Logistica y Compras

ADMINISTRACION DE COMPRAS
4- CONTRATOS DE COMPRAS EVALUACIN DE

PROVEEDORES MEDICION DE LA GESTION DE
COMPRAS-
Mdulo I
MSc. Roger Orlando Lujn Ruz
MSc. Roger O. Lujn R.
CONTRATO DE COMPRA
Es aquel documento privado en el que una de las partes
(vendedora) se obliga a la entrega de una cosa determinada y la
otra (compradora) a pagar por ella un determinado precio.
Elementos del contrato:
Bien: objeto en oposicin a los derechos creados sobre l y a
las prestaciones personales. Son bienes o derechos que
estn dentro del comercio.
Precio: significa valor en que se estima algo, valor que se
pide por una cosa o servicio. Sus condiciones deben ser:
cierto, verdadero, en numerario y justo.
Personas o partes: el vendedor, que es la persona
fsica o jurdica que transfiere la propiedad, y el comprador,
que es quien la adquiere.
Formales: los contratos de compraventa se otorgan por

escrito, ya que la ley requiere tal formalidad, en la prctica es
habitual que el consentimiento se plasme en un documento
privado que sirva de prueba para el caso de bienes
inmuebles, o ciertos otros contratos se obligan a realizar por
escrito.
Validez: la capacidad, en donde se dice que toda persona
capaz de disponer de sus bienes, puede vender y toda
persona capaz de obligarse, puede comprar; y el
consentimiento, que se refiere a que haya un acuerdo de las
partes que recaiga sobre el precio y el bien.
Las obligaciones del COMPRADOR en el contrato de

compraventa son las siguientes:
Pagar el precio.
Pagar intereses en caso de retraso o de
compraventa con precio aplazado.
Recibir el bien comprado.
Recibir en buen estado.
Las obligaciones del VENDEDOR en el contrato de

compraventa son las siguientes:
Transmitir la propiedad o ttulo de derecho.

Conservar el bien objeto de la compraventa hasta su entrega.
Entregar el bien.
Garantizar al adquiriente una posesin til.
Garantizar al comprador una posesin pacfica.
Responder a negociacin.
Responder de los vicios y defectos ocultos que tenga el bien.
MSc. Roger O. Lujn R
HOMOLOGACION DE PROVEEDORES:
La homologacin de proveedores es el proceso por el cual una

empresa define aquellos proveedores que estn cualificados
para suministrarle productos o servicios.
Un proveedor que desee trabajar con una empresa que disponga
de un sistema de homologacin de proveedores deber
conseguir esta homologacin antes de poder comenzar a
suministrar sus productos o servicios.
En el proceso de homologacin de proveedores deben participar:

el responsable de compras, el responsable de calidad y el
responsable del departamento usuario del producto comprado
(produccin, si son materias primas o auxiliares; almacn, si es
el transporte).
El hecho de que un proveedor est homologado no supone que
la empresa est obligada a comprar sus productos; significa que
la empresa puede comprarlos. La seleccin de los proveedores a
los que comprar en cada momento se realiza a travs del
sistema de evaluacin de proveedores.
QUIEN ES EL PROVEEDOR ?
Es socio de la Empresa
Facilita capital de trabajo
Transfiere tecnologa
Aporta soluciones
Entrega Calidad
Donde encontramos un proveedor?

- Directorio telefnico
- Publicaciones y catlogos
especializados
- Cmara de comercio
- Gremios industriales
- Recomendaciones de colegas
- Ferias, congresos
- Market Places (E-Bussines)
QUE BUSCAMOS DE UN PROVEEDOR ?
- El proveedor est seguro de la dinmica de nuestro negocio

- Disposicin para establecer relaciones a largo plazo
- Comunicacin seria y efectiva
- Inters en el desarrollo y proyecciones de nuestra empresa.
- Disponibilidad en establecer una dependencia mutua
- La cooperacin es necesaria para el xito de cada una de las
compaas.
- Disposicin a buscar coincidencia en las metas
Para quin son las ganancias?
Quin asume los riesgos?
- Habilidad para:
Mejorar sus productos
Flexibilidad ante los cambios
Desarrollar estructura de costos
- Solidez financiera y estabilidad econmica
- Buena administracin y gerencia
- Potencial para la relacin
LA NEGOCIACION CON LOS PROVEEDORES
LA NEGOCIACION CON LOS PROVEEDORES

La negociacin es una actividad que se realiza en la
primera fase del ciclo logstico, que permite aplicar
tcnicas para alcanzar un punto de equilibrio en la defensa
de los intereses institucionales.
2. Buscar un acuerdo a largo plazo, que derive en una
alianza estratgica con proveedores, a los que finalmente
se les considerar como socios.
3. Qu negociamos?
- Calidad
- Precio
- Frecuencia de entrega
- Lotes, presentacin y embalaje
- Lugar de entrega
- Condiciones de pago
- Descuento por volumen
- Formas de transportes
- Disponibilidad de Stock
Satisfaccin Comprador Proveedor:

Una de las primeras apreciaciones que
debe hacer un comprador es la de definir
si las relaciones con un determinado
proveedor son satisfactorias o no para
la empresa.
Normalmente esta relacin es compleja y
muchas personas en la empresa pueden
tener percepciones diferentes.
El
siguiente
modelo
intenta proporcionar un
medio
sencillo
para
clarificar
la
relacin
comprador-vendedor en
trminos de satisfaccin y
estabilidad.
Cuando
el
obtener
descuentos
de
los
proveedores no puede
ser muy fcil, hay una
forma
de
ganar
adicionales, y esta es
sabiendo negociar y
hacerlo bien. Debemos
considerar tener unos
tips para lograr obtener
lo mejor de ellos.
Tips de como negociar con los

proveedores
Conoce el mercado.
Cotiza con varios proveedores del
mismo servicio, lo cual te dar una idea
de lo que ofrecen por el mismo precio.
Pregunta acerca de todo lo que incluye
y lo que no incluye, el paquete que
estas contratando, para que no quede
ninguna duda y luego averigua que
costos extras tendrs, para analizar si
son necesarios o puedes negociar un
intercambio por algn otro servicio.
Tips de como negociar con los proveedores

Apgate a tu lmite.
Los proveedores muchas veces pueden disminuir el costo

de algn servicio que te estn ofreciendo siempre y
cuando les aceptes otro que tengan. Por ejemplo: que te
den una hora extra de msica a cambio de que les
compres tal o cual cantidad de accesorios de animacin
para tus invitados, por lo que tienes que preguntarte si esto
al final no te costar ms que simplemente pagar esa hora
ms de diversin.
Cmo seleccionar al Proveedor?

Desarrollo de polticas y criterios de seleccin
Cmo seleccionar a un proveedor?

Criterios tpicos
Precios
Condiciones de pago
Plazos de entrega
Localizacin
Asesora tcnica previo a la compra
Garantas
Servicios tcnicos post venta
Certificaciones en normas internacionales
Patentes, cartera de clientes,
antecedentes
Criterios tpicos usuales

Precios, descuentos, localizacin
Calidad
Condiciones de pago
Plazos de entrega
Para asociacin
Solidez financiera
Capacidad tcnica
Capital intelectual
Criterios para la seleccin de proveedores:

a) Calidad:
Conjunto de propiedades particulares de un material o
producto: Ficha tcnica del producto (peso, composicin, etc.)
- La Marca
Nombre comercial del producto, facilita su identificacin. nico
proveedor y es caro.
- Standard
Criterios homologados internacionalmente y es mejor en
precio.
- Especificaciones
Caractersticas fsicas, qumicas, etc., considerar un margen de
tolerancia para facilitar la labor a compras.
b) Precio:
Es uno de los mejores indicadores y puede intervenir en
la decisin de comprar.
Hay que definir que conceptos incluyen se incluyen en el
precio:
Se incluye
Precio del bien, descuentos, gastos como transporte,
seguros, envases, embalajes, impuestos.
No se incluye
El IGV
c) Descuentos y bonificaciones
- Comercial
Segn poltica del proveedor con sus clientes, se hace sobre el
importe bruto de la compra.
- Cantidad
Se realizan en relacin al volumen de compras realizadas.
- Por pronto pago
Cuando la compra se paga sin aplazamiento.
Coordinacin con finanzas para disponer de liquidez.
d) Plazo de entrega
Tiempo desde que se enva el
pedido al proveedor hasta que
se recepcionan los materiales
en el almacn.
Hay que negociar unos plazos

que no produzcan rotura de
stocks.
e) Plazo de pago:
Contado
El pago se realiza en el momento
inmediato a la compra.
Aplazado
Puede oscilar entre unos das y
varios meses, los intereses de la
financiacin aumentan la venta, los
plazos cortos pueden obtener
descuentos
CASO PRACTICO:
El departamento de compras de la empresa RELUVA SA,
dedicada a la fabricacin y ventas de camas de hierro forjado,
necesita adquirir 6.000 kg de hierro, el xito de sus productos
se basa en ofrecer un buen precio, rapidez del servicio, y la
calidad de material utilizado.
Recibe las siguientes ofertas:
Los criterios de RELUVA respecto a la seleccin de

proveedores y la baremacin o puntuacin de los
distintos criterios es:
Seleccin balanceada del mejor proveedor:
Registro del Proveedor
Luego abrir un expediente con sus datos generales como:
Razn social, direccin, contactos, telfonos, mail, etc.

Tipo de productos que ofrece
Poltica de descuentos
Condiciones acordadas de pago
Contratos firmados, etc.
Mantener los datos actualizados
Evaluacin del Proveedor:

Mismos datos de su seleccin:
- Fallas detectadas en los lotes entregados
- Porcentaje de envos equivocados
- Porcentaje de material daado
- Evolucin de precios
- Cumplimiento de plazos de entrega
- Flexibilidad, garantas, servicio post venta
- Visitas, apreciacin visual
- Confiabilidad de sus equipos, controles de calidad,
higiene y seguridad
Desarrollo de Proveedores:
Consiste en orientar a los

proveedores en el desarrollo de
procesos que reduzcan costos,
minimicen los desperdicios en la
empresa, mejoren la calidad de
los productos terminados y que
optimicen los tiempos de entrega
Actividades del Cliente:

- Compartir informacin de planes de
compra
- Estudiar juntos los planes de
produccin
- Ofrecer capacitacin y asistencia
tcnica
- Participar en la solucin de
problemas
- Participar en la mejora de procesos
- Aportar asistencia financiera para
mejora de equipos
Actividades del proveedor

Comunicacin en todos los aspectos
Facilitar el acceso del cliente a sus
instalaciones
Facilitar informacin de sus procesos
al cliente
Capacitarse en aspectos crticos
Asistir tcnicamente al cliente
Aportar nuevas ideas para la mejora
de productos y procesos del cliente
Asegurar la calidad y cumplir con
ISOs
La certificacin de proveedores:
- Se trata de eliminar las inspecciones de
entrada para productos comprados
- Conforme se avanza en el desarrollo se
van reduciendo los controles de entrada
- Visitas a la planta del proveedor para
realizar una evaluacin exhaustiva
- Asegurar el cumplimiento de objetivos de
calidad, costos y entregas
- Formacin de un equipo de certificacin
cliente proveedor para programas de
mejora
EVALUACION DE PROVEEDORES:
El primer paso para realizar la evaluacin de proveedores es
definir los criterios que van a ser tenidos en cuenta. La
evaluacin debe incluir los siguientes criterios:
1.
Calidad de los suministros. Con este criterio se mide el
nivel de cumplimiento por parte del proveedor de las
especificaciones definidas por la empresa, es decir, hasta qu
punto ha suministrado exactamente lo que se le haba solicitado.
Para evaluar la calidad de los suministros, se tienen en
cuenta los resultados de los controles de recepcin y las
posibles incidencias que el producto suministrado haya podido
generar en el proceso de produccin.
2. Fiabilidad del plazo de los suministros. Se mide el grado de

cumplimiento por parte del proveedor de los plazos de entrega
fijados. Este criterio es importante en algunos casos, porque un
retraso en una entrega de materia prima puede hacer parar el
proceso productivo.
3. Flexibilidad del proveedor. Este criterio refleja el grado de
adaptacin del proveedor a las necesidades de la empresa. Por
ejemplo, la capacidad de reaccin ante un pedido urgente que no
estaba previsto.
4. Fiabilidad de la informacin. Aqu se valora la relacin

administrativa con el proveedor: la calidad de sus ofertas, la
fiabilidad de sus albaranes y facturas, el cumplimiento de plazos
en la facturacin.
5. Competitividad. Nivel de precios. Este criterio tiene en
cuenta la relacin entre el precio de los productos suministrados
por el proveedor y su calidad, as como la comparacin entre el
precio del proveedor y los del resto de proveedores. No se trata
de valorar mejor al proveedor ms barato, sino a aquel que tenga
una mejor relacin calidad-precio dentro del mercado.
Una vez definidos los criterios que van a tenerse en

cuenta a la hora de evaluar a los proveedores, es
necesario darles un peso a cada uno de ellos, ya que no
todos los criterios tienen la misma importancia para
cada empresa.
Una posible ponderacin sera la siguiente:
Calidad suministros
50%
Fiabilidad suministros
20%
Flexibilidad proveedor
20%
Flexibilidad informacin
5%
Competitividad
5%
El siguiente paso es definir el sistema de evaluacin a

utilizar para cada uno de los criterios: puntuacin de 0 a
10; puntuacin de 0 a 5; valoracin A, B, C, as como
los casos en que se pone una puntuacin u otra.
En el caso de calidad de los suministros, si se ha
elegido un sistema de puntuacin de 0 a 5 habr que
definir en qu casos se pone un 5, un 4, etc. Una
posible escala de valoracin sera la siguiente:
- Puntuacin 5. Cuando no se ha detectado ningn incumplimiento

de especificaciones en el perodo evaluado.
- Puntuacin 4. Cuando los incumplimientos de especificaciones
estn entre el 1% y el 2% de las cantidades suministradas.
superan el 20% de las cantidades suministradas.
Finalmente hay que definir la frecuencia de evaluacin de los

proveedores: trimestral, semestral, anual, as como las acciones
a tomar en funcin del resultado obtenido, ya que la evaluacin
tiene como fin conseguir que la empresa trabaje con los mejores
suministradores. Un ejemplo de acciones a tomar es el siguiente:
Proveedores con puntuacin 0. Inmediatamente dejan de
ser proveedores homologados y, por tanto, no podrn
suministrar ms productos a la empresa. Si desean volver a
suministrar productos, debern pasar de nuevo el proceso de
homologacin.
Proveedores con puntuacin 1 2. Se notifica al proveedor

que en un plazo de un mes deber entregar a la empresa un
plan escrito y programado de acciones para corregir sus
incumplimientos. Si en los dos meses siguientes el proveedor
no puede demostrar que est realizando acciones para
alcanzar un nivel satisfactorio, ser des homologado y no
podr suministrar ms productos.
Proveedores con puntuacin 3 4. Se notifican al
proveedor los incumplimientos que ha tenido, y se solicita un
plan para corregirlos, anuncindole que en la prxima
evaluacin deber mejorar sus resultados.
Con este tipo de actuaciones, la empresa consigue:

1. Seleccionar a los mejores proveedores, eliminando aquellos
ofrecen peor calidad
2. Los proveedores que seleccionados mejoran progresivamente
la calidad de sus suministros, su fiabilidad, flexibilidad y precios
La evaluacin realizada a cada proveedor debe quedar registrada
en una ficha de evaluacin, en la que figuren los resultados
obtenidos para cada uno de los criterios.
Es conveniente tambin que en esa ficha figure la evolucin que
ha tenido el proveedor en los ltimos perodos de evaluacin.
EJEMPLO DE UNA FICHA DE EVALUACION DE PROVEEDORES
Midiendo la gestin de compras:

Indicadores de Gestin
INDICADOR:
Un indicador es la expresin cuantitativa que relaciona dos o
ms variables, permiten evaluar el comportamiento o
desempeo de una empresa o unidad organizativa, cuyo
resultado, al ser comparada por algn nivel de referencia,
nos podr estar sealando una desviacin sobre la cual se
tomarn acciones correctivas o preventivas segn el caso.
Es un nmero que establece una relacin entre dos o
ms datos significativos de dominios semejantes o diversos y
que proporciona informacin sobre el estado en que se
encuentra un sistema.
INDICADORES DE GESTIN Y MEDICIN DE DESEMPEO

EFICIENCIA Capacidad para lograr un fin empleando los
mejores medios posibles
EFICACIA Capacidad de lograr el efecto que se desea o se
espera, sin que priven para ello los recursos o los medios
empleados
EFECTIVIDAD Este concepto involucra la eficiencia y eficacia,
es decir, el logro de los resultados programados en el tiempo y
con los costos ms razonables posibles. Supone hacer lo
correcto con gran exactitud y sin ningn desperdicio de tiempo
o dinero.
Muchas gracias!
Msc. Roger O. Lujn Ruz

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Las obligaciones del COMPRADOR en el contrato de

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Las obligaciones del VENDEDOR en el contrato de

Transmitir la propiedad o ttulo de derecho.

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En el proceso de homologacin de proveedores deben participar:

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Donde encontramos un proveedor?

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Satisfaccin Comprador Proveedor:

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Tips de como negociar con los

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Tips de como negociar con los proveedores

Los proveedores muchas veces pueden disminuir el costo

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Cmo seleccionar al Proveedor?

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Cmo seleccionar a un proveedor?

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Criterios tpicos usuales

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Criterios para la seleccin de proveedores:

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Hay que negociar unos plazos

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Los criterios de RELUVA respecto a la seleccin de

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Seleccin balanceada del mejor proveedor:

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Registro del Proveedor

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Razn social, direccin, contactos, telfonos, mail, etc.

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