Mg.

Freddy Toribio Huayta Meza

CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS DE INFORMACIN

DEFINICIN DE SISTEMA
Un Sistema es un conjunto de partes que estn integradas con el propsito de lograr un objetivo.
Un conjunto de partes.
Un sistema tiene ms de un elemento. Un volante no es un sistema, pero es una parte vital de un
sistema muy conocido que se llama automvil.
Partes integradas.
Debe existir una relacin lgica entre las partes de un sistema. Los sistemas mecnicos y
electrnicos, como son las lavadoras los juegos de video, tienen muchos componentes que trabajan
juntos. Un sistema de administracin de personal cuenta con procedimientos integrados para
contratar y adiestrar empleados.
El propsito de lograr algn objetivo en comn.
El sistema se disea para alcanzar uno o ms objetivos. Todos los elementos del sistema deben
estar ligados y controlados de manera que se logre el objetivo del sistema.
Si definimos al sistema como un conjunto de elementos ntimamente interrelacionados, podemos
agregar que los sistemas artificiales casi siempre han sido creados para alcanzar propsitos u
objetivos y son, por tanto, sistemas orientados y, como tales, de naturaleza teleolgica por lo tanto
un sistema es un plan diseo o mtodo de organizacin cuya finalidad es lograr algn propsito.
Otras dos caractersticas fundamentales de los sistemas son los siguientes:
a) Sinergia o sea el sistema tomado globalmente posee propiedades que no tienen sus partes,
tomadas individualmente. Esto es, el sistema tiene una capacidad de actuacin mayor o menor que
la de la suma de sus partes.
b) Equifinalidad, es decir, la posibilidad de utilizar diferentes caminos o medios para llegar a un
mismo fin, lo cual le permite una gran variedad de comportamientos.
Un sistema de informacin recoge, procesa, almacena, analiza y difunde informacin para lograr un
objetivo especfico.
Adems tambin se lo puede definir como un grupo de gente, una serie de procedimientos o equipo
de procesamiento de datos, que escoge, almacena y recupera datos para disminuir la incertidumbre
en la toma de decisiones mediante el suministro de informacin a todos los niveles de la
organizacin: nivel inferior, nivel medio y nivel superior.
Nivel inferior (operativo): la informacin que se requiere en este nivel, debe difundir con facilidad el
estado y actividades actuales dentro de las funciones bsicas del negocio. Con ello se toman
decisiones rutinarias, como la cantidad de materias primas requeridas, reabastecimiento de
inventario, etc.
Nivel medio: Las decisiones que se toman en este nivel requieren de ms tiempo y experiencia. La
informacin que se necesita implica la revisin de resmenes y anlisis de datos histricos que
permiten planificar y controlar operaciones e implementar polticas que han sido formuladas por la
administracin superior.
Nivel superior: Se toman decisiones a largo plazo que generalmente son impredecibles y se
relacionan con actividades pasadas, presentes y algunas veces futuras, por lo cual se requiere de
mayor experiencia y buen juicio. La informacin que se requiere en este nivel debe detallar todas
las operaciones de la compaa y sus departamentos, las cuales se encaminan hacia la planificacin
estratgica, la asignacin de recursos y la formulacin de polticas.
OBJETIVOS

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Puede decirse que un sistema tiene dos tipos de objetivos: los intrnsecos y los asignados.
Los objetivos intrnsecos son los propsitos que el sistema adquiere con su propia conformacin y
que constituye parte de su naturaleza. Generalmente se trata de propsitos muy bsicos, derivados
de la forma de interaccin de sus partes.
Los objetivos asignados son los que se imponen al sistema o una modificacin al mismo, para que
realice las funciones necesarias a fin de lograr un objetivo.
DEFINICIN DE SISTEMA DE INFORMACIN Y ACTIVIDADES BSICAS.
Un sistema de informacin es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar
las actividades de una empresa o negocio.
Un Sistema de Informacin es el Conjunto total de procedimientos, operaciones, funciones y difusin
de datos o informacin en una organizacin.
Las tres partes fundamentales de un sistema de procesamiento electrnico de datos son el sistema
de computacin, el sistema de numeracin y el sistema Operativo.
Estos elementos son de naturaleza diversa y normalmente incluyen:
El equipo computacional, es decir, el hardware es necesario para que el sistema de
informacin pueda operar. Lo constituyen las computadoras y el equipo perifrico que puede
conectarse a ellas.
El recurso humano que interacta con el Sistema de Informacin, el cual est formado por
las personas que utilizan el sistema, alimentndolo con datos o utilizando los resultados que
genere.
Los datos o informacin fuente que son introducidos en el sistema, son todas las entradas
que necesita l sistema de informacin para generar como resultado la informacin que se
desea.
Los programas que son procesados y producen diferentes tipos de resultados. Los
programas son la parte del software del sistema de informacin que har que los datos de
entrada introducidos sean procesados correctamente y generen los resultados que se
esperan.
COMPONENTES DEL SISTEMA DE INFORMACIN
Un Sistema de Informacin realiza cuatro actividades bsicas: almacenamiento, procesamiento y
salida de informacin. A continuacin se definirn cada una de estas actividades.
Entrada de Informacin. La entrada es el proceso mediante el cual el Sistema de Informacin
toma los datos que requiere para procesar la informacin. Las entradas pueden ser
manuales o automticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa
por el usuario, mientras que las automticas son datos o informacin que provienen o son
tomados de otros sistemas o mdulos. Esto ltimo se denomina interfaces automticas. As,
un Sistema de Control de Clientes podr tener una interface automtica de entrada con el
Sistema de Facturacin, ya que toma las facturas que genera o elabora el Sistema de
Facturacin como entrada al Sistema de Control de Clientes.
Las unidades tpicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas
magnticas, las unidades de disquete, los cdigos de barras, los escner, la voz, los
monitores sensibles al tacto, el teclado y el ratn, entre otras.
Almacenamiento de informacin. El almacenamiento es una de las actividades o
capacidades ms importantes que tiene una computadora, ya que a travs de esta propiedad
el sistema puede recordar la informacin guardada en la sesin o proceso anterior. Esta
informacin suele ser almacenada en estructuras de informacin denominadas archivos. La
unidad tpica de almacenamiento son los discos magnticos o discos duros, los discos
flexibles o disquetes y los discos compactos (CD-ROM). Sin embargo, existen otras formas
de almacenamiento.

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Procesamiento de Informacin. Es la capacidad del Sistema de Informacin para efectuar

clculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos clculos
pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que
estn almacenados. Esta caracterstica de los sistemas permite la transformacin de datos
fuente en informacin que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace
posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyeccin financiera
a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un ao
base.

Salida de Informacin. La salida es la capacidad de un Sistema de Informacin para sacar

la informacin procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades tpicas de salida
son las impresoras, terminales, disquetes, cintas magnticas, la voz, los graficadores y los
plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Informacin puede
constituir la entrada a otro Sistema de Informacin o mdulo. En este caso, tambin existe
una interfase automtica de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una
interfase automtica de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las plizas
contables de los movimientos procesados de los clientes.

A continuacin se muestran las diferentes actividades que puede realizar un Sistema de Informacin
de Control de Clientes:

Las diferentes actividades que realiza un Sistema de Informacin se pueden observar en el diseo
conceptual ilustrado en la figura 1
OBJETIVOS DEL SISTEMA DE INFORMACIN
Algunos de los principales objetivos de los sistemas de informacin, son:
1. Proporcionar datos oportunos y exactos que permitan tomas decisiones acertadas y mejorar la
relacin entre los recursos de la empresa.
2. Garantizar informacin exacta y confiable, as como su almacenamiento de tal forma que est
disponible cuando se necesite.
3. Servir como herramienta para que los gerentes realicen planeacin, control y toma de decisiones
en sus empresas.

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CLASIFICACIN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN

La clasificacin de los sistemas de informacin se realiza teniendo en cuenta sus caractersticas
similares. Esta clasificacin permite identificar diferentes sistemas, analizarlos, plantear nuevos
sistemas etc. entre las clasificaciones se encuentran:
1. Por estructura organizacional: se clasifican a lo largo de lneas estructuradas. Dentro de estos se
encuentran los sistemas para divisiones, departamentos, unidades de operacin e incluso para
empleados individuales.
2. Por rea funcional: para todas las tareas rutinarias o repetitivas que se desarrollan en la empresa
y que son esenciales para la operacin de la organizacin. Ejemplo: sistema de informacin
contable, sistema de informacin de comercializacin, sistema de informacin de recursos
humanos.
3. De acuerdo con la ayuda brindada: apoyan a los gerentes en la toma de decisiones o a empleados
administrativos al momento de entregar un informe. Ejemplo grficas, tablas, etc.
TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIN. MAPA DE SISTEMAS TRANSACCIONALES DE UNA
ORGANIZACIN TIPO
Durante los prximos aos, los Sistemas de Informacin cumplirn tres objetivos bsicos dentro de
las organizaciones:
Automatizacin de procesos operativos.
Proporcionar informacin que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.
Lograr ventajas competitivas a travs de su implantacin y uso.

Los Sistemas de Informacin que logran automatizacin de procesos operativos dentro de una
organizacin, son llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su funcin primordial
consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, plizas, entradas, salidas, etctera.
Por otra parte, los Sistemas de Informacin que apoyan el proceso de toma de decisiones son los
Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones (DSS), Sistemas para la Toma de Decisiones de
Grupo (GDSS), Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones (EDSS) y Sistemas de
Informacin para Ejecutivos (EIS). El tercer tipo de sistemas, de acuerdo con su uso u objetivos que
cumplen, es el de los Sistemas Estratgicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el
fin de lograr ventajas competitivas, a travs del uso de la tecnologa de informacin.

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Los tipos y usos de sistemas de informacin se muestran en la figura 3

A continuacin se mencionan las principales caractersticas de estos tipos de Sistemas de

Informacin.
Sistemas transaccionales
Sus principales caractersticas son:
A travs de stos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que
automatizan tareas operativas de la organizacin.
Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Informacin que se implanta en las
organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organizacin para
continuar con los mandos intermedios y posteriormente con la alta administracin conforme
evolucionan.
Son intensivos en entrada y salida de informacin; sus clculos y procesos suelen ser
simples y poco sofisticados. Estos sistemas requieren mucho manejo de datos para poder
realizar sus operaciones y como resultado generan tambin grandes volmenes de
informacin.
Tienen la propiedad de ser recolectores de informacin, es decir, a travs de estos sistemas
se cargan las grandes bases de informacin para su explotacin posterior. Estos sistemas
son los encargados de integrar gran cantidad de la informacin que se maneja en la
organizacin, la cual ser utilizada posteriormente para apoyar a los mandos intermedios y
altos.
Son fciles de justificar ante la direccin general, ya que sus beneficios son visibles y
palpables. El proceso de justificacin puede realizarse enfrentando ingresos y costos. Esto
se debe a que en el corto plazo se pueden evaluar los resultados y las ventajas que se
derivan del uso de este tipo de sistemas. Entre las ventajas que pueden medirse se
encuentra el ahorro de trabajo manual.
Son fcilmente adaptables a paquetes de aplicacin que se encuentran en el mercado, ya
que automatizan los procesos bsicos que por lo general son similares o iguales en otras
organizaciones. Ejemplos de este tipo de sistemas son la facturacin, nminas, cuentas por
cobrar, cuentas por pagar, contabilidad general, conciliaciones bancarias, inventarios,
etctera.
Sistemas de Apoyo a las Decisiones
Las principales caractersticas de estos sistemas son las siguientes:

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Suelen introducirse despus de haber implantado los Sistemas Transaccionales ms

relevantes de la empresa, ya que estos ltimos constituyen su plataforma de informacin.
La informacin que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta
administracin en el proceso de toma de decisiones.
Suelen ser intensivos en clculos y escasos en entradas y salidas de informacin. As, por
ejemplo, un modelo de planeacin financiera requiere poca informacin de entrada, genera
poca informacin como resultado, pero puede realizar muchos clculos durante su proceso.
No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificacin econmica para el desarrollo
de estos sistemas es difcil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversin.
Suelen ser Sistemas de Informacin interactivos y amigables, con altos estndares de
diseo grfico y visual, ya que estn dirigidos al usuario final.
Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivas y de decisiones
no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales
que indique cundo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulacin de
Negocios que apoye la decisin de introducir un nuevo producto al mercado.
Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participacin
operativa de los analistas y programadores del rea de Informtica.
Este tipo de sistemas puede incluir la programacin de la produccin, compra de materiales,
flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulacin de negocios, modelos de
inventarios, etctera.

Sistemas Estratgicos
Sus principales caractersticas son:
Su funcin primordial no es apoyar la automatizacin de procesos operativos ni proporcionar
informacin para apoyar la toma de decisiones. Sin embargo, este tipo de sistemas puede
llevar a cabo dichas funciones.
Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organizacin, por lo tanto no pueden
adaptarse fcilmente a paquetes disponibles en el mercado.
Tpicamente su forma de desarrollo es con base a incrementos y a travs de su evolucin
dentro de la organizacin. Se inicia con un proceso o funcin en particular y a partir de ah
se van agregando nuevas funciones o procesos.
Su funcin es lograr ventajas que los, competidores no posean, tales como ventajas en
costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistemas
Estratgicos son creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros
automticos en los bancos es un Sistema Estratgico, ya que brinda ventaja sobre un banco
que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puertas al pblico, tendr que
dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores.
Apoyan el proceso de innovacin de productos y procesos dentro de la empresa, debido a
que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo es innovando o
creando productos y procesos.
Un ejemplo de estos Sistemas de Informacin dentro de la empresa puede ser un sistema MRP
(Manufacturing Resource Planning) enfocado 9 a reducir sustancialmente el desperdicio en el
proceso productivo, o bien, un Centro de Informacin que proporcione todo tipo de informacin;
como situacin de crditos, embarques, tiempos de entrega, etctera. En este contexto los ejemplos
anteriores constituyen un Sistema de informacin Estratgico si, y slo si, apoyan o dan forma a la
estructura competitiva de la empresa.
Por ltimo, es importante aclarar que algunos autores consideran un cuarto tipo de Sistemas de
Informacin denominado Sistemas Personales de Informacin, el cual est enfocado a incrementar
la productividad de sus usuarios. Dentro de esta clasificacin se encuentran las hojas de clculo,
los sistemas de procesamiento de palabras, utilizacin de agendas, calendarios, etctera. Para
efectos de este libro, los Sistemas Personales de informacin sern considerados como
herramientas de trabajo que apoyan la productividad de los usuarios.