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01
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REFERENCIA A LA NORMA ISO 9001 2008
4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS
4.2.4 CONTROL DE REGISTROS
8.2.2 AUDITORIA INTERNA
UCSG
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
DOCUMENTADOS
FECHA: 2014.02.25
FECHA: 2014.05.06
Versin No. 01
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REFERENCIA A LA NORMA ISO 9001 2008
4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS
4.2.4 CONTROL DE REGISTROS
8.2.2 AUDITORIA INTERNA
CONTENIDO
CONTENIDO ............................................................................. 2
HISTRICO DE MODIFICACIONES...................................... 3
INTRODUCCIN...................................................................... 4
4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS...................................... 5
4.2.4 CONTROL DE REGISTROS............................................ 9
8.2.2 AUDITORA INTERNA AL SGC.................................. 11
8.3 CONTROL DE SERVICIO NO CONFORME ............... 13
8.5.2 ACCIN CORRECTIVA .15
8.5.3 ACCION PREVENTIVA........... ...17
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4.2.4 CONTROL DE REGISTROS
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HISTRICO DE MODIFICACIONES
Versin
01
Fecha
2014.05.06
Captulo/Procedimiento
Todos
Causa de modificacin
Estandarizacin del manual de procedimientos
documentados de la UCSG y su aplicacin en
todas las nueve Facultades
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4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS
4.2.4 CONTROL DE REGISTROS
8.2.2 AUDITORIA INTERNA
INTRODUCCIN
Este documento agrupa los procedimientos documentados requeridos por la norma ISO
9001:2008 como son:
4.2.3
4.2.4
8.2.2
8.3
8.5.2
8.5.3
Control de documentos,
Control de registros,
Auditora interna al SGC,
Control de producto o servicio no conforme,
Accin correctiva
Accin preventiva
A continuacin se describe cada uno de los procedimientos, que a su vez pueden ser
tratados como un documento independiente, si el caso lo amerita.
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4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS
4.2.4 CONTROL DE REGISTROS
8.2.2 AUDITORIA INTERNA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
3.1
responsable de los
procesos
3.2
Rector
3.3
DACI
3.4
DACI
3.5
DACI
3.6
DACI
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Documento
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4.2.4 CONTROL DE REGISTROS
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Los cambios de forma se identificarn guardando la versin anterior del documento y las
modificaciones efectuadas irn con negritas y subrayadas.
3.2 Revisar y aprobar documentos del SGC
Los documentos del SGC sern revisados y aprobados por el R e c t o r d e l a U C S G (ver
Matriz de Funciones y Responsabilidades). Los documentos del SGC aprobados, estarn
publicados en la pgina web de la UCSG.
Los documentos originales firmados estarn resguardados por la DACI, las versiones vigentes
estarn publicadas en la pgina web de la UCSG, no contaran con las firmas correspondientes.
3.3 Identificar y actualizar documentos del SGC
Los documentos del SGC se desprendern de los procesos y se identificarn por su nombre.
Se los actualizar agregndoles un nmero que represente la versin del documento.
Ejemplo:
DOCUMENTO
Manual de Procedimientos Documentados -01
EXPLICACIN
Es la primera edicin del manual
del SGC
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4.2.4 CONTROL DE REGISTROS
8.2.2 AUDITORIA INTERNA
Se consideran documentos externos, los documentos del SGC que no hayan sido elaborados por
la UCSG, los documentos externos estarn registrados en la lista maestra de documentos
externos, donde constar la fuente de informacin o el responsable del mismo.
3.4 Distribuir los nuevos documentos del SGC
La distribucin y control de los documentos (ver Lista Maestra de Documentos) se realizar, a
travs de la pgina web de la UCSG (www2:ucsg.edu.ec).
El control y distribucin de los documentos externos se lo realizar, a travs de la pgina web
UCSG, de acuerdo a la fuente de informacin presentada en la lista maestra de documentos
externos.
La DACI monitorear que la documentacin del SGC publicada en la pgina web de la
UCSG, este vigente y la Direccin de Desarrollo Tecnolgico se encargar de publicar los
documentos acorde a las solicitudes enviadas.
Si hubiese algn inconveniente que limite el acceso a la pgina web de la UCSG, la DACI dispone
de los documentos del SGC tanto en fsico como en digital y podr proporcionarlos si son requeridos.
3.5 Archivar documentos obsoletos del SGC
Cualquier documento impreso es obsoleto y no controlado a excepcin del original, y deber
llevar la leyenda Toda copia impresa en papel es un documento no controlado a excepcin
del original. Se conservarn documentos obsoletos en un archivo Documentos no vigentes,
hasta por un ao, si fuese necesario se actuar conforme a las disposiciones internas.
3.6 Dar mantenimiento a los documentos del SGC
Los documentos del SGC estarn accesibles para el personal que han de utilizarlos y conocen
su ubicacin en la pgina web de la UCSG, su contenido y no existen barreras fsicas que
impidan su utilizacin. Cuando se detecta que un documento ya sea en fsico o en digital que est
ilegible o deteriorado, se comunicar a la alta direccin o su representante para proceder mediante
oficio a remitir el nuevo documento para su sustitucin.
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ACTIVIDAD
RESPONSABLE
3.1
3.2
Identificar registros
3.3
Almacenar registros
3.4
Proteger registros
3.5
Archivar registros
3.6
Direccin de Desarrollo e
Tecnolgico
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ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Analista DACI
Auditor DACI
designado
Equipo Auditor
designado
Director DACI
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4.2.4 CONTROL DE REGISTROS
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2. ALCANCE
El procedimiento se aplicar al curso no conforme del SGC.
ACTIVIDAD
3.1
3.2
3.3
RESPONSABLE
Directivos
Responsable de proceso
Analista DACI
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4.2.4 CONTROL DE REGISTROS
8.2.2 AUDITORIA INTERNA
2. ALCANCE
El procedimiento se aplicar para todas aquellas acciones correctivas que se generen en los
procesos del SGC.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
3.1
3.2
3.3
Responsable de proceso
3.4
Responsable de proceso
3.5
Responsable de proceso
3.6
Responsable de proceso
3.7
Archivar documentacin
Directivos
Alta Direccin
Analista DACI
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4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS
4.2.4 CONTROL DE REGISTROS
8.2.2 AUDITORIA INTERNA
2. ALCANCE
El procedimiento se aplicar para todas aquellas acciones preventivas que se generen en
los procesos del SGC.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
3.1
3.2
3.3
Responsable de proceso
3.4
Responsable de proceso
3.5
Responsable de proceso
3.6
Responsable de proceso
3.7
Archivar documentacin
Directivos
Alta Direccin
Analista DACI
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4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS
4.2.4 CONTROL DE REGISTROS
8.2.2 AUDITORIA INTERNA
al SGC de la UCSG, se