente de
eviden. cum ar ri, spre exemplu, nomenclatorul arhi vistic. care ar putea fi
nlocuit cu cuvinte-cheie (cuprinse ntr-un clasi f'icator) .
C t despre gruparea documentelor n uniti arhivistice. n condiiile n
care suportul tradi ional - hrtia - se pstreaz ca material de arh iv, iar
calculatorul poate identifica operativ documentele dorite. se pune problema
dac n-ar fi mai simplu i mai practic s pstrm documentele n ordinea
numerelor de nregistrare. n acest fel, atunci cnd avem nevoie de un
document. apelm direct la ci. fr s uzm i celelalte documente allatc n
dosar. Acest procedeu poate ol'cri unele avantaje. dar avnd n vedere c
documentele trebuie cercetate n contextul n care au fost create. considerm
c dosarul trebuie s rmn, deocamdat, unitatea arhivistic de baz.
Trecnd la informai ile propriu-zise de arhivat, create dar i consumate
ntr-o imens cantitate. n aceast perpetu criz de timp, n care se zbate
societatea uman. folosirea informaticii i n domeniul arhivelor este un
lucru nu numai necesar. dar absolut firesc, n msura n care uniti le dispun
de posibil iti le financiare necesare. Este important s se poat asigura
calitatea informaiei din arhivele i n formatice i din sistemele informatice de
gestionare a datelor.
Documentele scrise pc suport clasic ( hrtie . pergament etc. I se
individualizeaz prin anumite caracteristici i n runcic de cuprinsut lor li
se stabilete valoarea documcntar-tiini f'ic, practic etc. i implicit
termenul de pstrare: permanent sau temporar. Cercettorul prefer
originalul, cu semne de val idare (semntur, sigiliu, monogram etc.). cc
confer documentelor i o valoare j uridic. Falsul este uor identificat.
Citirea documentelor presupune cunotine de paleografie. limb etc .
,,Introducerea arhivelor pc suport i nformatic solicit sati sfacerea mcar a
acestor exigene; trebuie s o fere aceleai avan taje pc care Ic o fer suporii

., , lb1de111. p. 1 -2 .

1 83

c lasi c i i . pentru a- 1 p u tea nlocui. s aduc ceva n p lus. n vederea creterii


e ficiene i .
O dat creat un document p c calculator - nelegnd a i c i prin document
cca mai mic uni tate . indivizihil. care conine i n forma i i - acesta. pentru a
avea valoare j uridic. trehuic s fie i nd i vidual izat. val idat. s poal
evidenia eventualele interveni i ul terioare. ncau1ori1.alc . pc text. Programele
ohinuitc creeaz documente care pol J'i oricnd mocl i l"icatc. Ele nu au
semne de val idare care s autenti ricc documentul i care s-i suhli n1CJ:c
individualitatea. n acelai sens. d i ferena d i n tre original i copie este
minim. De aici rezult posihil it1 extrem de mari ele falsificare. Dup
opinia noastr. acesta este unul d i n mollvclc pri n c ipale pen tru care - cel
puin n Romnia - documentului i n formatic nu i se accept deocamdat
valoarea j urid ic prohatorie. Acestor probleme l i se adaug cele rezultate
cl in i n terconectrile l a reelele i n formatice. care aduc prohlcmele accesului
neautorizat. fie n vederea l'alsi f'icri i informati e i . l'ic n vederea sustragerii
.m
i pcnLru doc mcntclc i n l'ormaticc c ist
acesteia i distrugc ri i _
posi hi l i ti de validare. ncepnd cu parolele c lasice. identi ficri de
amprente digitale sau vocale .a.
Astzi . s igurana documente l or i n formatice a crescut foarte mult, accesul
neautorizat l a documentele i n formatice este reglementat att legislativ. ct i
prin sisteme de protecie a datelor. Pentru documentele confideniale se pot
constitui arhi ve i n l"ormaticc c u si steme superi oare de protecie. n acest
sens.
di versitatea soft-urilor
l'olosiLe
solic it arh i velor s aih
dispon i h i l iti lc necesare pentru a putea aj unge la i nforma i i . disponihil itti
cc se cer reactua l i zate permanent.
I n l"ormalizarca arh i velor de la uni ti nu se poate !'ace i inc la zi dect
c u personal ele nalt cal i ficare . racordat permanent la legislaie i nciutilc
din domeni u . Leg islaia arh ivistic. c u precdere Instruci u n i le privind
activ i tatea ele arhiv l a creatorii i deintori i de documente. trchuic
completat i adaptat la cerinele concrete ale uniti lor, n spec ial capitolul
n cauz. pentru c a aceasta s vin n sprij i nul creatorilor i deintori lor de
documente.
Avantajele util izrii calculatoarelor n u mai trebuie demonstrate. Astre i ,
computerul poate astzi. pri ntre altele. s stocheze un volum i mpres ionant
de i n formaii pc un spaiu re lati v mic i. mai important. s operc1.c cu
aceste i n forma i i . c u o vi tez i o prec i1.ic pc care omul nu I c poate
'J i
atingc." - Pc lng aceasta. calculatorul o fer siguran dcoschit n

I
.,_,

l/Jtdl'lll. p.4 .

l/Jtde111. p. I .
1 84

c x r loatare.

asigur protecia informaii lor mrotri \'a d istrugeri i !'i 1.ice ca i a


accesului neautorizat: tehnic avansat d e nmagaz i n are i regsire a
informai ilor: asigur uor schimbul de informaii cu alle r i : determin
rid icarea nivelului profesional al rcrsonalului de la arh ive. care oricum nu
mai poate fi un absolvent a opt clase gimnaziale etc.
Pe l ng avantaje. folosirea sistemului informai onal prczml i uncie
dezavan1a.1 e. Astfe l . dei suportul este perfecionat continuu. ci nu poale
conferi, deocamdat. la nevoie. pstrarea permanent a i n f ormai ilor
resrectivc. Nimeni nu tie. cu certitudine. ct c pstreaz o informaie pc
suport i n form atic. impunndu-se recopierea la un anumit mtcrval de timp:
surortul este refolosi bil. aa nct se pune pro b lema mod ului de de pu nere a
i n formai i lor la Arhivele Naionale sau la direci ile .1 udccnc. fr nici o
prctcn[lc. Apoi. trebuie avute n vedere riscuri le destul de mari de di strugere
a informaiilor prin tergere. din eroare sau ,.infectarea'' s 1 stemclor
informatice cu virui : asemenea documente impun condiii speciale de
pstrare i conservare.
Rezultatul apl icrii programe/or sau proced11rilor de /11cru. la uniti le
unde s-a implementat acest sistem i n formai onal. este de-a dreptul
impresionant. Fiecare salariat al uni ti i. inclircrcnt de compartimcmul unde
lucreaz. arc consemnate n scris. cu detal i i . etape le de lucru 1 mod u l cum
tre b u i e rezolvate problemele riccrci etape. Astre i . salariawl tie unde este
l o c u l fiecrui document. cum trebuie s constituie unitatea arh iv istic. s
'in tocmeasc i nventarele. s depun documente le la arhiva uni tii i s le
foloseasc.
Pentru a putea rspunde. cu promptitud i ne. acestor ,.provocri" . pc lng
Arhivele Naionale i direciile judeene ale Arh ive lor Naionale trebuie
create. urgent. nuclee ele arhi viti iniiai n aceste probleme. competeni s
control eze i s ndrume aceast acti vitate la creatorii i deintori i de
d o c u me n te.
iar Fac u l t a t ea de Arhivistic 1 coala N aional de
Pc:-fccionarc Arh 1 v 1 stic sau orice alt insti tuie care se preocup de
perfecionarea perso n a l u l u i . au datoria s cuprind n progra m e l e lor de
studiu i aceast i mportant tematic a i n fo rmatizrii arhivelor.
Deocamdat informatizarea arhivelor n Romn ia apare ca deziderat
pentru maj or itatea un itilor. Aflndu-ne ntr-o raz incipient. pregtitoare.
n cutarea celor mai bune soluii. dar mai ales a resurselor materi ale.
considerm c aceast problem att de important va trebui abordat n tr-\!
l ucrare i ndependent.

1 85

CAPITOLUL XI
PERSONALUL DE ARHIV A DE LA CREATORII
I DEIN ..\ TORU DE DOCUMENTE
1.

Legislaia arhivistic actual i personalul de arhiv

Exagerarea. n vechea legislaie arhi vistic, a rolului compartimentelor i


comisi i l or de selecionare n ceea ce pri vete efectuarea princ ipalelor
operai uni arhivistice a condus la formarea mental itii pouw 1 1 creia
personal ul arhivei nu-i j ustifica activitatea. aa nct. n multe situaii s-a
aj uns la desfi inarea compartimentelor de arhiv i chiar la dispariia din
organigramele unitilor a runcici de arhivar sau arh ivist.
Dispariia rnmpartimentelor de arhi v. reducerea lor la cte o persoan.
ncadrat. de obicei. pe post de legtor-compactor manual. ncrctor
distribui tor de materiale etc .. care avea i alte atribuii ( d i fuzarea presei. la
centrala telefonic. evidena impri matelor cu regim special .a. ) s-a produs pc fond ul omisiunii legislaiei. nc l a nceputul deceniului al optulea al
secolului al XX- iea - ca urmare a nelegerii i aplicrii dogmatice a
inlturni birocratismului din ad ministraia de stat. Aa s-a aj uns ca mari 1
importani creatori de arhi ve cu valoare documentar-i storic s lucrCt.c cu
personal insuficient. necalificat. cu urmri nefaste n ceea cc pn vctc
acti vitatea de arh iv.
ntr-un capitol aparte ( V ). intitulat .. Personalul arhivelor". Legea
Arhivelor Naionale nr. l 6/ 1 99 6 aeaz, oarecum. lucruri le n normalitate,
preciznd c toi creatorii i deintorii de documente, persoane juridice. au
obl igaia de a nfiina compartimente de arhiv sau de a desemna persoane
responsabile cu probleme de arhiv. n funcie de valoarea i canti tatea
acestora.
Desemnarea personalului nsrcinat cu activi tatea de arhi v, structura i
competena acestor compartimente de arhiv vor fi Labi l i le de ctre
conducerea unitii creatoare i deintoare de documente. cu avizul
Arhivelor Naionale sau. dup caz. al direciilor judeene ale Arhivelor
Naionale. " 9'
.,_

l.eget1 11r.

/6//996. p. 4 .

1 86

Spunem oarecum. deoarece l e g i u i torul a omis d i n textul acestei l e g i


termeni consacrai ca cei de arhivist/arhivar. Aceti termeni se regsesc
doar n Ordonana de urgen emis ele Guve rn u l Romniei ele stabi l i re a
salar i i l o r de baz pentru personal u l contractual d i n sectorul bugetar. nr. 24
dir

30

martie

2000.

n Nomencl atorul

de

ru ncii

spe c i fice Arh i ve l or

Naionale sunt cupri nse i fu ncia de arhivist. pentru personal u l cu stud i i


96
superi oare i c e a d e arhivar. pentru persona l u l c u stud i i mccl i i . " '
R o l u l arh i v i s tu l u i sau arhi varu l u i . ele la un i ti l e creatoare i dei ntoare
de documente, n coordonarea procesu l u i de constituire corect a arh i ve i
curente , n ordonarea. i n ventarierea. seleci onarea. l"ol osirea s a u pregtirea
documentelor c u valoare i stori c pen tru depunerea l or l a Arh i ve l e Naionale
sau la d i reci i l e j udee ne . ca i n pstrarea i conservarea documL:ntcl or. l-a
dctenrn n m pe legiu i tor s prevad ncadrarea pc ascmL:nea posturi n u mai cu
avizul

A r h i v e l or

Naionale

sau.

clup cai..

al

d i reci i lor J udeene

Arhivelor Naionale.

ale

ru ncionarea compartimentelor de arhiv. o b l i g ap e a

Ren ri i n area i

conduceri i u n i tilor - rnn form Leg i i nr.


d i fi c i le ale perioad e i

1 6/ 1 996 -. c h i ar n cond i i i l e

actuale, nseamn rezol varea unei reale nevoi -

arhi ve l e i n trnd tot mai m u l t n actu a l i tate -. ca i rel u area unei bune
trad i i i .

ncadrarea de personal competent. avizat ele Arh i vele Naionale sau de

d i reci i le _Judeene ale acestora. sal ari zarea coresp unztoare a arh i v ari l or sau
arh i v iti lor ( pentru mar i l e u n i ti sau cele de 11 1 v e l c e n t ra l ) . pentru a asigura
sta.1 i l itatea pc post. perrccionarea i atestarea perso n a l u l u i . s u n t ms uri s i ne

qua non pentru des furarea corespunztoare a acti v i t i i de arh iv. c u


urmri benefice. i medi ate i d e perspectiv.
Pentru buna organi zare a acti vitii de arh i v. n cond i i i l e apliL:r i i

n o u l u i cadru legislativ. personal u l d e arhiv treb u i e s rie att factor d e


exernie ct i de concepie. AL:easta pres upune, n p r i m u l rnd. o preg t i re
teoretic superi oar . aa nct. n fu ncie de gra d u l u n l l i i n c ar e i

desfoar acti v i tatea ci trebuie s aib stud i i superi oare sau cel puin med i i .
Crearea
l ucrtoru l u i

um11

din

statut

corespun1.tor

ro l u l u i

i rn ponan\e1

ru nc1ei

arhive. constituie cond i i a necesar p e n tru schmbarca

mental i ti i fa de mese ria de arhil'ist sau o rhilcll'. pe rs o ana cu vaste


c unoti ne

teoretice

experien prac tic, c hemat s dea via unor

mormane d e documente. stivui te fr n i c i u n criteriu i fr ev iden. Pcmru


l egi ferarea statutu l u i corespunztor al celor d o u profes i i . de arh i var i

,. .

. Mo11//ort1/ Oficwl " ' . parlca

I . nr. 1 3 8 din 3

martie

1 87

2000.

p.6.

ar11 1 v1st. trebuie s m i l i teze. nentrerupt. n primul rnd arh iviti i din
sistemul Arhivelor Naionale.
Factorii de decizie. la nivelul creatori lor i dei ntorilor de documente.
trebuie -; tie c subordonarea personal ului de arhiv compartimen tului
administrativ este chiar duntoare. n asemenea si tuai i . personalui de
arhiv este apreciat la fel ca cel de ntrei nere (ngrij i toare. tmplari. l l:tui
etc. ). ceea ce nu corespunde n i c i din punct de vedere al pregti ri i . n i c i al
ac l ivitil or prestate. De aceea. acol o unde situaia i mpune crearea unor
compartimente de arhiv. acestea trebuie s fie subordonate direct
conduceri i uniti i . i ar n situaia numirii unor responsabi l i cu arhi va. acetia
s fie subordonai compart i mentu l u i Resurse Umane sau Contab i l itatc
Frnanc iar.
Pcmru aplicarea n mod un itar a legislaiei arh i v i stice de ctre creatorii i
dcrntorii de documente. n baza art. 5 . l i tera a" din Legea nr. 1 6/ I 996.
Arhivele Naionale vor trebui s ntocmeasc un RegulamcnH.:adru de
organi zare i funcionare a arhivelor. ca apoi. pc baza l u i . uni ti le s-i
poat alctui regulamentele proprii . adaptate spec i ficului riecruia. pe care
s Ic supun aprobri i Arhi ve l or Naionale respect i ve. nainte de a le pune
n apl icare
Nevo i l e de ord in practic au fcut ca multe uniti s-i ren l"i inczc iar
cele noi. pri vate. s-i n fi i neze compartimente de arhiv. solicitnd. pentru
aceasta. avizul Arhivelor Naionale sau. dup caz. al di reci i lor j udeene ale
Arh i velor Naionale. si ngurele i nstituii abi l i tate prin lege s acorde acest
avlf..
2.

Instruirea personalului de arhiv

Instruirea personal u l u i cu astfel de atribuii constituie punctul de plecare


pentru soluionarea complexelor probleme ale creatorilor i deintor i l or de
documente. condiia principal pentru e fectuarea unor lucrri de calitate .
De e ficiena acestei acti viti depinde. n marc msur. att valori ficarea
arhivelor create i deinute de uniti , ct i depunerea la Arhivele Naionale
sau la d i reci i le j udeene a documentelor cu val oare istoric. pentru pstrare
permanent.
Instrui rea personalului desemnat cu munca de arhiv de la creatorii i
deintorii de documente se face de ctre reprezentani i Arhivelor Nai onale
sau cei ai direci i l or j udeene ale Arh i velor Naionale. rmn d i ferite forme.
d i n tre care menionm:

188

- lnsrruirea la faa locul u i . l a u n i tate. cu prilej u l comrol u l u 1 de fond sau a


c e l u i te matic. asupra modului cum trc h u 1 e organi zat arh i va. a e l ecturi1
unllr opcrapum etc.
- Convocarea l a sed i u l
act i v i tatea

de

arh i v

u n i tii a person a l u l u i

( d i rectori

ad m i n i s trat i v i .

i mp l icat prin lege n

c l'i i

comparti men te l o r.

membri i consi l i i l or de seleci onare, pers o n a l u l de la secretariat-re g i stratur.


arhi var i i sau responsab i l i i cu arh i v a ) i i n stru i rea l o r, fo l os i n d i exemplele
concrete oferite de contro l u l efectuat recent l a u n i tate. i n s i stnd asupra
principalelor pro h i c mc

legate

de:

cadru l j u r i d i c

care

se d e s foar

acti vnatea de arh i v. e v i dena documente l or . consti t u i rea arh i v e i curente nomencl atorul arh 1 v i s t 1 c . i n ventari erea. selecionarea. fo l o s i rea. depunerea
documente l or permanente l a Arh i v e l e N aionale sau la d i reci i l e 1 ucleenc.
ps trarea i eonservarea documentelor etc .
lnstruirea poate avea n vedere i n umai o tem sau a l ta. cum ar l'i :
constituirea arh ivei curente sau selecio narea d o cumentelor etc.
- Incl uderea unor teme teoretice i practice. v i t.nd acti v i tatea de arh i v.
n cadru l programelor de pregtire profesi onal a personal u l ui de l a uniti .
Transmi terea

unor

cunot i n e

de

spec i a l i tate

arh i vari lor

responsab i l i l o r cu arh i v a cu ocazia d e p l asri l o r p e care acella

Ic

sau

J"ac la

sed i u l Arhi ve l or Naionale sau d i rec i i l or j udeene ale Arh i ve l o r N aionale,


de regul s o l i c i tnd orie ntarea asupra operai u n i l o r de haz: ord o n area.
i n v e ntarierea. selecion area documentelor.
- Organizarea de ctre instituii centra l e sau j udeene ( m i n i s te re . camere
de comer i i ndustrie. pre fec turi. consi l i i j udeene, i nspectorate col are
e tc . ). cu part i c i parea d i rect a repreze n t ani l or Arh i ve l o r Naionale sau
d i reci i l or j udeene, a unor i n stru i ri v i znd act i v i tatea de arh i v .
- Centrele

col i l e

de

pcrfcc1onarc

pro l'csion al,

de care d i s p u n

creatori i i d e i n tori i de doc umente, pot orga n i za cursuri de formare i


armoni zare profes ional

arh i v istic

pc

hat.a

unor programe

a v i zate d e

Arhivele Naionale.
- Organ i t.arca de ctre coala N aional de Per l"ccionarc Arh i vistic.
i n s t i tuie n curs de restructurare. la sed i u l aceste i a d i n B ucurcu . sau l a
d i reci i l e j udeene

ale

Arh i ve l o r

Naion a l e .

cu

sau

fr scoaterea

din

producie. a cursur i l o r de formare. atestare i perfec i o n are a personalului d e


arh i v de l a creato r i i 1 dcmtori i de documente.
Potr i v i t Leg i i Arh i ve l or Naionale nr.

! 6/ 1 996

i Legea nvmn t u l u i .

deocamdat c o a l a Naion a l de Perfecionare Arhi v i s tic este o h l i gat s


asig ure formarea i ca l i ficarea, spec i a l i zarea i perfecionarea precum i
avi zarea. atestarea crcc t i vclor de personal d i n t oate t i p u r i l e d e i n frastructuri
arh i vistice.

compart i mente

rcsponsah 1 1 i ti .

1 89

stab i l i te

llrgamgramc le

creatorilor i deti ntor i l or de documente care fac parte cl in onclul Arh i vistic
Na11 onal .
Sunt considerai atestai:

a) Absolvenii Facu lti i de Arhivistic c u d ip lom de l icen sau


d i pl om de absolvire.
b) Personalul tran s ferat din sistemul Arhivelor Naionale l a alte uni ti
publice sau particulare.
c ) Absolvenii altor instituii de nvmnt superior - facu l ti. colegii.
co l i postl iceale i l icee. care au menionat n foaia matricol cel puin un
curs de arh i vistic - angaj ai pe funcii i posturi arh i vistice .
d ) Absol veni ele facu l ti i de l icee de alte profile cu d iplom de
absolvire i de bacalaureat neangajai. care suport Laxele de colari zare.
urmeaz cursurile de formare i armon i zare profesional sau de caii ricare,
orgamzate de Arhivele Naionale. deocamdat prin coala Naional de
Perfecionare Arh i v istic i susin examenul de absol v i re. Certi ficatul de
absolvire echivaleaz cu atestarea.
e ) efi i compartimentelor de arhiv d i n unitile de stat i particulare
care. dei nu au stud ii de spec ialitate arhi vistic. au urmat i au abso l v i t . cu
certificat. unul din c ursun le organizate de coala Naional de Perf"c ci onare
Arh i vistic. n conformi lale cu stud i i l e lor de baz ( superioare. postliceale
sau l iceale ) .
O Personalul compart i mentelor de arhi v c u funcii de ndrumare. control
i de execuie din domeniile evidene i , pstrri i . fol osiri i , reprografieri i .
restaurri i i i n formatizrii documentelor de arh iv, dac a absolvit. c u
certificat, u n u l d i n cursuri le organizate de coala Naional de Perfecionare
Arhivistic.
gl Personalul de arh iv c u vechime nentrerupt n act i v itatea arhivistic
de peste trei ani. care a beneficiat de i nstru i ri le Servic i u l u i Metodologic i
Control sau ale d i reci i l or judeene ale Arhive l or Nai onale. fac dovada
rre venlri i acestor instruiri i a obtinut de la coala Naional de
Perfecionare Arhivistic cert i ficatul de atestare pc haza examenului
organizat de comisia de atestare.
h) Instruiri l e ca i fostele cursuri ale unor umversi ti populare, mdiferent
de locul unde au fost susinute, nu i n loc de cursuri. dar sunt acceptate ca
form de pregtire pro fesional anterioar i n trrii n vi goare a Legii nr.
1 6/ 1 996. pentru ca. "in acest cai personalul de arhiv c u experien 1
con1 inu itatc pro fesional s se poat prezenta l a examenul de atestare.
Examen ul de atestare const n pro he orale ( inler\' I U . coloc v i u ) 1
susinerea unei lucrri de absol v i re a cursuri lor i n e xecutarea unei
operaiuni arh i vistice practice. n !"aa Comisiei de atestare.

1 90

n cazul n care candidaii nu promoveaz exame n u l de atestare. aceua


vor urma cursuri l e de perfecionare pro fesional organ i1.ate de coala
Naional de Perfecionare Arhivistic. n Bucureti sau la sed iile direciilor
j udeene ale Arhivelor Naionale fie d i n proprie iniiativ. fie la sesizarea
Arhi velor Naionale.
Promovarea examenului de absolvire sau atestare d dn:ptul l a ohinerea
unui certi ficat care atest profesia nsui t.
efii uni ti lor de orice fel i nivel. care au n suhord ine compartimentele
de arhiv sau responsahilii de arhiv. cum ar fi cei de l a Parlament. Guvern.
Curtea Constituional. nalta Curte de Conturi i asi milatele l or. instanele
j udectoreti, ministere. prefecturi. regii autonome i unil\ilc suhordonatc
lor. societi. fundai i , asociaii , ageni economici de stal sau particulari etc.
vor partici pa la cursuri de iniiere n domeniul 111wwge111e11rului acririfiitii
arhivisrice, pc o durat de dou zile, la sed i ul colii Naionale de
Perfecionare Arhivistic d i n B ucureti sau la sediile direciilor j udeene ale
Arhivelor Naionale.
Scopul acestor cursuri este de a crea imaginea i mportanei sociale a
muncii arhivistice, de a asigura cunoaterea cerinelor pen tru stpnirea.
controlul i dirij area eficient a activiti lor i operaiuni lor arhi vistice.
Cursuri de perfecionare de scurr durat se organi zeaz pe nivelele
studiilor de baz pentru personalul din domeniul arhi visticii ele la creatorii i
deintorii de arh ive, att cu stud i i superioare. ct i cu studi i med ii. n
domeniul teoriei i practicii arhivistice, fie c sunt sau nu ahsol vcni ai
unuia din cursurile menionate mai sus.
nvmntul arhi vistic realizat de coala Naional de Perfecionare
Arh1 v1stic este socotit prestare de servicii i este susi nut pr i n taxe sau alte
surse. potrivit legi i .
f/ 1scrierea la TOllle rip11rile de cursuri s e fa ce p e lxi::.ii de :

- Cererea persoanei n cauz cu privire la cursul pe care d o rete s-l


urmeze:
- Recomandarea scris fcut de u n i tate pentru persoana trimis la curs:
- Copie de pe actul sau actele de stud i i ;
- Comunicarea c plata taxei s-a fcut prin d ispoziia d e plat nr .
din . . . . . . . . n contul . . . . . . . . . . . . . . . (Arhi velor Naionale etc . ) ;
- Dou fotografii % recente.

191

3.

Atribuiile personalului compartimentului

de

arhiv

Principalele atribuii ale personalului care l ucreaz ntr-o arhiv.


sintetizate i n articolul 5 din Instruciunile privind activitatea de arhiv la
creatorii i deintorii de documente. sunt urmtoarele:
a ) Cunoaterea legislaiei arhivistice i urmrirea apl icrii ei corecte 'in
unitate, innd legtura permanent cu responsabi l i i cu arhiva la
compartimente i cu Arhivele Naionale sau. dup caz. cu direci ile j udeene
ale Arhivelor Naionale.
b) Partic iparea la cursurile organizate de coala Naional de
Perfecionare Arhiv istic. la Bucureti. sau l a sed i i le direciilor j udeene ale
Arhivelor Naionale pentru formarea. atestarea i perrecionarea pregtirii
profesionale.
c l Iniierea i organi zarea activitii de ntocmire a nomenclatorului
arhivistic al uniti i . alturi de erui compartimentului care rspunde de
arhiv. solicitnd efilor de compartimente propuneri n acest sens.
Asigurarea legturii cu Arhi vele Naionale sau direci ile judeene ale
acestora. pentru a avea garania cali tii lucrri lor.
d I Urmrirea mod ului ele aplicare a nomenc latoru lui arh ivistic la
registratur i compartimente pentru consti tuirea corect a arhivei curente.
e l Supravegherea ndeaproape a modului cum se constituie la
compartimente unitile arhivistice. cum sunt inventariate i deci pregtite
pentru predarea la arhiva uniti i .
t)
Veri ficarea i preluarea anual a documentelor create l a
compartimente. conform unei programri prealab ile, p c baz de inventare i
proces-verbal .
g I Asigurarea evidenei tuturor documentelor intrate i ieite din
depozitele de arh iv. pe baza Registrului de eviden curent ( Anexa nr 4
din Instruciuni).
h l Efectuarea operaiuni lor de ordonare 1 inventariere a documemclor
neordonate i fr eviden, allate n depm.ite, ind i rerent de proveniena lor.
i) eful compart imentului de arh iv ( arhivarul/responsahilul cu arhi va )
este i secretarul comisiei de selecionare. n aceast calitate sesizeaz
preedi ntele pentru convocarea com 1 s1ei n vederea selecionrii
documentelor. ntocmete formele prevzute de lege pentru confirmarea
lucrrii de ctre Arh ivele Naionale. sau, dup caz. direciile judeene ale
Arh ivelor Naionale . Asigur predarea documentelor propuse pentru retopit
la unitile de colectare a hrt i e i . Jepum't nd acestora i o copie Jup
confirmarea Arhi velor Naionale respective.
J ) Cercetarea documentelor din Jepozite n vederea eli berrii copiilor i
certificatelor solic itate de ceteni pentru dobndirea unor drepturi. n
conformitate cu legile n vigoare. ntocmete (pc versoul cereri i 1 rereratul.
1 92

care trebuie s cuprind: denumirea fondului cercetat. compartimentu l .


numrul dosarul u i/dosarelor (cota), anu l . fil a s a u fi lele i poziia sau
poziiile, dac este cazul. Referatul se dateaz i se semneaz de ctre
arhivarul sau responsabi l u l cu arhiva.
k ) La solicitare. pune l a dispoziie comparti mentelor documentele
solic itate. pe baz de semntur, consemnat n Registrul de depozit. Pc
pol i. n locul documente lor, pune fia de contro l . pn l a restituirea
uni tilor arh i vistice mprumutate, cnd veri fic i n tegritatea documente lor i
apoi le reintegreaz la fond.
1 ) Pregtirea documentelor permanente ( c u val oare documentar-istoric)
i i n ventarele acestora i depunerea lor l a Arhivele Naionale sau. dup caz.
l a direcii le j udeene ale Arhive l or Naionale. conform prevederilor
articolelor 1 3- 1 9 din Legea nr. 1 6/ 1 996.
m) Organizarea depozitului de arhiv i si stemati zarea documentel or,
dup criterii stab i l i te n prealab i l . conform prevederilor legislaiei
arhivistice. ntocmete ghidul topografic a l depozitului sau depozitelor.
n) Asigurarea ordinii i cureniei n depozitul de arhiv. Solicit
conducerii unitii dotarea corespunztoare a depozitului cu mo)::> i l i er.
rafturi. scri, mij loace PSI etc. Cunoaterea i respectarea normelor de
protecie a muncii i PSI, fiind i nstruit periodic n acest sens.
o) Arhivarul sau responsab i l u l c u arhiva este gestionarul depozitului de
arhiv, calitate n care sigileaz zilnic depozitul . biroul i depune cheile n
l ocul stab i l it de conducerea uniti i .
p ) Informarea conduceri i u n i tii despre eventualele nereguli (degradri.
distrugeri, sustrageri de documente) i propunerea de msuri n vederea
asigurrii condii i lor corespunztoare de pstrare i conservare a arhivei.
r) Punerea l a d ispoziia delegatului Arhivelor Naionale sau. dup caz. a
dircii lor j udeene ale Arhivelor Naionale, cu prilej ul efecturii operaiuni i
de control , a tuturor datelor, i n formaii l or i documente l o r solicitate privind
situaia fonduri l or i coleci i l or create i deinute.
Conform prevederil o r articolului 6 d i n Instruciunile privind activitatea
de arhiv la creatorii i deintorii de documente. toi creatorii i deintorii
d e documente sunt obligai s comun ice n scris, n termen ele 30 ele zile,
Arhivelor Naionale sau. clup caz. d i reci ilor j udeene ale Arhivelor
Naionale, nfii narea. reorganizarea sau orice alte modi ficri survenite n
"!'
activi tatea instituie i. c u impl icaii asupra compart i rncnwlui de arhiv.
Aceleai prevederi se regsec i n art. 34 cl i n Legea 35 8/2002 precum i
msurile d ispuse n vederea arhivrii documente l or create sau dei n1:1te de
.
.. 9 8
acetia.

'" Acre 111Jmwtil'e. p. 1 4 .

''" Legea nr. 3 5 8/2002. p.2.

1 93

CAPITOLUL

XII

R SPUNDERI I CONSECINE
1.

Infraciuni la Legea nr.

16/1996

i rspunderea penal

Viaa a demonstrat i demonstreaz c i n sfera activitii de arhiv


unele persoane j uridice i fizice creatoare i deintoare de documente au
svrit i. din pcate. continu s svreasc, sub d i ferite forme i
mprej urri, abateri, mai mult sau mai puin grave. de la normele juridice.
Avnd n vedere c orice persoan poate cdea sub incidena legislaiei
arhivistice, care ocrotete documentele create de-a lungul timpului, ca
izvoare istorice i bunuri de i nteres naional. ce alctuiesc Fondul Arhi vistic
Naional, i crora statul le acord protecie special, considerm necesar s
detaliem cuprinsul Legii Arhivelor Naionale nr. 1 6/1 996,(cap. VI, art. 2633) i a Instruciunilor privind activitatea de arhi v la creatorii i deintorii
de documente (art. 1 3 - 1 5 ) , cu referire la ceea ce legea numete capitolul
Rspunderi i sanciuni".
Legea 1 61 1 996. n articolul 26 precizeaz c:
Nerespectarea dispoziii lor prezentei l egi atrage, dup caz. rspunderea
contravenional, civil sau penal."99
Ct privete rspunderea penal, aceasta este reglementat de prevederi le
articolelor 27 i 28 din Legea 1 6/1 996. astfel, n articolul 27 se stipuleaz
c:
Sustragerea. distrugerea, degradarea ori aducerea n stare de
nentrebuinare a documentelor care fac parte din Fondul Arhi vistic
Naional al Romniei constituie infraciune i se pedepsete conform
prevederilor Codului Pena1 " 100 , iar n articolul 28 al aceleiai legi se
precizeaz c:
Scoaterea peste grani a documentelor care fac parte din Fondul
Arhivistic Naional al Romniei sau nstrinarea acestora ctre pe1:soane
fizice sau j uridice strine, fr autorizaia Arhivelor Naionale, constituie

"'' Lefiea nr. 1611 996, p.4.


I()(> Ibidem.

1 94

infraciune i se pedepsete cu nchisoare de la 3 la 7 ani. dac fapta nu


constituie o infraciune mai grav.
Tentati va se pedepsete." 1 0 1
Infraciunea ca form a conduitei i l icite este fapta care prezint un
pericol social, svrit cu vinovie i care atrage rspunderea penal.
Comiterea faptei este constitutiv de infraciune, indiferent cine ar fi
deintorul acestor documente. Deintorul poate fi i o alt persoan dect
autorul faptei .
Sesizarea organelor statului pentru tragerea l a rspundere penal se face
din oficiu. Urmrirea penal se efectueaz de organele de cercetare penal
ale poliiei. sub supravegherea parchetului. Instana competent s j udece
fapta este j udectoria de la locul svririi faptei.
Textul de lege incrimineaz dou fapte d istincte, i anume:
a) scoaterea peste grani fr autorizaie legal a documentelor din
Fondul Arhi vistic Naional ;
b) nstrinarea documentelor d i n Fondul Arhi vistic Naional ctre
persoane fizice sau jurid ice strine. fr autorizaie legal.
Infraciunea mai grav. la care face trimitere art. 28. este. fr ndoial.
art 1 68 din Codul Penal. intitulat Compromiterea unor interese de stat.
Fapta const n distrugerea, alterarea ori ascunderea unui document sau
nscris n care sunt stabil ite drepturi ale statului romn n raport cu o putere
strin. dac fapta este de natur a compromite interesele de stal. Pedeapsa
este nchisoare de la 5 la 1 5 ani i interzicerea unor drepturi . n afar de
aceasta, transmiterea informaii lor secrete de stal unei puteri sau organizaii
strine ori agenilor acestora. precum i procurarea de documente sau date
ce constituie informaii secrete de stat, n vederea transmiterii destinatarilor
enumerai, constituie infraciunea de trdare, dac este svrit de un
cetean romn, sau spionaj , dac este comis de un cetean strin.
Pedeapsa este deteniune pe via sau nchisoare de la 1 5 la 25 de ani i
interzicerea unor drepturi ( art. 1 57, alin. 1 Cod Penal).
Dac svrirea acelorai fapte privete alte documente sau date. care
prin caracterul i importana lor fac ca fapta svrit s pericliteze
si gurana statului, pedeapsa este mai redus (art. 1 57 , al in. 2, Cod Penal).
La infraciunea prevzut de art. 1 57 i 1 68, urmrirea penal o face
parchetul militar iar j udecarea dosarului este de competena tribunalului
militar.
Observm c textul de lege face trimitere la prevederile Codului Penal.
fr a le nominal iza, aa nct pentru protejarea Fondului Arhi vistic
101

Legea

nr.

1 611996, p.4.

1 95

Naional am identificat cteva din normele j uridice ale Codului Penal care.
prin cuprinsul lor. rspund acestui deziderat.
Aa. spre exemplu. art. 208, al in. 2. incrimineaz ca fii nd furt luarea
unui nscris din posesi a sau deinerea altuia, fr consimmntul acestuia,
n scopul de a i-l nsui pe nedrept, pedeapsa fi ind nchisoare de la 1 la 1 2
ani . "
n art. 2 1 7. al in 1 -2, este incriminat fapta ce const n distrugerea,
degradarea ori aducerea n stare de nentrebuinare al unui bun aparinnd
altuia sau mpiedicarea lurii msurilor de conservare sau de sal vare a unui
astfel de bun. precum 1 n lturarea masurilor luate. se pedepsesc cu
nchisoare de la o lun la 3 ani sau cu amend.
n cazul n care bunul are deosebit valoare artistic. tii nific, istoric.
arhivistic sau o alt asemenea valoare, pedeapsa este nchisoare de la 1 la
1 0 ani."
Sub denumirea marginal de Sustragere sau d istrugere de nscrisuri",
articolul 242 din Codul Penal, incrimineaz sustragerea ori distrugerea
unui dosar, registru. document sau orice alt nscris care se afl n pstrarea
ori deinerea unui organ sau unei institui i de stat ori a unei alte instituii din
cele l a care se refer art. 1 45 se pedepsete cu nchisoare de la 3 luni l a 5
am .
Distrugerea din culp a vreunuia dintre nscrisurile prevzute n alineatul
precedent. care prezint o valoare artistic, tiinific. istoric. arhivistic
sau o alt asemenea valoare, se pedepsete cu nchisoare de l a 3 luni la 2 ani
sau cu amend.
Dac faptele prevzute l a alin. I i 2 sunt svrite de un funcionar
public n exerciiul atribui ilor de serviciu. max imul pedepselor prevzute n
aceste alineate se majoreaz cu un an.
Tentativa infraciunii prevzute n alin. I se pedcpsetc . " 101
ntre faptele de furt ( art. 208 ) i distrugere ( art. 2 1 7 ), pc de o parte, i
cele de sustragere de nscrisuri ( art. 242 ) , pe de alt parte. exist o evident
asemnare sub aspectul materialitii lor. Penalitii delimiteaz, totui.
aceste infraciuni dup obiectul ocrotirii j uridice. Astfel, dac la primele
dou infraciuni fapta are ca obiect un nscris cu valoare patrimonial, deci
evaluabi l n bani. la cea de a treia, obiectul l constituie un nscris care
eman de la o autoritate i nu poate fi apreciat n bani.

1112

Codul Penal al Ro111[i11iei. n Monitorul Oficial. panea I. nr. 65 din 1 6 aprilie 1 997 ( n

continuare: Codul Penal).

1 96

Dac n primele cazuri se prejudiciaz patrimoniul. n cel de-al treilea


este compromis autoritatea statului. a organelor sale ori o alt autoritate
public.
,,nlturarea ori distrugerea unui sigiliu legal aplicat se pedepsete
. cu
nchisoare de la o lun l a un an sau cu amend.
Dac fapta a fost svrit de custode, pedeapsa este nchisoare de la 3
luni la 2 ani sau amend" 103 - se menioneaz n art. 243 din Codul Penal.
Articolul 249 acuz neglijena n serviciu, fcnd precizarea c:
,, nclcarea din culp. de ctre un funcionar public. a unei ndatoriri de
serviciu. pri n nendeplinirea acesteia sau prin ndeplinirea ei de fectuoas.
dac s-a cauzat o tulburare bunului mers al unui organ sau al unei institui i
de stat ori al unei alte uniti din cele la care se refer art. 1 45 (umti
publice n . n . ) , sau o pagub patrimoniului acesteia ori o vtmare important
a imeresclor legale ale unei persoane. se pedepsete cu nchisoare de la o
lun la 2 ani sau cu amend.
Fapta prevzut la alin. I . dac a avut conseci ne deosebit de grave. se
pedepsete cu nchisoare de la 2 la 1 0 ani." 1 04
Sub denumirea marginal Neglijen n pstrarea secretului de stat". art.
252 din Cod ul Penal nvinuiete neglijena care arc drept urmare
distrugerea. alterarea, pierderea sau sustragerea unui document cc constituie
secret de stat. precum i neglijena care a dat pri lej altei persoane s afle un
asemenea secret, dac fapta este de natur s aduc atingere intereselor
statului. se pedepsesc cu nchisoare de la 3 luni la 3 ani." 105
Nerespectarea regi mului de ocrotire a unor bunuri - este denumirea
marginal a articolului 280. alin. I din Codul Penal. ce prevede c:
,, nstrinarea, ascunderea sau orice alt fapt ce prici nuiete pierderea
pentru patrimon iul cultural naional sau pentru Fondul Arhi vistic Naional a
unui bun care, potri vit legii. face parte din acel patrimoniu sau rond. se
pedepsete cu nchisoare de la 2 la 7 an i .
Dac pierderea bunului pentru patrimoniu sau pentru fondul prev1.ut n
alineatul precedent a fost prici nuit prin svrirea unei fapte care consti tuie
prin ea nsi o alt infraciune, pedeapsa este cea prevzut de lege pentru
infraciunea svrit, al crei max im se majoreaz cu 3 ani .
Fapta prevzut n alin. I nu se pedepsete. iar n cazul faptelor
prevzute n alineatul 2 pedeapsa nu se majoreaz. dac nainte ca hotrrea

"11

Codul Penal.
'"J Ibidem.
Ibidem.

111;

1 97

s fi rmas definitiv. fptuitorul nl tur rezul tatul infraciunii fcnd ca


bunul s reintre n acel patrimoniu sau fond.'. i06
Distrugerea, jefuirea sau nsuirea unor valori cul turale sunt fapte
incriminate de Codul Penal n articolul 360, care are urmtorul cuprins:
Distrugerea sub orice form. fr necesitate m i l i tar, de monumente sau
construcii care au valoare artistic, istoric ori arheologic. de muzee. mari
bibl ioteci . arhive de valoare istoric scw tiinific. opere de art.
manuscrise, cri de valoare. colecii ti ini fice sau colecii i mportante de
cri. de arhive, ori de reproduceri ale bunuri lor de mai sus 1 n general al
oricror valori cul turale ale popoarelor. se pedepsete cu nchisoare de la 5
la 20 de ani i interzicerea unor drepturi.
Cu aceeai pedeaps se sancioneaz jefuirea sau nsuirea sub orice
form a vreuneia d intre valorile culturale artate n prezentul articol, de pe
teritori ile aflate sub ocupaie militar." 1 07
n cazul constatrii unor fapte apreciate drept infraciuni. se sesizeaz, n
scris, parchetul competent n vederea declanri i urmririi penale. Sesizarea
se face de ctre reprezentantul instituiei din care face parte agentul
constatator. respectiv directorul general al Arhivelor Naionale sau
directorul d ireciei judeene. dup caz.
Sesizarea va cuprinde data ntocmirii , numele. prenumele, funcia,
instituia i adresa agentului constatator; expunerea faptelor; persoanele
vinovate sau posibilii vinovai de comiterea infraci unii; elementele
probatorii ale celor sesizate.
La sesizare pot fi ataate acte ce vin n sprij inul acesteia. precum: note
explicative ale persoanelor impl icate: ale eventualilor martori : copii sau
extrase ale proceselor-verbale ncheiate cu ocazia controalelor efectuate etc .
2.

Contravenii la Legea

16/1996.

Rspunderea civil

Constituie contravenie fapta svrit cu vinovie, stabilit i


sancionat prin lege. ordonan, hotrre a Guvernului sau, dup caz, prin
hotrre a consiliului local al comunei, oraului, municipiului sau sectorului
municipiului Bucureti, a consi liului judeean ori a Consiliului General al
Municipiului B ucureti." 1 08 Ea prezint un pericol social mai redus dect
infraciunea.

'"" Ibidem.
"" Ibidem.
'"' LeKea nr. I R0/2002. pe Iliru aprobarea Ordonanei Gu1ernului nr. 212001 privind reKt111ul
.11mdic al contraventiilor. n Monitorul Oficial. partea l. nr. 268 din 22 aprilie 2002. p.2.

198

Contravenia

este

svrit

din

vinovie

atunci

cnd

nfptuitorul

prevede. estimeaz rezultatul faptei sale i urmrete producerea ei prin


i ntenie direct, i ar culp atunci cnd fptuitorul nu prevede rezultatul faptei
sale dei putea s-l prevad ( neglijena sau culpa fr prev i ziune ).
Contravenia, ca i i nfraciunea, se constituie d i n patru elemente: obiectul
( valorile,

relai ile

sociale.

bunurile

sau

i nteresele

legitime ) :

subiectul

(persoana fi zic ce comite fapta ) : latura obiectiv ( fapta) i l atura subiectiv


( v i novi a ) .
De regul , subiectul care svrete o contravenie este o persoan fizic.
fii n d pas i b i l de rspundere orice persoan (exceptnd mmori i care nu au
mp l i n i t vrsta de 1 4 ani), i n d i ferent dac este cetean romn, cetean al
altui stat sau persoan fr cetenie.
Sanci unile contravenionale pot fi ap l icate i persoanelor j uridice.
Contraveni ile l a Legea Arhivelor N ai onale nr. 1 6/ 1 996 i modul cum
sunt ele sancionate se regsesc n art. 29-33 al acestei legi . mod i ficat i
completat cu Legea 3 5 8 pentru mod i ficarea i completarea Leg i i Arh i velor
Naionale nr. 1 6/ 1 996, din 6 i u n i e 2002 (art. 29-33).
Contraveni i l e prevzute l a art. 29 se sancioneaz cu amend de la
I O.OOO.OOO l e i . " 1 09

2 . 5 00.000 l e i l a

Potrivit art. 29, constituie contraveni i la Legea 1 6/ 1 996 urmtoarele

fapte, dac nu sunt svrite n astfel de condiii nct, potri vit legii penale.
s fie considerate infraci uni :
a)

Neinventarierea documentelor

Subieci ai contraveniei sunt:


- conducerea uniti i , dac nu a l uat msuri pen tru organi zarea acti vit i i
de i nventariere;
-

efii

e fectuarea

creatoare;

compartimentelor sau
i nventarieri i ,

dac

persoanele desemnate n

documentele

se

afl

scris

pentru

l a compartimentele

- arh i varii sau responsab i l i i cu munca de arhiv, dac documentele au

fost depuse la arhiva u n it i i neinventariate, i ar acetia nu au efectuat


inventarierea lor.
b)

Nentocmirea nomenclatorului arhivistic

Subieci ai contraveniei sunt:


- efi i compartimentelor care au n subord i ne arh i va, dac nu au i n iial i

organizat act i v itatea de ntocmire a nomenclatoru l u i :

io<i

Legea 3 5 8/2002, p.2.

1 99

- efii compartimentelor creatoare de documente, dac nu au ntocmit


listele unitilor arhivistice create de compartimentele respective (propuneri
pentru nomenc lator) .
c ) Nepredarea d e ctre compartimentele uni tii creatoare. la arhiva
proprie . a documentelor cu termen de pstrare permanent. pe haz de
inventar i proces-verhal de predare-primire. conform prevederilor art. 9 i
anexelor nr. 2 i 3 din lege.
Suhieci ai contraveniei sunt:
efii comparlimentelor sau persoanele de la compartimentele
desemnate. n scris. n scopul predrii, care nu au ntocmit formele legale de
predare a documentelor;
- arhi vari i sau responsabilii cu munca de arhiv, dac au preluat
documentele fr inventare i proces-verbal de predare-prel uare. ntocmite
conform anexelor nr. 2 i 3 .
d ) Neselecionarea documentelor create i deinute de uniti. la
terrnenele prevzute n nomenclatorul propriu. de ctre comisia de
selecionare a documentelor. n condiiile prevzute de an. 1 1 din lege.
Subieci ai contraveniei sunt:
- secretarul comisiei de selecionare, dac nu a sesizat comisia de
selecionare cu privire la existena n arhiv a documentelor cu termene de
pstrare expirate;
- membrii comisiei de selecionare. dac nu s-au ntrunit s anal izeze
l ucrrile de selecionare;
- conducerea uni ti i , dac nu a luat msuri pentru numirea comisiei de
selecionare.
e) Neasigurarea condiiilor corespunz.toare de pstmre i protejare a
documentelor create i deinute de ctre creatorii i deintorii de arhiv.
persoane juridice sau persoane fizice, potri vit art. 1 2 din lege.
Subieci ai contraveniei sunt:
- conducerea unitii , dac nu a luat msuri pentru crearea condiiilor
corespunztoare de pstrare i conservare a documentelor. aa cum prevede
art. 1 2 din lege i art. 8 1 - 1 08 din instruciunile de aplicare a legii ;
- efii compartimentelor care au n subordine arhiva un iti i. dac n u au
informal, n scris. conducerea unitii i nu au luat msuri pentru remedierea
neajunsuri lor:
- arhivarii sau responsab i l i i cu arhiva dac au constatat nereguli i nu au
sesizat, n scris. n mod ierarhic.
f) Nedepunerea la Arhivele Naionale, sau. dup caz. la d ireci ile
judeene ale Arhivelor Naionale a documentelor care fac parte din Fondul

200

Arhivistic Naional al Romniei de ctre creatori i 1 deintorii de


documente, la expirarea termenelor prevzute de art. 1 3 .
Subieci ai contraveniei sunt:
- conducerea unitii, dac se opune depunerii :
- efii compartimentelor care au n subordine arhiva unitii . dac n u au
luat msuri n vederea pregtirii i predrii documentelor la termenele
prevzute la art. 1 3 i n procesul-verbal de control ;
- arhivarii sau responsabilii cu arhiva. dac nu a u pregtit documentele
n vederea depunerii lor.
g) Nedepunerea la Arhivele Naionale sau la d ireci ile j udeene ale
Arhivelor Naionale. dup caz. de ctre creatorii i deintorii de documente
de arhiv a inventarelor pe care le dei n. la expirarea termenelor de
depunere. n condii ile prevzute de art. 1 7 .
Subieci ai contraveniei sunt:
- conducerea uniti i . dac se opune depunerii inventarelor;
- efii compartimentelor care au n subordine arhiva unitii , dac nu au
luat msuri n vederea pregtirii i nventarelor i depuneri i lor.
La articolul 29, dup litera g) s-a i ntrodus litera h) cu urmtorul cuprins:
h) nerespectarea prevederilor art. 1 8 i 1 8 1 .
Contraveniile prevzute la art. 29 se sancioneaz cu amend de la
11
2 . 5 00.000 l a 1 O.OOO.OOO lei ." 0
Oferta de vnzare sau vnzarea documentelor care fac parte din Fondul
Arhivistic Naional al Romniei de ctre persoane fizice sau juridice. fr
respectarea prioritii Arhivelor Naionale sau a direci i lor j udeene ale
Arhivelor Naionale de a le cumpra, potrivit prevederilor art. 1 5 . al in. 2.
Vinovat se face persoana fi zic sau j uridic deintoare a documentelor.
Contraveniilor prevzute n Legea Arhivelor Naionale nr. 1 6/ 1 996 le
sunt aplicabile dispoziiile Ordonanei Guvernului nr. 212001 privind
regimul juridic al contraveniilor i Legii pentru aprobarea Ordonanei
Guvernului nr. 21200 1 privind regimul juridic al contraveni ilor nr.
1 8 012002. din 22 aprilie 2002.
3. Constatarea contraveniilor
Con form prevederilor art. 3 1 din Legea nr. I 61 1 996. constatarea
contraveni ilor prevzute Ia art. 29 i apl icarea sanciunilor se fac de ctre

iw

Lef!.eo

351!12002. p.2.

20 1

mputerniciii Arhivelor Naionale i, dup caz, ai direci i lor judeene ale


Arhi velor Naionale"1 1 1 - denumii ageni constatatori.
,.Contravenia se constat prin tr-un proces-verbal, ncheiat de ctre
agentul constatator. care va cuprinde n mod obl igatoriu: data i locul unde
este ncheiat: numele, prenumele, calitatea i i nstituia din care face . parte
agentul constatator; datele personale din actul de identi tate, inclusiv codul
numeric personal, ocupaia i locul de munc ale rnntravenientului:
descrierea faptei contravenionale cu indicarea datei, orei i locului n care a
fost svrit, precum i artarea tuturor mprej urrilor ce pot servi l a
aprecierea gravitii faptei i l a evaluarea eventualelor pagube pricinuite;
posibil i tatea achitrii n termen de 4 8 de ore a j umtate din minimul amenzii
prevzute de actul normativ, dac acesta prevede o asemenea posibil itate;
termenul de exercitare a cii de atac i organul la care se depune plngerea.
La intrarea n Romnia a cetenilor stri ni sau a cetenilor romni cu
domiciliul n strintate organele poliiei de frontier de l a punctele de
control pentru trecerea frontierei de stat a Romniei vor elibera acestora
tichete de nscriere a contraveniilor.
n cazul contravenienil or ceteni strini sau ceteni romni cu
domiciliul n strintate, n procesul-verbal vor fi cuprinse urmtoarele date
de identificare a acestora: numele. prenumele, seria i numrul paaportului ,
statul emitent i data eliberrii documentului. precum i seria i numrul
tichetului de nscriere a contraveniilor.
La ieirea din ar organele pol iiei de frontier de la punctele de control
pentru trecerea frontierei de stat a Romniei, odat cu controlul
documentelor vor solicita cetenilor strini i cetenilor romni cu
domici l iul n strintate tichetul de nscriere a contraveniilor i, dup caz.
dovada plii amenzii contravenionale.
n cazul n care contravenientul este minor, procesul-verbal va cuprinde
i numele, prenumele i domiciliul prinilor sau ale altor reprezentani ori
ocrotitori legali ai acestuia.
n situaia n care contravenientul este persoan j uridic, n procesul
verbal se vor face meniuni cu privire la denumirea. sediul, numrul de
nP1atriculare n registrul comerului i codul fiscal al acesteia, precum i
datele de identi ficare a persoanei care o reprezint.
n momentul ncheierii procesului-verbal, agentul constatator este obligat
s aduc la cunotin contravenientului dreptul de a face obieciuni cu
privire la coninutul actului de constatare. Obieciunile sunt consemnate

111

Le)iell

nr. 1 611 996. p . 5 .

202

distinct n procesul-verbal la rubrica Alte meniuni''. sub sanciunea


nulitii procesului-verbal.
Lipsa meniunilor privind numele, prenumele i cali tatea agentului
constatator, numele i prenumele contravenientul ui. i ar n cazul persoanei
j undice l ipsa denumirii i a sed iului acesteia. a faptei svrite i a datei
comiterii acesteia sau a semnturii agentului constatator. atrage nulitatea
procesului-verbal . Nulitatea se constat i din oficiu.
Contravenientul este obligat s prezinte agentului constatator. l a cerere .
actul de identitate ori documentele n baza crora se fac meniun ile
prevzute mai sus.
n caz de refuz, pentru legitimarea contravenientul ui. agentul constatator
poate apela la ofieri i subofi eri de poliie, jandarmi sau gardieni publici.
Procesul-verbal se semneaz pe fiecare pagin de agentul constatator i
de contravenient. n cazul n care contravenientul nu se afl de fa. refu1.
sau nu poate s semneze. agentul constatator va face meniune despre aceste
mprejurri, care trebuie s fie confirmate de cel puin un martor. n acest
caz. procesul-verbal va cuprinde i datele personale din actul de identitate al
martorului i semntura acestuia.
Nu poate avea cal itate de martor un alt agent constatator.
n lipsa unui martor. agentul constalator va preciza motivele care au
condus la ncheierea procesului-verbal n acest mod.
Dac o persoan svrete mai multe contravenii constatate n acelai
timp. de acelai agent constatator, se ncheie un singur proces-verbal.
4.

Aplicarea sanciunilor contravenionale

n cazul n care prin actul normativ de stabil ire i sancionare a


contraveniilor nu se prevede altfel, agentul constatator, prin procesul-verbal
de constatare aplic i sanciunea.
Sanciunea se aplic n limitele prevzute de actul normativ i trebuie s
fie proporional cu gradul de pericol social al faptei svrite, inndu-se
seama de mprej urrile n care a fost svrit fapta. de modul 1 mij loacele
de svrire a acesteia, de scopul urmrit. de urmarea produs, precum i de
c ircumstanele personale ale contravenientului i de celelalte date nscrise n
procesul-verbal.
Procesul- verbal se va nmna sau, dup caz, se va comunica. n copie,
contravenientului i, dac este cazul, prii vtmate i proprietarului
bunurilor confiscate.
Comunicarea se face de ctre organul care a aplicat sanciunea. n termen
de cel mult o lun de la data aplicrii acesteia.
203

n si tuaia n care contravenientul a fost sancionat cu amend. precum i


dac a fost obligat la despgubiri. odat cu procesul-verbal acestuia i se va
comunica i nti inarea de plat. n ntii narea de plat se va face
meniunea cu pri vire la obl igati vi tatea achitrii amenzii i. dup caz. a
despgubirii. n termen de 1 5 zile de la comunicare. n caz contrar urmnd
s se procedeze la executarea silit.
Dac agentul constatator aplic i sanciunea, iar contravenientul este
prezent la ncheierea procesului-verbal, copia de pe acesta i ntiinarea de
plat se nmneaz contravenientului, fcndu-se meniune n acest sens n
procesul-verbal . Contravenientul va semna de pri mire.
Dispoziiile acestei prevederi se apl ic i fa de celelalte persoane crora
trebuie s li se comunice copia de pe procesul-verbal. dac sunt prezente la
ncheierea acestuia.
n cazul n care contravenientul nu este prezent sau, dei prezent. refuz
s semneze procesul-verbal, comunicarea acestuia, precum i a ntiinrii
de plat se face de ctre agentul constatator n termen de cel muli o l un de
la data ncheierii.
Comunicarea procesului-verbal i a ntiinrii de plat se face prin pot.
cu aviz de primire, sau prin afiare la domiciliul sau la sed iul
contravenientului. Operaiunea de afiare se consemneaz ntr-un proces
verbal semnat de cel puin un martor.
Contravenientul poate achita pe loc sau n termen de cel mult 4 8 de orc
de la dala ncheierii procesului-verbal j umtate din minimul amenzii
prevzute n actul normativ, agentul constatator fcnd meniune despre
aceast posibilitate n procesul-verbal. n actul normati v de stabi l ire a
contravenii lor aceast posibilitate trebuie menionat n mod expres.
Plata amenzii se face la Casa de Economii i Consemnaiuni sau la
trezoreria finanelor publice, iar o copie de pe chitan se pred de ctre
contravenient agentului constatator sau se trimite prin pot organului din
care acesta face parte, n termen de 4 8 de orc.
n cazul n care contravenientul a achitat j umtate din minimul amenzii
prevzute n actul normativ pentru fapta svrit, orice urmrire nceteaz.
n cazul n care la svrirea unei contravenii au participat mai multe
persoane, sanciunea se va aplica fiecruia separat.
Dac aceeai persoan a svrit mai multe contraveni i, sanciunea se
apl ic pentru fiecare contravenie.
Apl icarea sanci unii amenzii contravenionale se prescrie n termen de 6
luni de la data svririi faptei .

204

5.

Cile de atac mpotriva sanciunii contravenionale

mpotri va procesului-verbal de constatare a contraveniei i de aplicare a


sanciunii se poate face p lngere n termen de 1 5 zi le de la data nmnrii
sau comunicrii acestuia.
Plngerea nsoit de copia de pe procesul-verbal de constatare a
contraveniei se depune la organul din care face parte agentul constatator.
acesta fiind obligat s o primeasc i s nmneze depuntorului o dovad n
acest sens.
Plngerea, mpreun cu dosarul cauzei se trimit de ndat j udectoriei n
a crei circumscripie a fost svrit contravenia.
Plngerea suspend executarea.
Judectoria va fi xa termen de J udecat, care nu va depi 30 de zile. i va
dispune citarea contravenientului sau, dup caz. a persoanei care a. fcut
plngerea, a organului care a aplicat sanciunea, a martorilor indicai n
procesul-verbal sau n plngere, precum i a oricror alte persoane n
msur s contribuie l a rezolvarea temeinic a cauzei. Instana competent
s soluioneze plngerea, dup cc verific dac aceasta a fost introdus n
termen, ascult pe cel care a fcut-o i pe celelalte persoane citate, dac
acetia s-au prezentat, administreaz orice alte probe prevzute de lege.
necesare n vederea verificrii legal iti i i temei niciei procesului-verbal. i
hotrte asupra sanci unii, despgubirii stabilite, precum i asupra msurii
confiscrii.
Hotrrea j udectoreasc prin care s-a soluionat plngerea poate fi
atacat cu recurs n termen de 1 5 zile de l a comunicare. Moti varea
recursului nu este obli gatorie. Motivele de recurs pot fi susinute i oral n
faa instanei. Recursul suspend executarea hotrrii .
Plngerile mpotriva proceselor-verbale d e constatare i sancionare a
contraveniilor se soluioneaz cu precdere.
Plngerea mpotriva procesului-verbal de constatare i sancionare a
contraveniei. recursul formulat mpotriva hotrrii j udectoreti prin care s
a soluionat plngerea, precum i orice alte cereri incidente sunt scutite de
taxa j udiciar de timbru.
6.

Executarea sanciunilor contravenionale

Procesul-verbal neatacat n termen de 1 5 zile, precum i hotrrea


judectoreasc irevocabil prin care s-a soluionat plngerea. constituie titlu
executoriu, fr vreo alt formalitate.
205

Punerea n executarea a sanciunii amenzii contravenionale se race


astfe l :
al d e ctre organul din care face parte agentul constatator. ori d e cte on
nu se exercit calea de atac mpotriva procesului-verbal de constatare a
contraveniei n termenul prevzut de lege:
b ) de ctre i nstana j udectoreasc, n celelalte cazuri.
n vederea executrii amenzii organele prevzute mai sus vor comunica
din oficiu organelor de specialitate ale direcii lor generale ale finanelor
publice j udeene. respectiv a municipiului B ucureti. i unitilor
subordonate acestora. n a cror raz teritorial domiciliaz sau i are sed iul
contravenientul, procesul-verbal de constatare i sancionare a contraveniei
sau. dup caz. d ispozitivul hotrrii j udectoreti prin care s-a soluionat
plngerea.
Executarea se face n condiiile prevzute de dispoziiile legale pri vind
executarea silit a creanelor bugetare.
mpotriva actelor de executare se poate face contestaie la executare. n
condiiile legii." 1 1 2

1 12

O rdonan a G11vemului 11r. 2 din I 2 iulie 2001 p1"il-i11d regimul juridic al c011fravencii/or. n

Monitorul Oficial. partea I. nr. 4 1 O din 25 iulie 200 1 .

206

ANEXE

ANEXA Nr. I
LEGEA ARHIVELOR NAIONALE"
CAPITOLUL I
Dispoziii generale
Art. 1
Constituie izvoare istorice i alctuiesc Fondul Arhivislic Naional al
Romniei documentele create de-a lungul timpului de ctre organele de stal.
organizai ile publice sau private economice. sociale. culturale. militare i religmasc.
precum i de ctre persoanele fizice. Aceslor documente staLUI Ic asigur proteqic
special. n condiiile prezentei legi.
Art. 2
Prin documente care fac pane din Fondul A rhiPistic Narional al
Romniei, n sensul prezentei legi . se nelege: acte oficiale I particulare.
diplomatice i consulare, memori i . manuscrise, proclamai i . chemri. afie. planur1.
schie, hri, pel icule cinematografice i alte asemenea mrturi i . matrice sigilare,
precum i nregistrri foto. video. audio i informatice. cu valoare istoric, realizate
n ar sau de ctre creatori romni n strintate.
Art. 3 Administrarea. supravegherea i protecia special a Fondului Arhivistic
Naional al Romniei se realizeaz de ctre Arhivele Naionale. unitate bugelar n
cadrul Ministerului de Interne.
Arhivele Naionale i exercit atribuiile prin compartimenLclc sale specializate
i prin direc\iile j udeene ale Arhivelor Na\ionale.
ProteC!ia special a Fondului Arhivistic Naional al Romniei se realizeaz n
condiii de pace, potrivit prevederilor prezentei legi . iar n caz de rzboi sau de
calamiti naturale, de ctre creatori i deintori, cu sprijinul organelor desemnate
cu atribuii speciale n asemenea situaii i cu asistena de specialitate a Arhivelor
Naionale.
Art. 4
Persoanele fizice i persoanele juridice. creatoare i deintoare de
documente care fac parte din Fondul Arhivistic Na!ional al Romniei. denumite n
continuare creatori i deintori de documente, rspund de evidenta. inventarierea.
selecionarea, pstrarea i folosirea documentelor. n condiiile prevederi lor
prezentei legi .
-

CAPITOLUL II
Atribuiile Arhivelor Naionale n administrarea i protecia
special a Fondului Arhivistic Naional al Romniei
-

Art. 5
Arhivele Naionale acord asisten de spcc1ali late i asigur
desfurarea unitar a operaiunilor arhivistice l a nivel u l Luturor creatori lor i
de!intorilor de documente. ndeplinind urmtoarele atribu !i i :

Publicat n Monitorul Oficial al Romniei. V I I I . nr. 7 1 . d i n 9 aprilie 1 9% .

208

aJ elaboreaz, n con formitate cu prevederile prezentei legi. norme i metodologii


de lucru pentru organizarea i desfurarea ntregii activiti arhivistice. inclusiv
pentru clasi ficarea i includerea n Fondul Arhivistic Naional a documentelor
prevzute la art. 2 . care se dau publicitii, dup caz;
b) controleaz aplicarea prevederilor legislaiei n vigoare pe linia muncii de
arhiv i stabi lete msurile cc se impun potrivit legi i :
c ) preia d e I a creatorii i deintorii d e arhiv documentele care fac parte din
Fondul Arhivistic Naional al Romniei. n condiiile i la termenele prevzute n
prezenta lege;
d) asigur evidena, inventarierea. selecionarea. pstrarea i folosirea
documentelor pc care Ic deine:
e) asigur documentele pe baz de microfilme i alte forme de reproducere
adecvate;
f) constituie i dezvolt banca de date a Arhivelor Naionale i reteaua
automatizat de informare i documentare arhivistic. stabilete msuri pentru
corelarea tehnic i metodologic i pentru colaborarea servici ilor de informare i
documentare arhivistic i a compartimentelor similare din cadrul Sistemului
naional de informare i documentare:
gJ elaboreaz i editeaz Revista Arhivelor" i alte publicaii de speciali tate.
destinate informrii i sprijinirii cercetrii ti inilicc, precum i punerii n valoare a
documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei :
h) asigur, prin Facultatea de Arh i vistic i coala Naional de Pcrfcctionarc
Arhivistic, pregtirea i specializarea personalului necesar desfurrii activitilor
arhivistice:
i) la cerere. sau din oficiu, atest dac un document face sau nu face parte din
Fondul Arhi vistic Naional al Romniei:
.1 1 autorizeaz scoaterea temporar peste grani a documentelor care fac parte
din Fondul Arhivistic N aional al Romniei . n scopu l expuneri i sau documentrii
cu ocazia unor mani festri tiini fice sau cul turale internaionale:
k l ntre(ine i dezvolt relaii cu organele i institui i le similare din strintate. n
vederea informrii reciproce n domeniul arhivi stic i al schimbului de documente
i de reproduceri de pe acestea; asigur aplicarea conven\ii lor i acordurilor
i nternaionale privind domeniul arhivistic i particip la congrese, conferine,
reuniuni i consftuiri arhivistice i nternaionale:
I ) asigur aplicarea prevederilor legislaiei n vigoare n realizarea proteciei
documentelor care fac parte din Fondul Arh ivistic N aional al Romniei . respectiv
n aprarea secretului de stat, paza i conservarea acestor documente, att n timp de
pace, ct i la mobilizare sau rzboi .
Art. 6 n cadrul Arhivelor Naionale funcioneaz u n consi l i u ti inific. format
din specialiti ai Arhivelor Naionale. cercettori, cadre didacllce universitare i
specialiti din ministerele interesate. care analizeaz, dezbate i face propuneri n
problemele privind normele i metodologi ile speci fice de lucru. publicaiile de
specialitate, precum i dezvoltarea ntregii activiti arhivistice.
Modul de organizare i funcionare, precum i componena consiliului tiinific
se stabilesc prin regulament de organizare i funcionare. aprobat de di rectoru l
-

209

general al Arhivelor Naionale.


CAPITOLUL III
Obligaiile creatorilor i deintorilor de documente
Seciunea

Evidena documelltelor

i\rt. 7 Creatorii 1 de\intorii de documente sunt obligai s nregi srreze i sa


\in evidena tuturor documentelor i ntrate. a celor ntocmite penrru uz intern. precum
i a celor ieite, potrivit legi i .
Art. 8 -Anual. documentele s e grupeaz n uniti arhivistice. potrivit
problematicii i termenelor de pstrare stabilite n nomenclatorul documentelor de
arhiv. care se ntocmete de ctre fiecare creator pentru documentele propri i .
Nomenclatoarele ntocmite de creatori l a nivel central s e aprob de ctre Arhivele
N a\ionale. iar cele ale celorlalti creatori . de ctre di recii l e j udeene ale Arhivelor
N at10nale. potrivit anexei nr. I .
Art. 9 -Documentele se depun la depozitul arhivei creatori lor de documente n al
doilea an de la constituire. pe baz de inventar i proces verbal de predare-prnrnrc.
ntocmite potrivit anexelor 2 1 3 .
Evidenta tuturor i ntrri lor i ieirilor de unit\i arhivistice d i n depozit s e ine pe
baza unui registru, potrivit anexei nr. 4.
Scoaterea documentelor din evidenta arhi vei se face numai cu aprobarea
conducerii creatorilor sau deintorilor de documente i cu avizul Arhivelor
Na(ionale sau al direciilor j udeene ale Arhivelor Naionale, dup caz. n funcie de
creatorii la nivel central sau local, n urma selecionrii . transferului n alt depozit de
arhiv sau ca urmare a distrugerii provocate de calamiti naturale ori de un
eveniment exterior i mprevizibil i de nen l turat.
-

Seciunea a li-a - Selecionarea documelltelor

n cadrul Arhivelor Naionale funcioneaz comisia central de


Art. IO
selecionare a documentelor, care coordoneaz activitatea de selec\10nare a
documentelor ntocmite i de(inute de creatorii l a nivel central. iar in cadrul
di recii lor j udeene ale Arhivelor N aionale funcioneaz cte o comisie de
selecionare a documentelor, care coordoneaz activitatea de selecionare a
documentelor ntocmite i deinute de cei lali creatori.
Modul de organizare i atribu\i i l e comisiilor prevzute la alin . I se stabilesc prin
norme privind acti vitatea arhivistic. aprobate de directorul general ai Arhivelor
Naionale.
n cadrul fiecrei uniti creatoare i detintoare de doc menre
Art. 1 1
funcioneaz cte o comisie de selecionare. numit pnn decizia sau ordinul
conductoru lui unitii respective. fiind compus din: u n preedi nte. un secretar i
un numr i mpar de membri numii din rndul specialitilor proprii . Aceast comisie
se ntrunete anual sau ori de cte ori este necesar, pentru a analiza fiecare unicate
-

210

arhivistic n parce. stabilindu-i valoarea practic sau istoric: hotrrea luat se


consemneaz ntr-un proces-verbal. ntocmit potrivit anexei nr. 5 .
Procesul-verbal d e selecionare. nsotit de inventarele documentelor propuse spre
eliminare ca fi ind lipsite de valoare. precum i de inventarele documentelor cc se
pstreaz permanent. se nainteaz spre aprobare Comisiei centrale de selecionare.
in cazul creatori lor i deintorilor de documente la ni vel central. sau comisiilor din
cadrul direciilor judeene ale Arhivelor Naionale. n cazul celorlal!i creatori I
deintori de documente.
Documentele se scot din evidenele arhivelor i se pot elimina numai n baza
proceselor-verbale ale comisiilor prevzute la alin. 2.
n cazul admini stratorului unic, acesta poart rspunderea pentru selecionarea
documentelor ce urmeaz a fi arhivate.
Seciunea a III-a - Pstrarea doc11111e11telor

<\rt. 1 2
Creatorii i deintorii de documente sunl obl igai s pstreze
documentele create sau deinute n condiii corespunztoare. asigurndu-Ic mpotriva
distrugerii . degradrii . sustragerii sau comercializrii n alte condiii dect cele
prevzute de lege.
Persoanele jundice creatoare i de(intoare de documente sunt obligate s le
pstreze n spaii special amenajate pentru arhiv. Noile construc\ii ale creatonlor I
deintori lor de arhiva vor fi avizate de ctre Arhivele Naionale sau direciile
judetene ale Arhivelor Naionale. dup caz, numai dac au spaii prevzute pentru
pstrarea documentelor.
Arhi vele Nationale i direc[iile judeene ale Arhi velor Naionale pol prelungi
termenul de pstrare a documentelor l a deintori pn la asigurarea spaiilor
necesare prelurii lor.
Depozitele de arhiv vor fi dotate, n funcie de formatul i de suportul
documentelor. cu mijloace adecvate de pstrare i de protejare a acestora, precum i
cu mijloace, i nstalaii i sisteme de prevenire i stingere a incendiilor.
-

Seciunea a IV-a - Depunerea documentelor la Arhivele Naionale

Art. 13 - Persoanele juri dice creatoare i deintoare de documente depun spre


pstrare permanent la Arhivele Naionale I direcii l e j udeene ale Arhivelor
Nationale. dup cum urmeaz:
l) documentele fotografice. precum i peliculele cinematografice. clupa 20 de ani
de l a crearea lor:
b) documentele scrise. cu excepia actelor de stare civil 1 a documentelor
tehnice, dup 30 de ani de la crearea lor;
c) documentele tehnice, dup 5 0 de ani de la crearea lor:
d ) actele de stare civi l, dup 1 00 de ani de la ntocmi rea lor:
el matricele sigi lare confecionate din metal. avnd nscnse toate nsemnele
legale i denumirea complet a unitii, dup scoaterea lor din uz.
Art. 14 Creatorii i detintorii de arhiv pot de\ine documemc care fac parte
-

21 1

din Fondul Arhi vistic Naional al Romniei i dup expirarea cermenului de


depunere. dac sunt necesare n desfurarea activi tii lor. pe baza aprobrii
directorului general al Arhivelor Naionale. n cazul creatori lor i deintorilor la
nivl central. i a directorilor direci ilor judeene ale Arhivelor Na(ionale, pentru
ceilali creatori i deintori. n condiiile respectrii prevederilor prezentei legi.
Ministerul Aprrii Naionale, Ministerul Afaceri lor Externe. Serviciul Romn de
Informaii , Serviciul de Informaii Externe. Serviciul de Protecie i Paz. alte
organe cu atribuii n domeniul siguranei naionale, precum i Academia Romn i
pstreaz documentele proprii n condiiile prezentei legi i dup expirarea
termenelor prevzute la art. 1 3 .
Art. 15 Organizai ile particulare i persoanele fizice care dein documente din
Fondul Arhi vistic Naional al Romniei l e pol depune la Arhi vele Naionale sub
lorm de custodie sau donaie. scutite de taxe i impozite.
Deintorul care dorete s vnd documenLe care fac parte din Fondul Arhi vistic
Na(ional al Romniei este obligat s comunice aceasta Arhivelor Naionale sau.
dup caz. direcii lor Judeene ale Arhivelor N aionale care au prioritate la
cumprarea oricror documente care fac parte din Fondul Arhi vistic Naional al
Romniei i care trebuie s se pronune n termen de 60 de zile de la dala
nregistrrii comunicrii .
Art. 1 6 Documentele c u valoare practic, n baza crora s e elibereaz copii.
cert i ficate i extrase privind drepturile i ndividuale ale cetenilor. vor fi pstrate de
ctre creatorii i deintorii de documente.
Art. 17 Creatorii i deintorii de documence. prevzui la art. 1 4 i 1 5 . sunt
obligai s depun l a Arhivele Naionale sau l a direcii le j udeene ale Arhivelor
Na1ionale. dup caz. un exemplar al i nventarelor documentelor permanente pc care
le dem. la expirarea termenelor de depunere a acestora.
Art. 18 n cazul desfi inri i . n condiiile legi i . a unui creator de documente.
persoan juridic, fr ca activitatea acestu i a s fie continuat de un altul.
documentele cu valoare istoric. n sensul art. 2 din prezenta lege. vor fi preluate de
ctre Arhi vele Naionale sau de direcii l e j udeene ale Arhi velor Naionale. iar cele
cu valoare practic. ln baza crora se elibereaz cop i i . certificate i extrase privind
drepturile individuale ale cettenilor. vor li depuse l a M i nisterul Muncii i Proteciei
Sociale sau la direci ile judeene ale acestuia.
Art. 19 Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei
o dat intrate, potrivit legi i . n depozitele Arhi velor Naionale i/sau ale dirctiilor
jude\ene ale Arhivelor Na10nale. nu mai pol fi retrase din administrarea acestora. cu
excepia celor predate n custodie.
-

CAPITOLUL IV
Folosirea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic
Naional al Romniei
-

Art. 20 Documentele care fac parte din Fondul Arh i vistic Naional al Romniei
pot fi folosite pentru: cercetare tiinific. rezol varea unor lucrri administrative.
212

informri. aciuni educative. elaborarea de publicaii i eli berarea de copi i . extrase 1


certi fi catc.
Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei pot fi
consultate. ia cerere, de ctre ceteni romni i stri ni. dup 30 de ani de la crearea
lor. Pentru documentele la care nu s-a mplinit acest termen. cercetarea se poate
face numai cu aprobarea conducerii u nitii creatoare sau deintoare.
Documentele de valoare deosebit nu se expun publ ic, n origi nal. ci sub form de
reproduceri.
Art. 21 Creatorii i de\intorii de documente sunt obliga\i s elibereze, potri vit
legi i , la cererea persoanelor fizice i a persoanelor juridice. certificate. copii 1
extrase de pe documentele pe care le creeaz i Ic dein, inclusiv de pe cele pentru
care nu s-a mplinit termenul prevzut la art. 1 3 . dac acestea se refer la drcpruri
care l privesc pe sol icnant.
Serviciile prestate de ctre Arhivele Naionale pentru rezolvarea solicitrilor
persoanelor fizice i ale persoanelor juridice se efectueaz, contra cost. n condii ile
prevzute de lege.
Art. 22 -Documentele a cror cercetare poate afecta interesele naionale,
drepturile i libertile cetenilor. prin datele i informaii l e pe care le conin. sau
cele a cror i ntegritate fizic este n pericol nu se dau n cercetare.
Fac parte din aceast categoric documentele care:
al privesc siguran1a. integritatea teritoriala i independenta statului romn.
potrivit prevederilor constituionale i ale legisl atici n vigoare:
b) pot leza drepturile i libertile individuale ale ceteanulu i :
C J sunt ntr-o stare necorespunztoare d e conservare. situaie stabilit d e comisia
de specialitate i consemnat ntr-un proces-verbal:
d) nu sunt prelucrate arhi vistic.
Stabilirea documentelor respective se face de ctre deintorul legal al acestora.
potrivit anexei nr. 6.
-

CAPITOLUL V
Personalul arhivelor
Art. 23
Creatorii i deintorii de documente. prevzui la an. 2, persoane
j uridice. au obligaia de a nfiina compartimente de arhiv sau de a desemna
persoane responsabile cu probleme de arhiv, n funcie de valoarea i cantitatea
acestora.
Desemnarea personalului nsrcinat cu activitatea de arhiv, structura i
competena acestor compartimente de arhiv vor fi stabilite de ctre conducerea
unitii creatoare i deintoare de documente. cu avizul Arhivelor Naionale sau .
dup caz. al direciilor j udeene ale Arhivelor Naionale.
Art. 24 Formarea. atestarea i perfecionarea personalului de speciali tate din
Arhivele Naionale. ct i din celelalte uni ti creatoare i deintoare de documente
de arhiv se realizeaz prin Facul tatea de Arhivistic i prin coala Naionala de
Perfecponare Arhivistic.
-

213

Art. 25
Personalul de specialitate din cadrul Arhivelor Nationale va fi
dimensionat n funcie de cali tatea i specificul materialului documentar n
administrare i face parte din categoria functionarilor publici.
-

CAPITOLUL VI
Rspunderi i sanciuni
-

Art. 26 Nerespectarea dispoziii lor prezentei legi arrage. dup caz. rspunderea
contraven\ionala. civil sau penal.
Art. 27
Sustragerea. distrugerea. degradarea ori aducerea in stare de
nentrebuinare a documentelor care rac parte din Fondul Arhivistic Naional al
Romniei constituie infraciune i se pedepsete conform prevederi lor Codului
penal.
Art. 28
Scoaterea peste grani a documentelor care fac parte din Fondul
Arh ivistic Naional al Romniei sau nstrinarea acestora ctre persoane fizice sau
persoane juridice strine. fr autorizarea Arh i velor Naionale, constituie infraciune
i se pedepsete cu nchisoare de la 3 la 7 ani. daca fapta nu constituie o infraciune
mai grav.
Tentativa se pedepsere.
Art. 29 Constituie conlravenii la prevederile prezentei legi urmtoarele fapte.
dac nu sunt svrite n astfel de condiii nct. potri vit legii penale. s fie
considerate infraciuni:
a) neinventarierea documentelor sau nentocmirea de ctre creatorii acestora.
persoane juridice, a nomenclatoarelor arh ivistice pentru documentele propri i,
potrivit art. 8 alin 2 :
b ) nepredarea de cire compartimentele unitii creatoare. la arhiva proprie. a
documentelor cu termen de pstrare permanent. pe baz de inventar i proces-verbal
de predare-primire. conform prevederi lor art. 9 :
e l neselecionarea documentelor create i deinute de ctre persoane juridice. l a
termenele prevzute i n nomenclatorul propri u . de ctre comisia d e scleqionare a
documentelor, n condi i i l e prevzute la art. 1 1 :
dl neasigurarea conditiilor corespunztoare de pstrare i protejare a
documentelor create i deinute de ctre creatorii i deintorii de arhiva. persoane
juridice sau persoane fizice, potrivit art. I 2 :
el nepredarea. la Arhivele Naionale i , dup caz. la direciile judeene ale
Arhivelor Naionale, a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al
Romniei de ctre creatorii i deintorii de arhiv. la expirarea termenelor prevzute
la art. 1 3 :
O o ferta de vnzare sau vnzarea documentelor care fac parte din Fondul
Arhi vistic Naional al Romniei ctre persoane fi zice sau persoane juridice. fr
res;-iectarea prioritii Arhivelor Naionale de a le cumpra. potrivit prevederilor art.
1 5 alin. 2 :
g) nedepunerea la Arhivele Naionale sau la direci ile j udeene ale Arhivelor
Naionale. dup caz. de ctre creatorii i deintorii de documente de arhiva. a
-

214

i nventarelor pe care Ic dein l a expirarea termenelor de depunere. n condiiile


prevzute l a art. 1 7 .
Art. 30 Contraveniile prevzute l a art. 29 se sancioneaz dup cum urmeaz:
a) cu amenda de la 500.000 lei la 2.000.000 Ici. cele prevzute la lit. a). d ) I n:
bl cu amenda de la 250.000 Ici la I .OOO.OOO lei . cele prevzute la lit. b), c ) . c) i
g).
Amenda se apl ic i persoanei juridice.
n cazul contraveniilor prevzute l a art. 29 lit. t}, Arhi vele Naionale pot solicita
instanei j udectoreti anularea actului de vnzare, chiar 1 dup exp1rarea
termenului de prescripie a rspunderii contravenionale, n condi\iile legi i civile.
Art. 3 1 Constatarea contraventiilor prevzute la art. 29 i aplicarea sanciunilor
se fac de ctre mputerniciii Arhivelor Naionale i. dup caz. ai direci ilor judctene
ale Arhivelor Nationale.
Art. 32 mpotriva procesului-verbal de constatare a contraveniei se poate face
plngere. n termen de 1 5 zile de la comunicare. la judectoria n a crei raz
teritorial a fost svrit contravenia.
Art. 33 Contraveni ilor prevzute n prezenta l ege Ic sunt aplicabi le disp o zi\i ile
Legii nr. 3 2/ 1 968 privind stabil i rea i sancionarea contraven\iilor.
-

CAPITOLUL VII
Dispoziii finale i tranzitorii
-

Art. 34 Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s comunice n scris.


n termen de 3 0 de zile. Arhivelor Naionale sau. dup caz. direci ilor judeene ale
Arhivelor Naionale. documentele care le atest ntiin\arca. reorganizarea sau
desfi inarea. n condiii le legii .
Art. 35 Denumirile Direcia General a A rhivelor Stallflui i A rhivele Statului.
folosite n actele normative n vigoare. se i"nlocuiesc cu denumirea A rhivele
-

Naionale.
-

Art. 36
Dispoziiile din prezenta lege referitoare la direcii l e j ude\ene ale
Arhivelor Naionale se aplic. n mod corespunztor. i Direciei Municip1ulu1
Bucureti a Arhivelor Naionale.
Art. 37 -Anexele nr. 1 -6 fac parte integrant din prezenta lege.
Art. 38 Decretul nr. 472/ 1 97 1 privind Fondul Arhivistic Naional al Republ icii
Sociali ste Romnia. cu modificrile ultenoarc. precum i orice alte dispoziii
contrare prevederi lor prezentei legi se abrog.
-

ANEXA nr. I
(Art nr. 8 )
( Denumirea unitii )
( Adresa)
Aprob,
Preedintele Consi liului
de Administraie

Se confirm,
Directorul general a l Arhivelor Naionale
(Directorul Direciei Judeene

-------------

(Director)

a Arhivelor Naionale

NOMENCLATORUL ARHIVISTIC
t-J

din

aprobat din Ordinul (Decizia) nr.

'

_
_
_
_
_
_

Denumirea dosarului (Coninutul pe

Termenul de
pstrare

Direqia

Serviciile

A Serviciul

- -------- ----- ------ -

Permanenl

I Direcia Secretariat i

2.

------ -- -------

Permanenl

Administraliv

Secretariat

3.

--- ------- - -

4.

--- -------- -- ----------

5.

--------- -

I.

------ - - ----- -

B. Serviciul
Adminislraliv

scurt al problemelor la care se refer)


I.

2.

3.

4.
5.

---

-- - - ----

--- --- - - - -

-- -------- ---

----

--

-------

-----------

- --

- ---------

-- -----

---- - -- - -

-- - - ----

-- - --- - - ---

10 ani
5 ani
3 ani

Permanenl
Permarn:nt
1 0 ani
5 ani
3 ani

Observatii

Anexa nr. 2
(Art. nr. 9 J
(Denumirea creatoruiui )
1.

Denumi rea c ompart i men t u I u i )

INVENTAR P E A N UL.

_
_
_

_
_
_
_
_
_

pentru documentele care se pstreaz


( permanent sau temporar)

lndicati vui
Nr.
crt.

dosarului
dup

Cuprinsul pe scurt al
dosarului.registrului etc.

extreme

Nr
lilelor

Observaii

Datele

nomenclator

Prezentu inventar format din

c ar t ote ci et c .

li le. conine

__

dosa re. registre. condici.

. n e l i r n d 'l nc he i ate .
Numerele
au fost lsate l a
La preluare au l i psit dosarele de la nr.
, s-au preluat ______ d o sa re .
Astzi.
_______

'

_
_
_
_
_
_
_

Am primit.

Am predat.

217

ANEXA nr. 3
(Art. nr. 9)
_______
_

( ln,tituia)
( regie autonom. societate comercial)

PROCES-VER B AL
de predare-primire a documentelor

Astzi,

subsemnaii

delegai ai compartimentului

----

______

la preluarea documentelor create n perioada


serviciul menionat, n cantitate de
______

__
_
_
_
_
_
_
_
_
_
_

am procedat primul la predarea i al doilea

arhi varul unitii

Predarea-primirea

s-a

fcut

______

______

pe

baza

de ctre

dosare.

inventarelor

anexate.

cuprinznd

pagini dactilografiate, conform dispoziiilor legale.

Am predat.

Am pri mit.

218

ANEX A nr . 4
(Ari. nr. 9)

REGISTRU DE EVIDENT
a i ntrrilor-ieirilor unitilor arhivistice

Nr.

Preluri

Den umirea

crt.

Data

compan.

Datele
extreme

Numrul de dosare

Ieiri
din

ale doc.

Dup

Primite

inventar

efectiv

arhiv

219

Obs

ANEXA nr. 5
!A rt.

nr.

11i

( Denumi rea creatorul u i )


I Compartimentul )
( Sedi u l )

PROCES-VERBAL N r .

_
_
_

Comisia de selecionare. numit prin Ordinul < Decizi a) nr.


selecionnd n edinele din

____

__

documentele din anii

__
__

din

_
_
_

avizeaz ca

documentele din i nventarele anexate. s fie nlturate ca nero l ositoare. expirndu-le


termenele de pstrare prevzute n nomenclatorul u niti i .

Preedinte.

Membri , *

( N u mele i
prenumele)

( Numele i
prenumele)

( N u mele i
prenumele)

Semntura

Semntura

Semntura

Secretar.

Anii extremi
Se repet aceleai date pentru toi membrii comisiei de selee(ionare

220

ANEXA nr. 6
(Art. n r. 2 2 J

LISTA
termenelor d u p care pot

fi

date n cercetare

documentele privind i n teresele naionale, drepturi l e i l i berti l e


ceteni l or

Documentele medicale, dup I 00 de ani de la crearea lor;


Registrele de stare c i v i l. dup l 00 de ani de la crearea lor:
Dosarele personale, dup 75 de ani de la crearea lor:

Documentele privind viaa privat a unei persoane. dup 40 de ani de l a

Documentele referitoare Ia siguranta i integritatea na!ional. dup l 00 de

Documentele privind afacerile cri minale, dup

moartea acesteia:
ani de la crearea lor;

90

de ani de la crearea lor:

Documentele pnvind politica extern, dup 50 de ani de la crearea lor:


Documente ale societilor comerciale cu capital privat. dup 50 de ani de
la crearea lor;

Documentele liscale, dup 50 de ani de la crearea lor:


Documenlclc notariale i j u d i c i are. dup

90

de ani de Ia crearea lor.

ANEXA Nr. 2
LEGEA Nr. 358/2002 PENTRU M ODIFICAREA I COMPLETAREA'
LEGII ARHIVELOR NAIONALE Nr. 16/1996
Art. I. Legea Arhivelor Naionale nr. 1 6/ 1 996. publicat n Moni lorul Ofi cial al
Romniei. partea !, nr. 7 1 din 9 apri lie 1 996, se modi fic 1 se completeaz dup
cum urmeaz:
1. Articolul 18 va avea urmtorul cuprins:
Art. 1 8 . - n cazul desfiintri i , n condiiile legi i , a unui creator de documente,
persoan j uridic. fr ca activitatea acesluia s fie continuat de altu l , documentele
cu valoare istoric. n sensul art. 2 . vor li preluate de ctre Arhivele Naionale sau de
direciile j udeene ale Arhivelor Naionale, iar cele cu valoare practic. n baza
crora se elibereaz copii . certificate i extrase privind drepturile referitoare la
stagiile de cotizare la asigurri sociale ale cetenilor. vor li preluate de casele
Judeene de pensii sau ale sectoarelor municipiului Bucureti, dup caz.'"
2. Dup articolul 1 8 se introduce articolul 1 8 1 cu urmtorul cuprins:
Art. 1 8 1 creatorii i/sau deintorii de documente. persoane juridice. care i
schimb regimul de proprietate sau i modific obiectul de activitate. precum 1 noii
deintori care preiau patrimoniu l , au obligaia s dispun msuri pentru pstrarea.
conservarea i evidena arhivei. n condiiile prevzute de lege.
Unilile prevzute la alin. I sunt obligate s ia msuri mpotriva distrugerii .
degradrii , sustragerii ori comercializrii fr drept a documentelor din arhiv.
Documentele menionate la alin. 2 se depoziteaz n condiii i locuri stabilite
prin acte bilaterale ncheiate cu reprezcnlanii Arhivelor Naionale sau ai direciilor
judeene ale Arhivelor Naionale. cu excepia celor cu valoare practic, r:i baza
crora se elibereaz copii , certificate i extrase pri vind drepturile referitoare la
stagiile de cotizare la asigurri sociale ale cetenilor, care se depoziteaz la casele
JUdeene de pensii sau ale sectoarelor municipiului Bucureti.
Carnetele de munc se predau titularilor de drept ori succesorilor legali ai
acestora, dup caz."
3. La articolul 29, dup litera g) se introduce litera h) cu urmtorul cuprins:
1
h) nerespectarea prevederilor art. 1 8 i 1 8 ."
4. Alineatul 1 al articolului 30 va avea urmtorul cuprins:
Contraveniile prevzute la art. 29 se sancioneaz i;u amend de la 2 .500.000 lei
la I O. OOO.OOO lei."
5. Articolul 33 va avea urmtorul cuprins:
Art. 3 3 .
Contravenii lor prevzute n prezenla lege le sunt aplicabile
dispoziiile Ordonanei Guvernului nr. 2/200 1 privind regimul juridic al
contravenii lor. cu modificrile i completrile ulterioare."
-

Publicat n Monitorul Oficial al Romniei, XIV. Nr. 476. din 3 i ul i e 2002.


222

6. Articolul 34 va avea urmtorul cuprins:


Art. 34. Creatorii i/sau deintorii de documente sunt obliga(i s comunice in
scris. in termen de 30 de zile. Arhivelor Naionale sau. dup caz. direqiilor judcienc
ale Arhivelor Naionale documentele care le atest nfiinarea. reorganizarea sau
desfi inarea, in condiii l e legii . precu m i msurile dispuse n vederea arhivrii
documentelor create sau deinute de acetia."
Art. II. Documentele ce urmeaz s fie depozitate la casele Judeene de pensii
sau ale sectoarelor municipiului Bucureti, precum i procedura de predare-primire a
acestora se vor stabili prin hotrre a Guvernului, elaborat de M i nisterul Muncii i
Solidaritii Sociale, la propunerea Casei Naionale de Pensii i Alte Drepturi de
Asigurri Sociale, care va fi adoptat n termen de 60 de zile de la data intrrii n
vigoare a prezentei legi .
-

Bucureti, 6 iunie 2002


Nr. 358

ANEXA Nr. 3
INSTRUCIUNI
privind activitatea de arhiv la creatorii i de\intorii
de documente. aprobate de conducerea Arhivelor Naionale
prin Ordinul de zi nr. 2 1 7 din 23 mai 1 996
Prezentele instruciuni reglementeaz organizarea i desfurarea ntregii
activiti arhivistice. n mod unitar, la nivelul tuturor creatori lor i dei ntori lor Je
documente, n conformitate cu an. 5 . pcl. a. din Legea Arhi velor Naionale.
CAPITOLUL I
Dispoziii generale
-

Art. 1
Constituie izvoare i storice i alctuiesc Fondul A rhivistic Na\10nal al
Romniei documentele. indiferent de suportul lor. create de-a lungul timpului de
organele de srnt. organismele publice sau private, economice. sociale. culturale.
militare i religioase. precum i de persoanele fizice. Acestor documente statul Ic
acord protecie special, n condiiile Legii Arhivelor N aionale.
Art. 2 Administrarea. supravegherea. dup caz. i protcc\ia special a Fondului
Arhi vistic National al Romniei se real izeaz de Arhivele Naionale
unitate
bugetar n cadrul M inisterului de Interne. Atribui ile acestora se exercita pnn
compartimentele specializate i direcii l e judeene ale Arhivelor Naionale.
Art. 3
Persoanele juridice creatoare i deintoare de documente rspund de
evidena. inventarierea, selecionarea, pstrarea i folosirea lor. n condii i le
prevederilor Legii Arhivelor Naionale.
Art. 4 Persoanele juridice. creatoare i demtoarc de documente. au obligapa
de a n fi ina compartimente de arhiv. organizate n funqie de complexi tatea i
cantitatea arhivelor pe care l e creeaz sau Ic dei n.
Desemnarea personalu lui nsrcinat cu activitatea de arhiv. precum i structura
i competena compartimentelor de arhiv vor fi stabi l i te de conducerea unit[lii
creatoare i deintoare de documente. cu avizul de spec i a l i tate al Arhivelor
Naionale sau, dup caz. al direci i lor judeene ale A rhivelor Naionale.
Fac excep\ic de la aceste prevederi M i nisterul Aprrii Naionale. Mini sterul
Afacerilor Externe. Serviciul Romn de Informaii . Serviciul de Informaii Externe.
Serviciul de Protecie i Paz, alte organe cu atribuii n domeniul siguranei
naionale.
Formarea, perfecionarea i atestarea personalu l u i compartimentului de arhiv se
realizeaz prin coala Naional de Perfecionare Arhivistic, contra cost.
Art. 5 Atribui ile personalului compartimentului de arhiva sum:
a) iniiaz i organizeaz activitatea de ntocmire a nomenclatorului dosarelor. n
cadrul unitii respecti ve: asigur legtura cu Arhivele Naionale. n vederea
verificrii i confirmrii nomenclatorului: urmrete modul de aplicare a
-

224

nomenclatorului la constituirea dosarelor:


bl verific i preia de la compartimente, pc baz de inventare. dosarele
constituite: ntocmete inventare pentru documentele fr eviden ( anexa nr. 2).
aflate n depozit; asigur evidenta tuturor documentelor i ntrate i ieite din depozitul
de arhiv, pe baza registrul u i de eviden curent (anexa nr. 4);
c ) eful compartimentului de arhiv este secretarul comisiei de selecionare i. n
aceast cali tate. convoac comisia n vederea analizrii dosarelor cu termene de
pstrare expirate i care. n principiu. pot fi propuse pentru eliminare ca fiind
nefolositoare: ntocmete formele prevzute de lege pentru confi rmarea lucrrii de
ctre Arhivele Naionale: asigur predarea integral a arhivei selecionate la uniti le
de recuperare:
d) cerceteaz documentele din depozit n vederea eli berrii copi i lor i
certificatelor solici tate de cctteni pentru dobndirea unor drepturi, n conformitate
cu legile n vigoare:
c) pune la dispoz11e. pe baz de semntur. i ine evidena documentelor
mprumutate compartimentelor creatoare: la restituire, verific integritatea
documentului mprumutat: dup resti tuire acestea vor fi reintegrate la fond:
n organizeaz depozitul de arhiv dup criterii prealabil stabilite. conform
prevederilor Legii Arhivelor Naionale: menine ordinea i asigur curenia n
depozitul de arhiv: solicit conducerii uniti i dotarea corespunztoare a
.
depozitului ( mobilier. rafturi. mijloace P.S . I . .a. }: informeaz conducerea uni t!ii i
propune msuri n vederea asigurrii condii ilor corespunztoare de pstrare i
conservare a arhivei :
g) pune la dispoziia delegatului Arhivelor Naionale toate documentele solicitate
cu pri lejul efecturii aciunii de control privind situaia arhivelor de la creatori :
h) pregtete documentele ( cu valoare i storic} i inventarele acestora. n vederea
predrii la Arhivele Naionale, conform prevederi lor Legii Arhivelor Nationale.
Art. 6 Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s comunice n scris.
n termen de 30 de zile. Arhivelor Naionale sau. dup caz, direcii lor j udeene ale
Arhivelor Naionale. nfiinarea. reorganizarea sau oricare alte modificri survenite
n <.ctivitatea instituiei. cu i mplicaii asupra compartimentului de arhiv.
Art. 7
Arhivele Naionale i direciile judeene controleaz aplicarea i
respectarea prevederilor legislaiei n vigoare, pe linia muncii de arhiv i stabilesc
msurile ce se i mpun. potrivit legi i .
-

CAPITOLUL I I
Obligaiile creatorilor i deintorilor de documente
A. Evidena documentelor
-

Art. 8 Creatorii de documente sunt obligai s nregistreze toate documentele


intrate. ieite ori ntocmite pentru uz intern.
Art. 9 nregistrarea documentelor se face la registratura general. !ie ntr-un
singur registru de intrare-iei re, fie, concomitent. n mai multe. fr ca numerele de
-

225

nregistrare date documentelor s se repete.


Cnd creatorul de documente primete. emite i ntocmete pentru uz intern un
numr mare de documente. nregistrarea acestora se poate face i la fiecare
compartiment de munc. n aceast situaie. la registratura general se nscrie
numrul de nregistrare atribuit de expeditor i denumirea compartimentului la care
se repartizeaz spre nregistrare i rezolvare.
nregistrarea documentelor se efectueaz cronologic. n ordinea primirii lor.
nregistrarea documentelor ncepe de la I ianuarie i se ncheie la 3 1 decembrie
ale ticcrui an.
La nregistrarea documentelor se vor preciza urmtoarele elemente: numrul de
nregistrare. data nregistrrii . numrul i data documentului date de emi tent.
numrul filelor documentului, numrul anexelor, emitentul, coninutul documentului
n rezumat, compartimentul cruia i s-a repartizat, data expedierii , modul rezolvrii ,
destinatarul , numrul de nregistrare a l documentului la care s e conexeaz i
indicativul dosarului dup nomenclator. care se va stabili i completa n registru
dup rezolvarea documentul u i .
Documentele care s e refer la aceeai problem s e conexeaz la pri mul document
nregistrat: n dreptul fiecrui document conexat se trece. n rubrica corespunztoare.
numrul de nregistrare al documentului la care se face conexarea.
Documentele expediate din oficiu i cele ntocmite pentru uz intern se
nregistreaz ca i documentele intrate, completndu-se coloanele adecvate.
n cazul documentelor expediate ca rspuns, acestea vor primi numrul de
nregistrare al documentului la care se rspunde.
B. Gruparea documentelor n dosare

Art. IO
Anual . documentele se grupeaz n dosare. potri vit problemelor i
termenelor de pstrare stabilite prin nomenclatorul dosarelor.
-

a) ntocmirea nomenclatorului dosarelor


Art. 1 1 Nomenclatorul dosarelor se ntocmete de ctre fiecare creator pentru
documentele proprii , dup modelul din anexa nr. 1 .
Nomenclatorul se ntocmete sub forma unui tabel n care se nscriu, pe
compartimente de munc, categorii l e de documente grupate pe probleme i termene
de pstrare.
n prima rubric a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de
munc. n ordinea n care figureaz n schema de organizare a creatorului. i se
numeroteaz cu cifre romane.
n rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor ele munc i se
numeroteaz cu litere majuscule.
i n rubrica a treia se trece. n rezumat. coninutul documentelor ce constituie
dosaru l . fiecare dosar numerotndu-se cu ci fre arabe, nccpnel cu nr. l la fiecare
compartiment ele munc.
n nomenclator se trec i registrele, cartotecile, condicile i alte materiale
preconstituite.
-

226

Cifra roman. l i tera majuscul i cifra arab formeaz indicativui dosarului.


Acesta poate fi format numai din l itera majuscul i cifra arab sau numai din cifra
arab, dac creatorul are ca pri componente numai compartimente de munca fr
subdiviziuni sau nici compartimente de munc.
La nregistrarea documentelor. indicativul dosarului va figura n registrul de
intrare-ieire, la rubrica rezervata acestuia. ca i pe fiecare documenl n parte.
n rubrica a patra a nomenclatorului se nscrie termenul de pstrare. Stabi l i rea lui se
face inndu-se seama de legi le n vigoare, de i mportana practic pentru activitalea
cre.1torului de documente i. n mod deosebit, de i mportana ti i nific a
informaii lor pe care le con\in documentele.
n dreptul grupelor de documente care se pstreaz permanent se trece cuvntul
permanent" (prescurtat P"), iar pentru acelea care se pstreaz temporar. cifra
arab care reprezint numrul anilor ct se pstreaz ( l , 3 . 5 , 1 O etc . ) . Dac termenul
de pstrare al unor grupe de documente nu poate li stabi l i t cu certitudine. n
momentul ntocmini nomenclatorului. sau dac exisl motive s se presupun c. n
anumite conjuncturi . informaiile documentelor pot avea i mportan\ ti i nific. lng
termenul de pstrare temporar se menioneaz ,.C . S . " ( comisie de selec10nare ). La
<:xpirarea termenului de pstrare. aceste documente vor fi anali zate de comisia de
seleqionare i. dup caz, pot fi propuse pentru eliminare sau reinute permanent.
ntr-un dosar se grupeaz documente referitoare la aceeai problem, cu acelai
termen de pstrare. n cazul acelorai genuri de documente, ntocmite pe perioade de
timp diferite i, respectiv. cu termene de pstrare diferite (planuri, dri de seama
l unare, trimestriale. anuale .a.), se constituie dosare separate, pentru fiecare termen
de pstrare.
Art. 12 Nomenclatorul dosarelor nu se modific anual, ci numai atunci cnd se
produc schimbri n slructura creatorului de documente. Dac se nfiineaz noi
compartimente de munc sau subdiviziuni, nomenclatorul se completeaz cu
denumirea acestora i cu dosarele nou create. n cazul compartimentelor de munc
sau subdiviziunilor lor care i dezvolt activitatea. crend alte grupe de documente
dect cele prevzute iniial, nomenclatorul se completeaz cu noile dosare.
Art. 13
eful fiecrui compartiment rspunde de ntocmirea proiectului de
nomenclator pentru documentele specifice compartimentului respectiv. Aceste
proiecte se centralizeaz de eful compartimentului de arhiv 1 se nainteaz, n
doua exemplare, spre aprobare i confirmare.
Art. 14 -Nomenclatorul se aprob de ctre conducerea unitii creatoare de
docu mente i se confi rm. la ni vel central, de Arhivele Naionale i. la nivel local.
de direcii l e judeene ale Arhivelor Naionale.
Art. 15 Dup confirmare. nomenclatorul va li difuzal la toate compartimenlele.
n vederea apli crii l u i .
.

b) Constituirea dosarelor
Art. 16
Dup rezolvarea lor, documentele se grupeaz n dosare, polnvit
nomencl atorului i se predau l a compartimentul de arhiv, n al doilea an de l a
constituire.
Art. 17 n vederea predrii dosarelor la compartimentul de arhi v se efectueaz
-

227

urmtoarele operaiuni:
documentele cuprinse n dosar se ordoneaz cronologic sau. n cazuri speciale.
dup alte criterii (alfabetic, geografic etc. ): cnd n constituirea dosarului se
folosete ordinea cronologic. actele mai vechi trebuie s se afle deasupra i cele
mai noi dedesubr;
se ndeprteaz acele, clemele, agrafele metalice, filele nescrise. dubletele:
documentele din fiecare dosar se leag n coperte de carton. n aa fel nct s se
asigure citirea complet a textului, datelor i rezoluii lor:
dosarele nu trebuie s aib mai mult de 250-300 fi le: n cazul depirii acestui
numr. se constituie mai multe volume ale aceluiai dosar:
filele dosarelor se numeroteaz n colul din dreapta sus, cu creion negru: n
cazul dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numeroteaz ncepnd cu
numrul 1 pentru fiecare volum:
pe coperta dosarului se nscri u : denumirea unitii i a compartimentului
creator, numrul de dosar din inventar. anu l . i ndicativul din nomenclator. datele de
nceput i de sfrit. numrul de fi le, volumul i termenu l de pstrare:
pe o foaie nescris. adugat la sfritul dosarului, sau pe pnma pagin nescns
a registrelor i condicilor, lucrtorul de la compartimentul creator al dosarului face
urmtoarea certificare: Prezentul dosar (registru, condic) conine . . . . . . . . file", n
cifre i ntre paranteze, n litere, dup care semneaz i pune data certificrii .
C. Inventarierea dosarelor. Predarea la compartime11t11l de arhiv

Art. 18

Dosarele se depun la compartimentul de arhiv pe baz de inventare,

ntocmite dup modelul prezentat n anexa nr. 2. Inventarul cuprinde toate dosarele
cu acelai termen de pstrare, create n cursul unui an, de ctre un compartiment de
munc. Astfel, fiecare compartiment va ntocmi attea inventare cte termene de
pstrare sunt prevzute n nomenclator, la compartimentul respectiv. n cazul
dosarelor formate din mai multe vol u me, n inventar fiecare volum va primi un
numr curent distinct.
Art. 19

Inventarele se ntocmesc n 3 exemplare pentru documentele

nepermanente i n 4 exemplare pentru documentele permanente, dintre care un


exemplar rmne la compartimentul care face predarea. iar celelalte se depun o dat
cu dosarele la compartimentul de arhiv.
Art. 20

Dosarele nencheiate n anul respectiv, ca i cele care, din motive

Justificate, se opresc la compartimentele de munc. se trec n inventarul anului


respectiv. cu menionarea nepredrii lor: n momentul predrii lor ulterioare. n
228

i nventar se va meniona acest lucru.


Art. 21 Dosarele care cuprind acte din mai muli ani se vor inventaria la anul
de nceput, menionndu-se n i nventar datele extreme.
n ce pri vete completarea rubricii Coninutul dosarului'". se vor
Art. 22
preciza genurile ( coresponden, sinteze. rapoarte. memori i. ordine etc . ) de
documente, emitentul . destinatarul , problema sau problemele coninute i. dup caz.
perioada la care se refer.
Art. 23 Constituirea dosarelor. inventarierea i predarea lor intr n obligaia
compartimentelor creatoare de documente. Predarea la arhiva general se face
conform unei programri prealabile. stabilit de comun acord ntre cele dou
compartimente (predtor i primitor).
Art. 24 La preluare. compartimentul de arhiv verific fiecare dosar, urmrind
respectarea modului de constituire a dosarelor i concordanta ntre coninutul
acestora i datele nscnsc n i nventar. n cazul constatrii unor neconcordane, ele se
aduc la cunotina compartimentului creator. care efectueaz corecturile ce se
impun.
Art. 25 Evidena dosarelor i a inventarelor depuse la compartimentul de arhiv
se ine n registrul de evident curent. conform modelului prevzut n anexa nr. 4.
n cazul n care comparti mentul de arhiv pstreaz i alte fonduri arhivistice. n
registrul de eviden curent se deschide cale o partid pentru fiecare fond.
n registrul de eviden curent, la capitolul Preluri ", se trec. n
Art. 26
ordinea prelurii , toate i nventarele dosarelor preluate; fiecare inventar se trece
separat, sub un alt numr de ordine.
Pentru fiecare inventar se noteaz:
numrul de ordine al i nventarulu i :
data prelurii documentelor din inventarul respecti v :
denumirea compartimentului d e la care provine inventaru l:
datele extreme ale documentelor:
totalul dosarelor din inventar:
totalul dosarelor primite efectiv n arh i v din inventarul respectiv:
numrul dosarelor lsate la compartiment i depuse ulterior.
Se va nscrie numrul din inventar al fiecrui dosar reinut de compartiment.
La capitolul Ieiri " se trec:
data ieirii dosarelor din eviden;
unde s-au predat:
denumirea. numrul i data actului pe baza cruia au fost scoase din
eviden;
totalul dosarelor ieite.
Art. 27
Scoaterea dosarelor din evidena arhivei sc !'ace cu aprobarea
conducerii creatorilor sau deintorilor de documente i cu confirmarea Arhivelor
Naionale, n urma selecionrii . transferului ctre alta unitate deintoare sau ca
urmare a distrugerii provocate de evenimente neprevzute.
Art. 28
Dosarele sunt scoase din evidena arhivei pe baza unuia din
urmtoarele acte. dup caz:
-

229

proces-verbal de selectionare (conform anexei nr. 5):


proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr. 6):
proces-verbal de constatare a deteriorrii complete a docu mentelor sau li psei
acestora.
Documentele deteriorate vor li scoase din eviden n urma propunerii comisiei
de selectionare. aprobat de conducerea uni ttii creatoare sau detintoarc i
confirmat de Arhivele Naionale.

D.

Selecionarea docume11telor

n cadrul fiecrei unitti creatoare i detintoare de documente


Art. 29
funcioneaz cte o comisie de selecionare, n umit prin decizia sau ordinul
conductorului unitii respective.
Art. 30
Comisia de selecionare este compus din preedinte. secretar i un
numr impar de membri, numii din rndul specialitilor propri i. reprezentnd
principalele compartimente creatoare de arhiv. eful compartimentului de arhiv
este de drept secretarul comisiei de selecionare.
Art. 31
Anual sau ori de cte ori este nevoie, la sesizarea secretarului,
preedi ntele convoac comisia de selecionare. Secretarul prezint comisiei
inventarele dosarelor cu termene de pstrare expirate.
n aprecierea i mportanei documentelor, comisia de selecionare are n vedere
respectarea termenelor de pstrare a documentelor, prevzute n nomenclatorul
dosarelor. acordnd o atenie deosebit celor care au, pe lng termenul de pstrare.
meniunea C.S.".
Cnd comisia de selecionare constat greel i de ncadrare a documentelor la
termenele de pstrare sau stabilete ca unele din acestea s fie pstrate permanent.
ele se trec n inventarele corespunztoare termenului lor de pstrare, la anul i
comparti mentul de munc respectiv.
La ncheierea lucrrilor, comisia ntocmete procesul-verbal model anexa nr. 5,
care se nainteaz spre aprobare conducerii unitii .
Art. 3 2 Comisia efectueaz selecionarea att a documentelor create d e unitatea
respectiv, ct i a celor create de alte uniti i pstrate n depozitul unitii .
Art. 3 3
Inventarele dosarelor propuse d e comisia d e selecionare spre a li
eliminate. nsoite de procesul-verbal aprobat de conducerea unitii i de inventarul
documentelor permanente create n perioada pentru care se efectueaz selecionarea
(cte un exemplar) se nainteaz, cu adresa nregistrat. pentru confirmare. la
Arhivele Naionale, n cazul unitilor centrale. sau la direciile judeene ale
Arhivelor Naionale. n cazul unitilor locale.
Art. 34
Arhivele Naionale sau direciile j udeene pot hotr pstrarea
permanenta a unor dosare, chiar dac, potrivit nomenclatorului. acestea au termene
de pstrare temporar.
Art. 35 Documentele se pstreaz, n ordine, pe rafturi, pentru a fi verificate de
organele de control ale Arhivelor Naionale. n vederea confirmrii lucrrii de
selecionare. Matriccle sigilare (sigi l i i , tampi le, parafe), con fecionate din metal.
cauciuc sau orice alte materiale. se i nventariaz. n ordinea drii lor n folosin, ntr-

230

un registru. dup modelul prezentat n anexa nr. 7 .


Art. 3 6 Selecionarea matricelor sigilare scoase din uz s e efectueaz d e ctre
cor.1isiile de selecionare. pe baz de proces-verbal nsoit de in ventar. cu
confirmarea Arhivelor Naionale.
Aprecierea valorii i storice a matricelor sigilare scoase din uz se face i ndiferent de
suportul acestora, ntruct la stabilirea valori i se au n vedere i alte elemente:
nsemnele i nscrisul din cmpul sigilar. valoarea artistic, frecventa .a.
-

E. Ordonarea, inventarierea i selecionarea documentelor secrete de stat


-

Art. 37 Documentele secrete de stal se nregistreaz, manipuleaz. studiaz i


pstreaz potrivit actelor normative n vigoare privind aprarea secretului de stal.
Art. 38
Gruparea n dosare. inventarierea i selecionarea se fac p otri vit
prezentelor Instruciuni . cu urmtoarele precizri :
gruparea documentelor n dosare se face pe baza nomenclatorului. n care se
cuprind i categoriile de documente din l i stele de date i informaii secrete de
stat;
gruparea documentelor secrete n dosare se face separat de cele nesecrere;
documentele secrete de serviciu i nesecrete, care fac corp comun cu
documentele secrete de stat (situaii , grafice, schie, tabele) i care nu pot fi
separare. vor i ntra n componena dosarului cu documente secrete de stat:
gruparea documentelor secrete de stat n dosare, legarea acestora. numerotarea
lilelor i certi ficarea se fac n anul urmtor crerii lor. la compartimentul special.
urmnd a se preda compartimentului de arhiv, pe baz de inventare la expi rarea
caracterului secret. Pstrarea i selecionarea lor la compartimentul de arhiv sc
fac n acelai mod ca la documentele nesecrete.
Art. 39 Documentele secrete de stat care i pstreaz acest caracter i dup
expirarea termenului de pstrare prevzut n nomenclator se selecioneaz la
compartimentul special de ctre o comi sie de selecionare avnd n componen
persoane care au acces la date. informaii i documente secrete de stat. eful
comparti mentului special va face parte din aceast comisie.
La selec\ionarea documentelor secrete de stal se vor respecta prevederi le
prezentelor Instruciuni .
-

F. Operaiuni arhivistice la documentele neconstituite pe probleme i termene de


pstrare
-

Art. 40
Documentele care se gsesc n arh i v neconst1tu1te conform
nomenclatorul u i se ordoneaz, inventariaz i selecioneaz la compartimentul de
arhiv. n acest sens se au n vedere:
determinarea apartenenei la fond (fondarea). inndu-se seama de: denumirea
destinatarului, tampila de nregistrare, rezoluie sau note tergale. coninutul
actulu i :
ordonarea documentelor n cadrul fondului. dup un criteriu stabil i t ( pe ani i
compartimente de munc, iar n cadrul compartimentu l u i , pe probleme; pe

23 1

compartimente i ani . iar n cadrul anului pe probleme. alfabelic .a. ).


n cazul n care un dosar cuprinde documenLe din mai multi ani se ordoneaz la
anul cel mai vechi al dosarului. fr a se lua n considera\ie datele documentelor
anexate.
Numerotarea dosarelor se face ncepnd cu numrul I , pe fiecare an.
Art. 41 n cazul n care documentele nu sunt constituite n dosare ( foi volante).
fondarea se efectueaz dup criterii l e amintite mai sus. Ordonarea documentelor se
execut dup criteriul cronologic. iar apoi se grupeaz pc probleme. n dosare.
Constituirea dosarelor se va face conform an. 1 7 :
inventarierea dosarelor. rcgislrelor etc. s e ntocmelc pc ani . indiferent de
termenul de pstrare:
sclcc\ionarea se efectueaz de ctre comisia de selecionare pe baza
i nventarului. Comisia de selectionare cerceteaz dosarele. poziie cu poziie.
stabilind unitile arh i vi stice care se elimin i cele care se retin. acestea
prezentnd importan tiinti fic i practic.
Pentru unitile arhivistice care se propun a li elimi nate se ntocmete un proces
verbal n care se menioneaz anu l crerii documentului i numrul curent al uni l\ii
arhi vistice din inventar.
Art. 42 Pc parcursul ordonrii documentelor fr cvidcn\e. allate n depozitul
de arhiv. se separ documentele de acelai fel . cu termene de pstrare 1-5 ani
(boniere. chitaniere, fie de pontaj . condici de prezen), n vederea eliminri i lor
globale. cu ocazia selectionri i. la expi rarea termenului de pstrare. Inventarele vor
cuprinde: numrul curent. categoria de documente, anii extremi. cantitatea (n mctn
lineari sau unitti arhivistice), poziia din nomenclator i termenul de pstrare.
-

G.

Folosirea documentelor

Art. 43
Documentele din Fondul Arhivistic Na\10nal pot li folosite pentru
cercetare tiinific, rezolvarea unor lucrri administrative, informri. documentri.
cliherarea unor cop i i , extrase, certi ficate.
Documentele din Fondul Arhivistic Naional pot ti consultate. la cerere, de ctre
ceteni romni i strini, dup 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la
care nu s-a mplinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu aprobarea
conducerii unitii creatoare sau deintoare.
Art. 44 Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s elibereze. potrivit
legii . la cererea persoanelor fizice sau j u ridice. certi ficate. copii i extrase dup
documentele pe care le creeaz i Ic dein, chiar dac nu au ndeplinit Lermcnul de 30
de ani . dac acestea se refer la drepturi care l pri vesc pe solicitant. cum sunt:
vechimea n munc. stud i i . drepturi patrimoniale.
Art. 45
Certificatul trebuie s cuprind o expunere cxacl i clar a datelor
rezultate din documente. care sunt n direct legtur cu obieclul cererii . Se vor
indica numai datele existente, fr s se ntregeasc perioadele pentru care nu exist
documente. Perioadele pentru care l i psesc documente sau nu se gsete nscris
numele solicitantului se vor meniona n adresa de expediere a certificatului. n
certificat se vor indica denumi rile documentelor din care s-au extras elementele
-

232

necesare ntocmirii certi ficatului i. apoi, datele cuprinse n aceste documente.


n certificate nu vor fi expuse concluzii personale sau generalizri n legtur cu
coninutul documentelor cercetate.
n certificat datele se expun n ordinea cronologic.
Redactarea certificatului se face pe baza unui referat scris pe cerere, cu cerneal,
ntocmit, datat i semnat de persoana care a fcu t cercetarea.
Referatul trebuie s cuprind denumi rea fondului cercetat i cotele unitilor
arhivistice cercetate ( anul i numrul din i nventar).
Art. 46 n cazul n care, la cererea petiionarului sau din dispoziia conducerii
unitii creatoare sau deintoare, recercetndu-se documentele, se gsesc noi date,
se poate elibera fie un nou certificat, menionndu-se ca l completeaz pe cel
anterior, cu i ndicarea numrului i datei de emitere a precedentului, fie se poate
emite un nou certificat, menionndu-se toate datele, inclusiv cele din certificatul
anterior. care se va anula i retrage; noul certificat va primi alt numr de nregistrare.
Art. 47 n cazul n care n arhiv nu se gsesc date cu privire la obiectul cererii .
aceast situaie s e comunic n scris solicitantul u i ; dac s e cunoate unit:.1tea
deintoare a documentelor ce fac obiectul cererii , cererea n original se tri!l1ite pre
rezolvare respecti vei uniti , comunicndu-se i solicitantul u i acest lucru .
n textul certificatului nu s u n t admise tersturi s a u completri printre rnJuri .
Persoana care a ntocmit referatul i eful su ierarhic poart rspunderea asupra
exactitii datelor comunicate.
Copii l e sau extrasele se certific sau. dup caz. se legalizeazf, de unilatca cJre le
elibereaz.
Certificatele, copiile i extrasele se elibereaz personal -;olicitamului ori
mputernicitului sau legal sau se expediaz prin pot.
Diplomele, certificatele de studii , actele de stare civil sau alt:: acte originale
personale aflate n dosar se restituie titularu l u i , sub semntur, reti11nd11-sc :a ,lu"'
o copie certificat de responsabilul arhi vei .
Evidena cererilor se me pe baz de fie ntocmite pentru fic('.aJ C o:ic i tant n
parte. Fia va cuprinde: numele i prenumele solicitantu l u i . num:! n,i dc;1<i Je
i'nregistrare a cereni . Fiele se ordoneaz alfabetic. n cazul 'in rnrc: duran:a rern1ite
s se creeze un subsistem arh i vistic computenzat de cviJent& 1 regJsirc 3 cc1 "riiur
1 actelor eliberate.
Art. 48 Scoaterea documentelor din depozitul de arhiv. p,'ntru <;c,cetaw. :
consemneaz ntr-un registru de depozit. conform anexei nr. 8. n locul dosaru lu;
scos pentru cercetare se va introduce n raft o fi de cuntrol , cunform anexei 11r 0
fia se va anula l a rearhivarea dosarului.
-

"

H. Ordonarea, inventarierea, selecionarea i valorificarea d,;c11111mtelor khuice

i de nregistrare tehnic
l\rt. 49
Pnn documente tehnice 1 de nregistrare tehnir. n spiritul Legi!
Arhivelor Naionale. se nelege: totalitatea actelor p urttoare de i n form:itie !hn i cf:
sau produse a l e aciunii de nregistrare tehnic p c suport1 ma.>?:ncti,i . lotnse shili ' :m
dm hrtie tratat specrnl etc.
-

233

Art. 50 Prevederile acestui capitol se aplic n cazurile speciale ale arhivelor


tehnice i de nregistrare.
Art. 51
Documentele tehnice i de nregistrare, indiferent de natura
informaiilor, a suportul u i sau a scrisul u i , se nregistreaz la intrarea. crearea sau
ieirea lor, dup caz.
nregistrarea se poate face fie pe baz de registru de i ntrare-ieire, fie pe
calculator, ntr-un fiier special, ne prin alte mijloace moderne de nregistrare, ntr-o
regi stratur general. ori pe compartimente, cu condiia asigurrii regsirii rapide a
documentelor n circulaia lor de la intrare/creare la ieire/arhivare.
<\rt. 52 O dat nregistrat, documentul poate deveni o piesfi ntr-un grupaj sau
temei pentru crearea unei uniti arhivistice. noiune definibil prin totalitatea
documentelor care se refer la o problem dat i se constituie ca unitate de pstrare.
Art. 53 Unitile arhivistice constituite de compartimentele de lucru ( servicii.
birouri. laboratoare etc. ) se predau la arhiv n al doilea an dup crearea lor sau n al
doilea an dup ce procesul tehnic, pentru care au fost ntocmite, a fost ncheiat.
Predarea se face pe baz de proces-verbal (anexa nr. 3) i inventare (anexa nr. 2).
Art. 54 Intrrile, ca i ieirile din gestiunea arh i vei. se consemneaz n registrul
de eviden curent. ntocmit conform modelului prevzut n anexa nr. 4.
Art. 55 Lucrtorii de arhiv au rspundere c i vi l i penal pentru documentele
pe care I c au n gestiune.
-

Prelucrarea arhivistic
ntreaga activitate desfurat asupra documentelor tehnice i de
Art. 56
nregistrare se realizeaz cu respectarea princip i i lor generale - unitatea fondurilor".
respectul fa de creatorul de fond i sistemul su de organizare" i drepturile
comunitilor locale asupra documentelor proprii" - precum i a celor specifice
arhivelor tehnice i de nregistrare: compatibilitatea sistemelor" i prioritatea
conservrii asupra tuturor celorlalte princip i i . criteri i , modaliti.
n acest sens. toate documentele create de o societate, i nstituie. familie sau
per.;oana fizic ( fonduri arhivistice). ori selecionate de o instituie. familie sau
persoana fizic ( colecie) trebuie s se pstreze ntr-un singur loc, sub o si ngur
gestiune i prelucrare (principiul unitii fondurilor).
n acelai timp, este necesar s se respecte succesiunea unitilor arhivistice n
fond ( sau colecie), potrivit sistemului de organizare dat de creator (principiul
respectului fa de creator).
Totodat. fondurile i coleciile arhivistice se i mpun a fi pstrate n zona
geografic n care au fost create ( principiul dreptului comunitilor locale).
Pe de alt parte. avnd n vedere c arhivele tehnice i de nregistrare se prezint
n cele mai dese cazuri pe supori de d i ferite naturi i care din aceast cauz impun
condi ii de pstrare speci fice ( pri ncipiul prioritii conservrii ) . este necesar gsi rea
unor forme de administrare care s asigure compatibilitatea sistemului cu fradiia
arhivistic (principiul compatibil itii sistemelor).
Art. 57
Documentele tehnice i de nregistrare pot aprea incidental n
interiorul unui fond clasic sau pot constitui fonduri i colecii integrale.
-

234

Prelucrarea documentelor tehnice i de nregistrare incidentale


Art. 58 - Documentele tehnice i de nrcgislrare incidentale pot aprea tic ca
i lustraii cuprinse n text. fie ca anexe. fie ca unil\i arhivistice de sine stttoare.
Cnd documentele sunt n text. ca i lustraie sau ca anex. ele se vor ordona.
inventaria. eventual seleciona, mpreun cu unitatea arhivistic n care sunt
ncorporate.
n cazul n care documentul tehnic 1 de nregistrare este o unitate sau mai multe
uniti arhivistice i ncidentale. ele se vor constitui n parte structural separat,
ordonate pe baza criteriului cronologic sau a criteriu l u i tematic (i n cadrul lui,
cronologic).
Prelucrarea fondurilor i coleciilor constituite integral din dornmente tehnice
i de nregistrare
Art. 59 - Dei n mod teoretic documentele tehnice i de nregislrarc nu
formeaz singure fondul arhivistic al insliLufiei creatoare. ci numai o structur a
acestuia. n mod practic ele se organizeaz separat. Motivele acestei separaii sunt
determinate att de natura suportului i deci a conservrii , ct i de regimul de
consultare i valorificare.
a) Ordonarea
-

Art. 60
Ordonarea documentelor tehnice 1 de nregistrare se face con form
sLructurii organizatorice a creatorului de fond. dup natura suportului i n cadrul
acesteia. pe baza criteri ilor:
cronologic;
zona geografic sau grad geografic;
categorie de document;
alfabetic;
tematic ;
form;
format;
scar:
faz de prmect;
alte cnterii .
Art. 61 - Criteriile d e ordonare s e pot combina n cursul aciunii. n funcie de
natura informatici, solicitarea vitezei de acces. conservarea documentelor.
Astfel. documentele de cercetare teoretic se ordoneaz cronologic dup data
lansrii temei de cercetare - i n cadrul cronologici. alfabetic sau tematic. uri
tematic i n interiorul tematicii . cronologic i/sau alfabetic: documentele de
proiectare-dezvoltare se ordoneaz cronologic, dup forma - n parte scris i parte
desenat, eventual nrcgistrril c experimentale - i ar partea desenat. mai ales dup
format, scara; documentele climatologice se ordoneaz dup categoria de act ( T . M . )

235

i i'n cadrul acesteia. alfabetic, pe staii i apoi cronologic; documentele cartografice,


geclogice, pe zon geografic - sau grad - apoi pe scar de propori i, n sfrit
cronologic etc.
Art. 62 - Succesiunea criterii lor de ordonare se stabilete de ctre creatori ntr-un
sistem logic, meninut consecvent n ntreaga prelucrare a fondulu i . Ea se
menioneaz fie ntr-un plan metodic de lucru - n cazul fondurilor nchise, aflate la
diveri deintori , fie n regulamentul de funcionare a arhivei, n cazul fondurilor
deschise aflate la creatori.
Art. 63 - Aciunea de ordonare propriu-zis const n aezarea uni tilor
arhivistice pe rafturi sau n alt mobilier specific, n ordinea prestabilit prin planurile
metodice de lucru sau regulamentul menionat la articolu l precedent.
b) Cotarea unitilor arhivistice i i11ve11tarierea lor
Art. 64 - Odat terminat ordonarea sau concomitent cu ordonarea unitilor
arhivistice, se trece la inventarierea i cotarea documentelor. Fiecare unitate
(totalitatea documentelor constituite ntr-un dosar, o rol. ori nregistrate pe o band
sau un disc magnetic/optic, pstrate ntr-o map/sul, fiind legate prin coninut/tem
unele de celelalte) primete o cot, reprezentat prin numrul curent de i nventar.
Se excepteaz de la prevederea din alineatul anterior i nstitui ile de proiectare
dezvoltare. care dau aceeai cot att la partea scris. ct i la partea desenat ( sau
de nregistrri de laborator), la care se adaug un simbol alfabetic sau numeral .
Art. 65 - Inventarierea documentelor tehnice i de nregistrare se poate executa
fie cronologic (n ordinea intrrii lor n arhiv), deci de la I la n, anual, fie pe
structuri organizatorice i apoi cronologic, fie pe categorii de acte i cronologic, fie
alfabetic i cronologic.
n cursul inventarierii se consemneaz: cota documentului ( nr. curent din
inventar); coninutul pe scurt al documentului sau gruprii de documente; nr. file; nr.
file + nr. foi volante; desen sau nr. nregistrri experimentale; l ungimea (n cazul
rolelor de microfilm. fi lm. band) ori durata la turatia n; anii extremi ai
documentelor; observa\i i .
n cazul documentelor cartografice i planuri l or tch111ce la ruhricaia inventarului
se adaug scara (de reducie cartografic), msuri le suportul u i . tehnica de re<ilizare.
eventual autoru l .
n cazul documentelor tiinifice, cinematografice, orale i de proiectare (mai ales
cele de arhitectur) se menioneaz ori n cuprinsul rezumatului. ori ca rubricaie
separat, coordonatorul lucrrii , respecti v principali i realizatori (elementele de
generic).
n cazul documentelor fotografice care reprezint grupuri de persoane. n rezumat
vor fi menionate persoanele surprinse de aparatul fotografic i ocazia care a prilejuit
nregistrarea lor pe pelicul.
La unitile arhivistice cu cotaii de corespondent, la observaii " se va
meniona locul de pstrare a pieselor suplimentare (desene. nregistrri foto sau
magnetice etc.).
Art. 66 - Inventarele odat ncheiate se numeroteaz, certific i nregistreaz n

236

registrul de eviden curent.


c) Selecionarea
Art. 67 - Documentele tehnice i de nregistrare. la mpl inirea termenului de
pstrare prevzut n nomenclatorul de arhiv al instituiei creatoare sau deintoare,
ntocmit conform art. 1 1 . se pot seleciona. cu respectarea prevederilor legale n
vigoare.
Art. 68 - Avnd n vedere att valoarea documentar prelungit a documentelor
tehnice i de nregistrare, ct i cea juridic (probatorie, mai ales a celor din
proiectare-dezvoltare), dar i cea istoric, pentru aceast categoric de documente
procedura de selecionare se prevede n prezentele instruciuni (art. 29-3 5 ) .
Termenele de pstrare ale documentelor tehnice cuprinse n nomenclatoare se vor
pune n concordan cu prevederile legale privind garantarea produsului pe toat
durata existenei i functionarii acestuia.
Comisii l e de selecionare pentru aceste documente vor fi formate din cei mai
buni specialiti n domeniul n care lucreaz n sistemul organizatoric al creatorului
1 vor cuprinde n mod obligatoriu consilierul j uridic al i nstitu\iei.
n cazul n care creatorul are n organizare o comisie ( cons i l i u ) tiinific. aceasta
trebuie s-i dea avizul pentru selecionarea arhivelor tehnice i de nregistrare: n
cazul instituiilor care nu au un asemenea cons i l i u . avizul se d de ctre consiliul de
administra\ie.
Art. 69 Dup aprobarea l ucrrii de selecionare de ctre Arhivele Nationale, n
inventare. la rubrica observaii " , se va meniona: Selectionat conform aprobrii
Arhivelor Nationale cu nr. . . . ", totodat, n registrul de eviden curent se va nscrie
ieirea unitilor arhivistice i cantitatea de arh i v selectionat.
Art. 70 - Scoaterea din eviden a unor docu mente propuse srre selecionare. dar
neaprobate de ctre comisia de selecionare a Arhivelor Naionale. se consider fapt
penal i se sancioneaz n consecin\.
n aceeai categoric se nscrie orice distrugere de documente tehnice i de
nregistrare. indi ferent de forma de proprietate.
-

d) Microfilmarea i alte forme de reproducere pentru asigurare i protecie


-

Art. 71 Avnd n vedere, pe de-o parte, rezistena relativ redus a suporilor i


nregistrarea informaiilor pe supori, pe de alt parte, pentru asigurarea n caz de
catastrofe naturale sau rzboi. toi creatorii i deintorii de arhiv tehnic i de
nregistrare vor realiza copii de asigurare pe baz de microfi l m sau alte forme de
reproducere magnetic (disc, banda .a.) dup documentele clasate ca permanente n
prcpriul nomenclator arhivistic.
O copie pozitiv sau o a doua copie magnetic se poate folosi pentru nlocuirea
originalelor n cercetare ( microfilme sau copii de protectie).
Art. 72 - n cazurile n care creatorul sau deintorul realizeaz actiuni de
completare a fondului propriu sau a fondurilor deinute, se realizeaz copii de
asigurare i protecie i pentru acestea.
237

Art. 73
Realizarea copiilor de nlocuire ( microfi lmarea sau reproducerea
informalic a unor documente create n canti ti mari i far valoare documcntar1storic. dar cu valoare praclic sau juridic) se poate race numai cu aprobri le de
pri11cipiu aie Arhivelor Naionale i M i nisterului Justiiei.
Art. 74 Copiile de microli l m sau magnetice pentru schimb i comercializare se
realizeaz potrivit reglementarilor proprii ale i nstitui i lor creatoare sau deintoare.
Art. 75 - Copiile de asigurare se ordoneaz pe fonduri i n ordinea numrului de
rol.
Art. 76 - Evidena microfi l mrii sau a celorlalte mijloace de asigurare 1
protecie se ine n inventarele fondurilor i colecii lor create i dc(inute prin
nregistrarea la rubrica Observai i'' a numrului rolei i cadrelor unde sunt
reproduse unitile arhi visticc respecli ve.
Art. 77 - Numai copiile de nlocuire se pot seleqiona. cu ndeplinirea
prevederilor legale.
n cazul n care se constat deprecierea n timp a copii lor de asigurare, se va aciona
pentru recopierea documentelor dup originale, iar copiile depreciate se vor scdea
din eviden pe baza unui proces-verbal de scoatere din gestiune.
Art. 78 - Copii l e pe microfil m sau alte forme de reproducere, ntocmite pentru
asigurare, vor fi pstrate n depozite adecvate conservrii . acestora. situate. pe cl
posibi l , ntr-o localitate diferit de cea n care i desfoar activitatea creatorul sau
deintorul .
-

e) Valorificarea informaiilor din documentele tehnice i de nregistrare


Art. 79 - Valori ficarea i n formaiilor din documentele tehnice i de nregistrare se
reglementeaz de ctre proprietarul de jure al documentelor. n baza unui regulament
de acces aprobat de ctre consiliul de administraie.
Art. 80 Indi ferent de forma de proprietate, delegatul Arhivelor Naionale are
drepl de acces la toate nivelurile de i nformaii . cu respectarea prevederilor legale
privind secretul de serviciu i celelalte categorii de secret impuse de proprietarul de
jure 1 de facto al documentelor.
-

I. Pstrarea documentelor; organizarea depozitului de arhiv


-

Art. 81
Creatorii i de(intorii de documente sunt obligai s pstreze
documentele n condi!ii corespunztoare. asigurndu-le mpotriva distrugeri i .
degradrii . sustrageri i ori comercializrii n alte condiii dect cele prevzute de
lege.
Art. 82 Documentele de arhiv se pstreaz n depozite construite special sau
n ncperi amenajate n acest scop. cu asigurarea condii ilor necesare pentru
pstrarea corespunztoare a documentelor i pentru protecia lor fa de ac(iunca
agenilor de deteriorare: praf. lumina solar. solicitri l a uzura mecanic. variaii de
temperatur i umiditate. temperaturi excesive. surse de infecie sau ntreinere a
agenilor biologici . pericol de foc. inundaii sau i nfiltraii de ap.
Art. 83 - Noile construci i ale creatorilor i de!intorilor de arhiv vor fi avizate
-

238

numai n cazul n care au spa\ii prevzute pentru pstrarea arhivei.


Elementele de rezi stent ale construciei vor fi dimensionate conform
standardelor n vigoare. inndu-se seama c ncrcarea cu arhiv ( numai n zona
rafturilor) se apropie ca valoare de sarcina dat de hrtia depozitat n vrac.
Art. 84 Depozitele vor fi dotate cu rafturi, rastele. dulapuri i alte mijloace de
depozitare specifice, de preferin din metal acoperit cu vopsele stabile. anticorozive
i fr emanaii .
Art. 8 5 Dimensionarea elementelor d e pstrare a arhivei ( rafturi. dulapuri etc.)
se va face n funcie de dimensiunile materialului suport ( hrtie. fi lm etc. ). ale
materialelor de protecie (cutii . containere etc.), ale spapului din construcie aferent.
asigurndu-se accesul la materialul depozitat i posibilitatea unei evacuri rapide n
caz de necesitate.
Se recomand amplasarea rafturilor perpendicular pe sursa de lumin natural. iar
iluminatul artificial va urmri culoarul dintre rafturi.
Se vor lua msuri pentru asigurarea stabil itii sistemelor de depozitare.
Art. 86 ntre perei i rafturi . ca i ntre rafturi se asigur un spatiu liber de 0,70,8 m lime. n depozitele mari se pot organiza i coridoare centrale de 1 ,5-2,0 m
lime. pe lungi mea sau pe limea depozitulu i . pentru manevrarea documentelor.
Art. 87 - Pentru depozite mai mari de 50 mp este necesar organizarea de
camere de lucru l ng depozit.
Art. 88 Toate depozitele de arhiv mai nalte de 2.4 m se doteaz cu scri de
arhiv. n funcie de necesiti, depozitele pot fi dotate i cu crucioare de transport
interior.
Art. 89 Pentru protejarea mpotriva degradrii. documentele se introduc n cutii
de carton. mape, plicuri. tuburi etc n raport de natura i dimensiunea lor.
Art. 90 Aezarea documentelor n rafturi se face pe maneta de ndosariere sau
pe maneta i n ferioar.
Art. 91 n cazul n care creatorul deine documente de mai multe tipuri ( hrtie.
filme. fotografii. benzi magnetice etc. ) acestea se depoziteaz pe categorii.
dependente de natura material a acestora, astfel nct pstrarea i conservarea lor s
poat fi organizat n mod corespunztor.
Art. 92
Depozitele de benzi magnetice nu vor avea n apropiere cmpuri
maneticc.
Art. 93 - n depozitele de arhiv coninnd documente scrise trebuie s se
asigure un microclimat caracterizat pri n temperaturi cuprinse ntre I 5-24C i
umiditi relative de 50-60%.
Art. 94 - Pentru depozitele de materiale fotografice, ca i pentru cele cuprinznd
benzi magnetice, temperaturile optime sunt cuprinse ntre 1 4- l 8C, iar umiditatea
relativ de 40-50%.
Art. 95 Pentru msurarea i urmrirea parametrilor de microclimat. depozitele
vor fi dotate cu aparate de control ( termometre. higrometre i alte asemenea), iar
citirile vor fi consemnate ntr-un caiet de depozit.
Art. 96 Ferestrele vor fi asigurate mpotriva luminii solare prin perdele de doc
sau alte sisteme parasolare ( geamuri absorbante. obloane etc. ).
Art. 97
Depozitele. atunci cnd nu dispun de instalaii de climatizare sau
-

239

centrale de ventilaie. se vor aerisi natural . Aceast aerisire se va deccua atunci cnd
urmditatea atmosferica se ncadreaz n l i mitele specilicatc la arl. 93, fr a se
depi 1 -3 schimburi de aer/ora, i ar viteza curentului de aer se va nscrie n l i mitele
de 0 . 1 -0.3 m/secunda.
Art. 98 n timpul operaiunilor de legtorie aplicace dosarelor se ndeprteaz
corpunle metalice ( ace, agrafe, ine de ndosariere ecc . ) : custura de legtura se
aplic la distan de cel puin 1 2- 1 5 mm de la partea scris spre margine. n cazul n
care marginea de ndosariere este mai mic de 1 5 mm se l i pete o alonj de
ndosariere.
Art. 99 n depozitele de arhiv se vor asigura cur[enia i ordinea interioar.
pentru a se evita insalubrizarea acestora sau i nstalarea de focare biologice
( roztoare, i nsecce. mucegai): n cazul semnalrii pericolului de degradare a
documentelor se iau msuri de nlturare a acestui a, cerndu-se, n cazuri le
deosebite, sprijinul Arhivelor Naionale.
n l turarea agenilor duntori se face prin desprfuire, curire mecanic,
dezinsecie i deratizare. Desprfuirea documentelor se face cu perii moi sau
tampoane, iar absorbia prafului rezultat, cu aspiratoare electrice. Dezinfecia.
dezinsecia i deratizarea depozitelor de arhiv se fac ori de cte ori este nevoie i
cel puin o dat la 5 ani.
Este interzis pstrarea oricror altor materiale ce nu aparin depozitelor de
arhiv.
Reparaiile interioare, zugrvelil e i lucrrile de ntre[inerc a depozitului de
arh i v se fac ori de cte ori este nevoie, asigurndu-se n permanent igiena
ncperilor i funcionarea normal a i nstalai i lor electrice i sanitare.
Art. 1 00 Pentru prevenirea incendiilor se interzice folosirea focului deschis, a
radi atoarelor, reourilor, fumatul u i n i ncinta depozitului, precum i utilizarea
comutatoarelor, ntreruptoarelor sau altor instalaii electrice defecte.
Art. 1 0 1
Camerele de lucru, depozitele de arhiv, ca i terenul nvecinat
construciei de arh i v vor fi meninute n ordine i curenie, cu pstrarea liber a
cilor de acces, a Jocurilor din apropierea gurilor de ap i a instalaiilor de sci ngcre
a incendiilor.
Art. 102
Depozitele i celelalte ncperi din vecintatea acestora vor fi
prevzute cu stingtoare portabile. cu ncrctura de bioxid de carbon i prnf sau
gaze inerte, asigurndu-se toate celelalte condiii necesare stingerii incendiilor.
prevzute n normele de stat n vigoare.
Depozitele vor fi prevzute cu mijloace de alarmare i semnalizare antiincendiu.
iar dup caz i cu instalaii de stingere automat a i ncendiilor.
Art. 103 Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s pstreze n stare
perfect de funcionare utilajul i materialele de prevenire i stingere a incendiilor.
pc care le au n dotare i s controleze periodic existena i starea de funcionare a
acestora.
Art. 104
Ferestrele i alte locuri de acces vor fi prevzute cu gratii care s
previn efracia n depozite.
Art. 105
La manipularea i transportul documentelor se iau msurile de
protecie necesare asigurrii arhivei pe toat durata transportul u i .
-

240

Art. 106
Creatorii i deintorii de documente au obligatia s comunice
Arhivelor Nationale sau directii l or j udeene i ntentia de a construi sau amenaja
depozite de arhiv, pentru a primi confirmarea locurilor unde urmeaz s amplaseze
depozitele de arhiv.
Art. 107 n cazuri deosebite, creatorii i detintorii de documente pot solicita
consultan de specialitate Arhivelor Naionale i direcii lor jude\ene. dup caz,
pentru organizarea unor msuri de conservare, asigurare i protecie a documentelor
pe care le dein.
Orice situaie de calamitate n depozitele de documente se comunic imediat
Arhivelor Naionale sau direciilor judeene, dup caz.
Art. 108 Dosarele preluate ele la compartimentele ele munc se organizeaz n
depozitul ele arhiv pe ani i. n cadrul anului, pe compartimente i termene ele
pstrare, sau pe compartimente i, n cadrul compartimentu l u i , pe ani i pe termene
ele pstrare.
Pe rafturi, dosarele se aeaz de sus n jos i de la stnga la dreapta.
Rafturile i poliele se numeroteaz.
-

]. Depunerea documentelor la Arhivele Naionale


-

Art. 109 Persoanele juridice creatoare i deintoare ele documente ce fac parte
drn Fondul Arhivistic Naional le depun spre pstrare permanent la Arhivele
Naionale sau la direciile judeene ale Arhivelor Naionale, clup cum urmeaz:
documentele scrise, clup 30 de ani ele la crearea lor;
documentele tehnice, dup 50 de ani de la crearea lor;
actele de stare civila. clup I 00 de ani ele l a ntocmirea lor:
documentele fotografice, precum i peliculele cinematografice, dup 20 de ani
de la crearea lor;
matricele sigilare, dup scoaterea lor din uz.
Creatorii i deintorii ele documente le pot detine. dup expirarea termenului de
depunere. dac le sunt necesare desfurrii activiti i , pe baza aprobrii Arhivelor
Na'ionale sau ale di reci ilor judeene, dup caz. ln aceast situaie, creatorii i
deintorii de docu mente sunt obligai s depun la Arhivele Naionale sau la
direcii le judeene cte un exemplar al inventarelor documentelor permanente pe
care le dein.
Art. 1 1 0 Documentele cu valoare practic, n baza crora se elibereaz copii.
certificate sau extrase privind drepturile i ndividuale ale ceteni lor. vor fi pstrate de
creatori i deintori.
n cazul desfi inrii unei uniti creatoare de documente. fr ca
Art. 1 1 1
activitatea acesteia s lic continuat de o alta. eful comparti mentului de arhiv
ntocmete un proces-verbal n prezenta reprezentantu lui Arhivelor Naionale. n
care se consemneaz: denumirea fondului arhi vistic. cantitatea. anii extremi. stadiul
ele prelucrare ( i n ventariere. selecionare). starea de conservare. Procesul-verbal va fi
semnat de eful compartimentului de arhiv din unitatea desfiinat 1 ele membrii
comisiei ele l ichidare; un exemplar al procesul u i-verbal se pred reprezentantului
Arhivelor Naionale. n situaia mai sus prevzut, documentele cu valoare tiinific
-

24 1

vor fi preiuate de Arhivele Naionale sau de direciile judeene. iar cele cu valoare
practic. n baza crora se elibereaz copii . extrase i certificate privind drepturile
individuale ale ceteni lor vor fi depuse la Ministerul M uncii i Proteciei Sociale
sau la direciile judeene ale acestuia.
Documentele aparinnd Fondului Arhivistic Naional . o dat intrate. potrivit legi i .
n depozitele Arhive I o r Naionale. nu mai p o l fi retrase d i n administrarea acestora.
Art. 1 12 Preluarea documentelor de la creatori i deintori de ctre Arhi vele
Naionale se e fectueaz prin confruntarea invenlarelor cu uniltile arhivistice.
Totodat. se face i veri ficarea modului de constituire a unitilor arhivistice predate.
mpreun cu documentele se preiau i inventarele acestora. n lrei exemplare.
Predarea-preluarea se consemneaz ntr-un proces verbal. ntocmit n dou
exemplare, conform modelu l u i din anexa nr. 6.
Procesul-verbal se ntocmete i se nregistreaz la unitatea creatoare sau
deintoare, numrul procesului-verbal fi ind trecut n registrul de evident curent,
'in dreptul inventarelor dosarelor predate. Procesul-verbal se nregistreaz i la
Arhivele Naionale.
Un exemplar rmne la unitatea creatoare sau deintoare. cellalt merge la
Arhive 1 e Naionale.
-

K. Rspunderi i sanciuni
-

Art. 1 13
Documentele care fac parte din Fondul Arhi vistic Naional sunt
bunuri de i nteres naional . crora statul l e acord protecie special, pedepsind pe cei
ce aduc prej udicii integritii Fondului Arhivistic Naional sau nu iau msuri privind
evidena, selecionarea i pstrarea acestor documente conform Legii Arhivelor
Naionale.
Art. 1 1 4
Sustragerea, distrugerea. degradarea ori aducerea n stare de
nentrebuinare a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Na1ional
constituie infrac(iuni i se pedepsesc conform prevederi lor Codu lui Penal.
Art. 1 1 5
Constatarea contravenii lor i apl icarea sanciunilor se fac de ctre
mputerniciii Arhivelor Naionale sau ai direqii lor j udeene ale
Arhivelor Naionale.
mpotriva procesului-verbal de constatare a contraveniei se pot face plngeri , n
termen de 1 5 zile de la pri mirea comunicrii . la judectoria n a crei raz teritoriala
a fost svrit contravenia.
-

242

ANEXA nr. 1
(Denumirea unitii )
(Adresa)
Se confirm,
Direclorul general al Arhivelor Naionale
(Directorul Direciei Judeene
a Arhivelor Naionale

Aprob,
Preedintele Consil iului
de Administraie
(Director)

_
_
_
_

NOMENCLATOR ARHIVISTIC
N
-1'>
w

aprohal din Ordinul (Decizia) nr


Direcia

I . Direcia Secretariat i
Administrativ

Serviciile

A. Serviciul Secretariat

_
_
_
_

Denumirea dosarului (Coninutul pe

Termen ul de

scurt al problemelor la care se refer)

pstrare

I.

---- --- --- -----

------

Permanent

2.

-- ---- -------- -------

- - ------

Permanent

3.
I.

B. Serviciul Administrativ

din

?
-

3.

----- - - - - -

------- -- -

--- ---- ---- - --- - ---

- - ----------- - - - ---- - -

-- - -- - ----- --- -

---

IO ani

Permanent
Permanent
5 ani

Observaii

ANEXA nr. 2
(Denumirea creatorul u i )
I

Dnumirea compartimentului)

I N V ENTAR PE ANUL

___

pentru documentele care se pstreaz


(permanent sau temporar)

Nr.
crt.

Indicativul
u .a. dup
nomenclator

__

ani

Cuprinsul pe scurt al

Datele

Nr.

dosaru lui, registrului etc.

extreme

filelor

Observafii

Prezentul inventar format din


file, conine
dosare, registre. condici.
cartoteci etc.
au fost lsate la
Dosarele de la nr. crt.
nefiind
ncheiate.
La preluare au l i psit dosarele de la nr. crt.
. s-au preluat
dosare, regi strc etc .
Astzi.
____

_______ .

_
_
_
_
_

Am primit.

Am predat,

244

ANEXA nr. 3
( Instituia)
(regie autonom, societate comercial)

PROCES-VERBAL
de predare-primire a documentelor

Astzi,

_____

subsemnaii

delegai ai compartimentului
arhivarul instituiei

______

preluarea documentelor create n perioada


menionat, n cantitate de

_________
_

am procedat primul la predarea i al do i lea la


_____

_____

de ctre compartimentul

dosare , registre. condici etc.

Predarea-primirea s-a fcut pe baza i nventarelor anexate, cuprinznd

__
_

pagmi dactilografiate. conform dispoziiilor legale.

Am predat,

Am primi l.

245

ANEXA nr. 4

REGISTRUL DE EV IDEN CURENT A INTR RILOR-IEIRILOR U N ITILOR ARHIVISTICE

Intrri

t
u

N
...
'

;:::

.S

3
"' :;
c:

E
-

"'
c: t

"'
"
o

" "'
o E
c.

o
u

"

Ieiri
..,
c.

E -;:;
"

c:
"
rJ E

.g. c:

" "O
o
"'

"'
" u
" o

"

"' c:
>

6c:

>
o. .;:::
:
. u

"
"'

"'

- u
'-' "' c:

"' "
E E
"" t
. "'

"' ;:.
-

.....; 8

"

:[
.!:!

"'
"
o
8

"O '"'
u "
c. c:

"' "
9 E
"' "'

-g
:::>

"O

;
- "'-"
= .....;
g z

. E .g" .g
"'
c: c.
" "
o "O

.!:!
o!
"'
:;
Oi
o
f-

10

li

11.i

NOT :
Numrul de ordine al inventarului
Data prelurii unittilor arhivistice (u.a.) d i n inventarul respectiv
) ) Numrul total al u.a. din inventarul respectiv
9 ) Denumirea unitii ctre care s - a fcut predarea (Remal. Arhivele Naionale etc.)
1 0) Denumirea, numrul de nregistrare i data actului pc baza cruia au fost scoase documentele din eviden
( Confirmarea Arhivelor Naionale pentru selecionare, procesul-verbal de predare-preluare ele . )

1)
2)

ANEXA nr. 5
( Denumirea creatorul u i )
l Compartimentul )
( Sediu l )

PROCES-VERBAL N r .

_
_
_

Comisia de selecionare, numit pri n Ordinul ( Decizia) nr.


selecionnd n edinele din

documentele din anii

__

din
*

_
_
_
_

avizeaz ca

documentele din inventarele anexate s fie nlturate ca nefolositoare. expi rndu-le


termenele de pstrare prevzute n nomenclatorul unit i i .

Preedinte,

Membri,**

Secretar.

Numele i
prenumele

Numele i
prenumele

Numele i
prenumele

Semntura

Semntura

Semntura

* Anii extremi
** Se repet aceleai date pentru toi membrii comisiei de selecionare

247

ANEXA nr. 6
! Denumirea unitii care depune documentele)
(Compartimentul)
din
Nr.
_____
_

PROCES-VERBAL
predare-preluare din

_______

(anul, luna. ziua)

Subsemnaii

------

_______

______

______

anii extremi

_
_
_
_
_
_
__

uniti arhivistice i

ml.

Totodat, s-au predat i preluat


n timpul verificrii nu au fost gsite urmtoarele uniti arhivistice:
Procesul-verbal cuprinde

din partea

am procedat, primul la depunerea i al doi lea la

preluarea
nsumnd

din partea

_
_
_
__

i s-a ncheiat n dou exemplare.

Am preluat.

Am predat.

248

n
a
o "

Nr. de inventar

::s
c

"
::s
c

r.
...,
"
"'

"'
::I
3

Data prelurii i denumirea


'"

3
-a

organizaiei sau numele


persoanei de la care s-a

3
::;
"
"'

- c

pre!uat matricea

c
:r.

N
...
'

Materialul

_.,..

Forma

Ul

Dimensiunile

'

Descrierea cmpului

_,

Legenda

oe

Anul confcqionrii

'

Observaii

"'
c
o.

!.
'"'

-
s

"'
.:::;

"''

1ii: z

o. <
"'

tT1

3 z
Dl -l
::; )>
;:; ;;o
"'
!!l.
a.9.
;
,.,,

E.
=

REGISTRUL DE DEPOZIT

N
IJ\
o

Nr.

Denumirea fondului,

c n.

compartimentului, coleciei

Scopul
Cota u . a.

scoaterii din
depozit

Numele i
prenumele
solicitantu l u i ;
funcia

Data scoaterii

Data restituirii

u .a.; semntura

u .a. ; semntura

solicitantului

arhivaru lui

Observaii

--

A N EXA nr. 9

FI DE CONTROL

FON DUL
COLECTIA
COMPARTIMENTUL
NR. I N VENTAR
ANUL
N U MELE SI PRENU M ELE
SOLICITANTULUI
DATA

ANEXA Nr. 4
LISTA ORIENTATIV A CATEGORIILOR DE DOCUMENTE
PERMANENTE CREATE DE UNIT I

Nr.

Denumirea categoriei de documente

crt.

Observaii

A. ACTE NORMATIVE i DE DECIZIE

I
2
_1
4
5
i

6
7
8
9

Legi. decrete. hotrri guvernamentale. ordonane. decizii. clispozi t i i .

ordine ministeriale c u documentaia respectiv


Monitorul Oficial al judeului
Ordine. regulamente. instruc iuni. circu lare. hot flrri i alte documente
cu caracter normativ al instilutiilor centrale i locale
Coresoonden\a c u Guvernul, Agenia de restructurare i ministerele
Regulamente de orice fel (organizare. funcionare. ordine interioar.
salarizare, pre m i ere etc.) cu modificrile ulterioare
Referate. avize. procese-verbale. protocoale i corespondena privind
coordonarea activitii
Schema

de

organizare

(organigrama)

ncadrarea

unit!ii.

cu

documentaia respectiv, modificrile de structur, reorganizare


Documente

ale

adunrii

generale

ale

acionarilor.

consiliului

de

administraie, cons i l i u l u i de conducere


Planul de activitate - anual

10

Darea de seam - anual

li

Date anuale obinute pe baza drilor de seam statistice sau c o n t ab i le

12

Serii de date centralizate

13

Analize i i n formri anuale privind activitatea unitii ca i aspecte ale


vie!ii economice. sociale, culturale i poliucc

14
15

Procese-verbale ale organelor colective de conducere


Procese-verbale i hotrri ale A.G.A. i ale mstitu!iilor j u detene i
locale

16

Lucrrile comisiilor administrative

17

Licen de producie, au torizatii de funci onare

18
19

P ro cese -ve rbale

ntre aga documentatie

de

vnzare- c u mpflrare

actiunilor
Contracte de vnzare-cumprare i corespondent cu F. P . P . - u l . F . P . S .
u l . c u Autoritatea pentru privatizare i Administrarea Pa rtic ipa i i l or
Statului i a ge ni i l e acesteia

20

Hotrri. decizii. dispozi\ii i alte acte emise de administra\ia public


j udeean i local

21

Or_ganizarca i desfurarea adunrilor publice i hotrrile acestora

22

Stale de func\iuni pentru aparatul propri u i unitile subordonate

23

Documente privind nfi inarea i funcionarea unitilor, privati zarea lor

24

Documente privind
(ani versri) etc.

25

Convenii i nrotocoale ncheiate cu panenerii interni i strini

evenimente

deosebite

252

din

viaa

unitilor

26

Colecii de plane. schi\e. afie. standarde. buletine informative i alte


publicaii de informare

27

Material fotografic ( fototec) privind activi tatea unitii

28

Instruciuni. ordine. dispoziii cc reglementeaz activi tatea de stare


civil

29

Documente care stau la baza nscrierii n acte de stare civil precum i a


unor modificri n statutul civil al persoanei

JO
JI
32

Registrul acionarilor
Registrul agricol
Registrul cadastrai

33

Registrul c u procese-verbale ale A.G.A consiliului d e administra(ic i


comitetul u i de direcie et.

34

Registrul de stare civil (nscui, cstoriti. decedati )


8. RESURSE UMANE

Acte normative privind reglementarea problemelor de personal

Instruciuni de aplicare a actelor normative

Decizii priv111 d ncadrri de personal. transferul. detaarea. decontarea.


desfacerea contractului de munc, pensionarea

Dosare personale (caziere) ale angajailor cu carte de munc

Ek \"Ul
Lllpl llllk ld<lh'.
dllL. rcJ l;i
pi.:r.,{1a1.1
I HH.:luS1\' li.a

hcludarc l

5
6
7

Cri le de munc
State nominale de funciuni
Procese-verbale de predare-preluare a lucrrii cu ocazia schimbrii de
personal

Dri de seam statistice anuale

Planul forelor de munc i al fondului de retribui re - anual

IO

Documente prezentate n edinele comitetului de direcie. proceseleverbale i stenogramele

1 1

Documentele prezentate n edinele


procesele-verbale i stenogramele

12
13
14

consiliului

de administraie.

Documentele prezentate n edintele adunrii generale a acionari lor.


ordinea de zi, procesele-verbale i stenogramele
Documentaia privind definitivarea pe post a salariailor (conform
contractului de munc)
Fia individual de pregtire i perfeci o nare profesional. evidena
participrii personalului la cursuri organizate n ar i strintate

15

Duplicatele certi ficatelor de calificare

16

Contractele individuale de munc

17

Contractul colectiv de munc

18

1 :umplar

angajarea.

aprecierea.

19

Referate. avize. caracterizri. fie privind


micarea, lichidarea
Procese-verbale ale comisiilor d e ncadrare

20

Situajii statistice anuale cu miscarca personalului

21

Contracte de colarizare pentru angajai


Indicatoare tari fare i acte normative privind retribuia, vechimea n

22

munc i sporurile

253

La d11...a1 u 1

rl'I .1lllill

de

Procese-verbale luate n edinele consiliilor j udeene. prefecturilor,


primriilor etc. cu ntreaga documentatie
Ordine, regulamente. instruci uni. circu lare cu caracter normativ privind
24
organizarea si desfurarea procesului instructiv educativ
Planuri de nvmnt, programe analitice
25
Lucrri elaborate pentru ob\inerea autorizaiei de acreditare
26
Statistici referitoare la efective elevi. studeni. absolven\i i alte
2
categori i de personal
Atribuirea i recunoaterea de titluri tiinifice i de stat
28
29
Concursuri pentru ocuparea de posturi
Documente legate de activitatea de perfecionare a personalului (grade.
30
doctorat etc.)
Procese-verbale ncheiate n urma inspeciilor
31
Analize anuale, rapoarte, dri de seam, informri privind activi tate
32
Programe i situatii privind cercetarea tiinific
33
Acte normative. ndrumri metodologice. instruciuni i recomandri
34 '
privind organizarea i desfurarea activit\ii de perfecionare
35
Studii i propuneri privind modernizarea coninutului nvmntului
Planuri s i programe de nvJmnt
36
f--Mani festri tiinifice cu i fr colaborare internaional
37
Manuscrise ale lucrrilor publicate i nepublicate
38
Contracte de colaborare
39
Coresponden referi toare la elaborarea i editarea cursurilor i
40
manualelor
Examene de bacalaureat i licen
41
42
Evidente cu cetenii strini cc studiaz n Romnia
Acorduri de colaborare cu instituii din strintate
43
Lucrri privind nlii narea, dcsfiin\area de unit\i i corespondena
44
aferent
Acte de proprietate ale bunurilor mobile i imobile
45
Rapoarte de inspcctie, procese-verbale de constatare
46
47
Autori zarea i funcionarea unitilor i a ntreprinzto1ilor particulari
Documente privind revoluionarii i urmaii lor. veterani i , invalizii,
48 orfanii
i vduvele de rzboi
Amenajamente silvice
49
Programe pentru amenajarea, conservarea i dezvoltarea fondului
50
forestier, contracte de amenaj are
Documente legate de aplicarea Legii nr. 1 8/ 1 99 1 , Legi i nr. 1 /2000.
51
Legi i n r . I 0/200 I etc.
Schimburi de terenuri, concesionri, procese-verbale de predare- primire
52
Documente referitoare la istoricul unitii
53
Registrul de eviden a cursurilor, seminariilor i stagiilor organizate n
54
ar i n strintate
Registrul privind evidena crilor de munc
55
Registrul nominal cu evidenia ncadrrii i micrii personalului
56
Registrul cu evidena nominal a diplomelor i certificatelor eliberate
57
Registre matricole
58
Cataloage de clas
59
23

254

La do.1iarul
personai

60

Cartea unitii

61

Registru pentru inspecii


C. CONTABILITATE - FINANCIAR

Acte normative privind activitatea economico-financiar

.:.'

Indicatorii financiari adoptafi de Parlament prin bugetul de stat i


repartizat prin ministere i unitti

:l

Bugetul anual

Planul anual de venituri i cheltuieli

Bilan1ul contabil anual cu lucrrile anexe

Dare de seam coniabil - anual

Dare de seam statistic - anual

Fie sau registre pentru evidena miiloacelor fixe

9
IO

Documente privind inventarierea patrimoni u l u i

l i

Protocol de predare-primire a bunurilor de patrimoniu

12

Lucrn privind evalurile bugetare anuale ale veniturilor din impo1.itc i


taxe

' -'

Decizii de casare a mijloacelor fixe

Capitalul social subscris - evaluare i siabilire

14

Preluarea activului i pasivului unitilor economice

15

Licitaii publice

16

Concesionarea, nchi rierea i locaia gestiunii

17

Caietul de sarcini i contractul de concesionare, nchiriere, asociere

18

Matricole de impunere

19

Dosare fiscale privind impunerile

20

Planurile de credite pe termen mijlociu i lung i documentaia aferent

21

Documenta\ia de fi nanare i creditare a investi\iilor pc beneficiari i


lucrri

22
23

Dosarele agenilor economici deservii


Listele de investiii i planurile de finan\are a invcsti!iilor. analize.
i nformri

24

Fiele de evident n evolu\ic a principalilor indicatori bancari i a


indicatorilor economici i financiari

25

Scheme de ncadrare, indicatori de plan munc i retribuire

26

Situaii statistice contabile anuale

27

Fia postului

28
29

Analize economico-financiare anuale


Evidena i documentele de proprietate a cldirilor i altor bunuri

30

Contracte de vnzare-cumprare a locuin!elor

31
32

Registrul de evidena numeral ului i valorilor din casa de circula\ic i


fondul de rezerv
Registrul cu evidena obiectelor de patrimoniu i al fondului de carte
Registrul de valori efective existente n tezaur
D. SANATATE - PROTECTIA MUNCII I A MEDIULUI

Acte normative ce reglementeaz activitatea n domeniul sntii

Planuri de munc anuale

Situaii anuale - formulare statistice

Protocoalele operatorii

Dri de seam, rapoarte de activi tate - anuale

255

Foile de obscrva\ii cu actele anex pentru anumite boli

Documente privind bolile profesionale

S1.: ..;tah1k..;r..: Jc
medu: r..:l 1 1 1 d
;..1 . S nr
175/ I YHO

Autorizaii de functionare a unitilor, inclusiv n condi\ii deosebite

Planuri anuale de protec\ia munc11 i med iu l u i. cu documenta\ia


respectiv

10

Dri de seam statistice anuale privind protecia muncii

li

Acte de cercetare, constatare i


activitatea de protecie a muncii

12

Referate. informri. planuri de msuri privind prolec\ia muncii i a


mediului

13

Procese verbale ale organelor de control. referate, rapoarte.


corespondent n legtur cu accidente d e munc mortale. grave i boli
profesionale

urmrire,

corespondena privind

14

Documentaia ntocmit n cauze penale pentru accidente cu urmri


grave

15

lnstructiuni
incendiilor

16

Regulament
antiaeriene

17

Hotrri. instruci uni. ordine. circulare. regulamente privind protccria


civil

18

Planul de aprare civil

19

Planul de alarmare

20

Planul de evacuare

i dispoziii referi !oare la paza intern i


privind

organi zarea

funcionarea

prevenirea

aprrii

locale

21

Dari d e seam statistice anuale privind accidentele de munc

22

Avize sani tare pentru amplasarea i funcionarea uni tilor

23

Autorizarea funcionrii de instalaii i dispozitive pentru protecia


muncii i a mediului

24

Protocoale i coresponden n legtur cu aplicarea conveniilor


internaionale

25

Regulamente de exploatare a barajelor i lacurilor de acumulare

26

Rapoarte. informri, coresponden. date privind calamiti ( cutremure.


inundaii, incendi i ) i procesele-verbale ncheiate n edin\ele consiliilor
de profi l . Msurile luate

27

Situaii privind sursele de ap potabil. canalizare. sta\ii de tratare


apei. energia termic - modernizri etc.

28

Programe, studii i alte documente privind


salubri zarea i buna gospodrire a localitilor

29

Fie individuale de protecie a muncii

30

Registrul de internri/ieiri din spital i opisul alfabetic

31

Registrul cu evidena naterilor

32
33

Registrul cu evidena bolilor transmisibile

34

Registrul

35

Registrul autopsiilor

Registrul cu internri i ieiri n leagnul de copii


rn

vaccinri i revaccinri

256

protecia

mediului.
Se p1mcaz 2
ani dup
pensionar.:: s:1u
hchiJarc

36
37

Registrul cu evidena accidentelor


Registrul cu evidena surselor radioactive
E. DOCUMENTE JURIDICE

2
3
4

5
6
7
8
9
10

II
12

13

14
15
16
17
18
19
20
21
22

23

Colecia Monitorului Oficial al Romniei


Legi . regulamente. instruci uni, ordine. dispoziii, decizii. circulare cu
caracter normaliv
Planurile de activitate i lucrrile aferente - anuale
Ordine de numire i ncadrare
Dri de seam anuale. analize. informri, situaii cuprinznd datele
statistice referitoare la activi tatea instanelor:
- n matenc civil
- n materie penal
- starea infractional
Documente privind patri moniul
Documente privind licitaii active
Documente n legtur cu procedura de extrdare i aplicarea
conveniilor internaionale privind asistena j u ridic
Proiecte de tratate si conventii internationale
Lucrri referitoare la asistena juridic internaional
Documente de nregistrare, centralizare i prelucrare comparativ a
datelor statistice
Lucrri referitoare la interpretri de texte de legi, sesizri asupra
dispoziiilor normative n vigoare. avize juridice n probleme generale
sau speciale sau cele legate de drepturile personal ului
Dosare n care s-au pronunat pedepse cu nchisoare peste 15 ani i cele
n care s-au pronunat pedepse ntre 5 - 1 5 ani nchisoare pentru
omucidere. loviri sau vtmri cauzatoare de moarte
Documente privind aciuni referitoare la statutul civil al persoanelor
(filiaia, nfierea, anu larea cstoriei etc.)
Dosarele (mapele) cu hotrrile (sentinele) judectoreti definitive.
grupate pe ani, secii i n ordine nu meric
Dosare civile privind ac\iunile n revendicare i alic aciuni reale
lnfiinarea de societi comerciale. asociaii. fundai i . societi i ligi
culturale etc.
Constituirea de partide, sindicate etc.
Lichidri juridice
Hri (planuri) de carte funciar
Crile funciare (coala, fila de c . f. n vigoare i sistate)
Dosarele de carte funciar
Se pstreaz permanent i dosarele care privesc: ntbulrile i
extabulrile:
localizrile;
transformrile:
rectificrile
pariale:
proporionalizrile de puni; composesoratcle; reforma agrar;
ipotecile neradiate prin Decretul 336/ 1 948; ipotecile privind avutul
obtesc. bunurile i proprietile persoanelor j u ridice. investiiile
industriale i agrare. familiile nobiliare: succesiunile: donaiile: vnzri
cumprri; partaje, ieirea din indiviziune; schimb: confiscri de .ivere:
naionali zare: expropriere: msuri discriminatori i ; mont11nentc istorice;
personaliti de seam ale vieii politice. economice, culturale. militare.
i de aprare: servitutea
257

24

25

26

Cererile de aucencifi care i ac cele autentice de dispoziie pnvind


bunurile imobile i mobile, testamentele i revocrile tescamentare.
accele de garanie i cele referitoare la scatucul civil al persoanelor
(inclusiv cererile ridicate de orti)
Documentele privind lucrrile de publicitate imobiliar (inscripiuni.
inclusiv crile funciare)
Documente cu lucrrile referi toare la primirea n depozit de nscrisuri,
documente i valori

27

Dosare ( mape) cuprinznd certificatele de motenitor

28

Declaraiile de acceptare i renunare la succesiune. precum i


acccntrile sub beneficiul de inventar (inclusiv cele neridicace de nr\iJ

29

Copiile rapoartelor de exoertiz criminalistic

30

Accidente colective de munc - mortale

31

Accidente mortale ci ferate etc.

32

Delapidri cu sume mari

33

Regi serul privind controlul


functionarilor publici

34

Regis1rul general de dosare


Opisul alfabetic al nrilor din oroces

averilor

magistrailor,

demnitarilor i

35
36
37

Registrul de eviden i punere n execu tare a hotrri lor penale

Registrul informativ

38

Opis alfabetic al prJilor n dosarele executionale

39

Regiscrul persoanelor j u ridice fr scop patrimonial

40

Registrul pentru transcrierea hotrrilor definicive de punere sub


interdicie

41

Reoertoriul (registrul) oarcelelor de c . f.

42

Registrul general de carte funciar

43

Condica de expediie combinat cu registrul de arhiv

44

Condica (registrul) semnelor de arhiv

45

Indexul numeric (serial) pentru arhiva c.f.

46

Opis alfabetic pentru registrul de c . f.

47

Registrul general nocarial


Ooisul alfabetic pentru registrul general notarial

48
49
50
51

52

Registrul de succesiuni
Opisul alfabetic pentru registrele succesorale
Registrul de renunri la succesiuni i de acceptare sub beneficiul de
inventar
Registrul pentru cviden\a hotrrilor, ordinelor, deciziilor i disoozitiilor
F. URBANISM - LUCRARI PUBLICE

Instruciuni. regulamente. ordine. circulare i alte acte normative n


probleme de urbanism, lucrri publice i asociaii de proprietari

Contracte de nchiriere i concesionare de imobile

Constituirea. organi zarea. autorizarea i


comerciale i ntreprinztorilor particulari

Studii. avize. leme de proiectare i alte lucrri de urbanism i amenajare

funcionarea

socicl\ilor

a ccritori ului
Planuri urbanistice generale, zonale, de detal i u ; avize, aprobri

258

Autorizatii de construcie sau desfiinri de construqii (nstrinri.


decrete expropriere, demolri. cedri de terenuri i cldiri)
7
Documentaii ntbulare, extrase de carte funciar
8
Evaluri terenuri. construcii
Evidena certificatelor de atestare a dreptului de proprietate asupra
9
terenului
10
Documente referitoare la organi zarea pieelor, trguri l or i oboarelor
Studii, rapoarte. avize referi toare la atribuirea sau schi mbarea denumirii
li
unor strzi, piee I um ti social-culturale
12
Planuri topografice privind cadastrul funciar
13
Cartea tehnic a construciilor
Lucrri privind evidena monumentelor istorice i a msurilor de
14
proteiare, conservare i restaurare a acestora
Licitatii organizarea si desfurarea lor
15
Documente referitoare la administrarea domeniului public. inventarul
16
bunurilor i valorilor domeniului public i privat
Documente referitoare la fondul locativ de stat. vnzarea apartamentelor
17
din acest fond
18
Documente referi toare la electri ficarea localitilor
Documente referitoare la telefonic n localiti
19
20
Documente referitoare la ali rnemarea cu gaze naturale i ap
Date i informaii privind energia tcnrnc - modernizri
21
Documentarii privind obiective de investiii mari
Documente privind sursele de ap potabil. canalizare, staii de tratare a
23
apei
Studii de fezabilitate. detalii de execuie pentru lucrri de investiie la
24
drumuri i poduri
25
Planuri anuale de investiii la drumuri i poduri
Contracte. comenzi. admiteri de finanare n legtur cu investiiile
26
pentru drumuri i poduri
27
Procese- verbale de recepie a lucrrilor de investiii
Pro.grame i date privind activitatea de salubritate
28
29
Documente referitoare la OI"J:(anizarea administrativ-tentorial
30
Monogralii ale localitilor
Contracte de arendare a terenurilor
31
Lucrri de nfrumusejarc i bun gospodrire a localitilor
32
Documente privind elaborarea strategiilor locale de dezvoltare pentru
33
municipii, orae. comune
Organi zarea de referendumuri i alte adunri civice
34
Lucrri privind competenja i delimitarea asociaiilor de proprietari
35
Registrul de evidenta autorizaiilor de construcii (desfiinare) i altor
36
avize
r_d_
e_L_
n_
i_
o_
a__c_
en
e_c_
d_
__}:}_ -1-R

c:gis
t1
u_ld_
t i_r
v_i
1 r_b_a_
e_r_
_t
_
1 c_a_te
_l_
s n_1+-
38
Registrul procese-verbale. avi zare. recepii etc.
6

G . PLANIFICARE - TEHNIC

PRODUCfIE

Instruejiuni referitoare la ntocmirea i urmrirea lucrrilor


Plan de msuri tehnico-organizatorice
Situaii i rapoarte anuale privind realizarea planului
259

Dri de seam statistice anuale privind realizrile de plan

Lucrri n legtur cu colaborri internationale

6
7

Planuri tematice anuale de colaborare tehnico-tiinific privind


prospeciarea, explorarea i exploatarea substantelor
Documentaii, studii i situaii privind deschiderea i nchiderea
unitilor ca i capacitatea de producie a unitii

Oferte ale firmelor strine pentru reorganizarea unitilor

Cataloal!;e i nomenclatoare de produse

10

Planul tehnic anual

l i

Corespondenta cu ministere, uniti etc. n lel!;tur cu probleme tehnice


Dri de seam asupra ndeplinirii planului de dezvoltare tehnic.

12
13
14

asimi larea de produse noi etc.


Documentaia tehnic privind construc!ii de maini i u 1 ilaje (partea
scris i desenat)
Documentaia tehnic pentru piese produse curente ( partea scris i
desenat)

15

Fise tehnolol!:ice, tehnolol!:ii de fabricatie

16

Acte privind recepia tehnic a lucrrilor

17

Procese-verbale de sedint ale consiliului tehnic

18

Documentaii tehnice definitive pentru lucrri de investiii (partea scris


i desenat)

19

Convenii i protocoale de colaborare tehnico-tiinific ncheiate cu


parteneri interni sau externi i fiele respec1ive

20

Documentaii. studii i situaii privind capacitate de producie a


unitilor

21

Lucrri n lel!;tur cu colaborri i n ternaionale

22

Documentaii tehnice elaborate n colaborare cu teri

23

Situaia anual a mij loacelor fixe

24

Crile tehnice ale utilaielor

25

Contracte ncheiate cu institute de proiectare sau societi de construcii


pentru executarea de proiecte sau lucrri de investiii cu documentaiile
i corespondena respectiv (n ar i strintate)

26

Planul de producie - anual

27

Situaii i rapoarte anuale de sintez asupra activitii

28

Lucrri de prognoz a produciei

29

Registrul de eviden a lucrrilor lansate


H. CERCETARE - INVESTITII - CALITATE

Instruciuni privind ntocmirea planului de cercetri i valori ficarea


lucrrilor de cercetare ncheiate
Planuri de cercetare i colaborare tiinific - anuale

Dri de seam privind realizarea planului de cercetare tiinific anuale

Avize asupra studiilor i proiectelor elaborate de institutele de cercetri


i proiectri

Contracte ncheiate de institutele de cercetri cu unitile pentru


execu tarea unor lucrri de asisten tehnic de cercetare

Studii, referate i documentaii cuprinznd rezultatul cercetrilor

Referate, procese-verbale privind valori ficarea cercetrilor

260

2 exemplare

I exemplar
I exemplar

Coresponden! n legtur cu omologarea prototipurilor i produselor


noi

Rapoarte anuale de prospec\iuni, explorri i exploatri

10

Documentalii privind deschiderea i nchiderea exploatrilor

l l

Documenta!ia cle omolol!:are a produselor

12

Propuneri, tematici. protocoale, pri vinci cooperarea cu institute clc


cercetare i firme clin strintate

13

Lucrri privind activiti desfurate peste hotare

14

Actele pentru marca unit!ilor

15

Procese-verbale ale edin!elor n care s-au analizat propunerile de


invenii i inovaii cu documentaiile respective ( teme, schie, avize etc.)

16

Referate,
procese-verbale i
coresponden privind
informri,
experimentarea, popularizarea, aplicarea inventiilor i inova!iilor

l7

Documentaia i corespondena cu privire la brevetarea n ar sau


strintate a inveniilor

18

Dosare de inven\ii i inovaii c u documentaia respectiv - aprobate

19

Dri de seam statistice anuale privind inveniile i inovaiile

20

Certificate de inventator i inovator

21

Omolol!:ri de prototipuri

22

Situaii de invenii prezentate la expoziii

23

Contracte pentru ob!inerea sau vnzarea de brevete i licene

24

Standarde, norme, caiete de sarcini cu documentaia respectiv

25

Planuri anuale cle investi!ii cu utilaje din ar i i mpo11

26

Dri de seam statistice anuale privind realizarea planului cle investi\ii

27

Referate, informri n lel!:tur cu desfurarea pro2ramului de investiii

28

Proiecte definitive de
clocumentafia respectiv

29

Documentaii privind acordul Ministerului Finanelor pentru obp nerca


de investiii

30

Lucrri de expropriere pentru d i ferite construcii

31

Planuri de construcii, amenajri i sistematizri

execu tare

lucrrilor

investitii

cle

cu

32

Proiecte d e constructii cu documentaia respectiv i avizele necesare

33

Contracte d e proiectare cu documentaia respectiv precum i pruiecte


tehnice de execu!ie

34

Documente privind planificarea, proiectarea. aprobarea. pregtirea i


urmrirea invcsti\iilor (studii, planuri, referate etc.)

35

Rapoarte. stud i i ,
internaionale

corespondent

pri vinci

relaiile

cu

36

Deciziile i hotrrile cle aprobare a obiectivelor de investi Iii

37

Procese-verbale cle recepie a lucrrilor de investiii

38

Provame i prol(noze de dezvol tare economico-social

39

Reglementri la toate nivelele privind calitatea produselor

40

Proceduri de lucru i de sistem specifice laboratorului

41

Manualul calitii

42

Planuri, prol(rame cle calitate

43

Atestri individuale. certificri organisme acreditate

asocia\iilc

44

Note interne i prescri p\ii de ncercare

45

procese-verbale. certificate originale privind cali tatea produselor

26 1

46

Indicatoare de calificare

47

Referate. avize. p rocese - verbal e i coresponden t privind omologarea

48
49

pro1otipurilor i produselor noi

Registrul de eviden a referaielor cu concluzii asu p ra cerccliirilor


ncheiate
Registrul de eviden a proiectelor

50

Registrul de eviden a propunerilor de invenii i inovaii

51

Registrul penlru evidena breve1elor i certificatelor de i novatori

52

Registrul unic de ncercri


I. MARKETING

Legislaia intern i strin privind activitatea de cooperare economic

Planuri anuale privind vnzarea produselor n ar 1 strftimitate


aide - memoire. ac1c finale care stau la haza
constituirii de socict!i mixte i alte forme de cooperare
Contracle. comenzi i corespondent cu firme privind i mpon u l 1
Convenii. acorduri.

expon u l ; documente privind avizarea Barter-ului

Analize i informri anuale pe teme de marketing

Situaii statistice anuale privind importul i exportul

Dri de seam anuale pentru centralizare

Coresponden, pro10coalc i minute ncheiate cu ministere, instituii de


comer exterior. ambasade. agenii etc. privind probleme de comer
ex ieri or

Aciuni de participare i contractare la trguri i expoziii interne i


interna\ionale

IO
II

Statute. regulamente, acorduri. convenii

12

Convenii privind traficul internaional de mrfuri i cltori

IJ

Liste de preuri. cataloage de preuri i standarde

B uletine informative

14

Fie informative d e pia a clienilor

15

Strategii i propuneri - bugete de export

16

Rapoarte anuale de activi tate ale reprezentanelor n strintate

17

Protocoale, mandate, rapoarte, calculaii de pre\

18

B u letine d e analiz

19

Cataloage i liste de p re u ri
J. SECRETARIAT
Deciziile organelor de conducere

5
6
7

Procese-verbale ale organelor de conducere - cu anexe


Nomenclatorul documentelor de arhiv
Inventarele documentelor i procesele- verbale de predare-preluare ele la
compartimente la arhiva unitii
Lucrrile comisiei de selecionare. corespondena cu Arhi vele Naionale
i unitile de colectare a hrtiei
Registrul de evident curent a intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice
Registrul pentru evidenta sigiliilor i tampilelor

262

K. INFORMA TIC;\

Documente care ofer informaii despre viaa i ac1ivi tatea unitii 1 a


oamenilor ei. pe baza creia se poate seric istoria unitii respective
(programe i rapoarte anuale de activi tate. strategii de dezvollarc.
procese-verbale ale organelor de conducere. protocoale. contrac1e cu
beneficiarii etc.)

D1dtc1,;ll' .111
Jllc Jucumcn11
nrcg1m11c ."c
vor rcco r ia
rwnud1c pc
. uporp mai
Jur;ihili n ump
li.focuri npti..:i:
CilSCIC ClC. I

L. PARTIDE POLITICE

Documente privind constituirea partidului


2

Statutul partidului

Pro_gramul (doctrina) partidului

Carnetu l de partid

Fiele personale de nscriere n partid

Adeziunile de nscriere n partid

Pro_gramul cadru de desfurare a activittilor anuale (trimestriale)

Raportul anual asupra activitii (sau cu prilejul alegerilor)

Lucrrile conveniilor (conferinelor) naionale. judeene. municipale.


oreneti i comunale

10

Conl!:rese i hotrri ale Orl!:anelor de partid

11

Procese-verbale ale birourilor executive

12

Programe i prognoze de dezvoltare ale localitilor

13

Lucrrile adunrilor generale

14

Protocoale ncheiate cu alte tJartidc i orl!:an izaii. Fuziuni. absorbii clc.

15

Corespondenta cu alte partide i organizaii neguvernamentale cu


referire la activiti politice. manifestri cultural-tiini fice etc.

16

Corespondenta cu organele locale n probleme politice. economico


sociale sau culturale

17
18

Documente adoptate de liga primarilor i consilierilor


Memorii adresate or_ganelor de partid

19

S crisori deschise adresate conducerii \rii

20

Regulamente de organizare i funcionare a organizaiilor de femei i


tineret

Lucrrile consiliilor i conferinelor organizaiilor de femei i linerel (la


toate nivelele)
-+
-,--,--,,--,--,-.,..---4
22
Relaii politice internaionale
21

23

Documente cu caracter propagandistic (afie, pliante ele.)

24

Fototeca partidului

25

lnregistrri audio-video

263

ANEXA Nr. 5
NORMATIV
privind caracteristicile tehnico-funcionale ale spa\ii lor i
echipamentelor de depozitare i conservare a arhivelor
afl ate n administrarea creatori lor publici i privai de
arhiv, aprobat prin Ordinul de z1 al Di rectorului general
al Arhivelor Naionale nr. 235 din 5 iulie 1 996

CAPITOLUL I
Dispoziii generale
I . I . n conformitate cu prevederile art. 1 2. alineatul 2 din Legea nr. 1 6/ 1 996,
noil e cldiri vor fi avizate de ctre Arhivele Naionale sau direciile judeene ale
Arhivelor Naionale, numai dac au spaii prevzute pentru pstrarea documentelor.
1 . 2. Direciile judeene i Direcia M u nicipal Bucureti ale Arhivelor Naionale
aviLeaz astfel de construcii pentru toi creatorii de arhiv din raza lor de aciune.
cu excepia instituiilor centrale ale statului i a celor de illleres naional.
Condiiile ce trebuie ntrunite de spaiile destinate pstrrii i conservrii arhivei
pentru unitile controlate i avizate de ctre di recii l e teritoriale ale Arhivelor
Naionale, precum i formele ce sunt necesare sunt enunate l a capitolul 2, ncperi
destinate pstrrii arhivei " din prezentul normativ .
1 . 3 . Caracteristicile tehnico-funcionale a l e spaiilor i echipamentelor de
depozitare i conservare a arhivei n i mobile distincte nou construite sau n seciuni
din astfel de cldiri. realizate de marii creatori de arhiv sulll cnu11atc l a capitolul 3.
Cldiri i compartimente de arhiv ". din prezentu l normati v.
Aceste constructii sunt avizate de ctre Comisia Tehnic de Avizare a Cldirilor.
comisie ce funcioneaz n cadrul Arhivelor Naionale. Modul de desfurare a
acestei comi s i i , corespondena i atribuiile sale sunt enun(ale la capitolul 4.
Comisia Tehnic de A vizare " , din prezentul normati v .

CAPITOLUL II
ncperi destinate pstrrii arhivei
2. 1 . ncperile destinate pstrrii arhivei la creatorii de arhiv specificai la an.
1 . 2 din prezelllul normativ trebuie s ndeplineasc urmtoarele condii i :
2. 1 . 1 . Nu trebuie amplasate. deasupra. dedesubtul sau n veci nfltatea magazii lor
de substane explozibi le. infl amabile. corosive. de colorani , a ncperilor n care se
lucreaz cu foc deschis. a ghenelor de reziduuri menajere.
2. 1 . 2 . Nu se amplaseaz n poduri, mansarde, subsoluri tehnice sau n ncperi
inundabile.
2. 1 . 3 . Nu se amplaseaz n construcii provizorii .
2 64

2. 1 .4. Prin depozitele de arhiv se interzice trecerea conductelor de gaze


combustibile. a courilor i a canalelor de fum.
2. 1 . 5 . Rafturi le. dulapurile. rastelele etc. trebuie conlce(ionate J m maten alC'
incombustibile. Amplasarea acestora se face astfel nct s poat permil.e ,, evacuare
rapid a materi alului depozitat.
2. 1 .6. I nstalai i l e electrice din depozitele de arhiv trebuie executate, astfel nct
s poat fi deconectate din exteriorul ncperi i . Corpurile de i luminat se amplaseaz
pe axul culoarelor dintre rafturi. la o d istan de mini mum 50 cm de arhiva
depozitat. Corpurile de iluminat electric cu i ncandescen\ trchu1c prevzute cu
globuri de protecie.
::?.. 1 .7. M icrocl i matul interior se va mcn\ine pc ct este rm s i h i l n limitele:
tcmrieratura +I 5C-+25C. iar umiditatea rclati v ntre 40-65'1, rientru ar hi v[1 pc
suport de hrtie.
2. 1 . 8 . Depozitele cc depesc o capacitate de I 00 metri liniari arhiv t-rchu1e
prevzute cu o camer de l ucru dimensionat n J"uncie de numrul de oameni ce
lucreaz n acest sector.
2.2. Avizarea construciilor noi. ce cuprind i ncperi de arhiv. se efectueaz de
ctre direci i l e judeene i Direcia Municipal Bucureti a Arhi velor Na!ionale pc
baza urmtoarelor documente:
- cerere aviz. care s cuprind i clementele de identificare a i mobi lului i
a spai i lor de arhiv:
- plan al ncperii (ncperilor) de arhiv. cu ampl asarea mobi licru lu1
specific i destinaia ncperi lor vecine (pe orizontal i pc vcrtic;1l J:
- chitan\a de achitare a taxei ( fixat pentru moment la nivelul taxei pentru
orice petiie).
Acest aviz se solicit dup ce beneficiarul a ob(inut avizele Comandamentului
Pompierilor i Proteciei Mediu l u i . care au asemenea atributii t copii ale acestor
avize se integreaz n dosarul lucrrii ce rmne l a cel ce avizeaz ) .
Avizul s e elibereaz n termen d e 30 d e z i l e d e l a prezentarea documentaiei .
indiferent de natura sa ( pozitiv sau negativ).
CAPITOLUL III
Cldiri i compartimente de arhiv
3. 1 . Prin cldiri de arhiv se n\eleg obiective disti ncte cu toate instalaiile
aferente destinate a depozita materialul arhivat al instituiei respecti ve. indiferent de
suportul material al acesteia. unitli funciionalc n care se desfoar toate
activit!ile cc i ntr n inciden\a Legii nr. 1 6/ 1 996.
Prin comparti mente de arhiv se neleg secium orizontale sau verticale din
i mobilul admi nistrati v. n care se depoziteaz arhiva de orice fel i se dcsfoari.i
operaiunile arhi vistice fr a perturba sau a fi perturbat de celelalte act1 vitb
pentru care este destinata conscruc(ia.
ln cazul n care suportul matenal al arhivei create este d i Cent t hrtic. fi l m . hen1.1
265

onore etc. ). nu este obligatoriu ca aceste depozite s fie comasate ntr-o si ngur
zon a imobilului. ci pot fi dispersate. fiecare depozit avnd asigurat. ns.
funcionarea i securitatea materialului depozitat.
Principalele circuite funcionale ale arhivei din depozit sunt:
a) primire, pregtire ( tehnic sau arhi vistic), depozit:
b J depozit, sal de studiu, depozit :
e l depozit, camer de lucru , laborator restaurare. depozit:
d ) depozit. camer de lucru, copiere. depozit;
e) depozit, camer de lucru, camer evacuare.
Este i nterzis ca materi alul primit i netratat n camerele de pregtire s se
i ntersecteze cu fluxuril e b, c i d .
Prin recondiionare i restaurare s e n\eleg opera\iunile c c s e desfoar ntr-un
compartiment special ncadrat i dotat prin care se asigur materialelor o durat
mare de pstrare. precum i celor ce urmeaz a fi predate la Arhivele Naionale
rezistena n limp.
Fondul de asigurare - n conformi tate cu prevederi le an. 5 paragraful e" din
lege, creatorii de arhiv ce se regsesc n articolele 1 3 i 1 4 asigur documentele pe
baz de microfilme i alte forme de reproducere adecvate: acelai lucru este valabil
i pentru creatorii a cror arhiv nu a putut fi preluat din l ipsa spaiului i termenul
de pstrare la creator a fost prelungit, conform prevederilor art. 1 2. ali neatul 3 .
Prin mijloace de protecie s e neleg: dosare. mape. cuti i . casele, role etc.: adic
mijloacele i n i iale de pstrare i identificare, prin mijloacele arhivistice. a
materialului depozitat.
Prin mijloace de pstrare se neleg sistemele de depozitare n timp a arhivei de
orice fel : rafturi, rastele, dulapuri etc.
Prin mobilier i dotri specifice se neleg: mese depozit, mese lucru arhi v.. mese
sal studiu. scri. crucioare arhi v. mese citit microfilme. aparatura laboratoarelor
de restaurare i rccondi\JOnare. copiatoarele de orice fel . inclusiv aparatura necesar
microfi l mri i , camerele de clim. aparatele de lil mat. derulatoare etc.
Depozitele mai sunl dotate cu aparatur de msur i control microcl i mat
( lermomelrc, higrometre, tcrmohigrometrc etc . ) , materiale pentru evacuare ( saci .
containere etc . ). mijloace i n i iale de stingere ( stingtoare c u gaze inerte, C02 i praf
inert, zpad carbonic ele . ) . i nstalai i l e de alarmare i antiincendiu i. dupf1 caz.
instalaii automate de stingere.
Camerele de tezaur sunt sec\iuni n construcii l e cu dcstinatic funcional depozit
de arhiv, destinate a adposti n situaii de calamitate cele mai i mportante
documente. Aceste compartimente se real izeaz de regul la nivelul cel mai de jos al
construciei, cu o rezisten la oc sporit fa de restul ansamblului, lundu-se
msurile necesare pentru a nu fi inundate n cazul prbuirii i mobilului. Se doteaz
cu instalaii de sti ngere automatft a i ncendiului cu gaze inerte.
3 .2. Amplasament. Nu este recomandabil amplasarea acestor depozite ntr-o
zon n care factorii de risc. att cei permaneni, constnd n veci nti periculoase:
surse de explozi i sau incend i i . degajri nocive. chimice i biologice, terenuri
instabile. zone inundabile sau cu un nivel ridicat al apelor freatice etc .. ct i a celor
ocazional i : obiective strategice. in apropiere sau n amonte. s !ic evitate. pc ct
266

posib i l .
Imobilul s fie uor accesibil celor interesa\i.
S se asigure ci de evacuare n caz de necesitate.
S se asigure nchiderea ntr-un perimetru propriu cu un sistem de paz de sine
stttor.
Compartimentele de arhiv nu se vor integra n i mobile n care se desfoar
procese tehnologice care implic factorii de risc enumerai.
n situa\ia n care acest lucru nu c posi b i l . vor li ampl asate n tronsoane separate
prin ziduri antifoc i ventilare care s mpiedice aerarea cu suhstan[e toxice.
Nu se accept ampl asarea acestor compart i mente acolo unde exist pericolul unor
explozi i. emana\ii radioacuvc. sau alte pericole similare.

3 . 3 . Principalele clemente constructive i funcionale


3 . 3 . 1 . Srmclllra. Proiectantul poate alege orice gen de structur pe care o

consider necesar, cu condiia de a asigura:


- rezistena la sol icitrile dinamice n cazul unui cutremur. n conformitate cu
prescri pi i l e tehnice n vigoare i cu ncrcrile mari aduse de materialul
depozitat, mai ales cnd suportul arhivei l constituie hrtia:
- construc\ia se ncadreaz n gradul I rezistent la roc:
- drn cele dou considerente sus-menionate. ct i din considerente de evacuare
nu se recomand a se realiza constructii care depesc S+P+3 N :
- cldirea v a dispune de cel puin dou ci d e evacuare pc veni cal t cri l . \innd
seama c principalul element de di mensionare la evacuare l constituie numrul
de oameni t rcdus. la arhiv) i c elementul ce trebuie evacuat l constituie
arhiva, cil e de evacuare se vor dimensiona innd scama de aceasta din urma.
3 . 3 . 2 . Penim a evita consumttrile mari de energie necesare meninerii
microcl imatului n depozite se va asigura o i nenie termic ct mm ridicat a
construciei. n acest scop se recomand:
- diminuarea la maximum a puni lor termice I calcu lul termic va cvidentia
impl>s1bil itatca crerii punctului de rou. n conditii de exploatare normal. n
wna n care ar ridica semnificativ umiditatea 111tcr1 oarl :
- alegerea adecvat a tmplriei exterioare i a unor elemente supli memare de
siguran\ I storuri. jaluzele etc . ) :
- se recomand. de asemenea. ca acoperiul s lc gen arpanta. n acest caz
eli minndu-se scurgerile interioare ale apelor pluviale. n cazul n care. din
motive arhitectonice sau de alt gen. se vor lua msuri de supli mentare a izola1ici
hidro i termo a teraselor. canalizarea apelor pluviale se va efectua pe trasee care
vor evita spa\iilc de depozitare.
3 . 3 . 3 . Proiecia an/iso/ar se va realiza prin unele clemente enun\ate la punctul
anterior. iar suplimentar se va prevedea ca clementele givratc (n zona depozitelor)
se tic prevzute cu cel pu\in un rnd de geamuri termoabsorbantc. iar n interior se
vor prevedea draperii de doc la toate ferestrele.
Ralt u rilc vor ri oncntate perpendicular i"a\ de planul fereslrclor cu max1 1nf1
lnsorire l est i sud ).
I lumi natul artlricial se va realiza cu l mpi antiex. va urmri axul culoarului di ntre
rafturi i nu va depi 50 luci/mp.

267

ntreruptoarele se vor monta la intrarea n depozit, n exterior.


3 .3.4. Ventilarea spaiilor se poate face att natural, ct i artificial .
Ventilarea nalllral se efectueaz n zilele n care temperatura i cantitatea de
vapori din aerul exterior se ncadreaz n parametrii de microclimat interior i n
conditiilc n care n zona depozitului nu exist degajri nocive.
Viteza aerului se va ncadra ntre 0. 1 -0.3 m/s 1 se vor realiza schimburi Je
ae r/ o r.
Ventilarea arli(icial. ririn instalaii de ventilare sau cu aj utorul c amerel or Jc
: lim. va urmri meninerea permanent, n li mita parametri lor. a temperaturii i
umiditii relative.
Pentru arh i v aceti riarametri sunt: temperatura i ntre + I OOC i +24C. iar
umiditatea relativ ntre 50-65%.
Pentru microfilm negativ de asigurare + l 8C-20C i . respectiv. 50+5%.
Pentru celelalte materiale. n special rientru suporturi moderne sau n curs de
modernizare. se respect condili i l c specificate de fabricant n fiele tehnologice i n
contractele de li vrare. Aceste acte se vor specifica n docu mentaii l e ce au stat la
baza dimensionrii instalaiilor de clim.
3 . 3 . 5 . ln.11alatii/e de f!Jr/. apft, canal. termice. de al armare. tclci"o nie etc . se vnr
dimensiona n runc\ic de cerintcle beneficiaru lui i conform normelor tehmcc in
vigoare.
3 . 3 . 6 . Este interzis traversarea depozitelor de arhiv de trasee de al imentare cu
gaze naturale.
3 . 3 . 7 . La stinierea incendiilor n depozite nu se va utiliza apa. Instalaii le de
sti ngere automat vor avea ca ageni gazele i nerte i sunt obligatorii n camerele de
tezaur. Pot fi amplasai , n casele scrilor i exterior. hidrani.
3 . 3 . 8 . Compartimentarea depozitelor de arhiwi este urmtoarea:
- Depozitele de arhiv. principalul clement funcional. vor cuprinde. de regul.
arhiv cu acelai gen de suport material pstrate n ma t c n al c de protecie .
depozi tate n mijloace de pstrare n care vor ti dispuse d u p cr i teri i arh i v i stice.
De regul. depozitele nu vor depi o suprafa de 400 mp i vor ti gestionate de
o si ngur persoan.
I n tervalul ntre mijloacele de pstrare ( rafturi) se va ncadra ntre 65-80 cm
pentru a permite o vitez normal de evacuare. precum i circulaia scrilor. a
crucioarelor i a altor clemente cu care se manevreaz arhiva n depozit
La capetele rarturilor se va menine o distan de cca. I 00 cm fa de elementele
construciei ( pereti ). dar nu mai mica de 80 de cm fa de elemente cc ies n afara
pereilor ( radiatoare. \evi ele . ) .
L a intrarea n de p ozi t e aceasl[1 distan s e v a mri la 1 .20 111 p en t ru a permite
circulaia cu uile Jeschisc.
Mobilieru l i dotfarilc spec1ticc se amplaseaz l'r a d i mrnua ace s te distane.

D e pozitu l va avea cel [JU\in dou ci de evacuare.


Camerele de lucru - liccarc depozit va fi prevzut cu cel p u ( i n o lncpcre n care
se desfoar operai unile arhivistice curente.
Sala de srudiu va fi prevzut cu mobilierul i dotrile specifice fiecrui gen de
arhiv ce se d ln cercetare.

268

Lahoratoml de reprogrq(iere - idem. in functie de specilicul acti vit!ii .


Lahoratomi de recondiwnare i res/aurare idem.
Birouri direnor. secre1ww1. arhivili.
ncperi auxi l iare: depozite de materiale i i mprimate ;pecifice. materiale
intreincrc. punct de control . camer instalaie alarmare. acumulaton. camer butel ii
rnstalaie de st111gere etc.
Grupuri sani tare. coridoare. scri .
3 . 3 .9. Crilerii de dimensionare
La dimensionarea suprafeei de depozitare necesare se vor avea n vedere
urmtoarele:
A. A rhiva
Arhiva existent.
Arhiva ce se creeaz n fiecare an.
Arhiva ce se elimin anual prin operaiuni de selecionare n conrormi tate cu
nomenclatorul arhivistic.
Arhiva cu termen permanent de pstrare cc se creeaz anual . din care:
a) arhiva cc poate rmne n continuare la creator conform an. 1 4 din
Legea nr. 1 6/ 1 996:
b) arhiva cc urmeaz a fi predat l a Arhivele Nationale conform art. 1 3 din
Legea nr. 1 6/ 1 996.
B. Sis1e11111l de depoZ/lare preconiza/ - cantitile de dcpozitare/mp supra!"a!
depozit.
C. lncompa1ihili1i ce delermin depozile separa/e.
D. Perioada penim care se conslmiele depozi111l.
Celelalte spatii se dimensioneaz n funcie de:
- tehnologiile i. implicit. dotrile i ncadrarea cu personal a laboratoarelor:
- numrul de ccrcctton estimai pentru slile de studi u :
- numrul d e oameni cu care v a fi ncadrat depozitul.
Mijloacele de psrrare. mobilier i dotrile specifice. trebuie s rbpundf1 l a
urmtoarele cerine:
- s fie rezistente n timp:
- s nu fie executate din materiale combustibile:
- s nu produc n timp degajri chimice care pol duce l a detenorarea
materi alului depozitat.
Deoarece pu\ine sisteme de acesr gen au fost sau s-a ncercat a fi standardizate n
timp ( cu excep\ia celor cuprinse n ultima scrie de standarde). nu se impun restricii
de uti l i zare a oncrui sistem de a rspunde cerinelor sus-menionate.
-

Evcrnualele propuneri de standardizare n viitor. de oriunde ar veni. vor trehu1 s


ob\rn avizul Arhivelor Naionale. prin Comi sia Tehnic. pentru a fi promovate.
CAPITOLUL IV
Comisia Tehnic de A vizare
4. 1 . n conformitate cu prevederi le Legi i nr. 1 6/ 1 996. Legea Arhivelor Na\wnalc.

an. 1 2 . alineatul 2 , se consti tuie la nivelul Arhivelor Naionale. Comisia Tehnica de

Avizare

Cldirilor n care se depoziteaz arhiva.


269

4.2. Comisia are urmtoarea component:


I . Directori (Director adjunct) preedinte
2. ef serviciu ATM
membru
3. ef serviciu Restaurare
membru
4. ei" serviciu Informatic membru
5. ef serviciu ATMAR
membru
6 . ef birou Arhive Tehnice
membru
7. ef birou Tehnic
secretar
Comisia se completeaz cu experti i specialiti n funcie de domeniul 1
specificul arhivei pentru care se construiete obiecti v u l .
4. 3 . Comisia Tehnic de Avizare a Cldiri lor n care s e Jcpozilcaz arhiva arc
urmtoarele atrihu \i i :
- verific. pe baza normelor privind caracteristici le tchnico-runcionalc ale
spaiilor i echipamentului de depozitare a arhi velor allatc n administrarea
creatorilor publici i priva[i de arh i v i a referatelor ntocmite de cfll re
special i tii din Arhi vele Nationale. documentaiile tehnice trimise spre
avizare:
- dispune. dup caz. avizarea acestora n rorma propusft: avizarea acestora
cu respectarea unor recomandri sau respingerea lor:
- transmite, n termen de 30 de zile de la primirea documentelor tehnice i
achitarea taxei. avizul sub una din cele trei forme sus-menionate:
- documentaii le avizate (un exemplar! se transmit clirec\iilor judeene ale
Arhivelor Na!ionale care vor verifica. n momentul punerii n funciune a
obiectivului, modul n care au fost respectate l a execuie ( i nclusiv
recomandri le CTAC). Titularul de investiie. proiectantul i constructorul
sunt. clup caz. rspunztori de eventualele abateri fa!fl de documenta\ia
pentru care s-a obinut avizul :
- n cazul revederii d e ctre proiectant a documentaiei im\iale d i n diverse
motive legale. avizul iniial i pierde valabi litatea i se va solicita avizarea
documentaiei noi :
- comisia nu rspunde de nerespectarea altor criterii pentru care prin lege sunt
abil i tate alte organe de avizare. dar n situaii n care se remarc o nclcare
llagrant a unor norme. se specific aceasta n avizul CTAC .
4.4. Solicitantul avizului va prezenta urmtoarele documente:
A. Pentru construcii cu destinaie arhiv:
I . cerere de avi.. ce va cuprinde:

- titlul proiectul u i :
- numr. cod :
- lltular de i n vesti[ie:
- sursa de finanare:

2. chitana de achitare a wxei de avizare

3 . doc1tme111atia ce urmeaz a se aviza:


a) memoriu tehnic, care va cuprinde:
- titlul lucrrii . destinaia:
- nr. de niveluri, h nivel :
270

- amplasament - localitatea. adresa. vecinti. orientare:


- structur de rczistcni:

- i n stalaii electrice. for\. ap cana l . termice. c l i m. a l armare antifoc 1


anticfractic. strngere automat:

- genul materi al u l u i cc se va depozita I su port J :


- dimensionarea spatiilor u t i l e :
- compartimentri fu ncionale. auxil iare etc . :
- sistem de depozi tare ( rafturi . rastele. dul apuri etc . J :
- i l u minare. ventilare ( sisteme adoptate):
- nr. de persoane ce deservesc obiectivul i locul n care i des foar
activitatea:
- spalii igienico-sanitare:
- ci de acces i evacuare:
- alte date pc care proiectantul l e consider necesare:
b ) piese desenate:
- plan de situalie, scara

I :500:

- planurile orizontale de la toate n i velurile cu specificarea destinaiei


fiecrei ncperi i mobil area depozitelor de arh i v;
- planuri i i n stalaii cu trasee pe vertical i orizontal.
B . Pentru construci i l e cu alte destinaii. dar care au ncorporate i spaii cu
destinaiie arhiv. se vor nainta documentele de la punctele I . 2 i 3 a. iar piesele
desenate vor cuprinde:
- plan de situaie. scara I :500:
- plan al cldirii cu locali zarea zonei depozi t u l u i de arhiv:
- planuri ale n i vel u l u i superior i i n ferior zonei spaii lor de arh i v:
- plan cu traseul instalaiilor ce trec prin depozitul de arh i va i n 1.ona d i n
i mediata vec i n tate.
4.5. Documentaia se nainteaz n 3 ( trei ) exemplare din care. dup avi zare:
- 1 exemplar se resti tuie cu avizul CTAC:
- 1 exemplar rmne n arhiva CTAC:
- I exemplar se nai nteaz uni tii teritoriale a Arh i velor Naionale n raza
creia i desfoar activitatea noul obiectiv.
4.6. Pentru obinerea avizului teh n i c al Arhivelor Naionale se va p l ti o tax.
pfm la aprobarea tarifelor di fereniate n fu ncie de complexi tatea lucrrii ce
urmeaz a fi avizat, cuantumul acestei taxe se fixcazfl la n i velul unei cereri
obinuite ( vechime, copii scntinie j udectoreti. acte proprietate etc . ) .
4 . 7 . Avizele pentru construqii noi ( cu destinaia cldiri arhive sau cu
compartimentri pentru arh i ve ) se acord n u mai de ctre Comi sia Tehnic Je
Avi zare a Arhivelor Naionale. cc funcioneaz la sed i u l central.

CAPITOLUL V
Dispoziii finale
5 . 1 . Prezentul normativ pri vind caracteristi c i l e tchnico - ru nc[ionalc ale spaliilor i
echipamentelor de depozitare i conservare a arhivelor alla1e n admi nistrarea
creatorilor publici 1 priva!i de arhiv i n tr n vigoare. conform Legii nr. I 6/ 1 996. l a
dou l u n i de l a apariia acesteia n Monit orul O fi c i a l . adic la lJ i u l ie 1 9% .
27 1

ANEXA Nr. 6
DIN TERMINOLOGIA ARHIVISTIC DE BAZ
Documentele de arhiv reprezint mrturii autentice care stau la temel ia
reconstituirii istoriei . adic a vieli i i activitii oameni lor. fiind adevrate comon ale
vremi i. Tocmai de aceea Arhivelor i sluj itori lor lor le revine rolul de maxima
importan n adunarea. pstrarea. conservarea. prelucrarea i valori ficarea. n
mu ltiple scopuri. a nepretuitului tezaur documentar. fr de care nu se poate seric
islllria.
Asemenea tuturor disc1plinelor. i arhi vistica i arc terminoloia sa specifica att
pentru problemele teoretice ct i pentru acti vitatca practic.
Pentru a evita greelile sau ambiguitile n expri marea de specialitate. liecare
termen trebuie s fie cunoscut n nelesul su exact.
Mul titudinea i varietatea documentelor create de-a lungul timpului. di versitatea
sistemelor de registratur. a metodelor de arhivare, pstrare. folosire etc. de la \ar la
\ar sau chiar de la o provincie istoric la alta. n cadrul aceleai ri. face din
terminologia arhivistic o problem vast i complex.
Aa cum nu poli scrie fr s cunoti alfabetul. tot aa nu poti nelege i nu-ti
poli nsui no\iunile de teorie i practic arh i vistic fr s cunoti terminologia
arhivistic de haz. De aceea am considerat necesar explicarea. ntr-o anexfa aparte.
a unor noiuni de baz cu care opereaz arhi vistica romneasc.
Accesibilitatea 11 arhive
ansamblu de regu li referitoare la posihilitlile i
cor diiilc stabi lite. ntr-o perioad dat. pentru cercetarea documentelor de arhi vf1.
Accesu l poate fi condiionat pentru anumite categorii de documente, care pri n
consultarea sau publicarea lor ar prejudicia interesele statului sau persoanei .
Achiziionarea de documente form de preluare, prin donaie sau cumprare. a
documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic N aional de l a persoane fizice sau
juridice. de ctre instituiile i nvestite cu acest drept.
Acordarea asistenei de specialitate activitate prin care Arhivele Naionale i
dircc\i ile jude1ene asigur aplicarea prevederi lor legislaiei . normelor i principii lor
arhivistice de ctre creatorii i deintorii de arhi v. Obiectivele acestei acti viti
sunt: modul de nregistrare a documentelor: predarea documentelor de ctre
compartimente la arhiv pe haz de inventare i proce-verbal: evidena
documentelor: ordonarea. in ventarierea. selec(ionarca documentelor: folosirea
documentelor; pregtirea documentelor permanente pentru depunerea la Arhivele
Na(ionale: pstrarea documentelor i msurile ce se i mpun pentru remedierea
neregul i lor constatate.
Act termen general pentru orice nscris ntocmit de persoane fi zice sau juridice.
consemnnd situatii de drept sau de fapt. n Transil vania. termenul de act. spre
deosebire de cel de document. se refer. ncepnd cu secolul al XVII-iea. la
nscrisuri de important mai mic. n funcie de cuprins. actele sunt de diferite felun.
A erisirea depozite/or tehnic de ntreinere a igienei depozitelor. orgarnzat in
scopul ventilrii aerului pentru a evita poluarea sa prin acumul area de suhstan\c
rezjltate din mbtrni rea hrtiei i formarea de zone de aer stagnant. ravorahil
-

272

dezvoltrii proceselor de biodeteriorare. Aerisirea se face, de obicei, pe vreme bun


i la mij locul zilei pentru a se evita afluxul de aer cu umiditate relativ ridict, de
peste 65%. O regul o constituie evitarea deschiderii ferestrelor pe direcia
vnturilor dominante pentru a mpiedica introducerea de praf n depozite.
Apartenena documentelor la un fond arhivistic
situaia documentelor de a
aparine unui fond arhivistic, dup originea lor. Aparin unui fond arhivistic:
documentele create de o unitate n decursul activitilor sale (provenite de la
creatorul documentelor), creatorul (emitentul) putnd fi stabilit dup elementele din
antet, semnturi , dup coninutul actelor etc.; documente primite de o unitate,
inclusiv anexele lor (rapoarte, acte probatorii etc.) n msura n care i sunt adresate
destinate (apartenena dup destinatar). n acest caz apartenena documentelor se
stabilete pe baza adresei destinatarului (denumirea unitii i sediul su), a tampilei
de nregistrare, a rezoluiilor, a notelor tergale, a sistemelor de arhivare i a
coninutului actelor. Stabilirea apartenenei documentelor folosete la operaiunea de
delimitare a fondului arhivistic.
Aprecierea valorii unitii arhivistice
aciunea de stabilire a importanei
informaiilor dintr-o unitate arhivistic, n vederea pstrrii permanente a celor care
prezint valoare documentar-istoric sau practic i eliminarea celor lipsite de
importan.
Arhivar funcionar care se ocup cu munca de arhiv la Arhivele Naionale sau
la uniti, efectund operaiuni de primire-predare a documentelor din depozit,
ordonare, inventariere i selecionare, ngrijindu-se i de pstrarea corespunzoare a
documentelor.
Arhivare
operaiunea de organizare a documentelor n depozitul de arhiv,
dup criterii prestabilite.
Arhiv
I . Ansamblul de documente constituite organic (elaborate sau primite)
referitoare la istoria unui popor, la activitatea unei uniti , la persoane particulare,
destinate prin natura lor, a fi conservate; 2. Loc special amenajat unde sunt strnse
documentele rezultate din activitatea unei uniti, n vederea pstrrii i cercetrii lor
(Depozit de arhiv); 3. Unitate sau parte structural a unei uniti care efectueaz
primirea i pstrarea documentelor, organiznd folosirea lor n scopuri tiinifice,
economice, politice, sociale, culturale etc.
Arhiv curent
arhiva constituit din documente primite, expediate sau
ntocmite pentru uz intern, rezultate din activitatea cotidian a unitilor, documente
care sunt pstrate la compartimente un timp limitat (un an sau doi ), timp n care sunt
constituite n dosare (conform nomenclatorului) i urmeaz s fie depuse la arhiva
unitii.
Arhivele Statului (Arhivele Naionale)
instituie de stat, specializat n
preluarea, prelucrarea, pstrarea, conservarea i valorificarea documentelor care au
caracter
istorico-documentar.
Preocupri
pentru
pstrarea,
conservarea,
documentelor au existat. conform semnalrilor, nc din secolul al XII-iea, dar
apariia unei instituii specializate se leag de modernizarea instituiilor din prima
jumtate a secolului al XIX-iea. Prin Legea nr. 1 6/ 1 996 denumirile Direcia
General a Arhivelor Statului, Arhivele Statului i filiale pentru instituiile judetene.
-

273

au fost nlocuite cu denumirile Arhivele Nationale i directii judetene ale Arhivelor


Naionale.
Arhivist
specialist care i desfoar activitatea n cadrul Arhivelor Nationale
i al unor institutii centrale sau judeene, avnd ca principale atribuii prelucrarea,
conservarea, valorificarea documentelor ca i acordarea asistentei de specialitate
creatorilor i detintorilor de arhive.
Arhivistic
tiint special a istoriei a crei sfer de cercetare o constituie
izvoarele scrise pe supori friabili, pe baza crora se efectueaz cercetri
fundamentale i aplicative n vederea stabilirii soluiilor optime de ordonare.
inventariere, selectionare, conservare i valorificare a documentelor.
Asigurarea pstrrii documentelor
complex de msuri destinate proteciei
documentelor mpotriva tuturor cauzelor ce pot prejudicia conservarea i integritatea
lor, indiferent de locul n care sunt pstrate sau folosite. Const n organizarea
sistemelor de protectie prin: I . Unnrirea mentinerii unui microclimat constant n
spatiul de depozitare; evitarea amplasamentelor ce pot provoca, datorit vecinttii
contraindicate, surse posibile de degradare (incendii , explozii, inundatii, emanatii de
noxe cu caracter distructiv, obiective cu caracter strategic etc.); respectarea
conditiilor de igien a depozitelor; 2. Prevederea msurilor de paz mpotriva
efraciei sau distrugerii documentelor. n depozitele de arhiv se folosesc sisteme de
alarmare mpotriva incendiilor, care sesizeaz i avertizeaz. prin intermediul
traductorilor, aparitia fumului sau a ridicrii temperaturii n intervalul spaiilor n
care se afl documentele, sisteme de alarmare mpotriva efraciei care slujesc la
sesizarea i avertizarea tentativei de ptrundere n interiorul acestor spaii ; 3 .
Manipularea i transportul documentelor n conditii d e perfect siguran, care s
elimine riscurile potentiale de dispariie sau distrugere.
Biodeteriorarea documentelor de arhiv
proces complex de degradare a
documentelor de arhiv de ctre diveri factori biologici (bacterii . actinomicete,
ciuperci de mucegai, insecte, roztoare). Biodeteriorarea se manifest n spaii de
depozitare umede, insalubre, unde nu se respect msurile de igien a depozitelor de
arhiv.
Cma arhivistic mijloc de protectie constnd dintr-o coal de hrtie pliat la
formatele documentelor, pe care se nscriu elementele de identificare ale acestora.
Cmaa se folosete n special pentru documentele foi volante. Hrtia din care este
format cmaa este de calitate superioar, cu rezisten fizico-mecanic ridicat,
durabil la pstrare, de preferin fr aciditate, pentru a nu influena negativ
compoziia documentului protejat.
Cercetare (tematic) n arhive actiunea de studiere i fiare, pe diferite teme, a
documentelor din fondurile i coleciile arhivistice n scopul cunoaterii tuturor
informatiilor care pot rspunde cerinelor tiintifice i ale activitii cultural
educative.
Certificare
I . nscrierea pe o fil nescris, adugat la sfritul dosarului, sau
pe versoul ultimei file nescrise a unitilor arhivistice preconstituite (registre, condici
etc) a urmtoarelor elemente: dosarul (registrul , condica . . . . ) cuprinde . . . . file (n
cifre i n paranteze, n litere), data certificrii, numele i prenumele, n clar i
semntura celui care face certificarea. Se certific, n acelai mod, inventarele i
-

274

registrele de eviden etc. 2. Confirmarea de ctre Arhivele Naionale a exactitii


datelor cuprinse ntr-o copie sau ntr-un extras dintr-un document etc.
Ciuperci de mucegai
grup de organisme microscopice care produc pe
documentele de arhiv filamente lungi, bogat ramificate, numite hife sau micelii, pe
care se formeaz elementele de nmulire cunoscute sub numele general de spori i
care se rspndesc foarte repede prin aer, prin ap sau prin contact. Ciupercile se
dezvolt n depozitele de arhiv numai dac umiditatea relativ a aerului este mai
mare de 65%; de obicei apar cnd arhiva este depozitat n subsoluri sau spaii
igrasioase, neaerisite. Aceast form de biodeteriorare se poate produce i n caz de
inundaii , chiar pariale, ale depozitelor de arhiv. Atacul se pune n evident prin
pete sau zone ntinse diferit colorate, uneori acoperite de o psl groas de micelii;
n cazuri grave suportul este puternic degradat, iar filele se lipesc unele de altele,
fiind greu de desfcut chiar n l aboratoarele de restaurare.
Climatizarea depozitelor de arhiv
ansamblu de msuri avnd ca scop
meninerea temperaturii, umiditii relative i puritii aerului din depozitele de
arhiv la parametri recomandai pentru conservare, cu ajutorul unor instalaii de
climatizare. Instalaii le de climatizare sunt compuse din priza de aer, camera de
climatizare, baterii i guri de distribuie, prevzute cu aparate de msur, control i
reglare a condiiilor de microclimat. n cazul documentelor scrise pe hi;tie de
pergament, microclimatul optim este cuprins ntre limitele 1 4'- 1 8'C i 45-65%
umiditate relativ; pentru conservarea microfilmelor se prevd umiditi relative mai
sczute, ntre 40-50%. Pentru prevenirea aciunii prafului i noxelor din atmosfera
poluat, n special n mediul urban, este necesar purificarea aerului admis n
depozite.
Comisia central de evaluare a documentelor
organ colectiv de lucru
constituit n cadrul Arhivelor Naionale, care d avize consultative cu privire la
oportunitatea achiziionrii documentelor i publicaiilor de referin de la persoane
fizice i stabilete preul de achiziie al acestora. n unele cazuri , comisia avizeaz i
lucrrile comisiilor judeene de evaluare.
organ colectiv de lucru
Comisia judeean de evaluare a documentelor
constituit la direciile judeene ale Arhivelor Naionale, care d avize consultative cu
privire la oportunitatea achiziionrii documentelor i publicaiilor de referin
arhivistic de la persoane fizice i stabilete preul de achiziionare al acestora.
Comisia de selecionare a documentelor de la Arhivele Naionale
organ
colectiv constituit n cadrul Arhivelor Naionale care verific i avizeaz lucrrile de
selecionare primite de la creatorii i deintorii de documente din raza lor de
activitate. Avizeaz i lucrrile de selecionare ntocmite pentru fondurile din
depozitele proprii i cele ntocmite de direciile judeene ale Arhivelor Naionale.
-

Comisia de selecionare a documentelor de la direciile judeene ale Arhivelor


Naionale
organ colectiv constituit n cadrul direciilor judeene ale Arhivelor
-

Naionale care verific i avizeaz lucrrile de selecionare primite de la creatorii i


deintorii de documente din raza lor de activitate.
Comisia de selecionare de la uniti
organ colectiv constituit la creatorii i
deintorii de documente pentru efectuarea selecionrii documentelor din fondurilor
proprii sau deinute. Comisia propune spre eliminare unitile arhivistice lipsite de
-

275

valoare documentar i al cror termen de pstrare a expirat. Procesele-verbale ale


comisiei se aprob de ctre Arhivele Naionale sau direciile judeene ale Arhivelor
Naionale.
Completarea arhivei
activitate desfurat de Arhivele Naionale n vederea
prelurii n depozitele proprii a documentelor ce fac parte din Fondul Arhivistic
Naional de la creatorii i deintorii de documente, din ar i strintate.
Conexare de documente grupare a dou sau mai multe documente care trateaz
aceeai problem sau probleme similare; conexarea se consemneaz n regisirul de
intrare-ieire astfel: la primul document nregistrat se consemneaz numerele
documentelor conexate, iar la fiecare document conexat se indic numrul
documentului la care au fost conexate.
Confirmarea nomenclatoarelor
aprobare prin care Arhivele Naionale i
direciile judeene recunosc justeea termenelor de pstrare stabilite de creatorii i
deintorii de documente.
Confirmarea proceselor-verbale de selecionare
aprobare n scris de ctre
Arhivele Naionale i direciile judeene a proceselor-verbale de selecionare primite
de la creatorii i deintorii de arhiv, n baza creia ei pot scoate din eviden i
preda la retopit unitile arhivistice propuse pentru eliminare.
Conservarea documentelor
complex de msuri destinate pstrrii n cele mai
bune condiii a documentelor de arhiv. Conservarea implic folosirea de depozite
climatizate, dotate cu mobilier specific corespunztor, organizarea arhivei i
confecionarea de mijloace individuale de protecie a documentelor, aplicarea
msurilor de asigurare, igien i ntreinere a arhivelor, restaurarea documentelor i
reglementarea evidenei i circulaiei documentelor n condiiile asigurrii pstrrii i
integritii acestora. Msurile de conservare urmresc nlocuirea originalelor n
activitatea de valorificare cu reproduceri (microfilme, fotocopii, facsimile etc.).
Constituirea dosarului
operaiune arhivistic ce const n: ordonarea
documentelor referitoare la aceeai problem i cu acelai termen de pstrare
(potrivit nomenclatorului), create de un compartiment al unitii n cursul unui an:
numerotarea filelor, certificarea i coaserea sau legarea lor. Un dosar nu trebuie s
depeasc 300 de file; cnd l a aceeai problem s-au acumulat peste 300 de file se
creeaz dou sau mai multe volume care poart acelai indicativ, dar se inventariaz
n continuare, menionndu-se numrul de volum, pe coperta dosarului i n
inventar.
Continuitatea fondului arhivistic
nsuire a unui fond arhivistic de a fi
nentrerupt, de la nfiinarea pn la desfiinarea unitii care l-a creat. ntreruperea
continuitii unui fond arhivistic se poate produce prin: a) ncetarea activitii unitii
care a creat fondul arhivistic; n acest caz fondul respectiv se consider fond nchis.
n cazul n care unitatea se renfiineaz cu acelai profil, fondul arhivistic iniial se
continu; b) comasarea a dou sau mai multe uniti, fondurile comasate
considerndu-se nchise la data comasrii ; noua unitate rezultat ncepe un fond nou
dac i-a schimbat profilul activitii; c) absorbia unei uniti de ctre alta; n acest
caz fondul unitii absorbite este considerat fond nchis la data absorbiei, fondul
unitii care a absorbit existnd n continuare ca fond deschis, n msura n care nu
i-a schimbat profilul activitii; d) divizarea unitii; n acest caz fondul unitii se
-

276

consi der fond nchis. la data d i vi zri i . iar u n i ti l e rezultate d i n divizare ncep
fiecare cte un fond nou.
-

Co11i11u111l u11itii arhivistice

totali tatea

i n formai i l o r

d i ntr-o

uni tate

arh i v istic.

potrivit

drhivisllc.

Cotare

aciiunea

de

nscri ere

cotei

pe

u n i tatea

moJalit(ilor stab i l i te. i n ru nctic de gen u l documentelor i de suport u l lor.

Cot

- ansamb l u l elementelor de identi ficare a u nei u n i ti arh i vi s tice n cadrul

fon d u l u i sau colcqiei arhi vistice din care face parte: cota const n denumirea
fon d u l u i sau colec\1e1, a compartimentu l u i sau a seri e i , nu mrul u n i tti i arhivistice
din i nstrumentul de eviden i anul documentelor: n cazul unor categorii de
documente n cot intr i alte clemente ( ex . la fotografii - formatul : la plci
fotografice sau li l me fotografice alte si mboluri d i na i n te stab i l i t e ) : cota se nscrie pc
u n i tatea arhi v1sti cr1.

Creator de arliiwi
l"i z1cc.

care

- fiecare d i n unit ile de stat sau private. precum i per>oanc

decursul

acti vit\i i

au

creat

documente

cu

valoare

1s10nco

docu menrar.

Cuprinsul w1ifriii arhivistice

- element de baz al i n ventaru l u i arhi vistic care

red in mod concis pri n c i palele i n forma\ii d i n tr-o u n i tate arh i v i stic.

Cutie de arliivti

mijloc de protcctic al arhi vei . confecionat din carton sau alte

materiale i avnd form paralelipipedic. destmat protejrii documentelor n !Impui


man i p u l rii sau mpotriva u nor agcnti exteriori ( l um i n a solar sau prafu l ) . Cutiile
u t i l i zate n depozitele de arhiv se prezi n t n forme i d i mensiu ni variate. cu unul
sau mai m u l i pcre\i mob i l i . p l i ate sau rigide. cu sau fr orifi c i i pentru aerisire.
confecionate din materiale stab i l e sau rezistente la aciunea agen [ilor biolog1c1.

Datarea unui doc11me11t nedatat

stab i l i re a datei probabile de emitere a u n u i

document nedatat pe baza caractensti c i l or i nterne i externe ale acestuia.

Date extreme

l i mitele cronologice n care se nscriu documentele d i n tr-un fond.

colecie sau u n i tate arh i vistic i care sunt necesare n opera[i u n i l c de ordonare.
i n ventariere a documentelor i evident a fo nduri lor.

Degradarea documentelor

proces complex de degradare mecanic i chi mic

i de denaturare a formei i structurii i n i\iale a documentelor ca urmare


nefavorabi l e

ractori lor ri zici . c h i m i c i . biologici i soci a l i . Degradarea

aci u n i i

SC

poate

mani festa prin pi erderea unora d i n pr i l e structurale ale documentelor. pri n scderea
rezistentei suport u l ui grafic. pierderea l i z i b i l it\ i i , apari i a de pete di vers colorate
etc. Documentele degradate se recupereaz prin lucrri de restaurare. iar ansamblul
msurilor de conservare a documentelor urmrete preveni rea degradrii acestora.

Depozit de arhiv

spa\iu destinat pstrrii documentelor. constru i t au anicnaj a L

special. avndu-se n vedere cnterii spcc i r1 c e n ceea cc pri vctc amplasamen t u l .


reziscen\a.

micro c l i matul

documentelor.

i nterior.

Este dotat cu

fl uxurile

tehnologice.

paza

mijloace necesare depozitrii

( rafturi ) ,

protec i a
utilaje

mob i l ier specific.

Dep1111erea doc11111e11telor

aqiunea

de

predare

documentelor

de

la

compartimente la arhiva u n i ti i . n al doilea an de l a constituirea lor, precum i l a


Arhivele Naionale sau d i recti i l e judeene a l e Arhivelor Nationale pentru pstrarea

277

permanent a documentelor care

fac

parte d i n

Fon d u l

Arhivistic

National

la

termenele i n comJi i i l c stabi l i te d e legi sl aia arhi vistic.

Destinatar

persoan fizic sau j u ridic creia i sc adreseaz un document.

Element de baz n cupri n s u l fiei d e i n ventar. servete ndeosebi la stab i l i rea


apartcncn\ci documentu l u i la un fond. n cazul documentelor d i n epoca modern 1

contemporan destmatarul se trece n f numai cnd este d i ferit de creatorul de


fond: destinatar al actu l u i , persoan care pri mete actul i care, n pnncipiu. l
conserv n arhiva sa cu t i t l u de dovad a fapt u l u i j u ridic cupri n s : n general ,
beneficiarul actu l u i nu este neaprat persoana creia acest act i este adresat. n caz
de acte reciproce ( contract, schimburi) fiecare d i n pri este autor sau emitent 1
des t i n atar.

Dei1uitor de documente

u n i tate sau

persoan

fizic cc arc n

pstrare

documente rezultate d i n activitatea proprie, preluate d i n desli i marca. comasarea i


repro li l area altor u r n ti. dobndite prin motenire. donaie sau cumprare ori n alte
mpre1 u rn :

dreptui

de dc\inere a unor documente care fac parte din

Fondul

Arh1 v 1 stic Na\i o n a l . de anu mite organe de stat i u n i ti este reglementat pri n lege.

Dezinfecia documentelor
arhiv

scopul

di strugerii

tratament fizic sau chi mic apli cat documentelor de

microorganismelor

care

degradeaz

documentele

(bacter i i . actinomiccte i c i u perci de mucegai ) . Cele mai rspndite procedee de


dezinfecie se bazeaz pe folosi rea selectiv de substane gazoase sau fumigene
I

oxid de eti len. aldehid formic etc. l ori a unor solu n i apoase sau alcoolice de

pentaclorfcnolal

de

sodiu.

paraclormctacrczol

etc.

Pentru

v o l u me

mari

de

documente. dezi n fecia se execut n etuve de marc capacitate. fo nnd penetraia


suhstan\ei dezi n fectante n masa materi a l u l u i arh i v i stic prin crearea unui vid avansat.
nai nte de ad mini strarea substanei gazoase. La al egerea substan\clor se are n ycdere
nscul degradrii documentelor de ctre u n i i produi cc au caracter agresiv fa de
suportul grafic sau fa de textele scrise.

Document

termen generic nsumnd toate categori i le de surse cc pot transmite

date istorice ( i nscri pi i . urme de c i v i l i zaie material. acte etc . ) . n sens arhi vistic.
definete toate sursele pe supori friabi l i , real i zate cu aj utorul grafi c i . fotografi e i .
nregi strrilor sonore. c i nematografice s a u a l t o r i magi n i . care prezint i n teres pentru
cunoaterea istoric.

Dosar

unitate arh i v i stic n care se grupeaz documente rcfen toare la aceeai

prohlem. de aceeai valoare ( cu acelai termen de pstrare). dup un criteriu stabilit


( tematic. al l"ahetic. geografic etc . ) : dosarul ocup un loc d i stinct n i n ventaru l
ron d u l u i sau coleciei creia i apari ne: dosarul poate avea dou sau mai multe
vol u me. dac l a aceeai problem s-au acu m u l at un n u mr de peste

300

de J"i le

document. n seco l u l X I X - i ea n ara Romneasc i Moldova. dosarul se numea

del.

Eliberare de certificate, copii i extrase

ac\i u n e prin care se pun la dispozi ia

so li citan\ilor ( un i t t i . cet\eni romni sau ai altor state) cop i i . certificate. extrase de


pc uocumentcic atlatc n dcpoz1telc Arh i velor Naionale. d i rcc i i l o 1 judcten.: ale
Arh i velor

N ationalc

sau

altor

uni ti

creatoare

rcfcn toarc la situaii i drepturi. cum ar


patn moniale etc.

li

dei ntoare

de

documcnie

vechimea ln munc. studi i . drepturi

Evidena folosirii documentelor

si stem de evident. cc se rca l i zcaz{t prm

bu letine de cerere. foi de folosire. registre de dep ozit . fie de controi . a .. p n v 1 m.I
documentele i temele cercetate p r i n s a l a d e studiu s a u scoase din d c po zu c pentru
alte scopuri (expozi i i , cercetare. restaurare etc . ) .

Extras

1 . Copie a u n e i a s a u a m a i mul tor pri di ntr-un document scri s . 2.

Reproducere exact a datelor referi toare l a o anumit persoan cuprinse ntr-un


registru ( mi t ric, regi stru de stare c i v i l etc . ) , transcrise cu respectarea formelor
legale. semnat i para fat. avnd puterea j uridic a docu mentul u i auten tic. 3. Acl
ofi cial , legalizat. executat l a cererea u n u i soli c i ta n t i care red fragmentar sau
central izat.

reproducere

exact.

pr\ i l e

esen i a l e

d i nt r- u n u l

sau

mai

mul1c

documente.

Fiare

operaiunea de transpunere pe fi a mforma \i i l or pri n c i p a l e d i n t r-o

un i tate arh i v i sti c. Fia st la baza act i v i tii de i" nt o c m 1 re a i n ventarelor.


-

Fi de inventar
i n forma\ii din

form u l ar pe care se tran spune c o n \ i n u l u l

fiecare uni tate arh i vi stic. n

coleci i l or.

Folosirea documentelor

vederea i n ventarierii

pri ncipalelor
fondurilor i

ansamb l u l de aci u m uti l i zate n vederea valorificrii

documentelor unei arhive. Folosirea se real i zeaz prin urmtoarele fo rme : cercetarea
documentelor n sl i l e de studi u : i n formarea u n iti l or cu pri v i re la documentele ce
prezint i nteres pentru act i vi tatea lor practic sau ti i n i fic: acti v l l \i i nstru c L 1 ve.

c u l tural-educative:

el iberare

de

certificate.

copi i

e x t rase :

reproducere

documentelor: elaborare de publicai i .

Fond arhivistic

totali tatea docu mentelor create n decursul acu v i t t 1 i u nei

u n i ti ( insti t u \ i i . asocia\i i . soc1ct\1 . reu n i u n i . regi i . fundai i . l i g i . pa ru de pol n1u:

ele. J . mdependellle din punct de vedere organizawric 1 operau v . care n u 1-a


s c h 1 mhat profi l u l activit\ii 1 teritoriul de competent i are registratura proprie.
precum i de ctre o fami l i e sau o persoan fizic.

Fondarea

sau determinarea apartenenei documentelor l a fond este operaiunea

arh i v i stic de del i mi tare a documentelor aparinnd unui creator.

Fondul Arhivistic Naional (FAN)

total i tatea docu mentel or cu valoare istorica

create de-a l u n g u l ti mpu l u i de ctre organele de stat. u n i ti l e p u b l i ce sau privale


econo1111cc.

so cia le.

c u l t u rale.

m i l i tare.

religioase.

politice.

precum 1 de cfnrc

persoane lizice. Acestor documente statul Ic asigur proteqie spe c i a l . n cond i 1 1 i l c


Legii Arhi velor N a i onal e n r . 1 6/ 1 996.

Gen11l doc11111ent11l11i

denumire dat docu mentu l u i n fu n q i c de caracteri s t i c i l e

l ui i nterne. care l delnesc, l mdi vidualizeaz. n raport cu celela!Lc documente ( e x .


hrisov. zapis. ord i n . raport. proces-verbal . scrisoare etc . ) .

Igiena depozitelor

tota l itatea msurilor d e ntreinere a depozitelor d e arhiva

organizate n scopui mentinerii salubriti i spai i l or destinate pstrrii n hunc


condi\iuni

a documentelor.

Pri ncipalele msuri

de

igien

a depozitelor s u n t :

desprfuirea period i c. aeri s i rea. dezinfeci a. dezinsecia i derati zarea. contro l u l


factorilor de microcl i mat . controlul strii d e conservare a documentelor etc.

/gn(fugarea spaiilor

operaie de acoperire a su pra feel o r comhu s t 1 h 1 l c 1 1 11

special d i n lemn ) d i n d e pozi te l e de ar h i v cu o substan cc Ic co n fer ra i s 1 c n tf1 l a


foc . s i l i catul d e sodiu i"n soluie apoas este o su hstan deseori l o l o s l l n acest scop.

279

Indicativ al dosarului

- ansamblu de semne constnd d i n li tere i ci fre care

i ndividualizeaz uni tatea arhi vistic i indic locul pc care l ocup n nomel'.lclator
l cx : I I ! B a 1 2 reprezi nt: c i fra roman - d i reqi a. l i tera maj u scu l a - servic i u l . l i tera
mic - biroul i c i fra arab - numrul u n i tii arh i vi stice n cadrul biroului care

creat-o).

Integritatea fo11dului arhivistic

- nsuire ( atribut ) al unui fond arh i vistic de a fi

ntreg. de a conine toate documentele cu valoare documentar-istoric i practic


create de o uni tate n t i m p u l acti v i ti i sale. Fondul de arh i v trebuie. n consecin\.
pri v i t i tratat ca u n !Ot. deoarece documentele cuprinse n el se ntregesc unele pc
altele. Conform acestui principiu trebuie pstrate n ntregime i n acelai loc toate
actele

care

Respectarea

au

valoare

i n tegrit\ii

documentar-istoric
ridi cat

la

rang

de

practic

principi u .

create

de

nlesnete

uni tate.

prelucrarea.

cercetarea i valori fi carea documentelor respective.

Invelltar arhivistic

i n strument de i n formare tii n\i licft ce cu prinde descnerea

anal itic a fiecrei uni tli arhi vistice d i n tr-un fond sau colecie. i nd i cndu-se pentru
fiecare u n i tate arhivistic n parte n u mrul curent < cota). coni nutul. datele extreme.
numrul de li le. l i mba in care este scris. Lucrarea este prevzut cu o i m roducere n
care

se

dau

documentelor

i n formaii
i

privitoare

i mportania

lor

Ia

i storicul

fo ndului

istonco-documemar.

sau

coleci e i .

canti tatea

genul

documentelor

expnmat n unitli arhi vistice i metri l i n iari etc. De asemenea. mai cuprinde. pc
lngft prezentarea propri u-zis a fo ndului sau co l ectici. o seric de liste anexe.
importallle pentru cercettori: l i sta actelor pierdute. li sta actelor vidimate. l i sta
inseqiilor, tabele de coresponden\ a cotelor. l i st a sigilii l o r. m d i ce gcneml etc.
I n ventarul constilllie u n i nstrument de i n formare i nd i s pensabil pentru cercettor.

Invelltariere

- opera\iune arhi vistic de l u are n eviden\ a u n i ti l o r arhi visucc

di mr-un fond. fragment de fond sau colec\ie. dup ordonarea lor. conform unor
criterii stab i l ite prin nomenclatorul arhi vistic sau planul metodic Je lucru .

nregistrarea documentelor -

I . Opera\iunea de nscriere a tuturor documentelor

pri mite. expediate sau mocmite pentru uz i mern. de ctre u n i ti . Potri v i t legislaiei
n vigoare nregistrarea se face ntr-un registru tip de i n trare- ieire.

2.

Fixarea pe un

purttor de i n forma\ie a unei adrese sau a unui model ( Caracteri stici ) de regsire.

Legislaie ar/1ivistic -

total i tatea msurilor legi s l ati ve care asigur cadrul j undic

i 2dmin istra t i v al preluri i . conservri i . folosirii 1 ocrot i ri i tezaurului documentar al


lri i .

Manuscris

- scris de mn. spre deosebire de ceea c c este seri cu alte mijloace -

tipar. mai n etc. Textele gravate sau sculptate nu in tr n categoria manuscrise.


Cane manuscris. lucrare de oarecare ntindere i care este scris de mn. Cr! ilc
manuscrise - adic libri - au cptat denumirea de

codex. atunci cnd s-au format

din mai multe fasc icule fi xate mpreun la cotor 1 l'O!i1111e11 cnd foaia cu textul scris

era

rsucit n J u rul unui suport.

Metru liniar de arlliwi

- unllate etalon defimt prin cantitatea de arhiv de pc "

poli t-ra l t cu lu ngi mea de un metru. Servete la aprecierea volumului de arh i v


existent ntr-un depozit. la di mensi onarea spa\i i l o r de depozitare. la calcul area
necesitilor de rarturi i mijloacelor de transport etc. Un metru l i n iar cntrcrc mrc

40-60 kg i ar u n metru cub de arh iv reprezint cca. 1 5 ml de arh i v.

280

.\1icroc/imatul depozitului - totalitatea parametri lor care caracterizeaz co n c.l i t i i l e


existente ntr-un depozit de arhi v. i ntre aceti parametri un rol important l au
umiditatea relativ i compoziia aerului. temperatura i lu minozitatea spati ilor.
Microfilmare de asigurare - microfil marea documentelor valoroase n scopul
asigurrii i n formai ilor cuprinse n acestea. n eventualitatea distrugerii arhivei ca
urmare a unor carnstrofc. a uzurii . a pierderii . a aciunii factori lor biochimici etc.
M icrofi l mul de asigurare este prelucrat i depozitat n condiii spec i a l e n vederea
unei conservri ndelungate.
Nomenclator arhivistic - instrument de lucru n arh i va u nei u n i ti . constnd
dintr-o list sistematic a tuturor categori ilor de documente. create in decursul unui
an. grupate pc comparti mente. potrivit schemei de organizare a u n i tf1\i1 re s p ct i vc .
iar n cadrul acestora pe probleme i pc termene de pstrare. N o menclatoru l servete
registraturii pentru cl asarea documentelor potrivit problemei pc care o c a n t i ne i arc
scopul de a pune ordine n constituirea arhivei curente i de a orienta ntreaga
organizare ulterioar a activitii arhivistice; nomenclatorul este ntocmit de fiecare
unitate i se modific ori de cte ori este nevoie. Formularul model este cuprins n
Legea Arhivelor Na!ionale nr. 1 6/ 1 996.
Numr de baz - termen folosit n Transilvania. n secolele X I X -iea - XX-iea.
pentru numrul de registru intrare-ieire al pri mulu i sau ultimului act privitor la o
cauz anumit. la care sunt conexate numerele de nrcgislrarc ale celorlalte
documente privitoare la cauza respectiv.
Numr de conexare - denumire fol o s i t n Transi l vania. n seco l u l al X I X - iea. n
cadrul sistemului de registratur. dup numerele de nregistrare ale actelor anterioare
ale aceleiai cauze sau probleme. La Tezaurariatul Transilvaniei. n 1 84 1 . numrul
de conexare se trecea pe coala (cmaa) de arh i v pentru a face legtura ntre actele
privind aceeai cauz. La institui i le administrative locale. numrul de conexare era
trecut direct pe act. dedesubtul numrului de nregistrare. tot aa i n registrul de
intrare-ieire.
Opis - lista tuturor actelor cuprinse ntr-o uni tate arhi vistic. n care se red. pe
scurt. coninutul acestora: termenul a fost utilizat. mai a l es n \!loldova. pentru a
denumi inventarul actelor intrate n arh i v i care era predat OLl at cu aceste acte:
otpisul a!ji:ivuariwn actelor. d en u m ire a unui indice a l fabetic al actelor i n t rate n
arhiv.
Ordonare - opcraJ1unca de grupare a unitilor arhivistice n cadru l fonduri l or
sau coleciilor dup criterii stabilite: cronologic. cronologic-structural. structural
cronologic. alfabetic. pe probleme. pc corespondeni etc.
Original - form complet a actul u i , avnd toate semnele de val idare 1. i'n
consecin, valoare probatorie juridic deplin.
Preluare de documente - operati une de l uare n primire. c.lc ctre Arhivele
Naionale. a fondurilor i coleci ilor deinute de u n i t\1 . culte i pcroane f1 Z1ce.
Preluarea se e fectueaz clup ce fondurile i colec\iile au fost on.lonatc. sclcc\ionatc
i inventariate. Preluarea ele l a unit!i se face pe baza procesu lui-verbal 1 a
inventaru lui documentelor. i ar de la persoanele fil .icc n baza p rnce s ulu 1 - vc r hal de
predare-preluare. Ea constituie forma principal de completare a foncl u n l o r i
coleqii lor deinute ele Arhivele Naionale. Documentele create l a c o m p art i me n te se
28 1

preiau la arhiva unit!ii n al doilea an de la constituirea lor. pc baz de invemarc i


proces-verbal de predare-primire.
Prelucrarea fondului - totalitatea operaiunilor arhivisti ce efectuate asupra unui
fond sau colecii . n vederea punerii acestora l a dispozi!ia cercetrii ti ini fice
! ordonare. selec!ionarc. i n ventariere). S-a mai fol osit i expresia .,prelucrare tch111co
ti inific a materialului documentar".
Prevenirea i stingerea ince11diilor 11 depozitele de arhive - ac(iunc cu caracter
permanent. efectuat ncepnd cu faza de proie cta re a conslructici i continuat pc
toat d u rata existen\ci dcp01.i t u l u 1 . c c const d i n tr -un ansamblu de msun avnd ca
scop l i mitarea posibi l i t!ilor de clcclanarc a i ncendi u l u i . ia r n cawl producerii
acestuia. i n tervcn(ia rapid pentru limitarea pagubelor. Prevem rca cuprinde activiti
tehnice ( proiectare. dotare cu i nstalaii de alarmare. mijloace ele intervenii etc. J i
activit(i ele i nstruire a personalului pentru cunoaterea normelor de l ucru n
depozite. a modului ele i ntcrvcn!ic n caz de incendi u . a posib i l i tii ele evacuare. Un
mijloc ele prevenire a 1 11ccncliilor este i ign i fugarea spaii lor.
Principii de ordonare a 111111ifo11d sau colecii arhivistice - totali tatea criteri ilor
cc stau l a b a z a act i v i t i i de organi zare i nterna a u n u i fond s a u rn l cq i i . E l e s u ll l :
princi piul apartenenei la fond. pri ncipiul i ncli v i zi b i l i l[l \ i i J"ondu l u i . pri n c i p i u l
i n tegri t i i fond u l u i . princi piul istori smu l u i . pr i n cip i ul pert i nentei . principiul
provenienei .
Proces-verbal de predare-primire - act ofi c i a l ncheiat ntre unitflJi. culte 1
persoane lizice. pc ele o parte, i Arhi vele Naionale cu clircciilc lor judeene, pc dr
alt parte. cu ocazia prcclrii-prclurii fondurilor i colec i i lor. n care se
consemneaz cantitatea n metri l i ni ari i numrul uniti l or arhi vistice predate, anii
extremi ai acestora. cvcmualclc l i psuri de documente i cauzele lor. precum i
stadi ul crccturii operaiuni lor arhi vistice.
Proces-verbal de selecio11are - act oficial n care se consemneaz c1v11.ul
Comisiei ele selecionare asupra eliminri i di ntr-un rond sau colcc\1c a u n l l t i l o r
arhi vistice l ipsite ele valoare documentar-istorica s a u practid1 1 al cMur termen d e
rstrarc a expirat. La procesul-verbal se ancxeaza i n ventarul s a u inventarele
unitfl!i lor arhi vi stice propuse a fi e l i mi n ate i inventarul sau in ven ta rel e
clocumclllclor permanente cli n anii pentru care se propune selecionarea.
Protecia mpotriva luminii solare - ansamblu de msuri destinate rrcvenirii
efectului distructiv al luminii solare asupra clocumcntclor. n acest sens exist
practica organizrii ele depozite l ipsite ele ferestre sau cu ferestre prevzute cu
clemente ele fi ltrare sau mascare a luminii solare.
Rajt de arhivti - mij l oc ele rstrare spec i fic. servi n d rentru de po z i t a re a
docu mentelor. La un raft se disting ca rr!i componente stl r i i . rolitelc pe c a re se
acazft documentele i c lem c m c l c ele ancorare. Tot a l i tatea p ol i [cl o r d i spuse ntre Joi
stlpi alctuiesc o travee. Rafturile pol ri simple. permi nd c..lepozitarca U11UI s i ng u r
rnci de documente. sau duble. in care caz documentele se depoziteaz pe polie
situate pc ambele l"cc ale rafturi lor lixc. n uncie depozite se u l l l i zeaz rartun
mobile. tip compactus.
Rtiscoacerea documentelor - form ele degradare a documentelor inute mult
vreme n condiii ele uscciune i temperaturi ridicate. Prin rscoacere clocumentcle
282

devin mai rigide. cele p l i ate sau rulate nu se mai po l aeza pe suprafee plane. avnd
tendin\a de a rmne n starea n care au fost pstrate. iar pergamentele. n spec i a l ,
s u fer deformri de suprafa\ greu d e corectat.

Rearhivare

aciunea de reaezare n locul de pstrare permanent a uni tf1tii

arhivistice scoase n d i ferite scopuri ( cercetare. microfi l mare etc . 1 .

Recondiionarea dncume11telor

ansamb l u l de opcrat i i . n general si mple. de

corectare a unor degradri mecanice s u ferite de documenlc i care se ncadreaz n


l u crrile de

legtorie a dosarelor de arhi v: ele

sunt:

cur l i rea. desprJu 1 rea.

netezi rea filelor. reparaii ale zonelor sfiate. ataarea de al onje ele.

Reconstituirea dosarelor

reordonarea documentelor n

rorma i n i ial de

organi zare, n cadrul dosaru l u i . folosindu-se drept criteri i de ordonare tematic


n umerotarea

veche

fi lelor.

nu merele

de

nregistrare

.a. :

reconstituirea

se

efectueaz n cazurile de desfacere a dosarelor i de dezorgani zare a documemclor


din componenta lor.

Reconstituirea structurii iniiale a fo11dului

opcra\iunca de ordonare a

u n i tilor arh i vistice dinlr-un fond potri vi t modu l u i de organi zare dat de creator.

Regest

rezumat complet al unui document. n forma cea mai concis i mai

obiectiv. La ntocmirea sa este recomandabil s se adopte l i mba tex t u l u i sau c h i ar


fragmente d i n acesta i s se dea 111formaii i storice i d i p l o matice.

Registratur

I . Compartiment sau parte a unui compartiment al uni tilor. care

are n competena sa organizarea circu n u l u i tuturor docu mentelor care i nlr, ies sau

sunt c reate pentru c i rculaia 111tern. 2. Local u l . camera. biroul u nde se desffloar

acti vitatea de registratur.


-

Registru

1 . Condic, caiet. s i stem de fie etc .. n care se nscriu. se

nregistreaz sau se copiaz opcral i i sau acte o fici ale cu caracter ad min istrati\'.
comercial sau de alt natur. privind activi tatea unei persoane j u ri d i ce sau fizice. n
arhive se pstreaz registre n care se cop i au actele nai nte de a fi expediate la
destinatari. dup original. n ntregime sau n extrase: registm rndostral. n care sum
consemnate toate parcelele unui anumit teritoriu. cu nscrierea datelor de 1dentilicare
ale fiecrei propriet\i 1 1nob i l i are: registrn de depoz.it. i nstrument de eviden penlru
uni tile arhi vistice scoase (i i ntroduse) din (i n ) depozi t : este fol os i t n Arhivele
Naionale i l a uni ti, fii nd completat pentru fiecare depozit n vederea cunoaterii
l a zi a exi stentu l u i 1 micrii documentelor: registru de evide11f a lucrrilor de
selecionare. form de eviden a lucrri l o r de sclcction arc i a avizelor dale de
comisiile

de

selcclionare

ale

Arh i velor

Nai onale:

registm

de

e1,idenf

microfilmelor. i nstrument de eviden a microli l melor ( rolel o r ) : registm de e1ide111


curentei, instrument de eviden a arhivei unei u n i t i . n care sunt n regi strate
i n ventarele fond u l u i sau fondurilor create 1 de\i nule: registru de intrare-ieire.
i nsru ment

de

eviden

fo losit

de

registratur

pentru

nregi strarea

documentelor primite. expediate sau ntocmite pentru uz i mcrn de ctre

tu1uror

u n i wte. n

care documentele primesc n u mere de nregistrare n ord i n e cronologic. inccpand cu

n u mrul 1 n fiecare an : registru general de arlzil'. i nstrument de evident curent


n care se nscri u . n ordine succesiv toate prelurile de documente la Arhivele
Natmnale i d i reci i l e judetene ale Arhivelor Naionale:

registml inl'entarelor.

1 11strument de cviden\fl folosit n u n i t\i l e Arh i velor N aionale, n care sc nsc riu. sub

283

numr de ordine. pe msura ntocmirii sau primirii l or. toate i n ventarele fondurilor 1
coleci i l or arh i v i stice. 2. O parte di ntr-o stem. o portiune d i n supra fata unui sigi l i u .

Reordonarea wmi fond sau colecii

operaiunea d e ordonare

uni tilor

arh i vi s t i ce din cadrul unui fond sau coleci i . potrivit ord i n i i i n iiale dale de creator
sau ntr-o a l l ordine. sta h i l it prin planul metodic de l u cru .

Restaurarea doc11111e11telor -

care

se

aplic

complex de operaii i tratamente tehnice adecvate.

documclllclor n

scopul

e l i mi n ri i

sau

i n acti vri i

cauzelor de

degradare. al opririi evol u fici degradrii i al crerii unui grad ele rezistent sporit
fa de aciunea viitoare a unor asemenea factori, n condi i i l e asigurrii depline a
i ntegritii

men\i neri i autentici ti i docume ntului tratat.

fu ncie de naLUra

documentelor. de gradul de degradare i de factori i care au acionat asupra acestora.


exist mai m u l te metode i tehn ici de restaurare. iar n toate cazuri le sunt spccilice
urmtoarele etape: dezrn lcc1a sau dezinsec i a . ndeprtarea unor i n tervenii de
consol i dare sau restaurare antennare i c u ri rea 1 mp u n l i lor. neutra l i zarea ac i d i tii
documentelor. dup care urmeazf1 restaurarea propri u - z i s. n

care

1 n t rf1 upcra [ i i de

rencleiere. completare a goluril or. consoli dare.

Revista Arhivelor"

p u b l i caie periodica ofi c i a l a Arhi v e l o r Naionalc.- care a

aprut la Bucureti n anul

1 924 pn n anul

1 946. anual. din i rn iati va lui

Constantin Moisi l . pe alunei di rector general al Arhivelor Statu l u i . n perioada 1 939-

1 946 n fruntea revistei s-a aflat Aurel ian Sacerdoeanu. Dup o ntrerupere de I O

ani ,

anul 1 95 8 . revista reapare. la nceput semestri a l . iar d i n 1 97 1 . o dal pe

tri mestru pn n 1 994. cnd abandonat de Arh i vele Naionale. este editat n
continu are de Asociaia Arhivitilor David Prodan" cu sed i u l n Cluj-Napoca

( 1 995- 1 996). Din anul 1 997 Arh i ve l e Naionale pre i a u . din nou. edi tarea acestei
puhlicai 1 . Revista prezint n coloanele sale, pc l ng studii cu caracter teoretic sau
de anal iz concret d i n domen i u l istorici. articole d i n domen i u l t i i n tclor >pecialc.
mai ales de arh i vistic, prezentri de fonduri i colcc(ii arhi vistice. i n fonna1ii p n v 1 n d
man i festri t i i n i fice naionale i i n ternaionale.

Rezumat

expu nere prescurtat a coni n u t u l u i unui document. nsoit de datele

de identi ficare a documen t u l u i : are rol de i ntermediar n procesul de rcgf1sire a


1 11 lormatii lor. micornd ti mpul de seleqie a documentelor.
-

Schem de ordonare a 111111i fond sau colecii

schem cu prinznd modul de

ordonare a u n il\ilor arh i v i stice ale u n u i fond sau coleci i . Ordonarea u n i t ilor
arhivistice di ntr-un fond se e fecllleaz potrivit schemei de organi zare a creatoru lui
de fond. n cazul n care schema de orga111zare a creatoru l u i de fond nu poate i"i
reconstituit. ordonarea u . a . se face c o n form criteri u l u i de
planul meto d i c de l u c ru .

Scoaterea doc11111e11telor di11 evidena arhivei

ordo n are

'lahi l i t prin

opera i u n e arh i visllc prrn care

documentele pstrate ntr-o arh i v sunt terse d i n i n stru mcmclc de eviden t n care
figureaz. Potrivit Legii Arhivelor Naionale nr. 1 6/ 1 996. scoaterea documentelor
din evidena arhivei se

fac e:

n urma selecio nri i . transferu l u i n a l t depozit de

arhiv sau ca urmare a distrugerii

provocate de calamiti naturale ori de un

evcni mem exterior imprevizibil i de nenlturat. dar nu mai cu aprobarea conducerii


creatorilor sau

dc\i ntorilor de documente

d i reci i l or jude\ene ale Arhivelor Naionale.

284

aviwl

Arhivelor

Naionale

sau

Selecionarea unitilor arhivistice una din operai unile de baz ale activit\ii
arhivistice care const n stabi lirea valorii documentar-istorice sau practice a
uniti lor arhivistice di ntr-un fond sau colecie. n vederea pstrrii permanente a
celor ce fac parte din Fondul Arhi vistic Na\ional i elimi narea celor l i psite de
i mportan.
Temperatur factor microclimatic i mportant pentru pstrarea documentelor de
arhiv. Temperaturile prea ridicate din depozitele de arhiv duc la degradarea
documentelor prin dezhidratare excesiv, i ar temperaturi le prea sczute sau
alternante antreneaz modificri ale umiditii relative a spatii lor, favonznd
degradri le biologice. Temperatura optim pentru depozitele de arhiv este de 1 6l SC.
Termen de pstrare limita de timp stab i lit pentru pstrarea diferitelor categorii
de documente, dintr-un fond, precizat prin nomenclatorul arhil'istic.
Termohigrometru
aparat prevzut cu un termometru i un higrometru. Se
folosete n depozitele de arhi v pentru msurarea factorilor de microcli mat.
Unitate
sub aceast noiune am definit n lucrare, ntr-un cuvnt. creatorii i
deintorii de documente: societi comerciale. regii autonome. institu\ii
administrative, de cult. nvmnt, sanitare, militare, asocialii . fundaii. societli 1
l igi culturale, partide politice etc.
Unitate arhivistic (u.a.) element component al unui fond arhivistic sau al unei
colecii arhivistice. care se i ndividualizeaz prin coninutul i forma sa. referindu-se
la o aciune, problem sau lucru i ocup (sau poate ocupa) o poziie distinct ntr-un
instrument de eviden.
Uniti arhivistice cu termen de pstrare permanent categorii de documente
care prezint i mportan documentar-i storic sau practic. fac parte din Fondul
Arhivistic Naional i se pstreaz permanent.
Uniti arhivistice cu termen de piistrare temporar categorii de documente
care nu prezint valoare documentar-istoric, iar valoarea lor practic este li mitat n
timp. Durata pstrrii uni tilor arhi vistice este stab i l it prin nomenclatorul
arhi vistic.
Valoarea documentului putere informaional a documentului care, la rndul
ei. determin importana ti i n i fic. politic, economic, social, cultural i
obteasc a acestuia: valoarea documentar-istoric, i mportana informaii lor
documentar-istorice pe care le conin unitile arhivistice dintr-un fond sau colecie.
Toate documentele care prezint valoare documentar-istoric fac parte din Fondul
Arhi vistic Naional i se pstreaz permanent: valoarea juridic, proprietate
transmis documentului prin norme legale, exprimat prin particularitile interne i
externe ale acestuia: valoarea practic. suma i n formaiilor coninute de o unitate
arhivistic dintr-un fond sau colecie i care servesc la rezolvarea unor probleme
curente economice i sociale: valoare a sigiliilor. determinarea importan\e1 pe care o
au izvoarele sigilate din punct de vedere: a) istoric (informatiile de natur istoric pe
care le transmit): b) juridic (puterea juridic probatorie a sigi l i ilor): c) estetic
( i mportana lor pentru istoria artei).
Verificarea existentului
operaiune de confruntare a unitilor arhivistice cu
inventaru l , n vederea stab i l i rii existenei i strii documentelor n scopul asigurrii
integritii i a bunei lor pstrri. Se efectueaz numai asupra fondurilor i coleciilor
ordonate, i nventariate i selecionate. Constatri le se consemneaz ntr-un proces
verbal care se ncheie separat pentru fiecare fond sau colec\ie i se pstreaz la
dosarul fondului, sau. n cazul unitilor, mpreun cu inventarele.
-

285

ANEXA Nr. 7
CODUL PENAL AL ROMNIEI
EXTRAS
NELESUL UNOR TERMENI SAU EXPRESII DIN LEGEA PENAL
Public
-

Art. 1 45
institu i i l e

Prin termenul public " se nelege tot ce privete autorita\ile p u b l ice.

p u b l i ce.

institui i l e

sau

alte

persoane

j u ri d i ce

de

interes

pu blic .

admini strarea. fo losirea s a u exploatarea b un ur i l or proprietate publ ic. serv i c i i le d e


interes p u b l i c. precum i b un ur i l e de or i c e fel care. potrivit legi i. sunt de interes
publ ic.

INFRACIUNI CONTRA SIGURANEI STATULUI


Trdarea prin transmitere de secrete
Art. 157

Transmiterea secretelor de stat unei puteri sau organizaii strine ori

agenilor acestora. precum i procurarea de documente sau date ce constituie secrete


de stat. ori dei nerea de asemenea documente de ctre cei care nu au cal i tatea de a l e
cunoate. n scopul transmiterii lor unei puteri s a u organiza i i strine o r i agenilor
acestora. svrite de un cetean romn sau de o alt persoan fr cetenie
dom i c i l i at pe teritoriul statului romn. se pedepsete cu deteniune pe v i a sau cu
nch isoare de la

15

la

25

ele ani i interzicerea unor drepturi.

Aceleai fapte. dac pri vesc alte documente sau date care prin caracterul i
importana lor fac ca !"apta svrit s peri c l i teze sigurana statu l u i . se pedepsete cu

nchisoan: de la 5 la 20 de ani i interzi cerea unor drepturi.

Compro111iterea unor interese de stat


Art. 168

Di strugerea, allerarea. ori ascunderea unui document sau nscris n

care sunt stab i l ite drepturi ale statu l u i romn n raport cu o putere strin. dac fapta
este de natur a compromite interesele de stat. se pedepsete cu nchi soare de la 5 la

15

ani i interzicerea unor drepturi.

Art. 168 1

Comunicarea de informaii false


-

Comun icarea sau rspndirea. prin orice m ij l o ace. de tiri. date sau

informaii false ori ele documente fal s i fi cate. dac fapta este ele natur s aduc
ati ngere si guranei statu l u i sau relai i lor internat ionale ale Romn i e i . se pedepsete
cu nc h i soare de la unu la 5 ani .

Div11lgarea secret11lui care peric/iteaui

Art. 169. Al. I

sigurana statului

Divu lgarea unor documente sau a unor date care constituie

secrete de stal ori a altor documente sau date. de ctre cel care I c cunoate datorit
atribuii lor de serv iciu. dac fapta .:stc de natur s pun n pericol s igurana statu l u i.

286

se pedepsete cu nchisoare de la 7 la 1 5 ani i interzicerea unor drepturi.


-

AI. 2 Deinerea n afara ndatoririlor de serviciu a unui document ce constituie


secret de stat. dac fapta este de natur s pun n pericol sigurana statului. se
pedepsete cu nchisoare de la 5 la I O ani.
AI. 3
Cu pedeapsa prevzut la alin. 2 se sancioneaz detincrea n afara
ndatoririlor de serviciu a altor documente n vederea divulgrii. dac fapta este de
natur s pun n pericol siguranta statu lui.
Al. 4 Dac faptele prevzute n alineatele precedente sunt svrite de orice alt
persoan. pedeapsa este nchisoare de la unu la 7 ani.
-

IN FRACflUNI CONTRA PATRIMON I U Ll l l


Distrngerea
-

Distrugerea. degradarea ori aducerea n stare de nentrebuinare a unui


bun aparinnd altuia. mpied icarea lurii msurilor de conservare sau de salvare a
unui astfel de bun. precum i nlturarea msurilor luate. se pedepsesc cu nchisoare
de la o lun la 3 ani sau amend.

Art. 217

n cazul n care bunul arc deosebit valoare artistic. t iintilic. istoric.


arhivistic sau o alt asemenea valoare. pedeapsa este nchisoare de la unu la I O an i.
Dac distrugerea. degradarea sau aducerea n stare de nentrebuinare se
svrete prin incendiere. explozie ori prin orice alt asemenea mij l oc i dac rezult
pericol publ ic, pedeapsa este nchisoarea de la 3 la 1 5 ani.
Dispoziiile prevzute n alin. 2. 3 i 4 se aplic chiar dac bunul apanine
fptuitorului.
Dac bunul este proprietate privat, cu excepia cazului cnd acesta este n
ntregime sau n parte al statului. actiunea penal pentru fapta prevzut n alin. I se
pune n micare la plngerea prealabil a persoanei vtmate. mpcarea prilor
nltur rspunderea penal.
Sancionarea tentativei

Art. 222

Tentativa in fraciunilor prevzute la art. 2 1 7 se pedepsete.

IN FRACIUNI CONTRA AUTORIT I I


Sustragerea sau distrugerea de nscrisuri
-

Sustragerea on distrugerea unui dosar. regi stru . document sau orice


alt nscris care se afl n pstrarea ori deinerea unui organ sau unei instituii de stal
ori a unei alte uniti din cele la care se refer art. 1 4 5 se pedepsete cu nch isoare de
la 3 luni la 5 ani.
Distrugerea din culp a vreunuia dintre nscrisurile pre1zutc n alineatul
precedent. care prezint o valoare artistic. tiinific. istoric. arhivistic sau o alt
asemenea valoare. se pedepsete cu nchisoare de la 3 luni la 2 ani sau cu amend.

Art. 242

287

Dac faptele prevzute n alin. 1 i 2 sunt svrite de un funcionar public n


exerc i i u l atri buiilor de serviciu, maxi m u l pedepselor prevzute n aceste ali neate se
maj o reaz cu un an.
Tentativa infraci u n i i prevzute n a l i n .

se pedepsete.

Ruperea de sigilii

Art. 243

nlturarea ori d istrugerea unui sigi l i u legal ap l i ca\ se pedepsete cu

nchisoare de la o lun la 1 an sau cu amend.


Dac fapta a fost svrit de custode, pedeapsa este nch isoare de la

3 luni l a 2

ani sau amend.

INFRAC I U N I DE SERVICIU SAU N LEGTUR1\. CU SERV I C I U L


Abuzul n serviciu contra intereselor persoanelor

Art. 246

Fapta funcionaru l u i publ ic, care, n exerc i i u l atri buii lor sale de

serv i c i u, cu tii n, nu ndep l i nete un act ori I ndepl inete n mod defectuos i prin
aceasta cauzeaz o vtmare intereselor legale ale unei persoane. se pedepsete cu
nchisoare d e la 6 luni la 3 ani.

Abuzul n serviciu prin ngrridirea unor drepturi

Art. 247

ngrdirea. de ctre un funcionar publ ic. a folosinei sau a exercii ului

drepturilor vreunui cettean, ori crearea pentru acesta a unor situaii de inferioritate
pe temei de naional itate. ras. sex sau religie. se pedepsete cu nch isoare de la

luni la 5 an i .
Abuz n serviciu contra intereselor publice

Art. 248

Fapta funcionarului publ ic. care. n exerc i i u l atribuiilor sale de

serviciu, cu tiin. nu ndepl inete un act ori l ndepl inete n mod defectuos i prin
aceasta cauzeaz o tu l burare nsemnat bunului mers a l unui organ sau unei instituii
de stat ori al unei alte uniti din cele la care se refer art. 1 4 5 sau o pagub
patrimoniului acesteia se pedepsete cu nchisoare de l a

6 luni la 5 ani.

Abuz n serviciu n form calificat

Art. 248 1 -Dac faptele prevzute n art. 246. 247 i 248 au avui consecine
deosebit de grave. se pedepsesc cu nchi soare de la 5 l a 15 ani i interzicerea unor
drepturi .
Neglijena n serviciu

Art. 249

nclcarea d i n culp. de ctre un funcionar public. a unei ndatoriri de

serviciu. prin nendep lin irea acesteia sau prin ndeplinirea ei d e fectuoas. dac s-a
cauzat o tulburare nsemnat b u n u l u i mers al unui organ sau al unei instituii de stat
ori al unei alte uniti din cele la care se refer art. 1 4 5 sau o pagub patrimoniului
acesteia ori o vf1tmare i mportant intereselor legale ale unei persoane. se pedepsete
cu nch isoare de la o lun l a 2 ani sau cu amend.
Fapta prevzut la alin. 1 , dac a avut consecine deosebit de grave. se pedepsete

288

cu nchisoare de la 2 la I O ani.
Purtare abuziv

Art. 250 - ntrebuinarea de expresii j ignitoare fa de o persoan. de ctre un


funcionar p u b l i c n exerc i i u l atri buii l or de serviciu. se pedepsete cu nchisoare de
la

3 l u n i la 3 ani sau cu amend.

Lovirea sau al le acte de vio len svrite n condi i i l e a l i n . I se pedepsesc cu

nchisoare de la

Art. 252

6 l uni la 5 ani.

Neglijen n pstrarea secretului de stat


-

Neglij ena care are drept urmare d istrugerea, alterarea, pierderea sau

sustragerea unui document ce constituie secret de stat, precum i neg l ij ena care a
dat prilej altei persoane s afle un asemenea secret. dac fapta este de natur s

aduc atingere intereselor stat u l u i . se pedepsesc cu nchisoare de la 3 l uni la 3 ani.


Luarea de mit

Art. 254 -Fapta funcionaru l u i care. d i rect sau indirect pretinde ori primete bani
sau alte foloase care nu i se cuvin ori accept promisiunea unor astfel de foloase sau
nu o respinge, n scopul de a ndep l i n i , a nu ndeplini ori a ntrzia ndepli n i rea unui
act privitor l a ndatoririle sale d e serviciu sau n scopul d e a face un act contrar
acestor ndatoriri, se pedepsete cu nchisoare de la

3 la 1 2 an i i interzicerea unor

drepturi.
Fapta prevzut la alin. I , dac a fost svrit de un funcionar cu atri buii de
control, se pedepsete cu nchi soare de la

3 la 1 5 a n i i i n terzicerea unor drepturi.

B an i i , valori le sau orice alte bunuri care au fcut obiectul lurii de mit se
confisc.

iar dac

acestea nu

se gsesc.

condamnatul

este o b l igat

la

plata

echi valentul u i lor n bani .


Darea de mit

Art. 255

Promisiunea. oferirea sau d area de bani ori alte foloase. n moduri le i

scopurile artate n art. 254. se pedepsesc cu nchisoare de la

6 l un i la 5 ani.

Fapta prevzut la a l i neatul precedent nu constituie infraciune atunci cnd


mitu itorul a fost constrns prin orice mijloace de ctre cel care a luat mita.
Mituitorul nu se pedepsete dac denun autoritii fapta mai nainte ca organul

de urmrire s fi fost sesizat pentru acea infraci u ne.


Dispozi i i l e art. 254 alin.

3 se aplic n mod corespunztor. chiar dacf1 oferta nu a

fost urmat de acceptare.


Ban i i , valori le sau orice alte bunuri se resti tuie persoanei care Ic-a dat n cazuri l e
artate n a l i n . 2 i

3.
Primirea de foloase 11ecuve11ite

Art. 256 - Primirea de ctre un funcionar. d irect sau ind irect, de bani ori alte
foloase. dup ce a ndep l i n i t un act n virtutea funciei sale i la care era obl igat n
teme i u l acesteia, se pedepsete cu nchisoare de l a

6 lun i l a 5 ani.

Banii. valori le sau orice alte bunuri se confisc, iar dac acestea nu se gsesc.

289

condamnatul este o b l i gat la plata echi valentu l u i l o r n ban i .

Traficul de i11.flue11

Art. 257

- Pri m i rea sau pretinderca de bani sau alte foloase ori acceptarea de

prnm i s i u n i , de daruri. d i rect sau i n d i rect. pentru sine ori pentru altul. svrit de
ctre o persoan care are influen! asupra unui funcionar pentru a - l determ ina s
fac ori s n u fac un act ce intr n atribu i i l e sale d e serv i c i u . se pedepsete cu
nchisoare de la 2 la 1 O am.
Dispozi i i l e art. 256 a l in . 2 se aplic n mod corespunztor.

Fapte .wivtrite de ali fu11cio11ari

Art. 258

-Dispozi i i le art. 246-250 priv itoare la funcionari publici se apl i c i

celorlal!i func\ionari. n acest caz max i m u l pedepsei reducndu-se cu o treime.

INFRACIUNI PRIV ITOARE LA REG I M U L STA B I LIT PENTRU


UNELE ACTIVITI REGLE MENTATE DE LEGE
Art. 280 1

Nerespectarea regim ului de ocrotire a u11or bu1111ri


- nstrinarea. ascunderea sau orice alt fapt prin care se pricinu iete

pi erderea pentru patri mo n i u l cultural na[ional sau pentru Fond ul /\rh i v istic Naional
a u n u i bun care. potrivit legii face parte d i n acel patri moniu sau fond. se pedepsete

cu nchisoare de la 2 l a 7 ani .

Dac p ierderea b u n u l u i pentru patri m o n i u l sau pentru fond u l prevzut n alineatul


precedent a fost pri c i n u i t pri n svr, i rea unei fapte care constituie prin ea nsi o
alt infraciune. pedeapsa este cca prevzut de lege pentru i n fraciunea svrit. al
crei maxim se majoreaz cu

ani.

Fapta prevzut n al i n . 1 nu se pedepsete. iar n cazul faptelor prevzute n a l i n .

2 pedeapsa nu se majoreaz. dac nainte ca hotrrea s f i rmas d e fi n i tiv.


fpt u i toru l

nltur

rezu ltatul

i n fraci u n i i

fcnd

ca

bunul

rei ntre

acel

patri moniu sau fond.

IN FRACIUNI CONTRA PCII I OMENIRII


Distrugerea, jefuirea sau nsuirea unor valori culturale

Art. 360

Di strugerea sub orice form. fr nece s i tate m i l i tar. de monumente

sau construci i care au o valoare artistic. istoric ori arheologic. de muzee, mari
b i b l ioteci. arhive de val oare istoric sau ti i n i fi c. opere de arrfi. manuscrise. cri
va loroase. colcc1 i i t i 1 n t i ficc sau colecii i m portante de cr i . de arh i ve. ori de
reproduceri ale bunuri lor d-: mai sus i n general a oricror \ aiori culturak ale
popoarelor. se pedepsete cu nch isoare de l a 5 la 20 de ani i interzicerea unor

dreptu ii.

C u aceeai pedeaps se sanqioneaza j e fu i rea sau nsuirea sub orice form a


vreuneia d i ntre valorile cu lturale artate n prezentul articol , de pc teritori i le anate
sub ocupaie m i l itar.

290

ANEXA Nr. 8
ORDONAN DE URGEN nr.39 din 3 1 mai 2006
pentru modificarea i completarea Legii Arhivelor Naionale nr. 1 6/1996

Textul actului publicat n M. Of nr. 48615 iun. 2006


n vederea realizrii obiectivelor nscrise n Programul de guvernare 20052008, cu privire la mbuntirea standardului de via al persoanelor vrstnice,
pentru aceasta fiind necesar consolidarea financiar a sistemului public de

pensii, prin externalizarea din bugetul asigurrilor sociale de stat a prestaiilor


care nu au legtur direct cu asigurarea social care privete pensiile, avnd n
vedere c preluarea activitii de arhivare de ctre casele teritoriale de pensii a
condus la crearea unei incompatibiliti ntre activitatea de baz, specific, casele

teritoriale de pensii confruntndu-se deja cu probleme grave cauzate de lipsa


spaiilor de depozitare, a dotrilor corespunztoare i a personalului specializat
necesar acestei activiti, nregistrndu-se chiar litigii, ca urmare a imposibilitii

de preluare a arhivelor, litigii care s-ar putea solda cu obligarea caselor teritoriale
de pensii la plata unor daune, lund n considerare faptul c preluarea acestei

activiti poate conduce i la grevarea fondurilor bugetului asigurrilor sociale de

stat alocate activitii de baz, de ctre o activitate nespecific, prin utilizarea


resurselor materiale i umane finanate din aceste fonduri pentru o activitate

creia nu i s-au alocat fonduri speciale de la buget pentru spaii de depozitare

dotate corespunztor i cu personal specializat, innd seama de faptul c

neadoptarea de msuri imediate de ctre Guvern, prin ordonan de urgen, ar


conduce la grevarea n continuare a bugetului asigurrilor sociale de stat, n
detrimentul pensiilor, afectnd astfel interesele persoanelor vrstnice, cu plata
unei prestaii care nu constituie un risc social, aa cum este definit de
instrumentele

juridice

internaionale,

la

imposibilitatea

respectrii

angajamentelor privind politica de protecie social asumate n Programul de

guvernare

2005-2008

n documentele de

poziie

ntocmite

urma

negocierilor de aderare la Uniunea European, lund n considerare i

necesitatea reglementrii activitii de arhivare a documentelor gestionate la

nivelul Autoritii pentru Valorificarea Activelor Statului i al societilor


comerciale la care deine cel puin 50% plus o aciune din capitalul social, n

temeiul art. 1 1 5 alin. (4) din Constituia Romniei, republicat,

Guvernul Romniei adopt prezenta ordonan de urgen.


Art. I.

Legea Arhivelor Naionale nr. 1 6/ 1 996, publicat n Monitorul

Oficial al Romniei, Partea

I,

nr.

7 1 din 9 aprilie 1 996, cu modificrile i

completrile ulterioare, se modific i se completeaz dup cum urmeaz:

29 1

1. Dup alineatul 4 al articolului 12 se introduce un nou alineat, alineatul


5, cu urmtorul cuprins:
"Autoritatea pentru Valorificarea Activelor Statului va putea prelua toate sau o

parte din documentele aflate n arhiva societilor comerciale la care deine cel
puin 50% plus o aciune din capitalul social . "

2 . Dup alineatul 1 a l articolului 13 s e introduce un nou alineat, alineatul

2, cu urmtorul cuprins:

"Documentele create i deinute de Autoritatea pentru Valorificarea Activelor


Statului vor putea fi depuse spre pstrare permanent la Arhivele Naionale din
momentul n care, prin ordin al preedintelui Autoritii pentru Valorificarea
Activelor Statului, se constat c nu mai sunt necesare pentru desfurarea

activitii curente."
3. Articolul 18

va avea

urmtorul cuprins:

"Art. 1 8. - n cazul desfiinrii, n condiiile legii, a unui creator de documente,

persoan juridic, fr ca activitatea acestuia s fie continuat de altul,

documentele cu valoare istoric, n sensul prevederilor art. 2, ct i cele cu


valoare practic, n baza crora se elibereaz copii, certificate i extrase privind

drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurri sociale ale cetenilor, vor


fi preluate de Arhivele Naionale sau de direciile judeene ale Arhivelor

Naionale.

Documentele cu valoare practic prevzute la alin. I se preiau dup nfiinarea n


cadrul Arhivelor Naionale i al direciilor judeene ale Arhivelor Naionale a

unor structuri specializate, cu asigurarea, n condiiile legii, a resurselor umane i


logistico-financiare necesare.

Documentele cu valoare practic, n baza crora se elibereaz copii, certificate i

extrase privind drepturile cetenilor referitoare la stagiile de cotizare n sistemul


public de pensii, aflate la.casele teritoriale de pensii, se preiau, n condiiile alin.

2, pe baz de inventar i procesverbal de predare-preluare, ntocmite potrivit


modelelor prevzute n anexele nr. 2 i 3 .

Asigurarea structurilor specializate prevzute la alin.

2 s e realizeaz cu

ncadrarea n numrul de posturi i credite bugetare aprobate Ministerului


Administraiei i Internelor, prin legile bugetare anuale."

292

4. Alineatul 3 al articolului 1 8 1 va avea urmtorul cuprins:


"Depozitarea documentelor prevzute la alin. 2 se face n spaii i n condiiile

corespunztoare, avizate de Arhivele Naionale sau de direciile judeene ale


Arhivelor Naionale, dup caz."

5. Alineatul 1 al articolului 21 va avea urmtorul cuprins:


"Art. 2 1 . - Creatorii de documente sau, dup caz, persoanele juridice succesoare
ale acestora sunt obligai s elibereze, potrivit legii, la cererea persoanelor fizice
i a persoanelor juridice, certificate, copii i extrase de pe documentele pe care Ie
creeaz, inclusiv de pe cele pentru care nu s-a mplinit termenul prevzut la art.
1 3 , dac acestea se refer la drepturi care l privesc pe soliCitant."
6. La articolul 29, litera b) va avea urmtorul cuprins:

"h) nerespectarea prevederilor art. 1 8, 1 8 1 i ale art. 21 alin. l . "

7. Alineatul 1 al articolului 30 va avea urmtorul cuprins:


"Art. 30. - Contraveniile prevzute la art. 29 se sancioneaz cu amend de la

I .OOO lei (RON) la 25.000 lei (RON). "


Art. II.

Pe data intrrii n vigoare a prezentei ordonane d e urgen, art. II

din Legea nr. 358/2002 pentru modificarea i completarea Legii Arhivelor


Naionale nr. 1 6/1 996, publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I,

nr.476 din 3 iulie 2002, Hotrrea Guvernului nr. 5 1 /2003 privind procedura de
predare-primire a documentelor creatorilor i/sau deintorilor de documente,
persoane juridice care s-au desfiinat, publicat n Monitorul Oficial al Romniei,

Partea I, nr.98 din 1 7 februarie 2003, precum i alte dispoziii contrare se abrog.
PRIM-MINISTRU
CLIN POPESCU-TRICEANU

Contrasemneaz:
Ministrul muncii, solidaritii sociale i familiei,
Gheorghe Barbu

293

Ministrul administraiei i internelor,


Vasile Blaga

Ministrul finanelor publice,


Sebastian Teodor Gheorghe Vldescu

Bucureti, 3 1 mai 2006.


Nr. 39.

294