Cómo Abordar Un Acta de Constitución de Proyecto

Cmo Abordar un Acta de Constitucin de Proyecto
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Cmo Abordar un Acta de Constitucin de Proyecto. Una vez acostumbrado en el Master en Project
Management, Master en Direccin, Gerencia y Gestin de Proyectos a llevar una metodologa, las
dems fluyen y empiezan a mezclarse de una forma natural. Veamos ahora cmo debemos desarrollar el
Acta de Constitucin del Proyecto.
Es muy importante que el documento debe entregarse debidamente codificado, veamos un ejemplo de
cmo nombraremos el primer documento de un proyecto: PFM-4101-ACP-Grupo-Nombre del
Alumno-ED01.docx. El Acta de Constitucin por lo general suele ir acompaada de otro documento
que es el registro de los Stakeholders salvo que no est integrado dentro del acta. Si entendis los
conceptos para hacer el Acta de Constitucin del Proyecto, en dos semanas, seremos capaces de
generar el documento con xito, tambin puede ocurrir que no consigamos hacer una buena acta por
varios motivos que ms adelante iremos explicando.
En esta entrada del Blog del Master en Direccin y Gestin de Proyectos vamos a ver
1. Que intentamos demostrar en el Acta de Constitucin del Proyecto.
2. Como vamos a gestionar un Proyecto.
3. Un error muy comn a la hora de elaborar el Acta de Constitucin del Proyecto.
4. El Acta de Constitucin del Proyecto segn el PMBOK.
5. El Acta de constitucin el vnculo entre el Proyecto y la Empresa.
6. En los Proyectos lo que no se puede med no debe existir
1.- QU INTENTAMOS DEMOSTRAR EN EL ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO
En el Acta de Constitucin del Proyecto, los Gerentes de Proyecto intentaremos demostrar

varios aspectos:
Cules son los objetivos del proyecto.
Por qu nuestra empresa empieza el proyecto.
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Etc
Esto es lo que esperamos que contenga el Acta de Constitucin del Proyecto: las salidas
del proceso 4.1 del PMBOK.
El proyecto tiene que tener un scope claro y definido:

Una vez hayamos pasado por todos los procesos de direccin de proyectos y
hayamos aplicado la metodologa en todos los procesos nos va dar igual el tipo de
proyecto.
Vamos a ser capaces de funcionar como directores de proyecto en distintos
mercados, en distintas reas.
Una vez hayamos cogido un poco ms de experiencia ya no tendremos ningn
problema en hacer manuales de gestin de proyectos, en involucrarnos en oficinas de
gestin de proyectos (PMO), etc.,
Pero es importante que este primer paso lo hagamos sin confundirnos, de ah la
importancia de nuestro Master en Direccin y Gerencia de Proyectos, que lo tengamos
claro, que entendamos claramente qu es un proyecto y lo hagamos de principio a fin.
Acta de
Constitucin
del
Proyecto.
Las
salidas
del
proceso
4.1 del
PMBOK
2.- COMO VAMOS A GESTIONAR UN PROYECTO

Hasta aqu una pequea introduccin, ahora con el grupo de inicio del PMBOK vamos empezar a
trabajar por procesos.
Cmo vamos a gestionar un proyecto?:

Aplicando procesos en cada momento.
Asignando a la gente adecuada en cada momento durante el Ciclo de Vida del
Proyecto.
Lo primero que hace el Project Manager al iniciar un Proyecto es:
Como se
gestionar
un
Proyecto,
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Y, despus de esto hacer el Acta de Constitucin del Proyecto.

3.- UN ERROR MUY COMN A LA HORA DE ELABORAR EL ACTA DE
CONSTITUCIN DEL PROYECTO
Muy importante, acordaros que el acta de constitucin del Proyecto es un

documento puente que:
procesos
en cada
momento
y con la
gente
adecuada
Vincula el nivel directivo con el nivel del proyecto, aqu tened cuidado, en algunos
de los alumnos del Master en Direccin y Gerencia de Proyectos, detectamos que
vienen muy tcnicos.
y reflejan en el acta de constitucin del Proyecto temas muy tcnicos, de muchos detalles, que no
interesan en absoluto a nivel directivo.
El Acta de Constitucin debe ser una cosa muy sencilla donde el Project Manager tiene que:
Pensar en el alcance del proyecto.

Pensar en el tiempo del proyecto.
Pensar en el coste del Proyecto.
Cuando en el Acta de Constitucin del Proyecto se habla de

requerimientos de alto nivel, o se habla de riesgos de alto nivel:
No se habla de que haya un riesgo como por ejemplo: que la obra se retrase por una
actividad o que no encontremos materiales o cosas as.
es habla de que la empresa pueda tener problemas para financiar la obra, de que no
tengamos el personal adecuado, de que una falta de pagos en el proyecto pueda
llevar a demorar la obra por falta de liquidez, que pueda haber algn conflicto en el
pas que realmente afecte a la seguridad de los trabajadores
Por tanto, se habla de cosas de alto nivel, no de riesgos de detalle, los riesgos de
detalle vendrn luego en el Plan para la Direccin de Proyecto, y todo el
documento se tiene que entender desde una perspectiva de la directiva.
Esto es fundamental asimilarlo en los primeros das del Master en Direccin y
Gerencia de Proyectos, sobre el Acta de Constitucin del Proyecto pivota el Proyecto
en su totalidad.
4.- EL ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO SEGN EL PMBOK
En el
Acta de
Constitucin
del
Proyecto
se
indican
asuntos
de Alto
Nivel
El Project Manager tiene que intervenir en la realizacin del Acta de Constitucin del Proyecto,
s o no?
Segn el PMBOK, el Acta de Constitucin del proyecto es:
El
Un documento directivo que hay que entregarle a la empresa para saber quin va a
PMBOK
gestionar el proyecto,
solo
Con qu recursos podr disponer el Proyecto
Y, adems, es aconsejable que el Project Manager participe, o que en cierto punto de
recomienda
la elaboracin del Acta de Constitucin del Proyecto participe pero no es
imprescindible, es aconsejable pero no imprescindible.
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En el Master en Direccin y Gestin de Proyectos entenderemos que:

Es un documento que NO se hace con la perspectiva del proyecto.
Se hace con la perspectiva del nivel de la administracin de la empresa.
5.- EL ACTA DE CONSTITUCIN ES EL VNCULO

ENTRE EL PROYECTO Y LA ORGANIZACIN DE LA
EMPRESA
Hay veces que el Gerente del Proyecto no sabe lanzar un proyecto, lo
vemos con mucha frecuencia en nuestra labor diaria de forzadores de
Project Manager:
No se sabe cmo definirlo porque la gente que est en ese nivel no entienden de
proyectos.
Y lo opuesto, hay veces que un Project Manager no entiende las necesidades de la
directiva, no entiende lo que es el Alto Nivel y se centra solamente en las cosas
del proyecto, pasando por alto, que hay cosas para la empresa ms importantes que
lo que l est haciendo en el proyecto.
participacin
del
Director
de
Proyecto
en la
redaccin
del Acta
de
Constitucin
del
Proyecto
Puede cambiar la estrategia, puede cambiar la situacin de la empresa y el proyecto no estar alineado
con lo que se busca (esto es una cosa que en PRINCE2 con el Business Case y mantener el Business
Case es muy machacn), u otras series de circunstancias que pueden afectar desde la empresa al
proyecto y desde el proyecto a la empresa, es como el agua de un rio que desemboca en el mar, habr
un punto que se mezcle y que ni es agua salada ni es agua dulce.
Pues bien, el Acta de Constitucin del Proyecto es el vnculo entre estos

dos mundos, el proyecto y el resto de la organizacin de la empresa:
Project Manager se le entrega el proyecto para su ejecucin.
Esto no quiere decir que, aunque el Project Manager no haya participado en la elaboracin
del Acta de Constitucin, no pueda discutirla, si hay cosas en el acta de constitucin del
proyecto que no pueden llevarse a cabo o que no estn bien planteadas, es obligacin del
Director del Proyecto, informar a la direccin de que no se posible hacerlo de esta forma,
o de este modo, tenemos que entender este proceso bajo esta perspectiva, lo
desarrollaremos con mucha profusin en otros post del Master.
6.- EN LOS PROYECTOS LO QUE NO SE PUEDE MEDIR NO DEBE EXISTIR
Otro punto que tambin le cuesta entender al principio a nuestra Project

Manager alumnos del Master, es:
Los objetivos del proyecto y criterios de xito del proyecto sean medibles.
Lo que se est buscando con esa medicin de los objetivos del proyecto es que la
empresa tenga informacin del proyecto y del Project Manager para tomar
decisiones en el fututo.
No es el Project Manager el que est buscando evaluar su proyecto, el Acta de
Constitucin es un documento que le viene al Director del Proyecto de arriba.
El Acta
de
Constitucin
del
Proyecto
es el
vnculo
entre el
proyecto
y la
organizacin
de la
empresa
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sabemos que hay alguien que sigue manteniendo un alto rendimiento en esta faceta de los proyectos, a lo
mejor, ese es el candidato adecuado, si hay un tipo de proyectos que le ha dado a la empresa
quebraderos de cabeza, pues a lo mejor ese tipo de proyectos habr que evitarlos, corregirlos o crear una
infraestructura diferente.
Toda esta informacin sobre el proyecto:

Debe ayudar al nivel estratgico a tomar decisiones, si no existen estas herramientas
nos moveremos preguntando as:
Pregunta: cmo fue ese proyecto? Respuesta: bien, sali bien!
Pregunta Y el Project Manager? Respuesta: pues lo hizo muy bien el !!
Por tanto, si la empresa no tiene parmetros numricos medibles respecto a los proyectos:
No habr forma de mejorar, no se puede hacer mejora continua.

Necesitamos de alguna forma evaluar ese tipo de cosas.
Por eso es muy importante que hagamos feedback, que tomemos informacin de
todos los sitios para que nos ayude a la mejora, y esto es una cosa que se persigue con
el Acta de Constitucin del Proyecto.
De lo que
hablamos
es de que
los
Proyectos
funcionen
bien, as
de simple
Alguno me diris, pues mi empresa hace los proyectos sin acta de constitucin!!:
Tened en cuenta que, si nuestra empresa no es muy madura, no quiere decir que nosotros no tengamos
que hacer, como Project Manager, nuestra Acta de Constitucin del Proyecto.
Por qu? Porque as nos daremos cuenta en donde nos vamos a meter, entenderemos el proyecto, esto
significa tener control sobre el proyecto, sobre el alcance y sobre los objetivos que se tienen, y de esta
manera tambin, incluso, en el caso de organizaciones menos maduras, podremos proponer mejoras y
podremos ayudar a que esto mejore, es decir, todo redunda en beneficio de todos, cuanta ms madurez
haya en los sistemas de gestin mejor funcionan las cosas y mejores resultados se obtienen.
Aqu no discutimos si la direccin de proyectos es buena o mala, aqu se discute que esto funcione,
que los proyectos que hacemos funcionen, y lo que tenemos que hacer es aprender a trabajar con
nuestra acta de constitucin del Proyecto, y que la gente se implique, cuesta trabajo? s, cuesta a
veces explicarle a alguien las cosas varias veces y que no entienden y que le suena todo a chino, es duro,
pero al final la gente acaba entendiendo cuando ven los resultados, cuando ven que todo funciona mejor,
cuando el Director del Proyecto toma las riendas del Proyecto y hace las cosas correctamente.
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Sabes realizar una buena definicin de los Riesgos del Proyecto?

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