Sunteți pe pagina 1din 21

Casa Corpului Didactic

Braov

PROCEDURA OPERAIONAL
privind ARHIVAREA
DOCUMENTELOR SI
INREGISTRARILOR

Ediia: 1
Nr.de ex.: 3
Revizia: Nr.de ex. : Pagina 1 din 21

Cod: P.O. 22

Exemplar nr.: 1

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau dupa caz, a


reviziei in cadrul editiei procedurii operationale
Elemente
privind
responsabilii/
operatiunea

1.1.
1.2.
1.3

1
Elaborat
Verificat
Aprobat

Semnatura
Numele si
prenumele

2
CRACIUN MIRELA
CRACIUN MIRELA
SINOV EMILIA

Functia

3
Contabil sef
Contabil sef
Director

Data

4
01.01.2008
01.01.2008
01.01.2008

Casa Corpului Didactic


Braov

PROCEDURA OPERAIONAL
privind ARHIVAREA
DOCUMENTELOR SI
INREGISTRARILOR

Ediia: 1
Nr.de ex.: 3
Revizia: Nr.de ex. : Pagina 2 din 20

Cod: P.O. 22

Exemplar nr.: 1

2. Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale


Editia/ revizia
in cadrul editiei
2.1.
2.2.
2.3

1
Editia 1
Revizia 1
Revizia 2

Componenta revizuita

Modalitatea
reviziei

2
x

3
x

Data de la care se
aplica prevederile
editiei sau
reviziei editiei
4
01.01.2008

Casa Corpului Didactic


Braov

PROCEDURA OPERAIONAL
privind ARHIVAREA
DOCUMENTELOR SI
INREGISTRARILOR

Ediia: 1
Nr.de ex.: 3
Revizia: Nr.de ex. : Pagina 3 din 20

Cod: P.O. 22

Exemplar nr.: 1

3. Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din cadrul
editiei procedurii operationale

Nr.
Crt

Scopul
difuzarii

Exemplar
nr.

3.1.

1
Aplicare

2
1

3.2.

Aplicare

3.6.

Aplicare

3.4.

Informare

3.8.

Evidenta

3.6.

Arhivare

3.7.

Alte
scopuri

Compa
rtiment
3
Contabi
litate
Admini
strativ
Secretar
iat
Contabi
litate
Contabi
litate
Contabi
litate
-

Functia
4
Contabil sef
Administrator
Secretara
Contabil sef
Contabil sef
Contabil sef
-

Nume si
prenume

Data
primirii

5
Craciun
Mirela
Condurache
Paul
Costea
Elena
Costea
Elena
Costea
Elena
Costea
Elena
-

6
07.01.08

Semnatura
7

07.01.08
07.01.08
07.01.08
07.01.08
07.01.08
-

Casa Corpului Didactic


Braov

PROCEDURA OPERAIONAL
privind ARHIVAREA
DOCUMENTELOR SI
INREGISTRARILOR

Ediia: 1
Nr.de ex.: 3
Revizia: Nr.de ex. : Pagina 4 din 20

Cod: P.O. 22

Exemplar nr.: 1

4. SCOPUL
4.1. Prezenta procedura stabilete modul de arhivare, pstrarea i responsabilitile privind
arhivarea documentelor n cadrul CCD Brasov.

Casa Corpului Didactic


Braov

PROCEDURA OPERAIONAL
privind ARHIVAREA
DOCUMENTELOR SI
INREGISTRARILOR

Ediia: 1
Nr.de ex.: 3
Revizia: Nr.de ex. : Pagina 5 din 20

Cod: P.O. 22

Exemplar nr.: 1

5. DOMENIUL DE APLICARE
5.1. Procedura se aplic de ctre toate compartimentele din cadrul CCD Brasov pentru
arhivarea i pstrarea tuturor documentelor pe suport hrtie, nregistrri foto, video, audio.
5.2. Prezenta procedur nu se aplic pentru arhivarea documentelor n form electronic.

Casa Corpului Didactic


Braov

PROCEDURA OPERAIONAL
privind ARHIVAREA
DOCUMENTELOR SI
INREGISTRARILOR

Ediia: 1
Nr.de ex.: 3
Revizia: Nr.de ex. : Pagina 6 din 20

Cod: P.O. 22

Exemplar nr.: 1

6. DOCUMENTE DE REFERIN
6.1. SR EN ISO 9001:2001 Sisteme de management al calitii. Cerine.
6.2. SR EN ISO 9000:2006 Sisteme de management al calitii. Principii fundamentale i
vocabular.
6.3. Legea 16/1996 a Arhivelor Naionale actualizat
6.4. MQ-01 Manualul calitii.
6.5. PO-01 Controlul documentelor.
6.6. PO-02 Controlul nregistrrilor

Casa Corpului Didactic


Braov

PROCEDURA OPERAIONAL
privind ARHIVAREA
DOCUMENTELOR SI
INREGISTRARILOR

Ediia: 1
Nr.de ex.: 3
Revizia: Nr.de ex. : Pagina 7 din 20

Cod: P.O. 22

Exemplar nr.: 1

7. DEFINIII I PRESCURTRI

7.1. Conform SR EN ISO 9000:2006 Sisteme de management al calitii. Principii


fundamentale i vocabular, precum i urmtoarele :
7.2. Documente grupate n funcie de problematica coninut, specific fiecrei entiti i de
termenul de pstrare.
7.3. Lista prin care este stabilit termenul de pstrare pentru fiecare document.
7.4. Sortarea pentru eliminare, respectiv distrugere a documentelor, prin stabilirea valorii
practice a acestora.
7.5. Lista care cuprinde documente grupate n funcie de problematica coninut i termenul
de pstrare.
7.6. CCD Brasov Casa Corpului Didactic Brasov

8.

PROCEDURA

Casa Corpului Didactic


Braov

PROCEDURA OPERAIONAL
privind ARHIVAREA
DOCUMENTELOR SI
INREGISTRARILOR

Ediia: 1
Nr.de ex.: 3
Revizia: Nr.de ex. : Pagina 8 din 20

Cod: P.O. 22

Exemplar nr.: 1

8.1. Evidenta documentelor


La nivel de CCD Brasov, toate compartimentele sunt obligate s nregistreze i s in
evidena tuturor documentelor intrate, a celor ntocmite pentru uz intern i a celor ieite conform procedurii de sistem PO-01 Controlul documentelor, precum i evidena
nregistrrilor utilizate - conform procedurii de sistem PO-02 Controlul nregistrrilor.
Documentele/nregistrrile se pstreaz de ctre elaboratori i utilizatori la locul de
munc (arhiv activ), pe durata specificat n documentele SMC, reglementri legale.
Dup expirarea perioadei de pstrare operativ, efii departamentelor ntocmesc
propuneri pentru arhivare n arhiva CCD Brasov, care sunt aprobate de Directorul CCD
Brasov.
Anual, persoana responsabil cu ndosarierea documentelor la fiecare compartiment
grupeaz documentele n uniti arhivistice potrivit problematicii i a termenelor de pstrare
stabilite n nomenclatorul arhivistic al CCD Brasov.
Nomenclatorul arhivistic este ntocmit de ctre responsabilul cu patrimoniu din cadrul
CCD Brasov, pe baza propunerilor transmise de efii departamentelor organizatorice din CCD
Brasov, este aprobat prin decizie a Directorului CCD Brasov , i confirmat de ctre Directia
Judeteana a Arhivelor Nationale.
n fiecare dosar se introduce o pagina de garda, care se completeaz de ctre persoana
responsabil cu ndosarierea documentelor la fiecare compartiment. Se numeroteaz fiecare
pagin din dosar i totalul de pagini se nscrie pe pagina de gard.
Documentele astfel grupate, se depun de ctre persoana responsabil cu ndosarierea
acestora, n al doilea an de la constituire, la depozitul arhivei CCD Brasov, pe baz de
inventar de documente si proces verbal de predare primire.
Evidena tuturor intrrilor i ieirilor de uniti arhivistice n/din depozitul arhivei este
consemnat de ctre arhivarul unitii ntr-un registru de evidenta .
Scoaterea documentelor din evidena arhivei se face numai cu aprobarea directorului
CCD Brasov , n urma selecionrii sau transferului n alt depozit de arhiv.
8.2. Selectionarea documentelor
n cadrul CCD Brasov functioneaza o Comisie de selecionare, numit prin decizie a
Directorului CCD Brasov.
Comisia este compus din 3 persoane:
- preedinte, numit din cadrul CCD Brasov,
- secretar, numit din cadrul CCD Brasov,
- un membru, numit din cadrul CCD Brasov.
Aceast comisie se ntrunete anual sau ori de cte ori este necesar, la propunerea arhivarului
unitii, pentru a aproba lista cu documentele care urmeaz a fi nlturate ca fiind nefolositoare,
expirndu-le termenul de pstrare; hotrrea luat se consemneaz ntr-un Proces Verbal al Comisiei
de selectionare.
Documentele se scot din evidenele arhivelor i se pot elimina numai n baza Proceselor Verbale
ale comisiei menionate anterior.

Casa Corpului Didactic


Braov

PROCEDURA OPERAIONAL
privind ARHIVAREA
DOCUMENTELOR SI
INREGISTRARILOR

Ediia: 1
Nr.de ex.: 3
Revizia: Nr.de ex. : Pagina 9 din 20

Cod: P.O. 22

Exemplar nr.: 1

8.3. Pastrarea docuemntelor


Directorul CCD Brasov numete prin decizie o persoan n funcia de arhivar al unitii,
care este obligat s pstreze documentele deinute n arhiv n condiii corespunztoare.
Conducerea unitii, la propunerea arhivarului unitii, aloc spaiul necesar pentru
arhiv
Arhivarul unitii asigur ndeplinirea condiiilor (temperatur, umiditate, luminozitate,
condiii de siguran) n incinta spaiului destinat arhivrii.
Arhivarul unitii urmrete ntoarcerea documentelor ieite la solicitarea sefilor de
compartimente spre consultare i sesizeaz directorul CCD Brasov n cazul ntrzierii acestora
sau a altor probleme aprute n arhiv.
Pstrarea documentelor n arhiv se face pe durata prevzut n nomenclatorul arhivistic.

9. RESPONSABILITI

Casa Corpului Didactic


Braov

PROCEDURA OPERAIONAL
privind ARHIVAREA
DOCUMENTELOR SI
INREGISTRARILOR

Ediia: 1
Nr.de ex.: 3
Revizia: Nr.de ex. : Pagina 10 din 20

Cod: P.O. 22

Exemplar nr.: 1

9.1. Ordonatorul de credite:


9.1.1. Aloc spaiul necesar arhivrii.
9.1.2. Asigur resursele umane i materiale pentru crearea condiiilor de funcionare normal a
arhivei.
9.1.3. Numete prin decizie componena Comisiei de selecionare la nivelul CCD Brasov.
9.1.4. Numete prin decizie arhivarul unitii.
9.1.5. Aprob scoaterea documentelor din evidena arhivei, n urma selecionrii sau mutrii
n alt depozit.
9.2. Sefii de compartimente
9.2.1. Asigur pstrarea la locul de munc (operativ) i depunerea la arhiv a documentelor
dup expirarea perioadei de pstrare operativ, legarea, cartonarea i identificarea.
9.2.2. Propun predarea documentelor la arhiva CCD Brasov.
9.2.3. Coordoneaz ndosarierea documentelor pe uniti arhivistice la nivelul entitii.
9.2.4. Propune persoana responsabil cu ndosarierea documentelor.
9.2.5. Fac propuneri pentru ntocmirea, modificarea i completarea Nomenclatorului arhivistic
al filialei, pentru documentele create/pstrate de ctre entitatea pe care o conduc.
9.3. Arhivarul responsabil cu arhivarea la CCD Brasov
9.3.1. Preia documentele grupate n uniti arhivistice de la entiti pentru pstrarea n arhiv.
9.3.2. Asigur documentele deinute n arhiv n condiii corespunztoare.
9.3.3. ine evidena intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice din arhiv.
9.3.4. Verific modul de pstrare n timp a documentelor.
9.3.5. Pune la dispoziie, n anumite situaii, pe baz de semntur i ine evidena
documentelor mprumutate entitilor creatoare, pe baza registrului de eviden a intrrilorieirilor unitilor arhivistice; la restituire verific integritatea documentelor mprumutate.
9.3.6. Convoac comisia de selecionare n vederea analizrii dosarelor cu termenele de
pstrare expirate, care sunt propuse pentru distrugere.
9.3.7. Asigur difuzarea Nomenclatorului arhivistic tuturor compartimentelor organizatorice din cadrul
CCD Brasov

9.4. Comisia de selectionare


9.4.1. Analizeaz i aprob lista ntocmit de ctre arhivarul CCD Brasov cu documentele
avnd termenele de pstrare depite, propuse spre a fi distruse.

Casa Corpului Didactic


Braov

PROCEDURA OPERAIONAL
privind ARHIVAREA
DOCUMENTELOR SI
INREGISTRARILOR

Ediia: 1
Nr.de ex.: 3
Revizia: Nr.de ex. : Pagina 11 din 20

Cod: P.O. 22
10. ANEXE

Anexa 1 Nomenclator arhivistic de documente


Anexa 2 Pagina de gard dosar
Anexa 3 Inventarul de documente pentru arhivare
Anexa 4 Proces Verbal predare-primire documente pentru arhivare
Anexa 5 Registru de eviden intrri-ieiri documente n/din arhiv
Anexa 6 PV al Comisiei de selecionare
Anexa 7 Logigrama activitii

Exemplar nr.: 1

Casa Corpului Didactic


Braov

PROCEDURA OPERAIONAL
privind ARHIVAREA
DOCUMENTELOR SI
INREGISTRARILOR

Ediia: 1
Nr.de ex.: 3
Revizia: Nr.de ex. : Pagina 12 din 20

Cod: P.O. 22

Exemplar nr.: 1

11. Cuprins
Numarul
componentei
in cadrul
procedurii
operationale
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.

Denumirea componentei din cadrul procedurii operationale


Coperta
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea
editiei sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii
operationale
Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa,
caz, revizia din cadrul editiei procedurii operationale
Scopul procedurii operationale
Domeniul de aplicare a procedurii operationale
Documentele de referinta aplicabile activitatii procedurale
Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati in procedura
operationala
Descrierea procedurii operationale
Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii
Anexe, inregistrari, arhivari
Cuprins

Pagina

PROCEDURA OPERAIONAL
privind ARHIVAREA
DOCUMENTELOR SI
INREGISTRARILOR

Casa Corpului Didactic


Braov

Ediia: 1
Nr.de ex.: 3
Revizia: Nr.de ex. : Pagina 13 din 20

Cod: P.O. 22

Exemplar nr.: 1

Anexa 1
APROBAT
DIRECTOR CCD Brasov

Se confirm
Directorul Direciei Judeene
Braov a Arhivelor Naionale

NOMENCLATORUL ARHIVISTIC
aprobat prin Decizia nr. ............ din ....................
Serviciile

A. Serviciul .
B. Serviciul .
A. Serviciul .
B. Serviciul .
A. Serviciul .
B. Serviciul .
A. Serviciul .
B. Serviciul .

Data: zz.ll.aaaa

Denumirea dosarului
(coninutul pe scurt al problemelor
la care se refer)

Termenul de
pstrare

Obs.

1.
2.
3.
1.
2.
3.
1.
2.
3.
1.
2.
3.
1.
2.
3.
1.
2.
3.
1.
2.
3.
1.
2.
3.
ntocmit
Nume Prenume

Casa Corpului Didactic


Braov

PROCEDURA OPERAIONAL
privind ARHIVAREA
DOCUMENTELOR SI
INREGISTRARILOR

Ediia: 1
Nr.de ex.: 3
Revizia: Nr.de ex. : Pagina 14 din 20

Cod: P.O. 22

Exemplar nr.: 1

Anexa 2
Pagina de garda

Denumire dosar
(coninutul pe scurt al problemelor la care se refer)

de la data pn la data de .
(pentru documentele coninute)

Indicativ dosar (ex: II. B 3)


(conform nomenclatorului arhivistic)

Nr. de pagini

Termen de pstrare
(conform nomenclatorului arhivistic)

Casa Corpului Didactic


Braov

PROCEDURA OPERAIONAL
privind ARHIVAREA
DOCUMENTELOR SI
INREGISTRARILOR

Ediia: 1
Nr.de ex.: 3
Revizia: Nr.de ex. : Pagina 15 din 20

Cod: P.O. 22

Exemplar nr.: 1

Anexa 3
Casa Corpului Didactic Brasov
INVENTARUL DE DOCUMENTE PENTRU ARHIVARE
pe anul .
pentru documentele care se pstreaz permanent sau temporar

Nr.
crt.

Indicativul dosarului
(dup nomenclator)

Coninutul pe scurt
al dosarului, registrului

Datele
extreme

Nr.
filelor

Obs.

Prezentul inventar format din .. file conine dosare, registre,


condici etc.
Dosarele de la nr. crt. au fost lsate la ., nefiind
ncheiate.
La preluare au lipsit dosarele de la nr. crt. ..
Astzi, ., s-au preluat .dosare.

Am predat,
Nume Prenume
Semntura

Am primit,
Nume Prenume
Semntura

Casa Corpului Didactic


Braov

PROCEDURA OPERAIONAL
privind ARHIVAREA
DOCUMENTELOR SI
INREGISTRARILOR

Ediia: 1
Nr.de ex.: 3
Revizia: Nr.de ex. : Pagina 16 din 20

Cod: P.O. 22

Exemplar nr.: 1

Anexa 4
Casa Corpului Didactic Brasov

PROCES VERBAL DE PREDARE PRIMIRE


DOCUMENTE PENTRU ARHIVARE

Astzi, ., subsemnaii .............,


delegai ai compartimentului ...............................,
i .. arhivarul CCD Brasov am procedat primul la predarea
i al doilea la preluarea documentelor create n perioada ..de
ctre compartimentul menionat, n cantitate de dosare.
Predarea primirea s-a fcut pe baza inventarelor anexate, cuprinznd .. pagini,
conform dispoziiilor legale.

Am predat,
Nume Prenume
Semntura

Am primit,
Nume Prenume
Semntura

Ediia: 1
Nr.de ex.: 3

PROCEDURA OPERAIONAL
privind ARHIVAREA
DOCUMENTELOR SI
INREGISTRARILOR

Casa Corpului Didactic


Braov

Revizia: Nr.de ex. : Pagina 17 din 21

Cod: P.O. 22

Exemplar nr.: 1

Anexa 5
Casa Corpului Didactic Brasov

REGISTRUL DE EVIDEN
INTRRI-IEIRI DOCUMENTE N/DIN ARHIV
INTRRI N ARHIV

Nr.
crt.

Data
intrrii

Denumire
Compartiment

02

03

01

IEIRI DIN ARHIV

Datele
Numr de dosare
extreme
Dup
Primite Depuse
ale
inventar efectiv ulterior
documentelor
04

Legend:

01 - numrul de ordine al inventarului


02 - data prelurii dosarelor din inventarul respectiv
03 - denumirea compartimentului de la care provine inventarul

05

06

07

Scoatere din eviden


Nr./data
Data
PV Comisie de
ieirii
selecionare
08

09

Data
predrii
10

Predare spre consultare


Unde
Act de
s-au
predare
predat
nr./dat
11

12

Total
dosare
ieite
13

Casa Corpului Didactic


Braov

PROCEDURA OPERAIONAL
privind ARHIVAREA
DOCUMENTELOR SI
INREGISTRARILOR

Ediia: 1
Nr.de ex.: 3
Revizia: Nr.de ex. : Pagina 18 din 20

Cod: P.O. 22

Exemplar nr.: 1

04 - datele extreme ale documentelor specificate n pagina de gard a dosarelor


05 - numrul total al dosarelor din inventarul respectiv
06 - totalul dosarelor primite efectiv n arhiv din inventarul respectiv
07 - numrul dosarelor lsate la compartiment i depuse ulterior
08 - data scoaterii dosarelor din eviden
09 - denumirea, numrul de nregistrare i data actului pe baza cruia au fost scoase din eviden
10 - data predrii documentelor spre consultare
11 - denumirea entitii ctre care s-a fcut predarea spre consultare
12 - denumirea, numrul de nregistrare i data actului pe baza cruia au fost scoase din eviden
13 - totalul dosarelor ieite

Obs.: Pe eticheta registrului se trece denumirea acestuia, denumirea unitii i codul registrului.

Casa Corpului Didactic


Braov

PROCEDURA OPERAIONAL
privind ARHIVAREA
DOCUMENTELOR SI
INREGISTRARILOR

Ediia: 1
Nr.de ex.: 3
Revizia: Nr.de ex. : Pagina 19 din 21

Cod: P.O. 22

Exemplar nr.: 1

Anexa 6
Casa Corpului Didactic Brasov

PROCES VERBAL Nr. /

Comisia de selecionare, numit prin Decizia nr.. din .., selecionnd n


edinele din .. documentele din anii*) .... avizeaz/aprob
ca dosarele din inventarele anexate s fie nlturate ca nefolositoare, expirndu-le termenele
de pstrare prevzute n nomenclatorul arhivistic al unitii.
APROBAT
Comisia de selecionare
Preedinte,
Nume Prenume
Semntura

*) Anii extremi

Membri,Secretar,
Nume Prenume
Semntura

Semntura

Casa Corpului Didactic


Braov

PROCEDURA OPERAIONAL
privind ARHIVAREA
DOCUMENTELOR SI
INREGISTRARILOR

Ediia: 1
Nr.de ex.: 3
Revizia: Nr.de ex. : Pagina 20 din 20

Cod: P.O. 22

Exemplar nr.: 1

Casa Corpului Didactic


Braov

PROCEDURA OPERAIONAL
privind ARHIVAREA
DOCUMENTELOR SI
INREGISTRARILOR

Ediia: 1
Nr.de ex.: 3
Revizia: Nr.de ex. : Pagina 21 din 20

Cod: P.O. 22

Exemplar nr.: 1