Introduo

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A importncia de uma boa administrao

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Como organizar o setor financeiro?

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Planejamento como estratgia diferencial

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5 dicas para uma gesto efetiva

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Concluso

27

Sobre o Consultrio 2.0

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INTRODUO

INTRODUO

Ao administrar uma clnica ou um consultrio mdico,

voc deve sempre levar em conta as melhores
prticas da gesto empresarial. Isso significa que
voc deve se preocupar com:

as compras;
a gesto de pessoas;
o planejamento estratgico;
a gesto contbil e financeira;
o relacionamento com o cliente;
a organizao de fluxos e processos de trabalho;
entre outros fatores que afetam diretamente os resultados do negcio.

INTRODUO

Sempre que essas prticas so implementadas e gerenciadas do jeito certo, a clnica ou o consultrio
mdico percebe um aumento considervel nas oportunidades de negcio, assim como na lucratividade.
Neste e-book, vamos ver os principais pontos a serem verificados para uma gesto exemplar de clnicas e
consultrios mdicos, destacando a importncia de uma boa administrao e do planejamento estratgico
como caminho para o sucesso. No final, voc vai conferir como implementar e gerenciar dicas para uma
gesto efetiva.
Boa leitura!

A IMPORTNCIA DE UMA BOA ADMINISTRAO

A IMPORTNCIA DE UMA BOA ADMINISTRAO

Administrar uma empresa envolve planejar, organizar, executar e controlar aes que levem ao objetivo,
e ele pode ser expresso na misso e na viso da empresa. Uma clnica ou um consultrio mdico tem
como misso levar a sade para seus clientes, mas tambm tem a responsabilidade de gerar lucro para
que possa manter o negcio sustentvel ao longo do tempo.

Pode at parecer um conflito de ideais, mas a verdade que toda empresa tem o objetivo
de gerar lucro, agregando valor para os seus scios e seus acionistas. Caso contrrio, no
haveria sentido em estabelecer uma sociedade, e os profissionais de sade aplicariam
seus conhecimentos de forma gratuita o que configura filantropia.

Nesse sentido, administrar zelar pelo seu empreendimento de forma que ele gere resultados positivos
tanto para voc quanto para os seus clientes. Qual , ento, a importncia e a vantagem de administrar
uma clnica ou um consultrio mdico?

A IMPORTNCIA DE UMA BOA ADMINISTRAO

ORGANIZAO DOS FLUXOS DE TRABALHO

Quando voc administra adequadamente a sua clnica ou o seu consultrio
mdico, voc tambm organiza fluxos de informao e processos de trabalho de
modo que as pessoas saibam exatamente o que e quando as coisas precisam
ser feitas. Essa simples atitude mantm o ambiente de trabalho harmnico, faz
com que as pessoas entendam e cumpram com suas responsabilidades e traz
ordem para que a sua atividade profissional seja exercida com excelncia.
MELHORIA DA PRODUTIVIDADE
Com fluxos de trabalho estabelecidos e monitorados, possvel verificar um
aumento considervel da produtividade dos funcionrios. Se o mdico no
tem uma agenda de atendimentos, por exemplo, no difcil que aparea uma
grande fila de pacientes aguardando atendimento sem nenhuma previso de
horrios. Em contrapartida, quando h organizao, os processos ocorrem
naturalmente, e o tempo melhor aproveitado.

A IMPORTNCIA DE UMA BOA ADMINISTRAO

OTIMIZAO DE RECURSOS
Uma das tarefas da administrao melhorar constantemente a eficincia da empresa. E por eficincia,
entenda o uso adequado de recursos no menor tempo possvel o que impacta diretamente na
produtividade e, tambm, na competitividade do negcio.
Quando voc administra adequadamente a sua clnica ou o seu consultrio mdico, voc aproveita
melhor os recursos usados como materiais clnicos, materiais de escritrio, espao fsico etc. , e
isso contribui para a reduo de custos.
REDUO DE CUSTOS
A reduo de custos outro benefcio que uma boa administrao pode trazer para o seu consultrio
ou para a sua clnica mdica. Com um bom controle de estoque e uma viso apurada sobre como os
recursos so consumidos no seu negcio, possvel identificar pontos de desperdcio e, assim, reduzilos, contribuindo para uma gesto mais efetiva e lucrativa.

A IMPORTNCIA DE UMA BOA ADMINISTRAO

COMPETITIVIDADE
O mercado de servios em sade bastante amplo e conta com uma alta
concorrncia. Por isso, fundamental que voc identifique oportunidades
para se destacar e, com isso, atrair mais clientes. Fazendo uma boa
gesto do negcio, fica mais fcil identificar os pontos de melhoria e
as deficincias do mercado e, assim, criar diferenciais que sejam mais
interessantes aos olhos do seu pblico-alvo.
LUCRATIVIDADE
Uma vez que voc tenha uma clnica ou consultrio mdico bem
estabelecido, com diferenciais de mercado e uma boa administrao,
a lucratividade se torna uma consequncia. A gesto de recursos e
pessoas se d de forma integrada, agregando valor para todos os
envolvidos e gerando resultados positivos para o seu negcio, tanto
em termos financeiros quanto de imagem.

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COMO ORGANIZAR O SETOR FINANCEIRO?

A IMPORTNCIA DE UMA BOA ADMINISTRAO

O financeiro o seu centro de controle. A partir dele, voc conhece a real situao da sua clnica ou
consultrio mdico, sabe exatamente de onde o dinheiro vem e para onde ele vai e quando ser possvel
fazer aquele investimento que voc est planejando h meses.
Mas ele nem sempre recebe a ateno devida. Por isso, vamos dedicar este captulo a desvendar como
fazer uma boa gesto financeira e no passar mais por apertos nessa rea. Veja:
FAA UM PLANEJAMENTO ORAMENTRIO

O oramento o ponto de partida para organizar o seu setor financeiro. A partir dele,
voc estabelece metas e objetivos de receitas e de despesas e faz as projees para os
meses seguintes. Isso vai melhorar consideravelmente a sua viso de longo prazo em
relao ao seu negcio.

Confira, a seguir, algumas etapas que devem ser consideradas para um bom planejamento oramentrio:

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A IMPORTNCIA DE UMA BOA ADMINISTRAO

Realize um levantamento de custos

Para saber quanto o seu consultrio ou a sua clnica
est gastando, preciso fazer um levantamento de
custos. Liste todas as sadas de dinheiro dos ltimos
meses, categorizando-as para que voc possa ter
uma viso abrangente do que est consumindo seu
oramento.
Faa projees de receita
Quanto o seu consultrio ou a sua clnica recebe
mensalmente? Quais so as suas fontes de renda?
Clientes particulares, convnios mdicos, exames
laboratoriais Liste todas as entradas de recurso e
faa uma previso para os prximos meses.

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A IMPORTNCIA DE UMA BOA ADMINISTRAO

Determine seu oramento

Quanto voc pode gastar por ms com despesas de modo que a sua clnica ou o seu consultrio mdico
se mantenha lucrativo? Pense em como reduzir os gastos ordinrios (eletricidade, gua, materiais de
escritrio etc.) para maximizar os seus ganhos e planejar novos investimentos.

Avalie tambm a retirada de pro-labore dos scios, isto , os salrios. Muitas vezes, esse
o principal motivo de nunca sobrar dinheiro para manter o empreendimento em andamento.
Portanto, negocie os valores de modo que a clnica ou o consultrio no saia prejudicado.

Cuide do f luxo de caixa

Esse um dos controles mais importantes do seu financeiro. Por meio do fluxo de caixa, voc acompanha
todas as entradas e sadas de dinheiro, visualizando, a longo prazo, a sade financeira da sua clnica
ou consultrio mdico.

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O ideal que voc adote uma ferramenta de gesto financeira para fazer o controle do fluxo de caixa,
pois alm de poupar tempo com os lanamentos, pode extrair do sistema relatrios analticos que ajudam
a entender a situao financeira do seu negcio.

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A IMPORTNCIA DE UMA BOA ADMINISTRAO

As projees de fluxo de caixa, isto , as previses para os prximos meses, so fundamentais

para saber se os recebimentos sero suficientes para manter toda a operao, assim como
para melhorar o seu planejamento de longo prazo para novos investimentos.

Para organizar seu fluxo de caixa, siga estes passos:

Registre o saldo inicial de cada conta bancria da sua clnica ou consultrio, bem como o dinheiro
que voc tem em caixa;
Registre as despesas ao longo do ms;
Registre as receitas;
Verifique o saldo contbil diariamente.
O fluxo de caixa um controle bastante simples, mas que exige disciplina, pois voc deve realizar todos
os lanamentos assim que acontecem, evitando esquecimentos e a perda do controle financeiro dos
seus negcios.

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PLANEJAMENTO COMO ESTRATGIA DIFERENCIAL

PLANEJAMENTO COMO ESTRATGIA DIFERENCIAL

Planejar significa estudar o passado, analisar o presente e criar aes para atingir sua misso e sua viso
de negcio. Ou seja, definir um caminho seguro para que a sua clnica ou o seu consultrio mdico se
destaque no mercado e atinja nveis de excelncia.

Para ter xito em qualquer mercado, fundamental que voc faa um bom planejamento
estratgico e esteja disposto a identificar e perseguir parmetros para medir o seu sucesso
as famosas mtricas ou indicadores de desempenho. Aqui, voc vai ficar sabendo
como comear o planejamento estratgico da sua clnica ou consultrio mdico e ainda
quais indicadores so fundamentais para acompanhar o sucesso do seu negcio:

ESTUDE O SEU MERCADO

Voc sabe quem so seus concorrentes, que tipo de servio eles oferecem, quais seus diferenciais? E
como voc est posicionado frente a eles? Essas so algumas das informaes que voc precisa conhecer
para destacar sua clnica ou o seu consultrio e, assim, conquistar mais clientes.

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PLANEJAMENTO COMO ESTRATGIA DIFERENCIAL

Alm disso, conhea as tendncias do seu segmento: quais tecnologias

esto surgindo e como est a evoluo de exames e processos de
diagnstico. Mantenha-se sempre atualizado e pronto para aderir s
inovaes assim que elas surgirem.
DEFINA OBJETIVOS E METAS
Os objetivos e as metas ajudam a guiar o seu caminho para atingir a sua
viso de negcio. Se voc pretende reduzir os seus custos em 15% e
aumentar a sua base de clientes em 20% nos prximos 12 meses, quais
so os passos para atingir esses objetivos? Quais aes voc deve tomar?
IDENTIFIQUE SEUS INDICADORES DE SUCESSO
Com objetivos e metas traados, voc precisa saber como mensurar os
resultados para saber se est no caminho certo e se atingir os objetivos
e as metas no prazo previsto. Os indicadores podem ser:

PLANEJAMENTO COMO ESTRATGIA DIFERENCIAL

Indicadores financeiros: crescimento da receita, reduo de custos, rentabilidade, retorno sobre

o investimento, capital de giro etc.;
Indicadores de clientes: satisfao, reteno de clientes, participao de mercado etc.;
Indicadores de processos internos: produtividade, reteno de talentos, eficincia, eficcia,
qualidade etc.;
Indicadores de aprendizado e crescimento: sistemas de informao, capacitao profissional,
competitividade etc.
Avaliando essas 4 dimenses dentro da sua clnica ou consultrio mdico, voc poder construir um
plano de ao que permita melhorar seu desempenho continuamente no mercado. Assim voc pode
apostar no s na atrao de novas receitas, como tambm no aperfeioamento da sua equipe e do seu
negcio como um todo.

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5 DICAS PARA UMA GESTO EFETIVA

5 DICAS PARA UMA GESTO EFETIVA

Gerir uma empresa da rea de sade de forma efetiva requer que voc esteja atento a tudo o que envolve
seu negcio:

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pessoas;
recursos;
tecnologias;
planejamento;
metas e objetivos;
ferramentas de trabalho;
entre outros pontos que impactam diretamente
no seu financeiro.

5 DICAS PARA UMA GESTO EFETIVA

Para gerir com eficincia sua clnica ou consultrio mdico, foque nesses pontos:
DEFINA METAS REALISTAS
Duplicar o seu faturamento em um ano pode ser uma meta motivadora, mas ser que ela alcanvel?
Pensar de forma realista no momento de definir suas metas e objetivos fundamental para que voc no
se veja frustrado com a falta de resultados, mas tambm para que voc no fique muito aqum do seu
potencial de crescimento.
MOTIVE SUA EQUIPE
Atingir resultados de negcio no depende apenas de voc mas tambm de toda a sua equipe. Se as
pessoas esto motivadas e comprometidas, fica bem mais fcil atingir as metas, concorda? Sendo assim,
oferea salrios compatveis com cada funo, treine a sua equipe, estimule um ambiente de trabalho
colaborativo e fortalea a sua comunicao interna para que as pessoas troquem feedback entre si sem
medo de serem repreendidas. Alm disso, esteja sempre disponvel para ouvir as pessoas, seja para
crticas ou elogios.

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5 DICAS PARA UMA GESTO EFETIVA

CRIE O HBITO DE GERIR

Gesto de empresas um hbito que voc deve desenvolver para
melhorar a lucratividade da sua clnica ou consultrio gradativamente.
Em vez de chegar no trabalho pensando nas atividades prticas do
dia a dia, chegue sempre com foco na estratgia. Quais so as aes
mais importantes que voc tem que realizar? Como elas impactam os
resultados financeiros?
MANTENHA UM REGISTRO CONSISTENTE DE TODAS AS
INFORMAES
Para gerir com efetividade, voc precisa pautar suas decises em
dados e fatos comprovveis. Isso s possvel se voc tiver um sistema
de gesto que auxilie a armazenar, organizar e processar informaes
estratgicas de modo que voc tenha uma avaliao real da situao
do seu consultrio ou clnica mdica.

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5 DICAS PARA UMA GESTO EFETIVA

MENSURE SEUS RESULTADOS

Nunca deixe de acompanhar os resultados financeiros da sua clnica ou consultrio mdico. Uma semana
que seja que voc deixe de fazer esse acompanhamento pode comprometer todo o seu planejamento
estratgico e atrasar a conquista dos seus objetivos e metas.
As mtricas e indicadores de desempenho servem exatamente para que voc tenha uma viso global
da sade do seu negcio e possa tomar decises antecipadamente para no cair em situaes difceis
de administrar. Portanto, foco nas metas e nos indicadores!

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CONCLUSO

CONCLUSO

Como voc sabe, gesto um processo contnuo, que serve para que voc reavalie suas aes passadas
para promover um futuro mais promissor para sua clnica ou consultrio mdico. Sempre que voc focar
em metas e objetivos bem estruturados e der continuidade s suas aes mensurando os resultados,
ficar mais fcil identificar oportunidades de mercado e com isso aumentar o seu faturamento.

Nesse processo, a gesto financeira crucial, pois impacta e impactada por todos os
demais setores da sua clnica ou consultrio. Sendo assim, envolva a sua equipe nos
objetivos e metas estratgicos, conscientize todos sobre os desafios que vocs enfrentam
no mercado e motive-os a participarem da soluo. Quanto mais apoio interno voc tiver,
menos barreiras ter que enfrentar.

Por fim, mantenha um controle bem estruturado de todas as atividades do seu consultrio ou clnica
mdica, em especial do financeiro, para no perder nada de vista. Uma viso sistmica permite que
voc aproveite melhor as oportunidades que se apresentam e aja proativamente para evitar os riscos
inerentes ao seu mercado.

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