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Deberes y responsabilidades.

Para ser til, el formulario debe establecer el


propsito u objetivo del puesto, las distintas acciones que la persona lleva a cabo
para cumplir sus obligaciones y una descripcin adecuada de estas acciones y las
condiciones en que se efectan. Los aspectos de responsabilidad se expanden de
manera considerable cuando el formulario se aplica a puestos ejecutivos. En
muchas ocaciones es conveniente definir con precisin las reas de responsabilidad,
incluyendo si la persona es responsable de la toma de decisiones, el control del flujo
general del trabajo, la organizacin, la planeacin a futuro y otras funciones
gerenciales.

. Responsabilidades Implcitas:
Se refieren a la responsabilidad que tiene el ocupante del cargo (adems del trabajo normal y de sus funciones) por la supervisin
directa o indirecta del trabajo de sus subordinados, por el material, por la herramientas o equipo que utiliza, por el patrimonio de la
empresa, el dinero, los ttulos valores o documentos, las prdidas o ganancias de la empresa, los contactos internos o externos y la
informacin confidencial.
En consecuencia debe responsabilizarse por:

Supervisin de personal

Material, herramientas o equipos

Dinero, ttulos valores o documentos

Contactos internos o externos

Informacin confidencial
1.

Condiciones De Trabajo:

Control de formulario

Objetivo del formulario


Los formulario para la organizacion:
Suministrar la informacin necesaria que requiera en situaciones similares y en una secuencia lgica.
Registrar en forma sistemtica todas las operaciones que se generan dentro de la organizacin.
Diferenciar las actividades encomendadas a cada unidad o empleo.
Mantener un orden dentro de las ejecucin del trabajo, y por consiguiente simplificar debido a que:
Determina el tipo de anotacin a utilizarse: Manuscrita, mecanografiadas o impresas.
Establece quien o quienes son (Usuarios) dentro del proceso, deber registrar los datos y cuales datos debern ser registrados.
Facilita el uso de la informacin dentro del proceso.

Suministra a la organizacin de la informacin requerida para la elaboracin de las normas, polticas y procedimientos.
Permite la utilizacin de mtodos de trabajo para mejorar y controlar las operaciones.
Evaluar el trabajo realizado por los empleados y operarios.
Apreciar los resultados obtenidos en cada proceso.
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PUBLICADO POR *+DARLETT-CHAN+* EN 19:35 MIRCOLES, 2 DE DICIEMBRE DE 2009
DISEO DEL FORMULARIO

El proceso de elaboracin del formulario comienza con el diseo del mismo, siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del
proceso y para ello se deben cumplir la fase del pre-diseo, diseo y post-diseo.

OBJETIVOS
1.

Minimizar los gastos operativos de la organizacin, al establecer un uso racional de los formularios

2.

Aumentar la Produccin, fomentar la exactitud y desarrollar el flujo normal del trabajo, con un mnimo de
duplicidad y repeticin.

3.

Obtener considerables ahorros mediante la uniformidad de diseos y reproduccin de los formularios.

4.

Mejorar la imagen de la organizacin, al ofrecer a clientes y relacionados, formularios bien diseados y mejor
presentados.

5.

6. PROGRAMA PARA EL CONTROL DE FORMULARIOS.


1.

Registro y Clasificacin del Formulario. Todo formulario debe ser objeto de registro y clasificacin. Para ello es
necesario conocer datos esenciales sobre su uso, las revisiones previas (cambios solicitaos por los usuarios con
anterioridad), con miras a asignarle un nmero de identificacin (cdula de identidad el formulario) y abrirle el
expediente respectivo.

2.

Anlisis de sus Fines, Contenidos y Procedimientos Relacionados. Esta Actividad consiste, en que toda
solicitud de Nuevos Formularios o reimpresin de los ya existentes, debe ser analizada exhaustivamente, a fin de
determinar si el formulario es necesario. Igualmente debe evaluarse el objetivo y contenido de cada formulario y
cmo afectan a los mtodos y procedimientos de trabajo, ya que ello permitir el desarrollo de nuevos formularios
y procedimientos que mejoren la eficiencia de la organizacin, en base a las necesidades reales de informacin.

3.

Elaboracin de las Normas de Diseo. Esta actividad se orienta fundamentalmente a establecer los requisitos o
patrn de estandarizacin que regir el diseo de formularios. Estas normas regularn el tamao a utilizar, el
estilo tipogrfico, el color, la calidad del papel, los mrgenes y todos aquellos aspectos relacionados con el diseo
de Formularios.

4.

Identificacin del Formulario. Todo Formulario debe ser identificado plenamente, para ello es necesario
asignarle un ttulo, un nmero, fecha de aprobacin y/o elaboracin y otros dato que puedan vincular el formulario
a las funciones que realiza a la unidad o programa de operaciones al cual pertenece.

5.

Desarrollo de Normas y Procedimientos para la Reproduccin, Almacenamiento y Distribucin de los


Formularios. Es conveniente desarrollar las especificaciones que regirn tanto la reproduccin como el adecuado
almacenaje, conservacin y distribucin de los formularios dentro de la organizacin. En el desarrollo de esta
actividad, es esencial que se consideren los mtodos para determinar las cantidades en existencia, el
establecimiento de un nivel mnimo de tales existencias en funcin de us rotacin dentro del almacn, la
eliminacin de formularios innecesarios o caducos y la fijacin de los controles de distribucin.

6.

Evaluacin del Programa de Control. Para cumplir eficientemente con el programa de Control de Formularios,
es imperativo mantener un registro de los resultados obtenidos con la aplicacin del programa, como parte del
propio control. De all que deben reunirse datos anteriores al inicio del programa y despus de iniciado el mismo,
a fin de demostrar la economa lograda y los beneficios derivados de su aplicacin. Estos datos, conjuntamente
con las recomendaciones que se formulen, permitirn evaluar adecuadamente el funcionamiento del programa y
el establecimiento de normas que permitirn su perfeccionamiento futuro.