DETERMINACIN DE

REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA

DE COMPRAS Y VENTAS PARA EL
CONTROL INTERNO EN EL GRIFO
MUNICIPAL DE ILO, PROVINCIA
DE ILO-MOQUEGUA

1. DETERMINACIN DE LOS REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA

1.2. ACTIVIDADES DE LA DETERMINACIN DE REQUERIMIENTOS
ANTICIPACIN DE REQUERIMIENTOS
El Grifo Municipal de Ilo es uno de los lderes en la comercializacin
de petrleo y gasolina en toda la provincia. Debido a este gran xito el
grifo se vio en la obligacin y necesidad de solicitar la implementacin

de un sistema de compras y ventas para el control interno que les

permita resolver rpida y eficientemente los problemas que estn
afrontando en la actualidad.
Se puede observar en su solicitud, la necesidad de poder llevar un
buen control interno para saber con exactitud cunto es realmente
lo que tienen, lo que deben y tambin de esa manera evitar
negligencias por parte de los trabajadores. Con el nuevo sistema a
implementare se lograra hacer que el grifo realice en forma rpida y
efectiva el registro de ventas del da as como tambin las compras.
Todo este registro se enviar de manera automtica a la oficina del
grifo en donde se encuentra el personal administrativo y tambin a
la municipalidad provincial de Ilo al rea de Contabilidad.
El software para el registro de ventas estar bien estructurado;
poniendo cdigos para las facturas y boletas de venta, nmero de
serie, fecha, nmero de RUC del cliente, tipo de pago, tipo de
moneda, etc. No solo eso adems se podr ordenar las ventas
mediante fechas, RUC de los clientes, tipo del producto, (petrleo o
gasolina), periodicidad de venta, etc.

En el caso del software para el registro de compras sera muy

similar al de ventas, se diferenciara en la forma de organizar a los
proveedores quesera por: periodicidad de compras, tipo de
producto, fechas de compra, entre otros.
INVESTIGACIN DE REQUERIMIENTOS

Hoy por hoy el Grifo Municipal de Ilo lleva la emisin y registros de

comprobantes de pago (facturas y boletas de venta) de manera muy

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arcaica; tanto de las ventas como compras. Ello genera mrgenes

de error y tambin prdida de tiempo. Los empleados del grifo
utilizan el Programa Microsoft Excel y Visual Fox Pro en donde
registran las facturas y boletas; pero solo tienen capacidad para ello,
a estas alturas no es suficiente el programa Excel o Visual Fox Pro
ya que no les permite controlar la mercadera, los impuestos que
deben pagarse, entre otros. Adems no se puede ordenar las ventas
o compras por tipo de producto, fechas, periodicidad, nmero de
RUC y al mismo tiempo al final del da no se puede visualizar de
forma automtica el reporte de todas las ventas
Este tipo de registro que llevan les demanda mucho tiempo en el que
se puede ir haciendo otras cosas realmente necesarias que ayuden
a mejorar da a da el grifo; y conjuntamente este tipo de registro
ocupa mucho espacio utilizndose stands llenos de carpetas y
archivadores. En efecto los usuarios precisan un software en el que
se escriba el monto y automticamente se desglose el IGV
juntamente con sus respectivas cuentas contables. Con ello se
podr determinar las ventas al contado y al crdito; en el caso fuera
al contado se proceder a actualizar automticamente el libro caja.
Con una nueva forma de registro de las facturas y boletas de ventas
quedarn grabadas en la memoria de la computadora para utilizarlas
en su momento.
Como se sabe a cada cambio de turno se realiza un varillaje, en el
cual se determina cuanta gasolina o petrleo hay. Entonces con un
nuevo sistema de registro se comprobar si es correcta la cantidad
de gasolina o petrleo que el grifero ha declarado.

ESPECIFICACIONES DE REQUERIMIENTOS

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El nuevo software a implementarse permitir al grifo automatizar su

gestin, minimizar el riesgo de errores, reducir el tiempo empleado
en la emisin y registro de comprobantes de pago, con la finalidad
de poder incorporar personal a las tareas administrativas sin que
haya por ello algn tipo de confusin en el registro.
Igualmente, el software permitir transformar el registro en informes
tiles para el anlisis de desempeo del grifo y la ayuda en la toma
de decisiones relativas al futuro de la misma.
Para ingresar al software se abrir un interfaz en donde se escribirn
los siguientes datos:
Usuario
Contrasea
Despus de ingresar se observar una barra de mens y en ella
podremos ingresar al registro de compras o ventas segn sea el
caso.

RESPECTO A LAS COMPRAS

Factura: Se proceder a ingresar la factura fsica que el proveedor
otorga en el momento de la compra. En la estructura tendr las
siguientes partes:
Nmero de serie.
Nombre, razn social o denominacin del proveedor.
Nmero del RUC del proveedor.
Codificacin de los comprobantes de pago.
Tipo de moneda.

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Fecha de emisin de los comprobantes de pago.

Fecha de pago de los comprobantes de pago.
Valor de Compra.
Monto del Impuesto General a las Ventas.
Precio de Compra.
Otros tributos a pagar.

Con todos estos datos se crear una factura virtual.

La idea es que conforme van llegando las facturas, se contabilizan y
en ese momento se les asigna un nmero correlativo. Dicho nmero
lo da el software.
Si desea encontrar todas las facturas de un determinado proveedor,
o cualquier otra, no tiene ms que entrar en la contabilidad, pulsar
"ver mayor" y escribir el nombre del proveedor. All, en su ficha,
aparecen todos los nmeros de las facturas que le ha mandado
dicho proveedor.

Gua de Remisin: La gua de remisin sirve para el traslado de

bienes por las pistas y carreteras del pas. En la estructura tendr las
siguientes partes:
Apellidos

nombres, denominacin

razn

social.
Direccin del domicilio fiscal y del establecimiento

donde est localizado el punto de emisin.

Nmero de RUC.
Numeracin: Serie y nmero correlativo.
Denominacin del documento.
Motivo del traslado.
Direccin del punto de partida
Direccin del punto de llegada.
Datos de identificacin del destinatario.
Datos de identificacin de la unidad de transporte y

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del conductor.
Datos del bien transportado.
Fecha de inicio del traslado.
Cantidad y Peso de productos.
Boletas de Venta: Aqu se encuentran los productos que no son
para vender sino ms bien para uso de la empresa. En la estructura
tendr las siguientes partes:
Nmero de serie
Nombre o Razn Social
DNI
Nmero correlativo
Tipo de moneda
Precio de Venta
Fecha
Con todos estos datos se crear una boleta de venta virtual.
Adicionalmente a todas las estructuras anteriormente mencionadas
habr un botn KARDEX en el que se registrar automticamente
la mercadera comprada. Teniendo la siguiente estructura:

Cantidad de los productos comprados

Costo unitario (El sistema automticamente generara el
monto)
RESPECTO A LAS VENTAS
Boleta de Venta: Este comprobante de pago habitualmente se
emite a personas naturales. En la estructura tendr las siguientes
partes:

Nmero de serie
Nombre o Razn Social
DNI
Nmero correlativo

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 Tipo de moneda
Precio de Venta
Fecha
Con todos estos datos se crear una boleta de venta virtual.
Este software adems contar con un botn registrar nuevo que
se utilizar en el caso que se registre una boleta de venta que
tenga un DNI desconocido (cliente que compra por primera vez en
el grifo); automticamente al escribir el DNI se abrir un cuadro
pequeo en el que se escribir el nombre y direccin de la persona.
Por otro lado al escribir el DNI de un cliente ya registrado se podr
ver todos los datos guardados.

Factura: Este comprobante de pago habitualmente se emite a

personas jurdicas o personas naturales con negocio, por tal motivo
es un requisito esencial que los clientes cuenten con un nmero de
RUC. En la estructura tendr las siguientes partes:

Fecha de emisin de los comprobantes de pago.

Fecha de cobro de los comprobantes de pago.
Codificacin de los comprobantes de pago.
En caso de ser Persona Jurdica nmero del RUC de la
empresa y en caso de ser Persona Natural adems de
registrar el RUC se debe considerar registrar apellido

paterno, apellido materno y nombre completo.

Nombre, razn social o denominacin del cliente.
Valor de Venta.
Monto del Impuesto General a las Ventas.
Precio de Venta.
Otros tributos a cobrar.

Este software adems contar con un botn registrar nuevo que

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se utilizar en el caso que se registre una factura que tenga un

RUC desconocido (empresa que compra por primera vez en el
grifo); automticamente al escribir el RUC se abrir un cuadro
pequeo en el que se escribir el nombre, razn social o
denominacin del cliente. Por otro lado al escribir el RUC de un
cliente ya registrado se podr ver todos los datos guardados.
Adicionalmente a todas las estructuras anteriormente mencionadas
habr un botn KARDEX en el que se registrar automticamente
la mercadera vendida. Teniendo la siguiente estructura:
Cantidad de los productos vendidos
Costo unitario (El sistema automticamente generara el
monto).
Informe de Compra-Venta
El software dar informacin de las compras y ventas totales
(diarias, mensuales y anuales), permitindonos conocer los pagos
tributarios a realizarse mensualmente (Impuesto a la renta e IGV).
Este informe tambin servir para saber cmo le fue a la empresa y
poder determinar a simple vista si hubo prdida o ganancia.
Cabe decir que todos los registros que se realicen en el software
se guardaran en un backup y gracias a ello se podr guardar de
una manera muy segura toda la informacin. Con el backup no
ser necesario guardar la informacin en un lugar fsico.
Para poder obtener el informe Compra-Venta necesitamos los
siguientes reportes:
Reporte de compras: El software dar informacin del
registro de las compras realizadas (diario, mensual,
anual). Tambin se incluye el KARDEX.

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 Reporte

de ventas: El software dar informacin del

registro de las ventas realizadas (diario, mensual, anual).

Tambin se incluye el KARDEX.

Todos los registros e informes de compras y ventas sern

automticamente enviados a la Municipalidad provincial de Ilo al
rea de Contabilidad gracias al sistema integrado con el que cuenta
este software.
1.3. REQUERIMIENTOS BASICOS

COMPRENSION DEL PROCESO

Sabemos que la misin del Grifo Municipal de Ilo es la de satisfacer
las necesidades de los clientes, ofreciendo productos y servicios de
excelente calidad, contando para ello con un personal altamente
calificado e innovador, infraestructura moderna y las herramientas
optimas, para seguir posicionndose dentro del mercado; entonces
hasta ahora para lograr este objetivo han venido trabajando como se
explic anteriormente, siempre con factibilidad, siendo su deficiencia
la demora en el trabajo cotidiano de los trabajadores de dicha rea,
lo cual repercute en los reportes diarios que se tiene que enviar
hacia el rea de logstica y el rea de tesorera, debido a que los
sistemas de informacin actuales han sido desarrollados en
plataformas obsoletas y de manera disgregada.
IDENTIFICACION DE DATOS EMPLEADOS E INFORMACION
GENERADA

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El Grifo Municipal de Ilo cuenta con 8 empleados, de los cuales los

que estn relacionados directamente con la Compra Venta serian:
Municipalidad Provincial de Ilo
Juan Rolando Arana
rea de Logstica
Oscar Ordoez
Administrador
Ana Torres Franco
Atencin al Cliente
Juan Daz Salinas
Atencin al Cliente
Matheo Puma Paz
Atencin al Cliente
Martha Fuentes Canto
Contabilidad

Compra
Compra
Venta
Venta
Venta
Declaracin

Cada uno de los trabajadores sabe cul es su desempeo en la

accin de Compra Venta del Grifo Municipal de Ilo, el cual es
indispensable para poder realizar eficientemente todos los procesos
por el que debe pasar el producto antes de llegar al cliente final.
Para cumplir todos estos procedimientos, es necesario tener una
adecuada obtencin, organizacin, y veraz informacin, ya que esta
proporcionara la factibilidad necesaria para el Grifo Municipal de Ilo.
FRECUENCIA Y VOLUMEN DEL PROCESO
Este sistema se dar con frecuencia, ya que al realizar el registro de
Compras y Ventas en el nuevo Software se har de forma diaria, y
as podremos minimizar el riesgo de errores, reducir el tiempo
empleado en la emisin y registro de comprobantes de pago
Entonces dicho de esta manera ser de forma Automatizada, ya que
al momento de registrar una venta, este automticamente ser
registrado en la base central de la Municipalidad Provincial de Ilo.

IDENTIFICACION DE CONTROLES

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Un medio de control, es que el Sistema de Registro de Compras y

Ventas del Grifo Municipal de Ilo se registre automticamente en la
base de datos de la Municipalidad Provincial de Ilo; de esta manera
se evitara una perdida de datos.
Cabe decir que todos los registros que se realicen en el software se
guardaran en un backup y gracias a ello se podr guardar de una
manera muy segura toda la informacin. Con el backup no ser
necesario guardar la informacin en un lugar fsico.
1.4. REQUERIMIENTOS DE LAS TRANSACCIONES DE LOS USUARIOS
Los usuarios lo que requieren es un sistema al cual puedan
acceder fcilmente, que sea adaptable y que les permita ingresar
datos de manera efectiva y a la vez poder observar la
informacin lo ms rpido posible.
El registro de compras y ventas debe permitir tener un buen
control; debe registrar todas las compras para poder tener en
claro cules son los gastos de la empresa y a la vez debe
registrar todas las ventas mostrando al final el volumen de ventas
que se ha realizado para realizar un reporte y tener un control
eficiente y eficaz de los ingresos de la empresa.
Para tener un buen control el sistema debe ser prctico debe
permitir ingresar datos con facilidad y para esto el software debe
estar bien diseado y contar con toda un estructura.
El sistema debe brindar la informacin al usuario con bastante
precisin, debe utilizar los datos correctos y exactos; adems
deben estas disponibles en el momentos que se necesite.
El

Grifo

Municipal

al

encontrarse

administrado

por

la

Municipalidad Provincial Ilo debe contar con un sistema integrado

al sistema de gestin con el que cuenta la Municipalidad para

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que al momento de visualizar o requerir informacin no se tenga

que estar personalmente en el establecimiento sino poder
acceder a la informacin desde el lugar administrativo esto no
ocasionar prdida de tiempo al contrario optimizar recursos.
Es necesario que el sistema se encuentre bien estructurado para
que los usuarios puedan ingresar los datos con facilidad que se
encuentren identificadas las ventanas tanto de compras como
de ventas y que existan suficientes interfaces para acceder a
cada informacin deseada.
1.5. REQUERIMIENTO DE DECISIN DE LOS USUARIOS
El sistema debe apoyar a la toma de decisiones de los usuarios
brindando informacin precisa y concisa.
Para efectuar una compra de combustible es necesario saber el
volumen de ventas que se ha tenido y comprar un combustible
aproximado o mayor al de las ventas; para esto es necesario
tratar la informacin en el menor tiempo posible y tomar una
buena decisin.
Un percance que tiene la organizacin se encuentra en el
inventario al momento de comparar lo que se tiene en los pozos
con lo que el sistema indica que debera de haber, este
problemas surge porque el sistema actual toma demasiado
tiempo en tratar la informacin y mostrar un reporte.
El sistema a implementarse debe contar con todo tipo de
seguridad ya que la informacin con la que se cuenta es muy
valiosa y cualquier persona con fines maliciosos no podra
acceder a dicha informacin, solo personal autorizado de la
empresa est apto para visualizar y hacer uso de la informacin.
1.6. REQUERIMIENTO DE TODA LA ORGANIZACIN

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 El Grifo Municipal es una organizacin dedicada a la venta de

combustible en la Provincia de Ilo, esta organizacin est
administrada por la Municipalidad lo cual hace que el tiempo a
invertir en tratar la informacin deba ser lo ms corto posible.
Al ingresar los datos de los comprobantes de pago tanto de
compras como de ventas debe ser sumamente prctico para as
poder tener los datos exactos a un menor tiempo y tener todo
registrado en el sistema como facturas, boletas y guas de
remisin virtuales, asignndoles a la vez a cada una un nmero
de serie.
Lo que se necesita del nuevo sistema es que genere un reporte
de compras para que se tenga exactamente un control en lo que
se ha comprado, tipo de combustible, RUC del proveedor,
nombre, razn social o denominacin del proveedor, fecha,
precio de compra, IGV a pagar, entre otros.
Adems de un reporte de compras lo que se requiere tambin es
un reporte de ventas porque solo as se podr controlar todos los
ingresos que se tiene, cuanto se vendi de cada tipo de
combustible, que da se vendi, valor de venta, precio de venta,
IGV, cliente, entre otros datos que se registran en un
comprobante de pago.
El sistema de registro de compras y ventas podr proyectar un
reporte ya sea diario, mensual y/o anual, el usuario ser el que
solicite el reporte de la manera que desee adems no solo podr
visualizar por fechas sino tambin por categoras, informacin
general o detallada.
Para poder facilitar contablemente, el sistema lo que realiza es
relacionar y registrar los montos con sus respectivas cuentas
contables, esto ayuda a que el registro de las compras y ventas

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no resulte una tarea extra si no a la par de registrar los montos

tener un control administrativo y contable.

2. TCNICAS PARA RECOPILAR HECHOS O INFORMACIN

Las tcnicas utilizadas para la recopilacin de hechos e informacin son:
La entrevista
La observacin
En esta oportunidad como grupo investigador consideramos necesaria la
tcnica de entrevista porque gracias a dicha entrevista podemos tener
contacto directo con el usuario, es decir, con las personas que estn
involucradas en el tema.
Adems con la entrevista podemos realizar preguntas exactas y claves,
mantener una conversacin en donde el entrevistado nos de su punto de
vista, su opinin e informacin que para nosotras como grupo es muy
inportante y valiosa.
Otra tcnica que utilizamos es la observacin porque gracias a ella hemos
podido percatarnos y percibir los problemas que surgen y la manera en que
se efectuan los procesos y as desarrollar un sistema eficaz y eficiente.

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