Definiciones de administracin

El concepto de administracin hace referencia al funcionamiento, la estructura y el

rendimiento de las organizaciones. El trmino proviene del latn ad-ministrare (servir)
o ad manus trahere (manejar o gestionar).

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La administracin es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de los
recursos para lograr los objetivos organizacionales.
(Segn Idalberto Chiavenato)
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Es el proceso de estructurar y utilizar conjuntos de recursos orientados hacia el logro

de metas, para llevar a cabo las tareas en un entorno organizacional.
(Hitt, Black y Porter)

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Fases de la administracion
Aunque exista una diversidad de criterios y un sinfn de autores que manejen
diferentes etapas, el criterio que predomina nos dice que las etapas del proceso
administrativo son 4: Planeacin, Organizacin, Direccin y Control.
1. Planeacin
Esta etapa abarca la definicin de las metas de la organizacin, el establecimiento de
una estrategia general para alcanzar esas metas y el desarrollo de una jerarqua
minuciosa de los planes para integrar y coordinar las actividades; establecer metas
sirve para no perder de vista el trabajo que se har y para que los miembros de la
organizacin fijen su atencin en las cosas ms importantes.
La planeacin se puede orientar hacia la estabilidad para garantizar la continuidad del
comportamiento actual en un ambiente previsible y estable, pero tambin puede estar
orientada hacia el mejoramiento del comportamiento para garantizar la reaccin
adecuada ante los cambios frecuentes en un ambiente muy dinmico e incierto.
Incluso, puede estar orientada hacia las contingencias, para anticiparse a eventos que

pueden ocurrir en el futuro e identificar las acciones apropiadas para cuando

eventualmente ocurran. Sin embargo, la planeacin se subordina a una filosofa de
accin.
2. Organizacin
Esta etapa incluye determinar que tareas se llevarn a cabo, cmo sern realizadas,
quin las ejecutara, como estarn agrupadas, quin depende de quin, y dnde sern
tomadas las decisiones.
La organizacin es la distribucin y disposicin de los recursos organizacionales para
alcanzar objetivos estratgicos. Esa distribucin se refleja en la divisin del trabajo en
unidades organizacionales, definicin de lneas formales de autoridad y adopcin de
mecanismos para coordinar las diversas tareas organizacionales.
Toda organizacin debe funcionar con un sistema integrado y cohesionado en que las
partes se interrelacionan estrechamente para actuar como una totalidad que alcance
determinado objetivo con xito. Sin embargo, organizar no es una tarea de una sola
vez. La estructura organizacional no es permanente ni definitiva, pues se debe ajustar
y adaptar de continuo, siempre que la situacin y el contexto ambiental experimenten
cambios. As, a medida que enfrenta nuevos y diferentes desafos generados por
cambios externos, la organizacin requiere responder de manera adecuada para ser
exitosa. Los cambios externos que ocurren en el ambiente traen nuevas
oportunidades, generan nuevas amenazas, proporcionan nuevas tecnologas y nuevos
recursos, incentivan la competencia, condicionan nuevas regulaciones legales y
gubernamentales, y todas estas influencias afectan directa o indirectamente los
negocios de la organizacin. Es ah donde se encuentra la clave: la organizacin debe
ser suficientemente maleable y adaptable para ajustarse a las demandas ambientales,
no slo para sobrevivir en el contexto variable, sino, en especial, para acompaar la
realidad externa y asegurar el xito del negocio.
La reorganizacin siempre es necesaria para ajustarse a los cambios. Reorganizacin
es la accin de modificar la estructura organizacional para ajustarla a las nuevas
condiciones ambientales. Muchas organizaciones se reestructuran continuamente para
volverse ms giles, sencillas, eficientes, eficaces y competitivas, en un ambiente
global de fuerte y acrrima competencia.
La organizacin es una importante funcin administrativa que sirve de base a la

estrategia organizacional. La planeacin define qu hacer, mientras que la

organizacin determina como hacerlo. La estructura organizacional es una
herramienta que el administrador debe utilizar para armonizar los recursos, de manera
que las tareas se ejecuten siguiendo la estrategia establecida.
La organizacin es una funcin administrativa que se distribuye entre todos los niveles
organizacionales, en consecuencia, cuando se habla de organizacin, se quiere decir
que el nivel institucional establece el diseo organizacional de toda la organizacin, el
nivel intermedio define el diseo departamental para cada una de las unidades
organizacionales y el nivel operacional determina el diseo de los cargos y tareas de
cada actividad, dentro de su rea de competencia. Sin embargo el proceso es
exactamente igual para todos: estructurar las diversas actividades que conducen a
conseguir los objetivos de la organizacin. Cada administrador, en su nivel
organizacional, coordina el trabajo de varias personas y estructura equipos para
procesar la produccin del trabajo.
3. Direccin
Es la etapa encargada de motivar a los empleados, orientar las actividades de otros,
elegir el canal ms eficaz de comunicacin, y resolver los conflictos entre los
empleados.
Esta es la funcin administrativa que se refiere a la relacin interpersonal del
administrador con su subordinado. Para que la planeacin y la organizacin puedan
ser eficaces, se deben complementar con la orientacin y el apoyo de las personas a
travs de comunicacin, liderazgo y motivacin adecuados. Para dirigir a las personas,
el administrador debe saber comunicar, liderar y motivar. Mientras las otras funciones
del proceso administrativo son impersonales, la direccin constituye un proceso
interpersonal que determina las relaciones entre los individuos.
La direccin est relacionada con la actuacin sobre las personas de la organizacin,
por lo que constituye una de las ms complejas funciones de la administracin.
La direccin es una funcin administrativa distribuida en todos los niveles jerrquicos
de la organizacin. En el nivel institucional, se denomina direccin; en el nivel
intermedio, se denomina gerencia, y en el nivel operacional recibe el nombre de
supervisin de primera lnea.
An cuando se habla de estos tres niveles de direccin, en todos los niveles lo que se

dirige son personas, y aunque cada rea de competencia sea distinta, el proceso es
igual para todos: tratar con subordinados mediante la comunicacin, el liderazgo y la
motivacin. (De momento aqu concluye lo que se refiere a conceptuar la direccin,
ms adelante en el rea de Recursos Humanos se profundiza sobre los estilos de
direccin ms reconocidos y de mayor aplicacin en la actualidad).
4. Control
Una vez que se han establecido las metas, se han formulado los planes, se ha definido
el orden de la estructura y se ha contratado, capacitado y motivado al personal, an
falta algo: un administrador que se encargue de que las cosas marchen como es
debido y que vigile el desempeo de la organizacin. Se ve comprometido a comparar
el desempeo real con las metas establecidas con anterioridad, y en el supuesto de
que se lleguen a presentar desviaciones significativas, ser el administrador el
responsable de volver a encaminar a la organizacin por el camino correcto, a grandes
rasgos, cuando se habla de la etapa de control, se hace referencia al mtodo de
vigilar, comparar y corregir.
La finalidad del control es garantizar que los resultados de lo planeado, organizado y
ejecutado se ajusten tanto como sea posible a los objetivos previamente establecidos.
La esencia del control est en verificar si la actividad controlada est o no alcanzando
los objetivos o resultados esperados. En este sentido, el control es bsicamente un
proceso que gua la actividad ejecutada hacia un fin previamente determinado.
El proceso de control presenta cuatro etapas o fases:
Establecimiento de objetivos o estndares de desempeo
Evaluacin o medicin del desempeo actual
Comparacin del desempeo actual con los objetivos o estndares establecidos
Accin correctiva para superar los posibles desvos o anormalidades
Las principales caractersticas del control son las siguientes:
Orientacin estratgica hacia los resultados: el control debe apoyar planes
estratgicos y enfocarse en las actividades esenciales que diferencian la organizacin.
Comprensin: el control debe apoyar el proceso de toma de decisiones presentando
datos en trminos comprensibles. El control debe evitar informes complicados y
estadsticas engaosas.
Orientacin rpida para las excepciones: el control debe indicar los desvos con
rapidez mediante una misin panormica del sitio en que ocurren las variaciones, y

qu se debe hacer para corregirlas adecuadamente.

Flexibilidad: el control debe proporcionar el juicio individual que se pueda modificar
para adaptarse a nuevas circunstancias y situaciones.
Autocontrol: el control debe proporcionar confiabilidad, buena comunicacin y
participacin de las personas involucradas.
Naturaleza positiva: el control debe hacer nfasis en el desarrollo, el cambio y el
mejoramiento; debe apalancar la iniciativa de las personas y minimizar el papel de las
sanciones y los castigos.
Claridad y objetividad: el control debe ser imparcial y preciso para todos. Como
propsito fundamental, se debe respetar el mejoramiento del desempeo.