1.

OBJETIVO
Realizar arqueo de caja menor mediante la verificacin de los documentos soportes y su oportuno registro, con el fin
de comprobar su correcto funcionamiento y la efectiva aplicacin de controles.
2. ALCANCE
Inicia con la asignacin de los responsables del arqueo de caja menor, contina con la solicitud de los soportes y
termina con la elaboracin y entrega del Acta de arqueo.
3. TRMINOS Y DEFINICIONES
Caja Menor: Est destinada para el pago de gastos administrativos del Ministerio del Interior, de carcter urgente,
imprescindible, necesarios e inaplazables, para la buena marcha de la administracin del Ministerio, gastos de
desplazamiento y de alimentacin, que sean indispensables con ocasin de reuniones de trabajo que realice la alta
direccin.
Arqueo de Caja Menor: Proceso de verificacin, mediante el recuento del efectivo y/o de los documentos
existentes, en un momento determinado, con el fin de establecer controles internos respecto al manejo de los
recursos o de procedimientos establecidos.
Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP): Documento expedido a travs del Sistema Integrado de
Informacin Financiera SIIF- para amparar la constitucin de gastos de caja menor.
Gastos Generales. Son los gastos relacionados con la adquisicin de bienes y servicios necesarios para que el
rgano cumpla con las funciones asignadas por la Constitucin Poltica y la ley.
Grupo de Gestin Financiera y Contable (GFC)
Rubro Presupuestal: Identificacin presupuestal para determinar la clasificacin del gasto realizado por la caja
menor, como:
Comunicaciones y Transporte. Se cubre por este concepto aquellos gastos tales como los de mensajera,
correos, correo electrnico, beeper, telgrafo, alquiler de lneas, embalaje y acarreo de los elementos.
Igualmente incluye el transporte colectivo de los funcionarios del rgano.
Impresos y Publicaciones. Por este rubro se pueden ordenar y pagar los gastos por edicin de formas,
escritos, publicaciones, revistas y libros, trabajos tipogrficos, sellos, autenticaciones, suscripciones,
adquisicin de revistas y libros, pago de avisos institucionales y videos de televisin.
Materiales y Suministros. Adquisicin de bienes tangibles e intangibles de consumo final o fungible que no se
deban inventariar por las diferentes dependencias y no sean objeto de devolucin
Gastos Judiciales. Comprende los gastos que los rganos deben realizar para atender tanto la defensa del
inters del Estado en los procesos judiciales que cursan en su contra o cuando acta como demandante,
diferentes a los honorarios de los abogados defensores. Por este rubro se atendern gastos, tales como:
fotocopias de expedientes, transmisin de documentos va fax, traslado de testigos, transporte para efectuar
peritazgos y dems costos judiciales relacionados con los procesos.
4. RESPONSABILIDAD
El responsable de adelantar los arqueos de caja menor en el Ministerio del Interior, es el rea de presupuesto del
Grupo de Gestin Financiero y Contable. Los funcionarios y contratistas designados para la realizacin del arqueo
de caja menor debern aplicar este procedimiento y las normas vigentes aplicables.
La actualizacin, revisin y socializacin de los cambios realizados a este documento estn a cargo del
Coordinador del Grupo de Gestin Financiero y Contable.
La aprobacin de los cambios realizados a este documento est a cargo del Subdirector (a) Administrativo y
Financiero.
5.

NORMATIVIDAD

5.1 Constitucin poltica 1991

5.2 Leyes
Ley 1712 de 2014, por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la Informacin
Pblica Nacional y se dictan otras disposiciones
Ley 1474 de 2011, por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencin,
investigacin y sancin de actos de corrupcin y la efectividad del control de la gestin pblica.

Ley 1150 de 2007, por la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y
se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacin con recursos pblicos.
Ley 734 de 2002, por la cual se expide el Cdigo Disciplinario nico.
Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos
del estado y se dictan otras disposiciones.
5.3 Decretos
Decreto 1068 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto nico Reglamentario del Sector Hacienda y Crdito
Pblico.
Decreto 2768 de 2012, por el cual se reglamenta la constitucin y funcionamiento de las cajas menores expedido
por el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico.
Decreto 2893 de 2011, por la cual se establece la Estructura del Ministerio del Interior.
Decreto 111 de 1996, por medio del cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995
que conforman el Estatuto Orgnico del Presupuesto.
Decreto anual de salarios expedido por el Gobierno Nacional.
5.4 Resoluciones
Resolucin anual del Ministerio del Interior, mediante la cual se constituyen las cajas menores para la
correspondiente vigencia fiscal.
6. DESARROLLO
6.1. Lineamientos Generales
El Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico mediante el Decreto 2768 de 2012, compilado en el Decreto 1068 de
2015, reglamenta la constitucin y funcionamiento de las cajas menores de los rganos que conforman el
Presupuesto General de la Nacin. Con base en dichas normas el Ministerio del Interior anualmente expide una
Resolucin mediante la cual constituye las cajas menores en cada vigencia fiscal.
En cumplimiento de dichas disposiciones el Grupo de Gestin Financiera y Contable realizar dos (2) arqueos
durante el semestre, de manera sorpresiva, en los cuales se verificar que todas las operaciones estn
debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos evidenciados
correspondan a cada uno de los rubros presupuestales asignados a la caja menor; con el fin de establecer acciones
preventivas y/o correctivas de ser necesario.
6.2 Desarrollo
No.

Actividad

Tarea

Asignar
funcionarios
para realizar
el arqueo de
caja menor

Asignar los funcionarios del rea de presupuesto - GFC, que van a

efectuar el arqueo de caja menor.

Solicitar
documentos
soportes de
la caja
menor

Solicitar al responsable del manejo de la caja menor la siguiente

informacin:
- Resolucin mediante la cual el Ministerio del Interior constituye las
cajas menores en la entidad, correspondientes a la vigencia del
arqueo.
- Pliza de manejo vigente.
- Reporte Sistema Integrado de Informacin Financiera (SIIF)
-Ejecucin de caja menor, desde el ltimo arqueo realizado.
- Egreso caja menor- Comprobante del SIIF, con sus
correspondientes soportes
- Chequera
- Dinero en efectivo disponible
- Dems documentos que soporten las operaciones de caja menor.

Realizar
arqueo de
caja menor

1. Realizar conteo del efectivo en presencia del responsable del

manejo de la caja menor y registrarlo por denominaciones.
2. Revisar consecutivo de la chequera.
3. Revisar que todos los soportes de la caja menor se encuentren
debidamente diligenciados, autorizados y registrados oportunamente.

Punto de
Control

Responsable

Coordinador
GFC

Elaborar y
aplicar lista de
chequeo

Diligenciar el
Acta de
arqueo de caja
menor en el
Anexo No.1
del
procedimiento.

Funcionarios
asignados rea
de presupuesto
GFC

Funcionarios
asignados rea
de presupuesto
GFC

No.

Actividad

Tarea

Punto de
Control

Responsable

4. Verificar que las actividades realizadas estn acordes a lo

estipulado en el procedimiento de manejo de caja menor.
5. Verificar que los gastos estn acorde con los montos asignados a
los rubros presupuestales autorizados en el acto administrativo de
constitucin de la caja menor.
6. Verificar que el saldo disponible en bancos, ms el efectivo, ms
recibos provisionales sea igual al valor de la caja menor.
Nota. En caso de que no sean iguales, se debe dejar constancia en
el acta de arqueo de caja menor.
7. Verificar que se est custodiando el efectivo, chequeras y dems
documentos que soportan la caja menor, mediante la adecuada
aplicacin de los controles establecidos.
1. Indicar el resultado del arqueo Anexo No.1, con las observaciones
a que haya a lugar.

Elaborar
Acta de
arqueo de
caja menor

2. Firmar el Acta de arqueo por parte de los funcionarios asignados y

el responsable de la caja menor.

Revisar el Acta
de arqueo de
caja menor

Funcionarios
asignados rea
de presupuesto
GFC

3. Remitir copia del Acta de arqueo de caja menor a la Oficina de

Control Interno

7. REGISTROS
REGISTROS
Reporte del SIIF, ejecucin de caja
menor
Egreso caja menor comprobante
(SIIF)
Acta arqueo de caja menor

RESPONSABLE

FRECUENCIA

UBICACIN

Funcionario manejo caja menor

Permanente

SAF

Permanente

SAF

Segn programacin
arqueo

GFC

Funcionario manejo caja menor

Funcionario asignado rea de
presupuesto GFC