Tablas Dinmicas en Excel.

Una Tabla Dinmica, es un resumen de datos agrupados, que

puntualizan en forma concreta datos de una informacin
El empleo de Tablas Dinmicas se justifica si la cantidad de datos a manejar es importante
El ejemplo que se empleara para ejecutar paso por paso todas la opciones que ofrece Excel
para ejecutar las Tablas dinmicas consiste en una factura telefnica con algunas columnas
agregadas, que permite asimilarla a una lista bastante completa para desarrollar el trabajo.
La tabla es bastante amplia, manejndose en un rango de A1:H110, con fechas que van
desde el 15/9/01 hasta el 30/09/01. Por razones de espacio se muestra una parte de la
misma, que abarca un rango A1:H44.
No obstante la totalidad de los datos sern analizados con la opcin de Tablas Dinmicas.
Excel 2000, presenta unas mejoras en el asistente, que permite a travs de sus pasos la
creacin de las mencionadas tablas.
Para la ejecucin de la tabla dinmica vamos a emplear el asistente para tablas y grficos
dinmicos, que en este curso se supone que el usuario tiene un conocimiento general del
empleo del mismo.
En primer lugar recurrimos al Men-Datos-Asistente para tablas y grficos dinmicos.
Paso 1
Dnde estn los datos que desea analizar?
Activar: Lista o base de datos de Microsoft Excel
Qu tipo de Informe desea crear?
Activar: Tabla dinmica
Paso 2
En este paso vamos a producir una variante con respecto a la ubicacin de la lista o base de
datos, en este caso la lista que vamos a utilizar para extraer la informacin y crear la tabla
dinmica se encuentra almacenada en otro libro, que llamamos Control tiempos, por lo
tanto en el paso 2 empleamos el botn Examinar
Pulsando el botn Examinar y ubicando el archivo que contiene los datos, Excel devuelve
C:\Mis documentos\Control tiempos.xls!
Al pulsar siguiente Excel indicara error. Por lo tanto se deber realizar la siguiente
operacin:
Suprimir C:\Mis documentos\, encerrar con corchetes el nombre del libro e incluir el rango
de datos que se deber conocer con anterioridad, quedando de la siguiente manera
[Control tiempos.xls]Hoja 1!$A$1:$H$110
Realizada la operacin Pulsar siguiente
Paso 3

En este paso existe la opcin de colocar la tabla en una hoja nueva, en la hoja actual o en
otra creada. Para los dos ltimos casos se deber usar el botn de Contraer dialogo y ubicar
la celda inicial de desarrollo de la tabla. ( Se selecciona la celda A 1 ).
Concluido este paso pulsar finalizar
Como consecuencia, surge una nueva barra de herramientas, que contiene una serie de
botones con los nombres de los encabezados de columna de datos.
Siendo ubicados algunos de ellos en la nueva hoja siguiendo el siguiente criterio.
Pagina: Los botones que se colocan en esta rea son los primeros que se filtran. En este
caso colocamos el botn Fecha, pudiendo mostrar todas las fechas o una determinada.
Fila: Son los elementos que queremos colocar como filas en la tabla dinmica, en este caso
adoptamos el botn Destino
Columna: Como en el caso anterior, colocamos los datos que forman parte de la columna
de la tabla, ubicando en la misma el botn Da Semana
Datos: En este caso se colocan los datos que se organizan y se resumen, optamos por
Duracin e Importe.
En el caso de Datos, al ubicar los botones por defecto, aparecer Contar Duracin y Sumar
Importe.
En el caso del importe, obtendremos la sumatoria total de los distintos importes.
En el caso de Duracin, tambin necesitamos la sumatoria de los tiempos empleados, para
tal fin, debemos dar Formato al Botn
La operacin mencionada se realiza de la siguiente manera: pulsar un clic con el botn
derecho sobre Contar duracin- seleccionar Configuracin de campo y reemplazar en la
tabla desplegable que se origina, contar por sumar y al mismo tiempo dar formato
personalizado, de la siguiente forma.
Dentro del cuadro que se presenta pulsar sobre el botn numero.
Categora: hora
Personalizada
Tipo : h:mm:ss
aceptar
Aceptar
Una ves concluida la tabla dinmica, a su finalizacin se produce el calculo total de los
tiempos e Importes, respectivamente. En el caso de los tiempos, se debe seleccionar toda la
fila y dar formato de categora: hora, personalizado [h]:mm:ss.
Opciones de Tablas Dinmicas
Pulsando el botn Opciones que se encuentra en el Paso 3 de 3 del Asistente para crear
tablas dinmicas, se abre un cuadro de dialogo con opciones avanzadas que se detallan.
Nombre: Permite mantener o cambiar el nombre de la tabla
Opciones de formato

Totales Generales de columnas- Totales generales de filas:

Los resmenes obtenidos con la ejecucin de tablas dinmicas, necesitan en casi todos los
casos de los totales de filas y columnas o por lo menos los totales en una de las dos
opciones. Por defecto las dos opciones aparecen activadas.
Auto formato de tabla
Esta casilla se encuentra activada automticamente, el formato que se aplica a la tabla es el
que tenemos por defecto en el men Formato.
En caso de querer optar por otro, seleccionamos el men Formato y recurrimos a los que
ofrece Excel.
Subtotales de elementos ocultos de pagina
Esta casilla se encuentra desactivada, por cuanto sino Excel incluira en los subtotales,
datos de opciones no elegidas en el campo Pagina.
Combinar Rtulos
Si se activa esta casilla se centran los nombres de los elementos, cualquiera sea su formato.
Mantener Formato
Si se decide cambiar Formato, al mantener activada esta opcin, al actualizar datos se
vuelve al formato original
Diseo de Pagina
Pagina tiene dos configuraciones. Hacia abajo, luego horizontalmente y Horizontalmente, y
luego hacia abajo. Por defecto toma la primer opcin.
En caso de tener mas de un botn en el campo Pagina, permite cambiar la posicin.
Campos por columnas
Dentro de la zona Pagina, permite elegir el numero de botones que van a aparecer en una
misma columna. Optar por 0 (cero), muestra los botones en la misma columna.
Para valores errneos, mostrar
Se activa esta casilla y se quiere sacar una frase, en caso de existir valores incorrectos.
Para celdas vacas, mostrar
Por defecto se encuentra activada y mostrara celdas vacas, caso contrario mostrara cero.
Opciones de datos
Guardar datos con el diseo de la tabla
Por defecto se encuentra activada, si se desactiva no se podr configurar de nuevo la tabla
dinmica ni cambiar las acciones que realiza, Contar, sumar etc.
Habilitar traspasar detalles
Manteniendo el casillero activado, permite al hacer doble clic sobre cualquier celda del rea
de datos, abrir otra hoja y crear otra tabla donde se muestra un detalle.

Cada vez que se ejecute de la misma manera un doble clic sobre la celda seleccionada del
rea, se abrir una nueva hoja.
Actualizar al abrir
Si se han empleado datos de otro libro de Excel para crear la tabla dinmica como el caso
del ejemplo, al activar la casilla, se actualizara la tabla cuando se habr el libro que tiene
los datos de origen.
Opciones de datos externos
Corresponde a tablas dinmicas creadas con datos externos, sin usar datos del libro de
Excel.

MACROS EN EXCEL
Excel es un programa que tiene un gran potencial, pero la mayora de la gente lo maneja de
una forma muy simple, utilizando solo opciones bsicas, pero hay algo muy importante que
tengo que decirles. Excel cuenta con un lenguaje muy poderoso llamado Visual Basic, este
es solo una parte del lenguaje, pero permite hacer o resolver los problemas mas fcilmente,
solo debemos aprender a programarlo y para eso es este curso, podra la gente decir que
este curso es un nivel muy alto de Excel y quizs si lo sea, pero es fcil de aprender ya que
se manejaran trminos sencillos, a mi me gusta hablar con palabras que todo el mundo
entienda y eso lo hace mas fcil. La programacin que emplea en este curso o las
estructuras que aparecen son creadas por su servidor, ya que para manejar la programacin
de Visual Basic con Excel es necesario tener mucha creatividad, cada persona puede crear
estructuras diferentes pero que trabajen igual. As que manos a la obra.
Fase 1
Primeramente debemos de saber que es una Macro y a continuacin se explica el termino:
Una Macro son una serie de pasos que se almacenan y se pueden activar con alguna tecla
de control y una letra. Por ejemplo, todos los das empleo frecuentemente en mis celdas los
mismos pasos: Tamao de Fuente(Tamao de la letra), Negrita, Fuente(Tipo de letra) y
Color de Fuente(Color de Letra), para no estar repitiendo estos pasos los puedo almacenar
en una macro y cuando ejecute la macro los pasos antes mencionados se ejecutaran las
veces que yo lo desee. A continuacin te muestro como grabar una macro y ejecutarla:
1. Trasldate a la celda A1 y escribe tu Nombre. Por ejemplo, Ramn y presiona Enter
2. Regrsate a la celda A1, porque cuando diste Enter bajo de celda o cambio el
rumbo.
3. Da clic en el Men Ver, seguido por la Opcin Barra de Herramientas y elija
Visual Basic. Se activara la barra de herramientas Visual Basic.

4. Da clic en el botn Guardar Macro, el que tiene la ruedita Azul. Windows activa el
cuadro de dialogo Grabar Macro, el cual permitir darle el nombre a la macro y
cual ser el mtodo abreviado para ejecutarla. El mtodo Abreviado se refiere con
que letra se va activar la macro, obviamente se activara con la tecla Control y la
letra que usted quiera, de preferencia en minscula, porque si activa las maysculas
la macro se activara presionando la tecla Shift + Control + la letra que usted indico.

5. Donde dice Nombre de la macro ya aparece el nombre que llevara la macro en este
caso Macro1. si desea cambiar el nombre escriba uno nuevo, pero yo le recomiendo
que as lo deje.
6. En la opcin Mtodo Abreviado aparece que se activara con la tecla
Control(CTRL) + la letra que usted indica, de clic en el cuadrito y ponga una letra,
por ejemplo ponga la letra a(en minsculas). La macro se activara cuando este lista
con la tecla Control + a
7. De clic en el Botn Aceptar. Windows empezara a grabar todos los pasos en la
Macro1.y el botn de la ruedita azul cambiara de forma ahora ser un cuadrito
Azul, se llamara Detener grabacin. Lo utilizaremos cuando terminemos de
indicarle los pasos para detener la grabacin.
8. Cambie el Tipo de Letra en el Botn Fuente de la barra de herramientas Formato
9. Cambie el tamao de la letra en el Botn Tamao de Fuente de la barra de
herramientas Formato
10. Presione el Botn Negrita de la barra de herramientas Formato
11. Cambie el color de la letra en el Botn Color de Fuente de la barra de herramientas
Formato. Recuerde que todos estos pasos estn siendo almacenados en la macro que
estamos grabando y tambin recuerde que estos pasos se estn efectuando en la
celda A1.

12. Presione el Botn Detener Grabacin de la barra de Herramientas de Visual Basic.

El que tiene el cuadrito azul presionado.

Listo Excel guardo los pasos en la Macro1 que se activara presionado la tecla Control + a
13. Escribe otro nombre en la celda C1 y presiona Enter, despus regresa a la celda C1.
14. Presiona la tecla Control + a. Windows efectuara todos los pasos grabados sobre la
celda C1, esto quiere decir que el nombre que esta en C1 tendr las caractersticas
del que esta en A1. Tipo de letra, tamao, negrita y el color que indicaste al grabar
la macro.

Nota. Cada vez que presiones Control + a Excel ejecutara la macro y efectuara los pasos
en la celda que te encuentres. Puedes grabar todas las macros que desees.
OBSERVANDO LOS CODIGOS DE UNA MACRO DE EXCEL
Crearemos una macro y veremos sus cdigos:
.
Para observar los cdigos de una macro debemos de seguir los siguientes pasos:
1. Primeramente trasldese a la celda A5 antes de empezar la grabacin de la Macro
2. Presione el Botn Grabar Macro de la barra de Herramientas Visual Basic. Excel
muestra el cuadro de Dialogo Grabar Macro
3. en la opcin Mtodo Abreviado escriba la letra r, por lo tanto la macro se llamara
con Control + r
4. Presione el botn Aceptar. Excel inicia la grabacin del la Macro1
5. Trasldese a la celda A1 y escriba Ramn, despus presione Enter para aceptar el
valor en la celda
6. Pare la grabacin de la macro presionando el botn Detener Grabacin de la barra
de herramientas Visual Basic. Excel a grabado los pasos y a generado un cdigo,
Observmoslos:
7. Presione la tecla Alt + la tecla de funcin F11(Alt + F11). Excel nos traslada al
Editor de Visual Basic. Si este editor no se activa es que Excel no esta bien
instalado o se a borrado. Tambin puede acceder desde el Men Herramientas,
Macro y Editor de Visual Basic.
8. Active los siguientes cuadros o ventanas:

De clic en el Men Ver y elija la opcin Explorador de Proyectos

De clic en el Men ver y elija la opcin Ventana Propiedades

Estas dos opciones deben de estar siempre activadas ya que de ah depende todo lo que
vallamos a hacer.

9. Del cuadro Proyecto de doble clic en Mdulos o simplemente presione el signo de

+ que aparece en la opcin Mdulos. Se activara debajo de Mdulos la Opcin
Modulo1
10. De doble clic en Modulo1. Se mostrara en el Editor de Visual Basic el cdigo de la
macro que grabamos de la siguiente forma:
Sub Macro1()
'
' Macro1 Macro
' Macro grabada el 08/04/2001 por RAMON MENDOZA OCHOA
'
' Acceso directo: CTRL+r
'
Range("A1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Ramn"
Range("A2").Select
End Sub
Que es lo que significa esto nos preguntaremos asombrados, a continuacin se da una
explicacin de lo que ha hecho Excel:

Sub y End Sub indican el inicio y el final del procedimiento de la Macro1

Todo lo que aparece con un apostrofe indica que no se tomara en cuenta que es
solo texto o comentarios y ese texto debe de aparecer en un color, ya sea el color
verde.
Range("A1").Select Indica que lo primero que hicimos al grabar la macro fue
trasladarnos a la celda A1. La orden Range nos permite trasladarnos a una celda

ActiveCell.FormulaR1C1 = "Ramn" Esto indica que se escribir en la celda en

que se encuentra el valor de texto Ramn. Todo lo que aparece entre comillas
siempre ser un valor de texto. La orden ActiveCell.FormulaR1C1 nos permite
escribir un valor en la celda activa.
Range("A2").Select Otra vez indicamos que se traslade a la celda A2. Esto se debe
a que cuando escribimos el nombre de Ramn en A1 presionamos Enter y al dar
Enter bajo a la celda A2.

Para comprender mejor alteraremos el cdigo dentro del editor de Visual Basic.
Que crees que pasara aqu con nuestra Macro:
Sub Macro1()
'
' Macro1 Macro
' Macro grabada el 08/04/2001 por RAMON MENDOZA OCHOA
'
' Acceso directo: CTRL+r
'
Range("A1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Ramn"
Range("B1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Calle 21 de Marzo #280"
Range("C1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "31-2-47-13"
Range("D1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Nogales Sonora"
Range("E1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "CONALEP NOGALES"
End Sub
As es acabo de alterar el cdigo y cuando regrese a Excel y ejecute la macro con Control
+ r har lo siguiente:
En A1 escribir Ramn
En B1 escribir Calle 21 de Marzo #280
En C1 escribir 31-2-47-13
En D1 escribir Nogales Sonora
En E1 escribir CONALEP NOGALES
As que salgamos del editor dando clic en el Men Archivo y eligiendo la opcin Cerrar
y volver a Microsoft Excel. Si no desea salir por completo de clic en el botn Microsoft
Excel que se encuentra activado en la barra de tareas y cuando dese volver al editor de clic
en el botn Microsoft Visual Basic que se encuentra en la barra de Tareas.

Ahora ya que salimos de Visual Basic y estamos en Excel de Nuevo ejecutemos la macro
presionando Control + r y veamos los resultados de nuestra modificacin.
Cdigos Ms comunes:
Trasladarse a una Celda
Range("A1").Select
Escribir en una Celda
Activecell.FormulaR1C1="Ramon"
Letra Negrita
Selection.Font.Bold = True
Letra Cursiva
Selection.Font.Italic = True
Letra Subrayada
Selection.Font.Underline = xlUnderlineStyleSingle
Centrar Texto
With Selection
.HorizontalAlignment = xlCenter
End With
Alinear a la izquierda
With Selection
.HorizontalAlignment = xlLeft
End With
Alinear a la Derecha
With Selection
.HorizontalAlignment = xlRight
End With
Tipo de Letra(Fuente)
With Selection.Font
.Name = "AGaramond"
End With
Tamao de Letra(Tamao de Fuente)
With Selection.Font
.Size = 15
End With
Copiar
Selection.Copy
Pegar
ActiveSheet.Paste
Cortar
Selection.Cuto
Ordenar Ascendente
Selection.Sort Key1:=Range("A1"), Order1:=xlAscending, Header:=xlGuess, _
OrderCustom:=1, MatchCase:=False, Orientation:=xlTopToBottom
Orden Descendente
Selection.Sort Key1:=Range("A1"), Order1:=xlDescendingo, Header:=xlGuess, _
OrderCustom:=1, MatchCase:=False, Orientation:=xlTopToBottom

Buscar
Cells.Find(What:="Ramon", After:=ActiveCell, LookIn:=xlFormulas, LookAt _
:=xlPart, SearchOrder:=xlByRows, SearchDirection:=xlNext, MatchCase:= _
False).Activate
Insertar Fila
Selection.EntireRow.Insert
Eliminar Fila
Selection.EntireRow.Delete
Insertar Columna
Selection.EntireColumn.Insert
Eliminar Columna
Selection.EntireColumn.Delete
Abrir un Libro
Workbooks.Open Filename:="C:\Mis documentos\video safe 3.xls"
Grabar un Libro
ActiveWorkbook.SaveAs Filename:="C:\Mis documentos\piscis.xls", FileFormat _
:=xlNormal, Password:="", WriteResPassword:="", ReadOnlyRecommended:= _
False, CreateBackup:=False
Estos serian algunos cdigos muy comunes en Excel, pero si usted desea puede generar
mas cdigos de otras opciones, es cuestin de que los ocupe.

Instituto en Computacin Informtica.

5to. Bach en Comp.

Alberto Marroqun
Programacin
Clave 4

TABLAS DINAMICAS Y MACROS.

Por: David Orlando Caldern

Coatepeque, julio de 2005

Introduccin
En el siguiente trabajo conoceremos que es una tabla
dinmica , para que se usa, y como podemos crearla.
Tambin aprenderemos que es una macros y como
nos pueden servir en nuestro trabajo en Excel.

Conclusin
En el anterior trabajo vimos un poco de cmo crear
tablas dinmicas en Excel y tambin como usar las
macros y modificarlas por medio del editor de Visual
Basic.