Apostila PF Agente Administrativo Arquivologia Darlan Eterno

Agente Administrativo
Arquivologia
Prof. Darlan Eterno
Arquivologia
Professor Darlan
www.acasadoconcurseiro.com.br
EDITAL
NOES DE ARQUIVOLOGIA: Conceitos fundamentais de arquivologia. O gerenciamento

da informao e a gesto de documentos. diagnsticos. Arquivos correntes e intermedirio. Protocolos. Avaliao de documentos. Arquivos permanentes. Tipologias documentais e suportes fsicos. Microfilmagem. Automao. Preservao, conservao e restaurao de documentos.
BANCA: Cespe
CARGO: Agente Administrativo
SUMRIO
1. Introduo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
2. Arquivos - Conceitos E Definies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
2.1 Finalidade dos Arquivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
2.2 Funo dos Arquivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
2.3 Classificao dos Arquivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
a) Natureza dos documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
b) Extenso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
2.4. Princpios Arquivsticos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
3. Arquivos x Bibliotecas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
4. Classificao dos documentos de arquivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
a) Quanto ao gnero: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
b) Quanto natureza do assunto: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
c) Quanto espcie: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
d) Quanto ao tipo (tipologia) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
5. Teoria das Trs Idades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
6. Arquivos Correntes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
6.1 Protocolo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
6.1.1 Rotinas de Protocolo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
6.2 Avaliao de Documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Tabela de Temporalidade . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
6.3 Arquivamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
6.3.1 Arquivamento de Documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Plano de classificao . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Operaes de Arquivamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Mtodos de Arquivamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Sistemas de Busca . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
7. Emprstimo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
8. Arquivos Intermedirios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Atividades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
9. Arquivos Permanentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Arranjo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Descrio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Publicao . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Conservao de Documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Referncia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
10. Gesto de Documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Objetivos da Gesto de Documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
11. Alterao do Suporte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Microfilmagem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Digitalizao . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
12. rgos /Sistemas de Arquivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
13.Diagnstico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Recortes da Legislao . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Exerccios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Arquivologia
NOES DE ARQUIVOLOGIA
1. Introduo
A formao dos arquivos est relacionada necessidade de registrar e conservar registros das
aes e de fatos da vida humana para fins e prova e de informao. As sociedades antigas procuravam de alguma forma, seja por smbolos ou pela escrita, registrar traos de sua cultura e de
suas atividades em suportes diversos como a pedra, o pergaminho o papel e etc.
Os suportes se diversificaram atravs dos tempos, os avanos tecnolgicos dos meios de reproduo e difuso, aliados a burocratizao da mquina administrativa colaboraram para o
gigantesco aumento da informao. Este fenmeno, denominado exploso informacional, influenciou as prticas e tcnicas arquivsticas contemporneas, tornando a disciplina arquivstica cada vez mais essencial no contexto das organizaes pblicas e privadas.
2. Arquivos Conceitos e Definies

Os arquivos podem ser definidos como o conjunto de documentos produzidos e recebidos
por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do
exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte
da informao ou a natureza dos documentos (Art. 2 da lei n 8.159/91). Assim sendo, pode-se afirmar que os documentos de arquivo resultam das atividades realizadas pela entidade
produtora, e devem ser compreendidos dentro do contexto orgnico de produo, a fim de que
sejam mantidas suas caractersticas e seus valores de prova. Segundo Luciana Duranti, os documentos de arquivo possuem as seguintes caractersticas:
a) Imparcialidade: est relacionada ao fato de que a produo documental ocorre em determinado contexto e para determinado fim. Embora sejam redigidos por meio de uma ao
humana eles so imparciais, pois so criados para atender um objetivo especfico, como
por exemplo, a compra de um material;
b) Autenticidade: os documentos de arquivo so criados, mantidos e custodiados de acordo
com procedimentos que podem ser comprovados.
c) Naturalidade: os documentos so acumulados de acordo com as atividades da instituio,
ou seja, sua acumulao ocorre dentro das transaes por ela executadas.
d) Inter-relacionamento: os documentos estabelecem relao entre si e com as atividades

que o geraram. O documento de arquivo deve ser entendido como pea de todo orgnico e
no como elemento isolado de um contexto.
e) Unicidade: cada documento de arquivo tem lugar nico na estrutura documental a qual
pertence. Este aspecto no est diretamente relacionado ao nmero de cpias produzidas,
mas sim funo nica que os documentos executam dentro do contexto organizacional.
2.1 Finalidade dos Arquivos

Os arquivos possuem duas finalidades: a primeira servir administrao da entidade que o
produziu; a segunda servir de base para o conhecimento da histria desta entidade. Eles so
utilizados, num primeiro instante, para o cumprimento das atividades administrativas da instituio que o produziu, e constituem, com o decorrer do tempo, em meios de se conhecer o seu
passado e a sua evoluo.
2.2 Funo dos Arquivos

A funo principal dos arquivos possibilitar o acesso s informaes que esto sob sua responsabilidade de guarda, de maneira rpida e precisa.
2.3 Classificao dos Arquivos

a) Natureza dos documentos
Quanto natureza dos documentos, classificam-se em especial e especializado O arquivo especial constitudo por documentos de diversos formatos, como DVDs. CDs, fitas e microfilmes
que, devido as caractersticas do suporte, merecem tratamento especial quanto ao seu armazenamento e tratamento tcnico. O arquivo especializado constitudo por documentos resultantes de uma determinada rea do conhecimento humano, independentemente do suporte
onde a informao encontra-se registrada. So exemplos de acervos especializados os arquivos
mdicos, os arquivos de engenharia, entre outros.
b) Extenso
Quanto extenso os arquivos podem ser setoriais, estabelecidos junto aos setores da instituio, ou arquivos centrais ou gerais que renem sob sua guarda documentos provenientes de
diversos setores de uma instituio.
c) Estgios de evoluo:
Quanto e estes estgios os arquivos so identificados como correntes, intermedirios e
permanentes, o que corresponde ao ciclo vital das informaes, tambm chamado de teoria
das trs idades. A lei n 8.159/91, define em seu artigo 8, estes trs estgios da seguinte maneira:
a) arquivos correntes: so aqueles em curso, ou que, mesmo sem movimentao, constituam
objeto de consultas freqentes.
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Polcia Federal Agente Administrativo Arquivologia Prof. Darlan Eterno
b) arquivos intermedirios: so aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos

produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.
c) arquivos permanentes: conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados.
d) Entidades mantenedoras:
Conforme as caractersticas da entidade acumuladora de documentos, estes podem ser divididos em:
a) arquivos pblicos: so aqueles produzidos por instituies pblicas nas esferas federal, estadual e municipal, s. Tambm so considerados pblicos os arquivos acumulados por empresas privadas encarregadas da gesto de servios pblicos.
b) arquivos privados: so aqueles produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas,
em decorrncia de suas atividades. (lei n 8.159/91, art. 11). Ex: arquivos comerciais,
institucionais, pessoais.
Ressalta-se que os arquivos pessoais/familiares, os comerciais e os institucionais tambm podem ser chamados de arquivos privados. Para facilitar a visualizao da classificao dos arquivos, segue abaixo, quadro resumo:
Quadro Resumo Classificaes dos Arquivos
Classificaes dos arquivos
Definio/Exemplos
Entidade Mantenedora
Publico ou
Privados
Estgios de Evoluo
Corrente
Intermedirio
Permanente
Extenso ou Abrangncia
Setorial ou
Central/Geral
Natureza dos Documentos
Especial
Especializado
2.4. Princpios Arquivsticos

A disciplina arquivstica regida por vrios princpios. No entanto, essa obra vai abordar apenas
aqueles relacionados aos tpicos exigidos no edital do concurso.
a) Princpio da organicidade
A organicidade diz respeito a relao natural entre documentos de um arquivo, em decorrncia das atividades da entidade que o acumulou. Os arquivos produzidos por entidade coletiva,
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pessoa jurdica ou fsica refletem a estrutura e as atividades da sua entidade mantenedora no

contexto da organizao dos conjuntos documentais.
b) Princpio da unicidade
Os documentos de arquivo conservam seu carter nico em funo do contexto em que foram
produzidos. Este aspecto no est diretamente relacionado ao nmero de cpias produzidas,
mas sim funo nica que os documentos executam dentro do contexto organizacional.
c) Princpio da provenincia (respeito aos fundos)
Princpio bsico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou famlia no deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Considerado
fundamental para a organizao dos documentos de arquivo.
d) Princpio do respeito ordem original (ordem primitiva)(princpio da santidade)
Princpio segundo o qual o arquivo deveria conservar a ordenao (arranjo) original dada pela
entidade, pessoa ou famlia que o produziu. considerado como segundo grau de aplicao do
princpio da provenincia e fundamental para a organizao dos documentos de arquivo.
e) Princpio da pertinncia
Princpio segundo o qual os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em
conta a provenincia e a classificao original. Tambm chamado princpio temtico.
f) Princpio da reversibilidade
Princpio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode
ser revertido, se necessrio. aplicado na restaurao de documentos.
g) Territorialidade (Provenincia Territorial)
Conceito derivado do princpio da provenincia e segundo o qual arquivos deveriam ser conservados em servios de arquivo do territrio no qual foram produzidos
3. Arquivos x Bibliotecas
Embora tenha como objeto de estudo a informao, os arquivos no devem ser confundidos
com as bibliotecas, visto que as operaes destinadas ao tratamento tcnico da informao so
distintas. Cada uma destas reas, embora trabalhem com a informao, fazem uso de tcnicas
e metodologias distintas, conforme demonstra o quadro abaixo:
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Quadro Comparativo Arquivo x Biblioteca

Caractersticas
Arquivo
Biblioteca
Apresentam-se em exemplares
nicos ou em nmero limitado
de vias. Ou seja, em regra os
documentos de arquivos possuem exemplares nicos, mas
no caso de haver obrigaes
recprocas como, por exemplo,
em um contrato, podem haver
quantas vias (cpias) quanto o
nmero de pessoas envolvidas
nesta operao.
Apresentam-se em exemplares
mltiplos, ou seja, uma mesma
obra criada em vrios exemplares e pode estar presente
em mais de uma biblioteca.-
Entrada de documentos
Acumulao natural: so produzidos em decorrncia do

desempenho das atividades
administrativas da instituio.
Os livros ingressam biblioteca

por meio da compra, permuta
e doao.
Tipo de conjunto
Fundos: conjunto de documentos unidos pela origem.
Os livros formam colees que

so reunidas pelo contedo.-
Finalidade (origem)
funcional, administrativa
cultural, tcnica e cientfica.
Tipo de Classificao
Baseia-se nas atividades da

instituio
Utiliza-se de procedimentos
predeterminados
Tipo de Suporte/
Quantitativo
de
Exemplares
4. Classificao dos documentos de arquivo

Os documentos de arquivo podem ser classificados quanto aos seguintes aspectos:
a) Quanto ao gnero:
textuais: documentos que contm informao em formato de texto. Ex: atas e ofcios;
sonoros: so os documentos com dimenses e rotaes variveis, contendo registros
fonogrficos. Ex: cds de msica , fitas K7;
cartogrficos: so os documentos que contm representaes geogrficas, arquitetnicas
ou de engenharia. Ex: mapas, plantas e perfis;
filmogrficos: so os documentos em pelculas cinematogrficas e fitas magnticas de
imagem, conjugadas ou no a trilhas sonoras, contendo imagens em movimento. Ex: fitas
videomagnticas;
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iconogrficos: so os documentos em suportes sintticos, em papel emulsionado ou no,

contendo imagens estticas. Ex: fotografias , negativos, diapositivos (slides), gravuras, desenhos;
microgrficos: documentos em suporte flmico resultantes da microrreproduo de imagens. Ex: microfilme, microficha, carto-janela;
informtico: documentos criados, armazenados e utilizados em computador; Ex: disquete,
disco rgido, arquivo do Excel.
b) Quanto natureza do assunto:
ostensivos (ordinrios): documentos que no possuem restrio de acesso.
sigilosos: documentos que sofrem restrio de acesso, cuja divulgao ponha em risco a
segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
c) Quanto espcie:
Espcie documental a configurao que assume um documento de acordo com a disposio
e a natureza das informaes nele contidas (Dicionrio de Terminologia Arquivstica, 1996). A
espcie modelo documental escolhido para se registrar a informao arquivstica. Ex: ofcio,
portaria, ata.
d) Quanto ao tipo (tipologia)
De acordo com a sua utilizao as espcies documentais recebem funes especficas dentro
das instituies, formando tipos documentais. Entende-se por tipo documental a configurao
que assume uma espcie documental, de acordo com a atividade que a gerou. Ex: Ata de reunio, certido de casamento, boletim de frequncia e etc. A formao dos tipos documentais
feita por meio da juno: espcie documental e funo (atividade), conforme tabela abaixo:
Espcie Documental
Documental
Funo
(Atividade)
Tipologia
Boletim
Ocorrncia
Boletim de Ocorrncia
Certido
Nascimento
Certido de Nascimento
5. Teoria das Trs Idades

fundamentada na diviso do ciclo de vida dos documentos em trs fases distintas, conforme
os valores documentais e a freqncia de uso para a instituio produtora.
Valores Documentais
O ciclo vital dos documentos agrega dois valores distintos para promover a avaliao documental: o valor primrio ou administrativo, presente na primeira e na segunda idade, que deve ser
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temporariamente preservado por razes administrativas, legais ou fiscais; e o valor secundrio

ou histrico, presente na terceira idade, que diz respeito ao uso dos documentos para outros
fins que no aqueles para os quais foram criados. O valor secundrio deve ser preservado de
maneira definitiva pela instituio ele se divide em probatrio (quando comprova a existncia,
o funcionamento e as aes da instituio) ou informativo (quando contm informaes essenciais sobre matrias com que a organizao lida, para fins de estudo ou pesquisa).
Idades Documentais
a) 1 Idade (fase corrente): tambm conhecida como fase ativa, composta pelos documentos que possuem maior potencial de uso dentro das instituies e devem ser guardados em
locais prximos aos de sua produo, para facilitar o acesso. Nesta fase, os documentos so
de acesso restrito ao setor que os produziu, tendo em vista que a sua criao decorre das
atividades por ele desempenhadas. No entanto, o acesso pode ser facultado a outros setores da instituio, mediante requerimento encaminhado pelo solicitante.
b) 2 Idade (fase intermediria): conhecida tambm como fase semiativa, composta por documentos de consulta eventual para a instituio produtora. O arquivamento desses documentos pode ser feito em local distinto daquele em que foram produzidos, com a finalidade de se diminuir os gastos referentes sua manuteno. Nesta fase os arquivos aguardam
a sua destinao final, que poder ser a eliminao ou a guarda permanente.
c) 3 Idade (fase permanente): tambm chamada de fase inativa, composta por documentos que perderam o uso administrativo e que so preservados em funo do seu valor histrico, probatrio e informativo e por esta razo jamais podero ser eliminados. Os documentos desta fase, resguardadas as restries de sigilo, tm o seu acesso franqueado
(liberado). Os documentos que provam a origem/criao da instituio (contrato social, ato
constitutivo); sua evoluo (relatrio de atividades) e seu funcionamento (ato normativo,
estatuto, regimento interno) so considerados de guarda permanente.
Esquema Representativo Teoria das Trs Idades

Valor Secundrio
Valor Primrio
Arquivo Corrente
*Transferncia
Arquivo
Intermedirio
*Recolhimento
Arquivo
Permanente
*Recolhimento
Operaes de destinao:
*transferncia: passagem de documentos fase intermediria
*recolhimento: passagem de documentos fase permanente
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6. Arquivos Correntes
Os documentos da fase corrente possuem grande potencial de uso para a instituio produtora,
e so utilizados para o cumprimento de suas atividades administrativas, como a tomada de decises, avaliao de processos, controle das tarefas e etc. As principais atividades desempenhadas nesta fase so: protocolo, expedio, arquivamento, emprstimo, consulta e destinao.
6.1 Protocolo
Os documentos da fase corrente apresentam grande potencial de tramitao dentro das reas
e setores da instituio; para que esta documentao no se perca, necessrio exercer o
controle de sua movimentao por meio de instrumentos prprios que garantam sua localizao
e segurana.
6.1.1 Rotinas de Protocolo

Para alcanar estas finalidades, o protocolo executa as seguintes atividades:
recebimento: inclui a atividade de receber os documentos e efetuar a separao em duas
categorias: oficial, que trata de matria de interesse institucional e particular, que trata
de contedo de interesse pessoal. Os documentos oficiais so divididos em ostensivos e
sigilosos. Aqueles de natureza ostensiva devero ser abertos e analisados. No momento da
anlise, dever ser verificada a existncia de outros registros relacionados ao documento
recebido, para se fazer a devida referncia. Os documentos de natureza sigilosa e aqueles de
natureza particular devero ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatrios.
registro: os documentos recebidos pelo protocolo so registrados em formulrios ou em
sistemas eletrnicos, nos quais sero descritos os dados referentes ao seu nmero, nome
do remetente, data e assunto, espcie, entre outros elementos.
autuao: refere-se a criao de processo.
classificao: anlise e identificao do contedo de documentos, seleo da categoria
de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo atribuir a eles cdigos. Esta tarefa
executada com o auxlio do plano de classificao, caso a instituio possua esse
instrumento.
movimentao (expedio/distribuio): consiste na entrega dos documentos aos
respectivos destinatrios. A distribuio a remessa dos documentos aos setores de
trabalho, enquanto que a expedio consiste na remessa externa desses documentos.
controle da tramitao: so as operaes destinadas a registrar a localizao do documento
dentro da instituio. Tal controle pode ser executado por meio de cadernos de protocolo
ou por meio de sistemas eletrnicos, estes garantem maior segurana e agilidade ao
processo de controle de tramitao.
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6.1.2 Procedimentos Administrativos

Alm das atividades citadas no tpico anterior, no protocolo so realizados procedimentos
administrativos que podem ser divididos em duas grandes categorias: uma que trata da espcie
documental denominada processo e a outra que trata da espcie documental denominada
correspondncia.
6.1.2.1 Processo
6.1.2.1.1 Definio
Entende-se por processo o conjunto de documentos reunidos em capa especial, e que vo sendo organicamente acumulados no decurso de uma ao administrativa ou judiciria.
6.1.2.1.2 Abertura (atuao)
Na formao do processo devero ser observados os documentos cujo contedo esteja
relacionado a aes e operaes contbeis financeiras, ou requeira anlises, informaes,
despachos e decises de diversas unidades organizacionais de uma instituio. A autuao
de documentos avulsos para formao de processos obrigatria quando o assunto, tema ou
solicitao requerer anlises, informaes, despachos, pareceres ou decises administrativas.
A abertura de processos no digitais dever ser feita no protocolo ou unidade protocolizadora,
a partir de uma pea preferencialmente original, ou de uma cpia autenticada. Nos processos
digitais a autuao poder ser realizada por usurio autorizado, diretamente no sistema
informatizado.
6.1.2.1.3 Operaes
a) Desentranhamento
a retirada de folhas ou peas, mediante despacho da autoridade competente. O
desentranhamento poder ocorrer por interesse da administrao ou pedido do interessado,
sendo necessria insero de Termo de, desentranhamento aps ltimo despacho , para registrar esta operao.
O processo que tiver folha ou pea retirada conservar a numerao original de suas folhas
ou peas, permanecendo vago o nmero de folha(s) correspondente(s) ao desentranhamento.
Ressalta-se que vedada a retirada da folha ou pea inicial do processo.
b) Desmembramento
a separao de parte da documentao de um processo, para formar outro mediante despacho da autoridade, utilizando-se Termo de Desmembramento, para registrar este retirada.
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c) Juntada
a unio de um processo a outro, feita pelo protocolo central ou setorial da unidade
correspondente, mediante determinao, por despacho, de seu dirigente. A juntada ser
realizada por meio da anexao ou apensao.
Juntada por anexao a unio definitiva e irreversvel de 01 (um) ou mais processo(s)
a 01 (um) outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo
interessado e que contenham o mesmo assunto. A anexao realizada quando h a
dependncia entres processos. A dependncia ser caracterizada quando for possvel
definir um processo como principal e um ou mais como acessrios.
No quadro abaixo esto alguns exemplos que caracterizam os processos principais e
acessrios:
Processo Principal
Processo Acessrio
Aquisio de Material
Prestao de Contas
Licena sem vencimentos
Cancelamento de Licena
Juntada por apensao a unio provisria de um ou mais processos a um processo

mais antigo, destinada ao estudo e uniformidade de tratamento em matrias semelhantes, com o mesmo interessado ou no, conservando cada processo a sua identidade e independncia. Sempre que ocorre uma juntada por apensao, os processos passam a tramitar juntos e o acrscimo de novas folhas dever ocorrer somente no processo principal.
d) Desapensao
Consiste na separao fsica de processos apensados. A desapensao dever ocorrer antes do
arquivamento do(s) processo(s).
6.2 Avaliao de Documentos

Tendo em vista que impossvel preservar tudo que acumulado pelas instituies, e o fato de
existirem documentos de guarda temporria e outros de guarda definitiva, deve-se estabelecer
critrios para realizar a avaliao dos documentos.
Tabela de Temporalidade
Para avaliar os documentos, dever ser constituda, em cada instituio, uma comisso multidisciplinar, formado por servidores de suas diversas reas tcnicas denominada Comisso
Permanente de Avaliao. Tal comisso ser responsvel pela elaborao da tabela de temporalidade de documentos, Instrumento resultante da avaliao que define prazos de iguarda
dos documentos nas fases corrente e intermediria, sua destinao final (eliminao ou guarda
permanente, bem como a alterao de suporte).
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A tabela de temporalidade possui as seguinte caractersticas:

fornece informaes sobre a alterao do suporte da informao, ou seja, define quais documentos sero digitalizados ou microfilmados pela instituio;
elaborada por uma Comisso Permanente de Avaliao, composta por servidores responsveis pelos setores da instituio.
para ser aplicada aos documentos da instituio, a tabela dever ser aprovada por autoridade competente.
ao prazos se baseiam na legislao em vigor.
Os prazos de guarda definidos pela Tabela de Temporalidade baseiam-se na legislao em vigor.
Os documentos de arquivo no cumprem um prazo de guarda nico, este perodo de reteno
varia de acordo com o documento e de acordo com a respectiva tabela. Assim no se pode
afirmar que todos os documentos de arquivo ficam 5 anos na fase corrente, ou que se tornaro
de guarda permanente aps 40 anos da sua produo. O quadro a seguir foi extrado da Tabela
utilizada pelo Poder Executivo Federal e demonstra alguns exemplos da temporalidade de documentos.
Figura 2 Recorte de Tabela de Temporalidade Resoluo n 14/2001 do Conarq
PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO
001
MODERNIZAO
E REFORMA
ADMINISTRATIVA
PROJETOS,
ESTUDOS E
NORMAS
002 PLANOS,
PROGRAMAS
E PROJETOS
DETRABALHO010
ORGANIZAO E
FUNCIONAMENTO
DESTINAO
FINAL
FASE
CORRENTE
FASE INTERMEDIRIA
Enquanto vigora
5 anos
Guarda
permanente
5 anos
9 anos
Guarda
permanente
Enquanto vigora
5 anos
Guarda
permanente
OBSERVAES
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6.3 Arquivamento
6.3.1 Arquivamento de Documentos
O arquivamento consiste na guarda dos documentos em lugares prprios, como caixas e pastas, de acordo com um mtodo de ordenao previamente estabelecido, e na guarda destas
embalagens (caixas e pastas) em mobilirios especficos, como estantes e arquivos de ao. Para
que os arquivos se tornem acessveis necessrio que eles sejam corretamente arquivados de
maneira a agilizar sua recuperao. Antes do arquivamento, os documentos devem ser devidamente classificados de acordo com a funo ou atividade a que se referem; esta tarefa executada com o auxlio do plano de classificao.
Plano de classificao
Instrumento que reflete as funes/atividades da empresa que deram origem aos documentos,
ele serve para orientar a operao de arquivamento e recuperao da informao. O plano tem
a finalidade de classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido pela instituio
no exerccio de suas atividades. A classificao por assuntos utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperao e facilitar as
tarefas arquivsticas relacionadas ao processamento tcnico da informao.
Para ilustrar este instrumento segue abaixo um exemplo de Plano de Classificao utilizado
pelo Poder Executivo Federal
Modelo de Plano de Classificao

000 ADMINISTRAO GERAL
001 MODERNIZAO E REFORMA ADMINISTRATIVA.
010 ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO
012 COMUNICAO SOCIAL
034 MOVIMENTAO DE MATERIAL
Operaes de Arquivamento
Tendo em vista a importncia de se guardar corretamente os documentos de arquivo, visando a
sua localizao, faz-se necessria a adoo das seguintes operaes de arquivamento:
inspeo: exame do documento para verificar a existncia de despacho que indique se o
ele seguir para o arquivamento.
estudo: leitura do documento para verificar a entrada que ser atribuda, a existncia de
outros documentos que tratam de matria semelhante.
classificao: anlise e identificao do contedo de documentos, seleo da categoria de
assunto sob a qual sejam recuperados.
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codificao: insero de cdigos nos documentos de acordo com o mtodo de arquivamento adotado: letras, nmeros, cores.
ordenao: a disposio dos documentos de acordo com a classificao e a codificao
dadas. Para facilitar a ordenao os documentos podem ser dispostos em pilhas ou escaninhos.
guarda de documentos: a colocao do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou
estante.
Mtodos de Arquivamento
Para que os documentos de arquivo estejam acessveis necessrio que eles sejam bem ordenados e arquivados. O arquivamento feito por meio de mtodos especficos que chamamos
de mtodos de arquivamento.
A escolha mais adequada do mtodo de arquivamento depende da natureza dos documentos
a serem arquivados e da estrutura da organizao acumuladora. A instituio adotar quantos
forem necessrios para bem organizar seus documentos.
Pode-se dividi-los em duas classes:
a) mtodos padronizados: dividem-se em variadex, automtico e soundex. Esta obra abordar somente o variadex, visto que os demais mtodos padronizados no tm aplicao
prtica nos arquivos brasileiros..
variadex: utiliza a combinao de cores e letras para o arquivamento dos documentos.
Cada seqncia de letras recebe uma cor especfica.
Ex:
sequncia a,b,c,d,e.............prata
sequncia f,g,h,i,j................ouro
b) mtodos bsicos: dividem-se em alfabtico, geogrfico, numrico e ideogrfico.
alfabtico: utiliza o nome como elemento principal de busca. A ordenao dos nomes
feita de acordo com as regras de alfabetao.
geogrfico: utiliza o local ou a procedncia do documento como elemento principal de busca. O mtodo geogrfico organiza os documentos conforme dois seguintes critrios: por
estado, pas ou cidade.
numrico: utiliza nmeros para a recuperao da informao s. Divide-se em simples, cronolgico e dgito-terminal.
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os documentos recebem um nmero de acordo com a sua ordem de entrada ou

registro no arquivo, sem qualquer preocupao com a ordem alfabtic
Simples
Cronolgico
utiliza nmero e data como forma de localizao da informao.

os documentos so arquivados conforme uma seqncia numrica composta de
seis dgitos que so divididos em trs pares. A leitura da seqncia se d da direita
para a esquerda.
Ex: o nmero 170482 ser divido em trs pares que sero lidos da direita para
esquerda, sendo 82 o primeiro par, 04 o segundo e 17 o terceiro.
Dgitoterminal
ideogrfico: distribui os documentos conforme os assuntos a que eles se referem.

Divide-se em:
alfabtico: os assuntos so divididos conforme a ordenao dicionria e a ordenao
enciclopdica.
Dicionrio
Enciclopdico
Assuntos isolados so dispostos

alfabeticamente
conforme
a
sequncia das letras
Exemplo:
Sistemas de arquivos
Sistemas de biblioteca
Sistemas de processamento de
dados
Venda de publicaes
Assuntos correlatos so agrupados

sob ttulos gerais e dispostos
alfabeticamente.
Exemplo:
Sistemas
de arquivos
de bibliotecas
de processamento de dados
Venda de publicaes
numrico: os assuntos recebem nmeros especficos. Divide-se em decimal, duplex e

unitermo.
Decimal
Duplex
Expanso limitada de classes (10),
Expanso ilimitada de classes,
As subdivises so representadas por

pontos.
As subdivises so representadas por

traos.
Ex: 211 Cursos
Ex: 2-1-1 Cursos
211.1 Extenso
211.2 Formao
2-1-1-1 Extenso
2-1-1-2 Formao
Unitermo
Criam-se fichas a partir de termos utilizados

pela instituio. Cadastra, na ficha, os nmeros
dos documentos que contm a palavra nela
registrada.
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Sistemas de Busca
A busca dos documentos realizada por meio de dois grandes sistemas: o sistema direto, onde
a busca feita diretamente no local onde o documento est arquivado; e por meio do sistema
indireto, que aquele em que a busca feita com a ajuda de ndices ou de instrumentos auxiliares.
Os mtodos alfabtico e geogrfico so os nicos mtodos do sistema direto, ou seja, os nicos
mtodos que no adotam ndices. Os mtodos numricos so do sistema indireto, portanto,
adotam ndices para a localizao dos documentos.
Alm destes dois grandes sistemas de busca, existe outro chamado semi- indireto O mtodo alfanumrico, que combina letras e nmeros, o nico que integra este ltimo sistema de busca.
7. Emprstimo
No arquivo a atividade de emprstimo dever ser formalizada por meio de um indicador, denominado guia-fora, colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documental
para assinalar a sua remoo temporria. A guia-fora tem como finalidades: a cobrana de pastas ou documentos que no tenham sido devolvidos no prazo estipulado, e facilitar o rearquivamento de documentos.
8. Arquivos Intermedirios
Nesta fase, os documentos apresentam baixa freqncia de uso para a instituio acumuladora; no entanto, por razes administrativas, devem ainda ser mantidos no arquivo at que seja
estabelecida a sua destinao final, que pode ser a eliminao ou a guarda permanente. Com
a finalidade de se diminuir os gastos referentes sua manuteno e utilizao, os documentos
da fase intermediria podem ser arquivados em locais distantes daquele em que foram produzidos. Os depsitos de guarda intermediria devem possuir grande capacidade de armazenamento, eles so construdos com materiais e equipamentos de baixo custo e utilizam sistemas
de segurana para a preveno de desastres.
Atividades
Para cumprir a sua funo, os arquivos intermedirios executam as seguintes atividades:
coordenao do recebimento de documentos da fase corrente: recebe os documentos enviados pelos setores a realiza a conferncia e o arquivamento das caixas:
atendimento a consultas dos setores/rgos depositantes quando os documentos forem
solicitados
aplicao da tabela de temporalidade ao documentos que ainda no tiverem sua destinao estabelecida.
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seleo de documentos: separa os documentos sem que sero eliminados daqueles que
sero recolhidos guarda permanente
recolhimento (envio) de documentos fase permanente.
9. Arquivos Permanentes
Os arquivos permanentes so formados pelos documentos que constituem o patrimnio arquivstico da instituio, seja pelo seu valor informativo ou pelo valor histrico; estes valores esto
relacionados ao potencial de pesquisa dos documentos como forma de criar um memorial das
decises passadas da instituio. A funo de um arquivo permanente reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta aos documentos
Atividades
Para cumprir a funo de disponibilizar as informaes sob sua guarda, os arquivos permanentes devem executar um conjunto de atividades destinadas organizao e disponibilizao dos
documentos. Segundo Paes, Marilena (Arquivo: teoria e prtica, 2004), as principais atividades
dos arquivos permanentes so:
Arranjo
Descrio
Publicao
Conservao
Referncia.
Arranjo:
Consiste na reunio e ordenao dos conjuntos documentais de acordo com a estrutura administrativa que os originou ou conforme as funes/atividades executadas por essa entidade.
Assim sendo, o arranjo pode ser o estrutural, no qual os documentos so organizados a partir
da estrutura administrativa da entidade produtora, ou funcional, onde a ordenao tem por
eixo as funes desempenhadas pela entidade produtora. As atividades de arranjo so do tipo
fsicas e intelectuais: as fsicas so aquelas destinadas ao arquivamento e armazenamento dos
documentos, enquanto que as intelectuais esto relacionadas a anlise dos documentos quanto sua forma, origem funcional e contedo
Descrio
Compreende o conjunto de procedimentos que visa disponibilizar aos pesquisadores as informaes contidas no arquivo, por meio da elaborao de instrumentos de pesquisa. Estes ins-
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trumentos identificam, representam e localizam os documentos de arquivo, possibilitando o

acesso e controle do acervo.
Os principais tipos de instrumentos de pesquisa so: o guia, o inventrio, o catlogo, o catlogo seletivo, a edio de textos e o ndice.
guia: o primeiro e mais importante instrumento de pesquisa a ser desenvolvido pelo arquivista o guia, que fornece uma viso de conjunto dos fundos que a instituio abriga. Permite o pesquisador identificar os conjuntos documentais de seu interesse e tomar cincia
das condies de consulta;
inventrio: instrumento de pesquisa que descreve as unidades de arquivamento de um
fundo, ou parte dele, cuja apresentao obedece a uma ordenao lgica;
catlogo: instrumento de pesquisa em que a descrio exaustiva ou parcial de um fundo,
ou de uma ou mais de suas subdivises, toma por base a pea documental, respeitada ou
no a ordem de classificao;
catlogo seletivo (repertrio): traz relao seletiva de documentos pertencentes a uma ou
mais fundos e no qual cada pea integrante de uma unidade de arquivamento descrita
minuciosamente segundo critrio temtico, cronolgico, onomstico (de nomes) ou geogrfico.
edio de textos (edio de fontes): instrumento que descreve na ntegra alguns documentos do fundo de arquivo.
ndice: uma lista sistemtica dos elementos do contedo de um documento ou grupo de
documentos, disposta em determinada ordem para indicar a localizao no texto.
As principais normas de descrio arquivstica so:
NOBRADE: Norma Brasileira de Descrio Arquivstica
ISAD (G): Norma Geral Internacional de Descrio Arquivstica
Publicao
Os instrumentos de pesquisa, elaborados dentro de programa de descrio de documentos,
podem ser publicados, em formato impresso, ou no site da institucional, para poder ser acessados e consultados pelo pblico.
Conservao de Documentos
So tcnicas aplicadas ao documento e sua rea de guarda, visando manter condies ideais
para a conservao do suporte da informao. Estas atividades visam diminuir os danos causados aos documentos de arquivo por meio de tcnicas que permitam a preservao do suporte
da informao.
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Os fatores que causam danos aos documentos esto relacionados com sua prpria estrutura
(fatores intrnsecos), bem como aos agentes externos cuja ao prejudica o tempo de vida til
dos documentos (fatores extrnsecos); estes se dividem em:
a) agentes fsicos: a luz, temperatura e a umidade so agentes fsicos causadores de danos
aos documentos. A luminosidade natural e a artificial devem ser evitadas, pois causam o
enfraquecimento das fibras dos documentos. Para evitar o mofo e a proliferao de insetos, os nveis de temperatura e umidade devem ser controlados de acordo com o tipo de
suporte dos documentos.
Tipos de suportes
Condies ambientais
Fotografias em preto e branco
T 12C +/- 1C e UR 35% +/- 5%
Fotografias em cor
T 5C +/- 1C e UR 35% +/- 5%
Registros magnticos
T 18C +/- 1C e UR 40% +/- 5%
b) agentes qumicos: poluio atmosfrica, tintas, gases, oleosidade e objetos metlicos

(clipes, grampos e hastes de metal).
c) agentes biolgicos: insetos, microorganismos, homem, roedores, entre outros.
Para manter o tempo de vida til dos documentos em meio as ameaas comentadas, torna-se
necessria a aplicao das tcnicas de conservao e restaurao.
Tcnicas de Conservao
As principais tcnicas de conservao so :
a) alisamento: processo de conservao que consiste em colocar os documentos em bandejas
de ao inoxidvel, expondo-os ao do ar com forte percentagem de umidade (90 a 95%)
durante uma hora, em uma cmara de umidificao. Em seguida so passados ferro, folha
por folha, em mquinas eltricas.
b) higienizao: a retirada, por meio de tcnicas apropriadas, objetos de metal, de poeira,
e outros resduos, com vistas preservao. Pode ser feita por meio de panos, trinchas, p
de borracha, pinceis e escovas macios.
c) desinfeco/desinfestao: processo de destruio ou inibio da atividade de
microorganismos; A fumigao um exemplo de desinfestao.
d) restaurao: so intervenes que visam a recuperao de documentos deteriorados ou a
interrupo dos danos por eles sofridos. As principais tcnicas de restaurao so:
encapsulao: processo de preservao no qual o documento protegido entre folhas de
polister transparente, cujas bordas so seladas; considerado um dos mais modernos
processos de restaurao.
26
laminao: processo em que se envolve o documento em papel de seda e acetato de celulose. Nesta tcnica, a durabilidade e as qualidades do papel so asseguradas sem perda
da legibilidade e da flexibilidade, tornando o documento imune ao de fungos e pragas.
reenfibragem: preenche as falhas dos documentos com polpa de papel;
banho de gelatina: consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o
que aumenta sua resistncia, no prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a
passagem dos raios ultravioleta e infravermelhos. Desvantagem: os documentos tornam-se
suscetveis ao ataque dos insetos e fungos.
Referncia
Esta atividade visa ao estabelecimento de polticas de acesso e de uso dos documentos. Entende-se por poltica de acesso os procedimentos a serem adotados em relao ao que pode ser
consultado. Cabe ao arquivo estabelecer a liberao ou restrio de acesso, aps analisar os
aspectos polticos e legais que envolvem as informaes, bem como o direito de terceiros.
A atividade de referncia tambm inclui a promoo de exposies de documentos e a realizao de atividades culturais como cursos e palestras.
10. Gesto de Documentos

A grande quantidade de documentos acumulados no cotidiano das empresas s se constitui
em um importante recurso se for gerido desde a criao at a destinao final, e ainda se for
corretamente disponibilizado administrao que o produziu.
A gesto documental tem a finalidade de controlar os documentos durante o seu ciclo de vida,
com vista racionalizao e eficincia na criao, manuteno, uso primrio e avaliao dos
mesmos.
A gesto de documentos definida como o conjunto de procedimentos referentes s atividades de produo, tramitao, uso e avaliao e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para a guarda permanente. (Lei
n.8.159/91). A implantao da gesto de documentos acontece por meio de trs etapas:
produo: consiste na elaborao de documentos conforme a sua essencialidade para a
administrao; prev o estabelecimento de critrios para a padronizao de formulrios,
correspondncias e demais documentos gerados, e orientaes para a utilizao racional
dos recursos informticos e de reproduo. A produo racionalizada reduz custos com a
produo de documentos e facilita o seu manuseio.
utilizao: inclui as atividades de protocolo, organizao e arquivamento de documentos
em fase corrente e intermediria; contempla a elaborao de normas de acesso e recuperao da informao.
destinao: etapa que estabelece a destinao final dos documentos, mediante a anlise
dos valores que eles apresentam para a instituio produtora.
27
Objetivos da Gesto de Documentos

Segundo o Arquivo Nacional (Gesto de Documentos Conceitos e Procedimentos Bsicos,
1995) a gesto de documentos tem os seguintes objetivos:
assegurar, de forma eficiente, a produo, administrao, manuteno e destinao de documentos;
melhorar a eficincia da administrao acumuladora dos documentos;
garantir que a informao governamental esteja disponvel quando e onde seja necessria
ao governo e aos cidados;
contribuir para o acesso e preservao dos documentos que meream guarda permanente
por seus valores histrico e cientfico;
assegurar a eliminao dos documentos desprovidos de valor
assegurar o uso adequado das tcnicas de alterao do suporte da informao (digitalizao/microfilmagem) e de processamento automatizado de dados e outras tcnicas avanadas de gesto da informao
11. Automao
11.1 Alterao do suporte
a) Microfilmagem
a tcnica de produo de imagens fotogrficas de um documento em formato altamente
reduzido. Este procedimento, que encontra respaldo na legislao brasileira, possibilita a
reduo de espao ocupado pelos documentos arquivsticos em papel, bem como a preservao
dos documentos originais.
O microfilme, as certides, os traslados e as cpias fotogrficas obtidas diretamente dos
filmes produziro os mesmos efeitos jurdicos do documento originalmente microfilmado,
desde que obedecidos os critrios e padres estabelecidos na Lei n 5.433, de 8 de maio de
1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais e d outras providncias. Para
serem microfilmados, os documentos devem apresentar uma organizao que possibilite
a recuperao das informaes neles contidas e devem estar previamente avaliados. Cabe
ressaltar que obrigatria, para efeito de segurana, a extrao de filme cpia do filme original.
Estes exemplares sero mantidos em local distinto.
Os documentos podem ser eliminados aps a microfilmagem, exceto aqueles considerados de
valor permanente. Estes devero ser mantidos no arquivo aps passarem por esta alterao do
suporte.
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b) Digitalizao
A digitalizao tem como finalidade promover o acesso rpido das informaes arquivsticas,
reduzir os danos causados ao suporte original e agilizar a execuo das atividades
administrativas. O processo constitui na captura de imagens analgicas para a converso em
formato digital, por meio de um scanner, e permite a disponibilizao dos documentos na
internet e intranet, bem como o seu acesso simultneo por diversos usurios.
Segundo a lei n 12.682/2012 o processo de digitalizao dever ser realizado de forma a
manter a integridade, a autenticidade e, se necessrio, a confidencialidade do documento
digital, com o emprego de certificado digital emitido no mbito da Infraestrutura de Chaves
Pblicas Brasileira - ICP - Brasil.
11.2 Preservao de Documentos Digitais

Medidas Quando se fala em medidas de preservao para documentos em suporte tradicional,
fala-se de vida til por dcadas. Contudo, quando se fala em programas e equipamentos
utilizados para a recuperao e o processamento das informaes armazenadas essa
durabilidade reduzida para anos ou meses.
Como medida de preservao de documentos de guarda permanente recomenda-se efetuar:
a) emulao processo de simulao de parte de um equipamento ou programa, de forma a
disponibilizar o acesso a um processo lgico em seu formato original.
b) migrao processo de alterao do suporte ou de atualizao ou alterao do programa
(atualizao do formato e caracteres do documento ou dado) ou conjugao desses dois.
c) definio de formatos adequados para a gerao de matrizes e derivadas em formatos
de arquivo digitais, recomenda-se sempre a adoo dos formatos abertos (open sources)
por permitirem melhores condies de acesso e preservao em longo prazo, e uma menor
dependncia de software e hardware.
11.3 e-ARQ Brasil

O e-ARQ Brasil uma especificao de requisitos a serem cumpridos pela organizao produtora/
recebedora de documentos, pelo sistema de gesto arquivstica e pelos prprios documentos, a
fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade, assim como sua acessibilidade. Alm disso, o
e-ARQ Brasil pode ser usado para orientar a identificao de documentos arquivsticos digitais.
O e-ARQ Brasil estabelece requisitos mnimos para um Sistema Informatizado de Gesto
Arquivstica de Documentos (SIGAD), independentemente da plataforma tecnolgica em que
for desenvolvido e/ou implantado. Entende-se por SIGAD o um conjunto de procedimentos e
operaes tcnicas, caracterstico do sistema de gesto arquivstica de documentos, processado
por computador. Pode compreender um software particular, um determinado nmero de
softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinao
destes.
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O SIGAD deve ser capaz de gerenciar, simultaneamente, os documentos digitais e os

convencionais. No caso dos documentos convencionais, o sistema registra apenas as referncias
sobre os documentos e, para os documentos digitais, a captura, o armazenamento e o acesso
so feitos por meio do SIGAD.
Segundo resoluo n 27 do Conselho Nacional de Arquivos, um SIGAD deve ser caracterizado
pelos seguintes requisitos:
a) captura, armazenamento, indexao e recuperao de todos os tipos de
b) documentos arquivsticos;
c) captura, armazenamento, indexao e recuperao de todos os componentes digitais do
documento arquivstico como uma unidade complexa;
d) gesto dos documentos a partir do plano de classificao para manter a relao orgnica
entre os documentos;
e) implementao de metadados associados aos documentos para descrever os contextos
desses mesmos documentos (jurdico-administrativo, de provenincia, de procedimentos,
documental e tecnolgico);(...)
12. rgos /Sistemas de Arquivo

De acordo com a legislao Arquivstica, identifica-se a existncia dos seguintes rgos/sistemas de arquivo:
a) Arquivo Nacional: rgo que possui entre outras competncias, a gesto e o recolhimento
dos documentos acumulados pelo Poder Executivo Federal.
Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos
produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar
e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos. (Art. 18 da Lei 8.159/91)
b) CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos): define a poltica nacional de arquivos pblicos e

privados. O Conarq o rgo central do SINAR.
O Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, rgo colegiado, vinculado
ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de
1991, tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e
privados, bem como exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo.(Art. 1 do Decreto
4073/2002)
c) SINAR (Sistema Nacional de Arquivos): tem a finalidade de implementar a poltica nacional

de arquivos pblicos e privados. O SINAR foi criado pelo decreto 4.073/02.
O SINAR tem por finalidade implementar a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivo. .(Art. 10 do Decreto 4073/2002)
30
13. Diagnstico
Trata-se de uma ferramenta de conhecimento da situao dos arquivos da instituio. utilizado como ponto de partida das aes arquivsticas a serem realizadas, tais como a organizao
de arquivos e a elaborao dos instrumentos de gesto arquivstica.
O diagnstico feito a partir de um levantamento de dados da instituio e do seu acervo, por
meio de entrevistas, questionrios e observao direta dos arquivos da instituio, conforme
detalhamento abaixo.
Dados da instituio
Coleta de dados referentes instituio e suas funes, por meio do exame documentos, como
por exemplo, regimento, estatuto, regulamento e organograma.
Dados do acervo
Engloba a coleta de dados quantitativos e qualitativos do acervo
a) Dados Quantitativos
Quantidade de documentos expressa de acordo com as regras aceitas universalmente.
Tipo de Suporte
Unidade de Medida
Papel
metro linear
Especial (fotografias, cds, dvds)
unidade, dimenses
b) Dados Qualitativos
Engloba os levantamento dos seguintes dados:
Caractersticas diplomticas tipologias documentais que os individualizam
Contedos informacionais genricos, expressos de modo sinttico e hierrquico
Unidades fsicas de arquivamento, isto , a movelaria e as embalagens utilizadas
O modo original de arquivamento classificao, avaliao, descrio mesmo que emprico e baseado no senso comum
A existncia e o modo de uso de tecnologias da informao
As caractersticas das instalaes e a situao dos acervos no que refere a preservao
31
Objetivos do Diagnstico
Os principais objetivos do diagnstico so: identificar problemas e as possibilidades de melhoria e fornecer informaes para a elaborao do plano de classificao e da tabela de temporalidade, que so considerados instrumentos de gesto arquivstica.
Tipos de Diagnstico
Existem dois tipos de diagnstico, o maximalista e o minimalista, que sero detalhados abaixo.
maximalista: consiste no levantamento da situao arquivstica do conjunto de organizaes que forma um governo federal, estadual ou municipal. Tambm pode ser realizado a
partir do estudo de famlias de organizaes similares na busca de problemas e solues
paradigmticas;
minimalista: consiste na observao dos problemas arquivsticos da organizao, no estudo de caso e na procura de solues para os problemas detectados.
RECORTES DA LEGISLAO
LEI N 8.159,
DE 08 DE JANEIRO DE 1991
Dispe sobre a poltica nacional de arquivos
pblicos e privados e d outras providncias
O PRESIDENTE DA REPBLICA
Fao saber que o Congresso Nacional decreta e
eu sanciono a seguinte Lei:
CAPTULO I
DISPOSIES GERAIS
Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a documentos de
arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao.
Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins
desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas,
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em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer
que seja o suporte da informao ou a natureza
dos documentos.
Art. 3 Considera-se gesto de documentos o
conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso,
avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
CAPTULO II
DOS ARQUIVOS PBLICOS
Art. 7 Os arquivos pblicos so os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de
mbito federal, estadual, do Distrito Federal e
municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias.
1 So tambm pblicos os conjuntos de

documentos produzidos e recebidos por
instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades.
2 A cessao de atividade de instituies
pblicas e de carter pblico implica o recolhimento de sua documentao instituio
arquivstica pblica ou a sua transferncia
instituio sucessora.
Art. 8 Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes.
1 Consideram-se documentos correntes
aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas freqentes.
2 Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de
interesse administrativo, aguardam a sua
eliminao ou recolhimento para guarda
permanente.
3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico,
probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados.
Art. 9 A eliminao de documentos produzidos
por instituies pblicas e de carter pblico
ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera
de competncia.
Art. 10 Os documentos de valor permanente
so inalienveis e imprescritveis
Decreto n 4073, de 3 de Janeiro de 2002 Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de
1991, que dispe sobre a poltica nacional de
arquivos pblicos e privados.
CAPTULO III
DOS DOCUMENTOS PBLICOS
Art. 15. So arquivos pblicos os conjuntos de
documentos:
I produzidos e recebidos por rgos e entidades pblicas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrncia
de suas funes administrativas, legislativas
e judicirias; (..)
III produzidos e recebidos pelas empresas
pblicas e pelas sociedades de economia
mista;
IV produzidos e recebidos pelas Organizaes Sociais, definidas como tal pela Lei no
9.637, de 15 de maio de 1998, e pelo Servio Social Autnomo Associao das Pioneiras Sociais, institudo pela Lei no 8.246, de
22 de outubro de 1991.
LEI N 5.433,
DE 8 DE MAIO DE 1968
Regula a microfilmagem de
documentos oficiais e d outras
providncias.
Art. 1 autorizada, em todo o territrio
nacional, a microfilmagem de documentos
particulares e oficiais arquivados, estes de
rgos federais, estaduais e municipais.
1 Os microfilmes de que trata esta Lei, assim
como as certides, os traslados e as cpias
fotogrficas obtidas diretamente dos filmes
produziro os mesmos efeitos em juzos ou fora
dele.
Art. 2 Os documentos de valor histrico no
devero ser eliminados, podendo ser arquivados
em local diverso da repartio detentora dos
mesmos.
33
DECRETO N 1.799,
DE 30 DE JANEIRO DE 1996
Regulamenta a Lei n 5433, de 8 de maio de
1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e d outras providncias.
Art. 1 A microfilmagem, em todo territrio
nacional, autorizada pela Lei n 5.433, de 8 de
maio de 1968, abrange a dos documentos oficiais ou pblicos, de qualquer espcie e em
qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos
rgos dos Poderes Executivo, Judicirio e Legislativo, da Administrao Indireta, da Unio, dos
Estados, do Distrito Federal e dos Municpios,
bem como a dos documentos particulares ou
privados, de pessoas fsicas ou jurdicas.(...)
(...)Art. 3 Entende-se por microfilme, para fins
deste Decreto, o resultado do processo de reproduo em filme, de documentos, dados e
imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos,
em diferentes graus de reduo.
Art. 5 A microfilmagem, de qualquer espcie,
ser feita sempre em filme original, com o mnimo de 180 linhas por milmetro de definio,
garantida a segurana e qualidade de imagem e
de reproduo.
1 Ser obrigatria, para efeito de segurana, a extrao de filme cpia, do filme
original.
2 Fica vedada a utilizao de filmes atualizveis de qualquer tipo, tanto para a confeco do original como para a extrao de
cpias.
3 O armazenamento do filme original dever ser feito em local diferente do seu filme cpia.
Art. 6 Na microfilmagem poder ser utilizado
qualquer grau de reduo, garantida a legibilidade e a qualidade de reproduo.
Pargrafo nico. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimenso
mxima do campo fotogrfico do equipamento em uso, a microfilmagem poder
34
ser feita por etapas, sendo obrigatria a repetio de uma parte da imagem anterior
na imagem subseqente, de modo que se
possa identificar, por superposio, a continuidade entre as sees adjacentes microfilmadas.
Art. 9 Os documentos da mesma srie ou sequncia, eventualmente omitidos quando da
microfilmagem, ou aqueles cujas imagens no
apresentarem legibilidade, por falha de operao ou por problema tcnico, sero reproduzidos posteriormente, no sendo permitido corte
ou insero no filme original.
Art. 11. Os documentos, em tramitao ou em
estudo, podero, a critrio da autoridade competente, ser microfilmados, no sendo permitida a sua eliminao at a definio de sua destinao final
Art. 14. Os traslados, as certides e as cpias
em papel ou em filme de documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juzo
ou fora dele, tero que ser autenticados pela
autoridade competente detentora do filme original.
LEI N 12.682, de 9 de Julho de 2012

Dispe sobre a elaborao
e o arquivamento em meios
eletromagnticos
Art. 1 A digitalizao, o armazenamento em
meio eletrnico, ptico ou equivalente e a
reproduo de documentos pblicos e privados
sero regulados pelo disposto nesta Lei.
Pargrafo nico. Entende-se por digitalizao a converso da fiel imagem de um documento para cdigo digital.
Art. 2o (VETADO).
Art. 3 O processo de digitalizao dever ser
realizado de forma a manter a integridade,
a autenticidade e, se necessrio, a
confidencialidade do documento digital, com
o emprego de certificado digital emitido no
mbito da Infraestrutura de Chaves Pblicas

Brasileira ICP Brasil.
Pargrafo nico. Os meios de armazenamento dos documentos digitais devero
proteg-los de acesso, uso, alterao, reproduo e destruio no autorizados.
Art. 4 As empresas privadas ou os rgos da
Administrao Pblica direta ou indireta que
utilizarem procedimentos de armazenamento
de documentos em meio eletrnico, ptico
ou equivalente devero adotar sistema
de indexao que possibilite a sua precisa
localizao, permitindo a posterior conferncia
da regularidade das etapas do processo adotado.
35
Questes
1. (Cespe DPF Agente Administrativo

2014)
Um conjunto de documentos em suporte
papel produzidos e(ou) recebidos por determinado rgo, durante o desenvolvimento
de suas atividades especficas ou atividades
de suporte, consiste em um arquivo
()Certo()Errado
6. (Cespe DPF 2014)

A funo de prova do documento de arquivo evidencia-se no s pelo fato de o
documento poder ser levado a juzo para
comprovar determinada informao, mas,
tambm, pela capacidade desse material de
testemunhar as atividades que lhe deram
origem.
()Certo()Errado
2. (Cespe MI 2013)
O material de referncia ou informao no
orgnica utilizado nos setores de trabalho,
considerado documento de arquivo.
()Certo()Errado
7. (Cespe TCE-RO 2013)

A presena de peas tridimensionais em um
conjunto documental indica que o material
analisado no um arquivo.
()Certo()Errado
3. (Cespe MPS 2010)
8. (Cespe IBAMA 2012)
Pode-se denominar arquivo tambm a instituio ou o servio que tem a custdia de

documentos, com a finalidade de fazer o
processamento tcnico, garantir a conservao e promover a utilizao dos arquivos.
Os arquivos de uma organizao pblica

podem ser constitudos de documentos originrios das atividades meio e fim e produzidos em variados suportes documentais,
inclusive o digital.
()Certo()Errado
()Certo()Errado
4. (Cespe ABIN 2010)
9. (CNJ 2013)
Quando separado do seu conjunto, ou seja,

do todo ao qual pertence, o documento de
arquivo perde muito do seu significado.
()Certo()Errado
()Certo()Errado
5. (Cespe TJ-RR 2012)

O arquivo caracteriza-se por ser um conjunto orgnico, resultado das atividades de
uma pessoa fsica ou jurdica, e no uma coleo de documentos de diversas fontes.
()Certo()Errado
O arquivo do CNJ refere-se acumulao

ordenada dos documentos que surgem
como resultado da realizao da misso ou
dos objetivos dessa instituio
10. (Cespe MDIC 2014)

Os arquivos gerais so localizados nas unidades poltico-administrativas de uma organizao e cumprem a funo de arquivos
correntes.
()Certo()Errado
37
11. (Cespe CNJ 2013)
16. (Cespe DPF Escrivo 2009)
Uma caracterstica do documento de arquivo o seu inter-relacionamento com outros

documentos e com a atividade da qual ele
resultado.
Documentos iconogrficos so aqueles em

formatos e dimenses variveis, com representaes geogrficas, arquitetnicas ou de
engenharia.
()Certo()Errado
()Certo()Errado
12. (Cespe MI 2013)
17. (Cespe CADE 2014)
Nos processos de trabalho, independentemente da natureza do negcio, as organizaes pblicas ou privadas produzem e
recebem informaes que, registradas, tornam-se documentos de arquivo.
()Certo()Errado
A categoria textual um dos principais tipos

documentais presentes nos rgos pblicos
brasileiros.
()Certo()Errado
13. (Cespe EBC 2011)

Arquivo de engenharia considerado um
tipo de arquivo especializado.
Carta, ofcio, memorando, aviso, circular e

relatrio so exemplos de formatos documentais existentes em rgos pblicos.
()Certo()Errado
()Certo()Errado
14. (Cespe UNIPAMPA 2013)
Os arquivos de uma universidade so formados apenas pela coleo de documentos

relacionados ao ensino superior.
()Certo()Errado
Entre os gneros documentais considerados

documentos de arquivo se incluem documentos tridimensionais, textuais, audiovisuais e cartogrficos.
()Certo()Errado
Classificao dos Documentos

de Arquivo
Formulrio exemplo de tipo documental.

()Certo()Errado
15. (Cespe MPU 2013)

Relatrio de atividades, ata de reunio e boletim informativo so exemplos de tipos documentais que podem ser encontrados nas
instituies pblicas brasileiras.
()Certo()Errado
20. (Cespe DPU 2016)

A juno de uma espcie documental com
a funo que lhe deu origem caracteriza o
gnero documental.
()Certo()Errado
38
Arquivo x Biblioteca
22. (Cespe MPE-PI 2012)

O tipo documental consiste na associao
entre a espcie documental e a funo que
o documento representa. So exemplos de
tipos documentais: o memorando, o ofcio,
o relatrio, a carta e a fotografia.
()Certo()Errado
27. (Cespe SERPRO 2013)

Os documentos de arquivo podem ser elaborados em um nico exemplar ou , em casos especficos, serem produzidos em um
limitado nmero de cpias
()Certo()Errado
23. (Cespe ANATEL 2012)

Relatrio de atividades anuais um tipo documental.
()Certo()Errado
24. (Cespe DPF Agente Administrativo
2014)
O ofcio, o memorando e o processo so
exemplos de tipos documentais.
()Certo()Errado
25. (Cespe FUB 2015)
Situao hipottica: Uma instituio de ensino, com unidades em vrias regies do
pas, possui um arquivo geral que centraliza
os documentos de todas as suas unidades
vinculadas. Assertiva: Nessa situao, a criao desse arquivo geral deu-se em funo
da classificao dos arquivos pela natureza
dos documentos
()Certo()Errado

O tamanho do acervo documental e a sua
complexidade definem se o fundo de arquivo de uma instituio pblica ou privada
um fundo fechado ou aberto.
()Certo()Errado
29. (Cespe TRE-BA 2010)
Os documentos de arquivo devem ser organizados a partir dos mesmos princpios aplicados na organizao das bibliotecas, principalmente no que se refere aos mtodos
de classificao.
()Certo()Errado
Diferentemente da biblioteca, o arquivo
no uma coleo de documentos, mas
uma acumulao natural de documentos.
()Certo()Errado
26. (Cespe STF 2013)

Fotografias, diapositivos, desenhos e gravuras fazem parte do gnero documental conhecido como iconogrfico.
()Certo()Errado

Em regra, deve-se produzir mais de um
exemplar de um documento de arquivo
()Certo()Errado
32. (Cespe DPF 2014)
Os documentos de arquivo so colecionados com finalidades culturais e sociais.
()Certo()Errado
39
Os documentos de interesse da instituio

que tenham sido adquiridos por meio de
compra, doao ou permuta deve ser considerados como arquivos.
()Certo()Errado
A finalidade principal da produo e conservao de documentos de um arquivo funcional.

()Certo()Errado
O princpio de provenincia, quando aplicado aos arquivos da ANCINE, gera um conjunto de fundos documentais
()Certo()Errado

A diferena entre os arquivos e as bibliotecas pode ser reconhecida na funo administrativa que os arquivos tm para uma
organizao pblica ou privada, diferentemente da funo cultural das bibliotecas.
()Certo()Errado
Alm dos documentos produzidos pelo
SERPRO, so considerados documentos de
arquivo aqueles colecionados por diversos
motivos
()Certo()Errado
Havendo necessidade de reverso de procedimento ou de tratamento empreendido

em determinado arquivo, aplica-se o princpio da pertinncia.
()Certo()Errado
41. (Cespe Telebrs 2015)
O princpio da territorialidade defende que
os arquivos sejam mantidos, guardados e
conservados nos locais onde foram acumulados.
()Certo()Errado
O princpio arquivstico fundamental para
as aes de organizao dos arquivos conhecido como princpio da unicidade.
Princpios Arquivsticos
()Certo()Errado
A manuteno de documentos agrupados

de acordo com sua origem ou provenincia,
medida essa que garante o potencial informativo dos arquivos, resultado da aplicao do conceito das trs idades documentais
40
()Certo()Errado
39. (Cespe ANCINE 2012)
34. (Cespe DR-PF 2012)
()Certo()Errado
A existncia de um fundo de arquivo origina-se do princpio da pertinncia.
O princpio da pertinncia ser aplicado nos

casos em que houver necessidade de reclassificar os documentos de arquivo por assunto, sem que se considerem a provenincia e
a classificao original de cada documento.
()Certo()Errado
44. (Cespe TCDF 2014)

O princpio da provenincia permite identificar o fundo a que pertence determinado
documento de arquivo.
()Certo()Errado
50. (Cespe ANAC 2012) Os documentos da

ANAC considerados de valor permanente
devem ser recolhidos ao Arquivo Nacional.
()Certo()Errado
45. (Cespe DPRF 2013)

O princpio arquivstico que define e estabelece o fundo de arquivo de uma instituio
o princpio da provenincia ou de respeito
aos fundos.
()Certo()Errado
Compete ao Arquivo Nacional definir as

normas gerais e estabelecer as diretrizes
para o Sistema Nacional de Arquivos bem
como promover o inter-relacionamento de
arquivos pblicos e privados.
()Certo()Errado
52. (Cespe MPE - PI 2012)
rgos/Sistemas de Arquivo
Competem ao Arquivo Nacional a gesto e o

recolhimento dos documentos produzidos e
recebidos pelos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio em mbito federal.
46. (Cespe Ancine 2012)

A ANCINE, por ser uma agncia reguladora,
no precisa seguir as orientaes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR)
Teoria das Trs Idades
()Certo()Errado
No compete ao Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) a implementao da politica nacional de arquivos privados.
()Certo()Errado

As atividades tpicas dos arquivos correntes
so: o protocolo, a expedio, o arquivamento, o emprstimo e a consulta de documentos.
()Certo()Errado

Uma das finalidades do Arquivo Nacional
implementar a racionalizao das atividades arquivsticas, de forma a garantir a integridade do ciclo documental
()Certo()Errado
54. (Cespe MS 2008)

O arquivo setorial aquele estabelecido
juntos aos rgos operacionais, cumprindo
funes de arquivo corrente.
()Certo()Errado
55. (Cespe ANTT 2013)
49. (Cespe Anatel 2012)

De acordo com legislao, os documentos
permanentes das agncias reguladoras devem ser recolhidos ao Arquivo Nacional.
()Certo()Errado
()Certo()Errado
Os documentos de valor permanente so

inalienveis, mas prescritveis.
()Certo()Errado
41
62. (Cespe ME 2008)
Ao se implantar um programa de gesto

documental, o acesso aos documentos que
apresentam valor imediato ser restrito ao
setor.
()Certo()Errado
Os arquivos correntes so de acesso restrito

e devem ficar prximos dos usurios diretos.
()Certo()Errado
57. (Cespe ANS 2013)

Para facilitar o acesso rpido ao material,
recomenda-se que arquivos correntes sejam armazenados em caixas-arquivo.
Os documentos de arquivo, aps cumprirem o prazo de guarda nos arquivos correntes, devem ser transferidos para o arquivo
permanente
()Certo()Errado
()Certo()Errado
58. (Cespe MTE 2014)
64. (Cespe ANP 2012)
Os arquivos correntes, por serem formados

pelos documentos com grande possibilidade de uso, devem ficar prximos dos usurios diretos.
Quando o documento de arquivo tem uma

grande possibilidade de uso, ele deve ser
considerado como documento do arquivo
corrente.
()Certo()Errado
()Certo()Errado
59. (Cespe TRE-MA 2009)
Os arquivos correntes so alocados perto

dos seus usurios diretos, devido grande
possibilidade de uso que apresentam, e so
conhecidos tambm como arquivos ativos.
()Certo()Errado
O arquivamento de documentos no tipo horizontal recomendado para arquivos correntes.

()Certo()Errado
66. (Cespe EBC 2011)

Documentos pertencentes aos arquivos
permanentes podem retornar fase corrente.
A transferncia de documentos dos arquivos correntes para os intermedirios deve

ser feita mediante registro em uma listagem
de transferncia.
()Certo()Errado
()Certo()Errado
61. (Cespe TCE-RS 2013)
O arquivo permanente constitudo essencialmente de documentos que perderam

todo o valor de natureza administrativa,
mas que devem ser conservados em razo
do seu valor histrico.
O valor primrio dos documentos no arquivo intermedirio crescente.

()Certo()Errado
()Certo()Errado
42
Instrumentos de Gesto

Os arquivos correntes, conhecidos como
fase pr-arquivo, so constitudos por documentos de valor administrativo.
()Certo()Errado
Os documentos intermedirios so aqueles
que no possuem uso corrente nas entidades produtoras e aguardam a eliminao ou
a transferncia para guarda permanente.
()Certo()Errado
O acesso aos documentos no arquivo intermedirio ainda restrito aos acumuladores
ou queles que receberam autorizao do
setor que os acumulou.
()Certo()Errado
A alta frequncia de uso de um documento
de arquivo indica que ele pertence fase intermediria.
()Certo()Errado

A exemplo das demais agncias reguladoras, a ANCINE responsvel pela elaborao de suas prprias tabelas de temporalidade de documentos da atividade meio.
()Certo()Errado
Na avaliao de um grande volume de documentos de arquivo, a deciso sobre eliminao de um documento e a consequente
operacionalizao so finais e irrevogveis.
()Certo()Errado
A avaliao dos documentos de arquivo
feita com base na tabela de temporalidade
que, alm dos prazos de guarda nas idades
corrente e intermediria, indica a eliminao ou guarda permanente dos documentos.
()Certo()Errado
77. (Cespe IBRAM 2009)

A organizao dos documentos de arquivo
na fase corrente deve ser realizada de modo
diferente daquela adotada na fase intermediria. Essa diferena explicada pelo fato
de os documentos terem usos distintos nessas duas fases.
()Certo()Errado
Os documentos pblicos ,em suporte papel,

destinados eliminao, aps cumprirem o
prazo estabelecido no edital de eliminao
de documentos, devem ser incinerados.
()Certo()Errado
78. (Cespe BACEN 2013)
A transferncia dos documentos dos arquivos correntes para os arquivos intermedirios justifica-se pela diminuio do valor primrio dos documentos
A tabela de temporalidade de documentos

instrumento de gesto aprovado por autoridade competente que permite gerenciar
a massa documental acumulada e avaliar o
prazo de guarda e a destinao final dos documentos produzidos ou recebidos por uma
instituio
()Certo()Errado
()Certo()Errado
43
84. (CESPE CNPQ 2011)
O instrumento auxiliar adotado na gesto

de documentos que possibilita o arquivamento e, posteriormente, a recuperao
desses documentos denomina-se plano de
a)
b)
c)
d)
e)
descarte.
reteno.
arquivamento.
avaliao.
classificao
Caso seja necessria uma avaliao documental, deve ser criado o cdigo de classificao de documentos de arquivo.
()Certo()Errado
Nos arquivos corrente e intermedirio, os

prazos de guarda dos documentos devem
ser expressos em anos ou pela indicao da
vigncia dos documentos.
()Certo()Errado
Os prazos de guarda dos documentos nos
arquivos do tipo corrente e intermedirio
devem ser definidos com base na legislao
pertinente e nas necessidades administrativas.
()Certo()Errado
O processo de elaborao do cdigo de
classificao de documentos de arquivo estabelece relao direta com as funes e as
atividades desenvolvidas no rgo ou na
empresa.
()Certo()Errado
O cdigo de classificao de documentos de
arquivo aplicado a partir da transferncia
do documento do arquivo corrente para o
arquivo intermedirio
44
()Certo()Errado
80. (Cespe STM 2011)
()Certo()Errado
A tabela de temporalidade de documentos

independe da realizao de classificao
para avaliar os documentos de arquivo.
86. (Cespe MCTI 2012)

A classificao dos documentos produzidos e(ou) recebidos pela atividade-meio do
MCTI feita a partir do Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo, elaborado
pelo Conselho Nacional de Arquivos.
()Certo()Errado
87. (CESPE STM 2011)
O cdigo de classificao construdo a partir da estrutura organizacional do rgo ou
empresa em que ele vai ser aplicado, sendo
uma reproduo do organograma desse rgo ou dessa empresa.
()Certo()Errado
88. (Cespe MI 2013)
Os documentos de arquivo devem ser classificados a partir de um cdigo ou plano de
classificao de documentos baseado nas
funes e atividades desenvolvidas no rgo.
()Certo()Errado
89. (Cespe TRE- MS 2013)
Ao lidar com os documentos, usa-se a tabela de temporalidade como instrumento
para a
Protocolo
a) avaliao.
b) codificao.
c) classificao.
d) descrio.
e) indexao
95. Alm das atividades de recebimento, registro e classificao, cabe tambm ao protocolo realizar destinao dos documentos.
()Certo()Errado
De acordo com uma tabela de temporalidade, a destinao final dos documentos de

arquivo pode ser a digitalizao.
()Certo()Errado
96. (Cespe Serpro 2013)

O emprstimo de documentos uma atividade do setor de protocolo.
()Certo()Errado
91. (Cespe MMA 2009)

O cdigo de classificao deve ser anotado
na primeira folha do documento.
()Certo()Errado

O controle da tramitao dos documentos
pelos vrios setores de uma organizao
uma atividade de protocolo.
()Certo()Errado
92. (Cespe TRE MA 2009)

A avaliao de documentos de arquivo
executada com a aplicao do cdigo de
classificao
()Certo()Errado

Expedio e microfilmagem de documentos
so tarefas do protocolo.
()Certo()Errado
99. (Cespe MC 2013)

O prazo de guarda indicado para os documentos do arquivo impresso de cinquenta
anos
()Certo()Errado
Todo documento que chega ao MC deve ser

registrado no protocolo, independentemente do documento ser ostensivo, sigiloso ou
pessoal.
()Certo()Errado

O inventrio utilizado para classificar os
documentos de arquivo.
A expedio de documentos uma atividade exercida exclusivamente pelo protocolo.
()Certo()Errado
()Certo()Errado
45
101. (Cespe STJ 2008)
107. (Cespe CNJ 2013)
O protocolo deve separar as correspondncias oficiais das particulares e a correspondncia oficial de carter ostensivo da de carter sigiloso.
()Certo()Errado
Os documentos recebidos por uma organizao pblica devem ser registrados no setor de protocolo. A exceo so as correspondncias (cartas, ofcios, avisos).
()Certo()Errado
A classificao de documentos uma rotina
do setor de protocolo.
()Certo()Errado
104. (Cespe DPF 2014)
A primeira ao a ser tomada pelo setor de
protocolo, ao receber um documento, distribu-lo.
()Certo()Errado
Os procedimentos de registro e autuao

de documentos so atividades do protocolo. O registro consiste no cadastramento de documento recebido em um sistema
de controle, manual ou informatizado, que
atribui um nmero ao documento. A autuao ocorre quando um documento passa a
constituir um processo.
()Certo()Errado
109. (Cespe BACEN 2013)
Protocolo o servio encarregado de recebimento, registro, classificao, distribuio, controle da tramitao e expedio de
documentos.
()Certo()Errado
110. (Cespe TSE 2007)
105. (Cespe SEBRAE-BA 2008)

O setor de protocolo, ao receber uma correspondncia sigilosa, dever abri-la para
fazer o registro e encaminh-la, com alta
prioridade, ao destinatrio.
()Certo()Errado
O registro dos documentos que chegam a
um rgo pblico deve ser feito no setor de
protocolo e consiste na reproduo dos dados do documento destinada a controlar a
movimentao e fornecer dados de suas caractersticas fundamentais aos interessados
46
()Certo()Errado
108. (Cespe Telebrs 2013)
()Certo()Errado
Os elementos utilizados para o registro de

documentos nos servios de protocolo so
metadados desses documentos.
A juntada por anexao a unio definitiva

de um ou mais processos a um outro processo (considerado principal), desde que
pertencentes a um mesmo interessado e
que contenham o mesmo assunto
()Certo()Errado
Emprstimo
111. (Funiversa MPGO Tc. Arquivo / 2010)
A funo da guia-fora
a) separar os documentos dentro de uma
pasta.
b) transferir os documentos para o arquivo permanente.
c) facilitar o rearquivamento dos documentos e a cobrana das pastas no devolvidas no prazo estipulado.
d) garantir o acesso restrito aos documentos.
112. (Cespe ANEEL 2010)
O emprego da guia-fora objetiva o rearquivamento dos documentos, sendo utilizada
no caso de emprstimo de documentos.
()Certo()Errado
Ao se retirar temporariamente um documento da unidade de arquivamento, para
emprstimo ou consulta, deve-se colocar,
no lugar do documento, um indicador denominado fantasma ou ficha-fantasma.
()Certo()Errado
Mtodos de Arquivamento
114. (Cespe MPE-TO 2006)
A escolha mais adequada do mtodo de arquivamento depende da natureza dos documentos a serem arquivados e da estrutura
da organizao qual a unidade de arquivo
est vinculada.
()Certo()Errado
115. (Cespe TJ-AL 2012)
Na ordenao geogrfica, caso o principal
elemento de identificao seja cidade e no
estado, a capital deve estar em destaque.
()Certo()Errado
117. (FCC TRE-PB 2007)

Ao classificar suas atividades rotineiras,
uma instituio utiliza o seguinte esquema:
COMUNICAES
Correios
Internet
Rdio
Telex
MATERIAL
Aquisio
Baixa
ORAMENTO
Despesa
Receita
PESSOAL
Admisso
Dispensa
Frias
Gratificaes
Licenas
Trata-se do mtodo
a) enciclopdico.
b) dicionrio.
c) unitermo.
d) duplex.
O mtodo numrico simples atribui um nmero a cada pasta de cliente (pessoa fsica
ou jurdica), obedecendo ordem de entrada ou de registro, sem qualquer preocupao com a ordenao alfabtica.
()Certo()Errado
A escolha do mtodo de arquivamento no
arquivo corrente determinada pela espcie ou pelo gnero do documento.
116. (Cespe TJ-AL 2012)

A ordenao numrica mtodo direto,
pois a pesquisa ocorre exatamente no documento.
()Certo()Errado
()Certo()Errado
47
120. (Cespe Antaq 2005)

Os mtodos de arquivamento decimal e duplex necessitam de adoo de um ndice alfabtico.
()Certo()Errado
()Certo()Errado
125. (Cespe TRE-MS 2013)
121. (Cespe ANAC 2009)

A localizao dos documentos de arquivo
nos mtodos de arquivamento do sistema
direto depende de um ndice ou de um cdigo.
()Certo()Errado
Os documentos, no sistema numrico simples, so agrupados em sequncia numrica, exigindo o ndice alfabtico remissivo
()Certo()Errado
126. (CESPE STM 2011)
122. (Cespe ANTAQ 2009)

Uma das vantagens apresentadas pelo mtodo duplex de arquivamento a possibilidade ilimitada de classes de documentos.
()Certo()Errado
Os mtodos bsicos de arquivamento so

alfabtico, geogrfico, numrico e ideogrfico.
()Certo()Errado
127. (Cespe FUB 2014)
123. (Cespe TCE-RS 2013)

O mtodo de arquivamento alfanumrico,
que consiste na combinao de letras e nmeros, pertence ao sistema indireto.
()Certo()Errado
O mtodo de arquivamento por assunto

aplicado exclusivamente aos documentos
de arquivo acumulados pelas atividades-meio da organizao.
()Certo()Errado
128. (Cespe FUB 2014)
124. (Cespe PRG-DF 2005)

Considerando as hipteses de arquivamento a seguir, correto afirmar que o mtodo
principal empregado foi por assunto, mas
foram empregados tambm os mtodos secundrios geogrficos, alfabtico e cronolgico.
VECULOS
- Gois
- Minas Gerais
- So Paulo/Capital
- So Paulo/Interior
O mtodo duplex utilizado na classificao

ideogrfica dos documentos
()Certo()Errado
129. (Cespe TRE-RJ 2012)
A disposio de documentos pelo nome dos
clientes corresponde ordenao do tipo
unitermo.
()Certo()Errado
PESSOAL ADMISSO E DEMISSO

- de Abro, Antonio at Carvalho, Paulo A.
- de Castro, Maria S. at Dias, Paulo R.
48
PAGAMENTOS
- antes de 1980
- de 1981 a 1985
- de 1986 a 1989.
130. (Cespe STM 2011)

No mtodo numrico simples, um mtodo
de arquivamento do tipo direto, no se faz
necessrio consultar um ndice para localizar o documento.
cumento diretamente no local onde este se

encontra guardado.
()Certo()Errado
()Certo()Errado
131. (Cespe ANTAQ 2009)

O mtodo numrico simples determina a
numerao sequencial dos documentos,
dispondo os nmeros em trs grupos de
dois dgitos cada um. Por exemplo: 52-63-1
()Certo()Errado
Pastas de um arquivo classificadas como
acordos, convnios, correspondncias, relatrios, processos, formulrios e guias so
exemplos da utilizao do mtodo de arquivamento por assunto.
()Certo()Errado
133. (Cespe MEC 2009)
possvel, na escolha do mtodo de arquivamento, definir um mtodo principal e
mtodos auxiliares para a organizao da
documentao.
()Certo()Errado
Gesto de Documentos
A gesto de documentos aplicada aos documentos considerados de valor permanente, ou seja, aqueles com valor histrico reconhecido pela sociedade.
()Certo()Errado
138. (Cespe IBRAM 2009)
Segundo a lei 8159/91, a gesto de documentos compreende o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes
a produo, tramitao, uso, avaliao e
arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando sua eliminao ou transferncia para guarda permanente.
()Certo()Errado
139. (TJ-AL 2012)
134. (Cespe Aneel 2010)

O mtodo numrico-cronolgico considerado um mtodo de arquivamento bsico.
()Certo()Errado
135. (Cespe STJ 2008)
O mtodo de ordenao dos documentos a
partir do uso do nome da cidade ou de um
estado conhecido como Duplex.
()Certo()Errado
136. (CESPE STM 2011)
O mtodo alfanumrico um mtodo do
sistema direto, que permite a busca ao do-
A fase da gesto de documentos que compreende a elaborao do instrumento de

classificao dos documentos de arquivo
a da:
a) destinao.
b) difuso.
c) utilizao
d) criao.
e) E produo.
140. (Cespe MPU 2010)
Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes a produo, tramitao, uso,
avaliao e arquivamento de documentos.
()Certo()Errado
49

O plano de classificao e a tabela de temporalidade so instrumentos arquivstico
previstos nas fases de um programa de gesto de documentos.
()Certo()Errado
142. (Cespe PRF 2012)
A gesto de documentos envolve operaes
tcnicas como produo, tramitao, uso,
avaliao e arquivamento.
()Certo()Errado
()Certo()Errado
147. (Cespe TRT-17-Regio 2009)
Para se fazer o diagnstico da situao arquivstica, preciso coletar dados quantitativos e qualitativos, principalmente acerca
das informaes no orgnicas.
()Certo()Errado
148. (Cespe MC 2013)
143. (Cespe MPU 2010)

A produo, uma das fases bsicas da gesto de documentos, engloba as seguintes
atividades de protocolo: recebimento, classificao, registro, distribuio dos documentos
()Certo()Errado
A atividade de expedio de documentos,
includa na fase de utilizao dos documentos, no parte do programa de gesto de
documentos.
()Certo()Errado
145. (Cespe FUB 2014)
A fase intermediria prescindvel na implementao do programa de gesto de documentos.
()Certo()Errado
O diagnstico da situao arquivstica de

uma organizao ou de um grupo de organizaes similares abrangido pelos estudos
minimalistas
()Certo()Errado
149. (Cespe FUB 2013)
O diagnstico da situao arquivstica envolve, somente, coleta de informaes qualitativas sobre o acervo e a sua guarda.
()Certo()Errado
150. (Cespe FUB 2013)
Em geral, necessrio mensurar massas
documentais acumuladas em suporte papel
pelo metro cbico para, em seguida, transformar em metro linear, unidade de medida
adequada a esse tipo de suporte.
()Certo()Errado
151. (Cespe DPF 2009)
Uma das funes do diagnstico da situao
arquivstica reunir informaes suficientes
para a elaborao do cdigo de classificao
e da tabela de temporalidade de documentos de arquivo.
Diagnstico
146. (Cespe MC 2013)
O diagnstico arquivstico consiste na construo da imagem de uma organizao, a
50
partir da coleta de informaes a respeito

das atividades desempenhadas por essa organizao
()Certo()Errado
152. (Cespe MC 2013)

A limitao de recursos humanos, materiais
e tecnolgicos existente nas instituies arquivsticas do Brasil fator que no exerce
influncia sobre o acesso informao por
parte do cidado.
()Certo()Errado
153. (Cespe DPF 2014)
O ponto de partida de toda ao arquivstica em uma organizao, inclusive para a
elaborao dos instrumentos de gesto arquivstica, o diagnstico da situao dos
arquivos
()Certo()Errado
Automao
documental volumoso que ser acessado simultaneamente por diferentes usurios.

()Certo()Errado
A digitalizao de documentos de arquivo
dirigida ao acesso, difuso e preservao
do acervo documental.
()Certo()Errado
A microfilmagem grande aliada da reduo de espao ocupado pelos documentos
arquivsticos em papel, bem como da preservao dos documentos originais. Entretanto, no caso dos documentos considerados de valor permanente a microfilmagem
no permite a eliminao dos documentos
originais.
()Certo()Errado
154. (Cespe SEPRO 2013)

A microfilmagem de documentos independe de prvia organizao do acervo.
()Certo()Errado
No Brasil, o e-ARQ o modelo de requisitos
que devem ser adotados para o desenvolvimento de um sistema informatizado de gesto Arquivstica de documentos.
160. (Cespe CNJ 2013)

So vantagens da microfilmagem: ser instrumento auxiliar na preservao de documentos originais, contribuir para a segurana do acervo contra extravios diversos pela
ao humana e permitir a eliminao segura de documentos permanentes.
()Certo()Errado
161. (Cespe AGU 2010)
()Certo()Errado
156. (Cespe EBC 2011)
A microfilmagem de documentos de arquivos recomendada nos casos em que o volume documental elevado e o seu prazo
de guarda, longo.
O microfilme de substituio aquele que

serve preservao das informaes contidas em documentos que so eliminados,
tendo em vista a racionalizao e o aproveitamento de espao.
()Certo()Errado
()Certo()Errado
162. (Cespe TRT-17-Regio 2009)

A digitalizao de documentos de arquivo
aconselhada quando existe um conjunto
A microfilmagem de documentos acarreta a

necessidade de eliminao do original, mes-
51
mo que o documento tenha valor secundrio.
Arquivos Permanentes
()Certo()Errado
168. (Cespe TRE-MT 2010)

Os documentos do arquivo permanente devem ser digitalizados e os originais, eliminados aps a digitalizao
()Certo()Errado
164. (Cespe IFB 2011)
Documentos pblicos ou oficiais, produzidos em papel, aps microfilmados de acordo com as leis vigentes, podero ser eliminados, exceto os considerados de guarda
permanente.
()Certo()Errado
165. (Cespe MPU 2010)
Os documentos originais considerados de
guarda permanente somente podero ser
eliminados depois de microfilmados e digitalizados.
()Certo()Errado
166. (Cespe DPF Papiloscopista 2012)
O uso simultneo de microfilmagem e digitalizao consiste em soluo vivel para
o arquivamento de grandes massas documentais com longos prazos de guarda. a microfilmagem contempla o aspecto de comprovao legal, e a digitalizao possibilita
acesso rpido e mltiplo aos documentos
()Certo()Errado
A microfilmagem, tcnica de custo elevado,

deve ser realizada em grandes volumes documentais cujo prazo de guarda seja longo.
52
()Certo()Errado
O instrumento utilizado para a classificao
dos documentos do arquivo permanente
o quadro de arranjo.
()Certo()Errado
170. (Cespe TRE-MS 2013)
A embalagem de guarda de um documento,
com o fim de preservao e acesso, denomina-se
a) encolagem.
b) acondicionamento.
c) armazenamento.
d) aditamento. E amostragem
171. (Cespe IBAMA 2012)
Recomenda-se acondicionar os documentos cartogrficos em pastas suspensas e armazen-los em estantes de ao com pintura
antioxidante.
()Certo()Errado
172. (CESPE ANAC 2012)
Silking o mtodo de combate a insetos
mais recomendado para a conservao e a
preservao de documentos.
()Certo()Errado
O ar seco um elemento que beneficia as

condies fsicas do papel.
Um modo eficiente de conservao de documentos de arquivo em suporte papel consiste em acondicion-los em embalagens de
papel de pH neutro.
()Certo()Errado
174. (Cespe FUB 2014)
A laminao uma tcnica utilizada para reparos em documentos de arquivo e consiste

no envolvimento do documento em uma folha de papel de seda e outra de acetato de
celulose
()Certo()Errado
Como medida contra o acmulo de poeira

em documentos de arquivo em suporte papel, recomenda-se a higienizao do documento com uma borracha fina em p
()Certo()Errado
175. (Cespe MPU 2013)

O acondicionamento de fotografia em arquivo deve ser realizado em folder confeccionado em papel de PH neutro, mtodo
diferente do utilizado para a guarda de negativos, que devem ser acondicionados em
envelopes confeccionados em papel de pH
bsico ou polietileno
()Certo()Errado
O acondicionamento que consiste na

guarda dos documentos nos locais a eles
designados - e o armazenamento - que se
refere embalagem do documento com
vistas a proteg-lo e a facilitar seu manuseio- so procedimentos fundamentais para
a conservao e preservao dos documentos de arquivo
()Certo()Errado
176. (Cespe MI 2006)

A luz acelera a deteriorao dos acervos dos
arquivos. Qualquer exposio luz, mesmo
que por breve perodo de tempo, causa danos, e esses danos so cumulativos e irreversveis.
182. (Cespe TRE-MT 2010)

O alisamento um mtodo eficiente de
combate aos insetos e todos os outros tipos
de pragas que podem atacar o papel
()Certo()Errado
()Certo()Errado

Para a assinatura de documentos, recomenda-se a utilizao de caneta esferogrfica
como forma de preservao do papel.
()Certo()Errado
Embora pertenam a um mesmo fundo, os

documentos produzidos em vrios suportes
devem ser armazenados em locais diferentes, conforme suas caractersticas fsicas.
()Certo()Errado
178. (Cespe DPF 2009)

A luz solar, o ar seco, a elevada umidade, o
mofo, as grandes variaes de temperatura
e a poeira so, a mdio e longo prazos, prejudiciais conservao dos documentos.
()Certo()Errado
179. (Cespe MS 2008)
184. (CESPE ANAC 2012)

As condies ambientais de armazenamento de documentos em suportes especiais,
tais como o fotogrfico, so as mesmas dos
documentos em suporte papel.
()Certo()Errado
A ao antrpica no interfere na degradao dos arquivos.

()Certo()Errado
53

Uma medida de conservao e de preservao documental consiste na elaborao de
documentos identificados como de guarda
permanente em papel de pH neutro.
()Certo()Errado
Nos arquivos permanentes, a atividade de
referncia no tem qualquer vinculao
com a poltica de acesso aos documentos.
()Certo()Errado
187. (Cespe ICM Bio 2014)
Uma forma eficiente de acondicionar documentos de arquivo consiste em coloc-los
nas gavetas de arquivos de ao.
()Certo()Errado
So atividades caractersticas do arquivo
permanente: arranjo, descrio, publicao,
conservao e referncia.
()Certo()Errado
Gabarito:1. C2. E3. C4. C5. C6. C7. C8. C9. C10. E11. C12. C13. C14. E15. C16. E17. E
18. E19. E20. E21. E22. E23. C24. E25. E26. C27. C28. E29. E30. C31. E32. E33. E34. C
35. C36. E37. E38. E39. E40. E41. C42. E43. C44. C45. C46. E47. E48. E49. C50. C51. E
52. E53. C54. C55. E56. C57. E58. C59. C60. E61. C62. C63. E64. C65. E66. C67. E68. E
69. E70. C71. E72. E73. C74. E75. C76. C77. E78. C79. E 80. C81. C82. C83. E84. E85. E
86. C87. E88. C89. A90. E91. C92. E93. E94. E95. E96. E97. E98. E99. E100. C101. C102. E
103. C104. E105. E106. C107. C108. C109. C110. C111. C112. C113. C114. C115. E116. E117. A
118. C119. E120. C121. E122. C123. E124. C125. C126. C127. E128. C129. E130. E131. E132. E
133. C134. C135. E136. E137. E138. E139. C140. C141. C142. C143. E144. E145. E146. C147. E
148. E149. E150. C151. C152. E153. C154. E155. C156. C157. C158. C159. C160. E161. C162. E
163. E164. C165. E166. C167. C168. E169. C170. B171. E172. E173. C174. C175. E176. C177. E
178. C179. E180. C181. E182. E183. C184. E185. C186. E187. E188. C
54

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Classificaes dos arquivos

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Licena sem vencimentos

Juntada por apensao a unio provisria de um ou mais processos a um processo

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Modelo de Plano de Classificao

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os documentos recebem um nmero de acordo com a sua ordem de entrada ou

utiliza nmero e data como forma de localizao da informao.

ideogrfico: distribui os documentos conforme os assuntos a que eles se referem.

Assuntos isolados so dispostos

Assuntos correlatos so agrupados

numrico: os assuntos recebem nmeros especficos. Divide-se em decimal, duplex e

Expanso limitada de classes (10),

Expanso ilimitada de classes,

As subdivises so representadas por

As subdivises so representadas por

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Ex: 2-1-1 Cursos

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Polcia Federal Agente Administrativo Arquivologia Prof. Darlan Eterno

trumentos identificam, representam e localizam os documentos de arquivo, possibilitando o

Fotografias em preto e branco

T 12C +/- 1C e UR 35% +/- 5%

T 5C +/- 1C e UR 35% +/- 5%

T 18C +/- 1C e UR 40% +/- 5%

b) agentes qumicos: poluio atmosfrica, tintas, gases, oleosidade e objetos metlicos

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Objetivos da Gesto de Documentos

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