ACTIVIDAD SEMANA 1

TEMA:
GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

PRESENTADO POR:
ANYI XIOMARA RAMIREZ PACHECO

FECHA: 10-05-2016

SENA
2016

CONCEPTO ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Es el conjunto de normas tcnicas y prcticas usadas para administrar el

flujo de documentos de todo tipo en una organizacin, permitir la
recuperacin de informacin desde ellos, determinar el tiempo que los
documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la
conservacin indefinida de los documentos ms valiosos, aplicando
principios de racionalizacin y economa.
La Administracin Documental ensea el tratamiento administrativo que se le
debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar su
utilizacin y conservacin. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al
manejo, tratamiento y organizacin de documentos, desde su origen hasta el
destino final con el objeto de acelerar su bsquela, facilitacin y
conservacin.

OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

1.Establecer los procedimientos para ejecutar rpidamente los trmites de
los documentos que se procesan.
2. Proporcionar informacin cierta y rpida de los documentos que se
requieren.
3. Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.
4. Garantizar en forma permanente la conservacin, organizacin y acceso
fcil de los documentos archivados
5. Facilitar la organizacin y mantenimiento de los archivos
6. Establecer un control racional y ordenado de los documentos que se
manejan

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

(ENSAYO)

``La administracin documental es importante porque permite mantener

la informacin en documentos de manera organizada a travs del
manejo adecuado de archivos de almacenamiento y conservacin para
ser utilizados en forma oportuna``
Su importancia radica en Contar con un buen sistema de administracin de
documentos que permita almacenar y recuperar la informacin, es vital para
la supervivencia de cualquier organizacin, sin importar su tamao. Los
documentos son un recurso y un activo organizacional. Como recurso,
proveen informacin, y como activo, proveen documentacin. Si utilizamos
sistemas automatizados para archivar la informacin, stos nos ayudan a
localizar el documento en una forma ms rpida y desde cualquier lugar, sea
en la organizacin o fuera de sta. La gestin documental fue siempre una
necesidad un problema para las organizaciones, representando gastos en
locales y almacenes, infraestructuras para garantizar el estado de
conservacin, tiempo dedicado a la organizacin y bsqueda de
documentos, duplicaciones.
La mayora de las organizaciones necesitan acceder y consultar de forma
frecuente la informacin archivada. En otros es la importancia de los
documentos o el volumen de informacin lo que estimula a buscar nuevas
soluciones innovadoras que ofrezcan ventajas y valor aadido sobre los
sistemas tradicionales de archivo y almacenamiento.
Su importancia no solo radica en que permite la organizacin de la
informacin de manera mas rpida sino que permite realizar una serie de
actividades como:
Consolidacin de toda la informacin disponible en un nico lugar, pertinente
a cada empleado.

Facilidad de bsqueda y acceso a la informacin.

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Automatizacin de flujos de trabajos y monitoreo en tiempo real del

estado de un trmite.

Informacin disponible de acuerdo a las necesidades de cada cliente.

Reduccin en el tiempo de anlisis y toma de decisiones.

Administracin

de

listados,

impresin,

ordenamiento,

consulta,

clasificacin, manejo de datos.

Mejora el manejo de reclamos y optimiza los procesos internos.

Es de vital importancia para las organizaciones contar con un departamento
de archivo, para tener un manejo adecuado de la documentacin que es
producida y utilizada por la empresa, logrando que esta se encuentre segura
y disponible de una manera oportuna para apoyar cualquier proceso que
demande informacin, es por esto que analizaremos la importancia del
proceso de administracin documental y las funciones que de esta se
desglosan para manejar la gran masa de documentos que se producen a
diario. Por otra parte es de gran importancia la acumulacin ordenada de los
documentos, ya que en el registro y distribucin se pueden presentar
grandes inconvenientes, como archivar en diferentes carpetas documentos
que correspondan a un mismo grupo, dividiendo a si la informacin en dos
partes, las cuales separadas no sern tiles, trayendo como consecuencia a
futuro problemas en la ubicacin oportuna de documentos. De igual manera
se debe llevar un control de los documentos que son prestados a las
diferentes reas de la empresa para librarse de la responsabilidad en el caso
de que se extrave alguno de estos y tambin para saber en qu parte se
encuentran.
Pienso que la administracin documental es una herramienta muy eficaz
puesto que facilita el proceso de ubicacin de documentos para que de esta
manera la empresa pueda disponer de ellos en cualquier momentos y sean
ubicados con facilidad y en forma oportuna, adems, evita el desorden y la
complicacin de manejar toneladas de hojas y documentos que no se sabe ni
de que son, en cambio manteniendo un archivador organizado de los
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documentos que se reciben, los que salen, los que no son necesarios y de
los duplicados se evita el exceso de informacin innecesaria y que no
permite usar la informacin fcilmente por el exceso de la misma

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Organizar y conservar la documentacin que van produciendo y recibiendo.
- Formar correctamente las series documentales, impidiendo la dispersin o
eliminacin de la documentacin.
- Preparar las transferencias de documentacin.
- Cumplir y hacer cumplir las normas y directrices del Archivo General
FUNCIONES DE MI TRABAJO (ADMINISTRADORA CAF INTERNET)
-

Organizacin de documentos: Una de las funciones en mi trabajo es

organizar las facturas de compra y venta en relacin con los equipos
de computo as como los recibos de ingresos y egresos respectivos

Clasificacin: Una de las actividades de mi trabajo es la realizacin

de tareas e investigaciones para los estudiantes en donde debo
clasificar cada trabajo por carpetas y tener la informacin organizada
en caso de volver a utilizarla

Transferencia: Guardo todos los archivos que realizo y copia de cada

movimiento a nivel interno en carpetas separadas con nombres
fcilmente identificables para enviar la informacin va mail cuando me
sea requerida

Presentacin: Cada uno de los documentos y reportes de trabajos y

entradas as como salidas las registro en un libro de apuntes con firma
de recibido por parte de mi jefe

BIBLIOGRAFIA

Recuperado de www.wikipedia.com
Recuperado de www.monografias.com
Recuperado de www.documentosdearchivo.wikispaces.com