Repblica Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educacin Universitaria, Ciencias y

Tecnologa.
Programa Nacional de Formacin en Administracin
Universidad Territorial Deltaica Francisco Tamayo
Extensin Uracoa

Profesora:

Bachilleres:

Licda. Leida Barrios.

Brito I. Yanet J.
Dasilva B. Junior M.

IV Trimestre
Uracoa, Mayo 2015

1. Tcnicas y mtodos para formular diagramas.

Planeacin y evaluacin
Todos los anlisis de sistemas bien ejecutados proceden en su
iniciacin de una planeacin cuidadosa y de una valoracin continua
conforme adelanta el trabajo. Por lo que se refiere a los diagramas, la
planeacin es la forma de decidir cules se adaptarn mejor a la
asignacin y realizacin de los fines que se desean y qu informacin
debern contener dichos diagramas. Debe determinarse cul es el
enfoque ms expedito y menos costoso, que armonice con la ejecucin
de un trabajo comprensible.
La evaluacin es el proceso de la adaptacin y esto debe aplicarse
continua y conscientemente conforme va adelantando el trabajo y se va
conociendo mejor la operacin que se analiza. El estudio de sistemas,
casi sin excepcin, depende en cierto grado y por lo que se refiere al
enfoque, de mtodos de tanteo. El analista continuamente debe
valorizar sus mtodos actuales y sus resultados, comparndolos con los
propsitos finales de historia. Este ser afinado poco a poco conforme
progresa el trabajo.
Cundo hay que hacer diagramas
Durante la fase de la investigacin de un estudio, el analista
deber interesarse primordialmente en los diagramas de flujo o de
proceso. Cuando se enfoca un procedimiento desconocido por completo,
a menudo es posible que el analista especifique el tamao y el nmero
de hojas en las que se acomodarn los diagramas, haciendo a un lado
dibujar directo de las informaciones verbales.
Sin embargo, cuando es factible hacer un diagrama de un
borrador, este recurso constituye un valor inapreciable por tres razones:
primera, ahorra el tiempo de escritura y permite que la entrevista
progrese ms rpidamente, ya que las operaciones pueden describirse
en menor tiempo usando smbolos y no palabras; segunda, permite al
analista proseguir la entrevista con orden y lgica; finalmente el
diagrama-borrador sirve para indicar los puntos en que se han omitido
los detalles informativos. A este respecto, el analista quiz encuentre til
asociar cada smbolo de las grficas con una lista de comparaciones y
de preguntas acerca de la clase de informes que l necesita. Por
ejemplo, el smbolo del archivo podr llevar preguntas como stas:

Archivado por quin? Retenido por cunto tiempo? En qu orden?

Cuntos al mes? Qu clase de archivero est usando?
En la prctica muchos analistas combinan secciones de diagramas
borradores y notas escritas para registrar los informes que obtienen en
las entrevistas.
El arte de entrevistar mejora con la prctica y el conocimiento y, con
frecuencia, el analista experto usa, o deja de usar la tcnica de
diagrama-borrador, acomodndose a las circunstancias del momento.

2. Modelajes de procesos actuales.

Tcnica que permite visualizar, analizar, entender, y lo ms
importante an, comunicar, los procesos de un sistema de inters para
la organizacin.
Su objetivo es desarrollar representaciones de los procesos existentes
o propuestos del negocio para entender, comunicar y encontrar
oportunidades con el fin de mejorarlos. Esta etapa implica definir los
procesos actuales, como son mediante el modelaje o mapeo para
obtener un entendimiento de los procesos interfuncionales que
contribuyan de manera importante a los objetos estratgicos, valor por
el cliente y desempeo financiero. Incluye la definicin de los controles
externos existentes dentro de los procesos meta.
Las tecnologas disponibles para el modelaje y anlisis del proceso
del negocio contienen aplicaciones de software que soportan
representaciones grficas y descripciones detalladas de los objetivos y
requisitos para el proceso. Sin importar la tecnologa que se use, el
modelaje debe comenzar con el compromiso y la participacin de los
ejecutivos.
El desarrollo de capacidades internas en mtodos de administracin
del proceso del negocio, y el que los ejecutivos hagan suyos los procesos
de toda la empresa, facilitarn un programa sustentable de mejora
continua.
3. Norma.
Es un dispositivo que condiciona el desarrollo de un procedimiento
durante su ejecucin, o antes, son orientaciones o guas que fijan los

lmites previamente definidos por la direccin general en las polticas,

para la accin y la bsqueda delos objetivos organizacionales. Es
necesario destacar que el termino norma se deriva del establecimiento
de las polticas organizacionales, vista como una idea visionaria sobre la
totalidad de los objetivos o como una concepcin general destinada a
dirigir las acciones que se van a realizar. La norma dentro de una
organizacin, es considerada como un punto de conexin que permite el
desarrollo de un procedimiento durante su ejecucin o previamente, en
ella se registran entre otros, los datos vinculados con la empresa, la
fecha en la cual se elabora, as como las acciones y responsables. El
objetivo principal de una norma consiste en asegurar paso a paso el
cumplimiento de ciertas pautas especficas, necesarias para el buen
desempeo de las operaciones de un procedimiento maximizando la
utilizacin de los recursos disponibles. Las normas tienen un amplio
mbito de aplicacin entre los cuales mencionaremos los siguientes:
En la ejecucin de actividades, operaciones y procesos de naturaleza
administrativa.
En la produccin, eleccin o utilizacin de los elementos o
instrumentos de trabajo.
Caractersticas.
Ayudan en la delegacin de autoridad, fijan la accin de su
cumplimiento y se deben realizar teniendo en cuenta los principios de
concrecin, clara y comprensible para todos los que tengan que
aplicarlas en la organizacin.
Clasificacin.
a) Normas creadas:
Surgen por iniciativa de la direccin, para orientar el criterio de los
subordinados y deben poseer un alto grado de permanencia teniendo en
cuenta la estabilidad, la cual es esencial para que se pueda tener xito
en su objetivo. (Ejemplo normas de control interno).
b) Normas solicitadas:
Se formulan con la finalidad de enfrentarse un problema excepcional
o problema determinado y debe haber tantas normas como sean
necesarias para abarcar las condiciones que puedan preverse, pero no

tan excesivas que produzcan confusin y no tenga sentido. Debe tenerse

en cuenta que las normas deben basarse en hechos y en un criterio
slido y no deben ser simples reflejos personales.
c) Normas impuestas:
Son aquellas que por exigencias externas, son impuestas a la
empresa, por ejemplo leyes, decretos, sindicatos, etc. Y obliga a la
direccin a incluirlas entre las normas de la empresa para que estn de
acuerdo a las legislaciones.
Determinacin de las normas.
a) Estudie el mtodo existente, con la finalidad de adquirir familiaridad y
conocimiento de la operacin, equipo, condiciones de trabajo y mtodo,
para ello recopile los datos por reas para el desarrollo de las normas.
b) Busque en la creacin de la norma un control hacia un mayor nmero
de informacin y datos que exijan para el cumplimiento del proceso.
c) Desarrollo la norma considerando el establecimiento de mediciones
(incluya porcentajes de tolerancia aceptables).
d) Decida si la norma cumple con el propsito principal.
e) Considere si la norma ser de aplicacin continua para efectuar
comparaciones recurrentes.
f) La norma debe estar orientada hacia la deteccin de fallas y errores.
g) Tenga en cuenta que cuando
procedimientos se deben seguir.

las

normas

se

violen,

que

h) Determine si la norma tendr caractersticas de comprobacin

posterior.
i) Descarte las normas ineficientes.

Aplicacin de las normas.

a) Deje evidencia de la revisin en la aplicacin de la norma, cuando sea
necesario a travs de cuestionarios, esto ayudara a evitar muchos
contratiempos.

b) Incluya el ndice de la efectividad en la aplicacin de normas.

Mantenimiento de normas.
a) Determinada la norma para medir la ejecucin, debe asumirse la
obligacin de conservarla siempre al da, para evitar el fracaso por no
haberse ajustado a los cambios que deban hacerse.
b) Las normas no deben cambiarse a menos que, no sean aplicables
posteriormente o tengan errores, esta modificacin debe estar
debidamente aprobada y hacer el remplazo en el manual de normas.
c) Debe mantenerse una supervisin continua en la aplicacin de las
normas, por ejemplo cada seis meses hacer una revisin para
determinar desviaciones, posibles cambios parciales, remplazos y
mejoras a las normas.
d) Dentro del programa de normas, cada unidad de la organizacin debe
preservar su responsabilidad y respaldar dicho programa.
4. Polticas
Son pautas generales para la accin establecidas por la
administracin para la empresa. Una poltica bien formulada se basa en
objetivos, adhiere a verdades conocidas en la materia, es estable y
flexible, complementaria y suplementaria y razonablemente abarcante.
Arte de conducir los asuntos para alcanzar el o los fines propuestos.
Son directivas de carcter general y permanente hasta que dejan de
tener vigencia. (Ejemplo. Polticas de precios), son establecidas con el fin
de guiar a la organizacin a sus objetivos. Abarcan a toda la
organizacin.
Clasificacin de las polticas.
a) Estrategias o generales:
Se formulan al nivel de alta gerencia y su funcin es establecer y
emitir lineamientos que guen a la empresa como una unidad integrada.
Ejemplo: "Los empleados que laboran en la empresa tendrn la
posibilidad de ascender de puesto, de acuerdo con su eficiencia y
antigedad".
b) Tcticas o departamentales:

Son lineamientos especficos que se refieren a cada departamento.

Ejemplo: "El departamento de produccin determinara los turnos de
trabajo conforme a sus necesidades, siguiendo las disposiciones
legales".
c) Operativas o especficas:
Se aplican principalmente en las decisiones que tienen que
ejecutarse en cada una de las unidades de las que consta un
departamento. Ejemplo: "Seccin de tornos; de ocurrir una falla en el
equipo, es conveniente reportarla inmediatamente al supervisor en
turno o en su caso, al departamento de mantenimiento".
Las polticas, no interesando su nivel, deben estar interrelacionadas y
contribuir a lograr las aspiraciones de la empresa; asimismo, su
redaccin debe ser clara, accesible y de contenido realista, de tal forma
que su interpretacin sea uniforme.
Tipos de Polticas.
a) Externas:
Cuando se originan por factores externos a la empresa; como la
competencia, el gobierno, los sindicatos, los proveedores, los clientes,
etc.
b) Consultadas:
Normalmente dentro de una empresa existen actos espordicos que
dan lugar a que el personal tenga que recurrir a su jefe inmediato para
poder solucionar algn problema, originndose as stas polticas.
c) Formuladas:
Son emitidas por diversos niveles superiores, con el propsito de
guiar la correcta accin y decisin del personal en sus actividades.
d) Implcitas:
En las actividades diarias de una empresa, el personal se enfrenta a
situaciones de decisin en donde no existe una poltica previamente
establecida, lo que origina ciertos lineamientos que sin estar escritos, se
aceptan por costumbre en la organizacin. Ejemplo: "una empresa no ha
determinado cual ser el lmite de entrada de su personal, y a este se le
acepta hasta con 15 minutos de retraso".

Importancia de las polticas:

a) Facilitan la delegacin de autoridad.
b) Motivan y estimulan al personal al dejar a su libre arbitrio ciertas
decisiones.
c) Evitan prdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas
innecesarias que pueden hacer sus subordinados.
d) Otorgan un margen
determinadas actividades.

de

libertad

para

tomar

decisiones

en

e) Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa.

f) Proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones.
g) Indican al personal como debe actuar en sus operaciones.
h) Facilitan la induccin del nuevo personal.

5. Procedimientos.
Es un conjunto de operaciones ordenadas en secuencia cronolgica
que precisan la forma sistemtica de hacer determinado trabajo de
rutina. Es entendido tambin como la secuencia de actividades,
operaciones, pasos o etapas interrelacionadas que se desarrollan con el
propsito de lograr un objetivo especfico.
Los procedimientos responden a cada situacin particular, ya que no
son de aplicacin general: han de tener estabilidad y al mismo tiempo
flexibilidad para poder adaptarse a nuevas situaciones. Son de gran
utilidad para ser aplicados en trabajos que se repitan, as la gerencia se
evita tomar decisiones una y otra vez dentro de la ejecucin de las
actividades. Es por ello que un procedimiento es un tipo de toma de
decisin estructurada porque nos dice cmo debemos hacer un proceso
dentro de una determinada rea.
Clasificacin de los procedimientos.
Los procedimientos pueden clasificarse en primer lugar, por su
relacin con los objetivos de la organizacin y en segundo por el

recorrido dentro de sta, se recomienda clasificar los procedimientos de

acuerdo a la estructura orgnica de la empresa.
a. Por su relacin con los objetivos Organizacionales
Procedimientos sustantivos o de lnea.
Son aquellos procedimientos que contribuyen directamente con el
objetivo de la organizacin, estn relacionados con las funciones
principales que atienden los rganos dentro de la empresa Como
ejemplo pudiramos sealar:
Una empresa cuyo objetivo es la fabricacin y venta de productos
alimenticios, tendr como procedimientos sustantivos los siguientes:
Procedimiento: Preparacin de los alimentos.
Procedimiento: Enlatado de los alimentos.
Procedimiento: Etiquetado.
Procedimiento: Venta a crdito.
Procedimiento: Exportacin de enlatados.
Procedimiento adjetivo, auxiliar o interno.
Son aquellos procedimientos que sirven de base, contribuyen o
auxilian para que los procedimientos sustantivos se cumplan, se
relacionan con las funciones complementarias o de staff (asesoramiento
o apoyo) que desarrolla la organizacin.
Siguiendo con el ejemplo anterior, podemos distinguir procedimientos
que subyacen al procedimiento sustantivo:
Procedimiento: Seleccin de personal.
Procedimiento: Orden de compra.
Procedimiento: Pago de sueldos y salarios.
b. Por su recorrido
1) Procedimientos Institucionales.
Son aquellos procedimientos cuyas acciones se desarrollan dentro de la
organizacin. Ejemplo:

Procedimiento: Solicitud de suministro.

Procedimiento: Enlatado de alimentos.
Procedimiento: Elaboracin de nminas.
2) Procedimientos sectoriales.
Son aquellos procedimientos cuyas acciones se desplazan por
instituciones que se encuentran interrelacionadas dentro de una misma
problemtica.
Ejemplo:
Contratacin de profesores del I.U.T (Instituto Universitario de
Tecnologa) en este caso el contrato es elaborado por la institucin antes
sealada, pero luego debe remitirse al Ministerio de Educacin Superior
para su aprobacin y firma y luego ste lo remite nuevamente a la
institucin.
3) Procedimientos intersectoriales
Son aquellos procedimientos cuyas acciones se desarrollan en distintas
dependencias.
Ejemplo:
Elaboracin del presupuesto del I.U.T. (Instituto Universitario de
Tecnologa) la Direccin del Instituto elabora el anteproyecto del
presupuesto general y lo enva a la Direccin General de Educacin
Superior del Ministerio de Educacin, ste lo remite a la oficina Sectorial
de Planificacin y Presupuesto del Ministerio de Educacin, para luego
enviarlo al Ministerio de Hacienda para su reajuste, posteriormente pasa
a la Asamblea Nacional que analiza y sanciona la Ley de Presupuesto Del
Ejercicio Fiscal del Ao correspondiente y se da a conocer a todas las
dependencias antes sealadas.
Caractersticas de los procedimientos.
Mellinkoff, (op.cit)
procedimientos:

describe

las

siguientes

caractersticas

de

No son de aplicacin general, sino que su aplicacin va a depender

de cada situacin en particular.

Son de gran aplicacin en los trabajos que se repiten, de manera

que facilita la aplicacin continua y sistemtica.

Son flexibles y elsticos, pueden adaptarse a las exigencias de

nuevas situaciones.

Desde otro punto de vista Gomes G (1997) se enfoca en las siguientes

caractersticas de procedimientos:

Por no ser un sistema; ya que un conjunto de procedimientos

tendientes a un mismo fin se conoce como un sistema.

Por no ser un mtodo individual de trabajo. El mtodo se refiere

especficamente a como un empleado ejecuta una determinada
actividad en su trabajo.

Por no ser una actividad especfica. Una actividad especfica es la

que realiza un empleado como parte de su trabajo en su puesto.
(p.53)

Los procedimientos se pueden identificar a travs de ciertas

caractersticas comunes que los diferencian de otras acciones dentro de
una organizacin, entre ellas tenemos:
- El procedimiento es un instrumento o dispositivo administrativo
que indica cmo se procede.
- El resultado de un paso compromete o da origen al siguiente, es
decir, los pasos son secuenciales.
- Cubre un ciclo de accin.
- Los pasos estn descritos en secuencia lgica de tiempo.
- No son de aplicacin general sino que responden a una situacin
en particular.
- Son de gran aplicacin en los trabajos que se repiten, facilitando
as su aplicacin continua y sistemtica.
- Los procedimientos deben tener cierta estabilidad, flexibilidad y
elasticidad deforma que se adopten a las exigencias de nuevas
situaciones y circunstancias.
- Los pasos de un procedimiento son rutinarios y repetitivos.

- Un procedimiento se realiza dentro de un marco organizacional

definido.

Descripcin de los procedimientos.

Describir un procedimiento consiste en presentar en forma
ordenada los datos identificativos del ste y la secuencia lgica de las
acciones, para lo cual es necesario tener claro, que cada procedimiento
vara dependiendo de las caractersticas del mismo as como de las
necesidades de informacin de la Institucin y el estilo de los analistas.
A continuacin se presenta la relacin de datos, que deben
incluirse en la descripcin de un Procedimiento Administrativo.
Nombre del procedimiento: Se indica en forma clara y precisa el nombre
del Procedimiento.
Nombre de la Dependencia: Indicar la dependencia responsable del
Procedimiento.
Cdigo: Es el nmero asignado al Procedimiento, tomando como base el
cdigo de la Dependencia. (Opcional).
Concepto: Definir qu es y quien hace el Procedimiento.
Objetivo: Definir lo que se persigue con el Procedimiento.
Base legal: Mencionar los dispositivos legales y normas que sustentan el
Procedimiento. (Opcional).
Normas: Indicar las pautas que regulan el Procedimiento (opcional).
Requisitos: Indicar los requisitos y formalidades que deben dar inicio al
Procedimiento (opcional).
Descripcin: Considerar el nombre de las Unidades responsables de la
accin, as como la descripcin secuencial de las acciones que se
realizan en cada etapa, mencionando previamente los cargos de quienes
la efecten.

6. Diagramacin de los procedimientos.

Los diagramas de flujo permiten representar grficamente, con

claridad y precisin las operaciones que integran la dinmica de circuitos
o flujos administrativos. Existen distintos tipos de diagramacin
administrativa. Todos ellos tienen como denominador comn el anlisis
de los siguientes elementos:

Las operaciones que se efectan en los trabajos administrativos.

Las unidades o puestos de trabajo que intervienen en su

realizacin. L

Los documentos utilizados o producidos.

Los recorridos que se efectan en el curso de la documentacin.

Los tiempos de trabajo empleados en cada operacin, expresados

en das, horas o minutos.

Mediante la utilizacin de smbolos, en su mayora sencillos de

entender, es relativamente fcil conseguir una visin de conjunto del
procedimiento representado, verificar en la prctica el cumplimiento de
las operaciones descritas y detectar las anomalas que se produzcan. Los
smbolos que se utilizan generalmente en los diagramas de circuitos o
flujos administrativos suelen ser de dos tipos:

Smbolos abstractos.

Smbolos figurativos.