Tema 1: Introduccin

1.1. Definiciones, Origen y Evolucin de la Contabilidad

La Contabilidad es una disciplina, rama de la Contadura Pblica que se encarga de
cuantificar, medir y analizar la realidad econmica, las operaciones de las
organizaciones, con el fin de facilitar la direccin y el control; presentando la
informacin, previamente registrada, de manera sistemtica para las distintas partes
interesadas. Dentro de la contabilidad se registran las transacciones, cambios internos
o cualquier otro suceso que afecte econmicamente a una entidad.
Origen de la Contabilidad:
La Contabilidad se remonta desde tiempos muy antiguos, cuando el hombre se ve
obligado a llevar registros y controles de sus propiedades porque su memoria no
bastaba para guardar la informacin requerida. Se ha demostrado a travs de diversos
historiadores que en pocas como la egipcia o romana, se empleaban tcnicas contables
que se derivaban del intercambio comercial.
El inicio de la literatura contable queda circunscrito a la obra del franciscano Fray
Luca Paccioli de 1494 titulado "La Summa de Arithmtica, Geometra Proportioni et
Proportionalit", en donde se considera el concepto de partida doble por primera vez.
Actualmente, dentro de lo que son los sistemas de informacin empresarial, la
contabilidad se erige como uno de los sistemas ms notables y eficaces para dar a
conocer los diversos mbitos de la informacin de las unidades de produccin o
empresas. El concepto ha evolucionado sobremanera, de forma que cada vez es mayor
el grado de "especializacin" de sta disciplina dentro del entorno empresarial.
Evolucin de la Contabilidad:
Desde sus orgenes hasta el renacimiento podramos afirmar que la contabilidad fue:

La divisin del trabajo

La invencin de la escritura
La utilizacin de una medida de valor

Para poder hacer una visin histrica de la contabilidad, es pertinente hacerlo a la luz
de los elementos que constituyen el objetivo de la actividad contable.
Si partimos de que el objetivo de la contabilidad es conservar un testimonio de
naturaleza perenne de los hechos econmicos ocurridos en el pasado.
Para el ao 6000 a.C., se contaba ya con los elementos necesarios o indispensables para
conceptuar la existencia de una actividad contable, ya que el hombre haba formado
grupos, inicialmente como cazadores, posteriormente como agricultores y pastores, y se

haba dado ya inicio a la escritura y a los nmeros, elementos necesarios para la

actividad contable.
Se tiene como el antecedente ms remoto una tabilla de barro de origen sumerio en
Mesopotamia datada cerca del 6000 a.C.
Respecto a Egipto, es comn ver en los jeroglficos a los escribas, los cuales representan
ciertamente a los contadores de aquella poca, realzando su labor contable.
Con relacin a Grecia, es ineludible que en un pueblo con el desarrollo intelectual,
poltico y social como el griego, esta prctica debi tambin desarrollarse de manera
importante.
Hablar de Roma es hablar de una poca muy importante en la evolucin de la
contabilidad. A pesar de que los romanos escribieron una gran cantidad de obras la
mayor de ellas trataban el derecho, pero en relacin con la contabilidad o a las prcticas
contables, no existe un acervo importante.

1.2. La Contabilidad como profesin, la labor del contador Pblico Autorizado (CPA)
Un Contador pblico es un profesional que se dedica a manejar la contabilidad de una
organizacin, empresa o persona. De manera general, un contador pblico se
desenvuelve en las reas de contabilidad, derecho, estadsticas, matemticas
financieras, informtica, matemticas, administracin, economa, recursos humanos,
finanzas, auditorias, entre otras.
Su labor es aplicar, manejar e interpretar la contabilidad de una organizacin o
persona, con la finalidad de producir informes para la gerencia y para terceros (tanto
de manera independiente como dependiente), que sirvan para la toma de decisiones.
Lleva los libros o registros de contabilidad de una empresa, registrando los
movimientos monetarios de bienes y derechos. En muchos casos los terceros exigen que
dichos informes estn confeccionados o respaldados por un profesional contable. Su
trabajo es registrar conforme a la normativa aplicable los movimientos u operaciones
econmicos que hace la compaa, de forma que se puedan publicar esos resultados con
vistas a informar a accionistas, inversores, proveedores y dems personas interesadas
(como trabajadores, entidades pblicas, entidades financieras, etc.). Esta tarea
tradicionalmente se ha hecho a mano o con mquinas de calcular, pero actualmente se
cuenta con numerosos sistemas informticos que facilitan la gestin.

El contador pblico tambin se ocupa de la liquidacin de impuestos y de la revisin de

informes financieros elaborados por otros colegas, tarea conocida como auditora de
estados contables. Tambin suele realizar otros tipos de auditoras as como tareas
periciales, liquidacin de siniestros para compaas aseguradoras y clculos
actuariales. En muchos pases, principalmente de origen latino, el contador pblico est
facultado para dar fe pblica respecto de los hechos conocidos por l y propios del
mbito de su profesin.

1.3. La Importancia de llevar registro contables.

La importancia de los registros contables es que realiza una entidad econmica.
Recordando que los registro contable nos permiten generar una fuente ordenada de
datos para una buena administracin.

1.4. Diferentes formas de empresas: sus actividades comerciales.

Son:
a) Segn la procedencia del capital:
Dependiendo del origen de las aportaciones de su capital y del carcter a quienes dirijan
sus actividades, las empresas pueden clasificarse en:

Pblicas: en este tipo de empresas el capital pertenece al Estado y, generalmente,

su finalidad es satisfacer necesidades de carcter social.
Privadas: lo son cuando el capital es propiedad de inversionistas privados y la
finalidad es eminentemente lucrativa.

Pueden ser nacionales, cuando los inversionistas son nacionales o nacionales y

extranjeros, y transnacionales, cuando el capital es preponderantemente de origen
extranjero y las utilidades se reinvierten en los pases de origen.
b) Segn la magnitud de la empresa:
Es uno de los criterios ms utilizados, y dice que de acuerdo con el tamao de la empresa
se establece que puede ser pequea, mediana o grande; pero al aplicar este enfoque hay
dificultades al establecer lmites. Para hacerlo existen diversos criterios los ms usuales
son:
Financiero: el tamao de la empresa se determina con base en el monto de su capital.

Personal ocupado: este criterio establece que una empresa pequea es aquella, en la que
laboran menos de 250 empleados; una mediana, aquella que tiene entre 250 y 1000
trabajadores; y una grande es aquella que se compone de ms de 1000 empleados.
Produccin: este criterio califica a la empresa de acuerdo con el grado de maquinizacin
que existe en el proceso de produccin; as, una empresa pequea es aquella en la que
el trabajo del hombre es decisivo, o sea que su produccin es artesana, en ocasiones
puede estar mecanizada, pero generalmente la maquinaria es obsoleta y requiere de
mucha mano de obra. Una empresa mediana puede estar mecanizada como en el caso
anterior, pero cuenta con ms maquinaria y menos mano de obra. La gran empresa es
aquella que esta altamente mecanizada y /o sistematizada.
Ventas: establece el tamao de la empresa en relacin con el mercado que la empresa
abastece y con el monto de sus ventas. Segn este criterio, una empresa es pequea
cuando sus ventas son locales, mediana cuando sus ventas son nacionales, y grande
cuando cubre mercados internacionales.
Criterio de Nacional Financiera: este es uno de los criterios ms razonables para
determinar el tamao de la empresa. Para esta institucin una empresa grande es la
ms importante dentro del grupo correspondiente a su mismo giro. La empresa chica
es la de menor importancia dentro de su ramo, y la mediana es aquella en la que existe
una interpolacin entre la grande y la pequea.
Debe mencionarse que aunque los criterios anteriores son auxiliares para determinar
la magnitud de la empresa, ninguno es totalmente correcto, pues no son aplicables a
cada situacin especfica, ya que las condiciones de la empresa son muy cambiantes.
Por otra parte, pueden servir como orientacin al determinar el tamao de la empresa.
c) Criterio Econmico Las empresas pueden ser:
Nuevas: se dedican a la manufactura o fabricacin de mercancas que no se producen
en el pas, y que contribuyen en forma importante al desarrollo econmico del mismo.
Necesarias: tienen por objeto la manufactura o fabricacin de mercancas que se
producen en el pas en cantidades insuficientes para satisfacer las necesidades del
consumo nacional, siempre y cuando el mencionado dficit sea considerable y no tenga
su origen en causas transitorias.
Bsicas: aquellas industrias consideradas primordiales para una o ms actividades de
importancia para el desarrollo agrcola o industrial del pas.

1.5. Diferentes tipos de contabilidad

Son:
Contabilidad Pblica:
Es una rama especializada de la Contabilidad que permite desarrollar los diversos
procesos de medicin, informacin y control en la actividad econmica de la
Administracin Pblica.
Contabilidad de costos
La contabilidad de costos es la rama de la contabilidad que trata de la clasificacin,
contabilizacin, distribucin, recopilacin de informacin de los costos corrientes y en
perspectiva.
Contabilidad financiera
La necesidad de presentar estados contables para terceros (accionistas, inversiones,
gentes reguladores pblicos, etc.) y la necesidad de que la informacin presentada a
terceros sea uniforme, hizo que la contabilidad se volcara a la confeccin de los Estados
Contables para terceros y no tanto en colaborar en la confeccin de informacin para
la gestin empresarial.
Contabilidad Fiscal
Se fundamenta en los criterios fiscales establecidos legalmente en cada pas, donde se
define como se debe llevar la contabilidad a nivel de fiscal. Es innegable la importancia
que reviste la contabilidad fiscal para los empresarios y contadores; ya que comprende
el registro y la preparacin de informes tendientes a la presentacin de declaraciones y
el pago de impuestos.
Contabilidad Administrativa
Tambin llamada contabilidad gerencias, diseada o adaptada a las necesidades de
informacin y control a los diferentes niveles administrativos. Se refiere de manera
general a la extensin de los informes internos, de cuyo diseo y presentacin se hace
responsable actualmente el contador de la empresa.
Contabilidad por actividades
Modalidad de la contabilidad administrativa que implica la clasificacin y operacin de
las cuentas de distintas actividades, con objeto de facilitar el proceso de ajustar a un plan
el funcionamiento de una organizacin; una contabilidad por funciones.
Contabilidad electrnica

Este proceso requiere datos que son obligatorios, por ejemplo, quien emite y recibe
facturacin, descripcin de los artculos, cantidades, costos unitarios y totales de los
productos o servicios, formas de pago (efectivo, transferencia, cheque o desconocido) por
mencionar algunos. Entre estos registros se incluyen los siguientes: Inventarios, Mtodos
de Evaluacin y Estados de Cuenta.
Contabilidad de organizaciones de servicios
Es aplicable a todos los tipos de organizaciones e industrias de servicios, son definidas
de varias formas. Son organizaciones que producen un servicio ms que un bien
tangible como las firmas de contadores pblicos, firmas de abogados, consultores
administrativos, firmas de propiedad raz, compaa de transporte, bancos y hoteles.
Casi todas las organizaciones no lucrativas o no para utilidad son industrias de
servicios. Son ejemplos hospitales, escuelas y un departamento de reforestacin.

1.6. Los diferentes libros de contabilidad. Obligatorias y complementarios

Son:
Libro auxiliar
Es un libro complementario a los principales libros de contabilidad. Su funcin es
registrar todas las operaciones y centralizarlas en el libro diario para tener un nico
documento contable. Existen los siguientes libros auxiliares: caja, remuneraciones,
retenciones, clientes y compra y ventas.
Libro auxiliar de remuneraciones
Es un libro obligatorio para todo empleador con cinco o ms trabajadores, en el que se
debe llevar un registro de las remuneraciones y ser timbrado por el SII.
Libro de compras y ventas
Es un libro obligatorio para los contribuyentes afectos al IVA, en el que se debe llevar
un registro cronolgico de las compras y ventas. Tambin debe ser timbrado por el SII.
Libro fondo de utilidades tributarias (FUT)
Si eres contribuyente, el libro FUT permite llevar el control de las declaraciones de
rentas efectivas en primera categora. En ste, se registra la historia de las utilidades
tributables y no tributables, las percibidas de sociedades en las que se tenga
participacin, los retiros de utilidades tributarias efectuados por los dueos o socios y
los crditos asociados a dichas utilidades.

Libro diario
Corresponde al registro contable en el que se anotan todas las transacciones en forma
cronolgica.
Libro mayor
Es el resumen del movimiento de cada una de las cuentas del libro diario. Este resumen
arroja un saldo deudor o acreedor por cuenta, el cual es trasladado posteriormente al
balance.
Estos libros pueden ser adquiridos en el comercio y luego deben ser legalizados ante el
SII mediante su timbrare.

1.7. El estado de situacin: Su ecuacin fundamental.

Estado de situacin. Tambin llamado Balance general es uno de los estados principales
de la Contabilidad. Es un estado de naturaleza contable que nos muestra una visin
general del patrimonio de la Empresa. El Estado de Situacin ofrece como se encuentra
la estructura econmicofinanciera de la entidad en un momento determinado
La estructura econmica se materializa en los Activos los cuales se clasifican en cinco
grandes grupos que aparecen en el balance ordenados de acuerdo a su grado de
disponibilidad como sigue
- Activo Circulante
- Activo a Largo Plazo
- Activo Fijo
- Activo Diferido
- Otros Activos
Dentro del grupo de Activo Circulante las cuentas que lo conforma tambin se ordenan
atendiendo a su grado de disponibilidad. En primer lugar se ubicarn las distintas
cuentas de Efectivo, a continuacin las Cuentas y Efectivos por Cobrar y finalmente las
de Inventario.

TEMA II. Registro de Transacciones

2.1. Las cuentas del balance general: Cuentas de activos, pasivos y capital
Activos: es todo lo que tiene la empresa y posee valor como:
El dinero en caja y en bancos.
Las cuentas por cobrar a los clientes
Las materias primas en existencia o almacn
Las mquinas y equipos
Los vehculos
Los muebles y enseres
Las construcciones y terrenos
Pasivos: es todo lo que la empresa debe. Los pasivos de una empresa se pueden clasificar
en orden de exigibilidad en las siguientes categoras: Pasivos corrientes, pasivos a largo
plazo y otros pasivos.

Pasivos corrientes: Son aquellos pasivos que la empresa debe pagar en un

perodo menor a un ao.
Sobregiros: Es el valor de los sobregiros vigentes en la fecha de realizacin del
balance.
Obligaciones Bancarias: Es el valor de las obligaciones contradas (crditos) con
los bancos y dems entidades financieras.
Cuentas por pagar a proveedores: Es el valor de las deudas contradas por
compras hechas a crdito a proveedores.

Patrimonio: es el valor de lo que le pertenece al empresario en la fecha de realizacin

del balance. Este se clasifica en:

Capital: Es el aporte inicial hecho por el empresario para poner en

funcionamiento su empresa.
Utilidades Retenida: Son las utilidades que el empresario ha invertido en su
empresa.
Utilidades del Perodo Anterior: Es el valor de las utilidades obtenidas por la
empresa en el perodo inmediatamente anterior. Este valor debe coincidir con el
de las utilidades que aparecen en el ltimo estado de prdidas y ganancias.

2.2. Conceptos de dbito y crdito. Convencionalismo.

El dbito se refiere al dinero que ya es de la propiedad del cliente, quien dispone de l
en una cuenta corriente bancaria, al contrario del crdito, donde el dinero utilizado es
prestado por la institucin bancaria.
El Crdito es una operacin financiera donde una persona (acreedor) presta una
cantidad determinada de dinero a otra persona (deudor), en la cual, este ltimo se
compromete a devolver la cantidad solicitada en el tiempo o plazo definido de acuerdo

a las condiciones establecidas para dicho prstamo ms los intereses devengados,

seguros y costos asociados si los hubiera.
2.3. Mecnica de tenedura de partida doble.
El sistema de partida doble es el mtodo o sistema de registro de las operaciones ms
usado en la contabilidad. Cada operacin se registra dos veces, una en el debe y la otra
en el haber, con el fin de establecer una conexin entre los diversos elementos
patrimoniales. La anotacin que involucra las dos partidas (debe y haber) se denomina
asiento contable. Este sistema se asemeja a una balanza en equilibrio, ya que, dentro de
un asiento contable, la suma de los conceptos del debe y del haber siempre tienen que
coincidir.
Ante los modernos sistemas de procesamiento de datos, se sostiene la conveniencia de
separar los conceptos activo, pasivo y resultado en sendas columnas, para convertir el
diario en un soporte con calidad informtica.1
Su Mecnica
Su postulado principal es "No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor". Esto
significa que, considerando la totalidad de los elementos patrimoniales de la empresa,
si un elemento disminuye es porque otro aumenta, o, lo que es lo mismo, si se produce
una entrada en un elemento es porque hay una salida de otro elemento y, por tanto,
hacer un cargo en una cuenta (o cuentas) supone siempre tener que hacer un abono en
otra (u otras).
Siguiendo este sistema de partida doble, en cada operacin que realiza una empresa hay
que buscar siempre una doble modificacin en los elementos patrimoniales de la misma.
El registro contable se realiza anotando dos veces la cantidad de la operacin: al debe
de una cuenta y al haber de otra.
Cada transaccin se registra por entradas en al menos dos cuentas. El total de los
valores de dbito deben ser iguales al valor total de los valores de crdito. La mayora
de las transacciones consisten en dos entradas, pero pueden tener tres o ms entradas
(ej.: Total de Facturas de Suministro = Valor Neto + Impuestos). Este sistema se llama
de doble partida porque todas las transacciones deben estar "equilibradas" - los lados
de dbito y crdito deben equivaler el mismo monto.

2.4. Tipos de asientos: Simples y combinados.

Asiento Simple: Son aquellos en los que se afecta una sola cuenta del debe y una sola
cuenta del haber, compuesto por una cuenta acreedora y una cuenta deudora.

Asiento Compuesto: Son aquellos en los que la columna del debe y el haber son
afectadas por ms de un registro monetario

Compuesto por una cuenta deudora y varias acreedoras.

Compuesto por varias cuentas deudoras y una acreedora.
Compuesto por varias cuentas deudoras y varias cuentas acreedoras.

2.5. Diario General. Registro de transacciones.

El diario general es uno de los registros de entrada original. Es la puerta de entrada al
sistema contable y sirve para registrar las transacciones desdobladas en partida doble,
es decir separando las cuentas y valores del dbito y las cuentas y valores del crdito; el
total del dbito necesariamente ser igual al total del crdito, para mantener el principio
de la partida doble. De esta manera, nos aseguramos que en todos los resultados
contables existir la igualdad entr el dbito y el crdito.
Registro de Transacciones (Contable):
Las transacciones son las operaciones de valor econmico que se producen debido a un
cambio en la ecuacin contable, este se puede lograr debido a un aumento o a una
disminucin de los activos o pasivo de la misma.
El registro de transacciones contable, es donde se archiva y se registra todas las cuentas
y los balances financieros de una empresa. Este tiene como funcin calcular los
resultados de las operaciones financiera que se realizan por los profesionales del rea.
En este registro se lleva a cabo un proceso de transacciones que debe ser muy exacto y
oportuno, debido a que los datos que se suministran poseen la informacin que los
profesionales contables poseen para tomar las medidas necesarias para llevar a
maximizar la economa o rendimiento econmico de dicha empresa.

2.6. Traslado de los registro al mayor general.

El libro mayor es de gran utilidad, ya que podemos conocer el saldo o balance de una
cuenta determinada, lo cual nos permite elaborar los Estados Financieros en los
siguientes pasos del ciclo contable. En el Mayor General se incluyen las cuentas control
de Activo, Pasivo, Capital, Ingresos, Costos y Gastos. Las cuentas de detalle o auxiliares
se registrarn en lo que se conoce como Mayor Auxiliar, como por ejemplo Mayor
Auxiliar de Cuentas por Cobrar.

Como trasladar los registro al mayor general:

Luego de haber registrado las diversas transacciones econmicas en el Libro Diario
General, debemos de asentar todos los montos asociados a sus respectivas cuentas. Hay
que tener en cuenta que a diferencia del libro Diario General, que se organiza de forma
cronolgica, el Mayor General se ordena de acuerdo al tipo de cuenta.

2.7 Balance de comprobacin. Objetivos, Determinacin de Errores.

Un balance de comprobacin es un instrumento financiero que se utiliza para visualizar
la lista del total de los dbitos y de los crditos de las cuentas, junto al saldo de cada una
de ellas (ya sea deudor o acreedor). De esta forma, permite establecer un resumen
bsico de un estado financiero.
El balance de comprobacin refleja la contabilidad de una empresa u organizacin en
un determinado periodo. Por eso, este balance acta como base a la hora de preparar
las cuentas anuales.
El balance de comprobacin tambin permite confirmar que la contabilidad de la
empresa est bien organizada. Es posible que el balance de sumas y saldos sea correcto
y que, sin embargo, incluya una contabilidad defectuosa. Ese sera el caso, por ejemplo,
de alguien que ha pagado a un proveedor pero le anot dicho pago a otro. El balance
sera correcto desde los nmeros, pero no en la prctica.

TEMA III: CLASIFICACION DE LAS CUENTAS

3.1 Clasificacin de las cuentas de activo, pasivo y capital.
-Las cuentas de activos es igual a los bienes y derechos de una empresa:
Activo circulante: Bienes y derechos propiedad de una empresa de movimiento y
recuperacin rpida.
Caja y Bancos: Est constituida por moneda de curso legal, o sus equivalentes,
disponible para la operacin, como depsitos bancarios en cuenta de cheques, giros
bancarios, telegrficos o postales, monedas extranjeras y metales preciosos
amonedados.
Documentos o Cuentas por cobrar: Representan derechos exigibles originados por
venta de mercancas, servicios prestados u otorgamiento de prstamos. Los documentos

pueden ser letras de cambio o pagars, con la ventaja de que son documentos
amparados legalmente.
Almacn o Inventarios: Lo constituyen los bienes de una empresa destinados a la venta
o a la produccin para su posterior venta, tales como materia prima, produccin en
proceso, artculos terminados y otros materiales que se utilicen en el empaque como el
envase de mercancas o las refacciones para mantenimiento que se consuman en el ciclo
normal de operaciones.
Activo fijo: Bienes tangibles que la empresa adquiere con el propsito de usarlos en
forma ms o menos permanente.
Inmuebles, Maquinaria y Equipo.- Tiene por objeto a) el uso de los mismos en beneficio
de la empresa, b) la produccin de artculos para su venta, c) la prestacin de servicios
a la empresa, a su clientela o al pblico en general; la adquisicin de estos bienes denota
el propsito de utilizarlos y no de venderlos en el curso normal de las operaciones de la
entidad.
Terrenos: Importe de los costos de adquisicin de los terrenos propiedad de la empresa,
deben valuarse al costo erogado, considerando el precio de adquisicin, los gastos
notariales, urbanizacin, etc.
Edificios.- Valor de la construccin propiedad de la empresa, deben valuarse al costo
de adquisicin o de construccin, considerando las instalaciones y el equipo de carcter
permanente.
Maquinaria y Equipo: Costo de adquisicin de mobiliario, enseres, equipo de
transporte. Maquinaria, etctera.
Activo diferido: Representan una erogacin efectuada por servicios que se van a recibir
o por bienes que se van a consumir como: primas de seguros, renta de locales, algunos
impuestos como el IVA Acreditable, gastos de instalacin, adquisicin de derechos o
patentes, materiales accesorios para el uso exclusivo del negocio como papelera tiles
de escritorio, material de propaganda.
Bienes y servicios pagados anticipadamente: que originan un derecho y que con el
tiempo se convierten en gastos.
Gastos de instalacin: Importes pagados por la empresa con objeto de acondicionar el
local con canceles, alfombras, pisos, lmparas, etc. En algunos casos aceites,
combustibles y lubricantes.

-Las cuentas de pasivos es igual a las deudas y obligaciones a cargo de la empresa:

Pasivo a corto plazo: Deudas por pagar a corto plazo menos de un ao.
Documentos por pagar a corto plazo: Comprende obligaciones provenientes de las
operaciones o transacciones, tales como la adquisicin de mercancas y/o servicios, por
la obtencin de prstamos para el financiamiento de los bienes que constituyen el activo,
se representan por letras de cambio y pagars.
Proveedores: Importe de las deudas por compras a crdito, de artculos del giro de la
empresa.
Acreedores diversos: Importes que se deben pagar por adquirir a crdito algn bien o
servicio.
IVA por pagar: Es el impuesto al valor agregado que se cobra al vender bienes o
servicios.. El saldo de esta cuenta, siempre acreedor, representa pasivo circulante.
Pasivo a largo plazo: Deudas por pagar a mas de un ao.
Documentos y Cuentas por pagar a largo plazo.- Representan obligaciones presentes
provenientes de las operaciones de transacciones pasadas tales como la adquisicin de
mercancas o servicios.
-El capital es igual a las aportaciones de los socios o accionistas, ms la utilidad del o los
ejercicios anteriores, ms las reservas de capital, menos las prdidas del o los ejercicios
anteriores:
Capital contable: se le designa con diferentes trminos: patrimonio de los accionistas;
capital social y utilidades retenidas, o capital social y dficit. El capital contable est
integrado por:
Capital Social: Son los importes correspondientes a las aportaciones de los accionistas.
Otras aportaciones de los socios y accionistas.
Utilidades retenidas: Importe de la utilidad obtenida.
Prdidas acumuladas: Prdida del ejercicio sufrida al final del o los ejercicios
anteriores.
(Se amortiza poco a poco).

3.2 Clasificacin de las cuenta de ingresos, costos y gastos.

Cuentas de ingresos:
Cuentas que recogen los ingresos que se producen como consecuencia de la actividad
empresarial y que originan un aumento del neto patrimonial, anotndose en el haber.
Al final del ejercicio econmico estas cuentas se regularizarn y englobarn en cuentas
de resultados, las cuales, a su vez, se recogen en la cuenta nica de prdidas y ganancias.
Cuenta de costos:
Es la cuenta del proceso de la contabilidad que tiene como objetivo registrar la captura
de los costos de una empresa de produccin mediante la evaluacin de los costos de los
insumos de cada etapa de la produccin, as como los costos fijos tales como la
depreciacin de bienes de capital. La cuenta de costos debe registrar estos costos por
separado, para luego ser comparados y medidos sus resultados de entradas y salidas
para ayudar a la gestin de la empresa.
Cuenta de capital
En macroeconoma y en las finanzas internacionales, la cuenta de capital es uno de los
tres componentes principales de la balanza de pagos; los otros son la cuenta corriente y
la balanza financiera. Considerando que la cuenta corriente refleja el ingreso neto de
una nacin, la cuenta de capital y la cuenta financiera (balanza financiera) en su
conjunto reflejan un cambio neto en la propiedad nacional de los activos.1
El trmino "cuenta de capital" se utiliza con un significado ms limitado por el FMI, la
Unin Europea, Mxico o Argentina y otros muchos pases y entidades. El FMI divide
lo que el resto del mundo llama "cuenta de capital" en dos divisiones de primer nivel:
cuenta financiera y cuenta de capital, y por mucho la mayor parte de las operaciones
son registradas en la cuenta financiera.

3.3. Plan general de cuentas, definiciones, clasificacin numrica, alfabtica y

alfanumrica.
El plan de cuentas es un listado que presenta las cuentas necesarias para registrar los
hechos contables. Se trata de una ordenacin sistemtica de todas las cuentas que
forman parte de un sistema contable.
El sistema numrico en base 36 se llama sistema alfanumrico y utiliza para su
representacin los smbolos 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M,
N, O, P, Q, R, S, T, U, V, W, X, Y, Z (las letras pueden ser maysculas o minsculas).
Recibe este nombre dado que los smbolos que utiliza para su representacin
concuerdan con la definicin computacional tradicional de carcter alfanumrico; hay

que tener presente que los caracteres alfabticos utilizados corresponden al alfabeto
latino
de
la
lengua
inglesa.

TEMA IV: TRANSACCIONES DE CAMBIOS EN CUENTAS DE

ACTIVOS Y PASIVOS.
4.1. Cambio de un activo por otro activo.
Aumento de un activo, disminucin de otro activo
Una transaccin de este tipo se produce cuando hay una permuta de activos, es decir,
un cambio de un activo por otro activo de igual valor que el anterior. Ocurre cuando
hay cobros a clientes, compras al contado y depsito de dinero en una cuenta corriente
bancaria.
Cobros a clientes
Al cobrar a un cliente una determinada cantidad de dinero, aumenta la cuenta "Caja"
u ocasionalmente "Banco", pero la cuenta "Cuentas por cobrar" se ver disminuida o
eliminada totalmente ya que los cobros fueron realizados.
Compras al contado
Es cuando la empresa paga al contado sea en efectivo o en cheque, la compra de otro
activo del mismo valor que la cantidad pagada. En este caso, puede disminuir la cuenta
"Caja" o "Banco", depende como fue comprado el activo que aumenta por el precio
pagado. Este activo puede ser una activo fijo despreciable o no despreciable.
Depsito bancario
Simplemente es el traslado de un monto en efectivo a una cuenta corriente bancaria. En
una transaccin donde haya un depsito bancario, disminuye la cantidad de dinero de
la cuenta "Caja", pero aumenta la cantidad de dinero en la cuenta corriente

4.2. Cambio de un pasivo por otro pasivo.

Disminucin de un pasivo, aumento de otro pasivo
Liquidamos el saldo a uno de nuestros proveedores, firmndole un pagar a 90 das.
P Proveedores
+ P Documentos por pagar

Pagamos el saldo a uno de nuestros acreedores, firmndole un pagar a 180 das.

- P Acreedores diversos
+ P Documentos por pagar
Renovamos documento a nuestro cargo y a favor de uno de nuestros proveedores,
firmando otro documento con vencimiento a 90 das.
- P Documentos por pagar
+ P Documentos por pagar

4.3. Aumento de un activo y de un pasivo.

Este tipo de "transaccin" es muy frecuente, ya que se origina con todas las compras a
crdito realizadas y prstamos obtenidos. O no despreciable (terreno); pero aumenta
un pasivo que sera "Cuentas por pagar", cuenta que indica la obligacin que tiene la
empresa.
Caso de las compras a crdito: Se adquiere una compra de un activo fijo despreciable
(mobiliario, vehculo, equipos, edificios entre otras cosas).
Caso del prstamo: Un prstamo es una cantidad de dinero que pide la empresa a algn
prestamista o tambin como un crdito cedido por un banco, aumentando la cuenta
"Caja" o tambin la cuenta "Banco" y que debe ser pagado por la empresa en un plazo
determinado, esta cuenta sera "Prstamos por pagar".(esta cuenta normalmente es
pagada con garanta).

4.4. Disminucin de un activo y de un pasivo.

Disminucin de un pasivo; disminucin de un activo
Este tipo de transaccin ocurre cuando es pagado una obligacin o un compromiso,
tales como deudas con un proveedor o el pago de un prstamo.

TEMA V: ESTADOS FINANCIEROS

5.1. Origen y Evolucin de los estados financieros.
El origen a los Estados Financieros est en la Contabilidad, y esta se define como el
arte de registrar, clasificar, resumir e interpretar los datos
Los Estados Financieros se preparan para presentar un informe peridico acerca de
la situacin del negocio, los progresos de la administracin y los resultados obtenidos
durante el periodo que se estudia, constituyendo una combinacin de hechos
registrados, convenciones contables y juicios personales.

Los hechos registrados se refieren a los datos sacados de los registros contables,
tales como la cantidad de efectivo o el valor de las obligaciones.
Las relaciones contables se relacionan con ciertos procedimientos supuestos,
tales como la forma de valorizar los activos, la capitalizacin de los gastos
financieros, etc.
El juicio personal hace referencia a las decisiones que puede tomar el contador
en cuanto a utilizar tal o cual mtodo de depreciacin o valoracin de
inventarios, amortizacin de diferidos en un trmino ms corto o ms largo
.etc.

5.2. Clasificacin de los estados financieros.

Los estados financieros bsicos son:

Balance General: En este estado deben relacionarse los activos pasivos y el

patrimonio, con el propsito que al ser reconocidos se pueda determinar
razonablemente la situacin financiera del ente econmico a una fecha dada.
Estado de Resultados: La sumatoria de los ingresos, costos, gastos y la correccin
monetaria, debidamente asociados nos debe arrojar los resultados del ejercicio.
Estado de Cambios en el Patrimonio: muestra en forma detallada los aportes de
los socios y la distribucin de las utilidades obtenidas en un periodo, adems de
la aplicacin de las ganancias retenidas en periodos anteriores
Estado de Cambios en la situacin financiera: Este Estado se utiliza para
pronosticar posibles situaciones de riesgo que tenga la empresa, pero su objetivo
principal est centrado en la utilidad que tiene para evaluar la procedencia y
utilizacin de fondos en el largo plazo, este conocimiento permite que el
administrador financiero plane mejor los requerimientos de fondos futuros a
mediano y largo plazo.
Estado de Flujos de Efectivo: ayuda en la planeacin y en la generacin de
presupuestos, sin dejar a un lado la medicin que se puede hacer para cumplir
los compromisos adquiridos.

Estados financieros de propsito especial: Son Estados de Propsito Especial aquellos que se
preparan para satisfacer necesidades especficas de ciertos usuarios de la informacin contable.
Se caracterizan por tener una circulacin o uso limitado y por suministrar un mayor detalle de
algunas partidas u operaciones.

Son Estados de Propsito Especial:

El Balance Inicial: Al comenzar sus actividades, todo ente econmico debe

elaborar un Balance General que permita conocer de manera clara y completa
la situacin inicial de su patrimonio.
Los Estados Financieros de Perodos Intermedios: Son aquellos Estados
Financieros Bsicos que se preparan durante el transcurso de un perodo para
satisfacer necesidades de los administradores, de las autoridades que ejercen
inspeccin vigilancia o control.
Los Estados de Costos: Son aquellos que se preparan para conocer en detalle las
erogaciones y cargos realizados para producir los bienes o prestar servicios de
los cuales un ente econmico ha derivado sus ingresos.
El Estado de Inventario: Es aquel que debe elaborarse mediante la
comprobacin en detalle de las existencias de cada una de las partidas que
existen en el Balance General.
Los Estados Extraordinarios: Son los que se preparan durante el transcurso de
un perodo como base para realizar ciertas actividades. La fecha de los mismos
no puede ser anterior a un mes a la actividad o a la situacin por lo cul fue
preparado.
Los Estados de Liquidacin: Son aquellos que debe presentar un ente econmico
que ha cesado sus operaciones, para informar el grado de avance del proceso de
realizacin de sus activos y cancelacin de sus pasivos.
Los Estados Financieros que se presentan a las autoridades con sujecin a las
reglas de clasificacin y con el detalle determinado por ellas.
Los Estados Financieros preparados sobre una base comprensiva de
contabilidad distinta de los principios de contabilidad generalmente aceptados.

5.3. Registro de transacciones de ingresos y gastos.

En la definicin de contabilidad, se conceptualiza como el arte de "registrar, resumir y
clasificar" las operaciones de un negocio en trminos monetarios. De qu recursos se
vale la contabilidad para registrar? La contabilidad registra las transacciones en libros
que se llaman Diarios (General y Especializados), las resume por cuentas, que
conforman el libro Mayor (General y Auxiliares), y presenta sus resultados en forma
de Estados Financieros e informes.
Cuando hablamos de registros de las transacciones nos referimos a el pase de las
diferentes transacciones a los modelos de los registros contables.

5.4 Cuentas que se cierran y asientos de cierre.

Es un asiento por el que se cierra la contabilidad en un momento determinado.
Consideraremos que el cierre de la contabilidad es la operacin a travs de la cual, se
detiene, momentneamente o no, el registro de operaciones, para ofrecer una visin del
patrimonio, de la situacin financiera de la empresa, y de sus resultados, en un momento
concreto del tiempo.
Sirve para separar un ejercicio econmico de otro.
El momento concreto en el que se proceder al cierre de la contabilidad, ser al final
del ejercicio.
Tambin se cerrar la contabilidad en el momento en que cese la actividad de la
empresa.
El asiento de cierre se realizar saldando todas las cuentas abiertas, de modo, que se
cargarn las cuentas que tengan un saldo deudor, mientras que se abonarn las que
tengan saldo acreedor.

5.5. Balance de comprobacin despus del cierre.

El balance de comprobacin despus del cierre (balance post-cierre)
Es sumamente fcil el cometer errores al ajustar y cerrar las cuentas. Por lo tanto,
despus de que se hayan pasado al libro mayor todos los asientos de ajuste y de cierre,
se deber elaborar un nuevo balance de comprobacin, para volver a verificar la
igualdad de las sumas de las cuentas deudoras y acreedoras. A este nuevo balance de
comprobacin, que se elabora despus de contabilizar los asientos de cierre, se le
denomina balance de comprobacin despus del cierre y, la del despacho jurdico de
Edgar Fernndez, se presenta en la ilustracin I-11.3.
Comparando la ilustracin I-11.3 con las cuentas con saldo de la Ilustracin I-11.2 . Se
puede observar que slo las cuentas de activo, pasivo y capital contable tienen saldos en
la Ilustracin I-11.2, siendo tambin las nicas que aparecen en el balance de
comprobacin despus del cierre de la ilustracin I-11.3. Las cuentas de ingresos y
gastos se han cancelado y tienen saldos de cero en este momento.

5.6. El Ciclo contable.

El ciclo contable, por lo tanto, es el conjunto de pasos o fases de la contabilidad que se
repiten en cada perodo contable, durante la vida de un negocio. Se inicia con el registro

de las transacciones, contina con la labor de pase de las cantidades registradas del
diario al libro mayor, la elaboracin del balance de comprobacin, la hoja de trabajo,
los estados financieros, la contabilizacin en el libro diario de los asientos de ajuste, su
traspaso a las cuentas del libro mayor y, finalmente el balance de comprobacin
posterior al cierre.
Es importante destacar que el ciclo contable se refiere al proceso de registros que va
desde el registro inicial de las transacciones hasta los estados financieros finales.
Adems de registrar las transacciones explcitas conforme van ocurriendo, el ciclo
contable incluye los ajustes para las transacciones implcitas. Es importante reconocer
cmo los ajustes para las transacciones implcitas en el perodo anterior pueden afectar
la contabilidad adecuadamente en el perodo actual para las transacciones explcitas
relativas. Por ejemplo, si se han acumulado salarios al final del perodo anterior, la
primera nmina del periodo actual eliminar esa cuenta por pagar.
El pasar a un nuevo perodo contable se facilita cerrando los libros, que es un
procedimiento de oficina que transfiere los saldos de ingresos y gastos a la utilidad
acumulada, y prepara los libros para el comienzo de un nuevo ciclo contable.
Sin embargo, no solamente cerrar los libros y preparar los estados financieros completa
el ciclo contable, los auditores con frecuencia revisan los estados antes que estos se
revelen al pblico. Una auditora le agrega credibilidad a los estados financieros.
Como veremos ms adelante, por lo general, se cometen errores al registrar los datos
en libros. Tales errores se deben corregir cuando se descubren, ajustando los saldos de
las cuentas, de manera que sean iguales a las cantidades que hubieran existido si se
hubiera hecho el registro correcto.
Las cuentas T ayudan a organizar el pensamiento y a descubrir las cantidades
desconocidas. La idea clave es la de llenar las cuentas relativas con todos los cargos,
abonos y saldos conocidos, y luego resolver para encontrar las cantidades desconocidas.

TEMA 6: ASIENTOS DE AJUSTE

Los ajustes contables son una transaccin u operacin contable, conocidos tambin
como transacciones internas, y las utilizamos bsicamente para realizar cuatro tipos
de operaciones:

Ajustes para contabilizacin de gastos pagados por anticipado

Ajustes para contabilizacin de provisiones

Ajustes para contabilizacin de ingresos financieros (Intereses devengados sobre

cuentas en bancos)
Ajustes para correccin de errores

6.1. Necesidades de los ajustes antes de preparar los estados financieros.

Los asientos de ajuste representan las entradas de diario que convierten registros de
una empresa de contabilidad a base de lo devengado. Una entrada de diario de ajuste
se suele hacer justo antes de la emisin de los estados financieros de una empresa.
6.2. Ajustes de ingresos acumulados.
Todos los ajustes de ingresos acumulados pendientes de cobro y de ingresos que al
momento del pago se registraron como pasivos, ya que no haban sido devengados,
requieren un cargo a una cuenta de activo o pasivo y un abono a una cuenta de ingresos,
esto se debe hacer en el ultimo da del periodo contable.

Existen dos tipos de ajustes de ingresos:

Ingresos acumulados pero no registrados ni cobrados.

Anticipos de clientes que se registran como pasivo y que cuando se devenguen se
convertirn en ingresos.

Los ingresos pueden ser devengados (ganados) antes de que se reciba efectivo del
cliente, o de que se contabilice la operacin en los registros contables. Estos ingresos
que se han devengado pero que an no se han recibido o registrado se llaman ingresos
devengados.
Cuando un cliente paga por adelantado servicios prestados, se carga a la cuanta de
efectivo y por lo general, se acredita una cuenta de pasivo llamada anticipos de clientes,
debido a que no se ha realizado el servicio y el ingreso an no se ha ganado.
Normalmente, todos los anticipos cobrados a clientes se registran en una cuenta de
pasivo al momento en que se recibe el pago.
Cuando se usa una cuenta de resultados para registrar el asiento inicial, ser necesario
el ajuste a una cuenta de ingresos para cancelar cualquier ingreso no devengado y
traspasar el importe a una cuenta de pasivo

6.3. Ajustes de gastos acumulados

Todos los asientos de ajuste relacionados con gastos acumulados pendientes de pago y
gastos que al pagarse fueron registrados como activo, requieren un cargo a una cuenta
de gasto y un abono a una cuenta de activo o pasivo.
A continuacin se muestran tres tipos de ajustes de gasto:

Gastos devengados: muchos negocios incurren en ciertos gastos del periodo antes de
efectuar el pago correspondiente, estos gastos que se van acumulando se llaman gastos
devengados o incurridos.
Gastos pagados por anticipado: son gastos que se registraron como un activo o como
un gasto cuando se pagaron. Un gasto pagado por anticipado es un activo y se produce
cuando se pagan gastos que abarcan uno o ms periodos contables futuros. Cuando el
pago se hace antes de que se haya incurrido en el gasto o antes de que se haya vencido
por lo general se hace el cargo a la cuenta de un activo, debido a que representa un costo
no vencido y que se emplear en periodos futuros, para producir ingresos. Sin embargo
se puede utilizar una cuenta del estado de resultados para registrar el gasto cuando se
paga. Cuando se usa una cuenta del estado de resultados para anotar el asiento inicial,
es necesario ajustar una cuenta de gastos para bonificar cualquier parte no utilizada o
vencida, y pasar el importe a una cuenta del balance general.
Distribucin del costo de un activo fijo a lo largo de su vida til, mediante el proceso de
depreciacin. Al proceso de cancelar o disminuir el costo de un activo fijo, con la
excepcin de terrenos, a lo largo de su vida til estimada se le conoce como depreciar el
activo o simplemente como depreciacin. Cuando se distribuye el costo del activo fijo a
lo largo de su vida til estimada, se carga a la cuenta de depreciacin y se acredita a la
cuenta de depreciacin acumulada.

TEMA 7: TRANSACCIONES COMERCIALES

Las transacciones comerciales son aquellas que buscan suministrarnos la informacin
necesaria para llevar un control ms ordenado de las operaciones realizadas en una
empresa o negocio.
La forma comn de expresar estas transacciones es a travs de las denominadas cuentas
T, las cuales se hacen de forma separada y luego son llevadas al Diario General.
Primeramente recordemos qu es importante a la hora de realizar una transaccin
comercial, como ya se analiz en el tema del Movimiento de las Cuentas:
1.
Determinar una cuenta afectada (nombre). Recuerda que siempre se afectarn
por lo menos dos cuentas: una por el dbito y otra por el crdito, las cuales al sumarse
deben tener la misma cantidad.

2.

Clasificar la cuenta segn su grupo (activo, pasivo, capital, ingreso, costo y gasto)

7.1. Cuentas de mercancas

La cuenta de mercancas, es una cuenta de activos (bienes y derechos a cobrar dentro
del activo se clasifica en "BIEN DE CAMBIO". Las mercancas son bienes de cambio
porque al cambiarlas o venderlas producen un beneficio para ambas partes. La cuenta
mercanca aumenta cuando es comprada (aumenta Por el Haber) y cuando es vendida
disminuye por l (Debe).

7.2. Cuentas de compras, Compras a crdito, pago parcial o total de la compra a crdito.
Cuentas de compra
Una empresa comercial compra artculos con el propsito de revenderlos. El costo de
la mercanca comprada se lleva a una cuenta llama Compras. Al momento de efectuarse
las ventas, las compras se convertirn en un gasto aun cuando se le denominar y
clasificar como la cuenta de costo de mercanca vendida.
La cuenta de compras slo se usa para registrar las compras de artculos que se destinan
a ser revendidos. Cuando se compren en activos que se utilizarn en la operacin del
negocio, el cargo debe hacerse a una cuenta de activo.

Compras

XXXX

Efectivo o Cuentas por pagar

XXXX

Compras a crdito
Comprar a crdito es adquirir un determinado nmero de valores, entregando
inicialmente -en concepto de garanta- un porcentaje del importe de la compra, y el
resto hasta dicho importe antes de que transcurra un determinado perodo de tiempo.
Invertir de esta forma permite al inversor aumentar su exposicin en Bolsa con el
mismo dinero, apalancarse. El inversor espera que el valor comprado a crdito vaya a
subir durante el plazo de la contratacin del crdito, de tal manera que lo podr vender
a un precio superior. Con el importe de la venta devolver el prstamo y los intereses y
obtendr beneficios.

Pago parcial o total de la compra a crdito

El cliente puede efectuar pagos anticipados de las cuotas o saldos en forma total
o parcial, con la consiguiente liquidacin de intereses al da de pago.
El cliente se deber acercar a ventanilla e indicar el monto que desea amortizar.

Con el Boucher de pago, deber acercarse a plataforma de servicios presentando

su documento de identidad, para solicitar la reduccin de su cuota o la del plazo
del crdito, de no realizarlo este pago se considerar como adelanto de cuota sin
la reduccin de intereses a la fecha.
El cliente podr solicitar que se emita un nuevo cronograma, el cual no tendr
ningn costo para el cliente.

7.3. Devolucin de compras a crdito

Cuando nuestra empresa realiza una compra y surge cualquier problema con la
mercanca, ya sea porque no cumple con los requisitos de calidad pactados, porque llega
en mal estado, etc. proceder a hacer una devolucin, que podr ser de la totalidad de
la mercanca o de parte de ella. Sera lgico pensar que la forma de contabilizar esta
operacin sera disminuir la cuenta de compras por el valor de la mercanca devuelta
pero no es as, ya que existe una cuenta en el plan general contable especfica para las
devoluciones.

7.4. Descuentos comerciales, Descuento por pronto de pago

El descuento comercial es una operacin financiera o mercantiles, esta es realizada por
entidades de crdito, de efectos comerciales, con relacin entre cliente y el proveedor
esto es, cualquier documento que justifique un crdito a favor de la empresa, o entidad
se convierte en tenedor del ttulo, como consecuencia de las actividades habituales,
pueden ser letras, pagars, u otro tipo de efectos creados para movilizar el precio de las
operaciones de compraventa o prestacin de servicios.
La empresa beneficiaria, recibe los cobros anticipados tambin, es la que se encarga de
las operacin financiera a travs de la cual se beneficia recibiendo el importe de un
ttulo (generalmente una letra de cambio) sobre un crdito no vencido (normalmente
una venta a un cliente), tras deducir los intereses (y comisiones) pactadas con la entidad
financiera, y que estn en funcin del tiempo que media entre la fecha del anticipo y el
vencimiento del crdito.

Llegado el vencimiento se proceder a cargar al librado el importe de la deuda, si el

acreedor decide negociar y descontar el efecto comercial, tendr que endosar ese
documento de crdito, a favor de la entidad cedindole el derecho de cobro, frente al
tercero deudor. As, el librador o cualquier otro tenedor legtimo que lleve a cabo esta
operacin, cobra anticipadamente en la fecha del descuento, el efectivo procedente de
restar al nominal los intereses y gastos, y la entidad financiera recibir el nominal del
efecto comercial en la fecha de vencimiento.

Las 3 modalidades ms habituales de descuento comercial son:

Esta el descuento comercial anticipo: este se basa en, efecto comercial, que por su
carcter circunstancial no es necesario instrumentalizarlo, se encarga de las
certificaciones, facturas, etc. Mediante pliza de descuento, aunque el banco exige que
cumpla determinadas restricciones, en general, que estn domiciliados y aceptados.
El forfait o librador: esta persona que emite el efecto comercial es nicamente para un
solo tipo de inters tambin, tiene derecho de cobro de la deuda, para una sola comisin
fija e independiente. Suele corresponder con la persona que lo descuenta del plazo de
vencimiento que tenga efecto.
Ordinario: se trata de un impuesto autonmico, es como los intereses se calculan en
base a la progresin del plazo desde el descuento hasta el vencimiento. Que dota al
recibo de capacidad ejecutiva el riesgo aumenta conforme aumenta el plazo, se desliga
la relacin comercial entre el vendedor, por lo que efectos con mayor plazo implican
aumento progresivo de los tipos de inters y de las comisiones. Tambin se aplica otra
comisin creciente amparada en el riesgo implcito que conlleva el efecto, esto es, si est
domiciliado y aceptado, simplemente domiciliado, o sin domiciliar ni aceptar.

7.5. Compra al contado

Las compras de contado son bsicamente compras que no son "a plazo", y por lo tanto
deben ser canceladas en el momento. No existe una cuenta corriente asociada.
La registracin de una compra de contado se realiza desde el mdulo de tesorera y no
desde el mdulo de compras, esto es as porque los movimientos de fondos se deben
realizar nicamente desde el mdulo de tesorera por usuarios con permisos suficientes.
A cada pago contado se le asigna un nmero de comprobante de pago, la misma
numeracin para los pagos comunes, depsitos y extracciones bancarias.

7.6. Descuento de compra al contado

Es un descuento que nos aplica el proveedor o aplicamos al cliente cuando, como su
propio nombre indica, efectuamos el pago o nos efectan el pago del importe de la
factura que se deriva de una compra o venta en un corto perodo de tiempo.

Al no tratarse ya de un descuento financiero segn el NPGC (Nuevo Plan General

Contable), cuando va dentro de la factura, se descuenta directamente sobre el importe
bruto de la compra o venta, actuando como un descuento comercial.

7.7. Descuento de ventas, Ventas a crdito, Cobro parcial y total de las ventas a crdito.
Un descuento de ventas es un bono promocional que se ofrece a un cliente que paga una
factura inicial. Una factura le proporcionar informacin sobre la posibilidad cdigos
descuentos y su monto para que los clientes puedan decidir si toman ventaja de la
promocin.
El descuento por pronto pago es un descuento financiero que aplicaremos al cliente
cuando, como su propio nombre indica, nos efecte el pago del importe de la factura
que se deriva de una venta en un corto periodo de tiempo.

7.8. Devolucin de ventas

Cuando nuestra empresa realiza una venta y surge cualquier problema con la
mercanca, ya sea porque no cumple con los requisitos de calidad pactados, porque llega
en mal estado, etc. es bastante probable que el cliente proceda a hacer una devolucin,
que podr ser de la totalidad de la mercanca o de parte de ella. Sera lgico pensar que
la forma de contabilizar esta operacin sera disminuir la cuenta de ventas por el valor
de la mercanca devuelta pero no es as, ya que existe una cuenta en el plan general
contable especfica para las devoluciones.

7.9. Relacin de cuentas por cobrar y por pagar

Las cuentas por pagar (CP) representan la suma que se adeuda en una fecha especfica
por la compra de productos o servicios. Las cuentas por pagar se registran al momento
en que se aprueba una factura para pago y se registran en el Libro Mayor General (o
en el libro auxiliar de las CP) como un pasivo, pendiente de pago o abierta debido a que
no ha sido liquidada. Las cuentas por pagar generalmente se clasifican como Cuentas
por Pagar Comerciales (esto es, pagaderas por la compra de bienes fsicos que se
registran como Inventario), y Cuentas por Pagar de Gastos diversos (esto es, pagaderas
por la compra de bienes y servicios que se facturan). Algunos ejemplos comunes de
Cuentas por Pagar de Gastos son publicidad, viajes, entretenimiento, suministros de
oficina, y servicios. Las CP son una forma de crdito que los proveedores ofrecen a sus
clientes al permitirles pagar por un producto o servicio despus de que ste haya sido
recibido.
Las cuentas por cobrar representan derechos de cobro que se espera recibir en efectivo.
Las cuentas por cobrar representan sumas que adeudan las entidades a una empresa

por la venta de productos y servicios. En la mayora de las entidades comerciales, las

cuentas por cobrar normalmente se generan al emitir una factura y enviarla al cliente
por correo o de manera electrnica, y el cliente, a su vez, debe liquidarla dentro de un
periodo de tiempo establecido que se denomina trminos de crdito o trminos de pago.

7.10. Determinacin del costo de la mercanca vendida

El objetivo que tiene la contabilidad de costos, es el de proveer informacin sobre costos
en los que se est incurriendo un negocio en general, un determinado producto, una
determinada rea, etctera, con el fin de lograr un mejor anlisis de la situacin
financiera de un negocio. Dicho esto, nos da pie para comenzar directamente con el
tema, diremos que el costo de la mercadera vendida, es el costo en que se incurre para
comercializar un bien, o para prestar un servicio, es el valor en que se ha incurrido para
producir un bien que se vende.
A diferencia de la contabilidad general, la contabilidad de los costos de la mercadera
vendida, es solamente para el uso interno y no de carcter obligatorio, por lo que no
existe un mtodo o sistema de costos estndar para todas las empresas, sino que cada
empresa puede adaptar el sistema o mtodo ms conveniente de acuerdo a sus
necesidades y objetivos.
Costo de la mercanca vendida es decir que cuando se efecta una venta, todo no es
utilidad para el vendedor, puesto que para vender ese valor, debi haberse comprado
un bien, para lo cual indudablemente hubo una necesidad de incurrir en un costo que
se conoce como el costo de la mercadera vendida.
Es decir que para determinar el costo de la venta es algo muy sencillo, porque todo lo
que se debe hacer es restar al valor de la venta, el valor que se invirti en el producto
vendido. Cuando se venden grandes cantidades y se manejan multitud de productos, el
proceso de determinacin del costo de venta es mucho ms complejo.
El costo de la mercadera vendida, est compuesto por el costo del producto ms el
porcentaje de utilidad deseado por el vendedor. Y de aqu se puede observar la
importancia que tiene el costo de ventas, pues de l depende en buena parte el
porcentaje de utilidad, porque que no siempre se puede tener control absoluto sobre el
precio de venta.

7.11. Presentacin de partidas en estados

Los estados financieros son una presentacin financiera estructurada de la posicin y
las transacciones realizadas por una empresa.
El objetivo de los estados financieros de propsito general, el proveer informacin sobre
la posicin financiera, resultados de operaciones y flujos de efectivo de una empresa

que ser de utilidad para un amplio rango de usuarios en la toma de sus decisiones
econmicas.
Los estados financieros proveen informacin relacionados a la empresa sobre:

Activos - Patrimonio
Pasivos - Ingreso, gastos, incluyendo ganancias, prdidas, y flujo de efectivos

Esta informacin ayuda a los usuarios a pronunciarse la oportunidad y certeza de la

generacin de efectivo y equivalencia de efectivo.
La junta de directores y/o otros cuerpos directivos de una empresa son responsables de
la preparacin y presentacin de sus estados financieros.

Los componentes de los estados son:

Balance general.
Estado de resultados.
Estados que presente todos los cambios en el patrimonio.
Estado de flujos de efectivos.
Polticas contables y notas explicativas.

Las empresas debieran presentar a ms de estados financieros, una revisin financiera

realizada por la gerencia que describa y explique las principales caractersticas del
resultado financiero y posicin financiera de la empresa y las principales
incertidumbres que est enfrente.

7.12. Diferencia entre costos y gastos

El costo es el gasto en que se incurre para fabricar un producto. El gasto es el gasto en
que se incurre para distribuirlo y para administrar los procesos relacionados con la
gestin, comercializacin y venta de los productos, para operar la empresa o negocio.

TEMA 8: DIARIOS ESPECIALES Y MAYORES AUXILIARES

8.1. Diario de bancos, ingresos y desembolso
Un libro diario de Bancos se utiliza para agrupar todas las transacciones que tienen
lugar dentro de una cuenta bancaria. Mientras que es posible administrar varias
cuentas bancarias dentro de una empresa, solo una cuenta bancaria est enlazada con
cada libro diario de Bancos. Cada libro diario de Bancos tambin tiene una cuenta de
contrapartida predeterminada que registra los ajustes financieros al saldo del banco
para cada transaccin automticamente.

Se crea un asiento en el libro diario de Bancos cada vez que registra una transaccin
financiera. Puede registrar una transaccin mediante la importacin de su extracto
bancario en Exact Online, introduciendo manualmente la informacin del extracto,
registrando un cheque emitido o recibido o introduciendo un gasto o ingreso.
Cada libro diario de Bancos tambin est enlazado a una cuenta de mayor sin asignar.
La cuenta se utiliza generalmente con reglas de conciliacin. Cuando no hay ninguna
cuenta de mayor enlazada con una regla en particular usada para conciliar una lnea
de extracto, Exact Online registra el pago en una cuenta de mayor sin asignar.

8.2. Diario de compras

Este libro sirve para anotar las facturas referentes a las compras a plazo de las
mercaderas en general, que forman el objeto del comercio de la casa.
Las compras al contado van anotadas en el libro de Caja. Las compras a plazo de otra
naturaleza, como los muebles, tiles de escritorio, impresos, etc., conviene anotarlas en
el libro de Operaciones varias, o bien llevar un libro auxiliar de Proveedores varios,
cuando se trata de cuentas muy numerosas.
Comnmente el libro de Compras se compila con los datos sacados directamente de las
cuentas originales de los vendedores. Las condiciones de pagos, descuentos, etc., suelen
omitirse, resultando as siempre ms prctico consultar las cuentas originales, en caso
de necesidad. Tambin se omiten los domicilios de los vendedores, cuando se quiere
evitar posibles indiscreciones por parte del personal subalterno.
En las casas importantes este libro est rubricado.
El cierre mensual de los libros auxiliares no es indispensable para el mecanismo de la
contabilidad, pero responde a una exigencia administrativa, siendo siempre muy
interesante poder ver inmediatamente el monto de cada clase de operaciones efectuadas
en el mes; este dato no puede ser proporcionado, con igual facilidad, por ningn otro
libro.

8.3. Diario de ventas

El diario de ventas solamente se utiliza para registrar las ventas de mercancas a
crdito. Una caracterstica distintiva del diario ventas es que los dbitos y crditos de
cuentas a cobrar comparten la misma columna. Tambin suele existir una columna
para registrar el impuesto sobre las ventas pendiente de pago. Cualquier devolucin o
descuento por ventas a crdito requieren un asiento en el mayor general. Si se concede
un reintegro en efectivo, la transaccin debe registrarse en el diario de pagos en efectivo.

8.4. Diario general

El diario general es uno de los registros de entrada original. Es la puerta de entrada al
sistema contable y sirve para registrar las transacciones desdobladas en partida doble,
es decir separando las cuentas y valores del dbito y las cuentas y valores del crdito; el
total del dbito necesariamente ser igual al total del crdito, para mantener el principio
de la partida doble. De esta manera, nos aseguramos que en todos los resultados
contables existir la igualdad entr el dbito y el crdito.
Partes del Diario General
Encabezamiento, compuesto del nombre del documento "Diario General", y en la
misma altura, hacia la derecha, el nmero de la pgina.
La fecha: compuesta de dos columnas, sirve para registrar el ao, mes y el da.
Descripcin: Se registran los nombres de las cuentas y el resumen de la transaccin.
Referencia: Sirve para registrar el nmero o cdigo de la cuenta del mayor general.
Dbito: Registra el valor de la parte del dbito de cada una de las transacciones.
Crdito: Registra el valor de la parte del crdito de cada una de las transacciones.
El mayor general: aquel que recoge las informaciones que previamente se anotan en el
diario. Es conocido como libro de segundas entradas. Es el libro oficial, ya que sirve de
fuente de informacin para conformar los estados financieros.

8.5. Mayor general

El libro mayor es un registro en el que cada pgina se destina para cada una de las
cuentas contables de una empresa. Cada pgina va dividida y consta de 5 columnas: la
primera columna es para la fecha, la segunda es para el concepto, la tercera es la del
DEBE, la cuarta es la del HABER y la ltima columna es la del saldo. El libro es
utilizado para llevar un estricto manejo de los ingresos y egresos diarios que obtenga la
empresa
El libro mayor es de gran utilidad, ya que podemos conocer el saldo o balance de una
cuenta determinada, lo cual nos permite elaborar los Estados Financieros en los
siguientes pasos del ciclo contable. En el Mayor General se incluyen las cuentas control
de Activo, Pasivo, Capital, Ingresos, Costos y Gastos. Las cuentas de detalle o auxiliares
se registrarn en lo que se conoce como Mayor Auxiliar.

8.6. Mayores auxiliares

Los mayores auxiliares son los registros en donde se realiza en anlisis o detalle de las
cuentas colectivas (cuentas de mayor).
Su finalidad es el anlisis que se realiza de las cuentas colectivas es para conocer en
forma detallada los movimientos que integran una cuenta de mayor.
Los asientos plasmados en el Libro Diario son el origen del registro en los mayores
auxiliares.
Tipos de auxiliares:

Libro u Hoja Tabular: se utiliza generalmente para el anlisis de las cuentas de gastos
de administracin o de venta.
Tarjetas Auxiliares: Son los documentos en los que se asientan los registros en forma
analtica, se utilizan en las cuentas corrientes como: bancos, deudores diversos, clientes,
proveedores, acreedores, etc. a estas cuentas se les denomina como colectivas o
personales.
La fuente de informacin para elaborar los auxiliares la informacin se toma de la
columna de parcial en el libro diario o en asiento de diario.
Cuando manejamos cuentas colectivas o personales asentamos en forma global en las
columnas del Debe y del Haber los movimientos, mismos que son desglosados en la
columna del PARCIAL y se les conoce como subcuentas.

TEMA 9: EL EFECTIVO
9.1. Caja chica, apertura, reposicin, variacin, arqueo y su registro.
Caja chica:
La caja chica de una empresa es el lugar donde se deposita el dinero disponible, que
existe en la misma por aportes de sus dueos o por ingresos derivados de su actividad.
Esos recursos, en general, se depositan o guardan en lugares seguros, y no estn a
disposicin directa de quienes manejan la entidad.
En toda empresa, pblica o privada se asignan recursos dinerarios para afrontar los
gastos diarios no previstos en el presupuesto habitual, con el fin de resolver situaciones
cotidianas urgentes, que no permiten seguir trmites habituales de autorizacin de
gastos; y que por ser de poco monto, deben resolverse de inmediato evitando perjuicios

mayores, y para hacer ms gil ciertas gestiones. En general los fondos disponibles en
Caja Chica son reducidos, y cada institucin determinar su monto mximo
Apertura de caja chica:
Cuando la Caja chica se establece se le da un cargo a la cuenta de caja chica por el
monto establecido el cual va a servir para realizar pagos. Se abona a la cuenta banco,
ya que debe hacerse a travs de un cheque emitido por el dueo o el administrador de
la empresa, el cual debe ser cobrado por el cajero responsable de manejar o administrar
este fondo fijo de Caja Chica.
Reposicin de caja chica:
La reposicin del fondo de Caja Chica se realizar cuando los egresos hayan superado
el 75% del monto asignado. La persona asignada para el manejo del fondo deber
presentar obligatoriamente el cuadro Resumen de Caja Chica, adjuntando todos los
documentos de respaldo. Luego el departamento de Contabilidad revisar la
documentacin, observando que no haya documentos con fecha anterior a la ltima
reposicin, ni posteriores a la solicitud de reposicin del fondo.
En caso de no existir novedad, se realizar la reposicin del fondo, caso contrario se
devolver a la persona responsable para que vuelva a presentar los documentos en
forma correcta.
Variacin de caja chica:
Caja chica solo sufrir una variacin cuando ste sea aumentado o disminuido o se
decida eliminarlo.
Arqueo de caja chica:
A pesar de tener ese nombre, el arqueo de caja no es nada ms y nada menos que hacer
un recuento del dinero que hay en la caja coincide con el que debe haber.
Registro de caja chica:
El responsable del manejo de la Caja Chica, deber requerir los comprobantes de
gastos, que debern justificarse ante los superiores, y registrarse, para hacer una
rendicin mensual de cuentas, gastos que podrn descontarse del total de ingresos,
como cualquier otro gasto, especialmente con fines tributarios. Es posible, adems que
esos fondos de caja Chica, puedan ser objeto de arqueos sorpresivos, con fines de
control, por lo cual se recomienda llevar un adecuado control de los gastos y un registro
sistematizado.

9.2 Cuentas de banco, apertura y pago de cheque, depsito, notas de dbito y crdito.
Cuentas de banco:

Una cuenta bancaria es un contrato financiero con una entidad bancaria en virtud del
cual se registran el balance y los subsiguientes movimientos de dinero del cliente.
Apertura de cuenta de banco:
Al abrir una cuenta corriente en un banco, aparece una cuenta llamada Banco X cuenta
corriente, donde X es el nombre del banco. Esta es una cuenta de activos ya que en ella
habr dinero depositado.
El asiento est compuesto de la siguiente manera:
$ 5.000 que suman en la cuenta "Banco Americano cuenta corriente". Al ser una cuenta
de activos suma por el debe.
$ 5.000 que restan del efectivo (ya que salen de la caja). Esta tambin es una cuenta de
activos pero en este caso el valor est restando. Las cuentas de activos restan por el
haber.
En las aclaraciones indicamos el comprobante del que disponemos (boleta de depsito
que nos da el banco).
Pago de cheque cuenta bancaria:
Los cheque son ttulos valores de contenido crediticio que puede ser pagados a la orden
de determinada persona o al portador, es decir, al tenedor no ha persona especifica,
sean al portador o a la orden de determinada persona el cheque siempre es pagadero a
la vista, es decir, que una vez presentado debe ser pagado.
Pero para presentar el cheque para que sea pagado existen unos trminos los cuales se
encuentran establecidos en el artculo 718 del cdigo de comercio, los cuales son:

Quince (15) das, contados a partir de su fecha, si fueren pagaderos en el mismo

lugar de su expedicin.
Un (1) mes, si fueren pagaderos en un lugar distinto al de su expedicin, pero
dentro del mismo pas.
Tres (3) meses, cuando fuere expedido en un pas latinoamericano y pagaderos
en algn otro pas de Latinoamrica.
Cuatro (4) meses, fueren expedidos en algn pas latinoamericano, para ser
pagados fuera de Amrica latina.

El cheque debe ser pagado en su totalidad, pero el banco librado solo est obligado a
pagar segn el saldo disponible que tenga del librador, el banco librado debe hacer el
ofrecimiento de pago parcial a la persona que presenta el cheque. Tan importante es
que el banco librado haga el ofrecimiento de pago parcial que si este no se hace sin justa
causa, el librado est obligado a pagar un 20% del importe del ttulo al librador o del
saldo que este tena disponible.
Deposito:

Estn constituidos por el efectivo que recibe la empresa diariamente por concepto de
las ventas al contado, los cobros.
Notas de dbito:
Documento que enva el banco a sus cuenta habientes (clientes) por concepto de
disminucin del efectivo bajo su custodia, por operaciones tales como intereses pagados,
pagos de documentos, cheques devueltos, cargos bancarios, diferencias en depsitos
(Faltante en Depsitos Nocturnos), cargos por tarjeta dbito y/o crdito, carta de
crdito (Documentos por Pagar), pagos de obligaciones, y otros conceptos.
Notas de crdito:
Se llama as al documento que enva el banco a sus cuentas habientes (clientes) para
aumentar el efectivo bajo su custodia, por transacciones como intereses ganados, cobros
de documentos (Documentos por Cobrar), cobros de facturas (Cuentas por Cobrar),
remesas de tarjetas dbito y/o crdito, diferencias en depsitos (Sobrante en Depsitos
Nocturnos), prstamos solicitados, y otros conceptos.

9.3 Estados de la cuenta bancaria y preparacin de las conciliaciones bancarias.

Los Estados de Cuenta bancarios sirven como comprobantes fiscales para deducir los
gastos por la adquisicin de bienes o el uso de servicios.
Los contribuyentes pueden utilizar los estados de cuenta bancarios como comprobantes
fiscales para deducir los gastos por la adquisicin de bienes o el uso de servicios, inform
el Servicio de Administracin Tributaria (SAT).
Todas las personas que hayan abierto una cuenta bancaria pueden solicitar recibir en
su domicilio el estado de cuenta que en la mayora de las oportunidades suele ser
gratuito el primero de ellos, las copias de moviemientos anteriores si tienen un costo.
El estado de cuenta es el detalle de movimientos realizados, ya sea de dinero extrado,
transferido, girado o debitado en un determinado plazo. Todas las operaciones que se
realicen por medio de la cuenta bancaria se reflejarn en el estado de cuenta, adems
del importe, la fecha en que se realiz y el saldo.
Preparacin de las conciliaciones bancarias:
Para preparar la conciliacin bancaria, debe procederse de la siguiente manera:

Cotejar (o parear) el Extracto Bancario emitido por el banco y de la

correspondiente cuenta mantenida en la contabilidad. Este cotejo debe
realizarse partida por partida (depsito contra depsito, cheque contra cheque,
etc.).

Como resultado del procedimiento anterior, se obtendrn partidas no pareadas (que no

tienen su par respectivo). Estos importes pueden constituir:

Partidas pendientes a la fecha en que se practica la conciliacin (por ejemplo un

cheque emitido el ltimo da del perodo y no presentado al cobro).
Partidas pendientes a la fecha de conciliacin anterior, que se limpiaron
durante el perodo al que corresponde el actual cotejo, por ejemplo: un depsito
del ltimo da del perodo anterior que el banco acredit el primer da del nuevo
perodo.

Con las partidas pendientes de pareo, se proceder a practicar la conciliacin bancaria

correspondiente:
Estas partidas pendientes de pareo pueden ser:

De la conciliacin anterior, que no se limpiaron durante el perodo.

Originadas en el perodo.

Corregir, mediante asientos de ajuste errores u omisiones que se hubieran cometido en

los registros contables de la empresa, justificando y evidenciando convenientemente
cada una de estas operaciones.

Tema 10: Nominas y Salario.

10.1. Objetivos de los sistemas de nminas.
Hoy en da nueva sociedad se caracteriza por un predominio de la gestin de la
informacin, un cambio en las relaciones laborales, culturales, sociales y econmicas a
travs del uso de la Nueva Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones (NTIC)
transformando as la sociedad en su conjunto, de tal manera que hoy se habla de una
sociedad de la informacin y el conocimiento.

Hablar de informtica y economa en conjunto, es hablar de los cambios de las nuevas

posibilidades de desarrollo individual y social en el mundo actual, por lo que
diariamente se generaliza la utilizacin de las herramientas informticas como una
necesidad para adecuar a los distintos clculos econmicos a nuestros profesionales al
ritmo que marca la sociedad.
Objetivos:

Elaborar un modelo conceptual de la gestin de la Informacin brindada por el

Departamento.
Disear la Base de Datos necesaria.
Disear e implementar una aplicacin con una interfase amigable para este fin.
Lograr que el sistema emita todos los reportes necesarios sobre las nminas de
pago.
Garantizar la seguridad dentro del sistema.

10.2. Determinacin de los ingresos de los empleados.

El devengado, es el valor total de ingresos que obtiene un empleado en el mes o en la
quincena. Este valor est compuesto por el salario bsico, horas extras, recargos
diurnos y nocturnos, dominicales, festivos, comisiones, auxilio de transporte, etc.

10.3. Descuentos y restricciones de los ingresos del empleado (impuesto sobre la renta,
cotizacin del seguro social y otros descuentos).
Sobre el salario devengado por el trabajador se pueden practicar descuentos, algunos
de ellos se establecen en la ley y por esta razn son obligatorios, por lo que el empleador
deber informar al trabajador sobre dichos descuentos, pero no requiere la
autorizacin de l para la aplicacin de los mismos; dentro de estos descuentos se
encuentran:

El valor correspondiente al porcentaje que debe asumir el trabajador para el

pago de su seguridad social, es decir, el 4% correspondiente a salud, el 4%
correspondiente a pensin y el porcentaje correspondiente a Fondo de
Solidaridad Pensional, para aquellos trabajadores que devenguen cuatro o mas
SMMLV.
La retencin en la fuente sobre salarios, cuando haya lugar a ella; es decir,
cuando los ingresos laborales percibidos por el trabajador alcancen la base para
que se le practique retencin. En este caso, el empleador se encuentra en la
obligacin de hacer la retencin, por lo que no necesita la autorizacin del
trabajador para efectuar su descuento.
Los embargos de salario ordenados por un juez, siempre que se encuentre dentro
de los porcentajes permitidos por la ley para ello.
Las sanciones disciplinarias impuestas de acuerdo a lo establecido en el
reglamento interno de trabajo.

Ahora bien, existen otros descuentos que se pueden deducir del salario del trabajador
cuando ste lo autorice. Estos descuentos son:

Las cuotas sindicales.

Los valores destinados a los fondos de empleados o a cooperativas de ahorro.
Los valores correspondientes a cuotas para el pago de prstamos que haya hecho
el empleador al trabajador.
Los descuentos por daos y prdidas, siempre que el empleado haya sido
llamado a descargos y ste haya autorizado el descuento por estos conceptos por
escrito.
Los aportes voluntarios a pensin y el pago de medicina prepagada.
Las cuotas por crditos de libranza.

10.4. Preparacin y registro de la nmina y sus diferentes formatos.

Los procedimientos de nmina estn enfocados a registrar las transacciones que se
derivan de operaciones con el personal. Los cargos por concepto de la nmina
representan normalmente un costo o gasto importante para la Empresa. En este sentido
el control de las erogaciones relacionadas con la nmina representan un aspecto
importante para ser administrado por un sistema aplicable al ciclo. Vamos a ver cuales
son los principales procesos y los registros aplicables.
Procesos relacionados con el personal:
El ciclo de nmina adquiere especial importancia en la Empresa. En la actualidad, es
necesario que la Empresa logre un equilibrio entre sus recursos humanos o factor
humano y los recursos materiales; de esta forma, la fuerza de la Empresa estar
representada por su capital o recursos financieros y su personal.
Este factor humano del que hablamos anteriormente es controlado por el departamento
de personal o recursos humanos, o en su defecto por la persona que este ejecutando
dicha funcin, en este departamento se procesan todos los aspectos relacionados con el
personal, los cuales son entre otros:

Reclutamiento y seleccin
Ingreso de personal
Entrenamiento y desarrollo
Control de asistencia y horas trabajadas
Beneficios por vacaciones y otras prestaciones
Cumplimiento de obligaciones gubernamentales
Prstamos al personal
Sistema de nmina: Utilizado para hacer los clculos necesarios de asignaciones
y deducciones para cada empleado, al cual se le realizan los pagos.
Sistema de beneficios contractuales: Sirve para calcular los beneficios que deben
ser pagados a los empleados por efecto de contratos o de la ley laboral, puede
incluir vacaciones, prestaciones sociales, bonificaciones, etc.
Sistema de prstamos a empleados: Para controlar todos los prstamos y
anticipos entregados a los empleados.
Sistema de informacin sobre nmina: Tendrn por objetivo suministrar toda
la informacin requerida por la gerencia, tales como estadsticas de personal por
departamento, rotacin de personal, promedios de sueldos, etc.

La administracin de personal se refiere a todos los trabajos relacionados con el pago

de sueldos y salarios, obligaciones gubernamentales, ingresos y egresos al maestro de
nmina y control de los beneficios adicionales contractuales o legales.
Dentro de los procesos de administracin de personal, hay que tener presente dnde
terminan los trabajos propios de recursos humanos y dnde comienzan los
procedimientos contables.

Registros contables:
Las operaciones que generan registros contables en el ciclo de nmina pueden
clasificarse en:

Pagos por nmina

Otorgamiento de prstamos
Terminacin de la relacin laboral
Pago de retenciones laborales
Otorgamientos de anticipos a cuenta de prestaciones laborales

Clasificacin de las cuentas relacionadas:

Las cuentas relacionadas con el ciclo de nmina son las siguientes:
Prstamos a empleados: La naturaleza de esta cuenta hace que se presente, en el
balance general, despus de las cuentas comerciales y de las otras cuentas por cobrar.
Nmina por pagar: Esta cuenta debe estar incluida en el pasivo circulante como gastos
acumulados y despus de los documentos y cuentas por pagar.

Control interno:
El rea de control interno en el ciclo de nmina debe estar enfocada hacia dos reas:

Fomentar la eficiencia operacional

Salvaguardar los activos

En este sentido, el fomentar la eficiencia operacional es una norma que obliga a la

Empresa a crear un adecuado clima de control. Una de las formas para fomentar la
eficiencia es el establecimiento de procedimientos, en donde se indique la forma en que
deben efectuar sus tareas los empleados.

El segundo aspecto que debe tenerse presente en el control interno, es el salvaguardar

los activos, y ello en el ciclo de nmina se refiere principalmente a las operaciones en las
cuales se involucra el manejo del efectivo para el pago de la nmina.

Formatos:
Excel:
Un formato en Excel para liquidar la nmina de sueldos.
Es un formato con varia funciones automatizadas que facilitan el clculo y lo hacen muy
confiable. Es un formato muy intuitivo que no requiere mayor esfuerzo para aplicarlo.

Formato planilla de nmina (Ofiice format):

Este formato est diseado para elaborar la nmina con liquidacin de horas extras
festivas diurnas y nocturnas de una manera prctica con formulaciones automticas.