Revista Cdice Vol.

4 N 2: 43-50 / Julio - diciembre de 2008

Gestin de documentos y administracin de

archivos

Antonia Heredia Herrera*

RESUMEN

DOCUMENT

AND ARCHIVE

MANAGEMENT
En el contexto archivstico la atencin a los documentos de archivo y a los Archivos como custodios

ABSTRACT

de dichos documentos, exige una doble gestin a

partir de una clara distincin sustentada en actua-

Attention to file documents and Archives as custo-

ciones, planificaciones y funciones propias que no

dians of these documents requires a two-folded ma-

impiden la interrelacin y la coordinacin entre

nagement starting from a clear distinction based on

ellas. Este texto trata de las dos gestiones, de sus di-

performances, planning and functions that allow the

ferencias y de su evolucin.

interrelationship, and coordination between them.

This paper studies the two types of management,

Palabras clave: gestin documental, gestin de

Archivos,

vocabulario

archivstico,

archivsticas.

their differences and their evolution.

funciones
Key words: Document management, archives management, archival vocabulary, archival functions.

Doctora en Historia de Amrica, Co-directora de la Maestra Gestin de documentos y administracin de Archivos en la Universidad Internacional
de Andaluca (Espaa). Correo electrnico: aherediaherrera@telefonica.net
Fecha de recepcin: 3 de marzo de 2008.
Fecha de aprobacin: 28 de junio de 2008.

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En torno al tema de este artculo proliferan expre-

tambin hemos optado por documento de archivo

siones, volcadas incluso en textos normativos, como

y no documento de Archivo porque el documento

gestin de documentos administrativos, gestin

que nos ocupa, entiendo, no es tal porque est en un

de documentacin, gestin de documentos y archi-

Archivo sino porque forma parte del archivo. Valga

vos gestin archivstica que no hacen sino con-

lo comentado como aclaraciones terminolgicas que

fundir y dar lugar a ms de una pregunta: documen-

quiz faciliten la comprensin de mi exposicin.

tos administrativos y documentacin son una misma

cosa?, cundo decimos archivos nos referimos a

Centrndonos en esa gestin de documentos o docu-

las instituciones o a sus contenidos documentales?,

mental y en esa administracin de Archivos, ser pre-

hay una gestin o son dos?

ciso seguir insistiendo sobre sus respectivos objetos

adems de preguntarnos por los responsables de la

Gestin de documentos y administracin de Archi-

una y de la otra, sin descartar nunca las continuas in-

vos es el ttulo de la Maestra que para hispanoame-

terrelaciones a partir de una permanente integracin.

ricanos viene impartindose en la Universidad Internacional de Andaluca, en su sede de Santa Mara

No perdamos de vista que la integracin -concepto

de la Rbida. No es un ttulo elegido al azar. Quiere

abierto no excluyente, que es suma y determina la

decir lo que dice a partir de esas dos expresiones, a

multiplicacin de resultados- exige de los elementos

partir de la grafa utilizada y a partir de la conjuncin

integrantes un conocimiento ntido de cada uno de

y que testimonia la duplicidad. Se da por sentado

ellos, para a partir de lo que son y significan, conse-

que gestin y administracin son trminos sinni-

guir la mxima rentabilidad en el curso de cualquier

mos y que lo que rompe la sinonimia son los objetos

proceso integrador que siempre est reido con la

a que se aplica, documentos de archivo y Archivos,

confusin, la ambigedad, la discrecionalidad.

o lo que es lo mismo: contenido documental de los

Archivos y Archivos como instituciones o custodios

Para Archivo, para documento de archivo no cabe la

especficos de los documentos de archivo. Tampoco

exclusiva dimensin histrica , ni cultural. El Archi-

la grafa es gratuita o casual. Con ocasin del home-

vo es antes de nada una unidad de gestin dentro

naje a Vicenta Corts organizado por la Revista del

de las Organizaciones y el documento de archivo no

Archivo General de la Nacin de Lima, le dediqu un

pierde nunca su dimensin administrativa sin per-

trabajo con el ttulo El nombre de las cosas o el valor

juicio de que algunos alcancen la categora de hist-

de las palabras (Heredia, 2005) en el que formul

ricos. La distincin, para unos y para otros, que para

una propuesta, sobre la que volv a insistir en un li-

los archiveros resulta obvia, es necesaria mantenerla

bro reciente (Heredia, 2007) que no es otra que ante

a la hora de defender nuestra identidad archivsti-

la diversidad de acepciones archivsticas para el tr-

ca en un momento en que la globalizacin y las tec-

mino archivo (institucin, contenido, fondo, edifi-

nologas de la informacin tienden a uniformarnos.

cio), ante el empleo discrecional de la grafa para las

De hecho las numerosas normas que nos inundan

mismas (mayscula, minscula) y ante el uso dado a

van introduciendo trminos que, de alguna manera,

dicha voz por otros profesionales, se me ocurri que

van difuminando conceptos que hasta ahora eran

poda ser til y conveniente utilizar Archivo para la

ntidos. As, la expresin entidades archivsticas-

institucin archivstica y archivo para el contenido

convertidas en unidades susceptibles de describir-

documental que no tiene por qu identificarse con

engloba a los documentos de archivo, a los denomi-

fondo y entiendo es equivalente en Hispanoamrica

nados agentes que no se reducen a los productores

a acervo o archivala. Y al hilo de las aclaraciones

sino a los que mantienen relaciones de otro tipo con

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los documentos (autor, coleccionista, destinatario),

Desde 1994 he venido insistiendo en la distincin a

tambin a las funciones que determinan los docu-

partir de los respectivos objetos, de los responsables

mentos, incluso a los contenidos documentales (con-

de la una y de la otra y de las funciones y actuaciones

ceptos, eventos, lugares, que antes incluamos en un

que pueden distinguirse en uno y otro caso.

ndice de materias) y adems a los denominados

custodios que no se reducen a los Archivos sino

Entendemos por gestionar o administrar todas las

que afectan a otras instituciones que conserven do-

acciones enmarcadas en la racionalizacin y enca-

cumentos de archivo. Y, con respecto a los documen-

minadas a rentabilizar algo. Ese algo es lo que las

tos de archivo, abundan las denominaciones de re-

hace especficas. Si los documentos de archivo son

cursos archivsticos o materiales de archivo, poco

una cosa y los Archivos algo distinto, sin perjuicio

precisas y con una ambigedad alejada del concepto

de la relacin entre ellos, la gestin o administracin

primigenio. Resulta curiosa, en algn caso expuesta

aplicada a cada uno de ellos ser diferente y exigir

en la traduccin de alguna norma internacional, la

acciones y planificaciones especficas para los unos

expresin de documentos extinguidos, cuando los

y para los otros. Esto no quita que para la una y la

documentos de archivo no se extinguen como una

otra sean simultneas en la prctica y requieran am-

vela, sino se eliminan o se conservan.

bas la presencia de archiveros y de criterios y metodologa archivsticos, aunque difcilmente podamos

Tengo que reconocer que sufro adiccin a la termi-

desarrollar una Administracin de Archivos sin una

nologa pero nunca como ahora he sentido de forma

gestin documental.

tan intensa la necesidad de afianzar un vocabulario

archivstico en lengua espaola.

Cindonos, ahora, a la administracin de Archivos,

sta parte de una acotacin territorial o institucional

La doble realidad, Archivos, como instituciones, y

y de una atribucin reglamentaria de competencias.

documentos de archivo, como contenido de los pri-

Su representacin ms amplia y general es un Sistema

meros, determina lgicamente una doble atencin,

de Archivos que no es sino una estructura o platafor-

una doble gestin, que no nica, ni la misma. Y, en

ma administrativa en la que cada Archivo tiene su si-

este punto de partida, resulta obvio estimar que tan

tio y est relacionado con los dems y consta no slo

Archivo es el histrico, como el administrativo y que

de estas instituciones, sino de rganos consultivos y

el documento de archivo es tanto el administrativo

ejecutivos, de un cuerpo legislativo y normativo y de

como el de conservacin permanente. No hay pues,

una justa distribucin de recursos tanto econmicos

en el contexto archivstico una sola gestin sino dos y

como profesionales que posibiliten las mayores cotas

deberan distinguirse sin identificarlas, como ms de

de servicio (vv.aa.,1997 ). En una administracin de

un autor defiende, no faltando otros que han estimado

Archivos se incluyen planificaciones y actuaciones

dos modalidades de gestin referidas a los documen-

que afectan al conjunto de los Archivos del Sistema,

tos segn sean administrativos o histricos, mientras

muchas de las cuales exigen una gestin administra-

que no faltan quienes no hacen referencia expresa a

tiva que corresponde a los rganos del Sistema, son

la gestin o administracin de Archivos quedndose

muchas y variadas, entre otras:

slo con la gestin documental, amn de quienes hablan de la una y de la otra sin distinguirlas.

* elaboracin de textos legales, reglamentarios y

normativos,

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* normalizacin de formularios,

vo desde su creacin, a partir de planteamientos de

* confeccin y difusin de estadsticas,

economa y eficacia hasta decidir su entrada en los

* aprobacin y publicacin de tablas de valoracin

Archivos. Los profesionales en ese contexto donde

o calendarios de conservacin y seguimiento de

no existen los Archivos hasta despus de la conser-

su aplicacin.

vacin permanente son los denominados gestores

* adquisicin de documentos.

documentales que nada tienen que ver con los ar-

* integracin de Archivos en el Sistema de acuerdo

chiveros. La referida expresin traducida por los

al procedimiento establecido reglamentariamente.

archiveros francfonos canadienses nos lleg como

* control o inspeccin de Archivos.

gestin documental y como planteamiento novedoso

* implantacin de aplicaciones informticas y di-

la aceptamos. De la gestin documental se ha dicho

seos de sistemas de informacin.

* elaboracin de planes editoriales.

que es una funcin, que es un sistema, que es un

proceso de procesos.

* distribucin de recursos econmicos y humanos.

* planificacin del acceso a los puestos de trabajo y
de la formacin.
* equipamiento y mantenimiento de los edificios e
instalaciones.

Desde el principio supuso una friccin entre la realidad que representaba y la nuestra me refiero obviamente a la situacin espaola. No exista una equivalencia entre la gestin importada y nuestra realidad

* planes generales de reproduccin y de restauracin.

archivstica. En nuestro caso, no contbamos con la

* integracin en planes de gestin de calidad, y

figura del gestor de documentos, s la del archivero

* planificacin y distribucin de subvenciones.

responsable de los documentos administrativos y de

* acciones de cooperacin.

los histricos a travs de un proceso documental que

se suceda a lo largo de los Archivos de una red (ofi-

Reconociendo que una administracin de Archivos

cina, central, intermedio e histrico). La aceptacin

tiene una dimensin poltico-administrativa, de ella

inmediata del trmino fue seguida de un perodo de

no pueden estar excluidos los principios, las normas

asimilacin durante el cual no quedaba claro si ba-

y los criterios profesionales, en este caso archivsti-

mos a distinguir una etapa de atencin a los docu-

cos. De aqu la conveniencia de la presencia y cola-

mentos administrativos al margen de los documentos

boracin de los archiveros en las administraciones

histricos, vacilando en enumerar las funciones que

de Archivos incluso en sus rganos polticos ms re-

integraban la gestin documental. La adecuacin des-

presentativos. Actualmente, en Espaa, la Subdirec-

pus de las vacilaciones nos ha llevado, en la prctica,

cin General de Archivos Estatales, que es el rgano

a una gestin documental integrada que ha favorecido

sobre el que recae la responsabilidad de los Archivos

la desaparicin de la frontera entre los Archivos ad-

dependientes de la Administracin del Estado, est

ministrativos y los histricos, adaptada a nuestra rea-

desempeada por un archivero.

lidad archivstica que est teniendo su aplicacin ms

amplia, al asumir una corresponsabilidad ms all de

Por lo que respecta a la gestin documental, los mo-

lo archivstico, a la hora de la implantacin de las Ad-

delos tericos y prcticos se multiplican en la actua-

ministraciones electrnicas.

lidad, como bien sabis (Llans, 1993). El origen de

la expresin y del concepto records management se

No olvidemos que entre records y documentos de ar-

reconocen a partir de 1941 en Estados Unidos, por

chivo hay una gran diferencia. Si el record no va ms

medio de la Society of American archivist, no es sino

all del documento con vigencia administrativa hasta

la atencin archivstica a los documentos de archi-

alcanzar el momento de la seleccin, el documento de

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archivo, en la tradicin hispana, abarca el documento

administrativo y el histrico, es decir no hasta, sino
despus de decidida su conservacin permanente.
La restriccin del primero y la amplitud del segundo,

* Anticipar la clasificacin a partir del reconocimiento de las familias de funciones.

* Identificar las series, empezando por la fijacin
de denominaciones propias.

necesariamente han de marcar una gestin diferente.

* Prever los elementos indispensables, datos y me-

Con relacin a la segunda es un proceso continuado

tadatos, para la identificacin de los documentos

bien desde la creacin, bien desde el ingreso segn

y su posterior representacin.

los casos hasta traspasadas las puertas de los Archivos histricos. No siempre acabo de apuntarlo la gestin documental empieza en el mismo momento. No

* Adelantar la valoracin y prever la conservacin

o la eliminacin y sus plazos.
* Controlar la conservacin fsica a partir de la ne-

en vano he dicho desde la creacin de los documentos

cesaria migracin de documentos.

o desde su ingreso en el Archivo. Cuando situamos

* Agilizar la tramitacin administrativa.

el principio en la creacin, la gestin documental no

* Generalizar y rentabilizar el uso y utilidad de los

es responsabilidad exclusiva de los archiveros, sino

documentos a partir de un acceso controlado que

tambin de los gestores administrativos, de los juris-

garantice la seguridad, integridad y autenticidad

tas, de los informticos, en definitiva de las Organiza-

de los documentos.

ciones (Cruz, 2006). En ese momento los documentos

no existen, se disean, se planifica su produccin a

* Cuantificar y medir los servicios a la Administracin y a los ciudadanos para mejorar la calidad.

partir del reconocimiento de las funciones y de la im-

* Garantizar la seguridad jurdica, la transparencia

plantacin de procedimientos administrativos nicos,

de la Administracin y los derechos de los

adelantndose a ese momento muchas de las funcio-

ciudadanos.

nes archivsticas, como veremos. A partir de aqu, la

Organizacin o Institucin ha de respaldar todo el

As las cosas, la gestin documental no es respon-

proceso de gestin documental, como ocurre con la

sabilidad exclusiva de los archiveros y, por lo tanto,

gestin econmica o la urbanstica. Hoy est ocurrien-

no responde nicamente a criterios, funciones, pro-

do, a la hora de la implantacin de Administraciones

cesos y tcnicas archivsticas, aunque stos resulten

electrnicas que no pueden quedar slo en manos de

prioritarios. Exige un respaldo institucional y deter-

informticos. Por ejemplo en Espaa, pueden ser el

minan una integracin en la gestin administrativa,

proyecto SPIGA en Asturias o el w@andA en Anda-

con etapas donde predominan los criterios adminis-

luca (Heredia, 2006). En estos casos la gestin docu-

trativos y otras que pueden reconocerse como neta-

mental consigue:

mente archivsticas, sin faltar las que suman criterios y posiciones. Entre las primeras, el diseo de

* Desde una etapa de creacin y de planificacin

los procedimientos y su tramitacin administrativa;

a partir de la definicin de funciones, de la nor-

entre las segundas, sin duda, la descripcin; entre

malizacin de los procedimientos y del diseo de

las terceras, las transferencias y los otros ingresos y

los expedientes racionalizar y agilizar la pro-

salidas y la valoracin. Requiere integracin de fun-

duccin documental evitando los documentos in-

ciones archivsticas y administrativas, auxiliadas

necesarios, por duplicados o por intiles, y como

por las tecnologas de la informacin y, por tanto,

consecuencia la reduccin de almacenamientos

corresponsabilidad entre archiveros, gestores admi-

costosos y la eficacia, la recuperacin y uso de

nistrativos, ingenieros de procesos e informticos. La

los documentos.

importancia de la gestin documental reside en que

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est presente, por transversal, en todas las dems

Del mismo modo que dentro de muchas Adminis-

gestiones de las Organizaciones.

traciones, ya lo hemos dicho antes, hay una gestin

econmica, una gestin urbanstica, una gestin de

En la gestin documental estn integradas todas las

recursos humanos, una gestin sanitaria, hay tam-

funciones archivsticas reconocidas de antiguo no

bin una gestin documental y as como para todas

slo las tradicionales de recoger, conservar y servir

ellas existen unidades de gestin especficas, con

sino las que afectan al tratamiento documental y to-

asignacin de recursos, con delimitacin y planifica-

das aquellas nuevas o dimensionadas como la valo-

cin de actuaciones, con procedimientos y procesos

racin. Eso s, siempre interrelacionadas y en el mar-

propios y reconocidos, con finalidades y objetivos,

co de la racionalizacin y de la normalizacin no

con control de funcionamiento y con medida de su

slo hay que normalizar la descripcin con fines de

calidad, los documentos y los Archivos no pueden

economa y eficacia en aras del servicio. No olvide-

ser ajenos a estos planteamientos.

mos nunca que nuestro objetivo ltimo es el servicio

que hay que cuantificar y este servicio es difcil

Es cierto tambin que no todas las Organizacio-

que se articule sin archiveros.

nes son conscientes de la importancia de la gestin documental y la ignoran, empezando por no

Insistiendo en las funciones que integran la gestin

reconocer a los archiveros y pensando que los

documental, la primera, la de creacin, a pesar de no

Archivos son un lujo. Pero, a pesar de esto, el

estar generalizada, es una funcin de planificacin

archivero desde el Archivo, puertas adentro, ha

compartida, interdisciplinar en la que los archiveros

de plantearse una gestin documental que, cier-

representan un papel importante, aunque no exclu-

tamente no traspasa como en el caso de la que

sivo y en la que los documentos todava no existen.

venimos hablando las paredes del Archivo, ni

A esta primera etapa se adelantan hoy muchas de las

cuenta con el respaldo institucional. En estos ca-

funciones de exclusiva competencia de los archive-

sos, la gestin documental empieza a partir del

ros como la clasificacin, la descripcin y, tambin,

ingreso de los documentos que ha de gestionar a

la valoracin. Lo que s est claro es que la gestin

partir de las funciones archivsticas reconocidas

documental, ya sea referida a los documentos en

con vistas, siempre, a la rentabilidad y servicio

papel o a los electrnicos, no debe empezar por la

de los documentos, que es el objetivo ltimo de

recepcin en el Archivo de documentos intiles, so-

cualquier modalidad de gestin documental.

brantes en las oficinas y para tirar.

Si para la administracin de Archivos enumerbaLa gestin documental atae por igual a todos los do-

mos actuaciones y planificaciones, para la gestin

cumentos pblicos de cualquier Administracin sin

documental tambin hemos de hacerlo recurriendo,

distincin entre documentos administrativos y do-

sobre todo, a las funciones archivsticas reconocidas.

cumentos histricos. Es un proceso continuado que

Para ellas son muchos los que reclaman novedad y

empieza en la concepcin de los documentos y no

sin duda que algunas lo son y tambin es cierto que

termina a la entrada de los Archivos histricos sino

las dems se han renovado sensiblemente. Las hay,

que contina despus de decidida la conservacin

aparentemente, nuevas, porque ya existan sin las

permanente, una vez traspasadas las puertas de di-

denominaciones de hoy, es el caso de la valoracin y

chos repositorios.

seleccin, y nuevas propiamente dichas, como la de

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creacin de la que ya hemos hablado y de la que in-

amplia corresponsabilidad (archiveros, gestores ad-

sistimos no es plenamente una funcin archivstica

ministrativos, juristas, informticos, ciudadanos) de

como otras, por cuanto va a exigir una interdiscipli-

aqu que el temor manifestado por la corriente post-

nariedad y una corresponsabilidad que excede la ex-

modernista deja de tener sentido cuando atribuye

clusiva competencia y metodologa archivsticas. La

al archivero el poder para configurar el Patrimonio

creacin en Archivstica, entiendo, no es produccin

histrico. La decisin sobre la vida o la muerte de los

de los documentos de archivo aunque se confundan

documentos, actualmente, es una accin colegiada.

cuando se identifican. A este respecto no puedo re-

La evolucin de esta funcin afecta tambin a la di-

sistir la tentacin de comentar algo que me preocupa

versificacin de modelos a la hora de su aplicacin

y que afecta a la identidad archivstica. La traduc-

de los que son significativos el defendido por Terry

cin espaola de la ISO 15489 no deja de sustituir

Cook de la macrovaloracin, o el empleado en Es-

produccin por creacin y como consecuencia

paa a partir de la identificacin y valoracin de las

no deja de hablar de organizaciones/entidades crea-

series documentales (Heredia, 2003).

doras de documentos que no productoras. Y ocurre

que, frente a los libros, siempre habamos afirmado

En cuanto a la descripcin como representacin

que los documentos de archivo no se crean sino que

de los documentos de archivo hemos pasado de la

se producen, inevitablemente, de aqu la aplicacin

discrecionalidad a la normalizacin a partir de la

del principio de procedencia y la necesidad de recu-

ISAD(G). Ms an, a partir de las otras cuatro nor-

rrir al productor que no al creador.

mas que directamente afectan a la referida funcin

(ISAAR cpf., ISDF, ISIAH, amn de la que est por

En definitiva, la mayora de las funciones que han

venir sobre los contenidos documentales). El gran

de reconocerse en la gestin documental vienen de

cambio vino de la mano de la ISAD(G) al centrar su

antes y es bueno estimarlas como tales. Lo novedoso

atencin ms en la funcin que en los instrumentos

para el conjunto de todas ellas es la integracin nin-

de descripcin y dando las reglas para la uniforma-

guna puede acotarse, aplicarse sin contar con las de-

cin de la misma. Han pasado siete aos desde la

ms, con independencia de reconocer las identida-

segunda versin de la ISAD(G) y la descripcin sigue

des respectivas y es tambin novedoso el cambio

evolucionando. Prueba de ello son las normas que

de posicin para algunas en relacin a las dems ya

hemos citado que directamente le afectan. En este

veamos el adelantamiento de algunas al momento

momento la descripcin se ha ampliado sensible-

de creacin. Para todas la implementacin es un

mente. La descripcin ya no es monopolio de los do-

hecho baste pensar en la valoracin y en la des-

cumentos de archivo. Ahora nos toca describir, junto

cripcin y ni qu decir sobre que todas necesitan

a los documentos, sus contextos (agentes, funciones,

de la normalizacin y de la aplicacin de las nuevas

custodios, contenidos). De una descripcin unifor-

tecnologas. A este respecto, y para terminar, algn

me, pero plana, lineal, que nos ofreca la ISAD(G)

comentario sobre dos de las funciones emblemticas

pasaremos a una descripcin con ms profundidad,

por indispensables y especficas de la Archivstica,

con ms perspectiva (Heredia, 2008) y pretendida-

me refiero a la valoracin y a la descripcin.

mente de mayor inters para los usuarios.

Son quiz las funciones en las que la evolucin ha

Esta implementacin, esta evolucin, a la que debe-

sido ms palpable. Hemos pasado del expurgo

mos estar abiertos, no deben hacernos perder nues-

como accin unilateral del archivero a un proceso

tra identidad archivstica.

de valoracin y seleccin articulado a partir de una

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