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CUALIFICACIONES
Versin 02
TABLA DE CONTENIDO
RECONOCIMIENTOS................................................................................................................................................................................. 4
INTRODUCCIN ........................................................................................................................................................................................ 7
OBJETIVO ................................................................................................................................................................................................... 9
ALCANCE .................................................................................................................................................................................................... 9
DIRIGIDA A: ............................................................................................................................................................................................... 9
MARCO NORMATIVO .............................................................................................................................................................................. 9
1.
GENERALIDADES .......................................................................................................................................................................... 11
1.1. Principios de la Evaluacin y la Certificacin de la Competencia Laboral. ECCL. .............................................................. 11
1.2. Caractersticas de la Evaluacin y Certificacin de Competencias Laborales. ECCL. ........................................................ 11
1.3. Lneas de Atencin. ..................................................................................................................................................................... 12
1.3.1. Por Alianza. ................................................................................................................................................................................... 12
1.3.2. Por Demanda Social. ................................................................................................................................................................... 13
2.
FASES PARA EVALUAR Y CERTIFICAR LA COMPETENCIA LABORAL (ECCL). ........................................................................ 13
2.1. PLANEACIN. ............................................................................................................................................................................... 13
2.1.1. Establecer y Divulgar Lineamientos. ......................................................................................................................................... 13
2.1.2. Registrar Usuario. ....................................................................................................................................................................... 13
2.1.3. Registrar y Verificar Solicitudes. ............................................................................................................................................... 14
2.1.4. Identificar reas Claves a Evaluar. ............................................................................................................................................ 14
2.1.5. Aprobar reas Claves a Evaluar................................................................................................................................................ 15
2.1.6. Elaborar Programacin Anual de Evaluacin y Certificacin de Competencias Laborales. PAECCL. ........................... 16
2.1.7. Establecer Metas y Presupuesto de Competencias Laborales. ............................................................................................ 18
2.1.8. Establecer Esquema de Evaluacin y Certificacin. EECCL. .................................................................................................. 18
2.1.9. Divulgar el Servicio de Evaluacin y Certificacin de Competencias Laborales. ............................................................... 21
2.1.10.Estructurar Proyecto de Evaluacin y Certificacin de Competencias Laborales. PECCL............................................... 23
2.1.11.Administracin de Instrumentos de Evaluacin. .................................................................................................................. 26
2.1.11.1Gestin de Instrumentos de Evaluacin. ............................................................................................................................ 26
2.1.11.2Ciclo de Vida de Instrumento de Evaluacin. ...................................................................................................................... 28
2.1.11.3Custodia y Confidencialidad................................................................................................................................................... 30
2.1.11.4Principios, Procesos y Herramientas de los Instrumentos de Evaluacin. ..................................................................... 33
2.1.11.5Momentos Crticos de los Instrumentos de Evaluacin .................................................................................................... 36
2.1.11.6Codificacin. ............................................................................................................................................................................. 37
2.1.12.Formacin de Evaluadores. ...................................................................................................................................................... 40
2.2. EJECUCIN. ................................................................................................................................................................................... 41
2.2.1. Realizar Sensibilizacin del Procedimiento. ............................................................................................................................ 41
2.2.2. Realizar Induccin a la Norma de Competencia Laboral. ...................................................................................................... 42
2.2.3. Formalizar la Inscripcin............................................................................................................................................................. 43
2.2.4. Elaborar Plan de Evaluacin y Ejecucin de Evidencias de ECCL. ........................................................................................ 45
2.2.5. Valoracin de Evidencias. ........................................................................................................................................................... 47
2.2.5.1.Tcnicas para Evaluar la Competencia Laboral. ................................................................................................................... 47
2.2.5.2.Formulacin de la Pregunta. ................................................................................................................................................... 48
2.2.5.3.Observacin Directa en Ambiente Natural de Trabajo. ...................................................................................................... 48
2.2.5.4.Valoracin de Productos Terminados o en Proceso. .......................................................................................................... 50
2.2.6. Emitir Juicio y Notificar al Candidato. ...................................................................................................................................... 61
2.3. VERIFICACIN. ............................................................................................................................................................................. 62
2.3.1. Programacin de Auditorias. ..................................................................................................................................................... 63
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FORMATOS
Formato GCC-F-028. Acuerdo de Confidencialidad para la Elaboracin de tems e Indicadores de
Evaluacin
Formato GCC-F-029. Asistencia a la Sensibilizacin e Induccin de ECCL
Formato GCC-F-030. Cuestionario ECCL
Formato GCC-F-031. Hoja de Respuestas
Formato GCC-F-032. Lista de Chequeo de Evidencia de Desempeo/ Producto de ECCL
Formato GCC-F-33. Acuerdo de Confidencialidad y NO Divulgacin de Informacin
ANEXOS
Anexo GCC-AN-003. Perfiles de los actores que intervienen en la Evaluacin y Certificacin de
Competencias Laborales.
Anexo GCC-AN-004. Criterios para la creacin y funcionamiento del comit de Evaluacin y Certificacin
de Competencias Laborales.
Anexo GCC-AN-005. Criterios para la creacin y funcionamiento del comit de Esquema de Evaluacin y
Certificacin de Competencias Laborales.
PLANTILLAS
Plantilla GCC-PL-001. Modelo de Constancia de Experiencia Laboral
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TABLAS
Tabla 1. Perodos de la Oferta
Tabla 2. Aspectos Codificables
Tabla 3. Estructura de la Codificacin
Tabla 4. Criterio de Referencia de Auditora del Sistema
Tabla 5. Responsables a Evaluar Desempeo de los Actores del ECCL
Tabla 6. Definicin de las PQRSF
Tabla 7. Deberes y Derechos de Lderes y Evaluadores.
Tabla 8. Deberes y Derechos de Candidatos
Tabla 9. Abreviaturas
GRFICOS
Grafico 1. Triangulo CIA
Grafico 2. Cubo de McCumber
Grafico 3. Cadena de Custodia en las Etapas de Construccin de los Instrumentos de Evaluacin
Grafico 4. Distribucin de las Sillas
Grafico 5. Relleno del Ovalo de la Hoja de Respuestas
RECONOCIMIENTOS
Para la construccin de esta Gua participaron servidores pblicos que aportaron su profesionalismo y
experiencia, con el fin de presentarle al pas una gua para la consulta y uso.
A principios del ao 2011 quienes empezaron la construccin de la gua:
Rusby Cecilia Vargas Almeida, Direccin del Sistema Nacional de Formacin para el Trabajo.
Dina Heidy Ahmad Fonseca, Direccin del Sistema Nacional de Formacin para el Trabajo.
Para el ao 2012 la Direccin del Sistema Nacional de Formacin para el Trabajo (DSNFT) crea Equipos
Nacionales con el fin de darle mayor participacin a las Regionales y Centros en la construccin
colectiva de los documentos del Proceso Gestin por Competencias para las Cualificaciones, fue as
como se convoc al Equipo Nacional de Evaluacin y Certificacin de Competencias Laborales para la
validacin, este equipo est conformado por:
Andrs Felipe Leusson Barahona, Certificacin de Competencias Laborales. Centro
Agroindustrial y Pesquero de la Costa Pacfica. Regional Nario.
Cristian Pedreros Ramn, Certificacin de Competencias Laborales. Centro Agro Empresarial y
Desarrollo Pecuario del Huila. Regional Huila.
Rafael Armando Saltarn de la Hoz, Certificacin de Competencias Laborales. Centro de
Comercio y Servicios. Regional Atlntico.
Natalia Patricia Franco Ceballos, Certificacin de Competencias Laborales. Centro para el
Desarrollo del Hbitat y la Construccin. Regional Antioquia.
Consuelo Jaramillo Zuluaga. Certificacin de Competencias Laborales. Centro Atencin al Sector
Agropecuario. Regional Risaralda.
Sady Torcoroma Caselles Osorio, Certificacin de Competencias Laborales. Centro Agro
empresarial. Regional Cesar.
Autores del Instructivo para la construccin de items e indicadores de evaluacin de competencias
laborales:
Rusby Cecilia Vargas Almeida, Direccin Sistema Nacional de Formacin para el Trabajo
Dina Heidy Ahmad Fonseca, Direccin Sistema Nacional de Formacin para el Trabajo.
Edgar Aurelio Gelves Albarracn, Direccin Sistema Nacional de Formacin para el Trabajo.
Yobanny Andrs Holgun, Direccin Sistema Nacional de Formacin para el Trabajo.
Ana Maria Chaves Chaux, Centro de Comercio y Servicios, Regional Cauca.
Aida Marleny Garcia Restrepo, Certificacin Competencias Laborales. Centro de Gestin
Tecnolgica de Servicios, Regional Valle.
Mireya Castillo Pico, Certificacin Competencias Laborales. Centro de Industria y Servicios,
Regional Meta.
Henry David Ibarra Rangel, Certificacin Competencias Laborales, Centro Industrial y de
Aviacin, Regional Atlntico.
Csar Amaya - Regional Antioquia, Patricia Romero- Regional Atlntico, Carlos Arturo Gamba-Regional
Distrito Capital y Esperanza Rubiano Lder del Equipo Nacional de Auditores, nos dieron sus aportes para
mejorar y fortalecer la fase de Verificacin.
Se recibi el apoyo tcnico en la sistematizacin y organizacin del documento y sus soportes:
Agradecemos a todas las personas que intervinieron directa o indirectamente en el apoyo de este
documento.
INTRODUCCIN
El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, mediante Decreto 249 de 2004 Articulo 12, es el responsable
en Colombia de evaluar y certificar la competencia laboral de los colombianos; y a travs del Decreto
933 de 2003 en su Artculo 19 Certificacin de Competencias Laborales, es autorizado para Evaluar y
Certificar la competencia Laboral: "El Servicio Nacional de Aprendizaje-SENA regular, disear,
normalizar y certificar las competencias laborales. Este procedimiento se disea a travs de la
Direccin del Sistema Nacional de Formacin para el Trabajo DSNFT y se ejecuta en los Centros,
tomando como base los esquemas de evaluacin y certificacin y normas de competencia laboral,
insumo para que el sector productivo defina e implemente polticas y estrategias para el desarrollo y
gestin del talento humano.
Colombia adelanta la Evaluacin y Certificacin de las Competencias Laborales (ECCL) del talento
humano del pas, a partir de las normas de competencia laboral definidas por el sector productivo,
mediante las Mesas Sectoriales. El SENA y otros Organismos Certificadores acreditados por el
Organismo Nacional de Acreditacin - ONAC, prestan en la actualidad el servicio de certificacin de
personas. Estos parmetros nacionales son una herramienta para la valoracin de las competencias de
los trabajadores, que incluye la demostracin de evidencias de conocimiento, producto y desempeo
por parte de los candidatos sin importar cmo ni cundo stos se hayan adquirido. As mismo, facilitan
la medicin, mejoramiento de la calidad, productividad de las empresas y de conglomerados de
empresas, cadenas productivas, sectores y regiones.
Lo anterior se soporta en el documento CONPES 3674 de 2010, el cual Establece las directrices
generales para la puesta en marcha de la estrategia nacional para la gestin del talento humano en
Colombia. Con base en lo anterior, uno de los objetivos principales de la poltica es: Disear e
implementar herramientas que permitan el reconocimiento y certificacin de las competencias,
habilidades y conocimientos del capital humano con el fin de dar al sector productivo las seales que
necesita para definir sus necesidades ocupacionales, se potencien la articulacin al interior de todo el
sector de formacin, a favor de una poltica de valoracin de conocimientos, aprendizajes y experiencias
que fomenten la acumulacin de capital humano en la poblacin colombiana. Adems, sentar las bases
para establecer una poltica de aprendizaje permanente en la poblacin. En este mismo documento
establece los lineamientos de poltica para el fortalecimiento del sistema de formacin de capital
humano, especificando, entre otras cosas, la necesidad de consolidar una estructura institucional para la
gestin del talento humano que se fundamente en la coordinacin de las instancias que hoy tienen
competencias para desarrollar las acciones planteadas en dicho documento. De esta manera, las
entidades del Gobierno Nacional que estn involucradas en esta Poltica se comprometen a disear e
implementar herramientas para fomentar: (i) una mayor movilidad entre los diferentes niveles y
modalidades educativas, (ii) una mayor pertinencia de la formacin y la articulacin del Sistema de
Formacin de Capital Humano (SFCH) con el sector productivo, (iii) el fortalecimiento de los procesos de
aseguramiento de la calidad de oferta de formacin, y (iv) la determinacin de las bases para una
poltica de aprendizaje permanente en la poblacin. Todos estos elementos, componentes esenciales
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para el desarrollo ptimo de las polticas de educacin y formacin para el trabajo en condiciones
dignas.
Por lo anterior, el SENA como organismo certificador en el pas, desde el ao 2003, presenta el
procedimiento para certificar competencias laborales desde la planeacin, ejecucin, verificacin y
generacin de certificados que permite al sector productivo contar con personas competentes,
certificadas frente a estndares definidos y cualificados, facilitando la movilidad e inclusin en el mundo
laboral.
Este procedimiento responde parcialmente a las exigencias de la Norma ISO 17024:2003 Evaluacin de
la conformidad. Requisitos generales para los organismos que realizan la certificacin de personas
acorde con los lineamientos.
OBJETIVO
Establecer las fases necesarias para evaluar y certificar la competencia laboral (ECCL) de un candidato,
que cumpliendo con el 100% de lo establecido en una Norma de Competencia Laboral (NCL) puede
obtener un certificado que acredite su competencia.
ALCANCE
Esta gua aborda las generalidades de la evaluacin y certificacin de competencia laboral (ECCL) y
describe sus fases: Planeacin, Ejecucin y Verificacin al igual que se tratan tpicos de alta relevancia,
tales como: Elaboracin de Instrumentos para la valoracin de evidencias, Otorgamiento, Inhabilidades,
Prohibiciones, Uso de la Certificacin, Encuestas de Satisfaccin, entre otros.
El SENA como Organismo Certificador se reserva el derecho para identificar las Normas de Competencia
Laboral que usa para adelantar la ECC, por ningn motivo el SENA evala y certifica las competencias
definidas por el Ministerio de Educacin como son Estndares Bsicos de Competencias en Lenguaje,
Matemticas, Ciencias y Ciudadanas, dado que el sistema propuesto no permite certificar estas
competencias, sin embargo puede estudiar la posibilidad de certificar en Normas adoptadas, adaptadas
o reconocidas por los sectores productivos referidas a funciones productivas de los trabajadores. Para
efectos de facilitar la lectura y comprensin de esta gua, se denomina Norma de Competencia Laboral a
todos aquellos estndares referidos a una funcin productiva que en conjunto pueden conformar un
perfil tcnico o titulacin.
DIRIGIDA A:
Los diferentes actores que intervienen en la evaluacin y certificacin de competencias laborales (ECCL):
Subdirector del Centro, Coordinador Misional, Lder de Evaluacin y Certificacin de Competencia
Laboral (LECCL), Candidatos, Evaluador, Auditor y Responsables del Sistema de Evaluacin y Certificacin
de Competencias Laborales (SECCL).
MARCO NORMATIVO
Los lineamientos para desarrollar el procedimiento de evaluacin y certificacin a que hace referencia
esta gua, tienen como fundamento el siguiente normograma:
Ley 527 de 1999, Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de
datos, del comercio electrnico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de
certificacin y se dictan otras disposiciones.
Ley 734 de 2002, mediante el cual se expide el cdigo disciplinario nico.
Ley 872 de 2003, mediante la cual se crea el Sistema de Gestin de la Calidad en la Rama
Ejecutiva del Poder Pblico y en otras entidades prestadoras de servicios.
Ley 962 DE 2005, Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacin de trmites y
procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares
que ejercen funciones pblicas o prestan servicios pblicos.
Ley 1098 de 2006, por la cual se expide el Cdigo de la Infancia y la Adolescencia.
Decreto 933 de 2003, Artculo 19 Certificacin de Competencias Laborales. El Servicio Nacional
de Aprendizaje-SENA regular, disear, normalizar y certificar las competencias laborales.
Decreto 249 de 2004, Numeral 6 del Artculo 12 Avalar planes de evaluacin y certificacin del
desempeo, propuestos para ser ejecutados a todo costo por las empresas, asociaciones,
gremios u otras entidades mediante evaluacin y auditora de calidad del SENA.
Decreto 2364 de 2012 "Por medio del cual se reglamenta el artculo 7 de la Ley 527 de 1999,
sobre la firma electrnica y se dictan otras disposiciones."
Acuerdo 00006 del 2010 Por el cual se reglamenta la Conformacin, Proceso de Seleccin y
Funciones de las Mesas Sectoriales.
Resolucin 1961 de 2004, por la cual se reglamenta el trmite de peticiones, quejas, reclamos y
consultas presentadas ante el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA.
Resolucin 102 de 2005, por la cual se establecen pautas para el manejo de las comunicaciones
oficiales en el SENA y se dictan otras disposiciones.
Resolucin 0930 de 2006, por la cual se modifica la Resolucin 01961 de 2004 y se subroga la
Resolucin 00553 de 2006.
Resolucin 03139 de 2009, Por la cual se adoptan los certificados y constancias que el SENA
expide a los aprendices que culminan satisfactoriamente el proceso de formacin profesional
Integral y a las personas que demuestran su competencia laboral en el proceso de evaluacin y
certificacin para el trabajo.
ISO 17024:2003 Evaluacin de la conformidad. Requisitos generales para los organismos que
realizan la certificacin de personas. Criterios generales de acreditacin de las entidades de
certificacin de personas.
ISO 17000:2005: Evaluacin de la conformidad, vocabulario y principios generales.
ISO 9001:2008 Sistema de Gestin de la Calidad.
GP 1000:2009 Sistema de Gestin de la Calidad para la Rama Ejecutiva del Poder Pblico y otras
Entidades prestadoras de servicios.
ISO 19011:2012 Directrices para la auditora de los sistemas de gestin
CONPES 2945 de 1997 el Gobierno Nacional le encomienda al SENA liderar la construccin de un
sistema que articule toda la oferta educativa tcnica, pblica y privada, para regularla y
potenciarla, se da inicio al procedimiento de conformacin de un Sistema Nacional de
Formacin para el Trabajo.
CONPES 81 de 2004, define la consolidacin del Sistema Nacional de Formacin para el Trabajo
en Colombia, SNFT.
CONPES 3674 de 2010 establece las directrices generales para la puesta en marcha de la
Estrategia Nacional para la Gestin del Talento humano en Colombia.
La Recomendacin 195 de 2004 de la OIT sobre el Desarrollo de los recursos humanos:
educacin, formacin y aprendizaje permanente.
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GENERALIDADES
1.1.
Gratuito: Se fundamenta en que para el candidato no representa pagos en dinero, especie, directos e
indirectos al SENA o a las empresas, independientemente de la lnea de atencin que se establezca.
Accesible: Se accede de forma voluntaria a la Evaluacin y Certificacin de la Competencia Laboral de
manera libre y espontnea y no por obligacin o deber, teniendo en cuenta que el candidato es quien
decide en qu momento puede demostrar las evidencias de desempeo y producto requeridas por la
Norma de Competencia Laboral (NCL) a certificar. Las evidencias de conocimiento son programadas por
el SENA, previa concertacin, an en los casos de obligatoriedad legal o por poltica institucional como
es el caso de funciones productivas que revisten alto riesgo para la comunidad o que constituyen un
factor importante para la calidad en la prestacin del servicio correspondiente.
Sistmico: El procedimiento se cie a las fases, requisitos y condiciones establecidas en esta gua y en
los Esquemas de Evaluacin y Certificacin de Competencias Laborales (EECCL).
Legtimo: Se define y establece por el Organismo Certificador SENA de manera autntica y propia
garantizando el cumplimiento de la normatividad interna y externa. Se suma a esta caracterstica las
evidencias presentadas por el candidato de manera individual a travs de las cuales demuestra su
autora y propiedad, bajo un marco legal establecido.
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Prctico: Se centra en la experiencia y experticia que debe demostrar un candidato sin importar la
forma o manera de cmo, cundo y dnde adquiri la competencia.
Estandarizado: Se basa en un modelo propio y de uso exclusivo del SENA a nivel nacional, soportado en
Normas adoptadas, adaptadas o reconocidas por los sectores productivos y Esquemas de Evaluacin y
Certificacin de Competencias Laborales.
Vlido: Mide evidencias de conocimiento, desempeo y producto requeridos para el desempeo
competente de una funcin productiva.
Justo: Brinda a todos y cada uno de los candidatos las mismas oportunidades en la valoracin de
evidencias y certificacin.
Confiable: El proceso de evaluacin mide consistentemente las evidencias que debe demostrar un
candidato.
Independiente: Los actores que intervienen en el proceso no deben desempear ms de un rol
simultneamente ni hacer parte de otro proceso.
1.3.
Lneas de Atencin.
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El SENA en esta lnea asume el costo total de la evaluacin y certificacin de competencias laborales. A
excepcin de los casos en los que el candidato independiente puede suministrar los ambientes reales
de trabajo y equipos donde ejecuta normalmente la funcin productiva. Los costos que se generen por
el suministro de equipos y ambientes son asumidos por el candidato.
2. FASES PARA EVALUAR Y CERTIFICAR LA COMPETENCIA LABORAL (ECCL).
Para el desarrollo de la Evaluacin y Certificacin de la Competencia Laboral, se han establecido las
siguientes fases que a su vez estn constituidas por actividades:
2.1.
PLANEACIN.
2.1.1. Establecer y Divulgar Lineamientos.
La Direccin General y el Grupo de Certificacin de Competencias Laborales establecen directrices,
polticas y lineamientos a Regionales y Centros, para adelantar la Evaluacin y Certificacin de
Competencias Laborales (ECCL). Esta actividad se realiza iniciando cada periodo de vigencia o cuando
surjan novedades que modifiquen los lineamientos iniciales.
2.1.2. Registrar Usuario.
Para acceder a la informacin de ECCL (Solicitudes, Oferta, Sensibilizacin e Induccin, entre otros), una
persona natural o jurdica debe registrarse como usuaria en el Sistema de Evaluacin y Certificacin de
Competencias Laborales (SECCL), ingresando los datos bsicos solicitados, creando un usuario y una
contrasea. El sistema genera la notificacin de registro, la cual se enva al correo electrnico reportado.
(Ver Registro de Usuario en el SECCL).
13
Para llevar control de solicitudes se debe generar un reporte mensual de la herramienta dispuesta por la
DSNFT, con el fin de verificar y garantizar el trmite correspondiente a cada una de ellas (Ver Control
de Solicitudes en el SECCL).
2.1.4.
14
conjunto con empresarios de la regin, proponen mximo cinco (5) reas claves en el Centro, teniendo
en cuenta: Plan estratgico de la entidad, Plan de desarrollo departamental y/o regional, Caracterizacin
del sector, Esquemas de Evaluacin y Certificacin de Competencias Laborales (ECCL), informacin
Servicio Nacional de Empleo SNE, normatividad existente que regula el sector e informacin
suministrada por la Mesa Sectorial. Como producto de estas reuniones se deja como evidencia un Acta.
(Plantilla Acta del Procedimiento P001-GD Control de Registros).
El lder de ECCL remite las Actas que establecen las reas claves a atender en su centro al Coordinador
Misional de la Regional, quien debe consolidar dicha informacin de todos los centros pertenecientes a
la Regional y en conjunto con el Director Regional, Subdirectores de Centros y Lderes de ECCL
proceden a definir y aprobar las reas claves que atienden los centros de acuerdo con su tecnologa
medular garantizando la especializacin de los mismos. Como producto de esta reunin se deja como
evidencia un Acta (Plantilla Acta del Procedimiento P001-GD Control de Registros), la cual es remitida
por el Coordinador Misional al asesor del Grupo de Certificacin de Competencias.
Si se requiere ampliar la oferta, por demanda del servicio o por razones justificadas como nuevos
proyectos de inversin que demanden personal certificado, el Comit estudia los soportes y
adjuntndolos a una solicitud los dirige a la Coordinacin del Grupo de Certificacin de Competencias
Laborales.
2.1.5. Aprobar reas Claves a Evaluar.
El Grupo de Certificacin de Competencias Laborales de la Direccin General, recibe las actas (Plantilla
Acta del Procedimiento P001-GD Control de Registros) elaboradas en el numeral 2.1.4 y procede a:
15
Una vez aprobadas las reas claves el Lder de ECCL define las actividades, responsables y recursos
necesarios teniendo en cuenta si son para otorgamiento o mantenimiento. Para la atencin a los
aspirantes o candidatos, as:
Actividades:
Para el registro de la PAECCL debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
Las condiciones a tener en cuenta para los Proyectos de Evaluacin y Certificacin de Competencias
Laborales de servidores pblicos SENA son:
Se atiene por la lnea de ALIANZA.
Para definir las mesas y normas de competencia laboral en las que se certificarn los servidores
pblicos se debe tener en cuenta la especialidad tcnica de ste, para garantizar la cualificacin
en el rea de su dominio. Para instructores se complementarn con las NCL del sector educativo
definidas por la entidad.
Para la expedicin de la certificacin laboral a que hace referencia en los requisitos de
inscripcin se tienen en cuenta los lineamientos establecidos por la Secretaria General segn
circular 3-2013-000042.
16
El responsable del proyecto de CCL est a cargo del coordinador misional de la regional o del
centro, quien informar al Lder de ECCL, las mesas, normas, nmero de funcionarios, recursos
(presupuestales, humanos y materiales) para ser contemplado en la PAECCL.
El proyecto debe ser remitido a Secretaria General para su conocimiento
Despus de la notificacin a la Secretaria General el coordinador debe remitir al Lder de ECCL
de su centro el PCCL con el aval respectivo.
Los evaluadores no deben ser instructores ni de contrato ni de planta. Deben ser evaluadores
externos (Empresa).
No se puede evaluar con los instrumentos de uso regular para el procedimiento, por lo tanto se
debe garantizar la construccin de los mismos. Para su construccin pueden apoyarse de
expertos tcnicos a travs de la red de conocimiento que aplique.
Para tomar la evidencia de conocimiento se recoger mediante herramienta ON-LINE, sin
ninguna excepcin y en ambientes controlados, el lder solicitar con anterioridad de mnimo 15
das hbiles al Banco de Instrumentos para garantizar la creacin de usuarios, fecha, da, hora y
lugar para activar la prueba.
Para la Prueba de Oportunidad los evaluadores remitirn un banco de instrumentos los tems
necesarios y debe relacionar que conocimientos fueron en los que cada candidato fall y que
tems se les debe activar para esta prueba.
La auditora debe solicitarse al Grupo de Certificacin de Competencias Laborales de la
Direccin General, quien designar auditores por nodos para su atencin.
Los roles desempeados en Evaluacin y Certificacin de Competencias Laborales tienen que ser
totalmente independientes, es decir, el subdirector debe notificar mediante comunicacin a cada uno
de los actores, la designacin del rol a desempear, garantizando que no puede ejercer ms de un rol
simultneamente, es as como se debe evidenciar los siguientes roles en el procedimiento:
Coordinador Misional.
Auditor.
Lder de Certificacin de Competencias Laborales. (No puede ser Coordinador Acadmico ni
Misional).
Evaluador, no puede estar ejerciendo las funciones de instructor.
Responsable del registro de informacin en el aplicativo Sistema de Certificacin de
Competencias Laborales (SECCL).
Formador de evaluadores (Tutor virtual-Aplica slo para el Centro autorizado). Presencial
cuando se autorice por el Grupo de Certificacin de Competencias Laborales.
Experto Metodolgico en construccin y validacin de tems e indicadores.
NOTA: Los expertos tcnicos que actan como Evaluadores o expertos tcnicos constructores y
verificadores pueden ser vinculados mediante alianzas con empresas, organizaciones y/o gremios o
contratados por el SENA.
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Todos los actores vinculados al procedimiento de ECCL deben firmar el acuerdo (Formato GCC-F-33
Acuerdo de Confidencialidad y NO Divulgacin de Informacin) con el fin de dejar constancia que
conocen las implicaciones y responsabilidades que conlleva la ECCL.
Recursos:
Es el conjunto de personas, bienes materiales, financieros y tcnicos que se requieren planear para
llevar a cabo un PECCL:
El Lder de ECCL debe registrar en el link establecido por la DSNFT la Programacin Anual de Evaluacin
y Certificacin de Competencias Laborales (Ver SECCL), teniendo en cuenta las reas claves
anteriormente aprobadas y las instrucciones de diligenciamiento del mdulo, las cuales se encuentran
en el inicio del mismo. (Ver SECCL).
2.1.7. Establecer Metas y Presupuesto de Competencias Laborales.
Revisada la PAECCL de cada centro el Grupo de Certificacin de Competencias Laborales (Ver
Programacin Anual de Evaluacin y Certificacin de Competencias Laborales en el SECCL) avala y
procede a establecer las metas y presupuesto requerido para el cumplimiento de la misma.
Para esto, se enva requerimiento al proceso Gestin de Recursos Financieros, solicitando la asignacin
presupuestal de acuerdo con la disponibilidad de recursos para que genere la resolucin respectiva. El
Proceso Gestin de Recursos Financieros remite mediante comunicacin dirigida al Subdirector de
Centro, la resolucin de distribucin de recursos presupuestales, con el fin de iniciar la ejecucin de la
programacin anual y estructurar los PECCL.
2.1.8. Establecer Esquema de Evaluacin y Certificacin. EECCL.
El esquema es el conjunto de requisitos y condiciones establecidos por el sector productivo, para
asegurar que la evaluacin y certificacin de competencias laborales se adelante bajo las exigencias y
necesidades del sector, ste se establece a travs del Comit de Esquema (Ver Anexos GCC-AN-005
Criterios para la Creacin y Funcionamiento del Comit de Esquema de Evaluacin y GCC-AN-004
Criterios para la Creacin y Funcionamiento del Comit de Certificacin de Competencia Laborales)
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18
definido por el centro y aprobado por el Grupo de Certificacin de Competencias Laborales. (Ver
Esquema de Evaluacin y Certificacin de Competencias Laborales en el SECCL).
Cabe resaltar que los Esquemas de ECCL se deben elaborar por Perfil Tcnico o Titulacin de manera
independiente, en caso excepcional de requerirse un Esquema por NCL, se elabora justificando la
particularidad que amerita la construccin.
Cuando el Perfil Tcnico o Titulacin contiene una o ms NCL de otra(s) mesa(s) se debe (n) asociar y
aplicar el esquema(s) correspondiente (s). En caso de no contar con esquema para dicha NCL el lder de
ECCL debe solicitar autorizacin para su elaboracin, teniendo en cuenta que no puede evaluarse la NCL,
ni certificar la titulacin hasta que se cuente, se asocie y aplique el esquema.
Siempre se debe garantizar antes de iniciar un PECCL, que las NCL de carcter transversal cuenten con
el esquema. Para ello los lderes deben elaborar esquemas independientes para stas, teniendo en
cuenta los niveles ocupacionales en donde la NCL aplique y por consiguiente, determinar
cuidadosamente las caractersticas particulares que puedan ser utilizadas en los diferentes sectores.
Para la elaboracin de Esquemas de Evaluacin y Certificacin de Competencias Laborales el lder de
ECCL debe contar con la autorizacin del Grupo de Certificacin de Competencias Laborales, esto con el
fin de asegurar el cumplimiento de los requisitos establecidos y evitar la duplicidad de los esquemas. En
ningn caso pueden existir ms de un Esquema para el Perfil Tcnico, Titulacin o Norma.
Dicho Esquema debe contener como mnimo la siguiente informacin:
19
Cuando la NCL solicita evidencia de productos tales como: diseos curriculares, planes de mejoramiento,
planes estratgicos, diseos de software y el comportamiento de estas actividades no se desarrolla
necesariamente en tiempo continuo, se puede convalidar la experiencia con el nmero de productos
que determine el Esquema, asegurando con esto que se pueda demostrar la competencia. Cuando
aplique, en este campo se deben consignar las condiciones fsicas, psicolgicas y motrices que limitan el
desempeo de la funcin.
Ambientes de Evaluacin: Se contempla los requisitos mnimos exigidos por el sector y los
entes reguladores en cuanto a equipos, materiales y herramientas con los que debe contar
el ambiente de evaluacin para valorar las evidencias de desempeo y producto para que la
evaluacin sea confiable y vlida. Cuando una o varias NCL que conforman el Perfil Tcnico
o la Titulacin requieran especificidades diferentes a las establecidas en la titulacin, debe
registrarse en el campo Normas que componen el Perfil Tcnico o Titulacin.
Valoracin Evidencias de Producto: Se determina el tipo, condiciones y vigencia del
producto para ser evaluado.
Tcnica de simulacin y simulacro: Se define si para las evidencias de desempeo y
producto su valoracin se puede realizar por sta tcnica, slo cuando no sea posible la
observacin directa en el ambiente natural de trabajo por razones de costos, riesgos,
seguridad o baja frecuencia, la cual est establecida y autorizada por el Comit de ECCL.
Constancia o Certificacin Laboral: En caso de no cumplir con lo estipulado en el Numeral
3.3. o lo solicitado en la plantilla GCC-PL-001. Modelo de Constancia de Experiencia
Laboral
y segn el comportamiento del sector productivo, ste debe definir la forma en la cual se
evidencia la idoneidad de la persona en el desempeo de la funcin productiva. Esto aplica
slo para los sectores en donde las funciones productivas se desempeen de manera
informal.
20
PERIODO DE TRANSICIN: Para la ejecucin de proyectos del primer semestre del ao 2014 los centros
pueden ofertar las Normas de Competencia sin contar inicialmente con los esquemas de evaluacin y
certificacin respectivos, durante ste perodo (Primer semestre de 2014) se debe garantizar la
elaboracin de los mismos para ser utilizados a partir del 1 de Julio de 2014 fecha en la cual se debe
ofertar segn lo establecido en esta gua, no se hace excepcin alguna.
2.1.9. Divulgar el Servicio de Evaluacin y Certificacin de Competencias Laborales.
Con la programacin anual y los Esquemas de Evaluacin y Certificacin de Competencias Laborales el
Lder de Certificacin de Competencias Laborales prepara la oferta del servicio al sector productivo y la
comunidad en general de la regin. Las NCL que se ofertan deben contemplar los tiempos adicionales
antes de la inscripcin dado que el SECCL no permite la inscripcin de candidatos cuando la fecha de
vigencia de la NCL es menor a seis meses. El cupo mnimo para ofertar o estructurar un proyecto de
demanda social es de 20 candidatos por proceso, excepto para poblacin vulnerable que se puede
estructurar hasta con 15 candidatos. Para Alianza se pueden estructurar proyectos con mnimo 10
candidatos.
El tiempo de publicacin de la oferta est determinado por el cumplimiento del cupo asignado ms el
50% del porcentaje de la lista de espera, en caso de no cumplir con el porcentaje de la lista de espera o
del cupo asignado esta se cierra en dos semanas mximo o pueden solicitar ampliacin de oferta de
manera excepcional.
El Servicio de Evaluacin y Certificacin de Competencias Laborales se oferta as:
21
PERIODO
OFERTA
Primer
Febrero Marzo
Enero
Segundo
Abril Mayo
Marzo
Tercer
Junio Julio
Mayo
Cuarto
Agosto Septiembre
Julio
Quinto
Octubre-Noviembre
Septiembre
22
aspirantes pasan a una lista de espera y en caso de generarse alguna novedad porque alguno de los
aspirantes iniciales no cumple con algn requisito, se llama en el estricto orden de registro.
El nmero mximo de postulantes es igual al nmero de cupos establecidos ms el cincuenta por ciento
(50%) del mismo, en este momento la oferta queda en estado inactivo. Esta lista de espera no
compromete al SENA para garantizar cupo de las personas en ningn proceso, ni actual ni posterior, la
misma no es transferible de una NCL a otra, cada oferta es independiente.
Cuando se trata de oferta cerrada la empresa, organizacin o gremio debe postular a los posibles
candidatos cuando estructuran el proyecto.
2.1.10. Estructurar Proyecto de Evaluacin y Certificacin de Competencias Laborales. PECCL.
Se establece el Proyecto y las condiciones para ejecutar la Evaluacin y Certificacin de Competencias
Laborales de candidatos de acuerdo con las lneas de atencin, programacin anual y esquema. Para la
Lnea de atencin de demanda social se debe elaborar Proyecto por NCL, Titulacin, Perfiles Tcnicos o
Esquema de ECCL de una Mesa Sectorial. Un PECCL se establece con un mnimo de 20 candidatos o ms
segn lo establecido en el esquema o con lo estipulado para poblacin vulnerable. Para la Lnea de
Alianza el PECCL se puede estructurar por NCL, Titulacin o Perfiles Tcnicos de una o varias Mesas
Sectoriales, con un mnimo de 10 personas.
En ninguna de las dos Lneas de Atencin se pueden estructurar proyectos con menos de las personas
estipuladas, por esa razn nunca puede atenderse un proyecto para menos de diez (10) personas por
alianza, menos de veinte (20) por demanda Social y menos de quince (15) por poblacin vulnerable.
Se debe tener en cuenta desde la PAECCL que una NCL no puede ser programada, ofertada o
estructurada en un Proyecto, si vence en los prximos seis meses.
Los PECCL se clasifican en:
Cuando los Proyectos son de carcter Nacional o Regional, cada centro que este asociado al mismo debe
estructurar a partir de la informacin general del proyecto, su proyecto especfico.
Para diligenciar el Formato de Proyecto de Evaluacin y Certificacin de Competencias Laborales PECCL,
(Ver Proyecto de Evaluacin y Certificacin de Competencias Laborales PECCL en el SECCL) se debe
ingresar a la Programacin Anual de Evaluacin y Certificacin de Competencias Laborales PAECCL, en el
Este documento impreso se considera copia no controlada
23
Sistema de Evaluacin y Certificacin de Competencias Laborales SECCL y dar click en Crear Proyecto,
donde se activa el formato con la informacin que ha sido consignada en la PAECCL solicitando la
siguiente informacin:
24
Anexar constancia escrita de que el evaluador en los ltimos tres aos, no ha impartido
formacin a los aspirantes.
Proteger de los intereses y derechos de la propiedad intelectual y derechos de autor.
Notificar las novedades durante el desarrollo de la evaluacin y despus de otorgada la
certificacin.
Asistir y participar en la auditora en el lugar, fecha y hora acordados.
Diligenciar las encuestas de servicio y seguimiento de PECCL en caso de ser
seleccionados.
Ejecutar planes de mejora requeridos por los candidatos
Asumir los costos y recursos representados en:
o Tiempos asignados y desplazamientos de evaluadores, candidatos, expertos
tcnicos para la construccin de tems e indicadores y coordinador del proceso.
o Tiempos requeridos para la evaluacin de los candidatos.
o Reproducciones de los registros o instrumentos utilizados.
o Ambientes de trabajo como sitios de recoleccin de evidencias.
El SENA se compromete a:
25
Las condiciones descritas anteriormente o las complementarias que dispongan las partes, deben ser
aceptadas de manera electrnica o fsica en el expediente del proceso. En caso que en la lnea de
atencin en Alianza, no se cumpla alguna (s) de las condiciones establecidas sin previo aviso o
justificacin, se formaliza la suspensin con un trmino de seis meses o ms, segn lo determine el
Comit de Evaluacin y Certificacin de Competencias Laborales y quedan en lista de espera para ser
atendidos segn disponibilidad de los Centros.
Para estructurar un proyecto a poblacin vctima y vulnerable se deben tener en cuenta las siguientes
opciones:
Los instrumentos son solicitados y enviados al Banco Nacional de Instrumentos de Evaluacin (BNI),
exclusivamente por el Lder de ECCL, previo cumplimiento de los requisitos establecidos, entre ellos
Programacin Anual de Certificacin, Proyecto (nacional, regional o especfico), NCL vigente y existencia
de instrumentos de evaluacin. El BNI cuenta con 10 das hbiles para dar respuesta a cualquier
requerimiento hecho por los Lderes de Certificacin de Competencias Laborales.
El inventario de existencia de instrumentos se actualiza de manera permanente teniendo en cuenta que
recibidos los mismos, el Banco cuenta con 10 das hbiles para su verificacin metodolgica. Si stos
cumplen con los criterios establecidos en el instructivo son codificados y registrados durante los cinco
das hbiles siguientes. Si no cumplen, son devueltos con las observaciones para los ajustes respectivos y
de esta forma se da por atendido el requerimiento e inicia un nuevo ciclo de envo y revisin.
El tiempo de atencin del Banco Nacional de Instrumentos se establece as:
Este documento impreso se considera copia no controlada
26
Enviar correo electrnico institucional dominio SENA o por el medio establecido por la
DSNFT, al BNI. No se atienden requerimientos de correos MISENA o personales.
Remitir de manera independiente por Mesa Sectorial y Proyecto, es decir que si en un
mismo proyecto se tiene previsto utilizar normas de varias Mesas Sectoriales, las solicitudes
se deben realizar en forma separada, si el proyecto tiene ms de un grupo de candidatos, en
el momento de requerir los instrumentos para un grupo se debe realizar la solicitud
especfica para ste. Es decir no se asume que el primer envo de instrumentos aplica para la
totalidad de los grupos, estos son exclusivos para un slo grupo y un slo proyecto.
Enunciar en la solicitud cdigo, versin y nombre de la NCL y Mesa Sectorial a la cual hace
referencia el requerimiento de instrumentos, de igual forma referenciar el radicado de la
Programacin Anual de Evaluacin y Certificacin PAECCL y proyecto que soporta la
solicitud.
Solicitar slo los instrumentos que requiera aplicar en un trmino no mayor a dos meses.
Cuando el PECCL contempla un gran nmero de candidatos, se deben estructurar
subgrupos (Mximo treinta (30)) por evaluador para su atencin, una manera de facilitar el
proceso es hacer aplicacin simultnea en evidencia de conocimientos, de no ser posible se
deben hacer solicitudes independientes por cada grupo. Toda entrega de instrumentos
implica que se ha dado uso del mismo, lo cual disminuye la vida til de los instrumentos, por
lo tanto debe asegurar que toda solicitud sea utilizada. Por otra parte, si se solicitan
instrumentos para NCL que no sean evaluadas en dicho trmino y la NCL pierden vigencia,
no se puede utilizar, pues el SECCL no deja inscribirlas.
27
Oportunidad: Se otorga cuando los tems son enviados por el Lder de ECCL al BNI que
obedece a la ejecucin de una evaluacin, estructurando la prueba o pruebas segn las
falencias identificadas en los resultados obtenidos por uno o ms candidatos para ser
aplicados en la oportunidad. Estos tems deben ser elaborados por los evaluadores o
expertos tcnicos en la NCL, segn Instructivo para la Construccin de tems e Indicadores
de Evaluacin de Competencias Laborales, para ser codificados y registrados. Cuando el lder
de ECCL no ha hecho la solicitud de instrumentos para la evaluacin inicial por ninguna razn
se autoriza el kit enviado para la oportunidad y queda sin respaldo el proceso por lo cual se
puede suspender.
Solicitud: Cuando el Lder de Certificacin de Competencia Laborales, hace el requerimiento
de instrumentos de evaluacin, para ser aplicados a los candidatos inscritos en un proyecto
de certificacin.
Contingencia: Cuando un Lder de ECCL reporta novedades (Tcnicas y Metodolgicas) que
presenten los kits, tems e indicadores enviados desde el banco, los cuales al ser revisados
por los evaluadores o aplicados evidencian inexactitudes, estas novedades deben ser
justificadas mediante acta Plantilla Acta del Procedimiento P001-GD Control de Registros:
2.1.11.2
El ciclo de vida de los instrumentos de evaluacin se determina por el estado en el que se encuentren
los mismos, que puede ser afectado a un kit en general o por uno o varios tems o indicadores.
El estado de los instrumentos, tems e indicadores de evaluacin para la toma de evidencias de
competencia laboral se establece as:
1. Estado Activo:
Este documento impreso se considera copia no controlada
28
Instrumentos, tem o indicador de evaluacin disponible para aplicar a los grupos en la recoleccin de
evidencias que solicita la norma.
2. Estado en Seguimiento:
Instrumento, tem o indicador de evaluacin que: Se ha aplicado ms de una vez veces en un mismo
centro, presenta un reporte de ajuste del mismo por aspecto tcnico o metodolgico y si no ha sido
posible que ningn candidato lo conteste acertadamente. A todos los instrumentos, tems o indicadores
en uso se les realiza seguimiento a partir de su codificacin.
3. Estado Ajuste :
Instrumento tem o indicador de evaluacin que requiere ajustes metodolgicos o de contenido, segn
un diagnstico de seguimiento. Esta tarea es propia de expertos metodolgicos y expertos tcnicos
quienes apoyados en la matriz de construccin valoraran la correspondencia y validez de contenido del
instrumento, tem o indicador, despus de haber sido utilizado.
4. Estado Eliminado:
Instrumentos, tems o indicadores de evaluacin que a pesar del seguimiento, verificacin o ajuste no
cumple con los criterios bsicos o se evidencia uso fraudulento o conocimiento pblico del mismo, de
igual manera cuando la Norma de Competencia pierde vigencia y no se tiene prevista su actualizacin,
se da por culminado su ciclo de vida.
5. Estado Inactivo:
Prdida de vigencia de un instrumento, tem o indicador de evaluacin que por ser aplicado mximo 3
veces en un mismo centro se inactiva por una vigencia de un ao, posteriormente se activa por tres
periodos iguales, pasando por los diferentes estados a los que aplique. Los responsables del
cumplimiento de este control son: en primer lugar el banco de instrumentos como responsable de los
envos y en segundo lugar los Lderes y Evaluadores, quienes en tanto se automatiza el proceso deben
hacer seguimiento para evitar la aplicacin ms de tres veces y reportar de manera inmediata la
novedad.
Despus de los tres aos el instrumento, tem o indicador de evaluacin es retirado totalmente dando
por terminado su ciclo de vida.
En caso de que la Norma de Competencia pierda vigencia y se tenga prevista su actualizacin o
reemplazo, el instrumento, tem o indicador de evaluacin cambia a etapa de construccin segn lo
establecido en el Instructivo para la Construccin de tems e Indicadores de Evaluacin de
Competencias Laborales.
Este documento impreso se considera copia no controlada
29
2.1.11.3
Custodia y Confidencialidad.
Es el procedimiento de control que se emplea a lo largo del ciclo de vida de los instrumentos, tems e
indicadores de evaluacin para asegurar validez, confiabilidad y apropiada administracin. En la cadena
de custodia estn incluidos todos aquellos actores que intervienen directamente en la administracin,
aplicacin o consulta de instrumentos, tems o indicadores.
Los responsables de la custodia y confidencialidad son:
30
Fuente: recuperado
triangulo-cia.html
de
http://zonaasegurada.blogspot.com/2012/06/que-es-el-
31
32
2.1.11.4
Principios:
Confidencialidad.
Se consigue asegurando que slo pueden acceder a los instrumentos, tems e indicadores de evaluacin
los actores involucrados en cada uno de los estados del ciclo de vida de los mismos.
Integridad.
Se consigue cuando los instrumentos, tems e indicadores de evaluacin son modificados por las
personas autorizadas para tal fin, garantizando de esta forma la legitimidad de los mismos.
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33
Accesibilidad.
Se consigue cuando los instrumentos, tems e indicadores de evaluacin se ponen a disposicin de las
personas autorizadas durante las diferentes etapas del proceso de Evaluacin y Certificacin de
Competencias Laborales y estados del ciclo de vida de los mismos.
Procesos:
Teniendo en cuenta los diferentes procesos que establece el Cubo de McCumber (Grfico 3), para
efectos de la custodia de los instrumentos, tems e indicadores de evaluacin, se precisa: Transmisin
vista desde la solicitud, entrega, aplicacin; Almacenamiento entendido como el medio, forma y
disposicin de los instrumentos, tems e indicadores de evaluacin y Procesamiento entendido como la
organizacin, clasificacin y ensamble de los kits que se utilizan el proceso de evaluacin.
Herramientas:
Teniendo en cuenta los diferentes procesos que establece el Cubo de McCumber (Grfico 3), para
efectos de la custodia de los instrumentos, tems e indicadores de evaluacin, se precisa: Polticas y
Procedimientos se aplican todas las disposiciones que regulen y orienten la administracin, Factores
Humanos involucra todos los actores que intervienen en la evaluacin y certificacin de competencias
laborales y Tecnologa relacionada con los equipos de cmputo, aplicativos y materiales que se
dispongan para llevar cabo la valoracin de las evidencias.
Con el fin de salvaguardar la seguridad de la informacin que se requiere en la Administracin de los
instrumentos, tems e indicadores de evaluacin se debe tener en cuenta:
Todos los actores que intervengan en la Evaluacin y Certificacin de Competencias
Laborales deben firmar el Acuerdo de Confidencialidad y no Divulgacin de la Informacin
(Ver GCC-F-033), el cual contiene los compromisos y responsabilidades que como actores del
proceso les aplique.
El BNI es el nico autorizado de ensamblar el kit de instrumentos o a quien este delegue,
conformado por Prueba de Conocimiento, Lista de Chequeo de Desempeo y Lista de
Chequeo de Producto.
Los instrumentos, tems e indicadores que lleguen al BNI solamente pueden ser manipulados
para realizar el ensamble y codificacin sin realizar ninguna modificacin tcnica. El BNI slo
puede hacer sugerencias metodolgicas.
El BNI aplica medidas de seguridad de la informacin con el fin de prevenir acceso a hacker o
virus informtico.
En caso de reporte de fraude el BNI cambia el estado de los instrumentos a eliminado, tems
e indicadores correspondientes, levantando acta (Plantilla Acta del Procedimiento P001-GD
Control de Registros) que deje constancia de la contingencia.
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34
35
2.1.11.5
Al recibir los IE por parte del BNI, el lder debe verificar que sean los mismos que tiene en
custodia, de no serlo, debe diligenciar el Acta (Plantilla Acta del Procedimiento P001-GD
Control de Registros) en la cual consigna los datos requeridos para la eliminacin y
destruccin de instrumentos de evaluacin. Esta acta debe ser firmada por el Lder y el
auditor interno del PECC. En caso de que el centro no cuente con auditor, se recurre a un
testigo (Evaluador o Coordinador Misional) y enviar copia escaneada al BNI del acta
respectiva. (Plantilla Acta del Procedimiento P001-GD Control de Registros). Esta actividad
debe ser permanente para evitar acumular la elaboracin del acta, como la destruccin de
los instrumentos.
El BNI debe diligenciar el Acta de destruccin (Plantilla Acta del Procedimiento P001-GD
Control de Registros), en la cual consigna la justificacin y los datos requeridos para la
eliminacin de instrumentos, tems e indicadores que pasan al estado de eliminacin
establecido en su ciclo de vida, esta acta debe llevar la firma del responsable del banco y de
quien emite el concepto metodolgico.
Momentos Crticos de los Instrumentos de Evaluacin
Prdida de Instrumentos:
Ante prdida del Cuestionario de Evaluacin de la Competencia Laboral, el Lder de Certificacin de
Competencias Laborales del Centro como evidencia de la situacin presentada debe elaborar un acta y
(Plantilla Acta del Procedimiento P001-GD Control de Registros) enviarla inmediatamente al BNI para la
inhabilitacin, registro y seguimiento. El cuestionario queda inhabilitado desde ese momento para su
Este documento impreso se considera copia no controlada
36
uso en cualquiera de los procesos de ECCL que adelante el Centro con esa NCL (la decisin de pasarlo a
estado inactivo es emitida por el BNI y aplica para las sedes donde se estn adelantando procesos de
evaluacin con ese mismo cuestionario en ese momento).
Fraude:
El fraude es un acto donde se elude las disposiciones mencionadas por evidencia de desviacin de
alguno de los lineamientos establecidos en esta gua en relacin con la custodia del cuestionario, con el
consiguiente perjuicio de los usuarios de estos, ante lo cual El BNI, cambia el IE correspondiente a
estado Eliminado y el Grupo de Certificacin de Competencias Laborales tomar las medidas
respectivas segn el reglamento disciplinario.
En los dos casos anteriores, el Centro que presenta la novedad debe construir nuevos tems en mximo
dos (2) semanas para la continuacin de los proceso a nivel nacional y enviarlo al BNI para su aval junto
con el acta de elaboracin y verificacin de IE (Ver Plantilla Acta del Procedimiento P001-GD Control de
Registros).
2.1.11.6
Codificacin.
La tarea de codificar el kit de instrumentos de evaluacin es responsabilidad del BNI. Esta labor implica
identificar, organizar y activar los instrumentos, tems e indicadores de evaluacin, con el propsito de
darles una trazabilidad que facilite su identificacin, administracin, control y seguimiento a lo largo de
los diferentes estados del ciclo de vida de los mismos.
Se hace necesario establecer criterios que permitan referenciar, documentar y detallar la trazabilidad de
los instrumentos, tems e indicadores de evaluacin:
37
Secuencialidad: Para asegurar la efectividad de los cdigos asignados a los kit de instrumentos de
evaluacin y sus componentes, estos deben responder a un tipo de ordenamiento lgico matemtico
cronolgico que facilita su administracin y gestin por medio de sistemas digitales.
Aspectos Codificables:
Como aspectos codificables para construir y asignar los cdigos a los kit de instrumentos de evaluacin y
sus componentes se tiene en cuenta lo siguiente:
Tabla 2: Aspectos Codificables.
ASPECTOS CODIFICABLES
CDIGO
C_
LD_
LP_
CR_
HR_
AE_
Su cdigo estar conformado por nueve (9)
dgitos:
NORMA DE
COMPETENCIA LABORAL
000000000
38
ASPECTOS CODIFICABLES
CDIGO
Versin de la NCL
_VRS00
_00_
Ao de Elaboracin
0000
Regional y Centro
_000000_
Proyecto
P. XXXX
39
Cdigo
Versin de la
NCL
Versin
Ao
del kit
de la NCL
C_
000000000_
VRS00
_00_
0000
LD_
000000000_
VRS00
_00_
0000
LP_
000000000_
VRS00
_00_
0000
CR_
000000000_
VRS00
_00_
0000
HR_
000000000_
VRS00
_00_
0000
AE_
000000000_
VRS00
_00_
0000
kit
40
La solicitud se hace segn las necesidades de cada centro, las cuales son consolidadas por el centro
autorizado para adelantar la formacin, quien informa la programacin establecida, dicha solicitud debe
ir soportada con el cdigo del PECCL asignado por el sistema y las hojas de vida de los aspirantes a ser
evaluadores, las cuales debieron ser analizadas y valoradas por el Comit de ECCL de cada centro con el
fin de surtir el primer filtro y no desgastar al Centro Lder de la formacin en candidatos que no cumplen
los requisitos (Ver Anexo GCC-AN-003 Perfiles de los Actores que Intervienen en la Evaluacin y
Certificacin de Competencias Laborales).
El centro autorizado procede a evaluar las hojas de vida frente a los perfiles establecidos en esta gua y
los requisitos adicionales definidos en el EECCL, con el fin de informar a los lderes de ECCL el listado de
admitidos y no admitidos, a estos ltimos se les debe anexar el soporte que justifica la decisin. La
formacin debe acreditar la especialidad del evaluador.
Como perodo de transicin se tomar el mes de enero del 2014 y se autoriza a nivel nacional la
formacin presencial de evaluadores requeridos para atender la oferta del primer bimestre del ao
2014 en cada uno de los centros, la cual ser desarrollada por el lder de certificacin que haya asistido a
la divulgacin de la nueva gua (nicamente aplica ao 2014), a partir de abril la formacin se realiza
segn lo establecido en la gua.
Cabe destacar que un evaluador durante el procedimiento pasa por diferentes estados:
2.2.
Activo: Cuando se asocia a un PECCL en ejecucin, est formado y certificado y cumple con el
perfil establecido.
Inactivo: Cuando no est asociado a un PECCL, pero puede ser programado en cualquier
momento.
Retirado: Cuando el Organismo Certificador decide prescindir definitivamente de sus servicios.
Es potestad del organismo y puede de manera unilateral asignar este estado.
EJECUCIN.
41
En los casos en los cuales el aspirante se presente a un nuevo intento de certificacin, la induccin a la
NCL le es validada por un periodo de un ao, contado a partir de la fecha de registro de su participacin
en la misma, siempre y cuando la NCL no haya sido modificada. Todo aspirante puede aplicar a dos
intentos en una misma vigencia o ao y el tiempo entre el primero y el segundo es de mnimo un
bimestre.
42
43
En los casos de trabajadores independientes o trabajos formales como agrcolas, artesanales u oficios
legales para desempeo de funciones productivas, en los cuales no sea posible que se suministren
certificaciones por parte de un empleador, entonces sern vlidas las cartas que relacionan experiencia
debidamente firmadas por el aspirante. Lo anterior debe quedar claramente expresado en el EECCL.
Cuando se trate de un aspirante que haga parte de la poblacin vulnerable, en caso de no contar con
cdula puede presentar contrasea o documento oficial que acredita su condicin.
Se puede adelantar procedimiento de Evaluacin y Certificacin de Competencias Laborales para
adolescentes con edad superior a 17 aos, siempre y cuando demuestren un (2) aos de experiencia (La
ley 1098 de 2006 por la cual se expide el cdigo de infancia y adolescencia establece que un menor de
edad no puede trabajar ms de 14 horas semanales), en los casos en que se soporte formacin tcnico o
tecnolgica, la experiencia laboral requerida es slo de un ao. A la certificacin de la experiencia, debe
anexar la autorizacin para trabajar expedida por el inspector de trabajo o en su defecto por el ente
territorial local, que le fue otorgada al momento de tener la edad requerida, a partir de la cual le es
vlida la experiencia adquirida.
Debe tenerse en cuenta que para esta poblacin no es posible certificar los trabajos que para ellos se
consideran prohibidos. Segn el Ministerio del trabajo estos son:
El trabajo nocturno.
Trabajo en subsuelo.
Trabajos en los que manipule pesos excesivos.
En los que manipule sustancias txicas.
Actividades en las que su seguridad o la de otras personas este bajo su responsabilidad.
En los casos de alianza, la empresa puede presentar la constancia laboral por su grupo de empleados,
relacionando listado con nmeros de identificacin, cargo, funciones y experiencia. El coordinador del
proyecto en la empresa se encarga de remitir la informacin requerida de los aspirantes para soportar el
cumplimiento de requisitos para la inscripcin. En estos casos, el Lder de Certificacin de Competencias
Laborales verifica los mismos y remite la informacin al encargado del aplicativo.
Un candidato declarado AN NO COMPETENTE tiene derecho a solicitar inscripcin al proyecto de
certificacin las veces que considere necesarias, teniendo en cuenta que en un (1) ao puede inscribirse
mximo en un nuevo intento, en la misma norma, contado a partir de la fecha del registro del juicio de
la competencia, lo cual significa que slo puede acceder a dos intentos por ao en una misma norma.
Emitido el Juicio del primer intento en donde ha sido declarado AN NO COMPETENTE la persona
cuenta con mnimo 2 meses para ejecutar su plan de mejoramiento y as, acceder al segundo intento en
el ao establecido, siempre y cuando la NCL no haya cambiado y se contemple su atencin en la oferta.
Este documento impreso se considera copia no controlada
44
Los datos solicitados en la inscripcin y que en sus campos se identifiquen como obligatorios, por
ninguna razn pueden omitirse. Si el aspirante no registra de manera clara y precisa la informacin, esta
inscripcin no se realiza y no queda registrado formalmente en el proceso, hasta tanto verifique su
informacin.
Los cupos se asignan en orden estricto de acuerdo con la fecha y hora del registro de aspirantes y la
verificacin del cumplimiento de requisitos de ingreso. Cuando el cupo establecido se cumple los
siguientes aspirantes pasan a una lista de espera y en caso de generarse alguna novedad porque alguno
de los aspirantes iniciales no cumple con algn requisito, se llama en el estricto orden de registro. El
nmero mximo de registro de aspirantes es igual al nmero de cupos establecidos ms el cincuenta por
ciento (50%) del mismo. Esta lista de espera no compromete al SENA para garantizar cupo de las
personas en ningn proceso ni actual ni posterior, la misma no es transferible de una NCL a otra, pues
cada oferta es independiente.
Luego de verificar el cumplimiento de los requisitos de inscripcin segn lo establecido en este numeral
y los planteados en el esquema de evaluacin y certificacin (EECCL), el evaluador formaliza la
inscripcin de los aspirantes y una vez registrados en el aplicativo su denominacin cambia de
ASPIRANTE a CANDIDATO. El lder de ECCL debe constatar que la informacin registrada en el formato
de inscripcin y los soportes son verificados por el evaluador y da el aval para que la persona
responsable del aplicativo formalice la inscripcin, quien debe verificar la informacin, los soportes
suministrados e informar al Lder de Certificacin de Competencias Laborales el listado de las personas
que han sido registradas como candidatos del proyecto. El Lder de ECCL debe notificar al evaluador
sobre los candidatos que quedaron registrados en el aplicativo, antes de proceder a la concertacin del
plan de evaluacin y ejecucin de evidencias, para que el evaluador en conjunto con los candidatos
corrobore sus datos y ratifiquen la veracidad y confiabilidad de los mismos. Los candidatos y el
evaluador cuentan con tres (3) das hbiles despus de la notificacin para reportar cualquier novedad
frente a los datos registrados.
2.2.4. Elaborar Plan de Evaluacin y Ejecucin de Evidencias de ECCL.
Tiene como fin acordar y definir entre evaluador y candidato las fechas, lugares y horas de la valoracin
de las evidencias que se derivan de la Norma de Competencia Laboral de acuerdo con el Esquema de
Evaluacin y Certificacin (EECCL), lo cual se plasma en el Formato Plan de Evaluacin y Ejecucin de
Evidencias de ECCL (Ver SECCL). El formato debe ser salvaguardado por el evaluador durante la
ejecucin de la evaluacin, finalizada sta, se archiva en forma fsica o electrnica en el expediente que
reposa en el organismo certificador.
El plan de Evaluacin y Ejecucin de Evidencias de ECCL es concertado entre el evaluador y el candidato,
nunca por ninguna razn puede hacerse de manera unilateral, la nica evidencia que no es concertada
es la de conocimiento, la cual es programada por el Evaluador y el Lder de Certificacin de
Competencias Laborales del SENA convocando al grupo en la misma fecha, hora y lugar. Si por los
resultados obtenidos se hace necesario programar la oportunidad, esta debe quedar consignada en este
Este documento impreso se considera copia no controlada
45
mismo formato. Despus de concertado el plan, si por alguna razn de fuerza mayor debe ser
reprogramada la valoracin de una evidencia (desempeo o producto) sta se puede programar mximo
dos veces ms. Si un candidato cumplidas las tres fechas posibles de valoracin no puede presentarse,
pasa a estado cancelado previo concepto del Comit de Evaluacin y Certificacin de Competencias
Laborales. Puede hacer uso del intento si ha sido la primera vez en el ao que se presenta si por el
contrario es su segundo intento debe esperar a la prxima vigencia.
Para la concertacin, el evaluador y el candidato deben tener claridad acerca de los trminos:
La concertacin debe hacerse considerando que la valoracin de evidencias debe tener estricto orden,
iniciando con la evidencia de conocimiento, seguida de desempeo o producto. Los momentos y la
oportunidad para las evidencias faltantes deben registrarse en el formato establecido para esta etapa
(Plan de Evaluacin y Ejecucin de Evidencias de ECCL en el SECCL), e igualmente se registra la
valoracin de evidencias de intentos anteriores, conservando los requisitos de validez mencionados
anteriormente.
Cualquier modificacin al Plan de Evaluacin y Ejecucin de Evidencias de ECCL debe ser concertada
entre el candidato y el evaluador y se registra en el formato establecido. En ningn caso tiene carcter
unilateral.
46
Cuando ocurra que en desarrollo de un proyecto en alianza, la empresa decide terminar su relacin
contractual con uno de los candidatos o varios, se da por finalizada la Evaluacin y Certificacin de
Competencias Laborales del o los candidatos dentro del proyecto, razn por la cual la empresa debe
notificar de manera inmediata al SENA, haciendo entrega de la informacin y evidencias que hasta el
momento se hayan valorado, para que en conjunto con el centro que los atiende definan si es posible
que estos candidatos continen su Evaluacin y Certificacin de Competencias Laborales (Si hay
proyectos en ejecucin y cuenta con las condiciones necesarias para la atencin) o darlo por cancelado,
suspendido o aplazado, en ningn caso el centro est obligado a darle la continuidad al mismo.
Todo evaluador est obligado a verificar los instrumentos antes de su aplicacin y en caso de
considerarlos insuficientes debe levantar acta (Plantilla Acta del Procedimiento P001-GD Control de
Registros) y remitirla al Banco de Instrumentos aportando los ajustes que considere necesarios. Cuando
la aplicacin de los cuestionarios es en lnea, el evaluador ser exonerado de la revisin, de lo contrario
deber incluirlo en la revisin.
2.2.5. Valoracin de Evidencias.
La evaluacin se hace tomando como referencia la Norma de Competencia Laboral; teniendo en cuenta
que esta incluye el saber, el saber hacer y el contexto en el que se desarrolla la funcin productiva.
Siempre y sin excepcin alguna, el contenido de la norma se valora de manera individual, utilizando los
instrumentos oficiales del Banco Nacional de Instrumentos y es responsabilidad del Evaluador de
Competencias Laborales.
Es de resaltar que la valoracin de evidencias constituye el punto fundamental de la fase de ejecucin,
puesto que aqu el evaluador de manera responsable determina la competencia o no del candidato.
Para garantizar confiabilidad el Lder de Certificacin de Competencias Laborales o su delegado debe
acompaar, en cualquier momento y de forma aleatoria, a los evaluadores en la toma de evidencias de
conocimientos esenciales, de desempeo y producto. En caso de identificar aspectos que no
correspondan al procedimiento se deben tomar acciones de mejora y stas deben quedar registradas
en la Plantilla Acta del Procedimiento P001-GD Control de Registros.
Para la valoracin de evidencias se utilizan diferentes tcnicas e instrumentos que permiten garantizar la
validez y confiabilidad de la misma. (Ver Instructivo para la Construccin de tems e Indicadores de
Evaluacin de Competencias Laborales). Las tcnicas ms utilizadas son las que se describen a
continuacin.
2.2.5.1. Tcnicas para Evaluar la Competencia Laboral.
Las tcnicas para recoger las evidencias requeridas por las normas, hacen referencia a la forma como se
pueden valorar tales evidencias para la Evaluacin de la Competencia Laboral de un candidato. Las
tcnicas a utilizar en la evaluacin estn predefinidas por la Direccin del SNFT.
Este documento impreso se considera copia no controlada
47
48
b.
c.
d.
e.
f.
g.
Est dirigida a un objetivo, debido a que por lo general se desea observar algo determinado con
un fin particular.
Se basa en la observacin sistemtica, en tanto se planifica con anterioridad los aspectos que
esperan observarse.
Siempre est relacionada con la norma de competencia laboral como nica fuente de referencia.
Sirve para chequear desempeos y productos de los candidatos.
Indica si la competencia est o no est presente en el candidato, sin admitir valoraciones
intermedias.
Excluye los juicios de valor del evaluador ya que slo rene el estado de la observacin de los
desempeos y productos preestablecidos en la norma.
Se caracteriza por utilizar un formato dicotmico.
La observacin objetiva por parte de los evaluadores debe tener en cuenta los siguientes criterios de
medicin:
Validez: La observacin garantiza niveles de validez en tanto el evaluador observe lo pedido por la
norma en la lista de chequeo. La validez se garantiza si el evaluador observa nica y exclusivamente el
desempeo que establece la norma.
Confiabilidad: El evaluador debe asegurarse que el desempeo o producto observado en el candidato no
es el resultado de una circunstancia casual o fortuita, sino una accin o elemento frecuente
demostrable, que determina un rasgo tpico de la competencia del candidato.
Simulacin o Simulacro de Situaciones.
Cuando no sea posible la observacin directa en el ambiente natural de trabajo por razones de costos,
riesgos, seguridad o baja frecuencia, se debe recurrir a la simulacin, procurando una representacin
autntica del desempeo a evaluar. Entre las estrategias utilizadas para simular situaciones se tienen
Este documento impreso se considera copia no controlada
49
50
Verifique que tanto cuestionarios y las hojas de respuesta tengan una ptima calidad de
fotocopiado ya que de no ser as, puede incidir en los resultados de las pruebas de los
candidatos.
Contar con el nmero de cuestionarios y hojas de respuestas segn el nmero de candidatos
que presentan la prueba. Se sugiere sumar al material hojas en blanco por si los candidatos
necesitan realizar algn tipo de operacin durante la prueba.
Mantener el control sobre el material de la prueba evitando que sea conocido por los
candidatos antes de la aplicacin o personas ajenas al proceso, para as garantizar la cadena de
custodia.
El material empleado en la prueba es absolutamente confidencial, de uso exclusivo del Sena,
por ello se debe recoger la totalidad del material utilizado (Incluyendo las hojas en blanco
suministradas) y garantizar la cadena de custodia. Es responsabilidad del evaluador y el
cuidador de prueba la custodia y confidencialidad de los instrumentos de evaluacin.
Generar un listado de candidatos con la siguiente informacin: Nombre del Proyecto, cdigo del
mismo, nombre y cdigo de la norma de competencia e instrumento, lugar, fecha y hora de
inicio y hora de finalizacin, nmero del documento de identidad, nombres y apellidos
completos del candidato. Al frente de esta informacin debe colocar el nmero consecutivo que
le asigna al material que utiliza para esta aplicacin registrado en la parte superior derecha del
cuestionario, hoja de respuestas y hoja en blanco, este nmero debe coincidir con el nmero de
candidatos por sesin de aplicacin.
Reservar el lugar para la presentacin de la prueba con un tiempo prudente a la fecha
establecida. Este debe contar con condiciones mnimas para la presentacin como espacio
segn el nmero de candidatos, iluminacin, ventilacin, salidas de emergencia y el mobiliario.
Evaluador y lder o su delegado deben estar mnimo una hora antes en el sitio de la prueba para
atender asuntos sobre la organizacin del lugar.
Retirar o cubrir todo tipo de elementos que puedan interferir con el normal desarrollo del
proceso, tales como mapas, afiches, carteleras o diarios murales, relativos al conocimiento que
se evala.
Para los casos de las pruebas en lnea, el lder de ECCL programa hora y datos del candidato para
que este acceda con una clave que le es previamente asignada por el BNI.
51
Verifique las condiciones de aseo, nmero de sillas segn los candidatos, ventilacin,
iluminacin y salidas de emergencia.
Cuente y ordene las sillas dejando entre ellas una distancia que permita:
o
o
o
52
Exija que el candidato presente nicamente su documento de identidad y esfero tinta negra,
para ingresar al recinto.
Verifique que los candidatos no porten ningn elemento adicional a los solicitados en el punto
anterior, en caso de llevarlos el evaluador debe asignar un lugar especfico donde se garantice el
control y seguridad de los mismos.
Al ingresar al saln o lugar de la prueba, garantice que los candidatos se ubiquen en las sillas
segn orden alfabtico y llamado a lista, confrontando con el documento de identidad.
Saludar y utilizar un lenguaje fraternal generando un clima de confianza para reducir los niveles
de estrs en los candidatos.
Para el ingreso de los candidatos se restringe el uso de celulares, dispositivos mviles con
tecnologas de navegacin, cmaras fotogrficas o de video.
53
Al finalizar esta labor, verifique que la suma de los candidatos ms los cuestionarios de los
ausentes, corresponde al total de los candidatos citados a la prueba.
Se informa a los candidatos el inicio de la prueba. Para ello se menciona a partir de este
momento se da inicio a la prueba y se escribe en el tablero la hora de inicio y la hora final.
Todo instrumento incluir el tiempo de aplicacin si este es modificado por el evaluador sea
para menor tiempo o ampliarlo est invalidando la prueba y afecta los resultados.
A partir de este momento, la puerta del lugar debe permanecer abierta por caso de emergencia.
Durante la prueba se debe estar atento a novedades de los candidatos e inquietudes, referidas a
la forma o estructura, por ningn motivo se responden preguntas referidas al contenido o
conocimientos evaluados en la prueba. Esto ocasiona la invalidez de la aplicacin de la prueba.
Reiterar a los candidatos que en caso de dudas o consultas durante la prueba deben levantar la
mano, no se deben parar y caminar por el saln, ya que es el evaluador o cuidador de la prueba
quien se debe dirigir al candidato.
54
Recorrer la sala observando que los candidatos respondan a las preguntas en su propia hoja de
respuesta, en los lugares indicados para ello y que estn siguiendo las instrucciones orientadas.
Esta es la mejor manera de verificar el cumplimiento de las condiciones exigidas para la
aplicacin.
Vigilar que los candidatos contesten con lapicero negro eligiendo solamente una opcin de
respuesta, en caso de que se equivoquen deben poner un equis X en la opcin de respuesta
errnea y rellenar el ovalo que considere como respuesta a la pregunta.
En caso de que el candidato necesite una hoja adicional para realizar operaciones, se le debe
suministrar. Se debe impedir que el candidato la elija o lleve. Al finalizar la prueba se debe
recoger la hoja y destruirla quedando registrado en el Acta de finalizacin.
Evitar responder preguntas de los candidatos sobre los contenidos de la prueba. La mejor
respuesta para cualquier consulta de este tipo es lea bien la pregunta, recuerde lo que sabe,
etc.
Si el candidato no entiende una pregunta debe ser orientado respecto a la instruccin sobre la
estructura del tem y no del contenido, palabras, trminos, frmula, dato, cifra, etc.
En caso de que un candidato termine antes del tiempo estipulado, es obligacin del evaluador y
cuidador de prueba, motivarlo a que revise nuevamente sus respuestas, aunque no es
condicionante.
Cuando un candidato termina la ejecucin de la prueba antes del tiempo establecido, debe
levantar mano para hacer el llamado al evaluador o cuidador de prueba y esperar que ste se
acerque a su puesto y entregar los materiales segn las indicaciones.
Es muy importante que el evaluador sugiera a los candidatos que terminan la prueba antes del
tiempo establecido, que al retirarse de la sala lo haga en voz baja y en menor brevedad, para
evitar interrumpir a los dems.
Se recomienda que a la mitad del tiempo establecido y faltando 10 minutos antes del
cumplimiento del tiempo de la prueba, se informe a los candidatos para que estimen el tiempo
de entrega.
La prueba se da por terminada cuando el ltimo candidato sale del saln dentro de los tiempos
estimados de la prueba.
55
Se debe garantizar el cumplimiento del tiempo definido para la prueba, dado que anticipar su
finalizacin o dar tiempo adicional, invalida los resultados de la misma. Todo instrumento tiene
estipulado el tiempo de aplicacin si este es menor o mayor se invalida la prueba.
Consideracin:
El SENA puede suspender, invalidar y/o anular los resultados obtenidos en la prueba aplicada cuando,
con posterioridad a la publicacin de los resultados, cuente con, evidencias y pruebas de las cuales se
concluya la ocurrencia de cualquiera de las conductas descritas durante la prueba.
Sobre la Conducta de los Candidatos que Impiden la Presentacin de la Prueba:
a. Si en el desarrollo de la prueba est haciendo uso de materiales o equipos o herramientas no
autorizadas se anula la prueba aplicando la sancin respectiva.
b. Por interferir u obstaculizar el desarrollo normal de la prueba.
c. Por presentarse a la prueba despus del tiempo mximo establecido para el ingreso. (15
minutos despus de iniciada la prueba).
Sobre el Ingreso de Candidatos que llegan tarde o no se Presentan:
Permita el ingreso de los candidatos que lleguen tarde, mximo 15 minutos despus de la hora de
iniciacin de la prueba. Para ello tenga en cuenta lo siguiente:
Ubique a los candidatos en los puestos reservados para ellos, teniendo en cuenta el orden
alfabtico.
56
Entregue a cada uno el material para la prueba segn el cdigo asignado en la lista
previamente.
Se debe dar claridad que no se le da tiempo adicional.
Para los candidatos que no se presentan a la prueba en el lugar, fecha y hora prevista se
debe dejar la novedad reportada en el acta (Plantilla Acta del Procedimiento P001-GD
Control de Registros) de apertura y cierre de aplicacin y en el Formato Plan De Evaluacin
y Ejecucin de Evidencias ECCL en el SECCL, columna Novedades. Si la ausencia se da con
justificacin, esta es valorada por el Comit ECCL, quien determina si se programa o no la
aplicacin de la nueva prueba y concierta con el candidato el lugar, fecha y hora. Si la
ausencia se da sin previo aviso o justificacin, se registra como ausencia y por ningn
motivo puede programarse nuevamente su valoracin, pero puede presentar la evidencia
de desempeo o producto si es su decisin, conociendo que el juicio de competencia es
An No Competente.
Para los candidatos que con razones justificadas deben retirarse de la prueba no se valora
de manera parcial la evidencia sino que puede ser programado en fecha, lugar y hora
diferente para una nueva valoracin, quedando sujeto a la disponibilidad de un instrumento
diferente al aplicado.
Al cumplirse el tiempo estimado de la prueba, se debe anunciar a todos los candidatos que
suspendan la prueba y ordenen el cuestionario, hoja de respuestas y finalmente la hoja en
blanco, dejando en la parte superior el cuestionario.
Cuando se haga esto desplcese por cada puesto recogiendo el material de los candidatos.
Garantice el orden alfabtico durante la recoleccin.
Cercirese que los candidatos devuelven el material completo; si est incompleto, no
permita la salida de ningn candidato del saln hasta que se clarifique la situacin. De
presentarse esta eventualidad, se debe dejar por escrito en el acta (Plantilla Acta del
Procedimiento P001-GD Control de Registros) de apertura y cierre de la prueba y se remite
el caso al Comit de Evaluacin y Certificacin de Competencias laborales.
Revise que la hoja de respuestas est diligenciada y no tenga marcas adicionales. Que
impidan su valoracin. De presentarse esta eventualidad, se debe dejar por escrito en el
de apertura y cierre de la prueba. (Plantilla Acta del Procedimiento P001-GD Control de
Registros).
57
Cuando est completamente seguro que se recolect la totalidad del material de la prueba,
autorice la salida de los candidatos del lugar de la aplicacin.
Cuente y ordene los cuestionarios y las hojas de respuesta de la prueba teniendo en cuenta
el nmero de participantes que presentaron la misma.
Si el candidato termina la prueba antes de que se cumpla el tiempo, realice el procedimiento
antes citado.
58
En los casos que se requiera la oportunidad en la evidencia de conocimiento, se aplica una nueva
prueba y slo se valoran las competencias faltantes, las cuales han sido notificadas al candidato con los
resultados de la prueba inicial. En ningn caso se puede aplicar el cuestionario inicial, ni siquiera
cambiando aleatoriamente los tems o las opciones de respuesta, se debe remitir otra prueba de
conocimiento al banco de instrumentos. La oportunidad slo aplica cuando existe un resultado de la
prueba de valoracin de la evidencia de conocimientos y se ha notificado al candidato, de lo contrario
no puede ser programada.
Evidencias de Desempeo: Se valora a travs de un conjunto de indicadores de desempeo,
expresados en una lista de chequeo (Ver Formato GCC-F-032 Lista de Chequeo de Evidencia de
Desempeo/ Producto de ECCL). Estos se deben presentar y valorar en el sitio real de trabajo o
en el ambiente definido en el ECCL. Si para la valoracin de la evidencia se determina el uso de
la tcnica de simulacin o simulacro segn ECCL, sta debe estar documentada y presentada
por parte del evaluador al Comit de Evaluacin y Certificacin de Competencias Laborales que
aprueba o no el uso de la misma.
59
de forma precisa y detallada, sin realizar modificacin alguna a las mismas, de forma que se brinden
idnticas condiciones de aplicacin a todos los candidatos.
Sobre el Material Fsico de las Listas de Chequeo:
Verifique que las listas de chequeo tengan una ptima calidad de fotocopiado ya que facilita
la valoracin de la evidencia.
Contar con el nmero de listas de chequeo segn el nmero de candidatos.
El material empleado es de uso exclusivo del Sena. Es responsabilidad del evaluador la
custodia de los instrumentos de evaluacin.
Despus de la Observacin:
60
Cumple: Cuando se aprueba el 100% de los tems o indicadores del instrumento de evaluacin
correspondiente.
An no Cumple: Cuando no se alcanza satisfactoriamente el 100% de las evidencias requeridas
por la norma.
61
Considerando que el procedimiento tiene un carcter iterativo, el candidato tiene la opcin de hacer
nuevos intentos, teniendo en cuenta la fecha de oferta del servicio de certificacin del SENA en la misma
norma de competencia con una vigencia de un ao para que pueda utilizar las evidencias en las que ha
logrado el 100%.
Cuando un centro no cumple el proceso establecido en esta gua con un grupo de candidatos sea por
Demanda Social o Alianza y con el informe de auditora de sistema, la DSNFT puede trasladar el proceso
a otro centro para darle la debida atencin a los usuarios.
2.3.
VERIFICACIN.
Auditora Interna.
Es aquella que se realiza al Centro con el fin de verificar la conformidad de los procesos y del sistema
de Evaluacin y Certificacin de Competencias Laborales y es realizada por los auditores internos
asignados por el Lder de Certificacin de Competencias Laborales. Esta auditora no es requisito para la
expedicin de la certificacin.
Auditora Externa.
Es aquella que se realiza al Centro con el fin de verificar la conformidad de los procesos y del sistema
de Evaluacin y Certificacin de Competencias Laborales y es realizada por auditores de otros Centros
que son asignados segn lineamientos de esta gua.
Auditoria de Sistema.
62
Es la revisin del cumplimiento todos los requisitos y lineamientos establecidos para el Sistema de
Certificacin de Competencias Laborales de los centros.
Auditorias de Procesos.
Es la revisin del cumplimiento de los requisitos normativos, tcnicos y lineamientos establecidos para
la ejecucin de la evaluacin (ver numeral 2.2) y se recomienda la Certificacin de Competencias
Laborales de los candidatos con emisin de juicio competente. La conformidad en la auditoria de
proceso es requisito para la certificacin de los candidatos.
A continuacin se describen los lineamientos a seguir para la realizacin de las auditorias.
2.3.1. Programacin de Auditorias.
Para coordinar y manejar las auditorias se conforma un staff de auditores nacionales y regionales que
estn encargados de planear y ejecutar las auditorias en los centros del pas. El Grupo de Certificacin
de Competencias Laborales de la Direccin General administra el STAFF NACIONAL DE AUDITORES y
atiende las solicitudes de las Regionales que tienen uno o dos Centros, programando su atencin cada
cuatro meses.
El Coordinador Misional de la regional administra el STAFF REGIONAL (Compuesto por los auditores
activos de cada centro) teniendo en cuenta los siguientes insumos y condiciones:
63
Coordinacin Misional Regional debe responder dentro de los 3 das hbiles siguientes a dicha peticin.
Si no se obtiene respuesta o no se tiene disponibilidad de auditores debe reorientar dicha solicitud al
Grupo de Certificacin de Competencias Laborales con el fin de asignar el o los auditores necesarios.
El Lder de Certificacin de Competencias Laborales del Centro debe estructurar, ejecutar y controlar el
programa de Auditoras Interna de manera bimestral. (Ver formato F004-P001-GEC). Los informes
finales de las auditoras internas deben ser remitidos por el Lder de Certificacin de Competencias
Laborales al Coordinador Misional de la Regional para su consolidacin, seguimiento y control.
2.3.2. Plan y Desarrollo de la Auditoria.
Para estructurar el Plan de Auditora se debe contar con el Proyecto de ECCL y el listado de candidatos
que participaron en el proceso. El auditor establece contacto con el cliente de la auditoria y procede a su
elaboracin. (Ver formato Plan de Auditora F002-P001-GEC).
El Plan de auditora debe remitirse al Lder de Certificacin de Competencias Laborales anexando el
listado de candidatos seleccionados para la entrevista, teniendo en cuenta que se debe garantizar que
participen candidatos con Emisin de juicio como: Competente, An no competente o que hayan
presentado alguna novedad descrita en esta gua. El Plan de Auditoria debe ser aprobado por los
clientes de la auditoria.
Para el desarrollo de la auditoria (interna y externa) se debe contar de manera obligatoria con la
presencia de:
Para la realizacin de las auditoras al sistema de certificacin por parte del Grupo de Certificacin de
Competencias Laborales de la Direccin General se debe contar con la participacin obligatoria de:
64
Candidatos.
Lder de Certificacin de Competencias Laborales.
Coordinador de Evaluacin y Certificacin en la empresa. (Candidatos y Coordinadores de
empresa se hacen por muestreo aleatorio).
Para el desarrollo de la auditora se tiene en cuenta las condiciones para el uso de las siguientes
tcnicas:
Observacin Directa. Esta se determina por solicitud del Grupo de Certificacin de Competencias
Laborales de la Direccin General cuando por el comportamiento del centro se evidencien
informes de auditora con riesgos para el proceso. El Coordinador Misional debe programar
bimestralmente y por centro de manera aleatoria mnimo un proceso para ser auditado con
observacin directa.
Para la seleccin de la muestra de auditora, los candidatos evaluados en una Norma de Competencia
participan de la misma en un porcentaje mnimo del 25% por Norma, Proceso y Evaluador. A criterio del
equipo auditor se puede incrementar la muestra a examinar.
La realizacin de las auditoras de sistema y de proceso de certificacin debe garantizar el cumplimiento
de lo expuesto en esta gua, pasando por generalidades, fases y sus diferentes actividades, entre ellas:
Principios.
Caractersticas.
Programacin.
Esquemas de EECCL.
Proyecto de ECCL.
NCL avalada por Consejo Directivo Nacional (Vigente que no est prxima a vencer en 6 meses a
partir de la fecha de inscripcin).
Perfil de Evaluadores.
Requisitos de Ingreso.
65
Listado de candidatos.
Solicitud de instrumentos (Fecha, NCL, Proyecto soporte de la solicitud- nmero de candidatos,
verificacin en la PAECCL, lnea de atencin instrumentos enviados, evaluadores).
Plan de Evaluacin y Ejecucin de Evidencias.
Respuesta del BNI (Fecha- instrumentos- proyecto al que se le autorizaron los instrumentos nmero de candidatos - POA registrado, lnea de atencin).
Instrumentos utilizados para oportunidad (Solicitud y autorizacin por parte del Banco).
Con base en los resultados de las auditoras de sistema y de proceso de certificacin de competencias
laborales de los centros; el seguimiento anual que realiza el Grupo de Certificacin de Competencias
Laborales de la Direccin General y tomando la siguiente tabla de equivalencias se determina uno de
los criterios para programar de manera excepcional auditorias de sistema de certificacin de los
centros:
Tabla 4. Criterio de Referencia de Auditora del Sistema.
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No Conformidades
Mayores
0
1
2
3
No Conformidades
Menores
9
6
3
0
Si un centro reincide despus de un Plan de Accin de Mejora con los mismos hallazgos, el Grupo de
Certificacin de Competencias Laborales de la Direccin General puede suspender de manera temporal
la prestacin del servicio hasta tanto demuestre que ha tomado las acciones eficaces y necesarias para
eliminar las causas raz que han motivado la no conformidad detectada, para lo cual se enva
comunicacin al Subdirector del Centro adjuntando el Informe de Auditora.
2.4
CERTIFICACIN.
El SENA como organismo certificador expide certificados a las personas que han culminado
satisfactoriamente el proceso de Evaluacin de Competencias con su vigencia respectiva.
2.4.1
Estados de la Certificacin.
Vigente: Cuando el certificado cuenta con el aval del organismo certificador por haber cumplido al 100%
con las evidencias requeridas.
No Vigente: Cuando el certificado ha perdido el aval del organismo certificador por Expiracin del
mismo.
Suspendido: Implica la prdida de validez del certificado en forma temporal para proceder a la
reactivacin del certificado o a su revocacin definitiva. Durante el tiempo que el certificado se
encuentre en suspensin para todos los efectos se presenta como un certificado suspendido, con la
nica diferencia que la suspensin admite una posterior reactivacin del certificado, por el tiempo que
le reste de vigencia. Desde el momento en que se solicita la suspensin, tiene un plazo de treinta (30)
das hbiles para que el comit de certificacin informe al responsable del sistema de certificacin si la
causa de suspensin ha cesado o no, para que proceda a la reactivacin o a la revocacin definitiva del
certificado.
Este documento impreso se considera copia no controlada
67
Revocado: Implica la prdida de validez del certificado en forma definitiva. Las causas que pueden dar
lugar a la revocacin son el inadecuado uso del certificado correspondiente a denuncias, quejas y
hallazgos del sector que evidencian falta de competencia de la persona, incumplimiento de normas y
procedimientos que regulan el servicio bajo los cuales se certific y por incumplir el reglamento
disciplinario. Lo anterior debe ser corroborado por el organismo certificador por lo tanto pasa
inicialmente a estado de suspensin mientras surte el debido proceso. Otra causa de prdida de validez
es el incumplimiento del numeral 2.4.6 que hace referencia al Uso del Certificado.
En casos en que se requiera revocar o suspender el certificado por algn motivo o razn la
responsabilidad recae directamente en el subdirector de centro y slo l puede autorizar la modificacin
del mismo soportando su solicitud con los informes de auditora y pasndolo a concepto del Comit de
ECCL.
2.4.2
Generacin de Certificados.
Para dar trmite a la expedicin de certificados de competencia laboral se debe cumplir con los
siguientes pasos:
El lder de Certificacin de Competencias Laborales del centro debe remitir al encargado del
Sistema Certificacin de Competencias Laborales:
o
o
o
Comunicacin formal.
Informe de Auditora (Con cierre de hallazgos si los hay).
Listado de candidatos a certificar con firma del auditor.
El encargado del SECCL una vez ha recibido los soportes anteriormente mencionados debe
verificar:
o
o
Si existe alguna novedad o inconsistencia el encargado del sistema debe elaborar y remitir un acta
(Plantilla Acta del Procedimiento P001-GD Control de Registros) al Lder de Certificacin de
Este documento impreso se considera copia no controlada
68
Competencias Laborales (LECCL) con copia al comit de ECCL, al auditor interno y externo y al asesor de
la DSNFT. Para esta actividad se cuenta con cinco (5) das hbiles, contados a partir de la fecha de
entrega de soportes.
Cuando un PECCL est estructurado por Norma, Titulacin o Perfil Tcnico el certificado debe emitirse
en trminos de diez (10) das corridos, contados a partir de la fecha del informe de auditora.
Cuando un PECCL est estructurado slo por Norma de Competencia Laboral y en el transcurso del
proceso o ejecucin del mismo el candidato o el grupo identifica que puede optar por una titulacin o
perfil tcnico, puede hacer la solicitud antes de la auditora con el fin que se contemple la generacin de
este certificado en el trmino establecido.
Si un candidato cuenta con un conjunto de Normas de Competencia certificadas y vigentes y desea
acceder al certificado de titulacin o perfil tcnico debe realizar la solicitud por escrito al Subdirector de
Centro. En este caso y para efectos de la vigencia del certificado de la titulacin o perfil tcnico se tiene
en cuenta que la fecha de vigencia del primer certificado que vence de Norma de Competencia Laboral
que componen dicha titulacin o perfil tcnico.
Para otorgamiento se puede autorizar la emisin del certificado slo cuando se tenga el informe final de
auditora y la Lista de candidatos a certificar garantizando que no existan No conformidades de
proceso abiertas.
Despus de generar los certificados o elaborar el acta de novedades, (Plantilla Acta del Procedimiento
P001-GD Control de Registros), los soportes se devuelven al Lder de ECCL junto con el reporte de
certificados, quien verifica al recibir la documentacin que se encuentra completa.
El responsable del sistema de certificacin debe tener en cuenta que la certificacin es expedida con
una vigencia de 1 o 3 aos en concordancia con la vigencia del EECCL. De esta manera se genera el
certificado y pasa a firma digital del Subdirector de Centro, quin por razones de integridad, debe
verificar lo que va a firmar dando cumplimiento a la Resolucin 3139 de 2009, en mximo cinco (5) das
hbiles para que los certificados queden disponibles en la web.
Publicado el certificado en http://certificados.sena.edu.co/ ya es un documento de uso y conocimiento
pblico al cual le aplica la normatividad que rige para los mismos.
Luego de superar las fases anteriores, se realiza el cierre del procedimiento cuando todos los candidatos
inicialmente inscritos cuentan con el estado registrado en el sistema (Competente, Aun No competente
o Novedad) archivando fsica o digitalmente los documentos establecidos por Gestin documental. Ver
Tabla de Retencin Documental.
Es responsabilidad del Subdirector de centro correr firma digital cuando cuente con todos los soportes
requeridos que garanticen la validez de la expedicin de los certificados.
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69
2.4.3
La persona certificada puede utilizar su certificado para acreditar la competencia laboral, como soporte
de experticia en su hoja de vida, para procedimientos de vinculacin, ascensos, permanencia o
reconocimientos de mejora dentro del mundo laboral.
En el marco acadmico este certificado slo puede ser reconocido por entidades que homologuen
procedimientos de certificacin para ingresar o reconocer aprendizajes bajo el enfoque de
competencias.
2.4.4
Mantenimiento de la Certificacin.
Concepto.
Es el control peridico dentro del tiempo de duracin de vigencia de la certificacin de una persona en
una Norma o Titulacin, para comprobar que sigue cumpliendo con los requisitos del Esquema de
Certificacin y lo establecido en la Norma(s) de Competencia Laboral. El mantenimiento debe hacerse a
la certificacin dentro de los dos meses antes o despus de cumplir la mitad del periodo de duracin de
su certificacin, es decir, para los casos de las certificaciones con vigencia de un ao el mantenimiento
se realiza a los seis meses y para las certificaciones con vigencia de 3 aos, a los dieciocho meses.
Procedimiento.
Se solicita por la persona certificada dos meses antes o despus de cumplir el perodo de su
certificacin, anexando la certificacin laboral con las funciones correspondientes a la Norma que fue
certificada con un periodo mnimo de tres meses para los certificados de 1 ao y de 1 ao para los
certificados de 3 aos.
El Organismo certificador revisa:
Si existen quejas o reclamos frente al desempeo de la persona certificada en la Norma (s) y que
esta haya sido validada.
Si existen acciones legales contra la persona sobre el desempeo de la Norma certificada,
haciendo la consulta respectiva a los entes reguladores en cada rea.
Las constancias de que el trabajo realizado cumple con lo establecido en la Norma comprobando
su autenticidad, validez y vigencia. (Este requisito no ser exigido para aquellas personas que se
encuentren desempleadas).
El lder de Certificacin debe retomar el Esquema de Certificacin definido para ese proceso y establecer
las fechas, recursos, instrumentos requeridos para realizar el mantenimiento a la certificacin.
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Demanda Social.
El organismo certificador convoca e invita a las personas certificadas mediante medios masivos de
comunicacin tales como pgina web, blogs y carteleras informativas, ello no exime a la persona de su
OBLIGACIN de manifestar el inters de mantener su certificado vigente.
3
Para lo anterior se han diseado cuatro encuestas, dos de servicio y dos de seguimiento.
Encuestas de Servicio:
Permite conocer la satisfaccin de las expectativas de los diferentes actores frente al servicio de ECCL, a
travs de un seguimiento continuo de control, evaluacin y resolucin de problemas inherentes a las
diferentes fases y etapas de la ECCL para el aseguramiento de la calidad.
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Siempre que finalice la auditora y con el objetivo de conocer sobre la calidad y el grado de satisfaccin
de los diferentes actores, el Coordinador Misional Regional debe aplicar las encuestas as:
Encuesta para Medir el Servicio de los Diferentes Actores del PECCL (Ver Formato 17). Para
este caso se tiene en cuenta el 100% de los actores denominados: Lderes, Auditores,
Evaluadores, Coordinadores de Empresa y Responsables del SECCL.
Encuesta para Medir el Servicio del ECCL en los candidatos (Ver Formato 18). La muestra es
del 40% y se selecciona por evaluador, por cada norma de competencia evaluada asociada a
un grupo de candidatos y a un proyecto, debe incluir candidatos con emisin de juicio de
Competente y An no competente, aquellos que hayan reportado alguna novedad y
candidatos convocados a la auditora.
Valorado
Encuestas de Seguimiento:
Esta se realiza con el fin de identificar los efectos que en la empresa se evidencian despus de contar
con personas certificadas por competencias laborales en las diferentes reas de la organizacin y cmo
esto ha tenido implicaciones en la gestin del talento humano (identificacin de necesidades de
capacitacin, retencin de los trabajadores, permanencia, pertinencia, planes de carrera, remuneracin,
competitividad, productividad y polticas de calidad).
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Teniendo en cuenta el tiempo de vigencia del certificado, se habilita la encuesta para realizar
seguimiento as:
a. Para vigencia de un (1) ao se aplica a los seis (6) meses.
b. Para vigencia de tres (3) aos se aplica a los dieciocho (18) meses.
Encuesta para realizar seguimiento del PECCL en las Personas Certificadas (Ver formato 19). Se
encuesta el 60% tanto para personas certificadas como empresas que han participado en
Procesos de Evaluacin y Certificacin de Competencias Laborales, dentro de los perodos
anteriores. La muestra debe evidenciar representacin de empresas: grandes, medianas y
pequeas, gremios, federaciones o asociaciones y de personas en los diferentes sectores o
mesas en las que se ha certificado.
Encuesta para realizar seguimiento del PECCL dentro de la Empresa (Ver SECCL).
El Coordinador Misional cuenta con diez das hbiles para la tabulacin, anlisis y propuesta de planes
de mejora en los casos en que este ltimo aplique, los informes son remitidos a la DSNFT dentro de los
tres das hbiles siguientes al plazo de la tabulacin y anlisis.
Con el resultado de la tabulacin la DSNFT hace un anlisis detallado de las incidencias de la
certificacin al interior de la empresa, con el fin de posicionar y legitimar el proceso, generar poltica de
calidad del sector e identificar buenas prcticas.
En caso de ser en lnea, las encuestas de acuerdo a su perodo correspondiente de aplicacin deben
estar disponibles durante tres das hbiles para que los diferentes actores la diligencien en el link
definido por la DSNFT.
Con el resultado de la tabulacin la DSNFT hace un anlisis de la pertinencia e incidencia de la
certificacin en la cualificacin del talento humano, con el fin de posicionar, legitimar e identificar
tendencias ocupacionales para orientar el servicio de ECCL.
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Para presentar las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones se tiene en cuenta el
procedimiento de PQRSF establecido por la entidad, el cual es dirigido y coordinado al grupo servicio al
cliente y cuyo objetivo es establecer los parmetros para coordinar, controlar y gestionar
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oportunamente las PQRS que recibe la entidad del cliente interno y externo, con el fin de garantizar la
respuesta y satisfaccin del mismo.
Tabla 6. Definicin de las PQRSF.
PETICIN
QUEJA
RECLAMO
SUGERENCIA
FELICITACIN
Presencial:
o Buzn de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Felicitaciones PQRSF: Urna de
comunicacin fsica donde el Ciudadano - Cliente puede depositar su PQRSF.
o Personalmente: Se puede realizar directamente por el Ciudadano-Cliente en las
Regionales o Centros de Formacin que cuenten con puntos PAC, en dependencias
facultadas para la recepcin de PQRSF en actividades donde participe la entidad.
o PAC: Punto de Atencin al Cliente
Virtual:
Servicio al Ciudadano Pagina Web: En esta dispuesta la herramienta Servicio al ciudadano en la
cual se puede hacer la radicacin en lnea directamente por el Ciudadano - Cliente.
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Correo electrnico:
Servicioalciudadano@sena.edu.co est dispuesto para recibir las PQRSF de la entidad en general
y tambin las annimas.
Telefnico:
Lnea gratuita de atencin al cliente 5925555 en Bogot o al 01 8000 910270 a nivel nacional.
Escrito:
Son las que puede enviar a la entidad, Centros de Formacin y/o Regionales, por medio de
empresas de mensajera o servicios postales. Conozca el Directorio SENA a nivel Nacional.
NOVEDADES.
Las Novedades son las situaciones nuevas o recientes que un candidato o el proceso, puede presentar
durante la ejecucin de la ECCL y definen su estado. Estas novedades deben ser analizadas, valoradas y
comunicadas por el Comit de ECCL y deben quedar documentadas en el Expediente del Proceso.
Tipos de Novedades del Candidato de la ECCL.
Todas las novedades aplican para las fases de la ECCL y otorgamiento, excepto
Aplazamiento (A).
Retiro voluntario (RV). Cuando el candidato informa por escrito que se retira de manera
discrecional en cualquiera de las fases de la ECCL, antes de la valoracin total de las
evidencias, pero manifiesta expresamente la intencin de hacer uso del intento (RV). Este
proceso puede reanudarse en un trmino mximo de un (1) ao a partir de la fecha de
radicacin de esta solicitud, para que le sean tenidas en cuenta las evidencias que haya
demostrado el 100%.
Aplazamiento (A). Se refiere a la Solicitud, por escrito y por parte del candidato, para
interrumpir la ECCL, con la intencin de reanudarla en un trmino mximo de un (1) ao a
partir de la fecha de radicacin de esta solicitud, para que le sean tenidas en cuenta las
evidencias que haya demostrado el 100%.
Cancelacin (C). Representa la decisin de retiro definitivo de la ECCL por parte del Comit
de ECCL al candidato, expresada por escrito y que se fundamenta en una causal de
incumplimiento frente a lo establecido en esta gua o por el abandono del candidato, sin que
medie una comunicacin escrita, en este caso se pierde la posibilidad por parte del
candidato de ingresar a un nuevo proceso durante un (1) ao a partir de la fecha de
cancelacin (C).
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la novedad de
Traslado de Centro (TC). Solicitud que hace el candidato al organismo certificador de cambio
de centro donde se inici la ECCL, teniendo en cuenta que el Centro al que solicita el
traslado cumpla con los requerimientos establecidos para atender la solicitud.
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REGLAMENTO DISCIPLINARIO.
Aplica la normatividad y legislacin vigente para servidores pblicos, segn Ley 734 de 2002, mediante
la cual se expide el Cdigo Disciplinario nico.
La aplicacin del reglamento disciplinario, busca garantizar que la Evaluacin y Certificacin de la
Competencia Laboral sea transparente y confiable para el pas; identificando los principios rectores de
la ley disciplinaria que se derivan de las acciones, conductas o comportamientos de los diferentes
actores.
En caso de comprobar o existir una irregularidad en el servicio de ECCL, se verifica en primera instancia
con una auditoria de sistema y se comunica a la instancia o entidad correspondiente.
Deberes y Derechos de los Actores de ECCL.
Los Derechos son el conjunto de prerrogativas inherentes a la naturaleza de los actores del PECCL, cuya
realizacin efectiva resulta indispensable para el desarrollo, ejecucin y cumplimiento de los principios y
caractersticas del procedimiento.
Los Deberes hacen referencia a las actividades, actos y circunstancias que implican una determinada
obligacin moral o tica. Generalmente, los deberes se relacionan con determinadas actitudes que
todos los actores del PECCL, independientemente de su origen, etnia, edad o condiciones de vida estn
obligadas a cumplir a modo de asegurar el cumplimiento de los principios y caractersticas del
procedimiento y todos los contemplados en la Constitucin, la Ley 734 de 2002 y los Reglamentos
internos de la entidad. Recuperado de http://www.definicionabc.com/social/deberes.php
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DERECHOS
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DERECHOS
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CANDIDATOS
reconocimiento de sus competencias
laborales.
Garantizar la confidencialidad de la Notificar ante las autoridades competentes y
informacin suministrada como pruebas, al organismo certificador la suplantacin en
procesos y procedimientos.
el uso del certificado de competencia laboral,
cuando se detecte.
Cumplir requisitos contemplados dentro de Impugnar en cualquier fase del procedimiento
los procedimientos exigidos.
y con el fin de obtener la revisin de los
resultados obtenidos
Abstenerse de ofrecer ddivas o prebendas a Concertar lugar, fecha y hora para la
evaluadores, lderes, auditores y dems valoracin de evidencias
actores del proceso.
Guardar respeto por las personas que Recibir un certificado de competencia si su
intervienen en el proceso
emisin de juicio es competente y la auditora
da paso a la generacin de la certificacin
Actuar con responsabilidad y honestidad en la Participar voluntariamente en la evaluacin y
demostracin de la competencia.
certificacin de la competencia
Participar en las auditoras de competencias Conocer las falencias encontradas en la
laborales, cuando sea convocado.
valoracin de la evidencia de conocimiento,
desempeo y producto
Mantener los estndares de competencia en Hacer uso de la oportunidad.
los que fue certificado.
Presentarse a la actualizacin de la Hacer uso de los intentos requeridos.
certificacin
dentro
de
los
plazos
establecidos.
Declarar cualquier vnculo anterior o presente Acceder a los servicios de la certificacin de la
con
los
evaluadores,
que
pudiese competencia laboral ante el SENA, sin
comprometer la imparcialidad del proceso.
discriminacin alguna.
Utilizar el certificado de la competencia Recibir informacin clara y precisa del
laboral sin afectar el buen nombre del proceso.
organismo certificador.
Abstenerse de participar en actividades Recibir buen trato y respeto por parte del
indebidas, deshonestas e ilegales haciendo evaluador, auditor, lder y dems actores del
uso del certificado de competencia.
proceso.
Conocer los resultados obtenidos.
Fuente: Elaboracin Equipo Nacional de Evaluacin y Certificacin.
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Se hace mediante comunicacin escrita ante el subdirector de Centro como representante del Comit
de ECCL siendo ste la primera instancia, en un trmino no mayor a tres (3) das calendario despus de
que un candidato haya conocido el resultado de sus evidencias. El comit de ECCL tiene ocho (8) das
hbiles despus de la radicacin del mismo para dar respuesta, si sta no le satisface puede radicar
nueva solicitud como segunda instancia al Grupo de Certificacin de Competencias Laborales, quin
emite el concepto definitivo.
Cualquier miembro que haga parte del Comit de Certificacin o DSNFT que este directamente
involucrado con el motivo de la peticin o tenga nexos afectivos o parentesco alguno con el peticionario
o el implicado, queda inhabilitado para formar parte del equipo que toma la decisin sobre la
impugnacin.
8
La incompatibilidad hace relacin a la situacin jurdica de aceptacin de cargos de los que se devele de
manera manifiesta un conflicto y que constituye un obstculo para el ejercicio simultneo de cargos o
funciones. La inhabilidad se refiere a condiciones propias de quien aspira a ejercer un cargo y le impide
el ejercicio del mismo.
Se consideran inhabilidades e incompatibilidades:
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Para los actores del PECCL que son servidores pblicos (funcionarios y contratistas) aplica las
inhabilidades e incompatibilidades y prohibiciones contempladas en esta gua, como lo reglamentado
en el Cdigo Disciplinario nico y debe surtir el debido proceso. En primera instancia cualquier
inhabilidad, incompatibilidad o prohibicin debe ser analizada y valorada por el Comit de ECCL, quin
recomienda la accin a seguir, si ste determina que debe trasladarse a otra dependencia por ser de su
competencia debe hacer entrega de los soportes que la sustentan.
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SANCIONES.
Candidatos.
Al candidato se le inhabilita para presentarse a un proceso de Evaluacin y Certificacin de
Competencias Laborales por tres (3) aos contados a partir de la fecha en que se presentan las
siguientes faltas:
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Uso de celulares o cualquier otro medio de comunicacin durante la toma de evidencias del
conocimiento.
Uso de materiales o equipos o herramientas no autorizadas durante la toma de evidencias de
conocimiento.
Mal uso del certificado o falsificacin de los mismos.
Participar como candidato en un proceso donde contribuy en la construccin de los
instrumentos de evaluacin.
Para lo anterior debe surtir el debido proceso de investigacin y comprobacin y el Comit de ECCL es el
encargado de tomar la decisin.
Empresa, Gremio, Asociacin u Organizaciones.
Cuando bajo la lnea de Alianza se incumpla alguna o algunas de las condiciones establecidas en el
Proyecto sin previo aviso o justificacin, se inhabilitan y suspende el proceso durante seis meses para
que vuelva a ser atendido. El Comit de ECCL es el encargado de tomar la decisin.
10 CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS.
Los documentos y registros que soportan el procedimiento de Evaluacin y Certificacin de
Competencias Laborales se conservaran para su trmite, consulta, conservacin y disposicin final en el
sistema de informacin que para tal fin disponga la DSNFT. Todos los actores que participan en el
procedimiento son responsables del ingreso de la informacin (registros o documentos) al sistema.
Los documentos en soporte fsico que deban conservarse en el sistema de informacin deben subirse en
formato PDF/A o en el formato estndar que recomiende el Gobierno Nacional en el marco de la poltica
de CERO PAPEL, por lo tanto NO PUEDE EXISTIR DUPLICIDAD DE INFORMACIN. En caso de presentarse
circunstancias ajenas, que impliquen el diligenciamiento fsico de algn formato, ste debe actualizarse
en el sistema de informacin y los soportes fsicos deben disponerse de acuerdo a lo anteriormente
mencionado.
La organizacin de los documentos se realiza de acuerdo con la Tabla de Retencin Documental vigente
para las correspondientes reas (Evaluacin y Certificacin centros) que se encuentran en la Intranet del
SENA. (Ver procedimientos del proceso de gestin documental).
Para efectos de auditora se debe garantizar que los registros en el sistema estn debidamente
diligenciados y actualizados para cada uno de los PECCL y procesos.
Expediente de Evaluacin y Certificacin:
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Actividades Claves (AC): Son las acciones desarrolladas por un trabajador que le permiten cumplir con
una funcin productiva.
Anlisis Funcional: Mtodo mediante el cual se identifica el propsito clave de un rea objeto de
anlisis, como punto de partida para enunciar y correlacionar sus funciones hasta llegar a especificar las
contribuciones individuales. Este mtodo facilita la definicin de Unidades de Competencia Laboral y el
establecimiento de Normas de Competencia Laboral. Tomado de la Gua para Normalizacin de
Competencias Laborales. Ao 2013.
Aptitudes: Destrezas o habilidades, innatas o adquiridas que tiene una persona para realizar una tarea o
cumplir una funcin determinada. Como ejemplo, se puede citar la aptitud musical, la aptitud del
lenguaje, la numrica y la espacial.
rea Clave: Es el campo de accin asociado a la tecnologa medular o mesas sectoriales que puede
atender un centro.
Aspirante: Persona que ha manifestado formalmente (Solicitud registrada) su inters en participar en
proyectos de evaluacin y certificacin de competencias laborales.
Auditora: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y
evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de la
auditoria. Tomado de la ISO 19011.
Auditora Interna: Es aquella que se realiza al interior de un Centro con el fin de verificar la conformidad
de los procesos de Evaluacin y Certificacin de Competencias Laborales y es realizada por los auditores
asignados por el Lder de Certificacin de Competencias Laborales del mismo centro.
Auditora Externa: Es la realizada a los procesos de Evaluacin y Certificacin de Competencias
Laborales como requisito para la certificacin con el fin de verificar su conformidad. La realizan
auditores de otros Centros y est sujeta al cumplimiento de los lineamientos establecidos en esta gua.
Banco de Instrumentos: Es la organizacin interna que el Grupo de Certificacin de Competencias
Laborales ha dado a la administracin, gestin y custodia a los tems, indicadores e instrumentos para la
evaluacin de las competencias laborales en cumplimiento de una de sus funciones.
Cadena de Custodia: Consiste en el aseguramiento, conservacin, proteccin y cuidado de los
Instrumentos de evaluacin desde el alistamiento, planeacin, construccin, verificacin, validacin y
administracin hasta su aplicacin.
Candidato: Persona que ha cumplido los requisitos de ingreso especificados y ha oficializado su ingreso
al proceso, mediante el registro de inscripcin.
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Independientes: Se entiende como trabajador independiente a toda persona natural que realice una
actividad econmica o preste sus servicios de manera personal y por su cuenta y riesgo, mediante
contratos de carcter civil, comercial o administrativo, distintos al laboral.
Impugnar: Recurso que tiene el candidato para la revisin de los resultados notificados de su evaluacin
que considere adversos.
Intento: Nmero de veces que puede inscribirse una persona al proceso de Evaluacin Certificacin en
una misma norma de competencia.
Instrumentos de Evaluacin: Son herramientas con caractersticas particulares destinadas a evidenciar
el desempeo, verificar los conocimientos y evaluar los productos de acuerdo con un estndar de
competencia laboral en el que se establecen los criterios que un candidato debe demostrar para
determinar las competencias y habilidades en el ejercicio de una funcin productiva.
Juicio de Competencia Laboral: Es el resultado obtenido por el candidato despus de haber presentado
las evidencias establecidas en la Norma de Competencia Laboral que sirvi como referente para la
evaluacin.
Lista de Chequeo de Desempeo: Es un instrumento que permite al evaluador recolectar datos
observables del candidato en un ejercicio laboral, verificando de una manera estructurada y procesual el
cumplimiento de los requisitos establecidos en la norma de competencia laboral.
Lista de Chequeo de Producto: Es un instrumento que permite al evaluador recolectar informacin de
los resultados de producto del candidato en una prctica laboral, verificando de una manera
estructurada y procesual el cumplimiento de los requisitos establecidos en la norma de competencia
laboral.
Mapa Funcional: Expresin grfica en la que se representa el propsito clave de un rea objeto de
anlisis, se ordenan y correlacionan las funciones necesarias para lograr dicho propsito. Tomado de la
Gua para Normalizacin de Competencias Laborales. Ao 2013.
Marco Nacional de Cualificaciones: Instrumento nico y consensuado para la clasificacin de las
cualificaciones existentes o por desarrollar, conforme a un ordenamiento por niveles y a unos
descriptores de nivel. (Fuente: Equipo Tcnico de Cualificaciones, CONPES 3674 de 2010).
Mantenimiento de la Certificacin: Es el control peridico dentro del tiempo de duracin de vigencia de
la certificacin de una persona en una Norma o Titulacin, para asegurar el cumplimiento continuo de
los requisitos del esquema de certificacin y lo establecido en la Norma(s) de Competencia Laboral.
Momento: Nmero de observaciones y condiciones, en que se deben recoger las evidencias segn lo
establecido en la NCL.
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Norma de Competencia Laboral: Estndar referido a una funcin productiva que en conjunto, puede
conformar un perfil tcnico o titulacin.
Norma de Competencia Laboral Especfica: Estndar reconocido por trabajadores y empresarios que
describe los resultados que un trabajador debe lograr en el desempeo de una funcin laboral, los
conocimientos que debe aplicar y las evidencias que puede presentar para demostrar su competencia.
Tomado de la Gua de Estandarizacin 2013.
Norma Tcnica de Competencia Laboral Colombiana: Estndar reconocido por trabajadores y
empresarios que describe los resultados que un trabajador debe lograr en el desempeo de una funcin
laboral, los contextos en que ocurre ese desempeo, los conocimientos que debe conocer y aplicar y las
evidencias que puede presentar para demostrar su competencia. El carcter de norma tcnica de
competencia laboral colombiana lo otorga el Organismo Normalizador, que para Colombia es el SENA,
de conformidad con el Artculo 19 del Decreto 933 del 11 de Abril de 2003.
Normalizacin: Actividad destinada a la estandarizacin de un conjunto de elementos de competencia,
resultante de estudios y de la negociacin entre las partes interesadas en la definicin funcional de una
ocupacin y en la reglamentacin de sus condiciones de trabajo.
Novedad: Situacin inusual que un candidato o el proceso puede presentar durante la ejecucin de la
ECCL.
Ocupacin: Es un elemento del campo ocupacional; est definida dentro de un rea de desempeo y a
un nivel de cualificacin determinado. Usualmente se compone de varios empleos cuyas funciones son
afines y complementarias, se desarrollan en procesos especficos para la elaboracin de un determinado
bien o servicio y para su desempeo se requieren competencias comunes. (Recuperado de Clasificacin
Nacional de Ocupaciones http://observatorio.sena.edu.co/cno.html. Fecha de consulta: Septiembre 7 de
2012).
Oportunidad: nica opcin que se le da al candidato para presentar las competencias faltantes cuando
el porcentaje de aprobacin de la evaluacin inicial es mayor o igual al 80% en cualquiera de las
evidencias requeridas por la NCL.
Otorgamiento: Proceso que lleva el Certificado de Competencia Laboral que se emite por primera vez,
despus de cumplir con todas las fases del mismo y haber obtenido Juicio de Competente.
Perfil Tcnico: Conjunto de NCL que le permiten a una persona desempearse en un rea especfica del
mundo laboral.
Perfil Funcional: Describe las competencias laborales que requiere un trabajador para desempear una
Ocupacin Laboral con las condiciones de calidad requeridas por el Sector Productivo.
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ABREVIATURAS
Tabla 9. Abreviaturas.
DENOMINACIN
ABREVIATURA
DSNFT
ECCL
PAECCL
EECCL
PECCL
BNI
SNE
BIBLIOGRAFA
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93