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INTRODUCCIN

El sistema de gestin de la calidad tiene su soporte en el sistema


documental, por lo que ste tiene una importancia vital en el logro de
la calidad, que no es ms que la satisfaccin de las necesidades de
los clientes.
Existen varias metodologas para la implementacin de sistemas de
gestin de la calidad, y todas coinciden en considerar como una de
sus etapas la elaboracin de la documentacin, pero no se trata con
profundidad el tema de cmo lograr el funcionamiento eficaz del
sistema documental y qu procesos implica. Es por ello que se realiz
este trabajo, con el objetivo de elaborar una metodologa para
implementar un sistema documental que cumpla con los
requerimientos de las normas ISO 9000:2000 y sirva de referencia a
cualquier organizacin que se encuentre enfrascada en esta compleja
tarea.
Aplicando el enfoque de procesos se logr caracterizar los procesos
de la documentacin y proponer los pasos necesarios para
implementar el sistema documental que sirva de base al sistema de
gestin de la calidad en cualquier tipo de organizacin.
La calidad se ha convertido en el mundo globalizado de hoy, en una
necesidad insoslayable para permanecer en el mercado. Por ello los
sistemas de gestin de la calidad basados en las normas ISO 9000,
que reflejan el consenso internacional en este tema, han cobrado una
gran popularidad, y muchas organizaciones se han decidido a tomar
el camino de implantarlo.
Cuba no est ajena a este proceso. La desaparicin de
los mercados tradicionales ha forzado al pas a tratar de introducir
sus productos y servicios en el mercado internacional, lo que ha
convertido en un imperativo para muchas empresas la
implementacin de sistemas de gestin de la calidad. De hecho, en el
2002, 90 empresas cubanas ya cuentan con sistemas de gestin de la
calidad certificados, con una tendencia a un aumento de la cifra al
avanzar el proceso de Perfeccionamiento Empresarial.
La documentacin es el soporte del sistema de gestin de la calidad,
pues en ella se plasman no slo las formas de operar de la
organizacin sino toda la informacin que permite el desarrollo de
todos los procesos y la toma de decisiones.
Existen diversos metodologas para la implementacin de sistemas de
gestin de la calidad, y en todas sus autores coinciden en considerar
a la elaboracin de la documentacin como una etapa importante,
pero existe una tendencia a reducir el enfoque de esta cuestin a
ofrecer algunos consejos para la elaboracin
de documentos ( fundamentalmente del Manual de Calidad y
los procedimientos), cuando no se trata slo de confeccionarlos sino
de garantizar que el sistema documental funcione como tal y pase a
ser una herramienta eficaz para la administracin de los procesos.
Por ello, este trabajo tiene como objetivo ofrecer una metodologa
para implementar un sistema documental que cumpla con los

requisitos de las normas ISO 9000:2000, y pueda ser aplicada por los
especialistas de calidad de cualquier organizacin que se enfrente a
la compleja tarea de establecer un sistema de gestin de la calidad.
Las normas son necesarias en la actualidad para toda actividad
organizada, por esta razn en el mundo, las organizaciones las crean
y las siguen con rigidez con el fin de alcanzar
con xito los objetivos de la organizacin.
En actualidad a nivel mundial las normas ISO 9000 y ISO 14000 son
requeridas, debido a que garantizan la calidad de
un producto mediante la implementacin de controles exhaustivos,
asegurndose de que todos los procesos que han intervenido en su
fabricacin operan dentro de las caractersticas previstas.
Toda empresa debe tener en cuenta estas normas pues son el punto
de partida en la estrategia de la calidad, as como para la posterior
certificacin de la empresa.
La calidad de un producto no nace de controles eficientes, nace de un
proceso productivo y de soportes que operan adecuadamente, en
este espritu estn basadas las normas ISO, por esta razn estas
normas se aplican a la empresa y no a los productos de esta.
La empresa que implante las normas, asegura a sus clientes que la
calidad del producto que el compra, se mantendr en el tiempo.
De esta manera habr diferenciacin en el mercado, de las empresas
que ya han sido certificadas y las que no, esto con el tiempo se
tornar en algo habitual y se presentar la discriminacin hacia
empresas no certificadas, esta situacin se presenta ya en pases
desarrollados en donde los departamentos de abastecimiento de
grandes corporaciones exigen la norma a todos sus proveedores.
La norma ISO 14000, no es una sola norma, sino que forma parte de
una familia de normas que se refieren a la gestin ambiental aplicada
a la empresa, cuyo objetivo consiste en la estandarizacin de formas
de producir y prestar de servicios que protejan al medio ambiente,
aumentando la calidad del producto y como consecuencia
la competitividad del mismo ante la demanda de productos cuyos
componentes y procesos de elaboracin sean realizados en un
contexto donde se respete al ambiente.
Estas forman parte adems de la serie ISO (International Standart
Organization) de donde provienen las conocidas ISO 9000 e ISO 9001,
referidas estas ultimas a la calidad total dentro de la empresa.
Las normas OHSAS han sido diseadas para ser compatibles con los
estndares de gestin ISO 9.000 e ISO 14.000, relacionados con
materias de Calidad y Medio Ambiente respectivamente. De este
modo facilita la integracin de los sistemas de gestin para la calidad,
el medio ambiente, la salud ocupacional y la seguridad en las
empresas.
Estos sistemas comparten principios sistemticos comunes de gestin
basados, entre otros, en el mejoramiento continuo, el compromiso de
toda la organizacin y en el cumplimiento de las normativas legales.
Las normas OHSAS han sido diseadas para ser compatibles con los
estndares de gestin ISO 9.000 e ISO 14.000, relacionados con
materias de Calidad y Medio Ambiente respectivamente. De este

modo facilita la integracin de los sistemas de gestin para la calidad,


el medio ambiente, la salud ocupacional y la seguridad en las
empresas.
Estos sistemas comparten principios sistemticos comunes de gestin
basados, entre otros, en el mejoramiento continuo, el compromiso de
toda la organizacin y en el cumplimiento de las normativas legales

Historia de las OHSAS 18000 (OccupationalHealthandSafetyAssessment


Series)?
OHSAS 18000 (Occupational Health and safety AssessmantSeries)
Durante el segundo semestre de 1999, fue publicada la normativa OHSAS 18.000, dando inicio as a la
serie de normas internacionales relacionadas con el tema "Salud y Seguridad en el Trabajo", que viene a
complementar a la serie ISO 9.000 (calidad) e ISO 14.000 (Medio Ambiente).
Podemos indicar, entonces, que esta nueva serie de estndares en materia de salud
ocupacional y administracin de los riesgos laborales, integra las experiencias ms avanzadas en este
campo, y por ello est llamada a constituirse en el modelo global de
Gestin de prevencin de riesgos y control de prdidas.
Las normas OHSAS 18000 son una serie de estndares voluntarios internacionales relacionados con la
gestin de seguridad y salud ocupacional, toman como base para su elaboracin las normas 8800 de la
British Standard. Participaron en su desarrollo las principales organizaciones certificadoras del mundo,
abarcando ms de 15 pases de Europa, Asia y Amrica.
Estas normas buscan a travs de una gestin sistemtica y estructurada asegurar el mejoramiento de la
salud y seguridad en el lugar de trabajo
Estas normas son aplicables a los riesgos de salud y seguridad ocupacional y a aquellos riesgos
relacionados a la gestin de la empresa que puedan causar algn tipo de impacto en su operacin y que
adems sean controlables.

Qu son la OHSAS 18.000 ?


LasnormasOHSAS18,000sonunaseriedeestndaresvoluntariosinternacionales
relacionadosconlagestindeseguridadysaludocupacional,tomancomobaseparasu
elaboracinlasnormas8800delaBritishStandard.Participaronensudesarrollolas
principalesorganizacionescertificadorasdelmundo,abarcandomsde15pasesde
Europa,AsiayAmrica.Estasnormasbuscanatravsdeunagestinsistemticay
estructuradaasegurarelmejoramientodelasaludyseguridadenellugardetrabajo.

Implementacin OHSAS 18000

Para implementar de manera eficaz un sistema de gestin de la salud y


seguridad ocupacional, es preciso considerar los elementos fundamentales de
esta clase de sistemas, que son los siguientes:
1.

Poltica de salud y seguridad ocupacional: Es el primer punto a


desarrollar previamente a toda implementacin. La poltica es un conjunto de
intenciones y direccin generales de una organizacin relacionadas con su
desempeo de la SSO, tal como las ha expresado formalmente la alta
direccin. Adems, la poltica de SSO proporciona una estructura para la
accin y para el establecimiento de los objetivos correspondientes.

2.

Identificacin y evaluacin de riesgos: Se identifican y evalan


aquellos riesgos que no hayan podido ser eliminados. Las acciones de
prevencin de la empresa se planifican a partir de la evaluacin inicial de
riesgos, la que debe ser revisada en forma perodica y cuando cambian las
condiciones de trabajo.

3.

Organizacin: La empresa debe establecer su modelo organizativo del


sistema definiendo, de la manera que le resulte ms adecuada, los rganos y
las figuras con responsabilidades en el mbito de la SSO, tales como los

Servicios de Prevencin, Delegados de Prevencin, Comit de SSO, etc. y las


funciones y responsabilidades del personal involucrado.
4.

Planificacin: La planificacin para el control de los riesgos se


establece a partir de la evaluacin inicial. Esta planificacin contempla un
conjunto de actividades de prevencin para aplicar a los diferentes elementos
del sistema de gestin de SSO, determinando plazos, prioridades y recursos en
funcin de la magnitud de los riesgos y de la cantidad de personal expuesto a
tales riesgos. En esta etapa deben considerarse los requisitos legales y de otro
tipo aplicables a la SSO.

5.

Ejecucin y coordinacin: Consiste en llevar a la prctica todo lo


anteriormente planificado. Contar con procedimientos documentados resulta
de gran ayuda para el desarrollo de las actividades de prevencin, facilitando
la implantacin de tales medidas y la formacin y aprendizaje de las personas
implicadas.

6.

Auditora: El proceso de auditora de las actividades contempladas en


la planificacin y de los diferentes elementos del sistema de gestin de SSO
cierra el ciclo para la mejora continua. Tal evaluacin debe permitir examinar
de forma sistemtica, documentada y objetiva todos los componentes del
sistema de gestin de la salud y la seguridad y en el trabajo, comprobando su
adecuada implantacin. La organizacin debera
establecer y mantener actualizado el procedimiento para el
desarrollo de auditoras internas.

LA NORMA OHSAS 18000 REQUIERE SISTEMATIZACIN LEGAL


FAMILIAS" DE NORMAS A SER SISTEMATIZADAS:
Higiene y Seguridad Industrial.
Riesgos del Trabajo.
Enfermedades y Accidentes.
Salud Ocupacional.
Registros SRT.
Requerimientos Ambientales dictados por la Autoridad Laboral.
RELACION ENTRE LAS NORMAS ISO 9000, ISO 14000 CON LAS NORMAS OHSAS 18000
Las normas OHSAS han sido diseadas para ser compatibles con los estndares de gestin ISO 9.000 e
ISO 14.000, relacionados con materias de Calidad y Medio Ambiente respectivamente. De este modo
facilita la integracin de los sistemas de gestin para la calidad, el medio ambiente, la salud ocupacional y
la seguridad en las empresas.
Estos sistemas comparten principios sistemticos comunes de gestin basados, entre otros, en el
mejoramiento continuo, el compromiso de toda la organizacin y en el cumplimiento de las normativas
legales.
REQUISITOS PARA LA EJECUCIN DE OHSAS 18000

Las normas OHSAS 18000 no exigen requisitos para su aplicacin, han sido elaboradas para que las
apliquen empresas y organizaciones de todo tipo y tamao, sin importar su origen geogrfico, social o
cultural.
Esta norma es aplicable a cualquier empresa que desee:

Establecer un sistema de gestin de Salud y Seguridad Ocupacional, para proteger


el patrimonio expuesto a riesgos en sus actividades cotidianas;
Implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema de gestin en salud y seguridad
ocupacional;
Asegurar la conformidad de su poltica de seguridad y salud ocupacional
establecida;
Demostrar esta conformidad a otros;
Buscar certificacin de sus sistema de gestin de salud y seguridad ocupacional,
otorgada por un organismo externo.

Estas normas y sus requisitos pueden ser aplicados a cualquier sistema de salud y seguridad
ocupacional. La extensin de la aplicacin depender de los factores que considere la poltica de la
empresa, la naturaleza de sus actividades y las condiciones en las cuales opera.
OHSAS 18.000 Y SISTEMA DE SALUD OCUPACIONAL Y ADMINISTRACIN DE RIESGOS

La gestin de estas actividades en forma sistemtica y estructurada es la forma ms adecuada para


asegurar el mejoramiento continuo de la salud y seguridad en el trabajo. El objetivo principal de un
sistema de gestin de salud y seguridad ocupacional es prevenir y controlar los riesgos en el lugar de
trabajo y asegurar que el proceso de mejoramiento continuo permita minimizarlos.
El xito de este sistema de salud y seguridad ocupacional depende del compromiso de todos los niveles
de la empresa y especialmente de la alta gerencia. Asimismo, el sistema debe incluir una gama
importante de actividades de gestin, entre las que destacan:
Una poltica de salud y seguridad ocupacional;
Identificar los riesgos de salud y seguridad ocupacional y las normativas legales
relacionadas;
Objetivos, metas y programas para asegurar el mejoramiento continuo de la salud y
seguridad ocupacional
Verificacin del rendimiento del sistema de salud y seguridad ocupacional
Revisin, evaluacin y mejoramiento del sistema.
CERTIFICACION O REGISTRO DE LA OHSAS 18000

La certificacin se produce cuando la empresa contrata un oficial independiente, llamado certificador, para
evaluar el sistema de gestin y as asegurar que los requisitos se ajustan a la norma evaluada, para este
caso OHSAS 18.000.
La normativa OHSAS 18.000 no requiere de una certificacin obligatoria, sta es completamente
voluntaria. Sin embargo, si la empresa optara por certificar su sistema de gestin de salud y seguridad
ocupacional, debe estar en condiciones de demostrar objetivamente que ha cumplido con los requisitos
especificados por esta norma.
As tambin, otorga validez y credibilidad a nivel internacional, el hecho de contratar a un tercero
independiente que certifique la conformidad con lo establecido en la normativa.
Cualquier empresa puede acceder a las normas OHSAS 18.000 y solicitar la certificacin a un organismo
independiente, bastando slo que demuestre el cumplimiento de la normativa en todo su proceso.
Este a su vez, es el nico requisito exigible para que se le certifique a la empresa la conformidad con la
norma.
BENEFICIOS QUE SE PUEDEN OBTENER AL APLICAR ESTAS NORMAS OHSAS 18.000 SON:
Reduccin del nmero de personal accidentado mediante la prevencin y control de riesgos en el
lugar de trabajo;
Reducir el riesgo de accidentes de gran envergadura;
Asegurar una fuerza de trabajo bien calificado y motivado a travs de la satisfaccin de sus
expectativas de empleo;

Reduccin del material perdido a causa de accidentes y por interrupciones de


produccin no deseados;
Posibilidad de integracin de un sistema de gestin que incluye calidad, ambiente, salud y
seguridad;
Asegurar que la legislacin respectiva sea cumplida;
Adicionalmente a estos beneficios mencionados, existen otros relacionados que podemos clasificar en:
Imagen: Las empresas que adoptan estas normativas de mejoramiento continuo, tales como ISO 9.000,
ISO 14.000 y ahora las OHSAS 18.000, se ven beneficiadas en el engrandecimiento de
su imagen interna, como externa. Se benefician y fortalecen las relaciones con sindicatos y gremios
laborales y sociales.
Negociacin: Un factor importante para toda empresa es asegurar a sus trabajadores, a sus procesos e
instalaciones, para ello recurren a compaas de seguros o instituciones especializadas, que sin un
respaldo confiable de los riesgos que tomarn, difcilmente
otorgarn primas preferenciales o flexibilidad en sus productos. Al adoptar estas normas, las empresas
tienen mayor poder de negociacin, debido a que sus riesgos estarn identificados y controlados por
procedimientos claramente identificados.
Competitividad: Actualmente, y con mayor fuerza en el futuro, la globalizacin elimina las fronteras y las
barreras de los diferentes productos y servicios que se ofrecen en los mercados mundiales. Esto nos
obliga a mantener altos estndares de calidad, y a cumplir rigurosamente con los estndares de los
mercados en los cuales queremos competir. El hecho de asumir como propios estos estndares OHSAS
18.000, har que las empresas puedan competir de igual a igual en los mercados mundiales, sin temor a
ser demandados por un efecto dumping en esta materia.
Respaldo: Otro beneficio que obtienen las empresas al adoptar estas normas OHSAS
18.000, es obtener el respaldo necesario para aportar antecedentes de su gestin ante posibles
demandas laborales por negligencia en algn siniestro del trabajo. El potencial de estos beneficios
adems, se ven incrementados si el sistema est certificado.
AUDITORA DE SISTEMAS DE PREVENCIN DE RIESGOS
LABORALES
Es una evaluacin sistemtica, documentada, peridica y objetiva que consiste en la revisin global de
la eficacia, efectividad y fiabilidad del sistema de gestin para la prevencin de riesgos laborales, as
como si el sistema es adecuado para alcanzar la poltica y los objetivos de la organizacin en esta
materia.
El adjetivo de global hace referencia a que ha de contemplar al sistema auditado en su totalidad, para
poder expresar una opinin sobre la razn habilidad de su funcionamiento y/o de la informacin emitida.
Por objetiva se entiende que ha de ser realizada por profesionales que guarden una relacin de
estricta independencia con el sistema a auditar.
Debe ser una revisin normalizada, debern existir unas normas que garanticen que las conclusiones
alcanzadas en la auditoria responden a unos criterios mnimos comunes para todos los auditores.
No es una inspeccin, la auditoria analiza el funcionamiento del sistema, sus puntos fuertes y dbiles. El
anlisis de un sistema nunca puede ser realizado de forma puntual, no se busca el acierto o fallo en un
determinado momento, sino que se busca los posibles aciertos y fallos a lo largo del tiempo. En la
inspeccin se realiza un anlisis de un proceso, equipo o sistema valorando cmo est funcionando en
ese momento, no antes ni despus.
Es sistemtica, los resultados de la auditoria no se basan en el azar, son debidos a un anlisis minucioso,
ordenado y planificado por parte del auditor, que permiten un grado alto de fiabilidad.
Analiza resultados, la auditoria no es un simple examen de cmo se llevan a cabo las actividades; analiza
los resultados, evaluando basndose en stos la efectividad de las actuaciones.
Es peridica los sistemas de gestin son implantados en un determinado momento, para una
organizacin y unas necesidades empresariales. Los cambios en la organizacin, los procesos, las
personas, etc., pueden generar que lo que hoy es adecuado deje de serlo. Las auditorias, al ser
peridicas, deben impedir el desajuste entre el sistema y la realidad.
CONCLUSIONES
En conclusin podemos decir que auque las normas ISO,OHSAS nunca han sido obligatorias, se han
hecho necesarias en aquellas empresas que desean dar a conocer en el mercado global sus productos, y
no solamente la calidad de ellos sino tambin la gestin que se realiza en la organizacin para disminuir

los impactos negativos sobre el medio ambiente, es decir, asegurar la aceptacin internacional y el
mejoramiento continuo de salud y seguridad en el trabajo.
Da a da sern ms relevantes, y se convertirn en requisitos para desarrollar comercio Internacional y
tener un mejoramiento continuo que redundar obviamente en beneficio de todos, gobierno, empresa,
clientes, el mundo.
Debemos recordad que en el caso de las normas ISO 14000 ya el producto en s no se vende a
una persona, se vende la imagen, se vende la empresa, la organizacin, su entorno, no se beneficia nadie
en particular sino todas aquellas personas que tengan acceso y que estn en contacto con el medio
ambiente que es afectado con los procesos de sta.

CmoserelacionanlasnormasISO9.000,ISO14.000conlasnormasOHSAS
18.000?

LasnormasOHSAS18,000hansidodiseadasparasercompatiblesconlosestndares
degestinISO9.000eISO14.000,relacionadosconmateriasdeCalidadyMedio
Ambienterespectivamente.Deestemodofacilitalaintegracindelossistemasde
gestinparalacalidad,elmedioambiente,lasaludocupacionalylaseguridadenlas
empresas.Estossistemascompartenprincipiossistemticoscomunesdegestin
basados,entreotros,enelmejoramientocontinuo,elcompromisodetodala
organizacinyenelcumplimientodelasnormativaslegales.

Una de las grandes dudas antes o durante el proceso de implementar


un Sistema de Gestin de Seguridad y Salud Ocupacional
(SySO) gira en torno a cules son y cmo se definen los objetivos de adaptar
una empresa u organizacin a esta norma. Un tema muy interesante que
abordamos en el curso de calidad y el curso de seguridad y salud.
Estos objetivos son mltiples y variados, pero giran en torno a uno principal,
que no es otro que promover mejoras continuas en reas muy importantes de
los diferentes procesos que lleva a cabo la empresa. Podramos decir que los
objetivos ms destacados seran:

Reducir los incidentes


Reducir los peligros
Reducir la utilizacin de materiales peligrosos
Aumentar la satisfaccin de los trabajadores
Reducir la exposicin de los trabajadores a sustancias nocivas y
peligrosas
Incrementar la toma de conciencia y la formacin de los
trabajadores

Una vez definidos los objetivos, stos pueden establecerse en distintos niveles
de responsabilidad y reas de la organizacin, de forma que cada objetivo
indique de forma clara la direccin en la que tienen que ir los esfuerzos y la
forma de llevarlos a cabo para lograr los resultados deseados.

Bibliografa:

Stanislav Karapetrovic, Walter Willborn, (1998) Integration of quality and

environmental management systems, The TQM Magazine, Vol. 10 Iss: 3, pp.204 213
Integrating OHS, Environmental and Quality Management Systems, Quality

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KARAPETROVIC, S. (2002): Strategies for the integration of management systems

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KARAPETROVIC, S. (2003): Musing on integrated management systems, Measuring

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JORGENSEN, T. (2007): Towards more sustainable management systems: through

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ZENG, S.; SHI, J.; LOU, G. (2006): A synergetic model for implementing an

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Production, Vol. 15, No. 18, pp. 1.760-1.767.
Norma UNE 66177:2005. Sistemas de gestin. Gua para la integracin de los
sistemas de gestin.

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