1717

CONFIGURARE INITIALIZARE APLICATIE

EXMAN

3.W.3

MODULUL CONFIGURARE INITIALIZARE APLICATIE

1.1.

Introducere

La accesarea oricaruia dintre modulele Sistemului Integrat EXMAN 3.W.3, imediat

sub simbolurile asociate modulelor este afisata in chenar albastru denumirea
modulului

accesat.

meniurilor principale.

Urmatorul

chenar, de

culoare

gri,

contine

denumirea

1717

CONFIGURARE INITIALIZARE APLICATIE

EXMAN

3.W.3

1.2. PREZENTAREA MENIURILOR PRINCIPALE

Parcurgand cele sase meniuri asociate modulului Configurare Initializare aplicatie
utilizatorul ..

Simbolul grafic asociat modulului

Configurare-Initializare aplicatie

Configurare si
actualizare
Initializare
documente
speciale
Deschidere An
finaciar

Meniuri

Configurari
Sistem
contabil
Generare
raportari

Meniul CONFIGURARE SI ACTUALIZARE contine urmatoarele submeniuri:

Configurare si actualizare structura organizatie

Definire si actualizare centre de profit

Caracteristici asociate articolelor

Structura sistem informatic

Caracteristici mijloace de transport

MENIUL INITIALIZARE DOCUMENTE SPECIALE

Serii documente cu regim special

Numere documente

Editare formate de tiparire

MENIUL DESCHIDERE AN FINANCIAR

Optimizare date An financiar

Preluare solduri

Preluare rulaje

Preluare Certificate de garantie

1717

CONFIGURARE INITIALIZARE APLICATIE

EXMAN

3.W.3

MENIUL CONFIGURARI
Dand clic pe acest meniu se deruleaza lista de submeniuri asociate:

CONFIGURARE EXMAN 3.W.3

Data si ora curenta

Configurare sunet

Setari e-mail

Activare server telecomunicatii COMMECSO

Raportari prin voce sintetica

Activare comunicatii interne

Configurare Catalog de preturi

Contracte

MENIUL SISTEM CONTABIL

Plan de conturi general

o

Economic

Bugetar

IAS

US GAAP

Micro Intreprinderi

Special

Personalizat

Configurare contari

Normele de amortizare mijloace fixe

Catalog de asociatii pentru analitice/subanalitice

Catalog de asociatii pentru contabilitatea de gestiune (clasa 9)

Echivalente Plan de conturi economic-Plan de conturinIAS

Echivalente Plan de conturi economic-Plan de conturi microintreprinderi

MENIUL GENERARE RAPORTARI

Finante-contabilitate

Gestiune

1717

CONFIGURARE INITIALIZARE APLICATIE

EXMAN

3.W.3

1. MENIUL CONFIGURARE SI ACTUALIZARE

1.1. CONFIGURARE SI ACTUALIZARE STRUCTURA ORGANIZATIE

Acest meniu are doua functii:
I.

Definirea caracteristicilor unei organizatii nou infiintate, cand sistemul EXMAN

deschide

aceasta

fereastra

automat

la

activarea

optiunii

Generare

Organizatie/filiala/punct de lucru.
II. Modificarea (actualizarea) datelor introduse odata cu definirea unei institutii in orice
moment al utilizarii sistemului, pe baza de parola.
Mod de operare:
Definirea

personalizarea

organizaiei

presupun

completarea

patru

tabele

ce

structureaz datele definitorii. Datele din oricare din aceste tabele pot fi modificate de
catre utilizatorii (supervizorii) care detin, pe baza de parola, dreptul de modificare a
caracteristicilor asociate unei institutii anterior generate (fie ca s-au efectuat sau nu
operatii contabile in baza de date a acesteia).
Atentie! Modificarile operate aici se vor reflecta in toate documentele inregitrate in baza de
date.
Campuri de
introducere/modificare
date de identificare
institutie.
Asignare sigla.

Tabel de definire
ompartimente/gestiuni.

Tabel definire banci.

Aici va fi generata
organigrama institutiei.

Tabel definire case.

1. Editatea datelor de identificare ale organizatiei: primul tabel (in partea superioara a
ferestrei) permite definirea datelor de identificare ale organizaiei astfel:

Cmpul Denumire Organizaie se editeaz cu denumirea complet a societii;

1717

CONFIGURARE INITIALIZARE APLICATIE

EXMAN

3.W.3

Cmpul Denumire Organizaie asociat se completeaz automat cu denumirea

organizaiei specificat anterior. In acest cmp se va specifica practic denumirea ce
va aprea n lista de selecie organizaie, deci denumirea implicit se poate
modifica;

Planul de Conturi se selecteaz cu tasta F5 apoi ENTER din lista derulant. Trebuie
precizat ca EXMAN permite lucrul n mai multe sisteme contabile: Economic,
Bugetar, I.A.S, U.S G.A.A.P, Microinterprinderi;
Selectie plan
de conturi.

Nr. Inregistrare Fiscal i Nr. ordine Registrul Comerului se vor edita cu datele
corespunztoare;

Director/Manager i Contabil ef/Director Economic sunt cmpuri pe care va

recomandam sa le completati ulterior introducerii datelor aferente n Modulul
Personal Salarizare Recrutare Personal, astfel incat sa le preluati in forma
corecta din tabelul asociat bazelor de date de personal.

Localitatea, Sector, Judeul, ara, Strada, Numr, Bloc, Scara, Etaj, Ap., Cod potal,
Telefon/Fax, E-mail, web site sunt cmpuri ce se editeaz cu datele de indentificare
ale Organizaiei;

2. PROCEDURA DE ASIGNARE A SIGLEI

Este necesar ca n computer pe discul C: s existe o sigl n format electronic salvat cu
una dintre extensiile *.BMP,*GIF,*.JPG.
Folderele de
pe disk-ul C:

Fisiere cu
extensii de
imagine.

Vizualizare
imagini.

Inserare
imagine.

In EXMAN se selecteaza optiunea SIGL NOU, care va deschide fereastra Vizualizare

fotografii. Aceasta fereastra este structurat n trei coloane:

1717

CONFIGURARE INITIALIZARE APLICATIE

EXMAN

3.W.3

prima coloan permite vizualizarea tuturor folderelor salvate pe discul C: al

computerului,

prin poziionarea cursorului pe aceste foldere n a doua coloan se vor vizualiza

denumirile obiectelor salvate cu extensiile menionate n paragraful anterior,

prin poziionarea cursorului pe aceste obiecte se va vizualiza n a treia coloana

imaginea respectiv.

Introducerea efectiv a siglei se face dand clic pe butonul Inserare. Renunarea la

introducere se va face prin clic pe butonul Abandon.
Imaginea
inserata.

Sigla poate fi inlocuita cu una noua in orice moment al lucrului cu EXMAN, urmand acelasi
procedeu.

3. ORGANIGRAMA INSTITUTIEI
In cel de-al doilea tabel se defineste structura intreprinderii, astfel incat ceea ce s-a definit
in tabelul <Compartimente, gestiuni> se va reflecta in forma grafica in <Organigrama
institutiei>.
Completarea tabelului <Compartimente, gestiuni> se realizeaz prin editarea, si validarea
caracteristicilor definitorii ale compartimentelor, cuprinse n tabel astfel:

Denumirea compartimentului/gestiunii/vehiculului (in EXMAN un autovehicul

poate fi definit ca o gestiune, putandu-se astfel urmari consumul de carburanti propriu

fiecarui vehicul, numarul de kilometri parcursi, starea acestuia, necesarul de reparatii si
costul reparatiilor, etc.)

Cont analitic asociat se editeaz de asemenea cu denumirea codificat a

compartimentului. Acest cod este necesar pentru identificarea exact n contabilitate a

operaiunilor ce au loc ntr-un compartiment la un anumit moment sau ntr-o anumit
perioad.

F5.

Responsabil asociat gestiunii/compartimentului: se selecteaza cu ajutorul tastei

1717

CONFIGURARE INITIALIZARE APLICATIE

EXMAN

3.W.3

Atentie! Se recomanda a nu se completa in momentul definirii organizatiei, ci dup

introducerea datelor referitoare la personalul organizatiei n modulul Personal-Salarizare Recrutare Personal.
Cmpurile: Gestiune cantitativ valoric, Compartiment de producie, Vehicul

se vor competa cu ajutorul tastei F5 selecia facndu- se ntre opiunile Da/ Nu.

Numr de nmatriculare se editeaz doar dac este vorba de un vehicul.

Cmpurile Compartiment supus nchirierii, Compartiment, Gestiune Marketing,

Gestiune care utilizeaz contul 473, se completeaz cu ajutorul F5 selectndu-se ntre

validrile Da/Nu.
Cas de schimb valutar, Se utilizeaz sisteme de tip SMF-PoS se vor valida

opiunile corespunztoare cu ajutorul F5, variantele posibile fiind Da/Nu.

Evidenta la pret de achizitie (D/N selectie cu F5)

Vanzare cu amanuntul (D/N)

Telefon

comunicatii

(modem)-

se

vor

completa

numerele

asociate

fiecarui

departament

Telefon voce

Compartimentul din care face parte se va selecta cu ajutorul tastei F5 din lista

compartimentelor deja definite compartimentul cruia i este subordonat compartimentul

curent.
Atentie! Este necesara completarea cu deosebita atentie a acestor campuri, dat fiind ca
modalitatea de efectuare a contarilor asociate fiecarui departament depinde de ceea ce
ati definit aici.
Pe baza selectiilor si definitiilor pe care le-am dat dat in acest tabel se contureaza in mod
implicit organigrama grafica a institutiei n partea dreapt a ferestrei.

4. DEFINIRE BANCI/TREZORERII ASOCIATE INSTITUTIEI

Cel de-al treilea tabel impune definirea instituiilor bancare prin intermediul crora
organizaia desfoar tranzacii.
Aplicatia permite definirea unui numar nelimitat de bnci si monede.
Campurile asociate tabelului <Banci/trezorerii>:

Banca, Sucursala, Numr cont,

1717

CONFIGURARE INITIALIZARE APLICATIE

EXMAN

3.W.3

Moneda: se poate selecta cu ajutorul tastei F5 din lista derulant. Pentru a defini
alte monede decat decat cele din lista derulanta accesati Modulul Instrumente
(fereastra interactiva accesibila din orice alt modul sau meniu al aplicatiei). Pentru
a algoritmul de operare vezi pagina.)

5. DEFINIRE CASE
In al patrulea tabel se definesc casele cu care se lucreaz. De precizat ca se poate defini
un numar oricat de mare de case, sistemul definind implicit o cas denumit Casa
Principala a carei moned este Lei i contul analitic asociat este 100000.

Campurile asociate tabelului <case> se editeaza dupa cum urmeaza:

Casa: se editeaz cu denumirea asociata fiecarei case;

Casier se va selecta cu tasta F5 (dar numai dup introducerea personalului n

modulul Personal Salarizare-Recrutare Personal)

Moneda se va selecta cu ajutorul tastei F5 din lista derulant. Dac moneda nu este
definit, procedeul este acelai ca la definirea monedelor n tabelul Bnci;

Cont sintetic: EXMAN asigneaza automat contul 5311 pentru casa tinuta in lei si
5314 pentru evidenta caselor in valuta.

Contul analitic corespunde compartimentului n care Casa este inclus i se va

defini implicit la selecia acestuia.

Contul subanalitic cuprinde indicativul efectiv al casei n cadrul compartimentului n

care ea se afl i se folosete mai ales cnd ntr-un compartiment sunt mai multe
case. Subanaliticul definit poate fi numeric sau alfanumeric.

1717

CONFIGURARE INITIALIZARE APLICATIE

EXMAN

3.W.3

Pentru Casele de schimb valutar se selecteaza compartimentul Schimb valutar asociat

casei respective.
Dupa completarea tuturor datelor din tabele se considera ca ati definit organizatia noua,
cu datele de recunoastere, astfel incat puteti deja incepe sa executati operatiuni
contabile cu aceasta firma.

1.2.

DEFINIRE SI ACTUALIZARE CENTRE DE PROFIT

In tot managementul actual exista acest concept al urmaririi activitatilor pe centre de

profit fara de care nu s-ar atinge o cota de eficienta corespunzatoare competitiei.
Definirea corecta unui centru de profit presupune .

In EXMAN centrele de profit sunt de fapt nite conturi ce permit gestionarea

anumitor grupe de conturi financiare sub anumite denumiri. Aceste grupri nu
sunt limitate n nici un fel, ele permind utilizatorului orice grupare n funcie de
necesitile acestuia. Fiecrui centru de profit i se va asocia un cont subanalitic
pentru a fi utilizat n contabilitate.
Pot fi definite ca fiind centre de profit: un departament al institutiei, un obiect, o persoana,
etc., astfel incat se va urmari diferenta dintre veniturile si cheltuielile corespunzatoare.
In EXMAN puteti defini conform specificului activitatii dumneavoastra un centru de profit,
caruia ii asignati un cont subanalitic asociat, astfel incat in momentul generarii contarilor
asociate operatiunilor economice este suficient sa selectati subanaliticul pe care doriti sa
inregistrati venitul/cheltuiala.

Definire centre
de cost.

Butonul Editare.

Asignare cont
subanalitic.

Vizualizarea situatiei
un centrului de profit
selectat.

1717

CONFIGURARE INITIALIZARE APLICATIE

EXMAN

3.W.3

Mod de operare:
1. Pentru a defini noi centre de profit treceti in modul Editare cu F3 sau apasand
butonul Editare. Atentie! Nu modificati modaliatatea de definire a centrelor de
profit inregistrate decat daca nu au avut loc operatii asociate acestora.

10

1717

CONFIGURARE INITIALIZARE APLICATIE

EXMAN

3.W.3

2. Fiecarui centru de profit trebuie sa ii asociati un cont subanalitic pe baza caruia

EXMAN va sintetiza datele conform selectiilor utilizatorului.
3. Puteti vizualiza situatia unui centru de profit din lista definita daca, dupa ce
pozitionati cursorul pe denumirea centrului de profit sau pe contul subanalitic,
faceti clic pe butonul Situatie centru de profit. Se deschide o fereastra cu doua
tabele:

Veniturile asociate centrului de profit:

i. Documentele prin care s-au inregistrat veniturile (tipul documentelor,

data), valoarea incasata pentru fiecare document si valoarea totala a
veniturilor pentru centrul de profit. Documentele pot fi
vizualizate/modificate cu F3.

Cheltuielile asociate centrului de profit:

i. Documentele prin care s-au inregistrat cheltuielile asimilate centrului

de profit (tip document, data), suma corespunzatoare fiecarui
document si valoarea cheltuielilor asociate centrului de profit.

Centrul de
cost selectat.

11

Situatia (venituri si
cheltuieli) centrului
de profit.

1717
3.W.3

12

CONFIGURARE INITIALIZARE APLICATIE

EXMAN

1717

CONFIGURARE INITIALIZARE APLICATIE

EXMAN

3.W.3

1.3.

CARACTERISTICI ASOCIATE ARTICOLELOR

Conform specificului activitatii dumneavoastra puteti defini caracteristici asociate

articolelor inregistrate in Catalogul de articole.
De exemplu pentru o firma cu profil de comercializare cereale s-ar putea defini
urmatoarele caracteristici: umiditate (%), puritate (%), germinatie (numar boabe).
Aceste caracteristici pot fi preluate ulterior in documentele de comercializare a produselor
(facturi, certificate de calitate, etc.). Puteti edita in acest tabel dupa ce tastati F3.

Asociere caracteristici
articole.

13

1717

CONFIGURARE INITIALIZARE APLICATIE

EXMAN

3.W.3

1.4.

STRUCTURA SISTEM INFORMATIC

Exista doua cazuri de inregistrare a datelor privitoare la structura sistemului informatic

(hardware/software) pe care ruleaza produsul EXMAN:

Pe un monopost: dupa instalarea sistemului EXMAN, printr-un sistem de driveri,

aplicatia detecteaza si inscrie intr-o forma tabelara configuratia (componentele)
calculatorului.

14

1717

CONFIGURARE INITIALIZARE APLICATIE

EXMAN

3.W.3

In retea: dupa instalarea aplicatiei pe server si configurarea statiilor de lucru, in

momentul in care se lanseaza procedura de identificare grup de lucru (de pe
server) EXMAN lanseaza un set de driveri interni care, deplasandu-se in retea,
culeg informatii despre fiecare statie de lucru (client) si le ordoneaza intr-un tabel
pe server.

Utilitatea acestei optiuni rezida in faptul ca informatia clasificata este analizata comparativ
cu resursele optime de care ar avea nevoie EXMAN, astfel incat in final se genereaza un
raport care cuprinde lista configuratiilor optime pentru exploatarea sistemului EXMAN in
retea.
Daca doriti sa aveti evidenta intregii structuri a sistemului informatic (in cazul in care
sistemul EXMAN nu a fost instalat pe toate calculatoarele din retea) se instaleaza EXMAN
client ce contine structura minimala de driveri pentru identificarea resurselor statiei
respective.
EXMAN client reprezinta configuratia minimala a lui EXMAN pentru a permite operarea de
pe o statie de lucru (a se vedea documentatia tehnica de instalare a Sistemului integrat
EXMAN 3.W.3).

Structura retelei de
calculatoare.

15

Structura unei statii

de lucru.

1717

CONFIGURARE INITIALIZARE APLICATIE

EXMAN

3.W.3

1.4. CARACTERISTICI MIJLOACE DE TRANSPORT

In EXMAN un mijloc de transport poate fi definit ca gestiune, si se poate urmari
activitatea vehicolelor.
Pentru a defini caracteristicile mijloacelor de transport din gestiunea unitatii
treceti in modul Editare. Puteti edita/selecta urmatoarele informatii referitoare la
autovehiculele din gestiunea unitatii (fie ele vehicule proprii, in custodie, etc.)

Tipul autovehicului: selectati cu F5 tipul de vehicul corespunzator. In lista

care se deschide puteti edita noi tipuri de autovehicule (in modul
editare, sau prelua un tip de autovehicul deja existent in lista (cand
sunteti in modul vizualizare.

Camp de selectie
tip vehicul.

Selectie tip
vehicul.

Butonul Editare.

16

1717

CONFIGURARE INITIALIZARE APLICATIE

EXMAN

3.W.3

Marca si modelul autovehiculului: se selecteaza dintr-o lista de modele de

autovehicule, unde puteti inscrie noi modele de autovehicule.

Numarul de inmatriculare: se editeaza manual.

Vehicul propriu: se opteaza pentru Nu daca autovehiculul este in

custodia unitatii, in leasing, inchiriat, etc.

Editati manual urmatoare campuri:

o

Numar de identificare sau serie sasiu

Cilindree (cmc)

Numar locuri

Masa maxima autorizata (kg)

Volum

Lungime podea

Greutate

Numar maxim de europaleti

Nume si prenume conducator auto: selectati din baza de date de personal

al unitatii.

17