QUPUX

Qu es?
QUIPUX es un servicio web que la Subsecretaria de Tecnologas de
Informacin de la Secretaria Nacional de la Administracin Publica pone
a disposicin de las entidades o instituciones pblicas. Permite el
registro, control, circulacin y organizacin de los documentos digitales
y/o fsicos que se envan y reciben en una institucin.
QUIPUX

gestiona

la

documentacin

digital

y/o

impresa;

dicha

documentacin puede ser:

INTERNA: Aquella que se remite y se recibe en los departamentos de la
misma organizacin.
EXTERNA: La que es remitida por entidades y la enviada por la
ciudadana a su organizacin.
El QUIPUX es el Sistema de Gestin Documental utilizado dentro del
Sector Publico para elaborar memorandos, oficios, circulares y todo lo
que implica comunicacin formal dentro y fuera de la institucin.
Los Sistemas de Informacin para gestin documental se han convertido
en herramientas bsicas para soportar el registro, control, circulacin y
organizacin de los documentos digitales y/o impresos que se envan y
reciben en una organizacin. Estos sistemas facilitan la gestin de un
archivo digital.

Ventajas

Ahorro de espacio fsico para almacenamiento de documentos.

Disminucin del riesgo de las prdidas por incendios, robos,
inundaciones.
Conservacin intacta de los documentos a lo largo del tiempo.
Acceso inmediato a los documentos independientemente del lugar
geogrfico.
Bsqueda de documentos definiendo criterios de acceso de forma
flexible y fcil.
Consulta simultanea de varios lectores.
Reproduccin y envo de documentos obviando el traslado fsico.
Inviolabilidad de la informacin a travs de mecanismos de
seguridad digital.
Minimizacin de tiempos de distribucin y consulta.
Ahorro de recursos fsicos y econmicos para gestionar los
documentos.
Disminucin de impresin de documentos.
Apoyo a la conservacin del ambiente.

Desventajas

Funciones
QUIPUX, gestiona la documentacin digital y/o impresa

al interior de

una entidad, entre entidades y la enviada por la ciudadana a las

instituciones. A continuacin se resume la funcionalidad general del
sistema:

Creacin, envo, recepcin, almacenamiento y clasificacin de

memorandos, oficios y circulares y anexos.

Organizacin y clasificacin de documentos digitales en carpetas o

expedientes virtuales.
Control de documentos impresos almacenados en archivos fsicos.
Recepcin, captura e ingreso de documentos impresos.
Reportes estadsticos de documentos creados y enviados,

tramitados, pendientes, archivados.

Creacin compartida de documentos.
Generacin de documentos digitales en formato PDF.

Costo