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Unidad 3 Registro de operaciones

3.1 La partida Doble


Se llama partida doble al movimiento contable que afecta a por lo menos dos cuentas,
movimiento que representa un movimiento deudor y un movimiento acreedor. La partida doble
es la esencia de la Contabilidad actual y parte integral de la Ecuacin patrimonial
La partida doble se basa en que todo hecho econmico tiene origen en otro hecho de igual valor
pero de naturaleza contraria, como por ejemplo; cuando se presta dinero, el que recibe debe y el
que entrega tiene. Las cosas no surgen de la nada, cada valor es el resultado de una accin u
hecho econmico. Cuando recibo dinero por una venta, debo tambin despojarme de un bien,
debo entregar algo a la otra parte que me entrega un dinero.
Esto explica dos de los principios bsicos de la partida doble:
Quien recibe debe a quien entrega
No existe deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor
Claro esta que estos principios no son tan obvios en todos los casos como por ejemplo en
movimientos internos de la empresa en los que se retira efectivo de la caja para consignarlo a
un banco; en esta caso se cumple otro de los principios elementales de la partida doble que
seala que: una cuenta da al tiempo que otra cuenta recibe, dndose la contrapartida, como
caracterstica propia de la partida doble, puesto que sin esta no podra existir equilibrio. No
pueden haber un movimiento que solo afecte cuentas de una misma naturaleza. Si una cuenta se
afecta en su lado positivo, la otra se debe afectar en su lado negativo.
La partida doble se compone de una cuenta, la cual debe tener un nombre, un cdigo y un valor
negativo y otro positivo. El valor negativo corresponde a un crdito y el valor positivo
corresponde a un debito.
Su funcionamiento consiste en registrar un valor en por lo menos dos cuentas. El valor debe ser
igual en una y otra cuenta. En una cuenta se registra en su debito y en la otra cuenta en el
crdito.
En algunos casos se pueden afectar ms de dos cuentas, pero aun as, los debitos y los crditos
de las cuentas afectadas deben ser iguales, lo que es lo mismo, si se restan los crditos de los
debitos el resultado debe ser cero.
Esto permite conservar el equilibrio que tambin profesa la ecuacin patrimonial. Si los debitos
representan lo que se tiene, los crditos representan lo que se debe. Lo que se tiene es el activo

y lo que se debe puede ser patrimonio y/o pasivo. De ah la ecuacin patrimonial (Activo es
igual a pasivo mas patrimonio, o activo menos pasivo es igual a patrimonio)
La tcnica contable de hoy da, esta fundamentada en la partida doble, la cual se basa en el
aumento y disminucin de las diferentes cuentas que hacen parte del sistema contable del ente
econmico.
Esta tcnica la podemos representar de la siguiente manera:
Dbitos

Crditos

Aumento de activos

Disminuciones del Activo

Disminuciones del Pasivo

Aumento de pasivos

Disminuciones del Patrimonio

Aumento de patrimonio

Los siguientes son algunos de los principios fundamentales de la partida doble:


1. Quien recibe es deudor, quien entrega es acreedor. (Lo que se tiene se debe)
2. No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor. (Los recursos no surgen por si solos,
debe proceder de algn lado)
3. Todo valor que entra debe ser igual al valor que sale. (El la base del equilibrio de la ecuacin
patrimonial)
4. Todo valor que entra por una cuenta debe salir por la misma cuenta. (Una cuenta as como se
crea se debe tambin eliminar de la misma forma)
La partida doble, equivocadamente se cree que fue ideada por Lucas Pacciolo, pero fue en
realidad un monje de la orden franciscana quien en el siglo XV en la obra Summa de
Aritmtica, Geometra, Proportioni et Proportionalita hace referencia al Mtodo Veneciano
de tenedura de libros que posteriormente pasa a llamarse Mtodo de la partida doble.

3.2 Clasificacion de las Cuentas de Balance


Las cuentas en la contabilidad financiera se clasifican por su funcin y por su estructura
CLASIFICACIN POR SU FUNCIN:
a) Cuentas reales o de balance
b) Cuentas nominales o de resultado
c) Cuentas de orden
CLASIFICACIN POR LA ESTRUCTURA DE LAS CUENTAS

CUENTAS PRINCIPALES O DE MAYOR


Son las cuentas que se registran en el libro Mayor y Balances
CUENTAS AUXILIARES
Son las cuentas que se derivan de las cuentas principales y que sirven para sumarizar o totalizar
el saldo de las cuentas de Mayor o Principales

CUENTAS REALES O DE BALANCE


Son aquellas que representan los recursos y las obligaciones que en un momento dado tiene la
empresa o negocio (a una fecha dada), entendiendo por recursos todos aquellos bienes que tiene
la empresa y que le permiten desarrollar su objeto social, es decir, la produccin de bienes o
servicios.
En terminologa contable los recursos se denominan Activos. Las obligaciones que la empresa
tiene con terceros se denomina en la misma terminologa Patrimonio es decir, obligaciones
internas.
Estas cuentas son las que conforman el estado financiero de propsito general, denominado
Balance General o Estado de Posicin Financiera porque muestra lo que la empresa tiene o debe
en un momento determinado es semejante a una fotografa instantnea tomada a la empresa
cuando pas por un punto del continnum espacio-tiempo en el cual se mueve hacia el futuro. Esta
fotografa muestra lo que tiene y debe la empresa en el momento en el cual se confeccion el
Estado. Es entonces un Estado Financiero esttico.

3.3 Clasificacion de las Cuentas de


Resultados
CUENTAS NOMINALES O DE RESULTADO
Son aquellas cuentas que representan los ingresos y los egresos producto de las operaciones que
la empresa ha tenido entre un periodo determinado comprendido entre dos fechas. Estas cuentas
tienen un carcter transitorio o temporal, su duracin es la misma del periodo contable. Las
cuentas de resultado nacen o se originan a partir del 1 de enero de cada ao y se deben cancelar
obligatoriamente al 31 de diciembre. Este grupo de cuentas conforma el Estado Financiero
denominado Estado de Resultados o Estado de Prdidas y Ganancias. Se puede considerar el
Estado de Resultados con una vdeograbacin del resultado de la explotacin econmica del
objeto social de la empresa durante un perodo contable. Es por tanto un estado dinmico pues
muestra el movimiento entre dos fechas. Las cuentas de resultado representan una utilidad
(Ingreso) o una prdida (Egreso) para la empresa originada en el desarrollo del objeto social de
la misma.

CUENTAS DE ORDEN
Son aquellas cuentas que representan valores que no pertenecen a la empresa, ni son
obligaciones de la misma, pero que pueden en un futuro representar un recurso o una obligacin
para el ente econmico y por lo tanto deben ser registradas y reveladas en los Estados
Financieros por control. Estas cuentas controlan los hechos econmicos que no afectan los
recursos del ente (Activos), sus obligaciones externas o internas (Pasivo y Patrimonio), pero que
las operaciones que las generan representan algn tipo de responsabilidad para la empresa o
pueden en el futuro convertirse en un recurso o una obligacin para ella. Pueden ser de
naturaleza dbito o crdito. Tambin se denominan cuentas de memorando.
Las cuentas de orden se presentan dentro del Estado de Posicin Financiera o Balance General,
sin formar parte de l. Su ubicacin es al pie del mismo, despus de las sumas iguales, las de
naturaleza dbito debajo del total del activo y las de naturaleza crdito debajo del total de Pasivo
y Patrimonio. Estas cuentas tienen como caracterstica de que no requieren de la partida doble,
por ser una anotacin de control, pero para ser coherentes con este paradigma, se utiliza la
partida doble registrando dos cuentas que llevan las misma denominacin pero se diferencian
porque a una de ellas se le adiciona el sufijo "por contra".

NORMAS SOBRE LAS CUENTAS DE ORDEN


Registros en las cuentas de orden.
En el registro de las cuentas de orden se deben observar las
siguientes normas:
1. Se deben registrar bajo "cuentas de orden por derechos
contingentes" los compromisos o contratos de los cuales se pueden
derivar derechos.
2. Se deben registrar bajo "cuentas de orden por responsabilidades
contingentes" los compromisos o contratos que se relacionen con
posibles obligaciones.
3. Los diferentes conceptos deben agruparse en cuentas especificas
segn la naturaleza de la transaccin o evento y utilizar como
contrapartida la cuenta deudora o acreedora por contra respectiva.
4. Las cuentas de orden no pueden emplearse como un sustituto para
omitir el registro de prdidas contingentes que de acuerdo con las
normas tcnicas pertinentes exigen la creacin de provisiones.
5. Tratndose de cuentas de orden fiduciarias deben observarse los
principios de contabilidad generalmente aceptados y lo dispuesto en
normas especiales.
6. Al finalizar cada perodo o cada mes, segn el caso, para reconocer
el efecto de la inflacin, se deben ajustar las cuentas de orden no
monetarias, afectando la respectiva cuenta de orden por
contra. [D2649,1993. Art 110]

NATURALEZA DE LAS CUENTAS


Cada una de las clases de cuentas mencionadas anteriormente tienen sus caractersticas
particulares que las diferencia unas de otras, estas diferencias radican en la naturaleza de su
saldo, la manera de aumentar o disminuir. Esto puede apreciarse en el cuadro siguiente:

CLASE

Real

NATURALEZA

AUMENTA

DISMINUYE

DEL SALDO

CON LOS

CON LOS

Deudor

Dbitos

Crditos

Acreedor

Crditos

Dbitos

CUENTAS

Activo

Complementaria
Real
de activo

Real

Pasivo

Acreedor

Crditos

Dbitos

Real

Patrimonio

Acreedor

Crditos

Dbitos

Nominal

Ingresos

Acreedor

Crditos

Dbitos

Operacionales

Nominal

Costos

Deudor

Dbitos

Crditos

Nominal

Gastos
Operacionales

Deudor

Dbitos

Crditos

Nominal

Ingresos no

Acreedor

Crditos

Dbitos

operacionales

Nominal

Gastos no
operacionales

Deudor

Dbitos

Crditos

De Orden

Deudoras

Deudor

Dbitos

Crditos

De Orden

Acreedoras

Acreedor

Crditos

Dbitos

3.4 Registro de Operaciones en Diario y Mayor


REGISTRO DE OPERACIONES
1.- Toda cuenta del activo debe empezar con un cargo, es decir, con una
anotacin en el debe.
2.- Toda cuenta del pasivo debe comenzar con un abono, o sea, con una
anotacin en el haber.
3.- La cuenta del capital debe empezar con un abono, es decir, con una
anotacin en el haber.
Como las cuentas del activo empiezan con un cargo, es natural que para
aumentar su saldo se debe cargar.
En cambio, para disminuir su saldo se deben abonar.
Principios que deben observarse:

a) Los aumentos del activo se cargan


b) Las disminuciones del activo se abonan
c) Los aumentos del pasivo se abonan
d) Las disminuciones del pasivo se cargan
e) Los aumentos del capital se abonan
f) Las disminuciones del capital se cargan

Reglas del cargo y del abono:


Se debe cargar:

- Cuando aumenta el activo


- Cuando disminuye el pasivo

-Cuando disminuye el capital

Se debe abonar:
- Cuando aumenta el pasivo
- Cuando aumenta el capital

Conclusiones de las reglas del cargo y del abono:


1. La cuantas del activo empiezan con un cargo, aumenta cargndolas,
disminuyen abonndolas, y su saldo es deudor.
2. Las cuantas del pasivo empiezan con un abono, aumentan abonndolas,
disminuyen cargndolas y su saldo es acreedor.
3. La cuanta del capital empieza con un abono, aumenta abonndola,
disminuye cargndola, y su saldo por lo general es acreedor.
4. Las cuantas del capital o de resultados; gastos de venta y gastos de
administracin, siempre se cargan y, por tanto, su saldo ser deudor.
5. Las cuentas del capital o de resultados; gastos y productos financieros y
otros gastos y productos, se pueden cargar o abonar y, por tanto, su saldo
podr ser deudor o acreedor.

Forma en que se debe proceder para registrar las operaciones:


Para registrar las operaciones, en primer lugar se deben analizar, es decir, se
debe determinar la variacin que sufren las cuentas afectadas y, despus, se
deben aplicar las reglas del cargo y del abono.

Modo de expresar correctamente los asientos de diario:


Para distinguir la contraposicin que guarda la cuenta de cargo como respecto
de la de abono a esta ultima se le antepone en forma expresa, no escrita.

Observaciones que se aplican a las alteraciones del balance:


1.- A todo aumento del activo corresponde:

a) Una disminucin en el activo mismo


b) Un aumento en el pasivo
c) Un aumento en el capital
2.- A toda disminucin del pasivo corresponde:
a) Una disminucin en el activo
b) Un aumento en el pasivo mismo
c) Un aumento en el capital
3.- A toda disminucin de capital corresponde:
a) Una disminucin en el activo
b) Un aumento en el pasivo
c) Un aumento en el mismo capital
Partida doble:

La partida doble consiste en registrar, por medio de cargos y abonos, los


efectos que producen las operaciones en los diferentes elementos del balance,
de tal manera que siempre subsista la igualdad entre el activo y la suma del
pasivo como el capital.

Balanza de comprobacin:
Esta balanza se elabora con objeto de verificar si todos los cargos y abonos de
los asientos del diario han sido registrados en las cuentas del mayor
correspondientes, respetando los principios de la partida doble. La balanza de
comprobacin se debe hacer en el momento que sea necesario; se acostumbra
formularla a fin de cada mes, con objeto de facilitar la preparacin de la
balanza de comprobacin que se presenta a fin de ao. La balanza de
comprobacin debe contener los siguientes datos:
1.- Nombre del negocio
2.- Nombre del documento, o sea, balanza de comprobacin
3.- Folio del mayor de cada cuenta
4.- Nombre de las cuentas

5.- Movimientos deudor y acreedor de las cuentas


6.- Saldo deudor y acreedor de las cuenta
En la balanza de comprobacin deben aparecer los movimientos de las cuentas
que estn saldadas.
Al formular la balanza de comprobacin y saber si se realizo correctamente los
saldos deudor y acreedor deben ser los mismos, as como los de debe y haber,
tomando en cuanta que los saldos y movimientos pueden se diferentes.

Errores en la balanza de comprobacin:


1. Haber sumado mal los movimientos que figuran en la balanza de
comprobacin
2. Haber sumado mal cualquiera de los movimientos de las cuentas que
aparecen en el mayor
3. Haber registrado en el diario un asiento sin considerar el equilibrio entre los
cargos y los abonos, y en esta misma forma haberlo pasado a las cuentas del
mayor.
4. Haber cargado abonado en las cuentas del mayor una cantidad distinta de la
que aparece en el asiento del diario.
5. Haber registrado en las cuentas del mayor una cantidad distinta de la que
aparece en los asientos de diario.
5. Haber registrado en las cuentas del mayor nicamente el cargo o el abono
de uno o varios asientos de diario.

Errores que se pueden descubrir por medio de la balanza de comprobacin:


1.- Haber omitido en las cuentas de mayor el pase completo de un asiento del
diario.
2.- Haber cargado una cuenta en lugar de otra.
3.- Haber abonado una cuenta en lugar de otra.
QUE ES EL ESQUEMA DE MAYOR?
El libro es aquel en el cual se abre una cuenta especial para cada concepto de
activo, pasivo y capital.

Al libro mayor se deben trasladar por orden progresivo de fechas los asientos
del libro de diario.
El libro mayor tambin es conocido con el nombre de libro de segunda
anotacin, pues los datos que aparecen en l provienen del libro diario, del cual
se copian las cuentas, los valores y las fechas.
El Mayor es el libro que recoge de forma ordenada todas las cuentas que se
llevan en la empresa.
No es un libro obligatorio para los empresarios, pero resulta imprescindible.
Existen diferentes modelos o rayados

Cuenta:
Fecha
Concepto
Numero
Debe
Haber
Saldo

O tambin D Cuenta H .

La funcin del libro mayor.


La funcin del libro mayor consiste en clasificar las operaciones por cuentas, de
tal manera que pueda conocer el movimiento y saldo de cada una de ellas. En
el mayor no se describen las operaciones de forma ordenada y minuciosa de
las operaciones efectuadas por el negocio est en el libro diario y complementa
con el movimiento y saldo de cada una de las cuentas que contiene el libro de
mayor.
Los saldos de las cuentas del libro mayor sirven de base para la formacin de
los estados finales, tales como la balanza de comprobacin, el balance general
y el estado de resultados; y adems para comprobar el movimiento de los
mayores auxiliares.

LIBRO DE DIARIO
El Diario o Jornal es un libro contable donde se recogen, da a da, los hechos
econmicos de una empresa. La anotacin de un hecho econmico en el libro
Diario se llama asiento; es decir en el se registran todas las transacciones
realizadas por una empresa.

Los asientos son anotaciones registradas por el sistema de partida doble y


contienen entradas de dbito en una o ms cuentas y crdito en otra(s)
cuenta(s) de tal manera que la suma de los dbitos sea igual a la suma de los
crditos. Se garantiza as que se mantenga la ecuacin de contabilidad.

Dependiendo del sistema de informacin contable, algunos asientos son


automticos y pueden utilizarse en conjuncin con los asientos manuales para
el mantenimiento de registros. En tal caso, el uso de asientos manuales puede
limitarse a actividades no rutinarias y otros ajustes.

Un registro es un tipo de dato estructurado formado por la unin de varios


elementos bajo una misma estructura. Estos elementos pueden ser, o bien
datos elementales (enteros, real, carcter) o bien otras estructuras de datos. A
cada uno de estos elementos se le llama campo.

El primer registro de unas operaciones hace en el diario.

Es el libro en el cual se registran todos los ingresos y egresos efectuados por la


cooperativa, en el orden que vaya realizando durante el periodo (compra,
ventas, pagos, cobros, gastos, etc.). Este libro consta de dos columnas la del
debe y la del haber. Para que los registros sean validos deben asentarse en el
libro debidamente autorizado.

En el diario se registran todos los hechos y operaciones contables. Este registro


se realiza mediante los asientos contables, los cuales se ordenan por fecha de
creacin. Por ejemplo, supongamos que el cliente nos paga 5,000.00 que nos
deba, los cuales cobramos por caja.

3.5 Balanza de Comprobacion


Un balance de comprobacin es un instrumento financiero que se utiliza para
visualizar la lista del total de los debitos y de los crditos de las cuentas, junto
al saldo de cada una de ellas (ya sea deudor o acreedor). De esta forma, permite
establecer un resumen bsico de un estado financiero.
No obstante, tenemos que resaltar que dentro del mbito de la contabilidad y gestin
financiera de cualquier empresa se hace necesaria la existencia de otra serie de
balances, adems del citado de comprobacin. En concreto, tambin se tiene que llevar
a cabo la elaboracin de los balances de situacin, de prdidas y ganancias o el
abreviado.
De estos tres nuevos balances, el primero citado es el que tiene como claro objetivo
mostrar en todo momento la situacin econmica por la que est atravesando la
empresa en cuestin. El segundo, como su propio nombre indica, es con el que se
conoce si aquella tiene bien prdidas o bien beneficios. Y finalmente, el abreviado, que
es el balance que presenta las mencionadas prdidas y ganancias de una PYME
(Pequea y Mediana Empresa).

El balance de comprobacin refleja la contabilidad de


una empresa u organizacin en un determinado periodo. Por eso, este balance
acta como base a la hora de preparar las cuentas anuales.
El balance de comprobacin tambin permite confirmar que la contabilidad de la
empresa est bien organizada. Es posible que el balance de sumas y saldos sea correcto
y que, sin embargo, incluya una contabilidad defectuosa. Ese sera el caso, por
ejemplo, de alguien que ha pagado a un proveedor pero le anot dicho pago a otro. El
balance sera correcto desde los nmeros, pero no en la prctica.
Adems de todo lo expuesto no podemos pasar por alto el hecho de que todo balance
de comprobacin tiene que contar con una estructura clara, concisa y fcilmente
comprensible. De esta manera, se establece que siempre aquel tiene que contar con los
siguientes apartados en pro de su claridad: cuenta, sumas debe, sumas haber, saldo
debe y saldo haber.
Asimismo, una vez tenidos en cuenta todos estos elementos que dan estructura al
balance que nos ocupa, se debe proceder a su elaboracin que se compone de dos pasos
bsicamente: el realizar todas las sumas para cada cuenta de las anotaciones, tanto las
del deber como las del haber, y lograr el correspondiente saldo para los dos
mencionados apartados tambin.
Es decir, la elaboracin de un balance de comprobacin comienza con la realizacin de
las sumas de las anotaciones de cada cuenta, tanto en el debe como en el haber. En el
paso siguiente, se obtiene el saldo de cada cuenta (la diferencia entre el debe y el
haber). Por ltimo,las sumas y los saldos obtenidos se trasladan al balance.
Por lo general, el balance de comprobacin es un documento voluntario para el
empresario, aunque recomendable para que ste pueda conocer con precisin el estado
financiero de su empresa sin necesidad de arrastrar errores hasta la elaboracin de las
cuentas anuales.