Parlement europen

EP/DGPRES/SEC/SER/2013-019
Clauses et Spcifications Techniques Particulires

Documents
La prsente fiche fixe les spcifications techniques particulires minimales
concernant les documents dus au titre du prsent march.

6 Documents
6.1
Documents permanents..................................................................2
6.1.1
Manuels (Pe) ..............................................................................2
6.1.2
Etat des lieux entre...................................................................3
6.1.3
Contrats de sous-traitance .........................................................3
6.1.4
Autres documents permanents...................................................4
6.2
Documents priodiques..................................................................5
6.2.1
Documents administratifs fournir annuellement.......................5
6.2.2
Plan annuel de prvention (A) ....................................................5
6.2.3
Bilan annuel des installations (A) ...............................................5
6.2.4
Rapport annuel sur la gestion documentaire (A) ........................6
6.2.5
Rapport annuel dactivit (A) ......................................................6
6.2.6
Rapport mensuel dactivit (M) ...................................................6
6.2.7
Compte rendu d'activit hebdomadaire (H) ................................6
6.2.8
Prvision mensuelle d'activit et de prsence (M)......................7
6.2.9
Rcapitulatif mensuel des prsences (M)...................................7
6.2.10 Etat hebdomadaire des prsences (H) .......................................7
6.3
Documents ponctuels .....................................................................8
6.3.1
Formulaire de consignation (Po) ................................................8
6.3.2
Compte rendu dincident (Po).....................................................8
6.3.3
Compte rendu dastreinte (Po) ...................................................8
6.4
Documents techniques ...................................................................9
6.4.1
Dossiers d'Ouvrage Excuts (DOE), ........................................9
6.4.2
Dossiers d'Intervention Ultrieure sur Ouvrage (DIUO),.............9
6.4.3
Dossiers de Maintenance Constructeur,.....................................9
6.4.4
Plans et schmas des quipements, ..........................................9
6.4.5
Plans synoptiques des installations, ...........................................9
6.4.6
Plans d'implantation et d'action des quipements (sur base
Xref),
9
6.4.7
Plans de cheminements des cbles et conduits, ......................10
Codification utilise dans le sommaire
Pe Document actualis en PErmanence
Po Document fourni de manire POnctuelle
H Document produit suivant une priodicit Hebdomadaire
M - Document produit suivant une priodicit Mensuelle
A - Document produit suivant une priodicit Annuelle

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6.1 Documents permanents

6.1.1 Manuels (Pe)
Lensemble des prestations objet du prsent march sont rgies par des mthodes et
procdures spcifiques regroupes en Manuels.

6.1.1.1

Manuel de Maintenance
Ce manuel comprend :
-

La dfinition de la Stratgie de maintenance

La Mthodologie de maintenance
Le Plan de maintenance
LEchancier de maintenance et les Gammes associes

Ainsi que toute la documentation ncessaire la bonne excution des

prestations de Maintenance qui comporte entre autres :
-

Fiches d'identification des biens

Analyses fonctionnelles des biens
Instructions de manuvre des biens ou systmes
Dossiers de Maintenance des biens
Les Procdures de maintenance
Les Instructions de maintenance
Plan de localisation des biens
Plans synoptiques des installations et systmes
.

Ce document devra tre fourni par le CONTRACTANT l'issue de la Priode de

dmarrage de l'Exploitation

6.1.1.2

Manuel Exploitation
Ce manuel comprend :
- La Mthodologie applique
- Les Procdures et instructions d'exploitation
- La Procdure d'astreinte
- Les Consignes transmises par le reprsentant du Parlement
Ainsi que toute la documentation ncessaire la bonne excution des prestations
d'exploitation
Ce document devra tre fourni par le CONTRACTANT l'issue de la Priode de
dmarrage de l'Exploitation

6.1.1.3

Manuel Planothque
Ce manuel regroupe :
- La Mthodologie applique en matire de cration et de gestion de
documents
- Les Procdures Planothque,
- La Charte graphique technique et ses bibliothques
Ainsi que :
- les Prescriptions Planothque,
Ce sont les prescriptions dictes par le Parlement europen en matire
de documentation technique.
- Les Prconisations documentaires
Ce sont les prescriptions imposes en matire documentaire concernant la
cration ou la mise jour de documents et permettant dassurer la

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cohrence des documents fournis avec le fond documentaire existant.

Elles comprennent la liste des lments attendus, les prescriptions en
matire documentaire, la charte graphique appliquer, les bibliothques
dobjets requises.
LIndex de la documentation
Qui liste lintgralit des documents existants. Il est sous forme
informatique et permet la recherche multicritres dun document. Il est tenu
jour en temps rel et est accessible on line de manire permanente.
Le Registre de suivi des documents
Sous forme informatique et tenu jour en temps rel, il comprend les
lments ncessaires assurer le suivi des entres et sorties de
documents et des modifications et rvisions faites.

Ce document devra tre fourni par le CONTRACTANT l'issue de la Priode de

dmarrage de l'Exploitation

6.1.1.4

Manuel veille rglementaire

Ce manuel comprend :
- La Mthodologie applique
- Les Procdures en matire de Veille Rglementaire
Ainsi que lensemble des documents mis dans le cadre de la veille
rglementaire o permettant le suivi des actions dans le domaine.
Ce document devra tre fourni par le CONTRACTANT l'issue de la Priode de
dmarrage de l'Exploitation

6.1.1.5

Manuel veille technologique

Ce manuel comprend :
- La Mthodologie applique
- Les Procdures en matire de Veille technologique
Ainsi que lensemble des documents mis dans le cadre de la veille
technologique o permettant le suivi des actions dans le domaine
Ce document devra tre fourni par le CONTRACTANT l'issue de la Priode de
dmarrage de l'Exploitation

6.1.2 Etat des lieux entre

L'tat des lieux est le document de rfrence en ce qui concerne l'tat des quipements
et systmes. Il est dfini par les Clauses et Spcifications Administratives Particulires.
Le contenu de ce document tabli de manire contradictoire au dmarrage du march ne
varie pas.

6.1.3 Contrats de sous-traitance

Le CONTRACTANT communique une copie intgrale de tous les contrats de soustraitance quil a conclu dans le cadre du march. Ces contrats seront systmatiquement
transmis au reprsentant du Parlement en cas de reconduction ou de modification
quelconque de leurs clauses.

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6.1.4 Autres documents permanents

6.1.4.1

Liste des biens (Pe)

Le CONTRACTANT tient jour en permanence la liste des biens objets du prsent
march. Cette liste comprend :
-

La dfinition du bien
Sa marque, ses types et modles
Sa localisation gographique
Sa date de mise en service
La date de fin de garantie, le cas chant
Linstallateur
Ses principales caractristiques techniques
La liste des pices constitutives
..

Elle comporte des liens vers les documents techniques et procdures ou

instructions se rapportant au bien et, pour les biens remis au CONTRACTANT en
cours de march des liens vers les Procs verbaux de rception des quipements
et les Procs verbaux de prise en charge des quipements
Cette liste sera tenue sous forme informatique au travers de la GMAO. Les
documents lis seront eux aussi incorpors sous forme informatique.

6.1.4.2

Ltat des biens confis au CONTRACTANT (Pe)

Le CONTRACTANT tient jour en permanence ltat des biens qui lui sont confis
par le Parlement.
Cet tat diffrencie les biens utiliss dans le cadre de lexploitation des outils
spcifiques ddis aux prestations et indique pour chacun dentre eux leurs
position et localisation.

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6.2 Documents priodiques

6.2.1 Documents administratifs fournir annuellement
Ces documents justificatifs doivent tre fournis et/ou actualiss antrieurement chaque
renouvellement du march. Leur production est due conformment aux termes des
clauses du Contrat
-

Garanties bancaires
Police d'assurance

6.2.2 Plan annuel de prvention (A)

Le CONTRACTANT tablit le Plan annuel de prvention en collaboration avec le
reprsentant du Parlement et le soumet sa validation.
Ce plan de prvention respecte les prescriptions rglementaires applicables en la
matire, en particulier les prescriptions du Code du Travail Art R4512-6 12 et de larrt
du 19 mars 1993.
Il indique de faon prcise et dtaille les mesures prvues pour intgrer la scurit
l'gard des principaux risques courus par le personnel tant dans les modes opratoires
lors de leur dfinition que dans les diffrentes phases d'excution des travaux.
Pendant toute la dure du march, le CONTRACTANT sassure en coordination avec le
reprsentant du Parlement de la parfaite adquation du Plan annuel de Prvention avec
les conditions d'excution de la prestation.
Le Plan annuel de prvention est remis jour aussi souvent que ncessaire. Il est
reformul tous les ans et soumis au reprsentant du Parlement avant le premier jour de
la priode annuelle qui le concerne

6.2.3 Bilan annuel des installations (A)

Le Bilan annuel des installations est fourni pour chacun des btiments et est structur en
trois volets.
Le premier volet fournit pour chacun des lots techniques objets du prsent march
les informations suivantes, dtailles par quipement lorsque cela est ncessaire :
-

Description et localisation
Etat technique effectif
Maintenabilit
Dure utile de vie
Rcapitulatif statistique des dfaillances
Modifications apportes
Modifications proposes
o Prconisations spcifiques
o Veille technologique
o Veille rglementaire
o ...
Couts effectifs de maintenance

Le second volet comporte les mesures que le CONTRACTANT prconise dans le but
damliorer les biens sur le plan fiabilit, de leur maintenabilit ou de laugmentation
de leur dure de vie utile.
Le troisime volet est constitu de lchancier prvisionnel des oprations de
maintenance de niveau 4 et 5 sur la dure utile de vie des biens et du planning
prvisionnel de remplacement des biens arrivs en fin de vie.

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Cet chancier tient compte de toutes les oprations prvues au Plan de

maintenance et de celles effectivement ralises.
Le Bilan annuel des installations est soumis par le CONTRACTANT dans le mois suivant
la priode annuelle qu'il concerne.

6.2.4 Rapport annuel sur la gestion documentaire (A)

Ce rapport comporte les lments relatifs :
-

Lactivit ralise en matire documentaire sur lanne coule

Les moyens mis en uvre
Ltat du fond documentaire

Ces lments sont dclins sur un plan quantitatif, qualitatif et statistique.

Ce rapport est soumis par le CONTRACTANT dans le mois suivant la priode annuelle
qu'il concerne.

6.2.5 Rapport annuel dactivit (A)

Ce rapport reprend de manire consolide les informations issues des Rapports mensuel
dactivit et fournit les analyses statistiques et qualitatives des prestations et vnements
de lanne coule ainsi que la valorisation quantitative annuelle des prestations.
Ce rapport est soumis par le CONTRACTANT dans le mois suivant la priode annuelle
qu'il concerne.

6.2.6 Rapport mensuel dactivit (M)

Le Rapport mensuel dactivit est structur en trois volets.
Le premier volet comporte les indicateurs dfinis pour le suivi des prestations,
Le second volet fournit les dtails correspondants ces indicateurs et les lments
ncessaires leur appui.
Le troisime volet regroupe quant lui pour la priode considre :
-

Lorganigramme fonctionnel du CONTRACTANT

Le Rcapitulatif mensuel des prsences
Le bilan des oprations ralises (tenant compte du Plan de Maintenance, de
l'Echancier de maintenance et des oprations effectivement ralises.
La liste des oprations de maintenance planifie dcales, en avance ou en
retard et les explications et justifications correspondantes
Les faits marquants
Le suivi des incidents,
Ltat des prestations hors march et le planning associ
Les lments issus de la veille rglementaire et technologique, si ils existent
La valorisation des moyens mis en uvre et des pices consommes

Ce rapport mensuel est fourni mensuellement par le CONTRACTANT au cours de la

premire semaine du mois suivant le mois sur lequel il porte

6.2.7 Compte rendu d'activit hebdomadaire (H)

Le Compte Rendu d'Activit hebdomadaire fournit les informations correspondant
l'activit de la semaine coule et les lments ncessaires leur appui.
-

La liste des oprations ralises

Le rcapitulatif des interventions en astreinte

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Le rcapitulatif des incidents et faits marquants

L'Etat des prsences pour la semaine coule
.....

Ce compte rendu est fourni hebdomadairement par le CONTRACTANT dans les deux
jours ouvrs suivant la semaine sur lequel il porte.

6.2.8 Prvision mensuelle d'activit et de prsence (M)

La Prvision mensuelle d'activit fournit pour le mois venir le programme d'activit en
matire de maintenance et d'exploitation et les prvisions de prsence des personnels
sur site.
Elle comporte pour le mois venir :
-

Le Planning des quipes de maintenance

La liste dtaille des oprations de maintenance ayant des impacts sur le
fonctionnement des systmes
Les prvisions en matire de prsence des personnels
La liste et le programme des formations prvues pour le personnel du
CONTRACTANT

Ainsi que tout vnement de caractre exceptionnel prvu et, le cas chant, la
justification des absences des personnels.
Cette prvision mensuelle est fournie par le CONTRACTANT le premier jour ouvr de la
semaine prcdent le mois sur laquelle elle porte. Elle est remise jour et retransmise
au cours de la priode concerne en cas de modification notable des prvisions.

6.2.9 Rcapitulatif mensuel des prsences (M)

Le Rcapitulatif mensuel des prsences reprend l'intgralit des informations issues des
Etats hebdomadaires de prsence pour le mois considr
Il tabli une comparaison chiffre entre les volumes horaires effectivement prests et
ceux correspondant l'Organigramme fonctionnel minimal pour la priode concerne et
inique pour chaque jour ouvr si les Moyens minimaux ont t respects.
Il comporte le cas chant la justification des absences des personnels.
Ce rcapitulatif est fourni mensuellement par le CONTRACTANT au cours de la premire
semaine du mois suivant le mois sur lequel il porte. Il peut tre intgr au Rapport
mensuel d'activit

6.2.10 Etat hebdomadaire des prsences (H)

L'Etat Hebdomadaire des prsences fournit pour la semaine coule le dtail des
prsences du personnel du CONTRACTANT et les volumes horaires effectivement
prests.
Il comporte le cas chant la justification des absences des personnels.
Cet tat est fourni hebdomadairement par le CONTRACTANT au cours des deux
premiers jours suivant la semaine sur laquelle il porte. Il peut tre intgr au Compte
rendu d'activit hebdomadaire

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6.3 Documents ponctuels

6.3.1 Formulaire de consignation (Po)
Toute consignation:
-

Concernant un bien stratgique

Assujettie des prescriptions rglementaires
Ayant une incidence sur la scurit des biens et personnes
Ayant une incidence sur le fonctionnement des services du Parlement ou les
conditions de travail des personnels

Fait lobjet dune demande de consignation au travers dun formulaire prdfini. Cette
demande est soumise laval du reprsentant du Parlement. Elle comporte la liste
exhaustive des incidences en matire de scurit ou sur les services du Parlement. Ces
incidences sont prcises par le CONTRACTANT.

6.3.2 Compte rendu dincident (Po)

Ce document est mis de manire systmatique par le CONTRACTANT la suite de
tout incident affectant soit un bien stratgique, soit ayant une incidence effective sur la
scurit, les biens, les personnes ou le fonctionnement des services du Parlement.
Il comporte toutes les informations portant sur :
Le bien concern
Lorigine, les causes et circonstances de lincident
La responsabilit de cet incident
Les mesures conservatoires prises
Les impacts sur la scurit, les biens et personnes
Lindisponibilit du bien
Les oprations de remise en tat ralises ou prvoir
La responsabilit de la remise en tat
Lexistence dune dclaration auprs des assurances du CONTRACTANT
Lindication des personnes informes de lincident

Son contenu pourra tre modifi en fonction du retour dexprience.

6.3.3 Compte rendu dastreinte (Po)

Ce document est mis de manire systmatique par le CONTRACTANT la suite de
toute intervention du personnel dastreinte.
Il comporte toutes les informations portant sur :
-

Le bien concern
Lorigine, les causes et circonstances de lincident
Les intervenants
Les modalits dintervention
Les mesures prises
La remise en service ou lindisponibilit du bien
Lindication des personnes informes de lincident

Il ne dispense pas le CONTRACTANT de lenregistrement sur loutil GMAO de

lintervention concerne ni de la production le cas chant dun Compte rendu dincident.

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6.4 Documents techniques

La Documentation technique dont le CONTRACTANT assure la gestion conformment aux
termes de l'article 2.5 des CSAP est compose des documents qui sont numrs ci aprs:
La documentation technique est gre et suivie suivant les modalits et prescriptions du
Manuel Planothque

6.4.1 Dossiers d'Ouvrage Excuts (DOE),

Ces documents sont fournis par les installateurs ou fournisseurs des quipements
concerns.
Le CONTRACTANT assure le suivi et la gestion de ces documents.
document manquant au reprsentant du PE.

Il signale tout

6.4.2 Dossiers d'Intervention Ultrieure sur Ouvrage (DIUO),

Ces documents sont fournis par les installateurs ou fournisseurs des quipements
concerns.
Le CONTRACTANT assure le suivi et la gestion de ces documents.
document manquant au reprsentant du PE.

Il signale tout

6.4.3 Dossiers de Maintenance Constructeur,

Ces documents sont fournis par les installateurs ou fournisseurs des quipements
concerns.
Le CONTRACTANT assure le suivi et la mise jour permanente de ces dossiers. Il est
responsable de l'obtention des documents et informations ncessaires auprs des
fabricants, revendeurs ou installateurs.

6.4.4 Plans et schmas des quipements,

Ces plans ou schmas se rapportent directement aux quipements composant les
systmes en place. Ils sont initialement fournis pas les installateurs ou fabricants des
matriels concerns.
Le CONTRACTANT assure la gestion et le suivi de ces documents. Il signale tous
documents manquants au reprsentant du PE et entamera les dmarches ncessaires
auprs des installateurs ou fabricants afin de se les procurer.

6.4.5 Plans synoptiques des installations,

Un ou plusieurs plan(s) synoptique(s) des installations est (sont) tablir pour chaque lot
technique.
Ces documents sont tablis au format Autocad en respectant la Charte graphique et
les prescriptions du Manuel Planothque
Le CONTRACTANT assure le suivi et la mise jour permanente de ces plans sur base
de ses constats ou des informations qui lui sont communiques. Il est tenu de crer ces
plans s'ils n'existent pas.

6.4.6 Plans d'implantation et d'action des quipements (sur base Xref),

Des plans d'implantation des quipements les composant sont tablir par tage et par
btiment pour chaque lot technique. Dans la mesure o ces quipements couvrent une
zone dtermine, la zone correspondante est renseigne sur le plan.

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Lorsque ces plans sont tablis sur la base de plans architecturaux, ils utilisent des
rfrences architecturales externes (Xref Autocad) mises disposition du
CONTRACTANT par le Parlement europen.
Ces documents sont tablis au format Autocad en respectant la Charte graphique et
les prescriptions du Manuel Planothque
Le CONTRACTANT assure le suivi et la mise jour permanente de ces plans sur base
de ses constats ou des informations qui lui sont communiques, il n'assure pas la mise
jour des rfrences externes mises disposition. Il est tenu de crer ces plans s'ils
n'existent pas.

6.4.7 Plans de cheminements des cbles et conduits,

Des plans de cheminement des cbles sont tablir par tage et par btiment pour
chaque lot technique.
Lorsque ces plans sont tablis sur la base de plans architecturaux, ils utilisent des
rfrences architecturales externes (Xref Autocad) mises disposition du
CONTRACTANT par le Parlement europen.
Ces documents sont tablis au format Autocad en respectant la Charte graphique et
les prescriptions du Manuel Planothque
Le CONTRACTANT assure le suivi et la mise jour permanente de ces plans sur base
de ses constats ou des informations qui lui sont communiques, il n'assure pas la mise
jour des rfrences externes mises disposition. Il est tenu de crer ces plans s'ils
n'existent pas.

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