TALLER

COMPETENCIAS DE UN
AUDITOR
BASADO EN LA NORMA
INTERNACIONAL ISO 19011:2011
M.A.R.H.CINTHIA LUCILA FLORES PANDO
11 de Marzo 2016

TEMA I. AUDITORIA
Qu es una auditora?
Los tipos de auditora
Competencia del auditor y del equipo auditor
Proceso de auditora

Por qu necesitamos auditar?

Para proporcionar informacin a la Direccin sobre el
desempeo del Sistema de Calidad.
Proporcionar informacin real sobre la cual puedan
basarse las decisiones de la Direccin.
Promover la comunicacin entre los diferentes niveles
dentro de la organizacin.
Encontrar y corregir No Conformidades
Identificar las necesidades de capacitacin.
Resaltar las fortalezas as como las debilidades.
Identificar las reas para la mejora.

Qu es una auditora?
Auditora
Un proceso documentado, independiente y sistemtico para obtener la evidencia
de la auditora y evaluarla objetivamente para determinar la medida en que los
criterios de la auditora se cumplen.
Alcance de la Auditora
La magnitud y los lmites de una auditora.
Criterio de Auditora
Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos usados como referencia
frente a la cual se compara la evidencia de auditora.
Evidencia
Registros, declaraciones de hecho o cualquier otra informacin que es
pertinentes para los criterios de auditora.
Hallazgo de la Auditora
Los resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora reunida contra
los criterios de la auditora.
Conclusin de la Auditora
El resultado de una auditora, proporcionada por el equipo de la auditora
despus de la consideracin de los objetivos de la auditora y de todos los
hallazgos de la auditora.
(ISO 19011)

Qu es una auditora?
Auditado
Organizacin que es auditada.
Auditor
Persona con la competencia para llevar a cabo una auditora.
Equipo Auditor
Uno o mas auditores, que llevan a cabo una auditora, con el apoyo, si
es necesario de expertos tcnicos.
Observador
Persona que acompaa al equipo auditor pero que no audita.
Programa de Auditora
Detalles acordados para un conjunto de una o ms auditoras
planificadas par un perodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un
propsito especfico.
Plan de Auditora
Descripcin de las actividades y de los detalles acordados de una
auditora.

Clasificacin de auditora
Las auditoras pueden clasificarse como auditoras de
primera, segunda y tercera parte.
Primera parte/Auditora Interna
La organizacin audita sus propias actividades sobre la
base del estatus e importancia.
Segunda parte/Auditora Externa
El cliente audita a la organizacin o la organizacin
audita a uno de sus proveedores.
Tercera parte/Auditora Externa
Auditar por medio de una organizacin independiente
(organizaciones certificadoras)

Tipos de auditora
.
Auditora de producto
Corresponden a la comprobacin de que los productos o
servicios se ajustan a los requerimientos exigidos,
incidindose en la efectividad del sistema para
conseguirlo.
Auditora de proceso
Pretende verificar la eficacia del sistema de la calidad
implantado en un proceso particular.
Auditora del sistema
Determinar el cumplimiento del sistema

Clasificacin de las auditoras

AUDITORIA
EXTERNA
(3 Parte)

AUDITORIA
EXTERNA
(3 Parte)

Hallazgo de la Auditora
Los resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora reunida contra
los criterios de la auditora.
No Conformidad
El no cumplimiento de un requisito (ISO 9001)
Para que exista una no conformidad debe haber: un requisito, discrepancia y

una evidencia.

Requisitos, provienen de una variedad de fuentes:

Los procesos y las operaciones de la organizacin.
El manual de gestin de la organizacin.
Procedimientos.
Instrucciones de trabajo.
Especificaciones.
Contratos del cliente.
Requisitos legales y reglamentarios.
Discrepancia
Diferencia de lo que debe ser contra lo que es.
Evidencia
Los datos que soportan la existencia o la veracidad de algo.

Hallazgo de la Auditora
No Conformidades
El no cumplimiento de un requisito (ISO 9001)
Observaciones u Oportunidades de mejora
Los problemas potenciales, riesgos, las ineficiencias.
Esfuerzos sobresalientes
La adopcin de la mejor prctica, altos niveles de
compromiso, motivacin y la optimizacin del Sistema.

Hallazgo de la Auditora

El reconocimiento de la entidad auditada

La norma ISO 19011 recomienda que las no
conformidades deben revisarse con un representante de
la entidad auditada para obtener el reconocimiento de la
evidencia de la auditora y que todo se debe tratar de
resolver de cualquier divergencia de opinin sobre la
evidencia de la auditora y/o los hallazgos.

Ejercicio 6.
Cuando se discute la situacin de la satisfaccin del
cliente, el representante de la direccin informa al
auditor que la organizacin ha decidido generar
cuestionarios y enviarlos a aproximadamente al 15% de
los clientes. Se generaron 150 cuestionarios y recibieron
20 respuesta, las cuales en su totalidad fueron muy
satisfactorias. En base a esta informacin, la direccin
revis su SGC considerando que funciona efectivamente.

Competencia del auditor y del equipo auditor

COMPETENCIA DEL AUDITOR

Conocimientos y Habilidades

Nivel
Experiencia Capacitacin Experiencia
Acadmico
Laboral
para el
para
auditor
auditar

Atributos personales

Los atributos personales de los auditores

tico (justo, honrado, sincero, honesto y discreto)
De mente abierta (dispuesto a considerar diferentes puntos de
vista)
Diplomtico (Tener tacto para tratar a la gente)

Observador (Activamente consciente)

Verstil (Ajustarse fcilmente a las diferentes situaciones)

Tenaz (Alcanzar los objetivos)

Determinante (Llegar a conclusiones basadas en razonamiento
lgico y el anlisis.

La competencia del equipo de la auditora

Familiarizarse con las actividades que deben evaluar, la
magnitud y la comprensin de los procesos.
Contar con el conocimiento de las regulaciones externas
especficas.
Todos los auditores deben ser independientes.

Proceso de auditora
1. Planear
Las actividades realizadas antes del comienzo de la auditora en el
lugar:
INICIO
INVESTIGACIN
PLAN DE LA AUDITORIA
LISTAS DE VERIFICACIN

2. Dirigir
Actividades realizadas en el sitio del auditado:
SESION DE APERTURA
INVESTIGACIN

Proceso de auditora
3. Reportar
Actividades realizadas al finalizar la auditora:
CLASIFICACIN Y DOCUMENTACION DE LOS HALLAZGOS
REALIZAR EL REPORTE DE LA AUDITORA
SESIN DE CLAUSURA

4. Seguimiento
Las actividades realizadas tras una auditora para confirmar la
eficacia de las acciones tomadas en relacin a los hallazgo de una
auditora.

Ejercicio #8.
Leer el procedimiento de Auditorias Internas del SGC del
Instituto Tecnolgico de Chihuahua.
ITCH-CA-PO-003 Procedimiento para Auditoras Internas

TEMA II. PLANEAR UNA AUDITORA

Programa de Auditoras
Revisin de la documentacin
Plan de la Auditora
Lista de Verificacin

Programa de Auditoras
Detalles acordados para un conjunto de una o ms
auditoras planificadas por un perodo de tiempo
determinado y dirigidas hacia un propsito especfico.
La intencin de un programa de auditora es para
mostrar la muestra del rgimen aplicado durante las
auditoras y esta creado bajo condiciones normales como
una visin general de las siguientes prximas auditoras.
ITCH-CA-FO-003 Calendario de Actividades del SGC

Revisin de la documentacin
El propsito para realizar una revisin de la documentacin
del sistema es para determinar la conformidad del sistema,
como documentada, con los criterios de la auditora.
Conocer los procesos, procedimientos a auditar.
La revisin permite familiarizarse al auditor con las reas a
auditar.
Reunir informacin para preparar las actividades de auditora
y los documentos de trabajo aplicables, como por ejemplo:
listas de verificacin, planes de muestreo de auditora, etc.
Establecer una visin general del grado de documentacin del
sistema para detectar posibles carencias.

Plan de la Auditora
El Plan de auditora es preparado por el lder del equipo
auditor.
El lder del equipo debe considerar: tcnicas de muestreo
apropiadas, composicin del equipo auditor.
El plan debe incluir:
Los objetivos de la auditora.
El alcance de la auditora, incluyendo las unidades de la
organizacin y unidades funcionales y procesos que van
auditarse.
Criterios de auditora

Plan de la Auditora
El plan debe incluir:
Las fechas, horarios y la duracin de las actividades de
la auditora.
Las funciones y responsabilidades de los miembros del
equipo auditor.
La asignacin de recursos apropiados para las reas
crticas de la auditora.

Ejercicio
Elaborar un plan de auditora, llenando el ITCH-CA-FO004Plan de Auditoria Interna, cuyo objetivo es:
determinar el cumplimiento con los requisitos de la
Norma ISO9001:2008 del SGC del Instituto Tecnolgico
de Chihuahua.

Lista de Verificacin
Documentos de Trabajo
Los miembros del equipo auditor deben preparar documentos
de trabajo para el registro de evidencia de auditora, como lo
son las listas de verificacin.
Las listas de verificacin son nicamente una gua para el
desarrollo de la auditora y no son una limitante para la
extensin de las actividades de la auditora.
Los documentos de trabajo deben mantenerse hasta que
finalice la auditoria.
Los documentos que contengan informacin confidencial
deben salvaguardarse por los miembros del equipo auditor.

Ejercicio
Utilice el siguiente formato ITCH-CA-FO-006 Lista de
verificacin, para realizar una lista de verificacin del
proceso asignado, la lista debe estar enfocada a una
auditora de proceso.

Ejercicio

Marque en el recuadro para indicar si cada actividad es responsabilidad del Auditor Lder(AL), Auditor(A).

Actividad
1. Confirma el alcance de la auditora.
2. Est involucrado en la seleccin de los miembros del equipo.

3. Revisa los documentos del sistema de gestin de las organizaciones.

4. Desarrolla el plan de la auditora.
5. Instruye, organiza y dirige al equipo de la auditora.
6. Preparar las listas de verificacin.
7. Asiste y participa en las sesiones de apertura y de clausura.
8. Preside las sesiones de apertura y de clausura.
9. Dirige las entrevistas de la auditora.
10. Toma nota de los hallazgos de la auditora.

AL

TEMA III. DIRIGIR UNA AUDITORA

Sesin de Apertura
Obtencin de la Informacin
Personalidad del Auditor

Sesin de Apertura
Asistencia de:
Equipo auditor
Miembros del rea auditada
Representante de la Direccin
Conducida por el Auditor Lder
Registro de los asistentes
Presentacin
de
los
participantes,
incluyendo
observadores y guas, y su funcin.
Confirmacin del objetivo, alcance y criterios de
auditora.
Confirmacin del Plan de Auditora.
Mtodos de auditora.

Sesin de Apertura
Riesgos que podran presentarse.
Canales de comunicacin.
Comunicacin que el auditado ser informado del
progreso y desarrollo de la auditora.
Recursos e instalaciones disponible.
Temas relacionados con la confidencialidad y seguridad
de la informacin.
Confirmacin de procedimientos relativos a la salud,
proteccin, emergencia y seguridad.
Informacin de Hallazgos, incluyendo categorizacin.
Informacin acerca de la reunin de cierre.

Obtencin de la Informacin
ENTREVISTAR
A LA GENTE

EXAMINAR LOS
DOCUMENTOS

EVIDENCIA
OBJETIVA

OBSERVAR LAS
ACTIVIDADES Y
CONDICIONES

Entrevistar a la gente

Para obtener informacin de las personas debe existir

una lnea abierta de comunicacin y un dilogo
establecido. Esto puede lograrse por medio de:
Personas relajadas.
Adoptar un acercamiento amigable, pero profesional.
Reforzar la auditora no es una apreciacin personal,
sino un revisin del sistema.
Explicar sus preguntas.
Darle tiempo a la gente para que responda.

Comunicacin efectiva en la auditora

Usted debe tomar en cuenta la comunicacin verbal y no
verbal tanto como usted como con la entidad auditada.
El emisor es el responsable de una comunicacin
correcta.
Ejercicio. Completar el diagrama del modelo bsico de
comunicacin.

Examinar los Documentos

Principalmente s se trata de documentos, los auditores
tendrn que examinar los reportes. Los reportes que
demuestran las operaciones efectivas del sistema.
Es el auditor quien escoge los documentos que se van a
examinar, no la entidad auditada.

Idealmente un auditor debe esforzarse para obtener una

muestra representativa, si la muestra indica que no existe
problema alguno, no pierda su tiempo.
El contenido de la documentacin del auditado debe estar:
completa, correcta, coherente, actual y cubrir el alcance de la
auditora.

Personalidad del Auditor

Caractersticas de un buen Auditor

1.Contacto cara a cara

8.Dar las gracias

15.Administrar el tiempo.

2.Mostrarse interesado

9.Amable y profesional

16.No dejarse conducir o

engaar

3.Tomar notas en corto

tiempo

10.Puntual

17.Ser detallista y eficiente

4.Observar el lenguaje
corporal

11.Vestir
apropiadamente

18.Evitar apartarse del

tema

5.Hablar claramente

12.Con capacidad de
comunicacin

19.Evitar Saturarse

6.Hacer preguntas
abiertas

13.Sin temor a ser el

malo

7.Verificar con evidencia

14.Permanecer seguro

Tcticas del Auditado

Prdida de tiempo
Querer manejar al auditor
Probar la fortaleza del auditor
Respuestas limitadas

Engaar al auditor

TEMA IV. PRESENTACIN DEL REPORTE DE LA

AUDITORA Y EL SEGUIMIENTO
Reporte de la Auditora

Sesin de Clausura

Seguimiento

Reporte de la Auditora
Son declaraciones formales de los hallazgos acerca de la
actividad de una auditora.
Es responsabilidad del Auditor Lder garantizar la
exactitud y la integridad del reporte.
Diversos aspectos del reporte podran ser realizados por
los miembros del equipo.

Reporte de la Auditora
El informe debe contener:
La identificacin de la organizacin.
Objetivos, el alcance y los criterios de auditora.
La fecha y ubicacin.
Identificacin de los miembros del equipo de la auditora.
Identificacin del personal entrevistado de la organizacin.
Identificacin de los documentos de referencia.
Las declaraciones de No Conformidad.
Oportunidades de mejora.
Las Recomendaciones.
ITCH-CA-FO-007 Informe Final de Auditora

Sesin de Clausura
La preside el Auditor Lder
Vuelva establecer el objetivo de la auditora.
Resuma en trminos generales los hallazgos de la
auditora.
Exponga las No Conformidades.
Determine el perodo de tiempo para la accin
correctiva.
Responda cualquier pregunta.
Agradezca a la gestin

Sesin de Clausura
Problemas
Una evidencia nueva es presentada por la organizacin.
El director se niega a asistir a la Sesin de Clausura.
Cambiar el alcance sugerido en la Sesin de apertura.
La direccin se niega a firmar los hallazgos de la auditora.

Seguimiento
Es el trmino que se le atribuye a las acciones de verificacin
y evaluacin de las acciones de mejoras y/o preventivas, as
como la efectividad de las acciones correctivas que son el
resultado de una auditora y fundamentalmente implica al
Auditor Lder o al Representante de la Direccin en:
1. Verificar la implementacin y la eficacia de las acciones
acordadas.
2. Cierre de los hallazgos donde las acciones acordadas son
confirmadas como implementadas y efectivas.
El seguimiento puede ser realizado a travs de una auditora
completa o una auditora parcial dependiendo de la
importancia. Para las No Conformidades que son demasiado
importantes, el seguimiento formal de una auditora es
necesario en la mayora de los casos.

GRACIAS POR SU ATENCIN!