Capitulo II: Obras, ejecucin presupuestaria directa e indirecta.

Semana 8: Obras por ejecucin presupuestaria directa

Resolucin de contralora n. 195-88-CG.
Ejecucin de las obras pblicas por administracin directa, Resolucin de
Contralora n 195-88-CG del 18 de julio de 1988 (Bibliografa n. 11)
La presente norma, fue dada desde el ao 1988 por la Contralora General de la
Repblica, que es la mxima autoridad del Sistema Nacional de Control.
Supervisa, vigila y verifica la correcta aplicacin de las polticas pblicas y el uso
de los recursos y bienes del Estado. Para realizar con eficiencia sus funciones,
cuenta con autonoma administrativa, funcional, econmica y financiera.
La Contralora General cuenta con atribuciones especiales que le otorga el artculo
22 de la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General
de la Repblica.
El Sistema Nacional de Control es el conjunto de rganos de control, normas y
procedimientos estructurados e integrados funcionalmente, destinados a conducir
y desarrollar el ejercicio del control gubernamental en forma descentralizada.
Su

actuacin

comprende

las

actividades

acciones

en

los

campos

administrativos, presupuestal, operativo y financiero de las entidades y alcanzan al

personal que presta servicio en ellas, independientemente del rgimen que las
regula.
El Sistema Nacional de Control est conformado por los siguientes rganos de
control:
a) La Contralora General, como ente tcnico rector.

b) Todos los rganos de Control Institucional de las entidades que se mencionan

en el artculo 3 de la Ley del Sistema Nacional de Control y de la Contralora de la
Repblica, sean stas de carcter sectorial, regional, institucional o se regulen por
cualquier otro ordenamiento organizacional.
c) Las sociedades de auditora externa independientes, cuando son designadas
por la Contralora General y contratadas, durante un periodo determinado, para
realizar en las entidades servicios de auditora econmica, financiera, de sistemas
informticos, de medio ambiente y otros.
La presente resolucin se disgrega en once artculos, que aunque son pocos, son
necesarios y suficientes para todas las entidades, se debe precisar que cada
entidad debe emitir sus directivas internas que detallen en mayor medida el
procedimiento.
Artculo n 1: Las entidades que programen la ejecucin de obras bajo esta
modalidad, deben contar con: la asignacin presupuestal correspondiente,
personal tcnico administrativo los equipos necesarios.
Comentarios:
El inicio de obra debe contar con la disponibilidad presupuestal, debido
que la falta de este puede ocasionar que no se culmine la obra y por tanto
no tenga utilidad y/o que las adquisiciones, servicios y/o pago de personal,
se demoren y afecten el normal avance fsico.
El inicio de obra debe contar con los recursos mnimos establecidos en los
gastos generales para la correcta ejecucin, debido a la falta de estos
afectara la calidad y avance de la obra.
El inicio de obra debe contar con las unidades orgnicas comprendidas
(obras, supervisin, planificacin, presupuesto, personal, abastecimiento,
contabilidad y tesorera) con suficiente personal tcnico administrativo,
equipos, etc.
Es de precisar que si la entidad NO cuenta con personal Tcnico y
Administrativo suficiente para ejecutar obras por administracin directa,

las debe realizar por contrata, en la cual la ejecucin es mas simple,

debiendo esta decisin ser tomada en conjunto con el rea encargada de
ejecutar las obras y la administracin.
Artculo n 2, Los convenios que celebren las entidades, para encargar la
ejecucin de obras por administracin directa, deben precisar la capacidad
operativa que dispone la entidad ejecutora, a fin de asegurar el cumplimiento de
las metas previstas.
Comentarios:
Para que la entidad A pueda encargar a la entidad B la ejecucin de
obra, se debe sustentar que B cuenta con capacidad operativa (tcnica,
administrativa, econmica y organizacional) y la entidad encargante le debe
exige y verificar, lgicamente esto ser el sustento del respectivo convenio
(se debe precisar que para la suscripcin de convenios se deben contar con
la autorizacin del consejo municipal, regional y/o directiva, segn fuera el
caso.
Los

convenios

deben

establecer

claramente

las

obligaciones,

procedimientos, derechos y sanciones.

Artculo n 3, Es requisito indispensable para la ejecucin de estas obras, contar
con el expediente tcnico aprobado por el nivel competente, el mismo que
comprender bsicamente lo siguiente: memoria descriptiva, especificaciones
tcnicas, planos, metrados, presupuesto base con su anlisis de costos y
cronograma de adquisiciones de materiales y de ejecucin de obras.
Comentarios:
Las obras deben iniciar con expedientes tcnicos.
Las obras deben iniciar con expedientes tcnicos aprobados.
Las obras deben contar con expediente tcnicos formulados para la
ejecucin presupuestaria directa (es decir sin utilidad, gastos generales fijos
y con presupuestos analticos) y no con expedientes tcnicos para
ejecucin por contrata.

 Las obras deben iniciar con ET aprobados por el titular de la entidad, y con
la aprobacin de los niveles tcnicos competentes, planificacin,
presupuesto, estudios y legal.
Las obras deben iniciar con ET, que contienen estudios y diseos
correspondiente;

planilla

pormenorizada

de

metrados,

cronograma

valorizado, ruta crtica, relacin de insumos, equipo mnimo, cronograma de

requerimiento de materiales, personal, equipo y

estudio de mercado

(precios de insumos).
Las obras deben iniciar con ET elaborados y aprobados observando
normas especficas de aplicacin obligatoria emitidas por el sector
salud, educacin, transporte, INC, ALA, etc, entidades que durante la
ejecucin de las obras pueden paralizar y aplicar multas por no contar con
su autorizacin, inclusive estas tambin realizan un seguimiento durante la
ejecucin de la obra.
Los expedientes tcnicos deben sustentar los precios establecidos, ya sea
con precios histricos y/o cotizaciones.
Artculo n 4, La entidad debe demostrar que el costo total de la obra a ejecutarse
por administracin directa resulte igual o menor al presupuesto base deducida la
utilidad, situacin que deber reflejarse en la liquidacin de la obra.
Comentario:
En la culminacin de la obra con la liquidaciones tcnico-financiera, se debe
demostracin los costos totales de las obras fsicamente ejecutados, los
gastos efectivamente cargados a ellas y establecer el beneficio que ha
generado a la entidad que la obra se realice por ejecucin presupuestaria
directa.
Artculo n 5, En la etapa de construccin, la entidad dispondr de un Cuaderno
de Obra, debidamente foliado y legalizado, en el que se anotara: fecha de inicio y
trmino de los trabajos, las modificaciones autorizadas, los avances mensuales,
los controles diarios de ingreso y salida de materiales y personal, las horas de

trabajo de los equipos, as como los problemas que vienen afectando el

cumplimiento de los cronogramas establecidos y las constancias de supervisin de
la obra.
Comentario:
Los cuadernos de obras se deben legalizar antes del inicio de la obra, en
los que se anotan las fechas de los trabajos, modificaciones, avances
fsicos de obra, controles diarios de personal, horas mquina de
equipos, problemas en obras y constancias de la supervisin en obra.
Artculo n 6, La entidad contar con una unidad orgnica responsable de
cautelar la supervisin de las obras programadas.
Comentario:
Para la ejecucin de la obra, se debe contar con unidad orgnica,
responsable de cautelar la supervisin de las obras, que centralice los
controles que realiza el rea de presupuesto (a travs del presupuesto
analtico y calendario valorizado de avance de obra), rea de supervisin
tcnica (a travs del expediente tcnico, planos , especificaciones tcnicas
y plazo de ejecucin de obra), rea de personal (a travs de las hojas de
labores efectuadas por las cuadrillas, cuaderno de asistencia y calendario
de requerimiento de personal) y rea de abastecimientos ( a travs de la
relacin de insumos y calendarios de adquisicin de materiales y de
requerimiento de equipo mecnico) sin que estas labores se afecten.
Artculo n 7, La entidad designar: al ingeniero residente responsable de la
ejecucin de la obra, en aquellos casos cuyo costo total de la misma sea igual o
mayor al monto previsto en la Ley anual del Presupuesto para la contratacin
mediante concurso pblico de precios; o al Ingeniero Inspector, cuando se trate de
obras cuyo costo tal sea inferior a lo sealado precedentemente.
Comentario:
La obra debe ejecutarse con ingenieros residente e inspectores
designados con previa evaluacin de su formacin profesional,

experiencias laborales, y considerar la magnitud y complejidad de la obra

a realizar, este residente puede a su vez contar con personal profesional de
distintas especialidades durante la ejecucin de la obra.
Artculo n 8, El ingeniero residente y/o inspector presentara mensualmente un
informe detallado al nivel correspondiente, sobre el avance fsico valorizado de la
obra, precisando los aspectos limitantes y las recomendaciones para superarlos,
debiendo la entidad disponer las medidas respectivas.
Comentario:
Durante la ejecucin de la obra, el residentes e inspectores deben
presentar informes detallados del avance fsico valorizado de la obra
(incluye la valorizacin de los insumos cargados a la obra por las unidades
administrativas), aspectos limitantes (como rendimiento de materiales,
equipo y mano de obra que se vienen obteniendo de la ejecucin de obra) y
las recomendaciones para superar las deficiencias que se vienen
presentando.
Se debe informar, los materiales entregados a la obra (sea por la compra
con cargo a la obra o entregados por almacn central de otra obra),
materiales utilizados en el periodo, servicios ejecutados, personal tcnico,
administrativo y obrero que realmente trabaj.
Artculo n 9, Durante la ejecucin de las obras se realizarn pruebas de: control
de calidad de los trabajos, materiales, as como el funcionamiento de las
instalaciones, conforme a las especificaciones tcnicas correspondientes.
Comentarios:
Durante la ejecucin de la obra, se debe realizar pruebas de control de
calidad, conforme a las especificaciones tcnicas establecidas, de los
materiales, proceso constructivo, trabajos ejecutados, y funcionamiento de
las instalaciones, es de precisar que estas deben realizarse conforme a las
especificaciones tcnicas, trminos de referencia y propuesta del postor
CONTRATADO para el suministro de bienes y/o servicio, se supone que los

trminos de referencia fueron realizados conforme a las especificaciones

tcnicas del expediente tcnico y proceso constructivo.
Los controles de calidad tambin le va servir a los encargados de la
recepcin de la obra.
Como parte de las labores de supervisin de obra, tambin deben
realizarse pruebas y/o controles de calidad, es importante que las realice
independiente de la residencia, con la finalidad de poder tener la certeza de
la calidad de los trabajos o encontrarse presente cuando se realicen estos y
verificar los clculos realizados.
Artculo n 10, Los egresos que se efecten en estas obras deben ser
concordantes con el presupuesto analtico aprobado por la entidad de acuerdo
a la normatividad vigente; anotndose los gastos de jornales, materiales, equipos
y otros, en registros auxiliares por cada obra que comprenda el proyecto.
Comentarios:
Durante la ejecucin de obra, los gastos (adquisicin de bienes y
contratacin de servicios, personal, etc.) deben tener concordancia con lo
establecido en los presupuestos analticos (mano de obra, materiales,
equipos, contratos y otros). Es decir, si el presupuesto analtico o
presupuesto de obra, detalla

que, para un determinado trabajo, se va

comprar un material y con personal obrero contratado para la obra se

instalar, esto debe ejecutarse as, y no contratando el suministro e
instalacin a una empresa, lo cual no fue aprobado en el ET.
Durante la ejecucin de la obra, se debe contar con sus presupuestos
analticos, y comunicar al rea de contabilidad el inicio de la obra a fin que
anoten los gastos de jornales, materiales, equipos, servicios y otros, en
registros auxiliares, debidamente disgregados en costos directos e
indirectos (de la obra y de la entidad).
Artculo n 11, Concluida la obra, la entidad designara una comisin para que
formule el acta de recepcin de los trabajos, y se encargue de la liquidaciones

tcnica y financiera, en un plazo de 30 das de suscrita la referida acta. La

misma comisin revisar la memoria descriptiva elaborada por el Ing. Residente
y/o Inspector de la obra, que servir de base para la tramitacin de la declaratoria
de fbrica por parte de la entidad, de ser el caso.
Comentarios:
Culminada la obra, la entidad debe designar una comisin para
recepcionar los trabajos, generalmente se encuentra conformado por el
gerente de infraestructura, jefe de supervisin, administracin y patrimonio,
los cuales deben revisar la ejecucin conforme el ET y sus modificaciones y
realizar las pruebas que fueran necesarias. Es importante la participacin
del rea de patrimonio, porque probablemente se encuentren equipos y/o
mobiliario en la misma obra.
Esta comisin de recepcin, tambin debe prever que el material y equipos
sobrantes de obra, sean ingresados al almacn central mediante su
respectiva Nota de Entrada a Almacn NEA.
La liquidacin tcnica, es plasmar en documentos (planos y metrados post
construccin) los trabajos fsicamente ejecutados.
La liquidacin financiera, consiste en obtener todos los gastos que incurri
la entidad, es decir:
-

Los comprobantes de pago de los bienes, servicios y planilla

comprados para la presente obra.

Los bienes y equipos entregados por almacn central a la presente obra

que fueron sobrantes de otra obra.

La maquinaria proporcionada por equipo mecnico para la obra.

Los bienes de propiedad de la entidad que fueron proporcionados por

patrimonio para la presente obra.

As como, lo sobrante de la obra y devuelto a Almacn Central mediante su

NEA (sea material y/o equipo nuevos o usados) y de ser el caso lo devuelto
a patrimonio, como ser:
-

Materiales: madera, fierro, cemento, aditivos, pintura, etc.

Equipos y herramientas: mezcladora, vibrador, cortadora, picos, lampas,

carretillas, etc.

Muebles, impresoras, computadoras, mesas, escritorios, etc.

La liquidacin tcnica-financiera no es una copia de la valorizacin total de

la obra, elaborado con base en el presupuesto contenido en el expediente
tcnico y la relacin de gastos cargados a la obra, debido que no
necesariamente fueron aplicados durante la ejecucin de la obra.
Artculo n 12, Posterior a la liquidacin, se proceder a la entrega de la obra a
la entidad respetiva o unidad orgnica especializada, la cual se encargara de
su operacin y mantenimiento, asegurando el adecuado funcionamiento de las
instalaciones.
Comentarios:
La operacin de las obres deben iniciar cuando previamente han sido
entregadas a la entidad respectiva, debido que para el inicio del
funcionamiento necesariamente es indispensable las autorizaciones, como
ser: INDECI, ALA, MINSA, etc.
La operacin debe estar a cargo de personal especializado en labores de
operacin y mantenimiento de cada tipo de obra, Agua potable, parque y
jardines, etc.
Estas situaciones generan que:
Las obras se terminen en plazos superiores al programado, con el
respectivo incremento de costos.
Las obras se ejecuten con una calidad inferior a la establecida.
Las obras durante su ejecucin no tengan los instrumentos de medicin
y control (recursos, calidad y plazo), desconociendo el destino de los
recursos que se vienen aplicando, los plazos y costos.
Las obras se ejecutan en terrenos de los cuales no se tiene
disponibilidad o no son de propiedad de la entidad o el estado.

 Las entidades desconozcan si los gastos aplicados a la ejecucin de las

obras, corresponden a los tcnicamente necesarios y los beneficios
obtenidos bajo esta modalidad de ejecucin.
Las obras no se puedan inscribir en registros pblicos.
Las instalaciones se deterioren al poco tiempo de operacin, recorte su
vida til o sean inutilizadas.
Comentario:
Para la siguiente clase se deber traer un expediente tcnico elaborado para una
obra por administracin directa.

Semana 9: Expediente tcnico y programacin de obra.

Adquisiciones y contrataciones.
Tal como se detall anteriormente, el expediente tcnico para una obra a
ejecutarse por administracin directa es distinto a la indirecto o mayormente
llamada contrata, en administracin directa la entidad no solo debe controlar el
avance fsico (mediante planos, especificaciones tcnicas, planilla de metrado,
cronograma de ejecucin de obra, u otro documento tcnico) sino tambin el gasto
financiero y/o presupuestal y esto lo hace a travs del presupuesto analtico, el
cual plasma los gastos de la obra (mano de obra, maquinaria, equipos, materiales
y gastos generales) en Clasificador del Gasto, motivo por el cual el ET debe
contener:
Memoria descriptiva
Especificaciones tcnicas
Planos de ejecucin de obra
Metrados
Anlisis de precios
Presupuesto de obra
Presupuesto analtico
Clasificador del Gasto
Calendario de avance de obra valorizado
Recapitulando, para la adquisicin de BIENES y contratacin de SERVICIOS, para
lo necesario durante la ejecucin de la obra, se rige bajo la Ley de Contrataciones
del Estado, es decir se debe cumplir:
Trminos de referencia, solicitado por el rea usuaria (en este caso
solicitado por el residente de obra, y con la aprobacin del gerente de
infraestructura, de otro lado con la supervisin del inspector y del jefe de la
unidad de supervisin) y la administracin de la entidad (que debe controlar
los gastos de acuerdo al presupuesto analtico).

 Estudio de mercado.
Expediente de contratacin.
Proceso de seleccin.
Contrato, orden de servicio, u orden de compra.
Conformidad otorgada por el rea usuaria y la administracin.
Toda prestacin de servicio y adquisicin de bien, inicia con el respectivo contrato
u orden de servicio o de compra, en ese sentido la programacin en la adquisicin
de bienes y prestacin de servicios es muy importante, debido que de acuerdo a la
ley de contrataciones del estado, cada proceso de seleccin (LP, CP, ADP, ADS y
AMC) tiene su tiempo mnimo desde la convocatoria hasta la suscripcin del
contrato.
En ese sentido, analizar el expediente tcnico por grupo y determinar los contratos
mnimos (y su correspondiente proceso de seleccin) para el inicio de la ejecucin
de la obra y programar el requerimiento del proceso de mayor monto.

Semana 10: Organizacin interna de la entidad y funciones.

Toda entidad del estado tiene bsicamente:

Titular de la entidad: Gobernador, Alcalde, Gerente, etc.

Concejo: Regional, municipal, directorio.
rgano de control institucional.
Gerencia: Regional, municipal, general, etc.
Gerencia de administracin, que tiene a su cargo, abastecimiento,

presupuesto, logstica, personal, tesorera, alcancen central, etc.

Oficina de supervisin, la cual es independiente de las dems reas.
Gerencia de infraestructura, que generalmente cuenta con la unidad de
obras, estudios.
Oficina de asesora jurdica.
Segn se aprecia del siguiente ejemplo:

GRAFICO N 21
ORGANIGRAMA

Fuente: Pgina web M. P. Tacna

De otro lado, como documentos de gestin tenemos:
Reglamento de organizacin y funciones ROF: documento mediante el cual
se especifica las funciones de cada rea, as como los departamento u
oficinas que tiene, por ejemplo, en algunas entidades la gerencia de
infraestructura tiene a su cargo la unidad de obras, estudios, desarrollo
urbano, etc.
Manual de organizacin y funciones MOF: similar al anterior tambin
describe las funciones de cada rea.
Es muy importante recalcar, que nicamente cada gerencia, rea u oficina
puede realizar la funcin detallada en el ROF y MOF. Por ejemplo,
generalmente el responsable de suscribir los contratos es la mxima

autoridad, motivo por el cual es su funcin y el gerente de infraestructura no

podra suscribir los contratos.
Cuadro de Asignacin de personal CAP: Documento mediante el cual se
prevn la cantidad de personal y sueldo de la organizacin.
Manual de procedimientos MAPRO: Se describe los procedimientos
internos de cada entidad, se debe recalcar que este procedimiento va de la
mano con el ROF y MOF.
Texto nico de procedimientos administrativos TUPA: Documento mediante
el cual se detallan los costos de los procedimientos y/o servicios que brinda
la entidad.
Reglamento interno de trabajo RIT: Norma el proceder de los trabajadores
de la entidad.
Los Sistemas Administrativos1
Es el conjunto de elementos interrelacionados entre los que existe cohesin y
unidad de propsito en la gestin administrativa. Comprende normas, tcnicas,
mtodos y procedimientos que regulan los sistemas de Contabilidad, Tesorera,
Personal, Abastecimientos, Proyectos, Supervisin, entre otros.
Esta seccin est dividida de la siguiente manera:
Contabilidad
Tesorera
Personal
Abastecimientos
Bienes Municipales
Procedimientos e instrumentos de gestin

Texto Unico de Procedimientos Administrativos- TUPA

Reglamento de Organizacin y Funciones- ROF

Manual de Perfiles de Puestos - MPP

Cuadro de Asignacin de Personal - CAP

Presupuesto Analtico de Personal- PAP

1 Fuente: HTTP://WWW.MUNICIPIOALDIA.COM/INDEX.PHP?FP_CONT=976

Sistema de Contabilidad
Conjunto de normas, tcnicas, mtodos y procedimientos orientados a regular el
uso de los recursos financieros de la entidad, con la finalidad de dar coherencia y
mayor efectividad al manejo de los fondos pblicos.
El Sistema Contable se ejecuta a travs de diferentes registros: formularios,
reportes, libros contables, etc., realiza el registro y control de todas las
operaciones financieras de la Municipalidad, que permite una eficiente toma de
decisiones.
En las municipalidades esta funcin est a cargo de un Contador Colegiado; en
municipalidades pequeas, con pocos recursos, se trabaja con un profesional a
tiempo parcial, que cumple con las normas contables y entrega la informacin
obligatoria en los plazos establecidos.
Sistema de Tesorera
Es un sistema creado para uniformizar y sistematizar los procedimientos y
tcnicas de registros de los Ingresos y Gastos que ejecuta la municipalidad en
forma diaria, consolidndolo mensualmente, por semestre y de forma anual, por
fuente y rubro, para la presentacin de la informacin presupuestaria y financiera.
Comprende la captacin de los Ingresos y la ejecucin de los Gastos en la
modalidad de Girado y Pagado.
Se organiza a travs de cuatro mdulos que facilitan su gestin:
Caja
Permite definir la Caja Chica, por rea o centro de costo, y realiza
desembolsos menores previamente autorizados.
Registra los ingresos y salidas del efectivo de la Caja Chica.
Permite realizar el seguimiento de cuentas por rendir.

 Realiza cuadres o cierres de caja.

Bancos
Registra operaciones bancarias.
Organiza la emisin y programacin de entrega de cheques.
Controla la situacin de cheques y movimientos bancarios.
Controla los saldos bancarios y las conciliaciones bancarias automticas.
Realiza los procesos de cierre mensual de cada cuenta bancaria de la
Municipalidad.
Realiza control de las cartas fianzas.
Cuentas por Pagar
Permite llevar el registro de las deuda a los proveedores
Gestiona y controla los compromisos de pago a futuro.
Controla los adelantos otorgados a los proveedores.
Permite la programacin de las cuentas por pagar.
Registra pagos a proveedores (cancelaciones).
Emite reportes de estado de cuenta, haciendo un anlisis por antigedad y
vencimiento de las deudas.
Cuentas por Cobrar
Permite llevar el registro de las deudas que tienen terceros con la Municipalidad.
Permite realizar la cancelacin de documentos con notas de abono. Emite
reportes de estado de cuenta, haciendo un anlisis por antigedad de las deudas
y vencimiento de las mismas.
Sistema de Personal
Conjunto de Principios, Normas, Tcnicas y Procedimientos de la Administracin y
Gestin de los Recursos Humanos. Le corresponde la creacin y desarrollo de las
condiciones necesarias para lograr la mayor valoracin y el mejor desempeo de
los servidores pblicos en la funcin pblica Profesionalizada.

Este sistema regula los procesos de seleccin, progresin en la carrera y

evaluacin. As

mismo

regula

el

otorgamiento

de

las

remuneraciones,

bonificaciones, beneficios, compensaciones y pensiones del personal de carrera

de las municipalidades.
El Sistema de Personal cuenta con tres sistemas laborales y de servicios:
REGIMEN LABORAL PUBLICO : Decreto Legislativo N 276 (Empleados
Municipales)
REGIMEN LABORAL PRIVADO : Decreto Legislativo N 728 (Obreros
Municipales)
REGIMEN ESPECIAL DE SERVICIO ADMINISTRATIVO (CAS): Decreto
Legislativo N 1057 (Contratados por Servicios a plazo fijo)
Asimismo para una mejor gestin de los recursos humanos, ste se divide en los
siguientes

MODULOS

(que

pueden

constituirse

tambin

en

REAS

FUNCIONALES):
MODULO DE PLANILLAS, que elabora las planillas de remuneraciones del
personal.
MODULO DE ESCALAFON, que crea y mantiene actualizado los legajos
personales
MODULO DE CONTROL DE ASISTENCIA Y PERMANENCIA, que controla
al personal en funcin a una Directiva Interna de Asistencia y Permanencia
MODULO DE CAPACITACION, que elabora y ejecuta el Plan de
Capacitacin.
MODULO DE EVALUACION, que formula los instrumentos de evaluacin
del desempeo laboral.
El rea de Personal se encarga de supervisar el cumplimiento del contrato as
como su asistencia del personal obrero, es decir el encargado de supervisar la
asistencia

del

personal

obrero

tcnico

es

el

rea

de

personal

(independientemente del residente, inspector, gerente de infraestructura y jefe de

supervisin).
Otro punto importante es el cumplimiento del contrato, debido a que nicamente
deben realizar las funciones contratadas, es decir si el contrato es como personal
obrero no puede realizar funciones de asistente tcnico y/o administrativo, lo cual
puede acarrear problemas a la entidad posteriormente. Lo saludable es contratar
al personal tcnico y/o administrativo con contratos que especifiquen estas
funciones.
Sistema de Abastecimientos
Este sistema est constituido por las normas, tcnicas, mtodos y procedimientos
que regulan los procesos de abastecimiento (programacin, adquisicin,
almacenamiento y distribucin) de bienes y servicios en la administracin pblica y
se crea con la finalidad de asegurar la racionalidad, eficiencia y eficacia del USO
de los recursos pblicos.
Est organizado segn los siguientes MODULOS (que pueden constituirse
tambin en REAS FUNCIONALES):
AREA DE PROGRAMACION (PLANIFICACION)
AREA DE ADQUISICIONES
AREA DE ALMACENAMIENTO
AREA DE DISTRIBUCION
AREA DE CONTROL PATRIMONIAL (MANEJO DE INVENTARIOS)
El rea de abastecimientos se encarga bsicamente de:
Programar, dirigir, ejecutar y controlar el sistema de logstica, conforme a
los lineamientos y polticas de la Municipalidad, normas presupuestales,
tcnicas de control sobre adquisiciones y contrataciones.

 Formular, ejecutar y controlar el Plan Anual de Adquisiciones y

Contrataciones, as como organizar, asesorar y controlar los procesos de
seleccin de todos los rganos de la Municipalidad,
Formular el Cuadro de Necesidades de Bienes y Servicios para ser
comprendida en el Presupuesto anual.
Programar el almacenamiento y garantizar el abastecimiento racional y
oportuno de los bienes, materiales e insumos que requieran los rganos de
la Municipalidad.
Supervisar la elaboracin y custodiar de los expedientes de los procesos de
Seleccin.
Coordinar con las diferentes unidades orgnicas sus necesidades y
especificaciones tcnicas para la adquisicin y contratacin de bienes,
servicios y obras, segn el plan vigente.
Disponer la distribucin de los bienes, de acuerdo a los pedidos de las
unidades orgnicas y en funcin al stock de almacn.
Supervisar y controlar la eficiente prestacin de los servicios de agua,
energa elctrica, telefona fija, telefona celular y radio comunicacin y
otros.
Disponer el registro, verificacin y control en la base de datos de inmuebles
y terrenos de propiedad de la Municipalidad.
Efectuar Anualmente la toma de inventarios de los bienes en custodia en el
Almacn y de los inmuebles, maquinarias, vehculos, equipos y todo aquello
que forma parte del patrimonio municipal.
Ejecutar, controlar y supervisar el registro de los compromisos de gasto en
materia de adquisiciones y contrataciones de bienes, servicios y obras en el
Sistema Integrado de Administracin Financiera SIAF-GL.
Adquisiciones
Una funcin importante del rea de Logstica, son las Adquisiciones de bienes,
servicios y obras, para ello cada Municipalidad debe contar con un Plan Anual de
Contrataciones- PAC, sustentado en el Plan Operativo Institucional - POI y en el

Presupuesto Municipal, para programar y controlar las adquisiciones que realice.

El PAC permite prever los bienes, servicios y obras que se requieren durante el
ejercicio presupuestal, as como el necesario para financiarlos.
Es importante, recalcar que todo bien ingresa primero al rea de almacn central,
y es este que a travs de un Pedido Comprobante de Salida PECOSA, se
entregan a la obra (residente de obra).
Los bienes sobrantes de obra, deben ser ingresados a Almacn central mediante
su respectiva Nota de entrada a almacn NEA, de tal forma los bienes sobrantes
pasan a ser responsabilidad de dicho funcionarios.
Se debe precisar que, no se puede prestar material entre obras, el procedimiento
a realizar es ingresar el material a almacn central mediante una NEA y almacn
central a travs de una PECOSA entregar a la obra B los materiales.
Es de precisar que las adquisiciones menores a una AMC deben cumplir con los
principios de la ley de contrataciones, y cada entidad debera realizarlos bajo una
directiva especial.
Instrumentos de Gestin Institucional
El Texto Unico e Procedimientos Administrativos - TUPA
Es un es un instrumento de gestin, en l se describen todos los procedimientos
seguidos ante una entidad de la Administracin Pblica, requeridos por el
administrado para satisfacer sus intereses o derechos; detallndose los plazos y
requisitos. El Tupa deber de sealar la relacin de aquellos servicios
administrativos prestados a exclusividad, debiendo realizar la debida difusin de
aquellos que no presta en esa situacin. Se aprueba a travs de Ordenanza
Municipal.
El Reglamento de Organizacin y Funciones - ROF

Es el instrumento de Gestin Institucional, a travs del cual se precisan las

funciones generales, lneas de autoridad, responsabilidad y coordinacin a nivel
de unidades orgnicas establecidas en la Estructura Orgnica de la Institucin. Se
aprueba a travs de Ordenanza Municipal
Este Instrumento Normativo de Gestin, sirve de gua y regula el funcionamiento
de los diversos rganos de la administracin municipal, para el mejor cumplimiento
de sus funciones y el consiguiente logro de las metas y objetivos programados en
el Plan Operativo Institucional (POI), en el Plan de Estratgico Institucional (PEI) y
el Plan de Desarrollo Concertado (PDC).
La estructura orgnica municipal bsica de la municipalidad comprende en el
mbito administrativo, a la gerencia municipal, el rgano de auditora interna, la
procuradura pblica municipal, la oficina de asesora jurdica y la oficina de
planeamiento y presupuesto; ella est de acuerdo a su disponibilidad econmica y
los lmites presupustales asignados para gasto corriente.
Los dems rganos de lnea, apoyo y asesora se establecen conforme lo
determina cada gobierno local.
El Cuadro de Asignacin de Personal - CAP
Es un Instrumento Normativo de Gestin que clasifica cada uno de cargos/puestos
de trabajo, de acuerdo al nivel adquirido en los procesos de contratacin,
nombramientos y ascensos efectuados en la entidad, mediante concurso pblico.
Considera los al personal que tenga vnculo laboral al amparo de los Decretos
Legislativos 276 (empleados) y 728 (obreros) a los que ubica en los Grupos de
Funcionarios, Profesionales, Tcnicos y Auxiliares.
En el CAP solo se considerar las plazas o puestos de trabajo del personal
permanente del rgimen pblico (empleados) o rgimen privado (obreros) a cargo
de las municipalidades

El Manual de Perfiles de Puestos - MPP

Es un documento normativo que describe de manera estructurada todos los
perfiles de puestos de la Entidad, desarrollados a partir de la estructura orgnica,
el Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF), el Cuadro para Asignacin de
Personal (CAP) o el Cuadro de Puestos de la Entidad (CPE), cuya informacin es
importante y de utilidad para integrar los procesos tcnicos de recursos humanos.
El Presupuesto Analtico de Personal - PAP
Es un documento de Gestin Institucional, que refleja en trminos presupuestarios
y financieros el gasto global que representa contar con determinada cantidad y
calidad de servidores pblicos.
Trabajo:
Dos alumnos: Obtener el ROF y MOF de una entidad, y exponer: funciones de la
gerencia de administracin, infraestructura y supervisin, recalcar las sub
gerencia, oficinas y/o reas de cada gerencia.

Semana 11:Directivas para la ejecucin de obras por administracin directa.

Las directivas son documento que norman en mayor detalle los procedimientos y
responsabilidades del ROF, MOF y/o MAPRO (mas no lo limita) muchas de ellas
describen desde la declaratoria de viabilidad de un PIP hasta la liquidacin de la
obra, asimismo adjuntan formatos que permiten estandarizar los informes de
evaluacin, informes mensuales de residente, inspector, actas de conciliacin de
gastos,
Trabajo:
Obtener, analizar y realizar anlisis crtico de una directiva para ejecucin de obras
por administracin directa.
Exposicin de trabajos.