PAUTAS PARA UNA BUENA ESTRUCTURA DE ALMACN

CARACTERSTICAS DE LOS PRODUCTOS

Antes de entrar en cualquier consideracin sobre los requerimientos tcnicos y
organizativos del almacn, lo primero que tenemos que realizar es un anlisis
detallado de las caractersticas fsicas de los productos, as como del comportamiento
de su demanda, ya que ambos factores son decisivos a la hora de establecer las
tcnicas ms idneas de diseo y organizacin del almacn.
Entre los diferentes factores a considerar, merece destacar los siguientes:
a. Caractersticas fsicas
- Volumen y peso del producto.
- Standard de empaquetado; por ejemplo, cajas de 12 unidades.
- Fragilidad y resistencia de apilacin.
- Identificacin fsica (inequvoca o dificultosa).
- Peligrosidad (inflamables, explosivos, etc.).
-Condiciones ambientales requeridas, tales como refrigeracin, cmara isotrmica, etc.
b. Caducidad y obsolescencia
-Productos de larga duracin.
-Productos perecederos.
-Productos de caducidad fija.
-Alto riesgo de obsolescencia.
c. Operatividad
- Condiciones de seguridad ante robos, manipulaciones negligentes, etc.
- Sistema de codificacin existente, bien sea en origen, por ejemplo, cdigo de barras,
o asignable a posteriori.
-Unidad de manipulacin (paquete, pallet, etc.).
-Unidad mnima de venta (por ejemplo: caja de diez unidades).
-Seguimiento del sistema LIFO, FIFO o indiferente.
-Necesidad de reacondicionamiento del producto.
-Medios de contencin utilizados (pallet, bidn, cesta, etc.)
En cuanto a las caractersticas de su demanda, conviene distinguir si se trata de:
-Artculos de alta o baja rotacin.
-Artculos estacionales.
-Artculos de alto o bajo coste.
-Prioridades de servicio, etc.
En los casos de que exista una gama de productos con una alta variedad de
caractersticas, podra incluso ser conveniente desarrollar una base de datos que nos
permitiese seleccionar los productos rpidamente den funcin de las referidas
caractersticas.
Una buena distribucin en la planta y un moderno equipo de almacenaje producir los
siguientes beneficios:

1.- una buena accesibilidad

consiguiente un buen servicio.

a los productos fundamentales, prestando por

2.- un alto garrado de flexibilidad

3. eficiente utilizacin de espacio
4. reducidas necesidades del personal y equipo mecnico
5- minimizacin de deterioro y robos
6.- facilidad de recuento
Un equipo mecnico moderno incluye: pallets, estanteras abiertas, contenedores,
cajas metlicas etc. Tambin se utilizan estanteras metlicas desmontables que
proporcionan mayor flexibilidad y estn estandarizadas. Los sistemas mas
automatizados disponen de mquinas programadas, que movindose por los pasillos,
se dirigen automticamente a las casillas deseadas para cargar o descargar.
Sistemas de cintas transportadoras y/o elevadoras de materiales, cajas, etc.,
Completan la instalacin.
Todas las empresas de distribucin no precisan el mismo equipo, para adquirir el
equipo ajustado a sus necesidades una empresa comercial debe analizar los
siguientes puntos:
1. Espacios necesarios para cada artculo.
2. Cantidad que sale por unidad de tiempo.
3. Cantidad que se almacena por unidad de tiempo.
4. Tamao de la instalacin en funcin del peso, forma y manejote la mercancas.
5. Medios de transporte.
6. Sistemas de entrega.
7. Productos ms importantes.
8. Necesidades futuras.
La distribucin en planta de almacn debe estar estructurada de forma que consiga
alcanzar las siguientes metas:
1. Un flujo con pocos retrocesos
2. Mnimo trabajo de manipulacin y transporte
3. Mnimos movimientos y desplazamiento intiles del personal
4. Eficiente uso de espacio
5. Previsin de una posible expansin.
A efectos prcticos, enumeramos una serie de reglas que deben seguirse cuando se
realiza la distribucin en la planta de almacenes:
1. Los artculos de ms movimiento deben ubicarse cerca de la salida, para acortar el
tiempo de desplazamiento del personal.
2. Los artculos pesados y difciles de transportar deben localizarse de tal manera que
minimicen su trabajo.
3. Los espacios altos deben usarse para artculos ligeros protegidos.

4. Los artculos grandes y protegidos insensibles al agua pueden almacenarse fuera

de los edificios del almacn.
5. Deben dotarse las protecciones especiales para todos los artculos que lo requieran.
6. Todos los elementos de seguridad y contra incendios deben estar situados
adecuadamente en relacin a los materiales almacenados
En el almacn nicamente deben depositarse materiales necesarios para la venta.
Productos sobrantes, rechazados, obsoletos, etc., se colocarn en un lugar especfico
que facilite la gestin de la venta. La entrega ha de ser rpida sin errores. Hay que
tener previsto el sistema de devolucin de los productos por razones de efectos
ocultos, errores, cambios, etc. Cuando se sirven los artculos hay que darle de baja
inmediatamente al stock para que funcione, si es preciso, el reaprovisionamiento.
ORGANIZACIN Y GESTIN DE ALMACENES
A partir de estas lneas, se describir y explicar como se organizan y gestionan los
almacenes teniendo en cuenta principios, caractersticas y ms tcnicas de las
mencionadas anteriormente. Pues se har una explicacin ms detallada de los
procesos, diseos, sistemas existentes en los almacenes.
EL ALMACN COMO CENTRO DE PRODUCCIN
Un almacn se puede considerar como un centro de produccin en el que se efecta
una serie de procesos relacionados con: Recepcin, control, adecuacin y colocacin
de productos recibidos (procesos de entradas) Almacenamiento de productos en
condiciones eficaces para su conservacin, identificacin, seleccin y control
(procesos de almacenaje) Recogida de productos y preparacin de la expedicin de
acuerdo con los requerimientos de los clientes (procesos de salida) Los recursos
empleados en este tipo de produccin los podemos agrupar de la siguiente forma:
A. Recursos humanos, que comprende el empleo de mano de obra directa, que es
aquella que fsicamente manipula el producto, as como de mano de obra indirecta,
que es la que interviene en la direccin, supervisin, mantenimiento y control de
equipos y procesos productivos.
B. Recursos de capital, que corresponden a la utilizacin de la nave industrial,
maquinarias y equipos de mantenimiento en general, o sea, toda la infraestructura
necesaria para realizar los procesos productivos que se materializan en forma de
gastos de alquiler y/o amortizaciones.
C. Recursos energticos y consumibles en general, tales como gasleo, electricidad,
plsticos, flejes, pallets, etc.
Los procesos productivos de un almacn, a diferencia de lo que ocurre en las fbricas
o talleres, en general no aaden valor alguno al producto desde el punto de vista del
cliente, por lo cual hay que conseguir minimizar costes mediante una correcta
racionalizacin de los recursos empleados.
La organizacin del trabajo responde al concepto de lneas de flujo, en donde la
produccin sigue un proceso secuencial a travs de las diferentes reas de trabajo,

equivalentes a departamentos fabriles, en donde se efectan diferentes tareas hasta

terminar el proceso. As, podramos hablar de:
- rea de recepcin y control.
- rea de almacenaje.
- Zonas especficas de picking.
-reas de preparacin de pedidos.
- reas de expedicin y carga de vehculos.
En algunos sectores industriales, tales como hierros, cermica de construccin,
maderas, etc., se detecta en el almacn una actividad de transformacin de producto,
por ejemplo, cortes, antes de pasar a los procesos de expedicin. Estos procesos
paralelos s aaden un cierto valor al producto, que tiene como contrapartida el coste
del proceso y desperdicios correspondientes. En general, en un almacn de los
llamados convencionales, la distribucin de gastos podramos centrarla
aproximadamente en los siguientes trminos:
- 48 % de gastos de personal.
- 42 % de espacio ocupado.
- 10 % de equipo y consumibles
Sin embargo, en la medida en que los almacenes evolucionan con tcnicas ms
avanzadas, mecanizacin, robtica, etc., la distribucin de los gastos se invierte
adquiriendo ms protagonismo los gastos de mantenimiento del equipo, con
disminucin drstica de los gastos de personal. El problema logstico del almacn se
planteas principalmente en conseguir una gestin correcta de los recursos empleados,
evitando retrasos y colas de espera para minimizar as el tiempo total del proceso y
lograr rapidez en el servicio, a la vez que reducimos los costes operacionales
globales. Todo proceso de informatizacin, mecanizacin y robotizacin de un almacn
tiene necesariamente que cubrir estos objetivos, por lo cual es preceptivo partir de una
correcta racionalizacin del almacn en la que se tengan en cuenta todos y cada uno
de los conceptos estudiados en los prrafos posteriores. Como resumen de todo lo
anterior, podramos decir que un almacn debe responder fundamentalmente a los
requerimientos de un espacio debidamente dimensionado, para una ubicacin y
manipulacin eficiente de materiales y mercancas, de tal manera que se consiga una
mxima utilizacin del volumen disponible, con unos costes operacionales mnimos.
Ambas palabras claves, dimensionamiento y eficiencia, nos llevan a solucionar dos
problemas fundamentales:
- Correcta organizacin y diseo de almacenes (lay-out)
- Tratamiento eficiente y eficaz de los procesos operativos (flujos de entrada y salida
de productos).
Por ltimo, conviene distinguir, desde este momento, la diferencia conceptual que
existe entre un almacn propiamente dicho, como rea destinada a la tenencia de
unos stocks que anticipamos a una demanda, y los llamados centros de distribucin
cuya finalidad no es almacenaje de productos, sino el facilitar el trnsito de unos
productos desde unos puntos de recogida a unos destinatarios finales.

COSTOS DE ALMACENAMIENTO
Con mucha frecuencia no se le da importancia al costo de almacenamiento, pero se
Costo de Almacenamiento debe de tener en cuenta y es de mucha importancia ya que
es de gran necesidad hacer ms productivas las empresas. Tener existencias en los
almacenes cuesta, por esto mientras mas cantidad almacenada de cualquier tipo de
material o articulo, mayor el incremento de su costo por unidad anual. Los costos ms
comunes de almacenamiento son los siguientes:
1. Costo de inversin: El dinero invertido en existencias, aunque sea de fondos de la
compaa misma, causa intereses sobre el capital. Un inventario forma una parte muy
importante del capital de trabajo de una empresa. Es tan malo tener el dinero ocioso
como tambin el tenerlo detenido en una sobre existencia de artculos o materiales
producidos. Cuando el capital de trabajo se encuentra detenido o amarrado a artculos
o materiales se estn perdiendo oportunidades muy valiosas como por ejemplo la
inversin en algo que pueda ampliar la productividad como maquinaria, equipo, o
edificios, etc.
2. Espacio: Todo espacio, por ejemplo una bodega, tiene un costo, ya sea propiedad
de la empresa o rentado. El espacio ocupado tiene un valor de renta.
Sabiendo el promedio del espacio que ocupa un inventario se multiplica por el precio
de renta, por rea o por volumen de almacn, ya sea metro cuadrado o metro cbico.
3. Seguros: sobre el valor de inventario y sobre los riesgos de mercanca.
4. Personal: Horas hombre necesarias segn el volumen manejado y administrado.
5. Impuestos sobre la inversin
6. Obsolescencia: Renovacin continua, estar actualizado, dependiendo de lo que
busque el consumidor, por ejemplo por moda o por uso.
7) Desperdicio: cuando el volumen almacenado es muy grande el riesgo de que se
estropee, se pierda, o simplemente no funcione en condiciones optimas es mas alto;
costo de inversin. Otros costos de almacenamiento que debemos de tomar en cuenta
serian:

Luz
Fletes
Telfonos
Costos de demoras
Daos y prdidas provocadas en el manejo de los artculos

Estos costos pueden variar y ser mas o menos dependiendo del tipo de empresa. Si el
total de los gastos en un almacn fueran de doscientos cincuenta mil pesos y el valor
del inventario promedio de cinco millones entonces:
Gastos de 250,000 / Inventario 5 ,000,000 = .05 Este factor de .05 que se obtiene
representa los gastos de almacenamiento por peso invertido en inventarios.