Instrucciones para el uso del sistema de Mesa de Partes

INTRODUCCIN
Este Manual de Usuario es una gua para que el Funcionario de la Municipalidad de
Carmen de la Legua - Reynoso gestione a travs del sistema, los permisos,
certificados, licencias y dems autorizaciones que los Usuarios (Importadores /
Exportadores) soliciten registrando la informacin tambin en el sistema.
FINALIDAD
Brindar informacin al usuario interno y externo sobre los trmites
administrativos que deseen iniciar o que tengan iniciados de forma adecuada y
oportuna.
Garantizar un mejor control y seguimiento de la recepcin y envo de
documentos a travs del adecuado uso del Sistema de Mesa de Partes
PROCEDIMIENTO
Ingreso y Salida de documentos en la Sede Central

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USO DEL SISTEMA REGISTRO DE SEGUIMIENTO

1.- ACCESO AL SISTEMA
Para acceder al sistema deber contar con un USUARIO y una contrasea para dicho
usuario, la contrasea ser proporcionada por Subgerencia de Informtica y deber
ser necesaria parar el uso del sistema.
Ingrese
Usuario

Ingrese Clave

Luego de ingresar se mostrara la ventana principal del sistema

Men con
opciones

Datos del
usuario

El ingreso de documentos de la sede principal, slo se efectuar a travs de Mesa de

Partes quien clasificar, registrar y distribuir los documentos a las subgerencias y
unidades orgnicas con las hojas de cargo respectivas.

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Todas las subgerencias, debern designar mediante documento al responsable del uso
del Sistema de Mesa de Partes, los cuales tendrn a su cargo la recepcin de los
documentos y debern efectuar el descargo del flujo documental en el sistema, dentro
de las 24 horas de recibida la documentacin
2.- BSQUEDA DE DOCUMENTOS
El Sistema de mesa de partes permitir efectuar el seguimiento de los documentos
ingresados y remitidos al operador y al responsable del sistema, con lo cual podr
verificar y prever su atencin correspondiente.
Los operarios asignados al uso y manejo del Sistema de Mesa de Partes debern ser
capacitados permanentemente cuando se requiera y sea necesario. Si ya recibi la
capacitacin y es usuario entonces podr acceder al sistema.
Si no pertenece a Mesa de Partes entonces luego de ingresar al sistema realizar lo
siguiente:

Abrir el men Proceso y

elegir la opcin Registrar
Documento o pulsar la
tecla F2

En la siguiente ventana deber realizar la bsqueda del documento, para esto contara
con cuatro mtodos de bsqueda: que a continuacin se explican:

D
B

A
A: Al activar esta opcin usted podr digitar el nmero de documento el cual ha sido
recibido, Por ejemplo:

Al terminar de digitar el nmero de documento se va a mostrar una lista con el

documento que lleva el nmero ingresado

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B
B: Al activar esta opcion podra encontrar el documento segn su fecha de recepcion,
Por ejemplo:

Al igual que el mtodo anterior se va a mostrar al final del proceso una lista con los
documentos ingresados en la fecha seleccionada
C
C: Al activar esta opcin podr encontrar los documentos a travs del nombre de la
persona o entidad la cual deja el documento. Tenga en cuenta que al ingresar el
nombre deber ser ingresado de forma completa o algunas letras iniciales de este, Por
ejemplo:

Al igual que el mtodo anterior se va a mostrar al final del proceso una lista con los
documentos pendientes
D
D: Al activar esta opcin usted podr ver la lista de documentos pendientes de un
rea. Se recomienda seleccionar solo su rea, si selecciona otra rea no podr realizar
algn seguimiento

Al igual que el mtodo anterior se va a mostrar al final del proceso una lista con los
documentos pendientes de esa persona o entidad
Si ya realizo una bsqueda del documento entonces solo deber seleccionar el
ndice de este y aceptar

Luego de este proceso se habilitara la ventana de registro de documentos para

realizar el seguimiento

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3.- REGISTRO DEL SEGUIMIENTO

Luego se seleccionar el documento y presentarlo en la ventana de Registros de
Documentos ahora podr realizar el seguimiento al documento.
Para este proceso activar el botn Reg. Seguimiento de la parte derecha de la
ventana

A travs de esta ventana deber si el documento es derivado a otra subgerencia o si

este es correctamente resuelto y terminado.

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Luego de analizar el documento

recibido desde mesa de partes,
Colocar alguna observacin
simple o detallada del documento
ingresado a su subgerencia
En el estado del documento
deber seleccionar si este ser
migrado a otra rea o si este se
resuelve en su misma rea.

En Proceso:

Use la opcin y elija que accin se tomara luego de migrar el documento a otra rea.
No olvidarse que deber seleccionar el rea de destino al cual se enviara el
documento. Si acepta o confirma la opcin se visualizara en pantalla la ventana de
Registro de Documentos con el rea de destino nueva registrada

Ahora el encargado del seguimiento o proceso ser el usuario que trabaja con el rea
de destino. Por ejemplo: Segn la imagen la persona de Alcalda solo podr seguir el
seguimiento del documento

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Resolver Documento:

Use la opcin y seleccione el estado final del documento, Tener en cuenta si el

documento procede y contiene una resolucin indicar cul es el nmero de resolucin
y adems verificar que el rea de destino sea la misma de origen. Si acepta se
visualizara en pantalla la ventana de registro de Documentos

Cuando un documento se resuelve ya no ser posible realizar ms seguimientos

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